Как заключить трудовой договор по интернету

Опубликовано: 17.09.2024

Удаленный труд предполагает, что выполняемая сотрудником работа осуществляется им не на том месте, которое создается и контролируется работодателем. Действующая редакция ТК РФ описывает 2 варианта такого труда:

надомный (гл. 49), при котором место работы для работника определено как место его жительства;
дистанционный (гл. 49.1), когда место работы не устанавливается и работник вправе выбирать его сам.

У обоих вариантов много общего:

взаимоотношения между удаленным сотрудником и работодателем базируются на тех же положениях ТК РФ, которые распространяются на обычных работников, с учетом особенностей, возникающих в силу особого характера удаленного труда;
работник может не появляться по месту нахождения работодателя или бывать там изредка по мере необходимости, но при этом считается находящимся на работе;
время, затрачиваемое на труд, работодателем не контролируется, и работник может сам регулировать периоды труда и отдыха;
объем поручаемой сотруднику работы должен обеспечивать для него возможность соблюдать установленную законодательством продолжительность рабочего времени и чередовать периоды труда и отдыха;
средства труда, участвующие в выполнении работы, могут принадлежать как работнику, так и работодателю;
работнику положена компенсация расходов, понесенных им в процессе выполнения работы, в т. ч. за использование принадлежащего ему имущества;
специально оговаривается порядок взаимодействия по передаче работнику задания на работу и получению от него результатов труда;
для работодателя перечень его обязанностей по отношению к работнику в части вопросов охраны труда ограничивается проведением инструктажа, обеспечением медицинского обслуживания и необходимостью расследовать несчастный случай с работником, если такой будет иметь место, при этом он должен обеспечивать надомников средствами спецзащиты и контролировать условия их труда;
в трудовой договор могут включаться особые основания для увольнения.

Надо ли оформлять табель на работающих удаленно сотрудников, читайте в статье «Нужно ли вести табель на сотрудника надомника?».

Внимание! С 2021 года вступили в действие изменения в правилах оформления и организации дистанционной работы. Эксперты КонсультантПлюс подготовили подробный обзор закона, внесшего изменения в ТК РФ. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в обзорный материал, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Различия во взаимоотношениях с дистанционным работником и с надомником

Кроме общего, между надомной и дистанционной работой есть ряд существенных различий:

надомник привязан к определенному месту, на котором выполняется работа, в то время как работающий дистанционно может выполнять работу в любом удобном для него месте;
надомнику разрешено привлекать к выполнению работы членов своей семьи, а дистанционный работник делает работу сам;
надомник создает вещи материального характера, требующие вложения в них исходных материальных затрат, а работа дистанционного характера приводит к созданию интеллектуальных продуктов;
работа надомником требует осуществления непосредственного взаимодействия с работодателем при получении от него исходных материалов (если их предоставляет работодатель) и передаче ему готовой продукции, а с работающим дистанционно все подобное взаимодействие осуществляется посредством электронных средств связи;

для дистанционного работника могут устанавливаться:

режим труда, согласованный с работодателем;
право применения усиленной квалифицированной электронной подписи создаваемых документов;
особые условия в части охраны труда, обеспечения процесса труда, предоставления отпусков.

Работа по совместительству с возможностью удаленного труда

ТК РФ не содержит запрета на удаленную работу для совместителей. Заключая договор о такой работе с совместителем, следует помнить о правилах, установленных гл. 44 ТК РФ, в силу которых для совместителя:

рабочее время определяется как половина нормальной продолжительности рабочего дня, и, соответственно, объем выполняемой им работы будет вдвое меньше, чем у обычного работника;
предоставление отпуска происходит одновременно с отпуском по основному месту работы;

не действуют гарантии, положенные лицам:

работающим в районах Крайнего Севера;
совмещающим работу и учебу;
прекращение договора возможно с предупреждением об этом за 2 недели в случае приема для выполнения тех же функций другого работника, оформляемого на основное для него место работы.

Подробнее об особенностях оформления на работу совместителя читайте в материале «Как правильно оформить работу по совместительству по ТК РФ?».

Особенности оформления кадровых документов при дистанционном труде

Прием работника на удаленную работу не освобождает работодателя от обязанности обмена документами с ним с целью:

получения от работника всех необходимых сведений о нем;
предоставления работником оригиналов и копий документов, имеющих значение для трудоустройства и дальнейших расчетов по оплате труда;
оформления подписываемого обеими сторонами трудового договора и возможных дополнений к нему;
ознакомления работника под подпись с внутренними нормативными актами;
получения работником справок от работодателя.

Но если с надомником такой обмен можно совершить при непосредственном контакте в момент получения материалов для работы или передачи готовой продукции, то для дистанционного работника такой способ не всегда доступен. Поэтому взаимодействие с ним и в отношении кадровых документов разрешено осуществлять с применением электронных средств связи. При этом документы, которые работник должен представить работодателю в оригинале, подлежат пересылке обычной почтой заказным письмом с уведомлением.

В отношении прочих документов возможны такие варианты электронного обмена:

через обычную электронную переписку с последующей отправкой почтой тех бумаг, которые работнику и (или) работодателю нужно иметь в оригинале;
с использованием электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, причем от получателя обязательно направление ответного подтверждения.

Посредством электронных документов допускается осуществлять:

знакомство с внутренними нормативными актами;
подачу заявлений;
предоставление объяснений.

Перевести на удаленку можно не только нового, но и уже работающего сотрудника. В частности, такая необходимость у многих работодателей возникла из-за эпидемии COVID-19. Для того, чтобы это сделать, с работником нужно заключить допсоглашение к трудовому договору. Что и как прописать в таком допсоглашении, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение.

Возможности электронного взаимодействия при заключении трудового соглашения

Документы, необходимые для трудоустройства (паспорт, трудовую книжку, документы о регистрации в системе персучета ПФР, воинском учете и об образовании, справки), можно подать работодателю в электронном виде. Если он сочтет такое представление недостаточным, то ему почтой заказным письмом направляются нотариально заверенные копии этих бумаг.

В отношении двух видов документов, нужных для трудоустройства, для дистанционных работников установлен особый порядок оформления:

запись в трудовой книжке (либо сама трудовая книжка при первом оформлении трудового договора работником) по соглашению между работником и работодателем может не оформляться, но если такого соглашения нет, то книжку надо передать работодателю лично или через почту заказным письмом.

Если запись о дистанционной работе не вносится в трудовую книжку, то основанием для подтверждения трудового стажа за период такой работы будет являться трудовой договор. И в этом случае факт наличия его оригинала на руках у работника приобретает особое значение.

О том, для чего нужно подтверждение трудового стажа, читайте в статье «Общий трудовой стаж — что входит и как подсчитать?».

Важные особенности имеет не только прием на дистанционную работу, но увольнение с нее. И о них подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Отличия договора с работающим дистанционно сотрудником от обычного трудового соглашения

Трудовой договор с дистанционным работником заключается в обязательном порядке (ст. 312.1 ТК РФ). Однако особые условия осуществления дистанционного труда и возможности, предоставляемые действующим законодательством, обусловливают существование ряда отличий такого договора от договора с обычным работником. В договоре с работающим дистанционно:

обязательно указание на дистанционный характер работы, при этом в качестве места заключения договора указывают местонахождение работодателя;
присутствует условие о неоформлении трудовой книжки, если такое соглашение достигнуто;
устанавливается определенный режим работы, если это важно для работодателя, и порядок предоставления отпусков;
оговаривается необходимость оформления усиленной квалифицированной электронной подписи, если такая подпись нужна работнику для работы;
содержится перечень технических средств и программного обеспечения, которые работник должен применять в работе, если в такой оговорке есть необходимость, а также приводится список передаваемых работнику средств труда, если такая передача осуществляется работодателем;
отражается объем компенсации за использование имущества, принадлежащего работнику и используемого для выполнения дистанционной работы, а также иных расходов, возникающих в связи с этой работой;
устанавливается порядок обмена заданиями на работу и результатом их выполнения;
определяются дополнительные обязанности работодателя по вопросам охраны труда, если в этом есть необходимость;
отражаются условия увольнения, дополняющие перечень причин, содержащихся в ТК РФ, если принято решение об их включении в текст документа.

Трудовой договор дистанционного работника - образец

Трудовое соглашение, заключаемое с дистанционным работником, как и договор с обычным работником, имеет произвольную форму, но должно содержать обязательные сведения, предусмотренные ст. 57 ТК РФ, с учетом особенностей, отличающих дистанционный труд от обычного.

О том, какие сведения составляют содержание трудового соглашения, читайте в статье «Порядок заключения трудового договора (нюансы)».

Образец трудового договора о дистанционной работе 2021 года можно посмотреть на нашем сайте.

Итоги

Трудовое законодательство РФ допускает возможность осуществления работы вне места нахождения работодателя. Такой труд имеет две разновидности (надомный и дистанционный), которым присущи как общие черты, отличающие этот труд от обычного, так и свои особенности. Дистанционный труд отличает преобладание электронных форм взаимодействия и возможность не оформлять трудовую книжку. Трудовой договор с дистанционным работником оформляется в обычном порядке, но с включением в его текст положений, требующих согласования между работником и работодателем в силу особого характера работы.

Несмотря на отсутствие достаточной законодательной базы, электронный документооборот прочно вошел в деловой мир. Посредством писем эффективно решается большинство вопросов на расстоянии. Это стало актуальным и для подписания договоров: экономится много рабочего времени, за счет чего возрастает эффективность взаимодействия. О том, как подписать договор по электронной почте, какие есть нюансы и подводные камни, нужно знать каждому предпринимателю.

Преимущества электронного формата

Основную часть времени занимает внутреннее согласование договора различными подразделениями организации. Есть ряд причин, по которым следует проводить процедуру согласования посредством автоматизированных систем:

сокращение сроков согласования;
страхование от возможной утери или порчи оригинала документа – то есть процесс согласования не придется начинать сначала;
при внесении корректировок – отсутствие путаницы со старой и новой редакцией договора;
не надо ходить из кабинета в кабинет за сбором подписей, мешая основной работе.

Вот почему в крупных организациях сегодня устанавливают автоматизированные системы. Они позволяют не только осуществлять электронное согласование договоров и других документов, но и полностью перенести бумажный документооборот в формат цифрового или смешанного. В результате организация получает следующие преимущества:

выполнение согласования документов в четко установленные сроки;
фиксирование комментариев, недочетов и замечаний всех специалистов, принимающих участие в процессе согласования;
снижение риска различного рода ошибок в тексте;
контроль за согласовательным процессом в реальном времени;
повышение имиджа и солидности организации.

Особенности электронного формата

Такой формат согласования документов имеет ряд важных особенностей. Договоры могут быть:

входящими (в основном они подразумевают расходную нагрузку на организацию);
исходящими (чаще всего подразумевают поступление дохода в организацию).

Каждый из этих видов необходимо регистрировать отдельно, заводя для этого в системе документооборота разные картотеки и, соответственно, бумажные журналы для их регистрации. То есть заводится электронный реестр договоров.

Если документ поступил в бумажном варианте, то его следует отсканировать и ввести этот скан в электронную базу. Сканированные документы возлагают на такие базы дополнительную нагрузку, поскольку их объем весьма значителен. Если документов, подлежащих сканированию, достаточно много, следует установить специальное оборудование, позволяющее ускорить и упростить процесс сканирования.

Потому здесь нужно отследить потоки документов и оценить возможности оснащения основных рабочих мест необходимым оборудованием.

Какие контракты можно заключать через интернет?

Любые. Сегодня практически любой вид договора можно заключить, даже не встречаясь с контрагентом. Конечно, при условии, что обе стороны поддерживают такой формат отношений и у них есть соответствующая техническая возможность.

Возможно даже заключение трудового договора через интернет. Сегодня многие работают удаленно – работодатель может находиться в одном регионе, а работник в другом. Процесс подписания такого трудового контракта в общих чертах обозначен в трудовом законодательстве (ТК РФ ст. 49.1) и реализуется он следующим образом:

Трудовой договор должен быть подписан электронно-цифровой подписью.
Между работником и работодателем происходит обмен электронной и бумажной формой трудового договора.
После подписания и обмена работодатель вносит запись в трудовую книжку работника.

Почта как средство подписания документов

С точки зрения российского законодательства, договор через интернет считается наделенным юридической силой, когда он подписан необходимым образом и при этом произошел обмен средствами связи. Признается, что подпись может быть не только собственноручная, но и электронно-цифровая.

Таким образом, вполне возможно заключение договора по электронной почте. Однако, если электронно-цифровой подписи в наличии нет, следует предусмотреть в самом контракте, что электронной подписью признается ваш электронный ящик, с которого идет переписка. То есть в договоре должно четко определяться лицо, владеющее данным электронным ящиком.

Реализовать это можно следующим образом. При составлении обычного договора с контрагентом нужно добавить пункт об электронной подписи. При этом доступ к электронной почте осуществляется посредством паролей, и каждая из сторон обязана сохранять конфиденциальность этой информации. Электронный адрес нужно прописать в документе четко, чтобы впоследствии не было двусмысленной трактовки.

Итак,заключение договора через интернет вполне возможно. Главное – внимательность к деталям при его составлении и подписании.

Порядок заключения такого вида деловых документов, как договоры, регламентируется статьями из Гражданского и Трудового Кодексов:

Статья 434 Гражданского Кодекса подтверждает, что договор между хозяйствующими субъектами (юридическими лицами, физическими лицами или некоммерческими организациями, ведущими от своего имени экономическую деятельность) можно заключить путем обмена электронными документами. Главное, чтобы можно было установить, что электронный документ исходит от стороны по договору.
Статьи 312.1 и 312.2 Трудового Кодекса предусматривают, что договор с дистанционным сотрудником можно оформить в электронной форме.

В цифровом пространстве гарантом неизменности документа и подтверждения авторства выступает усиленная электронная подпись: квалифицированная или неквалифицированная. Применение электронной подписи в России регулируется федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011. Подробнее о видах электронной подписи можно прочитать в этой статье.

Что придает юридическую силу электронному договору

Чтобы сделка считалась действительной, документ должен обладать определенными признаками:

Форма договора должна соответствовать законодательству.
Содержание договора должно соответствовать закону.
Подписант должен обладать подтвержденным правом заключать сделки.

Остановимся на особенностях, которые связаны с подписанием договоров в электронном виде. Деловые документы можно разделить на два вида: формализованные и неформализованные. От вида электронного документа зависит, что будет гарантировать его юридическую силу.

Формализованные документы

К таким документам относят трудовой договор с удаленным сотрудником и другие документы — например, счета-фактуры или отчетность. Чтобы придать формализованному документу юридическую силу, необходимо выполнить следующие условия:

Составить документ в соответствии с форматом, установленным государством.
Передать его другой стороне сделки в соответствии с установленным регламентом передачи документов.
Подписать квалифицированной электронной подписью (далее — КЭП).

КЭП необходимо получить лично или по доверенности в удостоверяющем центре, который аккредитован Минкомсвязи. Электронная подпись должна быть действительна на момент подписания документа.

Неформализованные документы

К этой категории относятся все остальные деловые документы — например, хозяйственные договоры, доверенности, письма и т.д. Формат неформализованных документов государство не регулирует. Есть два способа обеспечить их юридическую силу:

Подписать договор КЭП. Как и в случае с формализованными документами, квалифицированная подпись подтверждает авторство и неизменность содержания документа после того, как он был подписан.
Подписать договор простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью (НЭП). Если стороны решат использовать в документообороте эти виды подписей, им сначала необходимо заключить соглашение, в котором они признают юридическую силу данных видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ). В этом соглашении прописываются требования к виду подписи, к реквизитам договора, его формату и другие условия. Если такое соглашение есть и стороны соблюдают указанный в нем регламент, электронные документы будут иметь юридическую силу.

Какие договоры можно заключать в электронном виде, а какие нет?

Электронный договор, как и любой другой документ, который был подписан квалифицированной электронной подписью, равнозначен бумажному документы, который был подписан собственноручно. Но в этом правиле есть несколько исключений.

Договоры только на бумаге

В случаях, прямо установленных федеральным законом или другими нормативными актами, документ должен быть составлен только на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 № 63-ФЗ).

Только в электронном виде

И, наоборот, есть случаи, когда заключить договор можно только в электронном виде. Например, заключить контракт по результатам электронного аукциона в рамках федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

То есть заключить договор можно в бумажной или электронной форме, если законом не предусмотрено, при несоблюдении письменной формы сделки, ее признают недействительной.

Где подписать электронный договор

Возможность создать подпись для электронного документа реализована в разных системах и программах:

З аключать договоры в электронном виде, получать все необходимые закрывающие документы через Интернет – перспектива заманчивая, но многими она воспринимается как фантастика. Давайте разберемся, какие ограничения и риски, связанные с заключением договоров в электронной форме, существуют реально, а какие надуманы.

Когда можно и когда нельзя заключать договор в электронном виде

В общем случае Гражданский кодекс РФ (далее – ГК РФ) не запрещает заключать договоры в электронном виде, подписывая их электронной подписью вместо подписи собственноручной, если стороны об этом договорились.

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Однако есть виды договоров, на которые это общее правило не распространяется. Это случаи, когда договор должен заключаться на бумаге, чтобы быть представленным в регистрирующий орган, либо в соответствии с законом подлежит обязательному нотариальному удостоверению. В частности, это договоры:

купли-продажи недвижимости;
аренды зданий на срок более одного года;
об отчуждении исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности, которые были зарегистрированы в Роспатенте;
ренты;
предусматривающие отчуждение недвижимого имущества под выплату ренты;
залога недвижимости (ипотеки);
перевода долга по нотариально удостоверенной сделке;
уступки требования, которое основано на нотариально удостоверенной сделке.

Сюда же относятся и другие договоры, которые должны удостоверяться нотариально. Например, это требование касается договора об отчуждении части доли или доли в уставном капитале общества с ограниченной ответственностью: такие договоры должны заверяться нотариально и передаваться в ИФНС, и электронным документом здесь не обойтись.

Если стороны соглашением предусмотрели, что договор должен быть нотариально удостоверен, возможность совершить сделку в электронном виде также отсутствует, причем даже в том случае, когда в соответствии с законом нотариального удостоверения сделки не требовалось.

Не обойтись без бумажного экземпляра договора и в том случае, если он заключается с дистанционным работником. С одной стороны, Трудовой кодекс РФ (далее – ТК РФ) оговаривает, что заключение договора возможно в электронном виде с использованием электронной подписи (а именно – квалифицированной электронной подписи).

В случае, если настоящей главой предусмотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Каждая из сторон указанного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.

Трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе могут заключаться путем обмена электронными документами. При этом в качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе, соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе указывается место нахождения работодателя.

Когда договор нужно заключать только в электронном виде

Законодательство на данный момент предусматривает по крайней мере один случай, когда договор можно заключать только в электронной форме. Речь идет о договорах, заключаемых на электронных торговых площадках госзаказа по результатам открытых аукционов в электронной форме. Так, в п. 1 ст. 41.12 Федерального закона от 21.06.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» указано, что по результатам открытого аукциона в электронной форме контракт заключается с победителем открытого аукциона в электронной форме.

Если заказ размещен иным способом (например, путем запроса котировок), то договор может быть заключен как в электронном виде, так и на бумаге: в законе это не оговаривается.

Единственное ограничение связано с необходимостью представить копию договора по госзаказу в Федеральное казначейство. До 2011 г. сделать это можно было только на бумаге, однако сейчас Казначейство принимает и электронные договоры. Не исключено, конечно, что бухгалтерия одного из контрагентов потребует бумажную копию договора, однако это не препятствует тому, чтобы составить оригинал договора в электронном виде.

То же самое касается и других видов торгов, будь то коммерческие торги или аукционы по реализации имущества банкротов: закон не обязывает участников сделки заключать контракт в электронной форме, но и не препятствует этому.

Некоторые компании с небольшим документооборотом заключают электронные договоры только по открытым электронным аукционам, как того требует закон. По остальным же сделкам договоры подписываются на бумаге. Например, так действует отдел продаж ЗАО «Станкозавод Седин».

У нас нет массового документооборота по договорам. Мы заключаем 10–20 сделок в год, но все они объемные и по суммам, и по времени исполнения. Поэтому у нас нет острой необходимости заключать все договоры в электронном виде.

Что нужно сделать, чтобы начать заключать договоры в электронном виде

Прежде чем начать заключать договоры и обмениваться соответствующими документами в электронном виде, контрагентам нужно договориться о двух моментах. Во-первых, о способе обмена документами (на бумаге или в электронном виде). Соглашение об этом может быть заключено как письменно, так и устно. Во-вторых, о типе электронной подписи, которой будут заверяться электронные документы.

Напомним, что согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ) выделяются три вида электронных подписей: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Они отличаются по надежности и сложности получения.

Если участники документооборота договорились об использовании квалифицированной электронной подписи, то никаких дополнительных соглашений, где бы это оговаривалось, им заключать не нужно. Это связано с тем, что условия признания квалифицированной электронной подписи описаны в Законе № 63-ФЗ.

Если же контрагенты договорились, что будут использовать простую или усиленную неквалифицированную электронную подпись, им придется заключить соглашение сторон, подписанное собственноручно, которое будет содержать описание условий признания такой подписи.

Методологические ограничения

Заключение договоров в электронном виде при большом документообороте целесообразно в тех случаях, когда и все закрывающие документы по сделке тоже передаются в электронном виде. Формально с 23 мая 2012 г., когда легитимными стали электронные счета-фактуры, законодательных препятствий для полного электронного оформления сделки не осталось. Однако многих бухгалтеров останавливает, что с электронными документами на практике все будет не так просто, как с привычными бумажными актами и счетами-фактурами.

Остановимся на проблемах, о которых бухгалтеры и делопроизводители упоминают чаще всего.

Просрочка пятидневного срока выставления счета-фактуры

В соответствии со ст. 168 НК РФ продавец обязан выставить счет-фактуру в течение пяти дней с момента реализации (отгрузки товаров, выполнения работ или услуг). Но зачастую продавцы по объективным причинам не могут выставить счет-фактуру в установленный срок (например, поставщикам электроэнергии необходимо время, чтобы по окончании месяца собрать все показатели, рассчитать их, сформировать закрывающие документы). Если с бумажным документом дату выставления определить трудно, то в случае с электронным эта дата фиксируется оператором (приказ Минфина России от 25.04.2011 № 50н). Тогда возникает резонный вопрос: может ли счет-фактура с нарушением срока выставления служить основанием к вычету?

На этот счет есть письмо Минфина России от 26.08.2010 № 03-07-11/370, в котором указывается, что нарушение срока выставления счета-фактуры влечет отказ в вычете НДС. Однако из норм НК РФ очевидно, что выставление счета-фактуры по истечении пяти дней не может являться основанием для отказа в праве на вычет. Согласно п. 2 ст. 169 НК РФ счет-фактура не может служить основанием для получения вычета НДС, если не выполнены требования к его составлению: «Невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных пунктами 5 и 6 настоящей статьи, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом. Невыполнение не предусмотренных пунктами 5.2 и 6 настоящей статьи требований к корректировочному счету-фактуре не может являться основанием для отказа в принятии к вычету продавцом суммы налога».

Пункты 5 и 6 ст. 169 НК РФ касаются оформления счета-фактуры, а вовсе не срока его выставления. Таким образом, можно сделать вывод, что счет-фактура не является основанием к вычету только тогда, когда он неверно составлен или содержит неправильные или неполные сведения. В случае нарушения срока выставления счет-фактура может являться основанием для получения вычета.

Письма же Минфина России имеют информационно-разъяснительный характер и не являются нормативными актами, о чем в них всегда говорится. Получается, что «проблема пяти дней» больше основывается на страхе налогоплательщика выйти за формальные рамки, чем на реальных законодательных ограничениях.

Если покупатель не вышлет извещение, то счет-фактура будет считаться не выставленным

Отметим, что еще до последнего времени это утверждение было верным. Однако совсем недавно было опубликовано постановление Правительства РФ от 28.05.2013 № 446, которое внесло изменения в постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость». Этот документ утверждает формы и правила заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость.

Раньше, чтобы зарегистрировать электронный счет-фактуру в журнале в части 1 выставленных счетов-фактур и части 2 полученных счетов-фактур, нужно было иметь извещение о получении счета-фактуры, составленное покупателем.

Сейчас извещения о получении счета-фактуры для его регистрации в журнале не требуется. Продавец может зарегистрировать счет-фактуру, имея на руках только подтверждение оператора электронного документооборота (ЭДО) с датой выставления счета-фактуры, а покупатель – с датой получения счета-фактуры. Таким образом, чтобы зарегистрировать счет-фактуру, дожидаться извещения от покупателя не нужно.

Вместе с тем для завершения документооборота и придания документам юридической значимости извещение от покупателя все-таки нужно. Порядок выставления электронных счетов-фактур остался прежним: он требует наличия всех технологических документов, включая извещение о получении электронного счета-фактуры (утвержден уже упомянутым приказом Минфина России от 24.05.2011 № 50н). Если извещение так и не поступило, а электронный счет-фактура уже был учтен в журнале и книге, в книге такой электронный счет-фактуру можно аннулировать (сделать запись со знаком минус) как ошибочный.

Получается, что теперь, когда изменилось правило регистрации счетов-фактур, порядок работы стал практически такой же, как в случае с бумажными документами: пришел счет-фактура – регистрируешь его в журнале.

Неплательщики НДС: только акты

В относительно благополучной ситуации оказываются компании, которые не являются плательщиками НДС: им не нужно выставлять счета-фактуры. А значит, «входной барьер» для того, чтобы начать заключать договоры и обмениваться необходимыми документами в электронном виде, у таких компаний значительно ниже.

Однако для многих камнем преткновения остаются электронные акты сдачи-приемки работ: можно ли считать акт закрытым, если от контрагента не поступило никакого ответа?

В действительности документооборот по электронным актам не регламентирован так жестко, как в случае с электронными счетами-фактурами. Правила игры здесь диктуют сами контрагенты. Главное – прописать их в договоре.

Так, компания ООО «КолбиТек» заключает со своими клиентами договоры в электронном виде через систему «Диадок». При этом, поскольку компания применяет упрощенную систему налогообложения и не является плательщиком НДС, передавать приходится только сам договор и акт сдачи-приемки работ (услуг).

В договоре ООО «КолбиТек» четко прописывает: акт выполненных работ считается подписанным, если в течение пяти дней с момента выставления от покупателя не поступает мотивированный отказ его подписать.

Введение электронных трудовых книжек с января 2021 года запустило процесс трансформации кадрового делопроизводства и активное внедрение информационных технологий. Как регулируется и происходит на практике заключение трудового договора в электронном виде, рассмотрим в данной статье.

В каких случаях можно заключить электронный трудовой договор?

Исходя из положений ст. 56 ТК РФ и ст. 57 ТК РФ соглашение о найме на работу составляется на бумажном носителе и должно быть подписано работником и работодателем лично.

В 2021 году заключить электронный трудовой договор можно только в двух случаях:

Если гражданин выполняет профессиональные обязанности удаленно.
Если работодатель – участник эксперимента по цифровизации кадрового документооборота.

Таким образом, в первой ситуации заключать договор без бумажного носителя может любой работодатель, имеющий в штате дистанционных работников.

Если наниматель пожелал принять участие в программе внедрения электронного кадрового документооборота и вошел в список организаций, закрепленный приказом Министерства труда от 14.05.2020 г. № 241, то он также может заключать трудовые соглашения в электронном виде.

Мероприятие проводится на основании ФЗ № 122-ФЗ от 24.04.2020 г., устанавливающего порядок проведения эксперимента по использованию электронных документов, которые связаны с работой. Цель – предоставить возможность попробовать работодателям оформлять кадровую документацию только в цифровом формате, чтобы на практике выявить сложности.

Вам также будет интересно:

Эксперимент должен был закончиться 31.03.2021 г., но федеральным законом от 24.03.2021 г. № 53-ФЗ его продлили до 15 ноября 2021 г. По окончании должны быть выработаны предложения по внесению изменений в действующие нормативно-правовые акты о труде.

Условия электронного трудового договора

Параметры документа в электронной форме аналогичны традиционным на бумажном носителе. Но, если соглашение заключается с сотрудником, работающим дистанционно, то должно дополнительно содержать:

Для электронных трудовых договоров, заключаемых участниками эксперимента, закреплены следующие обязательные условия (п. 1 ст. 8 закона № 122-ФЗ):

список кадровых документов, относительно которых данный работодатель вводит форму без бумажного носителя;
указание о том, какой системой пользуются в организации для учета электронных документов – собственной и/или «Работа в России»;
варианты использования и способы хранения кадровых электронных документов.

Организация сама выбирает виды бумаг, которые будет оформлять и хранить виртуально (например, приказы, положение о премировании).

В тоже время, работник должен иметь доступ к договору в электронной форме, как для ознакомления, так и для копирования (ст. 5 закона № 122-ФЗ).

При наличии у работодателя собственной системы учета важно обеспечить ее взаимодействие с системой «Работа в России». Это необходимо, чтобы работник имел возможность обратиться к вышестоящему начальнику через личный кабинет на данном сервисе.

Мнение специалистов-кадровиков о необходимости электронных трудовых договоров разделилось, так как отказ от бумажной формы имеет как преимущества, так и недостатки.

Плюсы и минусы трудового договора без бумажного носителя

Таблица №1. Плюсы и минусы электронного трудового договора.

Плюсы	Минусы
Быстрота оформления, упрощение внесения изменений и дополнений, снижение вероятности ошибок в документах.	Вероятность подготовительного этапа, предусматривающего ведение документации в электронной и бумажной форме, а это двойная нагрузка на службу персонала.
Уменьшение рисков потери документов.	Потребуется доработка как законодательства, так и внесение изменений в локальные нормативные акты.
Простота обеспечения сохранности информации и облегчение архивной работы.	Потребуются время и финансы на оформление цифровых подписей.
Отсутствие территориальной привязки к рабочему месту при трудоустройстве.	Возникнет необходимость использовать специальное программное обеспечение, что повлечет затраты на закупку и обучение сотрудников.

Один из самых важных моментов – знать, как на практике происходит заключение электронного трудового договора.

Как заключить электронный трудовой договор?

Механизм заключения данного вида соглашений законодателями не закреплен. Только в ст. 312.2 ТК РФ упоминается, что это происходит через взаимообмен электронными документами.

В действительности процедура включает несколько этапов:

Кандидат на должность отправляет необходимый пакет документов в отдел кадров. Их перечень закреплен ст. 65 ТК РФ. Может быть отправлен по e-mail или в бумажном виде заказным письмом через Почту России.

Работодатель составляет трудовой договор и отправляет его работнику. При отправке файла наниматель обязан прикрепить свою электронную подпись (далее – ЭП), а потенциального сотрудника подключить к системе ЭП через специальный сервис.
Работник изучает и подписывает договор. После ознакомления и принятия условий соглашения, работник подписывает его ЭП. Затем отправляет документ нанимателю.

Оформление трудоустройства. Полученный документ помещается в специальную базу организации, исключающую несанкционированный доступ. На ознакомление и подписание работнику отправляется должностная инструкция, инструкция по охране труда и иные документы. Факт принятия информации к сведению обозначается также ЭП. При необходимости договор распечатывается, подписывается и отправляется сотруднику через почту.

Как правильно подписать электронный трудовой договор?

Процедура подписания договора имеет особенности:

организация обязана пользоваться усиленной квалифицированной ЭП (ст. 312.3 ТК РФ);
работнику разрешается пользоваться усиленной неквалифицированной или простой ЭП (закрепляется во внутренних нормативных положениях или трудовом договоре, а при использовании сервиса «Работа в России» распространяется на участников эксперимента).

Использование ЭП предполагает прохождение специальной процедуры ее получения в аккредитованном удостоверяющем центре, а для органов государственного или местного управления – в Министерстве цифрового развития России.

Таким образом, трудовые договоры в электронном формате можно заключать с гражданами, работающими дистанционно. Также право предоставлено организациям, участвующим в эксперименте по введению кадрового документооборота без бумажных носителей информации. Для этого нужно согласие работника, а также использование усиленной цифровой подписи.

Читайте также: