Электронный документ может быть создан работодателем и заверен
Опубликовано: 17.09.2024
Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой"
Комментарий
Принят Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ (далее – Закон), который определяет правила проведения эксперимента по использованию работниками (в т.ч. поступающими на работу) и работодателями электронных документов, связанных с работой. Цель эксперимента по электронному кадровому документообороту – замена электронными документами документов работодателя, которые оформляются на бумажном носителе и (или) с которыми работник знакомится под подпись.
К таким документам можно отнести, например, положение об оплате труда.
При этом перечень документов, которые будут участвовать в эксперименте, работодатель будет утверждать самостоятельно. Эксперимент не проводится в отношении трудовых книжек (в том числе и электронных). Работники и работодатели участвуют в эксперименте добровольно.
Кто будет участвовать в эксперименте?
- Уполномоченный орган исполнительной власти в сфере труда. Сегодня это Минтруд России (постановление Правительства РФ от 19.06.2012 № 610 "Об утверждении Положения о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации").
- Работодатели.
- Работники (в т.ч. и поступающие на работу). Не участвуют в эксперименте только работники, направленные по договору о предоставлении персонала.
Работники (в т.ч. поступающие на работу) должны выразить свое согласие на участие в эксперименте. Сделать это можно путем подачи заявления о согласии (или об отказе) участвовать в эксперименте. Уведомить соискателя о проведении эксперимента по переходу на электронные документы и о праве отказаться от него работодатель должен при заключении трудового договора.
Работника (в т.ч. поступающего на работу) нужно ознакомить с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента.
Как работодателю начать эксперимент?
За месяц до эксперимента работодатель должен уведомить письменно каждого работника:
- о проведении эксперимента;
- о праве работника участвовать или отказаться путем подачи письменного заявления.
При этом работодатель должен сам назначить дату проведения эксперимента с учетом положения о порядке его проведения, которое утвердит Минтруд России.
До начала эксперимента работодатель также:
- утверждает перечень видов документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент;
- формирует и утверждает список работников, участвующих в эксперименте;
- определяет структурные подразделения организации, участвующие в эксперименте (при необходимости);
- вносит изменения, связанные с экспериментом, в локальные нормативные акты;
- знакомит работников и их представителей под подпись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента;
- в целях создания, использования и хранения электронных документов, связанных с работой, создает информационную систему либо (при необходимости) обеспечивает возможность использования в этих целях уже действующей информационной системы, а также (при необходимости) обеспечивает возможность взаимодействия информационной системы работодателя с системой "Работа в России".
- и проч.
Все расходы по созданию, использованию и хранению электронных документов, связанных с работой, несет работодатель. Кроме того, до проведения эксперимента в коллективном договоре (при наличии) или в дополнительном соглашении к трудовому договору работодатель должен указать:
- права и обязанности работника и работодателя, предусмотренные этим Законом;
- сведения об использовании работодателем в эксперименте собственной информационной системы и (или) портала "Работа в России";
- утвержденный работодателем перечень видов документов, связанных с работой, в отношении которых проводится эксперимент;
- порядок и условия создания, использования и хранения работодателем электронных документов, связанных с работой;
- сведения об электронных документах, связанных с работой, создание, использование и хранение которых осуществляются с использованием информационной системы работодателя и (или) системы "Работа в России".
Аналогичные сведения указываются в трудовом договоре с лицом, поступающим на работу.
Какие гарантии установлены для работников?
Работник (в т.ч. поступающий на работу) может отказаться от участия в эксперименте в любое время.
Такой отказ не может быть основанием для:
- отказа в заключении трудового договора (если отказывается соискатель);
- изменения условий труда,
- увольнения работника по инициативе работодателя,
- прекращения с ним трудового договора в порядке, предусмотренном п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда).
При поступлении на работу работодатель должен получить от работника либо заявление о согласии на участие в эксперименте, либо заявление об отказе от участия. Если работник согласен на участие в эксперименте, работодатель должен оплатить ему получение электронной подписи. При этом отсутствие у лица, поступающего на работу, электронной подписи не является основанием для отказа в заключении трудового договора.
Работодатель по-прежнему обязан представить работнику документы, связанные с его работой. Однако в случае проведения эксперимента работодатель представляет такие документы:
- в электронной форме, заверенные усиленной квалифицированной электронной подписью;
- копии документов на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
- путем размещения электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, в личном кабинете работника в системе "Работа в России" (при наличии).
При этом способ, которым работодатель должен представить работнику такие документы, должен быть обозначен в заявлении работника. Заявление подается в письменной форме или в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя либо по адресу электронной почты работодателя. Документы представляются работодателем в течение трех рабочих дней со дня подачи работником заявления.
Заметим, что Закон не предусматривает обязанности работника иметь личный кабинет в системе "Работа в России". Так, в трудовом договоре с работником вместо адреса личного кабинета в этой системе можно указать просто адрес электронной почты. При этом направлять работнику или соискателю электронные уведомления, а также знакомить их с электронными документами работодатель может только в рабочее время.
При увольнении работника работодатель должен представить работнику приказ о прекращении трудового договора либо в форме электронного документа, либо в виде заверенной копии на бумажном носителе. При использовании информационной системы работодателя и (или) системы "Работа в России" работнику должны быть обеспечены доступ к электронным документам, связанным с работой, и возможность формирования копий указанных документов на бумажном носителе.
Как будет использоваться электронная подпись?
Работодатель должен заверять электронные документы, участвующие в эксперименте, только усиленной квалифицированной электронной подписью. В частности, усиленная квалифицированная подпись работодателя используется при:
- заключении трудовых договоров;
- договоров о материальной ответственности;
- ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
- при внесении в них изменений.
При этом работник может подписывать такие документы как усиленной квалифицированной, так и усиленной неквалифицированной подписью (если такие действия совершаются с использованием информационной системы работодателя). Если такие действия совершаются с помощью портала "Работа в России", то работодатель должен использовать усиленную квалифицированную подпись, а работник – простую электронную подпись.
Сегодня электронный документооборот смело врывается в нашу жизнь, сегодня практически все компании применяют электронные документы, пользуются электронной почтой, электронные декларации, тем более что для налогообложения НДС обязательность деклараций установлена законодательно. перешел дальше и использует в повседневной жизни системы электронного документооборота и перевел всю отчетность и первичные документы в электронный вид.
Понятие электронного документооборота и плюсы электронного документооборота
Электронный документооборот имеет свои плюсы и минусы.
Таблица
Плюсы и минусы электронного документооборота
| Плюсы электронного документооборота | Минусы электронного документооборота |
| Возможность быстро найти документы; Наличие централизованной структуры документооборота; Систематизированное хранение документов в электронном архиве; Простота в регистрации и согласовании документов; Возможность подписания и направления документов по электронным каналам связи, что экономит время; Возможность составления аналогичных документов; Проведение электронного аудита | Необходимость приобретения электронной цифровой подписи; Невозможность использования, если контрагент не применяет электронный документооборот; Дополнительные расходы на электронный документооборот; Отсутствие унифицированных форматов документооборота; Недоверие некоторых пользователей к электронным документам |
, электронный документооборот предусмотрен в налоговом законодательстве. Например, при подаче отчетности по страховым взносам или НДФЛ, ее необходимо подавать в электронном виде, если численность компании составляет более 25 человек. Сдавать отчетность в электронном виде необходимо подавать декларацию в электронном виде. Кроме того, пояснения, если отчетность подана в электронном виде, в 2017 году также необходимо будет давать в виде электронного документа.
Пятая причина связана с тем, что сегодня многие компании работают в различных регионах, с разными городами, поэтому для организации эффективного бизнеса необходимо ускорить документооборот и упростить взаимоотношение между сторонами. В этой связи интуитивно многие компании вводят электронный документооборот.
Как ввести электронный документооборот?
На втором этапе необходимо выбрать, какую подпись будет использовать компания при оформлении документов.
Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
На четвертом этапе необходимо предоставить документы для заключения договора.
Шестым этапом является внедрение электронного документооборота в компании, организация конкретного обмена электронными документами. составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих в соответствии с утвержденным форматом.
Что должен содержать договор с удостоверяющим центром?
Заключая договор с удостоверяющим центром важно обратить внимание на предмет договора. Согласно статье 432 ГК РФ это условия, обязательные для договоров данного вида. Договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. То есть важно прописать наиболее четко предмет договора.
Предмет договора следует из закона «Об электронной подписи».
Как организовать электронный документооборот внутри компании?
Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, поскольку печать не является обязательным реквизитом. Внутри компании могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Например, без электронной цифровой подписи может осуществляться постановка документов на контроль.
Если вы хотите организовать документооборот со своими контрагентами, то необходимо соответствующие положения включить в договор с контрагентом.
Документы формируются и подписываются в электронном виде. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.
- требования о представлении пояснений;
- уведомления о контролируемых иностранных компаниях;
- уведомления о вызове налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента);
- налогового уведомления;
- решения о приостановлении операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
- решения об отмене приостановления операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
- решения о проведении выездной налоговой проверки;
- иные документы.
Как организовать хранение электронных документов?
Каким образом необходимо хранить документы?
, необходимо подготовить номенклатуру дел конкретной организации. Номенклатура дел будет различаться в зависимости от компании, сферы деятельности.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
, необходимо сформировать дела. для этого необходимо провести экспертизу ценности документов, которые будут храниться в электронном виде. Напомним, что есть нормативные сроки хранения отдельных документов. Например, бухгалтерские документы хранятся в течение 5 лет, а налоговые — в течение 4 лет.
, необходимо проставить отметку, что данные хранятся в электронном виде в номенклатуру дел. Например, «Графики учета рабочего времени. Электронные документы».
, нужно заархивировать документы.
Прежде чем поместить электронное дело на хранение, его нужно:
— выгрузить из электронной системы (если документ создается в специальном программном продукте);
— защитить от возможных изменений, сохранив в подходящем формате;
— записать на носитель информации.
Общепринятый формат для хранения и архивирования электронных документов — PDF/A. Следует отличать его от привычного PDF, с каждым обновлением которого появляются все новые возможности для работы с файлами. PDF/A предназначен для другого: это формат для долгосрочного архивного хранения электронных документов.
Пятым шагом является составление описей. В опись включаются все электронные дела, которые были сформированы в отношении электронных документов. Однако вместо количества листов, которое указывается при формировании дел на бумажных носителях указывается объем электронных документов.
Формат описи может выглядеть следующим образом:
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Кол-во дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
| Наименование должности руководителя структурного подразделения | ||
| Подпись | Расшифровка | |
| Дата подписи | ||
| СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы ДОУ | ||
| Подпись | Расшифровка | |
| Дата подписи | ||
| Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) | ||
| Подпись | Расшифровка | |
| Дата подписи | ||
В некоторых случаях необходимо уничтожить документы. Например, достаточно долго хранились служебные записки, срок хранения истек и необходимо их уничтожить. В этом случае проводится экспертиза ценности документов. Такую экспертизу может провести специальная комиссии. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документов. Форма подобного акта разрабатываются компанией самостоятельно. И на основании акта диски или иные носители информации просто уничтожаются.
В заключение необходимо отметить, что, безусловно, будущее за электронными документами. Однако важно правильно организовать электронный документооборот. Многие компании сталкиваются с проблемами неправильной организации документооборота, когда к электронному документообороту подключается только одно рабочее место в отделе или даже департаменте, когда большая половина документов ведется на бумажных носителях. Поэтому все вопросы в отношении электронного документооборота нужно решать «на берегу» на этапе внедрения системы.
В соответствии с Указом Президента РФ от 9 мая 2017 года № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы» перед современным бизнесом стоит задача внедрения в жизнь компании электронного документооборота, в том числе, по кадровым вопросам.
В начале 2020 года вступили в силу первые изменения в законодательство в области цифровизации кадрового дела, в результате которых в российскую действительность вошло такое понятие как электронная трудовая книжка.
В результате изменений все работодатели обязаны передавать в Пенсионный фонд России электронные сведения о трудовой деятельности сотрудников. Работникам же предоставлено право выбора между традиционной бумажной трудовой книжкой и электронной (подробнее в статье «Как перейти на электронные трудовые книжки в 2020 году?»).
Следующим этапом на пути цифровизации кадрового документооборота запланирован перевод с бумаги на электронные носители всех документов, связанных с работой, в том числе, предполагающих проставление работником своей подписи.
Замена бумажного кадрового документооборота электронным отвечает требованиям современной действительности: многие компании уже ведут электронный документооборот в части тех документов, в отношении которых это допускается действующим законодательством.
Кроме того, введение электронного документооборота необходимо отдельным категориям работников, в частности, вахтовикам, которые работают в значительном отдалении от места жительства и в межвахтовый период фактически лишены возможности оформления кадровых документов.
Вне зависимости от метода работы отдельных сотрудников у электронного документооборота масса неоспоримых преимуществ: он экономит время, трудозатраты, бумагу, офисное пространство, повышает прозрачность кадрового документооборота, обеспечивает защиту от фальсификации документов и их лучшую сохранность, облегчает и ускоряет доступ к архиву.
Учитывая все вышеизложенное, 4 февраля 2020 года Государственная Дума приняла в первом чтении законопроект «О проведении эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками».
Целью эксперимента обозначены создание и отработка механизмов ведения и применения электронных документов, связанных с работой, без дублирования на бумажном носителе, а также подготовка предложений о внесении изменений в законодательство РФ.
В Российской Федерации это будет уже второй по счету эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений.
Первый эксперимент был проведен в 2018 году Министерством труда и социальной защиты совместно с 11 крупными организациями-работодателями (АО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АвтоВаз», ПАО «Росбанк», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «СИБУР», АО «Альфа-Банк», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг») на условиях дублированиях электронных документов на бумажном носителе.
Эксперимент 2018 года показал следующие проблемы внедрения электронного кадрового документооборота:
- высокая стоимость приобретения и использования цифровой подписи на каждого сотрудника, особенно в компаниях с высокой текучестью кадров;
- отсутствие нормативного регулирования использования электронной подписи в кадровом делопроизводстве;
- отсутствие готового программного обеспечения для автоматизации кадрового документооборота;
- необходимость обеспечения непрерывной технической поддержки электронного кадрового документооборота;
- риски потери данных, несанкционированного использования данных третьими лицами, ошибок программного обеспечения при передаче или обработке информации;
- низкая компьютерная грамотность некоторых работников и недоверие к электронным документам.
Вместе с тем результаты эксперимента все же показали возможность подготовки законодательной базы для перехода кадрового дела на электронный документооборот, для чего было решено провести еще один эксперимент с неограниченным кругом участников из числа работодателей и без дублирования документов на бумажном носителе.
Разберемся с особенностями нового эксперимента.
Условия участия
Принять участие в эксперименте может любая организация, изъявившая такое желание. Подробный порядок проведения эксперимента и отбора работодателей планируется регламентировать Положением Министерства труда и социальной защиты, которое будет осуществлять полное методическое сопровождение эксперимента.
По состоянию на дату принятия решения о представлении законопроекта в Совет Государственной Думы (22 января 2020) желание принять участие в эксперименте изъявили порядка 80 компаний, в том числе, из числа субъектов среднего предпринимательства.
Работники принимают участие в эксперименте добровольно и вправе отказаться от участия в эксперименте, уведомив об этом работодателя в письменной форме.
Информационно-техническое обеспечение
Согласно законопроекту ведение электронных документов, связанных с работой, осуществляется работодателем с использованием собственной локальной информационной системы или электронного сервиса информационно-аналитической системы «Общероссийская база вакансий «Работа в России», которая фактически является частью Единой системы идентификации и аутентификации (Портала государственных услуг Российской Федерации).
Таким образом, участие в эксперименте будет доступно организационно и финансово даже для тех компаний, которые не имеют собственной информационной системы для ведения электронного кадрового документооборота или ведут его на аутсорсинге.
В целях проведения эксперимента на создание и обеспечение функционирования электронного сервиса системы «Работа в России» в федеральном бюджете на 2020 год предусмотрены средства в размере более 124 миллионов рублей.
Для работников и работодателей использование электронного сервиса системы «Работа в России» будет бесплатным.
Кроме того, в случае использования электронного сервиса на портале «Работа в России» можно будет подписывать документы со стороны работника с помощью простой электронной подписи, поскольку граждане Российской Федерации, которые пользуются порталом, идентифицированы посредством ЕСИА, соответственно работодателям не придется выделять средства на получение электронных подписей.
При использовании своей информационной системы работодателю придется нести расходы по ведению электронных документов, включая расходы по приобретению и использованию электронной подписи работника, самостоятельно.
Документы, которые переводятся в электронный формат в ходе эксперимента
Виды документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент, структурные подразделения, участвующие в эксперименте, определяются каждым работодателем самостоятельно и отражаются в локальных нормативных правовых актах и (или) в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).
При этом в любом случае эксперимент не будет распространяться на трудовые книжки.
Сроки проведения эксперимента
В соответствии с текстом законопроекта проведение эксперимента планируется с 1 апреля по 31 декабря 2020 года.
Однако в Заключении Комитета Государственной Думы по труду, социальной политике и делам ветеранов по проекту указано, что продолжительность указанного срока «представляется недостаточной для достижения весьма амбициозных целей эксперимента».
Также Комитетом указано, что предусмотренные законопроектом сроки представления докладов о результатах эксперимента и предложений о внесении изменений в законодательство (для предварительных - до 1 сентября 2020 года, для итоговых - до 31 декабря 2020 года) фактически означают подведение итогов эксперимента до его окончания и тем самым «вызывают недоумение».
С учетом данных вполне обоснованных замечаний и комплексного характера вопроса, который выносится на эксперимент, требующего серьезной подготовки и проработки, высока вероятность того, что сроки эксперимента ко второму чтению законопроекта будут увеличены.
Так, заместитель Министра труда и социальной защиты Российской Федерации В.Л. Вуколов в ходе заседания Комитета Государственной Думы по труду, социальной политике и делам ветеранов допустил вероятность распространения эксперимента на первый квартал 2021 года.
Какие документы можно вести в электронном виде уже сейчас и без участия в эксперименте?
Трудовой кодекс Российской Федерации предусматривает использование электронной подписи в трудовых отношениях только с дистанционными работниками.
В отношениях с работниками, которые дистанционными не являются, применение электронной подписи законодательством не предусмотрено (см., например, Апелляционное определение Свердловского областного суда от 20.11.2015 по делу N 33-16958/2015, Определение Омского областного суда от 22.01.2014 № 33–187/2014).
Поэтому составление кадровых документов, требующих в силу прямого указания Трудового кодекса РФ росписи работника, с недистанционными сотрудниками должно производиться исключительно на бумажном носителе.
Составление таких документов в электронном виде, в том числе посредством обмена сканами собственноручно подписанных документов, создает риск признания уведомления работника о событиях, связанных с его работой, ненадлежащим.
При этом кадровые документы, которые в силу трудового законодательства работодатель не обязан объявлять работнику под роспись, компания вправе составлять в электронном виде.
К таким документам относятся, в частности, приказы о выплате компенсации за жилье иногороднему работнику, о компенсации питания в силу условий коллективного договора, о премировании, о компенсации за проезд, табели учёта рабочего времени, графики работы и отпусков, расчётные листки.
В отношении данных документов электронный документооборот может быть беспрепятственно внедрён уже сейчас.
Однако справедливости ради следует отметить, что трудовым законодательством предусмотрено более 60 документов по кадровым вопросам, и перевод части из них в электронный формат при том, что большая часть документов останется на бумажном носителе, не является полноценным решением проблемы бумажной волокиты в кадровом деле.
Что касается нового эксперимента, то представляется, что при его планировании были учтены все проблемы, которые были выявлены в ходе проведения эксперимента в 2018 году, что означает высокую вероятность его успешного проведения и переход на полный электронный кадровый документооборот в ближайшие несколько лет.
Современный мир трудно представить без информационных технологий. Несмотря на то что обмен юридически значимыми документами в бумажном виде по-прежнему занимает важное место в документообороте коммерческих организаций, сегодня все большее число предпринимателей отдает предпочтение электронному взаимодействию. Применение современных технологий при подписании и обмене документами помогает решать различные задачи — от ускорения и упрощения процесса заключения сделок до повышения уровня доверия к содержанию подписываемых и передаваемых документов. О порядке заключения договоров дистанционным способом, о ведении электронного документооборота, а также о законодательных новеллах в этой сфере читайте в материале.
Пандемия новой коронавирусной инфекции COVID-19 в 2020 г. показала, что использование электронного документооборота может быть не только удобным, но и жизненно необходимым для компаний по всему миру, столкнувшихся с требованиями властей о самоизоляции и прекращении привычной офисной работы. В этих условиях подписание документов и их пересылка в бумажной форме оказались существенно затруднены, и компании, внедрившие электронный документооборот, оказались лучше подготовлены к сложившимся обстоятельствам по сравнению с их более консервативными конкурентами.
Для того чтобы очертить «правила игры» при внедрении электронного документооборота, необходимо законодательное регулирование, позволяющее ответить на вопросы:
Что понимают под электронными документами и электронными подписями?
Какие документы могут быть подписаны электронно?
Кто может пользоваться электронным документооборотом?
Каковы требования к организации электронного документооборота и что необходимо, чтобы начать применять его в отношениях с третьими лицами?
На сегодняшний день в России отсутствует единый нормативный акт в данной сфере.
Вопросы подписания и обмена электронными документами регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 № 64-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон об ЭП), Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», а также рядом иных нормативных актов. Взаимодействие органов исполнительной власти и государственных внебюджетных фондов охватывается Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494.
Виды электронного документооборота (ЭДО)
Следует выделить внешний и внутренний каналы электронного взаимодействия. Под внутренним электронным документооборотом в данном контексте понимается подготовка и обмен документами в рамках внутренней деятельности компании. В противовес ему мы рассмотрим внешний электронный документооборот, применяемый в отношениях с третьими лицами — контрагентами по гражданско-правовым сделкам, а также органами власти и внебюджетными фондами.
Внутренний электронный документооборот
Внутренний электронный документооборот регулируется локальными нормативными актами компании. Примером документов в электронной форме, оформляемых в рамках внутреннего взаимодействия, могут служить трудовые договоры с дистанционными работниками, а также электронные трудовые книжки и иные документы в области трудовых отношений, за исключением случаев, когда для них предусмотрена обязательная бумажная форма.
В ближайшем будущем в России планируется провести эксперимент по использованию электронных документов в кадровом документообороте. Предполагается, что он завершится 31 марта 2021 г. Принять участие в этом эксперименте смогут любые работодатели на добровольной основе, при условии подачи заявки до 1 декабря 2020 г. Работодатели также должны будут сформировать списки работников, давших согласие на участие в эксперименте (за исключением дистанционных работников и работников, в отношении которых заключаются договоры о предоставлении труда персонала), а также определить кадровые документы, которые будут формироваться в электронном виде.
Результаты данного эксперимента могут позволить в будущем в ряде случаев существенно сократить или полностью отказаться от бумажного документооборота в кадровой сфере.
Внешний электронный документооборот
Внешний электронный документооборот с контрагентами регулируется соглашениями с ними.
Стороны свободны в определении перечня документов, которые могут подписываться в электронном виде, требований к таким документам, а также порядку подписания и используемым видам электронных подписей. Это могут быть сами гражданско-правовые договоры, а также документы, оформляемые в рамках их исполнения.
Вместе с тем для ряда документов установлены определенные требования при их передаче по телекоммуникационным каналам связи. Соблюдение данных форматов необходимо, в частности, для обеспечения возможности предоставления первичных учетных документов, составленных в электронной форме, при предоставлении деклараций (расчетов) либо документов, истребуемых налоговыми органами (например, приказы ФНС России № 7-10/551@ в отношении ТОРГ-12, № 7-10/552@ в отношении акта об оказании услуг, № ММВ-7-15/820@ в отношении счетов-фактур).
В отношении взаимодействия с органами власти (например, при подаче налоговых деклараций (расчетов), отчетности по страховым взносам или НДФЛ, электронной подаче документов в суды, обращении за государственными услугами) и внебюджетными фондами следует руководствоваться требованиями, установленными для соответствующих ситуаций.
Хранение электронных документов
Требования к хранению электронных документов предусмотрены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» и включают в себя следующие обязательные условия:
наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации;
в процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного раза в пять лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.
Заключение договоров в дистанционном режиме
Законодательство предусматривает возможность заключения договоров в электронном виде. Так, согласно п. 2 ст. 434 ГК РФ договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами, или обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными в соответствии с правилами абз. 2 п. 1 ст. 160 ГК РФ.
Закон не определяет понятия «электронный документ», при этом электронная форма документа приравнивается к письменной форме. В соответствии с п. 1 ст. 160 ГК РФ письменная форма сделки считается соблюденной при одновременном выполнении следующих условий:
в случае совершения лицом сделки с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки;
вместо проставления подписи использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю.Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон может быть предусмотрен специальный способ достоверного определения лица, выразившего волю.
Таким образом, для заключения договора в электронном виде сторонам необходимо договориться о способе определения лица, выразившего свою волю на заключение договора, в частности:
о типе электронной подписи, которой будут заверяться электронные документы (ниже приведен обзор видов электронных подписей). Так, если стороны намерены применять квалифицированную электронную подпись, дополнительно фиксировать такую договоренность не требуется (согласно п. 1 ст. 6 Закона об ЭП информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе). Если же стороны намерены обмениваться документами, подписанными простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, то эти условия должны быть зафиксированы в подписанном собственноручно соглашении сторон;
о способе обмена документами (в электронном или бумажном виде). В частности, стороны могут договориться о направлении подписанных документов с конкретного адреса электронной почты конкретного уполномоченного лица с каждой стороны или об обязательном последующем обмене подписанными бумажными оригиналами договора.
Для обмена электронными документами контрагенты могут заключить договор с оператором электронного документооборота либо обмениваться такими документами самостоятельно. В последнем случае компании потребуется использовать программные продукты и решения, позволяющие формировать документы и подписывать их электронной подписью. Кроме того, организации разрабатывают соответствующие локальные нормативные акты и назначают лиц, ответственных за организацию электронного документооборота.
В связи с дистанционным заключением договоров встает вопрос о составлении и обмене сторонами закрывающими документами в электронном виде. Законодательство допускает составление в электронном виде первичных документов (в том числе товарной накладной, счета-фактуры, универсального передаточного документа (УПД) и иных). Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете) первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Как было указано выше, для ряда первичных документов установлены определенные требования к их формату для составления и передачи в электронном виде (для счетов-фактур, актов оказания услуг и т.д.).
Закон о бухгалтерском учете не уточняет, какой именно вид электронной подписи должен использоваться для подписания бухгалтерских документов. Согласно ст. 21 Закона о бухгалтерском учете виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухучета. Однако на текущий момент конкретный стандарт бухгалтерского учета до сих пор не принят. Соответственно, до уточнения этого вопроса может быть использован любой вид электронной подписи из предусмотренных Законом об ЭП.
Говоря о практике заключения договоров сторонами дистанционным образом, следует отметить, что достаточно часто встречаются случаи обмена по электронной почте сканами подписанного каждой стороной своего экземпляра документа. Хотя с формальной точки зрения факсимильная подпись уполномоченного лица и печать компании не тождественны электронной подписи, равно как и скан подписанного документа не является электронным документом, а представляет собой электронный образ бумажного документа, судебная практика в целом подтверждает возможность признания такого рода договоров заключенными в отсутствие единого бумажного документа, подписанного сторонами, при условии наличия следующих факторов:
доказательств фактического исполнения договора сторонами (выполнение работ, перечисление денежных средств, направление по электронной почте заявок) — суд признал, что указанные доказательства являются достаточными для подтверждения факта оказания предпринимателем услуг перевозки в заявленном им объеме (постановление АС Западно-Сибирского округа от 19.01.2018 № Ф04-5601/2017 по делу № А27-20317/2016);
доказательств принадлежности адреса электронной почты, с которой направлялись документы, контрагенту (постановление АС Центрального округа от 22.12.2016 № Ф10-4986/2016 по делу № А62-7980/2015).
Во избежание признания судом договоров, заключенных сторонами дистанционным способом, незаключенными, а также для минимизации потенциальных споров с контрагентом относительно содержания или порядка исполнения таких договоров рекомендуем согласовывать, среди прочего, следующие вопросы:
тип электронной подписи для подписания договора;
адрес электронной почты для направления и получения переписки по договору и обмена электронными документами;
в какой момент электронные сообщения будут считаться полученными адресатом;
срок, по истечении которого направленный одной стороной документ будет считаться принятым другой стороной в отсутствие ее ответа (этот вопрос наиболее критичен для подрядчиков/исполнителей применительно к актам сдачи-приемки работ или услуг по договору);
что будет считаться местом заключения договора; какой момент будет считаться временем заключения договора;
наличие или отсутствие необходимости последующего обмена подписанными бумажными версиями договора и первичных документов.
Электронная подпись (ЭП): понятие и виды
В соответствии с Законом об ЭП электронная подпись представляет собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
Законодательством предусмотрены следующие типы электронных подписей:
простая электронная подпись (ПЭП): используется чаще всего для авторизации в информационных системах и для совершения банковских операций (код доступа, связка «логин-пароль» и прочие). Как правило, ПЭП не используется для подписания электронных документов, однако стороны своим соглашением могут предусмотреть использование для заключения договоров в электронном виде именно этого типа подписи;
усиленная электронная подпись бывает двух видов:
неквалифицированная электронная подпись (НЭП): создается с помощью средств программного обеспечения с использованием криптографической защиты и ключа электронной подписи. НЭП позволяет идентифицировать личность владельца и проверить, был ли документ изменен после его отправки. Чаще всего НЭП используется компаниями для своего внутреннего документооборота. Как и ПЭП, стороны могут согласовать использование НЭП для целей заключения электронных договоров;
квалифицированная электронная подпись (КЭП): в силу Закона об ЭП является аналогом собственноручной подписи на бумаге, и подписанные ею электронные документы равнозначны бумажным документам, подписанным собственноручно. Она также создается с использованием средств криптографической защиты и позволяет установить личность владельца подписи.
В соответствии с п. 1 ст. 4 Закона об ЭП участники электронного взаимодействия вправе использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если законодательство РФ не закрепляет использование конкретного вида подписи в зависимости от целей ее использования.
Принять к сведению
Интересно, что согласно ст. 7 Закона об ЭП электронные подписи, созданные в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, в Российской Федерации признаются электронными подписями того вида, признакам которого они соответствуют на основании Закона об ЭП. Соответственно, при соблюдении определенных технических и юридических ограничений заключение трансграничных сделок может быть также осуществлено электронным способом. При этом необходимо учитывать установленные законодательством ограничения на экспорт криптографических средств защиты информации, которые обычно устанавливаются на токены, с помощью которых формируются усиленные электронные подписи.
Развитие законодательства в сфере ЭДО и ЭП
В конце 2019 г. был принят Федеральный закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „Об электронной подписи“ и статью 1 Федерального закона „О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля“», внесший существенные изменения в российское законодательство об ЭП. В частности, указанным законом предусмотрены следующие изменения (часть из которых вступила в силу 1 июля 2020 г., а другая часть была отложена на более поздний срок по причине распространения новой коронавирусной инфекции (COVID-19)).
Так, с 1 января 2021 г.:
удостоверяющие центры смогут хранить и использовать ключ электронной подписи (дистанционная электронная подпись). Соответственно, у владельцев будет возможность подписания электронных документов из любого места и с любого устройства без установки специальных программ;
появится новый вид организаций — доверенная третья сторона, которая будет проверять действительность электронной подписи, сертификатов и полномочий участников электронного взаимодействия, в целях обеспечения безопасности работы с ЭП и уменьшения случаев мошенничества;
определены условия признания электронных подписей, созданных в соответствии с нормами права иностранного государства и международными стандартами, соответствующими признакам усиленной электронной подписи, и их применение в правоотношениях. Предполагается, что механизм признания иностранных электронных подписей будет работать через услуги аккредитованной доверенной третьей стороны либо аккредитованного удостоверяющего центра.
С 1 января 2022 г.:
изменяется порядок получения ЭП. Теперь руководители коммерческих предприятий и ИП будут получать ЭП в органах ФНС России, руководители органов власти — в Федеральном казначействе, а руководители кредитных организаций — в Центральном банке РФ;
квалифицированные сертификаты будут выдаваться заявителям — юридическим лицам только на должностное лицо, которое вправе действовать от имени юридического лица без доверенности;
Закон разрешает 80% кадровых документов вести в электронном виде. Графики отпусков, приказы на командировки, расчетные листки, табели.
Да, есть рискованные документы. Трудовой договор, заявление на увольнение, приказ о «дисциплинарке». Суды признают легальность и этих электронных документов. Но если не готовы тратить время на разбирательства с госорганами, то оставьте в бумажном документообороте только эти 20%.
Рассказываем, как перевести кадры в цифру
Что происходит сейчас
Мы получаем от поставщиков электронные счета-фактуры, заключаем договоры по электронной почте, отвечаем на запросы налоговой по электронным каналам связи. Когда-то нас подтолкнули к электронному документообороту и стало удобнее.
Кадры тоже переводят в цифру. Появились электронные больничные, электронные трудовые книжки. В апреле 2020 Минтруд запустил эксперимент по кадровому электронному документообороту (КЭДО), участники эксперимента подписывают электронно любые кадровые документы. С января 2021 изменили Трудовой кодекс и разрешили электронные подписи не только для дистанционных работников, но и для «удаленщиков». Рассказали об этом в статье Новый закон об удаленной работе.
В феврале 2021 Минтруд предложил продлить эксперимент по кадровому электронному документообороту до 31 июля 2021. Участникам эксперимента не захочется возвращаться к бумажным документам. Поэтому ожидаем поправок в Трудовой кодекс для всех работодателей.
Можно подождать, когда нас всех обяжут вести кадры электронно. Или уже сейчас автоматизировать отнимающие время кадровые процессы. На стороне работодателя закон «Об электронной подписи». И при правильной его трактовке ЭП можно подписывать большинство кадровых документов.
Если кратко, то для перехода на «цифру» нужно:
- электронные подписи (ЭП) для работников;
- внутренние документы для легализации ЭДО;
- электронная система.
ЭП для работников. Какую выбрать
Чтобы подписывать электронные документы, работникам нужны электронные подписи. Они бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Вид ЭП зависит от того, какую задачу вы решаете:
- Избавляетесь от графика отпусков в Excel и автоматизируете процесс учета рабочего времени, тогда ПЭП хватит.
- Будете знакомить с локальными нормативными актами, инструктажами, тогда НЭП подойдет.
- Принимаете на работу дистанционных сотрудников, тогда выбирайте НЭП или КЭП.
Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге. Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.
Для каких документов использовать ЭП
ПЭП и НЭП выпускают 1 раз при приеме на работу. Это может сделать сам работодатель в своей информационной системе. Только для НЭП нужно еще докупить специальную программу.
КЭП выпускают каждый год. В Тензоре или другом аккредитованном Минэкономсвязью удостоверяющем центре.
Внутренние документы для легализации ЭДО
Работник «на удаленке» говорит, что не видел в «электронке» задачу и документы. Не знал, что в личном кабинете есть расчетный листок и график отпусков. А его флешку с ЭП забрал ребенок. Как доказать сотруднику, а потом и госорганам, что работодатель выполняет свои обязательства?
Зафиксируйте применение ЭДО внутренними документами фирмы.
-
Локальный акт о кадровом ЭДО (нужен для любой ЭП).
Это может быть Положение об ЭДО или дополнения в коллективный договор, ПВТР. Опишите в нем, какие документы ведете электронно, какой вид подписи используете, как ее создаете, как визуализируете на электронных документах, как знакомите с документами работников.
Электронная система. Зачем нужна
Кадровыми документами можно обмениваться и в электронной почте. Но контролировать ответы от 100 сотрудников уже не удобно. Плюс работник может сказать, что «электронку» взломали или письмо он не прочитал.
Время получения документа, момент его подписания умеет подтверждать электронная система СБИС Управление персоналом.
В СБИС работники без участия кадровика заполнят табель, узнают число неотгулянных дней отпуска, подадут заявление. Кадровик оформит документы на прием, увольнение, командировки без ручного ввода, по сканам. Все действия кадровика регламентированы. СБИС напомнит, что нужно подписать у работника приказ или взять объяснение. 1 неквалифицированный кадровик сможет без ошибок вести 1000 работников.
Новую редакцию должностной инструкции СБИС разошлет сотрудникам, соберет с них подписи об ознакомлении и в 1 окне покажет листок ознакомления с подписями работников.
Как переводить в ЭДО конкретные процессы
Прием, ознакомление с ЛНА
Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический пока безопаснее дублировать на бумаге или подписывать КЭП. Их прямо разрешено подписывать НЭП или КЭП для дистанционных работников, «удаленщиков» и участников кадрового эксперимента Минтруда по 122-ФЗ.
ПВТР, иные локально-нормативные акты, инструкции по охране труда, журналы инструктажей, положение о командировании нужно вручать «под роспись» работников, а значит при ЭДО допустимо применять НЭП/КЭП.
Чтобы заполнять все эти документы без ручного ввода, по сканам паспорта, просто используйте СБИС.
Как переводить в ЭДО документы по приему
| Документ | Риски перевода в ЭДО | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
|---|---|---|---|
| Заявление о приеме на работу | низкий | любая | нет требований |
| Трудовой договор, приложения и соглашения к нему | высокий | КЭП | письменный по 57, 67 ТК РФ |
| Трудовой договор о дистанционной работе, приложения и соглашения к нему | низкий | НЭП/КЭП | электронный по ст. 312.3 ТК РФ |
| Приказ о приеме на работу | высокий | КЭП | под роспись по ст. 68 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД |
| Личная карточка | высокий | КЭП | под роспись по ст. 68 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД |
| Правила внутреннего трудового распорядка | средний | НЭП/КЭП | под роспись по ст. 68, 189 ТК РФ |
Нужно обоснование и больше документов? Оставьте заявку
Отпуска и графики отпусков
График отпусков, приказы и заявления допустимо подписывать ПЭП, потому что по ТК эти документы письменные или необязательные.
Для уведомлений о начале отпуска нужна НЭП/КЭП, потому что ТК требует уведомлять «под роспись». Но оно потребуется только при трудовом конфликте об отпуске. За несвоевременное уведомление работник имеет право не ходить в отпуск в эти даты, а инспектор труда оштрафовать на 5 тыс. рублей директора или 50 тыс. рублей организацию.
Как переводить в ЭДО документы по отпуску
| Документ | Риски перевода в ЭДО | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
|---|---|---|---|
| График отпусков | средний | НЭП/КЭП | под роспись по ст. 22, ч. 2 ст. 123 ТК РФ |
| Уведомление работника о начале отпуска (за 2 недели под роспись) | средний | НЭП/КЭП | под роспись по ч. 3 ст. 123 ТК РФ |
| Приказ о предоставлении отпуска | низкий | любая | нет требований |
| Заявление о предоставлении отпуска по графику | низкий | любая | нет требований |
| Заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением | высокий | КЭП | письменный по ст. 127 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД |
Нужно обоснование и больше документов? Оставьте заявку
Служебные командировки
Приказ на командировку, авансовый отчет и сообщение о праве отказаться от командировки допустимо подписывать ПЭП, потому что по ТК эти документы письменные и требуются только при трудовом конфликте. Ответственность за отсутствие согласия на направление в командировку женщины с детьми до 3 лет штраф в 5 тыс. рублей для директора или 50 тыс. рублей для организации.
Как переводить в ЭДО документы по командированию
| Документ | Риски перевода в ЭДО | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
|---|---|---|---|
| Приказ о направлении работника в командировку | средний | любая | письменный по Постановлению Правительства 749 от 13.10.08 |
| Авансовый отчет | низкий | любая | письменный по Постановлению Правительства 749 от 13.10.08 |
| Согласие на направление в служебные командировки и сообщение о праве на отказ от них (для женщин с детьми до 3 лет) | средний | любая | письменный по ст. 259 ТК РФ |
Нужно обоснование и больше документов? Оставьте заявку
Переводы и изменение условий труда
Согласие на перевод, соглашение к трудовому договору прямо разрешено подписывать НЭП или КЭП для работников «на удаленке» и участников кадрового эксперимента. В остальных случаях их пока безопаснее дублировать на бумаге или подписывать КЭП.
Как переводить документы в ЭДО
| Документ | Риски перевода в ЭДО | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
|---|---|---|---|
| Заявление о переводе | высокий | КЭП | письменный по ст. 72.1 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД |
| Дополнительное соглашение на перевод | высокий | КЭП | письменный по ст. 72, 72.2 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД |
| Приказ о переводе | средний | любая | письменный по ПП РФ 225 от 16.04.03 «О трудовых книжках» |
Нужно обоснование и больше документов? Оставьте заявку
Учет рабочего времени
Табели учета в электронном виде признает даже Роструд. ТК требует оформления документа, но не обязывает знакомить с ним работника. Поэтому можно использовать любую ЭП.
Графики сменности доводятся до сведения работников. Способ ознакомления ТК не установлен. Следовательно можно информировать работников электронно. Но так, чтобы было подтверждение факта получения документа работником на случай проверки ГИТ, спора по увольнению за прогул. В СБИС все виды ЭП визуализированы, позволяют определить дату, время и ФИО подписанта. Поэтому можно использовать любую подпись.
Как переводить документы в ЭДО
| Документ | Риски перевода в ЭДО | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
|---|---|---|---|
| Табель учета рабочего времени | низкий | любая | письменный по ст.91, 99 ТК РФ |
| График сменности | средний | любая | письменный по ст.103 ТК РФ |
Больничные и соц. выплаты
Налоговая признает электронные заявления на предоставление ряда вычетов: «Работодатель вправе самостоятельно установить любой порядок предоставления своими работниками соответствующих заявлений».
Как переводить документы в ЭДО
| Документ | Риски перевода в ЭДО | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
|---|---|---|---|
| Листок нетрудоспособности | низкий | не нужна | электронный по закону 323-ФЗ от 21.11.11 «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» |
| Заявление на социальные вычеты по НДФЛ | низкий | любая | письменное по п. 2 ст. 219 НК РФ |
Зарплата и премии
Минтруд давно признает электронные расчетные листки (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, ответы на официальном портале Роструда № 120279 от 28.02.20, 107235 от 01.03.19). Только предусмотрите такой порядок извещения в ЛНА, ТД или колдоговоре.
На приказе о премировании ставят любую ЭП работника или не подписывают у него вообще, если это не приказ о поощрении по унифицированной форме Т-11, Т-11а. О размере премии работник узнает из расчетных листков, что соответствует ст.136 ТК РФ.
Как переводить документы в ЭДО
| Документ | Риски перевода в ЭДО | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
|---|---|---|---|
| Расчетные листы | низкий | любая | письменный по ст.136 ТК РФ |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | высокий | КЭП | под роспись по ст.193 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД |
Увольнение
Заявление об увольнении, Приказ о прекращении ТД прямо разрешено подписывать НЭП и КЭП для работников «на удаленке» и для участников кадрового эксперимента Минтруда.
Для всех остальных пока безопаснее оформлять с КЭП или на бумаге. Документы требуют при любой проверке ГИТ. Их электронный формат не признает Роструд (письмо 14-2/ООГ-1773 от 06.03.20). По ним много негативной судебной практики.
Как переводить документы в ЭДО
| Документ | Риски перевода в ЭДО | Какой ЭП хватит | Требования ТК к оформлению документа |
|---|---|---|---|
| Заявления об увольнении по собственной инициативе | высокий | КЭП | письменный по ст. 80 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД |
| Приказ о прекращении ТД | высокий | КЭП | под роспись по ст. 84.1 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД |
Нужно обоснование и больше документов? Оставить заявку
Если решили перейти на кадровый ЭДО
Многие кадровые документы можно перевести в цифру уже сегодня. Главное правильно оформить это внутренними локальными актами. А технические вопросы поможет решить СБИС.
В СБИС Управление персоналом ведите графики отпусков, табели, электронные кадровые книжки и больничные. Без ручного ввода, по сканам паспорта заполняйте трудовые договоры. Выдавайте электронные подписи работникам прямо в своем отделе кадров через СБИС Корпоративный удостоверяющий центр.
Читайте также: