Если работник унес важные документы

Опубликовано: 17.09.2024

Лишиться бухгалтерской и деловой документации организация может по самым разным причинам. Одна из них – невозврат документации уволенным сотрудником, который имел доступ к тем или иным документам. Нередко такими сотрудниками являются генеральный директор и главный бухгалтер организации. Рассказываем, как по закону вернуть документы компании.

Правовые основания для истребования документов

На первоначальном этапе компания может напрямую обратиться к бывшему руководителю с требованием о возврате документов. В требовании нужно уточнить, какой объем документов и за какой период необходимо вернуть. Руководитель, даже лишенный своих полномочий в силу увольнения, обязан вернуть все документы новому руководству в силу закона.

Напомним, в соответствии с п. 4 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» при смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно.

Как видно, в законе идет речь о документах бухучета. Но перечень документов, который может быть запрошен у бывшего директора, отнюдь не ограничен товарными накладными, актами приемки-передачи и счетами-фактурами. Например, банковские документы, договоры и документы об исполнении этих договоров также относятся к документам бухгалтерского учета.

Запрошена может быть и иная документация. Например, перечень документов, которые общество обязано хранить по месту нахождения его единоличного исполнительного органа, приведен в п. 1 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Соответственно, организация вправе требовать возврата любого документа, ответственность за хранение которого была возложена на директора.

То же самое касается и бухгалтеров, и любых других сотрудников, присвоивших себе или забывших вернуть тот или иной документ. В этом случае необходимо руководствоваться п. 1 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данная норма гласит, что ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта.

Иными словами, именно руководитель определяет лиц, ответственных за ведение, хранение и обеспечение сохранности документов. И если из внутриорганизационных документов (штатное расписание, приказ, распоряжение и т.д.) прямо следует, что вся кадровая документация должна храниться у главного бухгалтера, то именно главбух обязан передать такие документы руководителю или новому сотруднику в случае увольнения.

Разумеется, мирно договориться о возврате документации получается не во всех случаях. Иногда сотрудник сознательно не возвращает ее в целях причинения организации ущерба. В таких случаях разрешить спор можно только в судебном порядке. Подобные споры, относящиеся к категории корпоративных, разрешают арбитражные суды (п. 4 ст. 225.1 АПК РФ).

Истребование документов по суду

В суде организация обязана будет представить доказательства того, что истребуемые ею документы находились у сотрудника в период исполнения им должностных полномочий. Если сотрудник являлся, скажем, главным бухгалтером, в суд нужно будет представить распоряжение/приказ о том, что в обязанности главного бухгалтера вменяется ведение и хранение документации.

Кроме того, нужно будет доказать, что документы не были возвращены при увольнении сотрудника. К примеру, если документация запрашивается с бывшего генерального директора, нужно будет доказать, что он не исполнил свою прямую обязанность по передаче документов новому директору (п. 4 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для этого в суд следует представить акт об отказе бывшего директора вернуть документы.

В свою очередь, бывший сотрудник доказывает факт передачи истребуемых документов вновь назначенному на должность работнику. Таким доказательством может являться, например, акт приема-передачи. В акте должно быть указано, какие конкретно документы передаются сотрудником, кто назначен ответственным за хранение этих документов, а также определено место их хранения.

Кроме того, сторонами спора могут быть представлены и косвенные доказательства, свидетельствующие об исполнении/неисполнении законных обязанностей по возврату документов.

В настоящее время судебная практика разрешения подобных споров исходит из презумпции невиновности работника. Собственно, работник не обязан доказывать, что не брал никаких документов. Даже если он не представил прямых доказательств возврата документов (акта приемки-передачи), суд не удовлетворит иск, если организация не докажет двух моментов:

документы действительно были утрачены, вследствие чего деятельность организации была существенным образом затруднена;
документы были утрачены именно по вине данного работника.

Арбитражная практика

Суд не станет удовлетворять требование лишь на основании того, что сотрудник являлся ответственным лицом и по окончанию своих полномочий был обязан передать всю необходимую документацию. Это подтвердил, к примеру, Арбитражный суд Кабардино-Балкарской Республики в решении от 01.06.2016 № А20-4646/2015.

Суд установил, что организация не направляла бывшему директору никакого требования о возврате документов. В свою очередь директор официально не отказывался от их представления. При этом общество не представило сведений о том, каким образом оно осуществляло свою деятельность без документов, не возвращенных бывшим директором. В спорный период оно осуществляло продажи, вело переписку с различными органами, а также дела в арбитражных судах. При этом новый директор общества подписывал документы и заверял их, а также представлял контрагентам учредительные документы.

Общество не смогло объяснить, как оно исполняло обязанности налогоплательщика в соответствующий период, осуществляло переписку и вступало в правоотношения со своими контрагентами. Кроме того, не было представлено и данных проведенной инвентаризации в связи с прекращением полномочий директора, в ходе которой было бы выявлено отсутствие спорных документов. При таких обстоятельствах суд отказал в удовлетворении требования обязать бывшего сотрудника возвратить запрошенные документы.

В другом же деле, рассмотренном Десятым арбитражным апелляционным судом (постановление от 07.11.2014 № А41-30682/14) общество доказало, что его деятельность была затруднена из-за невозврата документов.

Из материалов дела следовало, что уволенный сотрудник, не возвративший документы, занимал в организации должность не только генерального директора, но и главного бухгалтера. В его обязанности входило обеспечение сохранности всех документов, имеющих отношение к организации, которые при смене исполнительного органа подлежали передаче последним вновь назначенному директору общества.

Суд установил, что организация направляла директору требование о возврате документов, но получила отказ. На директоре лежали все обязанности по ведению дел во взаимоотношениях с контрагентами и с проверяющими. Лишившись документов, организация утратила возможность продолжения своей деятельности. На основании этого суд обязал бывшего руководителя возвратить обществу всю запрошенную им документацию.

Таким образом, споры об истребовании документов с бывших сотрудников имеют в суде реальные перспективы. Для этого организации потребуется доказать, что:

7 нарушений прав работников, о которых работодатели не всегда знают

Работодатели помнят, что надо оформлять сотрудников по трудовому договору, вовремя платить зарплату и отпускать на выходной. Но по Трудовому кодексу у работников гораздо больше прав, чем обычно знают работодатели. Такое незнание — риск получить от Роструда штраф до 100 000 ₽ и бестолковый судебный кейс. Рассказываем, как делать нельзя, и как надо по закону.

1. Не индексировать зарплату

❌ Принять работника в штат, установить размер зарплаты и годами не повышать его. Или повышать, но за увеличение обязанностей или карьерный рост.

✅ Чтобы работники не страдали от инфляции, работодатели обязаны периодически индексировать зарплату. Это обязанность из ст. 134 ТК РФ.

Индексация зарплаты — это её повышение исходя из роста розничных цен на товары и услуги. При этом работник продолжает выполнять ту же работу.

Для госслужащих индексация прописана в законе. А вот частники должны сами решить, как часто и на какой процент будут индексировать зарплату персонала. Порядок прописывают в трудовом договоре или локальном акте, например, положении об индексации зарплаты. Если порядок прописан — уже полдела. Осталось соблюдать его и вовремя повышать зарплату.

Если работодатель не установил сроки и размер индексации, это не повод её не проводить. Периодичность можно взять любую — раз в полгода или в год. Коэффициент повышения можно рассчитать исходя из индекса потребительских цен за прошлый год. К примеру, за 2019 год инфляция составила примерно 5 %. На столько можно увеличить зарплату.

Регулярные премии и надбавки не заменяют индексацию. Эти выплаты входят в систему оплаты труда. Они зависят от качества и количества работы, а рост цен на продукты тут ни при чём. Это позиция Верховного суда РФ из Определении № 89-КГ18-14.

Индексировать можно оклад или переменную часть зарплаты — например, процент от продаж. Главное, чтобы в итоге повысился реальный размер зарплаты.

2. Штрафовать

❌ Штрафовать работников за недостачу, опоздания, разговор с клиентом не по скрипту. Суммы штрафов удерживать из зарплаты.

✅ Поддерживать дисциплину и наказывать персонал можно только тремя способами из ст. 192 ТК РФ: замечание, выговор и увольнение по статье. А деньги за недостачу и сломанную мебель надо вычитать по правилам о материальной ответственности из ст. 238 ТК РФ.

Штрафовать работников нельзя. Мы уже рассказывали об этом в нашей статье.

Как за витиеватую систему штрафов, так и за разовое наказание работодатель сам рискует получить штраф от инспектора Роструда. А от работника — иск о взыскании недополученной из-за штрафов зарплаты.

3. Обязать пройти проверку на полиграфе

❌ Поставить работника в условия, когда он не может не согласиться пройти проверку на детекторе лжи. Если окажется, что он ворует или сливает информацию конкурентам, вычесть из зарплаты недостачу, уволить по статье или намекнуть написать заявление по собственному.

✅ Считается, что полиграф по телесным реакциям способен показать, врёт человек или нет.

Проверять работников на полиграфе не запрещено. Делать выводы и принимать меры, в принципе, тоже. Но тут есть два требования закона.

Работник должен дать согласие на проверку. Тест на полиграфе по своей сути — медицинская экспертиза. Ее можно проводить только с согласия человека. Об этом сказано в ст. 21 Конституции РФ.

Согласие должно быть добровольным. То есть работник подписывает его без давления. Хитрить и предлагать подписать согласие на «психологическое тестирование» тоже нельзя. Работник должен чётко понимать, что соглашается именно на устройство с подключением к телу проводов и конкретные вопросы. Отказаться от проверки работник может в любой момент, хоть в середине опроса. Уволить, оштрафовать или вычесть из зарплаты расходы на выезд полиграфолога нельзя.

Если работник в суде докажет, что согласился на полиграф под угрозой увольнения или плохих рекомендаций для эйчаров, работодатель оплатит моральный ущерб. Шанс доказать принуждение большой. Любые сомнения суды трактуют в пользу работника.

Проверка на полиграфе не должна заменять объяснительную, ревизию, акт об ущербе, докладную записку и приговор суда. Результаты теста на полиграфе юридически не доказывают, что работник нарушил закон. Трудовой кодекс не знает такой процедуры. Если работник оспорит увольнение или удержание из зарплаты, сослаться на полиграф не получится. На языке судопроизводства это называется недопустимым доказательством.

Для вычетов из зарплаты, надо соблюсти процедуру привлечения к материальной ответственности из главы 39 ТК РФ. Это создание комиссии, подсчёт ущерба, объяснение работника и приказ об удержании. Полная пошаговая инструкция есть в нашей статье.

Чтобы уволить за воровство, обращаются в полицию и дожидаются приговора суда. Так сказано в ч. 6 ст. 81 ТК РФ.

За слив коммерческой тайны, прогулы и пьянство увольняют после оформления дисциплинарного взыскания по ст. 193 ТК РФ. Инструкция здесь.

4. Заставить работать сверхурочно, в выходной или в ночь

❌ Перевести работника на ночную смену, заставить задержаться, назначить инвентаризацию на выходной. Согласие не спрашивать, за переработку не доплачивать.

✅ Работник обязан быть на работе в часы, которые прописаны в трудовом договоре и правилах трудового распорядка. Рабочее время не должно превышать 40 часов в неделю — ст. 91 ТК РФ.

Для работы сверх нормы с работника берут письменное согласие и добавляют к зарплате.

Сверхурочная работа — это работа после смены, дополнительная смена или работа в выходной. Продолжительность ограничена: не больше 4 часов за две недели и 120 часов в год. Правило — из ст. 99 ТК РФ.

Сама по себе переработка не запрещена. Но должна быть цель: выгрузить скоропортящиеся продукты, заменить невышедшего баристу, починить прорванную трубу. Привлекать к допработе нельзя беременных и несовершеннолетних. А инвалиды и матери детей до трех лет могут отказаться.

За сверхурочную работу доплачивают. За первые два часа — в полтора раза больше, за последующие часы — в два раза. Вместо доплаты работник может выбрать выходной — ст. 152 ТК РФ.

В ночное время работают с 22 до 6 часов. Ночная смена короче дневной на один час. Для разового выхода в ночь с работника берут письменное согласие. Чтобы полностью перевести работника на ночной режим, оформляют допсоглашение к трудовому договору. Подробности — в ст. 96 ТК РФ.

Каждый час ночной работы оплачивается больше на 20 %.

Часто в трудовой договор записывают, что рабочий день ненормированный. Это значит, работника можно иногда оставлять после смены и обязывать выйти в выходной. Брать письменное согласие не нужно. Объём допчасов записывают в трудовой договор.

Если переработка выпала на выходной или праздник оплату удваивают. Либо — по желанию работника — надбавку заменяют лишним выходным. Правила из ст. 153 ТК РФ.

5. Оставить работника без перерыва на обед

❌ Не прописать в документах время обеда. Провести в обед совещание. Не обеспечить место для еды, если в помещении постоянный поток клиентов.

✅ В течение дня работнику полагается перерыв для еды и отдыха — ст. 108 ТК РФ.

Обед длится не меньше 30 минут, но не больше двух часов. Точное время прописывают в трудовом договоре или правилах внутреннего трудового распорядка. Роструд штрафует, если точного времени нет, плавающие обеды не считаются.

В обеденный перерыв работник может уйти гулять и по магазинам. Запрещать нельзя, это его время — ст. 106 ТК РФ.

Работников с рабочим днём меньше четырёх часов можно оставить без обеда. Но если по документам он есть, надо отпускать.

Особый случай — когда по характеру работы человек не может оторваться и уйти поесть. В таком случае работодатель организует отдельное место для еды и кратковременную замену другим сотрудником.

6. Не выдать при увольнении справку 2-НДФЛ

❌ При увольнении не выдать справку 2-НДФЛ, хотя работник просил письменно.

✅ Справка 2-НДФЛ показывает, сколько работник заработал, а работодатель — удержал налога.

2-НДФЛ нужна уволенному, чтобы встать на учёт по безработице, отдать в бухгалтерию на новом месте для расчёта пособий. Ещё — для оформления кредита. Справку делает работодатель. Но человек может сформировать её самостоятельно через личный кабинет налоговой инспекции — если у него есть аккаунт.

В день увольнения работнику вместе с трудовой книжкой выдают справку 2-НДФЛ за текущий год и два предшествующих. Для этого работник пишет заявление. Так сказано в ст. 84.1 ТК РФ и ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ.

Уже уволенному и забытому сотруднику справку выдают в течение трёх дней после письменной просьбы или в этот же срок отправляют почтой. Это сказал Минтруд в Приказе № 182н.

Простая онлайн-бухгалтерия для предпринимателей

Сервис заменит вам бухгалтера и поможет сэкономить. Эльба сама подготовит отчётность и отправит её через интернет. Она рассчитает налоги, поможет формировать документы по сделкам и не потребует специальных знаний.

7. Запретить менять банк для зарплатной карты

❌ Выбрать зарплатный проект и платить работникам только на карту этого банка. Отказать работнику получать зарплату на карту другого банка. Причина — бухгалтерии неудобно, бизнесу невыгодно.

✅ Работодателю не запрещено выбирать банк для зарплат всему коллективу сразу. Если сотрудника устраивают условия обслуживания, всё нормально. Но если работник хочет поменять банк, отказать нельзя. Придётся платить на карту, которую выбрал работник. Так сказано в ст. 136 ТК РФ.

Работник обязан сообщить, что меняет банк и дать новые реквизиты для перевода не позже 15 календарных дней до дня зарплаты. Если протянет с сообщением, можно платить на карту в старом банке. Но следующий перевод делают уже на новую.

Работник вправе менять банк и карту сколько угодно, ограничений нет.

Аргументы, что бухгалтерии удобно платить через один банк, а не терять деньги на межбанковской комиссии, не сработают. Право работника на смену банка безусловно. Вычитать из зарплаты комиссию за перевод нельзя. У работника есть право получить полную зарплату, а комиссия — издержки работодателя на бизнес.

Работник, отказывающийся при увольнении передать дела работодателю, безусловно, наносит ему ущерб. Важно понять причину — рассмотреть требования работника, если таковые есть, и оценить шансы на восстановление документов в случае их утраты (уничтожения).

Если это конфликтная ситуация, разрешить индивидуальный трудовой спор можно несколькими способами.

В досудебном порядке можно рассмотреть индивидуальный трудовой спор в комиссии по трудовым спорам (в соответствии со ст. 384 ТК РФ она может быть создана в организации), обратиться к профессиональным медиаторам и урегулировать конфликт в досудебном порядке.

При невыполнении решения комиссии по трудовым спорам решение исполняется в принудительном порядке судебным приставом.

Досудебный порядок разрешения спора в рассматриваемом случае предпочтительнее, поскольку при обращении в суд работодатель должен оценить стоимость потери, доказать сам факт хищения, а также то, что были предприняты меры по сохранности переданного работнику имущества. Из вопроса не ясно, были ли предприняты такие меры.

В судебном порядке вопрос может быть решен только при выполнении определенных условий. Прежде всего необходимо истребовать от работника письменное объяснение для установления причины возникновения ущерба. При отказе или уклонении работника от представления указанного объяснения составляется соответствующий акт (ст. 247 ТК РФ). Необходимо оценить убытки от хищения документов. Важность документа является оценочным понятием и должна устанавливаться в каждом конкретном случае для определения размера убытка. В случае утраты первичных документов, бухгалтерских регистров, договоров, иной документации, необходимой для производственного процесса, в убытках должны быть учтены затраты на восстановление утраченных документов, а также последствия, связанные с отсутствием документа (например, штрафы налоговой инспекции и других проверяющих).

Ответственность за похищение таких документов определена п. 1 ст. 325 УК РФ. Похищение наказывается штрафом в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года. При этом работодателю необходимо доказать факт похищения. Именно на руководителе предприятия лежит ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Если речь идет о документах, в которых содержится конфиденциальная информация, являющаяся коммерческой тайной, ущерб от их утраты может быть значительным, если информация будет передана иным заинтересованным лицам, например конкурентам или рейдерам. В этой ситуации необходимо доказывать факт передачи информации третьим лицам.

Охрана конфиденциальной информации — задача работодателя (ст. 11 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».

При обращении в суд потребуется представить доказательства соблюдения требований охраны информации:

доступ работника к информации осуществляется только с его письменного согласия, то есть работник был ознакомлен с тем, что располагает конфиденциальной информацией;
работнику созданы условия для соблюдения режима работы с подобной информацией.

У работника при этом возникает обязанность не разглашать информацию и передать работодателю при прекращении или расторжении трудового договора имеющиеся в пользовании материальные носители информации, составляющей коммерческую тайну. При нарушении этих требований работнику в соответствии со ст. 15 ГК РФ придется оплатить не только перечисленные выше убытки, но и упущенную выгоду в полном объеме. При этом работодатель должен доказать также причинную связь между противоправным поведением работника и наступившими последствиями.

Что касается уволившегося работника, то согласно ст. 381 ТК РФ индивидуальным трудовым спором признается спор между работодателем и лицом, ранее состоявшим в трудовых отношениях с этим работодателем. Поэтому все сказанное относится к физическому лицу, ранее состоявшему в трудовых отношениях с работодателем-истцом.

Срок обращения в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, определен в ст. 392 ТК РФ — год со дня обнаружения ущерба.

Если документально передача работнику важных документов не оформлялась, то на практике в рамках правового поля проблему решить вряд ли удастся.

Когда передача истребуемого документа именно этому работнику документально не подтверждена, доказать в суде наличие документа у этого работника будет невозможно.

В таком случае ничего не остается, как восстанавливать документы. Отметим, что нельзя предпринимать незаконных мер по отношению к работнику (например, удерживать трудовую книжку до возвращения им документов). Если он подаст иск в суд, его требования будут удовлетворены.

У нас в офисном центре случилось происшествие! В одном из офисов ночью кто-то украл документы. Я не думаю, что это повторится и кто-то украдет документы в нашем офисе, но поняла, что совершенно не знаю, что делать в таких случаях: какие документы терять не страшно, какие опасно, могут ли через украденные документы получить доступ к счету компании или перевести ее на другого человека?

Оксана! Документы могут сгореть в пожаре, испортиться после потопа или исчезнуть после визита взломщиков. Бывает всякое, поэтому трагедии не случилось: всё можно восстановить.

Кража документов обычно происходит в результате корпоративных конфликтов — конфликта учредителей или наемного директора и учредителей. Человеку с улицы нет особого смысла красть чужие документы.

Бывают случаи рейдерства, когда собственность компании или саму компанию переоформляют на другого человека, но к физической краже документов это практически не имеет отношения — такие действия, как правило, происходят дистанционно.

Украли печать

Коротко. С печатью злоумышленники могут нанести материальный ущерб. Лучше подстраховаться: заявить в полицию, предупредить партнеров и выпустить печать с новым дизайном.

С помощью печати злоумышленники могут снять деньги с расчетного счета, подписать новые договоры или отказаться от старых. Еще с ней можно подать иск в суд или отказаться от существующего иска, поэтому кража печати особенно опасна для компаний, которые находятся в затяжном корпоративном конфликте или судебном споре.

Украденную печать имеет смысл заменить и опубликовать объявление в СМИ о том, что предыдущая печать недействительна.

Общий порядок действий при краже печати такой:

Обратиться в отделение полиции и возбудить уголовное дело по факту утери или хищения. Конечно, надеяться на то, что вашу печать смогут найти, не стоит.
Предупредить партнеров, центральный офис и банки о краже. Все должны знать, что основная печать компании утеряна. Если кто-то захочет воспользоваться печатью, у вас будет лишнее доказательство, что это не вы.
Получить справку из полиции, подтверждающую факт хищения печати или утери.
Выпустить новую печать. Закон не предписывает, надо ли восстановить прежнюю или сделать новую. Я бы рекомендовала новый дизайн.

Желательно отозвать все ранее выданные со старой печатью доверенности и выдать новые текущей датой.

Потерялся устав компании и корпоративный договор

Коротко. Потерять устав и корпоративный договор не страшно, можно восстановить в налоговой или просто распечатать новую копию.

Обычно в офисах хранятся учредительные документы, протоколы собраний, корпоративный договор. Учредительные документы не помогут кому-то переписать компанию на себя или уволить гендиректора. Копия устава хранится в налоговой, и ее можно восстановить. Для этого нужно написать запрос в налоговую, где компания стоит на учёте, и оплатить госпошлину. За пять рабочих дней вам выдадут копии.

Некоторые документы могут не выдать, если там есть личная информация других людей — например, где прописан гендиректор, или серия его паспорта. Обычно такое пишут в протоколах собраний. Если вам нужно их восстановить, возьмите с собой доверенность от владельцев персональных данных.

Не все протоколы общего собрания хранятся в налоговой, некоторые придется восстанавливать внутри компании.

Пропали трудовые книжки и график отпусков

Коротко. Если не платили кому-то в черную, бояться нечего. Но нужно обратиться в полицию.

Кадровые документы могут забрать злоумышленники или уволенный работник. Например, если кто-то работал неофициально и теперь хочет пойти в суд, ему понадобится штатное расписание — так он сможет доказать, что компания ведет черную бухгалтерию. Тут ничего не поделаешь, — придется разбираться и платить штрафы.

Кадровые документы нельзя заново распечатать и подписать, если уже нет на месте тех людей, которые их подписывали — вас могут обвинить в подделке. Важно задокументировать пропажу, расследовать инцидент и восстановить всё со свежей датой, а в некоторых случаях — изготовить дубликаты, например дубликат трудовой книжки.

Первым делом нужно вызвать полицию, потом составить акт об утрате документов.

Чтобы заполнить его, нажмите Файл → Создать копию

На основании этого акта можно восстанавливать документы.

Если вы хранили электронные копии, можно взять информацию из них. Если копий нет, придется импровизировать. Например, чтобы восстановить приказы о приеме на работу, можно посмотреть допсоглашения к трудовым договорам, трудовые книжки, личные карточки или документы бухгалтерии. Возможно, копии документов выдавали на руки сотрудникам — можно попросить у них.

Исчезли договоры и накладные

Коротко. Зависит от договора, но в целом не страшно. Можно восстановить через банк или запросить копию у второй стороны по договору.

Бухгалтерские документы касаются денег: договоры и акты, счета, отчеты, чеки, накладные, книги учета расходов и доходов. Если исчезли бухгалтерские документы, их можно восстановить через партнеров или банк.

От такой кражи ничего особого не случится, разве что конкуренты подсмотрят, что поставщик вам дал скидку, а им нет. Проблемы могут быть, если договоры касаются чего-то незаконного вроде ограничения конкуренции: кто-то может узнать, что компании договорились разделить между собой рынок, и пожалуется в антимонопольную службу.

Украденный договор восстанавливают через партнера: если у второй стороны сохранился экземпляр или есть текст документа, можно сделать копию договора или распечатать текст и заверить у нотариуса.

Некоторые договоры, например, на аренду недвижимости или на интеллектуальную собственность, регистрируют в Росреестре или Роспатенте. Участник сделки может взять копию договора в любой момент.

Потеряли договор. Как восстановить?

Украли документы с коммерческой тайной

Коротко. Информацией могут воспользоваться конкуренты.

Обычно утечки коммерческой тайны происходят совсем не в результате грубого физического взлома офиса предприятия. Для простых жуликов, которые пришли украсть деньги из кассы, документы с коммерческой тайной ценности не представляют. А вот если информация подобного характера попадет в руки конкурентов, компании может быть причинен материальный ущерб, который обернется не только потерями прибыли, но и рынков сбыта, крупнейших партнеров или даже постоянных клиентов.

Например, если у компании украли базу данных партнеров и постоянных клиентов, конкурирующее предприятие может переманить к себе ведущих поставщиков, создать более выгодные условия для клиентов и лишить вашу компанию прибыли.

Сюда же можно отнести хищение конструкторских разработок. Украсть интеллектуальную собственность компании могут увольняющиеся сотрудники, чтобы передать ее новому работодателю или открыть собственный бизнес.

Если украдут документы с коммерческой тайной, нужно сообщить в полицию, чтобы саму организацию не обвинили в разглашении коммерческой тайны и организация могла привлечь виновных к ответственности.

В одночасье лишиться бухгалтерской и деловой документации компания может по самым разным причинам. Например, довольно популярным способом насолить бывшему работодателю является невозврат документации уволенным сотрудником, имевшим доступ к тем или иным важным данным. Нередко таким сотрудником является наёмный генеральный директор или главный бухгалтер. Рассказываем, как по закону вернуть документы компании.

На первоначальном этапе компания может напрямую обратиться к бывшему директору или бухгалтеру с требованием о возврате документов. В требовании нужно уточнить, какой объём документов и за какой период необходимо вернуть. Руководитель, даже лишённый своих полномочий в результате увольнения, обязан вернуть все документы новому руководству согласно закону.

Напомним, в соответствии с п. 4 ст. 29 федерального закона «О бухгалтерском учёте» (№402-ФЗ от 6 декабря 2011 года) при смене руководителя компании должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учёта организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учёта определяется компанией самостоятельно.

Как видно, в законе идёт речь о документах бухучёта. Но перечень документов, который может быть запрошен у бывшего директора, отнюдь не ограничен товарными накладными, актами приёмки-передачи и счетами-фактурами. Например, банковские документы, договоры и документы об исполнении этих договоров также относятся к документам бухгалтерского учёта.

Запрошена может быть и иная документация. В частности, перечень документов, которые компания обязана хранить по месту нахождения его единоличного исполнительного органа, приведён в п. 1 ст. 50 федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» (№ 14-ФЗ от 8 февраля 1998 года).

То же самое касается и бухгалтеров, и любых других сотрудников, присвоивших себе или забывших вернуть тот или иной документ. В этом случае необходимо руководствоваться п. 1 ст. 7 федерального закона «О бухгалтерском учёте» (№402-ФЗ от 6 декабря 2011 года). Данная норма гласит, что ведение бухгалтерского учёта и хранение документов бухгалтерского учёта организуются руководителем экономического субъекта.

Разумеется, мирно договориться о возврате документации получается не во всех случаях. Иногда сотрудник сознательно её не возвращает. В таких случаях разрешить спор можно только в судебном порядке. Подобные споры, относящиеся к категории корпоративных, разрешают арбитражные суды.

Кроме того, нужно будет доказать, что документы не были возвращены при увольнении сотрудника. К примеру, если документация запрашивается с бывшего генерального директора, нужно будет доказать, что он не исполнил свою прямую обязанность по передаче документов новому директору (п. 4 ст. 29 №402-ФЗ). Для этого в суд следует представить акт об отказе бывшего директора вернуть документы.

В свою очередь, бывший сотрудник доказывает факт передачи истребуемых документов вновь назначенному на должность лицу. Таким доказательством может являться, например, акт приёма-передачи. В акте должно быть указано, какие конкретно документы передаются сотрудником, кто назначен ответственным за хранение этих документов, а также определено место их хранения.

В настоящее время судебная практика разрешения подобных споров исходит из презумпции невиновности сотрудника. Собственно, бывший директор или бухгалтер не обязан доказывать, что не брал никаких документов. Даже если он не представил прямых доказательств возврата документов (акта приёмки-передачи), суд не удовлетворит иск, если организация не докажет двух моментов:

документы действительно были утрачены, вследствие чего деятельность организации была существенным образом затруднена;
документы были утрачены именно по вине данного лица.

Суд не станет удовлетворять требование лишь на основании того, что сотрудник являлся ответственным лицом и по окончанию своих полномочий был обязан передать всю необходимую документацию. Это подтвердил, к примеру, арбитражный суд Кабардино-Балкарской Республики в решении от 1 июля 2016 года (№ А20-4646/2015).

Суд установил, что компания не направляла бывшему директору никакого требования о возврате документов. В свою очередь экс-директор официально не отказывался от их предоставления. При этом организация не представила сведений о том, каким образом она осуществляла свою деятельность без документов, не возвращённых бывшим директором. Кроме того, не было представлено и данных проведённой инвентаризации в связи с прекращением полномочий директора, в ходе которой было бы выявлено отсутствие спорных документов. В спорный период фирма осуществляла продажи, вела переписку с различными органами, а также дела в арбитражных судах. При этом новый директор общества подписывал документы и заверял их, а также представлял контрагентам учредительные документы. При таких обстоятельствах суд отказал в удовлетворении требования обязать бывшего сотрудника возвратить запрошенные документы.

В другом же деле, рассмотренном Десятым арбитражным апелляционным судом (постановление от 7 ноября 2014 года № А41-30682/14) компания доказала, что её деятельность была затруднена из-за невозврата документов.

уволенный сотрудник действительно имел полномочия по ведению и хранению документации;
сотруднику направлялось требование о возврате документов, которое было либо проигнорировано, либо на него был получен отказ;
невозврат запрошенных документов создаёт препятствия для дальнейшего осуществления хозяйственной деятельности организации.

Читайте также: