Чтобы в программе зарегистрировать прием сотрудника на работу по трудовому договору

Опубликовано: 17.05.2024

В программе 1С Бухгалтерия 8.3 предусмотрена возможность вести учет не только различного рода начислений сотрудникам организации, но и оформлять прием на работу сотрудника, формировать кадровые документы. В данной статье разберем прием на работу и заведение нового работника в 1С 8.3 Бухгалтерия в виде пошаговой инструкции.

Кадровый учет в 1С 8.3 Бухгалтерия

Необходимо отметить, что в 1С Бухгалтерия 8.3 существует два способа ведения кадрового учета: полный и упрощенный. Упрощенный вариант не даёт возможности создавать кадровые документы, приказы печатаются непосредственно из карточки сотрудника.

Для включения возможности ведения полного кадрового учета выполним специальную настройку программы 1С 8.3: раздел Зарплата и кадры – Настройка зарплаты:

Кадровый учет – флажок Полный:

Необходимые настройки выполнены, рассмотрим порядок приема на работу сотрудника в программе 1С Бухгалтерия 8.3 на основную должность и по совместительству.

Прием сотрудника на основную работу

Для того чтобы принять сотрудника на работу в 1С Бухгалтерия 8.3 переходим в раздел: Зарплата и кадры – Приёмы на работу:

Нажимаем кнопку Создать:

Заполняем в документе основные данные:

В поле Подразделение– подразделение организации, где сотрудник будет осуществлять трудовую деятельность:

В поле Должность – должность принимаемого сотрудника. Если её нет в выпадающем списке должностей, то по кнопке Ещё – Создать заводим новую:

Добавляем новую должность:

В поле Сотрудник– сотрудник организации, принимаемый на работу, согласно трудовому договору. По кнопке Создать вводим в справочник нового сотрудника:

Заполняем необходимые данные: ФИО, дата рождения, СНИЛС и ИНН:

Заполняем оставшиеся поля:

Дата приема;
Вид занятости – основное место работы.

По кнопке Добавить укажем вид начисления и размер заработной платы, а также условия выплаты аванса. Их в программе 1С Бухгалтерия 8.3 два: фиксированной суммой и процентом от тарифа:

Проводим документ и переходим к печати документа Приказ о приеме по форме Т-1 в 1С 8.3:

Печатную форму можно отредактировать и ввести вручную. Например, испытательный срок и номер трудового договора:

Прием сотрудника на работу по внутреннему совместительству

Оформим в программе 1С Бухгалтерия 8.3 прием сотрудника по внутреннему совместительству. Отметим, что одно физ.лицо может заключать с организацией сразу несколько трудовых договоров. В таком случае для правильного заполнения персонифицированной отчетности и справок по НДФЛ физическое лицо не дублируем, а на каждый трудовой договор в 1С Бухгалтерия 8.3 заводим нового сотрудника. Поскольку физическое лицо уже работает в организации, программа 1С 8.3 сообщает, что найден человек с похожим именем. Нажимаем кнопку Да, это тот, кто мне нужен и личные данные будут заполнены автоматически:

Выбираем вид занятости – Внутреннее совместительство:

По аналогии отражаем вид начисления, размер заработной платы и проводим документ:

Кадровые отчеты в 1С 8.3 Бухгалтерия

Чтобы принять сотрудника на работу в Бухгалтерии предприятия 3.0 данный сотрудник должен быть добавлен в справочник физические лица и сотрудники. Добавим сотрудника в справочник физические лица заходим в раздел зарплата и кадры далее справочники и настойки пункт физические лица.

Нажимаем по кнопке создать, откроется окно в котором заполняем данные по физическому лицу. После заполнения сохраняем карточку по кнопке записать и закрыть.

Затем для добавления сотрудника в справочник сотрудники переходим в раздел зарплата и кадры далее кадры пункт сотрудники.

Нажимаем создать в открывшемся окне заполняем ФИО сотрудника и записываем карточку по кнопке записать. Так как мы ранее создали сотрудника в справочнике физические лица при записи карточки сотрудника выйдет окно, что данный человек уже существует в базе. Выбираем да, это тот, кто мне нужен и информация по сотруднику подтянутся автоматически из справочника физические лица.

Физическое лицо можно не создавать отдельно, при создании сотрудника в справочнике сотрудники программа автоматически создает карточку физического лица. Если находится человек с похожим именем, то выйдет окно выбрать существующего или создать нового. При приеме сотрудника по совместительству, либо у него повторный прием (увольнялся ранее) в справочнике физические лица новую карточку никогда не создаем там сотрудник должен быть только один. А в справочнике сотрудники при каждом приеме нужно создавать новую карточку.

Если у сотрудника есть вычеты, либо условия страхования отличаются от тех, которые программа ставит по умолчанию, то изменить данные нужно в карточке сотрудника в пунктах налог на доходы и условия страхования пройдя по ссылкам в нижней части карточки сотрудника.

Сотруднику можно назначить отдельный способ отражения в учете не такой, как для всей организации. Для этого нужно в карточке сотрудника кликнуть по ссылке в пункте учет расходов.

Приема на работу создаем из карточки сотрудника по ссылке принять на работу, либо по кнопке оформить документ и выбираем прием на работу.

Если данных пунктов нет, тогда нужно зайти в раздел главное далее настройки пункт функциональность.

В открывшемся окне переходим на вкладку сотрудники и ставим галку «Кадровые документы». Если кадровые документы вести не будете, тогда данные о приеме указать в карточке сотрудника. Без включенной настройки кадровых документов отчеты СЗВ-ТД и СТД-Р заполняться автоматически не будут.

После открытия документа приема на работу выбираем сотрудника и заполняем кадровые данные. Если ведутся электронные трудовые книжки, то для отражения приема в отчете СЗВ-ТД и СТД-Р нужно поставить галку «Отразить в трудовой книжке». После того как данные внесены проводим документ. Из приема на работу есть возможность распечатать приказ о приеме и трудовой договор нажав по кнопке печать.

Так же прием на работу можно создать из раздела зарплата и кадры далее кадры пункт кадровые документы и создать документ прием на работу.

После проведения документа прием на работу нужно вернуться в карточку сотрудника. Пункт выплата зарплаты станет активным для редактирования, где мы можем указать необходимый способ выплаты.

Консультацию для Вас составила специалист нашей Линии консультаций.

Закажите тестовую консультацию по Вашей программе у нас по телефону: +7(343) 288-75-45.

*Для оказания консультации необходимо сообщить ИНН вашей организации, регистрационный номер вашей программы ( для программ 1С:Предприятие версии ПРОФ необходим активный договор 1С:ИТС ПРОФ)

Сергей — переводчик с ИП. Работы становится всё больше, поэтому Сергей просит жену помочь. Он хочет оформить ее к себе в штат, чтобы шел стаж.

Для ИП, которые считаются микропредприятиями, действует упрощенная система оформления сотрудников. По этой системе тоже придется оформлять много бумаг, но не так много как обычно. Рассказываем, как и что нужно делать.

Упрощенная система оформления

Чтобы оформить сотрудника в штат по общим правилам, нужно составить правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков, положение об оплате труда и премиях. Но для некоторых ИП действует упрощенная система.

По упрощенной схеме могут работать ИП и ООО, которые считаются микропредприятиями. У них:

выручка до 120 млн рублей в год;
до 15 сотрудников в штате.

На сайте налоговой можно проверить, подходит ИП под микропредприятие или нет. Для этого нужно ввести в строку поиска ИНН, ОГРН, ОГРНИП, название предприятия или ФИО предпринимателя:

Если ИП оказался в списке микропредприятий, он может оформлять сотрудников по упрощенной процедуре за шесть шагов:

составить штатное расписание;
заключить трудовой договор с сотрудником;
издать приказ о принятии на работу;
заполнить трудовую книжку;
завести личную карточку;
зарегистрироваться в фондах.

Рассказываем о каждом шаге подробно.

Шаг 1. Составить штатное расписание

Штатное расписание — это внутренний документ о том, как всё устроено в компании: какая структура, сколько сотрудников и какие выплаты идут сотруднику. Это обязательный документ, чтобы оформить сотрудника в штат.

Вот, что нужно заполнить в штатном расписании:

название структурного подразделения в компании. В ИП Сергея их нет;
порядковый номер работника;
код должности, например, производственный персонал. Можно обойтись без кодирования, наказания за это нет;
количество сотрудников в этой должности;
оклад и надбавки;
сумма.

У Сергея из нашего примера жена — первый сотрудник. Ее оклад 50 000 рублей. Штатное расписание будет вот таким:

Сергею не нужно показывать себя в штатном расписании. По закону он не считается работником своего ИП.

Сергей заполняет штатное расписание и издаёт приказ о том, что утверждает штатное расписание.

После этого можно заключать трудовой договор с сотрудником.

Шаг 2. Составить трудовой договор

Чтобы принять супругу на работу, Сергей заключает с ней трудовой договор по форме для микропредприятий. Он включает в себя локальные нормативные акты, которые при типовом договоре оформляются отдельно.

В договоре прописывают условия работы: график, зарплату, должность, место работы, условия труда.

В трудовом договоре есть существенные условия и дополнительные. Без существенных условий предприниматель при проверке может получить штраф до 10 000 рублей на каждого неправильно оформленного сотрудника. Дополнительные добавляют по желанию. Они нужны, чтобы уточнить отношения между сотрудниками и работодателем.

данные паспорта сотрудника и работодателя с полными инициалами;
название компании;
место и дата заключения трудового договора;
срок договора;
подразделение, филиал, основной или дополнительный офис;
должность, профессия, специальность;
дата начала работы — с какого дня сотрудник выходит на работу;
гарантии и компенсации за работу в опасных условиях. За работу на Крайнем Севере на нефтяных вышках есть надбавки к зарплате, а на вредных производствах могут быть особые условия. Сергею этот пункт не нужен;
условия оплаты и порядок выплат. Например, можно прописать, что сотрудник получает оклад в 40 000 рублей и премию по итогам года в восемьдесят тысяч рублей;
пункт про обязательное страхование работника и взносы в фонды за него;
условия работы. Тут пишут, как сотрудник будет работать: в офисе или постоянно передвигаться — например, если он торговый агент.

Если забыть внести какие-то из обязательных условий, у договора всё равно будет юридическая сила. Но чтобы избежать штрафа, недостающие данные нужно включить в дополнительное соглашение к договору.

Дополнительно в договоре можно прописать всё, что касается условий работы:

испытательный срок. Иначе сотрудник сразу начинает работать в штате;
условия служебной или коммерческой тайны. Можно прописать, какую информацию сотрудник не может разглашать;
договоренность об обучении. Можно заранее прописать, что сотрудник должен отработать год или другое время после обучения;
дополнительное страхование. Например, сотруднику компенсируют траты на лечение, если он работает на опасном производстве.

Сергей заполняет трудовой договор:

Чтобы оформить трудовой договор, от сотрудника нужны такие документы:

паспорт;
СНИЛС;
трудовая книжка;
военный билет для тех, кто состоит на учете в военкомате;
ИНН — чтобы платить НДФЛ. Если у работника нет ИНН, работодатель может узнать номер ИНН по паспорту на сайте налоговой;
диплом или другой документ об образовании. Он нужен, когда для работы требуются специальные знания. Например, Анна будет работать переводчиком, поэтому ей нужен диплом;
справка об отсутствии судимости. Она нужна, например, репетиторам, которые работают с детьми;
медицинская книжка. Нужна, когда работа связана с людьми: поварам, официантам, парикмахерам, горничным. Если у нет медицинской книжки, работодатель должен дать направление на медицинский осмотр и оформление медицинской книжки;
медицинская книжка. Нужна, когда работа связана с людьми: поварам, официантам, парикмахерам, горничным.

Договор заключают в двух экземплярах. Подписать должны сотрудник и работодатель, и на это у них есть три дня после того, как сотрудник вышел на работу. Как только договор подписан, он вступает в силу.

Если ИП работает с сотрудником без трудового договора, ему грозит штраф до 10 000 рублей, за повторное нарушение — до 40 000.

Шаг 3. Оформить приказ о приеме на работу

После договора нужно подписать приказ. По нему можно завести личную карточку и сделать запись в трудовой книжке. Вот утвержденная форма приказа:

После приказа можно делать запись в трудовую книжку.

Шаг 4. Сделать запись в трудовой книжке

При найме работодатель заполняет трудовую книжку сотрудника. Это нужно сделать, если сотрудник работает больше пяти дней.

Если работа у сотрудника первая, книжку заводит сам предприниматель. Ее можно купить в типографиях «Гознака» или через компании, которые работают с защищенной полиграфической продукцией. В этих случаях будет гарантия, что книжка подлинная.

Если сотрудник приходит со своей книжкой, ее нужно проверить на подлинность. Она может быть поддельной в двух случаях:

сотрудник случайно купил ненастоящую;
решил обмануть работодателя, чтобы увеличить рабочий стаж или скрыть, что с предыдущего места работы его уволили за прогул.

У такой трудовой книжки нет юридической силы и её нужно переоформить, но расторгать договор не нужно. Сотрудник обходит все предыдущие места работы, получает копии приказов о приеме и увольнении, а текущий работодатель вносит дубликаты записей.

Чтобы проверить подлинность трудовой книжки, работодателю нужно сравнить год выпуска книжки с ее серийным номером. Если они совпадают, книжка настоящая.

Вот правила заполнения трудовой:

писать без сокращений. Нельзя написать «юр.отдел» или «по совмест-ву»;
нельзя заходить за поля формы;
для каждого места работы — свой порядковый номер.

Выглядит это так:

Если заполнить неправильно, порядок исправления такой:

в графе 1 поставить порядковый номер, следующий за последней записью;
в графу 2 вписать дату записи;
в графе 3 написать: «Запись за номером таким-то недействительна» и написать правильный вариант;
в графе 4 повторить номер приказа, по которому внесли неверную запись.

Чтобы нанимать других сотрудников, предприниматель должен вести книгу учёта движения трудовых книжек. Такие книги продаются в обычных магазинах канцтоваров. Предприниматель покупает её, прошивает, пломбирует и вписывает в неё сотрудников.

Сергей заполняет книгу учёта:

После этого можно составить личную карточку Анны.

Шаг 5. Составить личную карточку

Личная карточка — информация о сотруднике, который работает в компании. В ней пишут номер приказа, данные паспорта, трудовой книжки, диплома, СНИЛСа и военного билета.

Вот пример заполненной шапки личной карточки:

Это только первая страница личной карточки, на самом деле их больше, вот шаблон.

Карточку нужно хранить 50 лет.

Шаг 6. Зарегистрироваться в фондах

Когда ИП нанимает сотрудников, он платит за них взносы в Пенсионный фонд, фонды медицинского и социального страхования.

Для этого нужно зарегистрироваться в фонде социального страхования за тридцать дней после заключения трудового договора. Пенсионный и медицинский фонды узнают всё от налоговой при регистрации ИП.

Зарегистрироваться в фонде социального страхования нужно при найме первого сотрудника, а потом можно нанимать других сотрудников и никуда не ходить. В микропредприятия можно нанять не больше 15 человек. Это лимит, чтобы оформлять сотрудников по упрощенной системе.

Что и куда платить — зависит от фонда.

Пенсионный фонд. Специально регистрироваться не нужно: информация об ИП Сергея уже есть в фонде.

Фонд медицинского страхования. В этом фонде нужно регистрироваться только ИП на общей системе налогообложения. ИП на упрощенке регистрирует сама налоговая и присылает номер заказным письмом.

Фонд социального страхования. Он оплачивает сотруднику больничные листы по беременности и родам и пособия на детей до 1,5 года. Чтобы зарегистрироваться в фонде, нужно:

Заполненный образец заявления о регистрации

заполнить заявление о регистрации;
сделать копии паспорта предпринимателя, трудовой книжки и трудового договора первого сотрудника. С собой взять оригинал трудовой книжки;
получить выписку из единого реестра предпринимателей на сайте налоговой;
узнать реквизиты ОГРНИП на сайте ФСС.

После этого фонд соцстрахования за три рабочих дня:

закрепляет за предпринимателем номер и код;
вносит данные в реестр страхователей;
выписывает уведомление о регистрации страхователя;
определяет класс профессионального риска;
рассчитывает размер взносов и присылает уведомление о том, что предприниматель зарегистрирован как страхователь.

После регистрации в фондах предприниматель получает извещение с номером, по которому платит взносы.

С начала текущего года появилась обязанность у работодателей по сдаче сведений о трудовой деятельности (СоТД) сотрудников в электронном виде, так называемые, электронные трудовые книжки. Соответственно, вменено обязательство по регулярной сдаче указанных показателей в Пенсионный фонд Российской Федерации. При приеме и увольнении работников подается форма СЗВ-ТД не позднее второго рабочего дня с момента принятия сотрудника на работу. Учитывается именно дата приказа. Все остальные передаются не позднее 15 числа месяца, следующего за отчётным.

На предприятиях это обязанность в зависимости от комплектации штата возлагается либо на бухгалтера, либо на кадрового работника. Подробнее об ЭТК, о том, как их вести, как уведомить служащих, чтобы они могли сделать свой выбор, мы рассказывали в этой статье.

Здесь мы поговорим о возможности в 1С введения изменений «вручную». Это касается как данных до 2020 года, так и изменения или отмены ранее переданных в Пенсионный фонд СоТД сотрудников.

Содержание:

1. Общие правила заполнения СЗВ-ТД

Для того, чтобы быть уверенным в правильности предоставляемой в фонд информации необходимо:

Во-первых, проверить справочник «Организация», чтобы корректно были указаны:

регистрационный номер ПФР,

идентификационный номер налогоплательщика и КПП.

Во-вторых, надлежит проверить информацию о сотрудниках:

фамилия, имя, отчество,

страховой номер индивидуального лицевого счета.

В-третьих, прежде чем формировать отчет СЗВ-ТД необходимо убедиться, что все кадровые документы в программе оформлены и проведены в полном объеме. Следует проверить, что проставлена «галочка» напротив «Отразить в трудовой книжке».

Чаще всего, в 1С данный флажок установлен автоматически. Но необходимо посмотреть настройки именно вашей версии.

Обратите внимание, что «галочку» не имеет смысла проставлять в тех деловых бумагах, которые не влияют на записи в трудовые книжки. В частности, это касается изменения окладов, например.

Вместе с тем, во всех кадровых формах появилось новое поле «Наименование документа» соответственно в нем можно указать виды:

Именно эта информация отразится в седьмой графе отчета СЗВ-ТД.

После того, как вы убедились, что все данные введены верно, стоят галочки в нужных местах, заполнены необходимые поля, можно формировать отчет. Для этого следует в 1С:Бухгалтерия перейти в меню «Зарплата и кадры», затем в раздел «Кадры». Там кликнуть на «Электронные трудовые книжки» и далее в этом разделе нажать на клавишу «Создать». Выбрать «Сведения о трудовой деятельности». Все подробности по созданию непосредственно этого отчета есть в предыдущих статьях. Перейдем далее непосредственно к теме: регистрация трудовой деятельности в плане одноимённого документа в этой программе.

Для того, чтобы создать «Регистрацию трудовой деятельности» (РТД) надлежит в 1С:Бухгалтерия перейти в меню «Зарплата и кадры», раздел «Кадры». Далее «ЭТК».

В 1С:Зарплата и управление персоналом следует в меню выбрать «Кадры» и затем «Электронные трудовые книжки», а также через меню «Отчетность, справки».

Аналогичным образом, тем же путем происходит поиск окна в 1С:ERP.

У пользователя есть возможность выбрать определенную организацию, если версия выше базовой, а также конкретного служащего. Для этого нужно сделать выбор в выпадающем подменю в полях «Организация» и «Сотрудники» соответственно.

Также выбрать организацию можно и в открывшейся форме РТД.

В самой форме сразу идет предупреждение: дублировать мероприятие, если в кадровом документе была установлена «галочка» в поле «Отразить в трудовой книжке», не нужно. Такое мероприятие можно удалить или изменить посредством РТД.

Форма предполагает возможность введения информации о деятельности работника, произошедшие до начала 2020 года. Также есть клавиши для предоставления информации:

о переименовании предприятия – кнопка «Переименовать»;

отмены сообщенных в ПФР данных – кнопка «Отменить».

После ввода информации ее можно записать, провести при помощи одноименных клавиш или через выпадающее меню по кнопке «Еще».

Для того, чтобы ввести показатели, следует нажать кнопку «Данные до 2020 года». Откроется выпадающий список:

добавить по сотруднику,

заполнить последними мероприятиями.

Соответственно, появятся данные по всем служащим либо по конкретному работнику о трудовой деятельности до 1 января 2020 года. Обычно эти данные передаются с первой отправкой сведений по определенному сотруднику за 2020 год. Но случается, что Пенсионный фонд запрашивает информацию по всем физлицам, работающим на дату запроса.

В табличной форме отображаются:

Дата и вид мероприятия,

Акт-основание и его дата.

Вместе с тем появился столбец «Трудовая функция». Данный показатель будет заполняться по коду профессиональной деятельности с 2021 года.

После нажатия на клавишу «Провести и закрыть» все эти данные попадут форму СЗВ ТД. Как видно, это достаточно простая процедура. Теперь нужно рассмотреть, как довнести какие-либо сведения по конкретному работнику.

В этом случае при нажатии на клавишу «Данные до 2020 года» следует выбрать «Добавить по сотруднику». Тогда в табличной части появятся данные только по одному служащему.

4. Изменение и добавление в РТД

Ошибки и описки совершаются достаточно часто, человеческий фактор никто не отменял. Соответственно, в 1С предусмотрено внесение изменений в СоТД работников. Для этого также необходимо открыть одноименную форму. При этом табличная часть будет пустой. Чтобы заполнить ее, следует нажать правую клавишу мыши и в выпадающем списке выбрать «Добавить».

Строка станет активной и можно будет выбрать служащего. Предположим, что надлежит ввести информацию о присвоение разряда. Следует отметить дату мероприятия, выбрать его вид:

запрет занимать должность,

В рассматриваемом случае – это установление (присвоение). В столбце «Сведения» ввести: «Присвоение 7 разряда». Далее указать дату и номер приказа или иного распорядительного акта.

После ввода данных следует провести и закрыть документ, сведения попадут в форму СЗВ-ТД. Таким образом, фонд будет уведомлен о недостающих данных.

Предположим, что требуется внести изменения в уже переданную в ПФР информацию. В этом случае нужно также зайти в ЭТД, создать РТД, выбрать организацию. Далее нажать кнопку «Изменить». Откроются мероприятия для выбора. Определить конкретное мероприятие и нажать кнопку «Выбрать».

Отразится информация в таблице двумя строчками.

Можно также изменить (уточнить) должность и другую информацию. Далее следует нажать клавишу «Провести и закрыть». В ПФР будет отправлены обе записи: переданная ранее и уточненная.

5. Отмена ранее переданных СоТД

Допустим был оформлен перевод служащего на другую должность: с оператора производственной линии на технолога.

Впоследствии выяснилось, что перевод был оформлен ошибочно. Следовательно, требуется отменить ранее переданные сведения.

В меню «Зарплата и кадры» следует перейти в «ЭТД» и там открыть форму «РТД». Далее следует нажать на кнопку «Создать», благодаря чему откроются мероприятия. Среди них нужно выделить требуемое и нажать кнопку «Выбрать».

Этот акт отразится в табличной части формы РТД. После чего нужно нажать клавишу «Провести и закрыть». При создании СЗВ-ТД для передачи в ПФ РФ эта запись отразится в отчете с признаком отмены.

Соответственно, Пенсионный фонд получит информацию и отменит ранее переданные сведения.

6. Переименование организации

В случае переименования предприятия информация об этом также заполняется через форму «РТД». Следует нажать клавишу «Переименовать» и в открывшемся окошке ввести требуемые изменения.

После этого нажать «Заполнить». В табличной части РТД появятся изменения в разрезе каждого работника.

После проведения документа в отчете отразятся все сотрудники с информацией о переименовании компании.

Таким образом, в статье рассмотрены основные моменты, связанные с регистрацией трудовой деятельности работников организации.

7. Коротко о главном

Обобщая сказанное, можно выделить следующие моменты.

в наименование организации,

для присвоения квалификации работника,

в дату и номер акта,

наименование должности и т.п.

Вызов формы осуществляется практически аналогично во всех решениях 1С. Через меню «Кадры».
РТД можно заполнить как по конкретному сотруднику, так и по группе работников.
Каждой операции соответствует своя кнопка:

данные до 2020 года,

Эти команды можно вызвать через кнопку «Еще».

После внесения данных надлежит провести документ. В этом случае при формировании отчета СЗВ-ТД они будут отражаться автоматически при выборе соответствующего периода и нажатии клавиши «Заполнить».

При обновлении версии все данные переносятся автоматически. При этом, если в ранней версии не существовало формы РТД, то при переносе данных происходит следующее:

система обнаруживает отчеты СЗВ-ТД, для которых нет соответствующих кадровых бумаг. То есть внесенные вручную изменения;

в программе автоматически создается РТД для таких данных.

Также стоит обратить внимание, что кадровый акт, информация из которого передана в ПФ РФ становится недоступным для внесения изменений. При этом перейти к его редактированию все-таки можно через кнопку «Еще». Однако, перепроведенный документ не меняет ранее созданный. Происходит формирование нового мероприятия.

8. Немного о СЗВ-ТД

В связи с тем, что в текущем году электронные ТК – тема новая, надлежит напомнить ряд моментов.

Наказания за указанные нарушения урегулированы в статье 15.33.2 КоАП и статье 7 закона 27-ФЗ. Штраф составляет 500 руб. в отношении каждого работника, по которому не была предоставлена отчётность либо переданы неверные данные. Штрафовать начнутся с 1 января 2021 года.

До этого момента есть время привести всё в порядок. От штрафа будут освобождены работодатели, если в организации в рассматриваемом месяце не было сотрудников, которые были уволены, переведены, приняты на работу, получили новую профессию или квалификацию либо подали заявление о выборе варианта трудовой книжки.

Если при переносе базы, формировании отчетов и РТД у вас возникают затруднения, вы всегда можете обратиться к нашим специалистам или воспользоваться Базой знаний.

При приеме на работу ранее уволенного сотрудника работодатель должен заключить новый трудовой договор с сотрудником, также необходимо завести новую личную карточку сотрудника и указать там все необходимые данные.

При регистрации приема на работу бывшего сотрудника необходимо обратить внимание на корректный ввод данных в справочники Физические лица и Сотрудники.

Для верного отражение всех операций в справочник Физические лица новый элемент вводить не нужно. Новый элемент необходимо создать только в справочнике Сотрудники. Дублирование физических лиц приведет к неверному расчету налогов и взносов, а также к неверному формированию отчетности.

В базу для начисления НДФЛ и страховых взносов по выплатам физическому лицу, которое было уволено и повторно принято в течении одного года в одну организацию, включаются все выплаты, которые были начислены в течении этого года в данной организации.

Рассмотрим на примере прием на работу бывшего сотрудника в программе 1С ЗУП 3.1

Для того, чтобы корректно принять на работу бывшего сотрудника, необходимо зайти в справочник Сотрудники (Кадры - Сотрудники) и создать новый элемент с помощью кнопки Создать.

Рисунок 1 - Справочник Сотрудники

Далее в появившейся карточке сотрудника указываем организацию (или ее обособленное подразделение), в которую принимается.

Также в поле Полное имя указываем фамилию, имя, отчество сотрудника. В нашем примере, так как это бывший сотрудник, в справочнике Физические лица (раздел Кадры – Физические лица) уже зарегистрировано физическое лицо с подобными данными (Ф.И.О.). Программа автоматически предложит использовать данные этого физического лица, в появившемся окне Найден человек с похожим именем, подтверждаем, что этот тот человек, который нам нужен нажав на кнопку Да, это тот, кто мне нужен.

Рисунок 2 - Окно для подтверждения «Найден человек с похожим именем»

После того, как мы подтвердили, что это нужное нам физическое лицо, карточка сотрудника будет заполнена основными данными сотрудника автоматически. При необходимости карточку сотрудника можно заполнить недостающими данными.

После этого, приступаем к оформлению Приема на работу сотрудника, для этого можно использовать два варианта:

нажимаем на ссылку Принять на работу;
Оформить документ - Прием на работу.

Рисунок 3 - Оформить документ «Прием на работу»

После этого, информационная система запросит подтверждение создания нового элемента в справочнике Сотрудники (Сотрудник еще не записан. Записать и продолжить?), необходимо нажать на кнопку Да.

Далее заполняем документ Прием на работу.

Рисунок 4 - Закладка Главное в документе Прием на работу

Рисунок 5 - Закладка Оплата труда в документе Прием на работу

После проведения документа Прием на работу в справочнике Сотрудники появятся два одинаковых сотрудника, но с различными состояниям (Работа и Увольнение).

Рисунок 6 - Справочник Сотрудники

Проверим справочник Физические лица и убедимся, что там останется одно физическое лицо (Кадры - Физические лица).

Читайте также: