Как сделать выписку из трудового договора образец

Опубликовано: 14.05.2024

Составление выписки из трудовой книжки происходит в случае, когда владельцу данного документа требуется письменное доказательство о его стаже, опыте или месте работы.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Куда может потребоваться выписка

Обычно выписки требуются в:

государственные органы (для установления права того или иного человека на субсидии, льготы и прочие финансовые послабления),
банковские структуры (для анализа платежеспособности клиента при выдаче займов и кредитов).

Однако, этими организациями перечень учреждений, которые могут попросить выписку из трудовой не ограничивается – список на самом намного шире. В числе прочего выписка может понадобиться и при трудоустройстве на другую работу в качестве совместителя.

Почему нельзя воспользоваться самой трудовой книжкой

Трудовая книжка бывает на руках у владельца только тогда, когда он находится без работы. При трудоустройстве этот документ передается в отдел кадров предприятия, где в него сначала вносятся все необходимые записи, а затем он включается в личное дело сотрудника. После этого ответственность за содержание и сохранность трудовой книжки переходит на специалиста отдела кадров. Процедура организована именно таким образом потому, что трудовая книжка является документом строгого учета, на основании которого в дальнейшем производится подсчет стажа и начисление пенсии по возрасту.

Чем отличается выписка от копии

Кто делает выписку

Обычно непосредственно выдачей выписок из трудовых книжек занимается:

сотрудник отдела кадров,
секретарь организации (если эта функция входит в его должностные обязанности),
либо сам руководитель.

Кто должен заверять выписку

Выписку может заверить любой ответственный работник компании, уполномоченный на подписание таких копий.

Отсутствие подписи главного руководителя предприятия (директора или генерального директора) не делает выписку недействительной. При этом документ желательно заверять печатью, но также не обязательно, поскольку с 2016 года предприятия и организации освобождены от требования использовать в своей деятельности печати и штампы.

Порядок и сроки выдачи выписки

Если возникла потребность в выписке из трудовой книжки, единственное, что нужно сделать – написать и любым удобным способом передать работодателю заявление в свободной форме на имя руководителя предприятия или ответственного сотрудника.

На основе этого заявления выпускается соответствующий приказ, который служит основанием для выдачи документа.

По закону выписка должна быть готова в течение трех дней с момента написания заявления. При этом работник может указать и другие, более сжатые в сроки, но работодатель не обязан идти ему навстречу. Поэтому если есть какая-то особенная срочность, лучше запастись письменными доказательствами этого и обязательно прикрепить их в виде приложения к заявлению.

Имеют ли право отказать в выписке

Трудовая книжка является собственностью того, на кого она выписана, поэтому в ведении работодателя она находится временно, а именно ровно на тот период, пока между предприятием и сотрудником действует трудовой договор.

Отказать в выписке из трудовой книжки работодатель не может – право работника на ее получение закреплено в трудовом законодательстве РФ.

Сколько раз можно обращаться за выпиской из трудовой книжки

Нормы по количеству обращений за выпиской из трудовой книжки нет, так что каждый сотрудник предприятия может делать это сколько угодно раз и в какое угодно время – работодатель обязан будет каждый раз удовлетворять просьбу работника.

Нужно ли указывать причину получения выписки

Работодатель обязан выдать выписку из трудовой книжки вне зависимости от того, куда и для каких целей она нужна сотруднику.

Более того – он не имеет права требовать с него объяснений. Иными словами, подчиненный может просто попросить предоставления ему выписки безо всяких обоснований и адреса, по которому она требуется.

Нужно ли регистрировать выписку

Любые действия с трудовой книжкой фиксируются в специальном внутреннем журнале учета движения трудовых книжек, в том числе и снятие с них копий и выписок – в журнал вносится дата выписки, а также кому именно она была выдана.

Образец выписки из трудовой книжки

Выписка делается либо вручную, либо копируется через ксерокс, при этом использоваться может как простой лист А4 формата, так и фирменный бланк организации. Вне зависимости от того, в каком режиме она готовится, она обязательно должна быть удостоверена автографом ответственного сотрудника. Обычно выписка умещается на одной странице, но если их несколько, то каждую нужно заверить подписью, пронумеровать и проштамповать.

Выписка обязательно должна содержать в себе следующие сведения:

название документа,
наименование организации-работодателя,
должность ответственного лица,
фамилию, имя, отчество ответственного лица, который ее сделал,
данные о владельце трудовой книжки (т.е. того, кому собственно требуется выписка): его фамилию-имя-отчество, дату рождения и сведения об образовании и профессии.
номер трудовой книжки,
дату начала ее ведения.

Остальная информация зависит от того, для какой именно надобности она сделана, при этом обязательно следует поставить отметку о том, что «Данный работник трудится в компании до настоящего времени».

В завершение под выпиской обязательно должна стоять подпись ответственного лица с расшифровкой.

В первую очередь от работника требуется написание заявления. Затем оно передается сотруднику кадрового отдела либо иному доверенному и уполномоченному руководителем лицу. Требуемый документ обязаны предоставить не позже, чем через три дня с момента его обращения. Об этом четко прописано в правилах, в том числе и о том, как сделать выписку из трудовой книжки правильно. Заявление должно содержать в себе всю информацию, связанную с названием организации, ее директором, с персональными данными самого работника.

Когда требуется выписка

Сегодня при возникновении трудовых отношений между работником и его работодателем необходимо в обязательном порядке составлять специальное соглашение (договор).

При этом согласно п.№140 ГОСТ Р 7.0.8-2013 работник имеет право потребовать у своего работодателя воспроизвести часть документа и заверить его соответствующей печатью организации, а также подписью исполнительного/генерального директора либо начальника.

Подобного рода документ будет называться выпиской из трудового договора.

Чаще всего он требуется для предоставления в следующие структуры и учреждения:

прокуратуру;
налоговую инспекцию;
банковскую организацию;
иное.

Заверенная подписью генерального директора выписка из трудового договора чаще всего служит документальным подтверждением отсутствия нарушения трудовых взаимоотношений с наемным работником – физическим лицом.

Нередко данный документ требуют налоговые службы.

Основанием для этого может являться:

прояснение обстоятельств неуплаты налогов работником;
камеральная проверка самого предприятия-работодателя.

Если у физического лица возникают какие-либо проблемы с исполнением своих налоговых обязательств, то специальные службы могут на основании решения суда потребовать от работодателя специальную выписку, где обозначаются все условия выплаты заработной платы, а также иные влияющие на доход факторы.

Также выписка может положить подтверждением дохода в банке, если работник по какой-то причине желает взять деньги в долг.

Как и для налоговой делается выписка из раздела трудового договора, затрагивающего величину заработной платы.

Многие банки требуют именно этот документ – так как в некоторых случаях он отражает реальную заработную сотрудника.

Пример выписки из трудового Договора

Структура и описание, образец

Данный документ не имеет жестко регламентированной структуры.

Сама выписка должна полностью отображать все наиболее важные моменты трудового соглашения, копировать отдельные его части.

При этом документ может быть даже использован в качестве замены для копии трудового соглашения.

Но при этом следует помнить, что сделать копию трудового договора и заверить ее намного проще, чем составить выписку из него.

Формирование последнего документа требует внушительных затрат времени, а также сил.

Сам документ может состоять из требуемого количества самых разных пунктов.

Основными, наиболее важными, которые могут быть указаны, являются следующие:

полное наименование организации, являющейся работодателем;
фамилия, имя, отчество сотрудника, его полные персональные данные;
все должностные обязанности, которые выполнял работник;
какую ответственность несет работник за неправомерные действия;
реквизиты приказа о приеме на работу (его дата и номер);
наименование занимаемой сотрудником должности;
количество рабочего времени, а также предназначенного для отдыха;
длительность оплачиваемого ежегодного отпуска;
обязанности работодателя по отношению к сотруднику;
подпись руководителя с расшифровкой, а также дата формирования самой выписки.

Особое внимание работнику отдела кадров необходимо уделить именно должностным обязанностям работника, а также иным моментам, которые копируют информацию из самого трудового договора.

Также при необходимости к выписке в обязательном порядке необходимо прилагать копию трудовой книжки – если это требуется.

Также перед составлением документа рассматриваемого типа необходимо в обязательном порядке ознакомиться с гл.№10 ТК РФ.

[stextbox ней максимально подробно обозначены все моменты, касающиеся составления самого трудового договора.[/stextbox]

Если суд или же иные органы усмотрят какие-либо нарушения в выписке, то работодателя может ожидать достаточно серьезный штраф или же иные санкции.

Образец Выписки из Трудового договора (скачать):

Последствия представления неверных сведений

Важным условием составления документа рассматриваемого типа является правдивость предоставляемых сведений.

Если в выписке будут обозначены недостоверные, с ошибками, сведения, то работодатель понесет за это серьезную административную или же в некоторых случаях уголовную ответственность.

Наиболее часто применяемыми санкциями со стороны различных органов по отношению к работодателю являются следующие:

штраф на должностное лицо;
штраф на организацию.

В некоторых отдельных случаях предоставление неверных сведений может являться поводом для заведения уголовного дела — например, когда работодатель на свое усмотрения изменяет информацию в выписке с целью сокрытия каких-либо важных данных, необходимых для раскрытия преступления.

[stextbox за подобные рода деяния штрафами, величина которых составляет более 100 тыс. рублей или же условными/реальными тюремными сроками.[/stextbox]

При этом должностное лицо, на которое налагается соответствующее наказание – исполнительный или генеральный директор, так как работник отдела кадров является обычным исполнителем, выполняющим указания своего непосредственного начальника.

Чаще всего подобного рода деяния подпадают под действие ст.№19.8.1 КоАП.

Согласно данной статье, наказание является следующим:

штраф для должностных лиц – от 5 до 20 тыс. рублей;
штраф для юридических лиц – от 100 до 500 тыс. рублей;
дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет – если нарушение было свершено лицом, ранее уже привлекавшемуся к ответственности по данной статье.

Большая часть нарушений при неправильном составлении выписки подпадает именно под административные статьи.

Знать, согласно каким именно правилам составляется рассматриваемая выписка, необходимо не только самому работодателю, но и его непосредственному работнику. Таким образом, можно избежать возникновения различных сложных спорных ситуаций.

В Инструкции по ведению трудовых книжек, к сожалению, отсутствуют положения, отражающие порядок заполнения трудовой книжки при приеме на работу (увольнении с работы) лиц, избранных (назначенных) на должность генерального директора (директора) организации. В данном случае можно предложить два варианта решения этой проблемы.

Первый вариант основан на том, что по общему правилу первым приказом, который издает после своего избрания (назначения) генеральный директор (директор), является приказ о вступлении в должность. В качестве основания приказа указывается решение общего собрания учредителей или акционеров об избрании (назначении) руководителя данной организации со ссылкой на протокол общего собрания и заключенный в связи с этим срочный трудовой договор.

Согласно п.10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей все записи о выполняемой работе и увольнении вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока. Поэтому, исходя из буквального понимания данного правила в трудовой книжке генерального директора (директора) должен быть указан упомянутый выше приказ о вступлении в должность.

В любое время сотрудник компании, даже работавший в ней ранее, может попросить предоставить документы о своей работе. Выписка из трудового договора необходима в нескольких случаях, и при этом имеет определенную форму, по которой ее должны составлять.

Когда требуется документ

При начале трудовых отношений между сотрудником и его нанимателем по требованиям законодательства должен заключаться трудовой договор. Он устанавливает права и обязанности обеих сторон, а также подтверждает сам факт трудоустройства.

Выписка из договора регламентирована ГОСТ Р 7.0.8-2013 и его пунктом 140. Согласно ему, работник имеет полное право потребовать воспроизведения части документа и его заверения печатью предприятия.

Выписка из трудового соглашения требуется в немногих ситуациях, но без нее не получится:

подтвердить наличие стажа, как страхового, так и специального, необходимого для получения пенсионных выплат
уточнить размер дохода для получения займа в финансовых учреждениях
оспорить решения работодателя в суде
подтвердить данные, необходимые для обращения в государственные инстанции

Кроме того, для налоговых и правоохранительных органов выписка из договора также потребуется по запросу. При оформлении пенсии именно ей подтверждается занятость во вредных или опасных для жизни условиях, если в ПФР нет данных касательно этого. При утере трудовой книжки именно выписки, полученные от прошлых работодателей, подтвердят наличие опыта работы и его длительность.

Кто может получить документ

Прежде всего, право запросить выписку есть у каждого человека, официально работающего или работавшего ранее. Право предоставляется на основании заявления, в котором указывается информация, необходимая к предоставлению:

размер заработной платы и прочих выплат
должностные обязанности, выполняемые на определенной должности
стаж работы в рамках конкретного предприятия и т.д.

Кроме непосредственно человека, получить выписку из договора о трудовой деятельности могут и государственные ведомства. Обычно это делается в рамках проверок и прочих контрольных мероприятий. Без этих данных не обходится большинство уголовных и административных производств.

Чтобы получить информацию, в которой содержатся персональные данные работника, госорган должен сформировать официальный запрос. В нем указываются основания, имеющиеся для получения сведений, а также перечень истребуемой информации. Проверка может касаться как отдельного работника, так и целой компании, разница только в количестве запрашиваемой информации.

Примером может служить ситуация, в которой запрос делается в рамках расследования дела об уклонении одного из сотрудников от уплаты налогов. В ответ на запрос предприятие должно предоставить исчерпывающие сведения о зарплате за указанный госорганом период. Составлять выписки самостоятельно предприятие может по инициативе руководства, к примеру при подаче заявки на тендеры, аукционы или желании войти в саморегулирующиеся организации.

Заявление сотрудника на выписку

Форма заявления, которым запрашивается выписка, не установлена законодательно, но при этом должна составляться с соблюдением общепринятой структуры. Требуется письменная форма заявления на чистом листе бумаги, реквизиты необходимо предусмотреть следующие:

сведения о руководителе, которому направляется запрос, в том числе его ФИО и занимаемая должность
информация заявителя, к которой относятся не только ФИО, но и контактные сведения
реквизиты трудового договора, его номер и дата, это нужно для четкого понимания, откуда брать запрашиваемую информацию
список данных, запрашиваемых у предприятия
место предоставления выписки, также допустимо указать желаемый метод доставки
дата и подпись автора заявки

Закон не требует указания организации или подразделения, куда будет предоставляться выписка. Но с учетом рисков разглашения персональных данных, за которые отвечает их распорядитель, а это работодатель, иногда в заявке все же просят указывать дальнейшую судьбу выписки.

Кто делает выписку

В зависимости от размера предприятия, формировать выписку могут в отделе кадров, либо непосредственно в руководстве фирмы. Если для предоставления этого документа выделен отдельный сотрудник, это должно быть установлено во внутреннем приказе и должностной инструкции. Это лицо будет проверять основания для предоставления сведений, а также понесет ответственность, если конфиденциальная информация будет предоставлена посторонним.

Если отдела кадров и специального сотрудника нет, оформлением выписки занимается непосредственный руководитель предприятия. Он имеет право подписи от имени юрлица, поэтому заявление также пишется на его имя.

Порядок и сроки выдачи

После подготовки заявления и его передачи руководству, либо в отдел кадров у ответственных лиц есть три рабочих дня. Если в данный период входят выходные, срок выдачи документа останавливается и возобновляется в ближайший рабочий день. Обычно на изготовление выписки уходит один день, при этом за выдачу справки с данными из трудового договора заявитель должен расписаться во внутреннем журнале.

Если заявитель не получил сведения в установленные для обращений сроки, он может написать жалобу на имя руководителя. Это будет действенно, если речь идет о невыполнении обязанностей сотрудником кадрового подразделения. Вне зависимости от причин невыдачи документа, при длительной задержке есть вариант обращения в Трудовую инспекцию, как контролирующий работодателей орган.

Видео об оформлении трудового договора:

Структура и описание выписки

Выписка из трудового договора предоставляется непосредственно заявителю под роспись. Она не является копией оригинала, поскольку в ней выделены только сведения, запрошенные человеком.

Составление выписки должно проходить по следующим реквизитам:

полное название компании и ее регистрационные данные
название документа
регистрационный номер документа согласно журнала и дата его подготовки
сведения о том, какие стороны являются участниками соглашения
выдаваемая информация
подпись уполномоченного на формирование справки лица, либо руководителя предприятия, а также печать юридического лица

Если у фирмы нет печати, она не проставляется на выписке. А если необходимы практически все сведения из договора, тогда проще будет оформить его заверенную копию.

Правила оформления

При формировании выписки работодатель должен соблюдать определенные правила, которые позволят соблюсти закон и не допустить ошибок в процедуре. Ответственные лица должны учитывать следующие нюансы:

Предоставление документа происходит бесплатно.
При оформлении выписки желательно использовать пункты 25-26 ГОСТа Р 7.0.8-2013, которые говорят о формате документа и определении выписки.
Официально выдаваемый документ должен содержать в себе реквизиты, установленные в типовой форме.
Любой выдаваемый документ регистрируется во внутреннем журнале, равно как и заявление человека.
Поскольку выписка основывается на официальных трудовых актах, она должна быть соответствующим образом подписана и заверена.

Никаких особых правил оформления не существует, важно только придерживаться общих норм.

Имеют ли право отказать

У работодателя есть установленная законом обязанность предоставлять людям информацию по любым вопросам, связанным с трудом в рамках предприятия. Эти данные касаются непосредственно заявителя, и отказать в предоставлении касающихся человека сведений компания не может.

Невозможность отказа установлена статьей 62 ТК РФ.

Если же ответственный человек откажется предоставлять выписку, следует попросить официальное подтверждение, как правило, на заявлении ставится отметка. Данное действие незаконно и легко обжалуется непосредственному руководству, либо же претензия направляется в трудовую инспекцию с приложением отказа.

Нужно ли регистрировать

Заявления и выдаваемые справки регистрируются методами внутреннего учета компании. Если сотрудник не терял трудовую книжку, логично, что выписка о самом факте трудоустройства будет производиться из нее. Данный факт регистрируется в журнале учета движения трудовых книжек, который необходим на предприятии.

В случае с выпиской из трудового договора, а именно такой документ встречается чаще всего, данные о приеме заявления и выдаче результата вносятся в журнал входящей/исходящей корреспонденции. Получая подпись заявителя при получении справки, работодатель защищает себя от претензий, связанных с невыдачей документа. Кроме того, регистрация справок и выписок потребуется и для ведения нормального документооборота.

Ведение журналов учета на видео:

Как заверить

Сформированная выписка имеет силу только в случае, если ее официально заверят. Это необязательно делать руководителю, поскольку работник, уполномоченный на легализацию документов, вправе подтвердить выписку. Таким образом, руководство освобождено от обязанности подписывать документы, поскольку может делегировать полномочия подчиненным.

Кроме того, печать хоть и желательна, но с 2016 года не является обязательной. Тогда в законодательстве произошли изменения, освобождающие предприятия и иные юридические лица от использования печатей и штампов в ходе деятельности.

Ответственность нанимателя за непредоставление выписки

Несмотря на то, что выдача выписки обязательна после заявления человека и отказ попросту не предусмотрен, его нельзя исключать. Причиной этого может быть непрофессионализм сотрудников и незнание законодательства, между тем, незнание не освобождает от ответственности. Она бывает административной либо даже уголовной.

Наступает ответственность в том случае, если человек, чьи права были ущемлены отказом, обратится в контролирующий орган. В этом случае будет проведена проверка, согласно которой за нарушение назначат штраф в сумме до 50-ти тысяч рублей. Весомая сумма объясняется тем, что компания попросту нарушает трудовое законодательство.

Отдельно находится ситуация, в которой компания не предоставит выписку по запросу государственной структуры. Это характеризуется как препятствование выполнению должностных обязанностей чиновников, поэтому за нарушение подобного рода предусмотрен штраф до 10 000 рублей.

Последствия указания неверных сведений

Ситуация, в которой предприятие предоставит неточную информацию, приравнивается к отказу в выдаче и приводит к назначению тех же санкций. То есть, компании назначат административный штраф до 50-ти тыс. рублей. Но гораздо хуже, если запрос подавался государственными структурами для проведения расследования.

При непредоставлении или искажении информации в этом случае ситуацию расценят как попытку сокрытия нарушений законодательства, как уголовного, трудового, так и налогового. В итоге, ответственное за выписки лицо имеет риск стать фигурантом уголовного дела и получить реальный срок лишения свободы.

Пример выписки

Как уже говорилось, документ должен быть выполнен по общепринятой структуре, при этом сама форма свободная. Это означает, что при наличии необходимых реквизитов и запрашиваемой информации может применяться любой формат. Желательно, чтобы она была подробной, примером является следующий документ.

Выписка из трудового договора поможет подтвердить стаж при утере трудовой книжки и рассчитать пенсию, она также запрашивается в кредитных учреждениях для подтверждения дохода. Оформление возможно по месту работы, также допустимо обращаться к бывшим работодателям, если это необходимо для восстановления стажа. Отказ в выдаче документа не предусмотрен, за это предполагается административная и даже уголовная ответственность должностных лиц, которая назначается контролирующими органами.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Сотрудник компании, даже бывший, может попросить нанимателя предоставить ему копии или выписки из любых документов, связанных с его трудовой деятельностью на предприятии. И наниматель не имеет права ему отказать в получении таких документов (ТК РФ, ст. 62). Наряду со сведениями из трудовых книжек, самым часто запрашиваемым документом являются выписки из трудового договора.

При необходимости получения отдельных сведений из трудового соглашения, работник или госорган, могут запросить у нанимателя выписку из трудового договора. Как правило, запрашивают информацию о зарплате, должностных обязанностях или стаже работы.

Государственные ведомства могут получить доступ к информации из трудовых договоров работников предприятия при проведении различных проверочных или контрольных мероприятий, расследования некоторых видов административных или уголовных дел. Для этого оформляется официальный запрос, в котором указывают основания для получения сведений из трудового договора, а также данные, которые хотят получить.

Например, налоговое ведомство подозревает одного из сотрудников компании в уклонении от уплаты налогов. Для подтверждения уровня дохода, запрашивают выписку из трудового договора, в которой должны быть указаны должностной оклад, размеры надбавок и премий.

Запросить информацию из трудового соглашения могут и судебные инстанции в рамках рассмотрения споров между работником и нанимателем. В этом случае могут понадобиться различные данные.

Например, при разбирательстве с обжалованием дисциплинарного взыскания, суд интересуют обязанности, которые выполнял сотрудник, границы его материальной ответственности. Если рассматривается дело о незаконном увольнении по инициативе нанимателя, суд запросит информацию о зарплате, для расчета компенсации за вынужденный прогул.

Выписки из трудовых соглашений могут быть изготовлены и по распоряжению руководителя или собственника компании. Иногда они нужны при подаче документов для участия в тендерах или аукционах, вступления в члены саморегулирующихся организаций. Этот документ нужен для подтверждения квалификации или стажа работы персонала, полномочий руководителя фирмы.

Выписка из трудового договора по просьбе работника

Кадровое подразделение предприятия также может подготовить выписку по просьбе сотрудника или бывшего работника. Чаще всего эти сведения нужны для:

обоснования размера дохода при получении отдельных видов кредитов в банковских учреждениях;
оспаривания решений нанимателя в судебном порядке;
подтверждения отдельных сведений при подаче заявлений в госорганы.

Выпиской из трудового договора работник при оформлении пенсии подтверждает стаж работы, в том числе во вредных или опасных условиях, если информация в трудовой книжке расходится с данными, имеющимися в распоряжении ПФР. Пригодиться этот документ может и в случае утери трудовой книжки.

Некоторые банковские учреждения просят вместо справки о зарплате предоставить выписку из трудового соглашения, для того, чтобы удостовериться в реальном уровне дохода потенциального кредитополучателя. Также возникнет необходимость в подтверждении отдельных сведений из трудового соглашения при оформлении различных льгот или субсидий.

Для получения этого документа, работнику нужно написать заявление и передать его в кадровое подразделение.

Законодательство дает нанимателю три рабочих дня для подготовки и передачи выписки, сотруднику, который попросил ее сделать.

Заявление сотрудника на выписку из трудового договора

Форма заявления на получение выписки может быть произвольной, оформляют его в письменном виде на стандартном листе бумаги. Сотрудник может написать его по аналогии с другими обращениями по кадровым вопросам, принятыми в документообороте предприятия.

Заявление на выписку должно содержать следующую информацию:

данные руководителя, к которому обращаются за выпиской (Ф. И. О. , должность);
сведения о заявителе (Ф. И. О., контактные данные);
номер и дату трудового договора, из которого нужна выписка;
перечень данных для включения в выписку;
место предоставления выписки;
дату и подпись заявителя.

Но многие руководители, подстраховывают себя и работников кадрового подразделения, на случай несанкционированного разглашения персональных данных сотрудников. Поэтому просят в заявлении указывать, в какую организацию будет передана выписка.

Заявление можно составить следующим образом:

Директору ООО «Бриз-М»

Прошу предоставить мне выписку из трудового договора № 325 от 03.05.2008 г. В ней необходимо указать, срок контракта, мою должность и выполнение в это время работ, связанных с повышенным вредным воздействием на здоровье. Этот документ мне нужен для подтверждения специального стажа при оформлении пенсии в ПФР.

20.06.2018 Морохов Л. Д.

Ответственность нанимателя за непредоставление или недостоверность выписки

Если работодатель отказывается выдать выписку или в ней допущены ошибки (расхождения), то такие действия становятся поводом для наступления административной, а в некоторых случаях и уголовной ответственности.

Контролирующие органы могут расценить отказ от выдачи или ошибки в выписке, как непредоставление или недостоверность сведений, препятствие выполнению должностных обязанностей сотрудников надзорного ведомства. Это обойдется нарушителю в сумму до 10 000 рублей.

А игнорирование письменной просьбы работника будет расценено как нарушение трудового законодательства и может обойтись фирме в сумму до 50 000 рублей.

Если сведения искажены намеренно, с целью сокрытия нарушений трудового законодательства или уклонения от уплаты необходимых налогов, то может наступить и уголовная ответственность для лица, подавшего заведомо ложные сведения.

После получения распоряжения о подготовке документа, сотрудник кадрового подразделения, ответственный за ведение личных дел работников компании, составляет этот документ.

Если из контракта работника нужны почти все значимые условия договора, то проще оформить вместо выписки заверенную копию самого документа.

При составлении выписки указывают:

При заполнении запрашиваемой информации в выписке из трудового договора, за образец можно взять сам контракт с работником и просто перенести эти сведения в составляемый документ. Печать на документе проставляется при ее наличии. Без оттиска печати выписка также будет действительной.

Пример выписки из трудового договора

Закрытое акционерное общество «Медтехностиль»

ИНН 45236985 ОГРН 1423658963257

ВЫПИСКА ИЗ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА № 6536 от 30.03.2016 года

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР № 6536

Закрытое акционерное общество «Медтехностиль», в лице заместителя генерального директора Вантеева Михаила Евстигнеевича, действующего на основании доверенности от 03.02.2014 № 65-8, именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны и Невсковский Андрей Федорович, паспорт

36 58 365423, выданный Отделом УФМС по г. Нижнеуральску 15.06.2008 года, проживающий по адресу: г. Нижнеуральск, ул. Первобережная, д. 69, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.

ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
- Работник нанимается к Работодателю для выполнения работы в должности «Менеджера», в отдел сбыта.

1.5 Срок действия договора составляет 5 лет с даты заключения.

СИСТЕМА ОПЛАТЫ ТРУДА
- Назначить Работнику ежемесячный должностной оклад в размере 12 000 рублей, с ежегодной индексацией на 3 %.

4.6 Условия премирования Работника.

4.6.1 Ежемесячно, по результатам работы премировать Работника в следующих размерах:

При выполнении планов по объему поставок на:

За каждые последующие 10 % перевыполнения плановых показателей, увеличивать размер дополнительного вознаграждения на 1% от должностного оклада.

4.6.2 Ежеквартально выплачивать Работнику премию в размере 30 % от должностного оклада, при условии выполнения плановых показателей по поставкам продукции всеми работниками отдела сбыта.

4.6.3 Дополнительным условием для назначения премиальных выплат, является отсутствие у работника непогашенных дисциплинарных взысканий в течение 3 месяцев.

Начальник отдела кадров

Выводы

Выписка из трудового договора, предоставляется, в тех случаях, когда нужны отдельные сведения о сотруднике компании. Она не является полной копией контракта с работником. Этот документ может быть оформлен по просьбе сотрудника фирмы, контролирующих органов, судов или по распоряжению руководства для подготовки заявок на участие в различных тендерах.

К подготовке выписки из трудового договора нужно подходить ответственно, любая ошибка в этом документе может повлечь штрафные санкции для нанимателя, а в некоторых случаях, послужить поводом для привлечения к уголовной ответственности.

После заключения трудового договора между работодателем и новым сотрудником, принятым в штат, кадровая служба по форме Т-1 составляет приказ (распоряжение) о приеме на работу нового сотрудника, из которого при необходимости можно сделать неограниченное количество выписок для предоставления в различные организации.

Как правило, копию распоряжения о трудоустройстве работник запрашивает самостоятельно на основании устной или письменной просьбы.

Когда нужна выписка из приказа о приеме на работу?

Выписку можно предоставлять в любое место по требованию. Чаще всего она требуется работнику, чтобы передать в стороннюю организацию или государственный орган.

Стандартно копия требуется в таких случаях:

для предоставления в ПФР (для оформления документов для пенсии, восстановления трудовой книжки после ее утери или по другим причинам);
по запросу полиции или суда для процесса;
если работнику нужно предоставить справку в иную компанию, где он работает по совместительству;
самый распространенный вариант – для передачи информации о трудоустройстве между отделами одного предприятия (например, для оформления табелей учета рабочего времени, начисления заработной платы, подтверждения приказов на отпуск и иных документов от отдела кадров).

Выписка создается по причине невозможности предоставлять по месту требования оригинал приказа (он хранится на предприятии в одном экземпляре).

Выписка отличается от приказа тем, что содержит информацию только о работнике и сроке осуществляемой им профессиональной деятельности.

Приказы и трудовые договоры нельзя передавать и по той причине, что они содержат конфиденциальную информацию (согласно Постановлению Госкомстата №1, в котором и утверждены нормы написания распоряжения типовой формы Т-1).

К данным ограниченного доступа относятся сведения о размере оклада, наличии премий и других стимулирующих выплат, а также информация о других работниках организации.

Иными словами, выписка является сокращенным и общедоступным вариантом приказа, поэтому относительно проста в изготовлении.

Подготовить ее обязаны за 3-5 рабочих дня после передачи письменно оформленной просьбы о выдаче. Датироваться должна тем числом, когда подписан оригинал документа о приме сотрудника на работу.

Выписка не имеет срока действия, поэтому ее можно взять всего один раз (стаж будет определен автоматически, поскольку в бланке отражена дата начала работы на предприятии).

Как оформить?

Подготовка выписок из различных приказов возлагается на одного из работников кадровой службы или ее начальника. Не установлено унифицированной формы составления, однако ряд правил может быть закреплен в локальных нормативных актах предприятия.

Копия изготавливается индивидуально на каждого сотрудника. Оформлять ее нужно на листе формата А4 или фирменных бланках.

Необходимо строго соблюдать структуру документа:

«Шапка» должна соответствовать распоряжению. Иногда рекомендуется добавить сокращенное название организации, ее телефонный номер, факс и другую контактную информацию.
Основная часть формируется как выдержка из приказа – приводятся ФИО сотрудника, структурное подразделение, где он трудоустроен, должность или профессия с категорией, дата приема на работу.
В нижней части документа приводится ФИО, подпись и должность работника отдела кадров или бухгалтера, занимающегося элементами кадрового документооборота.
Выписка должна включать подписи руководителя, секретаря и начальника отдела кадров. Обязательно заверить печатью организации-работодателя.

Дополнительно можно указывать ссылку на местоположение оригинала приказа. Например, привести фразу: «Подлинник документа находится в ООО «Альфа-бизнес» в деле № 5-56 за 2018 год». Выписка выдается работнику под роспись.

Выводы

Из приказа о приеме на работу, составляемого по типовой форме Т-1, можно получить выписку для внутриорганизационного использования, передачи в иные организации или государственные службы.

По требованию работника индивидуальную копию обязаны сделать не позднее 5 рабочих дней с момента обращения. Передавать оригинал распоряжения нельзя, поскольку он, согласно Постановлению Госкомстата №1, содержит конфиденциальную информацию.

Выписка считается недействительной, если на ней отсутствуют подписи руководителя предприятия, секретаря, начальника отдела кадров, самого сотрудника и печать организации.

При подготовке не будет лишним сделать сноску, в которой указать местонахождение подлинника распоряжения о приеме на работу.

Читайте также: