Как организуется работа со справками в цифровом виде

Опубликовано: 15.05.2024

Современный цифровой офис ― это территориально-распределённая рабочая среда, включающая в себя удалённые мобильные и стационарные рабочие места сотрудников с безопасным доступом к инфраструктуре на базе использования вычислительных и коммуникационных технологий, средств широкополосной и беспроводной связи, интеграции как цифровых устройств (число которых постоянно растёт), так и встраиваемых в устройства технологий. Это использование вычислительных информационных систем, цифровых технологий, делающих работу сотрудников компании более продуктивной и гибкой за счёт своевременного получения необходимой информации независимо от своего местоположения. Такое понимание цифрового офиса можно сегодня встретить в журналах «КомпьютерПресс», « PCWeek », на семинарах и конференциях.

В современном офисе помимо технического оснащения, важную роль в эффективной и плодотворной работе коллектива играет фактор своевременной доставки питьевой воды, которую осуществляет компания https://watertodrink.ru

Облик цифрового офиса будущего формируется уже сегодня. Компании объединяют инновационные процессы в настольные и мобильные ПК, которые радикальным образом изменят привычный способ работы. Компании внедряют технологии, направленные на улучшение безопасности и управляемости, повышение эффективности сотрудничества и обеспечение улучшенных средств удалённого управления IT-системами, интегрируя их в решениях на платформенном уровне. Для этого в компаниях создаются структурные подразделения, призванные осуществлять инновационную деятельность.

Цель создания современного цифрового офиса компании заключается в определении для компании новых возможностей в разработке базовых технологий, позволяющих создавать эффективные модели управления. Для реализации этой цели выделяются три основных направления, учитывающих специфические потребности руководителей, пользователей и сотрудников IT-отделений:

Гибкость ― это возможность переориентации компании без коренного изменения материально-технической базы компании, т. е. способность к оперативным изменениям организационных и технологических процессов, таких как смена приоритетов и частных целей при сохранении главных; пересмотр поставленных задач; корректировка состава и содержания выполняемых функций; состав, последовательность, согласованность отдельных технологических операций и т. д.

Взаимодействие сотрудников компании через эффективные средства коммуникации, т. е. использование самых современных средств связи для своевременного получения информации через мобильность сотрудников и настольных ПК с использованием процесса конвергенции голоса, данных и видео.

Внедрение эффективных средств защиты информации и данных (технических, программных, организационных), снижающих риск проведения разрушительных атак, усиливающих защиту клиентских платформ, что является одним из главных аспектов цифрового офиса.

В офисной среде компании стремительно развиваются цифровые технологии. Мы уже сейчас видим результаты их применения в различных сферах деятельности (образование, производстве, сферы услуг, медицине и т. д.). Создавая цифровую инфраструктуру и формируя цифровое пространство за счёт технологий и построенных на их основе программных продуктов, обеспечивающих вычислительные, телекоммуникационные и сетевые мощности, компании стремительно развиваются, создаются, и при этом обеспечивается:

единая цифровая сеть для передачи информации;
масштабируемая и гибкая инфраструктура;
простота интеграции с существующими современными и будущими технологиями;
высокие показатели доступности и надёжности;
стандартизованные процедуры управления сетью;
быстрый, эффективный и гибкий доступ к текущей и архивной информации:
возможность создания новых бизнес-процессов, услуг;
снижение эксплуатационных расходов.

Конечно, при разработке и развитии цифровой инфраструктуры в нашей стране анализировался и учитывался опыт Японии, Сингапура, США, Скандинавских стран и т. д., в которых информационные технологии позволяют переводить услуги в электронный формат; широко использовать онлайн-обучение; внедрять системы цифровизации управления компанией, что приводит к эффективности решения поставленных задач и принятию решений по управлению; автоматизировать рабочие процессы с помощью цифровых информационно-коммуникационных инструментов. Всё это позволяет ускорить обработку информации, усилить степень прозрачности, исключить многие рутинные процедуры, повысить производительность труда и т. д.

Цифровизация новый тренд, который пришёл на смену информатизации и компьютеризации. Он основан на цифровом представлении информации. Цифровизация, как новый этап развития информационных технологий, требует развития и повышения гибкости центров обработки информации компаний, а также принципиально новых технологических, технических и программных подходов работы в компании.

Определение. «Цифровизация ― переход с аналоговой формы передачи информации на цифровую. » Источник: распоряжение Правительства Москвы от 11.10.2010 № 2215-РП «О Концепции обеспечения жителей города Москвы телекоммуникационными услугами для получения социально значимой информации путём создания условий равного доступа к кабельному телевидению и Интернет-ресурсам».

Цифровое представление информации (т. е. переход к электронным документам и данным) ― основа цифровой трансформации для управления не только компанией, но и основа в государственном управлении, при обеспечении взаимодействия общества и государства в рамках цифровой экономики (см. Национальный проект «Цифровая экономика», созданный по Указу Президента РФ В. В. Путина от 7 мая 2018, № 204).

Цифровая трансформация — это процесс интеграции цифровых технологий во все аспекты деятельности компании, требующий внесения коренных изменений в технологии, культуру, операции и принципы создания новых продуктов и услуг. Цифровая трансформация — процесс непростой. Для неё необходимы: новая стратегия, пересмотр моделей и процессов, новая инфраструктура, новое программное обеспечение, оптимизация набора услуг, эффективные механизмы внедрения, программы обучения и надёжная текущая поддержка и т. д.

В области информационного обеспечения компании и внедрения новых подходов цифровизации необходимо:

наполнить информационные системы необходимыми сведениями, данными, информацией;

автоматизировать процесс работы с информационными массивами;

организовать, ускорить и упростить обмен информационными массивами с использованием сетевых технологий;

внедрить аналитику и прогнозирование на основе современных научных методов работы с массивами информации;

максимально исключить из процессов работы с массивами информации человеческий фактор;

формировать новые данные только в цифровом виде;

создавать цифровую копию бумажного оригинала, что решает задачу сохранности и даёт возможность работы с документами большому количеству исследователей;

решать вопросы безопасности доступа документов и их хранения;

решать задачу возможности быстрого поиска материалов;

решать задачу цифровизации документооборота и автоматизации рабочих процессов.

Основной системой в компании, которая работает по созданию массива информации, является система делопроизводства и документооборота. Новые задачи, связанные с развитием и использованием нового вида информации в цифровом формате, требуют не только оперативно перенастроить эту систему, но и внедрять новые технологии работы с массивом.

Следует отметить, что в разных странах универсальных или типовых подходов к решению этого вопроса нет. В странах создаются свои системы по организации безбумажного документооборота, приёма на постоянное хранение и использование электронных документов, и связано это с законодательством, традициями, делопроизводственной и архивной практикой, интеллектуальными и финансовыми ресурсами.

Вместе с тем внедрение как цифровых технологий, так и новых методов и технологий работы с массивом (анализ больших данных, чат-боты, искусственный интеллект (ИИ), оптическое распознавание и т. д.) в сфере делопроизводства и документооборота требует решения вопросов, связанных с необходимостью совершенствования нормативной правовой базы, программного и технического обеспечения, подготовки квалифицированных кадров.

Говоря о перспективах цифровизации сферы делопроизводства и документооборота, следует ожидать широкого использования возможностей искусственного интеллекта. Компании Facebook, Google, Apple активно вкладывают деньги в разработку и внедрение чат-ботов. Россия также подключилась к разработкам чат-ботов.

Чат-бот ― это определённая программа взаимодействия человека с искусственным интеллектом. Общение с пользователем идёт по заданному алгоритму. Программа способна расшифровывать сообщения в мессенджерах и выполнять соответствующие действия на основе этих сообщений, т. е. программа автоматически отвечает на сообщения, введённые пользователем в чате.

Определение. Мессенджер ― это программа, предназначенная для обмена разного вида сообщениями между пользователями.

Уже сегодня чат-боты находят свое место в управлении деятельностью компаний: кадровом делопроизводстве и подборе персонала, внутренних коммуникациях, административной офисной работе, в качестве личного секретаря и т. д. Чат-боты способны автоматизировать процессы, требующие речевого взаимодействия. Программы создаются на основе технологий машинного обучения и нейросетей.

Крупные западные компании уже давно используют в работе чат-боты для упрощения кадрового делопроизводства: чат-бот может оформлять отпуска, информировать о новых приказах, напоминать о совещаниях, уточнять у сотрудников то или иное решение после встреч и планёрок.

В нашей стране созданием чат-ботов активно занимается компания «Крок», которая создала программы по согласованию командировок, оформлению и печати билетов, внутреннего обучения в компании и т. д. На рынке программных продуктов уже сегодня предлагаются готовые чат-боты: для рекрутинга, автоматизации найма сотрудников, автоматизации процесса адаптации новых сотрудников, а также предлагается набор решений для автоматизации обучения сотрудников и повышения квалификации.

К разработкам чат-ботов подключилась компания «ЭОС», которая многие годы занимается созданием СЭД. Компания создала отдельный интерфейс СЭДа, чат-бот которого позволяет оперативно знакомиться с документами и информацией, осуществлять поиск и формирование заявок и запросов в структурные подразделения. Используя мобильную связь, сотрудник может посмотреть поступившие к нему документы, поручения, выполнить действия по согласованию и утверждению документа.

Большая работа проводится компанией «ЭОС» по использованию искусственного интеллекта (ИИ) для обработки неструктурированной информации. Используя решения искусственного интеллекта, системы компании позволяют находить в тексте документов важные реквизиты, такие как название документа, названия организаций, адреса, вид документа и т. д. В настоящее время апробация этого решения осуществляется в одном из федеральных ведомств.

Система позволяет заказчику выполнять обработку неструктурированного текста (бумажные документы или электронные файлы) и на основании полученной информации автоматически вносить данные в регистрационные карточки.

Хорошо известно, что одной из задач делопроизводства является решение проблемы преобразования в цифровой вид большого количества бумажных документов, как накопленных в архивах, так и новых. Процесс такой цифровой трансформации требует больших затрат и имеет свои проблемы. Дело не только в его техническом и программном обеспечении, но и в том, что информация, которая циркулирует в компании, может иметь рукописный вид, что затрудняет её оцифровку.

Формализованные счета и накладные, в которых данные вписаны от руки, также с трудом могут поддаваться оцифровке. Как правило, неструктурированные документы приходится оцифровывать вручную, что многократно увеличивает необходимое для цифровой трансформации время и приводит к дополнительным расходам.

Одним из решений этой проблемы является использование технологий ИИ, которые умеют распознавать отсканированный и оцифрованный документ с помощью интеллектуальной компьютерной системы. Сегодня комплексное решение данной проблемы для ускорения и удешевления процедуры цифровой трансформации предлагает компания KYOCERA в системе KCM (KYOCERA Capture Manager).

КСМ ― это не просто приложение для анализа неструктурированных данных, но система, использующая возможности аппаратных средств перевода в цифровой вид «бумажной» информации, присутствующей в локальной сети компании. По аналогии с системами управления печатью (часто используемой в компании) КСМ называют системой управления оцифровкой. Программные решения KYOCERA Document Solutions образуют мощную многофункциональную платформу для цифровой трансформации в любой компании. Удобный и продуманный интерфейс КСМ позволяет настроить рабочий процесс и обеспечить чёткую и надёжную работу системы, которая включает три этапа: ввод (собственно оцифровка), обработка и вывод.

Ввод данных обеспечивается отдельными поточными сканерами, многофункциональными устройствами (МФУ) или через мобильные телефоны с их (очень неплохими на сегодня) камерами. Цифровые документы могут поступать по электронной почте, загружаться c облачных и веб-ресурсов. Именно ввод информации требует больше всего сил и времени на этапе трансформации документооборота в цифровой вид. Высокая эффективность КСМ в деле структурирования данных высвобождает значительные ресурсы предприятия и ускоряет весь процесс ЭДО.

Определение: Многофункциональное устройство (МФУ) — устройство, сочетающее в себе функции принтера, сканера, факсимильного устройства, копировального модуля.

На этапе обработки цифровой документации производится идентификация документа, обработка его с извлечением сущности информации и её реквизитов.

На этапе вывода цифровой документ загружается в соответствующие базы данных и направляется в различные целевые ресурсы, используемые компанией (сетевые хранилища, локальные либо облачные, системы ECM, ERP, корпоративные базы данных, CRM-системы и т. п.).

Главная особенность решения компании KYOCERA заключается в том, что решение создавалось в расчёте на распознавание и обработку неструктурированной информации в самых разнообразных форматах — с тем чтобы далее предоставлять уже преобразованные в структурированный вид данные другим ИТ-приложениям, т. е. КСМ на этапе идентификации и обработки данных выполняет задачу автоматической конвертации форматов внутри системы цифрового документооборота.

Основной оценкой результата цифровой трансформации в компании является реакция системы на изменения (это скорость принятия решений, оптимизация количества вовлечённых в процесс сотрудников, аналитика и т. д.), что требует от компании решения технических вопросов по созданию единой информационной среды. Одним из решений, которое позволяет создавать единое информационное пространство, является создание и использование корпоративного портала, который объединяет множество ИТ-систем компании, обеспечивая удобную работу сотрудников с информацией, поступающей из разных источников.

Сотрудник, используя свой индивидуальный логин и пароль, может обмениваться документами и информацией непосредственно через корпоративный портал. Используя этот портал, компания может проводить дистанционное обучение и тестирование своих сотрудников (создавая курсы, уроки, тесты). После обработки результатов тестирования принимаются решения о профессиональной квалификации сотрудника.

Корпоративные и информационные сети — одна из неотъемлемых частей процесса трансформации компании. Трансформация, как правило, связана с внедрением в компании большого количества технологий и практик, что и приводит к трансформации самой компании. При этом надо понимать, что возрастают требования к сетевым коммуникациям, так как для информационного потока как внутри, так и за пределами компании требуется построение таких коммуникационных сетей, которые обеспечивали бы безопасность этого потока.

Информационная безопасность цифрового офиса компаний на сегодняшний день обеспечивается куда лучше, чем это было ещё несколько лет назад, она встраивается в программы цифровой трансформации.

Требования по защите информации чётко прописаны в руководящих документах ФСТЭК и ФСБ, а разработки ведущих компаний в области информационной безопасности (ИБ) обязаны полностью выполнить эти требования. Это и является залогом безопасной работы всех современных компаний.

Важным требованием, отражённым в российской национальной программе «Цифровая экономика», которое должно учитываться в делопроизводстве и документообороте, является создание единой цифровой среды доверия между компаниями, которые обмениваются информацией, где, единожды созданный, электронный документ передаётся в машиночитаемом виде и уже нигде и никогда больше не должен обрабатываться вручную.

Юридически значимый электронный документооборот при цифровой форме взаимодействия и однократность ввода документа обеспечиваются сегодня с применением электронной подписи (простая, усовершенствованная электронная подпись (УЭП), усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)) между контрагентами, базирующимися на единых инфраструктурных, технологических и методологических решениях. Но важнейшим вопросом остается юридическая значимость документа, юридическая сила которого будет обеспечена в течение действия сертификатов электронной подписи. Для обеспечения юридической силы документа при долговременном хранении, кроме доверия к первичному электронному документу, необходимо создать и поддерживать непрерывную цепочку доверенных хранителей и добавлять штампы времени. Программные решения этой проблемы сегодня предлагаются фирмами «ЭОС», «DIRECTOM», «ТОП КРОСС» и др.

Цифровая трансформация началась, необходимость перевода документооборота на цифровые рельсы неоспорима, и большая роль и ответственность при выполнении этой задачи ложится на специалистов по делопроизводству и документообороту.

Решил опубликовать ответы на вопросы по программе повышения квалификации "Основы цифровой трансформации". Сам сдал успешно.

Вот некоторые из них (как я понял вопросы формируются рандомно):

1. Увеличение внутренних затрат на развитие цифровой экономики является одной из ключевых целей национальной программы «Цифровая экономика»? да

2. Для каких сфер будет проводится экспериментальный правовой режим в рамках Федерального закона от 31.07.2020 N 258-ФЗ?

Федеральный закон от 31.07.2020 N 258-ФЗ "Об экспериментальных правовых режимах в сфере цифровых инноваций в Российской Федерации" направлен на создание правовых условий для ускоренной разработки и внедрения новых продуктов и услуг в сферах применения цифровых инноваций по всем сферам экономики России, в качестве ключевых направлений тестирования технологий определены сферы медицины, транспорта, сельского хозяйства, финансового сектора, образования, строительства и промышленности, государственного управления. В рамках данных сфер экономики будут использоваться такие цифровых технологии как искусственный интеллект, распределённый реестр (блокчейн), нейротехнологии, квантовые технологии и иные.

3. Национальная программа «Цифровая экономика Российской Федерации» утверждена: 2019

4. Определение «цифровой трансформации» нормативно установлено:

Данное определение цифровой трансформации закреплено в Основных направлениях реализации цифровой повестки Евразийского экономического союза до 2025 года, утверждённых решением Высшего Евразийского экономического совета от 11.10.2017 N 12.

В соответствии с указом Президента Российской Федерации от 21.07.2020 № 474 "О национальных целях развития Российской Федерации на период до 2030 года" цифровая трансформация определена в качестве национальной цели развития до 2030 года.

5. Исключите лишнее. В рамках федерального проекта «Информационная инфраструктура» национальной программы «Цифровая экономика» предполагается достичь следующих показателей к 2024 году

● 97% домохозяйств будут иметь широкополосный доступ к сети«Интернет»;

● более5 ключевых отраслей экономики будут использовать сети связи 5G;

● 5% мирового объема услуг по хранению и обработке данных будет предоставляться российскими ЦОД.

6. Региональные проекты по федеральным проектам национальной программы "Цифровая экономика Российской Федерации разрабатываются:

Региональные проекты в области цифровой экономики разрабатываются с учетом:

● национальной программы "Цифровая экономика Российской Федерации", паспорт которой утвержден протоколом заседания Совета при Президенте Российской Федерации по стратегическому развитию и национальным проектам от 4 июня 2019 г. № 7 (далее – национальная программа "Цифровая экономика Российской Федерации");

● Методических рекомендаций по подготовке региональных проектов, направленных в субъекты Российской Федерации письмом Аппарата Правительства Российской Федерации от 30 ноября 2018 г. № 9861п-П6 (далее – Методические рекомендации по подготовке региональных проектов);

● Методических указаний по применению типов результатов и стандартизированных контрольных точек федеральных проектов, утвержденных Председателем Правительства Российской Федерации Д.А. Медведевым 22 марта 2019 г. № 2523п-П6 (далее – Методические указания по применению типов результатов и стандартизированных контрольных точек).

7. Полный переход на СМЭВ 3 должен быть осуществлен до: 2023

8. Вставьте пропущенное. В 2020 году работа по цифровизациии государственных и муниципальных услуг должна дойти до оценки не менее 3,7 по 5-балльной шкале уровня удовлетворенности качеством их оказания.

9. Согласно официальному определению «Цифровая экономика» характеризуется производством данных: в цифровом виде

В Российской Федерации официальное определение «Цифровой экономики» дано в Указе Президента Российской Федерации от 9 мая 2017 г. № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы»: «Цифровая экономика – хозяйственная деятельность, в которой ключевым фактором производства являются данные в цифровом виде, обработка больших объемов и использование результатов анализа которых по сравнению с традиционными формами хозяйствования позволяют существенно повысить эффективность различных видов производства, технологий, оборудования, хранения, продажи, доставки товаров и услуг».

10. Ведомственные программы цифровой трансформации могут включать проведение экспериментов в сфере создания и использования информационно-телекоммуникационных технологий в деятельности государственных органов ? нет

11. В какому году будут запущены первые суперсервисы?

В 2020 году будут запущены первые элементы суперсервисов – оказание комплекса государственных и муниципальных услуг в рамках жизненных ситуаций.

12. Технология виртуальной реальности позволяют интегрировать информацию с объектами реального мира в форме текста, а технология дополненной реальности позволяют погрузить человека в иммерсивный виртуальный мир. Верно ли данное утверждение? нет

13. Цифровая трансформация обеспечивается необходимой материально-технической базой и информационно-телекоммуникационной инфраструктурой, включая обеспечение государственных и муниципальных органов власти, учреждений и организаций высокоскоростным доступом к информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" со скоростью не менее 10 Мб/с для городской местности и не менее 5 Мб/с для сельской местности. Верно ли данное утверждение? нет

14. Национальная программа «Цифровая экономика Российской Федерации» утверждена президиумом Совета при Президенте Российской Федерации по стратегическому развитию и национальным проектам 4 июня 2019 г.

15. В Российской Федерации программными нормативными документами развития блокчейна является дорожная карта развития сквозной цифровой технологии: «Системы распределенного реестра»

16. В рамках какого федерального проекта национальной программы «Цифровая экономика» планируется разработать платформу, которая позволит пользователю получать достоверные сведения о том, где находятся его персональные данные?

«Информационная безопасность»

17.Вставьте пропущенное. Не менее __ 90% __ предприятий крупного и среднего бизнеса передают официальную статистическую отчетность в электронном виде с 1 января 2021 года.

Не менее 90% предприятий крупного и среднего бизнеса передают официальную статистическую отчетность в электронном виде с 1 января 2021 года, что почти полностью устранит бумажную статистику;

18. Концепцией вычислительной сети, соединяющей физические предметы, оснащенные встроенными информационными технологиями для взаимодействия друг с другом или с внешней средой без участия человека, называют: интернет вещей

19. Сенсорика включена в перечень сквозных цифровых технологий в рамках федерального проекта «Цифровые технологии» национальной программы «Цифровая экономика»? да

20. В рамках федерального проекта Цифровые технологии планируется формируется и реализуется 9 дорожных карт. по направлениям сквозных цифровых технологий: большие данные; новые производственные технологии; промышленный интернет; искусственный интеллект; технологии беспроводной связи; компоненты робототехники и сенсорика; квантовые технологии; системы распределенного реестра; технологии виртуальной и дополненной реальностей.

21. Руководитель по цифровой трансформации (Chief Digital Transformation Officer, CDTO) – должностное лицо, ответственное за реализацию стратегии цифровой трансформации и достижение определенных в стратегии цифровой трансформации целей, с необходимым уровнем полномочий. В тоже время, роль руководителя по цифровой трансформации может быть совмещена с другой руководящей должностью в организации.

22. Руководитель по цифровому проектированию и процессам (Сhief transformation officer, CTOs) отвечает за изучение процессов, потребностей и «клиентов» в организации межведомственных взаимодействий, а также внедрение процессного подхода и проектирование новых цифровых сервисов, в том числе:

● Изучение потребностей пользователей, в том числе внутри органов власти и межведомственных процессов;

● Проектирование в составе специальной проектной команды цифровых сервисов и продуктов;

● Изучение и реинжиниринг текущих процессов деятельности органов власти;

● Внедрение процессного подхода в органы власти.

23. Руководитель по работе с данными (Chief Data Officer, CDO) отвечает за своевременное обеспечение подразделений необходимыми данными и аналитикой, их хранение и обработку, в том числе:

● Осуществляет поддержку смежных подразделений необходимыми данными и основанной на их работе аналитикой;

● Управление архитектурой данных и поддержание необходимых ИТ-процессов;

● Управление и координацию процессов формирования исходных данных;

● Хранение, обработку и использование данных.

24. В рамках ведомственных программах цифровой трансформации может быть предусмотрена возможность заполнения и подписания заявителем одной электронной формы запроса при обращении за несколькими государственными услугами? да

25. Для проведения эксперимента в какой сфере был принят Федеральный закон от 24.04.2020 N 123-ФЗ?

Искусственный интеллект

26. В каждом из обязательных региональных проектов в области цифровой экономики обязательно наличие показателей, соответствующих показателям федеральных проектов? да

27. В рамках ведомственных программах цифровой трансформации должно быть предусмотрено автоматическое выполнение административных процедур предоставления услуг? да

28. Ведомственные программы цифровой трансформации проходят согласование с..

Проект Программы согласуется с Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, а также президиумом Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности.

29. В рамках федерального проекта «Кадры для цифровой экономики» национальной программы «Цифровая экономика» предполагается предоставление грантовой поддержки:

Переход к электронным документам и данным – основа цифровой трансформации бизнеса и власти, обеспечения взаимодействия общества и государства в рамках цифровой экономики. Что при этом делать с огромными бумажными массивами? Попытаемся разобраться.

Перед государством и бизнесом стоит задача – наполнить реестры и информационные системы необходимыми сведениями, данными, информацией, чтобы автоматизировать, ускорить, упростить взаимодействие, внедрить аналитику и прогнозирование, параллельно исключая из этих процессов человеческий труд и человеческий фактор. Большинство новых данных и документов, от одного реквизита в СЭД или ERP до миллионов транзакций или потока сведений со счетчиков ЖКХ, формируются уже в цифровом виде. Все старые документы и данные расположены на бумаге и стоят в очереди на оцифровку.

Проведенный CNews совместно с корпорацией ЭЛАР анализ государственных и коммерческих закупок показывает, что за 2016-2017 гг. госведомствами и организациями было заключено 445 контрактов в сфере оцифровки документов на общую сумму ₽4 235,8 млн. Наиболее востребованными направлениями являются оцифровка дел по основной деятельности органов государственной власти для наполнения ведомственных информационных систем и реестров; оцифровка технических архивов промышленных предприятий, ТЭК и оборонного комплекса для документационного сопровождения производства, сохранения и реинкарнации разработок; оцифровка описей и фондов государственных и муниципальных архивов, включая национальные проекты, а также создание цифровых коллекций библиотек и музеев с целью внедрения современных форматов деятельности.

Кажущаяся простота оцифровки

Бумажный архив сегодня выглядит по-разному. Это может быть и огромное помещение, до самого потолка заполненное стеллажами с пыльными делами, и идеально ровные ряды папок в новых кабинетных шкафах. Оцифровать все это – значит подобрать технологии сканирования и индексирования (ретроконверсии, извлечения информации), которые будут учитывать состояние документов и позволят добиться максимально высокого результата. В то время как начальные и конечные условия процесса оцифровки хорошо известны, все, что находится между ними, требует внимательного, квалифицированного расчета.

Технология оцифровки: что надо учесть

Источник: ЭЛАР, 2018

Понятно, что такой расчет может выполнить только человек, разбирающийся в технологиях оцифровки именно ваших документов, будь то архивные дела, техническая, финансовая или любая другая документация. Поэтому любой проект оцифровки начинается с очного обследования фондов экспертом, который оценивает их состояние, формирует список необходимых работ и оборудования.

Такое обследование обычно проводится бесплатно. На основании этих рекомендаций экспертная комиссия готовит несколько вариантов выполнения работ, рассчитывает их временные и финансовые параметры, определяет оптимальный. Эта позволяет в дальнейшем выполнять работы без срыва сроков и изменения бюджета.

Сканирование: нужны ресурсы

Первый производственный этап оцифровки – сканирование, которое позволяет создать качественные электронные копии, в том числе для последующего индексирования. Сканирование может быть организовано как по месту нахождения документов, так и в специализированном центре компании-исполнителя. Во втором случае в целях безопасности разумно требовать, чтобы транспортировка осуществлялась самим исполнителем или спецсвязью, без привлечения третьих сторон.

При наличии у исполнителя необходимого количества сканеров и операторов, сканирование – оперативная услуга. На рынке уже укоренилось понятие «быстрый старт», когда масштабные проекты оцифровки запускаются в течение нескольких дней в любой точке России.

Особое внимание в ходе выполнения проекта оцифровки уделяется сканерам. Если документы ветхие, поврежденные, сшитые, с уходящим в корешок текстом и другими особенностями, они должны сканироваться на специальных устройствах. Компромиссов быть не может – ненадлежащее оборудование попросту нанесет ущерб бумажным оригиналам. Например, применение планшетных сканеров вместо профессиональных планетарных для книг и сшитых дел недопустимо.

Многие документы требуют дополнительного внимания – расшивки и сшивки, реставрации, подкладки непрозрачного фона, упаковки в защитные конверты перед сканированием. У компаний, придерживающихся высоких производственных стандартов, эти работы не только обязательно включены в перечень услуг, но и часто входят в стоимость.

А как же безопасность?

При оцифровке документов неизбежно встает вопрос об обеспечении их сохранности и безопасности. Огромную роль в этом процессе играет автоматизация – наличие у исполнителя работ учетной системы, которая позволяет провести документы по технологическим этапам без нарушения комплектности и риска утери. В крупных компаниях такие управляющие системы имеют огромный набор функций – RFID-учет перемещения документов, распределение и прогнозирование потребности в ресурсах, механизмы программного и выборочного ручного контроля качества.

Но что делать, если документы конфиденциальные? Во-первых, появилась интересная технология, при которой отсканированный образ разрезается на мелкие фрагменты с нужными сведениями (фамилии, суммы, даты и пр.), причем эта операция проводится по месту нахождения документов. Полученные таким образом данные передаются на индексирование в обезличенном виде – целые документы не покидают территорию собственника и не доступны ни одному сотруднику исполнителя.

Например, такая технология в 2016 и 2017 гг. была применена для перевода в электронный вид юридических дел ключевых клиентов двух банков из Топ-20, а также при наполнении электронного архива Администрации Президента РФ.

Во-вторых, для секретной документации может организовываться полный цикл оцифровки по месту хранения документов с оформлением допусков на задействованных сотрудников. Очевидно, что такие работы можно доверять компаниям, которые имеют опыт работы с гостайной и соответствующую лицензию ФСБ.

Данные извлечь!

Созданием просто электронных образов довольствуются только организации сферы культуры, которым необходимо перевести в электронный вид картины, плакаты, афиши. Документы же ценны содержащейся в них информацией. И эту информацию нужно извлечь для того, чтобы загрузить в соответствующую базу данных или сделать возможным поиск документа среди тысяч других.

При организации процесса индексирования огромную роль играют имеющиеся у подрядчика ресурсы. Количество данных обычно значительно превышает число электронных образов и исчисляется миллионами записей. Чтобы проиндексировать такой объем в разумные сроки нужны развитые программные средства и сотни операторов – если не для ввода текста, то для проверки работы программ.

Важнейшую роль в этом и других проектах по подготовке эталонных данных или мастер-данных для государства и бизнеса имеет опыт и квалификация операторов, их специализация на особых типах документов, разработка четких правил индексирования сложных массивов. Привлечение необученных сотрудников приводит к большому количеству ошибок.

Вообще, в процессе индексирования качество играет важнейшую роль, так как любое недостоверное сведение – это, как минимум, не найденный вовремя документ, как максимум – неверный социальный или финансовый статус человека или объекта. Стандартом для рынка оцифровки стал показатель качества >99,8%. Однако, как показывают результаты выполнения некоторых госконтрактов, это условие часто не соблюдается даже в небольших заказах, и договоры разрываются заказчиками. Происходит это из-за отсутствия у исполнителей систем контроля качества.

Развитая система контроля качества должна, как минимум, включать в себя мультиввод (результат распознавания считается окончательным только когда он совпадает у нескольких источников), сверку данных со справочниками (например, таблицами контрагентов или ЕГРЮЛ), нормирование (приведение адресов, ФИО и других данных к заданным стандартам написания, так как любое взаимодействие систем требует, чтобы данные в них были идентичны), программный контроль наличия нестандартных символов и значений, выборочные проверки и т.д.

Таким образом, если необходимо оцифровать большой объем данных, разумно выбирать проверенную компанию с подтвержденным опытом выполнения схожих проектов без срыва сроков и стандартов качества. Оценку исполнителей можно провести на основании открытой информации о закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ. В этом случае можно рассчитывать на получение полных и достоверных данных, а также подготовленного ресурса электронных документов – в нужном формате, с геопривязкой и гиперссылками по тексту.

И, конечно, требуйте гарантии! Компании, уверенные в своих технологиях, дают ее без проблем. А вы, как собственник документов и заказчик работ, получите нужный результат – электронные ресурсы быстрого доступа для повышения эффективности профильных производственных и бизнес-функций; массив электронный копий с поиском для совместной работы и передачи по каналам взаимодействия; чистые и достоверные данные для внесения в мастер-систему или государственный реестр.

В конечном счете, только переход всех участников цифровой трансформации на электронные документы и данные позволит построить цифровую экономику и наладить эффективное взаимодействие государства, бизнеса и общества.

Практически любой бизнес сталкивается с необходимостью хранения бумажной документации. Счета, накладные, договоры, отчетность, кадровые документы и прочее — всё это необходимо как-то сохранять. Кроме того, важно организовать удобное использование. Порой на поиск бумажных документов уходит много времени. А иногда нужный документ и вовсе найти не удаётся, поскольку он отсутствует или расположен в другом месте.

В кратком обзоре Open Academy читайте, как оцифровывать, систематизировать и хранить документы.

Как оцифровать документы

Оцифровка бумажной документации включает в себя три основных этапа.

1. Подготовка документов к оцифровке

Прежде всего, документы необходимо систематизировать по схожим признакам. Например, можно отсортировать документацию по следующим параметрам:

тип документов;
хронология создания;
принадлежность к конкретному подразделению.

Техническая подготовка состоит в разброшюровке документов, удалении скрепок и скоб. Необходимо обеспечить удобство сканирования.

2. Проведение оцифровки документов

Для оцифровки документации применяют планшетное либо поточное сканирование. Выбор подходящего способа зависит от качества печати и содержания документов, их формата и прочих характеристики. К примеру, нотариально заверенные сшитые документы сканируют через стекло планшета, так как их нельзя пропустить через автоматическую подачу бумаги.

Отсканировать документы можно самостоятельно при наличии подходящего сканирующего оборудования. Если нужно оцифровать сравнительно небольшое количество документов, то многофункционального принтера или планшетного сканера будет достаточно.

Учтите, что функцию автоматической подачи листов для обработки многостраничных документов имеют только более дорогие профессиональные модели сканеров.

3. Верификация изображений и создание электронных документов

Готовые изображения нужно перевести в подходящий формат (pdf, doc, XLM), чтобы обеспечить возможность последующего использования и полнотекстовый поиск.

Для изменения формата документов используют специальное ПО, в том числе онлайн-программы. Например:

Чтобы изменить формат документа с помощью OCR, нужно загрузить изменяемый документ в программу и потом скачать готовый результат в нужном формате.

Как систематизировать электронную документацию

Для хранения электронных документов и их последующего использования в работе применяют СЭД — системы электронного документооборота.

На российском рынке более востребованы отечественные решения, поскольку в них предусмотрена возможность многочисленных согласований (вертикально направленный документооборот).

Docsvision. Позволяет не только создать удобный электронный архив, но и полностью перевести внутренний и внешний документооборот в электронный формат.

«ДЕЛО». Есть возможность хранения любых электронных документов. Позволяет обмениваться документами с другими СЭД. Можно синхронизировать с учетными бухгалтерскими системами.

Directum. Система предназначена для внутреннего и внешнего документооборота. Автоматически классифицирует входящие документы, заполняет реквизиты документов. Обеспечивает быстрый поиск информации с учётом содержания документов.

Преимущественно СЭД хранят документацию по иерархии — «папка/полка/шкаф». При этом один документ порой находится в составе нескольких папок или полок. Это обеспечивается за счет использования ссылок. Сам исходный документ сохраняется на своем месте в хранилище.

Любому документу в СЭД присваивают определённые атрибуты, по которым в дальнейшем будет осуществляться поиск. Например, название и регистрационный номер документа, автор, время создания и прочее. Для разных типов документов могут применяться разные атрибуты, но для документов одного типа атрибуты неизменны. Атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных — совокупности взаимосвязанных таблиц, в которых указаны данные и характеристики объектов.

Для каждого типа документов в СЭД формируется шаблон карточки, в которой указаны наименования атрибутов документов. Когда в систему вносится новый документ, по соответствующему шаблону заполняют карточку, указывая в ней значения атрибутов. Заполненная карточка связана с самим документом. В дальнейшем, зная тип искомого документа и используя присвоенные атрибуты, можно найти необходимый документ за несколько минут.

Служба ДОУ организации должна быть готовой оперативно ответить на любой вопрос об информации, содержащейся в документах, о том, что происходит (произошло) с документом в организации.

Для того чтобы обеспечить быстрый поиск информации, выдачу справки по документам, в организациях создаются различного рода информационно-справочные системы. Основой для построения любой информационно-справочной системы является проведение учета и регистрации документов. Информационно-справочная работа организуется, как правило, в той же форме, что и регистрация. Если регистрация документов проводилась с помощью РКК и регистрационной картотеки, то и информационно-справочная работа организуется с помощью справочных картотек. Количество справочных картотек, признаки, используемые при их формировании, зависят от многих факторов: объема документооборота, тематики деятельности организации и соответственно характера поступающих справок, наличия сети подведомственных организаций или постоянных корреспондентов, принятой системы делопроизводства и др. Чаще всего в организациях применяются справочные картотеки, построенные по следующим признакам:

· по корреспондентскому – рубриками являются названия постоянных корреспондентов;

· по географическому – рубриками являются названия области, города, месторождения и др.;

· по предметно-вопросному (тематическому, производственно-отраслевому) – рубриками являются названия управленческих функций и участков (вопросов) деятельности данной организации;

· по структурному – рубриками служат названия структурных подразделений организации;

· по номинальному – рубриками являются наименования видов документов;

· по алфавитному – рубриками являются буквы русского алфавита.

Корреспондентский и географический признаки построения справочной картотеки используются в том случае, если у организации есть большая подведомственная сеть подчиненных ей организаций или она ведет переписку со значительным числом постоянных корреспондентов.

Предметно-вопросный признак (тематический, отраслевой) используется и в построении кодификационных тематических картотек (баз данных по нормативным актам). На каждый отдельный вопрос, содержащийся в тексте нормативного акта, составляется тематическая карточка, поэтому на один нормативный акт составлено несколько тематических карточек. Тематическая кодификационная картотека ведется не в службе ДОУ, а в юридической службе организации. Она ведется постоянно, и все изменения, внесенные в нормативный акт по данному вопросу, вносятся в базу данных (фиксируются на оборотной стороне карточки). Старые записи не уничтожаются. Карточки находятся в кодификационной картотеке до тех пор, пока нормативный акт не будет заменен новым.

Структурный признак построения справочной картотеки применяется тогда, когда отсутствует (или не разработана) тематическая картотека. В какой-то мере справочная картотека, построенная по структурному признаку, дублирует тематическую картотеку, только без той степени детализации, которая присуща тематической картотеке.

Номинальный признак построения справочной картотеки используется для создания информационно-справочного массива по документам, регистрация которых осуществлялась в пределах одного вида. Это, как правило, внутренние документы самой организации и распорядительные документы других организаций.

Алфавитный признак построения справочной картотеки широко используется при организации делопроизводства по обращениям граждан. Буква русского алфавита, являясь рубрикой такой картотеки, представляет собой первую букву фамилии автора жалобы (заявления, предложения).

Справочные картотеки могут делиться на две идентичные части. Рубрики будут одинаковы и в первой, и во второй части, но в первую часть будут устанавливаться РКК на неисполненные документы, а во вторую часть – РКК на исполненные документы, которые после исполнения документа изымают из первой части и переставляют во вторую часть. Это также ускоряет выдачу справки по документам. Внутри каждой рубрики РКК устанавливаются, как правило, по хронологии. Причем для удобства в работе применяется обратный хронологический порядок, т.е. при открытии рубрики первой всегда будет стоять РКК на последний поступивший документ.

Число справочных картотек, их размещение в службе ДОУ и структурных подразделениях зависят от применяемой в организации системы делопроизводства, характера справок и других факторов. Однако технология работы с картотеками по традиционной системе в ручном режиме стандартна.

После заполнения РКК (в 5 экз.) они распределяются следующим образом:

1 и 2-й экземпляры РКК вместе с документом отправляются исполнителю, затем
1-й экземпляр с подписью исполнителя о получении возвращается в подразделение по учету и регистрации службы ДОУ и устанавливается в регистрационную картотеку, рубриками которых являются названия месяцев года. Внутри РКК помещаются по датам поступления и порядковым номерам. Эта картотека иногда называется хронологической, является основной (страховой) и все отметки о движении документа вносятся в этот экземпляр РКК.

2-й экземпляр РКК остается в структурном подразделении и устанавливается в картотеку структурного подразделения организации.

3-й экземпляр РКК передается в контрольную службу (если документ подлежит контролю исполнения) и устанавливается в контрольно-сроковую картотеку по сроку исполнения.

4 и 5-й экземпляры РКК устанавливаются в справочных картотеках подразделения службы ДОУ по учету и регистрации, которые построены по выбранным признакам.

Все картотеки хранятся по месту их формирования после окончания делопроизводственного года еще 1–2 года. Архивный срок хранения РКК согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, – 3 года, после чего часть из них может быть уничтожена, а часть (РКК на распорядительные документы) может быть передана в ведомственный архив для пополнения там научно-справочного аппарата.

Если регистрация в организации осуществляется в автоматизированном режиме, то возможности информационно-справочной работы значительно расширяются и увеличивается скорость ее проведения. Автоматизированный информационно-поисковый массив ведется в соответствии с применяемым в местах регистрации документов программным обеспечением, единой формой РКК, в которой нормативно закреплен состав показателей, вводимых в ИПС. Также в ГСДОУ приведены правила заполнения этих показателей для обеспечения их однозначного толкования.

Современные системы управления базами данных позволяют быстро выдавать справки по любому из показателей РКК или по их комбинации. Поиск сведений может осуществляться как по документам текущего делопроизводственного года, так и по архивной базе данных, сформированной по документам прошлых лет. Справочные сведения могут выводиться на экран, могут распечатываться в виде РКК. Если поиск осуществляется по группе документов, то печать может осуществляться в табличной форме.

Читайте также: