Как написать заявление работодателю о выдаче справки

Опубликовано: 15.05.2024

Справка о доходах работника является наиболее запрашиваемым документом среди персонала. Ее практическое применение затрагивает практически любую жизненную сферу. Документ свидетельствует о платежеспособности официально трудоустроенного гражданина. Каждый из многочисленных случаев выдачи справки о заработной плате имеет ряд своих особенностей, при этом ее предоставление осуществляется на основании заявления работника.

Для получения информации сотрудник должен обратиться к своему работодателю или в Налоговую службу с соответствующим запросом. Заявитель, а также бухгалтер работодателя, государственный служащий должны иметь верное представление о надлежащем оформлении бланка.

Основания для написания заявления о выдаче справки о заработной плате

Заявление оформляется в том случае, когда работнику необходимо предоставить сведения о своих доходах в какие-либо организации, государственные органы.

Сотрудник вправе запросить документ в устной форме, но зачастую от подчиненного работодатели требуют письменный запрос в виде заявления.

В справке отражается стаж, должность работника и размер его заработной платы. Для оформления пенсии, декретного отпуска, заявки на получение кредита, ипотеки ее предоставление является обязательным условием.

Также выдача справки о заработной плате требуется в следующие организации:

В зависимости от места предназначения документа сведения о зарплате подаются за 3, 6, 12 месяцев или на протяжении всей трудовой деятельности гражданина.

В заявлении работнику нужно указать период, за который требуются сведения о заработной плате.

Как правильно написать?

Заявление к работодателю о выдаче справки о доходах должно содержать информацию:

название юридического лица;
ФИО руководителя и должность;
наименование бланка;
текстовая часть (просьба о выдаче справки о размере заработной плате и период запрашиваемой информации);
реквизиты паспорта заявителя;
место регистрации;
СНИЛС;
дата написания и подпись работника.

В качестве дополнения в тексте заявления можно прописать причину и место предоставления справки, но по закону данный пункт не является обязательным для исполнения.

В заявлении сотрудник вправе отразить просьбу о предоставлении сведений о полученном доходе за любой промежуток времени. Также справка выдается за периоды, в которых отсутствует выдача заработной платы или иных выплат.

Для каждого случая бланк выдается по образцу, утвержденному в конкретном учреждении. При отсутствии шаблона допускается выдача документа в свободном стиле, вся информация должна быть достоверной.

Сроки предоставления данных о зарплате

В соответствии с нормами ст. 62 Трудового кодекса РФ работодатель, получив письменное заявление от подчиненного, обязан выдать работнику справку о размере зарплаты не позднее трех рабочих дней с даты принятия обращения. Работнику может понадобится документ как в период трудоустройства, так и после расторжения трудовых отношений.

Отказ работодателя в предоставлении работнику документа, связанного с его трудовой деятельностью, допускает привлечение работодателя к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ).

Выдача документа с опозданием может послужить поводом для обращения с жалобой в инспекцию по труду. Для подтверждения факта получения заявления необходимо обращение составить в 2-х экземплярах, один из них с датой приема остается заявителю.

Многие ошибочно предполагают, что данная справка имеет исключительно форму 2-НДФЛ, но это не совсем точно. Данный шаблон отражает информацию о величине заработной платы за 12 месяцев и зачастую подходит для предоставления в кредитные учреждения для получения займа.

Составление заявления на получение справки 2-НДФЛ происходит тогда, когда работнику предприятия требуется данный документ для предоставления в какую-либо организацию (государственную или коммерческую).

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Что представляет из себя справка

Справка 2-НДФЛ – это копия финансового отчета по форме 2-НДФЛ, который формируют компании по каждому своему работнику и передают в налоговые структуры.

В него включаются сведения о зарплате, налоговых отчислениях и всякого рода удержаниях, которые были произведены в отчетный период.

Для чего нужна справка 2-НДФЛ

Как правило, справка нужна при оформлении различных кредитов, ипотеки, устройстве на новую работу, для расчета пособий по больничным листам и начисления отпускных, оформления виз, а также для получения налоговых вычетов (например, при оплате учебы, лечения, покупке жилья и т.п. расходов).

Может ли предприятие отказать в выдаче документа

По закону работодатель (даже бывший) обязан предоставить справку своему работнику по первому его требованию. Причем сделать это он должен даже в том случае, если сотрудник просит ее в устной форме (письменное заявление нужно для того, чтобы избежать всевозможных проблем, проволочек по времени и т.п. неприятных явлений).

Отказ в выдаче справки может служить поводом для обращения в трудовую инспекцию или даже суд, вследствие чего на предприятие и высших должностных лиц может быть наложено административное наказание в виде достаточно крупного штрафа (за нарушение законных интересов и прав работника).

Исключением являются те ситуации, когда сотрудник предприятия просит выдать ему справку за тот период, по которому истек срок хранения налоговых документов (т.е. по прошествии четырех лет).

В течение какого периода должна быть подготовлена справка

Куда подавать заявление, если компания-работодатель ликвидирована

Нередки случаи, когда организации прекращают свою деятельность. В таких ситуациях обращаться следует в территориальное отделение налоговой службы, специалисты которого также могут по запросу предоставлять нужную информацию.

Как составить заявление

То, что вы находитесь на этой странице, говорит о том, что вам понадобилось составить заявление на получение справки 2-НДФЛ, с которым вы прежде не сталкивались. Перед тем как дать вам подробные сведения об этом конкретном документе, предоставим общую информацию, которая касается всех подобного рода бумаг.

Во-первых, учитывайте, что для этого заявления законодательством не предусмотрено никакой унифицированной формы (таковые для коммерческих организаций были упразднены еще в 2013 году), так что делать его можно в свободном виде. Но, если внутри вашей компании есть разработанный и утвержденный в учетной политике стандартный образец документа – оформляйте акт по его типу, это избавит вас от претензий со стороны бухгалтерии или руководства.
Во-вторых, знайте, что заявление допускается создавать на обыкновенном листе любого удобного вам формата (чаще всего используются А4 или А5) или на фирменном бланке – опять же тогда, когда такое условие выдвигается со стороны работодателя.
Текст можно писать от руки (но без помарок, ошибок, неточностей и правок) или набирать в компьютере. Если вы пошли по пути электронного оформления, то после того как напишете заявление, обязательно его распечатайте – это надо для того, чтобы вы могли поставить под ним свою подпись. Предварительно рекомендуем вам уточнить у представителя работодателя, принимаются ли у вас в компании напечатанные заявления – иногда в организациях рассматривают только рукописные документы.
Делайте заявление в двух идентичных экземплярах – один из них отдайте работодателю, второй, предварительно завизировав о передаче копии, оставьте себе – он пригодится на тот случай, если вдруг в назначенное время справка не будет вам выдана.

Образец заявления на предоставление справки 2-НДФЛ

Вот мы и подошли к самой главной части нашей статьи – примеру. Нужно сказать, что этот документ хоть и довольно простой, но имеет некоторые нюансы, на которые стоит поставить акценты. Воспользовавшись нашими рекомендациями, и на основе представленного ниже образца, вы без особого труда сформируете нужное вам заявление.

Сначала в документе оформляется «шапка»:

полное название организации, в которой вы трудитесь;
должность и ФИО директора (или иного сотрудника, на имя которого у вас полагается писать такие заявления);
свою должность, название отдела, к которому вы прикреплены и ФИО;
подробные паспортные данные (по мере необходимости);
свой номер телефона (для связи).

Затем, ниже, посередине строки, напишите слово «Заявление». После этого можно переходить собственно к просьбе о выдаче справки. Здесь надо указать:

Если у вас есть какие-то дополнительные бумаги, которые вы хотите присовокупить к заявлению, укажите данные о них в бланке отдельным пунктом.

В соответствии со ст.62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой, а именно:

Копию приказа о приеме на работу в соответствии со ст.68 ТК РФ;
Копию приказа об увольнении с работы;
Справку о заработной плате за весь период работы;
Справку о периоде работы;
Копию выписки из штатного расписания в отношении заявителя;
Справку о начислениях заработной платы за весь период работы с расшифровкой помесячно в отношении Заявителя;
Копию должностной инструкции в соответствии с ч.3 ст.68 ТК РФ и Письма Роструда от 09.08.2007г. № 3042-6-0;
Копию приказов о направлении в командировку за весь период работы по форме Т-9;
Копию выписки из графика отпусков за весь период работы;
Копию Приказа о предоставлении отпуска работнику по форме Т-6 за весь период работы;
Справку о начисленных, и фактически уплаченных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование за весь период работы;
Копию трудового договора со всеми приложениями;
Копию договора об аренде автотранспортного средства;
Копию Правила внутреннего трудового распорядка в соответствии со ст.ст.56, 68 ТК РФ и ч.3 ст.68 ТК РФ;
Копию положения о структурном подразделении заявителя в соответствии ч.3 ст.68 ТК РФ;
Копию Положения об оплате труда и (или) премировании в соответствии ч.3 ст.68 ТК РФ;
Копию Положения о работе с персональными данными в соответствии п.8 ч.1 ст.86, абз.5 ч.1 ст.88 ТК РФ;
Копию Положения о коммерческой тайне и режиме ее обеспечения в соответствии ч.3 ст.68 ТК РФ;
Копию Документов, явившиеся основанием для издания приказа о расторжении трудового договора;
Копия Договора о полной или частичной индивидуальной или коллективной материальной ответственности;
Копию Карты аттестации рабочего места по условиям труда в соответствии со ст.209 ТК РФ, приказомМинистерства здравоохранения и социального развития РФ от 26.04.2011г. №342н;
Копию Положения о командировках в соответствии ч.2 ст.168 ТК РФ;
Копию Командировочного удостоверение работника по форме Т-10 за весь период работы;
Копию Личной карточка работника по форме Т-2;
Копию Приказа о поощрении работника по форме Т-11 за весь период работы.

Статья 62 ТК РФ вменяет в обязанность работодателю выдать не позднее трех рабочих дней со дня подачи, копии запрашиваемых документов. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом.

Законодательством предусмотрена в частности административная ответственность за нарушение законодательства о труде и об охране труда, ст.5.27 КоАП РФ наложение штрафа на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

В случае оставления моего заявления без надлежащего рассмотрения в установленный законом срок, оставляю за собой право обратиться в компетентные органы за защитой моих нарушенных прав, а так же в суд за компенсацией причиненного мне морального вреда в порядке ст.237 ТК РФ.

На основании выше изложенного и руководствуясь ст.62 ТК РФ

Выдать мне запрашиваемые копии документов на руки;
Заверить выдаваемые копии надлежащим образом;
В случае отсутствия или отказа в выдаче отдельных документов дать мотивированный письменный ответ;
Рассмотреть мое заявление в трехдневный срок.

«___» ___________________ 201___года.

Ст.62 «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001г. №197-ФЗ - Выдача копий документов, связанных с работой

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Части вторая - третья утратили силу. - Федеральный закон от 30.06.2006г. №90-ФЗ.

Данная статья закрепляет право работника на получение документов, связанных с работой. Зачастую работники, работая в организации (на предприятии), не имеют на руках каких-либо документов в т.ч. и трудового договора, а для осуществления защиты своих прав, в случае возникновения возможных конфликтов, в том числе судебной защиты, работнику необходимо располагать соответствующими документами. Тем самым, работник может потребовать выдачи ему документов как после заключения трудового договора во время его действия, так и при увольнении.

Согласно п.2.1.29, п.2.1.30 «ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации.Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998г. №28) под копией документа понимается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Соответственно заверенной копией документа понимается - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Согласно Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983г. №9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» - государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков. Предприятия, учреждения и организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти предприятия, учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

Аналогичные нормы изложены и в п.3.25, п.3.26 «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» утв. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003г. №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» где отражено следующее, что оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы юридического лица заверяются печатью организации. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию). Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

В связи с тем, что обязанность по выдаче документов, связанных с трудовой деятельностью работника, возникает у работодателя, в силу положений ст.ст.62, 84-1 ТК РФ, при наличии письменного заявления работника о выдаче этих документов, то бездействие работодателя по выдаче документов, нарушает трудовые права работника и соответственно нарушение работодателем сроков выдачи документов работнику может привести к взысканию с него в пользу работника сумм, компенсирующих причиненный работнику моральный вред (ст.237 ТК РФ).

Предлагаем ознакомиться и скачать образец заявления о выдаче документов, связанных с работой. Обычно документы представляются в суд в качестве доказательств при подаче исков о восстановлении на работе, о взыскании заработной платы, об отмене приказа о дисциплинарном взыскании.

Заявление подается по месту работы в порядке статьи 62 Трудового кодекса РФ. Именно в этой норме закреплена обязанность выдачи работодателем необходимых документов, здесь приведен их примерный перечень, в том числе приказы, которые издавались в отношении заявителя, справки о размере и составных частях заработной платы, справки о периоде работы и занимаемых должностях, сведения о размере страховых взносов, характеристики. Обращаем внимание, что перечень документов законом не ограничен. Единственным ограничением является то, что документы должны касаться лично этого работника, в них должна звучать его фамилия.

Работник не должен объяснять причины, по которым он запрашивает документы, связанные с его работой. Он может не указывать, для чего ему нужны такие документы и как он будет их использовать.

Запрашиваемый документ должен быть оформлен надлежащим образом и заверен работодателем. Общим требованием к оформлению является наличие даты и номера регистрации документа в организации, подпись лица, которое утвердило или составило данный документ. На копиях документа ставится отметка о месте нахождения подлинника. Все копии документов заверяются подписью руководителя, индивидуального предпринимателя или работника отдела кадров, имеющего такие полномочия.

Как подать заявление о выдаче документов, связанных с работой

Чтобы получить документ, работник должен оформить заявление о выдаче в письменном виде, зарегистрировать его у работодателя. Желательно оставить у себя второй эккзепляр заявления с отметкой о принятии. Устный запрос, в силу закона, не обязывает выдавать такие бумаги. Работодатель обязан выдать документы, связанные с работой, в течение трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления.

Если документы необходимы работнику в качестве доказательств по трудовому спору, а работодатель отказался их выдать, то можно подать ходатайство об истребовании доказательств. В этом случае предлагаемый образец будет подтверждать, что истец предпринимал необходимые меры для истребования доказательств, которые результата не принесли.

Если документы необходимы работнику для представления в другие, кроме суда, организации, а работодатель отказывает в этом, самым эффективным способом затребовать документы будет подача жалобы в трудовую инспекцию.

Образец заявления о выдаче документов, связанных с работой

______________________________
(ФИО, должность руководителя
и наименование работодателя)
От ____________________________
(ФИО полностью, должность, адрес)

Заявление о выдаче документов, связанных с работой

Прошу выдать мне необходимые документы, связанные с моей работой, а именно (выберите необходимые документы из предлагаемого списка или укажите свои):

копия приказа о приеме на работу _________ (если известно, указать дату и номер);
копия приказа об увольнении _________ (если известно, указать дату и номер);
копия приказа о переводе _________ (если известно, указать дату и номер);
копия трудового договора _________ (если известно, указать дату и номер);
справку о размере заработной платы за период с ___ по ___ (указать период, за который требуются сведения о заработной плате);
справку о составных частях заработной платы за период с ___ по ___ (указать период, за который требуются сведения о заработной плате);
справку по форме 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица» за период с ___ по ___;
характеристику на мое имя, с указанием обязательных сведений _________ (перечислить сведения, которые должны быть указаны в характеристике);
справку о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование за период с ___ по ___;
выписку из трудовой книжки.

В соответствии со статьей 62 Трудового кодека РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Не нашли ответ на свой вопрос? Задайте его юристу по телефону!

Заявление о выдаче документов, связанных с работой, — это письменный запрос информации о трудовой деятельности.

Надо ли писать заявление

Многие работодатели не чинят бюрократических препятствий в выдаче информации, касающейся работы, и чтобы ее получить, достаточно устного запроса. Но для исключения случаев задержки выдачи рекомендуется написать заявление о предоставлении документов, связанных с работой, и зарегистрировать его у делопроизводителя. Обязанность работодателя — в трехдневный срок выдать запрашиваемые справки, это закреплено в ст. 62 и ст. 66.1 ТК РФ.

Какую информацию запрашивать

В статье 62 Трудового кодекса РФ указано, какие документы, связанные с работой, можно запросить у работодателя:

трудовая книжка для предъявления ее в Пенсионный фонд в целях оформления пенсии;
копии приказов о приеме на работу, переводах, увольнении;
выписку из трудовой книжки или копию;
справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде трудовой занятости в данной организации;
другие бумаги, связанные с работой: характеристика, копии расчетных листов и др.

Как написать запрос

Заявление пишется в свободной форме в стиле деловой переписки. Обязательные пункты в запросе:

сведения об организации (наименование, должность и Ф. И. О. руководителя);
сведения о работнике (Ф. И. О. и должность);
перечень запрашиваемых документов;
дата составления;
подпись работника.

Предлагаем шаблон заявления о выдаче документов при увольнении, которым можно воспользоваться:

На основании ст. 62 Трудового Кодекса Российской Федерации прошу выдать мне следующие документы, связанные с работой:

Копию приказа о приеме на работу.
Справку о размере заработной платы за последние 3 месяца.
Выписку из формы СЗВ-СТАЖ.

Как и в какие сроки подавать заявление

Для того чтобы зарегистрировать заявление на запрос документов у работодателя, необходимо обратиться к делопроизводителю или кадровику. Ответственный за делопроизводство зарегистрирует его в журнале входящей документации и присвоит номер. Обязательно предоставьте запрос в двух экземплярах, один из них останется у работодателя, второй — на руках у заявителя с регистрационным номером. По истечении установленных законом трех дней вам обязаны выдать запрашиваемые справки и копии, заверенные надлежащим образом.

При увольнении часть документов работодатель обязан выдать без дополнительных запросов. Обязательными к выдаче при увольнении являются:

СТД-Р — данные о стаже и трудовой деятельности;
расчетный лист (ч. 1 ст. 136 ТК РФ);
справка о сумме заработной платы ф. 182Н (пп. 3 п. 2 ст. 4.1 №255-ФЗ);
РСВ — расчет по страховым взносам за последний квартал;
выписка из формы СЗВ-СТАЖ;
выписка из формы СЗВ-М за последний месяц работы;
выписка из ДСВ-З в случае перечисления дополнительных страховых взносов на накопительную часть пенсии за весь период работы;
трудовая книжка, если она ведется в бумажном виде;
медицинская книжка (при наличии).

Писать заявление на выдачу документов при увольнении потребуется, только если необходимы дополнительные справки:

о доходах по форме 2-НДФЛ;
о среднем заработке для постановки на учет на бирже труда;
копия СПВ-2 — о страховом стаже при выходе на пенсию.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, каков порядок выдачи копий документов, связанных с работой. Используйте эти инструкции бесплатно.

Что делать, если работодатель игнорирует запрос

Несоблюдение работодателем трехдневного срока выдачи документов влечет за собой административное наказание по ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа в размере:

30 000–50 000 рублей для организации, а при повторном нарушении 50 000–70 000 рублей;
1000–5000 рублей для должностного лица и ИП, повторно 10 000–20 000 рублей или запрет на ведение деятельности на срок от 1 года до 3 лет.

С жалобой рекомендуется обратиться в трудовую инспекцию, прокуратуру. Если в конфликтных ситуациях работодатель препятствует выдаче подтверждающих копий приказов и справок, их следует истребовать в судебном порядке.

Читайте также: