Как заполнить трудовую книжку в днр

Опубликовано: 18.05.2024

В связи с участившимися обращениями работодателей по вопросам использования бланков трудовой книжки и вкладышей к ней, департаментом социально-трудовых отношений Министерства труда и социальной политики Донецкой Народной Республики подготовлены разъяснения относительно данных вопросов.

Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 16.08.2016 № 10-21 (далее – Постановление № 10-21) утверждена форма бланков трудовой книжки и вкладышей к ней.

С момента образования Донецкой Народной Республики и до вступления в силу Постановления № 10-21 и момента издания издательскими организациями Донецкой Народной Республики новых бланков трудовой книжки и вкладышей к ней, действительными бланками являются лишь бланки трудовой книжки и вкладышей к ней, форма которых утверждена Постановлением КМУ «О трудовых книжках работников» от 27.04.1993 № 301 (далее – Постановление № 301).

Бланки трудовой книжки и вкладышей к ней, которые не соответствует форме, утвержденной Постановлением № 301, недействительны и не могут быть использованы при оформлении трудовых отношений на территории Донецкой Народной Республики.

Также поясняем, что согласно п. 9.3 «Инструкции о порядке ведения и хранения трудовых книжек», утвержденной Постановлением № 10-21, «Трудовая книжка ранее установленного образца, оформленная в соответствии с нормативными правовыми актами, которые действовали до образования Донецкой Народной Республики и до вступления в силу настоящей Инструкции, действительна и обмену на трудовую книжку, форма которой утверждена Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики, не подлежит и предъявляется работодателю с целью подтверждения стажа, сведений о квалификации и трудовой деятельности.

При оформлении новой трудовой книжки сведения о стаже и трудовой деятельности предыдущих периодов не вносятся».

Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладышей к ней осуществляется через свободную продажу в точках продажи бланочной продукции и книжных магазинах.

РАЗЪЯСНЕНИЯ по вопросу использования бланков трудовой книжки

26 августа 2016 года вступило в силу Постановление Совета Министров Донецкой Народной Республики «О трудовых книжках» от 16 августа 2016 г. № 10-21 (далее – Постановление № 10-21), которым утверждены Форма трудовой книжки, форма вкладыша в трудовую книжку, Инструкция о порядке ведения и хранения трудовых книжек.

После вступления в силу Постановления № 10-21, в адрес Министерства труда и социальной политики Донецкой Народной Республики (далее – Министерство) поступают обращения от специалистов кадровых служб предприятий, учреждений и организаций Донецкой Народной Республики по вопросам, касающимся использования бланков трудовых книжек и оформления трудовых книжек, в связи с этим Министерство разъясняет.

1. Трудовые книжки ранее установленного образца, форма которых утверждена Постановлением Совета министров СССР «О трудовых книжках рабочих и служащих» от 6 сентября 1973 года № 656 и Постановлением Кабинета министров Украины «О трудовых книжках работников» от 27 апреля 1993 года № 301, оформленные и действовавшие до 26.08.2016 г., действительны и обмену на трудовую книжку, форма которой утверждена Постановлением № 10-21, не подлежат.

2. По вопросу использования бланков трудовых книжек, являющихся действительными до принятия Постановления № 10-21.

В соответствии с п. 2 ст. 86 Конституции Донецкой Народной Республики и Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики «О применении Законов на территории Донецкой Народной Республики в переходный период» от 02.06.2014 № 9-1 (с изменениями и дополнениями от 10.01.2015 № 1-1), законы и другие правовые акты, действовавшие на территории Донецкой Народной Республики до вступления в силу Конституции Донецкой Народной Республики, применяются в части, не противоречащей ей (дата принятия 14.05.2014 г.). Поэтому, при оформлении трудовой книжки работникам до вступления в силу Постановления № 10-21 (до 26.08.2016), на территории Донецкой Народной Республики действительными для использования являлись бланки трудовой книжки и вкладыша к ней, форма которой утверждена Постановлением КМУ «О трудовых книжках работников» 27.04.1993 № 301 (далее – Постановлением КМУ № 301).

После 26.08.2016 г. на территории Республики действительна форма бланка трудовой книжки, утвержденная Постановлением № 10-21.

3. По вопросу оформления работников, поступающих на работу впервые, до появления в продаже бланка трудовой книжки, форма которой утверждена Постановлением № 10-21.

До появления в продаже бланков трудовой книжки, форма которой утверждена Постановлением № 10-21, трудовые отношения с работниками необходимо оформлять согласно действующему законодательству Донецкой Народной Республики без занесения записи в трудовую книжку. После появления в продаже трудовой книжки, форма которой утверждена Постановлением № 10-21, необходимо в присутствии работника оформить трудовую книжку согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Приказом Министерства труда и социальной политики Донецкой Народной Республики от 30.08.2016 № 91/5 (далее – Инструкция по заполнению трудовых книжек).

4. По вопросу проведения процедуры переоформления трудовой книжки в случае, если при приеме на работу работник предъявил трудовую книжку или работнику была оформлена трудовая книжка образца, не соответствующего действующему законодательству Донецкой Народной Республики на момент приема на работу.

Если до вступления в силу Постановления № 10-21 оформлялись бланки трудовых книжек, форма которых не соответствовала нормативным правовым актам, действовавшим до образования Донецкой Народной Республики, необходимо произвести аннулирование таких трудовых книжек, с оформлением взамен аннулированных новых трудовых книжек, форма которых утверждена Постановлением № 10-21, по следующему алгоритму действий:

- провести аудит в кадровой службе предприятия, учреждения или организации на предмет наличия трудовых книжек, бланки которых не соответствуют на момент оформления трудовых отношений действующему законодательству Донецкой Народной Республики;

- издать приказ (распоряжение) об аннулировании уже оформленной трудовой книжки и оформлении, взамен аннулированной, новой трудовой книжки, форма которой утверждена Постановлением № 10-21 с приложением списка работников, которым необходимо переоформить трудовую книжку). Основание: утверждение формы трудовой книжки Донецкой Народной Республики и отсутствие возможности приобретения на момент оформления трудовых отношений с работниками бланка трудовой книжки или вкладыша к ней, форма которой утверждена Постановлением КМУ № 301 (действительной к применению на территории Республики до 26.08.2016 г.). Выписку из приказа (распоряжения) об оформлении новой трудовой книжки работнику приклеить на внутренней части обложки в конце трудовой книжки работника;

- оформить первую страницу (титульный лист) трудовой книжки в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Дата заполнения должна соответствовать дате оформления трудовой книжки (не

позднее недельного срока с момента издания приказа (распоряжения) об аннулировании трудовой книжки);

- внести в новую трудовую книжку сведения о приеме на работу, где датой приема работника будет дата, когда он приступил непосредственно к работе, а основанием – приказ (распоряжение) с датой и номером, которым работник назначен (принят) на работу;

- сделать запись в журнале учета выдачи трудовых книжек «аннулирована, оформлена трудовая книжка (указать серию и номер новой трудовой книжки)»;

- вписать данные вновь оформленной трудовой книжки в новой строке журнала с указанием даты, соответствующей дате приема на работу (действующий журнал учета выдачи трудовых книжек можно продолжить, при условии, что будет изменена шапка журнала, согласно форме, утвержденной Постановлением № 10-21).

5. Если в трудовой книжке, подлежащей замене, есть записи с предыдущих мест работы на территории Донецкой Народной Республики, то внесение сведений в трудовую книжку о предыдущей трудовой деятельности допускается работодателем по последнему месту работы путем перенесения записей в новую трудовую книжку. На титульном листе недействительной трудовой книжки делается отметка «Аннулирована. Оформлена трудовая книжка (указать серию и номер новой трудовой книжки, дату и номер приказа (распоряжения), на основании которого произведена замена)». Аннулированная трудовая книжка вкладывается в новую трудовую книжку, хранится в кадровой службе предприятия, учреждения, организации и выдается работнику при увольнении вместе с действительной трудовой книжкой.

6. Предприятия, учреждения и организации Донецкой Народной Республики могут приобрести бланки трудовой книжки, форма которой утверждена в Донецкой Народной Республике, в полиграфическом предприятии, осуществляющем выпуск бланков трудовых книжек, а физические лица могут приобрести бланки трудовых книжек в специализированных точках продажи бланочной продукции и книжных магазинах на территории Донецкой Народной Республики.

О дате начала продажи и поступления в розничную сеть, название и местонахождение полиграфического предприятия будет сообщено дополнительно.

© 2014 - 2021 GOROD-DONETSK.COM

При копировании материалов ссылка на сайт или на страницу-источник обязательна

В соответствии с пунктом 2.6 Инструкции о порядке ведения и хранения трудовых книжек, утвержденной Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 16.08.2016 г. № 10-21, руководствуясь пунктом 2 Раздела І, подпунктом 1 пункта 6, подпунктами 13, 22 пункта 7, пунктом 10 Раздела ІІ Положения о Министерстве труда и социальной политики Донецкой Народной Республики, утвержденного Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики «Об утверждении положения и структуры Министерства труда и социальной политики Донецкой Народной Республики» от 10.01.2015 № 1-27, с целью урегулирования вопросов кадрового делопроизводства

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.1. Инструкцию по заполнению трудовых книжек (прилагается).

1.2. Форму журнала регистрации серии и номера трудовых книжек и вкладышей к ним (прилагается).

2. До принятия нормативного правового акта Донецкой Народной Республики, регулирующего вопросы профессиональных стандартов и характеристик профессий, при заполнении трудовых книжек использовать Классификатор профессий ГК 003:2010.

3. Контроль выполнения настоящего Приказа возложить на Государственную инспекцию по вопросам соблюдения законодательства о труде (Чернобривец).

4. Настоящий Приказ вступает в силу с момента его официального опубликования.

НПА ДНР

ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

I. Общие положения

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений.

Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п.

1.2. В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу, в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись (указывается номер недействительной записи) недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят (указывается наименование профессии или должности» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконным увольнение или перевод самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом, и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения.

Например: «Запись под номером (номер недействительной записи) недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения делается запись: «Запись под номером (номер недействительной записи) недействительна, уволен (указывается новая формулировка)». В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

II. Заполнение сведений о работнике

2.1. Предусмотренные Инструкцией о порядке ведения и хранения трудовых книжек, сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:

фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);

запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.) или надлежаще заверенных копий этих документов;

запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных справки образовательной организации или надлежаще заверенных копий документов (студенческого билета, зачетной книжки и т.п.);

профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

2.2. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.

На первой странице (титульном листе) трудовой книжки также указывается фамилия и ставится подпись лица, ответственного за выдачу трудовой книжки, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

2.3. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов, свидетельствующих об изменении, со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

2.4. Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

III. Заполнение сведений о работе

3.1. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся в соответствии с названиями в классификаторе профессий. В случае, если в соответствии с законодательством Донецкой Народной Республики выполнение работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано с предоставлением льгот либо наличием ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки, на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т.п.), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.

Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации.

Например, слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия «Электрогазосварщик» с присвоением 3 разряда. В этом случае, в трудовой книжке в графе 1 раздела «Сведения о работе», ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается запись: «Установлена вторая профессия «Электрогазосварщик» с присвоением 3 разряда», в графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.

По желанию работника, запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

Указанные в абзаце первом настоящего пункта физические лица делают записи в трудовые книжки работников о приеме на работу и увольнении с работы в соответствии с заключенными с работниками письменными трудовыми договорами, зарегистрированными в установленном порядке в территориальном органе Республиканского центра занятости Министерства труда и социальной политики Донецкой Народной Республики.

При приеме на работу вносится запись: «Принят на работу (далее указывается наименование профессии или должности) по трудовому договору (указываются дата и номер договора), зарегистрированном в территориальном органе Республиканского центра занятости Министерства труда и социальной политики Донецкой Народной Республики (указывается полное название центра занятости)». При этом в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (дата и номер регистрации трудового договора в территориальном органе Республиканского центра занятости Министерства труда и социальной политики Донецкой Народной Республики: «трудовой договор (номер), зарегистрированный (дата)»). При увольнении вносится запись: «Уволен с работы (далее указывается основание увольнения со ссылкой на соответствующие статью и пункт нормативного правового акта, регулирующего трудовые правоотношения и действующего на территории Донецкой Народной Республики)». При этом в графе 4 указывается дата снятия трудового договора с регистрации территориальным органом Республиканского центра занятости Министерства труда и социальной политики Донецкой Народной Республики: «трудовой договор (номер) снят с регистрации (дата)».

Внесенные в трудовые книжки записи заверяются подписью должностного лица и скрепляются печатью территориального органа Республиканского центра занятости Министерства труда и социальной политики Донецкой Народной Республики по месту регистрации трудового договора.

3.5. При восстановлении, в установленном законодательством порядке непрерывности страхового стажа, в трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела «Сведения о работе» вносится запись: «Непрерывность страхового стажа восстановлена с (указывается дата)»,
в графе 4 делается ссылка на соответствующее наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

3.6. Работникам, занятым на сезонных работах в тех отраслях народного хозяйства, где действующим законодательством Донецкой Народной Республики допускается суммирование периодов сезонной работы и непрерывность стажа работы сохраняется, при возвращении в установленный срок на сезонную работу после межсезонного перерыва, в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Непрерывность стажа работы сохраняется».

IV. Заполнение сведений о награждении

4.1. Порядок внесения сведений о награждении следующий: в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения или поощрения; в графе 3 записывается: кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

4.2. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

V. Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора)

Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено действующим законодательством Донецкой Народной Республики, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.

Например, при прекращении трудового договора с работником, 20 августа 2015 г. определено последним днем его работы. В трудовой книжке работника должна быть произведена следующая запись: в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (20.08.2015), в графе 3 делается запись: «Уволен (указать причину увольнения и пункт, статью нормативного правового акта, регулирующего трудовые правоотношения и действующего на территории Донецкой Народной Республики)», в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении.

5.2. В случае прекращения трудового договора с работником в связи с его смертью, в трудовой книжке раздела «Сведения о работе» в графе 3 делается запись: «Работа прекращена в связи со смертью», в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения). Эта запись заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, скрепляется печатью работодателя.

5.3. В случае назначения пенсии по возрасту, пенсии за выслугу лет, в трудовой книжке на первой (титульной) странице территориальным управлением Пенсионного фонда Донецкой Народной Республики ставится штамп «Пенсию назначено».

VI. Особенности заполнения сведений об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переходом на выборную работу (должность)

6.1. При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке делается запись: «Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт, статья нормативного правового акта, регулирующего трудовые правоотношения и действующего на территории Донецкой Народной Республики».

6.2. На новом месте работы, после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии), в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник,
а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.

VII. Особенности заполнения дубликата трудовой книжки

7.2. Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3, прежде всего, вносится запись о стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если предоставленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающие стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

Как работать с электронными трудовыми книжками

Российские компании перешли на электронные трудовые книжки. С 1 января 2021 года работодателям не надо заводить бумажную трудовую для тех сотрудников, которые выходят на работу впервые в жизни. Достаточно передавать сведения в пенсионный фонд. В этой статье разбираемся, как работать по новым правилам.

Что такое электронная трудовая книжка

В законе нет такого термина — электронная трудовая книжка. Можно подумать, что это бумажная трудовая книжка, только в электронном виде, но это не совсем так.

По факту работодатель передает информацию о сотрудниках в ПФР. Там эта информация хранится в базе данных, из нее в любой момент можно сделать выписку и получить все сведения о трудовом стаже человека. Эта выписка — и есть электронная трудовая книжка.

Что в законах. Переход на электронные трудовые начался в 2020 году. Все условия перехода и сроки разобраны в законе № 439-ФЗ, который регулирует изменения в трудовом кодексе.

Обязателен ли переход на электронные трудовые. За 2020 год все работодатели должны были перейти на электронные трудовые, а сотрудники — решить, будут они оставлять бумажную трудовую или нет, и подать заявление об этом работодателю.

С 2020 года электронная трудовая заводится для всех новых сотрудников — вне зависимости от того, отказались они от бумажной или нет.

Что будет с бумажными трудовыми книжками. Если сотрудники приняли решение вести трудовую книжку на бумаге или вообще не подавали никакого заявления, то работодатель обязан продолжать вести обе книжки: передавать сведения в электронную и вносить информацию в бумажную.

Какую трудовую книжку заводить в 2021 году при приеме на работу

С 1 января 2020 года при приеме на работу работодатель должен всем сотрудникам заводить электронную трудовую.

Бумажную трудовую можно не заводить в двух случаях:

  1. Человек впервые устраивается на работу.
  2. Человек отказался от ведения бумажной трудовой.

Если человек решил оставить бумажную трудовую, вам надо будет вести его трудовую по старым правилам параллельно с электронной. Вам придется заносить в бумажную книжку все изменения: прием на работу, назначения на новую должность, награждения и увольнения.

Если кандидат на работу еще не подавал заявления, но хочет отказаться от бумажной трудовой. Надо сначала нанять его по старым правилам:

  1. Внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую.
  2. В тот же день или в ближайший рабочий подать форму в Пенсионный фонд РФ. Там нужно отразить и прием на работу, и дату подачи заявления об отказе от бумажной трудовой.
  3. В день отправки формы внести запись об отказе в бумажную трудовую книжку и отдать ее на руки сотруднику.

Дальше вам надо будет только передавать электронные сведения в пенсионный фонд.

Как проверить, подавал человек заявление или нет. Новый сотрудник может не помнить, подавал он заявление о выборе электронной трудовой книжки на старом месте работы или нет. Тогда план действий такой:

  1. Если у него осталась на руках бумажная трудовая книжка — проверьте, есть ли там запись об отказе.
  2. Если трудовой на руках нет, попросите сотрудника предоставить справку со сведениями о его трудовой деятельности — ту самую электронную трудовую по форме СТД-ПФР. Сотрудник может запросить ее напрямую в ПФР сам через госуслуги. В справке будет отметка о том, надо дальше вести его бумажную трудовую или нет.

Вместе с электронными трудовыми книжками пришли и новые отчеты.

Как вносить сведения в электронную трудовую

С 2020 года все изменения в штате надо отражать в отчете , который ваши бухгалтеры или кадровики отправляют в ПФР. Это касается новых сотрудников и тех, кто уже в штате.

Отчет нужно сдавать по каждому сотруднику, который работает по трудовому договору, когда с ним происходит кадровое изменение. По исполнителям на договорах ГПХ сдавать отчет не нужно.

Сведения из этих отчетов вносятся в единую базу данных ПФР — из нее потом можно получить выписку, которая считается электронной трудовой книжкой.

Вот что нужно включить в отчет:

  • Информацию о компании или ИП, где работает сотрудник
  • Информацию о работнике: ФИО, дата рождения, СНИЛС, должность.
  • Сведения о самой работе: о приеме на работу, переводе, повышении квалификации или увольнении.
  • Информация о документе, которым оформлено кадровое мероприятие.

Сдавать отчет надо каждый раз:

  • когда сотрудника приняли на работу;
  • уволили;
  • перевели на другую должность;
  • присвоили новую квалификацию или специальность;
  • сотрудник подал заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой.

По каждому сотруднику — отдельный отчет, который надо подать после изменений. Если с сотрудником ничего не происходило и он работает как работал — подавать отчет по нему не нужно.


Заполненная форма

Стандартные сроки подачи отчета зависят от того, что произошло:

  • Если приняли на работу или уволили — не позднее следующего рабочего дня.
  • В остальных случаях — до 15 числа следующего месяца.

Форма для отчета утверждена ПФР и подходит для всех организаций и ИП. Если у вас работает до 25 человек, вы можете сдавать отчетность в бумажном или электронном виде. Если больше 25 — только в электронном.

До 15 февраля 2021 года надо сдать за сотрудников, по которым еще не подавали отчет по новой форме

Если у вас есть сотрудники, которых взяли на работу до 2020 года и с тех пор с ними ничего не происходило и они не подавали заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой, значит, по ним вы еще ни разу не сдавали отчет в ПФР.

По таким сотрудникам надо сдать форму до 15 февраля 2021 года. В форму внесите последнюю вашу запись из раздела «Сведения о работе» бумажной трудовой на 01 января 2020.

Преимущества и недостатки электронных трудовых

Работать с электронными трудовыми проще и для работодателя, и для сотрудника.

  • Меньше бумажной работы — больше не надо вести бумажные трудовые книжки работников, которые от них отказались.
  • При утере бумажных книжек надо будет восстанавливать меньше трудовых.— Например, если в офисе случится пожар или потоп, надо будет восстанавливать книжки только тех сотрудников, которые не отказались от трудовой.
  • В любом момент можно сделать выписку со сведениями о своей работе — эта опция доступна в личном кабинете на сайте госуслуг или ПФР.

Из минусов для работодателя только одно — переход на новую систему требовал дополнительных усилий от компаний и ИП. В 2020 году работодатель должен был правильно оформить переход:

  • уведомить сотрудников о том, что им можно подать заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой до 31 декабря 2020 года;
  • начать сдавать отчет по форме ;
  • внести изменения во внутренние документы, которые регулируют порядок работы с трудовыми книжками, — обычно это правила внутреннего трудового распорядка.

Для сотрудников минусов нет: они могут продолжать вести бумажную трудовую параллельно с электронной, если не хотят от нее отказываться.

Что будет, если не перейти на электронные трудовые

Если до 1 января 2021 года работодатель не успел перейти на электронные трудовые и предоставить сведения в ПФР, ему грозит штраф:

  • для ИП — до 5000 ₽;
  • для компании — до 50 000 ₽.

Это максимальные цифры. Какой именно штраф назначить, решает трудинспектор. Возможно, сумма будет меньше, или он и вовсе обойдется предупреждением.

Еще есть штрафы за несданный отчет о трудовой деятельности или ошибки в нем: от 300 до 500 ₽ директору или ответственному сотруднику.

Список документов на УПП состоит из Основного 👇 и Дополнительного пакета документов.
👉 Основной – нужен всем. И у всех он одинаковый. 👇
👉 Дополнительный – у каждого свой, в зависимости от того, к какой категории, имеющей право на УПП, относится человек.

📝 ОСНОВНОЙ ПАКЕТ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ПОДАЧИ НА УПП:

1. Заявление о выдаче удостоверения на постоянное проживание. Заявление можно заполнить в электронном виде самостоятельно и распечатать. При подаче документов файл с заполненным заявлением нужно принести на флешке, чтобы в случае необходимости, сотрудник Миграционной службы мог оперативно его изменить. Если же возможности самостоятельно заполнить заявление нет, то его при подаче документов заполнит сотрудник Миграционной службы.

  • 👱‍♂️ СКАЧАТЬ БЛАНК ЗАЯВЛЕНИЯдля лиц старше 18 лет + Образец заполнения
  • 🧑‍🦱 СКАЧАТЬ БЛАНК ЗАЯВЛЕНИЯдля детей от 14 до 18 лет

2. Шесть личных фотографий (35х45 мм) в цветном исполнении, с четким изображением лица в анфас без головного убора 80% лица. В фотоателье сказать, что нужно фото как на паспорт ДНР.

3. Паспорт гражданской принадлежности + копии ВСЕХ станиц. Если персональные данные в паспорте указаны на иностранном языке, при этом отсутствует перевод на русский, то необходим нотариально заверенный перевод. Обратите внимание, что нотариус помимо подписи переводчика удостоверяет подлинность самого документа.

🤷‍♀️ Если паспорта нет в наличии, то после прохождения процедуры установления личности, предоставляется Приложение №13.

4. ИНН (на русском или украинском языке) (при наличии).

5. Свидетельство о рождении (СОР). Если персональные данные в СОР указаны на иностранном языке, при этом отсутствует перевод на русский, то необходим нотариально заверенный перевод. Обратите внимание, что нотариус помимо подписи переводчика удостоверяет подлинность самого документа.

  • 👉 Если СОР было получено в РФ, при этом у заявителя отсутствует паспорт гражданской принадлежности, то Миграционная служба оказывает помощь в получении дубликата.
  • 👉 Если СОР было получено в других странах (в том числе в Украине), то СОР необходимо получить самостоятельно.

❗️ Без СОР документы на УПП не принимаются.🙅

6. Удостоверение на временное или постоянное проживание в Украине (при наличии).

7. Миграционная карта для граждан РФ и иностранных граждан. На момент подачи заявления срок действия миграционной карты должен быть менее 90 суток с даты пересечения границы.

8. Документы, подтверждающие факт изменения персональных данных лица (свидетельство о рождении; свидетельство о браке; свидетельство о расторжении брака; справка о браке для всех разведенных женщин, а также для разведенных мужчин, сменивших фамилию в браке; справка ЗАГС о смене фамилии/имени/отчества).

9. Свидетельства о рождении несовершеннолетних детей до 14 лет – для внесения информации о них в удостоверение.

10. Документы, подтверждающие намерение регистрации по месту жительства и на право пользования жилым помещением (договор купли-продажи/ договор дарения/ договор мены, свидетельство о праве собственности либо иной документ), заверенные нотариально. К этим документам должно быть итоговое извлечение из реестра на право собственности. Копии этих документов, которые вы отдадите в Миграционную службу, должны быть также заверены нотариально. В случаях с муниципальным жильём существует много нюансов и особенностей, поэтому каждый подобный случай рассматривать индивидуально в Миграционной службе.

Для граждан ЛНР. Если у вас есть паспорт ЛНР, в паспорте Украины на 07.04.2014 есть регистрация в других областях Украины (не в Донецкой), то вместо всех вышеперечисленных документов вы можете предъявить Адресную справку из Миграционной службы ДНР.

11. Нотариально заверенное согласие собственника (совладельцев) жилья, нанимателя и совершеннолетних членов его семьи.

12. Паспорт собственника жилья.

13. Справка из учебного заведения. Для граждан РФ, иностранных граждан и лиц без гражданства, которые планируют зарегистрироваться в общежитиях, состоящих на балансе учебного заведения, предоставляется оригинал Справки от учебного заведения, что данное общежитие находится на балансе образовательной организации, заверенная в установленном законом порядке.

14. Документы об образовании (при наличии). Аттестаты и дипломы с последнего места обучения.

15. Трудовая книжка, справка с места работы или пенсионное удостоверение. Копия всех заполненных страниц трудовой книжки. Если трудовая книжка находится на предприятии, то копии заверяются отделом кадров. ❗️Справка с места работы действительна 30 дней.

16. Две квитанции об оплате государственной пошлины (500 рублей: Гос. услуга – 250 рублей + Гос. пошлина за выдачу бланка УПП – 250 рублей) или Оригинал + копия документа об освобождении от таких платежей. Кто освобождается от уплаты госпошлины?

17. Сертификат от нарколога о прохождении профилактического осмотра, справка об отсутствии туберкулеза и ВИЧ-инфекции. На каждой справке указан срок ее действия. Обычно Сертификат от нарколога — 1 год, Справка об отсутствии туберкулеза — 1 год, Справка об отсутствии ВИЧ — 3 месяца. Поэтому будьте внимательны, и не пропустите сроки!

18. Согласие на обработку персональных данных. СКАЧАТЬ + Образец заполнения.

20. Документы, подтверждающие соответствующую принадлежность к категориям лиц, имеющим право на оформление УПП (Дополнительный список). Какие именно? Читайте в моём материале «Удостоверение на постоянное проживание (УПП) – Кто имеет право?!»

Трудовая книжка в коммерческом процессе каждой фирмы или ИП, который является работодателем — вещь неотъемлемая, прописанная на законодательном уровне. Каждому сотруднику, проработавшему хотя бы пять дней такую книжку нужно оформлять. И не имеет значения, по какому принципу идёт наём сотрудника — будь он штатным, будь он временным или сезонным, всё равно нужна будет трудовая.

Не попадают под эти правила лишь те, кто устраивается по гражданско-правовому договору.

А в том случае, если для человека это будет первое место занятости, и книжки у него не было, работодатель должен взять пустой бланк и заполнить его при сотруднике после семи дней его работы.

Но обо всём по порядку.

Законодательная база

Такой документ как трудовая имеет одну основную цель — отображать и подтверждать имеющийся у человека трудовой стаж. Поэтому она обязательная для каждого работающего человека.

Также во время назначения пенсии в пенсионном фонде её нужно предъявлять вместе с остальными документами.

Итак, какие законодательные акты и предписания регламентируют обращение работодателя с этим важным документом:

  1. ТК РФ. 255 от 16.04.2003, где прописаны нормативы её ведения. 10.10.2003, где содержится инструктаж.

Также каждому важно знать следующие моменты:

  • Трудовая будет храниться (а работодатель соответственно обеспечивать хранение) весь период работы сотрудника — от поступления на должность, до увольнения.
  • Ошибка в составлении записи об увольнении работника в трудовой книжке может стать причиной проблем при последующем устройстве на работу.
  • Тот работодатель, кто принимает человека на должность впервые (если до этого книжки у работника не было) несёт ответственность за то, как в трудовой будет заполнена первая страница.

Кто заполняет трудовую книжку, ведёт и хранит

Обозначим главный тезис — вся ответственность за то, как будет храниться, вестись и заполняться трудовая книжка работника лежит на работодателе.

Другое дело, то, что личным приказом или поручением руководитель может назначить ответственного внутри своей фирмы. То дать конкретному работнику полномочия и делегировать свои обязанности.

Тот же сотрудник, назначенный руководителем и получит полномочия, получает право подписывать документ.

Получается ответственность лежит и на начальнике, и на назначенном им работнике.

Примечание: приказ о назначении ответственного лица также будет объектом внимания во время проверки со стороны государственных органов.

Правила по которым заполняется трудовая книжка

Первый шаг — оформление титульного листа. Какие указываются на титульной странице:

  • Паспортные данные.
  • Полученное образование.
  • Специальность (образовательная информация берётся из документов, которые предоставляет работник при устройстве на должность).
  • Дата заполнения.
  • Подписи сторон.
  • Печать фирмы.

Второй этап — иформация о приёме на должность.

Заполнение проводится одним цветом чернил, и не важно — синим, либо же чёрным (можно даже фиолетовым).

Все данные записываются в полноценном объёме. Сокращать нельзя.

Обязательным требованием считается заполнение страниц с информацией о фирме. Также нельзя забывать ставить число заполнения и номера записей.

Третий этап — сотрудник, несущий обязанности по заполнению, создаёт записи о достижениях принимаемого на должность. Речь идёт о званиях и наградах, которые должны быть подтверждены документально — приказом, дипломом, либо иной бумагой. Отмечается, за что присвоена заслуга, и кто производил награждение.

Важно! В трудовой книжке не содержатся данные денежных поощрениях.

Как заполнить страницу сведений о сотруднике в трудовой книжке. Пример.

  • Записываем ФИО работника, его дату рождения. Все сведения, включая даты, записываются без сокращений. Основанием служит паспорт.
  • Записываем данные об образовании сотрудника. Делается запись исключительно в случае предоставления человеком документов — диплома об образовании, аттестата или иной бумаги.
  • Когда сотрудник предоставляет бумаги, подтверждающие незавершённый процесс образования, также можно сделать на их основе запись в трудовой.
  • Когда речь идёт об информации о профессиональном опыте сотрудника, или его специальности, переписывайте полностью с тех документов, которые он предоставил, ничего не меняя. Даже если речь идёт о дополнительных курсах улучшения квалификационных навыков.
  • После всех перечисленных шагов, нужно ознакомить работника с заполнением, чтобы он проверил записи на ошибки и поставил собственную подпись. Подпись сотрудника приравнивается к его согласию с данными трудовой. Последним шагом будет — поставить печать фирмы.

Как заполнить страницу сведений о работе в трудовой книжке. Пример.

В этом разделе ставится полное наименование фирмы, которая принимает на работу сотрудника. Если у фирмы есть сокращённое название, также записываем и его.

Далее ответственным работником прописывается факт принятия человека на работу. Необходимо указать также подразделение или отдел, в который поступает на должность новый сотрудник. И обязательно указываем его должность в полном наименовании.

После этого вносим данные о документе, который может подтвердить приём сотрудника на должность. Конкретно — дата и номер документа, название.

В случае, если работник совмещает работу или должности, эту запись также можно внести в книгу, но не обязательно. И опять же, если вносите, должен иметься документ, это подтверждающий. Чтобы оформить всё верно — пишем порядковый номер записи, саму запись о том, что работник назначается совместителем. Потом прописываем название структуры, профессии и данные о квалификации.

Особенности заполнения трудовой книжки в разных ситуациях

Когда заполняется дубликат

Повторный экземпляр книжки заполняется тогда, когда документ либо потерян, либо пришёл в негодное состояние. Ещё один вариант — когда одна из записей признаётся не действительной. Это могут быть данные о зачислении на работу, увольнении, восстановлении и т.д.

Если вы оформляете дубликат трудовой книжки, нужно на титульном листе об этом сделать приписку. Ставится она в верхнем правом уголке.

Если первичный документ всё-таки будет найден, в него также вносится запись. Она будет гласить: «Взамен выдан дубликат». Также записывается серия с номером второй книжки.

Также в дубликат книжки вписывается непрерывный стаж сотрудника до конкретной организации в общем подсчёте — имеется ввиду общее количество лет, месяцев и дней. Но опять же требуются документы. Однако не требуется указывать ни фирмы, ни периоды занятости на их должностях.

Следующий шаг в этой главе — записать информацию о поощрениях, которые были отображены в первой книжке по местам прошлых занятостей.

После всего этого делается градация общего стажа на конкретные периоды с названиями компаний, на чьих должностях числился работник.

Копия трудовой книжки

Ксерокопируют стандартно те страницы трудовой книжки, где располагается информация. Качество снимаемых копий должно быть приемлемым — не меняйте масштаб и лучше не распечатывайте скан.

Заверка копий остаётся за кадровиками.

Помимо вышеперечисленного на самой копии нужно поставить порядковый номер страницы, надпись «работает по настоящее время», дату заверки и ФИО того сотрудника, который осуществлял заверение.

Внизу страницы копии ставится подпись «копия верна» и ФИО заверщика с личной подписью. Подобные записи должны быть на каждой откопированной странице.

Что касается «ипешников», то их статус как работодателя обязывает оформлять на себя печать. А как мы знаем, печать для ИП — вещь обязательная только в некоторых случаях. Заполнение трудовой книжки — как раз один из таких.

Что нужно предоставлять водителям, чтобы оформить трудовую книжку

  1. Паспорт
  2. СНИЛС
  3. Прошлую трудовую.
  4. Военный.
  5. Водительское удостоверение.
  6. Документы, подтверждающие образование.

Помимо вышеперечисленных документов, вам потребуется иметь на руках справку по медосмотру. Требуется она для того, чтобы можно было обозначить медицинские противопоказания к работе. Но в трудовой такие записи не делаются. По процессам заполнения всё делается также.

Как вносить изменения в трудовую книжку

Естественно, от ошибок никто не застрахован, особенно учитывая, что трудовая заполняется вручную.

В случае, когда ошибка выявляется при заполнении новой книжки (с нуля), то исправления не допускаются. Книжка просто уничтожается, а параллельно составляется акт о том, что документ уничтожается.

Аннулировать запись

Если же неточность допускается в других данных, не относящихся к личным, можно запись зачеркнуть, сделать новую и подписать её на основе нужных бумаг.

НО! В информации о работе зачёркивать нельзя.

Если ошибка именно в этом разделе, то потребуется сделать запись о том, что предыдущая — ошибочна, и что её нужно считать недействительной. Далее уже делается нужная запись. Порядковый номер также обновляется.

Если же неверным признаётся информация об увольнении работника, то:

Можно создать новую отметку о приёме на работу, а после неё сделать запись о том, что та — недействительна.

Можно написать, что запись неверная, а сотрудник отдела кадров напишет новую причину увольнения. (То есть в зависимости от того, почему данные об увольнении работника должны быть признаны недействительными).

Возможно вас заинтересует следующий материал: "Среднесписочная численность ИП без наёмных работников", "Выплаты при сокращении работника 2017: пример расчёта".

Читайте также: