Как вшить вкладыш в трудовую книжку образец 2020
Опубликовано: 17.09.2024
Согласно Постановлению Правительства РФ №225 от 16.04.2003, в случае возникновения недостатка места в основном документе, ответственный специалист отдела кадров обязан вшить в трудовую специальное дополнение — вкладыш.
Он представляет собой документ строго определенной законодательством формы, который обязан соответствовать стандартам, регламентируемым Правилами ведения и оформления трудовых книжек.
Что при этом категорически запрещено:
- внесение данных, не поместившихся в базовых полях трудовой книжки на смежные поля, которые предназначены для иной информации;
- вклеивание вкладышей произвольной формы или вкладышей, неподходящих под стандарты;
- использование обычных чистых листов в качестве вкладышей;
- использование вкладышей с ошибками или помарками и зачеркиваниями: они обязаны быть уничтожены по акту.
Таким образом, при необходимости, к примеру, продолжить ведение раздела, в котором содержатся сведения о работе, и который в основной трудовой полностью заполнен, кадровый специалист обязан приобрести в магазине канцелярии отпечатанный по стандартам трудового законодательства РФ вкладыш, а затем закрепить его нитками между задней частью обложки трудовой и последним листом.
Впоследствии, по регламенту кадровый работник может взыскать с персонала стоимость вшитого вкладыша.
Установлен четкий стандарт выпуска подобных вкладышей: он обязан иметь 46 страниц внутреннего содержания, иметь переплет в виде картонной обложки с элементами защиты. Регламентированный размер вкладыша для трудовой — 88х125 миллиметров. Приобрести подобный стандартный документ можно в любой точке продажи печатной продукции и канцелярских товаров.
Как оформить вкладыш в трудовую книжку правильно
Даже у самых опытных работников кадровой службы могут возникнуть вопросы по поводу ведения вкладышей для трудовой книги. Чтобы минимизировать количество ошибок при заполнении основных граф вкладыша, необходимо изучить инструкции, представленные в Правилах ведения и заполнения трудовых книжек, и в точности руководствоваться их рекомендациями.
Что следует помнить во время процедуры оформлении вкладыша:
- Заполнение всех граф дополнения к трудовой книжке производится исключительно по факту предоставления работником необходимых для этого документов — паспорта гражданина РФ (вида на жительство) а также диплома или аттестата, подтверждающего уровень образования и квалификацию работника.
- После окончательного оформления и проверки, на первом листе трудовой следует указать, что дополнение существует в формате записи «Выдан вкладыш». Здесь же стоит указать его серию и номер. Также вместо этого допускается постановка штампа с нужной информацией размером 10х25 мм либо же выполнение и ручной записи, и постановка штампа одновременно.
- Фактическая дата заполнения вкладыша является в то же время официальной датой начала его действия.
- Первая страница вкладыша также содержит данные об ответственном сотруднике, заполнившем его.
- Вкладыш обязан быть подписан владельцем трудовой лично.
- После полного отражения данных о сотруднике, их следует перепроверить, а затем подшить вкладыш к трудовой книжке.
- Если же в трудовой один вкладыш уже есть, не беда: их количество не регламентировано, достаточно просто подшивать их в нужном порядке.
Изменение фамилии работника
Одна из самых частых процедур, с которыми сталкиваются кадровые работники — это внесение правок в трудовую книжку касательно личной информации о сотруднике. Основные правки такого рода касаются смены фамилии в результате заключения брака или же напротив — прохождения бракоразводной процедуры.
Для вкладыша трудовой книжки алгоритм действий кадрового специалиста следующий:
- Изучить предоставленные сотрудником документы, призванные подтвердить изменения личных данных.
- На основании подобных свидетельств и вносятся корректировки одновременно на первый лист трудовой книжки и на аналогичный лист каждого дополнения к ней.
- На обратной стороне этого листа перечисляются все предоставленные документы, ставшие причиной для корректировки личных данных, проставляется их номер и дата выдачи, после чего запись заверяется при помощи официальной печати фирмы визируется ее директором или ответственным руководителем.
Запись о работе попала не в тот радел
Это значит, что обычное зачеркивание в некорректном разделе недопустимо. Вместо этого, следует произвести следующие манипуляции:
- Внесенной не в то поле записи присваивается порядковый номер, вне зависимости от того, цельной ли она является, или же просто продолжением ранее начатой записи в разделе о работе.
- В трудовой делается соответствующая пометка под некорректной записью о признании ее недействительной, завизированная личной подписью директора и скрепленная официальной печатью.
- Оформляется новый вкладыш, после чего в нужный раздел дополнения переносится некорректная часть записи.
Образец оформления
Процедура заполнения граф дополнения для трудовой не так сложна и страшна, как может показаться на неискушенный взгляд. Она начинается с изучения документов владельца трудовой, информация из которых постепенно переписывается вручную в соответствующие разделы дополнительного вкладыша. В готовом виде заполненный вкладыш выглядит так:
Как вставить вкладыш в трудовую книжку
Чтобы подшить вкладыш-дополнение к трудовой книжке, необходимо первоначально заполнить его, согласно требованиям законодательства РФ, после чего при помощи ниток подшить к основному документу.
Четких рекомендаций или обязательных требований к месту подшивки, цвету или типу ниток для подшивания в Правилах заполнения и ведения трудовых книжек не существует, но следуя логике и удобству, преимущественно работники отделов кадров подшивают этот документ, в промежуток между задней обложкой и последним листом основной трудовой.
Последующие вкладыши, соответственно, подшиваются сразу за последним листом предыдущего вкладыша.
Как внести запись в трудовую книжку о вкладыше
После заполнения всех полей и подшивания вкладыша, на титульном листе (а чаще, как показывает практика, на первой странице) предоставляются данные о нем.
Конкретно на деле это выглядит так:
- Верхний правый угол титульного листа отводится под надпись «Выдан вкладыш, серия, номер».
- По нормам, там же проставляется штамп о выдаче, указывается дата начала действия дополнения.
- Согласно Правилам, без штампа запись, сделанная в ручном режиме, может быть сочтена недействительной, хотя на практике такое случается, когда фирма не имеет подобного штампа в принципе.
- Штамп поставить можно не только на титульном листе. Практика показывает, что целесообразнее его проставлять на странице под номером 1 в трудовой.
Каким должен быть порядковый номер во вкладыше в трудовую книжку
Все внесенные данные в трудовой нумеруются по порядку, причем нумерация ведется параллельно в каждом разделе. Если возникла необходимость продолжать их ведение в дополнении к трудовой, нумерацию не следует начинать сначала: первая же отметка в «Сведениях о работе» будет иметь порядковый номер, следующий за последней записью того же раздела в основном документе. Аналогичная ситуация с разделом «Сведения о наградах».
Вкладыш в трудовую книжку имеет важное значение для любого работника, и подходить к его заполнению следует со всей ответственностью. Впрочем, не стоит забывать и о том, что сам по себе он не имеет никакой ценности, и только при наличии трудовой, к которой он подшит, приобретает юридическую силу.
Как вшить вкладыш в трудовую книжку – частый вопрос, которым задаются кадровые работники, ИП, или руководители организаций, в которых нет отдела кадров. О том, какими нормативными актами предусмотрена необходимость подшивки вкладыша в трудовую книжку, и как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, расскажем в публикации.
Нужно ли вшивать вкладыш в трудовую книжку?
Порядок заполнения и оформления трудовых книжек отражен в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства от 16.03.2003 № 225. В п. 38, 39 Правил содержится информация о том, что если книжка кончается, в нее необходимо вшить вкладыш, который заполняется точно так же, как и сама книжка. Соответственно, вся информация, которая относится к порядку заполнения книжек, отраженная в Постановлении № 225 актуальна и для вкладышей.
Вкладыш не может быть произвольной формы, как и трудовые книжки. Форма утверждена Постановлением № 225. Использовать другие формы нельзя, в противном случае все сведения, указанные во вкладыше произвольной формы признаются не вписанными.
Фактически вкладыш повторяет содержание книжки. В нем содержатся два раздела:
- раздел сведений о работе на 8 разворотах;
- раздел сведений о награждениях на 9 разворотах.
Без трудовой книжки документ действительным не признается. Если книжка закончилась, в ней должен быть проставлен штамп с указанием того, что вкладыш выдан, его серия и номер.
Как правило, кадровые специалисты или иные ответственные работники, в случае, если книжка заканчивается, задаются вопросом, необходимо ли вшивать в нее вкладыш, или можно просто положить его внутрь или закрепить иным способом? Ответ на данный вопрос однозначен.
Вкладыш требуется именно вшить. Приклеивать, вкладывать, закреплять на скрепку, его нельзя. Данное требование содержит п. 38 Правил № 225.
Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!
Москва: +7 (499) 938-49-02
Петербург: +7 (812) 467-39-58
Бесплатный звонок по России: 8 (800) 350-84-13, доб. 453
Если не подшить вкладыш, он признается недействительным. После окончания какого-либо из разделов в трудовой книжке обязательна подшивка в нее вкладыша.
Как подшить вкладыш в трудовую книжку?
Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку не указано ни в Правилах № 225, ни в ином нормативном акте. Можно сделать вывод, что порядок подшивки может быть произвольным. Несмотря на это, при подшивке следует соблюдать ряд рекомендаций.
- На лицевой части вкладыша указывается информация о трудящемся, в частности: Ф.И.О., дата рождения, образование, профессия, дата заполнения. Кроме того, есть место для подписи сотрудника и печати организации. Рекомендуется перед подшивкой заполнить все необходимые поля, поскольку это гораздо удобнее, чем заполнять их после.
- Вкладыш рекомендуется вшивать в конце трудовой книжки, а не после оконченного раздела, для удобства.
- Для подшивки можно использовать следующий набор инструментов: нитки, ножницы, шило, иголку.
- Как вшить вкладыши в трудовую книжку аккуратно? Необходимо раскрыть вкладыш и книжку посередине, отступить от верхних и нижних краев вкладыша и книжки по одному сантиметру, проделать в них дырки, приложить друг к другу, прошить нитками. Концы нитки связываются с наружной стороны подшитых документов.
- Требований к наклейке заверительной надписи законодательство не содержит (как и иных требований). Мы рекомендуем ее не делать, поскольку без нее подшитый документ будет выглядеть более эстетично. Если есть желание, заверительную надпись можно поставить. Для этого на узелок ниток наклеивается бумажный листок, на котором указывается «Прошито» и проставляется подпись сотрудника, который сшивал документы. Некоторые ставят сургучную печать, но это скорее исключение, чем правило, и без необходимости делать этого не следует.
Как прошить вкладыш в трудовую книжку и не допустить типичных ошибок?
Многие при подшивке вкладыша к книжке и его заполнении допускают распространенные ошибки.
- Вопреки требованиям Правил № 225 не вшивают вкладыш, а вклеивают его.
- Не используют официальный бланк, а вклеивают или вшивают обычные листы.
- Заводят новые трудовые книжки вместо подшивки вкладыша.
- Не ставят в книжке штамп о том, что выдан вкладыш, а заполняют данную информацию от руки, либо вообще не заполняют.
Чтобы правильно подшить вкладыш, можно просмотреть видео, находящееся в открытом доступе на сайте Youtube. В нем содержится исчерпывающая информация о том, как вшить вкладыши в трудовую книжку.
Таким образом, вкладыши в книжку необходимо вшивать с помощью ниток, а в книжке указывать, что был выдан вкладыш. Чтобы сделать все правильно, можно воспользоваться указанной в статье информацией.
Трудовая книжка – основной документ, отражающий места и периоды занятости человека. Однако бывает такое, что для новой информации о деятельности трудящегося нет места. В такой ситуации заводится вкладыш в трудовую книжку.
Когда требуется вкладыш
Если гражданин часто меняет места работы, и не остается свободных полей для отметок в трудовой книжке, работодателем оформляется типовое приложение. Правила его заполнения и оформления регламентированы для исполнения кадровыми органами предприятий.
ВАЖНО! Запрещается изготавливать формуляр самостоятельно. Такое действие нарушает приказ Минфина России от 22.12.2003 №117Н. Производство форм для записи стажа и вложений для них находится в компетенции государственного учреждения «Гознак».
Правила оформления вкладыша в трудовую книжку
Утверждающим документом для формы вложения является Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках».
Правила оформления документа изложены в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
Приложение приобретается и оформляется руководством, но его стоимость по предварительному уведомлению работника вычитывается из его заработной платы.
ВАЖНО! Сотруднику должны оформить формуляр в той организации, где закончились свободные строки в основной форме. На новой работе при отсутствии места для отметок о трудоустройстве сотрудника отправят на прежнее место работы для устранения проблемы.
Вложение по аналогии с основной документацией о трудовой деятельности включает в себя два раздела:
- Сведения о стаже (отведено 9 листов).
- Наградная информация (занимает 8 разворотов).
Перед тем как приступить к внесению данных во вложение сотрудник кадровой службы ставит штамп о выдаче вкладыша. В случае отсутствия специальной печати в организации можно написать эту фразу от руки. Место нанесения информации не регламентируется, поэтому пометка с серией и номером располагается в любом удобном месте.
ВНИМАНИЕ! Вклады является дополнением и без трудовой книжки не является действительным.
Образец заполнения
При заполнении вкладыша необходимо внести следующую информацию:
- Ф. И. О. работника в отдельных строках;
- дата заведения формуляра;
- запись об образовании и специализации работника;
- личная подпись сотрудника;
- подпись и печать кадровика.
ВНИМАНИЕ! Если при внесении персональных данных в формуляр, кадровиком допущена ошибка или исправление, бланк нужно утилизировать и выдать сотруднику новый. О факте уничтожения нужно сделать пометку в соответствующем журнале.
Правила заполнения разделов идентичны тем, которыми кадровые службы пользуются для заполнения трудовой книжки. Строки заполняются синей или черной шариковой ручкой. Заверяется запись печатью и подписью начальника.
Нумерация отметок в приложении начинается не с «1». Если номер последней записи в основных сведениях о стаже «52», первой строке вкладыша присваивается номер «53». Одинаковый номер в конце одного и начале другого документа можно проставлять в том случае, если отметка не вместилась полностью. Например, наименование организации в одной строке, а занимаемая должность – в другой.
Как правильно вшить вкладыш
Указаний нет, каким образом вшить приложение к основному документу о трудовой деятельности. Можно вшивать формуляр в середину или начало. Но правильнее присоединить приложение к задней обложке.
Для этого необходимо расположить приложение в развернутом виде между обложкой и последним листом документа, проделать отверстия насквозь со стороны обложки и прошить книжку плотной нитью. Закреплять нить следует с внутренней стороны. Место соединения не нужно дополнительно опечатывать.
Если вкладыш не один, следует пришивать их последовательно друг за другом.
Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.
Е сли в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в трудовую книжку вшивается вкладыш (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225, далее – Правила). Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225. Объем вкладыша «Сведения о работе» – 9 разворотов, «Сведения о награждениях» – 8 разворотов.
В соответствии с п. 38 Правил вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша (п. 39 Правил). Причем в Правилах речь идет именно о штампе, т.е. получается, что запись от руки не корректна.
В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Если при выдаче вкладыша указанная надпись будет написана от руки, то, по нашему мнению, это не может являться основанием для признания вкладыша недействительным. Однако обязанность работодателя иметь соответствующий штамп и, соответственно, ставить его при выдаче каждого вкладыша вытекает из требований вышеуказанных Правил.
Также в Правилах не указано конкретное место трудовой книжке, где следует поставить штамп со словами «Выдан вкладыш». При этом обычно его проставляют в правом верхнем углу титульного листа трудовой книжки (см. Пример 1).
Правила не устанавливают, где в трудовой книжке должен ставиться штамп с надписью «Выдан вкладыш». Однако на практике такой штамп всегда ставится не на обложке, а на первой странице трудовой книжки (титульном листе) таким образом, чтобы он не закрывал других заполненных записей на титульном листе, содержащих сведения о работнике.
Кроме того, в Правилах не указано конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, и качество используемых при этом ниток. Обычно вкладыш вшивают между последней страницей и задней обложкой трудовой книжки.
Правила не устанавливают, куда должен вшиваться вкладыш, – в начало, середину или конец трудовой книжки. Данный вопрос не имеет принципиального значения ни для работника, ни для работодателя, ни для надзорноконтрольных органов, однако чисто технически удобнее вшить вкладыш в середину трудовой книжки.
Отметим, что нумерация во вкладыше к трудовой книжке сквозная по каждому разделу и продолжает нумерацию, сделанную в трудовой книжке.
Нумерация записей во вкладыше не начинается сначала, а продолжает нумерацию записей в трудовой книжке. При этом возможны случаи, когда номер записи, например, о приеме на работу будет проставлен в трудовой книжке, а продолжение этой записи с указанием должности (профессии), места работы (структурного подразделения) в связи с тем, что в трудовой книжке уже заполнены все страницы соответствующего раздела, будет перенесено во вкладыш.
Верховный Суд в решении от 19.06.2007 г. № ГКПИ07564 напомнил, что согласно пунктам 2, 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н, изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением «ГОЗНАК» Министерства финансов Российской Федерации. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты. Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем. При этом иной способ приобретения указанных бланков может рассматриваться как административное правонарушение в сфере трудовых отношений.
Если запись о работе попала не в тот раздел
При заполнении трудовой книжки весьма распространена следующая ошибка, допускаемая по невнимательности: часть записи, которая должна быть в разделе «Сведения о работе», вносят в раздел «Сведения о награждениях». Данная неточность возникает, когда раздел «Сведения о работе» полностью заполнен, и кадровики, перелистывая страничку трудовой книжки, не замечают, что пишут уже в другом разделе. Между тем в соответствии с п. 30 Правил в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. При этом изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Соответственно, в нашем случае следует запись, ошибочно попавшую в раздел «Сведения о награждениях», признать недействительной. Далее надо оформить вкладыш к трудовой книжке, где в разделе «Сведения о работе» оформляется нужная запись (см. Пример 2).
В данном случае кадровик ошибся следующим образом: часть записи об увольнении («части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации») попала в раздел «Сведения о награждениях»:
Запись о работе, попавшую в раздел «Сведения о награждениях», следует признать недействительной. В этом случае, по нашему мнению, нужно указанную запись пронумеровать. Ведь при необходимости изменения конкретной записи после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: «Запись за номером такимто недействительна» (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.2003 г. № 69).
Здесь следует учесть, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (п. 35 Правил).
Далее оформляем вкладыш, где в раздел «Сведения о работе» заносим ту часть записи, которая изначально попала не в тот раздел трудовой книжки.
Если у работника изменилась фамилия
Зачастую кадровики теряются, как поступить в следующей ситуации: у сотрудницы в связи с замужеством изменилась фамилия, при этом в трудовой книжке уже вшит вкладыш. Возникает вопрос: указанные изменения можно сделать только в трудовой книжке либо их следует внести и во вкладыш? Послушаем мнение Роструда.
Поскольку в соответствии с Правилами вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка, в случае изменения, например, фамилии работника соответствующие изменения должны быть внесены одновременно и в трудовую книжку, и во вкладыш. В соответствии с пунктом 2.3 постановления Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).
На вкладыше отсутствует печать
Интересен и следующий вопрос: как поступить, если на предыдущем месте работы сотруднику забыли поставить печать на титульном листе во вкладыш к трудовой книжке?
Если на предыдущем месте работы при выдаче вкладыша работодателем не была поставлена на титульном листе вкладыша печать организации (или печать кадровой службы), то работнику необходимо обратиться к прежнему работодателю с просьбой поставить соответствующую печать, поскольку в соответствии с пунктом 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек первую страницу (титульный лист) вкладыша подписывает лицо организации, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), которая выдала работнику вкладыш и в которой вкладыш впервые заполнялся.
Трудовая книжка – основной документ, отражающий места и периоды занятости человека. Однако бывает такое, что для новой информации о деятельности трудящегося нет места. В такой ситуации заводится вкладыш в трудовую книжку.
Когда требуется вкладыш
Если гражданин часто меняет места работы, и не остается свободных полей для отметок в трудовой книжке, работодателем оформляется типовое приложение. Правила его заполнения и оформления регламентированы для исполнения кадровыми органами предприятий.
ВАЖНО! Запрещается изготавливать формуляр самостоятельно. Такое действие нарушает приказ Минфина России от 22.12.2003 №117Н. Производство форм для записи стажа и вложений для них находится в компетенции государственного учреждения «Гознак».
Правила оформления вкладыша в трудовую книжку
Утверждающим документом для формы вложения является Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках».
Правила оформления документа изложены в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
Приложение приобретается и оформляется руководством, но его стоимость по предварительному уведомлению работника вычитывается из его заработной платы.
ВАЖНО! Сотруднику должны оформить формуляр в той организации, где закончились свободные строки в основной форме. На новой работе при отсутствии места для отметок о трудоустройстве сотрудника отправят на прежнее место работы для устранения проблемы.
Вложение по аналогии с основной документацией о трудовой деятельности включает в себя два раздела:
- Сведения о стаже (отведено 9 листов).
- Наградная информация (занимает 8 разворотов).
Перед тем как приступить к внесению данных во вложение сотрудник кадровой службы ставит штамп о выдаче вкладыша. В случае отсутствия специальной печати в организации можно написать эту фразу от руки. Место нанесения информации не регламентируется, поэтому пометка с серией и номером располагается в любом удобном месте.
ВНИМАНИЕ! Вклады является дополнением и без трудовой книжки не является действительным.
Образец заполнения
При заполнении вкладыша необходимо внести следующую информацию:
- Ф. И. О. работника в отдельных строках;
- дата заведения формуляра;
- запись об образовании и специализации работника;
- личная подпись сотрудника;
- подпись и печать кадровика.
ВНИМАНИЕ! Если при внесении персональных данных в формуляр, кадровиком допущена ошибка или исправление, бланк нужно утилизировать и выдать сотруднику новый. О факте уничтожения нужно сделать пометку в соответствующем журнале.
Правила заполнения разделов идентичны тем, которыми кадровые службы пользуются для заполнения трудовой книжки. Строки заполняются синей или черной шариковой ручкой. Заверяется запись печатью и подписью начальника.
Нумерация отметок в приложении начинается не с «1». Если номер последней записи в основных сведениях о стаже «52», первой строке вкладыша присваивается номер «53». Одинаковый номер в конце одного и начале другого документа можно проставлять в том случае, если отметка не вместилась полностью. Например, наименование организации в одной строке, а занимаемая должность – в другой.
Как правильно вшить вкладыш
Указаний нет, каким образом вшить приложение к основному документу о трудовой деятельности. Можно вшивать формуляр в середину или начало. Но правильнее присоединить приложение к задней обложке.
Для этого необходимо расположить приложение в развернутом виде между обложкой и последним листом документа, проделать отверстия насквозь со стороны обложки и прошить книжку плотной нитью. Закреплять нить следует с внутренней стороны. Место соединения не нужно дополнительно опечатывать.
Если вкладыш не один, следует пришивать их последовательно друг за другом.
Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.
Читайте также:
