Как в 1с внести заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Опубликовано: 01.05.2024

1С:Электронные трудовые книжки - сервис, который помогает сформировать отчетность в Пенсионный Фонд России, а также вести кадровый учет небольшой фирмы (оформлять прием, кадровый переводи увольнение сотрудника).

Ознакомиться с порядком работы в сервисе можно также в нашей Видеоинструкции

Правовое регулирование

Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" с 1 января 2020 г. в России вводится электронная трудовая книжка. Все работодатели (организации и ИП) обязаны представлять информацию о трудовой деятельности своих сотрудников в Пенсионный Фонд России (далее - ПФР).

Сведения представляются по форме СЗВ-ТД "Сведения о трудовой деятельности, зарегистрированного лица" ежемесячно в срок до 15 числа месяца, следующего за отчетным.

Начало работы в сервисе

Перед началом работы заполните сведения о работодателе, указав обязательные реквизиты. По кнопке "Заполнить реквизиты по ИНН" сведения будут заполнены автоматически.

Рис.1 Заполнение регистрационных данных работодателя

Ввод данных по сотрудникам

23.01.2020 г. в ООО "ТД "Комплексный" принят на работу Петров Петр Сергеевич на должность мастера с окладом 35 000 руб. в мес.

Для приема на работу введите данные по новому сотруднику. Раздел Сотрудники, кнопка "Создать".

Рис.2 Раздел "Сотрудники"

В форме укажите данные нового сотрудника. Обязательными для заполнения являются реквизиты ФИО, Дата рождения и СНИЛС, т.к. эти данные передаются в составе СЗВ-ТД. После ввода данных, нажмите кнопку "Записать и закрыть".

Рис.3 Редактирование данных сотрудника

Оформление кадровых документов

Чтобы принять нового сотрудника на работу оформите приказ о приеме на работу. Подменю Создать раздела Приказы - кнопка "Прием".

Рис.4 Раздел "Приказы"

Рис.5 Приказ о приме на работу

В поле "Наименование документа" можно указать наименование, которое будет выводится в форме СЗВ-ТД (это может быть не только "Приказ", но и "Распоряжение" или "Представление" и т.п.) . Заполните подразделение, в котором работает сотрудник и укажите его должность. Если для должности по закону установлены льготы, то в СЗВ-ТД указывается наименование в соответствии с квалификационными справочниками – эти сведения укажите в реквизите "Трудовая функция". Испытательный срок, оклад и условия приема заполняйте в случае, если кадровый документооборот ведется в программе и планируется распечатывать кадровые документы. Для регистрации события - нажмите кнопку "Провести и закрыть".

Перемещение или увольнение сотрудников оформите в разделе Сотрудники подменю Оформить документ. Выделите нужного сотрудника и выберите кадровое событие.

Рис.6 Выбор приказа на кадровое событие в разделе "Сотрудники"

Все кадровые документы организации по всем сотрудникам доступны в разделе Приказы.

Какую отчетность сдавать

С 2020 года работодатели обязаны представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

За январь 2020 г. форму СЗВ-ТД нужно представить не позднее 17 февраля 2020 г. Сведения представляются по сотрудникам, которые в течение месяца были приняты на работу, уволены, переведены на другую должность или в другое подразделение. В отчет также следует включить сотрудников, которые предоставили заявление о способе ведения трудовой книжки.

Если по сотруднику никаких кадровых событий не произошло, то включать в отчет СЗВ-ТД такого сотрудника не нужно.

06.02.2020 г. в ООО "ТД "Комплексный" заполняют отчет по форме СЗВ-ТД за январь 2020 г.

Раздел Отчетность в ПФР, кнопка "Создать".

Рис.7 Создание нового отчета СЗВ-ТД в разделе "Отчетность в ПФР"

Выберите нужный отчетный период. По кнопке "Заполнить" программа автоматически сформирует данные только по тем сотрудникам, по которым были кадровые события в выбранном отчетном периоде.

Рис.8 Заполнение отчета по форме СЗВ-ТД за январь 2020 г.

Чтобы посмотреть кадровый мероприятия в форме СЗВ-ТД по конкретному сотруднику, выделите его в списке двойным щелчком мыши. В окне "Мероприятия" будут указаны кадровые события по сотруднику в отчетном периоде.

Рис.9 Окно "Мероприятия"

После заполнения формы СЗВ-ТД, нажмите кнопку "Провести". Из формы возможно распечатать отчет, который надо подписать и представить в ПФР.

Сдача отчетности на бумажном носителе возможна, если численность сотрудников организации не более 25 человек. Если сотрудников больше - то отчет примут только в электронном виде.

Рис.10 Печатная форма отчета СЗВ-ТД за январь 2020 г.

Начиная, с 2021 г. в случае приема или увольнения сотрудника, срок сдачи отчета СЗВ-ТД - не позднее следующего рабочего дня, следующего за датой приказа о приеме или увольнении сотрудника.

Остальные кадровые изменения (в частности, перевод) необходимо представлять в сроки не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Способ ведения трудовых книжек

В течение 2020 г. работодатель должен собрать информацию о способе ведения трудовых книжек своих сотрудников. Для этого до 30 июня 2020 г. необходимо проинформировать сотрудников о необходимости выбрать способ ведения трудовой книжки.

Сотрудник может выбрать один из следующих способов ведения трудовой книжки:

на бумажном носителе;
в электронной форме.

Эту информацию нужно отразить в программе. Для регистрации заявления введите документ "Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности" из раздела Сотрудники. Данные этого документа включаются в отчет СЗВ-ТД вместе с кадровыми изменениями.

Рис.11 Раздел "Сотрудники", список заявлений о предоставлении сведений о трудовой деятельности

Рис.12 Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Если сотрудник принял решение сохранить бумажную трудовую книжку, работодатель все равно представляет сведения о его кадровых перемещениях в ПФР. Если сотрудник выбрал способ ведения своей трудовой книжки в электронной форме, то работодатель выдает оригинал трудовой книжки сотруднику на руки, где последней записью будет "Выбран электронный способ ведения трудовой книжки".

С 2021 г. для новых сотрудников, которые впервые устраиваются на работу, способ ведения трудовой книжки возможен только в электронном виде.

Выписка из трудовой книжки

В случае увольнения сотрудника или по его заявлению работодатель обязан ему выдать "Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем" форма СТД-Р. Сведения сформируйте в разделе Сотрудники - Сведения о трудовой деятельности форма СТД-Р.

Рис.13 Список сведений о трудовой деятельности, СТД-Р

Добавьте новый документ по кнопке "Создать", выберите сотрудника - сведения о его трудовой деятельности заполнятся автоматически.

Из формы СТД-Р возможно распечатать документ и выдать сотруднику.

Рис.14 Окно формы СТД-Р

Ответственность за непредставление сведений

Санкции за нарушение порядка и сроков сдачи СЗВ-ТД установлены Федеральным законом от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ и КоАП РФ.

При нарушении сроков сдачи СЗВ-ТД штраф согласно ст. 17 Закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ составляет 500 руб. в отношении каждого застрахованного лица, на которое не представлены сведения. Дополнительно, за несоблюдение порядка представления сведений в форме электронных документов штраф согласно той же ст. 17 Закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ составляет 1000 руб.

Непредставление сведений о трудовой деятельности или представление их с нарушением срока также грозит привлечением к административной ответственности за нарушение норм трудового законодательства (п. 9 ст. 1 Закона от 16.12.2019 г. № 436-ФЗ). Санкции за подобное нарушение установлены в ст. 5.27 КоАП РФ и предусматривают:

С 1 января 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Организации уже сейчас должны вести ЭТК. Переход для сотрудников пока не обязательный, по желанию. Но уже с 2021 года у вновь принятых сотрудников будут только электронные книжки.

В пошаговой инструкции рассмотрим, как организован учет ЭТК в 1С Бухгалтерия предприятия 8.3.

Основные изменения

При работе с ЭТК есть следующие процессы:

Все эти возможности реализованы в 1С.

Где найти ЭТП в 1С

По кнопке “Создать” выбирается нужный документ:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Печать заявлений о способе ведения трудовой книжки

Создадим заявления на электронную трудовую книжку:

Указываем организацию и дату заявления.
Добавляем сотрудников по кнопкам “Добавить” или “Подбор”.
Для каждого сотрудника указываем вид заявления: ведение бумажной книжки или ЭТК.
Флажок “Отозвано” используется, если после подачи заявления сотрудник его отзовет.
Указываем руководителя и его должность.

По кнопке “Заявление” печатаем заявление:

СЗВ-ТД

Данную форму организация должна передавать в ПФР даже по тем сотрудникам, которые сохранили бумажные книжки.

Документ заполняется, если в течение месяца были такие изменения:

Прием на работу, перевод, либо увольнение.
Сотрудник подал заявление о способе ведения электронной книжки.

Заполнение СЗВ-ТД

Создадим документ СЗВ-ТД:

В документе указываем организацию, дату и месяц, за который предоставляются сведения. Заполняем по кнопке “Заполнить” или подбором. В документ попадут сотрудники, по которым были описанные выше изменения.

В примере попали сотрудники, которые в январе подали заявления, а также были кадровые изменения.

Отметим, что кадровые документы учитываются, если в них установлен флажок “Отразить в трудовой книжке”:

Важный момент: если по сотруднику СЗВ-ТД формируется в первый раз, то кроме текущих сведений нужно указать последнее кадровое событие до 2020 года.

Например, сотрудник принят в 2019 году. В 2020 он подал заявление о переходе на ЭТК. Для корректного заполнения нужно в документе приема на работу установить флажок “Отразить в трудовой книжке”. Тогда в СЗВ-ТД попадет и информация о приеме, и информация о подаче заявления.

Из документа СЗВ-ТД можно посмотреть события по сотруднику. Для этого достаточно выполнить двойной клик мышкой по строке с сотрудником. Откроется окно с расшифровкой:

Передача СЗВ-ТД в ПФР

После заполнения документа нужно его сохранить и проверить по кнопке “Проверка”. Затем отчет отправляется в ПФР. Это можно сделать несколькими способами:

После отправки в ПФР установим флажок “Пачка принята в ПФР (не редактируется)”. Это нужно, чтобы случайно не изменить документ:

Документ заполняется отдельно на каждого сотрудника.

При создании документа выбирается сотрудник. По нему заполняется личная информация и кадровые документы:

После сохранения информацию можно распечатать и отдать сотруднику:

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Уже совсем скоро привычные нам бумажные трудовые книжки отменят, и мы будем переходить на новые – электронные трудовые книжки. Как поможет кадровикам программа 1С – читайте в статье Татьяны Аникиной.

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) – это начало перевода всего кадрового документооборота в электронный вид. Для работодателей вводится новый вид отчётности в ПФР – сведения о трудовой деятельности работающего застрахованного лица. Как это будет реализовано в программах 1С и как будут выглядеть трудовая книжка в новом для нас формате и новая отчётность в программе, рассмотрим в этой статье.

Итак, документ будет представлять собой электронный файл, который будет храниться в системе персонифицированного учёта. Как в бумажном, так и в электронном виде суть трудовой книжки глобально не изменится. Состав сведений электронной трудовой книжки повторяет данные бумажного документа: приём на работу, переводы, увольнения.

ЭТК имеет много достоинств, отметим некоторые из них: невозможность подделки книжек, так как информацию будет легко проверить в электронном виде, намного уменьшится риск, что информация о профессиональной деятельности человека будет утеряна. Также это значительно упростит работу ведения кадрового учёта. Вся кадровая информация будет храниться в специализированных базах данных. Доступ к информации через интернет или мобильный телефон станет проще и доступнее, не придётся копировать и заверять данные о трудовом стаже. Получив доступ к информации, работники в режиме онлайн смогут сами контролировать все сведения, которые будут внесены в трудовую книжку.

Переход на электронные трудовые книжки требует введения дополнительных видов отчётности для работодателей. И, конечно, в программах 1С уже реализованы новые отчётные формы – сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц: форма СТД-Р – для выдачи работникам и форма СЗВ-ТД – для передачи в Пенсионный фонд.

Рассмотрим более подробно, что включают в себя данные отчёты. «Сведения о трудовой деятельности работников» (СЗВ-ТД) аналогичен документообороту СЗВ-М. Отличие от привычной формы СЗВ-М в том, что всё же новая персонифицированная отчётность не носит регулярного характера и сдавать её в ПФР нужно будет по мере необходимости, а не каждый месяц. Предполагаемая сдача СЗВ-ТД может быть обусловлена: подачей сотрудником заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, подачей сотрудником заявления о представлении сведений о трудовой деятельности (то есть о переходе на электронную трудовую книжку), либо созданием кадровых документов: приём на работу, перевод на другую постоянную работу или увольнение сотрудника.

Организации, в которых произошли указанные выше кадровые изменения, будут обязаны сдать форму СЗВ-ТД начиная с 1 января 2020 года ежемесячно, до 15 числа месяца, следующего за отчётным.

Начиная с 1 января 2021 года сведения о приёме на работу или увольнении работника представляются не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, являющегося основанием для оформления трудовых отношений.

В программе «Зарплата и управление персоналом ред. 3.1» для создания документа «Заявление о ведении трудовой книжки», формы отчёта СЗВ-ТД и формы СТД-Р, которые будут выдавать сотруднику при увольнении или по его запросу в случае необходимости, нужно зайти в раздел «Кадры» или раздел «Отчётность, справки» – журнал «Электронные трудовые книжки». По кнопке «Создать» – из предложенного списка выбираем нужную форму (рис.1).

Начинаем с заполнения «Заявления о представлении сведений о трудовой деятельности». В открывшейся форме при помощи кнопки «Подбор» или «Добавить» выбираем сотрудников. В колонке «Вид заявления» указываем порядок ведения трудовой книжки – «Ведение бумажной трудовой книжки» или «Сведения о трудовой деятельности в электронной форме» (рис. 2).

По кнопке «Заявление» формируем печатную форму заявления на каждого сотрудника.

При заполнении формы СЗВ-ТД по кнопке «Подбор» автоматически заполнятся поля «Сотрудник», «ФИО», «СНИЛС», «Дата рождения» (рис. 3).

Отметим, сдавать СЗВ-ТД нужно всем без исключения организациям, в том числе и ИП, использующим труд наёмных сотрудников. Отчётность будем формировать только на сотрудников, которые работают по трудовому договору. По договорам гражданско-правового характера новая отчётность представляться не будет.

Для редактирования события, которое произошло с работником (приём, увольнение, перевод), сведения, передаваемые в ЭТК, доступны для просмотра и редактирования в специальной форме «Мероприятия» (рис. 4).

Для этого необходимо «провалиться» в нужную строку с помощью двойного клика мыши по ней, откроется окно «Мероприятия», здесь вводим кадровые изменения сотрудника, если они были в отчётном периоде.

Заметим, что в программах 1С реализована возможность представления в электронном виде с помощью сервиса 1С-Отчётность подготовка, проверка и отправка в ПФР файла сведений.

Ещё одна форма документа СТД-Р, реализованная в программе 1С: заменит нам копию бумажной трудовой книжки, заверенную работодателем. Формируется она также из журнала «Электронные трудовые книжки» по кнопке «Создать» или из справочника «Сотрудники» по кнопке «Создать на основании» (раздел «Кадры»). В таком случае персональные данные работника будут заполнены автоматически, а по кнопке «Добавить» в табличную часть документа вносим все кадровые перемещения сотрудника.

Обратим внимание, что в программе 1С: «Бухгалтерия предприятия ред. 3.0» также можно сформировать заявление на сотрудников о выборе порядка ведения трудовой книжки. Для этого в разделе «Зарплата и кадры» предусмотрен журнал «Электронные трудовые книжки». По кнопке «Создать» заполняем форму заявления, аналогично программе ЗУП 3.1 рассмотренную нами раннее в этой статье.

ПФР также подготовил форму СЗИ-ТД под названием «Сведения о трудовой деятельности работника». Этот документ-справку формирует сам ПФР по запросу граждан. Он содержит все события кадрового учёта в отношении человека, переданные его работодателем (работодателями) в ПФР (рис. 5).

Все операции с информацией о трудовом стаже будут в формате онлайн. Это удобно и сотруднику, и работодателю, и Пенсионному фонду, и всем прочим организациям, которым периодически нужна информация о занятости человека (например, банкам при выдаче кредитов).

Таким образом, при введении электронных трудовых книжек:

– не нужно будет тратить время и ресурсы на подготовку и заверение копий документов, их заполнение вручную;

– с помощью баз данных можно будет быстро найти информацию, т. к. всё будет храниться в одном месте;

– исключается риск утери или порчи документа.

Применение электронных трудовых книжек обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета. А с помощью программ 1С переход будет довольно лёгким и удобным!

Так как представляемые показатели, в большинстве своем, — сведения, заносимые в трудовые книжки работников, для простоты их ведение в электронном виде назвали электронными трудовыми книжками (ЭТК).
В статье разберем, как учитываются электронные трудовые книжки в 1С: Бухгалтерия предприятия 3.0.

Немного теории

До 30.06.2020 (в связи с коронавирусом — до 31.10.2020) работодатель в письменном виде должен был сообщить сотрудникам о том, что трудовые книжки можно вести в электронном виде. После чего сотрудники пишут заявление, в котором выбирают один из вариантов:

Вести учет трудовых книжек в бумажном виде. В этом случае работодатель ведет учет и в бумажном, и в электронном виде.
Вести учет трудовых книжек в электронном виде. Тогда работодатель ведет учет только в электронном виде, бумажный вариант выдает сотруднику на руки.

До 31.12.2020 работодатель обязан подать сведения в ПФР о способе ведения трудовой книжки по сотрудникам, которые определились с выбором.

Если сотрудник не написал заявление, то работодатель ведет учет сведений о трудовой деятельности в обоих вариантах:

в электронном виде;
в бумажной трудовой книжке.

С января 2021 года если работник впервые трудоустраивается, его трудовая деятельность учитывается только в электронной форме.

Форма заявления законодательно не закреплена, можно применять произвольную.

СЗВ-ТД — это форма отчетности о трудовой деятельности сотрудников работодателя в ПФР. Она представляется при:

подаче заявления о способе ведения трудовой книжки;
приеме на работу и увольнении;
кадровом переводе.

СТД-Р — форма, по которой работодатель предоставляет сотруднику сведения о его трудовой деятельности. Информация выдается по запросу сотрудника или при его увольнении. При этом сотрудникам с бумажными книжками работодатель предоставлять СТД-Р не обязан.

Заявления о способе ведения трудовой книжки

Функционал формирования электронных сведений о трудовой деятельности работников находится в меню Зарплата и кадры —Электронные трудовые книжки .

По кнопке Создать формируются необходимые сведения.

Для представления сведений в ПФР по решениям работников о порядке ведения данных об их трудовой деятельности создайте документ Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности .

Заполните информацию в шапке документа:

Дата — дата заявления;
Организация — укажите вашу организацию.

Добавьте в табличную часть сотрудников. Кнопка Заполнить автоматически подберет всех сотрудников организации, по которым не было заявлений на дату документа. Для выборочного заполнения используйте кнопки Подбор или Добавить .

Для каждого работника в колонке Вид заявления укажите выбранный ими вариант ведения трудовой книжки: Сведения о трудовой деятельности в электронной форме или Ведение бумажной трудовой книжки .

Ниже указываются руководитель организации и его должность. Эта информация подтягивается автоматически из карточки организации из раздела Подписи .

По кнопке Заявление доступны две печатные формы.

Сверху выводится уведомление сотруднику о переходе на ЭТК.

Ниже выводятся заявления. При сохранении бумажной трудовой книжки сотрудник подписывает заявление по статье 66 ТК РФ. При переходе на ЭТК — заявление по статье 66.1 ТК РФ.

Отмена заявления о способе ведения трудовой книжки

Для отмены переданной информации в журнале ЭТК создайте документ Отзыв заявлений о предоставлении сведений о трудовой деятельности .

В шапке документа укажите дату операции и вашу организацию.

По кнопкам Подбор или Добавить выберите сотрудников, по которым требуется отменить информацию. Колонки Заявление и Вид заявления заполняются автоматически предыдущими сведениями.

В дальнейшем информация по отзыву сведений будет использоваться в форме СЗВ-ТД.

СЗВ-ТД

Форма СЗВ-ТД с 01.04.2020 года подается на следующий рабочий день после приема на работу или увольнения сотрудника. В остальных случаях отчетность сдается не позднее 15 числа месяца, следующего после кадрового события. Если сведений для передачи нет, нулевой отчет в ПФР не подается.

До 15 февраля 2021 года нужно сдать СЗВ-ТД по сотрудникам, по которым в течение 2020 года не было событий (п. 1.7 Порядка заполнения СЗВ-ТД, утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п).

Рассмотрим примеры заполнения отчета.

СЗВ-ТД при передаче заявлений о способе ведения трудовой книжки

Сотрудники организации Уютный дом подписали заявления о выборе способа ведения трудовой книжки 20 ноября 2020 года. Других кадровых мероприятий за период не было. Требуется подать СЗВ-ТД.

Для формирования отчета в журнале ЭТК создайте документ Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД .

Дата — дата документа;
Организация — выберите вашу организацию;
Отчетный период — месяц, за который подается отчет.

Заполните табличную часть документа автоматически по кнопке Заполнить всеми сотрудниками, по которым есть сведения для передачи, либо перенесите сотрудников вручную по кнопке Подбор .

Для каждого сотрудника на основании заявления автоматически проставляется выбранный вариант ведения трудовой в колонках Трудовая книжка (заявл.) или Электронная форма (заявл.) . В колонку Мероприятия попадают кадровые события по работнику. В нашем примере сведения подаются впервые, поэтому в отчет попадает последнее событие до 01.01.2020.

Щелкнув два раза мышкой по строке с сотрудником откроется расшифровка мероприятий.

После заполнения проверьте отчет на соответствие требованиям ПФР встроенным в 1С механизмом по кнопке Проверка — Проверить выгрузку . Если используется 1С-Отчетность , выполните дополнительную проверку отчета по кнопке Проверка — Проверить в интернете .

Отправьте отчет в ПФР одним из способов:

После отправки сохраните документ по кнопке Провести или Провести и закрыть .

Но на этом работа с отчетом еще не завершена. Дождитесь проверки от ПФР, после чего они пришлют протокол приема.

Если отчет принят, поставьте статус Сдано , установите флажок Документ принят в ПФР (не редактируется) . Тогда для всех сотрудников проставится отметка в колонке Принято . После сохранения документ будет недоступен для редактирования.

Если отчет принят только по некоторым сотрудникам, установите по ним отметку Принято вручную . Отметки можно проставить автоматически, если загрузить файл XML от ПФР по кнопке Прочитать протокол приема . После сохранения документ также недоступен для изменения.

Если отчет не приняли, внесите изменения в этот же документ, либо создайте новый, а для текущего отмените проведение.

СЗВ-ТД при приеме на работу

В организацию Уютный дом 19 января 2021 года принят на работу Чернов Григорий Андреевич. Требуется подать СЗВ-ТД.

В документе Прием на работу укажите способ ведения трудовой книжки по сотруднику на прежнем месте работы и дату заявления. Для автоматического создания СЗВ-ТД установите флажок Запись электронной трудовой книжки и нажмите Зарегистрировать .

В документе Сведения от трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД в колонку Мероприятия попадет информация о приеме.

Дальнейший порядок работы с отчетом такой же, как было описано в разделе выше >>

После сохранения СЗВ-ТД в документе Прием на работу отобразится ссылка.

СЗВ-ТД при увольнении

Сотрудник организации Уютный дом уволился по собственному желанию 7 июня 2021 года. Требуется подать СЗВ-ТД.

В документе Увольнение установите флажок Запись электронной трудовой книжки и нажмите кнопку Зарегистрировать .

СЗВ-ТД заполнится автоматически.

В документе Увольнение проставится ссылка на СЗВ-ТД.

Корректировка переданных сведений

При подаче отчетности встречаются ошибки. В таких случаях выполняется корректировка переданных сведений. Рассмотрим пример.

В организацию Уютный дом 19 января 2021 года принят на работу Чернов Григорий Андреевич. 20 января сдали отчетность. В апреле нашли ошибку — оказалось, сотрудника приняли 25 января. Требуется скорректировать СЗВ-ТД.

Для корректировки есть два способа:

Способ 1. Изменение кадрового документа

Откройте документ приема по сотруднику и нажмите кнопку Изменить документ .

Документ станет доступным для редактирования, измените дату приема на 25 января.

Автоматически будет создан СЗВ-ТД, в котором в колонке Мероприятия заполнятся старые и новые сведения о приеме.

В печатной форме будет две строки по сотруднику: одна — с признаком отмены, другая — с верной датой приема.

Укажите организацию и дату, нажмите кнопку Изменить .

Найдите в списке сотрудника, выделите мероприятие для отмены и нажмите Выбрать .

В табличную часть попадет две строки: одна отменяет предыдущие сведения, а для другой укажите новую дату приема.

Создайте и заполните СЗВ-ТД.

Сотрудник Петров Алексей Сергеевич запросил у работодателя Уютный дом отчет СТД-Р. Требуется распечатать отчет.

В журнале ЭТК по кнопке Создать выберите вариант Сведения о трудовой деятельности, СТД-Р .

Дата — дата формирования отчета;
Организация — выберите вашу организацию;
Сотрудник — выберите сотрудника, которому предоставляется отчет.

После выбора сотрудника по нему автоматически заполнится информация:

персональные данные;
дата заявления о выборе способа ведения трудовой книжки;
в таблице отобразятся кадровые события в вашей организации по данному сотруднику.

В документ попадают только те кадровые события, которые приняты в ПРФ. То есть СЗВ-ТД должен быть сдан.

По ссылке Подписи укажите руководителя кадровой службы и его должность. В дальнейшем в новых документах подписи подтянутся автоматически информацией из последнего документа.

С 2020 года начинается плавный переход к электронным трудовым книжкам. Классическая версия с рукописным заполнением остается, но альтернативная проще в использовании: надежнее - не потеряется, не порвется. Данные работника всегда доступны онлайн ему самому, а предприятия экономят на приобретении, хранении и обслуживании бумажных версий этого документа.

До 30 июня 2020 года. организации призваны уведомить служащих об изменениях в Трудовом Кодексе РФ. Нужно донести до персонала, что трудовые книжки будут двух видов и требуется выбрать подходящий вариант. Действительны будут оба.

Когда, по уважительной причине, заявление о выборе не может быть подготовлено в указанные законодательством сроки, то работник вправе предоставить его после выхода на службу, например, из декретного отпуска. Работодатель, тем временем, ведет двойной учет стажа: по-новому и старому образцу.

Сотрудники, которые впервые получат работу в 2021 году - априори переходят на цифровой вариант учета сведений.

Важно! Работник обязан подать работодателю письменное обращение с подтверждением своего выбора не позднее 31 декабря 2020 года.

Предприятия должны подготовить и передать в Пенсионный Фонд России заявления, где будет указан способ предоставления сведений для каждого трудоустроенного. Для этого стоит обратиться к разделу «Кадры» , далее выбрать «Электронные трудовые книжки» и нажать кнопку «Создать» . Затем требуется указать данные по выбору каждого сотрудника:

Ведение бумажной трудовой книжки;
Сведения о трудовой деятельности в электронной форме.

После заполнения необходимо распечатать подготовленные документы и отдать на подпись. Сформировать версию для печати удобнее, нажав на кнопку «Заявление» . Обновленная информация будет отражена в отчете СЗВ-ТД.

Для того, чтобы сведения сотрудников СТД-Р и СЗВ-ТД заполнялись автоматически, в документах кадрового учета (увольнение, перевод, прием на работу) предусмотрен флажок «Отразить в трудовой книжке» .

Когда установлена эта метка, становится доступна строка «Трудовая функция» . Уже сейчас, по требованиям Трудового Кодекса РФ, необходимо регистрировать изменение рабочих обязанностей. Например, в случае перевода в другой отдел, когда фактически должность не изменяется, а спектр действий наоборот.

Важно! Если сотрудник выбирает новый способ учета сведений, то в бумажном варианте составляется соответствующая запись – допускается свободная форма, отвечающая нормам.

Для отражения в электронной книжке кадровых документов, необходимо зарегистрировать последние, как «Мероприятия» в СТД-Р и СЗВ-ТД.

При увольнении сотрудника на руки выдается документ «Сведения о трудовой деятельности работника, СТДР-Р» . Чтобы его сформировать обратимся к разделу «Кадры» , далее «Электронные трудовые книжки» , кнопка «Создать» .

Помните, что отчет СТД-Р передается лично в руки, либо в цифровом виде по e-mail, т.к. справка содержит персональные данные. Передача третьему лицу возможна только с письменного разрешения владельца информации.

Для отправки отчета в ПФР используется документ «Сведения о трудовой деятельности работников СВЗ-ТД» , который так же расположен в разделе «Кадры». СВЗ-ТД сдавать придется ежемесячно. На его оформление предоставлено 15 календарных дней, следующих за отчетным месяцем. Эта форма предназначена для постоянной передачи актуальных изменений в ПФР и моментального доступа к ним.

Полную информацию о выработанном стаже физическое лицо может запросить в Пенсионном Фонде, МФЦ или через портал госуслуг, а также по фактическому месту трудоустройства (за период работы на предприятии).

Основные нюансы мы разобрали. Остались вопросы? Обратитесь в нашу техническую поддержку на нашем сайте https://www.vdgb.ru/ и получите оперативную помощь по настройке программы, в решении сложных задач, или подробную консультацию.

Часто задаваемые вопросы:

1. В какие сроки нужно предоставить ПФР заявления заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности?

До 30 июня 2020 года. организации призваны уведомить служащих об изменениях в Трудовом Кодексе РФ. Работник обязан подать работодателю письменное обращение с подтверждением своего выбора не позднее 31 декабря 2020 года, а работодатель оперативно передать его в ПФР.

2. Как сформировать заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в 1С: Бухгалтерия?

Нужно обратиться к разделу «Кадры» , далее выбрать «Электронные трудовые книжки» и нажать кнопку «Создать» . Затем требуется указать данные по выбору каждого сотрудника:

· Ведение бумажной трудовой книжки;

· Сведения о трудовой деятельности в электронной форме.

После заполнения необходимо распечатать подготовленные документы и отдать на подпись. Сформировать версию для печати удобнее, нажав на кнопку «Заявление».

3. Когда сдавать «Сведения о трудовой деятельности работников СВЗ-ТД» в ПФР на каждого сотрудника?

Ежемесячно! Этот документ находится в разделе «Кадры» . На его оформление предоставлено 15 календарных дней, следующих за отчетным месяцем. Эта форма предназначена для постоянной передачи актуальных изменений в ПФР и моментального доступа к ним.

Читайте также: