Как написать письмо в фсс о смене номера карты сотрудника образец

Опубликовано: 17.05.2024

Письмо о смене реквизитов – документ, который составляется при смене наименования организации, почтового или юридического адреса, банковских реквизитов, замене директора и т.д. Такое письмо относится к официальной деловой корреспонденции и активно применяется в документообороте между компаниями.

Кому писать о смене реквизитов

Данное послание используется для информирования партнеров/клиентов/заказчиков/кредиторов, а также заинтересованных государственных структур и контролирующих органов о произошедших переменах.

Важное уточнение: на сегодня письменно сообщать о смене банковских реквизитов в территориальную налоговую службу не надо, т.к. эта функция перешла к банкам.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Что касается остальных контрагентов предприятия, то в отношении них письмо носит не добровольный, а обязательный характер, поскольку необходимость по уведомлению о смене реквизитов всегда отражена в письменных договорных отношениях между сторонами. Самое главное – делать это своевременно, даже лучше всего заранее, чтобы при практическом взаимодействии не возникало неприятных казусов, вроде отправки важных документов на прежний адрес или перечисления денежных средств на старые счета.

Кто составляет письмо о смене реквизитов организации

Обычно составлением таких писем занимается юрисконсульт или секретарь организации, а также руководители и сотрудники структурных подразделений, имеющие прямую связь с контрагентами. Но независимо от того, в чьи функции входит эта обязанность, важно, чтобы сотрудник имел представление об основных правилах составления деловых писем.

Правила составления

Письмо не имеет строгого, обязательного к применению, унифицированного образца, поэтому написано оно может быть в свободной форме, с учетом потребностей и задач отправителя. Правда, при этом все же следует придерживаться некоторых норм и стандартов.

В начале письма необходимо указывать отправителя и адресата, при этом, если речь идет об адресате следует вписывать не только наименование компании, но и должность конкретного сотрудника.
Далее идет информационная часть послания. Здесь надо довести до получателя сообщение о перемене реквизитов, указать новые, а также изложить просьбы связанные с произведенными изменениями.

Тон письма должен быть вежливым, не слишком сухим, но и ни в коем случае не развязным. Необходимо следовать деловому стилю и тщательно следить за соблюдением правил русского языка, особенно в части лексики, грамматики и пунктуации.

Письмо о смене реквизитов может быть написано как от руки, так напечатано на компьютере, но в любом случае, оно должно содержать «живую» подпись руководителя организации-отправителя или иного уполномоченного лица. Печать на документе ставить не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не ставить оттиски на бумажной документации.

Письмо можно писать

на обычном стандартном листке формата А4
или на фирменном бланке организации.

Последний вариант предпочтительнее, т.к. он придает документу солидности и свидетельствует об официальном характере послания.

Письмо может иметь столько экземпляров, сколько требуется для уведомления всех заинтересованных сторон. Каждое отправленное послание нужно регистрировать в журнале исходящей регистрации, чтобы на случай возникновения разногласий с контрагентом у отправителя имелись сведения о дате отправке сообщения.

Пример составления письма о смене реквизитов организации

Заполнение шапки письма

Вверху послания сначала указывается отправитель, то есть вписывается
- полное название организации (в соответствии с регистрационными бумагами),
- адрес и телефон для связи.
Затем вносятся данные о получателе:
- его наименование
- и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя и отчество).
После этого ставится дата составления письма и его номер по внутреннему документообороту.
Ниже посередине строки пишется название документа.

Заполнение тела письма о смене реквизитов

Далее следует информационный раздел.

Сначала до сведения получателя доводится сам факт смены реквизитов и обозначается, какие именно данные подверглись изменениям. Тут же вписывается дата, с которой прежние реквизиты утратили свое значение.
Затем, следует указать все просьбы, имеющиеся у отправителя, касаемо прошлых и будущих документов по части изменившихся данных.
В конце письмо нужно обязательно подписать, с расшифровкой подписи и указанием должности подписывающего лица.

Поскольку реквизиты – важнейшая часть официальной документации, то письма обо всех изменениях, с ними связанными, желательно отправлять в «натуральном» виде. Это дает возможность гарантированно доводить до сведения контрагентов информацию о новых реквизитах, тем более если отправлять эти сообщения заказными письмами с уведомлением о вручении.

В крайнем случае, можно совмещать разные варианты отправки: например, электронное или факсовое сообщение сочетать с отправлением через Почту России. С одной стороны это позволит максимально быстро уведомить партнеров о переменах, а с другой обеспечит отправителя доказательствами того, что соответствующее письмо было им своевременно отправлено и получено адресатом.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Письмо Фонда социального страхования РФ от 18 марта 2021 г. № 02-08-01/15-05-2461л Об актуальности в 2021 г. формы заявления о выплате (перерасчете) пособия (оплате отпуска), утвержденной приказом ФСС РФ от 24 ноября 2017 г. N 578, обоснованности заполнения сведений об адресе проживания в составе информации при заполнении формы электронного обращения на сайте ФСС РФ

Вопрос: Для получения пособия по временной нетрудоспособности работодатель предлагает заполнить Заявление о выплате (перерасчете) пособия по форме, утвержденной Приказом Фонда социального страхования РФ от 24 ноября 2017 г. N 578. Однако данный приказ утверждает формы документов, применяемые в 2012-2019 годах. Упоминание о возможности применения данного приказа в 2021 году в приказе отсутствует. Постановление Правительства РФ от 21 апреля 2011 г. N 294, во исполнение которого принят названный ранее приказ ФСС, устанавливает особенности финансового обеспечения, назначения и выплаты пособий в 2012 - 2020 годах. То есть также фактически не применяется в 2021 году.

В текущем 2021 году особенности выплаты пособий установлены постановлением Правительства Российской Федерации от 30 декабря 2020 г. N 2375. Данное постановление не содержит требований оформления застрахованным лицом какого-либо заявления по форме, утвержденной ФСС РФ.

Таким образом, полагаю, требование к работнику оформить заявление по форме, применяющейся до 2019 года, утвержденной в приложении 1 к приказу ФСС РФ от 24 ноября 2017 г. N 578, избыточным.

В связи с чем прошу подтвердить или опровергнуть правомерность оформления заявления по указанной форме.

Дополнительно обращаю Ваше внимание, что обязательное указание адреса проживания на вашем сайте для отправки электронного обращения не соответствует нормам Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ.

Ответ: Департамент организации обеспечения страховых выплат Фонда социального страхования Российской Федерации рассмотрел Ваши обращения по вопросу актуальности в 2021 году формы заявления о выплате (перерасчете) пособия (оплате отпуска), утвержденной приказом Фонда от 24.11.2017 N 578, обоснованности заполнения сведений об адресе проживания в составе информации при заполнении формы электронного обращения на сайте Фонда и в рамках компетенции сообщает.

По вопросу актуальности в 2021 году формы заявления о выплате (перерасчете) пособия (оплате отпуска), утвержденной приказом Фонда от 24.11.2017 N 578, обращаем внимание на следующее.

С 01.01.2021 на всей территории Российской Федерации назначение и выплата страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию застрахованным лицам осуществляются непосредственно территориальными органами Фонда с использованием механизма прямых выплат.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.12.2020 N 2375 "Об особенностях финансового обеспечения, назначения и выплаты в 2021 году территориальными органами Фонда социального страхования Российской Федерации застрахованным лицам страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, осуществления иных выплат и возмещения расходов страхователя на предупредительные меры по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников" утверждено, в том числе, Положение об особенностях назначения и выплаты в 2021 году застрахованным лицам страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и иных выплат (далее - Положение).

Абзацем первым пункта 2 Положения определено, что при наступлении страхового случая застрахованное лицо (его уполномоченный представитель) представляет страхователю по месту своей работы (службы, иной деятельности) документы (сведения) необходимые для назначения и выплаты пособия в соответствии с законодательством Российской Федерации, в случае их отсутствия у страхователя.

В соответствии с абзацем третьим пункта 2 Положения перечень документов, необходимых для назначения и выплаты пособия определяется в соответствии с Федеральным законом от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" и Федеральным законом от 19.05.1995 N 81-ФЗ "О государственных пособиях гражданам, имеющим детей".

Абзацем седьмым пункта 2 Положения предусмотрено, что при трудоустройстве или в период осуществления трудовой, служебной (иной) деятельности застрахованное лицо представляет страхователю по месту работы (службы, иной деятельности) сведения о себе, необходимые страхователю и территориальному органу Фонда для выплаты страхового обеспечения (далее - сведения о застрахованном лице), по форме, утверждаемой Фондом. Сведения о застрахованном лице оформляются в виде документа на бумажном носителе либо формируются в форме электронного документа.

Таким образом, заполнять заявление о выплате (перерасчете) пособия (оплате отпуска) по форме, утвержденной приказом Фонда от 24.11.2017 N 578, с 01.01.2021 не требуется.

Проект приказа Фонда об утверждении, в том числе, формы "Сведения о застрахованном лице" (далее - сведения о застрахованном лице), указанной в абзаце седьмом пункта 2 Положения, в настоящее время направлен Фондом на рассмотрение и регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации.

До вступления в силу приказа Фонда "Об утверждении форм документов, применяемых для назначения и выплаты в 2021 году территориальными органами Фонда социального страхования Российской Федерации застрахованным лицам страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и иных выплат, возмещения расходов на оплату предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников, а также форм реестров сведений, необходимых для назначения и выплаты соответствующего вида пособия, и порядков их заполнения" территориальным органам Фонда, страхователям и застрахованным лицам рекомендовано использовать для назначения и выплаты страхового обеспечения форму сведений о застрахованном лице, предусмотренную данным проектом приказа Фонда.

По вопросу обоснованности заполнения сведений об адресе проживания в составе информации при заполнении формы электронного обращения на сайте Фонда, обращаем внимание на следующее.

Частью 1 статьи 7 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Закон N 59-ФЗ) установлено, что гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

Согласно части 3 статьи 7 Закона N 59-ФЗ обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном Законом N 59-ФЗ. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения.

В соответствии с пунктами 1 и 2 части 1 статьи 10 Закона N 59-ФЗ государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение, а также запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия.

Частью 4 статьи 10 Закона N 59-ФЗ установлено, что ответ на обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме.

В соответствии с частью 1 статьи 11 Закона N 59-ФЗ в случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

При этом указание, в том числе, сведений об адресе проживания в поле ячейки "Адрес проживания" в составе информации при заполнении электронной анкеты в форме электронного обращения в разделе "Обращение в Фонд (Электронная приемная Фонда)" на главной странице на официальном сайте Фонда в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - ИТС "Интернет") в качестве дополнительных сведений, не противоречит законодательству Российской Федерации.

Дополнительно сообщаем, что для оказания содействия и получения консультации о порядке назначения и выплаты страхового обеспечения застрахованному лицу непосредственно территориальным органом Фонда, застрахованное лицо, а также работодатель, могут обращаться в письменной форме или на личном приеме либо посредством электронной почты или АО "Почта России", или электронных сервисов Фонда ("Личный кабинет получателя социальных услуг Фонда", "Личный кабинет страхователя"), или через уполномоченного представителя (по доверенности), в территориальный орган Фонда по месту регистрации работодателя в качестве страхователя, непосредственно в соответствующее Государственное учреждение - региональное отделение Фонда. Подробная информация о всех территориальных органах Фонда, в том числе информация о телефонах "горячих линий" всех региональных отделений Фонда, представлена в подразделах "Телефоны "горячих линий" в региональных отделениях Фонда" и "Региональные отделения" раздела "Деятельность Фонда" на главной странице на официальном сайте Фонда в ИТС "Интернет" по адресу: https://fss.ru/

Приложение - форма сведений о застрахованном лице (на 3 л. в 1 экз.).

Руководитель Департамента
организации обеспечения
страховых выплат

В.С. Толкачев

Приложение № 2
к приказу Фонда социального
страхования Российской Федерации
от "______" 20_ г. №

С 1 января 2021 года на выплаты пособий напрямую из ФСС перешли Москва, Санкт-Петербург, Московская, Свердловская и Челябинская области, ХМАО, Краснодарский и Пермский края. Что делать работодателям, как отправлять документы в соцстрах, изменится ли расчёт больничных — подготовили для вас ответы на эти и другие популярные вопросы.

Что такое прямые выплаты

Это схема выплат, при которой застрахованные лица (работники) получают почти все пособия напрямую из ФСС. Работодатели выступают в роли посредников — передают в соцстрах документы для назначения и расчёта пособий.

ФСС выплачивает напрямую работникам:

больничный при заболевании или травме, начиная с 4-го дня нетрудоспособности;
больничный в связи с несчастным случаем на производстве и (или) профзаболеванием;
пособие по беременности и родам;
единовременное пособие женщинам при постановке на учёт в ранние сроки беременности;
единовременное пособие при рождении ребёнка;
ежемесячное пособие по уходу за ребёнком;
отпуск работнику, пострадавшему на производстве (сверх ежегодного оплачиваемого).

С 2021 года прямые выплаты действуют по всей России, зачётную систему отменили для всех. Если вы, например, полностью оплатите работнику больничный лист, то не сможете возместить такие расходы в соцстрахе. Нельзя будет и уменьшить на них начисленные страховые взносы.

Какие пособия выплачивает работодатель

Организации и ИП по-прежнему начисляют и выплачивают за свой счёт:

первые 3 дня больничного при заболевании или травме работника;
пособие на погребение;
4 дополнительных выходных дня для ухода за детьми-инвалидами.

Как и раньше, работодатели могут компенсировать свои расходы по выплаченным пособиям на погребение и дополнительным выходным дням. Для этого нужно обратиться в ФСС с заявлением и подтверждающими документами. В течение 10 рабочих дней соцстрах примет решение о возмещении расходов страхователю. Затем ещё в течение двух рабочих дней перечислит деньги на расчётный счет работодателя.

Оплату больничного за первые три дня ФСС не возмещает.

Как работнику получить деньги за больничный

Работник передаёт листок нетрудоспособности своему работодателю. Если оформлен электронный больничный — сообщает его номер. В зависимости от ситуации, от работника потребуются справки с других мест работы, реквизиты для перечисления денег и т. д.

За первые три дня болезни пособие должен рассчитать работодатель. На это есть 10 календарных дней. Срок оплаты этой части больничного — ближайший после расчёта пособия день, установленный для выплаты зарплаты (в том числе аванса).

За остальные дни больничного деньги поступят из соцстраха после того, как:

работодатель отправит в ФСС документы для расчёта пособия — не позднее 5 календарных дней с даты их получения от работника;
соцстрах в течение 10 дней проверит документы и примет решение о назначении пособия.

Деньги перечислят работнику на реквизиты, которые он передал работодателю. Это может быть счёт в банке (не обязательно зарплатный), карта «Мир» или адрес для почтового перевода.

С 1 июля 2021 г. пособия, связанные с материнством, можно получать только на карты платёжной системы «Мир».

Меняется ли при прямых выплатах расчёт пособий

Порядок расчёта больничных из-за перехода на прямые выплаты не изменился.

Но с 01.01.2021 действует новый МРОТ — 12 792 руб., то есть увеличились минимальные размеры пособий.

Как и в 2020 году, больничный за полный месяц нетрудоспособности не должен быть ниже федерального МРОТ, независимо от страхового стажа и фактического заработка работника.

При расчёте пособия за первые 3 дня болезни:

рассчитайте пособие с учётом страхового стажа работника в обычном порядке;
рассчитайте пособие исходя из нового МРОТ с учётом районного коэффициента;
сравните результаты вычислений, выберите наибольшее значение и умножьте на 3 дня нетрудоспособности.

Размер МРОТ берут на дату открытия листка нетрудоспособности.

Быстро и без ошибок рассчитать зарплату и пособия сотрудников поможет бесплатный сервис «Моё дело».

Как передавать в ФСС информацию для назначения и выплаты пособий

Если среднесписочная численность работников за прошлый год больше 25 человек, в ФСС нужно подавать электронный реестр — специальную форму со сведениями для назначения и выплаты пособий. Понадобится электронная подпись и бухгалтерская программа или сервис с возможностью обмена информацией с соцстрахом.

В интернет-бухгалтерии «Моё дело» уже настроен обмен с ФСС. Вы можете формировать и отправлять реестры больничных листов прямо из сервиса.

Для разных страховых случаев есть три формы реестра, они приведены в приказе ФСС № 579 от 24.11.2017:

для пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, при постановке на учёт в ранние сроки беременности — в приложении № 1;
для пособия при рождении ребёнка — в приложении № 3;
для пособий по уходу за ребёнком — в приложении № 5.

Если среднесписочная численность за прошлый год — 25 человек и менее, работодатель может выбрать, как передавать в ФСС сведения для выплат по больничным.

Электронным реестром.
В бумажном виде. К комплекту документов для назначения пособия прикладывают опись по форме из приложения № 2 к приказу ФСС № 578 от 24.11.2017.

Как действовать при прямых выплатах ФСС

Порядок действий для выплаты пособия из ФСС с 1 января 2021 г.

Работодатель получает от работника документы для назначения и расчёта пособия: листок нетрудоспособности — бумажный бланк или номер электронного больничного, справку о рождении ребёнка, справки с других мест работы и др.
Не позднее пятого календарного дня передаёт в ФСС пакет документов с описью или отправляет сведения электронным реестром.
ФСС проверяет, нет ли ошибок. Если что-то не так с документами, в течение пяти рабочих дней направляет работодателю извещение — почтой или по электронным каналам связи. Внести исправления нужно тоже в пятидневный срок.
Когда ФСС получит всю нужную информацию, в течение 10 календарных дней примет решение о назначении и выплате пособия.
При положительном решении деньги перечислят на счёт работника в течение 10 календарных дней с момента получения соцстрахом всех документов.
При отказе в выплате работнику в течение двух рабочих дней придёт решение ФСС.

С 01.01.2021 работник предоставляет сведения для расчёта пособий при приёме на работу. При наступлении страхового случая ему нужно только принести недостающие документы (п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства № 2375 от 30.12.2020).

Где должны храниться оригиналы больничных — у работодателя или в ФСС

После решения ФСС о назначении и выплате пособия или об отказе все документы возвращаются работодателю.

Оригиналы листов нетрудоспособности нужно хранить вместе с расчётами пособий минимум 5 лет (ст. 618 Перечня, утв. Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019).

Как получать выплаты по уходу за ребёнком с 01.01.2021

пакет документов для начисления и выплаты (или электронный реестр);
сведения о расчёте пособия на момент наступления отпуска по уходу за ребёнком до 1,5 лет.

Ежемесячно отправлять эти сведения не нужно. Сумма пособия, назначенного до 01.01.2021 не меняется. ФСС перечисляет деньги с 1-го по 15-е число месяца, следующего за месяцем, за который начислено пособие по уходу за ребёнком.

Что делать, если больничный лист открыт в 2020, а закрыт — в 2021 году

По больничным, открытым и не оплаченным до 01.01.2021, назначать и выплачивать пособие будет соцстрах (п. 18 Положения, утв. постановлением Правительства № 2375 от 30.12.2020).

Кто удерживает и перечисляет НДФЛ с больничного

Работодатель как налоговый агент удерживает и перечисляет в бюджет НДФЛ только с той суммы, которую он обязан выплатить работнику, то есть за первые три дня больничного. ФСС — с остальной части пособия, причём он не учитывает стандартные налоговые вычеты.

НДФЛ удерживают не со всех выплат. Например, не облагаются налогом пособия по беременности и родам (п. 1 ст. 217 НК РФ).

Как получить в ФСС справку 2-НДФЛ

Справки о доходах соцстрах выдаёт по запросу. Для этого работнику нужно подать заявление одним из способов:

в региональное отделение по месту регистрации работодателя — лично с паспортом, через представителя с нотариальной доверенностью или почтой;
через личный кабинет получателя услуг на сайте ФСС.

Справку 2-НДФЛ подготовят в течение трёх рабочих дней и отправят почтой или в личный кабинет.

Как проверить, оплачен ли больничный лист

Работник может отслеживать свои выплаты в личном кабинете на сайте ФСС. Чтобы воспользоваться сервисом, понадобится логин и пароль от учётной записи на портале госуслуг. Больничный оплачен, если у документа появился статус «Исполнение платежа».

Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.

В заявлении сотрудница должна привести старую и новую фамилии и изложить просьбу о замене. Также нужно указать, какие подтверждающие документы прилагаются. Обычно это копии свидетельства о заключении брака и паспорта.

Обратите внимание! Наличие подтверждающих документов обязательно! Без них принимать заявление не следует!

Вот примерный образец такого заявления:

Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И

от менеджера
Петровой (Сидоровой) М.И.

Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии по причине вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Сидорова, новая фамилия – Петрова.
К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:

копию свидетельства о заключении брака Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
копию паспорта РФ серии 1234 № 123456, выданного 01 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения ХХХ-ХХХ

Также при смене фамилии придется поменять страховое пенсионное свидетельство, то есть СНИЛС. На нем указаны персональные данные гражданина, поэтому документ нужно обновить. Речь идет о самой карточке — номер лицевого счета останется прежним.

Получить новый СНИЛС сотрудница может, самостоятельно обратившись в отделение ПФР, либо через работодателя. При обращении в орган ПФР старое свидетельство изымут, а взамен выдадут новое.

Теперь пришла пора издать приказ о смене фамилии сотрудницы. Опять же, закон не устанавливает для этого приказа какой-то определенный формы, поэтому его можно составить на собственное усмотрение. Вместе с тем в статье 9 закона 402-ФЗ приведены обязательные реквизиты, которые должны содержаться в приказе. Не углубляясь в детали, предлагаем примерную форму такого документа:

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «Ромашка»

о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника

г. Москва 12.02.2018

На основании свидетельства о браке Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы, паспорта гражданина РФ и личного заявления работника

изменить в учетных документах фамилию менеджера Сидоровой Марии Ивановны на фамилию Петрова.

Генеральный директор /И.И. Иванов/

В приказе можно дополнительно указать, кому из сотрудников кадровой службы поручается его исполнение, и кто должен за этим проследить. Сотрудницу следует ознакомить с документом под подпись.

Исправление фамилии в трудовой книжке

В трудовую книжку сотруднице также следует внести изменение. Порядок таков:

старая фамилия перечеркивается одной чертой;
рядом вносится новая;
на форзаце поясняется причина исправления со ссылкой на документ-основание.

Такой порядок установлен пунктом 2.3 Инструкции из постановления Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69 и пунктом 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства № 225 от 16 апреля 2003 года.

Страничка с измененными данными сотрудницы будет выглядеть так:

Запись о смене фамилии на внутренней стороне обложки следует удостоверить подписью специалиста, который внес изменения, и печатью (при наличии).

Немного об ответственности

С одной стороны, страхователи обязаны представлять достоверные сведения о своих работниках. С другой стороны, самих работников закон прямо не обязывает сообщать работодателю об изменении персональных данных. Чтобы не попадать в неприятности, связанные с этим казусом, рекомендуется заранее предпринять определенные действия:

Закрепить в должностных инструкциях, трудовом договоре или локальном акте обязанность работников сообщать о смене фамилии и других персональных данных. Например, можно издать Положение о работе с персональными данными.
В документах из пункта 1 указать конкретный срок, в течение которого работник обязан уведомить работодателя об изменении персональных данных.
Ознакомить работника с этими документами под подпись.

Если соблюсти эти три условия, то работника можно будет привлечь к ответственности за неисполнение обязанности информировать работодателя об изменении персональных данных.

Когда в организацию приходит новый сотрудник, нужно получить с него достоверную информацию об имени, адресе, паспортных данных и образовании. Также желательно обязать его сообщать работодателю об изменении этих данных, например, в пятидневный срок.

В законе говорится о выплатах из ФСС пособий по нетрудоспособности, беременности и уходу за ребенком. А вот упоминания о прочих пособиях — в связи с постановкой на учет на ранних сроках беременности и рождением ребенка — в законодательной норме нет. Тем не менее Минтруд утвердил регламенты, в соответствии с которыми работнику могут быть напрямую выплачены и эти пособия. Далее речь пойдет именно о них.

от 14.09.2017 № 677н — для получения пособия по случаю рождения ребенка;
от 14.09.2017 № 678н — для получения пособия при постановке на учет в медучреждение, если срок беременности не более 12-ти недель.

ВНИМАНИЕ.

С 29.12.2017 действуют формы, утвержденные приказом ФСС РФ от 24.11.2017 №578

РАБОТНИКУ:

РАБОТОДАТЕЛЮ:

Образец письма в ФСС от страхователя при неправильно оформленном электронном реестре

Форма заявления о возмещении расходов на выплату пособия по временной нетрудоспособности (Приложение №3 к Приказу ФСС РФ от 24.11.2017г. №578)

Форма справки-расчета размера оплаты отпуска (сверх ежегодно оплачиваемого отпуска) на весь период лечения и проезда к месту лечения и обратно (Приложение №10 к Приказу ФСС РФ от 24.11.2017г. №578)

ДОКУМЕНТЫ РО ФСС:

Форма извещения о представлении недостающих документов или сведений (Приложение №4 к Приказу ФСС РФ от 24.11.2017г. №578)

Форма решения об отказе в назначении и выплате пособия по временной нетрудоспособности (Приложение №5 к Приказу ФСС РФ от 24.11.2017г. №578)

Форма решения об отказе в рассмотрении документов (сведений) (Приложение №9 к Приказу ФСС РФ от 24.11.2017г. №578)

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, представляемых в территориальный орган ФСС РФ для назначения пособий на бумажном носителе

«Горячая линия»

e-mail:

понедельник — четверг: 08.30-17.30

пятница: 08.30-16.30

обеденный перерыв: 13.00-13.48

суббота, воскресенье — выходные дни

Когда ФСС может выплатить пособие напрямую

Положения регламентов 677н и 678н совпадают в части обстоятельств, при наступлении которых можно обращаться за ними в Фонд, а именно:

работодатель перестал вести деятельность;
в его отношении начата процедура банкротства;
на счетах компании (ИП) недостаточно денежных средств;
судом определено, что работодатель должен выплатить пособие, однако невозможно определить место нахождения его самого или его имущества, на которое можно обратить взыскание.

Как применять районный коэффициент к пособиям

Кроме того, представить уточненную форму нужно будет, если с нового года у страхователя изменится тариф взносов по несчастному страхованию, но уведомление об этом из ФСС он получит после того, как отчитается за I квартал. Учитывая установленные для этого сроки, такая ситуация тоже возможна (пп. 4, 5, 11 Порядка подтверждения основного вида экономической деятельности страхователя…, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 31.01.2006 N 55). По какой форме подавать уточненный 4-ФСС Уточненку необходимо подать по той же форме, по которой изначально был сдан расчет с некорректными сведениями (п. 1.5 ст. 24 Закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ). Кстати, с отчетности за 9 месяцев 2021 года страхователи должны применять обновленную форму 4-ФСС, поскольку в июне 2021 года в нее были внесены изменения (Приказ ФСС РФ от 07.06.2017 N 275).

Что работник должен представить в Фонд

Комплект документов, которые нужно подготовить, зависит от того, за каким пособием обращается работник. Большая часть бумаг представляется в обязательном порядке, отдельные — по желанию.

В связи с постановкой на учет по беременности на ранних сроках

Для выплаты пособия, положенного при постановке на учет до 12-ти недель беременности, в ФСС нужно подать всего 2 документа:

заявление в установленной форме (приложение № 1 к Регламенту № 678н);
справку из медучреждения, подтверждающую постановку на учет.

В связи с рождением ребенка

Чтобы получить единовременное пособие при рождении ребенка, в ФСС нужно представить:

Заявление (приложение № 1 к регламенту 677н).
Справку о рождении из органов ЗАГС. Если ребенок родился за границей, потребуются иные документы (список представлен ниже).
Справку о том, что второй родитель аналогичного пособия не получал. Берется с места работы, учебы либо из органов соцзащиты (для безработных).
Если родители в разводе — свидетельство о расторжении брака, а также документ о том, что родитель проживает совместно с ребенком.
Если обращается опекун, попечитель либо усыновитель — документ, подтверждающий его статус (например, судебное решение об усыновлении).

Документами, которые подтверждают рождение ребенка за границей, являются:

Копия свидетельства о рождении, выданного консульским учреждением РФ.
Подлинник и копия документа о рождении с переводом на русский язык — если рождение зарегистрировано компетентным органом иностранного государства. При этом документ должен содержать:
для стран — участниц Гаагской конвенции — штамп «апостиль»;
для прочих стран — требование консульской легализации.

Необязательные документы

Оба регламента предполагают возможность подать дополнительные документы. Например, если компания ликвидирована или проходит процедуру банкротства, то можно приложить документы, которые это подтверждают. Если они приложены не будут, ФСС в рамках межведомственного взаимодействия самостоятельно запросит их у компетентных органов. Однако учитывая то, что на их получение потребуется время, заявителю целесообразно приложить такие документы, если они имеются.

Как составить заявление

Заявление можно написать в свободной форме, поскольку унифицированного бланка не существует. Сформировать документ можно на фирменном бланке организации.

Что должно быть указано в заявлении:

Адресат заявления — территориальное представительство ФНС.
Отправитель заявления: полное наименование организации, ее реквизиты.
Наименование документа: заявление.
Суть запроса — просьба провести совместную сверку расчетов.
Дата, на которую нужно выяснить состояние расчетов.
Данные об организации: название, ИНН, КПП, ОГРН, регистрационный номер в ФСС, код подчиненности.
Коды взносов, если компанию интересуют какие-то конкретные взносы. Если их не указать, то будет проверка по всем взносам.
На какой адрес выслать акт сверки, если компания хочет получить его по почте. Если же руководство хочет получить бумагу лично, то адрес указывать не нужно.
Дата составления заявления.
Подпись руководителя компании.
ФИО и контактные данные сотрудника, который составил этот запрос в ФНС. Как правило, это бухгалтер компании.

Когда ФСС выплатит пособие

Документы Фонд должен рассматривать не более 10 календарных дней. В результате будет принято решение о выплате физлицу пособия либо отказе. При любом исходе оно должно быть направлено заявителю в течение 5 дней после принятия.

В регламентах прописано, что выплата пособия должна состояться не позднее 10 календарных дней с даты, когда орган ФСС получил все необходимые документы. Следовательно, как только вынесено решение, пособие будет выплачено. Способ его получения указывает сам работник в заявлении.

Если фонд отказал в выплате пособия, заявитель может обжаловать его решение в вышестоящий орган системы ФСС.

В 33 регионах, которые участвуют в пилотном проекте ФСС «Прямые выплаты», взаимодействие между работодателем, Фондом и застрахованным лицом выстроено иначе.

Предлагаем посмотреть ролик об актуальных в 2021 году пособиях по беременности, родам и уходу за ребенком:

Перечень документов, необходимых для получения справки

Чтобы получить сведения об отсутствии задолженности перед социальными фондами, налогоплательщик подает заявление в ФСС. Запрос составляется в свободной письменной форме с обязательным указанием следующей информации:

Название, юридический адрес организации, в которую подается запрос.
Реквизиты отправителя. Название и юридический адрес, КПП, ИНН заявителя. Для индивидуального предпринимателя и физлица — паспортные данные, ИНН.
Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
Описание цели заявления.
Дата и подпись заявителя.

В описании цели указывается следующая информация: просьба выдать данные о задолженностях перед Фондом, а также желаемые способы получения сведений. Обычно документ отправляют почтой, на электронный адрес или выдают на руки заявителю.

Образцы справок можно взять в отделении Фонда по месту регистрации юрлица или ИП. Посмотреть пример документа и скачать образец бланка можно на нашем сайте.

Составление описи вложения в письмо

При использовании способа сдачи отчета почтой необходимо иметь гарантии того, что документ будет получен ФСС. Без составления описи доказать пересылку конкретного расчета достаточно сложно. Для предупреждения споров с ФСС описание содержимого должно быть составлено в обязательном порядке. Опись может быть:

Составлена и заверена руководителем предприятия в произвольной форме. Работник почты не обязан заверять опись организации штампом. При отсутствии подтверждения описи штампом почты документ является только сопроводительным письмом и не подтверждает наличия отчетности.
Оформлена на бланке почты и заверена работником учреждения. Опись почты имеется в ценных отправлениях. На документе указывается сумма заявленной ценности, отправитель, период представления расчета, количество листов вложения.

Доказательством отправки служит опись почты, составленная по форме 107, утвержденная в Почтовых правилах от 22.04.1992. Опись почты в 2 экземплярах составляется отправителем, заверяется работником учреждения. Отправитель должен представить работнику почты незапечатанный конверт для сличения содержания описания с документом, представленного к отправке. Второй экземпляр описи получает отправитель.

Отсутствие во вложении описи не является препятствием для приема расчета 4-ФСС региональным отделением ФСС, но служит гарантом подтверждения отправки (

Можно ли отчитаться по почте, если среднесписочное количество работников превышает 25 человек

Действующее законодательство не допускает возможности предоставления отчетности в ФСС посредством почтовых отправлений теми страхователями, среднесписочная численность персонала которых за прошлый год превышает 25 сотрудников.

Чтобы подсчитать среднесписочное количество сотрудников для ведомости 4-ФСС, можно воспользоваться алгоритмом расчета, приведенным в рекомендациях по заполнению статистических форм, утвержденных приказом Росстата от 27.11.2019 № 711.

Среднесписочная численность работников для заполнения формы 4-ФСС рассчитывается в несколько этапов:

1. Подсчет среднесписочного количества всех работников за все дни каждого месяца прошлого расчетного периода.

2. Вычисление среднесписочной численности сотрудников, занятых неполный рабочий день за все дни месяцев рассчитываемого срока.

3. Расчет среднесписочной численности персонала за каждый отдельный месяц прошлого года.

4. Определение среднесписочного количества по сотрудникам с неполной занятостью за каждый отдельно взятый месяц.

5. Исчисление среднесписочной численности специалистов за полный календарный год.

Все вышеуказанные показатели подсчитываются в целых числах с округлением дробных значений.

Подробнее о том, как посчитать среднесписочную численность персонала узнайте в материале «Среднесписочная численность в расчете 4-ФСС (нюансы)».

Однако в исключительных случаях, отправив расчет по почте, можно сэкономить на штрафах. Как правило, многие бухгалтеры отправку отчетности по телекоммуникационным каналам связи откладывают на самый последний момент. Но иногда случаются непредвиденные обстоятельства, не позволяющие передать расчет. Например, отключение света, интернета или непроконтролированное окончание действия электронного ключа.

В случае несдачи отчета в предусмотренные законодательством сроки плательщика взносов на травматизм ожидает штраф. Наказуемым является и несоблюдение электронного способа подачи отчетности (ст. 26.30 закона № 125-ФЗ).

Показатель численности, влияющий на способ представления расчета

Предприятия со среднесписочной численностью до 25 человек имеют возможность выбора способа представления данных. Организационные формы предприятий, насчитывающие численность свыше 25 человек, должны подавать расчет только в электронной форме. Условие по ограничению численности при выборе способа сдачи отчетности применяется к действующим, реорганизованным и вновь созданным предприятиям. При несоблюдении формы представления расчета на предприятие налагается штраф в размере 200 рублей.

Определение среднесписочной численности производится с учетом особенностей:

Показатель рассчитывается по правилам, установленным органами статистики.
Расчет количества работников производится в пределах календарного года, нарастающим итогом.
Данные определяют за все дни месяца на основании приказов, сведений табелей учета рабочего времени.
В случае получения данных о превышении предельного ограничения подача отчета в электронной форме осуществляется с периода, когда право на использование бумажного носителя утрачено.

Читайте также: