Как удержать с работника за вкладыш в трудовую книжку

Опубликовано: 14.05.2024

Если работодатель принимает на работу нового сотрудника, он обязан внести запись о приеме в его трудовую книжку. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него еще нет, то работодатель обязан выдать ему бланк трудовой книжки. При этом стоимость бланка работник обязан возместить. В статье рассмотрим как удержать стоимость трудовой книжки из заработной платы работника.

Способы взыскания стоимости трудовой книжки с зарплаты работника

В соответствии с правилами выдачи трудовых книжек, работодатель вправе взимать за них плату (Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003). Плату за трудовую с работника взымают при принятии его на работу впервые. Если у сотрудника все страницы трудовой закончились и для записей в раздел «Сведения о работе» не осталось места, то сотруднику выдают вкладыш. Стоимость вкладыша также удерживается с работника.

Существует несколько способов, по которым работник может возместить стоимость трудовой книжки или вкладыша. К ним относят:

оплату наличными;
перечисление средств на расчетной счет работодателя;
удержание из заработной платы.

Если оплата за трудовую производится сотрудником наличными, то оформляется этого приходно-кассовым ордером. Удержание стоимости трудовой с зарплаты работника производится только по соответствующему заявлению. Без заявления от работника, вычесть с его зарплаты стоимость книжки работодатель не вправе.Бесспорное удержание проводится только в определенных случаях, предусмотренных статьями 137 и 248 ТК РФ, но в данный перечень выдача трудовой книжки не входит.

Как определить стоимость трудовой книжки к возмещению

Важно! Стоимость бланка трудовой, которая подлежит возмещению работником, определяется исходя из фактических затрат работодателя на приобретение этого бланка.

Учет трудовых книжек

Трудовые книжки представляют собой документы строгой отчетности и законодательство определяет порядок их хранения и учета (Постановление №225). Каждый работодатель должен вести специальные книги учета трудовых:

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Первая книга обычно ведется в бухгалтерии. Необходимые записи заносятся в нее сразу же после получения от поставщика необходимых бланков.

Важно! В книге указываются все операции, связанные с приобретением и расходованием трудовых и вкладышей, при этом заносятся серии и номера бланков. Помимо этого указывается стоимость закупленных бланков. Именно ее работник и должен будет возместить.

Вторую книгу ведут уже кадровые службы. Но, если ее в организации нет, то такая обязанность также ложится на плечи бухгалтерии. В данную книгу вносят сведения о дате приема нового сотрудника, его должность и реквизиты документа, на основании которого происходит оформление приема на работу.

Бухгалтерский учет

Денежные средства, полученные от работника за трудовую книжку учитываются в качестве прочих доходов на 91 счете, субсчете 1 «Прочие доходы». Если работник вносит деньги непосредственно в кассу, то корреспондировать счет 91.1 будет с 73 счетом «Расчеты с персоналом по прочим операциям». А если работник написал заявление на удержание стоимости трудовой из его зарплаты, то корреспонденция будет со счетом 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Проводки при этом будут следующими:

Д50 К 73 – от работника получена плата за бланк трудовой книжки;

Д73 (70) К91.1 – начислен прочий доход за реализацию трудовой книжки сотруднику;

Д91.2 К68 – за реализацию трудовой сотруднику начислен НДС.

Заявление сотрудника на удержание с заработной платы стоимости трудовой книжки или вкладыша к ней

Специального бланка заявления на удержания из зарплаты работника стоимости трудовой книжки нет. Заявление пишется в свободном виде, при этом работодатель бланк заявления вправе разработать самостоятельно. Это позволит привести все документы к общему порядку и сократить время, затрачиваемое сотрудниками на поиск нужного бланка документа. В заявлении должна быть указана стоимость трудовой книжки (вкладыша к ней), по которой работодатель приобрел эти бланки. Приведем образец такого заявления.

Когда трудовая книжка выдается бесплатно

В определенных случаях бланки трудовых оформляются бесплатно. К ним относят:

чрезвычайные происшествия, в результате которых трудовые книжки работников пришли в негодность;
порча бланка трудовой сотрудником, ответственным за кадровый учет (в случае первичного заполнения).

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Обязан ли работодатель иметь в наличии бланки трудовых книжек?

Ответ: Да, обязан. У работодателя в наличии всегда должны быть бланки трудовых и вкладышей в необходимом количестве. В противном случае возникает риск несвоевременного оформления трудовых вновь принятым сотрудникам, а также внесения сведений во вкладыш работающим сотрудникам. Для того, чтобы подобных нарушений избежать, работодателю следует установить определенный лимит бланков и в случае его достижения закупать новые. При этом конкретное число, которому должен равняться такой лимит, законодательство не предусматривает. Каждый работодатель определяет его самостоятельно исходя из численности штата, текучести, а также числа принимаемых молодых сотрудников. Размер запаса бланков трудовых лучше будет закрепить в локальном акте компании, например, в приказе.

Вопрос: Может ли работодатель не взымать денег за трудовые со своих работников?

Ответ: Конкретного ответа на данный вопрос законодательство не предоставляет. Согласно общим правилам, работодатель вправе потребовать с работника возместить стоимость бланка трудовой книжки. Однако прямая обязанность по взиманию денег с работника за выдачу трудовых нет. Если обратиться к бюджетным организациям, то в соответствии со статьями 28 и 34 БК РФ, бесплатная выдача трудовых, приобретенных из бюджетных средств, приведет к нарушению процесса их использования.

Другими словами, бесплатная выдача бланков книжек приведет к увеличению расходов организации (так как возмещения бюджетных средств не будет), а это является нарушением принципов использования бюджетных денег (принцип результативности и принцип эффективности использования).

В компании «ТЕКС» в июне 2019 года на Никитину А.П. оформили трудовую книжку, поскольку это было ее первым местом работы. Сотрудница подала заявление работодателю, чтобы у нее удержали за эту книжку 236 руб.

Как правильно отразить такую операцию в 1С Зарплата?

Необходимо выполнить следующие действия:

Настроить соответствующий вид.
Зарегистрировать соответствующее удержание.

Как настроить вид удержания?

Перейти в Настройки, далее выбрать Удержания.
Использовать кнопку Создать.
В соответствующем поле необходимо выбрать вид удержания. В рассматриваемом примере это удержание затрат на книжку (рис. 1).
Если больше нет иных сотрудников, на которых трудовая книжка заводится впервые, то целесообразно установить флажок в положение не используется.
В закладках:
- выбрать раздел Назначение, в соответствующем поле указать на требуемое удержание, далее выбрать Ежемесячно, в поле, где можно выбрать вид операции, необходимо выбрать значение удержания по прочим операциям, можно установить флажок для удержаний в первой половине месяца или вместе с авансом, а также при выплатах в рамках межрасчетного периода;
- в Расчете устанавливаем соответствующий переключатель в состояние, при котором расчет указывается фиксированной суммой, если же требуется рассчитать результат по формуле, то пройдите по ссылке Редактировать, после чего укажите необходимую формулу.

Как зарегистрировать факт удержания затрат на трудовую книжку в 1С ЗУП?

Чтобы удержать какие-либо суммы у сотрудника, требуется использовать документ Удержания. Этим же документом можно скорректировать удержания либо полностью отменить их.

Перейти в раздел Заработная плата, после чего выбрать Алименты.
Нажать на кнопку Создать, далее выбрать документ Удержание.
Информация в поле Организация вносится автоматически. Если в программе зарегистрирована больше, чем одна организация, то она предоставит возможность выбрать требуемую (рис. 3).
Указать дату, которой должен быть зарегистрирован документ.
Выбрать из списка соответствующего сотрудника, за счет которого производится удержание.
Указать вид удержания в соответствующем поле. В рассматриваемом примере требуется выбрать Удержание затрат на трудовую книжку.
Если работник трудится сразу у нескольких работодателей, то дополнительно указывается, по основному или дополнительному месту работы производится удержание.
Далее требуется указать, с какой даты производится такое удержание. Поскольку удержание носит разовый характер, то окончание периода указывать не требуется. Если в отношении данного работника уже действует подобное удержание, то его всегда можно скорректировать.
Указать размер удержания в соответствующем поле. В рассматриваемом случае – это 236 рублей.
Если же удержание не носит разовый характер, то можно установить флажок для окончания удержаний при достижении определенной суммы.
Нажать на кнопку Провести, после чего закрыть окошко.

Чтобы произвести удержание затрат на трудовую книжку, необходимо перейти в раздел Зарплата, далее Начисления. Этим документом и следует произвести удержание (рис. 4).

Чтобы заполнить автоматически данный документ, необходимо нажать на кнопку Заполнить или Подобрать.
В процессе заполнения документа табличная часть заполняется всеми видами удержаний, которые назначены сотрудникам предприятия.

Сумма, которая зарегистрирована и отражена в документе, уменьшит сумму, подлежащую выплате сотруднику.

Чтобы получить сведения о суммах удержаний у сотрудников, требуется перейти в раздел Зарплата, далее в Отчеты, после чего выбрать Удержания. Можно выбрать определенный период, за который требуется получить информацию об удержаниях (рис. 5).

Когда синхронизируются данные с программой 1С, то такие удержания отражаются проводкой счетов 70 (дебет) и 73.03 (кредит).

Бумажная трудовая книжка: инструкция для работодателя

В этой статье будем говорить о бумажных трудовых. Этот материал пригодится, если принимаете на работу человека, который на предыдущем месте решил сохранить бумажную трудовую книжку и не перешёл на электронную.

Если сотрудник устраивается на работу впервые, заводить бумажную книжку не нужно. По таким работникам достаточно передать сведения в пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД, то есть нужно сразу вести электронную трудовую книжку (ЭТК). Подробнее о ней мы написали в другой статье.

Трудовая книжка — основной документ о стаже сотрудника. И с ней много вопросов. Расскажем, как заполнять, хранить и учитывать бумажные трудовые книжки.

Когда не надо вести трудовую книжку

Заключаете договор подряда (ГПХ) или ученический договор. Такие отношения регламентирует гражданское законодательство, а не трудовое, поэтому запись не нужна.
Заключаете трудовой договор о дистанционной работе. По соглашению сторон можно не вести трудовую книжку. Об этом написано в статье 312.2 Трудового кодекса.

Предприниматели не отражают в трудовой книжке свой предпринимательский стаж. Пенсионный фонд рассчитает его по уплаченным страховым взносам.

Где брать трудовую книжку

Работодатель ведет трудовые книжки на всех сотрудников, которые проработали у него более 5 дней. Когда человек устраивается на работу, он приносит свою трудовую книжку.

Если сотрудник потерял трудовую книжку или она испорчена, подготовьте для него новую.

По правилам, покупать бланки можно только у организаций, которые отвечают требованиям «Гознака». Мы посмотрели на сайте изготовителя — там всего 6 уполномоченных организаций, а на самом деле продавцов гораздо больше.

Чтобы не купить поддельный бланк, запросите у продавца разрешение и договор. Лучше потратить время на поиск надежного поставщика, чем получить штраф за нарушение трудового законодательства.

Кто оплачивает бланки трудовой книжки и вкладышей

Работодатель покупает бланки трудовых книжек, а сотрудник возмещает затраты. Так говорится в Правилах ведения и хранения трудовых книжек. Просто вычесть стоимость бланка из зарплаты нельзя. Сотрудник должен написать заявление на удержание.

Если выдаете трудовые бесплатно, пропишите это в локальных нормативных актах, например, в правилах трудового распорядка. Так можно. По сути вы дарите сотруднику трудовую книжку. Подарки дешевле 4000 рублей не облагаются НДФЛ.

Как заполнять трудовую книжку

Пишите в книжке черной, синей или фиолетовой ручкой, без сокращений. Нельзя писать «пр.» вместо «приказ» или «пер.» вместо «переведен».

Пишите арабскими цифрами. Число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Если приняли сотрудника 12 августа 2021 года, в трудовой книжке сделайте запись: «12.08.2021».

Какие сведения вносить

о сотруднике;
о выполняемой работе;
о переводах на другую постоянную работу и об увольнении;
основания прекращения трудового договора;
сведения о награждениях за успехи в работе;
о совместительстве — по желанию сотрудника.

Каждая запись в трудовой книжке о выполняемой работе, переводе и увольнении дублируется в личной карточке сотрудника.

Как заполнить титульный лист

При оформлении новой трудовой книжки заполните титульный лист.

Впишите без сокращений фамилию, имя, отчество сотрудника. Сделайте запись на основании паспорта или другого документа, который удостоверяет личность.
Укажите дату рождения в формате «число, месяц, год».
В полях «образование», «профессия, специальность» сделайте запись на основании диплома или аттестата. Запись об образовании может быть такой:

Образование: высшее профессиональное

Профессия, специальность: бухгалтер

Укажите дату заполнения и попросите владельца поставить подпись.

Ответственный за ведение трудовых книжек должен расписаться на титульном листе. Ответственным может быть сам ИП, бухгалтер, а в больших организациях — инспектор по кадрам или начальник отдела кадров. Здесь же поставьте печать организации, если она есть.

Как сделать запись о приёме на работу

В трудовой книжке откройте раздел «Сведения о работе». Он идет сразу после титульного листа.

В столбце 3 в виде заголовка полное и сокращенное название компании, если оно есть. Вместо рукописного названия можно использовать штамп с наименованием организации. Роструд подтвердил это в Письме от 19.08.2015 N 1922-6-1.
Ниже заголовка сделайте запись о том, что приняли сотрудника и напишите должность. Должность, как правило, соответствует штатному расписанию. Исключение — когда федеральные законы дают льготы или накладывают ограничения по определенным профессиям. Тогда названия этих профессий должны соответствовать наименованиям и требованиям из квалификационных справочников. Это редкая ситуация, и мы надеемся, что вы с ней не столкнетесь.
В столбце 1 поставьте порядковый номер записи, в столбце 2 — дату приема на работу.
В столбце 4 напишите дату и номер приказа, по которому сотрудник принят на работу.

Как сделать запись об изменении должности сотрудника

В столбце 1 укажите порядковый номер записи.
В столбце 2 — дату записи.
В столбце 3 напишите: «Переведен на должность….».
В столбце 4 — реквизиты приказа о переводе. Запись должна быть сделана в течение недели со дня приказа.

Как сделать запись об увольнении

В столбце 1 поставьте порядковый номер записи.
В столбце 2 — дату увольнения.
В столбце 3 сделайте запись о причине увольнения с обязательной ссылкой на пункт статьи Трудового кодекса.

Например: «Уволен по собственному желанию» пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

В столбце 4 укажите документ-основание, его дату и номер.
Выдайте трудовую книжку с записью об увольнении в последний день работы.

Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

Эльба подходит для ИП и ООО с сотрудниками. Сервис подготовит всю необходимую отчётность, посчитает зарплату, налоги и взносы и сформирует платёжки.

Как изменить ФИО сотрудника в трудовой

Если сотрудник сменил ФИО, исправьте запись на титульном листе. Одной чертой зачеркните прежнюю фамилию, имя или отчество, после — запишите новые данные.

Исправлять со слов сотрудника нельзя. Изменения можно делать только на основании паспорта, свидетельств о браке или расторжении, и других документов. Ссылаться на их номер и дату — обязательно. На внутренней стороне обложки трудовой книжки напишите документ-основание, поставьте подпись ответственного и печать работодателя, если есть.

Как изменить сведения об образовании или профессии

Если сотрудник получил образование или новую профессию, впишите их в титульный лист. Прежние данные зачеркивать не нужно, перечислите новые сведения через запятую:

Образование: высшее профессиональное

Профессия, специальность: бухгалтер, инженер-программист

Как изменить название организации

Если изменили название организации в ЕГРЮЛ, столбцы 1 и 2 заполнять не нужно.

В столбце 3 сделайте запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то».
В столбце 4 укажите основание переименования — приказ, его дата и номер.

Попросить сотрудника обратиться за исправлением к прошлому работодателю. Трудовую книжку выдайте сотруднику под расписку.
Сделать запрос предыдущему работодателю самим. На основании официального ответа внести в трудовую книжку исправления. Основанием будут копии приказов о приеме на работу, переводе и увольнении.

Зачеркивать неточные или неправильные записи в этом разделе нельзя. Внесите исправление отдельной строкой.

В столбце 1 укажите следующий порядковый номер.
В столбце 2 укажите дату внесения записи.
В столбце 3 напишите: «Запись за номером таким-то недействительна».
Затем в той же строчке сделайте правильную запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в столбце 4 повторите дату и номер приказа, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, или укажите дату номер приказа, на основании которого вносится правильная запись. Об этом говорит пункт 1.2 Постановления Минтруда.

Если ошиблись в наименовании организации, то указывать следующий порядковый номер не нужно.

Напишите в столбце 3 «В наименовании организации допущена ошибка» и с новой строки — правильное название организации.

Когда нужен вкладыш в трудовую книжку

Если все страницы раздела заполнены, вшейте вкладыш. Оформляйте и ведите его так же, как трудовую.

На внутренней стороне обложки трудовой поставьте штамп: «Выдан вкладыш», укажите его серию и номер. Вкладыш без трудовой недействителен.

Как учитывать и хранить трудовые книжки

Работодатель хранит и учитывает трудовые книжки. Если в организации нет отдела кадров, назначьте ответственного с помощью приказа. При смене ответственного передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. В акте нужно прописать количество и фактический состав трудовых книжек и вкладышей в них.

Трудовые книжки и вкладыши — это бланки строгой отчетности. Хранить их нужно в сейфах, металлических шкафах или в помещениях, куда нет доступа посторонним. Выдавать бланки можно только ответственному за ведение трудовых книжек, по заявке. Если ответственный сам ИП, он свободно распоряжается бланками и не пишет заявку самому себе.

В остальном для предпринимателей и малого бизнеса поблажек нет: вести учет нужно по всем правилам.

Для учета понадобятся:

В приходно-расходную книгу записывайте, от кого получили и кому выдали бланки. Указывайте фамилию ответственного сотрудника или название организации. Записывайте серию и номера каждого бланка.

В книге учета движения регистрируйте все трудовые книжки: принятые от сотрудников и выданные вновь.

Когда сотрудник увольняется, попросите его расписаться в книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Об этом говорит пункт 41 Постановление Правительства.

В конце месяца ответственный обязан отчитаться в бухгалтерию организации о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные бланки нужно уничтожить и составить акт списания. Если бухгалтерии нет — значит, и отчитываться не надо.

Работодатели должны всегда хранить запасные бланки трудовой книжки и вкладыши в неё.

Как заверить копию трудовой

Обычно сотрудники просят копию, чтобы получить кредит или сделать визу.

Напишите на копии: «Верно». Укажите место, где хранится оригинал, номер и год дела. Если трудовая хранится не в составе дела, напишите: «подлинник документа находится в отделе кадров».

Поставьте подпись ответственного и штамп организации так, чтобы они не перекрывали друг друга.

Выдайте копию в течение трех рабочих дней с момента получения заявления от сотрудника.

Ответственность

За отсутствие книг учета или их неправильное оформление предусмотрен штраф:

Трудовая книжка – основной документ, отражающий места и периоды занятости человека. Однако бывает такое, что для новой информации о деятельности трудящегося нет места. В такой ситуации заводится вкладыш в трудовую книжку.

Когда требуется вкладыш

Если гражданин часто меняет места работы, и не остается свободных полей для отметок в трудовой книжке, работодателем оформляется типовое приложение. Правила его заполнения и оформления регламентированы для исполнения кадровыми органами предприятий.

ВАЖНО! Запрещается изготавливать формуляр самостоятельно. Такое действие нарушает приказ Минфина России от 22.12.2003 №117Н. Производство форм для записи стажа и вложений для них находится в компетенции государственного учреждения «Гознак».

Правила оформления вкладыша в трудовую книжку

Утверждающим документом для формы вложения является Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках».

Правила оформления документа изложены в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Приложение приобретается и оформляется руководством, но его стоимость по предварительному уведомлению работника вычитывается из его заработной платы.

ВАЖНО! Сотруднику должны оформить формуляр в той организации, где закончились свободные строки в основной форме. На новой работе при отсутствии места для отметок о трудоустройстве сотрудника отправят на прежнее место работы для устранения проблемы.

Вложение по аналогии с основной документацией о трудовой деятельности включает в себя два раздела:

Сведения о стаже (отведено 9 листов).
Наградная информация (занимает 8 разворотов).

Перед тем как приступить к внесению данных во вложение сотрудник кадровой службы ставит штамп о выдаче вкладыша. В случае отсутствия специальной печати в организации можно написать эту фразу от руки. Место нанесения информации не регламентируется, поэтому пометка с серией и номером располагается в любом удобном месте.

ВНИМАНИЕ! Вклады является дополнением и без трудовой книжки не является действительным.

Образец заполнения

При заполнении вкладыша необходимо внести следующую информацию:

Ф. И. О. работника в отдельных строках;
дата заведения формуляра;
запись об образовании и специализации работника;
личная подпись сотрудника;
подпись и печать кадровика.

ВНИМАНИЕ! Если при внесении персональных данных в формуляр, кадровиком допущена ошибка или исправление, бланк нужно утилизировать и выдать сотруднику новый. О факте уничтожения нужно сделать пометку в соответствующем журнале.

Правила заполнения разделов идентичны тем, которыми кадровые службы пользуются для заполнения трудовой книжки. Строки заполняются синей или черной шариковой ручкой. Заверяется запись печатью и подписью начальника.

Нумерация отметок в приложении начинается не с «1». Если номер последней записи в основных сведениях о стаже «52», первой строке вкладыша присваивается номер «53». Одинаковый номер в конце одного и начале другого документа можно проставлять в том случае, если отметка не вместилась полностью. Например, наименование организации в одной строке, а занимаемая должность – в другой.

Как правильно вшить вкладыш

Указаний нет, каким образом вшить приложение к основному документу о трудовой деятельности. Можно вшивать формуляр в середину или начало. Но правильнее присоединить приложение к задней обложке.

Для этого необходимо расположить приложение в развернутом виде между обложкой и последним листом документа, проделать отверстия насквозь со стороны обложки и прошить книжку плотной нитью. Закреплять нить следует с внутренней стороны. Место соединения не нужно дополнительно опечатывать.

Если вкладыш не один, следует пришивать их последовательно друг за другом.

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

Учет и налогообложение трудовых книжек

Порядок ведения и оформления:

Надо ли начислять НДС при выдаче работникам трудовых книжек или вкладышей в них, ведь они переданы работникам по той же стоимости, что и приобретены?

Да, надо начислять НДС. Объектом налогообложения НДС являются операции по реализации товаров (работ, услуг) на территории РФ. Операции по выдаче работодателем работникам трудовых книжек (вкладышей) относятся к такой реализации (переход права собственности произошел).

Особенностей применения НДС при реализации товаров (работ, услуг) по стоимости их приобретения глава 21 НК РФ не содержит (Письмо Минфина РФ от 28.08.2019 N 03-07-11/66111).

Нужно ли составлять СФ и регистрировать его в книге продаж при выдаче работникам трудовых книжек или вкладышей в них, если они переданы работникам по той же стоимости, что и приобретены?

При выдаче работнику трудовой книжки (вкладыша) организации-работодателю возможно выписать в 1-м экземпляре СФ и зарегистрировать его в книге продаж (Письмо Минфина РФ от 16.07.2019 N 03-07-09/52577).

А кассовый чек при реализации трудовых книжек пробивать не надо – возмещение работниками расходов работодателя на приобретение бланка трудовой книжки не относится к расчетам для целей Федерального закона N 54-ФЗ (Письмо Минфина РФ от 04.12.2018 N 03-01-15/87763, Письмо Минфина РФ от 25.01.2019 N 03-01-15/4355).

Нужно ли начислять НДС при выдаче работникам трудовых книжек (вкладышей), если они переданы работникам безвозмездно?

Можно ли принять к вычету входящий НДС по приобретению трудовых книжек (вкладышей)?

Да, можно принять к вычету входящий НДС по трудовым книжкам (вкладышам) т. к. операция по их выдаче (оформлению) облагается НДС (п. 2 ст. 171 НК РФ, п. 1 ст. 172 НК РФ)

Порядок учета НДС

Учетная политика БУ

Учетная политика НУ

Алгоритм учета трудовых книжек в 1С

01 августа Организация приобрела 25 бланков трудовых книжек на сумму 7 500 руб. (в т.ч. НДС 20%)

01 августа трудовая книжка, 1 шт., оформлена на работника, который впервые устроился на работу.

02 августа произведена 100% постоплата за трудовые книжки.

31 августа стоимость трудовой книжки удержана из зарплаты работника по его заявлению.

По учетной политике бланки трудовых книжек учитываются в составе МПЗ.

НДС начисляется на дату передачи трудовых книжек, и на эту же дату нужно отразить эту операцию в Книге продаж:

работодатель обязан оформить трудовую книжку при заключении трудового договора впервые (ст. 65 ТК РФ);
при выдаче трудовой книжки с работника взимается плата за ее бланк (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);
выдача сотрудникам трудовых книжек/вкладышей (в т. ч. за плату по стоимости приобретения) признается реализацией товаров, облагаемой НДС (п. 1 ст. 39 НК РФ, пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).

Поступление трудовых книжек. Документ Поступление (акт, накладная) ;
Учет трудовых книжек на забалансовом счете Дт 006. Документ Операция, введенная вручную ;
Оформление трудовой книжки работнику. Документ Реализация (акт, накладная) . На основании документа Реализация (акт, накладная) создать документ Счет-фактуру выданный ;
Списание трудовой книжки с забалансового счета Кт 006. Документ Операция, введенная вручную ;
Перенос задолженности работника за оформление трудовой книжки. Документ Операция, введенная вручную ;
Оплата за трудовые книжки. Документ Списание с расчетного счета – Оплата поставщику ;
Создать вид удержания, например, Удержание за трудовые книжки ;
При расчете зарплаты в документе Начисление заработной платы на вкладке Удержание добавить созданное удержание;
Удержание стоимости трудовой книжки из зарплаты работника. Документ Операция, введенная вручную .

Поступление трудовых книжек.

Справочники – Товары и услуги – Номенклатура – ссылка Счета учета номенклатуры .

Учет трудовых книжек на забалансовом счете.

Счет 006 Бланки строгой отчетности.

Оформление трудовой книжки работнику.

Списание трудовой книжки с забалансового счета.

Перенос задолженности работника за оформление трудовой книжки.

Оплата за трудовые книжки.

Создать вид удержания за трудовые книжки: Зарплата и кадры – Справочники и настройки – Настройки зарплаты – Расчет зарплаты – Удержания .

Начисление заработной платы на вкладке Удержание добавить созданное удержание.

Удержание учтено при Начислении зарплаты .

Ведомость на выплату.

Зарплата и кадры – Зарплата – Отчеты по зарплате – Удержания из зарплаты .

Удержание стоимости трудовой книжки из зарплаты сотрудника.

Контроль задолженности по ОСВ (карточке) по счету 70, 73.03.

См. также:

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Карточка публикации

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Вы можете задать еще вопросов

Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8.
Оформить заявку от имени Юр. или Физ. лица вы можете здесь >>

Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>

Изменения в 2021 году, о которых нужно знать бухгалтеру

[06.04.2021 запись] Учетная политика на 2021 в 1С

Приобретение малоценных объектов сроком использования более 12 месяцев

Конструктор учетной политики в бухгалтерском, налоговом, НДС учете

Очень содержательно, без воды, на все вопросы озвучены ответы,спасибо огромное!

Читайте также: