Как вести документы по охране труда в электронном виде

Опубликовано: 17.09.2024

1. Возможно ли ведение журналов инструктажей по охране труда (вводного, инструктажа на рабочем месте) осуществлять в электронном виде, распечатывать заполненный журнал и собирать подписи сотрудников по факту проведения инструктажа? 2. Возможно ли проведение вводного инструктажа регистрировать на индивидуальном бланке журнала, который будет распечататься для каждого трудоустраиваемого сотрудника. 3. Возможно ли проведение повторного инструктажа на рабочем месте регистрировать в отдельном журнале регистрации инструктажей на рабочем месте. Таким образом, проведение первичного и повторного инструктажей будет фиксироваться в отдельных журналах?

Все документы, над которыми по закону не требуется никаких физических манипуляций (прошивка, опломбировка и т.п.), могут существовать в электронном виде. Это касается и документов, оформляемых в процессе проведения всех видов инструктажей, обучения работников требованиям охраны труда. При этом работодателем должны быть соблюдены требования действующего законодательства, касающиеся порядка оформления, хранения, передачи документов, составленных в электронном виде.

Формы журналов проведения инструктажей, приведенные в Приложении А к ГОСТ 12.0.004-2015, носят рекомендательный характер. В связи с этим работодатель может приказом утвердить иные формы и журналы в ином виде, но с обязательным включением граф, которые заполняются по окончании проведения инструктажа.

В том числе допустимо фиксировать факт проведения вводного инструктажа на индивидуальном бланке журнала, который будет распечататься для каждого трудоустраиваемого сотрудника. Также можно проведение повторного инструктажа на рабочем месте регистрировать в отдельном журнале регистрации инструктажей на рабочем месте.

Статья 212 ТК РФ устанавливает, что работодатель обязан обеспечить обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказанию первой помощи пострадавшим на производстве, проведение инструктажа по охране труда, стажировки на рабочем месте и проверки знания требований охраны труда.

Пунктом 2.1.1 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденного Постановлением Минтруда России, Минобразования России от 13.01.2003 N 1/29 (далее - Порядок), установлено, что для всех принимаемых на работу лиц, а также для работников, переводимых на другую работу, работодатель (или уполномоченное им лицо) обязан проводить инструктаж по охране труда.

Проведение всех видов инструктажей регистрируется в соответствующих журналах проведения инструктажей (в установленных случаях - в наряде-допуске на производство работ) с указанием подписи инструктируемого и подписи инструктирующего, а также даты проведения инструктажа (п. 2.1.3 Порядка).

Результаты проверки знаний требований охраны труда работников организации оформляются протоколом по форме согласно приложению N 1 к Порядку (п. 3.6 Порядка).

Статья 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" устанавливает, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации").

ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утвержденный Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, устанавливает:

- аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному (п. 16);

- достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности (п. 17);

- целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения (п. 18);

- пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени (п. 19).

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования, утвержденный Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст, устанавливает аналогичные требования к документам:

Документ является аутентичным, если он:

a) соответствует установленным правилам;

b) был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это;

c) был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе.

Чтобы обеспечивать аутентичность документов, организации должны внедрять и документально фиксировать принципы политики и процедуры контроля над созданием, получением, передачей, хранением и отбором (изъятием) документов и тем самым гарантировать, что создатели документов уполномочены на это и могут быть идентифицированы, а документы защищены от несанкционированного дополнения, удаления, изменения, использования и сокрытия (засекречивания) (п. 7.2.2);

Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Документы следует создавать во время или сразу же после операции или ситуации, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деловой деятельности при проведении данной операции (п. 7.2.3);

Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.

Необходимо, чтобы документ был защищен от несанкционированного изменения. Политика и процедуры управления документами должны указывать, какие дополнения или изменения могут быть применены к документу после его создания, при каких обстоятельствах дополнения или изменения могут быть разрешены и кто уполномочен сделать это. Любые санкционированные изменения, добавления или удаления в документе следует четко обозначать и контролировать (п. 7.2.4);

- пригодность для использования

Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен отражать связь с деловой деятельностью или операцией, в результате которой он был создан. Контекстные ссылки документов должны нести информацию, необходимую для понимания операций деловой деятельности, в которых эти документы были созданы и применялись. Должна быть предоставлена возможность идентифицировать документ в широком контексте деловой деятельности и функций. Связи между документами, фиксирующие последовательность действий, должны быть сохранены (п. 7.2.5).

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" определено, что журналы инструктажа по технике безопасности должны храниться 10 лет (п. 626).

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" устанавливает следующие правила (пп. 2.30-2.33):

Обязательными условиями хранения электронных документов являются:

наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);

наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;

обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации (п. 2.30);

Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A.

В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, находящихся на хранении в архиве организации, должно производиться синхронное изменение программно-аппаратной среды в организации и в архиве организации, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы.

В процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.

В случае если при осуществлении технического контроля установлены изменения физического состояния носителей электронных документов, архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов на новые носители.

При изменении форматов в результате преобразования программно-аппаратной среды, ухудшения воспроизводимости электронных документов архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов в новые форматы.

При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах.

Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи в новые форматы и/или на новые носители, должны отвечать требованиям, установленным пунктом 2.31 Правил.

Для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях в архиве создается фонд пользования электронных документов.

Согласно п. 8.4 "ГОСТ 12.0.004-2015. Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения" (введен в действие Приказом Росстандарта от 09.06.2016 N 600-ст) проведение всех видов инструктажей по охране труда и усвоение их содержания регистрируются и фиксируются в соответствующих журналах проведения инструктажей (приложение А, формы А.4, А.5, А.6) либо в установленных случаях - в нарядах на производство работ, нарядах-допусках. Все записи в журналах удостоверяются подписями инструктируемого и инструктирующего (инструктора по охране труда) с обязательным указанием даты и времени проведения инструктажа.

Формы документов, приведенные в Приложении А к ГОСТ 12.0.004-2015, носят рекомендательный характер.

Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", октябрь 2017 г.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Текст материала опубликован на информационном портале Роструда "Онлайнинспекция.РФ" и размещен в Системе ГАРАНТ в соответствии с письмом Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) от 02 июля 2015 г. N 2169-ТЗ.

Охрана труда (ОТ) – важнейшая сфера, способствующая повышению эффективности работы любого предприятия. ОТ выполняет важную социальную и юридическую функцию, потому что Конституцией РФ и Трудовым кодексом закреплено обеспечение безопасных условий для жизни и трудовой деятельности человека.

Обеспечение безопасный условий для работы подразумевает регулярное проведение инструктажей по охране труда для работников на предприятии, сведения о которых должны быть занесены в специальный журнал учета.

Нужно ли вести журнал учета инструктажей по охране труда?

Работник при осуществлении профессиональной деятельности должен пройти ряд инструктажей: без этого его не допустят к работе.

Инструктажи подразделяются на несколько групп:

Все данные об этих инструктажах должны быть отображены в специализированных журналах учета и регистрации. Данный документ должен вестись независимо от «размера» предприятия и его правового статуса. Это объясняется тем, что все работодатели, даже ИП, обязаны проводить обучение по ОТ для обеспечения безопасности труда работников и приведения их условий труда к оптимальным.

Журнал является важным документом, который должен быть предоставлен государственным инспекторам или комиссии при проведении государственных или общественных экспертиз.

Его отсутствие грозит административной ответственностью – штрафом до 50 тысяч рублей. Если не проводить инструктажи, и работники смогут это доказать – ответственность станет уже уголовной (вплоть до 5 лет тюремного заключения, если работник, не прошедший обучение, получит травму на производстве).

Вести учет проводимого инструктирования должен профессионал, имеющий высшее профильное образование: специалист по охране труда, пожарной или техносферной безопасности. Также необходимо регулярное прохождение курсов повышения квалификации.

На больших предприятиях может быть создано специальное подразделение – служба по ОТ, но и в этом случае ведение журнала надежнее возложить на одного из работников, чем сразу на весь коллектив службы.

После проведения любого вида инструктажа необходимо организовать проверку знаний по охране труда с занесением результатов контроля в журнал.

Правила оформления

Унифицированная форма законодательно не закреплена, но специалисты рекомендуют ссылаться на правила, применимые для отчетности по инструктажу каждого работника индивидуально. Эти нормативы установлены в «Приложении А» в ГОСТ 12.0.004-2015.

Журнал учета и регистрации состоит из титульного листа и основной части.

Титульный лист должен отображать сведения о полном наименовании организации, ее юридическом статусе, названии документа, должности и ФИО лица, ответственного за ведение. Основная часть представляет собой таблицу, в каждую графу которой должна быть занесена определенная информация.

Столбцы заполняют следующими данными:

дата проведения;
ФИО прошедшего инструктаж;
дата его рождения;
профессия и должность инструктируемого;
наименование производственного подразделения, где работает лицо, прошедшее инструктаж;
ФИО и должность лица, проводившего инструктаж (инструктора);
подпись инструктируемого;
подпись инструктора.

Для каждого вида инструктажей рекомендуется выделить отдельный журнал, так как причины их проведения могут быть различными.

При этом в журнал учета внеплановых инструктажах рекомендуется вносить причину (установка нового оборудования, использование инновационных материалов, требование ГИТ, недавно произошедший несчастный случай и т.д.).

В журнале вводных и первичных инструктажей следует прописывать не только работников, но и всех лиц, посетивших предприятие: стажеров, командированных сотрудников иных организаций, студентов на практике. В документации должно быть отображены даты, когда «временное» лицо прибыло и убыло с предприятия.

Ответственный за ведение учета должен самостоятельно проставлять номера страниц . Локальную проверку книги учета может провести руководитель организации.

Использованный журнал должен храниться в архиве 75 лет, потому что может служить одним из доказательств наличия трудовых отношений между работодателем и определенным лицом.

Выводы

Для каждого вида инструктажа (вводного, первичного, повторного или внепланового) должен вестись журнал учета инструктажей на рабочем месте.

Ответственным за заполнение и учет должен быть назначен специалист с профильным образованием.

Проверку правильности ведения осуществляет руководитель предприятия. Документацию может проверить любая государственная инспекция (пожарная, трудовая, санитарная). За отсутствие журнала работодатель может понести административную или уголовную ответственность.

Закон разрешает 80% кадровых документов вести в электронном виде. Графики отпусков, приказы на командировки, расчетные листки, табели.

Да, есть рискованные документы. Трудовой договор, заявление на увольнение, приказ о «дисциплинарке». Суды признают легальность и этих электронных документов. Но если не готовы тратить время на разбирательства с госорганами, то оставьте в бумажном документообороте только эти 20%.

Рассказываем, как перевести кадры в цифру

Что происходит сейчас

Мы получаем от поставщиков электронные счета-фактуры, заключаем договоры по электронной почте, отвечаем на запросы налоговой по электронным каналам связи. Когда-то нас подтолкнули к электронному документообороту и стало удобнее.

Кадры тоже переводят в цифру. Появились электронные больничные, электронные трудовые книжки. В апреле 2020 Минтруд запустил эксперимент по кадровому электронному документообороту (КЭДО), участники эксперимента подписывают электронно любые кадровые документы. С января 2021 изменили Трудовой кодекс и разрешили электронные подписи не только для дистанционных работников, но и для «удаленщиков». Рассказали об этом в статье Новый закон об удаленной работе.

В феврале 2021 Минтруд предложил продлить эксперимент по кадровому электронному документообороту до 31 июля 2021. Участникам эксперимента не захочется возвращаться к бумажным документам. Поэтому ожидаем поправок в Трудовой кодекс для всех работодателей.

Можно подождать, когда нас всех обяжут вести кадры электронно. Или уже сейчас автоматизировать отнимающие время кадровые процессы. На стороне работодателя закон «Об электронной подписи». И при правильной его трактовке ЭП можно подписывать большинство кадровых документов.

Если кратко, то для перехода на «цифру» нужно:

электронные подписи (ЭП) для работников;
внутренние документы для легализации ЭДО;
электронная система.

ЭП для работников. Какую выбрать

Чтобы подписывать электронные документы, работникам нужны электронные подписи. Они бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Вид ЭП зависит от того, какую задачу вы решаете:

Избавляетесь от графика отпусков в Excel и автоматизируете процесс учета рабочего времени, тогда ПЭП хватит.
Будете знакомить с локальными нормативными актами, инструктажами, тогда НЭП подойдет.
Принимаете на работу дистанционных сотрудников, тогда выбирайте НЭП или КЭП.

Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге. Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.

Для каких документов использовать ЭП

ПЭП и НЭП выпускают 1 раз при приеме на работу. Это может сделать сам работодатель в своей информационной системе. Только для НЭП нужно еще докупить специальную программу.

КЭП выпускают каждый год. В Тензоре или другом аккредитованном Минэкономсвязью удостоверяющем центре.

Внутренние документы для легализации ЭДО

Работник «на удаленке» говорит, что не видел в «электронке» задачу и документы. Не знал, что в личном кабинете есть расчетный листок и график отпусков. А его флешку с ЭП забрал ребенок. Как доказать сотруднику, а потом и госорганам, что работодатель выполняет свои обязательства?

Зафиксируйте применение ЭДО внутренними документами фирмы.

Электронная система. Зачем нужна

Кадровыми документами можно обмениваться и в электронной почте. Но контролировать ответы от 100 сотрудников уже не удобно. Плюс работник может сказать, что «электронку» взломали или письмо он не прочитал.

Время получения документа, момент его подписания умеет подтверждать электронная система СБИС Управление персоналом.

В СБИС работники без участия кадровика заполнят табель, узнают число неотгулянных дней отпуска, подадут заявление. Кадровик оформит документы на прием, увольнение, командировки без ручного ввода, по сканам. Все действия кадровика регламентированы. СБИС напомнит, что нужно подписать у работника приказ или взять объяснение. 1 неквалифицированный кадровик сможет без ошибок вести 1000 работников.

Новую редакцию должностной инструкции СБИС разошлет сотрудникам, соберет с них подписи об ознакомлении и в 1 окне покажет листок ознакомления с подписями работников.

Как переводить в ЭДО конкретные процессы

Прием, ознакомление с ЛНА

Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический пока безопаснее дублировать на бумаге или подписывать КЭП. Их прямо разрешено подписывать НЭП или КЭП для дистанционных работников, «удаленщиков» и участников кадрового эксперимента Минтруда по 122-ФЗ.

ПВТР, иные локально-нормативные акты, инструкции по охране труда, журналы инструктажей, положение о командировании нужно вручать «под роспись» работников, а значит при ЭДО допустимо применять НЭП/КЭП.

Чтобы заполнять все эти документы без ручного ввода, по сканам паспорта, просто используйте СБИС.

Как переводить в ЭДО документы по приему

Документ	Риски перевода в ЭДО	Какой ЭП хватит	Требования ТК к оформлению документа
Заявление о приеме на работу	низкий	любая	нет требований
Трудовой договор, приложения и соглашения к нему	высокий	КЭП	письменный по 57, 67 ТК РФ
Трудовой договор о дистанционной работе, приложения и соглашения к нему	низкий	НЭП/КЭП	электронный по ст. 312.3 ТК РФ
Приказ о приеме на работу	высокий	КЭП	под роспись по ст. 68 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД
Личная карточка	высокий	КЭП	под роспись по ст. 68 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД
Правила внутреннего трудового распорядка	средний	НЭП/КЭП	под роспись по ст. 68, 189 ТК РФ

Нужно обоснование и больше документов? Оставьте заявку

Отпуска и графики отпусков

График отпусков, приказы и заявления допустимо подписывать ПЭП, потому что по ТК эти документы письменные или необязательные.

Для уведомлений о начале отпуска нужна НЭП/КЭП, потому что ТК требует уведомлять «под роспись». Но оно потребуется только при трудовом конфликте об отпуске. За несвоевременное уведомление работник имеет право не ходить в отпуск в эти даты, а инспектор труда оштрафовать на 5 тыс. рублей директора или 50 тыс. рублей организацию.

Как переводить в ЭДО документы по отпуску

Документ	Риски перевода в ЭДО	Какой ЭП хватит	Требования ТК к оформлению документа
График отпусков	средний	НЭП/КЭП	под роспись по ст. 22, ч. 2 ст. 123 ТК РФ
Уведомление работника о начале отпуска (за 2 недели под роспись)	средний	НЭП/КЭП	под роспись по ч. 3 ст. 123 ТК РФ
Приказ о предоставлении отпуска	низкий	любая	нет требований
Заявление о предоставлении отпуска по графику	низкий	любая	нет требований
Заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением	высокий	КЭП	письменный по ст. 127 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД

Нужно обоснование и больше документов? Оставьте заявку

Служебные командировки

Приказ на командировку, авансовый отчет и сообщение о праве отказаться от командировки допустимо подписывать ПЭП, потому что по ТК эти документы письменные и требуются только при трудовом конфликте. Ответственность за отсутствие согласия на направление в командировку женщины с детьми до 3 лет штраф в 5 тыс. рублей для директора или 50 тыс. рублей для организации.

Как переводить в ЭДО документы по командированию

Документ	Риски перевода в ЭДО	Какой ЭП хватит	Требования ТК к оформлению документа
Приказ о направлении работника в командировку	средний	любая	письменный по Постановлению Правительства 749 от 13.10.08
Авансовый отчет	низкий	любая	письменный по Постановлению Правительства 749 от 13.10.08
Согласие на направление в служебные командировки и сообщение о праве на отказ от них (для женщин с детьми до 3 лет)	средний	любая	письменный по ст. 259 ТК РФ

Нужно обоснование и больше документов? Оставьте заявку

Переводы и изменение условий труда

Согласие на перевод, соглашение к трудовому договору прямо разрешено подписывать НЭП или КЭП для работников «на удаленке» и участников кадрового эксперимента. В остальных случаях их пока безопаснее дублировать на бумаге или подписывать КЭП.

Как переводить документы в ЭДО

Документ	Риски перевода в ЭДО	Какой ЭП хватит	Требования ТК к оформлению документа
Заявление о переводе	высокий	КЭП	письменный по ст. 72.1 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД
Дополнительное соглашение на перевод	высокий	КЭП	письменный по ст. 72, 72.2 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД
Приказ о переводе	средний	любая	письменный по ПП РФ 225 от 16.04.03 «О трудовых книжках»

Нужно обоснование и больше документов? Оставьте заявку

Учет рабочего времени

Табели учета в электронном виде признает даже Роструд. ТК требует оформления документа, но не обязывает знакомить с ним работника. Поэтому можно использовать любую ЭП.

Графики сменности доводятся до сведения работников. Способ ознакомления ТК не установлен. Следовательно можно информировать работников электронно. Но так, чтобы было подтверждение факта получения документа работником на случай проверки ГИТ, спора по увольнению за прогул. В СБИС все виды ЭП визуализированы, позволяют определить дату, время и ФИО подписанта. Поэтому можно использовать любую подпись.

Как переводить документы в ЭДО

Документ	Риски перевода в ЭДО	Какой ЭП хватит	Требования ТК к оформлению документа
Табель учета рабочего времени	низкий	любая	письменный по ст.91, 99 ТК РФ
График сменности	средний	любая	письменный по ст.103 ТК РФ

Больничные и соц. выплаты

Налоговая признает электронные заявления на предоставление ряда вычетов: «Работодатель вправе самостоятельно установить любой порядок предоставления своими работниками соответствующих заявлений».

Как переводить документы в ЭДО

Документ	Риски перевода в ЭДО	Какой ЭП хватит	Требования ТК к оформлению документа
Листок нетрудоспособности	низкий	не нужна	электронный по закону 323-ФЗ от 21.11.11 «Об основах охраны здоровья граждан в РФ»
Заявление на социальные вычеты по НДФЛ	низкий	любая	письменное по п. 2 ст. 219 НК РФ

Зарплата и премии

Минтруд давно признает электронные расчетные листки (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, ответы на официальном портале Роструда № 120279 от 28.02.20, 107235 от 01.03.19). Только предусмотрите такой порядок извещения в ЛНА, ТД или колдоговоре.

На приказе о премировании ставят любую ЭП работника или не подписывают у него вообще, если это не приказ о поощрении по унифицированной форме Т-11, Т-11а. О размере премии работник узнает из расчетных листков, что соответствует ст.136 ТК РФ.

Как переводить документы в ЭДО

Документ	Риски перевода в ЭДО	Какой ЭП хватит	Требования ТК к оформлению документа
Расчетные листы	низкий	любая	письменный по ст.136 ТК РФ
Приказ о применении дисциплинарного взыскания	высокий	КЭП	под роспись по ст.193 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД

Увольнение

Заявление об увольнении, Приказ о прекращении ТД прямо разрешено подписывать НЭП и КЭП для работников «на удаленке» и для участников кадрового эксперимента Минтруда.

Для всех остальных пока безопаснее оформлять с КЭП или на бумаге. Документы требуют при любой проверке ГИТ. Их электронный формат не признает Роструд (письмо 14-2/ООГ-1773 от 06.03.20). По ним много негативной судебной практики.

Как переводить документы в ЭДО

Документ	Риски перевода в ЭДО	Какой ЭП хватит	Требования ТК к оформлению документа
Заявления об увольнении по собственной инициативе	высокий	КЭП	письменный по ст. 80 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД
Приказ о прекращении ТД	высокий	КЭП	под роспись по ст. 84.1 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД

Нужно обоснование и больше документов? Оставить заявку

Если решили перейти на кадровый ЭДО

Многие кадровые документы можно перевести в цифру уже сегодня. Главное правильно оформить это внутренними локальными актами. А технические вопросы поможет решить СБИС.

В СБИС Управление персоналом ведите графики отпусков, табели, электронные кадровые книжки и больничные. Без ручного ввода, по сканам паспорта заполняйте трудовые договоры. Выдавайте электронные подписи работникам прямо в своем отделе кадров через СБИС Корпоративный удостоверяющий центр.

Подготовить отчетную (статистическую) документацию работодателя по вопросам условий и охраны труда — трудовая функция специалиста по охране труда согласно требованиям профстандарта, утв. Приказом Минтруда России от 04.08.2014 № 524н.

Если специалист по охране труда не умеет заполнять и сдавать отчеты, он не соответствует требованиям профстандарта и должен научиться выполнять это трудовое действие.

Из статьи узнаете:

Виды отчетности по охране труда

Статистическая — сдается в территориальные органы Росстата.
Финансовая — в территориальные органы ФСС России.

Для чего применяют результаты отчетности

для корректировки стратегии государственной политики в области охраны труда;
для анализа причин травматизма или отсутствия таких сведений, что может являться фактом сокрытия нарушений соблюдения требования охраны труда на рабочих местах.

Какая бывает отчетность по охране труда

Статистическая отчетность в сфере охраны труда для организации состоит из двух форм:

Форма № 1-Т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях за работу во вредных и (или) опасных условиях труда».
Форма № 7-травматизм «Сведения о травматизме на производстве и профессиональных заболеваниях». Эта форма бывает ежегодной и подается каждые три года при наличии событий.

Отчеты в Росстат сдают только те организации, которые вошли в сплошное наблюдение. Узнать, какой отчет вы должны подавать в Росстат, можно в территориальном управлении или на сайте Росстата. Например, некоторые предприятия сдают только 7-травматизм и не сдают 1-Т (условия труда).

Комментирует Наталья Герасименко, юрист, руководитель направления Охрана труда в Контур.Школе:

«Если у вашей организации есть обособленные подразделения, то предоставлять отчетность следует как по каждому обособленному подразделению, так и по юридическому лицу без обособленных подразделений. Это предусмотрено в указаниях по заполнению отдельных форм отчетов.

При заполнении отчета по организации без обособленных подразделений в кодовой части формы титульного листа вместо кода ОКПО проставляется 14-значный идентификационный номер головного подразделения, увязанный с кодом ОКПО юридического лица и оканчивающийся на 001.

Головное подразделение организации — обособленное подразделение, где находится администрация или местонахождение которого соответствует зарегистрированному юридическому адресу.

Если у организации нет обособленных подразделений, в кодовой зоне формы проставляется код ОКПО юрлица. Помимо перечня форм организации, нужно проверять перечень форм головного подразделения».

Как подать отчеты в Росстат

Подать отчет в Росстат можно двумя способами (п. 7 ст. 8 Федерального закона от 29.11.2007 № 282-ФЗ):

на бумажном носителе;
в электронном виде.

Изменения: отчитываться в Росстат придется исключительно в электронном виде, когда примут проект № 1024255-7 (Правительство РФ внесло в Госдуму).
Цель: ускорить обработку статистической отчетности и минимизировать ошибки.

Для крупных и средних организаций нововведения начнут действовать с момента их принятия.
Малому бизнесу дадут отсрочку и разрешат отчитываться на бумаге до конца 2021 года.

Приобретите усиленную квалификационную электронную подпись у удостоверяющего центра, который сотрудничает с Росстатом.
Установите на компьютер криптографическую защиту для сохранения документов в электронном виде.
Пройдите регистрацию на сайте регионального отделения Росстата.

Как отчитаться по форме № 1-Т (условия труда)

Чтобы отчитаться по форме № 1-Т (условия труда, сведения о состоянии условий труда и компенсациях на работах с вредными и (или) опасными условиями труда):

заполните форму № 1-Т (условия труда), утв. Приказом Росстата от 24.07.2020 № 412;
подайте отчет в Росстат до 21 января 2021 года.

В шпаргалке в конце статьи скачайте новую форму отчета № 1-Т (условия труда) «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях на работах с вредными и (или) опасными условиями труда» и пошаговый алгоритм заполнения отчета.

В конце статьи есть шпаргалка

Кто подает отчет по форме № 1-Т (условия труда)

Подать отчет по форме № 1-Т (условия труда) должны организации с ОКВЭД:

сельское, лесное хозяйство, охота, рыболовство и рыбоводство (раздел A);
добыча полезных ископаемых (раздел B);
обрабатывающие производства (раздел C);
обеспечение электрической энергией, газом и паром, кондиционирование воздуха (раздел D);
водоснабжение, водоотведение, организация сбора и утилизации отходов, деятельность по ликвидации загрязнений (раздел E);
строительство (раздел F);
транспортировка и хранение (раздел H);
деятельность в области информации и связи (раздел J).

Как отчитаться по форме № 7-травматизм в 2021 году

Сведения о травматизме на производстве и профессиональных заболеваниях нужно подать:

до 25 января 2021 года по форме № 7-травматизм, утвержденной Приказом Росстата от 22.06.2020 № 326.

Такой отчет сдают все организации, за исключением микропредприятий и организаций с видом деятельности:

финансовая и страховая деятельность;
госуправление и обеспечение военной безопасности;
социальное обеспечение;
образование;
домашние хозяйства как работодатели;
недифференцированная деятельность частных домашних хозяйств по производству товаров;
деятельность экстерриториальных организаций.

Если крайний день сдачи отчета выпадает на выходной, действует обычное правило переноса: срок сдачи переносят на следующий рабочий день. Проверить, какие отчеты вам необходимо подать за 2020 год в Росстат, можно на сайте.

Если у организации есть обособленные подразделения, заполните и сдайте отдельную форму по каждому подразделению. Отдельно отчитайтесь по организации без учета подразделений.

Если место регистрации организации и ведения деятельности не совпадают, форму сдавайте в органы Росстата по месту ведения деятельности.

В шпаргалке в конце статьи скачайте пошаговый алгоритм, как заполнить отчет по форме № 7-травматизм.

В конце статьи есть шпаргалка

Как отчитаться по приложению к форме № 7-травматизм

Очередной отчет по приложению к форме № 7-травматизм организации должны представить в территориальные органы Росстата до 25 января 2023 года. Такие сведения подаются один раз в три года. В 2020 году отчитывались за 2019 год. В следующий раз подать такой отчет нужно в 2023 году.

Приложение к форме № 7-травматизм содержит данные о произошедших несчастных случаях и раскрывает их причины. Отчет по приложению к форме № 7-травматизм подают те же организации, которые сдают отчет по форме № 7-травматизм.

После того как заполните приложение, проверьте связь 7-травматизм с приложением. Например, в обеих формах должно совпадать количество несчастных случаев, в том числе со смертельным исходом.

Не успеете сдать статистическую отчетность в срок или предоставите недостоверные сведения, привлекут к административной ответственности по ст. 13.19. КоАП РФ и наложат штраф до 70 000 руб. на организацию. Нарушите требования повторно — оштрафуют до 150 000 руб.

Отчетность по охране труда в 2021 году. Таблица и сроки сдачи

на бумажном носителе
в электронном виде

на бумажном носителе
в электронном виде

Какие типичные ошибки допускают специалисты при подготовке отчетности по охране труда и как их избежать

Комментирует Марина Шобохонова, эксперт по охране труда:

Ошибка 1. Готовите статистический отчет, но не входите в перечень организаций, которые должны его сдавать

Узнайте у главного бухгалтера, какие отчеты в статистику сдает в этом году ваша организация. Росстат может прислать запрос на получение сведений за требуемый период с приложением актуальной формы для заполнения. Если запрос в организацию не поступал, нужно узнать, попали ли вы в выборку на сайте Росстата в разделе электронной отчетности.

Несмотря на то что есть три статистических отчета (1-Т (условия труда), ежегодная 7-травматизм и сдаваемый один раз в три года отчет-приложение к 7-травматизм), организацию могут исключить из выборки.

Подготовить отчеты можете, но передавать их не требуется, система откажет в приеме, направив отчет об ошибке.

Ошибка 2. Отчет с подразделениями сделали в одном отчете по головной организации

Статистическая отчетность по охране труда при условии попадания в выборку предоставляется в территориальные отделы Росстата отдельно по каждому обособленному структурному подразделению (далее — ОСП) и по организации в целом, но уже без ОСП, чтобы не получилось дублирования данных.

Сдача отчетности с нарушением данных требований в конечном итоге приведет к передаче неправильной информации, искажению показателей, а следовательно — к штрафам.

В отчетах по головной организации без ОСП в кодовой части формы титульного листа вместо ОКПО бухгалтер указывает 14-разрядный идентификатор головного подразделения, взаимосвязанный с кодом ОКПО работодателя и оканчивающийся на 001. Узнавайте в Росстате свои коды статистики. По организации подайте данные без учета подразделений. В адресной строке укажите фактическое местонахождение конкретного подразделения и почтовый индекс.

Пример. У организации есть основная база в Москве, Крякшине и Краснознаменске. В таком случае составляют 3 отчета: один, главный по юридическому лицу — в него включают цифры только по Москве, данные по другим населенным пунктам Московской и Саратовской области оформляют отдельным отчетами с указанием разных ОКПО.

Ошибка 3. Подготовили отчет на старом бланке

Форма № 1-Т (условия труда) составляется за год. Бланк меняется ежегодно. В 2021 году придется сдавать отчет на бланке, который приведен в Приказе Росстата от 24.07.2020 № 412.

Сроки сдачи отчета также могут быть разными. Если дата отчета выпала на выходной день, отчет сдайте не позже следующего рабочего дня. Не задерживайтесь с отчетностью, иначе можно опоздать.

Отчеты по отмененным приказам Росстата загрузить не получится, поэтому всегда применяйте только актуальные формы. Отчет № 1-Т (условия труда) при попадании в выборку сдают юридические лица (кроме субъектов малого предпринимательства) всех форм собственности.

Если у вашей организации основной вид экономической деятельности относится к указанным на титульном листе, сдавайте отчет в обязательном порядке. Если ваша организация входит в этот перечень и не попала в выборку, отчет составлять и передавать в Росстат не требуется, его не примет программное обеспечение. Форму № 7-травматизм в 2021 году сдавайте согласно форме по Приказу от 22.06.2020 № 326.
Если у вас не было несчастных случаев, отчет все равно нужно подавать. Отчет сдают каждый год независимо от того, были в организации несчастные случаи или нет. Этот отчет нужно сдавать всем работодателям, попавшим в выборку.

Ошибка 4. Указали сведения о травматизме по несчастному случаю, расследование которого еще не завершено

Численность пострадавших при несчастных случаях с больничными листами на 1 рабочий день и более и со смертельным исходом должна быть указана в соответствии с утвержденным актом расследования несчастного случая. Если расследование еще проводится, а вы не успеваете сдать отчет в установленный срок, придется подавать эти данные в следующем, 2022 году.

Если несчастный случай произошел, к примеру, в декабре 2020 года и по состоянию на 21 января 2021 года расследование еще проводится и не завершено, сведения об этом случае травматизма придется подать уже в следующем году.

Многие специалисты по охране труда задают вопрос, зачем мы заполняем этот отчет, если у нас не было несчастных случаев за отчетный период. Отвечаем: ставьте нули в графах о количестве пострадавших. В отчете указываются не только эти данные.

Ошибка 5. Не сверили данные о численности работников с отделом кадров

Все отчеты должны совпадать с отчетами организации по численности штата. Средняя численность работников (работники списочного состава и внешние совместители) за отчетный год — показатель переменный, эту цифру вам должен дать отдел кадров или главный бухгалтер, потому что эта численность указывается и в других статистических отчетах, например в № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников». Если этот показатель по численности работников не будет «биться» с другими отчетами вашей организации, форму не примут как не соответствующую другим отчетам и особенно — сведениям о численности и заработной плате работников.

В успешной сдаче отчетов в Росстат должны быть заинтересованы все: и бухгалтерия, и кадры, и служба охраны труда. Будьте внимательны.

Ошибка 6. Не сверили данные по затратам с бухгалтерией

4-ФСС сдают бухгалтеры, а не специалист по охране труда, но сведения они могут запросить и у вас. Для отчета сообщите бухгалтерии, на каком количестве рабочих мест провели спецоценку условий труда и на скольких из них установили вредные условия труда. Укажите, сколько сотрудников прошли обязательные предварительные и периодические медосмотры (таблица 5 в приложении № 1 к Приказу ФСС от 26.09.2016 № 381).

Ошибка 7. Забыли отчитаться за предупредительные меры в ФСС России

Отчет по возмещению средств нужно сдавать каждый квартал после издания приказа отделения ФСС России о возмещении (разрешении не платить взносы на травматизм). Отчет подготовьте по форме из приложения № 1 к Письму ФСС от 20.02.2017 № 02-09-11/16-05-3685. Общее число застрахованных узнайте в бухгалтерии, численность работников, занятых на работах с вредными условиями труда, укажите согласно отчету о СОУТ и сверьтесь в кадрах.

Ошибка 8. Сдали отчет не вовремя

Если вы попали в выборку, подайте сведения о состоянии условий труда 1-Т — условия труда в территориальный орган Росстата до 21 января. Форма № 7-травматизм (годовая) должна поступить в Росстат до 25 января. Не тяните до последнего, при высокой нагрузке серверы Росстата могут работать недостаточно оперативно.

Ежеквартально бухгалтерия сдает в ФСС России отчет по форме 4-ФСС (форма утверждена Приказом ФСС России от 26.09.2016 № 381). Подача этой отчетности — задача бухгалтера, но у специалиста по охране труда в том числе спросят данные о спецоценке условий труда и медосмотрах. Предоставить их нужно до 25 января, если отчет сдают в электронном виде, или до 20 января, если в печатном виде. Такие же даты установлены для сдачи другого квартального отчета в ФСС России — за финансовое обеспечение предупредительных мер (Приказ Минтруда от 10.12.2012 № 580н).

Ошибка № 9. Сдаете отчет об использовании страховых взносов, но приказа на возмещение не издали

После подачи заявления на финансирование предупредительных мер ФСС России принимает решение, отказать в финансировании или принять заявление.

На портале «Онлайнинспекция.рф» Рострудом запущен новый сервис «Банк типовых документов», который содержит более 1500 форм и примеров, как для работников, так и для работодателей.

В банке документов содержатся формы нормативно утвержденных документов и те, которые не имеют утвержденной формы. Ранее мы приводили перечень бланков, которые Роструд подготовил для работников и работодателей для разных случаев трудовых отношений.

В этом материале – документы, которые касаются охраны труда.

Документы по общим вопросам организации охраны труда

Основание применения (правовая норма)

Абз. 23 ч. 2 ст. 212 ТК РФ (обязательная, но не утвержденная форма)

(необязательная, но фактически применяемая форма)

Ч. 1 – 2 ст. 11 Федерального закона от 28.12.2013 N 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда», п. 2 - 5 Приложения №2 к Приказу Минтруда России от 07.02.2014 N 80н (обязательная утвержденная форма)

(необязательная, но фактически применяемая форма)

П. 3 части «Разработка и утверждение инструкций по охране труда для работников» «Методических рекомендаций по разработке инструкций по охране труда для работников, занятых в производстве цемента и утилизации отходов» (утв. Минтрудом РФ 20.05.2004) (обязательная, но не утвержденная форма)

П. 8.2 «Рекомендаций по организации работы Службы охраны труда в организации» (утв. Постановлением Минтруда России от 08.02.2000 N 14) (обязательная, но не утвержденная форма)

Ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 28.12.2013 N 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» (обязательная, но не утвержденная форма)

(необязательная, но фактически применяемая форма)

Ч. 1 – 2 ст. 9 Федерального закона от 28.12.2013 N 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» (обязательная, но не утвержденная форма)

(необязательная, но фактически применяемая форма)

Ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 28.12.2013 N 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» (обязательная, но не утвержденная форма)

(необязательная, но фактически применяемая форма)

П. 4.6 «Рекомендаций по организации работы уполномоченного (доверенного) лица по охране труда профессионального союза или трудового коллектива» (утв. Постановлением Минтруда РФ от 08.04.1994 N 30) (обязательная, но не утвержденная форма)

(необязательная, но фактически применяемая форма)

П. 20 Приложения к Приказу Минтруда России от 05.12.2014 N 976н (обязательная, но не утвержденная форма)

(необязательная, но фактически применяемая форма)

Документы для обеспечения прав работников на охрану труда

Основание применения (правовая норма)

(необязательная, но фактически применяемая форма)

Абз. 6 п. 2.1.4 «Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций» (утв. Постановлением Минтруда России, Минобразования России от 13.01.2003 N 1/29) (обязательная, но не утвержденная форма)

П. 3.6 «Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций» (утв. Постановлением Минтруда России, Минобразования России от 13.01.2003 N 1/29) (обязательная утвержденная форма)

(необязательная, но фактически применяемая форма)

Абз. 1 п. 3.4 «Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций» (утв. Постановлением Минтруда России, Минобразования России от 13.01.2003 N 1/29) (обязательная, но не утвержденная форма)

П. 3.7 «Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций» (утв. Постановлением Минтруда России, Минобразования России от 13.01.2003 N 1/29) (обязательная утвержденная форма)

(необязательная, но фактически применяемая форма)

Абз. 3 п. 24 Стандарта безопасности труда «Обеспечение работников смывающими и (или) обезвреживающими средствами» (утв. Приказом МЗСР России от 17.12.2010 N 1122н) (обязательная утвержденная форма)

(необязательная, но фактически применяемая форма)

Абз. 5 п. 2.1.3 «Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций» (утв. Постановлением Минтруда России, Минобразования России от 13.01.2003 N 1/29) (обязательная утвержденная форма)

Абз. 3 п. 13 «Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты» (утв. Приказом МЗСР России от 01.06.2009 N 290н) (обязательная утвержденная форма)

Ч. 1 ст. 222 ТК РФ, п. 10 Приложения №1 к Приказу МЗСР России от 16.02.2009 N 45н (обязательная, но не утвержденная форма)

Документы при несчастных случаях на производстве

Основание применения (правовая норма)

П. 24 «Положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях» (утв. Постановлением Минтруда России от 24.10.2002 N 73) (обязательная, но не утвержденная форма)

Абз. 3 ч. 3 ст. 229.2 ТК РФ (обязательная утвержденная форма)

Абз. 5 ст. 228 ТК РФ, ст. 228.1 ТК РФ (обязательная утвержденная форма)

Ч. 1 ст. 230 ТК РФ, абз. 1 и абз. 2 п. 26 Приложения №2 к Постановлению Минтруда России от 24.10.2002 N 73 (обязательная утвержденная форма)

Ч. 4 ст. 230.1 ТК РФ, п. 36 Приложения №2 к Постановлению Минтруда России от 24.10.2002 N 73 (обязательная утвержденная форма)

Ч. 1 ст. 230.1 ТК РФ (обязательная утвержденная форма)

Абз. 6 ч. 3 ст. 229.2 ТК РФ (обязательная утвержденная форма)

(необязательная, но фактически применяемая форма)

Абз. 1 п. 28 Приложения №2 к Постановлению Минтруда России от 24.10.2002 N 73 (обязательная утвержденная форма)

Соглашение о порядке расследования несчастных случаев на производстве, происшедших с работниками при нахождении их вне государства проживания, от 9 декабря 1994 года (обязательная утвержденная форма)

статья 4 «Соглашения о порядке расследования несчастных случаев на производстве, происшедших с гражданами одного государства - члена Евразийского экономического сообщества при осуществлении трудовой деятельности на территории другого государства - члена Евразийского экономического сообщества» (утв. Распоряжением Правительства РФ от 18.10.2012 N 1946-р) (обязательная утвержденная форма)

Читайте также: