Как назвать отдел по работе с договорами

Опубликовано: 17.09.2024

официальный сайт Казначейства России
www.roskazna.ru

Устав ФКУ ЦОКР
Руководство
Структура
Планы и отчеты
Коллегиальные и совещательные органы
История ФКУ ЦОКР
Контакты ФКУ ЦОКР

Отдел договорной работы

приказом Федерального казенного
учреждения «Центр по обеспечению
деятельности Казначейства России»
от «11» февраля 2020 г. № 60

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об Отделе договорной работы Федерального казенного учреждения «Центр по обеспечению деятельности Казначейства России» (далее – Положение) определяет назначение, цели, задачи, функции, полномочия, ответственность и основы деятельности Отдела договорной работы Федерального казенного учреждения «Центр по обеспечению деятельности Казначейства России» (далее – Учреждение).

1.2. Отдел договорной работы (далее – Отдел) является структурным подразделением Учреждения, созданным в целях осуществления договорной работы в Учреждении.

1.3. В своей деятельности Отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, нормативными правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации и Федерального казначейства, Уставом Учреждения, локальными нормативными актами Учреждения и настоящим Положением.

1.4. Отдел создается, реорганизуется и ликвидируется приказом директора Учреждения в соответствии с Уставом Учреждения.

1.5. Отдел находится в непосредственном подчинении заместителя директора Учреждения, курирующего и контролирующего деятельность Отдела.

1.6. Отдел возглавляет начальник Отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом директора Учреждения.

Начальник Отдела имеет заместителей, назначаемых на должность и освобождаемых от должности приказом директора Учреждения.

В отсутствие начальника Отдела (командирование, отпуск, временная нетрудоспособность и т.д.) общее руководство Отделом осуществляет заместитель начальника Отдела или работник Отдела в соответствии с утвержденной в установленном порядке должностной инструкцией и на основании приказа Учреждения.

1.7. Структура и штатная численность работников Отдела определяются приказом директора Учреждения.

2. Основные задачи и функции Отдела

2.1. Основными задачами Отдела являются:

2.1.1. организация и ведение договорной работы в Учреждении;

2.1.2. консультирование работников Учреждения по вопросам, относящимся к деятельности Отдела.

2.2. Для выполнения возложенных задач Отдел осуществляет следующие функции:

2.2.1. разрабатывает внутренние планы работы Отдела;

2.2.2. разрабатывает проекты государственных контрактов (гражданско-правовых договоров);

2.2.3. рассматривает поступившие в Учреждение государственные контракты (гражданско-правовые договоры);

2.2.4. осуществляет подготовку протоколов разногласий (согласования разногласий, урегулирования разногласий) к государственным контрактам (гражданско-правовым договорам);

2.2.5. осуществляет подготовку дополнительных соглашений к государственным контрактам (гражданско-правовым договорам), а также рассматривает поступившие в Учреждение дополнительные соглашения к заключенным Учреждением государственным контрактам (гражданско-правовым договорам);

2.2.6. составляет проекты соглашений о расторжении государственных контрактов (гражданско-правовых договоров), решений об одностороннем отказе от исполнения государственных контрактов;

2.2.7. согласовывает проекты документации о закупках, за исключением технических и функциональных характеристик;

2.2.8. рассматривает поступившие в Учреждение банковские гарантии для обеспечения заявок, исполнения государственных контрактов (гражданско-правовых договоров) и гарантийных обязательств;

2.2.12. участвует в заседаниях Контрактной службы Учреждения;

2.2.13. осуществляет внутренний контроль с использованием методов «самоконтроль», «контроль по уровню подчинённости» и «смежный контроль» в соответствии с требованиями нормативных актов Федерального казначейства и локальных нормативных актов Учреждения;

2.2.14. осуществляет организацию работ по охране труда и технике безопасности в рамках своей компетенции, соблюдает законодательство Российской Федерации по охране труда и требования правил противопожарного режима;

2.2.15. осуществляет разработку ежегодного плана работы Отдела и представляет их курирующему заместителю директора Учреждения на утверждение;

2.2.16. осуществляет составление и представление докладов (отчетов) и оперативной информации заместителю директора Учреждения, курирующему и контролирующему деятельность Отдела, о результатах деятельности Отдела за отчетный период (квартал, год);

2.2.17. обеспечивает организацию в установленном порядке делопроизводства в Отделе, комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности Отдела;

2.2.18. обеспечивает подготовку и передачу документов на архивное хранение;

2.2.19. обеспечивает в пределах своей компетенции выполнение норм и требований по защите сведений, составляющих государственную тайну, сведений ограниченного доступа, не составляющих государственную тайну, а также сведений ограниченного распространения, в случае, если предполагается защищать также и информацию ограниченного распространения с пометкой «Для служебного пользования»;

2.2.20. осуществляет взаимодействие в пределах компетенции со структурными подразделениями Учреждения, центрального аппарата Федерального казначейства и его территориальными органами;

2.2.21. принимает участие в мероприятиях мобилизационной подготовки и гражданской обороны Учреждения;

2.2.22. осуществляет управление внутренними (операционными) казначейскими рисками в установленном порядке;

2.2.23. осуществляет другие функции в пределах компетенции Отдела.

3. Полномочия

3.1. Отдел, осуществляя полномочия в установленной сфере деятельности, вправе:

3.1.1. запрашивать у структурных подразделений и работников Учреждения, сведения и материалы, необходимые для выполнения возложенных на Отдел задач и функций;

3.1.2. привлекать по поручению руководства Учреждения работников структурных подразделений к подготовке проектов документов;

3.1.3. участвовать в совещаниях при рассмотрении вопросов, относящихся к компетенции Отдела;

3.1.4. вносить руководству Учреждения предложения по любым вопросам, касающимся работы Отдела;

3.1.5. осуществлять иные полномочия, установленные приказами Учреждения.

4. Ответственность

4.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения задач и функций, возложенных на Отдел, несет начальник Отдела.

4.2. Каждый работник Отдела несет персональную ответственность за выполнение задач и функций, возложенных лично на него, при этом степень ответственности устанавливается должностными инструкциями и приказами Учреждения.

4.3. Начальник Отдела и работники Отдела несут ответственность за разглашение сведений, составляющих государственную тайну, сведений ограниченного доступа, не составляющих государственную тайну, а также сведений ограниченного распространения, с пометкой «Для служебного пользования», ставших им известными в порядке исполнения служебного задания.

4.4. Начальник Отдела и заместители начальника Отдела несут ответственность за состояние антикоррупционной работы в Отделе.

5. Внесение изменений

5.1. Начальник Отдела по мере необходимости вносит предложения об изменении и дополнении настоящего Положения.

5.2. Изменения и дополнения в настоящее Положение вносятся приказом директора Учреждения.

Договорная работа требуется практически в каждой компании. Такие вакансии встречаются на рынке труда довольно часто, соответственно, и конкуренция в этой сфере большая.

Главный инструмент для демонстрации способности занимать должность специалиста по договорной работе – резюме, которое грамотно заполнено и оформлено. Умение правильно отразить опыт работы и личные качества, систематизировать профессиональные навыки значительно увеличивает шансы на получение желаемой должности.

Пример резюме специалиста по договорной работе

в среднем 5,00 (1 голосов)

Примеры резюме в смежных специализациях:

Общие рекомендации для специалиста по договорам

Идеальный объём резюме – 1 лист A4. Ваша задача – при помощи ёмких фраз и списков профессионально описать свой трудовой стаж.

Главный блок в резюме – это личная информация: ФИО, должность, контакты, возраст и фото. Эти сведения попадают в поле зрения в первую очередь. Обязательно вставьте в резюме личный снимок размером 3*4 в деловом стиле. Внешний вид должен демонстрировать уверенность в себе. Только такой кандидат привлечет внимание и внушит доверие работодателю.
Типичная ошибка, которую допускают соискатели – не указывают цель резюме (должность и уровень занятости). Напишите название вакансии, на которую претендуете.
Если не планируете трудиться в офисе целый день, укажите в графе «занятость»: «удалённая работа» или «неполный рабочий день». Однако большинство работодателей ищут сотрудника на полную ставку, предполагая рабочее место в офисе.

В верхней части резюме также рекомендуется указать желаемый размер зарплаты, чтобы сразу дать начальству представление о своём уровне и квалификации.

Опыт работы в резюме специалиста по договорной работе

Специалист в договорной отдел требуется крупным организациям: медицинским, торговым, транспортным, авиационным, банковским. Привлекательнее выглядит кандидат с опытом в требуемой сфере. Или хотя бы в смежной.

Если планируете попасть в строительную компанию, указывайте, что трудились в соответствующей сфере – в сметно-договорном отделе. Если в торговую фирму, то пишите, что работали с актами и счетами-фактурами.

После указания периода работы, названия должности и наименования организации, перечисляйте должностные обязанности. Опять же только значимые:

Заключение договоров, контрактов (подготовка текста, согласование условий с клиентами, контрагентами), составление дополнительных соглашений.
Ведение учета договоров (бумажных или в электронном виде).
Контроль исполнения контрагентами оговоренных условий.
Обработка обращений и претензий.

Желательно после обязанностей указать достижения, конкретизировав цифрами. Используйте следующие убедительные формулировки:

Пример заполнения блока «Опыт работы»

Претендовать на место в договорной отдел может кандидат с опытом в этой сфере не менее одного года. Чтобы привлечь внимание, указываем последнюю релевантную должность, перечисляем обязанности и достижения, которыми гордимся.

В нашем образце резюме кандидата на работу по заключению договоров релевантный опыт работы описан так:

Что делать, если нет опыта работы

Подобную работу вы могли выполнять на практических занятиях, пока обучались в ВУЗе, техникуме, на образовательных курсах или при оказании безвозмездной помощи некоммерческой организации (в СНТ, ЖК). Подойдет опыт на бирже фриланса , личный опыт (если составляли договора для собственных нужд). Опишите, как обрели опыт договорной работы, какими инструментами (программами) пользовались.

Образование в резюме специалиста по договорной работе

Одно из требований большинства работодателей – высшее образование. Такое требование встречается в вакансиях с зарплатой 40-75 тысяч рублей. Приветствуется техническое, экономическое, юридическое образование.

Исключения – вакансии с меньшей зарплатой на рынке труда (до 40 тысяч рублей). В них допускается среднетехническое образование.

Образец заполнения раздела «Образование»

В этом блоке резюме указываем название учебного заведения, год окончания и специальность.

Тендерный отдел – это структурное подразделение, которое создают руководители крупных компаний, занимающиеся организацией закупок (заказчики) или продающие товары, работы, услуги (поставщики). Большим компаниям не обойтись без тендерного отдела, от него зависит успех всей деятельности и развитие предприятия.

Сотрудники государственного заказчика должны организовывать и проводить закупки согласно Федеральному законодательству о контрактной системе закупок, поэтому они должны знать 44-ФЗ от А до Я и следить за его актуальными изменениями.

Руководитель, планирующий создать свой собственный тендерный отдел, должен «на берегу» изучить, из каких специальностей состоит коллектив, и каков рабочий функционал каждого сотрудника. Когда каждый работник отвечает за свою область, это помогает быстрее достигать поставленных целей. Грамотное распределение обязанностей – первостепенная задача каждого руководителя.

Структура и функционал тендерного отдела организации поставщика

Деятельность сотрудников подразделения организации поставщика сводится к выполнению следующих функций:

Оформление/продление квалифицированной электронной подписи.
Поиск тендеров согласно особенностям отрасли своей организации.
Подготовка документации для участия в закупках согласно требованиям заказчика.
Составление заявки на участие в закупке, протокола разногласий.
Полноценное сотрудничество с заказчиком, если заявка будет принята.
Следить за итогами торгов.
Работать с финансовыми учреждениями, когда потребуется банковская гарантия или тендерный кредит.
Заключение контракта и формирование сопутствующей документации.
Вести системную работу по уже состоявшимся торгам, анализу конкурентов.

Это далеко не полный список обязанностей. Подробнее расскажем ниже.

Тендерный отдел поставщика должен не просто вести свою компанию по всем этапам участия в торгах, но и грамотно выстраивать деловые взаимоотношения с другими участниками, относится к ним максимально уважительно. По работе подразделения поставщика заказчик сделает выводы о работе всей компании. Сотрудники тендерного отдела должны быть профессионалами своего дела и грамотно представлять интересы своего руководителя.

Когда в организации нет тендерного отдела, то целесообразно обращаться за помощью к сторонним организациям. Они оказывают как комплексную поддержку («под ключ»), так и на отдельно взятом этапе (локально). Сторонние специалисты составят заявку на участие по всем правилам и проследят, чтобы заказчик ее гарантированно принял.

Специалисты «Азбуки тендеров» всегда готовы помочь в любом вопросе, касающемся закупок. Вы можете заказать как комплексную услугу, так и получить поддержку на 1-2 этапах, например, по подготовке заявки, чтобы ее не отклонил заказчик. Для этого переходите на официальный сайт по ссылке.

О тендерном сопровождении более подробно читайте в этой статье.

Структура и функционал тендерного отдела организации заказчика

Внутреннее подразделение компании, которое занимается закупками и обеспечивает проведение торгов, работает по полученному от руководства плану. Должны быть соблюдены сроки на всех этапах, правильно подготовлена соответствующая документация, налажена работа с другими службами компании.

Специалисты заказчика ищут лучших поставщиков для исполнения контракта, выявляют нарушения закона, коррупционные махинации.

Тендерный отдел организации заказчика организовывает и проводит необходимые закупки. У данного подразделения есть свой круг обязанностей:

Проводить закупки различными способами (аукционы или котировки, закрытые или открытые, для нескольких участников или для единственного поставщика и т.д.).
Готовить план-график закупок на будущий период.
Подготавливать необходимую документацию, вычислять средние цены товара, работы или услуги на рынке.
Своевременно размещать сведения в ЕИС, публиковать итоговые протоколы.
Сообщать участникам об окончании процедуры и ее результатах.
Уведомлять выигравшего участника о присвоении ему статуса победителя и направлять ему проект контракта на подпись.
Вести отчетную документацию по закупкам.
Консультировать другие службы компании в сфере своей компетенции.
Хранить все документы по процедуре 5 лет.

Этот перечень обязанностей является общим, для каждой компании он может быть своим. Функционал по-разному распределяется между всеми сотрудниками

Сотрудники тендерного отдела сотрудничают с другими подразделениями следующим образом:

От руководства получают поэтапный план действий, отчитываются по проделанной работе.
От внутренних служб компании отдел получает техническое задание, по которому организовывается закупка, а со своей стороны предоставляют сведения о проведенных процедурах.
От бухгалтерии отдел узнает о перечислении обеспечительных мер со стороны победителя, а взамен подают заверенную ответственными лицами компании и победителем закупочную документацию.
Юристы готовят необходимые договоры и иную документацию на основе данных, полученных от тендерной службы.
При необходимости взаимодействуют с другими подразделениями по различным вопросам.

Руководитель компании должен не только разбираться во всех тонкостях организации тендерного отдела, обязанностях каждого сотрудника, но и соблюдать их права и обязанности. Эти параметры строго прописываются в должностной инструкции каждого сотрудника.

Из каких специальностей состоит штат тендерного отдела?

У каждого сотрудника внутреннего подразделения есть свой четкий круг обязанностей, что помогает достигать высоких результатов. Обязательно тендерный отдел состоит из руководителя и его заместителя.

Директор компании назначает человека на должность руководителя приказом. В функционал руководителя входит контроль над качественной работой подчиненных и обеспечение взаимодействия с другими подразделениями организации.

Заместитель руководителя является его правой рукой и помогает поддерживать налаженную работу всех сотрудников коллектива и выполнение ими своих обязанностей.

Специалист по мониторингу и аналитике осуществляет поиск подходящих закупок, следит за изменениями в Единой информационной системе.

Специалист по торгам регистрирует в ЕИС, настраивает рабочее место, составляет заявку согласно требованиям документации, участвует в торгах, составляет при необходимости жалобу в ФАС.

Юрист следит, чтобы все документы были составлены без ошибок и не противоречили действующему законодательству.

Курьер доставляет документацию, если закупка проводится в «бумажном» виде. В последнее время все процедуры переведены в электронный формат, поэтому эта специальность упразднена без ущерба для работы предприятия.

Мы назвали возможный список сотрудников в штате. При их наличии отдел считается полностью укомплектованным. Количество специалистов может быть разным. Он может состоять из 3-х человек: руководителя, его заместителя и менеджера. Расширять подразделение нужно по мере необходимости и загруженности работой.

Сотрудники подразделения должны вести свою деятельность исходя из требований организации, согласовывать свою работу с директором или руководителем, сдавать готовые документы на проверку.

Как создать тендерное подразделение?

Как было сказано выше, каждый руководитель организации должен знать, как запустить в работу подразделение, отвечающее за закупки. Ниже даем пошаговую стратегию создания внутренней службы.

Принятие решения

Кажется, что тут думать – нужно обязательно открывать тендерный отдел, ведь он ускорит процесс, повысит шансы, приведет компанию к победе. Но это только на первый взгляд, на деле же не все так просто.

Не спешите с созданием подразделения, потому что не всегда есть в этом надобность. Если участие в закупках является для вас основным источником дохода, то тогда отдел необходим. А если планируете участвовать в торгах точечно, например, 3-5 раз в год, то повремените с этим решением. В этом случае оправданно будет делегировать все или 1-2 задачи консалтинговому агентству.

Некоторые руководители ошибочно предполагают, что в случае необходимости можно возложить на сотрудников дополнительные обязанности. Но этот вариант обречен на провал, потому что у каждого работника уже есть свои задачи, которые он стремится выполнить. Дополнительную нагрузку он физически не сможет осилить. Также он может не быть компетентным в нужной области и наделает ошибок.

Создание полноценной службы должно происходить только после анализа объема закупок, в которых планируете участвовать. Посчитайте расходы на зарплату, налоги, взносы, мебель и офисную технику для кабинета. Затраты могут быть большими, что не позволит вам снизиться достаточно по цене при участии в торгах, и вас будут обходить организации с меньшими издержками.

Оцените, насколько ваша продукция востребована на рынке, нуждаются ли в ней заказчики, сколько закупок проводится в вашей нише. Только после этого принимайте решение о создании службы, отвечающей за закупки.

Необязательно сразу брать в штат 5 человек, начните с 1-2, а потом постепенно расширяйтесь.

Создание отдела на основе KPI

При формировании KPI тендерного отдела:

Организовывайте график работы, режим дня, функции внутри коллектива и свою личную работу.

Координируйте работу тендерного отдела с другими службами компании. Выше мы говорили, что подразделение по закупкам должно взаимодействовать с другими службами (бухгалтерами, юристами и т.д.).

Мотивируйте работников на выполнение своих обязанностей (эмоционально, финансово). Мотивацией для сотрудника может быть работа в престижной организации, карьерный рост. Пусть ведут свое портфолио, на основании которого вы будете выдавать им премию.

Контролируйте весь процесс: отчетность, составление документации, результаты. Приучите работников не только к периодическим проверкам (месячным, квартальным, годовым), но и текущим (после каждой закупки).

Оценка и стремление к KPI сделает работу подразделения более гибкой и приспособленной к меняющимся экономическим и законодательным условиям.

Распределите обязанности

Обязанности каждого сотрудника указываются в его должностной инструкции, которая выдается при приеме на работу. Примерный функционал работников выглядит так:

Оформлять/продлевать КЭП.
Регистрировать/продлевать регистрацию в ЕИС.
Подготавливать и настраивать ПО для работы.
Искать и мониторить закупки в ЕИС согласно сфере деятельности своей компании.
Оформлять весь пакет документов.
Оценивать и анализировать документы, техническое задание.
Оценивать конкурентоспособность на рынке.
Анализировать проведенные торги.
Готовить и подавать заявки.
Заказывать/получать соответствующие справки и выписки и заверять их у нотариуса.
Следить за новшествами в закупочном законодательстве.
Получать тендерные займы и банковские гарантии.
Сотрудничать с субподрядчиками.
Принимать участие в электронных торгах.
Подача запросов на разъяснение документации и условий проведения мероприятий.
Следить за изменениями в извещениях и проводимых процедурах и их результатами.
Отстаивать интересы своей организации в ФАС и суде, готовить жалобы и иски.
Заключать договора.

Этот список очень обширный, поэтому не нужно нагружать другого сотрудника из штата, у которого уже есть свои обязанности. Он попросту не потянет нагрузку. И не ждите высоких результатов в начале пути. Нужно постоянно повышать квалификацию своих сотрудников, мотивировать, заинтересовывать в конечном результате.

Если же вам нужен быстрый старт, то воспользуйтесь услугами специалистов «Азбуки тендеров». Здесь специально создана служба поддержки на любом этапе вашего участия в торгах. Доверьтесь профессионалам, которые не первый год работают в области закупок. Подробнее читайте в статье «Тендерный аутсорсинг: какие задачи и кому можно делегировать».

Можно ли организовать работу тендерной службы удаленно?

Работу тендерного отдела можно организовать удаленно. Что для этого нужно? У каждого сотрудника должны быть:

Настроенное программное обеспечение.
Наличие электронной подписи.
Наличие необходимых для работы программ.
Высокоскоростной интернет.
Телефон с установленными мессенджерами.

Мы живем в такое время, когда необязательно встречаться лицом к лицу для обмена информацией, документами и т.д. Для этого есть телефон, email, программы электронного документооборота и многое другое.

Когда весной в нашей стране был введен режим самоизоляции, тендерные продажи нисколько не потеряли. Специалисты и до пандемии работали там, где торги их заставали: дома на кухне, в поезде, на отдыхе. Самоизоляция почти не повлияла на профессию.

Конечно, много людей привыкло работать в офисе, но перестроиться на «удаленку» не составило никакого труда. Госзакупки развиваются, сейчас почти не осталось «бумажных» процедур. С 1 января 2019 года все основные закупки были переведены в электронный формат.

Взаимодействие сторон происходит на электронной торговой площадке, обеспечительные меры также можно вносить, не выходя из дома. Главное, чтобы на вашем специальном счету (счету вашей компании) было необходимое количество денег.

Все говорит о том, что организовать деятельность тендерного подразделения дистанционно можно, руководителю компании нужно только освоить методы контроля каждого сотрудника:

Организовать рабочий график, обозначив, что в это время сотрудник всегда должен быть на связи.
Видеозвонки.
Общий чат с коллективом.
Системы учета рабочего времени, которые отслеживают активность пользователя.

Методов контроля за удаленными работниками много, но хорошо, когда руководитель лично знаком с каждым человеком в коллективе.

Критерии для оценки эффективности сотрудников (KPI) могут быть различными. Например, для тендерной службы можно брать во внимание количество найденных контрактов за день, количество подготовленных заявок, количество составленных аналитических таблиц и др.

У каждой компании своя ситуация, руководитель должен интуитивно чувствовать, что приведет к положительному результату.

Иногда могут быть эффективны многоступенчатые варианты KPI. Например, каждый сотрудник за месяц выполняет 5-6 задач. Разделите эти задачи на более мелкие, ставьте сроки исполнения – неделю. Это упростит контроль.

В итоге каждый работник будет понимать, за что именно он получает деньги, научится разделять задачи на важные и второстепенные. А руководитель вовремя будет направлять сотрудника, чтобы тот не успел наделать ошибок.

Ищите во всем баланс, вы же не надсмотрщик с плеткой. Грамотно наладив работу тендерного отдела один раз, он будет сам функционировать как бесперебойный механизм.

В статье Создаем регламент договорной работы мы обсудили принципы организации договорной работы в организации и риски, которые возникают при работе с документами. Какие этапы проходит договор при подготовке, кто должен согласовывать работу и на что нужно обращать внимание при проверке контрагентов — читайте в продолжении статьи, подготовленной на основе практического курса преподавателя Русской Школы Управления, юриста, тренера-консультанта в сфере права Юлии Межниковой.

1 этап: инициатива заключения договора

Подразделение, сотрудник-инициатор заключения договора или специалист по договорной работе взаимодействуют с представителями контрагента. В процессе подготовки обе стороны начинают обсуждать технические условия.

Если вы занимаетесь подготовкой:

Обоснуйте необходимость и целесообразность заключения договора.

Разработайте первоначальный проект документа: возьмите за основу вариант договора, полученного от контрагента, или используйте типовой шаблон основных заключаемых договоров, уже прошедший проверку.

Согласуйте условия с контрагентом.

2 этап: определение основных условий

Как правило, на этапе определения условий проходит много встреч с контрагентами. Это нужно, чтобы достигнуть компромисса. Во время переговоров стороны обсуждают условия сотрудничества, обмениваются своими вариантами описания условий и деталей реализации документа, согласуют цену и порядок расчетов.

Перед встречей внесите в проект договора семь важных условий:

Краткую характеристику договора (поставка, оказание услуг или другой вид работ).

Наименование сторон (например, крупные холдинги могут состоять из большого числа юридических лиц).

Предмет договора (результат, ради которого прилагаются усилия).

Цену или условия расчетов.

Ответственность за неисполнение.

Сроки и дополнительную информацию.

3 этап: проверка контрагентов

Компания несет ответственность за последствия работы с недобросовестным бизнес-партнером. Вы должны проявлять осмотрительность — ваша ошибка может привести к проблемам с ФНС и обвинениям в получении необоснованной налоговой выгоды. Кроме того, сотрудничество с непроверенными контрагентами часто приносит убытки из-за срывов договоренностей или обмана.

Проверяйте наличие документов, подтверждающих легитимность и законность деятельности партнера. Поищите информацию в открытых источниках о добросовестности потенциального контрагента.

Стандартный перечень документов для досье контрагента

Копия выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) со свежей датой. Если вы проводите сделку с недвижимостью или крупным активом — не старше 10 дней.
Копия устава (обязательно). В нем указаны полномочия руководителя, все положения о заключении и одобрении крупных сделок, риски признания сделок недействительными и другие важные аспекты.
ИНН/ОГРН.
Протокол назначения генерального директора. Этот документ подтверждает полномочия действующего руководителя.
Копия доверенности на иных лиц.
Копия лицензии на деятельность.
Бухгалтерская отчетность, налоговая декларация. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» исключил их из перечня документов, содержащих коммерческую тайну.
Письменное согласие на предоставление персональных данных, копии паспорта ИП.
Сведения о наличии необходимых активов, ресурсов, квалифицированного персонала.

4 этап: доработка текста договора

На этом этапе сформулируйте существенные и дополнительные условия, состав дополнительных документов, проработайте вопрос подписания договора (кто будет визировать — первое лицо компании или кто-то по доверенности), внесите положения об ответственности и досрочном расторжении.

5 этап: согласование

Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, причем он может меняться в зависимости от вида договора. Любой договор обязательно рассматривают:

Финансовые службы.
Юристы.
Служба безопасности (при ее наличии). Она проверяет репутацию контрагента и его способность выполнить обязательства по договору.
Руководитель.

Составьте лист согласования, который будут визировать все службы и сотрудники, привлекаемые к процессу. Внесите в лист пять обязательных пунктов:

Обоснование необходимости составления договора.

Обоснование выбора контрагента.

Краткую информацию о контрагенте и предмете договора, сумму, порядок расчета.

Срок согласования для каждого подразделения.

Пояснительную записку с дополнительной информацией.

Лист согласования также должен содержать:

ФИО, должность и отдел ответственного исполнителя.
Визу ответственного исполнителя.
Визы руководителей ответственного исполнителя.
Вид документа (договор, допсоглашение).
Наименование контрагента.
Список визирующих лиц.
Дату поступления на визирование и обратно.

Подготовленный проект договора подлежит обязательному согласованию — его визируют структурные подразделения и ответственные сотрудники. Визирование должно занимать не более одного рабочего дня (8 часов), для сложных договоров большого объема — не более двух дней (16 часов). Свои замечания визирующее подразделение отмечает на листе согласований, записывает на отдельном листе, чтобы приложить к проекту договора.

После устранения замечаний исполнитель должен снова получить визу структурного подразделения. Если исполнитель не согласен с замечанием, решение о его исключении принимает лицо, уполномоченное заключать договоры от имени компании.

Смотрите также: Договорное право. Предмет, условия договора

6 этап: подписание договора уполномоченным лицом и передача контрагенту

Передайте согласованный проект договора вместе с листом согласований и обоснованием на подписание сотруднику, который уполномочен заключать договоры. После этого отправьте документ на подпись партнеру.

Зарегистрируйте подписанный обеими сторонами оригинал договора: присвойте номер и внесите сведения о нем в реестр договоров.

Подписанный договор для передачи контрагенту передается ответственному исполнителю под расписку. Обязательно оговаривайте сроки подписания договора и возврата экземпляра подписанного документа.

Важно: договор вступает в силу с момента подписания сторонами.

Реестр договоров

Картотеки с договорами и актами должны быть наглядными для удобства использования. При заключении договора внесите в реестр следующие сведения:

Регистрационный номер.
Дополнительный номер (номер контрагента).
Дату договора.
Наименование контрагента.
Предмет договора.
Срок действия.
Ответственное подразделение (исполнитель).
Цена договора.
Наличие приложений.
Кто подписал договор.

7 этап: контроль за исполнением

В регламент договорной работы в составе обязанностей внесите контроль исполнения уже заключенного договора. Эту же обязанность отразите в положении о структурном подразделении, трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников, отвечающих за сопровождение договоров и взаимодействие с контрагентами. Уточните критерии, при наступлении которых сотрудники подразделения обязаны известить юридический департамент и финансовую службу (например, просрочка исполнения обязательства и возникновение дебиторской задолженности, изменение нахождения контрагента).

Дополнительно включите в регламент процедуру выборочного или постоянного контроля за исполнением договора со стороны юридического подразделения в зависимости от суммы договора, сложности сделки, длительности сроков исполнения и других важных факторов.

Задачи ответственного сотрудника

Контроль исполнения договора.
Направление копии договора в другие подразделения и бухгалтерию, обеспечение исполнения договорных обязательств по срокам, объему и качеству.
Мониторинг действующих договоров, решение вопросов исполнения обязательств, оплаты, своевременного продления, разрешения конфликтов.
Информирование финансового и юридического отдела при возникновении дебиторской задолженности или других проблем неисполнения договора (в течение одного рабочего дня).

8 этап: хранение

Схема работы с договором в электронном виде

Создание проекта договора в электронном виде и учет его в системе управленческого учета.

Предварительное рассмотрение проекта договора в электронном виде (выполняется в случае необходимости).

Визирование проекта договора в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи.

Подписание проекта договора с использованием электронной цифровой подписи.

Передача договора в электронном виде для регистрации в системе управленческого учета.

Преобразование подписанного договора в электронном виде в бумажный договор, подписание договора всеми сторонами, простановка печатей.

При подписании договоров важно максимально снизить налоговые риски и защитить экономические интересы компании. Сделать это можно, только если в компании правильно организованы бизнес-процессы, договоры согласуются и исполняются, а контрагенты проходят тщательную проверку.

Самое важное при договорной работе — постараться убедить контрагента подписать выгодную вам форму договора, регулярно корректировать ее с учетом судебной практики и законодательных изменений. Для контроля сроков и обязательств контрагентов лучше следовать чек-листу. Этот же документ помогает исполнителю отслеживать гарантийные обязательства и документы на подпись.

1. Выберите информационную систему для ведения договорной работы и научите сотрудников ею пользоваться.

Это позволит автоматизировать большинство процессов и сократит время работы.

2. Подготовьте локальные нормативные акты, регулирующие действия сотрудников, которые занимаются созданием и согласованием договоров.

Важно, чтобы локальный нормативный акт был понятным для исполнителей и объяснял то, что сотрудники делают ежедневно (то есть раскрывал бизнес-процесс).

К таким актам относятся Положение о договорной работе и Регламент согласования отдельных положений определенных типов договоров юридическим отделом. Последний определяет, как специалисты по договорному отделу будут проверять договоры. В регламент можно включить таблицу по договору поставки, если компания является поставщиком или покупателем, отметить условия, которые необходимо изменять, привести рекомендации по компромиссным решениям и тому, чего нужно избегать в договоре подряда или перевозки. Новым сотрудникам регламент позволит быстро определить основные риски компании и облегчит передачу дел при увольнении ведущего специалиста.

3. Согласуйте разработанные документы со всеми сотрудниками, вовлеченными в процесс, и их руководителями.

Возможно, понадобится провести совещания, чтобы услышать мнение исполнителей.

4. Утвердите локальные акты и следите за их исполнением.

Руководить за исполнением — это значит задавать правила игры. И в данном случае успех во многом зависит от авторитета руководителя, который будет руководить процессом. Важно, чтобы сотрудники серьезно относились к документам и следовали написанному в документах.

5. Утвердите формы договора.

Чтобы избежать рисков, старайтесь утвердить свою форму договора с наиболее удобными условиями. Так, если работа с контрагентом предусматривает гарантийные обязательства (проводятся ремонтные работы либо осуществляется допоставка запчастей), нужно продумать условие, при котором срок гарантии пролонгируется на время задержки. Начало и конец работ или поставки должны быть указаны в акте.

Формы договоров нужно постоянно корректировать с учетом судебной практики и изменений законодательства, традиций делового оборота в конкретном сегменте бизнеса и ранее возникавших споров.

6. Контролируйте исполнение договорных обязательств.

Какие пункты договора нужно согласовать с контрагентом

При согласовании договора ключевыми являются несколько пунктов. Но на самом деле существуют сотни условий, которые должны оговариваться в зависимости от специфики, договорной схемы, международного элемента, сегмента бизнеса и т.д.

Предмет договора

Несогласование предмета договора может привести к его незаключенности.

Порядок оплаты

Например, выставление счета на оплату в течение пяти рабочих дней всегда несет риски. Порядок оплаты в принципе часто процесс неконтролируемый. Так, у строителей заказчики оплачивают работы в течение 10 рабочих дней после подписания ряда документов и получения денежных средств от заказчика. И в этом случае вы получите деньги только тогда, когда генеральный подрядчик получит деньги от своего подрядчика.

В Решении Арбитражного суда Рязанской области от 15.08.2019 по делу № А54-8453/2017 суд поддержал довод истца о «сдвиге» сроков выполнения работ на время задержки по их оплате вне зависимости от заключенных дополнительных соглашений. По договору в некоторых случаях при выполнении работ был предусмотрен только аванс.

Суд посчитал, что просрочка в оплате любой из работ согласно дополнительным соглашениям приводит к тому, что исполнитель вправе оттягивать работы по всему договору, пока их не оплатят, если другие договоры не оплачены до конца.

Порядок подписания закрывающих документов

Важен для бухгалтерского документооборота и получения денежных средств, так как закрывающие документы являются отправной точкой для получения денежных средств.

Условия о гарантийных обязательствах.
Сроки поставки и начала и окончания выполнения работ.

Несогласование этого условия может привести к тому, что договор будет считаться незаключенным.

Момент перехода права собственности на товар

Для международных поставок важно определить, в какой момент поставщик не будет отвечать за риски при повреждении товара. Также нужно оговорить порядок приемки товара по количеству, качеству и ассортименту.

Инструкции Госарбитража П-6 и П-7 регламентируют этот порядок и их можно включить в текст договора. Инструкции применяются и в тех случаях, которые не урегулированы договором. Они выгоднее для покупателя, так как процесс налажен и проходит внутренний контроль качества и количества. Для поставщика детализированный порядок приемки чреват рисками — вызов поставщика, уведомление, потребность в совместной приемке.

Включение условия о предоставлении документов, подтверждающих качество поставляемого товара

Сертификация может быть важна для дальнейших работ или поставок. Если использовать при работе на объектах материалы без сертификатов качества, их придется удалять из сметы. Материалы останутся в работе, но оплачивать их не будут. Это дополнительные риски.

Срок действия договора

Иногда случается так, что договор заканчивается, а автоматическая пролонгация не предусмотрена при отсутствии возражений у сторон. Напоминание о пролонгации договора тоже можно заносить в чек-лист.

Условие о зачете требований

Например, договор подряда может предусматривать штрафные санкции. Если ваш подрядчик нарушает правила охраны труда или не выполняет контрольные функции, например, не сдает отчетность, условие о зачете требований можно предусмотреть так, чтобы сумму штрафа можно было вычитать из тех работ, которые вы должны оплатить. Это можно сделать в одностороннем порядке.

Способ обеспечения обязательств, условия об ответственности сторон в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по договору

Способ обеспечения обязательств как инструмент нивелирования рисков — не единственный способ. Эффективным способом обеспечения обязательств может быть залог или ипотека и недвижимое имущество. Но имеет значение, в каком порядке вы будете обращать взыскание на это имущество — во внесудебном или в судебном порядке.

Можно заручиться поручительством генерального директора — он будет солидарно отвечать за обязательства своей компании. Например, при долге в 5 млн руб. и заключенном договоре поручительства он обязуется исполнить эти обязательства в определенный срок. Если ни организация, ни генеральный директор не исполняют обязательства, можно взыскать с них средства в любой пропорции: например, 90 % к 10 % или 50 % на 50 %.

Можно заключать договор поручительства вместе с основным договором. В случае ненадлежащего исполнения нужно установить срок два-три рабочих дня после просрочки, и у поручителя наступят солидарные обязательства.

Условие о претензионном порядке

Это условие важно при взыскании дебиторской задолженности. Согласно АПК, претензия может храниться 30 календарных дней, если иное не предусмотрено в договоре. Более короткие сроки в договоре (например, 15 дней) рискованны, потому что контрагент может не успеть получить претензию, отправленную на юридический адрес.

Договорную подсудность
Иные существенные условия при заключении договора

Интересный прецедент раскрывается в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 29.06.2018 по делу № А40-206693/2018. Суд отменил решение Арбитражного суда Москвы, потому что истец не смог доказать факт оказания услуг из-за отсутствия документов согласно Постановлению Правительства г. Москвы. Недоговорное условие повлияло на факт выполнения работ. Сумма иска составила 1 млн руб.

Суд посчитал, что универсальных передаточных документов и товарных накладных недостаточно для того, чтобы доказать факт оказания услуги по вывозу грунта и утилизации строительного мусора. Документы подтверждали только объем передачи материалов 5-го класса опасности с объектов заказчика, но не вывоз и утилизацию этих материалов. Вывоз материалов с объекта заказчика могли бы подтвердить путевые листы.

Неполный комплект документов не подтвердил вывоз и утилизацию строительных материалов. В договоре была определена одна цена за услуги по вывозу и утилизации без указания отдельной суммы на утилизацию и вывоз. Если бы цены были указаны отдельно, суд мог бы взыскать долг за перевозку.

Суд пришел к выводу, что истец в полном объеме не оказал услуги по договору и у исполнителя не возникло права на оплату по невыполненным в полном объеме услугам, определенным договором. Оснований для взыскания долга нет.

7 деталей, о которых нужно помнить при заключении договора с контрагентом

Обратите внимание на реквизиты контрагента.

Для физлица это дата и место рождения, для юрлица — юридический адрес.

Убедитесь, что договор подписывает уполномоченное лицо и оно не дисквалифицировано, у организации есть нужная лицензия, допуск, разрешение.

Это важно сделать перед заключением договора. Можно даже взять пример с некоторых банков и записать на видео, как лицо подписывает договор, чтобы позже подпись нельзя было оспорить.

Проверьте реквизиты контрагента в договоре.

При заключении договора с физическим лицом нужно указывать дату и место рождения — только паспортных данных недостаточно (эти данные невозможно поменять, в отличии от фамилии). Если дата и место рождения не будут указаны, суд может отказать в выдаче исполнительного листа и задолженность нельзя будет взыскать.

Парафируйте договоры, то есть защитите их от возможных изменений.

Можно заказать печать с наименованием организации и проставлять ее на каждой странице. Так страницы нельзя будет подменить и не нужно будет подписывать каждую страницу.

В бизнес-процессе должно быть прописано, что парафирование происходит тогда, когда все лица согласовали договор.

Руководитель при получении договора не будет проверять название каждой страницы и все ли лица согласовали договор, ему достаточно будет увидеть штамп.

Составляйте чек-лист исполнения обязательств по договору.
Юридически значимые письма направляйте контрагенту Почтой России только с описью вложения.

Можно включить в договор условие об обмене документами по электронной почте, на суде это будет юридически значимым фактом.

Опись вложения поможет подтвердить, что в конверте были определенные документы, и контрагент не сможет доказать, что он не получил их или в конверте находились пустые бумаги.

По возможности стимулируйте контрагентов подписывать выгодную вам форму договора.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Читайте также: