Как заполнить путевой лист в рк

Опубликовано: 17.09.2024

Путевой лист является одним из первичных учетных документов, который применяется на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд. Транспорт может быть как арендованный, так и личный. Разберемся в тонкостях заполнения путевого листа с учетом изменений 2021 года.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Роль документа

Путевой лист должны оформлять индивидуальные предприниматели и юридические лица. Документ решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:

его техническое состояние;
пройденный километраж;
часы работы водителя;
совершенные переезды в течение смены;
расход горюче-смазочных материалов и пр.

На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.

Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники, строительной техники.

Что должен иметь при себе водитель

Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:

водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
путевой лист.

Кто заполняет бланк

Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).

Внимание! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.

Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить подпись о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.

Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.

В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).

Особенности заполнения листа

С введением новых реквизитов в 2021 году компаниям придется дополнять существующие формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78, или разрабатывать собственные. Бланки, которые организация будет использовать, нужно закрепить в учетной политике.

Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).

При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

После оформления путевого листа бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).

Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража. В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

Важно! В период, на который выписан путевой лист, автомобиль могут использовать несколько водителей. В этом случае можно открыть несколько листов: для каждого водителя на одно ТС.

Как заполнить путевой лист

Информация по заполнению путевых листов представлена в приказе Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368. Документ заменил ранее действующий приказ ведомства от 18 сентября 2008 года № 152.

В качестве примера рассматриваем путевой лист легкового автомобиля (измененная унифицированная форма № 3). Наши бланк и образец уже включают в себя новые обязательные реквизиты 2021 года.

Итак, в лист по порядку вписываются:

Кроме того, вписывают сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь отмечают:

кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
адрес подачи;
время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);
подписи механика и водителя.

После поездки следует отметить время возвращения на парковку, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию подписью водителя.

С правой стороны документа указываются:

сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания одометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
затем вписываются цифры одометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется:

адрес, откуда автомобиль выехал;
место назначения;
время выезда и возвращения;
пройденный километраж;
подпись водителя.

В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.

Подробнее о новых реквизитах 2021 года

Сведения о перевозке

регулярная перевозка пассажиров и багажа;
перевозка пассажиров и багажа по заказу;
организованная перевозка группы детей;
перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
перевозка для собственных нужд.

Сведения о транспортном средстве

С начала 2021 года в путевом листе обязательно требуется отмечать марку автомобиля или иного ТС, а также прицепа (если он есть). Ранее обязательно нужно было писать только тип автомобиля и его модель.

Здесь же нужно вносить показания одометра при отправке с парковки и въезде на нее после завершения смены. Писать нужно только полные километры пробега.

Отметки о медосмотре и техническом контроле

Медик в путевом листе не только должен расписаться в удовлетворительном состоянии водителя, но и прописать:

Если в лист вписаны несколько водителей, то отметку нужно делать для каждого из них.

Можно ли обойтись без путевого листа?

Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае выездной налоговой проверки она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.

Сколько времени хранить документ

Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.

О журнале учета путевых листов

С 2021 года такой документ организация имеет право вести как в бумажном, так и в электронном виде. Во втором случае есть одно условие: наличие усиленной квалифицированной подписи.

Если на балансе государственной организации находятся транспортные средства, то каждый день (месяц) возникает вопрос о корректном списании ГСМ. Сложность заключается в том, что списывать ГСМ необходимо по определенным нормам:

Период (летний/зимний)
Километраж/моточасы

Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что для списания ГСМ документом «Списание ТМЗ» будет не корректным, поскольку это затруднит контроль расхода ГСМ по установленным нормам.

По этой причине в программе 1С:Предприятие 8 «Бухгалтерия для государственных учреждений» есть документ «Путевой лист». Открыть этот документ можно с помощью меню Номенклатура и склад – Склад – Путевой лист. В зависимости от вида ГСМ, списываемых по путевому листу, можно рассчитать норму списания по километражу или по моточасам. В случае списания по километражу указываются показания спидометра при выезде и при возвращении, а в случае списания по моточасам – время начала и окончания эксплуатации транспортного средства. В зависимости от вида ГСМ, периода эксплуатации и норм расходования ГСМ для конкретного автомобиля табличную часть ГСМ можно заполнить горюче-смазочными материалами, соответствующими параметрам, выбранным в шапке документа (в том числе на основной закладке).

проверить соответствие расходования горюче-смазочных материалов нормам списания;
списать ГСМ по норме или фактическому расходу;
сформировать бухгалтерские проводки по списанию ГСМ;
сформировать печатную форму Путевой лист на казахском и русском языках.

Номер – номер документа;
Дата – дата списания горюче-смазочных материалов;
№ путевого листа – номер путевого листа;
Организация – учреждение, в котором числятся ГСМ;
Период – зимний или летний период. Заполнение этого реквизита непосредственно влияет на нормы расхода ГСМ, которые могут быть различны в зависимости от времени года;
Водитель – водитель автомобиля, израсходовавший ГСМ;
Автомобиль – автомобиль, по которому составлен путевой лист;
Источник финансирования – источник средств, за счет которых делается списание ГСМ;
Программа – бюджетная программа (статья функциональной классификации расходов бюджета);
Код платных услуг – код товаров, работ, услуг;
Специфика – бюджетная специфика (статья экономической классификации расходов бюджета);
Счет ГСМ – счет учета горюче-смазочных материалов (счет 1315);
Вид ГСМ – дополнительный реквизит, определяющий механизм расчета нормы расхода ГСМ;
Счет расхода – счет бюджетного плана счетов, на этот счет должны быть отнесены затраты по списанию ГСМ;
Статья затрат – вид расходов, детализирующий статьи экономической классификации расходов;
Движение запасов – вспомогательный реквизит, необходимый для корректного формирования пояснительной записки к балансу, а также отчета Отчет о движении запасов (форма №6).

На закладке Основная заполняются основные реквизиты для расчета нормы расхода ГСМ в соответствии с километражем или моточасами:

Показания спидометра при выезде – показания спидометра до начала маршрута;
Показания спидометра при возвращении – показания спидометра после поездки;
Километраж – пробег автомобиля за время поездки. Километраж рассчитывается автоматически, если введены показания спидометра при выезде и возвращении;
Норма расхода на 100 км – норма расхода ГСМ, которая заполняется автоматически в зависимости от периода, если в справочнике Долгосрочные активы для данного автомобиля указаны летняя и зимняя норма расхода ГСМ на 100 км, если данный справочник не заполнен, то норму проставляем вручную;
Расход по норме – расход ГСМ в соответствии с нормой, рассчитывается автоматически при заполнении километража и нормы расхода;
Выезд, часов, минут – время выезда. Реквизиты, касающиеся времени выезда и возвращения целесообразно заполнять, если необходимо рассчитать норму расхода ГСМ по моточасам;
Возвращение, часов, минут – время возвращения;
Норма расхода по моточасам – заполняется автоматически, если в документе выбран вид ГСМ, списываемый по моточасам и в справочнике Долгосрочные активы для данного автомобиля указаны летняя и зимняя норма расхода ГСМ по моточасам;
Моточасы – количество отработанных моточасов;
Расход по норме – расход ГСМ в соответствии с нормой, рассчитывается автоматически при заполнении километража и нормы расхода по моточасам.

Период оформления путевого листа:

Начало периода – начало периода, за который формируется путевой лист;
Конец периода – конец периода, за который формируется путевой лист.

Рассмотрим заполнение табличной части, расположенной на закладке ГСМ:

ГСМ – списываемые горюче-смазочные материалы;
Единица измерения – единица измерения списываемых ГСМ;
Цена – цена списываемых ГСМ;
Фактически – количество фактически списываемых ГСМ. Если бухгалтеру необходимо списать ГСМ больше или меньше нормы, то он может вручную указать количество в колонке «Фактически»;
По норме – количество списываемых ГСМ в соответствии с нормой расхода, километражем или мотто-часами;
Сумма – сумма списания;
Движение запасов – вспомогательный реквизит, необходимый для корректного формирования пояснительной записки к балансу, а также отчета Отчет о движении запасов (форма №6).

Заполнение табличной части возможно не только вручную. Если нажать кнопку «Заполнить», то в табличной части, появятся все ГСМ соответствующего вида, имеющиеся у водителя по выбранной классификации расходов, причем общее их количество будет соответствовать норме расхода ГСМ, рассчитанной на закладке «Основная». Заполнение также возможно с помощью кнопки «Подбор».

Если в документе установить флаг «Списывать по указанной стоимости», то списание ГСМ будет произведено по стоимости, указанной в табличной части, а не по средней.

В 2021 году изменились форма и порядок заполнения путевых листов. Этот документ — основание для списания горючего в состав расходов для целей бухгалтерского и налогового учета, поэтому важно оформлять его правильно. Мы подготовили обзор внесённых изменений и пример заполнения путевого листа.

Кто должен составлять путевой лист

Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:

зарплату водителя;
надбавки водителям за разъездной характер работы;
затраты на ГСМ;
затраты на запчасти;
затраты на парковку;
компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.

Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.

В новых правилах заполнения путевых листов убрали оговорку о том, что путевой лист оформляется только при перевозке пассажиров, багажа и грузов (Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368). Поэтому может показаться, что теперь даже на пустые транспортные средства надо будет оформлять документ. Но оговорка осталась в ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Так как юридическая сила ФЗ № 259-ФЗ выше, чем у Приказа Минтранса, полагаем, что оформлять путевые листы по-прежнему надо только для перевозки грузов, багажа и пассажиров.

Когда составлять путевой лист и сколько он действует

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.

Время оформления	Срок действия
Один или несколько рейсов в течение смены в пределах одного дня	До начала первого рейса	На один день
Рейс превышает продолжительность смены	До начала рейса	На срок, соответствующий длительности рейса или На срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день

Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.

Новые правила оформления путевых листов с 1 января 2021 года

Новые правила утверждены Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», который действует с 1 января 2021 по 1 января 2027 года.

Новый порядок составления путевых листов обязаны применять юрлица и ИП, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Рассмотрим важные изменения подробнее.

Изменение 1 — новый обязательный реквизит «Сведения о перевозке»

В путевой лист добавился обязательный реквизит «Сведения о перевозке». В нём надо указывать вид сообщения и вид перевозки из ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

Видов перевозок пассажиров и багажа в ФЗ предусмотрели всего три: регулярные, по заказам и на легковых такси. Этого точно недостаточно, поэтому в письме от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ Минтранс уточнил порядок заполнения этого реквизита. В графе «Вид перевозки» надо указывать один из следующих видов:

регулярная перевозка пассажиров и багажа;
перевозка пассажиров и багажа по заказу;
организованная перевозка группы детей;
перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
перевозка грузов;
перевозка для собственных нужд.

При организованной перевозке группы детей указывается только не нужно указывать «перевозка пассажиров и багажа по заказу», если такая перевозка осуществляется по договору фрахтования. Указывайте только «организованная перевозка группы детей» или «перевозка для собственных нужд», когда перевозку осуществляет школа, спортивный клуб и пр. для собственных нужд.

Изменение 2 — «Сведения о транспортном средстве»

Теперь в сведениях о транспортном средстве надо указывать марку транспортного средства и прицепа (при наличии). Раньше указывали только тип и модель.

Тут же будем указывать показания одометра при выезде с парковки и заезде на неё после окончания смены. Показания, как и раньше, включают полные километры пробега. Но в старой редакции заносить данные одометра при заезде на парковку не требовалось.

Изменение 3 — порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле

В новых правилах указали, что за контроль технического состояния отвечает должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспорта. Сейчас указано, что это делает контроллёр технического состояния. Если всё в порядке, нужно проставить отметку «Выпуск на линию разрешён».

Также в правилах прописали, какую отметку ставить в путевом листе после медосмотра водителя:

по результатам предрейсового осмотра — «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
по результатам послерейсового осмотра — «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».

Изменение 4 — электронная форма журнала регистрации путевых листов

Теперь журнал можно вести на бумаге или в электронной форме на выбор. Если будете вести электронно, заверяйте внесённые в него сведения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). А также обязательно предусмотрите возможность печати журнала на бумаге.

Если ведёте бумажный журнал, учитывайте, что все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году

Обязательные реквизиты путевого листа перечислены в Приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368 и ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Первая группа даёт право на допуск транспорта к эксплуатации, а вторая — даёт право принять путевой лист к учёту.

Для допуска к эксплуатации

Чтобы на основании путевого листа списать ГСМ, в нём необходимо указать следующие реквизиты (разд. I Приказа № 368):

Наименование и номер. Укажите в бланке название документа и тип транспорта, для которого он составлен. Например, «Путевой лист легкового автомобиля». Нумеруйте путевые листы в хронологическом порядке.

Сведения о сроке действия. Сюда включите срок (число, месяц, год), в течение которого можно совершать поездки по выданному путевому листу. Документ может быть выдан и на несколько дней — в таком случае нужно указать даты начала и окончания срока, когда путевой лист может быть использован.

Сведения о перевозке. Это новый обязательный реквизит с 2021 года. В нём нужно указывать сведения о виде перевозки и сообщения. Эти данные приведены в ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Мы рассказали о них подробнее в разделе с изменениями 2021 года.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Тут нужно указать:

для юрлица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
для ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

Сведения о транспортном средстве. В путевой лист нужно включить информацию о транспортном средстве:

тип транспортного средства (легковой или грузовой автомобиль, автобус или троллейбус и т.д.);
марку и модель транспортного средства и прицепа к нему (если используется) (ВАЗ-2101, Audi A3 и т.п.);
государственный регистрационный номер транспортного средства и прицепа (если используется);
показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с парковки и заезде на неё после окончания смены;
день и время последней предрейсовой проверки технического состояния транспортного средства, если обязательный досмотр установлен законом);
дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места стоянки и его заезда обратно.

Сведения о водителе. Эта часть должна содержать:

фамилию, имя, отчество водителя;
дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, если послерейсовый осмотр предусмотрен законом.

Если одно транспортное средство используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину. В нём нужно указывать данные водителей, которые первыми выезжают с парковки и последними заезжают. Если путевой лист выписан на нескольких водителей, отметки о предрейсовом медосмотре должны быть в отношении каждого из них.

Для принятия к учёту

Помимо указанных реквизитов, путевой лист, как первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты, установленные для всех первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Обязательные реквизиты, согласно Закону № 402-ФЗ:

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Часто для служебных поездок работники компании используют личные автомобили. Например, директор использует автомобиль для поездок в командировку, а менеджер может ездить на личном автомобиле на встречи с партнерами.

Чтобы подтвердить расходы на ГСМ, каждую поездку нужно отразить в путевом листе.

Дополнительные реквизиты путевого листа

Организации и ИП могут указать в путевом листе дополнительные реквизиты, учитывающие особенности их деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа различными видами транспорта (п. 7 разд. I Приказа № 368).

Такими дополнительными реквизитами, по мнению автора, могут быть:

нормативный расход топлива;
маршрут движения;
экономия топлива в сравнении с нормативным расходом;
перерасход топлива в сравнении с нормативным расходом.

Данные реквизиты позволяют организации осуществлять внутренний контроль над обоснованностью списания горючего.

Нормативная база, справочники ОКВЭД, ОКОФ, проводок, актуальные показатели. Чтобы получить доступ к материалам, просто зарегистрируйтесь

Форма и порядок заполнения путевого листа

Обязательного для всех бланка путевого листа по-прежнему нет. Вы можете разработать его самостоятельно или доработать и использовать унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Доработка включает добавление всех обязательных реквизитов и исключение ненужных граф.

Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования 2021 года.

Мы подготовили несколько образцов путевых листов, оформленных по новым правилам.

Образец путевого листа легкового автомобиля на основе типовой формы № 3

Образец путевого листа грузового автомобиля на основе типовой формы № 4-П

Нормы расхода топлива

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте введены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”».

В соответствии с п. 1 данных Методических рекомендаций они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.

На основании Методических рекомендаций в организациях утверждаются нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.

НК РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Но если компания применяет эти нормы, она может подтвердить экономическую оправданность расходов в случае разногласий с налоговой (ст. 252 НК РФ).

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Обязательно ли ТОО, занимающемуся грузоперевозками, заполнение путевых листов?

Согласно абзацам второму – четвертому п. 12 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных приказом министра по инвестициям и развитию РК от 30 апреля 2015 года № 546 (далее – Правила), использование автотранспортных средств с оплатой по повременному тарифу (оплата работы автотранспортного средства производится из почасового расчета в течение одного рабочего дня (смены)), оформляется записями в путевом листе по форме № 4-п, согласно приложению 1 к Правилам с указанием пробега и времени нахождения автотранспортного средства в распоряжении грузоотправителя (грузополучателя) за вычетом времени обеденного перерыва водителя.

Использование автотранспортных средств с оплатой их работы по сдельному тарифу (оплата работы автотранспортного средства производится за перевезенные тонны) оформляется записями грузоотправителя (грузополучателя) в путевом листе по форме № 4-с, согласно приложению 2 к Правилам.

Оформление товарно-транспортных накладных, путевого листа грузоотправителем (грузополучателем) производится на бумажном носителе или в форме электронного документа подписанный электронной цифровой подписью.

Также, согласно п. 20 Правил, путевые листы автотранспортного средства являются основными документами первичного учета, которые совместно с товарно-транспортной накладной или актом замера (взвешивания), определяют показатели для учета работы автотранспортного средства, осуществления расчетов за перевозки грузов, а также для начисления заработной платы водителю.

Таким образом, обязательное оформление путевых листов регламентировано Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом.

Путевой лист, форма которого утверждена Правилами, в обязательном порядке содержит следующие данные:

дата выдачи;
марка и номер автомобиля;
ФИО водителя и номер удостоверения личности;
время выезда и возвращения;
показания спидометра при прибытии и убытии;
движения горючего (выдано, сдано);
задание водителю (указывается, в чье распоряжение поступает автомашина, и время и количество ездок).

Необходимость оформления путевого листа обусловлена и тем, что только после получения товарно-транспортной накладной и путевого листа с необходимыми отметками водителем процесс погрузки/разгрузки автотранспортного средства считается завершенным.

Н а основании данных путевого листа определяются показатели работы автомашин (пробег, количество времени эксплуатации или простоя), осуществляются расчеты с контрагентами (отметки о ездках), начисляется заработная плата водителям и ведется контроль за использованием ГСМ (показатели спидометра).

Следовательно, ТОО обязано заполнять путевые листы для ведения учета и осуществления контроля за использованием автотранспорта.

Есть вопросы?

Получите профессиональную консультацию

Центральный дом бухгалтера (ЦДБ) – компания № 1 на финансовом рынке Казахстана в сфере производства и оказания услуг для бухгалтеров и индивидуальных предпринимателей.

Активно развивающаяся компания ЦДБ - занимает лидирующие позиции в сфере обучения и информационного сопровождения бухгалтеров с 2000 года.

Наша команда обладает большим практическим опытом и постоянно повышает и совершенствует свою эффективность.

Мы реализуем комплексный подход к развитию бизнеса, обеспечиваем максимальное качество и удобство при оказании бухгалтерских услуг своим клиентам.

Центральный дом бухгалтера предлагает обучение, консультации, печатные и электронные издания, информационную систему для бухгалтера!

Довольный клиент – это кредо ЦДБ! К каждому клиенту индивидуальный подход и особая забота!

Если хозяйствующим субъектом эксплуатируется транспортное средство или спецтехника, то ему необходимо заполнять на каждый объект соответствующие путевые листы. С их помощью предприятие может подтвердить расходы по ГСМ и зарплате водителя, которые затем учитываются при расчете налога на доходы юридического лица.

Законодательство о путевках

Путевые листы нужны для отображения информации, непосредственно связанной с использованием автомобиля или спецтехники - как по транспорту, так и по сотруднику. Бланк документа содержится в Постановлении Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78. Однако компании могут не использовать типовую форму, рекомендованную законодательством, а самостоятельно создать образец путевки. Главное, чтобы в него были включены обязательные реквизиты для первичных бухгалтерских документов, а также сама форма должна быть закреплена в учетной политике компании.

В соответствии с Приказом Минтранса от 18.09.2008 г. № 152 в качестве обязательных реквизитов путевых листов нужно указать:

название и номер документа;
срок его действия;
собственника транспорта;
данные об автомобиле;
сведения о водителе.

Важно! Дополнительно в путевке следует обязательно проставлять время и дату предрейсового контроля тех. состояния транспорта, а, кроме того, информацию о проведении предрейсового и послерейсового медосмотр водителя.

Особенности применения путевок

Применение путевок имеет такие особенности:

при эксплуатации транспорта несколькими сотрудниками в посменном режиме путевки оформляются на каждого из них;
если водитель направляется в командировку, возможно оформление документа на несколько дней с указанием маршрута и конкретных дат;
оформлять путевой лист следует вне зависимости от того, арендуется транспорт или находится в собственности предприятия;
путевые листы нужно хранить в течение 5 лет, а записи по ним - вносить в журнал учета путевых листов.

Механизм заполнения путевок

При заполнении путевки нужно внести сведения в несколько разделов:

основной раздел, предназначенный для отражения основных сведений по транспортному средству, хозяйствующему субъекту и водителю;
раздел с заданием для водителя, в котором отражается информация о техническом состоянии транспорта, ГСМ, выезде и возврате водителя;
раздел для подробного описания маршрута, включающий информацию по адресам, времени выезда и возврата, количеству пройденного километража;
раздел с конечными показателями, отражающими количество часов работы в смену, пройденных километров, величину заработной платы водителя за километры и часы.

Нововведения по путевым листам в 2019 г.

В соответствии с Приказом Минтранса от 21.12.2018 г. № 467 были внесены поправки в порядок заполнения путевых листов, которые начали действовать с 1 марта 2019 г.:

срок, на который выписывается путевка, сокращен. Компания должна оформлять документ только на один рейс или смену либо до начала первого рейса, если водитель совершает за смену несколько рейсов;
в документе нужно указывать не только дату и время осуществления предрейсового тех. контроля транспорта, но также и предсменного;
показания одометра вносятся в путевку только при выезде автомобиля с парковки. Если транспортом управляет несколько сотрудников посменно, то нужно оформлять несколько путевых листов, и начальные показания прибора указывать в путевке первого водителя, а конечные показания - в путевке последнего, заезжающего на парковку;
при внесении показаний одометра или проставлении отметки о медосмотре достаточно указывать ФИО и подпись - штамп сотрудника ставить не обязательно.

Ответственность за нарушения

Если компания допускает ошибки и нарушения при использовании путевых листов, к ней применяется административная ответственность в виде штрафа:

Читайте также: