Как оформить лист согласования к должностной инструкции
Опубликовано: 17.09.2024
Каждый работник должен исполнять на своем рабочем месте строго определенные функции, закрепленные в его должностной инструкции. Сведения о том, что он с этими функциями ознакомлен и согласен, вносятся в специальный лист ознакомления с должностной инструкцией.
- Бланк и образец
- Бесплатная загрузка
- Онлайн просмотр
- Проверено экспертом
Суть и роль должностной инструкции
Должностные инструкции работников не входят в пакет обязательных локальных документов предприятия.
Составляется и утверждается должностная инструкция очень просто: под каждую конкретную должность формируется свод функций, прав, полномочий и условий труда.
Работают над документом обычно юрисконсульт, руководитель структурного подразделения и специалист по кадрам – эта связка позволяет учесть все нюансы внутреннего производственного процесса и тонкости законодательства.
После того, как должностная инструкция будет написана, она передается на подпись директору компании, который затем отдельным приказом вводит ее в действие.
Каждый сотрудник должен ознакомиться с касающейся его лично должностной инструкцией под роспись.
Зачем нужна подпись работника
Сотрудник предприятия не просто должен прочесть должностную инструкцию и усвоить основные ее моменты, но и поставить свою подпись в специальном документе: листе ознакомления с должностной инструкцией.
Его автограф будет свидетельствовать о том, что он согласен с изложенной информацией и готов исполнять свои рабочие обязанности в том объеме, в котором они прописаны в документе.
Таким образом, роль листа довольно понятна: он не только фиксирует факт прочтения инструкции, но и, в случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны.
На каком этапе происходит ознакомление с должностной инструкцией
Как правило, ознакомление с должностной инструкцией происходит при приеме на работу, но иногда, если, к примеру, должностная инструкция претерпела большие изменения или ранее на предприятии как внутренний нормативный документ вовсе не использовалась, знакомство с ней может происходить в процессе текущей работы.
Можно ли уволить сотрудника за отказ подписать должностную инструкцию
В современной российской практике случались ситуации, когда при вводе должностных инструкций на предприятии некоторые работники отказывались их подписывать, из-за чего просто-напросто увольнялись по инициативе руководства. Работодатель ссылался при этом на законодательство РФ.
В частности одна из норм Трудового Кодекса гласит, что он имеет право уволить сотрудника вследствие отказа того работать «в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора». При разбирательствах в суде, выяснилось, что отказ от подписания должностной инструкции под данную статью не подпадает.
Таким образом, уволить за это никто не имеет права и даже если такой прецедент произойдет, суд без лишних проволочек восстановит сотрудника в должности.
Кто формирует лист
Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с должностной инструкцией обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, т.е. сотруднике, который отвечает за четкое понимание работниками компании своих функций, прав и полномочий.
В некоторых случаях знакомить работников с должностными обязанностями может юрисконсульт, секретарь или сам руководитель организации.
Как составить лист
С 2013 года практически все унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, поэтому лист составляется в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации. Единственное, что нужно учесть: при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру документа и правила русского языка.
В «шапке» листа следует обозначить название предприятия и суть документа. Далее удобно сделать таблицу, в которую нужно внести следующие данные:
- порядковый номер работника;
- его должность;
- дата и номер приказа о приеме на работу;
- дата и подпись об ознакомлении с должностной инструкцией.
При необходимости сюда можно добавить и другие столбики.
Если сотрудников в организации работает много, то может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.
Следует отметить, что лист может составляться под конкретную должностную инструкцию (например, если по одной и той же специальности работает несколько человек) или под группу сотрудников (например, если предприятие небольшое и все работники имеют разные специальности).
Как оформить лист
Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на обыкновенном листе А4 формата или на фирменном бланке компании. Заполнять его можно от руки или в печатном виде, главное, чтобы автографы в нем были «живые» и подлинные.
Заверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, потому что с 2016 года предприятия и организации освобождены от обязанности визировать свою документацию при помощи штемпельных изделий (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).
После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.
Сколько и как хранить бланк
Лист ознакомления с должностной инструкцией должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с самими должностными инструкциями. Срок его хранения законодательно не ограничен и зависит от того, когда в него была внесена последняя подпись – с этого момента он должен находиться в архиве организации не менее трех лет.
Большое значение для нормального функционирования организации играют человеческие ресурсы. Этот факт трудно переоценить. А значит, необходимость эффективного использования человеческих ресурсов так же не вызывает сомнений. Так какие же инструменты необходимо задействовать для эффективного использования человеческих ресурсов?
Одним из основных документов, влияющих на успешное взаимодействие работодателя и его сотрудников, является должностная инструкция.
Итак, должностная инструкция – это внутренний документ организации, необходимый для эффективного управления персоналом вне зависимости от размеров компании.
Должностные инструкции определяют:
- должностные обязанности сотрудников,
- их права,
- обязанности,
- уровень ответственности,
- порядок взаимодействия с руководством и коллегами.
Ведь именно невыполнение обязанностей, предусмотренных в должностной инструкции сотрудника, может послужить обоснованным поводом к его увольнению.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
После того, как было принято решение о необходимости составления должностных инструкций, возникает вопрос о порядке разработки должностных инструкций.
При этом стоит обратить внимание на Письмо Роструда от 31.10.2007г. №4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников».
Роструд в своем Письме отмечает, что несмотря на то что в Трудовом кодексе не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого является:
- трудовая функция работника,
- круг должностных обязанностей,
- пределы ответственности,
- квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.
Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ.
Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника.
Изменения в должностную инструкцию в таком случае могут быть внесены только после того как работник согласился на продолжение трудовых отношений.
Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.
Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника.
Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.
При составлении должностных инструкций рекомендуется принять во внимание требования к оформлению документов, установленные Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ГОСТ Р 6.30-2003 принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003г. №65-ст и распространяется на организационно-распорядительные документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).
Правила внутреннего трудового распорядка относятся к классу 0200000 и имеют кодовое обозначение 0252051.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает:
- состав реквизитов документов;
- требования к оформлению реквизитов документов;
- требования к бланкам документов.
- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
- код организации;
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
- код формы документа;
- наименование организации;
- справочные данные об организации;
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- место составления или издания документа;
- адресат;
- гриф утверждения документа;
- резолюция;
- заголовок к тексту;
- отметка о контроле;
- текст документа;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- гриф согласования документа;
- визы согласования документа;
- оттиск печати;
- отметка о заверении копии;
- отметка об исполнителе;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- идентификатор электронной копии документа.
РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАЗРАБОТКЕ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ ОТ МИНТРУДА
Несмотря на то, что рекомендации по разработке должностных инструкций, указанные в Письме Минтруда от 13.03.1996г. №482-ВК не являются обязательными для коммерческих организаций, их можно использовать, как точку отсчета при разработке должностных инструкций компании.
Из вышеназванного письма можно сделать следующие извлечения:
1. Руководитель утверждает должностные инструкции:
- для своих заместителей,
- для руководителей структурных подразделений.
На основании типовых должностных инструкций руководитель структурного подразделения утверждает должностные инструкции по конкретным должностям в подразделении.
2. Должностные инструкции являются документами, призванными:
- содействовать правильному подбору и расстановке кадров,
- повышению их деловой квалификации,
- разделению труда между руководителями и специалистами,
- оценке служащего при проведении аттестации сотрудников при приеме их на работу в порядке назначения или по конкурсу.
- обязанности по должности,
- должностные положения,
- необходимые знания для занятия должности,
- квалификационные требования.
3.2. Должностные полномочия содержат основные должностные права, которыми в пределах своей компетенции сотрудник может пользоваться при выполнении возложенных на него должностных обязанностей.
3.3. В разделе о необходимых знаниях для занятия соответствующей должности должны содержаться основные требования, предъявляемые к сотруднику в отношении специальных знаний, а так же знания:
- нормативных актов,
- положений,
- инструкций,
- других нормативных документов применительно к исполнению должностных обязанностей.
В письме Минтруда так же приводятся содержатся примерные должностные инструкции:
- Начальника департамента (управления).
- Начальника отдела в составе департамента (управления).
- Главного специалиста.
Соответственно, необходимо проанализировать предложенный подход и вычленить те пункты, которые подходят конкретно Вашей организации.
ПЛАН СОСТАВЛЕНИЯ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
При составлении должностных инструкций необходимо помнить, что каждая должностная инструкция должна содержать четкое описание требований, предъявляемых к конкретному сотруднику.
Однако, все таки можно и нужно применить к составлению инструкций «шаблон», для более быстрого и полного ее составления.
Для этого можно использовать следующий план составления должностной инструкции, состоящий из 6 пунктов:
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
В этом разделе может указываться следующая информация:
1.1. Название подразделения организации, к которому относится сотрудник.1.2. Название занимаемой должности.
1.3. Порядок подчинения сотрудника его непосредственному руководителю. Указывается должность руководителя.
1.4. Порядок подчинения сотруднику его подчиненных. Указываются должности подчиненных.
1.5. Порядок замещения и исполнения обязанностей сотрудника во время его отсутствия на рабочем месте. Указываются должности сотрудников, его заменяющих и документ, на основании которого происходит замещение сотрудника.
1.6. Порядок рабочего времени. Указывается режим рабочего времени или документ, в соответствии с которым этот режим определяется.
1.7. Требования, предъявляемые к сотруднику, занимающему должность. Указывается требуемый уровень образования (например – высшее профессиональное, среднее профессиональное). Так же может быть указан требуемый профессиональный опыт (например – не менее 3х лет в аналогичной должнсоти).
1.8. Документы, которыми назначают на должность и снимают с должности (Приказ, Решение учредителей и пр.).
1. 9. Законодательные акты и внутренние документы, которыми должен руководствоваться сотрудник, занимающий должность.
В данном разделе указываются требования, предъявляемые к квалификации сотрудника, занимающего соответствующую должность.
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Основной раздел любой должностной инструкции.
Он содержит информацию о функциях сотрудника, его целях и задачах.
Здесь перечисляются все те трудовые обязанности, которые должен выполнять сотрудник на занимаемой им должности.
При этом не следует чрезмерно перегружать должностную инструкцию особенно подробными описаниями, каким образом сотрудник должен исполнять свои функции.
4. ОТНОШЕНИЯ С ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ И ОТВЕТСТВЕННЫМИ ЛИЦАМИ КОМПАНИИ
В данном разделе необходимо отразить информацию, имеющую значение при взаимодействии сотрудника с другими подразделениями компании и ответственными лицами.
Указывается порядок и особенности такого взаимодействия (например - права сотрудника, предоставленные ему в связи с его должностным положением).
5. КРИТЕРИИ ЭФФЕКТИВНОСТИ ТРУДА
Этот раздел дает представление о том, по каким именно критериями будет оцениваться эффективность деятельности сотрудника его руководством.
6. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Этот раздел содержит ту информацию, которую работодатель посчитает нужным включить в должностную инструкцию и которая не нашла отражения в других разделах.
Так, например, в этом разделе может указываться порядок внесения дополнений и изменений в данную должностную инструкцию.
СОГЛАСОВАНИЕ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ
После составления должностной инструкции необходимо ее согласование с руководством, сотрудником, юридической службой и ответственными лицами подразделений компании.
Юридический отдел выполняет техническое согласование должностной инструкции.
Согласование с юристами должностных инструкций необходимо для того, чтобы установить соответствие положений, в них содержащихся, требованиям действующего трудового законодательства, а так же положениям трудовых договоров, заключенных с сотрудниками.
Положения, содержащиеся в должностных инструкциях не должны ухудшать положение работника по сравнению с действующим законодательством. Кроме того, необходимо исключить противоречия между положениями инструкции и трудового договора.
В случае отсутствия в организации юридической службы, функции технического согласования должностных инструкций могут быть возложены на сотрудников кадровой службы или, что уже стало традиционным в небольших компаниях, на сотрудников бухгалтерии.
После проведения технического согласования должностной инструкции, она предоставляется для ознакомления сотруднику компании, занимающему соответствующую должность.
В случае, если сотрудник не имеет возражений по форме и существу данной инструкции, можно переходить к третьему этапу согласования.
На третьем этапе должностную инструкцию необходимо согласовать с руководством и ответственными лицами подразделений компании.
Это необходимо для того, чтобы исключить дублирование трудовых функций сотрудника, а так же для информирования ответственных лиц других подразделений компании о порядке взаимодействия.
После окончательного согласования должностной инструкции, она утверждается руководителем организации и подписывается сотрудником компании.
На первом листе должностной инструкции ставится отметка об ее утверждении. Указывается название компании, ФИО руководителя, дата утверждения инструкции, проставляется подпись руководителя.
Подписанная и утвержденная инструкция нумеруется и заверяется печатью организации.
Подпись сотрудника и дата ознакомления с инструкцией, обычно проставляются в конце должностной инструкции и подтверждают его ознакомление и согласие с ее положениями. Так же к должностной инструкции может быть составлен лист ознакомления. Тогда сотрудник подписывается на этом листе.
Требования, предусмотренные должностной инструкцией, являются обязательными для сотрудника с даты его ознакомления с инструкцией под роспись и до перемещения на другую должность или увольнения.
Обратите внимание:Работодатель обязан ознакомить сотрудника с должностной инструкцией до подписания с ним трудового договора.
Факт ознакомления сотрудника с инструкцией может быть зафиксирован в его трудовом договоре.
Обычно должностная инструкция составляется в нескольких экземплярах. Один из них выдается на руки сотруднику, второй – хранится в личном деле сотрудника в кадровом отделе или бухгалтерии компании.
Копия должностной инструкции сотрудника так же может находиться у его непосредственного начальника.
Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены ее на новую должностную инструкцию.
К нашей статье мы прилагаем пример должностной инструкции главного бухгалтера организации.
Начальник поручил моему коллеге составить самостоятельно должностную инструкцию и не проконтролировал, что тот написал.
Когда к работе коллеги появились замечания, выяснилось, что инструкция состояла из общих фраз и применить ее к конкретному человеку было нельзя. Поэтому сначала пришлось переделывать инструкцию, чтобы впоследствии было за что его наказывать.
Чтобы не попадать в подобные истории со своими подчиненными, я научился делать должностные инструкции самостоятельно и разобрался, что в них точно должно быть.
Что такое должностная инструкция
Это документ, в котором указаны обязанности определенного работника на конкретной должности: полномочия, за что отвечает, какие имеет права, требования к его квалификации, за какие конкретно действия его можно наказать или поощрить.
Должностная инструкция — локальный документ, то есть делается под цели и задачи организации и должности либо конкретного работника, если инструкция персонифицирована. Даже называться эти документы в различных организациях могут по-разному : должностная инструкция, должностные обязанности, должностной регламент или как-то еще. Единых требований как к названию, так и к содержанию не существует. Но я буду условно называть все документы, в которых прописаны права и обязанности работника перед работодателем, должностными инструкциями.
Для каких целей используется
Назначение должностной инструкции — определить, что именно работник обязан делать на рабочем месте и как ему взаимодействовать с начальством и коллегами.
При этом в трудовом кодексе самого термина «должностная инструкция» нет. Там просто сказано, что работодатель вправе принимать локальные нормативные акты, в которых будут указаны нормы трудового права.
В большинстве случаев это именно право работодателя, а не его обязанность. Руководитель предприятия может управлять подчиненными в «ручном режиме» и без инструкций. Для небольших предприятий такой вариант иногда даже предпочтительнее — меньше бюрократии, меньше бумаг нужно регистрировать и хранить.
Но чем больше работников, тем сложнее ими управлять и контролировать их работу. Поэтому и делают инструкции. Так и работникам понятно, что с них будут спрашивать, и работодателю проще их к дисциплинарной ответственности привлечь.
Должностная инструкция для работника — это один из способов защиты своих прав.
Например, начальник говорит: «Иванов отказался территорию подметать, надо уволить его». Но Иванов в такой ситуации может сказать: «Вот моя должностная инструкция. Что в ней написано, то я и делаю. За что меня наказывать?» В такой ситуации велика вероятность, что в суд идти не придется да и дисциплинарного взыскания, возможно, удастся избежать.
Но точно так же эта должностная инструкция защищает интересы работодателя. Например, если Иванов плохо покрасит забор, а по инструкции это его прямая обязанность, его можно смело наказывать.
Если должностной инструкции нет — работодателя никто не накажет. Но если составили — ее обязательно нужно исполнять с момента, как подписали. Она похожа на договор, где работодатель и работник — две стороны, которые ее подписали и договорились безусловно исполнять.
А еще наличие должностной инструкции дает следующие преимущества:
- Ее можно использовать в суде в качестве доказательства.
- Обе стороны трудовых отношений четко знают, кто, кому и что именно обязан. А значит, улучшается взаимодействие.
- Проще обучать новичков. Можно просто распечатать инструкции и раздать вновь принятым. Если они что-то забудут, могут просто открыть и прочитать.
- Если в компании есть должностные инструкции на весь штат работников, порядка в работе будет больше. Работники точно знают, что от них ждет руководство. А если забудут, всегда можно перечитать инструкцию.
В каких случаях должностная инструкция обязательна
Для этих работников должностные инструкции и регламенты входят в перечень обязательных документов. Как их нужно составлять и что в них должно быть, указано в специальных ведомственных приказах.
Если человек работает в обычной организации, должностные инструкции необязательны. То есть нельзя наказать руководителя такой организации за то, что их нет, или заставить их составлять.
Кто разрабатывает
Разрабатывают должностные инструкции кадровики, юристы, секретари, руководители и сам работник. О том, как это выглядит на практике, проще всего рассказать на примере.
Допустим, условный автосервис «Винтик и Шпунтик» принимает на работу слесаря Василия Петровича. И для него нужно составить должностную инструкцию. Директор думает, кому бы поручить это задание.
Кадровики прекрасно разбираются в трудовом кодексе, но в работе слесаря ничего не понимают. Они находят первую попавшуюся должностную инструкцию в архиве и предлагают Василию Петровичу расписаться, что он с ней ознакомился.
Василий читает и понимает — там описаны процессы, которых давно никто не делает, и оборудование, которое давно не используется. Он может подписать такую инструкцию, но наказать за ее неисполнение будет сложно. Василию Петровичу это тоже не дает никаких преимуществ — ему можно предъявить претензии за невыполнение тех пунктов, которые он не может выполнить физически. Это плохо. Время на составление и силы потратили, а толку от нее будет немного.
Юристы при составлении должностной инструкции часто переписывают в нее нормы трудового законодательства и пункты из документов, которые регламентируют работу фирмы. Такая инструкция выглядит очень убедительно. Но вот про работу слесаря там либо ничего нет, либо сказано очень мало, потому что юрист тоже не специалист в этой области.
Секретарь обычно скачивает документ из интернета. Но когда приносит на подпись, может выясниться, что слесарь, который ремонтирует легковые автомобили и грузовики, это не одно и то же . Скорее всего, такая инструкция тоже не подойдет. Скачивать типовые должностные инструкции из интернета бессмысленно.
Руководитель автосервиса. Если он сам раньше работал слесарем, то у него получится замечательная должностная инструкция, в которой не будет ничего лишнего. Но часто бывает так, что руководитель только организует работу и про работу слесаря ничего не знает.
Самый лучший вариант — не поручать составлять инструкцию только одному человеку. Главное действующее лицо в процессе написания такой инструкции — это сам Василий Петрович. Он с руководителем согласовывает, чем именно будет заниматься слесарь, кадры проверяют текст на соответствие трудовому законодательству, юрист — на соответствие остальным законам.
Форма представления и как оформить в соответствии с гостом
Основные требования к оформлению. Единой формы должностной инструкции ни законами, ни другими нормативными актами не предусмотрено. В общероссийском классификаторе управленческой документации есть упоминание о должностной инструкции, но обязательная форма ее составления отсутствует.
Поэтому можно оформить инструкцию так, как это принято в конкретной организации. Неважно, есть ли у нее фирменный бланк, гербовая печать и сколько специалистов ее согласовали. Важно, что будет в самой инструкции.
Порядок и правила. Подписывая должностную инструкцию, работник принимает на себя определенные обязанности и дает согласие выполнять их добросовестно. А работодатель со своей стороны перечисляет условия, которые он создаст для работы.
Из этого следуют и требования к оформлению. В инструкции должны быть две подписи. Одна из них — работодателя. От него, как правило, исходит инициатива создания инструкции, поэтому его визирование может выглядеть как ее утверждение. Например вот так:
От имени работодателя, как правило, расписывается лицо, у которого есть полномочия принимать человека на работу. А еще руководитель может передать право утверждения должностных инструкций любому другому сотруднику. Главное, чтобы это право было передано в письменном виде, например приказом или распоряжением.
Работник, как правило, ставит свою подпись в конце документа. Но это тоже необязательно. Я, например, сталкивался с ситуацией, когда у работника была индивидуальная должностная инструкция и он расписался на каждой ее странице. Логика при этом была такая: работодатель не сможет изменить одну из страниц инструкции, вписать туда лишнего и наказать за неисполнение. Это обычная ситуация, когда нет доверия между работником и работодателем. Законом такой порядок не запрещен.
Форма и структура. Единой формы и структуры для должностной инструкции, утвержденной законом или приказом, не существует. Каждый может оформлять ее так, как удобно.
Оформление титульного листа. Этого тоже не предусмотрено ни одним нормативным документом. Как и в любом распорядительном документе, на первом листе инструкции обычно есть следующие реквизиты:
- Название организации так, как оно указано в регистрационных документах.
- Наименование документа.
- Фамилия, имя, отчество и должность сотрудника, который уполномочен утверждать или подписывать должностные инструкции.
- Дата составления документа.
- Регистрационный номер, если в организации ведется учет документов.
Как правило, на первом же листе под визой утверждения и заголовком сразу начинается текст должностной инструкции.
Особенности должностной инструкции. В должностной инструкции можно прописать только те обязанности, которые входят в трудовые функции сотрудника. Но даже если у человека договор подряда, его тоже в некоторых случаях можно признать трудовым, в том числе благодаря должностной инструкции.
Для работника это выгодно. Например, я вижу такие плюсы:
- все споры в этом случае решаются по трудовому кодексу;
- если он обратится в суд, ему не придется платить госпошлину;
- суд можно выбрать по месту своего жительства, а не по месту, где находится организация.
Вот что является характерными признаками трудовых отношений:
- Стороны достигли соглашения, что работник будет делать лично в интересах и под контролем работодателя.
- Работодатель обеспечивает определенные условия труда.
- Работник выполняет трудовые функции за плату.
- Между работником и работодателем есть подчиненность.
- Работник выполняет обязанности только по определенной специальности, квалификации или должности.
Если должностной инструкции нет совсем, отношения не перестают быть трудовыми. Но если трудовой договор отсутствует или вместо него есть гражданско-правовой договор, должностная инструкция может помочь, чтобы эти отношения признали трудовыми.
Классификация
Существуют два вида должностных инструкций:
- Индивидуальная, или персонифицированная. Ее составляют под конкретного работника. Основное ее отличие — в ней есть не только должность, но и фамилия, имя и отчество работника.
- Типовая — она составляется для определенной категории работников или должностей и без указания конкретных фамилий.
Поясню на примерах, в каком случае какая инструкция нужна.
Главная задача Наташи — работать с системой электронного документооборота. Это и прописано в ее должностной инструкции.
Должности у Светы и Наташи называются одинаково — секретарь. А работу они делают разную. Значит, чтобы всем было понятно, кто и чем занимается, им нужны индивидуальные должностные инструкции. Так можно. В каждой инструкции указывают фамилию работника и перечисляют, чем он будет заниматься.
А еще в этой организации работает бригада штукатуров. Они делают одинаковую работу — стены штукатурят. Индивидуальных требований к ним нет. В этом случае на каждого штукатура делать отдельную должностную инструкцию нет никакого смысла. Ее можно сделать типовой — просто указать наименование должности, перечислить в ней, чем люди будут заниматься. А все штукатуры распишутся. В таких случаях могут делать специальную ведомость ознакомления, которая будет приложением к должностной инструкции.
Какую инструкцию делать в каждом конкретном случае — решает работодатель. И руководствуется он только принципами целесообразности.
Содержание должностной инструкции
Исторически сложилось, что должностную инструкцию разбивают на разделы. Это требование нигде не предусмотрено, но так ее легче воспринимать. Обычно в ней встречаются следующие разделы.
Заголовок. Это название документа — должностная инструкция, должностной регламент, перечень рабочих обязанностей или любое другое. Еще там указывают наименование структурного подразделения и наименование должности — так, как они указаны в штатном расписании организации. Если должностная инструкция составлена для конкретного человека, обязательно указывают его фамилию, имя и отчество.
Общие положения. В этом разделе можно указать:
- кто будет замещать работника, пока он находится в отпуске или на больничном;
- требования к профессиональной подготовке: уровень образования, квалификацию, стаж работы;
- чьи распоряжения и приказы работник должен выполнять, например подчиняться указаниям старшего мастера и заместителя директора по производству.
Задачи, функции и обязанности. В этом разделе приводится детализированный список должностных обязанностей работника. Чем подробнее и детальнее они перечислены, тем легче спросить с работника за их выполнение. Можно описать каждую операцию, из которых складывается работа, и установить сроки их выполнения.
Должен знать. Здесь перечисляются требования к знаниям работника. Можно указать, что он должен знать конкретный санпин, снип или гост, правила противопожарной безопасности или ведомственный приказ. Главное, чтобы эти знания прямо относились к выполняемой работе.
Права. Здесь имеются в виду права по конкретной должности: что он может потребовать от других и как он взаимодействует с другими работниками.
Ответственность. Чтобы правильно заполнить этот раздел, пишите ответы на вопрос, за что отвечает человек. Например: за качественную работу подразделения, за соблюдение графика и срока поставок, за написание статьи без ошибок.
Отвечать на вопрос, какую ответственность несет сотрудник, неправильно. Конечно, можно написать, что он несет дисциплинарную ответственность, но он несет ее и так — по трудовому кодексу. Дублировать это в должностной инструкции необязательно.
Взаимодействие. В этом разделе пишут, к кому работник может обратиться и по каким вопросам, кому он подчиняется, чьи распоряжения он обязан исполнить.
Порядок утверждения должностной инструкции и ее подписание
Как правило, в правом верхнем углу инструкции ставится гриф «Утверждаю», указывается должность руководителя и ставится его подпись. Это требование хотя и предусмотрено ГОСТ Р 7.0.97-2016 , но обязательным не является. Если этого грифа не будет, руководитель может расписаться в любом месте документа — это не нарушение.
А еще в должностной инструкции должен расписаться работник. Так он подтверждает, что инструкцию прочитал, обязанности и права ему понятны.
Бывает ситуация, когда работник отказывается ее подписывать. Тогда составляют акт об отказе. Но даже в этом случае исполнять такую инструкцию работнику все равно придется. То, что подписи нет, не освобождает от ответственности за неисполнение. Подпись лишь подтверждает, что человек с инструкцией знаком.
Подпись работодателя при этом обязательна. Она подтверждает, что работодатель знает, что есть в этой инструкции.
Порядок внесения изменений
Можно ли изменить должностную инструкцию без согласия работника по инициативе работодателя. Чаще всего именно работодатель является инициатором внесения изменений в должностную инструкцию. Например, он решает, что работник мало работает, и добавляет ему несколько пунктов.
Если при этом меняются необходимые в силу закона условия трудового договора, работника нужно уведомить письменно о предстоящих изменениях не позднее, чем за два месяца. Обычно такая ситуация возникает при реорганизации, когда изменяются штатное расписание и наименования должностей. Или при изменении технологического процесса, например если предприятие выпускало двери, а теперь перепрофилируется на бумажные конверты.
Но чаще бывает другая ситуация — когда структура и производственный процесс не меняются, а работнику увеличивают или уменьшают объем работ. Например, дворник подметал один двор, а ему поручили еще и набережную подметать. Или этого дворника в той же организации перевели в другое подразделение, а суть его работы не изменилась. В этом случае уведомлять его за два месяца не нужно, можно просто дополнить его инструкции и ознакомить с ними работника.
Изменить должностную инструкцию можно следующими способами:
- Издать приказ или распоряжение об исключении или включении пунктов, изменении текста части инструкции. При этом работника нужно ознакомить с приказом под подпись. В этом случае копия такого приказа приобщается к самой должностной инструкции. Подпись работника в этом случае означает, что изменения ему известны.
- Подготовить должностную инструкцию в новой редакции — с указанием даты начала ее действия. В этом случае работник также должен в ней расписаться.
Распространенные ошибки
Гонка за объемом. Хорошая инструкция не должна быть большой — это не признак трудоспособности, а скорее наоборот. Пусть она будет на одном листе, но с предельно конкретными и четко сформулированными пунктами о том, что человек обязан.
Один из моих бывших руководителей, когда ему приносили на утверждение инструкцию, почти никогда ее не читал. Зато любил считать в ней листы и количество пунктов. Логика у него была такая: вот у Иванова инструкция на 15 листах — сразу видно, работяга! А у Петрова — на трех, значит, он лентяй и мало будет работать.
Подчиненные начали увеличивать объем — вписывали общие и незначащие ничего фразы. Например, «осуществлять мониторинг обстановки», «контролировать ситуацию в целом и в частности».
А в одной из организаций руководство перед проверкой дало прямое указание подчиненным: увеличьте объем инструкции, чтобы проверяющий не назвал нас бездельниками. Указание выполнили, объем увеличили, но проверяющий этого не понял и спросил: «Что за ерунда у вас в должностных инструкциях? Тут же одна вода!» Пришлось переделывать как было.
Переписывание законов. В предыдущем разделе мы писали, из каких частей должна состоять инструкция. Названия некоторых из них совпадают с названиями статей трудового кодекса. Но ни в коем случае нельзя переписывать в разделы о правах и обязанностях формулировки статьи 21 ТК РФ. Это ошибка.
Трудовой кодекс содержит общие права и обязанности работника. Даже если право на отдых вообще не упомянуть в должностной инструкции, это не значит, что человек обязан работать без выходных и отпусков. Трудовой кодекс приоритетнее: даже если права на отдых в инструкции нет, отпуск работнику предоставлять обязаны. Часто составители инструкций идут по пути наименьшего сопротивления, например пишут в должностной инструкции бухгалтера, что он не должен воровать деньги, что он имеет право на отдых в соответствии с трудовым кодексом и что за нарушения его можно привлечь к ответственности. Но ни один из этих пунктов на самом деле не регулируется должностной инструкцией.
Использование общих фраз и выражений. Обычно эту ошибку допускают, когда руководство дает указание увеличить объем. Человек, который пишет должностную инструкцию, не знает, что писать, и начинает вставлять в текст общие обороты и фразы.
Д авайте разберемся в том, как оформляется согласование. В каждой организации, конечно, установлены свои варианты и их комбинации. Мы же постараемся показать возможные.
Внешнее согласование
Для внешнего согласования ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует использовать гриф согласования на проекте документа. Напомню, что гриф согласования – это реквизит, который выражает согласие другой организации, не являющейся автором документа, с его содержанием (ГОСТ Р 7.0.8-2013, определение 56).
Внутреннее согласование
1. Визирование документа (виза согласования)
Данная форма согласования наиболее часто используется небольшими организациями, где список согласующих лиц достаточно ограничен, либо для документов, которые согласуют пара-тройка человек.
Однако данный способ совсем не удобен для крупных компаний, список согласантов которых достигает десятка (возможно и больше) должностных лиц.
ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует оформлять визу согласования подобно грифу согласования, но без указания самого слова «СОГЛАСОВАНО» и наименования организации в составе должности согласующего (при внутреннем согласовании и так понятно, что данное должностное лицо работает в организации – авторе документа). Следующее отличие: внутреннее согласование проекта возможно при наличии замечаний к нему, которые должны быть приложены.
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
2. Лист согласования
На практике достаточно часто можно встретить сбор виз согласования проекта документа не на нем самом, а на его листе согласования.
Лист согласования (визирования) документа – это часть официального документа с отметками (визами) о согласовании (ГОСТ Р 7.0.8-2013).
В разных организациях его форма может сильно отличаться. С учетом указанного определения отметим, что допускается использование в нем именно отметки о согласовании, а не визы согласующего. Поэтому распечатки из СЭД и MS Outlook (об этом позже, см. Рисунок 4 и Пример 6) являются не чем иным, как листами согласования.
Хочу отметить, что визирование на самом проекте документа или сбор «живых» подписей на бумажном листе согласования является наиболее надежным вариантом, т.к. согласующий от своей личной подписи вряд ли потом откажется.
3. Согласование по электронной почте (например, в MS Outlook)
Сбор «живых» подписей на проекте документа или на листе согласования отнимает достаточно времени. Да и сама суть процесса согласования не проста. Потому службы делопроизводства пытаются упростить жизнь и себе, и согласующим. Одним из вариантов такого упрощения является использование электронного согласования. И даже если у вас нет СЭД со специальным делопроизводственным функционалом, то обычная электронная почта скорее всего установлена на компьютерах всех согласующих лиц. А, между прочим, при помощи MS Outlook вполне можно организовать электронное согласование рассылаемых по ней файлов.
См. статью «Контроль исполнения документов в MS Outlook»
Кратко поясню, как этим можно пользоваться:
- При создании письма в разделе «ПАРАМЕТРЫ» выбираем «КНОПКИ ГОЛОСОВАНИЯ». При нажатии нам будет предложен выбор ответа «Одобрить / Отвергнуть», «Да / нет», «Да / нет / возможно» или другой, который вы зададите сами:
- кто и как проголосовал;
- тех, кто еще не проголосовал.
Однако хочу отметить, что у этого варианта есть и минусы. Согласующий всегда может сказать, что с его компьютера в его отсутствие кто-то другой проголосовал. Подобные недоразумения компании стараются решать:
- либо путем использования электронной цифровой подписи каждым участником процесса (очень затратный механизм),
- либо во внутренних положениях (например, «о безопасности», «об использовании автоматизированного рабочего места» и др.) стараются обязать сотрудников использовать для работы только свой компьютер, а покидая, блокировать его паролем.
4. Согласование в СЭД
Еще более прогрессивным способом согласования документов является использование различных систем электронного документооборота.Принцип работы прост:
- Инициатор заводит некую заявку в СЭД (ДЕЛО, Босс-референт, Directum или др.) и прикладывает проект документа.
- Согласующие, рассмотрев проект, оставляют свои комментарии и голосуют.
- Инициатор может вывести итог голосования на печать и приложить к проекту документа для подписания. Как правило, этот «итог» (лист согласования) подтверждает своей подписью ответственный работник службы делопроизводства.
У нас в организации принято использовать две формы согласования на усмотрение инициатора:
- сбор «живых» виз на бумажном листе согласования или
- согласование в СЭД – при этом тоже формируется лист согласования, но заполненный автоматически (показан в Примере 6).
Однако сочетание этих способов при согласовании одного документа у нас запрещено, т.к. одни согласующие не увидят комментариев других. Лист согласования, выведенный на печать из СЭД, обязательно заверяется подписью руководителя СДОУ.
Выбери свой вариант доступа
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
- его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
- все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Комментарии 0
Рекомендовано для вас
- Свежие
- Посещаемые
Согласие работника на обработку персональных данных: ответы на 7 главных вопросов
Даем ответы на самые распространенные вопросы. Всегда ли необходимо согласие работника на обработку персональных данных? Оказывается, что нет. Что должно содержать в себе письменное согласие на обработку персональных данных? Чем грозит неоформление или неправильное оформление согласия? За каждого ли работника, у которого не взято согласие, работодателя могут оштрафовать на 75 000 рублей? Требуется ли согласие на обработку персональных данных, содержащихся в резюме соискателя? Можно ли включить согласие в текст заключаемого трудового договора? Как работодатель может воспрепятствовать работнику отказаться дать или отозвать согласие на обработку персональных данных?
Что относится к персональным данным
Перечисляем сведения о человеке, которые проверяющие и суды точно относят к персональным данным (Ф.И.О., полный адрес проживания и др.), а также те, по которым однозначной позиции не сформировано, поэтому их на всякий случай тоже стоит включать в согласие на обработку персональных данных и обезличивать при выдаче копий документов (телефон, образование и др.). Примечательно, что паспортные данные отнесены к персональным данным, а ИНН – нет, фотографии – отнесены, а видеосъемка – не всегда. Объясняем, какие сетевые данные (IP-адрес, файлы cookie и др.), сведения о зарплате и условиях работы, состоянии здоровья уже стали признаваться персональными данными. Раскрываем тенденции последнего времени, которые диктуются борьбой с COVID-19 и развитием интернет-технологий.
Как оформить согласие на обработку персональных данных
Что изменилось с 1 марта 2021 г. В какой форме может быть оформлено согласие на обработку персональных данных: отдельный документ; включение в анкету, заявление, договор; подписание на сайте путем нажатия кнопки и введения полученного пароля. В каких случаях и какой форме необходимо получать согласие на распространение персданных. Приводим образцы согласий работников, в т.ч. для ситуации, когда данные передаются сторонней организации при аутсорсинге бухгалтерского и кадрового учета. Показываем, что стоит включить в согласие, если оно оформляется на этапе проведения собеседований с кандидатами.
Кавычки в названии организации – цена ошибки
Сначала объясняем правила употребления кавычек в наименовании организации и в текстах документов. А потом приводим примеры из судебной практики, которые наглядно демонстрируют, чем оборачиваются ошибки в кавычках (прежде всего, в названии организации) в договорах, печатях, платежках, вывесках и рекламных текстах, при госзакупках.
Правила написания адресов
Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?
Формы написания чисел в тексте документов
В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?
Оформляем приказ по обновленным правилам
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
Общие правила составления и оформления протокола
Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Должностная инструкция – это документ, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в структуре организации или в ее структурном подразделении.
Должностные инструкции работодатель использует для оценки поведения работника в случае привлечения к дисциплинарной ответственности, в т. ч. при увольнении по основаниям, предусмотренным п.п. 5 и 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Для руководителей структурных подразделений и непосредственных руководителей работников должностные инструкции являются инструментом управления, позволяющим решать организационные и координирующие задачи.
Работник, со своей стороны, заинтересован в четком определении характера работы, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой им должности, круга должностных обязанностей, собственных полномочий, прав и ответственности, установлении взаимосвязей.
Таким образом, должностная инструкция, является организационным документом и создается в целях:
- закрепления видов работы, специализации работника;
- установления квалификационных требований по отдельной должности;
- устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций;
- установления взаимосвязей отдельных должностей;
- разграничения обязанностей и прав работников;
- установления их меры ответственности;
- оценки деятельности каждого отдельного работника.
Нормативная база для создания
При разработке должностных инструкций необходимо руководствоваться ТК РФ и другими нормативными правовыми актами.
Так, в статье 21 ТК РФ перечислены права и обязанности работника, в ст. 22 ТК РФ – права и обязанности работодателя, возникающие и реализуемые в процессе трудовых отношений.
Раздел «Должен знать» содержит перечень специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые он должен учитывать и уметь использовать при исполнении должностных обязанностей. В разделе «Требования к квалификации» перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также к стажу.
Справка эксперта
Единый нормативный подход
При установлении трудовых функций руководителей, специалистов и служащих работодатели руководствуются общеотраслевым Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС) и его отраслевыми выпусками В зависимости от содержания они бывают трех видов:
- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (общеотраслевой выпуск);
- Квалификационный справочник должностей служащих общепромышленного характера (единый для всех отраслей промышленности);
- Отраслевые выпуски Квалификационного справочника должностей служащих (включающие в себя характеристики должностей, специфических для той или иной отрасли экономики).
Правила разработки
Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, внесенную в штатное расписание организации, и носит обезличенный характер. Как правило, данный документ разрабатывается, утверждается и вводится в действие в отношении вакантной должности, до поиска подходящего работника и заключения с ним трудового договора.
Кто должен разрабатывать должностные инструкции?
Наиболее рационально разработку должностных инструкций поручить руководителям структурных подразделений, которые определяют субординацию, подчиненность, соотношение функциональных обязанностей работников своих подразделений и другие вопросы. Инструкция согласовывается с работниками кадровой и юридической службы.
Проект должностной инструкции может быть согласован с заинтересованными лицами, если это предусмотрено работодателем в правилах разработки локальных нормативных актов. При этом следует учесть, что согласование проекта должностной инструкции не является обязательным. Для придания документу юридической силы оно не требуется, но для совершенствования содержания и приведения в соответствие с нормами действующего законодательства эта процедура желательна.
Должностную инструкцию после согласования со всеми заинтересованными должностными лицами и подписания ее составителем утверждает руководитель организации или иное лицо, наделенное соответствующими полномочиями.
Требования к оформлению
Должностная инструкция как локальный нормативный акт относится к организационно-распорядительным документам, т. е. входит в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Все требования к Должностной инструкции закреплены в ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Содержание документа
Текст должностной инструкции излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.
Структура текста должностной инструкции, как правило, соответствует тарифно-квалификационным требованиям, предусмотренным ЕКС, и состоит из следующих разделов:
1. Общая часть (общие положения)
2. Функции
3. Должностные обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимоотношения (связи по должности).Первый раздел «Общая часть» содержит положения общего характера:
- основная трудовая функция (задача) данной должности;
- квалификационные требования к занимающему ее лицу;
- основополагающие организационные и правовые документы, которые работник обязан знать и которыми обязан руководствоваться при исполнении должностных обязанностей.
В этом разделе указываются: наименование должности в соответствии со штатным расписанием, ее категория (специалист, технический исполнитель), подчиненность работника, основное назначение данной должности, предмет ведения работника или тот участок работы, который закрепляется за данной должностью.
Пункт, формулирующий требования к профессиональной подготовке, обычно устанавливает требования работодателя к уровню образования и стажу практической работы, необходимым для занятия данной должности.
При подготовке пункта о минимуме необходимых знаний чаще всего используют разделы «Должен знать» и «Должен уметь» из ЕКС. В Справочнике приведен перечень нормативных документов, требующихся работнику для профессиональной деятельности. В этом же пункте перечисляют локальные акты работодателя, организационные и распорядительные документы (приказы и распоряжения руководителя, начальника структурного подразделения и др.), которыми руководствуется работник. Этот пункт можно расширить, включив в него, например, правила техники безопасности, инструкции по эксплуатации технических средств и оргтехники, нормы служебного этикета.
Первый раздел может быть дополнен также основными требованиями к профессиональным навыкам работника, необходимым при выполнении должностных обязанностей.
Второй раздел – «Функции» – является центральным в должностной инструкции и включает виды работ, закрепляемых за данной должностью.
Перечень функций в конкретной должностной инструкции зависит как от общей задачи, закрепленной за должностью, так и от разделения труда между работниками структурного подразделения. При подготовке этого раздела чрезвычайно важно соблюдать принцип полноты и не пропустить ни одной операции, выполняемой работником. В противном случае впоследствии это может привести к серьезным конфликтным ситуациям.
Третий раздел – «Должностные обязанности» – устанавливает те постоянно действующие нормы, которые работник обязан соблюдать в своей трудовой деятельности. Этот раздел предусматривает не только обязанность работника исполнять трудовую функцию, но и право работодателя требовать от работника ее исполнения, содержит перечень обязанностей. В этот раздел включают обязанности, предусмотренные ТК РФ, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, локальными нормативными актами, действующими у работодателя.
Обратите внимание! С учетом специфики работы могут быть установлены и дополнительные обязанности, например, обязанность работника, проходить обучение (подготовку, переподготовку) по инициативе работодателя
В перечень должностных обязанностей практически каждого работника входят следующие:
- соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;
- сохранять конфиденциальность служебной информации;
- выполнять указания и распоряжения руководителя структурного подразделения, руководителя организации;
- соблюдать правила техники безопасности;
- соблюдать правила эксплуатации организационной техники, не допускать к работе на технических средствах посторонних лиц и др.
В разделе «Права» закрепляются полномочия, которыми наделяется работник в связи с исполнением трудовых обязанностей. Во многом содержание этого раздела связано с разделом «Функции».
В перечень прав работника могут входить следующие:
- запрашивать информацию, необходимую для выполнения должностных обязанностей;
- представлять интересы организации в отношениях с третьими лицами, в суде;
- контролировать действия определенных должностных лиц;
- подписывать или согласовывать определенные документы и др.
Раздел «Права» тесно связан и со следующим разделом – «Ответственность», где обычно установлены содержание и формы ответственности работника за результаты и последствия своей деятельности, за несоблюдение требований должностной инструкции.
Раздел «Взаимоотношения (связи по должности)» устанавливает субординацию, подчинение, взаимозаменяемость и другие связи, возникающие при выполнении закрепленных должностных обязанностей. В нем могут быть указаны связи должности за пределами организации, постоянные контакты, осуществляемые работником со сторонними организациями, органами власти.
Ознакомление работника с документом
В соответствии с требованиями ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, в т. ч. и с должностной инструкцией.
Визы ознакомления работников могут быть расположены на последнем листе документа, ниже подписи составителя и виз согласования. В некоторых случаях может использоваться и специальный журнал, в котором работники расписываются в том, что ознакомлены со всеми локальными актами работодателя.
Хранение должностных инструкций
Должностные инструкции являются локальными нормативными актами продолжительного срока действия.
Наиболее удобным вариантом является централизованное хранение должностных инструкций в кадровой службе, которая знакомит с ними вновь принимаемых работников. Между тем в некоторых организациях данные документы хранятся в структурных подразделениях или в канцелярии.
В любом случае должностные инструкции формируются в отдельное дело (Основные правила работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.02). Это дело имеет постоянный срок хранения (ст. 35а Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00). В архив дело сдается после замены действующих должностных инструкций новыми.
Читайте также:
