Как заставить сотрудников своевременно сдавать документы в бухгалтерию

Опубликовано: 17.09.2024

Своевременную сдачу работниками первичных документов в бухгалтерию можно обеспечить составлением локального нормативного акта, условиями трудового договора, должностными инструкциями, а также элементами премирования.
В силу специфики работы бухгалтер постоянно готовит и сдает в установленные законодательством сроки отчеты о деятельности своей организации в вышестоящие инстанции и контролирующие ведомства. Большинство отчетов формируется на основании первичной документации, которая поступает в бухгалтерию от соответствующих структурных подразделений, отдельных работников, а также смежных предприятий и организаций. Главную роль в данном случае играет своевременность поступления документов. В статье мы рассмотрим, как ее добиться от персонала организации.

Меры обеспечения своевременности поступления первичных документов
Во-первых, следует закрепить порядок передачи документации в бухгалтерию в соответствующем локальном нормативном акте организации.
Такой акт должен строго регламентировать весь документооборот в организации. Нужно прописать механизм внутреннего перемещения первичных документов, сроки их доставки, а также Ф. И. О. и должности работников, ответственных за их сдачу и контролирующих данный процесс.
Локальный нормативный акт должен быть достаточно подробным и доступным для понимания каждым работником. Следует четко прописать не только порядок и правила сдачи документов, но и те последствия, которые могут ожидать как самого работника, нарушившего установленный порядок, так и организацию в целом (в виде штрафных санкций, пеней, дополнительных проверок со стороны надзорно-контрольных органов).
Во-вторых, в трудовых договорах с работниками, которые по роду своей деятельности обязаны сдавать первичные документы в бухгалтерию, следует зафиксироватьнеобходимость оформления и сдачи последних. При этом конкретный порядок работы с документацией нужно указать в должностной инструкции работника.
В-третьих, для исключения случаев потерь документов (работник настаивает на том, что документы сдал, а бухгалтер их не видел) их передачу из подразделения в подразделение, от работника к работнику и в бухгалтерию нужно контролировать путем записей в соответствующем журнале сдачи и получения документов под подпись с указанием даты. Кроме того, можно снимать копии с документов, на которых получатель делает отметку о времени получения оригинала, а также ставит свои Ф. И. О. и должность.

Санкции за несвоевременную сдачу первичных документов
Если порядок и правила работы с первичной документацией прописаны в локальном нормативном акте организации, трудовом договоре с работником и в его должностной инструкции, несоблюдение установленного порядка и сроков сдачи документов может расцениваться как дисциплинарный проступок. А за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания (ст. 192 ТК РФ):
– замечание;
– выговор;
– увольнение по соответствующим основаниям.
При этом не допускается применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине. Также должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.
Следует отметить, что применять к работнику какие-либо штрафные санкции (наказывая его рублем) недопустимо. Система штрафования в виде вычетов из заработной платы работников является нарушением трудового законодательства и строго карается инспекцией труда.
Однако если в организации существует система премирования за определенные результаты работы, то с ее помощью можно приучить нерадивых работников своевременно сдавать в бухгалтерию первичные документы.
Возможность премирования персонала предусмотрена Трудовым кодексом. Системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права (ст. 135 ТК РФ).
Принимаемая в организации премиальная система может предполагать выплату премии определенному кругу лиц на основании заранее установленных конкретных показателей и условий. Круг лиц, подлежащих поощрению, показатели, условия, размеры и сроки премирования могут быть установлены в коллективном договоре составной частью положения о премировании. Последнее, как правило, содержит:
– общие положения, в которых определяется круг премируемых за основные результаты хозяйственной деятельности по различным группам персонала (рабочие, конструкторы, технологи, руководители, специалисты, служащие и т. д.) с указанием конкретных задач, на которые нацелено премирование;
– источники, показатели, условия, размеры, периоды и сроки премирования для отдельных групп персонала или категорий работающих; порядок начисления, утверждения и выплаты премии и другие показатели.
В принятом положении о премировании и должны содержаться условия премирования работников и подразделений, связанных с предоставлением первичной документации в бухгалтерию.
Помните, что трудовое законодательство не предусматривает терминов «лишение премии» и «депремирование» по тем или иным показателям работы. Поэтому наличие на предприятии четких показателей и условий премирования дает возможность заслуженно премировать работников. При их невыполнении у работника просто не наступает право на получение премии, и он коллективом подразделения к премированию не представляется или, в зависимости от выполнения других показателей, представляется к премированию в меньших размерах.

Ирина Дубовая, главный бухгалтер ООО «Форум Тверь»

В большой компании постоянно возникают трудности с «первичкой». Часть документов потеряна, некоторые бумаги составлены некорректно, другие изменены задним числом. На одном из крупных предприятий Твери эти проблемы успешно решают под чутким руководством главного бухгалтера.

Без малого девять лет назад наша компания открыла свой первый магазин. Мы арендовали помещение в центре Твери и стали продавать электротехнические товары. Работу с покупателями организовали по принципу show-room: клиент изучал товар, размещенный на стендах, и с помощью менеджера делал выбор. Затем покупатель получал накладную, оплачивал ее и забирал продукцию со склада.

Столкнувшись со сложностями, менеджеры, как правило, обращались за помощью к бухгалтерам, благо торговый зал и бухгалтерия в то время находились в соседних помещениях. Представители финансовой службы помогали каждому продавцу: инструктировали, контролировали, вместе с ними отвечали на просьбы клиентов.

Очень скоро компания начала стремительно развиваться. Руководство приняло решение об открытии нового подразделения, занимающегося электромонтажными работами. Затем создали и другие отделы, которые специализировались на монтаже вентиляционного оборудования, кондиционеров, телефонии и проведении сантехнических работ. Возросло количество магазинов.

Так что бухгалтерам становилось все труднее участвовать в торговом процессе. Мы поняли: необходимо упорядочить и унифицировать способы разрешения проблемных ситуаций, связанных с оформлением «первички». И полностью переложить соответствующие обязанности на другие отделы, оставив за бухгалтерией лишь контроль. Для достижения цели разработали четкий алгоритм действий всех менеджеров, порядок составления и сдачи документов и внедрили систему контроля за соблюдением правил.

Как добиться, чтобы документы не пропадали

Прежде всего следовало утвердить порядок, который обеспечил бы наличие всех первичных документов. Дело в том, что зачастую из-за отсутствия бумаг, оформленных должным образом, организация лишалась возможности взыскать дебиторскую задолженность через суд. К тому же налоговики, недосчитавшись подтверждающих документов, могли оштрафовать фирму на приличную сумму.

«Первичка» терялась в основном из-за того, что при отпуске товара со склада компания оформляла комплект документов в двух экземплярах и оба отдавала клиенту. Подразумевалось, что покупатель должен поставить печать и подпись, после чего вернуть наш экземпляр. Но на практике бумаги нередко поступали с большим опозданием или вообще не поступали.

Кроме того, мы учли один нюанс, который касается актов приемки выполненных работ, составленных по форме КС-2 и справок КС-3. Их оформляет сметчик, а затем передает непосредственно специалисту по монтажу. Тот направляет их заказчику для проверки и утверждения и лишь спустя время, иногда весьма продолжительное, относит в бухгалтерию. В итоге получается, что акты, подписанные в одном месяце, попадают к бухгалтеру в другом. Такое положение дел приводит к необходимости постоянно сдавать уточненные налоговые расчеты и декларации. Поэтому сметчикам вменили в обязанность вести список оформленных актов с указанием контрагента, даты и суммы. До второго числа следующего месяца данный реестр сдается главбуху, который проверяет, все ли документы подписаны заказчиком. Это позволяет своевременно отражать выручку и начислять налоги.

Как наладить документооборот

До внедрения единой системы документооборота предприятие периодически попадало в сложные ситуации. Так, некоторые продавцы, не зная норм закона, отпускали товар без доверенности. Они полагали, будто достаточно наличия подписи и ее расшифровки в накладной ТОРГ-12. Затем при попытке взыскать стоимость товара с фирмы-покупателя нередко выяснялось, что человек, подписавший накладную, на момент отгрузки уже уволился. А продукцию, которую мы ему поставили, забрал себе домой. Естественно, компания, чьи реквизиты были указаны в документах, отказывалась погашать долг. В результате мы несли убытки.

Избежать подобных казусов можно только с помощью четко прописанной инструкции, как правильно оформлять документы при реализации. Мы разработали данный документ для менеджеров торговли. Согласно инструкции, отпуск товарно-материальных ценностей в кредит возможен строго по предъявлении доверенности или печати организации-контрагента.

Отдельные пункты инструкции посвящены счету-фактуре. Его необходимо выдавать покупателю в момент приобретения товара. В случае, когда фактическая отгрузка не состоялась, выставлять счет-фактуру запрещено. Если контрагент числится в базе как частное лицо, то счет-фактуру не выписывают. Вместо этого кассир по просьбе клиента оформляет товарный чек. Представителям юридических лиц, не имеющим с собой печати или доверенности и оплатившим продукцию, следует предоставить накладную, а также товарный и кассовый чеки.

В инструкции предусмотрено и наказание. В случае нарушения вышеуказанного порядка менеджер выплачивает фирме штраф в размере 10 процентов от суммы поставки, но не менее 15 000 рублей. Это соответствует размеру налоговой санкции, указанной в пункте 3 статьи 120 НК РФ. Административное наказание, предусмотренное статьей 2.4 КоАП РФ, ложится на начальника подразделения.

Аналогичную инструкцию мы составили для менеджеров проектов, которые курируют выполнение работ и оказание услуг, заказ субподряда и закупку материалов. Фрагмент документа мы привели на этой странице.

2. Менеджер при работе с поставщиками должен предусмотреть финансовую ответственность контрагентов по возмещению убытков в случае отказа в признании расходов в налоговом учете и отказа в налоговых вычетах по НДС из-за некорректного составления первичных и фискальных документов.

3. При заключении договора с контрагентами надо предусмотреть обязанность поставщика предоставить копию свидетельства о государственной регистрации и о постановке на налоговый учет.

4. При заключении договоров проверить перечень должностных лиц, имеющих право подписи договорных первичных и фискальных документов. Если представитель контрагента подписывает документы по доверенности, необходимо предоставить главному бухгалтеру копию доверенности.

5. При приобретении материалов за наличный расчет необходимо в течение трех дней после совершения покупки сдать товарный и кассовый чеки бухгалтеру по производству.

Особое внимание надо обратить на оформление товарного чека:

- наименование получателя - ООО «Форум Тверь»;

- товарные чеки, в которых указана фамилия сотрудника или «физическое лицо», бухгалтерией не принимаются. Данная сумма будет вычтена из заработной платы сотрудника, если в течение трех дней товарный чек не будет заменен поставщиком.

При покупке материалов у поставщика с предъявлением доверенности бухгалтеру должны быть сданы накладная по форме № ТОРГ-12 и счет-фактура.

6. После приемки выполненных услуг бухгалтеру должны быть сданы акт выполненных работ с нашей печатью, подписью лица, принявшего работу (с расшифровкой), и счет-фактура. Строки «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» при выставлении счета-фактуры на работы и услуги не заполняются.

Как бороться с дебиторской задолженностью

Для борьбы с безнадежной «дебиторкой» мы ввели правило, общее для всех покупателей. Компания предоставляет клиенту рассрочку платежа только при наличии определенных бумаг. Менеджер собирает их и предоставляет директору, а тот принимает окончательное решение об условиях оплаты. Утвержденный перечень необходимых документов приведен справа.

Программисты разработали специальный отчет о состоянии дебиторской задолженности. Он делит долги на пять категорий: менее 15 дней, от 15 до 30 дней, от 30 до 45 дней, от 45 до 90 дней и более 90 дней. В должностной инструкции менеджера прописано, какие действия надо предпринять для каждой из групп. Так, если отчет показал, что отгрузка попала в третью категорию (от 30 до 45 дней), следует созвониться с клиентом и напомнить об оплате. О суммах, отнесенных к четвертой группе (от 45 до 90 дней), необходимо известить покупателя в письменной форме. И предупредить, что деньги должны поступить в течение недели, иначе наша фирма обратится в суд. По истечении семи дней менеджер передает все материалы по отгрузке в юридический отдел для составления иска. Таким образом, по долгам, возникшим 90 дней назад и ранее, судебный механизм уже запущен (если, конечно, специалисты действовали строго по инструкции).

В случае, когда менеджер не принял мер для взыскания недоимки в судебном порядке и срок исковой давности истек, всю сумму безнадежной задолженности вычитают из зарплаты. Данную меру применяют также, если сотрудник оформил документы с нарушением законодательства или не позаботился о своевременном поступлении «первички» в организацию.

1. Письмо-заявка от руководителя группы/отдела о заключении договора на имя генерального директора, с обоснованиями вышеуказанных условий, включая:

- отчет 1С по контрагенту;

- оценку будущих объемов продаж;

- данные по контактным лицам;

- краткую характеристику деятельности контрагента.

2. Копия устава предприятия (по факсу: первый лист и лист с прописанными полномочиями директора).

3. Документ, подтверждающий полномочия лица, подписывающего договор со стороны контрагента:

- копия протокола об избрании директора;

- копия доверенности с правом подписания договоров.

4. Копия свидетельства о регистрации.

5. Копия свидетельства о постановке на налоговый учет.

6. Копия информационного письма о присвоении кодов статистики.

7. Копия свидетельства о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц.

8. Копия договора аренды.

Как избежать исправлений в проведенных документах

Еще одна трудность, с которой пришлось столкнуться, - это несанкционированное изменение документов задним числом. Иногда по просьбе клиента менеджеры корректировали уже созданные и отраженные в бухучете документы, проставляя в них другого контрагента, иную дату и пр. Это иногда приводило к несовпадению данных в первичных документах и данных бухгалтерской базы. Устранение путаницы отнимало много сил и времени как у бухгалтеров, так и у менеджеров.

Другой распространенный повод для исправления данных - отсутствие доверенности у представителя компании-контрагента. В такой ситуации поставку оформляют на частное лицо, в результате чего организация-клиент не может принять приобретенные ценности на баланс. Спустя некоторое время покупатель привозит доверенность и настаивает, чтобы мы переоформили отгрузку на юридическое лицо. Мы поступаем иначе: оставляем все как есть, но выдаем товарный чек на организацию. Правда, это не позволяет фирме-покупателю вычесть НДС (ведь счет-фактуру мы не оформляем), зато дает возможность оприходовать материалы.

Иногда бухгалтер тратит больше времени и сил не на подготовку и сдачу отчета, а на сбор недостающей первички от контрагентов. А все оттого, что сотрудники компании забывают занести нужные бумаги вовремя. Советами о том, как решить проблему с задержкой документов и убедить сотрудников сдавать первичку в срок, делится Елена Волкова, бухгалтер ООО «Эвион».

Совет № 1

Сформируйте четкий регламент документооборота

Первое, с чего лучше начать, так это с вопроса: а установлены ли вообще в компании сроки для сдачи документов? Ведь если нет правил, то и нельзя требовать их исполнения.

Контролировать своевременность сдачи первички поможет регламент документооборота. В нем пропишите механизм движения документов внутри компании и сроки, в которые каждая бумага должна быть доставлена в бухгалтерию. Также важно назначить ответственных за это сотрудников и расписать, как они будут передавать документы.

Скорее всего разработке регламента придется уделить немало времени, так как важно учесть все особенности бизнес-процессов в вашей компании. И чем крупнее организация, тем больше процедур нужно описать. Но усилия в итоге окупятся, и опоздавших бумаг будет меньше. Постарайтесь сделать документ максимально простым для понимания. Хорошо, если распределение функций и ответственности будет понятно каждому сотруднику. Ведь только тогда работники смогут следовать инструкциям.

А чтобы сотрудники не забывали, что регламент следует соблюдать, закрепите эту обязанность в их должностных инструкциях. К тому же в этом случае нарушителя сроков можно будет привлечь к ответственности.

Готовый регламент директор утвердит своим приказом. А перед этим его лучше согласовать с руководителями тех подразделений, которые участвуют в обмене документами. Советы коллег помогут учесть в инструкциях дополнительные важные детали.

Бумаги теряются, а сотрудник уверяет, что документы он в бухгалтерию отдавал? Если передачу первички контролировать, то такие споры останутся в прошлом. Поэтому лучше фиксировать, что бухгалтерия получила бумаги от сотрудников других отделов. Делать это можно в соответствующем журнале. Другой вариант – снимать копию с документа и на ней делать пометку о получении.

Совет № 2

Постарайтесь наладить отношения с другими отделами

Перед разработкой регламента поговорите с начальниками тех отделов, сотрудники которых задерживают первичку. Постарайтесь понять, из-за чего происходят сбои в документообороте.

Одно дело, если причина задержки в том, что сотрудники просто легкомысленно относятся к документам. Тогда попробуйте преодолеть разницу в профессиональных интересах. Объясните коллегам, что своевременное представление бумаг не прихоть бухгалтерии. А у задержки документов есть свои последствия: штрафы, пени и дополнительные вопросы налоговиков.

Но иногда наладить работу с документами не получается из-за того, что сотрудники просто не успевают вовремя отдавать первичку. К примеру, задержать документ может сам контрагент. Или работники слишком загружены. В первом случае решать проблему нужно с поставщиком и с ним обсудить вопрос обмена документами. Как правило, ускорить поступление бумаг помогает неформальный разговор с бухгалтерией контрагента и призыв к профессиональной солидарности. К тому же порядок обмена документами можно закрепить в договоре. Причина задержки бумаг в плотном рабочем графике коллеги? Согласуйте с ним приемлемое время представления документов. Лучше пойти на компромисс и немного удлинить срок сдачи, чтобы он стал комфортным для работника. Когда заранее понятно, что сотрудник не успеет уложиться в установленный период, толку от таких правил будет мало.

Совет № 3

Включите в Положение о премировании пункт о санкциях за опоздание с первичкой

Еще один способ, который поможет дисциплинировать сотрудников, вечно опаздывающих с первичкой, это наказание рублем. Решать вопрос о необходимости материальной ответственности за бумаги нужно с руководством.

Компания не вправе наказать сотрудника за задержку первички штрафом. Такое дисциплинарное взыскание с точки зрения Трудового кодекса будет незаконным. В отношении провинившегося работодатель может использовать только три вида взысканий, предусмотренных статьей 192 ТК РФ: замечание, выговор или увольнение. Кстати, об этом Роструд еще раз напомнил в письме от 18 декабря 2014 г. № 3251-6-1 .

Приучить сотрудников к дисциплине помогут специальные пункты в Положении о премировании. Компания может предусмотреть в документе снижение или даже невыплату премии за нарушение сроков сдачи документов.

Директор решил сделать нарушителю выговор или замечание? Тогда оформите служебную записку, а с сотрудника возьмите объяснительную. На основании этих бумаг руководитель составит приказ о применении дисциплинарного взыскания.

Если сотрудник из-за проблем с первичкой не получил премию, можно оформить служебную записку на имя директора. Требовать объяснительную и составлять приказ не нужно. Ведь выплата премии – право, а не обязанность работодателя. И этот вид наказания к дисциплинарным взысканиям из статьи 192 ТК РФ не относится.

Еще советы

Памятки помогут сотрудникам проверить, верно ли контрагент оформил документы

Заручитесь поддержкой директора

Валерия Молчанова, бухгалтер ООО «ТехноГоризонт»:

– Решить проблему с первичкой проще, когда директор компании берет ситуацию под свой личный контроль. Если в вашей компании вопрос с документами стоит особенно остро, то экстренной мерой помощи станут регулярные отчетные совещания. На встречах с руководством ответственные сотрудники будут докладывать о положении дел с первичкой.

Такие мероприятия помогут дисциплинировать работников и приучат их бережнее относиться к бумагам. Генеральный директор в зависших документах ничего страшного не видит? Тогда попытайтесь объяснить ему, к каким последствиям это приводит.

Например, из-за потери закрывающих документов от поставщика компания может переплатить налог на прибыль и НДС. К тому же из-за опоздавших документов часто приходится подавать уточненки. Как правило, в них компания сумму налога к уплате уменьшает. А на такие отчеты инспекторы обращают пристальное внимание и запрашивают по ним пояснения.

О дна из самых больших проблем, которую уже не один десяток лет пытаются решить российские (а до этого советские) бухгалтеры – это своевременное получение первичных учетных документов как от сотрудников своей организации, так и от партнеров. Недавно налоговики выпустили письмо, разъясняя этот вопрос.

Почему документы задерживаются

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон № 402-ФЗ). Не вдаваясь в подробности оформления первичных документов, отметим только, что в число семи их обязательных реквизитов входят «Дата составления документа» и «Содержание факта хозяйственной жизни» (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Под содержанием факта хозяйственной жизни, по нашему мнению, следует понимать описание (с той или иной степенью подробности) произведенной операции. В том числе может быть указана фактическая дата (период) ее осуществления.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, то есть в тот же день, а то и час, когда операция была завершена (ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). В каких-то ситуациях, например при передаче материальных ценностей, это возможно. Продавец передал товар покупателю, а тот сразу же расписался в заранее оформленном документе, где не хватало только его подписи и даты. В этом случае дата составления документа и фактическая дата совершения операции будут совпадать.

В каких-то других случаях подписание первичного документа требует проверок, согласований, принятия решений, и документ окажется подписанным намного позже, чем имел место быть факт хозяйственной жизни. Примером этого может быть выполнение работ, оказание ряда услуг и т.п.

В частности, при оформлении передачи результата строительно-монтажных работ заказчик и подрядчик до сих пор используют (что, на наш взгляд, вполне оправданно) акт о приемке выполненных работ (форма № КС-2) и справку о стоимости выполненных работ и затрат (форма № КС-3), формы которых были утверждены постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 № 100.

В акте по форме № КС-2 в шапке документа есть показатели «Дата составления» и «Отчетный период». И вполне допустима ситуация, когда документ составлен после окончания отчетного периода (например, отчетный период – октябрь, а документ составлен в первых числах ноября). Точно такая же ситуация будет и со справкой по форме № КС-3. Отчетный период и дата составления не обязательно будут совпадать. Причем подписаны заказчиком они могут быть значительно позже, как и переданы в бухгалтерии заказчика и подрядчика.

Аналогичная ситуация возникает и при оказании некоторых услуг. Акты о фактически оказанных услугах могут быть подписаны не день в день (либо, если услуги длительные, последним днем отчетного периода), а существенно позже. Хотя в самом акте, подписанном в декабре, будет указано, что данные услуги были оказаны в период, допустим, с 15 октября по 30 ноября текущего года.

Расходы в одном периоде, документы – в другом

Многие годы бухгалтеры решают для себя вопрос, имеют ли они право учесть в расходы работы (или услуги), произведенные в одном отчетном периоде, если первичный документ составлен в следующем. То есть что более важно: дата составления первичного документа или период осуществления факта хозяйственной жизни?

Мы придерживаемся точки зрения, что дата осуществления факта хозяйственной жизни (указанная в документе) превалирует над датой составления документа. Хотя ни из текста Закона № 402-ФЗ, ни из текста ранее действовавшего Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» такой однозначный вывод сделать нельзя.

Однако эту позицию поддержала ФНС России. В письме от 02.07.2015 № ГД-4-3/11546@ «О признании даты осуществления расходов для целей налогообложения прибыли организаций» налоговое ведомство вполне логично приходит к выводу, что расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они возникают исходя из условий сделки.

Далее в письме сказано, что при длительном или многократном выполнении работ (оказании услуг) заказчик имеет право признать их расходами того отчетного (налогового) периода, в котором они фактически были выполнены (оказаны). Тот факт, что первичный документ был составлен в следующем отчетном (налоговом) периоде, не противоречит действующему налоговому законодательству.

Таким образом, при отражении в учете какой-то операции (факта хозяйственной жизни) в первую очередь следует принять во внимание фактическую дату ее совершения, и уже во вторую – дату первичного документа, которым сей факт подтвержден. Этот же принцип, по нашему мнению, можно, а точнее, следует применять и в бухгалтерском учете.

Здесь сразу снимается проблема, что делать с декабрьскими счетами за Интернет, коммунальные услуги, аренду и пр., пришедшими в середине января и датированными январем же. Спокойно ставим оплату по ним в расходы за декабрь.

А что делать, когда акт или счет за прошлый год придет не только в январе – начале февраля, но и в марте-апреле, а то и в мае? Любой бухгалтер может рассказать немало историй о том, как господа менеджеры месяцами хранят у себя документы, наивно не догадываясь, что их нужно срочно сдать в бухгалтерию либо предъявить контрагенту.

Но здесь, по нашему мнению, следует воспользоваться тем же алгоритмом, который требует применять Минфин России при исправлении ошибок, выявленных до даты подписания отчетности (п. 6 Положения по бухгалтерскому учету «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (ПБУ 22/2010), утвержденного приказом Минфина России от 28.06.2010 № 63н, далее – ПБУ 22/2010).

См. статью «Порядок исправления ошибок в бухгалтерской и налоговой отчетности»

То есть документы, пришедшие до фактической сдачи декларации по налогу на прибыль и бухгалтерской отчетности, отражаем как расходы декабря. Причем как в регистрах бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения прибыли.

Если документы пришли уже после того, как декларация и бухгалтерская отчетность были сданы, то мы имеем право их отразить уже текущим годом, но не в корреспонденции со счетами затрат, а как прочие (внереализационные в налоговом учете) расходы, то есть в корреспонденции со счетом 91.

См. статью «Повторные выездные проверки по “уточненкам”»

При этом подавать уточненную декларацию организация не обязана.

В случае позднего поступления документа за прошлый год можно долго рассуждать, как трактовать эту ситуацию. Например, признать ее информацией, которая не была доступна организации на момент отражения (неотражения) таких фактов хозяйственной деятельности. То есть это будет не ошибка, а расходы прошлых лет, выявленные в отчетном году (п. 3 ПБУ 22/2010). Тогда в аналитике к счету 91 (субсчет «Прочие расходы») отражаем эти суммы именно как «Расходы прошлых лет, выявленные в отчетном году».

В декларации по налогу на прибыль за I квартал (а то и полугодие, смотря насколько поздно пришел документ) эта сумма подлежит отражению по строке 301 «Убытки прошлых налоговых периодов, выявленные в текущем отчетном (налоговом) периоде» приложения № 2 к листу 02. Соответственно она будет включена и в строку 030 «Внереализационные расходы» листа 02. Это в том случае, если документ поступил с опозданием не по вине сотрудников собственной организации.

Если же невооруженным глазом будет виден промах собственных сотрудников (забыли вовремя связаться; взяли вовремя, но потеряли, и только сейчас нашли; не знали, что это в бухгалтерию надо отдать и т.п.), то налицо будут недобросовестные действия должностных лиц (п. 3 ПБУ 22/2010), то есть ошибка.

Маловероятно, что она будет признана существенной, так что никакого ретроспективного пересчета форм бухгалтерской отчетности производить не потребуется.

В регистрах бухгалтерского учета будет использован тот же счет 91 (субсчет «Прочие расходы»), но в аналитике к нему, по всей видимости, необходимо будет указать «Исправление ошибок прошлых лет».

В декларации по налогу на прибыль с 2015 года именно для исправления таких ошибок прошлых лет (не принятых своевременно расходов) в приложении № 2 к листу 02 введена строка 400 «Корректировка налоговой базы на выявленные ошибки (искажения), относящиеся к прошлым налоговым периодам, приведшие к излишней уплате налога» с разбивкой за три предшествующих года (по строкам 401, 402, 403).

Налог на добавленную стоимость, предъявленный контрагентами, принимается к вычету в порядке, установленном п. 1.1 ст. 172 НК РФ. Но при этом следует учесть период поступления передаточных документов и счетов-фактур.

Допустим, акт на услуги прошлого года, но датированный январем, равно как и счет-фактура, поступили в организацию до срока, установленного для сдачи декларации по НДС за IV квартал (то есть до 25 января).

Организация имеет право (но не обязана) отразить этот счет-фактуру в книге покупок за IV квартал истекшего года и принять его к вычету в том же периоде (абз. 2 п. 1.1 ст. 172 НК РФ).

Если документы поступили позже, то право выбора также остается. Можно принять этот НДС к вычету в I квартале текущего года (или позже, в течение трех лет) либо подать уточненную декларацию за IV квартал.

И обращаем внимание, что затраты могут быть приняты к учету и признаны расходами раньше, чем принят к вычету налог на добавленную стоимость, предъявленный по ним.

См. статью «НДС к вычету: новые проблемы»

Обратная ситуация, при которой НДС принимается к вычету раньше, чем затраты, прямо запрещена действующим законодательством (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Первичные документы – важная часть любой коммерческой сделки, фактор, подтверждающий ее законность. Причины, по которым бизнес-партнер не возвращает подписанные документы, могут быть различными. Результат один: проблема, которую нужно решить в короткие сроки, как правило, до сдачи отчетности по периоду. Мы расскажем, как это сделать.

Договариваться или требовать?

Прямой законодательной нормы, к которой могла бы обратиться одна из сторон при возникновении конфликта и истребовать документы, не существует. Чтобы разобраться, какие практические шаги необходимо предпринять, рассмотрим такую ситуацию: поставщик не отдает покупателю его экземпляры, при этом требует оплатить поставку, ссылаясь на положения договора. В противном случае поставщик угрожает арестом груза, разрывом договорных обязательств.

Обратите внимание на важный момент: поставщик апеллирует к двустороннему договору, в котором прописана своевременная оплата поставки, а покупатель аналогично поступить не может, поскольку положения, касающиеся обмена документами между организациями, в нем отсутствуют.

Из этого следует очевидный вывод: механизм и сроки обмена документацией обязательно должны быть зафиксированы в договоре. Необходимо прописать и санкции за нарушение документооборота. В случае если он был подписан ранее, а проблема невозврата документов возникла только сейчас, требуйте заключения допсоглашения к договору. Не играет роли, какую из сторон представляет ваша компания, поставщика или покупателя. В обоих случаях урегулирование вопроса возврата документов другой стороной официально возможно только посредством договора.

На заметку! При подписании основного договора или допсоглашения не забудьте отдельным пунктом зафиксировать, кто из контрагентов оплачивает пересылку документов. Это особенно актуально при наличии больших расстояний между двумя компаниями. Почтовые расходы на пересылку могут быть весьма существенными.

В договоре ни слова о возврате первичных документов, а контрагент в очередной раз игнорирует все сроки подписания и передачи «первички»? Придется договариваться. Свяжитесь с ним и попросите прислать по факсу либо электронно подписанные копии. Таким способом можно ускорить процесс подписания, если ваши экземпляры находятся «в долгом ящике» у партнеров, либо убедиться, что подписи уже поставлены и задержка связана с временем пересылки (передачи) пакета. В отдельных случаях, если стало ясно, что документы утеряны, необходимо оформление дубликатов. Однако следует помнить, что сканирование копий – вынужденная полумера. Поясним далее, почему.

С позиции поставщика

Поставщик признает доходы в НУ в периоде подписания им документов (когда была поставка или оказание услуг по договору). Об этом сказано:

в письме №03-03-06/1/750 от 13/11/09 г. Минфина;
в документе-определении №15640/10 от 08/12/10 г. ВАС.

Из текстов указанных документов следует, что поставщику не обязательно ждать, когда покупатель подпишет пакет и вернет его.

В целях НУ поставщик отражает НДС сразу как только выписал счет-фактуру (по правилам ст. 167 НК РФ). В данном случае тоже не требуется ждать ответной реакции контрагента.

Вместе с тем возможна ситуация, при которой покупатель имеет претензии к поставщику и в связи с этим не подписывает документы. Например, его может не устраивать качество поставленного товара или услуги, либо он может не признать поставку как таковую.

Последствия для поставщика могут наступить на основании ГК РФ (ст. 395, ст. 15) в виде требований о возмещении убытков и уплаты процентов.

Кроме того, расчет налоговой базы придется корректировать. Другие последствия при отсутствии оформленных оригиналов «первички» могут наступить, согласно ст. 120 НК РФ, за грубое нарушение правил учета доходов (расходов). Штраф предусмотрен в размере 10-30 тыс. руб. При этом для налоговиков не важен факт признания дохода компанией.

Вопрос: Организация получила от контрагента первичные учетные документы, подтверждающие факт оказания им услуги (и, соответственно, осуществления организацией расходов) в прошлом году, а бухгалтерская (финансовая) отчетность за этот год уже представлена в налоговый орган. Можно ли данные этих документов отразить в бухгалтерском учете в текущем периоде, то есть в периоде, когда документы получены?
Посмотреть ответ

С позиции покупателя

Налоговая служба не признает законными расходы, подтвержденные копиями документов. Необходимо иметь на руках оригиналы, на основании которых рассчитывается налоговая база. Кроме того, и к покупателю могут быть применены санкции, согласно ст. 120 НК РФ, по тем же основаниям, что и к продавцу.

Текст обращения может быть таким:

Руководителю (наименование компании-контрагента)

Настоящим письмом сообщаем Вам, что на основании договора (реквизиты договора) Вашей организации были оказаны услуги (наименование услуг) на сумму (стоимость услуг). Одновременно сотруднику Вашей организации (ФИО) был передан пакет документов на подпись – вторые экземпляры (перечисляются переданные документы). До настоящего времени подписанные экземпляры документов в наш адрес не поступили.

Имеет место нарушение условий двустороннего договора (указать, какие пункты договора нарушены).

Приложение: (дубликаты переданных на подпись документов).

Еще несколько полезных советов

Если документооборот между компаниями интенсивный, одним из пунктов договора целесообразно предусмотреть обмен сводной информацией по итогам месяца: какие документы, в каком количестве, на какую сумму сделок, кем, когда, в чей адрес отправлены.
Обычно пакет документов готовит поставщик, а покупатель принимает и возвращает. Однако законодательство не содержит запрета на заполнение «первички» покупателем вместо поставщика (ФЗ №402 от 06/12/11 г., ст. 9), чтобы тот быстрее их подписал. Не будет нарушением и заполнение счета-фактуры с данными поставщика в соответствующих полях формы. Такая процедура – исключение, но позволяет в отдельных случаях закрыть расчеты контрагентов и избежать проблем с налоговой.
В ситуации, когда продавцу, арендатору контрагенты не возвращают должным образом подписанный договор, при этом фактически пользуются его имуществом, юристы советуют обращаться в суд с иском об истребовании этого имущества из незаконного владения (ГК РФ, ст. 301).

Кто отвечает за документы

Если в организации не отрегулировано и не закреплено разделение обязанностей, работники могут перекладывать ответственность друг на друга: истребовать документы порой бывает не так просто, а последствия для фирмы в виде санкций ФНС вполне реальны.

Выход кроется в исполнении положений ПБУ1/2008 (утв. Приказом №106 н Минфина от 06/10/08 г.). Согласно ему, утверждая учетную политику предприятия, необходимо утвердить и правила документооборота на ней (п. 4). В них целесообразно детально прописать прохождение документов, ответственность сотрудников, в том числе и в части истребования документов, удерживаемых контрагентами: кто обязан составлять письменные требования о возврате и отслеживать их, кто будет вести при необходимости телефонные переговоры, осуществлять личные контакты с представителями контрагента.

Подводя итоги

Основным документом, регламентирующим документооборот между двумя контрагентами, в том числе и возврат подписанных экземпляров другой стороне, является двусторонний договор. На основании его фирма может законным порядком требовать возврата «первички». В иных случаях придется договариваться с представителями компании-партнера о добровольной передаче.

Локальными нормативными актами хозяйствующего субъекта должны определяться ответственные сотрудники, которые будут вести переговоры, составлять письменные требования и отслеживать поступление подписанных документов от партнеров.

Читайте также: