Какие документы определяют порядок доступа работников организации к документам размещаемым в сэд

Опубликовано: 17.09.2024

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В компании вводится в эксплуатацию система электронного документооборота (далее - СЭД) в качестве системы уведомления и ознакомления работников с организационно-распорядительными и локальными нормативными актами Общества, а также другими документами и информацией, доводимых посредством их направления для ознакомления в СЭД (раздел "Ознакомление"), а также размещения на корпоративном портале Общества (далее - корпоративный портал).
Издан приказ по обществу, согласно которому работники при поступлении документов и информации в раздел "Ознакомление" в СЭД и (или) размещении на корпоративном портале должны ознакомиться с их содержанием в срок не позднее одного рабочего дня с даты их поступления; в случае отсутствия работника на рабочем месте по основаниям, предусмотренным действующим законодательством, после выхода на работу в срок не позднее одного рабочего дня самостоятельно ознакомиться с документами и информацией, поступившими в раздел "Ознакомление" в СЭД и (или) размещенными на корпоративном портале за период его отсутствия.
Считается ли поступление в раздел "Ознакомление" в СЭД и (или) размещение на корпоративном портале документов и информации надлежащим уведомлением и ознакомлением работников с их содержанием? С какими документами возможно ознакамливать таким образом?

Какого-либо конкретного порядка ознакомления работника с организационно-распорядительными и локальными нормативными актами, а также другими документами и информацией законодательством не предусмотрено.
В силу ст. 68 ТК РФ работодатель обязан при приеме работника на работу (до подписания трудового договора) ознакомить под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
В соответствии с частью второй ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.
Как следует из приведенных норм, законодатель устанавливает лишь требование к порядку фиксации факта такого ознакомления. Обязанность работодателя знакомить работника именно с оригиналом локального нормативного акта, коллективного договора не установлена. Поэтому мы полагаем, что работодатель вправе ознакомить работника с содержанием этих документов любым удобным для него способом, в том числе через систему электронного документооборота или посредством, например, электронной почты. Примеры признания правомерности такого порядка ознакомления работников с локальными нормативными актами имеются и в судебной практике (смотрите, например, решение Ново-Савиновского районного суда г. Казани Республики Татарстан от 16.01.2014 N 2-1091/14, определение Приморского краевого суда от 06.03.2014 N 33-1126)*(1).
При этом, как прямо установлено ст. 22, ст. 68 ТК РФ, с принимаемыми локальными нормативными актами, коллективным договором работодатель обязан знакомить работников под подпись. Иными словами, порядок ознакомления с этими документами подразумевает получение работодателем подписи работника, подтверждающей факт ознакомления. Иных требований к фиксации факта ознакомления закон не устанавливает. На практике применяется один из следующих способов:
- оформление листа ознакомления работника с локальными нормативными актами, коллективным договором (может представлять собой как приложение к трудовому договору, так и отдельный документ);
- создание журнала ознакомления работников;
- создание листов ознакомления работников с каждым документом в отдельности в виде приложения к таким документам.
Когда речь идет об ознакомлении работника с ПВТР, другими локальными нормативными актами, коллективным договором при приеме на работу, фразу о таком ознакомлении можно включить непосредственно в текст трудового договора.
Дистанционный работник может быть ознакомлен с локальными нормативными актами путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником (часть пятая ст. 312.3 ТК РФ)*(2).
В случае если документ, подтверждающий факт ознакомления работников с локальным актом, коллективным договором, составлен в электронной форме, единственным предусмотренным законом способом установить, от кого он исходит, является использование электронной подписи *(3).
Учитывая сказанное, полагаем, что в ситуации, когда не используется электронная подпись, отметки об ознакомлении работника с локальным нормативным актом, коллективным договором недостаточно, в этом случае факт ознакомления работника с локальным нормативным актом должен быть подтвержден его подписью на бумажном носителе.
Отметим, что специалисты Роструда высказывают мнение, что работники (за исключением дистанционных работников) в любом случае должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами под подпись (смотрите, например, вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2, вопрос-ответ 3 с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ").
Трудовым кодексом РФ установлены и другие случаи, когда работники должны быть ознакомлены с документами под подпись.
Так, приказ о приеме на работу, приказ о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под подпись (ст. 68, ст. 193 ТК РФ ТК РФ). Ознакомить работника под подпись необходимо и с приказом о прекращении трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ).
Под подпись работник должен быть предупрежден о прекращении трудового договора в связи с истечением срока его действия (ст. 79 ТК РФ), о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников (ст. 180, ст. 292, ст. 296 ТК РФ).
Работники и их представители должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (ст. 86 ТК РФ).
О времени начала отпуска работники также должны быть извещены под подпись (ст. 123 ТК РФ).
Инвалиды, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть под подпись ознакомлены со своим правом отказаться от сверхурочной работы (ст. 99 ТК РФ), от работы в выходной или нерабочий праздничный день (ст. 113 ТК РФ).
Полагаем, что и в этих случаях факт ознакомления, уведомления работников в системе электронного документооборота должен подтверждаться электронной подписью работника. В противном случае (в отсутствие соответствующего бумажного носителя) работодателю будет сложно доказать, что работник уведомлен (предупрежден, извещен) об определенных событиях или ознакомлен с приказами работодателя, другими документами.
Остальные кадровые документы, распоряжения работодателя не требуют ознакомления с ними работников под подпись. Это касается, например, графика сменности (работы), графика отпусков *(4), расчетных листков, служебного поручения.
На наш взгляд, поступление подобных документов в раздел "Ознакомление" в СЭД и (или) размещение на корпоративном портале документов и информации является надлежащим уведомлением и ознакомлением работников с их содержанием независимо от подтверждения электронной подписью.
В заключение отметим, что в правоприменительной практике не сформировалось единого подхода по вопросу применения системы электронного документооборота.
Так, например, одни суды при введении в организации системы электронного документооборота считают надлежащим ознакомлением работника с приказами (распоряжениями) работодателя поступление таких документов в систему (определение Орловского областного суда от 29.03.2019 N 33-751/2019, определение Московского городского суда от 14.09.2018 N 4г-10976/2018, определение Санкт-Петербургского городского суда от 11.08.2015 N 33-11593/2015).
Другие же указывают, что электронный документооборот допускается только с дистанционными работниками (смотрите, например, определение Пермского краевого суда от 07.08.2019 N 33-8084/2019). Аналогичное мнение можно встретить и среди консультаций Роструда (смотрите, например, вопрос-ответ с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ").
Поэтому в отсутствие бумажного носителя, подтверждающего ознакомление работников с локальными актами, коллективным договором (при его наличии) и другими документами, с которыми работник должен быть ознакомлен под подпись, мы не можем полностью исключить возможность возникновения претензий со стороны контролирующих органов. В этом случае, а также при возникновении трудовых споров работодателю придется доказывать факт ознакомления работника с документом в судебном порядке.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Воронова Елена

Ответ прошел контроль качества

31 марта 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Вместе с тем некоторые специалисты Роструда высказывают мнение, что ознакомление должно быть именно с оригиналом документа (смотрите, например, вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2 с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ").
*(2) Более подробно об этом смотрите в следующих материалах:
- Энциклопедия решений. Взаимодействие работодателя и дистанционного работника;
- Вопрос: Можно ли ознакомить дистанционных работников с новой редакцией ПВТР при помощи действующей в организации системы электронного документооборота с простыми электронными подписями для сотрудников? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2021 г.)
*(3) Электронная подпись является аналогом собственноручной подписи, ее использование допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", далее - Закон N 63-ФЗ). Под электронной подписью понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Закона N 63-ФЗ). В соответствии с п. 1 ст. 5 Закона N 63-ФЗ установлены виды электронной подписи: простая и усиленная. Усиленная электронная подпись бывает неквалифицированная и квалифицированная.
*(4) Смотрите также материал: Энциклопедия решений. График отпусков.

В связи с пандемией переход на электронный документооборот набирает обороты. А с весны 2020 года стартовал эксперимент по переходу на электронные кадровые документы. Но не все предприниматели до сих пор успели разобраться в тонкостях этого вопроса и требованиях, которые придется соблюдать.

Прежде всего нужно понять, какие законы имеют отношение к работе с электронными документами, что такое форма и формат документа и как отражается дата подписания в электронном варианте.

Как регламентируется работа с электронными документами

Те, кто собирается перейти на электронный документооборот, должны знать, что:

Документ, подписанный электронной подписью, признается равнозначным бумажному аналогу, подписанному от руки. Об этом говорит Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Самым надежным способом подписания электронных документов считается квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Если вы подписываете документ КЭП, то никакие дополнительные соглашения с контрагентом о признании этой подписи, как это происходит при подписании документа неквалифицированной электронной подписью (НЭП) и простой электронной подписью (ПЭП), не требуются.

Есть и исключения, когда требования о составлении документа на бумаге предусмотрено федеральными законами или нормативными правовыми актами.

Например, Трудовой кодекс прописывает порядок обмена трудовым договором, согласно которому даже с удаленными сотрудниками предполагается бумажный обмен. То есть даже после подписания электронного трудового договора работодатель обязан выслать сотруднику трудовой договор на бумаге.

С весны 2020 года проводится эксперимент по переходу на электронные кадровые документы — он продлится до 31 марта 2021 года. В Приказе Минтруда РФ от 14.05.2020 № 240Н в перечне видов документов, в отношении которых осуществляется эксперимент, указан в том числе и трудовой договор. Так что в скором времени в Трудовой кодекс будут внесены ожидаемые изменения.

Проверьте, прописаны ли в нормативных актах, касающихся вашей сферы бизнеса, особые требования к работе с бумажными документами.

В скором времени в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ будут действовать изменения. Так, ЭП будет выдаваться не сотруднику организации, а физическому лицу.

Это правило вступит в силу с 1 января 2022 года. Когда физлицо будет подписывать документ ЭП, то оно будет подтверждать наличие полномочий.

Когда появится электронная доверенность?

Пока электронной доверенности не существует. В Федеральном законе от 27.12.2019 № 476-ФЗ, который вносит поправки в ст. 63-ФЗ «Об электронной подписи», встречается понятие «документ о полномочиях в машиночитаемом виде». Однако подробностей о том, как будут выглядеть и работать машиночитаемые доверенности пока нет.

В связи с этим операторы не могут проверить правомерность подписания документа по доверенности и показать эту информацию получателю. Однако ожидается, что к 2022 году формат электронной доверенности, с учетом требований бизнеса, всё же будет разработан.

Уже можно ознакомиться с проектом постановления Правительства РФ со списком требований, которым должна соответствовать машиночитаемая доверенность для электронного подтверждения полномочий.

Согласно проекту, электронная доверенность должна среди прочего содержать:

сведения о доверителе;
дату совершения доверенности;
срок действия доверенности;
идентификатор полномочия из классификатора полномочий;
идентифицирующие данные об информационной системе, которая предоставляет техническую возможность получения информации о досрочном прекращении действия доверенности, в том числе в силу её отмены доверителем.

Требования к электронным документам

Самые жесткие требования предъявляются к счетам-фактурам. В ст. 169 НК РФ прописано, что электронные счета-фактуры могут выставляться по взаимному согласию сторон. Причем в электронном виде они выставляются в утвержденном формате ФНС и передаются в порядке, установленном Минфином, а именно только через оператора (Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н).

То есть отправка по электронной почте скана электронного счета-фактуры не будет соответствовать требованиям Налогового кодекса.

Формат счета-фактуры утвержден Приказом ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
Формат корректировочного счета-фактуры утвержден Приказом ФНС РФ от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@.

В отношении первичных документов действует Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Есть форматы электронных документов, утверждённые приказами ФНС: товарная накладная, акт, акт приема и/или расхождений.

Также следует обратить внимание на Приказ ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, который утвердил формат универсального передаточного документа (УПД). Этот документ подписывается уполномоченными лицами и содержит целый блок для заполнения.

Форматы УПД обновляются — за этим нужно следить.

Форма и формат документа

В Приказе ФНС, утвердившем формат электронных документов, не содержится требований по его визуализации. Нет четкого понимания, как он должен выглядеть на экране монитора либо на бумаге, если его нужно распечатать для отчета.

Если вы пользуетесь Диадоком, но у вас есть индивидуальные требования к работе с документами, то вы можете обратиться с запросом на кастомизацию форм, и вам добавят необходимую информацию. То есть при необходимости может быть организована возможность работать с документами так, как вы привыкли это делать с бумажными документами.

Форма счета-фактуры визуализируется согласно Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, которое утверждает бумажную форму счета-фактуры.

Сам бумажный документ — един. Это значит, что один документ подписывают обе стороны. С электронным документом всё иначе. Когда продавец формирует документ, он подписывает лишь свою часть документа, свой файл, заполняет всю необходимую информацию и указывает реквизиты.

Подписанный документ уже невозможно изменить. И даже если такая попытка будет произведена, то после этого сам файл документа не будет соответствовать файлу подписи. Станет очевидно, что этой подписью был подписан иной документ.

Для внесения информации в документ покупатель связывается с файлом продавца по идентификатору.

На печатной форме документа можно увидеть штамп подписи, в которой указана информация о подписантах, сертификатах и времени подписания. Если документ «разбивается» на два листа, то каждый из них имеет идентификатор, что делает невозможным внесение иного распечатанного листа для каких-то целей.

Отражение даты подписания в электронном документе

На печатной форме документа в штампе выводится дата подписания, когда пользователь нажал клавишу или совершил действие, которое было направлено на подписание документа. В этот момент оператор обращается в головной удостоверяющий центр, чтобы убедиться в действительности сертификата электронной подписи. После этого выводится информация о подписанте, дате и времени подписания документа.

Таким образом, обмениваясь документами через оператора, вы можете быть уверены в том, что документы подписываются действующими сертификатами. Ни один контрагент не сможет вам сказать, что он не подписывал какой-то документ, так как сам факт подписания фиксируется оператором.

Поскольку в момент подписания оператор не знает о полномочиях подписанта, то лучше запрашивать обоснования полномочий партнера. Запрашивайте доверенности и храните их у себя. Доверенность без проблем передается через Диадок.

В XML-файле счета-фактуры существуют даты самого счета-фактуры, которые указывает продавец при формировании документа. Оператор не имеет к ним никакого отношения. То есть выставляя счет-фактуру 25 сентября, вы можете указать, что этот документ от 30 августа.

То же самое в ХМL-файле первичного документа: есть дата самого документа, а есть дата совершения хозяйственной жизни. Например, когда товар был отгружен (со стороны продавца) и когда товар был принят (со стороны покупателя). Все эти даты заполняются участниками сделки. Они могут не совпадать с датами подписания. Самое главное, о чем нужно помнить: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ предусматривает, что в реквизитах документов должны быть только даты хозяйственной жизни и даты составления документа. Дата подписания как таковая среди реквизитов не указана.

Есть ещё один момент: к дате подписания электронного документа не применяется методология, то есть нет указаний о том, как именно её проставлять. Операторы как-то фиксируют эту дату, чтобы бизнесу было удобнее работать, например, при подписании договора, чтобы вы понимали, с какого момента возникают обязательства. Но для каких-то учетных целей прибегать к этой дате смысла нет. Правильнее ориентироваться на факты хозяйственной жизни. Например, если товар поступил на склад 28 августа, но документ вы подписали только 10 сентября, то обязательно укажите, что вы получили товар 28 августа.

Даты отправки/получения счета-фактуры фиксируются в отдельных технологических файлах — извещениях и подтверждениях, которые утверждены Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Эти Правила, появившиеся по инициативе Минкомсвязи России, являются очередным шагом реализации принятого в сентябре 2012 г. постановления Правительства № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» (последние изменения в это постановление вносились 21 июля 2014 г.).

Правила устанавливают порядок обмена электронными документами между государственными структурами (федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и др.). Данные Правила не распространяются на порядок обмена электронными сообщениями в рамках предоставления государственных или муниципальных услуг.

Правила дают определение документа в электронном виде. Если ГОСТ определяет электронный документ как «документ, информация которого представлена в электронной форме» 3 , то в Правилах дается более четкое определение. Под документом в электронном виде в Правилах понимается структурированная совокупность данных, обрабатываемая с использованием информационных технологий, представляющая собой установленный набор реквизитов, включая реквизиты, содержащие регистрационные данные документа и усиленную квалифицированную электронную подпись.

Таким образом мы имеем требования, приближающие электронный документ к традиционному официальному, юридически значимому документу - наличие установленного набора реквизитов, наличие регистрационных данных, наличие подписи. Причем Правила предусматривают использование именно усиленной квалифицированной электронной подписи, т.е. того вида подписи, при использовании которой документ «признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью» 4 .

Установлено, что перечень видов документов, обмен которыми производится в электронном виде, устанавливается отдельно Правительством России.

Интересно, что в Правилах используется не понятие «электронный документ», а более общее понятие документа в электронном виде, под которым обычно понимают как собственно электронный документ, так и электронный образ (скан) бумажного документа, заверенного электронной подписью.

Возможно именно благодаря усилиям документоведов, постоянно разъясняющих разницу между понятиями «делопроизводство» и «документооборот», в Правилах говорится именно о системах автоматизации делопроизводства, хотя в скобках все-таки упоминаются системы электронного документооборота.

Документы в электронной форме создаются организациями (участниками информационного взаимодействия) в системах СЭД в соответствии с требованиями законодательства России, а также внутренних нормативных правовых актов, «устанавливающих правила (порядок) документирования, документооборота и использования документов». Порядок документирования и организации работы с документами в целом традиционно устанавливается Инструкциями по делопроизводству конкретной организации, вводимыми в действие приказом руководителя организации. Таким образом Инструкция по делопроизводству должна детально регламентировать все делопроизводственные процессы применительно как к традиционным документам на бумажном носителе, так и к документам в электронной форме.

Правила вводят понятие «транспортной шины», то есть коммуникационной системы, обеспечивающей передачу данных. В качестве транспортной шины может выступать специализированная защищенная информационно-телекоммуникационная инфраструктура, существующая на сегодня в виде Системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО), 5 либо сеть общего пользования (Интернет) при условии соблюдения требований законодательства в области информационной безопасности.

При отсутствии возможности передать документ по сети допускается передача документов на съемном носителе, т.е. например на компакт-диске или флешке.

Правила вводят понятие транспортного контейнера, содержавшего передаваемый документ в электронной форме. Понятие контейнера появилось недавно и использовалось при описании технологии выгрузки архивного документа в электронной форме для целей архивного хранения. «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций» определяют контейнер электронного документа как «упаковка, включающая электронный документ в формате архивного хранения и его метаданные».

Правила определяют следующие компоненты транспортного контейнера:

а) файл описания транспортного контейнера, являющийся обязательным элементом. Состав и структура файла описания транспортного контейнера определяется в соответствии с положениями и регламентами эксплуатации используемой транспортной шины;

б) файл документа в электронном виде, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (электронными подписями), являющийся обязательным элементом. Формат электронного документа определяется Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службой охраны Российской Федерации в требованиях к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций;

Такие требования были утверждены распоряжением Правительства РФ сразу после принятия Положения о МЭДО 2 октября 2009 г. 6

в) файл (файлы) электронной подписи, входящий в состав транспортного контейнера в случае подписания документа отсоединенной усиленной квалифицированной электронной подписью, формируемой в виде отдельного файла;

Тут надо отметить общую тенденцию – если раньше файл электронной подписи обычно внедрялся в файл подписываемого документа, то сегодня почти повсеместно используется обособленный файл электронной подписи, который хранится отдельно от файла (или файлов, если документ состоит из нескольких файлов) документа.

г) файл (файлы) приложений к документу в электронном виде, являющийся необязательным элементом. Допускается подписание приложений усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с требованиями.

Правила пошагово описывают процедуры обмена электронными документами:

а) формирование в системе автоматизированного делопроизводства (СЭД) отправителя документа в виде транспортного контейнера.

При этом формат транспортного контейнера определяется в соответствии с установленными требованиями;

б) перенос транспортного контейнера из СЭД отправителя электронного документа на автоматизированное рабочее место, сопряженное с транспортной шиной (в случае, если система электронного документооборота отправителя электронного документа непосредственно не сопряжена с транспортной шиной).

В большинстве случаев ведомственные СЭД имеют модули (программные коннекторы) для взаимодействия с системой МЭДО или для отправки документов в электронном виде по каналам Интернет непосредственно из СЭД. Пункт б) написан на случай, если по каким-то причинам, например по соображениям безопасности, СЭД не подключена к сети Интернет, то передача документа осуществляется через специализированное рабочее место.

в) направление транспортного контейнера в систему электронного документооборота получателя документа в электронном виде через транспортную шину;

г) получение транспортного контейнера получателем документа в электронном виде, проверка целостности транспортного контейнера, проверка транспортного контейнера на отсутствие вредоносных программ;

Другими словами, полученное сообщение обязательно проверяется антивирусной программой, проверяется можно ли открыть (распаковать) полученное сообщение, читаются ли вложенные в сообщение (контейнер) файлы.

д) перенос транспортного контейнера (при положительном результате проверки) с автоматизированного рабочего места, сопряженного с транспортной шиной, в систему электронного документооборота получателя документа в электронном виде (в случае если система электронного документооборота получателя документа в электронном виде непосредственно не сопряжена с транспортной шиной);

е) извлечение содержимого из транспортного контейнера в системе электронного документооборота получателя документа в электронном виде, проверка действительности электронной подписи и регистрация полученного документа в электронном виде в системе электронного документооборота получателя документа с формированием и направлением отправителю уведомления о регистрации или об отказе в регистрации.

В соответствии с ГОСТ Р 53898-2010 различают два типа технологических сообщений (уведомлений).

Каждая организация – участник обмена электронными документами, должна самостоятельно обеспечивать информационную безопасность своих систем СЭД и информационного обмена в рамках своих полномочий, то есть использовать антивирусные программы, обеспечивать защиту СЭД и каналов связи от несанкционированного доступа, реализовывать необходимые мероприятия в области информационной безопасности.

Более детально технология обмена электронными сообщениями описана в ГОСТ Р 53898-2010. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению..

По сути, Правила содержат всего несколько существенных моментов:

Стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего передачу документов между СЭД организаций всех форм собственности.

Электронное сообщение представляет собой XML-документ определенной структуры и с заданным стандартом составом элементов и их атрибутов и набора дополнительных файлов, являющихся неотъемлемой частью сообщения.

Стандарт также предусматривает возможность подписания документа электронной подписью. Так как стандарт был принят раньше, чем Федеральный закон «Об электронной подписи», в нем везде говорится об использовании «электронной цифровой подписи». При применении стандарта следует, в соответствии с текущими требованиями законодательства, ориентироваться на использование усиленной квалифицированной электронной подписи.

Каждое сообщение (транспортный контейнер) в соответствии с требованиями стандарта, представляет собой XML-документ.

Документ состоит из набора компонентов (зон). Ключевой компонент, обязательный для любого сообщения – это заголовок.

Используемые в сообщении зоны (соответствующие XML элементы) могут быть только из числа типов, определенных в стандарте. Передаваемая в зонах сообщения информация оформляется как вложенные XML элементы второго и последующих уровней иерархии. В сообщении не может быть двух зон одного типа.

Сообщение может иметь следующие зоны:

1. Заголовок. Эта зона содержит служебную информацию, необходимую для правильной передачи и интерпретации всего сообщения в целом. Не надо путать эту зону с традиционным реквизитом «заголовок к тексту», предусмотренным ГОСТ Р 6.30-2003. 7

2. Основная зона, документ. Содержит как информацию о передаваемом документе (сведения из регистрационно-контрольной карточки на документ: дата документа, его номер, автор, вид документа, наименование документа и др.), так и сам документ в электронном виде (в виде файла, набора файлов).

Стандарт предусматривает следующие основные реквизиты (элементы) зоны «Документ»:

Закон разрешает 80% кадровых документов вести в электронном виде. Графики отпусков, приказы на командировки, расчетные листки, табели.

Да, есть рискованные документы. Трудовой договор, заявление на увольнение, приказ о «дисциплинарке». Суды признают легальность и этих электронных документов. Но если не готовы тратить время на разбирательства с госорганами, то оставьте в бумажном документообороте только эти 20%.

Рассказываем, как перевести кадры в цифру

Что происходит сейчас

Мы получаем от поставщиков электронные счета-фактуры, заключаем договоры по электронной почте, отвечаем на запросы налоговой по электронным каналам связи. Когда-то нас подтолкнули к электронному документообороту и стало удобнее.

Кадры тоже переводят в цифру. Появились электронные больничные, электронные трудовые книжки. В апреле 2020 Минтруд запустил эксперимент по кадровому электронному документообороту (КЭДО), участники эксперимента подписывают электронно любые кадровые документы. С января 2021 изменили Трудовой кодекс и разрешили электронные подписи не только для дистанционных работников, но и для «удаленщиков». Рассказали об этом в статье Новый закон об удаленной работе.

В феврале 2021 Минтруд предложил продлить эксперимент по кадровому электронному документообороту до 31 июля 2021. Участникам эксперимента не захочется возвращаться к бумажным документам. Поэтому ожидаем поправок в Трудовой кодекс для всех работодателей.

Можно подождать, когда нас всех обяжут вести кадры электронно. Или уже сейчас автоматизировать отнимающие время кадровые процессы. На стороне работодателя закон «Об электронной подписи». И при правильной его трактовке ЭП можно подписывать большинство кадровых документов.

Если кратко, то для перехода на «цифру» нужно:

электронные подписи (ЭП) для работников;
внутренние документы для легализации ЭДО;
электронная система.

ЭП для работников. Какую выбрать

Чтобы подписывать электронные документы, работникам нужны электронные подписи. Они бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Вид ЭП зависит от того, какую задачу вы решаете:

Избавляетесь от графика отпусков в Excel и автоматизируете процесс учета рабочего времени, тогда ПЭП хватит.
Будете знакомить с локальными нормативными актами, инструктажами, тогда НЭП подойдет.
Принимаете на работу дистанционных сотрудников, тогда выбирайте НЭП или КЭП.

Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге. Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.

Для каких документов использовать ЭП

ПЭП и НЭП выпускают 1 раз при приеме на работу. Это может сделать сам работодатель в своей информационной системе. Только для НЭП нужно еще докупить специальную программу.

КЭП выпускают каждый год. В Тензоре или другом аккредитованном Минэкономсвязью удостоверяющем центре.

Внутренние документы для легализации ЭДО

Работник «на удаленке» говорит, что не видел в «электронке» задачу и документы. Не знал, что в личном кабинете есть расчетный листок и график отпусков. А его флешку с ЭП забрал ребенок. Как доказать сотруднику, а потом и госорганам, что работодатель выполняет свои обязательства?

Зафиксируйте применение ЭДО внутренними документами фирмы.

Электронная система. Зачем нужна

Кадровыми документами можно обмениваться и в электронной почте. Но контролировать ответы от 100 сотрудников уже не удобно. Плюс работник может сказать, что «электронку» взломали или письмо он не прочитал.

Время получения документа, момент его подписания умеет подтверждать электронная система СБИС Управление персоналом.

В СБИС работники без участия кадровика заполнят табель, узнают число неотгулянных дней отпуска, подадут заявление. Кадровик оформит документы на прием, увольнение, командировки без ручного ввода, по сканам. Все действия кадровика регламентированы. СБИС напомнит, что нужно подписать у работника приказ или взять объяснение. 1 неквалифицированный кадровик сможет без ошибок вести 1000 работников.

Новую редакцию должностной инструкции СБИС разошлет сотрудникам, соберет с них подписи об ознакомлении и в 1 окне покажет листок ознакомления с подписями работников.

Как переводить в ЭДО конкретные процессы

Прием, ознакомление с ЛНА

Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический пока безопаснее дублировать на бумаге или подписывать КЭП. Их прямо разрешено подписывать НЭП или КЭП для дистанционных работников, «удаленщиков» и участников кадрового эксперимента Минтруда по 122-ФЗ.

ПВТР, иные локально-нормативные акты, инструкции по охране труда, журналы инструктажей, положение о командировании нужно вручать «под роспись» работников, а значит при ЭДО допустимо применять НЭП/КЭП.

Чтобы заполнять все эти документы без ручного ввода, по сканам паспорта, просто используйте СБИС.

Как переводить в ЭДО документы по приему

Документ	Риски перевода в ЭДО	Какой ЭП хватит	Требования ТК к оформлению документа
Заявление о приеме на работу	низкий	любая	нет требований
Трудовой договор, приложения и соглашения к нему	высокий	КЭП	письменный по 57, 67 ТК РФ
Трудовой договор о дистанционной работе, приложения и соглашения к нему	низкий	НЭП/КЭП	электронный по ст. 312.3 ТК РФ
Приказ о приеме на работу	высокий	КЭП	под роспись по ст. 68 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД
Личная карточка	высокий	КЭП	под роспись по ст. 68 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД
Правила внутреннего трудового распорядка	средний	НЭП/КЭП	под роспись по ст. 68, 189 ТК РФ

Нужно обоснование и больше документов? Оставьте заявку

Отпуска и графики отпусков

График отпусков, приказы и заявления допустимо подписывать ПЭП, потому что по ТК эти документы письменные или необязательные.

Для уведомлений о начале отпуска нужна НЭП/КЭП, потому что ТК требует уведомлять «под роспись». Но оно потребуется только при трудовом конфликте об отпуске. За несвоевременное уведомление работник имеет право не ходить в отпуск в эти даты, а инспектор труда оштрафовать на 5 тыс. рублей директора или 50 тыс. рублей организацию.

Как переводить в ЭДО документы по отпуску

Документ	Риски перевода в ЭДО	Какой ЭП хватит	Требования ТК к оформлению документа
График отпусков	средний	НЭП/КЭП	под роспись по ст. 22, ч. 2 ст. 123 ТК РФ
Уведомление работника о начале отпуска (за 2 недели под роспись)	средний	НЭП/КЭП	под роспись по ч. 3 ст. 123 ТК РФ
Приказ о предоставлении отпуска	низкий	любая	нет требований
Заявление о предоставлении отпуска по графику	низкий	любая	нет требований
Заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением	высокий	КЭП	письменный по ст. 127 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД

Нужно обоснование и больше документов? Оставьте заявку

Служебные командировки

Приказ на командировку, авансовый отчет и сообщение о праве отказаться от командировки допустимо подписывать ПЭП, потому что по ТК эти документы письменные и требуются только при трудовом конфликте. Ответственность за отсутствие согласия на направление в командировку женщины с детьми до 3 лет штраф в 5 тыс. рублей для директора или 50 тыс. рублей для организации.

Как переводить в ЭДО документы по командированию

Документ	Риски перевода в ЭДО	Какой ЭП хватит	Требования ТК к оформлению документа
Приказ о направлении работника в командировку	средний	любая	письменный по Постановлению Правительства 749 от 13.10.08
Авансовый отчет	низкий	любая	письменный по Постановлению Правительства 749 от 13.10.08
Согласие на направление в служебные командировки и сообщение о праве на отказ от них (для женщин с детьми до 3 лет)	средний	любая	письменный по ст. 259 ТК РФ

Нужно обоснование и больше документов? Оставьте заявку

Переводы и изменение условий труда

Согласие на перевод, соглашение к трудовому договору прямо разрешено подписывать НЭП или КЭП для работников «на удаленке» и участников кадрового эксперимента. В остальных случаях их пока безопаснее дублировать на бумаге или подписывать КЭП.

Как переводить документы в ЭДО

Документ	Риски перевода в ЭДО	Какой ЭП хватит	Требования ТК к оформлению документа
Заявление о переводе	высокий	КЭП	письменный по ст. 72.1 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД
Дополнительное соглашение на перевод	высокий	КЭП	письменный по ст. 72, 72.2 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД
Приказ о переводе	средний	любая	письменный по ПП РФ 225 от 16.04.03 «О трудовых книжках»

Нужно обоснование и больше документов? Оставьте заявку

Учет рабочего времени

Табели учета в электронном виде признает даже Роструд. ТК требует оформления документа, но не обязывает знакомить с ним работника. Поэтому можно использовать любую ЭП.

Графики сменности доводятся до сведения работников. Способ ознакомления ТК не установлен. Следовательно можно информировать работников электронно. Но так, чтобы было подтверждение факта получения документа работником на случай проверки ГИТ, спора по увольнению за прогул. В СБИС все виды ЭП визуализированы, позволяют определить дату, время и ФИО подписанта. Поэтому можно использовать любую подпись.

Как переводить документы в ЭДО

Документ	Риски перевода в ЭДО	Какой ЭП хватит	Требования ТК к оформлению документа
Табель учета рабочего времени	низкий	любая	письменный по ст.91, 99 ТК РФ
График сменности	средний	любая	письменный по ст.103 ТК РФ

Больничные и соц. выплаты

Налоговая признает электронные заявления на предоставление ряда вычетов: «Работодатель вправе самостоятельно установить любой порядок предоставления своими работниками соответствующих заявлений».

Как переводить документы в ЭДО

Документ	Риски перевода в ЭДО	Какой ЭП хватит	Требования ТК к оформлению документа
Листок нетрудоспособности	низкий	не нужна	электронный по закону 323-ФЗ от 21.11.11 «Об основах охраны здоровья граждан в РФ»
Заявление на социальные вычеты по НДФЛ	низкий	любая	письменное по п. 2 ст. 219 НК РФ

Зарплата и премии

Минтруд давно признает электронные расчетные листки (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, ответы на официальном портале Роструда № 120279 от 28.02.20, 107235 от 01.03.19). Только предусмотрите такой порядок извещения в ЛНА, ТД или колдоговоре.

На приказе о премировании ставят любую ЭП работника или не подписывают у него вообще, если это не приказ о поощрении по унифицированной форме Т-11, Т-11а. О размере премии работник узнает из расчетных листков, что соответствует ст.136 ТК РФ.

Как переводить документы в ЭДО

Документ	Риски перевода в ЭДО	Какой ЭП хватит	Требования ТК к оформлению документа
Расчетные листы	низкий	любая	письменный по ст.136 ТК РФ
Приказ о применении дисциплинарного взыскания	высокий	КЭП	под роспись по ст.193 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД

Увольнение

Заявление об увольнении, Приказ о прекращении ТД прямо разрешено подписывать НЭП и КЭП для работников «на удаленке» и для участников кадрового эксперимента Минтруда.

Для всех остальных пока безопаснее оформлять с КЭП или на бумаге. Документы требуют при любой проверке ГИТ. Их электронный формат не признает Роструд (письмо 14-2/ООГ-1773 от 06.03.20). По ним много негативной судебной практики.

Как переводить документы в ЭДО

Документ	Риски перевода в ЭДО	Какой ЭП хватит	Требования ТК к оформлению документа
Заявления об увольнении по собственной инициативе	высокий	КЭП	письменный по ст. 80 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД
Приказ о прекращении ТД	высокий	КЭП	под роспись по ст. 84.1 ТК РФ + изменяет ключевые условия ТД

Нужно обоснование и больше документов? Оставить заявку

Если решили перейти на кадровый ЭДО

Многие кадровые документы можно перевести в цифру уже сегодня. Главное правильно оформить это внутренними локальными актами. А технические вопросы поможет решить СБИС.

В СБИС Управление персоналом ведите графики отпусков, табели, электронные кадровые книжки и больничные. Без ручного ввода, по сканам паспорта заполняйте трудовые договоры. Выдавайте электронные подписи работникам прямо в своем отделе кадров через СБИС Корпоративный удостоверяющий центр.

В соответствии с Указом Президента РФ от 9 мая 2017 года № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы» перед современным бизнесом стоит задача внедрения в жизнь компании электронного документооборота, в том числе, по кадровым вопросам.

В начале 2020 года вступили в силу первые изменения в законодательство в области цифровизации кадрового дела, в результате которых в российскую действительность вошло такое понятие как электронная трудовая книжка.

В результате изменений все работодатели обязаны передавать в Пенсионный фонд России электронные сведения о трудовой деятельности сотрудников. Работникам же предоставлено право выбора между традиционной бумажной трудовой книжкой и электронной (подробнее в статье «Как перейти на электронные трудовые книжки в 2020 году?»).

Следующим этапом на пути цифровизации кадрового документооборота запланирован перевод с бумаги на электронные носители всех документов, связанных с работой, в том числе, предполагающих проставление работником своей подписи.

Замена бумажного кадрового документооборота электронным отвечает требованиям современной действительности: многие компании уже ведут электронный документооборот в части тех документов, в отношении которых это допускается действующим законодательством.

Кроме того, введение электронного документооборота необходимо отдельным категориям работников, в частности, вахтовикам, которые работают в значительном отдалении от места жительства и в межвахтовый период фактически лишены возможности оформления кадровых документов.

Вне зависимости от метода работы отдельных сотрудников у электронного документооборота масса неоспоримых преимуществ: он экономит время, трудозатраты, бумагу, офисное пространство, повышает прозрачность кадрового документооборота, обеспечивает защиту от фальсификации документов и их лучшую сохранность, облегчает и ускоряет доступ к архиву.

Учитывая все вышеизложенное, 4 февраля 2020 года Государственная Дума приняла в первом чтении законопроект «О проведении эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками».

Целью эксперимента обозначены создание и отработка механизмов ведения и применения электронных документов, связанных с работой, без дублирования на бумажном носителе, а также подготовка предложений о внесении изменений в законодательство РФ.

В Российской Федерации это будет уже второй по счету эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений.

Первый эксперимент был проведен в 2018 году Министерством труда и социальной защиты совместно с 11 крупными организациями-работодателями (АО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АвтоВаз», ПАО «Росбанк», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «СИБУР», АО «Альфа-Банк», ПАО «Татнефть», ООО «Агроторг») на условиях дублированиях электронных документов на бумажном носителе.

Эксперимент 2018 года показал следующие проблемы внедрения электронного кадрового документооборота:

высокая стоимость приобретения и использования цифровой подписи на каждого сотрудника, особенно в компаниях с высокой текучестью кадров;
отсутствие нормативного регулирования использования электронной подписи в кадровом делопроизводстве;
отсутствие готового программного обеспечения для автоматизации кадрового документооборота;
необходимость обеспечения непрерывной технической поддержки электронного кадрового документооборота;
риски потери данных, несанкционированного использования данных третьими лицами, ошибок программного обеспечения при передаче или обработке информации;
низкая компьютерная грамотность некоторых работников и недоверие к электронным документам.

Вместе с тем результаты эксперимента все же показали возможность подготовки законодательной базы для перехода кадрового дела на электронный документооборот, для чего было решено провести еще один эксперимент с неограниченным кругом участников из числа работодателей и без дублирования документов на бумажном носителе.

Разберемся с особенностями нового эксперимента.

Условия участия

Принять участие в эксперименте может любая организация, изъявившая такое желание. Подробный порядок проведения эксперимента и отбора работодателей планируется регламентировать Положением Министерства труда и социальной защиты, которое будет осуществлять полное методическое сопровождение эксперимента.

По состоянию на дату принятия решения о представлении законопроекта в Совет Государственной Думы (22 января 2020) желание принять участие в эксперименте изъявили порядка 80 компаний, в том числе, из числа субъектов среднего предпринимательства.

Работники принимают участие в эксперименте добровольно и вправе отказаться от участия в эксперименте, уведомив об этом работодателя в письменной форме.

Информационно-техническое обеспечение

Согласно законопроекту ведение электронных документов, связанных с работой, осуществляется работодателем с использованием собственной локальной информационной системы или электронного сервиса информационно-аналитической системы «Общероссийская база вакансий «Работа в России», которая фактически является частью Единой системы идентификации и аутентификации (Портала государственных услуг Российской Федерации).

Таким образом, участие в эксперименте будет доступно организационно и финансово даже для тех компаний, которые не имеют собственной информационной системы для ведения электронного кадрового документооборота или ведут его на аутсорсинге.

В целях проведения эксперимента на создание и обеспечение функционирования электронного сервиса системы «Работа в России» в федеральном бюджете на 2020 год предусмотрены средства в размере более 124 миллионов рублей.

Для работников и работодателей использование электронного сервиса системы «Работа в России» будет бесплатным.

Кроме того, в случае использования электронного сервиса на портале «Работа в России» можно будет подписывать документы со стороны работника с помощью простой электронной подписи, поскольку граждане Российской Федерации, которые пользуются порталом, идентифицированы посредством ЕСИА, соответственно работодателям не придется выделять средства на получение электронных подписей.

При использовании своей информационной системы работодателю придется нести расходы по ведению электронных документов, включая расходы по приобретению и использованию электронной подписи работника, самостоятельно.

Документы, которые переводятся в электронный формат в ходе эксперимента

Виды документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент, структурные подразделения, участвующие в эксперименте, определяются каждым работодателем самостоятельно и отражаются в локальных нормативных правовых актах и (или) в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

При этом в любом случае эксперимент не будет распространяться на трудовые книжки.

Сроки проведения эксперимента

В соответствии с текстом законопроекта проведение эксперимента планируется с 1 апреля по 31 декабря 2020 года.

Однако в Заключении Комитета Государственной Думы по труду, социальной политике и делам ветеранов по проекту указано, что продолжительность указанного срока «представляется недостаточной для достижения весьма амбициозных целей эксперимента».

Также Комитетом указано, что предусмотренные законопроектом сроки представления докладов о результатах эксперимента и предложений о внесении изменений в законодательство (для предварительных - до 1 сентября 2020 года, для итоговых - до 31 декабря 2020 года) фактически означают подведение итогов эксперимента до его окончания и тем самым «вызывают недоумение».

С учетом данных вполне обоснованных замечаний и комплексного характера вопроса, который выносится на эксперимент, требующего серьезной подготовки и проработки, высока вероятность того, что сроки эксперимента ко второму чтению законопроекта будут увеличены.

Так, заместитель Министра труда и социальной защиты Российской Федерации В.Л. Вуколов в ходе заседания Комитета Государственной Думы по труду, социальной политике и делам ветеранов допустил вероятность распространения эксперимента на первый квартал 2021 года.

Какие документы можно вести в электронном виде уже сейчас и без участия в эксперименте?

Трудовой кодекс Российской Федерации предусматривает использование электронной подписи в трудовых отношениях только с дистанционными работниками.

В отношениях с работниками, которые дистанционными не являются, применение электронной подписи законодательством не предусмотрено (см., например, Апелляционное определение Свердловского областного суда от 20.11.2015 по делу N 33-16958/2015, Определение Омского областного суда от 22.01.2014 № 33–187/2014).

Поэтому составление кадровых документов, требующих в силу прямого указания Трудового кодекса РФ росписи работника, с недистанционными сотрудниками должно производиться исключительно на бумажном носителе.

Составление таких документов в электронном виде, в том числе посредством обмена сканами собственноручно подписанных документов, создает риск признания уведомления работника о событиях, связанных с его работой, ненадлежащим.

При этом кадровые документы, которые в силу трудового законодательства работодатель не обязан объявлять работнику под роспись, компания вправе составлять в электронном виде.

К таким документам относятся, в частности, приказы о выплате компенсации за жилье иногороднему работнику, о компенсации питания в силу условий коллективного договора, о премировании, о компенсации за проезд, табели учёта рабочего времени, графики работы и отпусков, расчётные листки.

В отношении данных документов электронный документооборот может быть беспрепятственно внедрён уже сейчас.

Однако справедливости ради следует отметить, что трудовым законодательством предусмотрено более 60 документов по кадровым вопросам, и перевод части из них в электронный формат при том, что большая часть документов останется на бумажном носителе, не является полноценным решением проблемы бумажной волокиты в кадровом деле.

Что касается нового эксперимента, то представляется, что при его планировании были учтены все проблемы, которые были выявлены в ходе проведения эксперимента в 2018 году, что означает высокую вероятность его успешного проведения и переход на полный электронный кадровый документооборот в ближайшие несколько лет.

Читайте также: