Что делают сотрудники офиса во время компьютерной обработки документов

Опубликовано: 17.09.2024

Требования техники безопасности при работе за компьютером - это обязательные правила, позволяющие минимизировать вредное воздействие офисного оборудования на здоровье и работоспособность сотрудников.

Нормативная база

Сейчас, когда значительная часть задач выполняется сотрудниками с использованием персональных компьютеров, защита их здоровья от воздействия вредоносных факторов, обусловленных применением этой техники, имеет особое значение. Для минимизации воздействия на государственном уровне разрабатываются нормативные документы, устанавливающие правила техники безопасности при работе с компьютером для сотрудников. К таким документам относятся:

Трудовой кодекс;
санитарно-гигиенические правила и нормативы СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03, утвержденные постановлением Главного государственного санврача от 13 июня 2003 года N 118;
межгосударственный стандарт ГОСТ 12.0.003-2015, определяющий и классифицирующий основные вредные и опасные производственные факторы;
ТОИ Р-45-084-01;
другие нормативные документы.

Необходимость учета положений всех перечисленных нормативных документов при организации мер, нацеленных на достижение нужного уровня техники безопасности у работников, обусловлена тем, что они связаны с разными аспектами их труда.

Основные вредные факторы

Реализуемые меры безопасности при работе с ПК должны обеспечивать минимизацию рисков, перечисленных в ГОСТ 12.0.003-2015. В первую очередь к ним относятся:

повышенная температура отдельных элементов компьютера;
монотонность трудового процесса;
высокий уровень зрительных нагрузок;
вероятность поражения статическим электричеством;
недостаточная освещенность в зоне выполнения операций;
высокий уровень напряженности электрического и магнитного полей;
другие факторы.

СанПин: гигиенические требования

Согласно действующим санитарным правилам и нормам СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 к персональным компьютерам, используемым в деятельности сотрудников, применяются требования о соответствии следующих параметров установленным нормативам:

звуковое давление;
характеристики временных электромагнитных полей, создаваемых компьютерами;
визуальные параметры устройств для отображения информации;
концентрация вредных веществ, выделяемых техникой в атмосферный воздух помещения;
мощность экспозиционной дозы генерируемого мягкого рентгеновского излучения;
коэффициент отражения и блесткость;
яркость и контрастность;
другие параметры.

Общие требования к организации и оборудованию рабочих мест

В разделе 9 СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 выделяются следующие основные требования техники безопасности при работе за компьютером в постоянном режиме:

рабочие места изолированы друг от друга и обеспечиваться организованным воздухообменом. Если занимающие их сотрудники заняты творческой деятельность, рекомендуется оборудовать их места перегородками высотой 1,5-2 метра;
конструкция кресла регулируется, чтобы обеспечить соответствие его положения индивидуальным физическим параметрам сотрудника. Его поверхность должна быть нескользящей и давать возможность легкой чистки;
конструкция стола должна обеспечивать рациональное и удобное размещение имеющегося оборудования и иметь коэффициент отражения, не превышающий 0,7.

Требования к помещениям при работе за компьютером

Актуальные правила техники безопасности при пользовании компьютером устанавливают следующие требования к помещениям:

помещения должны иметь оконные проемы для проникновения естественного света, ориентированные преимущественно на север или северо-запад. Работа в офисах без естественного освещения допускается только после проведения специальных расчетов, обосновывающих эквивалентность организованного искусственного освещения нормативам естественного света;
окна в помещении следует оборудовать устройствами для регулирования яркости естественного освещения, такими как шторы, жалюзи и проч.;
допустимая площадь одного рабочего места сотрудника должна составлять не менее 6 квадратных метров, а при условии, что в работе используются плоские мониторы жидкокристаллического или плазменного типа – 4,5 квадратных метра;
внутренняя отделка помещений должна производиться с использованием материалов, имеющих санитарно-эпидемиологические заключения, подтверждающие их безопасность. Максимальный коэффициент отражения используемых материалов составляет для потолка – 0,8, для стен – 0,6, для пола – 0,5;
помещения должны находиться вдали от силовых кабелей, высоковольтных трансформаторов и другого оборудования, способного создавать помехи для офисной техники. В комнатах необходимо организовать защитное заземление, обеспечивающее безопасную работу компьютеров.

Правила размещения монитора

Обязательная техника безопасности при работе на ПК требует выполнения следующих нормативов при размещении монитора:

расстояние между столами сотрудников составляет не менее 2 метров, а между боковыми поверхностями мониторов – не менее 1,2 метра;
экран используемого монитора находится на расстоянии 0,6-0,7 метра от глаз работника.

При этом электростатический потенциал дисплея не должен превышать 500 В.

Режим труда и отдыха при работе с компьютером

Безопасные правила поведения и техники выполнения трудовых операций приведены в Типовой инструкции ТОИ Р-45-084-01. В зависимости от категории выполняемой работы и уровня зрительной нагрузки, приходящейся на сотрудника в течение смены, суммарное время перерывов в зависимости от ее продолжительности составляет:

при 8-часовой смене – от 30 до 70 минут;
при 12-часовой смене – от 70 до 120 минут.

Правила ТБ при работе на компьютере

Кратко проведя анализ действующих нормативных документов, выделим следующие правила поведения при эксплуатации компьютерной техники, которые будут общими для большей части организаций вне зависимости от сфер их деятельности. В этот список войдут:

соблюдение работником и работодателем установленных режимов труда и отдыха, дающих возможность восстановления трудоспособности специалиста после нагрузок;
соблюдение мер безопасности в ходе выполнения задач;
обеспечение чистоты рабочего места;
выполнение только тех обязанностей, которые предусмотрены должностной инструкцией сотрудника;
использование исправной техники, рекомендованной к применению в России и прошедшей необходимые процедуры контроля;
регулярный контроль за состоянием оборудования и организация необходимого планового ремонта и технического обслуживания;
выполнение установленных требований к организации рабочего помещения для сотрудников, работающих за компьютером;
другие требования.

Требования к оборудованию рабочих мест на предприятии

Раздел 10 СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 устанавливает, что техника безопасности при использовании ПК предусматривает, что работодатель при организации работы сотрудников обязан обеспечить выполнение следующих условий.

Для регулируемого стола - 60-80 см, для нерегулируемого стола - 72,5 см

80-100 см в зависимости от габаритов используемого оборудования

80-100-120-140 см в зависимости от габаритов используемого оборудования

Размещение клавиатуры на расстоянии 10-30 см от края стола или на отдельной выкатной поверхности

Пространство для ног

На уровне колен – не меньше 45 см, на уровне вытянутых ног – не меньше 60 см

Подставка для ног

Регулируемая высота в пределах 15 см

Регулировка по углу наклона до 20 градусов

Для опорной поверхности спинки - не менее 28 см

Для сиденья - не менее 40 см

Для сиденья - не менее 40 см, для спинки - не менее 38 см

Регулировка спинки по углу наклона до 30 градусов, сиденья по углу наклона вперед - 5-15 градусов. Наличие регулируемых подлокотников

Требования к оборудованию рабочих мест в детских учреждениях

Детям соблюдать меры безопасности при использовании компьютера даже важнее, чем взрослым. Поэтому очень важно донести до них, для чего необходимо знать ТБ при работе с ПК в ходе занятий. Что касается их рабочих мест, они должны отвечать следующим требованиям:

одноместное размещение каждого учащегося при работе за компьютером;
соответствие размеров стола и стула росту обучающегося. В случае использования более высокой мебели, чем это требуется физическими параметрами ученика, допускается использование подставки для ног;
прохождение линии взора пользователя перпендикулярно центру экрана;
расположение клавиатуры и самого компьютера с монитором на разных рабочих поверхностях шириной не меньше 75 см и глубиной не меньше 55 см;
отсутствие ящиков в рабочем столе;
надежная опора компьютера и монитора на конструкцию, в которой проходят провода электропитания.

Инструкция по охране труда на персональном компьютере

Работодатель вправе определять содержание и наполнение инструкции по охране труда в своей организации, учитывая специфику ее технологического процесса и факторы риска, воздействию которых подвергаются сотрудники. Стандартная инструкция включает ряд обязательных разделов, затрагивающих весь процесс работы сотрудника в течение смены. В некоторых случаях в их список включается блок, посвященный правилам поведения в случае аварийной ситуации.

Для донесения до работников информации о правилах безопасности при работе за компьютером работодатель организует обучающие занятия в форме инструктажа по ОТ, которые проводятся на основании разработанной инструкции. Они организуются в соответствии с правилами, установленными совместным постановлением Минобра и Минтруда от 13 января 2003 года N 1/29.

Общие правила безопасности

В этом разделе инструкции прописываются общие требования безопасности в организации и техника безопасности при эксплуатации ПК для сотрудников, которые используют его в работе. Здесь же фиксируются условия размещения рабочего оборудования и режимы труда и отдыха работника.

Правила, подлежащие выполнению перед началом работы

Здесь прописывается алгоритм действий, которые обязан выполнить сотрудник прежде, чем приступить к работе за компьютером, и техника безопасности за компьютером. Обычно этот раздел включает в себя подготовку рабочего места и контроль исправности используемой техники.

Правила, подлежащие выполнению во время работы

Этот раздел содержит запреты на выполнение опасных действий, которые способны привести к неисправности оборудования, и указания относительно безопасных методов и способов выполнения трудовых обязанностей работника.

Техника безопасности после завершения работы с ПК

Данный раздел включает алгоритм действий, которые обязан осуществить работник после завершения рабочей смены. Они обычно касаются приведения в порядок рабочего места и информирования непосредственного руководителя обо всех сбоях и проблемах, замеченных в работе оборудования в ходе смены.

Несмотря на то, что жизнь ульяновцев начала постепенно возвращаться в привычное русло, борьба с невидимым врагом под названием «коронавирус» продолжается. Корреспондент сайта «Главные новости Ульяновска» узнал, что делать, если у вашего коллеги обнаружили «чуму XXI века».

Данный вопрос встал сейчас, как никогда актуально, ведь большинство организаций и предприятий уже вышло с удаленной работы и вернулось к привычному ритму жизни. Несмотря на это, риск заражения сотрудников сохраняется, и все чаще можно услышать истории, когда ульяновцы говорят о том, что, по их мнению, заразились коронавирусом на рабочем месте, от коллеги.

Что же делать контактным лицам и руководителю организации, если одному из сотрудников поставлен диагноз COVID-19? Корреспондент сайта «Главные новости Ульяновска» узнал у начальника отдела эпидемиологического надзора Управления Роспотребнадзора по Ульяновской области Хакимовой Диляры Анверовны, как в этой ситуации руководство компании может защитить людей от заражения и какие действия должны быть предприняты в обязательном порядке.

Хакимова Диляра Анверовна

Начальник отдела эпидемиологического надзора Управления Роспотребнадзора по Ульяновской области

- Если у одного из сотрудников положительный тест на коронавирус, то в течение дня в организации берется список всех контактирующих лиц. К ним относятся сотрудники, которые, например, вместе принимали пищу, пили чай, ведь во время данных процедур невозможно находиться в масках, и это дает большой риск заражения. Хотя отмечу, что совместное питание в данный момент запрещено и об этом оповещены руководители всех организаций, кроме этого, сотрудники должны на рабочих местах находиться в маске, и к этому должен всех подчиненных приучить руководитель. Ведь согласно всем предписаниями Роспотребнадзора работать сейчас можно только в СИЗах.

Отметим, что в случае заболевания одного сотрудника, не все работники организации, трудящиеся с ним в одном офисе, признаются «контактными лицами».

Хакимова Диляра Анверовна

Начальник отдела эпидемиологического надзора Управления Роспотребнадзора по Ульяновской области

- Например, в одном кабинете работает 4 человека, помещение 16 метров, все сотрудники являются контактными. Если к заболевшему человеку приходили коллеги из других кабинетов по какому-либо вопросу, забирали документы или что-то еще, и человек находился согласно всем требованиям в маске, то он не является контактным.

В список контактных попадают только те, кто длительное время общался с заболевшим или работает с ним за соседним столом.

Работодатель может узнать о подтвержденном заболевании как от самого сотрудника, так и из полученного постановления Роспотребнадзора РФ.

Хакимова Диляра Анверовна

Начальник отдела эпидемиологического надзора Управления Роспотребнадзора по Ульяновской области

- Когда у человека подтверждается положительный результат на коронавирус, данная информация сразу же поступает в Центр гигиены и эпидемиологии Ульяновской области. Сообщается, что в такой-то организации заболел такой-то сотрудник. На что мы сразу даем предписание руководителю предприятия, чтобы он нам предоставил список контактных лиц. Кроме этого, даются сроки на проведение ежедневных дезинфекций. Если в течение данного срока не будет выявлено больше больных, то работодатель должен организовать заключительную дезинфекцию. Ее должны провести специализированные организации, список которых можно получить у нас. Главной отличительной особенностью ежедневной и заключительной дезинфекции является то, что обычная проводится просто хлором и дезинфицирующими средствами, а вот во время заключительной прочищаются вентиляционные системы, проводится ревизия фильтров, все приборы, решетки, мягкая мебель. Потому и требуется приглашение квалифицированных специалистов. После всего этого руководитель отчитывается о проделанной работе к назначенному сроку.

В это же время все выявленные контактные с больным коронавирусом должны быть изолированы и отправлены на 14-дневный карантин.

Хакимова Диляра Анверовна

Начальник отдела эпидемиологического надзора Управления Роспотребнадзора по Ульяновской области

- Если люди относятся к категории контактных лиц, то они должны быть отправлены на карантин и изолированы от общества. В данном случае возможен больничный или удаленная работа. Кроме этого, при проявлении каких-либо симптомов у человека должен быть взять анализ на COVID-19. На данный момент если у «контактного лица» нет никаких проявлений и признаков простуды, то тест практически не берется.

Хочется отметить, что часть людей бессимптомно переносит болезнь, т.е. наличие инфекции можно определить только с помощью лабораторной диагностики. Поэтому работник может и не догадываться о том, что болеет.

На сегодняшний день частные лаборатории предлагают тестирование для людей на добровольной основе.

Впрочем, работодатель может за счет собственных средств оплатить тестирование сотрудников на COVID-19 и учесть их в налоговых расходах (Письмо Минфина РФ от 23.06.2020 г. № 03-03-10/54288). Данная практика в ульяновской области уже есть, многие предприятия протестировали своих сотрудников на наличие коронавируса.

Отметим, что работодатель не имеет права заставлять сотрудника сдавать тест на коронавирус за свой счет. Оплата анализа производится за счет организации или по собственному желанию самого человека.

Редакция сайта «Главные новости Ульяновска» напоминает читателям: не забывайте соблюдать все меры предосторожности, берегите себя и своих близких! Будьте здоровы!

Приход в офис сотрудников органов правопорядка с обыском, как правило, происходит неожиданно. Чтобы минимизировать его негативные последствия, нужно быть к нему готовым, и профессиональный адвокат в Санкт-Петербурге советами сможет помочь клиенту и одновременно проследить, чтобы обыск проводился в строгом соответствии с действующим законодательством.

Как правильно подготовиться и встречать

Первое, что следует сделать – это установить на входе в компанию систему безопасности, чтобы заходить могли только приглашенные лица. При этом секретарь и прочие уполномоченные должны уточнять причину посещения.

Согласно нормам действующего законодательства, обыск производят в случаях, когда у определенного гражданина или в каком-нибудь месте находятся документы или вещественные доказательства, нужные для уголовного делопроизводства. Обыск может производиться у подозреваемых, обвиняемых и свидетелей, проходящих по уголовному делу и у потерпевших и даже у граждан, не имеющих отношения к этому делу. В период следственных действий обыск у одних и тех же граждан и в одних и тех же местах может производиться неоднократно.

Если пришли с обыском, а собственник какого-либо помещения отказывается его открыть, оно может быть открыто принудительно. Если сложилась подобная ситуация, то следует, не отказывая сотрудникам правопорядка напрямую, попросить их подождать пока не подъедет адвокат, руководитель или собственник помещения.

Обыск в жилых комнатах производится на основании судебного решения, а в помещениях компании основанием для его проведения будет постановление следователя. Сотрудник правоохранительных органов обязан предъявить один из этих документов перед началом обыска, однако копию их он имеет право не выдавать. Поэтому во время ознакомления с постановлением, из него следует выписать:

дату выписки решения суда или постановления;
Ф.И.О. лица, которое выписало эти документы;
номер дела, по которому производится следствие;
основания, на которых производится обыск;
адрес, по которому должен производиться обыск.

Порядок обыска

Перед началом проведения обыска следователь должен предложить на добровольной основе выдать документы и предметы, имеющие значение для ведения следствия. В случае отказа он может приступать к обыску.

Нужно помнить, что прекращение проведения обыска – это не обязанность, а право следователя, которым оно достаточно редко пользуется.

Во время обыска следователь обладает полномочиями запрещать присутствующим гражданам, как общаться между собой, так и выходить из помещения.

По ходу обыска под протокол могут изыматься интересующие следствие документы, предметы и электронные носители. По просьбе владельца последних следователь может разрешить скопировать с них информацию или же запретить это делать.

Все изымаемое во время обыска должно быть предъявлено присутствующим понятым, упаковано и, при необходимости, опечатано на месте.

Обыск должен производиться в присутствии не менее 2-х понятых, которые не должны быть заинтересованными лицами в этом уголовном деле. Их задача заключается в подтверждении результатов обыска, на котором они присутствовали.

По возможности надо стараться в качестве понятых приглашать своих знакомых. Если обыск производится в компании, понятыми могут быть ее сотрудники. Понятые, несмотря на то, что они присутствуют при производстве обыска, не являются его участниками, однако их фамилии вносятся в протокол.

Основные принципы составления протокола

Порядок обыска подразумевает обязательное составление протокола. В него вносятся следующие сведения:

дата и место проведения обыска, с точностью до минуты время начала и окончания этого мероприятия;
Ф.И.О. и должность сотрудника, оформлявшего протокол;
Ф.И.О. и должность сотрудника, производившего обыск.

В протоколе последовательно указываются действия, производимые во время обыска. Документы и предметы, подлежащие изъятию, перечисляются с указанием их предполагаемой стоимости и точным описанием признаков. После окончания составления протокола с ним должны ознакомиться все участники обыска.

Во время ознакомления с протоколом следует убедиться, что приведенные в нем сведения соответствуют тому, что происходило во время проведения обыска. В ходе ознакомления в протокол можно вносить уточнения и замечания. Следователь и все участники обыска после ознакомления с документом должны его подписать внизу каждой страницы, за исключением последней. Это позволяет избежать подмены листов и подчисток. Ни в коем случае не следует подписывать пустые листы.

Второй экземпляр протокола должен быть вручен владельцу помещения, в котором производился обыск. В случаях, когда обыск проводился в компании, копия этого документа должна вручаться ее представителю под расписку.

Порядок обыска предусматривает, что копию протокола должен оформлять составивший его сотрудник.

В ситуациях, когда по каким-то причинам копия не была вручена, в протокол должна вноситься об этом запись о том. При этом не следует ставить свою подпись в графе «Получил копию протокола».

Что делать, если во время обыска начнут допрашивать

Нередко сотрудники правоохранительных органов, пользуюсь недостаточной правовой осведомленностью граждан и внезапностью проведения обыска, уводят в один из кабинетов сотрудников компании с целью проведения допроса.

В такой ситуации нужно вспомнить о правах гражданина РФ, предоставляемых ему Конституцией России. В ней на этот случай прописаны две конституционные нормы.

Согласно ст.48 каждому гражданину России гарантировано право на получение юридической квалифицированной помощи.
Согласно ст.51 каждый гражданин РФ обладает правом не давать сведения против самого себя, своих родственников и близких.

По смыслу этих правовых норм любой гражданин РФ обладает правом не свидетельствовать против себя и хранить молчание. Если гражданин не желает отвечать на задаваемые вопросы и давать требуемые показания, а это вызывает вопрос со стороны сотрудника правоохранительных органов, участвующего в проведении обыска, можно сослаться на правовую неграмотность и готовность общаться исключительно в присутствии своего адвоката.

При первом общении с сотрудниками правоохранительных органов необходимо помнить: чем меньше будет сказано слов и выдано разного рода сведений, тем легче в дальнейшем будет адвокату отстаивать интересы клиента.

Хороший уголовный адвокат поможет разобраться со сложившейся ситуацией и квалифицированно отстоять интересы клиента, как во время проведения обыска, так и в ходе дальнейших следственных действий.

Рассмотрим более чем востребованные программные решения. В фокусе внимания – системы автоматизации документов и документооборота (СЭД), которые сегодня являются не только эффективным средством для упрощения внутренней работы предприятия, а еще и мощным инструментом внешней борьбы с конкурентами. Расскажем, что за цели они преследуют и какие задачи решают, пройдемся по каждому важному их виду, проанализируем их преимущества – чтобы вам было легче определиться с выбором.

Сразу отметим, что таким ПО сегодня пользуются юрлица самых разных масштабов – как крупные интернациональные корпорации, так и небольшие частные фирмы, желающие идти в ногу со временем. В числе потребителей те, кто понимает, насколько важно оптимизировать производственные процессы.

Автоматизация документооборота: что это такое

В практическом смысле – это внедрение системы, позволяющей с минимальным участием человека создавать, проводить и хранить договоры, платежки, счета, акты, приказы, а также контролировать все этапы их редактирования, согласования или исполнения. Также это способ модернизировать порядок ведения дел в компании, сделать его более простым, эффективным, прозрачным, лучше защищенным от ошибок.

И, наконец, это переход от бумажных носителей к электронным, с созданием единой базы для делопроизводства, круглосуточно работающей в режиме онлайн с четким разграничением прав доступа.

Зачем нужна автоматизация документооборота на предприятии, в организации

Она позволит работать по-современному, опережая конкурентов, кроме того, она:

Поможет обеспечить слаженное, а значит максимально эффективное взаимодействие всех структурных подразделений фирмы (что особенно актуально для крупных корпораций, имеющих большое количество территориально разнесенных филиалов, в том числе и в других странах).
Улучшит производительность труда благодаря упрощению процессов согласования и передачи договоров, актов, счетов. Также существенно разгрузит рядовых сотрудников, ведь с нею создавать и редактировать файлы тоже станет легче.
Повысит уровень защиты внутрикорпоративной информации за счет широких возможностей настройки и разграничения прав. С одной стороны, у нужных вам лиц ускорится доступ к справкам, ведомостям, приказам, с другой – посторонние не смогут открыть, скопировать или передать важные для вас данные (и вообще не увидят, что у вас они есть).

И эти возможности получает бизнес каждой ОПФ (организационно-правовой формы), развиваемый в какой угодно сфере, с любыми оборотами, масштабами, планами и перспективами.

Цели автоматизации управления документооборотом на предприятии

сократить количество проведения рутинных операций и минимизировать объем ручного труда;
уменьшить, а впоследствии и полностью прекратить использование бумажных носителей данных;
создать единый массив электронных файлов, включающий в себя все акты, контракты, справки, которые только может создать, получить или передать фирма;
адаптировать предложенные программами алгоритмы прохождения документов к текущим нормам, потребностям и особенностям предприятия;
поддержать и улучшить уже действующие административные процессы;
ускорить доведение распоряжений от начальника до подчиненного и ускорить внутренний обмен информацией — как на уровне филиалов и подразделений, так и между отдельно взятыми сотрудниками;
реализовать внешние трансферы служебных файлов с сохранением высокого уровня общей безопасности;
унифицировать все используемые алгоритмы и схемы;
запланировать графики персонала (для эффективного распределения времени) и чутко контролировать исполнение должностных инструкций и обязательств.

По сути она призвана дать все инструменты для продуктивной работы в условиях современности.

Задачи автоматизации делопроизводства и документооборота

Они во многом перекликаются с целями. Ключевые из них, в зависимости от возможностей имеющихся сегодня программ, – это:

1. Выстраивание полных маршрутов передвижения электронных актов, справок, договоров.

2. Реализация результативного и удобного управления потоками (то есть процессами и последовательностями стандартных действий).

3. Организация архивов с сопутствующей каталогизацией файлов – для облегчения и улучшения условий хранения.

4. Объединение всех инструментов контроля – чтобы можно было проанализировать, в какой из сфер работы имеются недочеты, и оперативно их устранить.

5. Повышение эффективности использования ресурсов компании, вместе с качественной интеграцией современных решений в процессы руководства фирмой.

Виды систем автоматизации документооборота предприятия

Их классификация условная, но по функционалу, преследуемым целям и предоставляемым возможностям их разделяют на 4 группы. Рассмотрим каждую.

Системы делопроизводства

Ориентированы на те организации, которые работают по строго стандартизированным правилам и обладают вертикальной структурой управления. При этом юрлица могут быть какой угодно ОПФ, развиваться в любой сфере, поддерживать самые разные масштабы производства.

Программы этого класса унифицированы и призваны:

упорядочивать работу со входящими/исходящими/внутренними файлами;
максимально быстро обслуживать обращающихся клиентов;
оптимизировать перемещение актов, справок, приказов в рамках одного структурного подразделения и между филиалами;
создать и поддерживать хранилище, из которого можно будет в любой момент затребовать нужный контракт или выписку.

Фактически это преемники бумажного делопроизводства, но уже обладающие гораздо более широкими возможностями.

Электронные архивы (ЭА)

Они ориентированы на содержание внушительных объемов временно неиспользуемой документации, причем с опциями быстрого поиска файлов по мере надобности и с разграничением уровней допуска и прав доступа.

Актуальны в тех случаях, когда требуется структурировать имеющуюся информацию, каталогизировать ее по типу (текст, графика, видео, аудио), объему, степени важности, срокам создания и изменения или по каким-то другим параметрам.

В зависимости от набора функций, помогают:

Сегодня ЭА, как правило, включены в состав комплексных программных продуктов СЭД.

Workflow-системы

По сути вывели автоматизированный документооборот на новый уровень, потому что оптимизировали не отдельные функции (например, редактирование акта или визирование приказа подписью), а целые процессы (допустим, создание и утверждение инвентаризационной ведомости).

Согласно статистике, workflow-решения наиболее актуальны для компаний с массовым обменом документами при высокой степени формализации процессов. Да, такие продукты сравнительно сложно и долго интегрировать и придется отдельно подумать об архивации, но все эти минусы они перебивают важнейшим плюсом – высоким уровнем оптимизации.

ECM-системы

Также они управляют записями и библиотеками знаний, поддерживают разделение на workflow-потоки, оставляют возможность чутко контролировать веб-содержимое, задания и поручения.

Как автоматизировать документооборот, какое решение выбрать

Сложность в том, что можно приобрести программный продукт, который будет качественным сам по себе, но не особенно поможет конкретной компании, так как он в принципе ориентирован на другие задачи. В результате фирма (или непосредственно руководитель) потратит деньги на ПО, зачастую весьма немалые, и время, чем вполне способны воспользоваться конкуренты.

Чтобы не допускать таких ошибок, необходимо сразу определить свои цели и ориентироваться на те задачи, которые номинально должна выполнять СЭД. Если нужно наладить только потоки действий, следует обращать особое внимание на workflow-решения, если требуется еще и обеспечение доступа к обширному информационному архиву, стоит присмотреться к ECM.

Советы по выбору системы автоматизации документооборота организации

1. Воспользуйтесь помощью экспертов: если в штате компании нет ответственного сотрудника, способного однозначно сказать, какая программа будет лучшей конкретно в вашем случае, спросите об этом у специалиста (консультанты «Клеверенс» тоже помогут).

2. Познакомьтесь со всеми предложениями, не отбрасывайте какие-то из них сразу же. И не гонитесь только за функционалом, смотрите еще и на масштабируемость, тогда в будущем инструментарий ПО точно можно будет расширить.

3. Обращайте внимание на качество аппаратных решений: на характер поддержки СУБД, распределение потоков, легкость интеграции в уже сформированную IT-структуру фирмы и так далее.

4. Взгляните, как на практике работает автоматизированная система управленческого документооборота (если есть такая возможность); демоверсия будет являться самым верным первым впечатлением о программе.

5. Сразу смотрите, насколько лично вам (или другим сотрудникам и подчиненным, проводящим тестирование) удобно пользоваться продуктом, эргономичен ли его интерфейс, все ли команды меню понятны, легок ли он в понимании изначально. Если да, то и дальнейших проблем с освоением не должно возникнуть.

Отдельно отметим, что сначала можно поработать с базовым ПО, а потом, если оно подойдет и докажет свою эффективность, нарастить его возможности до максимальных (на текущий момент, с хорошей масштабируемостью можно будет еще не раз модернизировать в будущем).

Преимущества системы автоматизации управления документооборотом

Итак, современная и правильно выбранная программа:

Внимание, выгоды от эксплуатации СЭД могут быть как материальными, так и репутационными. Она помогает улучшить дисциплинированность и корпоративное сознание сотрудников, а оформленные по единым стандартам акты, выписки, приказы говорят инспектирующим органам о солидности фирмы, о серьезном отношении к бизнесу.

Какие технологии автоматизации документооборота считаются современными

Клиент-серверные – модели управления находятся на специально выделенном внутрикорпоративном ресурсе, доступ к которому осуществляется через веб-интерфейс и открыт круглосуточно.
Интегрированные с базами данных – Oracle, SQL и другими – и с помощью модулей оперативно получающие из них нужные данные.
Реализованные на веб-решениях – вход на хост выполняется через браузер с интуитивно понятным интерфейсом.
«Облачные» – с использованием места, предоставленного сторонним сервисом – провайдером.

Они также дают возможность пользоваться передовыми функциями вроде поточного сканирования, штрих-кодировки, поиска по атрибутам, полному тексту, оптического распознавания, создания электронно-цифровых подписей.

Как проходит процесс автоматизации документооборота: порядок внедрения системы

В общем случае он состоит из следующих этапов:

выявление тех начальных процедур, которые необходимо выполнить;
определение требований, предъявляемых к программе;
формирование целей и задач фирмы, а также критериев соответствия ПО;
обращение к интегратору – к компании-поставщику продукта;
контроль за установкой и интеграцией с уже существующей IT-инфраструктурой;
фиксация всех принимаемых мер.

Непосредственные работы по подключению СЭД выполняют специалисты, они же осуществляют пусконаладку и обучают персонал основам, а также проводят консультации.

Результаты внедрения автоматизированной системы управления документами

Главный итог – это появление всех возможностей и инструментов для более продуктивной деятельности. Также это создание внутрикорпоративного архива, с удобной логической структурой и неограниченным объемом. Не менее важную роль играет и улучшение политики безопасности, с более тонким разграничением прав доступа. И, наконец, каждая логическая процедура будет определена, четко описана, регламентирована, что поможет избежать ошибок и накладок.

Но вот как оценить всю степень пользы, которую она начинает приносить, особенно на первых этапах? Для этого нужно проводить мониторинг, обращая внимание на ключевые показатели. Какие именно? Сейчас рассмотрим.

Критерии эффективности автоматизированной системы управления документооборотом

зрелость – процент ошибок, вызванных недостатками ПО или его несвоевременным обновлением;
соответствие требованиям вашего бизнеса и отраслевым стандартам;
масштабируемость – способность к наращиванию производственных мощностей, объемов хранилища, функций, числа пользователей;
качество защиты данных и устойчивость к отказам;
уровень доступности, гибкость разграничения прав, широта изменения настроек;
мастерство технической поддержки на всех стадиях (подключение, пуск, обслуживание);
стоимость обладания – цена покупки лицензии и обновлений, затраты на аппаратное обеспечение и администрирование и тому подобные расходы.

Какие проблемы решает СЭД

Главные особенности автоматизации документооборота – это сокращение ручного труда и постепенное избавление от бумажных носителей. Используя ПО, не придется переживать о том, что секретная папка с важным проектом потеряется, что в нее заглянет инсайдер конкурента (или даже скопирует оттуда несколько схем). Не нужно будет тратить нервы в ожидании, пока акт двухлетней давности найдут в архиве, да даже отводить помещение под хранилище и то не понадобится. Не придется задумываться о том, сколько копий распоряжения гуляет по предприятию и кто с ними ознакомлен – каждая будет как на ладони. Да и согласование всех решений ускорится.

Также не забывайте, что все подразделения станут работать более слаженно, исчезнут многие ошибки «человеческого фактора», доступ к информации можно будет разграничить буквально в пару кликов. Система автоматизации документооборота – это мощный инструмент, которым нужно пользоваться в конкурентной борьбе, и мы поможем вам им вооружиться. Обращайтесь в «Клеверенс» – предлагаем эффективные, надежные, масштабируемые и удобные в пользовании программные решения для всех видов бизнеса.

Компании устанавливают наблюдение, чтобы контролировать работу персонала и защититься от преступлений. Но сотрудники должны знать о камерах и прослушке, и дать свое согласие на слежку. Разобрались, как наблюдать за сотрудниками и не нарушать закон.

Еще о сотрудниках:

Следить за сотрудниками — это законное право работодателя

Конституция говорит, что каждый имеет право на тайну личной переписки и телефонных переговоров. Ограничить это право может только суд. Но это касается только личной жизни, на работе другие правила.

Работодатель имеет право следить, как сотрудники выполняют обязанности и используют рабочее оборудование. А еще обязан заботиться о жизни и здоровье сотрудников.

Работодатель может заходить на производство и смотреть через плечо, как токарь вырезает детали, контролировать технику безопасности и особенности технологических процессов, чтобы избежать травм на производстве. А может поставить видеокамеры и следить за процессами на мониторе — разницы нет.

К оборудованию относятся и станки в сварочном цеху, и рабочая электронная почта, и касса, и рабочий телефон. Приходить на работу вовремя — это тоже обязанность сотрудника, и работодатель может это контролировать.

Зачем нужно следить за сотрудниками

За сотрудниками можно наблюдать, чтобы выявить слабые места в организации рабочего процесса, контролировать общение с клиентами, вычислять нечестных людей. Еще контроль нужен, чтобы защитить компанию и работников от корпоративного шпионажа, мошенничества, преступлений и травм на производстве.

Ситуации бывают разные:

Бариста постоянно опаздывает, и кафе теряет утренних посетителей, которые по дороге на работу спешат выпить кофе. Или в кассе стали пропадать деньги, и нужно найти, кто их забирает.

В частной клинике стоит дорогое оборудование. Сотрудники могут его сломать или перепутать анализы.

Сотрудники отдела продаж не предлагают клиентам дополнительные услуги и продажи падают. Нужно проследить, чтобы они работали по скриптам.

Есть несколько способов контролировать работу сотрудников:

видеокамеры. По камерам видно, чем работники занимаются на местах и во сколько уходят с работы. Видеонаблюдение также используют, чтобы следить за кассой или на случай конфликта с клиентом
системы доступа. Они считывают отпечаток пальца или личную карточку сотрудника. Так можно узнать, кто опаздывает на работу и часто бегает покурить;
компьютерные трекеры. Эти штуки следят за интернет-трафиком, блокируют соцсети, считают время на развлекательных сайтах, записывают телефонные разговоры;
джипиэс-трекеры. Нужны, чтобы отслеживать маршрут автомобиля, время за рулем и расход топлива.

Теперь подробнее о каждом способе.

Следить через камеры

Закон дает право устанавливать видеонаблюдение на рабочем месте: в торговом зале, офисе или над прилавком. Нельзя наблюдать за сотрудниками в их личное время — в столовой, когда они ходят на обед, на перерывах в курилке, душевой или туалете.

Чтобы законно наблюдать за сотрудниками через камеры, нужны выпустить положение о видеонаблюдении и прописать условия в трудовом договоре.

Для старых сотрудников подойдет дополнительное соглашение к трудовому договору, новым дают уже готовый договор с пунктом о наблюдении. Сотрудники читают положение и расписываются в журнале ознакомления персонала с регламентом о введении видеофиксации. Подпись подтверждает, что им всё понятно и они согласны на съемку.

Предупредить сотрудников о начале видеофиксации и подписать дополнительное соглашение к трудовому договору нужно за два месяца до того, как начнут действовать новые правила.

Видеосъемку можно использовать, чтобы улучшить бизнес-процессы.

Работодатель видит, что в обеденное время в кофейне собираются очереди. Оказывается, сотрудники долго ищут сдачу и деньги на размен, потому что в кофейне нет терминала. Владелец бизнеса ставит терминал: видеонаблюдение помогло сократить очереди.

С помощью видеосъемки можно доказать нарушения: прогулы, воровство, хамское отношение к клиентам или употребление алкоголя на рабочем месте. За нарушение можно уволить по статье, а если сотрудник решит оспорить увольнение, видео станет доказательством в суде. Вместе с видеозаписью суд попросит доказать, что сотрудники дали согласие на съемку и знали о наблюдении.

Записи с камер нельзя использовать в личных целях. Нельзя выкладывать ролики в интернет, чтобы посмеяться над чьей-то оплошностью, или передавать видео посторонним.

Владелец компании в Краснодарском крае установил камеры видеонаблюдения в офисе. Сотрудницы решили, что съемка нарушает их конституционное право на неприкосновенность частной жизни. Они не знают, где расположен сервер, на который идёт запись, и при каких условиях хранится отснятая информация, снимаются ли копии с данных видеоматериалов, и в каких целях будут использованы отснятые видеоматериалы. В иске работницы указали, что после установки камер у них ухудшились условия труда, работоспособность и здоровье. По их словам, они переодевались в кабинете, принимали лекарства и делали личные звонки, и их поведение на рабочем месте подпадает под определение персональных данных.

Суд посчитал установку видеонаблюдения правомерной, а требования сотрудниц отклонил.

Компании, которая установила видеокамеры, не нужно регистрироваться как оператор персональных данных.

Видеозаписи могут просматривать ответственные за это сотрудники, их указывают в регламенте видеофиксации. Если в торговом зале кого-то обокрали и преступление попало на камеры, видео можно передавать полиции. Нельзя выкладывать видеозапись в интернет, даже если это поможет опознать преступника. В некоторых случаях это может помешать следствию, а еще нарушает права сотрудников.

Отслеживать интернет-трафик и читать переписку

Чтобы следить за рабочим оборудованием, согласие сотрудника не нужно. Поэтому можно прослушивать рабочие телефоны и проверять компьютеры. Личную технику прослушивать нельзя , даже если ее используют для работы.

Андрей в рабочее время с рабочего компьютера зашел в личную почту и стал переписываться с подругой. Работодатель увидел это в программе и выписал штраф. Андрей возмущен: нарушена тайна его личной переписки. Но в этой ситуации он неправ — пользоваться рабочим оборудованием в личных целях нельзя.

Если компания не установила строгие правила, работодатель не может просматривать личную переписку.

Ручную проверку трафика проводят редко, обычно в компаниях устанавливают трекеры для отслеживания активности. Такие трекеры хранят историю просмотров, имеют доступ к переписке и могут делать скриншот рабочего стола в любое время. Если во время скриншота в активном окне окажется личная переписка сотрудника, это проблемы сотрудника, работодатель имеет право ее прочитать.

Сотрудник в рабочее время использовал корпоративную почту и личный почтовый ящик. С помощью программ слежения работодатель заметил, что сотрудник разглашает коммерческую тайну, и уволил его. Сотрудник не согласился, пришлось судиться.

Суд принял переписку с личной почты как доказательство и не посчитал это нарушением личных границ.

Отмечать время ухода и прихода на работу

Для систем учета и трекеров согласие сотрудников не нужно. Можно отмечать время вручную в журнале или ставить системы учета на входе в офис.

Журнал учета должен вести один из сотрудников. Он отмечает время прихода и ухода, а сотрудники расписываются, что всё верно. С журналом удобно считать переработки и отгулы.

Системы доступа считывают отпечаток пальца или карточку — прикладываешь к датчику и проходишь. С такими системами можно проверить график работы, количество перекуров и отлучки сотрудников. Еще они следят, чтобы в офис или цех не зашли посторонние.

Отслеживать передвижения

Работодатель имеет право отслеживать передвижения по джипиэс. Правило касается рабочих автомобилей и личных, если компания оплачивает сотруднику амортизацию и бензин. Трекер показывает, где была машина в определенный момент, и по какому графику работал водитель. Еще можно устанавливать трекер на рабочий мобильный телефон, если сотрудник работает на выезде, но без автомобиля.

С топливом немного сложнее: опытные водители умеют сливать бензин, а недостачу оправдывают особенностями работы двигателя. Но зато работодатель может увидеть, что водитель уже 12 часов за рулем и подвергает опасности свою жизнь и груз.

Чтобы было проще понять, собрали все способы слежения за сотрудниками в одну таблицу:

Читайте также: