Как называется совокупность документов содержащих сведения о работнике

Опубликовано: 30.06.2024

Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат обязательному документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Всю документацию по личному составу, в том числе организационно-распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке — по этапам трудового цикла работника:

• документация, связанная с комплектованием персонала организации;

• документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;

• документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;

• документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т. е. с увольнением.

В состав кадровой документации входят следующие документы:

  • трудовой договор (контракт); (форма № Т-1);
  • личная карточка (форма № Т-2);
  • учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
  • приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
  • приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
  • приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма №);
  • табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
  • табель учета использования рабочего времени и расчета зара­ботной платы (форма № Т-12);
  • личные заявления работников предприятия.

Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, собы­тиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни граждан) согласно Закону РФ «Об информации, информатизации и защите информации» относятся к категории конфиденциальной информации.

1) документы, непосредственно предназначенные для учета кадров:

  • личная карточка формы Т-2;
  • карточка формы Т-4;
  • личный листок (анкета) по учету кадров и дополнение к нему;
  • журнал принимаемых и увольняемых работников и др.;

2) документы, участвующие в процессе учета кадров, но для которых эта функция не является основной:

    ;
  • заявления; ;
  • структура и штатная численность;
  • трудовые договоры (контракты) и др.

Личное дело работника представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о нем. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но в первую очередь – на руководителей и ведущих специалистов (в этом случае на остальных сотрудников оформляют только личные карточки формы N Т-2).

Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы должны входить в состав личного дела. Обязательной является внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.

Кроме того, в личном деле могут содержаться следующие документы:

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Анкета содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и т.д. Анкета нужна для получения информации о кандидате на вакантную должность, для определения его компетентности и подготовленности.

Анкета заполняется от руки самим работником при поступлении на работу и содержит пункты:

Обычно вопросам анкеты предшествует текст, поясняющий:

Анкета становится документом личного дела только в том случае, если соискатель принят на работу. Анкеты кандидатов, не ставших работниками, помещаются в отдельное дело, которое может вновь использоваться при повторном подборе персонала.

Согласно ст. 86 – 89 ТК РФ работодатель не имеет права запрашивать сведения о политических, религиозных и иных убеждениях работника, его частной жизни (такие сведения могут быть получены только с его письменного согласия), его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности (исключение составляют случаи, предусмотренные федеральным законом).

Вместо анкеты на предприятии может использоваться личный листок по учету кадров.

Требования, предъявляемые к заполнению данного документа, аналогичны требованиям, предъявляемым к оформлению анкеты. Этот вид документа не имеет установленной формы.

В процессе трудовой деятельности работника кадровая служба предприятия оформляет еще один документ – дополнение к личному листку по учету кадров, который содержит:

Характеристика – это официальный документ, который при необходимости выдает администрация предприятия своему сотруднику. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика составляется отделом кадров или руководителем структурного подразделения.

Она также может быть подготовлена совместно со службой безопасности предприятия.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4 и имеет следующие реквизиты:

Автобиография – документ, который работник составляет самостоятельно. Типовой формы для автобиографии не существует, однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу), без исправлений и помарок, разборчивым почерком, перьевой или шариковой ручкой. Использование зеленых и красных чернил (пасты) не разрешается.

Заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении подшивается в личное дело.

Неоднозначное понимание того, что именно скрывается под персональными данными, в итоге приводит к конфликту между сторонами, когда работодатель и работник злоупотребляют своими правами. Чтобы избежать таких ситуаций, надо понимать, как правильно обрабатывать персональные данные на каждом этапе взаимодействия.

Основные документы, на которые нужно ориентироваться при обработке персональных данных, — это Конституция РФ (ст. 24) и Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — Закон о персональных данных).

В ст. 24 Конституции РФ говорится, что «сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются». Закон о персональных данных определяет значение не только ключевых понятий, с которыми придется сталкиваться на практике каждому работодателю, но и вводит принципы и условия обработки персональных данных, права субъекта персональных данных и другие важные моменты.

Вопросам защиты персональных данных работника посвящена гл. 14 ТК РФ.

Что включают персональные данные работника

Персональные данные — это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному физическому лицу (субъекту персональных данных). Как правило, эти данные позволяют идентифицировать конкретного человека.

В рамках трудовых отношений работодатель может запрашивать только те персональные данные, которые нужны для выполнения трудовой функции. К ним относятся ФИО, сведения о предыдущей работе, документы, которые необходимы для устройства на работу (паспорт, трудовая книжка и т.д.), сведения об образовании. Такие сведения, как вероисповедание, работодатель запрашивать не имеет права, так как они не требуются для выполнения трудовой функции.

Сложность обработки персональных данных заключается в том, что на разных этапах взаимодействия и при решении различных трудовых задач у работодателя могут возникнуть вопросы. Например, считается ли та информация, которая содержится в резюме кандидата, персональными данными? Должен ли он давать согласие в этом случае, даже если его не возьмут на работу? Нужно ли как-то согласовывать с работником факт передачи данных для оформления пропуска? Можно ли размещать фотографию работника на доске почета без его согласия? Допускается ли размещение «черных списков» сотрудников на сайте компании? Что делать с данными уволенных сотрудников?

На все эти вопросы важно знать ответы. Тем более что периодически разъяснения по ним публикуют Минтруд, Роструд, Роскомнадзор.

Что делать с персональными данными кандидата

Еще на этапе просмотра резюме компания начинает собирать персональные данные кандидатов. Она может сохранять резюме в специальных программах, распечатывать их, сохранять контакты для дальнейшей связи и т.д.

В резюме обычно представлен целый перечень персональных данных — от номера телефона до сведений об образовании и предыдущих местах работы.

Роскомнадзор предупреждает о том, что обработка персональных данных соискателей предполагает получение соответствующего согласия от них. Согласие следует оформлять на период принятия решения о приеме либо отказе в приеме на работу.

Но есть и исключения, когда такое согласие не требуется:

  • если от имени соискателя действует кадровое агентство, с которым кандидат заключил договор;
  • при самостоятельном размещении резюме в интернете.

В согласии нужно обязательно указать цель получения персональных данных — рассмотрение кандидата на вакантную должность. Можно воспользоваться образцом согласия на обработку персональных данных.

Если работодатель получает резюме соискателя по электронной почте, ему нужно дополнительно провести мероприятия, которые бы служили подтверждением факта направления резюме самим соискателем. Например, это может быть приглашение соискателя на собеседование или ответ на его письмо по электронной почте.

Что делать, если персональные данные собираются с помощью анкеты

Нередко работодатель осуществляет сбор персональных данных кандидатов с помощью типовой анкеты. Во-первых, такая анкета должна содержать информацию о сроке её рассмотрения и принятия решения о приеме либо отказе в приеме на работу.

  • в анкете должны быть сведения о цели обработки персональных данных, имя (наименование) и адрес оператора, ФИО и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых работодателем способов обработки данных;
  • в анкете должно быть поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку;
  • анкета должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими данными, не нарушая прав и законных интересов других;
  • в анкете не должно быть предусмотрено объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.

Обычно анкета размещается в электронном виде на сайте компании, и согласие на обработку персональных данных подтверждается с помощью проставления «галочки» в соответствующем поле.

Что делать с данными кандидата, которого не взяли на работу

В таком случае предоставленные соискателем данные нужно уничтожить в течение 30 дней.

Есть в этой ситуации исключения — случаи, предусмотренные законодательством о государственной гражданской службе. Тогда хранить персональные данные соискателя придется в течение 3-х лет.

Направление запросов на прежние места работы

На этапе собеседования работодателю может потребоваться уточнение некоторых данных о работнике или получение дополнительной информации у прежних работодателей.

Для этого ему обязательно нужно заручиться согласием соискателя.

Сбор и обработка персональных данных при приеме на работу

Трудовое законодательство определяет перечень документов, которые работодатель запрашивает у работника при приеме на работу. На этом этапе, согласно ст. 65 ТК РФ, запрашиваются:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • трудовая книжка;
  • документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;
  • при необходимости: документы воинского учета, документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний, справка о наличии (отсутствии) судимости.

На то, чтобы внести персональные данные из этих документов в трудовой договор, согласие работника не требуется. Когда он подписывает трудовой договор, то тем самым уже дает свое согласие.

Оформление зарплатной карты и персональные данные работника

Многие организации при приеме на работу оформляют работникам зарплатную карту. В связи с этим может возникнуть вопрос — нужно ли на передачу персональных данных работника банку получать согласие? Да, нужно.

При этом важно, чтобы:

  • перечень персональных данных строго соответствовал тому, что передается в банк;
  • была указана цель для получения персональных данных, а именно — для оформления зарплатной карты.

Роскомнадзор определяет случаи, когда передача персональных данных работника банку для открытия зарплатных карт должна происходить без согласия:

  • договор на выпуск банковской карты заключался напрямую с работником и в его тексте прямо предусмотрены положения о передаче данных работника;
  • у работодателя есть доверенность на представление интересов работника при заключении договора с банком на выпуск карты и её обслуживание;
  • соответствующая форма и система оплаты труда прописана в коллективном договоре (ст. 41 ТК РФ).

Стоит учесть, что работник может отказаться подписать согласие на передачу данных банку, с которым работает компания. У него могут быть уже открыты счета и карты в другом банке, и поэтому для него удобнее продолжать обслуживаться в своем банке.

В прошлом году была установлена ответственность за «зарплатное рабство». Это значит, что сотруднику нельзя отказать в праве на изменение кредитной организации, в которую будет перечисляться зарплата.

Сотрудник сменил фамилию — что делать с трудовым договором?

В этом случае нужно обязательно внести изменения в трудовой договор. Главное — сделать это правильно.

Часто работодатели оформляют дополнительное соглашение, хотя им, как правило, меняются условия, а не сведения трудового договора. Фамилия относится именно к сведениям о работнике.

Правильно будет внести изменение непосредственно в текст трудового договора, вручную.

Размещение «черных списков» сотрудников на сайте

Иногда работодатель смело публикует в открытом доступе списки бывших работников, которые были уволены, например за утрату доверия или неоднократное неисполнение обязанностей.

Следует отметить, что это расценивается законом, как нарушение требований к обработке персональных данных. Об этом, в частности, предупреждает Минтруд в Письме от 08.10.2018 N 14-2/В-803.

В данном случае, публикуя причины увольнения, работодатель сообщает личную информацию сотрудника третьим лицам. Делать это без согласия работника нельзя.

Каким должно быть согласие на обработку персональных данных

Роскомнадзор в своих рекомендациях формулирует следующие требования:

  1. Содержание согласия должно быть конкретным и информированным. То есть по информации можно сделать однозначный вывод о целях, способах обработки с указанием действий, совершаемых с персональными данными, объеме обрабатываемых данных.
  2. Допускается оформление согласия в виде отдельного документа или в виде части текста трудового договора.
  3. Согласие должно отвечать требованиям, предъявляемым к его содержанию, согласно ч. 4 ст. 9 Закона о персональных данных.

Оформление доски почета

Противоположная ситуация — это поощрение работника в виде доски почета. Но и здесь есть свои тонкости.

Обычно на доске почета размещается фотография человека, указывается его ФИО. И всё это персональные данные, которые работодатель не имеет права выставлять на всеобщее обозрение у себя в офисе, даже если цель его действий — поощрить успешных сотрудников и мотивировать тем самым остальной коллектив.

Для использования фото сотрудника тоже придется заручиться согласием.

Персональные данные для пропуска

В большинстве организаций сейчас действует пропускной режим. Соответственно, новым работникам требует оформление пропуска.

В данном случае нет необходимости в получении согласия на обработку персональных данных, если:

  • компания самостоятельно осуществляет пропускной режим;
  • если обработка соответствует порядку, предусмотренному коллективным договором, локальными актами, принятыми в соответствии со ст. 372 ТК РФ.

В том случае, если пропускной режим находится под контролем сторонней организации, то согласие обязательно.

Кадровый и бухгалтерский учет на аутсорсе и персональные данные

Если работодатель решает вопросы кадрового и бухгалтерского характера при помощи аутсорса, то есть силами сторонних организаций, то он должен соблюдать требования, обозначенные ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных.

Что делать с персональными данными уволенных сотрудников

Нужно учитывать, что существуют требования к обработке персональных данных в рамках бухгалтерского и налогового учета.

Так, например, работодатели обязаны в течение 4-х лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). И здесь согласия уже бывших сотрудников, хотят они того или нет, не требуется.

Роскомнадзор напоминает, что по истечении сроков, определенных законодательством, личные дела работников переходят на архивное хранение на срок 75 лет. Но на саму организацию хранения в архиве и использование архивных документов с персональными данными работников Закон о персональных данных не распространяется.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

- трудовые контракты (договоры), заключённые предприятием с работником;

- приказы по личному составу (о приёме, увольнении, переводе сотрудника);

- лицевые счета по заработной плате.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относятся к категории конфиденциальной информации.

При приёме на постоянную работу составляется ряд документов в следующем порядке:

- заявление о приеме на работу;

- приказ о приёме на работу;

- трудовой контракт (договор) с работником;

- запись в трудовой книжке;

- личная карточка формы Т-2 и (или) личное дело;

- лицевой счёт по заработной плате.

При увольнении работника составляют следующие документы:

- заявление работника об увольнении;

- приказ об увольнении;

- запись в трудовой книжке;

- запись в личной карточке формы Т-2 и (или) в личном деле.

При переводе работника на другую должность в рамках организации (предприятия) порядок оформления документов следующий:

- заявление работника о переводе;

- приказ по личному составу о переводе на другую должность;

- запись в трудовой книжке;

- запись в личной карточке формы Т-2 и (или) в личном деле;

- запись в лицевом счёте по заработной плате.

Заявление о приёме на работу. При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. Заявление о приёме на работу составляют в произвольной форме рукописным способом. Для него характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление); автор; место проживания автора; наименование вида документа (заявление); текст; подпись составителя; дата составления.

В заявлении не принято писать предлог «от» (кого), а также употреблять архаизмы и канцеляризмы (весьма убедительно, заранее вам признателен, прошу не отказать и т.п.). Заявление о приёме на работу рекомендуется составлять на бумаге формата А4.

Заявление о приёме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными документами является основанием для издания приказа о приёме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нём устно или письменно (по указанному в заявлении адресу).

Трудовой контракт (договор) – документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового контракта являются организация (предприятие) и работник. При заключении трудового контракта рекомендуется указывать:

- место работы (наименование предприятия, куда принимают работника, его адрес, наименование структурного подразделения);

- конкретную работу в соответствии с квалификацией по определённой профессии или должности, которую должен выполнять работник;

- дату начала работы и её окончания;

- обязанности организации (предприятия) по обеспечению охраны труда.

Контракт может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон. К их числу можно отнести: испытательный срок, совмещение профессий (должностей), повышение квалификации, дополнительный отпуск и др.

При заключении трудового контракта не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия:

- основания увольнения работника;

- дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством;

- введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных КЗОТ Республики Беларусь.

Трудовой контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр хранится в организации, второй - у работника.




Приказ по личному составу. Приказами по личному составу оформляются приём, увольнение и перевод сотрудников организации на другую должность или работу. Они группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию.

Трудовые книжки на работников ведут на всех предприятиях независимо от их формы собственности. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Приём на работу без трудовой книжки не допускается.

При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

На работника, поступающего на работу впервые, заводят трудовую книжку, которую заполняют в его присутствии не позднее недельного срока после приёма на работу. Записи в трудовой книжке производят на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.

В трудовую книжку вносят сведения:

- о работе (приём на работу, перевод на другую работу, увольнение);

- о награждениях и поощрениях;

- о назначении пенсии.

Взыскания в трудовую книжку не записывают.

На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была впервые заполнена. Записи на последующих страницах трудовой книжки начинают с проставления штампа организации или написания от руки её наименования. Если организация изменила название, об этом делается запись отдельной строкой.

Записи о приёме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку после издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока, а об увольнении – в день увольнения. Записи производят аккуратно, чёрным, синим или фиолетовым цветами без зачёркиваний и помарок. Если всё же возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.

При заполнении раздела «Сведения о работе» в графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата, в графе 3 – указание действия и должность, в графе 4 – основание. Если раздел «Сведения о работе» заканчивается, выдаётся вкладыш. Он вшивается в книжку, заполняется и ведётся администрацией организации в том же порядке, что и трудовая книжка.

С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить её владельца.

При увольнении трудовая книжка выдаётся работнику в день увольнения под расписку. За сохранность трудовых книжек несёт ответственность руководитель предприятия. Они хранятся в сейфах как бланки строгой отчётности.

Личная карточка – является основным документом по учёту персонала предприятия, которая заводится на каждого работника, принятого на постоянную или временную работу.

Все записи в личной карточке делают на основании документов, предоставленных работниками. На основании паспорта в разделе I «Общие сведения» указывают фамилию, имя отчество, год и месяц рождения, номер, серию паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника приводят на основании записей в трудовой книжке.

Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учёте» данные берут из военного билета работника.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.

На оборотной стороне карточки содержатся разделы III «Назначения и перемещения», IV «Отпуска», V «Дополнительные сведения» и VI «Дата и причина увольнения».

Наиболее важными являются сведения из разделов III «Назначения и перемещения» и VI «Дата и причина увольнения». Записи в данных разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения надо вносить с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи раздела III «Назначения и перемещения» должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.

В разделе V «Дополнительные сведения» записывают данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и др.

Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарём. Все записи должны быть без сокращений. Личную карточку на работника заводят в одном экземпляре, хранят в сейфе в специальной картотеке, составленной по алфавиту.

Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работниках организации (предприятия). Личные дела могут заводиться на всех работников, но чаще всего – на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2). Организация вправе сама решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела заводить на сотрудников.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

- заявление о приёме на работу;

- анкета или личный листок по учёту кадров;

- копии документов об образовании, присуждении стипендий, присвоении учёных званий;

- копии документов об утверждении в должности - помещают в личные дела руководителей фирмы;

- характеристики или рекомендательные письма;

- трудовой контракт (договор);

- копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

- дополнение к личному листку по учёту кадров;

- справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Личное дело заводят после издания приказа о приёме на работу. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшивают в папку-скоросшиватель. На её обложке указывают полностью фамилию, имя и отчество сотрудника.

Личные дела сотрудников организации хранятся у инспектора по кадрам или секретаря в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определённым должностным лицам. Изменения в личные дела вносят только лица, ответственные за их ведение.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле – представлена в виде таблицы из пяти граф, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах и количестве листов. Листы личного дела и его внутренние описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается её составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Личный листок по учёту кадров – содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.

Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы: паспорт; трудовая книжка; военный билет; документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении учёной степени и о присвоении учёного звания (диплом и аттестат); документы об имеющихся изобретениях.

Анкета – документ, аналогичный личному листку по учёту кадров. В отличие от личного листка анкета подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником, ответственным за персонал фирмы.

Автобиография – не имеет типового формуляра и составляется автором самостоятельно, в произвольной форме. Однако отдельные составные части реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке при поступлении на работу. Форма изложения – повествовательная (от первого лица). Все сведения даются в хронологическом порядке и с таким расчётом, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека.

В автобиографии обычно указывают: название документа; имя, отчество и фамилию автора; число, месяц и год рождения, место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; личную подпись.

Характеристика (рекомендательное письмо) – это официальный документ, который выдаёт администрация предприятия своему работнику и в котором приводится отзыв о служебной, общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Реквизиты характеристики: название вида документа; указание должностного лица, которому выдаётся характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.

В тексте характеристики можно выделить логически связанные между собой составные части. Первая часть – анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, учёную степень и звание (если они имеются), год рождения, национальность, образование.

Вторая часть текста – это данные о трудовой деятельности (специальность, продолжительность работы на данном предприятии, сведения о продвижении по службе, уровень профессионального мастерства и т.п.).

Третья часть – собственно характеристика, т.е. оценка морально-политических и деловых качеств: отношение в работе; повышение профессионального и политического уровня; участие в общественной жизни; поведение в быту; отношение к товарищам по работе. Здесь же указывают наличие у сотрудника правительственных наград и других служебных поощрений.

Четвёртая часть – заключительная. Она содержит вывод, в котором указывают назначение характеристики.

Текст характеристики излагается от третьего лица. Подписывают характеристику, как правило, два лица: руководитель организации и председатель местного комитета (или профсоюзного комитета).

Дополнение к личному листку по учёту кадров – это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листка по учёту кадров (или анкеты). Он включает фамилию, имя и отчество работника и два раздела для внесения изменений (дополнений), оформленные в виде таблицы. В первом разделе фиксируют сведения о работе, о перемещениях по службе со ссылкой на приказы по личному составу. Во второй раздел заносят сведения об изменениях в профессиональной и личной жизни работника (например, изменения семейного положения, места жительства), в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и т.п. Все вносимые изменения должны быть подтверждены соответствующими документами.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих необхо­димые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Первоначально в личное дело помещаются документы, оформлен­ные при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может пополняться другими документами, свидетель­ствующими об изменении его образования, семейного положения и др.

Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу.

За правильное оформление личных дел несут ответственность ра­ботники, ведущие кадровую документацию.

Для удобства ведения личного дела и справочной работы можно ре­комендовать документы включать в дело в следующей последователь­ности:

- внутренняя опись документов дела;

- заявление о приеме на работу;

- анкета с фотокарточкой;

- приказ о приеме на работу (копия);

- документы об образовании (копии);

- характеристики или рекомендательные письма.

В процессе трудовой деятельности работника в его дело могут до­бавляться документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС и т.д., аттестационные листы, копии актов ревизий и т.п.).

Т.к. изменения в служебном положении фиксируются в дополнении к анкете, где делается ссылка на соответствующий номер и дату приказа, копии приказов о переводах по службе в личное дело не включаются.

Не подлежат приобщению к личному делу справки учебных заведе­ний о предоставлении учебного отпуска, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т.п.

На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую доку­ментацию, с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, а ко­нечной - дата увольнения.

Личное дело ведется в одном экземпляре.

Работник, ответственный за ведение кадровой документации, обязан своевременно:

- вносить записи в личное дело об изменениях в служебном поло­жении работника, биографических данных, семейном положении, месте жительства и т.п.

- приобщать к делу полученные документы. Основанием для внесения изменений и дополнений в личное дело является:

- о служебном положении - приказ руководителя организации о пе­реводе;

- об образовании - документы учебных заведений (диплом, аттес­тат, удостоверение, свидетельство);

- об изменении фамилии, имени, отчества - приказ по личному со­ставу, изданный на основании документов органов ЗАГС.

Внесение в документы личного дела изменений и дополнений со слов сотрудника не допускается.

Изъятие документов из личного дела может быть произведено лишь с разрешения руководства организации. Вместо изъятого документа вкла­дывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, с указанием с какой целью и по чьему распоря­жению документ изъят, кому передан.

При увольнении работника в его личное дело помещается заявление об увольнении и копия приказа об увольнении.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журна­ле должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении работника номер его дела используется для личного дела вновь принятого сотрудника.

На лицевой стороне обложки личного дела и в личной карточке (фор­ма № Т-2) проставляется номер, за которым дело учтено в журнале.

Раз в год проводится проверка наличия и состояния личных дел, о чем составляется соответствующий акт.

Личное дело может быть выдано во временное пользование по зап­росу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руко­водства организации.

Выдача личного дела во временное пользование учитывается по кон­трольной карточке, которая ставится на место выданного дела. В конт­рольной карточке указывается когда, куда и кому выдано дело и ставится подпись лица, получившего дело. При возвращении дела в контрольной карточке указывается дата его возвращения и она вкладывается в дело.

Для хранения личных дел отводятся специальные шкафы. Дела рас­полагаются по порядку номеров слева направо сверху вниз. Хранятся личные дела только работающих сотрудников.

Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются на хране­ние в архив учреждения или междуведомственный архив по личному составу, о чем делается отметка в журнале учета личных дел.

При подготовке к архивному хранению на каждого уволенного может быть оформлено самостоятельное дело. Однако рациональнее индиви­дуальные личные дела объединять в одно дело, не превышающее 250 листов. В этом случае отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения. Внутри дела они располагаются в строгом алфавите фамилий и отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указани­ем на нём фамилии, имени и отчества лица, на которое заведено личное дело. К объединённому делу составляется внутренняя опись включён­ных в него личных дел с перечислением по алфавиту фамилий, имён и отчеств и указанием соответствующих страниц в деле, где имеются све­дения на это лицо.

На архивное хранение передаются и невостребованные трудовые книжки.

Трудовые книжки хранятся в строгом алфавите фамилий. Каждая трудовая книжка является самостоятельно хранящейся единицей и в дела не подшивается. Для удобства хранения трудовые книжки можно помещать в папки с клапанами, коробки или ящики, на которых указыва­ется: "невостребованные трудовые книжки -. шт". При изъятии трудо­вой книжки в их количество вносится исправление.

Многие документы по личному составу имеют длительный срок хра­нения и подлежат особому учету. Чаще всего ведутся журналы:

- учета приказов о приеме, переводе, увольнении;

- учета приказов о командировании;

- учета трудовых книжек и вкладышей к ним;

- учета личных дел.

Журнал учета приказов по личному составу ведется по годам и явля­ется документом долговременного хранения (75 лет).

Журнал регистрации приказов о командировании ведется по годам и имеет срок хранения 3 года.

Журналы учета трудовых книжек и личных дел имеют срок хранения 75 лет.

Все кадровые документы, имеющие кратковременный срок хранения (до 10 лет), могут быть уничтожены по истечении одного календарного года после окончания срока их хранения. Эти документы не сдаются в архив, а уничтожаются сотрудниками, ответственными за ведение кад­ровой документации, на основании акта о выделении дел к уничтоже­нию, имеющего типовую форму.

Для удобства при определении сроков хранения документов в при­ложении к книге дана таблица основных документов по личному составу со сроками их хранения. Таблица составлена на основании "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, ми­нистерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения" и вышедших в 1994-1995 гг. ведомствен­ных перечней: "Перечня документов со сроками хранения, образующих­ся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и уч­реждений его системы" и "Перечня документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения".

Учитывая особую значимость кадровой документации 21 марта 1994 г . Председателем Правительства РФ В.С.Черномырдиным подписано распоряжение об улучшении организации хранения документов по лич­ному составу. В распоряжении указывается: "В целях обеспечения со­хранности документов по личному составу.

1 Рекомендовать учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, вклю­чать в свои учредительные документы положения, касающиеся обеспе­чения учета и сохранности документов по личному составу.

2 Рекомендовать федеральным органам исполнительной власти, органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации осу­ществлять государственную регистрацию учредительных документов на приобретение права юридического лица при наличии в них положений, предусмотренных в п. 1 настоящего распоряжения."

Таким образом, в уставы создаваемых фирм, товариществ и т.д. обя­зательно должны быть включены пункты по работе с кадровой докумен­тацией и обеспечению ее сохранности, что предотвратит гибель кадро­вой документации.

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

- трудовые контракты (договоры), заключённые предприятием с работником;

- приказы по личному составу (о приёме, увольнении, переводе сотрудника);

- лицевые счета по заработной плате.

При приёме на постоянную работу составляется ряд документов в следующем порядке:

- заявление о приеме на работу;

- приказ о приёме на работу;

- трудовой контракт (договор) с работником;

- запись в трудовой книжке;

- личная карточка формы Т-2 и (или) личное дело;

- лицевой счёт по заработной плате.

При увольнении работника составляют следующие документы:

- заявление работника об увольнении;

- приказ об увольнении;

- запись в трудовой книжке;

- запись в личной карточке формы Т-2 и (или) в личном деле.

При переводе работника на другую должность в рамках организации (предприятия) порядок оформления документов следующий:

- заявление работника о переводе;

- приказ по личному составу о переводе на другую должность;

- запись в трудовой книжке;

- запись в личной карточке формы Т-2 и (или) в личном деле;

- запись в лицевом счёте по заработной плате.

Заявление о приёме на работу. реквизиты: адресат (кому адресуется заявление); автор; место

проживания автора; наименование вида документа (заявление); текст; подпись

составителя; дата составления.

Трудовой контракт (договор) – документ, фиксирующий согласие сторон об

установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Сторонами трудового

контракта являются организация (предприятие) и работник. При заключении трудового

контракта рекомендуется указывать:

- место работы (наименование предприятия, куда принимают работника, его адрес,

наименование структурного подразделения);

- конкретную работу в соответствии с квалификацией по определённой профессии или

должности, которую должен выполнять работник;

- дату начала работы и её окончания;

- обязанности организации (предприятия) по обеспечению охраны труда.

Приказ по личному составу. Приказами по личному составу оформляются приём,

увольнение и перевод сотрудников организации на другую должность или работу. Они

группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию.

Трудовые книжки. В трудовую книжку вносят сведения:

- о работе (приём на работу, перевод на другую работу, увольнение);

- о награждениях и поощрениях;

- о назначении пенсии.

Личная карточка – является основным документом по учёту персонала предприятия, которая заводится на каждого работника, принятого на постоянную или временную работу.

Все записи в личной карточке делают на основании документов, предоставленных

Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих

сведения о работниках организации (предприятия). В состав личного дела должны входить следующие документы:

- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

- заявление о приёме на работу;

- анкета или личный листок по учёту кадров;

- копии документов об образовании, присуждении стипендий, присвоении учёных званий;

- копии документов об утверждении в должности - помещают в личные дела руководителей фирмы;

- характеристики или рекомендательные письма;

- трудовой контракт (договор);

- копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

- дополнение к личному листку по учёту кадров;

- справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Личное дело заводят после издания приказа о приёме на работу. Все документы,

относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке)

подшивают в папку-скоросшиватель. На её обложке указывают полностью фамилию,

имя и отчество сотрудника.

Анкета – документ, аналогичный личному листку по учёту кадров. В отличие от

личного листка анкета подписывается не только самим лицом, поступающим на работу,

но и сотрудником, ответственным за персонал фирмы.

Характеристика (рекомендательное письмо) – это официальный документ, который выдаёт администрация предприятия своему работнику и в котором приводится отзыв о служебной, общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Реквизиты

характеристики: название вида документа; указание должностного лица, которому

выдаётся характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя,

отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.

Коммерческие документы

Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями

являются коммерческие договоры (контракты). Договор (контракт) – документ,

представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-

Все виды договоров имеют различные реквизиты содержания, но одни и те же

реквизиты формы, к которым относятся:

- название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на поставку);

- дата, место составления, номер;

- наименование сторон (полные и сокращённые названия фирм).

Затем следуют реквизиты содержания:

- количество товара и способы определения качества;

- цену и общую стоимость поставки;

- условия и сроки поставки, транспортировки, хранения, упаковки, маркировки,

рекламы и реализации;

- условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчётов;

- порядок сдачи-приёма выполненных работ;

- ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых

- гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

- переход права собственности и риски;

- порядок разрешения споров.

Затем снова следуют реквизиты формы:

- юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских данных,

номеров телефонов, факсов);

- подписи должностных лиц;

- дата подписания документа;

Договор купли-продажи – коммерческий документ, по которому одна сторона

(продавец) обязуется передать товар в собственность другой стороне (покупателю), а

покупатель обязуется принять это имущество и уплатить за него определённую

денежную сумму (цену).

Договор поставки. По договору поставки поставщик-продавец, осуществляющий

предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок

производимые или закупаемые им товары покупателю для использования их в

предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным,

семейным, домашним и иным подобным использованием.

Договор контрактации. По договору контрактации производитель

сельскохозяйственной продукции обязуется передать выращенную (произведённую) им

сельскохозяйственную продукцию лицу, осуществляющему закупки такой продукции

для переработки или продажи (заготовителю).

Договор продажи предприятия. По договору продажи предприятия продавец

обязуется передать в собственность покупателя предприятие в целом как

имущественный комплекс. Права на фирменное наименование, товарный знак, знак

обслуживания и другие средства индивидуализации продавца и его товаров, работ или

услуг переходят к покупателю, если иное не предусмотрено договором.

Договор ренты. По договору ренты одна сторона (получатель ренты) передаёт

другой стороне (плательщику ренты) в собственность имущество, а плательщик ренты

обязуется в обмен на полученное имущество периодически выплачивать получателю

ренту в виде определённой денежной суммы либо предоставления средств на его

Договор аренды. По договору аренды (имущественного найма) арендодатель

(наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во

временное владение или во временное пользование. Договор лизинга (финансовой аренды). По договору лизинга арендодатель

обязуется приобрести в собственность указанное арендатором имущество у

определённого им продавца и предоставить арендатору это имущество за плату во

временное владение и пользование для предпринимательских целей.

Договор подряда. По договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется

выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определённую работу и сдать её

результат заказчику в установленный срок, а заказчик обязуется принять результат

работы и оплатить его.

Договор займа. По договору займа одна сторона (заимодавец) передаёт в

собственность другой стороне (заёмщику) деньги или другие вещи, определённые

родовыми признаками, а заёмщик обязуется возвратить заимодавцу такую же сумму

денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода

Кредитный договор. По кредитному договору банк или иная кредитно-финансовая

организация (кредитодатель) обязуется предоставить денежные средства (кредит)

другому лицу (кредитополучателю) в размере и на условиях, предусмотренных

договором, а кредитополучатель обязуется возвратить полученную денежную сумму и

уплатить проценты за неё.

Договор банковского вклада (депозита). По договору банковского вклада

(депозита) одна сторона (вкладополучатель) принимает от другой стороны (вкладчика)

денежную сумму (вклад, депозит) и обязуется возвратить вкладчику вклад, а также

начисленные на вклад проценты на условиях и в порядке, предусмотренных договором.

Договор страхования. По договору страхования одна сторона (страховщик)

обязуется при наступлении предусмотренного в договоре события (страхового случая)

возместить другой стороне (страхователю) или третьему лицу (выгодоприобретателю), в

пользу которого заключен договор, причинённый вследствие этого события ущерб

застрахованным по договору интересам в пределах определённой договором суммы

(страховой суммы), а другая сторона (страхователь) обязуется уплатить обусловленную

договором сумму (страховой взнос, страховую премию).

Договор поручения. По договору поручения одна сторона (поверенный) обязуется

совершить от имени и за счёт другой стороны (доверителя) определённые юридичес кие

Договор о совместной деятельности (простого товарищества). По договору о

совместной деятельности двое или несколько лиц (товарищей) обязуются соединить

свои вклады и совместно действовать без образования юридического лица для

извлечения прибыли или достижения иной, не противоречащей законодательству цели.

Читайте также: