Что включает в себя резолюция написанная на документе соответствующим должностным лицом

Опубликовано: 17.09.2024

Резолюция документа – это рукописная надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение.

В ГОСТ Р 6.30-2003 сказано: «Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату…».

Резолюция проставляется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководителем соответствующего уровня, пишется от руки.

В соответствии с ГОСТ Р 6 30-2003 резолюция включает:

• фамилию исполнителя или фамилии и инициалы работников, которым документ передается на исполнение в дательном падеже. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителемсчитается работник, указанный в резолюции первым. Основной исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным (ответить на вопрос: кому исполнить?);

• содержание поручения чаще оформляется в форме инфинитива и его распространителей (ответить на вопрос: что исполнить?). Поручение должно содержать конкретные действия, которые ожидает от исполнителя руководитель; формулировки типа «рассмотреть», «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «принять меры», «активизировать» не приемлемы;

• срок исполнения (ответить на вопрос: к какому сроку исполнить?);

• подпись должностного лица;

• дату наложения резолюции.

Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект

договора с Консалтинговой группой «ТЕРМИКА»

Личная подпись

Лагутиной Л.Д.

подготовить проект договора с ООО «Старт» до 01.02.2013.

Таким образом, резолюция включает следующие элементы:

1) Кому исполнить;

2) Что исполнить;

3) К какому сроку исполнить;

Срок исполнения документа может быть типовым или индивидуальным. Типовые сроки исполнения ряда документов приведены в законодательных актах РФ, в приложении № 10 к Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ), они могут быть регламентированы в инструкции по делопроизводству организации.

Ниже представлен перечень типовых сроков исполнения документов, приведенных в ГСДОУ:

Акт приемки: подписание не позднее 45 дней с момента отправки (передачи) проектной продукции; акт о наличии недостатков: составление не позднее 10 дней по получении продукции.

Договор на поставку товаров: подписание и возврат не позднее 10 дней (для долгосрочных – 20 дней) после получения проекта договора; ответ на предложение о заключении договора – в 10-дневный срок после получения предложения.

Жалоба на неправильные действия или распоряжения финорганов: рассмотрение не позднее 5-дневного срока со дня поступления.

Заказ на продукцию: подписание и представление в 10-дневный срок после получения извещения.

Заявка покупателя – не позднее трех дней после ее получения.

Заявления и жалобы граждан – в срок до одного месяца со дня поступления; не требующие дополнительного изучения и проверки — безотлагательно, не позднее 15 дней.

Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей: в органах Союза ССР и в республиканских органах – в срок до 15 дней со дня поступления; в местных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях — безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления.

Запрос депутата Верховного Совета СССР – не более чем в 3-дневный срок на сессии Верховного Совета.

Консультация письменная по вопросам использования машин – не позднее чем через 10 дней по получении запроса.

Наряд на поставку продукции: выдача в течение 15 дней после получения извещения о распределении фондов.

Опросный лист на продукцию: представление – в 20-дневный срок с момента получения наряда.

Отзыв на проект стандарта: составление и направление не позднее чем через месяц со дня получения проекта стандарта; о работе машин – в 10-дневный срок.

Отчет бухгалтерский и баланс годовой: рассмотрение, утверждение и сообщение решений по ним в 15-дневный срок со дня получения.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации в зависимости от сложности предстоящей работы и ее трудоемкости.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель (исполнители), подпись автора резолюции и дата.

Резолюция, как правило, пишется на оригинале документа. На схемах расположения реквизитов в ГОСТ Р 6.30-2003 для резолюции отводится место между адресатом и текстом документа. Если в этой позиции не осталось свободного места, резолюцию можно написать и ниже текста. Не рекомендуется писать резолюцию поверх текста документа — во-первых, это затрудняет чтение как текста документа, так и самой резолюции, и, во-вторых, придает документу неопрятный вид. Если резолюция обширная, ее можно оформить на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Отдельный лист с резолюцией прикрепляется к документу и в дальнейшем вместе с документом подшивается в дело.

Не рекомендуется оформлять резолюцию на обороте документа – её можно просто не заметить, в таком случае поручение руководителя останется невыполненным. Если все-таки резолюция написана на обороте (вряд ли руководитель допустит, чтобы его учили, где писать резолюцию), нужно, чтобы секретарь на месте, отведенном для резолюции, сделал отметку: «Резолюция на об.».

Возможна подготовка проекта резолюции помощником руководителя.

В ГОСТе Р 6.30 сказано: «Допускается оформление резолюции на отдельном листе». Однако образец такой резолюции не представлен.

В организации может быть разработана форма для резолюций. Такая форма делает для руководителя рутинную работу по написанию резолюций более организованной. Кроме того, такой бланк не позволит забыть, например, проставить дату резолюции.

Бланк для резолюций может иметь такой вид:

Генеральный директор ООО «Знание» С.А. Плотников Исполнитель(и):___________________________ ___________ Поручение:___________________________ ______ _____ ___________________ (Подпись) ___________________ (Дата) ___________________________от ________________ №_____ (наименование вида документа)

В п. 4.7 Государственного стандарта допускается при необходимости сделать на бланке письма ограничительные отметки для размещения резолюции. Необходимость в таких отметках невысока: с одной стороны, едва ли руководитель организации (или другое должностное лицо) сможет (и захочет) аккуратно вписать резолюцию в ограничительные отметки и, во-вторых, далеко не всегда резолюция имеет некий стандартный размер, под который можно всегда заранее отвести определенную зону.

Важной задачей, стоящей перед руководителем при обработке управленческих документов, является, прежде всего, оценка возникшей ситуации, принятие какого-то решения и оформление его в виде резолюции.

Резолюция — это способ административного воздействия, организующее деятельность исполнителей. В соответствии с Юридическим энциклопедическим словарем (М.: Советская энциклопедия, 1984 г., с. 319) резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе.

Cтруктура резолюции

Наиболее общая структура практически любой резолюции предполагает наличие следующих элементов (частей):

Иногда руководитель может дать необходимые пояснения (например, как могло бы выглядеть окончательное решение или как следовало бы организовать проработку документа).

Правила написания резолюции изложены в ГОСТе Р 6.30 — 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Адресность резолюции

Обязательное требование к резолюции — адресность. Для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение, который может привлечь других либо четко определить степень ответственности каждого. Указывать в адресате должность исполнителя не обязательно. Адресат, в соответствии с ГОСТ 6.30–2003, содержит только фамилию исполнителя и инициалы, причем инициалы указываются после фамилии:

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является тот сотрудник, который в резолюции назван первым (без пометки «ответственный»). Проставлять отметку «отв.» или подчеркивать ответственного исполнителя не разрешается.

Побуждение к действию

Резолюция, своего рода, распорядительный документ, составленный на полученном документе. Поэтому в тексте резолюции будут присутствовать так называемые управленческие операторы, позволяющие активно влиять на процесс принятия решения в желаемом направлении. Приведем в качестве примеров некоторые из возможных управленческих операторов:

«информировать по истечении срока исполнения о принятом решении»;
«дополнительно переговорить»;
«подтвердить получение»;
«сообщить о выполнении» и др.

При составлении резолюции необходимо учитывать и то, в какой мере анализируемая ситуация носит типовой для данной организации характер. Если ситуация типовая, то и решение соответствующих вопросов должно основываться на некоторой типовой схеме. Анализируя управленческую ситуацию, зафиксированную в документе, руководитель, прежде всего, решает задачу ее идентификации. При этом производится оценка ситуации со следующих позиций:

Ситуация является стандартной
Ситуация не является стандартной.
Ситуация не является стандартной и не имеет аналогов.

В процессе дальнейшей оценки документа руководитель принимает одну из следующих альтернатив:

Содержание действия, безусловно, будет зависеть и от квалификации работника. Чем выше она у исполнителя, тем большую свободу действий ему можно предоставить. В связи с этим указания, содержащиеся в резолюции, могут носить либо общий, либо конкретный характер.

Общие указания выражаются следующим образом:

к руководству»,
к исполнению»,
к сведению».

На документах, содержащих стандартные ситуации, не требующих дополнительных разъяснений и имеющих типовые сроки исполнения, резолюции оформляются по упрощенной схеме: указываются исполнитель, подпись автора резолюции и дата.

Резолюции должны быть составлены таким образом, чтобы у исполнителя не возникали дополнительные обращения за разъяснениями к руководителю. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно.

Руководитель при выработке решения должен принимать во внимание наличие целого ряда разнообразных задач у исполнителя и учитывать их приоритетность, степень завершенности, а также ряд других факторов. При этом важно обеспечить минимальное суммарное время проработки и реализации решений для наиболее приоритетных задач.

Иногда в одном и том же документе фиксируется более одной желаемой и действительной ситуации. При этом между ними могут существовать разнообразные, порой весьма сложные взаимосвязи. В подобных случаях руководителю приходится прибегать к более чем одной резолюции. Если резолюция является сложной, состоит из нескольких задач, предписываемых различным исполнителям, то руководитель перед написанием такой резолюции должен осуществить декомпозицию процесса принятия решения на отдельные, относительно самостоятельные этапы. Их состав и число зависят, с одной стороны, от содержания документа, с другой, — от информированности, методов и стиля работы самого руководителя.

Сроки исполнения

Как видно из примеров, помимо адресата и предписываемого действия, резолюция должна содержать порядок его выполнения и форму контроля .Желательно в конце текста резолюции указать предполагаемую дату, к которой вопрос должен быть решен. Это будет служить своего рода стимулом к действию у исполнителя и формой контроля за исполнением документа.

Устанавливая сроки работы по конкретным документам, руководитель в каждом случае фактически осуществляет экспертную оценку ситуации. Как показывает практика, на такую оценку часто отводится очень короткое время, и возникает опасность, что срок исполнения будет установлен достаточно произвольно. В теории сетевого планирования и управления используются вероятностные методы оценки выполнения работ по специально разработанным для этого формулам (на основе минимального и максимального времени выполнения). Конечно, руководитель не будет оценивать время по такой формуле. Однако при назначении контрольного срока очень важно иметь в виду саму возможность постановки такой задачи, учитывая имеющиеся у подчиненных ресурсы, другие поручения и т.д.

Подпись руководителя и дата резолюции

Подпись руководителя (без расшифровки) и дата написания резолюции также являются ее неотъемлемой частью и определяют начало действия. Отсутствие этих реквизитов указывает на неверное оформление резолюции.

В целях экономии времени руководителя секретарь или помощник может заранее подготовить проект резолюции и представить руководителю, который в случае согласия с ее содержанием лишь подписывает резолюцию и ставит дату.

Месторасположение резолюции

Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Некоторые руководители по различным причинам предпочитают оформлять резолюцию на дополнительном листе формата А6, прикрепляя его потом к документу скрепкой или скобой. В этом случае на отдельном листе-резолюции указывается регистрационный номер и дата документа, к которому резолюция относится. Такой способ придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, в этом случае плохо обеспечивается сохранность резолюции (лист в резолюцией может открепиться от документа, а при сдаче дел в архив скрепка или скоба изымаются и лист с резолюцией подшивается как отдельный документ).

Содержание резолюции с документа должно обязательно переноситься в регистрационную форму (журнал или регистрационно-контрольную карточку). Если исполнение поручения, указанного в резолюции, берется на контроль, один экземпляр регистрационно-контрольной карточки помещается в контрольную картотеку.

Делайте правильный выбор

Во многих организациях основная масса поступающих документов независимо от их содержания и степени важности передается руководителю, рассматривается им, а затем с оформленной резолюцией, спускаясь по ступеням иерархической лестницы, попадает к непосредственному исполнителю. Такой порядок работы с документами, особенно в организациях с большим объемом документооборота, имеет ряд недостатков. С одной стороны, время ожидания документом своего рассмотрения иногда во много раз превосходит время работы с ним. С другой стороны, на рассмотрение почты в таких случаях многие руководители затрачивают в общей сложности около двух рабочих дней в неделю.

Если налажена четкая организация делопроизводства, то на стол к руководителю попадают действительно важные документы, требующие указания по исполнению непосредственного от него. Для регулирования этого вопроса рекомендуется составлять специальный перечень, в котором указываются виды документов, содержащиеся в них вопросы и должностные лица или структурные подразделения, которым их следует направлять на рассмотрение. Эти перечни позволяют исключить поступление излишней информации руководству и ускорить ее прохождение.

Такая практика иногда вызывает непонимание у руководителей, которые рассматривают все документы, аргументируя это необходимостью быть в курсе всех решаемых в организации вопросов. Однако встречаются и другие руководители, которые стремятся разбросать поступившую к ним корреспонденцию между подчиненными, едва успев на нее взглянуть. Типичные резолюции в подобных случаях: «Пр. рассмотреть» или «Прошу разобраться». Так руководителю удается довольно быстро раскидать гору бумаг, но низкое качество документации, исходящей из его подразделения, и нарушение сроков не укрепляют его авторитет ни у начальства, ни у подчиненных. В конечном счете за всю деятельность организации или структурного подразделения несет ответственность руководитель, а четкое распределение обязанностей — важнейшее правило научной организации труда. Однако стремление некоторых руководителей лично охватить всю массу поступающей корреспонденции приводит к задержке исполнения документов, отвлекает руководителей от решения принципиальных вопросов деятельности организации.

В соответствии с ГОСТ Р 6 30-2003 резолюция включает:

• срок исполнения (ответить на вопрос: к какому сроку исполнить?);

• подпись должностного лица;

• дату наложения резолюции.

Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект

договора с Консалтинговой группой «ТЕРМИКА»

Личная подпись

Лагутиной Л.Д.

подготовить проект договора с ООО «Старт» до 01.02.2013.

Таким образом, резолюция включает следующие элементы:

1) Кому исполнить;

2) Что исполнить;

3) К какому сроку исполнить;

Ниже представлен перечень типовых сроков исполнения документов, приведенных в ГСДОУ:

Заказ на продукцию: подписание и представление в 10-дневный срок после получения извещения.

Заявка покупателя – не позднее трех дней после ее получения.

Запрос депутата Верховного Совета СССР – не более чем в 3-дневный срок на сессии Верховного Совета.

Наряд на поставку продукции: выдача в течение 15 дней после получения извещения о распределении фондов.

Опросный лист на продукцию: представление – в 20-дневный срок с момента получения наряда.

Возможна подготовка проекта резолюции помощником руководителя.

Бланк для резолюций может иметь такой вид:

Резолюция (англ. resolution – «разрешение») — это решение, которое принимается международной компанией, должностным лицом или совещательным органом.

Практически каждый из современных терминов появляется в лексиконе русских граждан из латыни. Слово «resolution» изначально переводили как «разрешение». Его использовали в случае, когда конкретные люди, имеющие влияние, занимались обсуждением имеющихся проблем и в результате приходили к максимально эффективному решению.

Сегодня резолюцией называют решение, имеющее юридическую силу и затрагивающее один из актуальных вопросов. Его чаще оформляют письменно. Также в нём содержится обращение к лицам исполнителям. В документе всегда указывается, что именно эти лица или государство должно выполнять.

Резолюция может быть коллективной или единоличной.

В последнем случае в проблеме разбирается один человек, это может быть руководитель компании. Коллективная означает, что поиском решения занималось несколько человек, то есть коллегиальные органы. Например, это могут быть лица, входящие в следующие объединения:

Съезды;
Международные организации, такие как Совет Безопасности ООН или Генеральная конференция ЮНЕСКО;
Совещательные органы;
Собрания акционеров компании или учредителей;
Парламент, но не во всех государствах.

В некоторых случаях, оформлением документа могут заняться представители научной конференции. Здесь речь идет об итогах рассмотрение докладов. Иногда резолюцию принимают организаторы протестов и митингов.

Функции резолюции на документах

На документе резолюцию должно представить должностное лицо, которому адресована бумага. Делается это в ситуации, когда необходимо быстро принять какое-либо решение. Также стоит учесть, что содержание реквизита должно нести форму распорядительного документа. Здесь необходимо максимально точно указать порядок дальнейших действий в отношении данного документа.

Принятое руководством компании оперативное решение, которое оформлено как резолюция на документе, следует поставить на консоль исполнения. При этом, в регистрационной форме следует указать конкретных исполнителей, а также обозначить сроки. В качестве номера документа используется тот, который указан на деловой бумаге.

Резолюция на служебном письме: когда можно писать

Уровень трудовой дисциплины и организаторские способности работодателя во многом определяются скоростью документооборота внутри предприятия.

Ситуация, в которой секретарь теряет документы, не регистрирует их или не вовремя представляет руководству для ознакомления, чревата нарушением технологической цепочки, осложнением партнерских связей или срывом поставок.

Даже сегодня, когда большинство компаний переходит на электронный документооборот, по-прежнему актуальны письменные обращения к работодателю, связанные с производственными вопросами. Одним из способов продуктивного сотрудничества между руководителем и его подчиненными разного уровня является резолюция на представленном ему документе.

Резолюция: что это такое

В производственной терминологии понятие «резолюция» означает максимально краткое распоряжение руководителя, адресованное подчиненному или подчиненным. Сам факт появления резолюции на документе является свидетельством того, что руководитель с ним ознакомился и отправил далее на исполнение.

Резолюция на письме ставится на каждый документ, который приходит из разных точек:

от коллег;
от партнеров;
от поставщиков;
от вышестоящего руководства;
от представителей средств массовой информации (СМИ);
от социальных или общественных организаций.

Документы, поставляемые руководству, могут прийти как от физического, так и от юридического лица. В любом случае работодатель должен с ним ознакомиться и принять какое-то решение по дальнейшему движению данного документа.

Прежде всего, каждое письмо, поступающее в канцелярию, должно быть зарегистрировано. Письменная регистрация — это гарантия исключения конфликтных ситуаций в дальнейшем. Иногда содержание поступаемых документов имеет колоссальное значение для работодателя.

Это могут быть, например, извещения от инспектирующих или налоговых органов, которые проигнорировать нельзя ни в коем случае. Не менее важны сообщения о федеральных тендерах и аукционах. Пропустить такую корреспонденцию, значит, потерять шанс стать участником глобального государственного проекта.

Вместе с этим унифицированная система документации предполагает регистрацию также заявлений от рядовых сотрудников с просьбой о предоставлении отпуска, отгулов и так далее.

Движение деловой корреспонденции с резолюцией руководителя

Итак, на деловом письме, прошедшем регистрацию, ставится резолюция руководителя, определяющая дальнейшее движение документа. Прежде всего, руководителю должны поступать документы, нуждающиеся в незамедлительном рассмотрении.

К первоочередной относится деловая корреспонденция от:

руководителей субъектов государственной власти;
различных министерств и их региональных подразделений;
надзорных органов;
налоговой службы.

Назначение резолюции

По значимости и юридической силе, резолюцию можно приравнять к распределительному документу. Если её проставили на бумаге, она сразу становится полноценным распорядительном документом, но только тогда, если она оформлена с учетом всех правил и требований. Но, большее количество владельцев компаний, особенно, если говорить о мелком бизнесе, не считают необходимым заниматься оформлением распорядительных документов.

Именно поэтому, часть устных распоряжений не всегда исполняются, например, из-за банальной забывчивости сотрудников. Такое отношение к работе часто провоцирует задержки в исполнении ряда задач. Также стоит учесть, что исполнительный контроль документов здесь станет невозможным по причине отсутствия распорядительных бумаг. Краткое и конкретное распоряжение на бумаге поможет избежать большого количества проблем, а также сэкономит время руководителя.

Локдаун экономики — что это такое;
Регламент — подробное описание;
Депонирование — что это значит;
Ростовщичество — история происхождения;

Как правильно оформить резолюцию

Правила оформления резолюции регулируются общим положением, указанным в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Основные пункты, которые следует обозначить в любой резолюции, это:

Фамилия и инициалы лица-исполнителя, которому направлена бумага.
Текстовая часть. Здесь конкретно указывается задачи к выполнению, а также сроки.
Подпись руководителя и дата.

Если бумага адресована нескольким сотрудникам, первой указывается фамилия ответственного исполнителя. Он должен проконтролировать чёткое выполнение поставленных задач другими лицами-исполнителями. Кроме этого, он должен будет подать отчет после выполнения распоряжений. Если потребуется, ответственное лицо может организовать заседание, где сотрудники смогут получить подробную информацию о порядке выполнения поручений.

В большинстве случаев, текст резолюции состоит из одного предложения. Если речь идет о контекстном характере поручения, в тексте могут находиться такие формулировки как:

Подать отчет о выполнении;
Подтвердить получение;
Информировать об окончании сроков выполнения;
Подготовить отчёт;
Обсудить дополнительно.

Если распоряжение носит общий характер, здесь иногда встречаются следующие формулировки:

К руководству:
К сведению;
К исполнению.

Когда необходимо, в документе указываются сроки исполнения. В такой ситуации желательно не обозначать период в виде определённого количества дней, недель или месяцев. Рекомендуется ставить дату, которая означает последний день для выполнения поставленных задач. В обязанности секретаря входит проверка сроков выполнения распоряжения в случае наличие резолюции на документе.

Сроки исполнения можно не устанавливать, если данная бумага имеет типовые сроки или они присутствуют в формулировке документа. Последняя запись в резолюции, это личная подпись и дата создания. Здесь стоит помнить о том, что распорядительные реквизиты могут оставить не только лица из руководства компании, а и руководитель структурного подразделения или его заместитель.

В таком случае стоит проконтролировать, чтобы оформленное распоряжение не вышло за грани должностных полномочий данного сотрудника. Если в документе не остается места для распорядительного реквизита, его оформляют на отдельной бумаге. В такой ситуации нужно дополнительно проставить номер документа, который имеет непосредственное отношение к распоряжению, а также дату регистрации.

Множественная резолюция: пример

В сети есть много профильных сайтов, на которых можно ознакомиться с образцом резолюции на письме. Интересно, что в зависимости от сложности поставленной задачи, резолюций может быть несколько.

Генеральному директору строительной , выступающей в роли подрядчика, поступает письмо от руководителя общества с ограниченной ответственностью «Вертикаль» (заказчика услуги). В нем содержится информация о продлении действия договора с требованием проведения комплекса дополнительных работ на возводимом объекте.

Руководитель накладывает резолюцию с требованием выяснить причину продления договора и адресует ее прорабу объекта. Прораб, в свою очередь, накладывает резолюцию с рекомендацией проведения правового анализа новых требований заказчика (дополнительных работ) и адресует ее юридическому отделу .

Юристы компании тщательно проанализировали ситуацию и признали требования безосновательными. Руководители пришли к компромиссу. Дополнительный объем работ был сокращен, и по факту их выполнения и выделила дополнительное финансирование.

Резолюцию на служебном письме можно писать одновременно нескольким исполнителям. Например, руководителю пищевого комбината «Мясная поляна» поступило деловое письмо от поставщиков с уведомлением о сдвиге срока поставок.

Генеральный директор комбината наложил сразу три резолюции:

Одна из них было адресована шеф-повару с требованием скорректировать выпускаемую продукцию с учетом недопоставки мясного фарша.
Вторая резолюция была адресована финансовому директору с требованием определить размер материального ущерба от факта недопоставка мясного фарша.
Третья резолюция была адресована юридическому отделу предприятия с требованием проведения правового анализа создавшейся ситуации.

При этом всегда приоритетной считается та задача, которая озвучивается в первой резолюции. То есть, все усилия данного предприятия пищепрома были положены на то, чтобы на рынок был поставлен весь объем запланированной продукции с оптимальными корректировками.

Комбинат «Мясная поляна» достойно вышел из ситуации, факт срыва поставок был доказан в суде. Причина сдвига поставок мясного фарша была признана неуважительной, что дало основание генеральному директору «Мясной поляны» впоследствии потребовать полное возмещение ущерба и выплату материальной компенсации за причиненный моральный ущерб.

Все этапы этой производственной ситуации последовательно прослеживаются в резолюциях, наложенных на первое письмо от поставщиков.

Резолюция может быть коллективной или единоличной.

Съезды;
Международные организации, такие как Совет Безопасности ООН или Генеральная конференция ЮНЕСКО;
Совещательные органы;
Собрания акционеров компании или учредителей;
Парламент, но не во всех государствах.

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п. Как оформить реквизиты документов?

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

положения о документообороте;
инструкции;
правила;
регламенты.

Национальный стандарт России о требованиях к оформлению документов.

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

в целях обеспечения юридической силы документа;
для оперативной обработки документа;
для оперативного поиска документа;
для создания условий работы с использованием оргтехники.

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

Функции резолюции на документах

Движение деловой корреспонденции с резолюцией руководителя

К первоочередной относится деловая корреспонденция от:

руководителей субъектов государственной власти;

Многие обращения из вышеперечисленных инстанций требуют быстрых решений, которые напрямую определяют производственный успех компании и личную репутацию руководителя.

Кроме того, подавая деловую корреспонденцию руководителю к рассмотрению, опытный секретарь, прежде всего, акцентирует его внимание на наиболее важных для компании документах. Это могут быть письма от значимых клиентов или наиболее важных для компаний партнеров.

Для руководителя особенно важно своевременно знакомиться с перепиской, которая длится уже некоторое время. Бывает, что пройдя определенный производственный цикл, деловое письмо возвращается опять к руководителю, поскольку последний адресат нуждается в официальном разрешении или в запрете на выполнение какого-то профессионального действия.

Такие письма относятся к деловой корреспонденции, которая представляет собой неформальную обратную связь. Кроме того, для работодателя принципиальной и особенно значимой является переписка, освещающая сделки и услуги, которые курирует он сам. Если секретарь учитывает данные нюансы, то документооборот осуществляется без задержек, а производственный цикл остается непрерывным.

Назначение резолюции

Локдаун экономики — что это такое;
Регламент — подробное описание;
Депонирование — что это значит;
Ростовщичество — история происхождения;

Механизм принятия решений

Теперь разберемся, как принимается резолюция, что это за документ. Достаточно рассмотреть механизм принятия этого решения на примере любого руководящего органа или лица. Прежде всего, это определение управленческого характера. Если оно требует детального рассмотрения, то назначается заседание всех взаимосвязанных структур вместе с их полномочными представителями, каждый из которых высказывает свою точку зрения на проблему, заслушав все возможные доводы, оценив фронт предстоящих работ и выбрав необходимые средства, подводит к заключительному решению законодательную базу. При этом большую роль при принятии резолюции руководителем играет нормативный подход, он позволяет оформить постановление в наиболее подходящей для данного случая форме и назначить ответственных за его исполнение в срок. Немаловажным при принятии решения является дескриптивный подход, позволяющий принимать решения, основываясь на неформальных критериях, ибо формализм не всегда возможен, а в некоторых случаях прямо вредит. После всех консультаций руководитель выносит окончательное решение и ставит свою подпись под документом.

Как правильно оформить резолюцию

Фамилия и инициалы лица-исполнителя, которому направлена бумага.
Текстовая часть. Здесь конкретно указывается задачи к выполнению, а также сроки.
Подпись руководителя и дата.

Подать отчет о выполнении;
Подтвердить получение;
Информировать об окончании сроков выполнения;
Подготовить отчёт;
Обсудить дополнительно.

Если распоряжение носит общий характер, здесь иногда встречаются следующие формулировки:

К руководству:
К сведению;
К исполнению.

Проблемы делопроизводства

Стоит сказать, что рассмотрение актов и оформление резолюций – процессы достаточно сложные. Уполномоченному служащему приходится учитывать множество нюансов и организационного, и психологического характера. Зачастую исполнение входящих актов начинается с оформления резолюций. В этой связи значение данного реквизита как инструмента управления иногда абсолютизируется

Правила делопроизводства многих организаций предусматривают, что основной объем входящей документации, вне зависимости от содержания и уровня важности, направляется сначала руководителю. Он рассматривает поступившие бумаги и делает соответствующие отметки

После этого документы отправляются к непосредственным исполнителям. Этот порядок работы обладает рядом недостатков. В первую очередь продолжительность ожидания актом своего рассмотрения в ряде случаев превышает период работы с ним во много раз. При этом процесс может занимать до 80% времени от общего срока выполнения поручения. Кроме того, установлено, что на рассмотрение корреспонденции у руководителя уходит в среднем до двух дней в неделю. В итоге стремление директора охватить весь объем поступающей почты приводит к задержке выполнения поручений. Более того, руководители постоянно отвлекаются от решения актуальных управленческих вопросов.

Экономия времени

Для сокращения сроков оформления резолюций помощник или секретарь может заранее разработать типовой ее текст и предложить начальнику. Если директор будет согласен с содержанием, то ему нужно будет только подписывать и указывать дату. Используемые резолюции вполне можно формализовать. Большинство из них, за исключением некоторых, обладают типизированным, повторяющимся характером. Все они могут сводиться к 10-15 вариантам и распечатываться на листе. При рассмотрении документа руководитель подчеркивает нужную резолюцию. Этот листок далее следует за актом к исполнителю по иерархической лестнице вниз.

Роль резолюций Генеральной ассамблеи ООН

Генеральная ассамблея – важнейший орган ООН, обладающий директивными, совещательными и представительными полномочиями. Её членами являются 193 государства, каждое из которых обладает одним голосом.

Резолюции Генеральной ассамблеи – это итоговые решения по важным международным вопросам:

обеспечения прав человека;
мира и безопасности;
экономического развития.

Эти акты выражают общую волю всех стран-участниц организации и накладывают юридические обязательства. Так, нормы из Всеобщей декларации прав человека (а это тоже резолюция Генеральной ассамблеи) многие государства включили в тексты Конституций (что это?), а механизмы реализации закрепили в законах.

Документ состоит из двух частей:

Вводной (преамбулы). Здесь организация указывает, почему считает тот или иной вопрос актуальным.
Постановляющей. Генеральная ассамблея подробно выражает мнение по теме и расписывает, что должны предпринять государства в целях исполнения её воли.

Как определить, что перед вами резолюция Генеральной ассамблеи ООН? Документ может иметь разные названия (конвенция, декларация, программа действий, вопрос), но обязательно обозначается префиксом A/RES/- .

Дополнительно

Содержание резолюции определяет порядок исполнения документа, отрицательное либо положительное решение поставленного в акте вопроса. Учитывая это, многие директора в реквизите используют разные системы обозначений. Они дают возможность маневрировать в рамках официального характера делопроизводства.

Как правило, условные обозначения используются при проставлении резолюций на обращениях от граждан и в ходе личных приемов. Так, в одной из организаций в случае положительного решения вопроса указание, включаемое в акт на глазах у клиента, не принималось к исполнению при отсутствии пометки «Информируйте». На другом предприятии резолюция не выполнялась, если была написана черными, а не фиолетовыми чернилами. Установление таких «специфических» правил – не редкость. Зачастую использование условностей позволяет избегать или, наоборот, оперативно решать непростые вопросы, возникающие в рамках работы с персоналом.

Делайте правильный выбор

С одной стороны, время ожидания документом своего рассмотрения иногда во много раз превосходит время работы с ним. С другой стороны, на рассмотрение почты в таких случаях многие руководители затрачивают в общей сложности около двух рабочих дней в неделю.

Такая практика иногда вызывает непонимание у руководителей, которые рассматривают все документы, аргументируя это необходимостью быть в курсе всех решаемых в организации вопросов. Однако встречаются и другие руководители, которые стремятся разбросать поступившую к ним корреспонденцию между подчиненными, едва успев на нее взглянуть. Типичные резолюции в подобных случаях: «Пр. рассмотреть» или «Прошу разобраться». Так руководителю удается довольно быстро раскидать гору бумаг, но низкое качество документации, исходящей из его подразделения, и нарушение сроков не укрепляют его авторитет ни у начальства, ни у подчиненных. В конечном счете за всю деятельность организации или структурного подразделения несет ответственность руководитель, а четкое распределение обязанностей — важнейшее правило научной организации труда. Однако стремление некоторых руководителей лично охватить всю массу поступающей корреспонденции приводит к задержке исполнения документов, отвлекает руководителей от решения принципиальных вопросов деятельности организации.

Читайте также: