Как написать служебную записку на обучение по охране труда

Опубликовано: 30.04.2024

Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

о наименовании предприятия,
дате ее составления,
сотруднике, который пишет записку,
должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.

Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

Как написать служебную записку (образец)? Данный вопрос часто волнует сотрудников различных предприятий, организаций, ведомств и учреждений. Записка – это способ для сотрудника донести свою позицию, мнение, либо определенную информацию до руководства или другого работника. В статье содержатся ссылки на образец служебной записки, а также ее бланк. Кроме того, раскрывается информация о том, как правильно написать служебную записку.

Для чего нужно писать служебную записку?

Служебная записка – это документ, с помощью которого реализуется одна из форм взаимодействия сотрудников организации, позволяющий разрешать различные вопросы в сфере деятельности той или иной фирмы.

Основной задачей служебной записки является донесение от одного работника другому сведений о различных нюансах трудовой деятельности, существующих проблемах и путях их разрешения.

Кроме того, данный документ позволяет разрешить возникшую у сотрудника проблему сообща, путем ее вынесения на обсуждение, заострения на ней внимания другого работника или начальства. Путем направления служебной записки сотрудник может не только получить поддержку, но и распределить ответственность.

Законодательство не устанавливает какой-либо утвержденной формы служебных записок, соответственно их можно составлять в произвольном виде. В то же время, документ может быть составлен в письменной, либо электронной форме. При написании записки используется официально-деловой стиль.

Пример составления служебной записки, ее форма, шаблон

Несмотря на то, что бланка служебной записки, разработанного на законодательном уровне, не существует, по ссылке в начале статьи можно скачать бланк документа, подготовленный на профессиональном уровне и актуальный в настоящее время.

В документе отражаются следующие сведения:

данные о получателе служебной записки. Они указываются в правом верхнем углу документа. Сведения включают информацию о Ф.И.О. получателя и его должности;
информация о наименовании документа и его номере, если таковой присваивается. Присваивать или не присваивать номер, зависит от того, как организован кадровый документооборот в конкретной организации;
изложение вопроса, по которому составляется документ, в частности могут быть перечислены определенные проблемы, предложения, и т.д.;
указание на возможные пути разрешения возникшей проблемы или вопроса. Данный пункт не является обязательным;
Ф.И.О. отправителя записки, данные о его должности, дата составления документа.

В шаблоне служебной записки, который можно скачать по ссылке в начале статьи, отражена вся перечисленная информация.

Как составить служебную записку? Образец оформления документа

То, как пишется служебная записка (образец) можно изучить, ознакомившись с представленным ниже примером. Текст служебной записки может быть изложен следующим образом.

Пример служебной записки

Генеральному директору ООО «Заковед»
Иванову Павлу Александровичу

Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!

Москва: +7 (499) 938-49-02

Петербург: +7 (812) 467-39-58

Бесплатный звонок по России: 8 (800) 350-84-13, доб. 453

Оказать содействие в поиске специалиста, который имеет высшее юридическое или бухгалтерское образование.

При наличии возможности, прошу разрешения обратиться к юристу ООО «Заковед» Горбунову И.А. с целью получения соответствующих разъяснений по интересующему вопросу.

О том, как написать служебную записку в электронном виде, пойдет речь далее.

Особенности электронного документооборота

В некоторых фирмах, бюджетных организациях, предприятиях, существует возможность обмена данными по электронным каналам связи, в частности по электронной почте, посредством использования чатов, общих папок в локальной сети. Такие способы позволяют оперативно обмениваться информацией.

Как писать служебную записку в электронном виде, если такая возможность есть? Ответ прост – аналогично бумажному варианту. Единственная проблема – идентификация отправителя. Вряд ли при электронном документообороте сотрудники организации будут использовать электронные цифровые подписи. Поэтому в тексте записки просто отражаются Ф.И.О., должности отправителя и получателя, а подпись не ставится.

Если используется электронная почта, либо чат в локальной сети, то получатель увидит данные отправителя (сведения об адресе электронной почты, либо о имени в чате).

Если требуется зафиксировать факт вручения документа получателю, рекомендуется использовать более архаичный бумажный документооборот. В этом случае можно распечатать два экземпляра документа и попросить получателя поставить на одном из них отметку о получении. В этом случае у отправителя будут доказательства того, что записка не только была направлена, но и получена.

Таким образом, служебную записку можно направлять другим сотрудникам или руководству как в бумажном, так и электронном виде. Во всех случаях записка может быть написана произвольно, без какого-либо шаблона, однако образец документа может помочь не упустить важных деталей при написании. Образец составления и бланк записки, которые можно использовать, доступны для скачивания по ссылкам в начале статьи.

Довольно большой процент населения связан с работой в организациях различной величины и характера деятельности. В процессе выполнения обязанностей служащим регулярно требуется связь с начальством для решения тех или иных вопросов.

Поскольку с данным видом деловой переписки может столкнуться каждый, рассмотрим подробнее основные вопросы: когда и как оформляется служебная записка, какие различия в составлении официальной бумаги для руководства?

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

В каких случаях пишется служебная записка?

Служебная записка — один из элементов внутреннего документооборота. С ее помощью сотрудники компании могут решать производственные вопросы и ситуации максимально быстро и эффективно.

Служебная записка оформляется для решения деловых задач и вопросов, связанных с работой определенного сотрудника или целого отдела. При этом решение вопроса может зависеть как от другого сотрудника компании, так и от совершенно иного структурного подразделения.

Основное отличие служебной записки от докладной в том, что она используется в деловом общении между сотрудниками или структурными подразделениями, имеющими равный статус в организации. Иными словами, нет прямого подчинения.

Составление служебной записки несет с собой дополнительную пользу. Данный документ доказывает, что сотрудник, составивший его, указал о проблеме, расположенной в зоне его ответственности.

Если специалист не в состоянии сам разобраться с возникшей проблемой, он может составить служебную записку и вынести вопрос на рассмотрение прочими специалистами. В таком случае он сможет снять с себя ответственность за некачественное или несвоевременное рассмотрение задачи.

В некоторых случаях, на основании служебной записки составляется приказ необходимости совершения того или иного действия.

Кроме служебных, бывают еще и объяснительные записки, о которых вы можете прочесть в этой статье.

Что должен содержать текст документа?

Хотя точной формы заполнения упомянутого делового письма не определено, можно определить несколько основных моментов, обязательных для обозначения в документе. В список реквизитов входят:

Шапка, где прописываются данные получателя, такие как ФИО и должность.

Наименование официальной бумаги.

Дата написания и номер.

Заголовок, из которого сразу понятен предмет переписки.

«Тело» документа, где первоначально описывается имеющаяся ситуация, после чего составитель обозначает свою просьбу.

Должность работника, составившего официальное послание, его подпись и полные ФИО автора.

Как правильно составить и написать?

Началом документа должны выступать данные организации и составителя официального письма. Само название документа пишется посередине. Основной текст должен начинаться ниже и с красной строки. Как мы упомянули ранее, суть проблемы передается в свободной форме. Завершает документ дата составления и подпись.

Если же основной текст служебной записки должен быть большим, его требуется разделить на несколько абзацев:

описание основной проблемы;

просьба;

отдел и фамилии работников, составивших записку, если имеет место коллективное обращение.

В последнем случае ключевую подпись на документе ставит начальник отдела, подающего служебную записку. Приложение с подписью всех служащих добавляется к основному документу дополнительно.

Служебную записку требуется писать на листе формата А4, равно как любой прочий документ. Также обязательно наличие «живой» подписи, сделанной собственноручно.

Служебная записка пишется вместе с порядковым номером и датой написания.

При желании документ можно составить в редакторе на компьютере и впоследствии распечатать, но подпись также должна быть сделана самим составителем.

Особенности оформления записки (с образцами)

В зависимости от того, какая составляется служебная записка, меняются и нюансы оформления документа и ситуаций, когда его следует оформлять.

Директору или руководству предприятия

На имя данного руководителя составляются различные служебные записки, поэтому поговорим о том, как лучше их передать. Желательно составить документ в двух оригинальных вариантах.

По правилам документ передается секретарю, от которого не лишним будет получить отметку о принятии документа на рассмотрение. После этого уже ждать резолюции начальства.

На командировку: продление и отмену

Служебная записка служит подтверждением того, что командированный сотрудник на месте, плюс фиксирует даты приезда и возвращения из командировки. Данный документ может быть оформлен, если:

сотрудник проводит поездку на арендованном, личном или служебном транспорте;

у сотрудника нет документов, подтверждающих его факт проезда и проживания.

Отзыв из отпуска

Нередки случаи, когда по производственным причинам руководителям приходится отзывать из отпуска кого-либо из работников.

В этой ситуации составителем служебной записки становится руководитель того подразделения, в котором числится сотрудник, находящийся в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Руководитель организации должен ознакомиться с поданным документом и обозначить свое согласие или отказ от прошения, зафиксированного в документе.

Согласно статье 99 ТК РФ отзыв работника из отпуска возможен только при условии его личного согласия.

Также по статье 125 ТК РФ запрещается отзывать из отпуска:

беременных женщин;

несовершеннолетних сотрудников;

работников, связанных с опасными или вредными условиями труда.

На обучение сотрудников

Деловое письмо может быть составлено отделом кадров для формирования списка сотрудников, направляемых на обучение. Служебная записка обычно составляется на имя руководителя того отдела, чьи сотрудники будут направлены на обучение.

Сотрудники на испытательном сроке часто могут нуждаться в повышении своей квалификации. А о длительности такого срока, читайте тут.

На совмещение должностей

Нередко в крупных и не только организациях можно встретиться с такой практикой, как совмещение должностей одним сотрудником. Причины для этого могут быть довольно разные:

производственная необходимость;

наличие свободной вакансии;

отсутствие, болезнь, отпуск или иная причина, по которой отсутствует сотрудник, ранее занимавший должность, предполагаемую для совместительства.

Служебная записка составляется на имя начальника подразделения. Бумага должна пройти резолюцию ректора.

Также может потребоваться согласовать вопрос с отделом кадров и бухгалтерией.

В документе фиксируется дата начала работы сотрудника по совместительству и величина доплаты к основному окладу.

На отгул

Помимо отпуска работники организаций могут при определенных условиях получить так называемый «отгул», т.е. отпроситься с работы. Поскольку в Трудовом Кодексе данное понятие изъято, используются определения «дополнительное время для отдыха» или «другое время отдыха».

Документом, с помощью которого сотрудник излагает свои пожелания начальству, может выступать как заявление, так и служебная записка.

Сотрудник имеет право на отгул, когда:

выполнял работу сверхурочно;

работал в выходные или праздники;

имел суммарную переработку во время вахтовой работы;

принимал активное участие в донорском движении и сдаче крови; работника;

в счет отпуска.

Об изменении графика работы или переносе рабочего времени

У каждого сотрудника могут найтись уважительные причины, по которым он может обратиться к руководству с просьбой об изменении рабочего графика.

Если инициатива проявляется именно со стороны работника, который может подтвердить необходимость корректировки документально, он составляет служебную записку на имя руководителя предприятия.

В случае, когда причина действительно уважительная, работодатель не имеет права отказать работнику в соответствии со статьей 93 ТК РФ.

В документе следует указать действующий график и желаемый.

На закупку оборудования

Данная служебная записка пишется тем отделом, которому требуется приобретение нового или замена старого оборудования.

Примером может быть обращение экономического или кадрового отдела к руководителю отдела информационных технологий с просьбой о скорейшей замене неисправного компьютера.

Бланк служебной записки на закупку компьютера: скачать.

О проведении мероприятий

Служебные записки, касающиеся решения организационных вопросов по проведению мероприятий, имеют свою специфику. Они также нашли частое применение в образовательных учреждениях.

В записке потребуется указать основные данные по предстоящему мероприятию, при необходимости — контактные данные лиц, ответственных за его проведение.

На ремонт автомобиля

Вполне подходит, если имеется служебный автомобиль, который в силу определенных обстоятельств должен подлежать ремонту. В таком случае потребуется составить служебную записку, в которой будут указаны государственные регистрационные номера служебного автомобиля и причины, по которым он нуждается в ремонте.

На увольнение сотрудника

Еще один вид делового письма, составляющегося на имя основного руководителя.

Его оформление приемлемо, если есть уважительные причины для увольнения определенного сотрудника.

В основной части записки желательно указать конкретные факты и действия, проведенные по отношению к работнику. Далее следует просьба разрешить увольнение лица, указанного в документе.

Пример записки на увольнение сотрудника за прогул: скачать.

О предоставлении информации

Один из наиболее часто используемых типов служебных записок. Применяется для осуществления запроса на получение той или иной информации и строится по следующему принципу:

следует обозначить ключевую мысль, сформировать запрос;

предоставить детали, которые могут потребоваться получателю;

напомнить основную мысль запроса и изложить дополнительную информацию.

О наказании работника

Указанный тип документа используется в случаях, когда поведение сотрудника на рабочем месте или его ненадлежащее отношение к рабочим обязанностям требует соответствующих взысканий.

Составитель служебной записки должен изложить факты максимально объективно и безэмоционально, дать возможность руководству разобраться с инцидентом.

О необходимости нового сотрудника

Документ оформляется, когда в одно из структурных подразделений компании требуется новый сотрудник. Тогда руководитель подразделения имеет право подать данный элемент внутренней деловой переписки руководству.

В ней он должен указать объективные причины, по которым данное решение будет объективным и приемлемым.

Записка служебная о найме нового сотрудника: скачать образец.

На сверхурочные работы

Распространенная причина составления таких документов — наличие экстренных ситуаций, в условиях которых потребуется привлекать сотрудников к решению вопроса после окончания рабочего времени.

Служебную записку составляет начальник смены или отдела на имя прямого руководителя. В тексте документа указываются причины просьбы и список тех, кого планируется привлечь к сверхурочным работам.

Привлечение на сверхурочные работы сотрудника: скачать пример.

О создании нового структурного подразделения

Вопрос создания новых структурных подразделений может также решаться с помощью запроса, выраженного с помощью служебной записки. Цели проведения данного действия освещаются в теле документа. Среди них:

повышение уровня нормирования труда;

более оперативное решение определенных задач;

улучшение работы с персоналом и другие причины.

Служебные записки в некоторых ситуациях могут заменять заявления, действуя более «мягко». Чаще всего они используются для внутренних процессов, связанных с организацией производства.

Если компания поддерживает систему электронного документооборота, оформление служебных записок практически ничем не отличается от бумажной версии. Основное различие — носитель информации, передаваемой между структурными подразделениями компании.

Видео-ролик ниже раскрывает некоторые аспекты по работе со служебными записками в электронном виде:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Учебный центр «ОЛИВИН» подготовила алгоритмы действий, с которыми не придется отвечать за чужие ошибки. Воспользуйтесь шаблонами документов, чтобы при проверках или при расследовании несчастного случая избежать административной или уголовной ответственности.

Директор не выделяет деньги на мероприятия по охране труда

Как специалисту по охране труда обосновать затраты на мероприятия по охране труда

0,2 процента (не менее)

работодатель обязан выделять на финансирование мероприятий по улучшению условий труда от суммы затрат на производство продукции (ст. 226 ТК)

Шаг 1. Рассчитайте затраты на мероприятия по охране труда. При расчете планируемых затрат сначала указывайте самые приоритетные. По дорогостоящим мероприятиям проведите анализ предложений минимум трех поставщиков услуг или работ. Это даст работодателю возможность выбора.

Шаг 2. Распределите общую сумму затрат по кварталам. Затраты распределите на весь год. В этом случае работодатель поймет, какие мероприятия являются первоочередными, а какие можно отложить на отдаленный период в течение года. Разовая сумма затрат может быть неподъемной для работодателя, а распределение по полугодию или кварталам позволит избежать кассового разрыва, которого боится каждый руководитель организации.

Не включайте в IV квартал самые дорогостоящие мероприятия. Лучшими для расходов являются I и II кварталы, особенно если вы хотите возмещать затраты через ФСС. Так как некоторые из мероприятий можно включать в план финансового обеспечения только после фактического их выполнения. Хоть работодатель и может подать заявление до 1 августа, средства на финансирование предупредительных мер у ФСС могут закончиться раньше. Поэтому лучше подавать заявление в мае или июне. При этом организации могут включать в план будущие затраты на мероприятия по охране труда. Например, спецоценку условий труда можно включить в план и представлять поэтапные отчеты о ее проведении в отделение ФСС. При этом на момент подачи заявления у организации должен быть заключен договор на проведение спецоценки.

Шаг 3. Обоснуйте затраты ссылками на нормативные документы. Работодатель может не знать, чем грозит невыполнение мероприятий по охране труда. Проинформировать его об этом — задача специалиста по охране труда. Напротив каждого мероприятия укажите размер штрафа для предприятия. Ваша служебная записка не останется незамеченной, потому что штрафы ГИТ одни из самых дорогостоящих для любого работодателя.

Шаг 4. Составьте служебную записку и направьте ее руководителю. Служебную записку оформите с учетом требований к информационно-справочным документам. Данные изложите лаконично. Руководители не любят читать длинные записки. Важное выделите, например, полужирным шрифтом. Приложите расчеты и дополнительные документы, в записке сделайте отсыл на приложения. В конце укажите, что готовы детально обсудить затраты в любое удобное время.

Записку составьте в двух экземплярах. Зарегистрируйте по правилам, установленным в организации. Поставьте отметку о регистрации и подпись лица, который произвел регистрацию. Обеспечьте сохранность своего экземпляра. В случае необходимости служебная записка позволит доказать в суде, что вы добросовестно выполнили свои должностные обязанности. Довести до сведения директора информацию об условиях труда на рабочих местах, обосновать затраты на необходимые мероприятия — обязанность специалиста по охране труда (п. 3.1.3 профессионального стандарта «Специалист в области охраны труда», утв. приказом Минтруда от 04.08.2014 № 524н).

Шаг 5. Отслеживайте рассмотрение вашей служебной записки. Руководитель имеет право проанализировать ваше обращение, проконсультироваться с юристом, экономистом или главным бухгалтером. Дайте ему на это время, ориентировочно — не больше пяти рабочих дней. После этого инициируйте встречу по результатам рассмотрения документа. Во время совещания не поддавайтесь эмоциям, аргументируйте и оперируйте сравнениями затрат и возможных штрафов.

Директор игнорирует служебные записки специалиста по охране труда

Как специалисту по охране труда убедить руководителей структурных подразделений соблюдать требования охраны труда

Шаг 1. Проводите регулярные проверки в структурных подразделениях. Составьте график проведения проверок и утвердите его у директора. После каждой проверки по факту нарушения оформляйте предписание на имя руководителя структурного подразделения. Чтобы ваши документы имели юридическую силу, соблюдайте требования по изложению данных, оформлению и движению их в организации.

Шаг 2.Проверяйте выполнение предписаний. Если руководитель структурного подразделения не представил письменный ответ на предписание в установленный срок, выясните причину. Если мелкие нарушения устранили качественно и вовремя, но нет возможности провести дорогостоящие мероприятия, помогите руководителю структурного подразделения добиться финансирования. Сделайте это во время совещаний либо в рамках третьей ступени контроля за соблюдением требований охраны труда. Можно составить служебную записку на имя директора.

Обратите внимание

Если специалист по охране труда обнаружил ситуации, которые представляют угрозу жизни и здоровью людей, то он обязан незамедлительно сообщить об этом директору (ст. 21 ТК)

Когда руководитель структурного подразделения полностью проигнорировал предписание, проинформируйте директора служебной запиской. Самый действенный способ заставить руководителей подразделений выполнять требования предписаний — привлечь их к ответственности. Для этого укажите в служебной записке обстоятельства, которые требуют срочного участия директора.

Шаг 3. Снимите с себя ответственность за бездействие директора. Если предпринятые вами действия остались без внимания, останавливаться нельзя. Обратитесь к директору с предложением о приостановлении работы участка, который представляет угрозу жизни и здоровью работников. Обращение оформите служебной запиской. Продублируйте в ней реквизиты предыдущих обращений. В случае судебного разбирательства такая служебная записка подтвердит факт, что вы в рамках своих должностных обязанностей сделали все, что от вас зависело.

Директор вынуждает специалиста по охране труда подделывать документы

Как специалисту по охране труда исключить подделку документов

Шаг 1. Изучите документы, которые есть в организации. Когда устроитесь на работу, изучите, какие документы по охране труда есть в организации. Подготовьте проект приказа о назначении комиссии по приему-передаче документов по охране труда. Комиссия составит акт, где зафиксирует все недостатки. Работа вашего предшественника — вне зоны вашей ответственности. Начинайте вести документацию с текущей даты. Не исправляйте ошибки задним числом и не подделывайте подписи в случае их отсутствия. Приведите в порядок документы по охране труда: разработайте недостающие, не ведите лишние. Отслеживайте сроки хранения. Документы по расследованию передавайте в архив. Контролируйте, чтобы структурные подразделения имели комплект документов по охране труда.

Шаг 2.Разработайте СУОТ. Чтобы обеспечить функционирование системы управления охраной труда, разработайте положение, которое учитывает специфику организации. В нем закрепите обязанности по охране труда руководителей структурных подразделений. Это не позволит должностным лицам перекладывать свою ответственность на специалиста по охране труда.

Шаг 3.Проводите периодический контроль. После того как вы разработаете и утвердите положение о СУОТ, будет гораздо легче организовать контроль выполнения требований охраны труда. Это инструмент, который позволит требовать от ответственных устранять нарушения. Составьте график проверок объектов, оформляйте предписания, контролируйте их выполнение, проводите внеплановые проверки. Своевременно сообщайте директору о состоянии условий труда в организации.

Перечислите пункты НПА, требования которых нарушены Срок устранения установите в зависимости от вида нарушений (2–3 недели)Руководитель структурного подразделения должен поставить отметку о получении. В случае отказа зарегистрируйте предписание у секретаря

Образец служебной записки о финансовых мероприятиях

(бланк организации)
Служба охраны труда
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Наряд-допуск выдал:
______________________
(Фамилия инициалы)

О финансировании мероприятий по охране труда на 20__ год

Прошу Вас выделить денежные средства на финансирование первоочередных мероприятий по охране труда. Организация должна финансировать мероприятия по улучшению условий и охраны труда в размере не менее 0,2% суммы затрат на производство продукции (ст. 226 Трудового кодекса РФ).

Расчет затрат и анализ коммерческих предложений от организаций, которые оказывают соответствующие услуги и реализуют товары для охраны труда, прилагаю.

Затраты на охрану труда, включенные в расчет, снижают риск несчастных случаев и профессиональных заболеваний и уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Кроме того, подлежат возмещению за счет взносов на социальное страхование работников. Примерный план финансового обеспечения предупредительных мер на 20__ год за счет ФСС прилагаю.

Ставлю Вас в известность, что невыполнение указанных мероприятий по охране труда влечет наложение штрафов согласно ст. 5.27.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Суммы штрафов прилагаю.

В случае тяжелого или смертельного несчастного случая на производстве, руководитель организации несет уголовную ответственность по ст. 143 Уголовного кодекса РФ.

При необходимости готов(а) обсудить затраты на финансирование первоочередных мероприятий по охране труда в удобное для вас время.

1. Расчет затрат на мероприятия по охране труда на 5 л. в 1 экз.

2. Копии коммерческих предложений на 8 л. в 1 экз.

3. План финансового обеспечения предупредительных мер на 20__ год на 3 л. в 1 экз.

4. Суммы штрафов на юридические и должностные лица за нарушение требований по охране труда на 2 л. в 1 экз.

Специалист по охране труда _________________________
(подпись) _________________________
(фамилия, инициалы)

Образец служебной записки о частичном исполнении предписания специалиста по ОТ

(бланк организации)
Служба охраны труда
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Наряд-допуск выдал:
______________________
(Фамилия инициалы)

О частичном исполнении предписания специалиста по охране труда

Довожу до Вашего сведения, что предписание от «___» _______ 20__ г. № _____, выписанное на имя __________________________________________________________ выполнено не в полном объеме.

Работники ________________________ подвергаются риску _____________________

Специалист по охране труда _________________________
(подпись) _________________________
(фамилия, инициалы)

Образец служебной записки о привлечении к дисциплинарной ответственности за нарушения требований охраны труда

(бланк организации)
Служба охраны труда
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Наряд-допуск выдал:
______________________
(Фамилия инициалы)

О привлечении к дисциплинарной ответственности за нарушения требований охраны труда

Довожу до Вашего сведения, что предписание от «___» _______ 20__ г. № _____, выписанное на имя ____________________________________________________________ не выполнено. Причины невыполнения _______________________ не изложил. Предписание ________________ выдано «___» _______ 20__ г. лично, о чем есть соответствующая отметка на предписании (копию предписания прилагаю).

1. Отстранить от работы сотрудников ___________________________________, которые подвергаются риску ____________________________________________________ и оказать содействие по устранению нарушений.

2. Привлечь к дисциплинарной ответственности _______________________________ по ст. 21 Трудового кодекса РФ за неисполнение должностных обязанностей в части соблюдения требований по охране труда и обеспечению безопасности труда во вверенном ему структурном подразделении.

Специалист по охране труда _________________________
(подпись) _________________________
(фамилия, инициалы)

Образец служебной записки о приостановлении работы

(бланк организации)
Служба охраны труда
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Наряд-допуск выдал:
______________________
(Фамилия инициалы)

О приостановлении работы ___________________________ до устранения замечаний, изложенных в предписании от «___» _______ 20__ г. № _____

Довожу до Вашего сведения, что предписание от «___» _______ 20__ г. № _____, выписанное на имя __________________________________________________________, не выполнено до сих пор, о чем Вы были уведомлены служебной запиской от «___» _______ 20__ г. № _____ «_____________________________________________________».

Однако в настоящее время меры по устранению нарушений, изложенных в предписании, не приняты. В связи с вышеизложенным, прошу приостановить работу _____________________________________________________________________________ до устранения замечаний, изложенных в предписании.

Работники ремонтного отдела с «___» _______ 20__ г. подвергаются возможному воздействию опасных производственных факторов, что может привести к _____________________________________________________________________________. В этом случае предусмотрена уголовная ответственность по ст. 143 Уголовного кодекса РФ.

Снимаю с себя ответственность за возможные последствия неисполнения предписания от «___» _______ 20__ г. № _____.

Специалист по охране труда _________________________
(подпись) _________________________
(фамилия, инициалы)

Как написать служебную записку (образец)? Данный вопрос часто волнует сотрудников различных предприятий, организаций, ведомств и учреждений. Записка – это способ для сотрудника донести свою позицию, мнение, либо определенную информацию до руководства или другого работника. В статье содержатся ссылки на образец служебной записки, а также ее бланк. Кроме того, раскрывается информация о том, как правильно написать служебную записку.

Для чего нужно писать служебную записку?

Служебная записка – это документ, с помощью которого реализуется одна из форм взаимодействия сотрудников организации, позволяющий разрешать различные вопросы в сфере деятельности той или иной фирмы.

Основной задачей служебной записки является донесение от одного работника другому сведений о различных нюансах трудовой деятельности, существующих проблемах и путях их разрешения.

Кроме того, данный документ позволяет разрешить возникшую у сотрудника проблему сообща, путем ее вынесения на обсуждение, заострения на ней внимания другого работника или начальства. Путем направления служебной записки сотрудник может не только получить поддержку, но и распределить ответственность.

Законодательство не устанавливает какой-либо утвержденной формы служебных записок, соответственно их можно составлять в произвольном виде. В то же время, документ может быть составлен в письменной, либо электронной форме. При написании записки используется официально-деловой стиль.

Пример составления служебной записки, ее форма, шаблон

Несмотря на то, что бланка служебной записки, разработанного на законодательном уровне, не существует, по ссылке в начале статьи можно скачать бланк документа, подготовленный на профессиональном уровне и актуальный в настоящее время.

В документе отражаются следующие сведения:

данные о получателе служебной записки. Они указываются в правом верхнем углу документа. Сведения включают информацию о Ф.И.О. получателя и его должности;

информация о наименовании документа и его номере, если таковой присваивается. Присваивать или не присваивать номер, зависит от того, как организован кадровый документооборот в конкретной организации;

изложение вопроса, по которому составляется документ, в частности могут быть перечислены определенные проблемы, предложения, и т.д.;

указание на возможные пути разрешения возникшей проблемы или вопроса. Данный пункт не является обязательным;

Ф.И.О. отправителя записки, данные о его должности, дата составления документа.

В шаблоне служебной записки, который можно скачать по ссылке в начале статьи, отражена вся перечисленная информация.

Как составить служебную записку? Образец оформления документа

То, как пишется служебная записка (образец) можно изучить, ознакомившись с представленным ниже примером. Текст служебной записки может быть изложен следующим образом.

Пример служебной записки

Генеральному директору ООО «Заковед»
Иванову Павлу Александровичу

Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!

Москва: +7 (499) 938-49-02

Петербург: +7 (812) 467-39-58

Бесплатный звонок по России: 8 (800) 350-84-13, доб. 453

Оказать содействие в поиске специалиста, который имеет высшее юридическое или бухгалтерское образование.

При наличии возможности, прошу разрешения обратиться к юристу ООО «Заковед» Горбунову И.А. с целью получения соответствующих разъяснений по интересующему вопросу.

О том, как написать служебную записку в электронном виде, пойдет речь далее.

Особенности электронного документооборота

В некоторых фирмах, бюджетных организациях, предприятиях, существует возможность обмена данными по электронным каналам связи, в частности по электронной почте, посредством использования чатов, общих папок в локальной сети. Такие способы позволяют оперативно обмениваться информацией.

Как писать служебную записку в электронном виде, если такая возможность есть? Ответ прост – аналогично бумажному варианту. Единственная проблема – идентификация отправителя. Вряд ли при электронном документообороте сотрудники организации будут использовать электронные цифровые подписи. Поэтому в тексте записки просто отражаются Ф.И.О., должности отправителя и получателя, а подпись не ставится.

Если используется электронная почта, либо чат в локальной сети, то получатель увидит данные отправителя (сведения об адресе электронной почты, либо о имени в чате).

Если требуется зафиксировать факт вручения документа получателю, рекомендуется использовать более архаичный бумажный документооборот. В этом случае можно распечатать два экземпляра документа и попросить получателя поставить на одном из них отметку о получении. В этом случае у отправителя будут доказательства того, что записка не только была направлена, но и получена.

Таким образом, служебную записку можно направлять другим сотрудникам или руководству как в бумажном, так и электронном виде. Во всех случаях записка может быть написана произвольно, без какого-либо шаблона, однако образец документа может помочь не упустить важных деталей при написании. Образец составления и бланк записки, которые можно использовать, доступны для скачивания по ссылкам в начале статьи.

Читайте также:


Кем был листьев на самом деле

Какой нормативный документ определяет моральные принципы и правила поведения сотрудника мчс россии

Как написать письмо директору школы с просьбой о содействии в решении вопроса

С какого возраста допускается заключение трудового договора

Какие документы нужны для оформления пенсии по выслуге педагогам