Документ адресованный руководителю организации с изложением какого либо вопроса
Опубликовано: 17.09.2024
262. Доклады по исполнению резолюций (поручений), предоставленные в адрес руководства Правительства, в обязательном порядке должны содержать следующие разделы:
1) вступление - ссылка на документ (резолюцию, поручение), инициировавший подготовку докладной записки;
2) основная часть - информация о проделанной работе по исполнению резолюции (поручения) с указанием мнений (позиций) соисполнителей, отличных от мнения (позиции) ответственного исполнителя, и с указанием соисполнителей, не представивших информацию в соответствии со сроками представления информации, установленными настоящей главой Регламента;
3) резолютивная часть - проект решения для принятия решения руководителем или уполномоченным им лицом относительно дальнейших либо окончательных действий по исполнению резолюции (поручения).
263. Докладные, служебные, объяснительные записки, справки, представления относятся к внутренним документам. Они используются для документального оформления различных решений, служат основанием для издания организационно-распорядительных документов.
264. Докладные и служебные записки создаются по инициативе сотрудника или по заданию его непосредственного руководителя.
Докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне - снизу-вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу, а служебные записки - на горизонтальном.
265. Докладная записка - документ, адресованный руководителю вышестоящего уровня с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий выводы и предложения с целью информировать руководство об имевших место фактах, событиях, сложившейся ситуации, требующих принятия определенного решения, либо о выполнении распоряжений или о завершении каких-либо работ, побудить руководителя принять конкретное решение.
Докладная записка составляется в случаях, когда компетенции сотрудника или руководителя подразделения недостаточно для разрешения какой-либо уже сложившейся ситуации или для предупреждения возможной негативной ситуации: проведение различных проверок, награждение, поощрение, выделение новых штатных единиц, командирование сотрудников, нарушение требований Инструкции по делопроизводству и так далее.
Докладные записки могут носить и чисто информационный характер: о ходе выполнения или выполнении какого-либо поручения, заданий, планов, указаний, работ.
266. Служебная записка - документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении, т.е. внутреннее деловое письмо.
Служебная записка предназначена для координации действий подразделений и сотрудников внутри Правительства, оперативного обмена документированной служебной информацией. Служебные записки составляются по тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения или должностного лица и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу, но находится в зависимости от выполнения своих функций смежным подразделением или должностным лицом.
Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
267. Докладную и служебную записки оформляют на стандартном листе бумаги формата А4.
268. В целях унификации служебных документов в соответствии с требованиями к оформлению организационно-распорядительных документов оба документа имеют одинаковый состав необходимых реквизитов, которые отделяются друг от друга интервалами в соответствии с настоящей Инструкции:
1) наименование вида документа пишется прописными буквами (докладная записка или СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА) и располагается через 2 межстрочных интервала после наименования подразделения;
2) адресат: наименование должности, И.О. Фамилия (в дательном падеже);
3) дата и регистрационный номер пишутся на одной строке. Датой является дата составления и подписания записки. Дата, как правило, оформляется арабскими цифрами, например: 02.02.2017. Регистрационный номер оформляется согласно настоящей Инструкции;
4) заголовок кратко раскрывает содержание документа, формулируется по общим правилам составления заголовков к документам. Например: "О проведении проверки. ";
5) текст по оформлению, структуре и содержанию аналогичен построению и изложению делового письма, излагается от первого лица единственного числа и может состоять из двух или трех частей. В первой части (констатирующей) излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа, во второй - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей - конкретные выводы, просьбы и предложения. Вторая, аналитическая, часть может отсутствовать.
269. Документ может быть составлен в текстовом и табличном вариантах или их сочетании.
270. Отметка о наличии приложения и подпись автора документа оформляются согласно настоящей Инструкции.
271. Докладная записка визируется исполнителем документа, его руководителем, а также при необходимости сотрудниками заинтересованных подразделений.
272. Служебная записка визируется исполнителем документа, при необходимости его непосредственным руководителем, а также (в зависимости от ситуации) сотрудниками заинтересованных подразделений.
273. Докладная записка подписывается исполнителем, если она представляется руководителю структурного подразделения, и руководителем исполнительного органа государственной власти Калининградской области, если она представляется Губернатору или заместителю Председателя Правительства.
Как и в служебном письме на документе следует проставлять отметку об исполнителе.
Образцы оформления доклада по исполнению резолюции (поручения), служебной и докладной записок приведены в приложениях N 11, 12, 13 к настоящей Инструкции.
274. Не допускается направление докладных и служебных записок в сторонние организации.
275. Объяснительная записка - документ, объясняющий руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения правил внутреннего трудового распорядка, трудовой или технологической дисциплины (опоздание на работу, прогул, отсутствие на рабочем месте и др.), поясняющий какое-либо действие, факт, поступок, происшествие, сложившуюся ситуацию, поступок или поведение отдельных сотрудников.
276. Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги.
По структуре, построению и оформлению реквизитов объяснительная записка аналогична докладной записке:
1) наименование структурного подразделения - автора документа;
2) адресат: наименование должности, И.О. Фамилия (в дательном падеже);
3) наименование вида документа - ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА;
4) заголовок к тексту,
5) текст состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, действия, происшествия; текст должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения;
6) подпись - объяснительная записка подписывается составителем с указанием должности;
7) дата подписания составителем - в формате: 00.00.0000.
<< Глава 9. Телеграммы | Раздел IV. >> Общие требования к оформлению проектов правовых актов Губернатора и Правительства |
| Содержание Постановление Правительства Калининградской области от 10 апреля 2017 г. N 180 "Об утверждении инструкции по делопроизводству. |
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению – все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.
В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Докладная записка (код 0286041 по ОКУД*) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.
Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.
Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.
Виды докладных записок
По содержанию докладные записки подразделяются:
- на инициативные;
- информационные;
- отчетные.
Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.
Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.
Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.
В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:
- на внешние;
- внутренние.
Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
- дату;
- индекс;
- место составления;
- адресата;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись руководителя;
- фамилию исполнителя, номер его телефона.
Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).
Пример 1
Внешняя докладная записка
Общество с ограниченной ответственностью «Север»
ул. Советская, д. 123, 116900, Москва
Тел./факс (095) 112-56-90
ОКПО 12377792, ОГРН 1046300213191
О привлечении дополнительных
Уважаемый Андрей Васильевич!
В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014. Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014.
Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014.
Начальник отдела кадров Семенов В.О. Семенов
Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (Пример 2).
К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:
- наименование структурного подразделения;
- наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
- дата;
- регистрационный (исходящий номер);
- заголовок к тексту;
- текст;
- отметка о наличии приложения (если есть);
- адресат;
- подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).
Пример 2
Внутренняя докладная записка
Директору ООО «Ромашка»
О прогуле, совершенном менеджером
Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.
Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было.
В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И. за прогул.
Начальник отдела продаж Игнатьев О.А. Игнатьев
Наш совет
Чтобы сотрудники не допускали ошибок при составлении докладной записки, рекомендуем разработать и утвердить шаблон, который они смогут использовать в дальнейшей работе.
Оформление реквизитов докладной записки
При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4).
Пример 3
Угловое расположение реквизитов в докладной записке
Наименование
структурного подразделения Адресат
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Пример 4
Продольное расположение реквизитов в докладной записке
Наименование структурного подразделения
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля.
Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г.).
Обратите внимание
Датой внешней докладной записки является дата ее визирования и отправки адресату, датой внутренней докладной записки – дата составления и подписания.
Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения – в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.
В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования, а после принятия решения – резолюция руководителя.
Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.
Обратите внимание
Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.
Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:
- в первой – констатирующейчасти – излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
- во второй – анализирующей части – содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;
- в третьей – резюмирующей части – содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.
Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи.
Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.
Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.
Обратите внимание
Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм. Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне.
Кстати
Служебная записка – документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен.
Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают:
- запрос информации;
- выдачу инструкций;
- сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
- объявления (извещения).
Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п. Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.
Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.
Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.
Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5.
Пример 5
Служебная записка
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Начальнику отдела кадров И.И. Сидорову
В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации.
Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»:
Начальник АХО Свиридов Н.Н. Свиридов
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Объяснительная записка – это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания. Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.
В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз – объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».
Виды объяснительных записок и их особенности
По содержанию объяснительные записки подразделяются:
- на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);
- составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.
Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.
Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.
Записка как доказательство
Работодатель, требуя от работника объяснительную записку, написанную от руки, тем самым защищает себя от неправомерных действий со стороны работника при трудовом споре. Он исключает подмену исходного документа.
Если в компании применяются шаблонные формы, то в конце текста можно сделать пометку: Объяснение составлено лично с использованием персонального компьютера. Дата. Подпись.
Оформление отдельных реквизитов докладной записки
В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003.
Датой объяснительной записки является дата ее составления.
Текст объяснительной записки должен содержать:
• описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;
• аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию.
Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.
При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.
В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства.
По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).
Обратите внимание
Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам. Документ, составленный не по форме, также может быть действительным.
Пример 6
Объяснительная записка
Считать причины неуважительными.
Применить дисциплинарное взыскание
в виде выговора Александровой И.И.
Отделу кадров издать приказ.
Смолкин 17.04.2014
Об отсутствии на рабочем месте
Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам.
Оправдательных документов не имею.
Бухгалтер Александрова И.И. Александрова
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК
Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю. Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы.
Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации. Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать.
Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная. Организация вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую ей форму регистрации.
▪ Журнальная форма регистрации – самая распространенная, но не всегда удобная, т.к. регистрация всех документов в ней идет в хронологическом порядке, а при поиске определенного документа специалисту приходится просматривать все листы журнала. Поиск информации усложнен еще и тем, что инициативный документ может быть зарегистрирован, например, в одном журнале, а ответ на него – в другом. Обязательных регистрационных форм (журналов) законодательством не предусмотрено. Рекомендованная форма журнала регистрации приведена в Примере 7.
Пример 7
Фрагмент журнала регистрации докладных и объяснительных записок
В зависимости от содержания назначения докладные записки делаться на информационные и отчетные.
Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе работ могут представляться руководству систематически.
В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направляемые руководителю) и внешние (направляемые в вышестоящие инстанции).
Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4. Подписываются руководителем организации.
Внутренние докладные записки пишутся на листе бумаги (допускается рукописный способ) подписываются составителем (автором).
Докладная записка должна иметь следующие реквизиты: наименование вида документа; дату; заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание; текст впервой части, которого излагаются факты и события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Во второй части должны содержаться выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.
Пример:
ООО «ФАКЕЛ»
Отдел рекламы Директору ООО «Факел»
В.А. Гущину
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
00.00.0000
О дополнительном финансировании
В связи с ростом цен на полиграфические услуги во П квартале 2004 г. и изменения сметы затрат прошу выделить дополнительно 23 450 рублей для завершения работ по заказу № 165/1.
Начальник отдела подпись И.О. Фамилия
Служебная записка – форма деловой внутренней переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.
Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер. Записка может содержать предложение, просьбу или отчетный характер. Подписывает ее руководитель подразделения или соответствующее должностное лицо.
Пример:
Адресат:
Наименование должности
И.О. Фамилия (в дат. падеж)
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Текст строится по структуре и содержанию аналогично построению и изложению делового письма.
Должность составителя подпись И.О. Фамилия
00.00.0000
4.2.2. Объяснительная записка – документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.
Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам докладной записки.
Пример:
Адресат:
Наименование должности
И.О. Фамилия (в дат. падеж)
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Текст записки должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения. По структуре и построению объяснительная записка аналогична докладной записке.
Должность составителя подпись И.О. Фамилия
00.00.0000
Телеграммы, телефонограммы
Телеграмма – документ, отличающийся от других письменных документов способом передачи текста - по телеграфной сети общего пользования.
Порядок телеграфной связи регламентирован правилами предоставления услуг телеграфной связи,утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997 г. № 1108 . телеграммы бывают следующих категорий: обычная, телеграмма-письмо, срочная, правительственная. Применяются такие разновидности телеграммы: телеграмма за заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом.
Адрес телеграммы часто является условным (например: ТЮМЕНЬ АЛМАЗ). Текст телеграммы должен быть предельно кратким (телеграфный язык) без союзов, предлогов, знаков препинания. При необходимости используются сокращения типа: ТЧК – точка, ЗПТ – запятая и др. исправления в тексте не допускаются. Цифры и числа, как правило, пишут прописью. Текст телеграммы печатается в двух экземплярах на одной стороне листа и заверяется печатью организации.
Текст ответной телеграммы следует начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ. Соответственно, текст инициативной телеграммы, требующей ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы.
Пример:
СРОЧНАЯ
ТЮМЕНЬ АЛМАЗ
ИСПЫТАНИЕ ИЗДЕЛИЯ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ ОТСУТСТВИЕМ КОМПЛЕКТУЮЩИХ ТЧК ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ ДВЕ НЕДЕЛИ
НАЧАЛЬНИК ОТК ИВАНОВ 04/28
____________________________________________________________________________________________
Брянск, Речная, 40
Начальник ОТК личная подпись И.О. Фамилия
00.00.0000
Печать
Телефонограмма – документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки.
Обязательными реквизитами телефонограммы является: наименование организаций адресанта и адресата; реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц; номер; дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст; подпись.
Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 как для делового письма, то есть выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об» (Об изменении заседания Совета; О прибытии участников семинара).
Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограммы излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов. Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм.
Телефонограммы после составления должны быть проверены и подписаны руководителем организации.
В случае передачи телефонограммы нескольким предприятиям к ней прилагается список адресов и номеров их телефонов.
При передаче телефонограммы необходимо придерживаться следующим правилам, вначале указать имя фирмы и телефон, вид документа, после передачи текста записать должность, имя, отчество и фамилию принимающего телефонограмму; номер телефона, дату и время передачи.
При приеме телефонограммы необходимо записать название фирмы и номер ее телефона текст, должности, имена, отчества и фамилии, подписавших и передавших телефонограмму; дату и время приема. Кроме того, во избежание неточностей или ошибок необходимо, чтобы принимающий повторил записанный текст телефонограммы передающему лицу. При том указываются все знаки препинания.
Пример:
Наименование организации
Справочные данные об организации
ТЕЛЕФОНОГРАММА Директору школы № 45
В.И. Петрову
О профориентации
В 15.00 в актовом зале Тюменского государственного колледжа связи, информатики и управления совещание директоров школ по вопросу профориентации. По адресу: г. Тюмень, ул. Севастопольская, 1.
Докладная записка — документ, адресованный руководителю предприятия (реже — вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Пример оформления внутренней докладной записки
Отдел рекламы Гущину А.В.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
О дополнительном финансировании заказа № 174/15
В связи с ростом цен на полиграфические услуги во II квартале 2004 г. и изменением сметы затрат прошу
выделить дополнительно _ тыс. руб. для
завершения работ по заказу № 174/15.
Начальник отдела Подпись И.Р. Логинов
Отметка об исполнении
Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.
Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором).
Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия.
Датой докладной записки считается дата ее подписания.
Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Они оформляются на общем бланке учреждения.
Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства.
Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. На коммерческом предприятии составляются протоколы заседаний совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров и т.п.
Протокол ведется секретарем во время заседания.
Он составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола — порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.
В заголовке протокола указывается название коллегиального органа. Например:
ПРОТОКОЛ. заседания Совета директоров
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть оформляется в следующей последовательности:
Председатель: фамилия и инициалы.
Секретарь: фамилия и инициалы.
Присутствовали — фамилии и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных. Если присутствующих более 10, указывается их общее количество.
В протоколах заседаний совета директоров указывают фамилии присутствующих членов совета, независимо от их количества.
Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?». Например:
1. Об итогах работы предприятия за первое полугодие 2004 г.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире — краткое изложение текста выступления.
Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лаконичной форме.
Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью. Текст постановления строится по образцу распорядительной части приказа.
Протокол подписывается председателем и секретарем. Протоколы правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствовавшими на заседании.
К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.
Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, поэтому хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.
Новичкам в компании, а иногда и ее «старожилам» порой сложно понять, в каких случаях нужно применять тот или иной документ и как правильно его составить.
Одной из форм, встречающейся в документообороте средних и крупных фирм, является докладная записка. Когда она необходима, для чего предназначена и чем отличается от своих «коллег» (служебной и объяснительной записки), разъясним читателю в статье.
Что такое докладная записка?
Докладная записка – это способ вертикальной связи в компании, письменное изложение какого-либо рабочего вопроса, адресованное руководителю отдела, организации или вышестоящему учреждению.
Адресантом документа может выступать сотрудник по собственной инициативе или по поручению руководящего состава.
В связи с отсутствием единой формы документа, докладную составляют с учетом общепринятых правил оформления деловой документации либо в соответствии с инструкцией, разработанной для внутреннего пользования.
Допустимо составление и оформление, как в письменном, так и в печатном виде.
После стандартной «шапки» документа, содержащей должности и ФИО адресата и составителя, указывается его название, а затем излагается основная мысль, которую условно делят на три блока:
- блок 1 – описание событий или причин, повлекших обращение к руководству;
- блок 2 – собственный анализ сложившейся ситуации и варианты решения проблем;
- блок 3 – вывод, сформированный на основе первого и второго блоков.
Готовой докладной присваивается индивидуальный регистрационный номер.
На фото пример документа: 
В каких случаях она необходима?
Докладные записки чаще всего составляются для решения вопросов, которые условно можно разделить на 3 группы:
- группа 1 – вопросы, относящиеся к основной деятельности организации;
- группа 2 – вопросы, затрагивающие административно-хозяйственную деятельность;
- группа 3 –вопросы, связанные с работой кадрового состава.
В первую группу можно отнести ситуацию, когда существующая проблема мешает работе организации, а ее решение находится вне компетенции составителя, к примеру, необходимость дополнительного финансирования.
Во второй группе поводом для жалобы становятся неисправная работа техники, нарушающая рабочий процесс или являющаяся причиной его прекращения.
Лидером по количеству докладных среди трех групп является последняя, связанная с кадровым составом.
Поводом для составления документа может выступать дисциплинарное нарушение, халатное отношение к работе, перевод на другое рабочее место в связи с производственной необходимостью, профессиональные достижения сотрудника и тд.
Когда составление не требуется?
Прогульщика руководитель должен «наказать рублем» или объявить ему строгий выговор. В некоторых случаях дело может дойти до увольнения.
Не стоит писать докладную, если:
- вами движет личная неприязнь;
- отсутствует доказательная база нарушения;
- нарушение незначительно и не повлияло вовсе на эффективность работы;
- техническая неполадка была своевременно устранена.
Кроме того, не следует путать назначение различных форм внутреннего документооборота и составлять докладную, когда можно обойтись обычной служебкой.
Чем отличается от служебной и объяснительной?
Докладную записку часто путают со служебной и объяснительной, однако, несмотря на сходство данных документов, заменять один другим недопустимо из-за их отличительных особенностей.
От служебной записки докладную отличают следующие черты:
- характер обращения – служебная является строго внутренним документом, тогда как докладная может быть направлена и за пределы организации;
- служебная записка обеспечивает связь на горизонтальном уровне «руководитель – работник одного уровня», а докладная – на вертикальном «сотрудник-руководитель».
От объяснительной записки докладная отличается смысловой нагрузкой и структурой документа. Объяснительная состоит из двух блоков, один из которых отражает факт, инициировавший ее составление, а второй объясняет, почему сложилась данная ситуация.
К примеру, гр-н Соловьев отсутствовал на работе 4 часа и 30 минут, из-за чего на него написали докладную. Руководитель вызвал Соловьева «на ковер» и потребовал изложить на бумаге причины его отсутствия на работе в форме объяснительной.
Какие виды докладной существуют?
Принято выделять две классификации докладной записки:
- в зависимости от адресата;
- по содержанию.
Первая классификация делит записки на внутренние – направлены к руководителю организации или структурного подразделения, и внешние – направлены в инстанции за пределы организации.
Важно! Документ, адресованный за пределы организации, оформляется на фирменном бланке организации, документ для внутреннего пользования может быть составлен на обычном листе формата А4.
По содержанию выделяются следующие виды:
- информативная – периодическое информирование о рабочем процессе;
- инициирующая – жалоба или рекомендация, побуждающая адресата к действию;
- отчетная – уведомление руководителя о завершении вверенного адресанту задания и его результатах.
Докладная записка относится к юридически значимым документам, несмотря на отсутствие унифицированной формы, и единого бланка. При составлении документа адресант должен гарантировать достоверность данных и обоснованность своего обращения.
Читайте также: