Что такое обработка путевых листов

Опубликовано: 23.04.2024

Привезти товары на свой склад, обеспечить производство сырьем или доставить готовую продукцию покупателю. Что в этом сложного? Конечно, ничего! Главное - правильно заполнить путевой лист, чтобы не было проблем с подтверждением расходов.

Е. КАПКОВА, АКДИ "Экономика и жизнь"

Путевой лист автомобиля является основным первичным документом, который, так же как и товарно-транспортная накладная, содержит данные для осуществления расчетов за перевозки грузов, списания ГСМ на себестоимость и начисления заработной платы водителю.

Формы путевых листов для юридических лиц установлены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте". Так, например, для легкового автомобиля используется форма N 3, для грузового - формы N 4-с и 4-п, для автобусов - форма N 6 и т.д.

Для индивидуальных предпринимателей путевые листы также являются обязательными. Их формы приведены в приказе Минтранса России от 30.06.2000 N 68 "О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте".

Согласно Уставу автомобильного транспорта РФ путевой лист удостоверяет принадлежность транспортного средства данному юридическому (физическому) лицу, осуществляющему перевозки. Путевой лист дает право водителю на выезд автомобиля из гаража (места стоянки) на дороги общего пользования для выполнения установленного в нем задания, а также на въезд автотранспортного средства и находящихся в нем лиц, указанных в путевом листе, на территорию грузоотправителя или грузополучателя, если для этого не требуется специального пропуска.

При приеме груза к перевозке водитель-экспедитор предприятия-перевозчика предъявляет грузоотправителю водительское удостоверение и путевой лист.

ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ПУТЕВОГО ЛИСТА ОРГАНИЗАЦИЯМИ

Порядок заполнения путевых листов грузового автотранспорта изложен в приложении 7 к инструкции Минфина СССР, Госбанка СССР, ЦСУ СССР и Минтранса РСФСР от 30.11.83 N 156/354/7 "О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом". В настоящее время это единственный действующий документ, описывающий правила оформления путевого листа.
Путевой лист выдается водителю под расписку только на один рабочий день (смену) при условии сдачи путевого листа за предыдущий день работы. Водитель не должен участвовать в заполнении путевого листа, за исключением строк о приеме и сдаче автомобиля механику.

Поскольку преобладающая часть грузоперевозок в настоящее время выполняется небольшими организациями, в которых, как правило, используется повременная оплата труда водителей (основная заработная плата состоит из месячного оклада), для примера заполнения взята форма путевого листа N 4-п.

Оформление путевого листа до выдачи его водителю обычно осуществляется диспетчером организации-перевозчика. Если поставщик или покупатель перевозят товар собственным или арендованным автотранспортом, то путевой лист оформляют специально назначенные сотрудники этих организаций.

При заполнении путевого листа диспетчер присваивает ему номер и записывает дату выдачи, которая должна соответствовать дате его регистрации в Журнале учета движения путевых листов (форма N 8, установлена Постановлением Госкомстата России N 78). В каждой строке журнала последовательно записываются номер путевого листа, дата его выдачи, ФИО водителя и его табельный номер, гаражный номер машины и проставляются подписи водителя и диспетчера с указанием даты приема диспетчером путевого листа от водителя.

Затем в путевой лист вписывается название организации, ее адрес, телефон и в специальном поле - код ОКПО. В поле "Режим работы" указывается код, соответствующий режиму работы (работа в будние дни, командировка, суммированный учет рабочего времени, работа по графику и т.д.), в соответствии с которым производится начисление заработной платы водителю.
В строках "Колонна" и "Бригада" указываются номера (если они есть на предприятии) тех колонны и бригады, в которых работает водитель. В строках для сведений об автотранспортном средстве приводится его марка, государственный регистрационный номер и гаражные номера автомобиля и прицепов. В строках, отведенных для сведений о водителе, указываются его фамилия, имя и отчество, табельный номер, номер водительского удостоверения и класс. В строках о лицензионной карточке отражаются сведения о ее виде (стандартная, ограниченная), регистрационном номере и серии.

В строке "Сопровождающие лица" записываются фамилии и инициалы лиц, сопровождающих автомобиль для выполнения задания (грузчики, экспедиторы и т.д.).

Раздел "Работа водителя и автомобиля" предназначен для сведений о выезде и возвращении автомобиля по графику.
В разделе "Задание водителю" в графе 18 "В чье распоряжение" на основании заявки заказчика диспетчер указывает наименование заказчика, в распоряжение которого должен прибыть автомобиль для выполнения задания. В графах 19 и 20 отмечается время прибытия автомобиля к заказчику и его убытия согласно заявке или графику работы по договору. В графах 21 и 22 на основании заявки или разового заказа отражается количество часов и ездок с грузом, необходимых для выполнения задания.
Право изменения задания, указанного в разделе "Задание водителю", имеет только автотранспортное предприятие. Только в исключительных случаях заказчик может по согласованию с автотранспортным предприятием изменить задание с соответствующей записью в строках "Особые отметки". Здесь же делается запись в случаях использования автомобиля по специальному назначению, например, органами милиции, а также отражаются сведения, не предусмотренные формой путевого листа (отметки ГАИ, заказчиков при отказе от загрузки автомобиля, различных дорожных служб и т.д.).

В строке "Выдать горючее" диспетчер записывает прописью количество горючего, необходимое к выдаче для выполнения задания с учетом остатка горючего предыдущего дня работы.

Получив от диспетчера путевой лист, водитель проходит обязательный предрейсовый медосмотр. Медработник, проверяющий пригодность водителя по состоянию здоровья, ставит свою подпись в поле "Водитель по состоянию здоровья к управлению допущен". Если предприятие большое, то оно может иметь в своем составе медсанчасть, при ее отсутствии медработник обычно является совместителем.

До выезда из гаража на путевом листе заправщик (при заправке на самом предприятии), техник по горюче-смазочным материалам или специально назначенное лицо (в нашем примере - механик) в разделе "Движение горючего" в графах 9, 10, 11 соответствующих строк записывает марку и количество выданного горючего, а также серии и номера выданных талонов на горючее. Количество горючего, выданного талонами, приравнивается к горючему в натуральном выражении.

В разделе "Работа водителя и автомобиля" в графе 7 "Показание спидометра" механик фиксирует показание спидометра при выезде автомобиля из гаража, а в графе 8 "Время фактическое" проставляет фактическое время выезда автомобиля из гаража на задание.

В разделе "Движение горючего" в графе 12 "Остаток при выезде" механик записывает количество горючего, находящееся в баках автомобиля при выезде, и ставит свою подпись. Например, в баке автомобиля оставалось 10 л с предыдущего дня, утром текущего дня происходила заправка на самом автотранспортном предприятии - выдано 30 л, поэтому при выезде в баке машины было 40 л бензина.

В строках о технической исправности автомобиля механик удостоверяет своей подписью передачу машины водителю в исправном состоянии и разрешает выезд из гаража. Водитель своей подписью удостоверяет принятие автомобиля в исправном состоянии и получение задания на перевозку.

После прибытия автомобиля к заказчику на оборотной стороне путевого листа в разделе "Выполнение задания" заказчик указывает свое наименование, показания спидометра, дату и время прибытия к нему и плановое время убытия согласно заявке, количество и номера товарно-транспортных документов (ТТД), маршрут движения (адреса пунктов погрузки и разгрузки, откуда взять груз и куда доставить согласно заявке), количество ездок и ставит свой штамп.

В разделе "Простои на линии" уполномоченное лицо заказчика в соответствующих графах указывает причину простоя, дату и время начала и окончания простоя и удостоверяет эти записи своей подписью.

В форме N 4-п имеется отрывной талон заказчика, который является основанием для предъявления предприятием-перевозчиком счета на оплату транспортных услуг. Этот талон прилагается к счету на оплату. На оборотной стороне путевого листа заказчик указывает наименование организации-перевозчика, марку и государственный номер работающего у него автомобиля и прицепов. В строке "Заказчик" он проставляет свое наименование, фамилию, имя и отчество должностного лица, ответственного за использование автомобиля. В строках "Прибытие к заказчику" и "Убытие от заказчика" указывается время прибытия и убытия автомобиля. В строках "Приложенные ТТД" заказчик вписывает номера ТТД, один экземпляр которых прилагается к путевому листу, и указывает их общее количество. Затем в строке "Подпись и штамп заказчика" он подписывается и ставит свой штамп.
При возвращении автомобиля в гараж в путевом листе в разделе "Движение горючего" механик (или специально назначенное лицо) заполняет графу 13 "Остаток при возвращении" и расписывается под ней. В этом же разделе, если бензин сливается, заправщик или иное назначенное на эту работу лицо при сдаче водителем ГСМ заполняет графу 14 "Сдано" и расписывается под ней.
В строке "Сдал водитель" водитель подписывает путевой лист при сдаче автомобиля механику в исправном (или неисправном) состоянии. Механик в строке "Принял" подписывает лист, подтверждая прием автомобиля от водителя в технически исправном (неисправном) состоянии.

Затем водитель сдает путевой лист диспетчеру или специально назначенному лицу.

После сдачи водителем путевого листа диспетчер или иное уполномоченное лицо в разделе "Работа водителя и автомобиля" в графе 6 "Нулевой пробег" записывает расстояние от гаража до первого пункта погрузки и от последнего места разгрузки до гаража.
В разделе "Движение горючего" в графе 15 "Коэффициент изменения нормы" указывается один общий на весь данный рабочий день коэффициент изменения нормы расхода горючего, связанный с работой по повышенной норме расхода топлива. Учет дорожно-транспортных, климатических и других эксплуатационных факторов производится с помощью поправочных коэффициентов.

В графах 16 "Время работы спецоборудования" и 17 "Время работы двигателя" записывается время работы специального оборудования, которым оснащен автомобиль, и дополнительное время работы двигателя в особых условиях эксплуатации (работа двигателя, вращающего погрузочно-разгрузочные механизмы, и т.п.). Эти реквизиты необходимы для определения дополнительной нормы расхода горючего. Правильность всех этих данных диспетчер заверяет подписью под соответствующими графами.
В разделе "Результат по первому (второму) заказчику" на оборотной стороне путевого листа таксировщик указывает оплачиваемое время, количество ездок, наличие экспедитора, общий пробег и пробег с грузом, вес и тонно-километры. На лицевой стороне талона заказчика точно так же заполняется раздел "Результат по первому (второму) заказчику". Эти разделы подписывают таксировщик и начальник эксплуатации.

Путевой лист должен находиться у водителя в течение всего рабочего времени и предъявляться по требованию сотрудников МВД, ГАИ и Российской транспортной инспекции. Путевые листы следует хранить вместе с товарно-транспортными документами, чтобы их можно было одновременно проверять. Минимальный срок их хранения - 5 лет.

Ответственность за неправильное оформление путевого листа несут руководители организаций, а также лица, отвечающие за эксплуатацию автомобиля и участвующие в заполнении документа.

ПУТЕВЫЕ ЛИСТЫ ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ

C 1 января 2001 г. и индивидуальные предприниматели обязаны применять путевые листы при осуществлении перевозок грузовыми и легковыми автомобилями.

Формы путевых листов для предпринимателей, осуществляющих перевозки на коммерческой основе для заказчиков и для своих производственных целей, утверждены Приказом Минтранса России от 30.06.2000 N 68.

Этим же Приказом определен порядок заполнения путевых листов, обязательный для всех предпринимателей, эксплуатирующих автотранспортные средства на правах собственности, аренды и других законных основаниях.

Если предприниматель нанимает на работу водителей, то путевые листы оформляет он сам или специально назначенное им лицо. Если индивидуальный предприниматель лично управляет автомобилем, то он и оформляет себе путевой лист. Так же как и для юридических лиц, путевой лист для индивидуального предпринимателя оформляется только на один рабочий день. Более длительный срок действителен в случае, когда время выполнения задания вне места постоянной стоянки автотранспорта превышает одни сутки (смену).

Порядок заполнения путевого листа у индивидуального предпринимателя аналогичен тому, который был описан в предыдущем разделе, но форма документа иная. По окончании работы путевой лист заверяется личной подписью предпринимателя.

ОБРАБОТКА ПУТЕВЫХ ЛИСТОВ

Путевой лист остается у предприятия-перевозчика и служит основанием для учета транспортной работы автомобиля. В этой статье мы не будем подробно разбирать вопросы таксировки, нормирования расходов топлива и исчисления зарплаты водителя.
Напомним лишь, что фактическое количество израсходованных ГСМ при покупке за наличный расчет подтверждается путевым листом и чеками ККМ, которые сдаются в бухгалтерию (с авансовым отчетом) и позволяют списать эти расходы на себестоимость. Наличные деньги на закупку ГСМ выдаются водителю под отчет. После истечения установленного приказом руководителя срока водитель составляет авансовый отчет по форме N АО-1.

При обработке путевых листов расход горючего определяется по общему пробегу и/или выполненной работе автомобиля в тонно-километрах за день (смену). При подведении итогов работы на оборотной стороне путевого листа в разделе "Расход горючего" указываются наряду с фактическими расходами ГСМ также расходы по нормам, установленным в организации.

Как уже было выявлено раньше, на основании разработанного задания на каждый автомобиль выписывается путевой лист, являющийся основным первичным документом, удостоверяющим право на осуществление перевозок. Путевой лист для всех АТО установлен единой формы. Из бухгалтерии путевые листы выдаются по специальным требованиям под отчет лицу, ответственному за их заполнение. Возвращенные водителями и обработанные в отделе эксплуатации путевые листы, а также испорченные или аннулированные передают по описи вновь в бухгалтерию, где их хранят. Все водители, прибывшие с линии, обязаны сдать в диспетчерскую полностью оформленные путевые листы и другие, имеющиеся у них путевые документы (товарно-транспортные накладные, акты замеров, талоны). Сданные путевые листы отмечают в книге движения путевых листов. Для работы в определенных условиях перевозок практикуется выдача водителям путевых листов на весь период перевозок.

Первичная обработка путевых листов заключается в определении основных показателей работы за смену. После этой обработки путевые листы направляются в бухгалтерию для выписки счетов за перевозки и начисления заработной платы водителям.

По путевому листу определяют:

- время в наряде Т_н – разность между временем возвращения в гараж и временем выезда из гаража за вычетом времени для приема пищи или отдыха в пути;

- время простоя Т_п – сумма времени всех простоев за смену – при погрузке и разгрузке и по всем другим причинам;

- время в движении Т_дв – разность времени в наряде и времени простоя;

- количество перевезенного груза Q за смену - общее количество перевезенного груза за все ездки Z;

- количество выполненных тонно-километров Р за смену – сумма тонно-километров за все ездки;

Имея эти данные, нетрудно определить и другие качественные показатели работы ПС: техническую и эксплуатационную скорости, коэффициенты использования пробега, грузоподъемности и др.

Первичный контроль путевого листа осуществляет диспетчер, принимающий путевой лист от водителя. В диспетчерской контролируют правильность их заполнения. При автоматизированной обработке путевых листов после первичной их обработки производится их передача на ЭВМ.

Нередко учет ведется по показателям тахографов. Тахографы, установленные на автомобиле, наносят диаграммы, или графики работы ПС за определенный отрезок времени (эти графики называются механическим путевым листом). Каждый тахограф снабжен часовым механизмом и бланком диаграммой, на котором наносятся отметки самопищущего прибора.

Дисковая диаграмма (путевой лист) изготавливается из бумаги со специальным покрытием, на котором с помощью наносятся графики: время-скорость, время-простой с расшифровкой причин, время-путь. Может регистрироваться время работы дополнительных агрегатов (подъемные механизмы, насосы, холодильные агрегаты и пр.). Также на тахографах записывается расход топлива, регистрируется время работы каждого водителя, если имеется сменная и турная езда. У каждого водителя свой ключ, и на специальной шкале отмечается время его работы.

На международных перевозках применение тахографов обязательно.

3. Учет и анализ выполнения сменно-суточного плана.

План перевозок может быть выполнен при условии постоянного наблюдения за работой автомобилей и своевременного устранения перебоев в их работе. Для этого на каждом АТО существует диспетчерский аппарат. Работой ПС диспетчер управляет с помощью автоматических систем контроля, непосредственной связи с водителем или через линейных диспетчеров.

Для управления работой автомобилей на линии, кроме связи, необходим также оперативный учет, характеризующий выполнение плана перевозок. Оперативный учет должен быть наглядным и простым, чтобы можно было быстрее реагировать на недостатки и принять необходимые меры для их устранения.

Наиболее простой способ учета выполнения плана перевозок – отметка в грузовой карте выполненных ездок. Для этого диспетчер, получая сведения с линии, отмечает условными знаками (обычно обводит цветным карандашом) каждую выполненную ездку в соответствующей графе грузовой карты. Таким образом, диспетчер видит, какие ездки выполнены, и какие еще надо выполнить. Однако такой метод оперативного учета не дает ясного представления о выполнении плана по времени суток. Поэтому иногда в маршрутной карте отводятся для каждого АТС две графы: план и его выполнение. Это позволяет сопоставлять план с его фактическим выполнением. Для этих же целей служит диспетчерское табло.

Табло разбито на квадраты и прямоугольники, в которых сделаны отверстия для вставки кнопок-указателей. Его разбивают по вертикали на три части в соответствии с местонахождением АТС: в движении, под погрузкой и под разгрузкой. Каждая кнопка-указатель имеет номер, соответствующий гаражному номеру АТС. Получая данные с пунктов погрузки и разгрузки, оператор переставляет кнопки в соответствующие квадраты доски, фиксируя положение всего ПС на каждый данный момент времени.

Во многих случаях, а особенно при централизованных перевозках грузов, диспетчер должен учитывать количество перевезенных грузов отдельным получателям, чтобы обеспечить определенный и ритмичный завоз грузов. Для этого ведется «Диспетчерская карта перевозки грузов», по которой можно видеть выполнение плана завоза грузов каждому грузополучателю. Такую карту обычно ведет линейный диспетчер, находящийся в пункте отправления грузов.

Путевой лист – это основной первичный документ учёта работы водителя и пробега, маршрута автомобиля, который выдается ежедневно водителям автотранспортных средств. С помощью путевого листа организация, владеющая автопарком, контролирует работу водителей, а также осуществляет учет расходов на ГСМ.

Кто обязан вести путевые листы

Согласно приказу Минтранса № 152 путевые листы «применяют юридические лица и ИП, эксплуатирующие легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи».

Для каких целей используется путевой лист

Показания из путевого листа используются в качестве основания для начисления заработной платы водителю.

Кроме этого, путевые листы необходимы для подтверждения расходов на горюче-смазочные материалы, включаемых в себестоимость продукции, работ, услуг и учитываемых при исчислении налога на прибыль.

Форма путевого листа и законодательство

Форма путевого листа утверждена приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ред. от 21.12.2018) "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов". Кроме этого, ранее действовало постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78, в котором были даны формы путевых листов для различного вида транспорта. Но с 1 января 2013 года эти формы необязательны: компании и ИП могут сами разрабатывать свои путевые листы, нужно лишь, чтобы в них была вся необходимая информация.

Если организация примет решение разработать форму путевого листа самостоятельно, то за основу можно взять унифицированную форму, которая есть в проставлении Госкомстата и внести в неё нужные реквизиты. Главное, чтобы форма путевого листа соответствовала требованиям приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Обязательные поля в таком путевом листе это:

наименование и номер путевого листа;

сведения о сроке действия путевого листа;

сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

сведения о транспортном средстве;

сведения о водителе.

При этом самостоятельно разработанную форму путевого листа обязательно нужно утвердить в учётной политике организации в виде приложения.

Порядок заполнения путевого листа

Рассмотрим порядок заполнения путевого листа.

Лицевая сторона путевого листа

Так как путевой лист должен отражать всю имеющуюся информацию о рейсе, то бланк включает довольно много граф. Все они заполняются в определенном порядке:

В первую очередь записывают номер документа.

При заполнении типографских бланков указывают их серию.

Дата совершения поездки. Для однодневных поездок это формат «день/месяц/год», для командировок – временной промежуток между началом и концом поездки.

Полное название предприятия, а также его контактные данные (адреса, номера телефонов).

Код ОКПО. Он присваивается всем организациям, занимающимся транспортировкой грузов и легковыми перевозками.

Название и марка автомобиля. В том случае, когда транспортное средство не является собственностью предприятия, в графу для марки вносят номер договора о прокате. Также вписывают дату и серию документа.

Полный номерной знак авто: цифры и буквы.

В том случае, когда предприятие владеет несколькими автомобилями, каждому из них должен быть присвоен собственный гаражный номер. Его также указывают в путевом листе. Если в распоряжении фирмы только один автомобиль, графа может оставаться незаполненной.

Данные о водителе: фамилия, инициалы, табельный номер, а также номер его водительского удостоверения и водительский класс. Закон требует, чтобы эта информация была записана разборчиво.

Графа, которая называется «Лицензионная карта», актуальна для тех организаций, которые практикуют пассажирские перевозки (то есть им разрешено перевозить восемь и больше людей).

При сдаче авто в аренду в соответствующей графе указывают предприятие, которое будет им распоряжаться.

Адресом подачи называют то место, куда посылают авто.

Чч:мм –это формат времени выезда автомобиля из гаража или стоянки.

Графа «Диспетчер-нарядчик» заполняется ответственным лицом (указывается фамилия, инициалы, ставится подпись).

Данные механика и его подпись. Это необходимо в качестве доказательства исправности транспортного средства.

Ориентировочное время возвращения авто из рейса диспетчер. Если речь идет о командировке, то кроме времени прибытия диспетчер пишет и дату.

записи об опоздании или повреждении транспортного средства.

Водитель, использовавший и вернувший автомобиль, вписывает свои данные в графу «Транспортное средство сдал».

Инструкция о том, как заполнять путевой лист, предусматривает также наличие подписи медработника, который выпустил водителя в рейс.

Раздел «Расход топлива»

Объем израсходованного бензина или газа также указывают в отдельном месте бланка путевого листа. Здесь размещают информацию о марке топлива, его количестве (то, что было выдано и то, что пришлось докупать на заправках), остаток горючего в баке перед поездкой, а также объем, оставшийся после окончания рейса.

Диспетчер перед тем, как заполнять путевой лист, сверяется с плановыми показателями расхода бензина (газа, солярки), которые приведены в одном из распоряжений Министерства транспорта РФ.

Сопоставив данные о фактическом и плановом расходе, вычисляют сумму экономии или перерасхода. Полученные данные записывают.

Оборотная сторона путевого листа

Здесь должны быть указаны следующие сведения:

маршрут транспортного средства.

номер рейса, который присваивается каждой поездке и заносится в журнал путевых листов.

места отправления и прибытия транспортного средства.

фактический километраж поездки и подпись водителя.

Разновидности путевых листов

На практике наиболее часто используют такие три вида путевых листов:

N 4-с. Такую форму используют в тех компаниях, которые выбрали сдельную оплату труда для водителей. Зарплата таких работников рассчитывается по средним тарифам, действующим в этой сфере.

N 4-п. Такие путевые листы применяют для учета рабочего времени водителя. Работник получает деньги за отработанный период.

N 4-м. Это форма используется теми предприятиями, которые занимаются междугородними перевозками и доставками. Оформление путевых листов для таких поездок подразумевает не только указание более полной информации, но и специальные бланки (на их лицевой стороне есть красная полоса и надпись «междугородние перевозки»).

Журнал регистрации путевых листов ИП

Эта форма документа была утверждена приказом Министерства транспорта РФ от 30.06.2000 № 68.

Предназначена она для регистрации путевых листов водителей, работающих на индивидуального предпринимателя.

В журнале указываются:

номер и дата выдачи путевого листа;

государственный регистрационный номер ТС;

дата выезда и время возвращения транспортного средства.

Срок хранения путевых листов

Путевой лист относится к первичным документам, поэтому срок его хранения регламентируют:

Налоговый кодекс РФ, а именно подп. 5 п. 3 ст. 24 (не менее 4 лет);

закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно статья 29. (не менее 5 лет);

приказ Минтранса РФ № 152, а именно пункт 18 (не менее 5 лет).

Таким образом, путевые листы необходимо хранить не менее 5 лет.

Какие организации могут проверить путевые листы и при каких обстоятельствах

Все путевые листы следует заполнять аккуратно и без исправлений.

Работник, составляющий документ, обязан использовать только достоверные и актуальные сведения.

В противном случае водитель может быть оштрафован проверяющими органами.

Путевые листы имеют право проверять следующие организации:

– трудовая инспекция проверяет путевые листы, чтобы выявить, не нарушаются ли права работника предприятия.

– сотрудники ФНС проверяет путевые листы, чтобы выявить, правильно ли компания учитывает затраты на бензин и уменьшает налог на прибыль.

– налоговые инспекторы проверяют путевые листы в рамках проведения выездных и камеральных проверок.

– сотрудники ГИБДД и Транснадзора проверяет путевые листы в целях обеспечения безопасности дорожного движения.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

В 2021 году изменились форма и порядок заполнения путевых листов. Этот документ — основание для списания горючего в состав расходов для целей бухгалтерского и налогового учета, поэтому важно оформлять его правильно. Мы подготовили обзор внесённых изменений и пример заполнения путевого листа.

Кто должен составлять путевой лист

Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:

зарплату водителя;
надбавки водителям за разъездной характер работы;
затраты на ГСМ;
затраты на запчасти;
затраты на парковку;
компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.

Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.

В новых правилах заполнения путевых листов убрали оговорку о том, что путевой лист оформляется только при перевозке пассажиров, багажа и грузов (Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368). Поэтому может показаться, что теперь даже на пустые транспортные средства надо будет оформлять документ. Но оговорка осталась в ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Так как юридическая сила ФЗ № 259-ФЗ выше, чем у Приказа Минтранса, полагаем, что оформлять путевые листы по-прежнему надо только для перевозки грузов, багажа и пассажиров.

Когда составлять путевой лист и сколько он действует

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.

Время оформления	Срок действия
Один или несколько рейсов в течение смены в пределах одного дня	До начала первого рейса	На один день
Рейс превышает продолжительность смены	До начала рейса	На срок, соответствующий длительности рейса или На срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день

Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.

Новые правила оформления путевых листов с 1 января 2021 года

Новые правила утверждены Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», который действует с 1 января 2021 по 1 января 2027 года.

Новый порядок составления путевых листов обязаны применять юрлица и ИП, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Рассмотрим важные изменения подробнее.

Изменение 1 — новый обязательный реквизит «Сведения о перевозке»

В путевой лист добавился обязательный реквизит «Сведения о перевозке». В нём надо указывать вид сообщения и вид перевозки из ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

Видов перевозок пассажиров и багажа в ФЗ предусмотрели всего три: регулярные, по заказам и на легковых такси. Этого точно недостаточно, поэтому в письме от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ Минтранс уточнил порядок заполнения этого реквизита. В графе «Вид перевозки» надо указывать один из следующих видов:

регулярная перевозка пассажиров и багажа;
перевозка пассажиров и багажа по заказу;
организованная перевозка группы детей;
перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
перевозка грузов;
перевозка для собственных нужд.

При организованной перевозке группы детей указывается только не нужно указывать «перевозка пассажиров и багажа по заказу», если такая перевозка осуществляется по договору фрахтования. Указывайте только «организованная перевозка группы детей» или «перевозка для собственных нужд», когда перевозку осуществляет школа, спортивный клуб и пр. для собственных нужд.

Изменение 2 — «Сведения о транспортном средстве»

Теперь в сведениях о транспортном средстве надо указывать марку транспортного средства и прицепа (при наличии). Раньше указывали только тип и модель.

Тут же будем указывать показания одометра при выезде с парковки и заезде на неё после окончания смены. Показания, как и раньше, включают полные километры пробега. Но в старой редакции заносить данные одометра при заезде на парковку не требовалось.

Изменение 3 — порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле

В новых правилах указали, что за контроль технического состояния отвечает должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспорта. Сейчас указано, что это делает контроллёр технического состояния. Если всё в порядке, нужно проставить отметку «Выпуск на линию разрешён».

Также в правилах прописали, какую отметку ставить в путевом листе после медосмотра водителя:

по результатам предрейсового осмотра — «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
по результатам послерейсового осмотра — «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».

Изменение 4 — электронная форма журнала регистрации путевых листов

Теперь журнал можно вести на бумаге или в электронной форме на выбор. Если будете вести электронно, заверяйте внесённые в него сведения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). А также обязательно предусмотрите возможность печати журнала на бумаге.

Если ведёте бумажный журнал, учитывайте, что все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году

Обязательные реквизиты путевого листа перечислены в Приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368 и ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Первая группа даёт право на допуск транспорта к эксплуатации, а вторая — даёт право принять путевой лист к учёту.

Для допуска к эксплуатации

Чтобы на основании путевого листа списать ГСМ, в нём необходимо указать следующие реквизиты (разд. I Приказа № 368):

Наименование и номер. Укажите в бланке название документа и тип транспорта, для которого он составлен. Например, «Путевой лист легкового автомобиля». Нумеруйте путевые листы в хронологическом порядке.

Сведения о сроке действия. Сюда включите срок (число, месяц, год), в течение которого можно совершать поездки по выданному путевому листу. Документ может быть выдан и на несколько дней — в таком случае нужно указать даты начала и окончания срока, когда путевой лист может быть использован.

Сведения о перевозке. Это новый обязательный реквизит с 2021 года. В нём нужно указывать сведения о виде перевозки и сообщения. Эти данные приведены в ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Мы рассказали о них подробнее в разделе с изменениями 2021 года.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Тут нужно указать:

для юрлица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
для ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

Сведения о транспортном средстве. В путевой лист нужно включить информацию о транспортном средстве:

тип транспортного средства (легковой или грузовой автомобиль, автобус или троллейбус и т.д.);
марку и модель транспортного средства и прицепа к нему (если используется) (ВАЗ-2101, Audi A3 и т.п.);
государственный регистрационный номер транспортного средства и прицепа (если используется);
показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с парковки и заезде на неё после окончания смены;
день и время последней предрейсовой проверки технического состояния транспортного средства, если обязательный досмотр установлен законом);
дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места стоянки и его заезда обратно.

Сведения о водителе. Эта часть должна содержать:

фамилию, имя, отчество водителя;
дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, если послерейсовый осмотр предусмотрен законом.

Если одно транспортное средство используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину. В нём нужно указывать данные водителей, которые первыми выезжают с парковки и последними заезжают. Если путевой лист выписан на нескольких водителей, отметки о предрейсовом медосмотре должны быть в отношении каждого из них.

Для принятия к учёту

Помимо указанных реквизитов, путевой лист, как первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты, установленные для всех первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Обязательные реквизиты, согласно Закону № 402-ФЗ:

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Часто для служебных поездок работники компании используют личные автомобили. Например, директор использует автомобиль для поездок в командировку, а менеджер может ездить на личном автомобиле на встречи с партнерами.

Чтобы подтвердить расходы на ГСМ, каждую поездку нужно отразить в путевом листе.

Дополнительные реквизиты путевого листа

Организации и ИП могут указать в путевом листе дополнительные реквизиты, учитывающие особенности их деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа различными видами транспорта (п. 7 разд. I Приказа № 368).

Такими дополнительными реквизитами, по мнению автора, могут быть:

нормативный расход топлива;
маршрут движения;
экономия топлива в сравнении с нормативным расходом;
перерасход топлива в сравнении с нормативным расходом.

Данные реквизиты позволяют организации осуществлять внутренний контроль над обоснованностью списания горючего.

Нормативная база, справочники ОКВЭД, ОКОФ, проводок, актуальные показатели. Чтобы получить доступ к материалам, просто зарегистрируйтесь

Форма и порядок заполнения путевого листа

Обязательного для всех бланка путевого листа по-прежнему нет. Вы можете разработать его самостоятельно или доработать и использовать унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Доработка включает добавление всех обязательных реквизитов и исключение ненужных граф.

Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования 2021 года.

Мы подготовили несколько образцов путевых листов, оформленных по новым правилам.

Образец путевого листа легкового автомобиля на основе типовой формы № 3

Образец путевого листа грузового автомобиля на основе типовой формы № 4-П

Нормы расхода топлива

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте введены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”».

В соответствии с п. 1 данных Методических рекомендаций они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.

На основании Методических рекомендаций в организациях утверждаются нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.

НК РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Но если компания применяет эти нормы, она может подтвердить экономическую оправданность расходов в случае разногласий с налоговой (ст. 252 НК РФ).

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Что такое путевой лист

Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.

Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе I приказа Минтранса от 11.09.2020 № 368.

Документ вступил в силу с 01.01.2021. Основные нововведения:

Путевой лист обязателен при любой эксплуатации автомобиля вне зависимости от вида и нюансов перевозки.
Введен новый реквизит «Сведения о перевозке».
Обязательно нужно указывать марку прицепа.
Ответственное лицо обязано указывать время выезда ТС на линию и время его возвращения.

Как заполнить путевой лист, пошагово рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в этой ветке можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.

С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться здесь.

На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

О заполнении путевых листов с учетом последних нововведений вы можете узнать в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Задать вопрос и получить оперативный ответ по заполнению путевого листа вы можете в наших обсуждениях в группе «ВК».

Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

Если же обратиться к приказу Минтранса № 368, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть и скачать на нашем сайте по ссылке ниже:

Бухгалтерский учет ГСМ

Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ФСБУ 5/2019 "Запасы".

Важно! С 2021 года учет МПЗ ведется в соответствии с новым федеральным стандартом ФСБУ 5/2019 "Запасы" (он заменил ПБУ 5/01). О том, как изменились правила учета МПЗ, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете посмотреть разъяснения, если получите пробный доступ к правовой системе. Он бесплатный.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

по средней себестоимости;
по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

Есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.

Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.

1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.

Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:

В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.

ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.

На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.

Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.

В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).

О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье.

Пример списания ГСМ по путевым листам

Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.

ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.

При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.

Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.

Читайте также: