Какие документы должны быть на рабочем месте ип

Опубликовано: 17.05.2024

Есть такая форма ведения предпринимательской деятельности как индивидуальное предпринимательство. Это когда человек приходит в налоговую и сдает документы, получая официальную регистрацию как индивидуальный предприниматель (ИП), что означает, что теперь он может совершенно законно извлекать прибыль своими действиями, отдавать часть государству в виде налогов и реализовывать свои коммерческие наклонности на практике, не боясь попасть на глаза чиновникам. Законная и простая форма самореализации. Однако, возникает масса вопросов – какие документы должны быть у индивидуального предпринимателя? Все ли документы есть у данного ИП? Достаточно ли тех документов, которые есть в наличии? Каких документов не хватает?

В помощь индивидуальным предпринимателям, а также юристам и бухгалтерам, я составила табличку, в которой указала, какие документы должны быть у ИП, а также какие документы я рекомендую иметь в папке официальных документов ИП, и почему. Чтобы облегчить знакомство с этим списком и применение его на практике, я постаралась описать признаки документов, там, где это возможно.

Пользуясь таким списком, можно проверить, все ли документы есть в наличии, и понять, какие документы необходимо получить. Также хочу отметить, что я рекомендую вести папку официальных документов ИП. Это удобно для работы с документами и позволяет контролировать ситуацию, облегчая общение с государственными органами и оставляя время на реализацию собственных навыков бизнесмена.

Перечень документов, которые должны находиться в папке официальных документов индивидуального предпринимателя (ИП):

Номер п/п /Наименование документа

3. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования

4. Договор об открытии р/с в банке

5. Копия уведомления налоговой об открытии р/с в банке вместе с описью вложения в ценное письмо

6. Договор об использования системы «Банк-Клиент» (если есть)

7. Уведомление о возможности применения УСНО (если есть УСНО)

8. Свидетельство о постановке на учет в ФСС

9. Свидетельство о постановке на учет в ФОМС

10. Свидетельство о постановке на учет в ПФ как работодателя

11. Справка Госкомстата о кодах статистики

12. Выписка из ЕГРИП (может быть несколько)

13. ГРН внесения изменений в ЕГРИП (может быть несколько)

14. Сообщения (ежегодные) об участии в российских и иностранных организациях (если участвует как учредитель в организациях)

15. Заявление о постановке на учет ИП как налогоплательщика ЕНВД в налоговом органе по месту осуществления деятельности, подлежащей налогообложению ЕНВД (если есть такая деятельность)

16. Журнал учета мероприятий по контролю

17. Копия всех страниц паспорта

18. Копия договоров аренды помещения, где осуществляет деятельность ИП

19. Копия договоров аренды оборудования, которым пользуется ИП

20. Копия правоустанавливающих договоров на объекты предпринимательской деятельности ИП (например, договор купли-продажи на помещение, которое ИП сдает в аренду, или договор аренды на помещение, которое ИП сдает в субаренду, договор купли-продажи и копия ПТС на машину, которая сдается в аренду)

21. Копии страховых полисов на имущество (если они есть).

22. Оригиналы Актов проведения проверок проверяющими инстанциями (может быть несколько)

23. Оригинал доверенности на право управления и распоряжения транспортным средством (если она выдавалась) с живой подписью доверенного лица.

24. Бланк реквизитов ИП

Расшифровка терминов и объяснение того, что это такое и зачем оно необходимо:

1. ИНН – свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции как физического лица по месту постоянной регистрации. Экземпляр единственный. Если был утрачен, выдается новое Свидетельство с новым номером, об изменении которого затем надо уведомлять все фонды и всех контрагентов. Мороки – море, поэтому лучше не терять.

2. ОГРНИП – Свидетельство о внесении записи об индивидуальном предпринимателе в Единый Реестр Государственных Предпринимателей (ЕГРИП) с присвоением ему Основного Государственного Регистрационного Номера Индивидуального Предпринимателя (ОГРНИП). Присваивается один раз. Дата выдачи ОГРН считается по дате, когда был выдан первоначальный ОГРН. Есть еще ГРН (государственные номера регистрации). Они выдаются, когда в реестр данных об ИП вносятся какие-либо изменения (например, был получен новый паспорт). У каждого ГРН есть своя дата, и они свидетельствуют именно о дате внесения изменений данных в ЕГРИП. Дата выдачи ОГРН считается именно по дате внесения записи в ЕГРИП, т.е. по дате выдачи первого ОГРН при регистрации ИП.

3. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования – выдается Пенсионным Фондом (ПФ) РФ о том, что данному физическому лицу как застрахованному Пенсионным Фондом присвоен номер, который необходимо указывать при заключении трудового договора и гражданско-правовых договоров на выполнение работ и оказание услуг. На данный счет в ПФ перечисляются работодателем все пенсионные отчисления за данное застрахованное лицо. Выглядит – маленькое зелененькое ламинированное свидетельство.

4. Договор об открытии р/с в банке – выдается банком, где ИП открыл расчетный счет, по которому проходят его безналичные платежи, как входящие, так и исходящие. С этого же счета уходят платежи в бюджет и внебюджетные фонды.

6. Договор об использования системы «Банк-Клиент» (если есть) – сейчас банки часто используют систему передачи и проведения платежей с/на расчетный счет через Интернет. Для этого рабочее место клиента оборудуется программой, через которую можно безопасно связываться с банком и контролировать свой р/с. Программа бывает для стационарного рабочего места, и бывает мобильная. В данном случае это – договор на обмен с банком данными о прохождении платежей по р/с в электронном виде. Должен быть в папке официальных документов ИП для безопасности, и чтобы не тратить время в поисках договора в случае возникновения каких-либо вопросов.

7. Уведомление о возможности применения УСНО (если есть УСНО) – выдается налоговой инспекцией в ответ на заявление о применении упрощенной системы налогообложения (УСНО). Такое заявление может быть подано либо при регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя, либо в период с 01 октября по 30 ноября года, предшествующего году, в котором организация или ИП планирует применять УСНО.
Свидетельство о постановке на учет в ФСС – выдается Фондом Социального Страхования при регистрации ИП. Как правило, выдается в пакете вместе с документами о регистрации ИП. Если не было получено в пакете, надо обращаться за Свидетельством непосредственно в Фонд Социального страхования.

8. Свидетельство о постановке на учет в ФОМС - выдается Фондом Обязательного Медицинского Страхования при регистрации ИП. Как правило, выдается в пакете вместе с документами о регистрации ИП. Если не было получено в пакете, надо обращаться за Свидетельством непосредственно в Фонд Обязательного Медицинского страхования.

9. Свидетельство о постановке на учет в ПФ как работодателя - выдается Пенсионным Фондом при регистрации ИП. Как правило, выдается в пакете вместе с документами о регистрации ИП. Если не было получено в пакете, надо обращаться за Свидетельством непосредственно в Пенсионный Фонд.

10. Справка Госкомстата о кодах статистики – выдается Государственным комитетом по статистике вместе с пакетом документов о регистрации ИП. Выглядит как напечатанные черным и голубым шрифтом цифры с текстом. Коды, указанные там, важны при заполнении документов в налоговую, открытии р/с в банке и т.д. Если затем в данные, указанные в этой справке, вносятся изменения, сейчас, как правило, новая справка не выдается. Эти изменения указываются в Выписке из Единого Государственного Реестра Индивидуальных Предпринимателей (ЕГРИП), поэтому первоначально выданная справка Госкомстата очень важна, и терять ее не рекомендуется.

11. Выписка из ЕГРИП (может быть несколько) – выдается налоговой инспекцией (в Санкт-Петербурге – 15 налоговая, единый центр регистрации на Пр. Попова, 39) с указанием данных об ИП, находящихся в ЕГРИП. Иногда ее требуют при открытии р/с в банке. Также в Выписке указываются виды деятельности ИП (это может быть полезно, если утрачена справка из Госкомстата или были внесены изменения в перечень видов деятельности ИП, и не была выдана справка Госкомстата с новыми видами деятельности). Кроме того, Выписку могут попросить контрагенты для того, чтобы убедиться, что ИП действительно существует, и зарегистрирован официально. Желательно отдавать не оригинал, а заверенную ИП копию, т.к. на основании оригинала можно затем оформлять копии Выписок, и таким образом использовать ее несколько раз.

12. ГРН внесения изменений в ЕГРИП (может быть несколько) – это Государственный Регистрационный Номер (ГРН) внесения записи в ЕГРИП. Он отличается от ОГРНИП (Основного Государственного Регистрационного Номера индивидуального Предпринимателя). ОГРНИП – это Основной номер. Он присевается, когда ИП регистрируется впервые, и о нем впервые вносят запись в ЕГРИП. Все дальнейшие записи об ИП в ЕГРИП (например, изменилось место жительства, или поменялся паспорт) – вносятся в ЕГРИП отдельными записями. И каждой записи присваивают отдельный номер и присваивают дату. Именно номер внесения записи об изменения данных ИП и дата внесения такой записи указаны в свидетельстве ГРН. Внешне отличить ОГРН от ГРН просто - у ОГРН указан один длинный номер в Свидетельстве, а у ГРН указаны 2 длинных номера. Оригиналы Свидетельств ГРН нужны для того, чтобы можно доказать, что в налоговую своевременно подавались данные об изменении сведений об ИП, т.к. по закону на уведомление налоговой об изменений сведений об ИП отводится от 3 до 7 дней, в зависимости от сведения. Таким образом, наличие оригиналов ГРН позволит доказать правильность исполнения своих обязанностей, и не заплатить штраф в 5 000 рублей.

13. Сообщения (ежегодные) об участии в российских и иностранных организациях (если участвует как учредитель в организациях) – направляются в налоговую инспекцию, где состоит на учете ИП, после участия ИП как соучредителя в создании какого-либо юридического лица. Также каждый год в январе налоговая по месту регистрации ИП уведомляется об участии ИП в организациях по определенной форме. Форму заявления можно взять здесь Оригиналы этих уведомлений с отметкой налоговой о дате получения или с описью вложения в ценное письмо, штемпелем почты на этой описи и квитанцией почты об отправке этого письма, хранятся в папке документов ИП для того, чтобы доказать правильность исполнения своих обязательств, и избежать неблагоприятных последствий в виде штрафа размером 5 000 рублей.

14. Заявление о постановке на учет ИП как налогоплательщика ЕНВД в налоговом органе по месту осуществления деятельности, подлежащей налогообложению ЕНВД (если есть такая деятельность) – на данный момент налоговая не выдает никаких документов, подтверждающих то, что ИП является налогоплательщиком ЕНВД (Единого Налога на Вмененный Доход). Сейчас налогоплательщик обязан уведомлять налоговую инспекцию о начале деятельности, подлежащей налогообложению ЕНВД, в срок не позднее пяти дней с момента начала такой деятельности. Перечень видов деятельности, которые облагаются ЕНВД, указан в ст. 346.29 Налогового кодекса РФ. Таким образом, наличие в папке Заявления с отметкой налоговой инспекции о дате приема документов является защитой ИП на случай предъявлений к нему претензий налоговой.

15. Журнал учета мероприятий по контролю – его наличие предусмотрено законом «О защите прав индивидуальных предпринимателей и юридических лиц при проведении проверок». В Журнал учета мероприятий каждый проверяющий должен заносить записи о проведенной проверке. Он необходим для того, чтобы проверяющие не занимались самовольными проверками.

16. Копия всех страниц паспорта – необходима для того, чтобы можно было быстро заполнить какие-либо документы, не отвлекая самого ИП, и не требуя каждый раз оригинал его паспорта.

17. Копия договоров аренды помещения, где осуществляет деятельность ИП – если он ведет такую деятельность. Лучше иметь ее нотариально заверенную, а оригинал хранить у самого ИП. Нужна как гарантия безопасности деятельности ИП, чтобы он однажды не поцеловал дверь, за которой остались его вещи и документы. Если такое вдруг произойдет, имея нотариальную копию, намного проще отстоять свои права. Также удобно для контроля сроков продления этих договоров.

18. Копия договоров аренды оборудования, которым пользуется ИП - если он имеет в аренде какое-либо оборудование. Иметь копии этих договоров удобно для того, чтобы иметь возможность заполнить документы или ответить на вопросы, и при этом не отвлекать самого ИП, а также для контроля сроков продления этих договоров.

19. Копия правоустанавливающих договоров на объекты предпринимательской деятельности ИП (например, договор купли-продажи на помещение, которое ИП сдает в аренду, или договор аренды на помещение, которое ИП сдает в субаренду, договор купли-продажи и копия ПТС на машину, которая сдается в аренду) – если есть. Удобно для того, чтобы иметь возможность заполнить документы или ответить на вопросы, и при этом не отвлекать самого ИП.

20. Копии страховых полисов на имущество (если они есть). Удобно для того, чтобы иметь возможность заполнить документы или ответить на вопросы, и при этом не отвлекать самого ИП. Также удобно для того, чтобы контролировать сроки продления страховки.

22. Оригинал доверенности на право управления и распоряжения транспортным средством (если она выдавалась) с живой подписью доверенного лица. Оригинал доверенности в папке официальных документов с живой подписью доверенного лица нужен для безопасности ИП на случай возникновения тех ситуаций, когда доверенное лицо попало в аварию и причинило ущерб. Т.к. в подобной ситуации иск о возмещении ущерба могут предъявить к ИП как к владельцу транспортного средства, оригинал доверенности с подписью нужен для того, чтобы можно было обезопасить свои риски и возложить ответственность на реального виновника аварии, т.е. на лицо, правомерно управлявшее транспортным средством. Также удобно для контроля сроков продления доверенностей.

23. Бланк реквизитов ИП. На этом бланке указываются все данные об ИП, указанные в его паспорте (серия, номер, кем и когда выдан, где прописан), ИНН, ОГРНИП, р/с в банке с указанием к/с (корреспондентского счета банка и его БИКа (банковского идентификационного кода), все данные, указанные в Справке Госкомстата – различные коды статистики. Нужен для того, чтобы можно было быстро переслать контрагенту для заполнения им договора, а также, чтобы самостоятельно вставлять в договор реквизиты ИП. Будучи сделанным один раз, потому экономит кучу времени.

Надо сказать, что различных видов первичных документов существует немало. Но в первую очередь ИП нужно запомнить такие:

Договор.
Счет на оплату.
Кассовый чек или иной документ об оплате (БСО, товарный чек).
Товарная накладная.
Акт выполненных работ, оказанных услуг.
Счет-фактура.

Вовсе не обязательно, что в работе предприниматель будет использовать все эти документы. Например, если ИП на УСН оказывает услуги юридическим лицам и другим предпринимателям, то он будет заключать договоры, выставлять счета на оплату, подписывать акты оказанных услуг. А вот с такими документами, как и счет-фактура и кассовый чек, он иметь дела не будет.

Рассмотрим каждый из этих документов более подробно.

Договор — это первый документ, который подписывают стороны сделки. Договор в классическом виде составляется на бумаге в 2-х экземплярах и подписывается обеими сторонами с указанием их реквизитов. В договоре стороны прописывают важные моменты своего сотрудничества:

Предмет, то есть то, в отношении чего заключается сделка. Например, договор на продажу определенного товара или на оказание какой-либо услуги.
Стоимость предмета договора и порядок расчета.
Права, обязанности и ответственность продавца и покупателя.
Порядок, в соответствии с которым стороны могут внести изменения в договор, расторгнуть его и решить возникшие разногласия.

Договор вовсе не обязательно должен быть составлен в письменной форме. Например, если ИП занимается розничной продажей товаров, то он, по сути, заключает устный договор с каждым своим покупателем. Объектом этого договора является предложенный товар, ценой — его стоимость на ценнике. Если покупатель этот товар оплачивает, значит, он принимает предложенные условия. Факт заключения такого договора подтверждается выдачей покупателю кассового чека или заменяющего его документа.

Одной из форм договора является оферта — это предложение о заключении сделки, направленное неограниченному кругу лиц. Оферта чаще всего размещаться публично, например, на сайте. Факт оплаты считается принятием условий договора — акцептом оферты.

На самом деле счет на оплату, скорее, удобный, нежели необходимый для учета документ. В нем содержится информация о количестве /объеме и стоимости товаров или услуг, подлежащих оплате. Обычно счет направляется покупателю — юридическому лицу или ИП — для оплаты «безналом», то есть через банк.

Форма счета может разрабатываться предпринимателем самостоятельно. Ниже предложена одна из возможных форм, которую довольно часто применяют субъекты бизнеса.

Образец счета

Кстати, существует документ, который объединяет в себе договор и счет на оплату. Он так и называется — счет-договор. По сути, это счет, в который внесены обязательные условия договора (их называют существенными). Его образец представлен ниже.

Образец счета-договора

Документы о приеме платы

Таких документов существует несколько, и выбор делается не по желанию, а в зависимости от условий работы.

Важно! Единственный случай, когда ИП ничего не должен выдавать покупателю при получении от него денежных средств — это прием оплаты непосредственно на банковский счет. В этом случае на руках у покупателя остается документ из банка, который подтвердит факт осуществления им платежа.

Обычно через банк рассчитываются между собой юридические лица и предприниматели. А вот расчеты с покупателями — физическими лицами субъект бизнеса должен подкреплять документами. Это необходимо при приеме оплаты наличными деньгами, банковскими картами или электронными средствами платежа (кошельками Qiwi, Яндекс.Деньги и другими) . Документ остается у покупателя и служит подтверждением факта оплаты.

В большинстве случаев ИП лишен права выбора того, какой именно документ оформлять, — все регламентировано законом. Так, если предприниматель применяет ОСНО или УСН и торгует в розницу, то он обязан использовать кассовый аппарат. Соответственно, покупателю необходимо выдавать кассовый чек. Если ИП применяет ЕНВД либо покупает патент и при этом занимается розничной торговлей или работает в сфере общественного питания, вопрос с кассой решается так:

при наличии сотрудников ККТ обязательна с 1 июля 2018 года;
при самостоятельной работе ККТ можно не применять до 1 июля 2019 года.

Что касается оказания услуг населению, то вне зависимости от наличия работников и применяемой системы налогообложения без ККТ можно работать до 1 июля 2019 года. Однако взамен кассового чека покупателю нужно выдавать бланк строго отчетности (БСО). Причем всегда, а не только по требованию. БСО можно заказать / купить в типографии, сформировать посредством автоматизированной системы, в том числе онлайн через специальный сервис.

Внимание! Сформировать БСО на обычном компьютере нельзя — они не будут действительны.

Товарная накладная

Накладная применяется, если ИП реализует товар другому предпринимателю или юридическому лицу. При продаже обычным физическим лицам (не ИП) этот документ не оформляется. Составляется товарная накладная в 2-х экземплярах:

один для поставщика в качестве подтверждения факта отгрузки товара;
другой для покупателя — по нему он будет получать этот товар.

Чаще всего товарная накладная составляется по форме ТОРГ-12.

Образец накладной ТОРГ-12

Акт приемки

Акты приемки выполненных работ или оказанных услуг являются важными первичными документами. Они подтверждают факт исполнения услуги (выполнения работы), а также то, что заказчик их принял и не имеет претензий к исполнителю.

Составляется акт в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами. Из названия понятно, что составляется этот документ по итогам работы исполнителя. Если сотрудничество продолжительное, а услуги оказываются часто, акт можно составлять периодически. Например, договор заключен на год, услуга оказывается 1 раз в неделю — в таком случае акт можно составлять 1 раз в месяц.

Счет-фактура

Счет-фактура — важный документ для плательщиков НДС. Этот налог уплачивают ИП (и компании), которые применяют основной налоговый режим. При применении УСН, ЕНВД, ЕСХН (до 2019 года) и патентной системы НДС не уплачивается (хотя из этого правила есть исключения). Поэтому если ИП применяет один из специальных режимов, формировать счет-фактуру он не должен. Более того, если он по просьбе покупателя выставит счет-фактуру и выделит в нем сумму НДС, то обязан будет этот налог уплатить в бюджет и подать декларацию.

ИП — п лательщики НДС выписывают счет-фактуру в обязательном порядке. Сделать это необходимо не позже, чем через 5 дней после отгрузки товара. Составляется документ в 2-х экземплярах — по одному для покупателя и продавца.

Если ИП является плательщиком НДС, ему также важно своевременно получать счета-фактуры от своих поставщиков, поскольку этот документ является основанием для применения им вычета НДС.

Вовремя и правильно составленная отчетность — необходимое условие для успеха любого, и малого, и среднего бизнеса. Итак, какие документы должны быть у ИП? Какая отчетность должна вестись им как работодателем? Во избежание проблем, самое важное - знать правильные ответы на все эти вопросы, а также быть способным предъявить все необходимые данные в свой срок и в корректном формате.

Начало бизнеса

В сравнении с различными трудностями предпринимательской деятельности, регистрация ИП является достаточно простой и быстрой процедурой. Это предполагает точное соблюдение правил, при выполнении которых желающий стать бизнесменом приобретает свой заветный статус в течение 3 дней. На первый взгляд кажется, что самое трудное позади, и вы можете спокойно начинать заниматься выбранным видом деятельности, но, разумеется, это только начало. Параллельно со статусом ИП вы возлагаете на себя ответственность за грамотность составления отчетности в указанные сроки, которая должна быть оформлена в пределах специфики вашего бизнеса.

Какие документы должны быть у ИП? Этот вопрос интересует многих. Список необходимых бумаг, которые обязан вести ИП, бывает определить довольно проблематично, так как он зависит от ряда факторов, таких как сфера деятельности вашего бизнеса, место регистрации организации, условия труда и т.д.

Перечень документов ИП

Ниже приведен перечень документов, которые необходимо иметь каждому индивидуальному предпринимателю:

ИНН ИП.
СНИЛС.
Паспорт (копия всех страниц).
ОГРНИП ИП.
Заявление о постановке на учет ИП как налогоплательщика ЕНВД (если это предполагается).
Копия уведомления налоговой об открытии р/с в банке.
Свидетельство из ФОМС.
Выписка из ЕГРИП для ИП.
Справка из Госкомстата о кодах статистики.
Копии страховок на имущество (если имеются).
Копии правоустанавливающих договоров на объекты предпринимательской деятельности ИП.
Уведомление о возможности применения УСН (если имеется).
Договор на р/с в банке.
ГРН внесения изменений в ЕГРИП.
Договор об использования системы «Банк-Клиент» (если имеется).
Свидетельство из ФСС.
Свидетельство из ПФР как работодателя.
Копии договоров аренды оборудования, которое используется организацией ИП.
Копии договоров аренды помещения, где осуществляется деятельность ИП.
Акты проведения проверок определенными инстанциями.
Бланк реквизитов ИП.

Как бы там ни было, прежде чем приготовить полный список всех документов, нужно сразу четко определиться с тем, какой способ налогообложения вам наиболее удобен, а также планируется ли в вашей компании организация рабочих мест.

ИП без сотрудников и необходимые документы

Наиболее лояльный путь ведения своего дела — ИП без найма сотрудников. В подобной ситуации вы сами выступаете для себя хозяином по ведению дел. На фоне этого вы не обязаны каждый месяц платить заработную плату персоналу. Что не менее важно, нет необходимости вести дополнительную отчетность. Но все же полностью избежать ответственности перед государством не выйдет. Ведь налоговые обязательства выполнять придется.

Попав в предпринимательскую деятельность, вы сразу становитесь перед выбором: то ли осуществлять свою деятельность в стандартном, то ли остановиться на одном из подходящих налоговых режимов. Каждому из таких вариантов соответствует свой метод отчетности. Рассмотрим, какие документы должны быть у ИП при стандартном налоговом режиме.

Стандартный налоговый режим

В тех случаях, когда предприниматель останавливает свой выбор на стандартном налоговом режиме, он должен в указанный срок представлять в налоговые органы следующие документы:

Декларация в форме 3-НДФЛ:

представляют в срок до 30 апреля;
перечисление налога по итогам года осуществляется до 15 июля;
заполнение и сдача декларации возможны в бумажном и в электронном виде.

ИНН ИП – основной документ, но что еще ему необходимо?

Декларация, имеющая форму 4-НДФЛ:

предъявляется в том случае, если вы имели доходы от предпринимательской деятельности в течение года;
сдается не позже 5 дней после завершения того месяца, когда были получены эти доходы.

Декларация по НДС:

сдается до 25 числа, которое следует за истекшим кварталом;
принимается на сдачу исключительно в виде электронного документа;
оплата по налогу перечисляется каждый квартал.

Книга покупок НДС. Речь идет о примерах отражения записей по книгам продаж и счетам-фактурам, где отмечаются коды видов операций.

Так называемая книга по учету хозяйственных операций, расходов и доходов - КУДиР.

Документы, необходимые для ИП, зависят от многих нюансов. Налоговый режим по отчетности считается наиболее простым в понимании. Но он не всегда оказывается выгодным. Для упрощения деятельности малых предпринимателей законодательство Российской Федерации ввело различные налоговые режимы. Рассмотрим их ниже.

Наиболее распространенный и упрощенный из всех режимов — система налогообложения (УСН), заменяющая три налога сразу. УСН не обременяет предпринимателей необходимостью платить начисления по имуществу, НДС и НДФЛ. Прочие же налоги должны быть оплачены в порядке, предусмотренном для индивидуальных предпринимателей в рамках общего налогового режима.

Основными документами, которые обязаны вести бизнесмены на УСН, выступают налоговая декларация и КУДиР.

Это отдельно разработанный налоговый режим исключительно для тех предпринимателей, которые связаны с сельскохозяйственной продукцией. В случае если ИП относят к категории Единого налога по сельскому хозяйству (ЕСХН), то он становится обязанным вести такие же документы, как и предприниматели при упрощенной системе налогообложения, а именно декларацию и КУДиР.

Если вы выбираете Единый налог на вмененный доход (ЕНВР), независимо от размеров вашего заработка вы станете оплачивать установленные 15% от вмененных доходов. Выбрав эту систему отчетности, из общего перечня документов нужно представлять:

Налоговую декларацию, которую нужно сдавать каждый квартал до начала второй декады того месяца, следующего за отчетным периодом.
Учет таких показателей, как количество сотрудников и площадь торгового места.

Очередной вид режима налогообложения — патентная система (ПСН). Патентная стоимость обычно зависит от типа деятельности предпринимателя. Но обязательным документом всегда выступает Книга учета доходов и патент на год для ИП.

Подробную информацию о различных налоговых режимах для ИП всегда можно прочитать на официальном сайте ФНС. Для этого нужно зайти в специальный раздел с информацией о документах по налогообложению, которые обязан представлять каждый бизнесмен, ведущий свою деятельность на территории России.

Документы индивидуального предпринимателя как работодателя

Когда бизнес невозможен без привлечения дополнительной рабочей силы, становится необходимым ведение дополнительных документов. Наем граждан на работу влечет за собой дополнительную ответственность и составление соответствующей отчетности.

Начав заниматься собственным бизнесом, вы попадаете под постоянный контроль Фонда социального страхования (ФСС) и, конечно же, Федеральной налоговой службы Российской Федерации (ФНС).

Каждый из этих органов ждет от индивидуального предпринимателя, являющегося работодателем, представления определенного перечня отдельных документов.

Федеральной налоговой службе требуются от ИП с наемными работниками данные по форме 2-НДФЛ до 1 апреля следующего года. Кроме того, необходимо сообщать количество работников до 20 января. В случаях закрытия предпринимательской деятельности информация о численности сотрудников подается до даты снятия с учета.

В Фонд социального страхования отправляют отчетность в формате 4-ФСС. Предоставление информации осуществляется в бумажном виде не позднее начала второй декады месяца. Кроме того, передача данных возможна в электронном виде.

Пенсионный фонд России требует информационный документ по форме РСВ-1. В нем необходимо указать данные в целом по предприятию и информацию индивидуального учета по каждому отдельному наемному работнику.

Выписка из ЕГРИП для ИП – также один из самых важных документов.

Какие кадровые бумаги должен иметь ИП?

Каждый предприниматель как работодатель обязан иметь следующие кадровые документы:

договор в двух экземплярах;
личные карточки своих работников по форме Т-2;
штатное расписание с графиком оплачиваемых отпусков;
должностную инструкцию;
правила распорядка внутри предприятия.

Кроме того, для общего соблюдения кадровой системы требуется наличие таких отчетных документов, как штатное расписание, табель регистрации времени, проведенного на работе, график отпусков, расходная книга, а также книга по учету трудовых.

На самом деле оформление нового сотрудника на работу в частный бизнес не столь сложная процедура. Главное — это осуществлять полный документооборот и правильно вести кадровый учет. А своевременное заполнение всех форм по трудоустройству даст шанс избежать неприятных проблем с контролирующими государственными органами и самими сотрудниками.

Пользуясь вышеприведенным списком, всегда можно проверить, все ли документы имеются в наличии. Также это позволит понять, какие из них только предстоит получить. Опытные предприниматели отмечают, что следует даже завести для себя папку официальных документов индивидуального предпринимателя. Это непременно станет весьма удобным инструментом в ведении своего бизнеса и позволит контролировать любую ситуацию, что упростит взаимодействие с государственными органами. Кроме того оставит время на реализацию собственных новшеств как бизнесмена. Вот какие документы должны быть у ИП.

Сергей — переводчик с ИП. Работы становится всё больше, поэтому Сергей просит жену помочь. Он хочет оформить ее к себе в штат, чтобы шел стаж.

Для ИП, которые считаются микропредприятиями, действует упрощенная система оформления сотрудников. По этой системе тоже придется оформлять много бумаг, но не так много как обычно. Рассказываем, как и что нужно делать.

Упрощенная система оформления

Чтобы оформить сотрудника в штат по общим правилам, нужно составить правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков, положение об оплате труда и премиях. Но для некоторых ИП действует упрощенная система.

По упрощенной схеме могут работать ИП и ООО, которые считаются микропредприятиями. У них:

выручка до 120 млн рублей в год;
до 15 сотрудников в штате.

На сайте налоговой можно проверить, подходит ИП под микропредприятие или нет. Для этого нужно ввести в строку поиска ИНН, ОГРН, ОГРНИП, название предприятия или ФИО предпринимателя:

Если ИП оказался в списке микропредприятий, он может оформлять сотрудников по упрощенной процедуре за шесть шагов:

составить штатное расписание;
заключить трудовой договор с сотрудником;
издать приказ о принятии на работу;
заполнить трудовую книжку;
завести личную карточку;
зарегистрироваться в фондах.

Рассказываем о каждом шаге подробно.

Шаг 1. Составить штатное расписание

Штатное расписание — это внутренний документ о том, как всё устроено в компании: какая структура, сколько сотрудников и какие выплаты идут сотруднику. Это обязательный документ, чтобы оформить сотрудника в штат.

Вот, что нужно заполнить в штатном расписании:

название структурного подразделения в компании. В ИП Сергея их нет;
порядковый номер работника;
код должности, например, производственный персонал. Можно обойтись без кодирования, наказания за это нет;
количество сотрудников в этой должности;
оклад и надбавки;
сумма.

У Сергея из нашего примера жена — первый сотрудник. Ее оклад 50 000 рублей. Штатное расписание будет вот таким:

Сергею не нужно показывать себя в штатном расписании. По закону он не считается работником своего ИП.

Сергей заполняет штатное расписание и издаёт приказ о том, что утверждает штатное расписание.

После этого можно заключать трудовой договор с сотрудником.

Шаг 2. Составить трудовой договор

Чтобы принять супругу на работу, Сергей заключает с ней трудовой договор по форме для микропредприятий. Он включает в себя локальные нормативные акты, которые при типовом договоре оформляются отдельно.

В договоре прописывают условия работы: график, зарплату, должность, место работы, условия труда.

В трудовом договоре есть существенные условия и дополнительные. Без существенных условий предприниматель при проверке может получить штраф до 10 000 рублей на каждого неправильно оформленного сотрудника. Дополнительные добавляют по желанию. Они нужны, чтобы уточнить отношения между сотрудниками и работодателем.

данные паспорта сотрудника и работодателя с полными инициалами;
название компании;
место и дата заключения трудового договора;
срок договора;
подразделение, филиал, основной или дополнительный офис;
должность, профессия, специальность;
дата начала работы — с какого дня сотрудник выходит на работу;
гарантии и компенсации за работу в опасных условиях. За работу на Крайнем Севере на нефтяных вышках есть надбавки к зарплате, а на вредных производствах могут быть особые условия. Сергею этот пункт не нужен;
условия оплаты и порядок выплат. Например, можно прописать, что сотрудник получает оклад в 40 000 рублей и премию по итогам года в восемьдесят тысяч рублей;
пункт про обязательное страхование работника и взносы в фонды за него;
условия работы. Тут пишут, как сотрудник будет работать: в офисе или постоянно передвигаться — например, если он торговый агент.

Если забыть внести какие-то из обязательных условий, у договора всё равно будет юридическая сила. Но чтобы избежать штрафа, недостающие данные нужно включить в дополнительное соглашение к договору.

Дополнительно в договоре можно прописать всё, что касается условий работы:

испытательный срок. Иначе сотрудник сразу начинает работать в штате;
условия служебной или коммерческой тайны. Можно прописать, какую информацию сотрудник не может разглашать;
договоренность об обучении. Можно заранее прописать, что сотрудник должен отработать год или другое время после обучения;
дополнительное страхование. Например, сотруднику компенсируют траты на лечение, если он работает на опасном производстве.

Сергей заполняет трудовой договор:

Чтобы оформить трудовой договор, от сотрудника нужны такие документы:

паспорт;
СНИЛС;
трудовая книжка;
военный билет для тех, кто состоит на учете в военкомате;
ИНН — чтобы платить НДФЛ. Если у работника нет ИНН, работодатель может узнать номер ИНН по паспорту на сайте налоговой;
диплом или другой документ об образовании. Он нужен, когда для работы требуются специальные знания. Например, Анна будет работать переводчиком, поэтому ей нужен диплом;
справка об отсутствии судимости. Она нужна, например, репетиторам, которые работают с детьми;
медицинская книжка. Нужна, когда работа связана с людьми: поварам, официантам, парикмахерам, горничным. Если у нет медицинской книжки, работодатель должен дать направление на медицинский осмотр и оформление медицинской книжки;
медицинская книжка. Нужна, когда работа связана с людьми: поварам, официантам, парикмахерам, горничным.

Договор заключают в двух экземплярах. Подписать должны сотрудник и работодатель, и на это у них есть три дня после того, как сотрудник вышел на работу. Как только договор подписан, он вступает в силу.

Если ИП работает с сотрудником без трудового договора, ему грозит штраф до 10 000 рублей, за повторное нарушение — до 40 000.

Шаг 3. Оформить приказ о приеме на работу

После договора нужно подписать приказ. По нему можно завести личную карточку и сделать запись в трудовой книжке. Вот утвержденная форма приказа:

После приказа можно делать запись в трудовую книжку.

Шаг 4. Сделать запись в трудовой книжке

При найме работодатель заполняет трудовую книжку сотрудника. Это нужно сделать, если сотрудник работает больше пяти дней.

Если работа у сотрудника первая, книжку заводит сам предприниматель. Ее можно купить в типографиях «Гознака» или через компании, которые работают с защищенной полиграфической продукцией. В этих случаях будет гарантия, что книжка подлинная.

Если сотрудник приходит со своей книжкой, ее нужно проверить на подлинность. Она может быть поддельной в двух случаях:

сотрудник случайно купил ненастоящую;
решил обмануть работодателя, чтобы увеличить рабочий стаж или скрыть, что с предыдущего места работы его уволили за прогул.

У такой трудовой книжки нет юридической силы и её нужно переоформить, но расторгать договор не нужно. Сотрудник обходит все предыдущие места работы, получает копии приказов о приеме и увольнении, а текущий работодатель вносит дубликаты записей.

Чтобы проверить подлинность трудовой книжки, работодателю нужно сравнить год выпуска книжки с ее серийным номером. Если они совпадают, книжка настоящая.

Вот правила заполнения трудовой:

писать без сокращений. Нельзя написать «юр.отдел» или «по совмест-ву»;
нельзя заходить за поля формы;
для каждого места работы — свой порядковый номер.

Выглядит это так:

Если заполнить неправильно, порядок исправления такой:

в графе 1 поставить порядковый номер, следующий за последней записью;
в графу 2 вписать дату записи;
в графе 3 написать: «Запись за номером таким-то недействительна» и написать правильный вариант;
в графе 4 повторить номер приказа, по которому внесли неверную запись.

Чтобы нанимать других сотрудников, предприниматель должен вести книгу учёта движения трудовых книжек. Такие книги продаются в обычных магазинах канцтоваров. Предприниматель покупает её, прошивает, пломбирует и вписывает в неё сотрудников.

Сергей заполняет книгу учёта:

После этого можно составить личную карточку Анны.

Шаг 5. Составить личную карточку

Личная карточка — информация о сотруднике, который работает в компании. В ней пишут номер приказа, данные паспорта, трудовой книжки, диплома, СНИЛСа и военного билета.

Вот пример заполненной шапки личной карточки:

Это только первая страница личной карточки, на самом деле их больше, вот шаблон.

Карточку нужно хранить 50 лет.

Шаг 6. Зарегистрироваться в фондах

Когда ИП нанимает сотрудников, он платит за них взносы в Пенсионный фонд, фонды медицинского и социального страхования.

Для этого нужно зарегистрироваться в фонде социального страхования за тридцать дней после заключения трудового договора. Пенсионный и медицинский фонды узнают всё от налоговой при регистрации ИП.

Зарегистрироваться в фонде социального страхования нужно при найме первого сотрудника, а потом можно нанимать других сотрудников и никуда не ходить. В микропредприятия можно нанять не больше 15 человек. Это лимит, чтобы оформлять сотрудников по упрощенной системе.

Что и куда платить — зависит от фонда.

Пенсионный фонд. Специально регистрироваться не нужно: информация об ИП Сергея уже есть в фонде.

Фонд медицинского страхования. В этом фонде нужно регистрироваться только ИП на общей системе налогообложения. ИП на упрощенке регистрирует сама налоговая и присылает номер заказным письмом.

Фонд социального страхования. Он оплачивает сотруднику больничные листы по беременности и родам и пособия на детей до 1,5 года. Чтобы зарегистрироваться в фонде, нужно:

Заполненный образец заявления о регистрации

заполнить заявление о регистрации;
сделать копии паспорта предпринимателя, трудовой книжки и трудового договора первого сотрудника. С собой взять оригинал трудовой книжки;
получить выписку из единого реестра предпринимателей на сайте налоговой;
узнать реквизиты ОГРНИП на сайте ФСС.

После этого фонд соцстрахования за три рабочих дня:

закрепляет за предпринимателем номер и код;
вносит данные в реестр страхователей;
выписывает уведомление о регистрации страхователя;
определяет класс профессионального риска;
рассчитывает размер взносов и присылает уведомление о том, что предприниматель зарегистрирован как страхователь.

После регистрации в фондах предприниматель получает извещение с номером, по которому платит взносы.

За время своей работы любой субъект предпринимательской деятельности (ИП или ООО) обрастает огромным количеством документов: регистрационных, учетных, отчетных, кадровых, разрешительных, оправдательных и подтверждающих. И хотя на дворе XXI век, и электронный документооборот давно вписался в деловую практику, но документы в бумажном формате по-прежнему являются ничем не заменимой ценностью. Срок хранения некоторых из них составляет 75 лет, что называется, рукописи не горят.

Нас, конечно, волнует не историческая ценность документов организации, а то, что отсутствие нужных бумаг, особенно по учету и кадрам, может создать сложности при прохождении проверок и привести к финансовым санкциям, проще говоря, к штрафам. Чтобы избежать денежных потерь, советуем время от времени проверять комплектацию всех необходимых документов или поручить эту проверки специалистам:

Обязанность собирать и хранить документы организации установлена законом N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. "Об архивном деле в Российской Федерации". Согласно ему организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе кадровых. Перечень архивных документов приведен в Приказе Росархива РФ от 20 декабря 2019 г. N 236, состоит он из 12 разделов и содержит 657 пунктов.

Далеко не все из них имеют отношение к предпринимательской деятельности, поэтому предлагаем вам сверить свой документальный багаж с тем необходимым минимумом, который должны иметь организации и ИП.

Регистрационные документы организации и ИП

Начнем с документов, с которых, собственно, и начинается жизнь юридического лица или приобретение физическим лицом статуса ИП. Перечень регистрационных документов организации заметно больше, чем для ИП:

Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя (выдавалось до 2017 года).
Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (для ИП и ООО).
Лист записи в ЕГРЮЛ (для ООО) или в ЕГРИП (для ИП). Что касается выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), то хранить их не нужно. Обычно банк, нотариус, контрагенты и т.д. запрашивают выписку со сроком давности не более месяца, поэтому при необходимости каждый раз надо получать ее заново.
Письмо с информацией о кодах статистики (для ИП и ООО). Получить эти сведения можно, не обращаясь лично в органы статистики, а через форму на официальном сайте Росстата. Найти свои коды статистики вы можете и с нашей помощью. Просто распечатываете страницу с сайта с вашими кодами. Банки такой документ тоже принимают, но по желанию вы можете получить и официальный документ с печатью региональных органов статистики.

Документы организации, подтверждающие ее юридический адрес

При открытии банковского счета банк потребует от клиента – организации «сведения о присутствии или отсутствии по своему местонахождению юридического лица и его постоянно действующего органа управления». Подтверждением юридического адреса организации могут быть следующие документы (по выбору):

Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится ООО (если собственником является учредитель);
Договор аренды и акт приема-передачи помещения, а также копия свидетельства о праве собственности на помещение, заверенная арендодателем;
Согласие собственника на регистрацию ООО по домашнему адресу и копия свидетельства о праве собственности на помещение.

Такие документы также запрашивают налоговые органы (при первичной регистрации ООО и последующих изменений в ЕГРЮЛ) и лицензионные органы. Для ИП специальных документов, подтверждающих его адрес, нет. Достаточно копии прописки в паспорте.

Разрешающие документы организации и ИП на определенные виды деятельности

Здесь имеются в виду те виды деятельности, по которым требуется получение дополнительных документов от государственных служб:

Лицензии для лицензируемых видов деятельности; (для строительных компаний);
Подтверждение того, что вы подали уведомление о начале деятельности (в случаях, указанных в статье 8 закона № 294-ФЗ от 26.12.08);
Разрешения от СЭС и Госпождназора (для магазинов, учреждений общепита и гостиниц);
Сертификаты, выданные на вашу продукцию или услуги и т.д.

Учетные и отчетные документы организации и ИП

Учет и отчетность может быть бухгалтерским и налоговым. О том, чем отличается один от другого, можете узнать в этой статье. Здесь же ограничимся тем, что бухгалтерский учет обязателен только для организаций, а налоговый учет ведут все налогоплательщики (в том числе, ООО и ИП). Исходя из этого, перечень документов организации значительно весомее, чем у ИП, за счет бухгалтерской отчетности.

К бухгалтерским документам организации относят:

Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные и накопительные ведомости, книги учета, инвентарные списки и др.);
Бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки);
Рабочий план счетов бухгалтерского учета;
Учетная политика;
Переписка по вопросам бухгалтерского учета.

К документам, относящимся к налоговому учету (который ведут и организации, и ИП) относят:

Налоговые декларации;
Книги учета доходов и расходов;
Счета-фактуры;
Книги покупок и книги продаж;
Документы, подтверждающие налоговый убыток, сумма которого перенесена на будущие периоды;
Акты сверок с ФНС и справки о состоянии расчетов с бюджетом.

Первичные документы фиксируют факт хозяйственных операций и являются основанием для бухгалтерского и налогового учета:

Кассовые документы и книги;
Банковские документы;
Ордера, табели;
Накладные;
Авансовые отчеты;
Акты о приеме-сдаче имущества и услуг;
Акты о списании ТМЦ;
Квитанции и др.

Договоры и документы, подтверждающие их исполнение:

Протоколы разногласий по договорам;
Переписка, расчеты, справки, заключения к договорам и соглашениям;
Паспорт сделки;
Договоры о материальной ответственности;
Переписка о дебиторской/кредиторской задолженности;
Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета).

Документы по контрольно-кассовой технике:

Паспорт кассового аппарата;
Карточка регистрации ККТ;
Журнал кассира операциониста;
Договор на обслуживание с ЦТО;
Использованные контрольные ленты;
Накопители фискальной памяти и др.

Кадровые документы организации и ИП

Кадровые документы находятся под особым вниманием налоговых органов, фондов (ПФР, ФОМС, ФСС) и трудовой инспекции (ГИТ). ИП-работодатели в отношении ведения кадровой документации имеют те же обязанности, что и работодатели-организации.

Приводим перечень кадровых документов организации и ИП, которые должен иметь каждый работодатель.

Правила внутреннего распорядка
Положение о защите персональных данных работников
Штатное расписание с каждым работником
Личная карточка работника (форма Т-2) работников (если работник оформлен по основному месту работы)
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Все документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты и других выплат работникам
Инструкции по охране труда по должностям (профессиям)
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)
График отпусков
Приказы и распоряжения руководителя по личному составу
Должностные инструкции по каждой должности (если в договоре есть ссылка на инструкцию)
Положение об оплате труда и премировании работников (если это не прописано в договоре)
Положение об аттестации работников (если аттестация проводится)
Положение о коммерческой тайне (если есть такое условие в договоре)
Договор о полной материальной ответственности (не для всех работников)
График сменности (при наличии сменной работы)
Коллективный договор (если такой договор заключен)
Документы об аттестации или оценке условий труда рабочих мест
Документы об охране труда
Журналы и книги учета по кадрам (трудовых договоров, приказов, личных дел, командировочных удостоверений, по воинскому учету и др.).

Сроки хранения документов организации и ИП

Обычно хранением документов занимаются бухгалтер, кадровый специалист, юрист, секретарь. Хорошо, когда работников несколько, и можно поручить ведение и хранение всей этой документации кому-то из них.

И все же, даже если же бизнес небольшой, а собственнику недосуг уделять этому вопросу много времени, задуматься о сохранности документов надо. Приводим сроки хранения основных групп документов организации и ИП (полный список смотрите в Перечне):

ДОКУМЕНТЫ

СРОК ХРАНЕНИЯ

Лицензии и сертификаты соответствия

Бухгалтерская годовая отчетность

Бухгалтерская квартальная отчетность

Бухгалтерская месячная отчетность

Регистры бухгалтерского учёта, рабочий план счетов, учетная политика, переписка по вопросам бухучета

Первичные учётные документы, книги и журналы учета

Данные бухгалтерского и налогового учета для расчета и уплаты налогов, документы подтверждающие доходы и расходы, а также уплату (удержание) налогов

Годовые расчетные ведомости в ФСС

Квартальные расчетные ведомости в ФСС

Декларации и расчеты по страховым взносам на пенсионное страхование

Договоры и документы с ними связанные (кроме лизинга и залога)

Документы, связанные с ККТ

Документы по охране труда

Личные дела руководителей организации

Личные дела работников

Личные карточки работников

Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, заявления, резюме)

Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, свидетельства)

до востребования, а невостребованные – 75 лет

Книги, журналы, карточки кадрового учета

Где хранить документы организации и ИП?

Если документов немного, то проще всего создать собственный архив - хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное – чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.

Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.

Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве.

Ответственность за сохранность документов организации и ИП

Хранить вышеперечисленные документы нужно, прежде всего, в интересах самого бизнесмена, потому что их отсутствие очень затрудняет (или даже делает невозможной) предпринимательскую деятельность. Но и меры ответственности, в виде штрафов, законом тоже предусмотрены.

Так, за отсутствие первичных документов за один налоговый период на должностных лиц налагается штраф в размере 10 тысяч рублей, а если это повлекло занижение налоговой базы, то штраф составит не менее 40 тысяч рублей.

Что делать, если документы утрачены? Утерянные регистрационные документы (свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет) или Устав можно восстановить, обратившись в налоговую инспекцию с заявлением о выдаче дубликата свидетельства или копии Устава.

Если утрачены учетные или кадровые документы организации или ИП, то должна быть создана комиссия по расследованию причин. Факт кражи документов должен быть подтвержден справкой из полиции; стихийных бедствий – справкой МЧС; затопления – справкой из ЖЭКа и т.д.

Далее документы, срок хранения которых не истек, надо будет восстановить. За документами, связанными с расчетом и уплатой налогов, надо обращаться в налоговую инспекцию, а по уплате вносов, соответственно, в фонды. В банке можно получить копии выписок по счету и копии платежных документов. Можно обратиться к контрагентам с просьбой выслать копии договоров, актов, товарных накладных, счетов-фактур.

Читайте также: