Как правильно написать служебную записку на выделение денежных средств

Опубликовано: 15.05.2024

Как написать служебную записку (образец)? Данный вопрос часто волнует сотрудников различных предприятий, организаций, ведомств и учреждений. Записка – это способ для сотрудника донести свою позицию, мнение, либо определенную информацию до руководства или другого работника. В статье содержатся ссылки на образец служебной записки, а также ее бланк. Кроме того, раскрывается информация о том, как правильно написать служебную записку.

Для чего нужно писать служебную записку?

Служебная записка – это документ, с помощью которого реализуется одна из форм взаимодействия сотрудников организации, позволяющий разрешать различные вопросы в сфере деятельности той или иной фирмы.

Основной задачей служебной записки является донесение от одного работника другому сведений о различных нюансах трудовой деятельности, существующих проблемах и путях их разрешения.

Кроме того, данный документ позволяет разрешить возникшую у сотрудника проблему сообща, путем ее вынесения на обсуждение, заострения на ней внимания другого работника или начальства. Путем направления служебной записки сотрудник может не только получить поддержку, но и распределить ответственность.

Законодательство не устанавливает какой-либо утвержденной формы служебных записок, соответственно их можно составлять в произвольном виде. В то же время, документ может быть составлен в письменной, либо электронной форме. При написании записки используется официально-деловой стиль.

Пример составления служебной записки, ее форма, шаблон

Несмотря на то, что бланка служебной записки, разработанного на законодательном уровне, не существует, по ссылке в начале статьи можно скачать бланк документа, подготовленный на профессиональном уровне и актуальный в настоящее время.

В документе отражаются следующие сведения:

данные о получателе служебной записки. Они указываются в правом верхнем углу документа. Сведения включают информацию о Ф.И.О. получателя и его должности;
информация о наименовании документа и его номере, если таковой присваивается. Присваивать или не присваивать номер, зависит от того, как организован кадровый документооборот в конкретной организации;
изложение вопроса, по которому составляется документ, в частности могут быть перечислены определенные проблемы, предложения, и т.д.;
указание на возможные пути разрешения возникшей проблемы или вопроса. Данный пункт не является обязательным;
Ф.И.О. отправителя записки, данные о его должности, дата составления документа.

В шаблоне служебной записки, который можно скачать по ссылке в начале статьи, отражена вся перечисленная информация.

Как составить служебную записку? Образец оформления документа

То, как пишется служебная записка (образец) можно изучить, ознакомившись с представленным ниже примером. Текст служебной записки может быть изложен следующим образом.

Пример служебной записки

Генеральному директору ООО «Заковед»
Иванову Павлу Александровичу

Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!

Москва: +7 (499) 938-49-02

Петербург: +7 (812) 467-39-58

Бесплатный звонок по России: 8 (800) 350-84-13, доб. 453

Оказать содействие в поиске специалиста, который имеет высшее юридическое или бухгалтерское образование.

При наличии возможности, прошу разрешения обратиться к юристу ООО «Заковед» Горбунову И.А. с целью получения соответствующих разъяснений по интересующему вопросу.

О том, как написать служебную записку в электронном виде, пойдет речь далее.

Особенности электронного документооборота

В некоторых фирмах, бюджетных организациях, предприятиях, существует возможность обмена данными по электронным каналам связи, в частности по электронной почте, посредством использования чатов, общих папок в локальной сети. Такие способы позволяют оперативно обмениваться информацией.

Как писать служебную записку в электронном виде, если такая возможность есть? Ответ прост – аналогично бумажному варианту. Единственная проблема – идентификация отправителя. Вряд ли при электронном документообороте сотрудники организации будут использовать электронные цифровые подписи. Поэтому в тексте записки просто отражаются Ф.И.О., должности отправителя и получателя, а подпись не ставится.

Если используется электронная почта, либо чат в локальной сети, то получатель увидит данные отправителя (сведения об адресе электронной почты, либо о имени в чате).

Если требуется зафиксировать факт вручения документа получателю, рекомендуется использовать более архаичный бумажный документооборот. В этом случае можно распечатать два экземпляра документа и попросить получателя поставить на одном из них отметку о получении. В этом случае у отправителя будут доказательства того, что записка не только была направлена, но и получена.

Таким образом, служебную записку можно направлять другим сотрудникам или руководству как в бумажном, так и электронном виде. Во всех случаях записка может быть написана произвольно, без какого-либо шаблона, однако образец документа может помочь не упустить важных деталей при написании. Образец составления и бланк записки, которые можно использовать, доступны для скачивания по ссылкам в начале статьи.

Довольно часто случаются различные жизненные ситуации, которые вынуждают сотрудников писать служебные записки с просьбой выплаты определенных денежных средств.

Однако существует множество форм данного документа. А выбор одной из них осуществляется в зависимости от того какого вида денежную компенсацию и по какой причине требует работник. Предлагаем рассмотреть в этой статье различные образцы служебных записок, которые помогут вам правильно и без малейших затруднений получить столь желанные материальные средства.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Что за документ?

Служебная записка – это деловая бумага, предназначенная для использования строго внутри определенного предприятия, которая пишется касательно рабочих моментов и содержит определенные просьбы.

Записка, как правило, предназначается для рассмотрения руководителем того отдела, где числится работник, а решение относительно того, удовлетворять просьбу сотрудника или нет может принимать не только непосредственный начальник, но и лица руководящие другим подразделением.

Не существует окончательно утвержденного образца записки, поэтому по сей день руководствуются стандартами, принятыми в СССР.

Также ссылаются на общероссийский классификатор управленческой деятельности (ОКУД), который находится в свободном доступе для всех желающих. ОКУД одобрен постановлением государственного стандарта под номером 299, вступившего в силу с 30.11.1993 года.

Образцы служебных записок на все случаи жизни найдете в этой статье.

Допускается не только написанная на бумаге служебная записка, но и электронный вид данного документа. Хоть сотрудник и имеет право составить записку в относительно произвольной форме, он все же обязан учесть общие требования и указать необходимую информацию не зависимо от того для каких целей она заключается.

Государство позаботилось о работниках, которые выезжают в командировки за пределы Российской Федерации, обязав руководство компенсировать им расходы на определенные нужды (статья 168 Трудового Кодекса).

Также в ряде случаев могут потребоваться денежные средства на покупку рабочего инвентаря или оказание услуг, которые требуют оплаты и являются крайне необходимыми для обеспечения нормального рабочего процесса.

Пост, занимаемый руководителем, полное наименование организации, Ф.И.О. адресата и дату написания документа.

Эти данные нужно написать в “шапке” в правом верхнем углу.

Напишите свои личные данные, размер суммы, которую вы хотите получить и четко сформулируйте обстоятельства или причины, выступающие в роли оснований для получения. Лаконично перечислите по пунктам цели, на которые будут потрачены деньги. Затем дайте обещание с указанием сроков, не позднее которых будет предоставлен отчет работодателю касательно потраченной суммы.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ . Вышеприведенные пункты под номерами 1,2 и 4 служат в качестве общепринятых реквизитов для всех существующих групп записок служебного типа.

Образец служебной записки на получение денежных средств очень тесно переплетается с запиской о выдаче денежных средств и требует указания данных по такому же шаблону.

Однако чтобы соблюсти корректность составления документа, направленного именно на получение денежной суммы, необходимо обратиться к тому лицу, которое уполномочено распоряжаться денежными суммами организации. В ряде случаев потребуется указать законы, ссылаясь на которые вы изъявляете желание получить средства.

На представительские расходы

Практически любая организация осуществляет денежные траты на организацию различных приемов иностранных представителей, на оплату культурных мероприятий для гостей, на переводчика, на некоторые угощения, а также на целый список потребностей иного характера.

Образец записки на представительские расходы скачивайте здесь бесплатно.

Чтобы получить деньги на определенные потребности, необходимо прописать в документе общепринятые реквизиты для всех записок. А в основной части документа расписать, на что требуются средства, в чем состоит польза для предприятия в случае их предоставления, а в случае, если растраты уже были произведены, то прикрепить соответствующие чеки или расчетные документы.

На доплату за увеличение объема работ

Прописав общие пункты документа, в основной части сделайте акцент на то, какой тип работы выполнялся, обязательно отметьте сроки и объемы, которые превышают оговоренные трудовым договором, и точные координаты места, где сотрудник выполнил сверхурочный объем работы.

После чего укажите точную сумму, которую вы хотите получить, прописав ее не цифрами, а с помощью слов. По возможности указывайте пункты трудового договора, в которых установлены определенные стандарты, касаемо выполняемой работы.

Также ссылайтесь на пункты, согласно которым производится начисление заработной платы, чтобы доказать корректность требуемой вами денежной компенсации.

На аванс

Довольно часто возникает потребность в получении денег, которые выдаются сотруднику вперед в счет заработной платы. Аванс считается вполне допустимой законом выплатой.

Точные координаты того рабочего места, где трудится физическое лицо, претендующее на авансирование.

Точный размер суммы, требуемой в качестве аванса.

С какого времени работник трудится на данном предприятии.

Обстоятельства, в результате которых работнику необходима преждевременная выплата.

Руководителю ГУП г. Москвы

Трест «Мосотделстрой № 1

Сорокину Ю.П.

от начальника отдела кадров

Пригожина Б.А.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Прошу Вас дать разрешение на авансирование работника, выполняющего работу на объекте Электрогорск, ДК им. Ленина.

Работник осуществляет трудовую деятельность с 01 декабря 2009 года.

Лазарев М.В. – 8000 рублей
ИТОГО: 8000 рублей

Указанный выше работник обращается с просьбой об авансировании по семейным обстоятельствам.

Ранее авансы не получали, за декабрь заработанная сумма Лазарев М.В. 12006 руб. (на руки).

Начальник отдела кадров Пригожин Б.А.

На командировочные расходы

Эта категория считается одним из наиболее распространенных и востребованных видов служебных записок. К его написанию прибегают работники, которые вынуждены осуществлять отъезды с непосредственного рабочего места в служебных целях.

Написание служебной записки с просьбой возмещения командировочных средств, должно происходить строго после возвращения работника.

Необходимо указать перечень услуг, на которые были потрачены деньги в служебных целях, но этого недостаточно.

Нужно прикрепить соответствующие чеки, проездные билеты, квитанции на жилье и документы иного характера, свидетельствующие факт оплаты работником данных услуг.

На материальную помощь

Российским законодательством предусмотрены возможности получения работниками одноразовых выплат. Условия получения материальной помощи фиксируются в трудовом договоре.

Если конкретная ситуация, которая имеет место быть, соответствует определенным критериям трудового договора, то приступайте к написанию служебной записки.

Оформив общие реквизиты, в тексте документа только требуется указать обстоятельство в связи, с которым нужна материальная помощь, и соответствующую дату. Также нужно прикрепить документ, удостоверяющий данный факт.

Например, в случае получения пособия в связи с пополнением семьи, прописывается это обстоятельство, ставится дата рождения ребенка и прикладывается ксерокопия свидетельства. В случае болезни, указывается диагноз и прикрепляется больничный лист либо определенная справка.

На повышение оклада

Личная характеристика сотрудника, претендующего на повышение, перечень всех его сильных сторон, а также сроки работы на определенной должности.

Отличительные черты от других работников, перечисление всех курсов, которые окончил работник для повышения квалификации (по возможности прикрепить сертификаты).

Список всех достижений сотрудника, а также как он себя зарекомендовал в коллективе.

Факты, свидетельствующее о том, что физические лица, работающие на других предприятиях и выполняющие обязанности аналогичного рода, получают большую заработную плату.

С просьбой оплатить счет или закупить материал

В тех случаях, когда работнику нужно оплатить счета, связанные с потребностями организации, на благо которой он трудится, он имеет право требовать их оплаты.

Кроме основных пунктов, в записке нужно указать на какой вид услуг сотрудник просит деньги, по каким причинам, а также привести факты, свидетельствующие то, что затраты действительно имеют отношение к предприятию.

Обязательно пропишите сумму предстоящих денежных вложений и прикрепите счета.

Если вы не сохранили документ (или хотя бы его копию) с указанием денежной суммы за приобретенный товар или пользование какой-либо услугой, то работодатель может отказать в оплате счета. Поэтому уделите особо внимание сохранности счетов и следите, чтобы информация в счете не была поврежденной.

Дополнительные нюансы о служебных записках узнайте из видео-ролика:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

В нашей статье мы подробно рассмотрим образцы оформления служебных записок о выделении и возврате денежных средств, а также примеры документов для других нужд.

Типы документа по возмещению расходов

Как упоминалось выше, существуют несколько разновидностей служебных записок, о которых идёт речь, например:

На покрытие расходов. Такая бумага представляет собой документ финансовой отчётности и составляется по правилу, утверждённому приказом внутри предприятия.

На возврат денежных средств. Подобная бумага должна обязательно содержать реквизиты банка на счет, в котором буду перечисляться возвращаемые деньги. Ещё нужно указать название самой банковской организации и ФИО человека, являющегося держателем карты.

На выдачу денег на подотчет. Подобный документ может потребоваться в самых разных ситуациях, например, если нужно возместить представительские расходы, в т.ч проезд на такси, удовлетворить нужды работника в командировке и т.д.

Назначение

Любая служебная записка составляется для того, чтобы осветить какие-либо деловые вопросы. Последние должные иметь непосредственное отношение к рабочему процессу отдельно взятого работника или определённого структурного подразделения. Решение подобных вопросов, как правило, зависит от того подразделения, в которое отправляется служебная записка.

Целью написания бумаг перечисленных выше является получение сотрудником денежных средств с определённой целью. Например, когда работника отправляют в командировку, он должен написать бумагу на выдачу денег при этом стоит указать, на каком основании он должен получить деньги.

В конкретном случае основанием служит отъезд в другой город по рабочим делам. На основании такого документа сотруднику выдаются деньги, которые компенсируют траты на проживание и питание, а также на удовлетворение всех своих потребностей в рамках командировки.

Подробно о том, что такое служебная записка, читайте тут, а из этой статьи вы узнаете о правилах оформления служебных записок по ГОСТу, а также каковы требования к их написанию и внешнему виду.

Общие правила составления

В законодательстве РФ не указана чёткая форма оформления подобного документа, поэтому каждый работник может составить его в свободной форме или по шаблону, установленному в организации, в которой он работает.

Писать служебную записку можно как от руки, так и печатать на компьютере. Однако в любом случае документ должен содержать подпись составителя. Бывают случаи, когда люди, занимающие руководящие должности в организации, требуют, чтобы подобные бумаги составлялись на фирменных бланках и заверялись подписями определённых ответственных лиц.

Записка должна содержать в себе чётко сформулированную проблему, а также возможные пути её решения. Если такой документ составляет рядовой сотрудник, то его желательно заверить у человека, руководящего подразделением, в котором работает составитель.

Таким образом, можно показать, что руководитель подразделения ознакомлен с проблемой и согласен с позиций своего сотрудника относительно путей её решения.

Узнать о том, по каким правилам оформляется служебная записка, а также посмотреть образец документа, можно здесь.

Особенности и примеры подготовки запросов по выдаче денег

Такая бумага должна быть написана в свободной форме либо в соответствии, с шаблоном, утверждённом на предприятии. Она в обязательном порядке должна содержать такие сведения, как наименование предприятия, дата составления, информация о сотруднике, составившем документ, а также должностном лице, которое её в итоге получит.

Такой документ будет бесполезен для составителя, если он забудет указать наименование банка и номер счета, на который стоит переводить возвращаемые деньги. В самом низу бумаги автор должен поставить свою подпись.

Хоть такой документ и не имеет чёткой формы составления, тем не менее, нарушение общих правил может привести к тому, что его попросту не примут к рассмотрению.

Возмещение транспортных расходов

Подобная категория документов, о которых идёт речь, на сегодняшний день является наиболее распространённой и востребованной. Определённые установки относительно написания записок такого типа содержаться в Постановлении Правительства РФ под номером 749. Там сказано что:

Приступать к составлению подобной бумаги нужно приступать не раньше, чем составитель вернётся из командировки, в которой он понёс траты.

При составлении нужно чётко обозначить услуги, на которые были потрачены средства во время рабочей поездки. В рамках этого пункта автор документа должен приложить к документу чеки, проездные билеты и т.д.

Нужно конкретно обозначить число отъезда и дату возвращения.

Нужно обязательно указать пункт назначения, куда в итоге прибыл работник, и место, откуда он выехал.

Без этих сведений получатель записки не сможет составить чёткую картину понесенных расходов и может отказать в компенсации денежных средств или выплатит меньше чем нужно.

Получение материальной помощи

Законодательством РФ предусмотрена возможность выделения работодателем денежных средств, например в качестве материальной помощи. Условия получения подобных выплат должны чётко обозначаться в трудовом договоре.

Если сложившаяся ситуация вписывается в эти условия, то сотрудник может смело приступать к написанию служебной записки. После того как в тексте документа будут обозначены реквизиты, составитель должен чётко прописать обстоятельства, в связи с которыми потребовалась выдача денег.

Нужно указать дату составления и приложить документ, являющийся подтверждением того, что работнику действительно требуется материальная помощь. Например, если сотруднику требуется пособие в связи с пополнением семьи, то он должен это чётко прописать, приложить копию свидетельства о рождении и поставить дату.

Требования к оформлению

Как уже упоминалось выше, для составления подобных документов не существует чётких требований, и предприятия сами устанавливают шаблоны. Однако любая служебная записка должна быть составлена с учётом элементарных правил оформления, например:

Документ в обязательном порядке должен быть составлен на листе бумаги формата А4.

При составлении в программе Word нужно использовать шрифт под названием Times New Roman.

Размер шрифта должен быть 14 пунктов.

Необходимо установить межстрочный интервал 1,5.

Дата составления документа должна быть обозначена арабскими цифрами или буквами и числами.

Название документа может находиться как посередине листа, так и около границы левого поля.

Несоблюдение этих элементарных требований повлечёт за собой проблемы с любым документом. Ещё бумага может быть оформлена в письменном виде. В такой ситуации стоит уделить особое внимание орфографическим ошибкам и общей грамотности текста.

Больше о правилах оформления служебных записок по ГОСТу, а также какие требования применяются к их написанию, читайте тут.

Пример написания

Как уже упоминалось выше, в документе должны быть указаны некоторые обязательные сведения такие как:

Наименование получателя и отправителя, например, генеральному директору ООО «Корвет» Сидельникову Г.П. от главного бухгалтера Степановой З.В.

Далее, обозначается наименование документа и его основная часть, например, служебная записка, согласно пункту 15 коллективного договора, прошу оказать единовременную материальную помощью бухгалтеру Петровой В.М. в размере 30000 руб. в связи с пополнением семьи, то есть рождением ребёнка.

Следующим шагом, перечисляются основания, например, заявление Петровой В.М. и свидетельство о рождении ребёнка.

К составлению документа, о котором шла речь, нужно подходить очень серьёзно. Даже несмотря на то, что для него не существует чёткой формы составления, общие правила оформления должны соблюдаться в любом случае. Это поможет избежать проблем и задержек в будущем.

Сегодня практически каждая компания сталкивается с необходимостью выдачи денежных средств (ДС) под авансовый отчет. Основной нормативный документ, регулирующий выдачу подотчетных сумм, – указание ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У, а конкретно – п. 6.3 данного указания.

Если ранее заявление было обязательным элементом для выдачи подотчетных сумм, то с вступлением в силу 19.08.2017 указания ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У за фирмой закреплено право выдавать деньги под отчет на основании либо заявления работника, либо распорядительного документа руководителя.

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 распорядительный документ можно составить на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.

Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.

Выбранный порядок должен найти отражение в положении о расчетах с подотчетными лицами.

Разъяснения Центробанка о том, как оформить распорядительный документ на подотчет, см. в материале «Выдача денежных средств в подотчет — по какому документу?».

Полностью процедура выдачи и возврата подотчетных сумм отражена в системе КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к К+ и переходите к рекомендациям.

Как выглядит заявление подотчетного лица о выдаче денег

Заявление составляется в произвольной форме и должно содержать следующие реквизиты (п. 6.3 указания 3210-У):

1 Сумму необходимых для покупки средств.

2 Срок, на который выдаются ДС.

3 Разрешающую визу руководителя и дату.

ВАЖНО! С 19.08.2017 допускается выдача средств подотчетному лицу, даже если оно не отчиталось по ранее полученным авансам (п. 1.3 указания № 4416-У).

Необходимость оформлять заявление при перечислении ДС на карту сотрудника или корпоративную карту компании законодательно не закреплена, поскольку указание № 3210-У регулирует только операции с денежной наличностью. Однако чиновники считают, что заявление работника все же необходимо (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Однако многие бухгалтеры игнорируют нормы указаний ЦБ РФ и не требуют оформления ни заявлений подотчетными лицами, ни задокументированных распоряжений на выдачу подотчетных сумм от руководителя. Налоговики во время проверки могут посчитать такой подход нарушением и попытаться оштрафовать компанию на основании положений п. 1 ст. 15.1 КоАП «Нарушение порядка работы с денежной наличностью». Однако отдельный штраф именно за несоблюдение норм п. 6.3 указания № 3210-У не установлен. В связи с чем его можно будет оспорить в суде.

Положительная судебная практика уже имеется, например постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда от 06.05.2013 № 09АП-11841/2013-АК. Кроме того, суды также принимали сторону налогоплательщиков и при иных нарушениях работы с наличностью, выявленных налоговиками в ходе проверки (постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда от 13.05.2013 № 09АП-10884/2013).

Таким образом, выдача подотчетных сумм обязательно должна предваряться одним из документов: заявлением работника или приказом директора. Иначе возможны претензии проверяющих.

Образец заявления на получение денег в подотчет

Если в положении о расчетах с подотчетными лицами компания утвердила необходимость составления заявления на подотчет, то в целях экономии времени рекомендуем вам оформить соответствующий шаблон заявления — тогда сотрудникам останется вписать необходимые сведения и завизировать документ у руководителя.

Заполнить заявление может и сотрудник бухгалтерии, а после — подписать его у подотчетного лица. Кроме того, разрешающую визу вместо директора может проставить любой сотрудник, уполномоченный на это соответствующей доверенностью. Таким образом, процесс оформления заявлений предельно упростится.

Образец заявления на выдачу средств под отчет можно скачать на нашем сайте:

Проверьте, правильно ли вы отражаете в учете взаиморасчеты с подотчетными лицами, с помощью Готового решения от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Итоги

Действующее законодательство больше не содержит однозначное требование о необходимости оформления сотрудниками компании заявлений для получения денежных средств под авансовый отчет: выдачу денег можно оформлять и приказом руководителя. Однако если ваша компания определила в локальном нормативном акте, что подотчетные суммы выдаются по заявлению, то данный документ должен быть правильно оформлен и завизирован руководителем.

Сегодня практически каждая компания сталкивается с необходимостью выдачи денежных средств (ДС) под авансовый отчет. Основной нормативный документ, регулирующий выдачу подотчетных сумм, – указание ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У, а конкретно – п. 6.3 данного указания.

Если ранее заявление было обязательным элементом для выдачи подотчетных сумм, то с вступлением в силу 19.08.2017 указания ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У за фирмой закреплено право выдавать деньги под отчет на основании либо заявления работника, либо распорядительного документа руководителя.

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 распорядительный документ можно составить на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.

Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.

Выбранный порядок должен найти отражение в положении о расчетах с подотчетными лицами.

Разъяснения Центробанка о том, как оформить распорядительный документ на подотчет, см. в материале «Выдача денежных средств в подотчет — по какому документу?».

Полностью процедура выдачи и возврата подотчетных сумм отражена в системе КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к К+ и переходите к рекомендациям.

Как выглядит заявление подотчетного лица о выдаче денег

Заявление составляется в произвольной форме и должно содержать следующие реквизиты (п. 6.3 указания 3210-У):

1 Сумму необходимых для покупки средств.

2 Срок, на который выдаются ДС.

3 Разрешающую визу руководителя и дату.

ВАЖНО! С 19.08.2017 допускается выдача средств подотчетному лицу, даже если оно не отчиталось по ранее полученным авансам (п. 1.3 указания № 4416-У).

Необходимость оформлять заявление при перечислении ДС на карту сотрудника или корпоративную карту компании законодательно не закреплена, поскольку указание № 3210-У регулирует только операции с денежной наличностью. Однако чиновники считают, что заявление работника все же необходимо (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Однако многие бухгалтеры игнорируют нормы указаний ЦБ РФ и не требуют оформления ни заявлений подотчетными лицами, ни задокументированных распоряжений на выдачу подотчетных сумм от руководителя. Налоговики во время проверки могут посчитать такой подход нарушением и попытаться оштрафовать компанию на основании положений п. 1 ст. 15.1 КоАП «Нарушение порядка работы с денежной наличностью». Однако отдельный штраф именно за несоблюдение норм п. 6.3 указания № 3210-У не установлен. В связи с чем его можно будет оспорить в суде.

Положительная судебная практика уже имеется, например постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда от 06.05.2013 № 09АП-11841/2013-АК. Кроме того, суды также принимали сторону налогоплательщиков и при иных нарушениях работы с наличностью, выявленных налоговиками в ходе проверки (постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда от 13.05.2013 № 09АП-10884/2013).

Таким образом, выдача подотчетных сумм обязательно должна предваряться одним из документов: заявлением работника или приказом директора. Иначе возможны претензии проверяющих.

Образец заявления на получение денег в подотчет

Если в положении о расчетах с подотчетными лицами компания утвердила необходимость составления заявления на подотчет, то в целях экономии времени рекомендуем вам оформить соответствующий шаблон заявления — тогда сотрудникам останется вписать необходимые сведения и завизировать документ у руководителя.

Заполнить заявление может и сотрудник бухгалтерии, а после — подписать его у подотчетного лица. Кроме того, разрешающую визу вместо директора может проставить любой сотрудник, уполномоченный на это соответствующей доверенностью. Таким образом, процесс оформления заявлений предельно упростится.

Образец заявления на выдачу средств под отчет можно скачать на нашем сайте:

Проверьте, правильно ли вы отражаете в учете взаиморасчеты с подотчетными лицами, с помощью Готового решения от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Итоги

Действующее законодательство больше не содержит однозначное требование о необходимости оформления сотрудниками компании заявлений для получения денежных средств под авансовый отчет: выдачу денег можно оформлять и приказом руководителя. Однако если ваша компания определила в локальном нормативном акте, что подотчетные суммы выдаются по заявлению, то данный документ должен быть правильно оформлен и завизирован руководителем.

Читайте также:


Как сделать санитарную книжку в старом осколе

Как написать служебную записку на персональную надбавку

Как написать объяснительную в пфр по сзв м

Можно ли фотографировать трудовой договор

Как написать заявление в профсоюз о защите прав работников