Где хранятся бланки трудовых книжек и вкладыши к ним

Опубликовано: 17.09.2024

Согласно п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, работодатель должен вести:

а) приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждены постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 и обязательны для ведения работодателем.

Приходно-расходная книга по учету бланков
трудовой книжки и вкладыша в нее

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии организации и предусмотрена для внесения сведений об операциях по получению и расходованию бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка (п. 41 Правил).

Работодатель обязан вести приходно-расходную книгу даже в том случае, если он не взимает с работника денежные средства за трудовую книжку и вкладыш в нее (см. ответ с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ"). Напомним, что отсутствие приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки может быть квалифицировано как нарушение трудового законодательства (см., например, постановление Верховного Суда РФ от 01.03.2017 N 84-АД17-1).

Согласно п. 42 Правил бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке, составленной в произвольной форме.

В силу п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105, бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Специалисты Роструда указывают, что поскольку учет бланков трудовых книжек ведется бухгалтерией (п. 41 Правил), то и хранение бланков должна осуществлять бухгалтерия.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации (п. 42 Правил). Данный отчет составляется в произвольной форме.

Как указывают специалисты Роструда, такой отчет нужно подавать даже в том случае, если лицо, ответственное за ведение трудовых книжек в соответствующем месяце не запрашивало и не использовало бланки трудовых книжек.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь (абзац 2 п. 41 Правил).

Отсутствие книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них служит основанием для привлечения работодателя к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (см., например, решения Центрального райсуда г. Читы Забайкальского края от 27.04.2018 по делу N 12-374/2018, Самарского облсуда от 15.09.2016 по делу N 21-1904/2016).

Напомним, что задержка выдачи работнику трудовой книжки является одним из случаев незаконного лишения его возможности трудиться, за что виновный в задержке работодатель несет материальную ответственность (ст. 234 ТК РФ). Согласно абзацу 3 п. 41 Правил роспись работника в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них является подтверждением получения работником трудовой книжки в связи с увольнением работника.

Судебная практика содержит примеры когда отсутствие подписи работника, квалифицируется как административное правонарушение, предусмотренное ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (см. например, решение Центрального райсуда г. Барнаула Алтайского края от 07.09.2018 по делу N 12-792/2018).

При этом отметим, что книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вести в электронном виде недопустимо, поскольку в ней требуется проставлять собственноручные подписи работников и должностных лиц, оформляющих такие документы (решение Железнодорожного райсуда г. Екатеринбурга Свердловской области от 22.03.2019 по делу N 2а-1453/2019).

Согласно поправкам, внесенным в Трудовой кодекс РФ и Закон об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе ОПС, федеральными законами от 16.12.2019 N 439-ФЗ и N 436-ФЗ, с 1 января 2020 года, предусмотрен постепенный переход на ведение трудовых книжек в электронном виде.

В течение 2020 года (вплоть до 31 декабря включительно) работники должны определиться: желают ли они продолжения ведения их бумажных трудовых или согласны от них отказаться - и подать работодателю соответствующее письменное заявление. Если работник подал работодателю заявление о продолжении ведения трудовой книжки или так и не подал никакого, работодатель продолжает вести его бумажную трудовую книжку (ч. 2 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).

Если же работник выразил в заявлении свое согласие на предоставление ему работодателем сведений о трудовой деятельности по новым правилам, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение (ч. 3 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).

Однако отметим, что графа 12 в книге учета движения трудовых книжек указывает дату выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора), графа 13 буквально звучит как: "Расписка работника в получении трудовой книжки", таким образом, считаем, что целесообразно в данном случае взять с работника, расписку, подтверждающую получение работником трудовой книжки и правомерность отсутствия ее у работодателя, в графе 13 указать дату получения расписки, а в графе 12 поставить прочерк.

Пломбирование, заверение подписью руководителя и нумерование Книг учета

Согласно п. 41 Правил приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее - Книги учета) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Невыполнение даже одного из перечисленных требований является нарушением трудового законодательства и приводит к привлечению виновных к административной ответственности, что подтверждает многочисленная судебная практика (см. например. решения Фрунзенского райсуда г. Иваново Ивановской области от 23.08.2019 по делу N 12-163/2019; Куйбышевского райсуда г. Санкт-Петербурга от 13.06.2019 по делу N 12-171/2019; Фрунзенского райсуда г. Владивостока Приморского края от 20.06.2019 по делу N 12-381/2019; Ступинского горсуда Московской области от 30.05.2019 по делу N 12-114/2019; Московского горсуда от 28.06.2019 по делу N 7-8905/2019; Фрунзенского райсуда г. Иваново Ивановской области от 23.08.2019 по делу N 12-163/2019; Чемальского райсуда Республики Алтай от 26.12.2018 по делу N 12-43/2018; определение Арбитражного суда г. Москвы от 24.10.2013 по делу N А40-125123/2013). Соответственно, чтобы избежать таких негативных последствий, Книгу учета необходимо вести по установленной форме. Кроме этого она должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Отметим, что законодатель установив в Правилах возможность использования пломбы, четких критериев к пломбированию не установил, поэтому Книги учета можно опломбировать, используя любое из пломбировочных устройств.

Примечание

В пункте 3.2 действующего ГОСТ 31282-2004 установлено, что пломбирование - процесс установки на штатном запирающем механизме защищаемого объекта пломбировочного устройства, обеспечивающего индикацию несанкционированного доступа и сдерживание от проникновения, проведение учета и контроля состояния. Этим же документом установлено, что пломбировочные устройства (ПУ) - персонально идентифицируемые устройства одноразового действия, обеспечивающие защиту объекта от несанкционированного доступа путем индикации вмешательства и сдерживания в определенных пределах от проникновения (п. 3.1 ГОСТ 31282-2004).

Таким образом, для опломбирования книги учета движения трудовых книжек можно использовать сургучную печать, свинцовую пломбу, а также пленочную пломбу, соответствующую требованиям ГОСТ 31282-2004 (см. например, решения Балаковского райсуда Саратовской области от 09.06.2017 по делу N 12-127/2017, Фрунзенского райсуда г. Санкт-Петербурга от 02.06.2016 по делу N 12-259/2016).

Судебная практика по вопросу использования самодельной "бумажной пломбы" достаточно противоречива. Так, решением Балаковского райсуда Саратовской области от 09.06.2017 по делу N 12-127/2017 суд признает опломбирование бумажной пломбой и скрепление печатью учреждения нарушением. В то же время, нами найдено судебное решение, в котором суд придерживается совершенно противоположного мнения - по мнению суда, возможно использование любого из пломбировочных устройств, в том числе и бумажное опломбирование с наличием печати учреждения (см. определение Саратовского облсуда от 20.12.2018 по делу N 33-9210/2018).

Роструд в своих разъяснениях подчеркивает, что поскольку Правилами не установлены требования к пломбе, поэтому книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них можно опломбировать, используя любое из пломбировочных устройств. Организация вправе сама решить, какого способа оформления придерживаться. Главное, чтобы он обеспечивал целостность книги и исключал возможность ее раскрепления (см. ответы с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ").

Сроки хранения Книг учета

В соответствии с п. "в" ст. 463 с учетом сноски 3 "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения", утв. приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень), книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них подлежит хранению:

- 50 лет (при условии, что книга закончена делопроизводством после 1 января 2003 года);

- 75 лет (если книга закончена делопроизводством до 1 января 2003 года).

Для приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее установлен срок хранения, равный 5 годам (п. "г" ст. 463 Перечня).

Исправление записи
в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Порядок внесения исправлений в указанные книги трудовым законодательством не определен. По мнению Минтруда России (письмо от 18.08.2017 N 14-2/В-761), для исправления ошибок в этих книгах допустимо применять правила, установленные для внесения исправлений в трудовую книжку.

Порядок исправления неправильных и неточных записей в трудовой книжке регламентирован в п. 30 Правил и п. 1.2 Инструкции. Применяя по аналогии указанные нормы, при исправлении неверных или неточных записей в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них следует сначала ошибочную запись признать недействительной. С этой целью в той графе книги, где допущена ошибка или неточность, после последней записи делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". Затем вносится правильная запись.

Не допускается исправление записей с использованием корректора (см. определение Красноярского краевого суда от 22.08.2016 по делу N 33-11218/2016). Специалисты Роструда в своих разъяснениях в случае изменения фамилии работника, предлагают зачеркнуть одной чертой прежнюю фамилию и рядом указать новую; если рядом нет места, то ссылку на документ следует сделать в ближайшей свободной строке книги. В случае, если пропущена запись в книге учета движения трудовых книжек рекомендуют вносить путем зачеркивания последующих записей с последующим внесением пропущенной и далее всех остальных (зачеркнутых) записей. При этом сделать отметку о том, что исправленному следует верить. Данная запись должна быть подписана работником отдела кадров, который вносил исправления.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и в книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них окончилась или пришла в негодность

Отметим, что законодательством не установлен порядок замены прежней Книги учета на новую. Как следует из разъяснений Роструда, работодатель вправе самостоятельно закрепить такой порядок в локальном нормативном акте организации. Так, например, судебная практика указывает на необходимость составления акта экспертной комиссии при закрытии книги (определение Красноярского краевого суда от 22.08.2016 по делу N 33-11218/2016).

Роструд рекомендует после последней записи в Книге учета указать причину прекращения ее ведения и общее количество зарегистрированных трудовых книжек работающих. Например: "Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них окончена <дата>" (можно указать причину - "В связи с ветхостью"), поставить подпись и печать; на оставшихся незаполненных листах книги сделать прочерк буквой "z". Нумерацию в новой книге нужно начинать заново с цифры "1".

Внимание

В случае введения в действие новой книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, прежняя книга должна храниться в организации в течение 75 лет (п. "в" ст. 695 Перечня).

Трудовые книжки —> это документы строгой отчетности. По этой причине работодателям следует знать, как и где хранятся бланки трудовых книжек и вкладыши к ним, и организовать их правильный учет.

Обеспечение бланками

Где хранятся бланки трудовых книжек и вкладыши к ним
В соответствии с п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек (далее Правил) у каждого работодателя постоянно должен быть запас бланков трудовых книжек и вкладыши к ним. Изготовление этих документов возложено на Объединение «>ГОЗНАК»> Минфина РФ. Бланки должны иметь определенную степень защиты и отвечать установленным требованиям. Работодатель может приобрести эти бланки у юридического лица либо ИП (распространителя), проводя оплату бланков на основании договора.

Наличие у работодателя достаточного запаса бланков трудовых книжек необходимо для того, чтобы производить их оформление в следующих случаях:

- когда работник поступает на работу впервые.

- отсутствие у нового сотрудника трудовой книжки по причине ее утери или в связи с ее повреждением (оформляется новая книжка). Для этого требуется письменное заявление работника, в котором следует описать причины отсутствия либо повреждения его книжки (ст. 65 ТК РФ).

- утеря (повреждение) трудовой книжки по вине работника либо работодателя (при этом следует оформить дубликат).

- ошибочное первичное заполнение бланков.

Вкладыш оформляется, когда все страницы любого из разделов трудовой книжки были заполнены и продолжать ее ведение далее не представляется возможным (п.38 Правил). Следует отметить, что вкладыш является недействительным без наличия трудовой книжки. При оформлении вкладыша, его необходимо будет вшить в заполненную трудовую книжку соответствующего работника.

Работник, которому выдается соответствующий новый бланк, должен оплатить его стоимость. Исключение составляют случаи ошибочного первичного заполнения бланков либо их порчи не по вине сотрудника. Об испорченных таким образом бланках составляется акт, и они подлежат уничтожению, а расходы за эти бланки ложатся на работодателя.

Хранение и учет бланков

Бланки трудовых книжек и вкладыши к ним обычно хранятся в отдельном помещении бухгалтерии в несгораемом сейфе, чтобы максимально обеспечить их защиту от повреждения и утраты.

Для учета бланков трудовых книжек и вкладышей ведется обязательная приходно-расходная книга. В эту учетную книгу следует вносить данные обо всех действиях, которые связаны с получением и расходованием этих бланков, с обязательным указанием их номера и серии (п.41 Правил).

Бланки необходимо выдавать по заявке сотрудника кадровой службы предприятия, который по приказу был назначен ответственным за заполнение трудовых книжек. В конце месяца данный ответственный сотрудник должен предоставить в бухгалтерию отчет о наличии у него этих бланков и о суммах, которые были получены за их оформление. К этому отчету ему следует приложить приходный кассовый ордер предприятия (п.42 Правил).

Требования к учетной книге и ее заполнение

Исходя из п. 41 Правил книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним должна отвечать следующим требованиям:

страницы необходимо пронумеровать>
книгу следует прошнуровать и опломбировать либо скрепить сургучной печатью>
книгу необходимо заверить подписью работодателя.

Лучше, если переплет этой учетной книги будет твердым, так как ее заполнение ведется несколько лет, а затем ее необходимо хранить на протяжении пяти лет.

Эта учетная книга должна вестись ответственным лицом по утвержденной форме (Приложение №2). В ней следует регистрировать все приобретенные и реализованные бланки трудовых книжек и вкладышей в них.

Минтруда России
от 10.10.2003 № 69

ПРИХОДНО-РАСХОДНАЯ КНИГА ПО УЧЕТУ БЛАНКОВ

ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ВКЛАДЫША В НЕЕ

№	Дата			От кого полу —> чено или кому отпу —> щено	Основание (наиме - нование документа, № и дата)	Приход			Расход
	число	месяц	год			Количество		Сумма (руб.)	Количество		Сумма (руб.)
	число	месяц	год			трудо —> вых книжек (серия и номер)	вклады —> шей (серия и номер)	Сумма (руб.)	трудо —> вых книжек (серия и номер)	вклады —> шей (серия и номер)	Сумма (руб.)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
-	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-
-	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-
-	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-

В этой книге учета на титульном листе указывается полное название организации, на втором листе —> фамилия, инициалы и должность ответственного за ее заполнение, период заполнения, а также номер и дата приказа о назначении этого ответственного. Далее необходимо заполнять все предусмотренные этой книгой графы, в них необходимо указать:

1 - регистрационный номер выданных бланков.
2, 3, 4 - дату получения либо выдачи бланков (заполняется арабскими цифрами).
5 - название контрагента, который производит поставку данных бланков в вашу организацию либо фамилию, инициалы и должность ответственного лица, которому были выданы эти бланки.
6 - название, номер и дата документа, который был предоставлен в качестве основания для получения этих бланков.
7 - количество, а также серию и номер приобретенных трудовых книжек.
8 - количество, а также серию и номер приобретенных вкладышей в трудовую.
9 - сумму покупки в рублях.
10 - количество, а также серию и номер выданных трудовых книжек.
11 - количество, а также серию и номер выданных вкладышей.
12 —> сумму реализованных бланков в рублях.

Ответственность

Работодатель обязан правильно организовать поставку, хранение, учет и выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей. Для этого он может отдельным приказом назначить ответственное лицо.

Если данные Правила не были соблюдены, то ст. 5.27 КоАП РФ для работодателя предусмотрена административная ответственность в виде остановки деятельности до трех месяцев, либо наложение штрафа.

Аудитор рассказывает о безошибочном учете трудовых книжек в компании.

Где отражают учет трудовых книжек

приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга должна вестись в бухгалтерии. В эту книгу вносятся сведения о получении и расходовании бланков трудовых книжек с указанием серии и номера каждого бланка.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Электронные трудовые книжки введут в России с 2018 года. Минтруд заявил, что готов рассмотреть вопрос о переводе россиян на электронные трудовые книжки. «Идея перехода на электронный кадровый документооборот, безусловно, заслуживает внимания», — заявили в пресс-службе ведомства. Переход на электронные трудовые книжки поддержали также в Федеральной службе по труду и занятости. При этом глава ведомства Всеволод Вуколов отмечал, что это позволит снизить объемы бумажной пересылки документов.

Что с печатью?

В связи с этим Минтруд России выпустил приказ от 31.10.16 г. № 589н «Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. № 225 «О трудовых книжках».

В приказе указано, что проставление печати осуществляется при ее наличии в организации в следующих случаях:

на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку;
при заверении приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
при заверении записей, внесенных в трудовую книжку работника за время работы у данного работодателя при увольнении работника (прекращении трудового договора).

Бланки трудовых книжек и вкладышей

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, так как оформить запись в трудовую книжку он обязан на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (если работа является для него основной). Купить же за 5 дней бланки не всегда можно успеть, поэтому эти документы обычно приобретаются с некоторым запасом. Их стоимость включается в расходы организации: Д-т 20, 26, 44 и К-т 60 и т. п.

Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225, при выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с работника плату в размере расходов на их приобретения.

Бесплатно трудовая книжка и вкладыш выдаются только в двух случаях:

если работодатель массово утратил трудовые книжки в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);
в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.

Установленная работодателем плата должна включать в себя налог на добавленную стоимость.

Стоимость трудовой книжки (вкладыша в нее) по заявлению работника может быть удержана из его заработной платы или внесена им в кассу организации.

Бухгалтерский учет

Д-т 50, К-т 73 — получена оплата за трудовую книжку от работника;

Д-т 73 (70), К-т 91–1 — начислена выручка за реализацию трудовой книжки работнику;

Д-т 91–2, К-т 68 НДС — начислен НДС за реализацию трудовой книжки работнику.

Что будет за нарушение правил?

Работодатель приказом (распоряжением) должен назначить конкретного сотрудника, на которого будет возложена обязанность вести эту работу.

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. В частности, по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрены следующие виды наказаний: предупреждение или административный штраф:

Ответственным за организацию оборота Трудовых книжек является руководитель организации или предприниматель. Своим приказом он должен назначить ответственное лицо, на которое возлагается функция по работе с ТК. А в моменты отсутствия уполномоченного работника нужно назначить другого ответственного за Трудовые книжки. Приказа составляется в произвольной форме.

Приказ о назначении ответственного за ТК

Если в организации есть отдел кадров, то в должностных инструкциях его специалистов прописаны обязанности, связанные с трудовыми книжками. Но часто такие функции получает иной сотрудник — секретарь, офис-менеджер, бухгалтер. В их должностных инструкциях не говорится об обязанности вести учет и прочие действия, связанные с ТК. Поэтому при назначении ответственным такого специалиста одного приказа недостаточно. Необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору, внести дополнение в его должностную инструкцию.

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 № 225 обязывает работодателя всегда иметь в запасе бланки Трудовых и вкладыши к ним. Порядок их приобретения регламентирует приказ Минфина РФ от 22 декабря 2003 № 117н. Бланки можно приобрести у ГОЗНАКА, который занимается их изготовлением. Но чаще ТК покупают у официальных распространителей, например, в магазинах канцелярских товаров. Они, в свою очередь, отчитываются перед производителем за то, кому и в каком количестве реализовали бланки Трудовых книжек, и какие на них были серийные номера.

Важно! Если работник принес пустой бланк трудовой книжки с собой, работодатель не имеет права его брать!

Деньги на покупку ТК выделяются бухгалтерией, и там же осуществляется их хранение как бланков строгой отчетности. Бухгалтерия обязана вести приходно-расходную книгу, в которой учитываются эти бланки. Когда отделу кадров необходимо принять на работу человека без Трудовой книжки, нужно написать в бухгалтерию заявку на выдачу бланка.

Важно понимать, что обязанность хранить бланки закреплена именно за бухгалтерией! Хранение бланков и ведение приходно-расходной книги отделом кадров является нарушением!

Отдел кадров каждый месяц составляет отчет о движении бланков трудовых книжек и передает его в бухгалтерию. Составляется он в произвольной форме, но следует указать, сколько бланков книжек было получено, истрачено, испорчено, а также сколько имеется на конец месяца. Причем исходя из положений Постановления № 225, такой отчет нужно подавать даже в том случае, если в месяце не было движений бланков. Другими словами, следует подавать отчет следует ежемесячно, в том числе и нулевой.

Отдел кадров либо специалист, который занимается кадровыми вопросами, ведет книгу по учету движения ТК.

Таким образом, для учета Трудовых обязательны 2 регистра:

приходно-расходная книга — ведется бухгалтерией;

книга по учету движения ТК — ведется отделом кадров.

Упомянутые книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя и скреплены сургучной печатью либо опломбированы (пункт 41 постановления № 225). Закреплять бумажной пломбой книги по учету ТК запрещено!

Зачастую работодатели пренебрегают этим правилом, хотя оно очень важно. Практика показывает, что за это нарушение при проверках часто налагают штрафы.

Предъявление ТК при приеме работника

Нанимаясь в организацию, работник должен предъявить Трудовую книжку утвержденного в России образца. Исключение составляют трудовые отношения на территории Крыма и Севастополя. Работодатели должны продолжать Трудовые книжки таких сотрудников, выданные в Украине. Но если работник хочет, ему можно заменить старую ТК на документ российского образца (с сотрудника нужно взять заявление).

Что касается работников-иностранцев, то важно знать следующее. Со многими странами СНГ у России заключен договор о взаимном признании страхового стажа. Поэтому в целях его исчисления записи из трудовых книжек таких государств работодатель должен признавать. Но для работы в России иностранному гражданину нужно оформить ТК российского образца.

Действующие бланки ТК:

Образца 1938 года. Действительна, если первая запись появилась до 1 января 1975 года:

Образца 1975 года. Может быть двуязычной — со вкладышем республики. Действительна, если первая запись сделана с начала 1975 года до 1 января 2004 года:

Образца 2004 года. Современная форма документа, наиболее распространенная в настоящее время:

Сложные вопросы при найме сотрудников

Если ТК потеряна

На практике иногда бывает, что на момент найма Трудовая книжка утрачена. Как действовать новому работодателю? Вариант лишь один — оформить работнику новую трудовую книжку. Компания, в которую устраивается сотрудник, не вправе оформлять ему дубликат, даже если он представит все документы, подтверждающие прошлый стаж. Это может сделать только его бывший работодатель.

Если данные в паспорте и ТК не совпадают

При приеме на работу работодатель должен удостовериться, что трудовая книжка принадлежит нанимаемому лицу и полностью соответствует законодательству. В первую очередь нужно проверить его имя — оно должно совпадать с указанным в паспорте. В написании некоторых имен встречаются разночтения. Типичный пример — написание имени «Наталья». Если в паспорте оно указано через «ь», то также через «ь» оно должно быть написано и в Трудовой книжке. Если в же ТК написано «Наталия», по закону считается, что книжка не принадлежит тому человеку, чей паспорт предъявлен.

Иное написание имени, фамилии или другие расхождения — повод для отказа в приеме документа!

Что делать в такой ситуации человеку? Закон требует, чтобы он обращался в суд для признания того факта, что Трудовая книжка с неверно написанными данными в действительности принадлежит ему. Однако на практике такое происходит редко. И даже специалисты Пенсионного фонда порой советуют обратиться к бывшему работодателю с тем, чтобы он внес в установленном порядке исправления в Трудовую книжку. Но если отталкиваться от требований закона, то действовать нужно именно через суд.

Трудовым кодексом определяется статус рассматриваемого документа, обязанность по его оформлению возлагается на работодателя, перечисляются сведения, вносимые в книжку.

В двух последующих документах конкретизируются вопросы ведения, учета, хранения и другие, связанные с данным документом.

Кому обязаны выдать данный документ

Гражданину, работа которого является работой по совместительству, следовательно, данный документ оформляется по основной работе.

Оформить данный документ за счет организации должны в случаях:

первичного приема на работу;
утраты или порчи;

Правила ведения

В Постановлении о трудовых книжках подробно регламентируются нюансы, связанные с ведением данного документа на каждого работника.

Установлено, что в книжку должны вноситься сведения:

личные данные;
выполняемая работа, в том числе переводы на другое место;
увольнения;
награждения;

Запись о прекращении работы по любому основанию должна точно следовать формулировке ТК РФ (часть, пункт, статья).

В раздел о поощрениях заносят записи о наградах как государственных, так и произведенных самой организацией-работодателем (кроме поощрений на регулярной основе, согласно нормативным актам самой организации).

В случаях утраты (пропажа, кража, пришла в негодность и т. д.) работнику по его заявлению выдается дубликат книжки. В него включают сведения о:

общем стаже работы;
непрерывном стаже работы;
о последнем месте работы (в том числе награждениях);

Запись о приеме и об увольнении

Для записей о работе предназначен третий раздел трудовой. Он представляет собой табличную форму с графами.

Для того чтобы произвести запись, вначале вносят название организации (учреждения). Нумерацию ее не производят. Название должно полностью совпадать с уставным наименованием, содержать указание на форму организации в соответствии с Гражданским кодексом (к примеру, Закрытое акционерное общество). Допускается проставление штампа (если он имеется).

Затем вносят:

порядковый номер записи;
дату приема (арабскими цифрами);
саму запись с указанием должности, профессии (как предусмотрено штатным расписанием);
дату и номер приказа о принятии на работу;

Пример записи о приеме:

При внесении записи об увольнении также вносят номер записи, дату увольнения (согласно приказу организации), саму запись в точном соответствии с положениями ТК РФ. Затем проставляется подпись лица, уполномоченного вести кадровое делопроизводство, заверенная печатью, а также подпись самого работника.

Исправления ошибок

Присвоить порядковый номер записи.
Проставить дату признания записи недействительной (арабскими цифрами).
Сделать запись о недействительности записи № такой-то.
Прописать верную формулировку.
Указать документ, на основании которого вписаны верные сведения.

Ошибку на странице с личными сведениями исправляют, зачеркивая одной горизонтальной линией, с проставлением непосредственно над неправильной записью верной записи. При этом на чистой стороне обложки делают надпись: «Исправленному на «….» верить», и заверяется подписью.

Применение печати при заполнении трудовой книжки

Печать организации (или кадровой службы) ставится при:

заполнении личных данных;
записи о приеме на работу;
переводе;
признании записи недействительной;
выдаче вкладыша;
записи, заверяющей исправления;
увольнении.

Работа по совместительству и внесение записей

Если гражданин посчитает необходимым внести запись о своей дополнительной работе, он обращается к работодателю, у которого является основным сотрудником, с документом, подтверждающим его совместительство (трудовой договор, копия приказа о приеме на работу).

Порядок занесения записи основным работодателем включает в себя:

обращение работника с заявлением;
предоставление документа, подтверждающего дополнительную работу;
издание приказа по организации о занесении такой информации в трудовую;
внесение и заверение записи;

В случае увольнения работника-совместителя запись вносится аналогично записи о приеме (основным работодателем).

Вкладыш

Если хотя бы один из разделов книжки заполнен полностью, и нет места для внесения последующих записей, в нее вшивается вкладыш (оформляется работодателем).
Без самой книжки вкладыш не действует, и после вшивания в книжку он ведется в общем порядке. О выдаче вкладыша внутри обложки обязательно проставляют запись «Выдан вкладыш №», которую необходимо заверить подписью и печатью.

Учет книжек на предприятии

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, и у каждого руководителя должен быть разработан и соблюдаться режим их учета и хранения.

Для этого должны быть заведены и вестись:

Приходно-расходная книга по учету бланков;
Книга учета движения трудовых.

Одну оформляют сотрудники бухгалтерии, а вторую – кадровик или лицо, на которое приказом возложены обязанности по ведению кадрового делопроизводства в организации.

По заявке кадровика, ему выдаются бланки трудовых и вкладышей. Ежемесячно должен составляться отчет о наличии бланков. Испорченные экземпляры уничтожаются комиссионно с составлением акта.

В книге учета движения отражаются сведения о переданных от работников книжках, вновь выданные книжки сотрудникам, делаются отметки о книжках, отданных на руки при увольнении. Обе книги должны быть прошиты и скреплены печатью, иметь нумерацию.

Хранение трудовых книжек

Книжки, не полученные по каким-либо причинам гражданами, должны находиться у кадровика в продолжение 2-х лет, затем передаваться в архив организации (где хранятся 50 лет).

Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек

Ответственным за правильность оформления и сохранность этого важнейшего документа выступает работодатель. Руководитель обычно не ведет лично кадровое делопроизводство, а принимает работника согласно штатному расписанию, или возлагает обязанности по кадровой работе на одного из сотрудников организации. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей возможно наложение мер ответственности, предусмотренных Трудовым кодексом.

Читайте также: