Какие документы по зарплате нужно распечатывать и хранить 75 лет

Опубликовано: 11.05.2024

Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС.

Зачастую бухгалтерия так же занимается и кадровыми документами, ведь далеко не в каждой компании есть своя кадровая служба.

При этом, далеко не каждый бухгалтер является еще и хорошо подкованным работником кадровой службы. А ведь с Трудовой инспекцией нынче шутки плохи.

Расчет и начисление заработной платы необходимо производить в соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ.

Процесс расчета зарплаты осуществляется в несколько этапов.

Первым этапом является анализ информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам.

Второй этап представляет собой расчет сумм оплаты труда (и других выплат) сотрудникам, а так же лицам, выполняющим работы и оказывающим услуги по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).

На третьем этапе происходит расчет и удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в соответствии с главой 23 Налогового кодекса.

Четвертым этапом будут начисления страховых взносов, взимаемых с начисленных сумм оплаты труда.

На пятом этапе оформляются документы (так же унифицированных форм) на выплату заработной платы.

Учитывая тот факт, что в соответствии с п.1 ст.9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, так как именно эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, значение первичной документации нельзя недооценивать.

Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет (либо – постоянно, т.е. не менее 10 лет) 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25.08.2010г. №558 с последующей передачей в Государственный архив в случае прекращения деятельности компании.

Кроме того законодательством предусмотрена административная и даже уголовная ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов.

В статье будут рассмотрены виды и формы первичных документов по кадровому учету и заработной плате, а так же приведены сроки их хранения.
Представленная информация может послужить «памяткой» в работе бухгалтеру.

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

При формировании первичных документов по кадровому учету и оплате труда, следует помнить о положении п.2 ст.9 закона №129-ФЗ.

В соответствии с этим пунктом, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты».

Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:

1. По учету кадров:

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,
№Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».

№Т-2 «Личная карточка работника»,
№Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».

№Т-3 «Штатное расписание».

№Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».

№Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,
№Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,

№Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,
№Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,

№Т-7 «График отпусков».

№Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
№Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,

№Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,
№Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,

№Т-10 «Командировочное удостоверение»,

№Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,

№Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,
№Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»,

2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

№Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»,

№Т-13 «Табель учета рабочего времени»,

№Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,
№Т-51 «Расчетная ведомость»,
№Т-53 «Платежная ведомость»,

№Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»,

№Т-54 «Лицевой счет»,
№Т-54а «Лицевой счет (свт)» (свт – средства вычислительной техники),

№Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»,

№Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,

№Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, НЕ СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;
дату составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личные подписи указанных лиц.

Необходимость ведения кадровой документации закреплена действующим законодательством:

1. Трудовым кодексом:

Трудовой договор, заключаемый с каждым сотрудником, его содержание и виды (гл.10-13 ТК РФ).

Защита персональных данных работника (гл.14 ТК РФ).

Трудовые книжки (ст.66 ТК РФ).

Разработка и утверждение Правил внутреннего распорядка (ст.189 ТК РФ).

2. Федеральный закон от 27.07.2006г. №152-ФЗ «О персональных данных»

Положение о персональных данных.

3. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003г. №225 «О трудовых книжках».

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Трудовые отношения сотрудников и работодателя регламентируются локальными нормативными положениями организации.
В каждой компании должны быть правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите личных сведений.
Другие локальные нормативные положения:

о заработной плате,
премировании,
коэффициенте трудового участия,
и т.п.

Кроме того, в организации должны быть следующие кадровые документы по охране труда:

Инструкции сотрудников по охране труда и технике безопасности.

Журнал регистрации инструктажных мероприятий;

Требования охраны труда регулируются разделом 10 Трудового Кодекса.

В соответствии с положениями ст.217 ТК РФ, у каждого работодателя, осуществляющего производственную деятельность, с численностью работников больше 50 человек, должна быть служба охраны труда либо специалист по охране труда, имеющий соответствующую подготовку или опыт работы в этой области.

В случае, если численность производственного предприятия менее 50 человек, то
руководитель может возложить обязанности по охране труда на подготовленного сотрудника, в том числе – по совместительству, с письменного согласия работника и за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ).

Если же обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель компании.

Кроме вышеупомянутых, организация должна располагать следующими документами:

Документы (карты) аттестации рабочих мест, планы об аттестации рабочих мест по условиям труда.

Должностные Инструкции сотрудников.

Заявления сотрудников о приеме, увольнении, предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставлении отпуска без сохранения зарплаты.

Договор о полной материальной ответственности (ст.243, ст.244 ТК РФ).

Журнал регистрации проверок контролирующих служб.

Акты о несчастных случаях.
Срок хранения 75 лет.

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний.
Срок хранения 75 лет.

В заключение необходимо отметить, что вышеприведенные перечни документов не являются исчерпывающими, так как в процессе установления трудовых отношений у организации может возникнуть обязанность оформления иных документов (например, свидетельства государственного пенсионного страхования для ранее не работавшего сотрудника).

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЯ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ И СОХРАННОСТИ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

В случае отсутствия утвержденных организацией в обязательном порядке кадровых документов, проверяющий инспектор по труду может привлечь организацию к административной ответственности.
Так, в соответствии со ст.5.27 КоАП РФ, нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:

на должностных лиц - в размере от 1 000 до 5 000 руб.,
на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

В соответствии со ст.13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относятся: трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и т.п.) влечет:

предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.,
на должностных лиц - от 300 до 500 руб.

Это же положение относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

В соответствии со ст.137 УК РФ, незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений:

в публичном выступлении,
публично демонстрирующемся произведении,
в средствах массовой информации,

штрафом в размере до 200 000 рублей,
или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев,
либо обязательными работами на срок до 360 часов,
либо исправительными работами на срок до 1 года,
либо принудительными работами на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового,
либо арестом на срок до 4 месяцев,
либо лишением свободы на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет.

штрафом в размере от 100 000 до 300 000 рублей,
или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 1 года до 2 лет,
либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет,
либо принудительными работами на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет или без такового,
либо арестом на срок до 6 месяцев,
либо лишением свободы на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет.

Жалобы сотрудников может рассматривать Прокуратура совместно с Трудовой инспекцией.

У меня ИП на упрощенке 6%, есть сотрудники. Какие документы мне надо хранить и сколько времени?

Зачем хранить документы

Индивидуальный предприниматель обязан хранить документы о своей работе. Речь о том, что связано с налогами, сделками и сотрудниками. Для этого несколько причин.

Документы помогают избежать штрафа налоговой. Допустим, магазин закупается у оптовой базы, на закупку должен быть договор. Если его нет, возможен штраф от 200 рублей за каждый договор. Еще у ИП должна быть книга учета расходов и доходов. Штраф за отсутствие — от 10 000 рублей.

Ответить на вопросы налоговой. Налоговая проверяет предпринимателей, чтобы убедиться: они платят налоги сколько нужно, среди них нет обнальщиков. Вот поставщик получает деньги от магазина, и налоговая может запросить договор и накладную на поставку. Вдруг поставки не было, и это фикция.

Проявить должную осмотрительность

Административный кодекс о штрафах за документы: статьи 3.4, 4.1.1, 5.27

Ответить на вопросы трудовой инспекции. Инспекция проверяет работодателей с помощью чек-листов — это списки вопросов. Ответ на вопрос — это документ. Например, по одним документам работало сорок человек, по другим — меньше. Чтобы разобраться, инспекция запрашивает трудовые договоры. Если сотрудник числился, а трудового договора нет, возможный штраф — до 50 000 рублей. И так за каждое нарушение.

Подтвердить стаж, социальные выплаты или подготовить документы для сотрудника. Допустим, сотрудник потерял трудовую книжку и хочет ее восстановить. Для этого он обращается к прошлым работодателям, и вот тут понадобятся сведения: сколько и кем работал сотрудник.

Бухгалтерские документы — 5 лет

Бухгалтерские документы говорят, сколько вы получили и потратили. Вот примеры документы:

договоры и акты к ним,
счета-фактуры;
отчеты для агентского договора;
товарные чеки, накладные;
налоговые декларации;
книги учета расходов и доходов.

Бухгалтерские документы делятся на два вида: для налогового и бухгалтерского учета. Одни надо хранить четыре года, другие пять, но можно не разбираться, и все хранить пять лет.

Раньше было требование хранить подтверждение оплаты взносов за сотрудников, это в Пенсионный фонд и фонд медицинского страхования. Сейчас это не нужно. Работодатели платят взносы через банк, и если фонды чего-то не досчитаются, можно будет прислать выписку из банка.

Кадровые документы — до 75 лет

Если у вас есть сотрудники, документы на них тоже придется хранить. Сроки хранения зависят от типа документа и даты, когда сотрудник перестал работать в компании. Самый короткий срок — год, например, для графика отпусков.

Самый долгий срок хранения документов — 50 или 75 лет. Считается так: если сотрудник перестал работать в компании до 1 января 2003 года — 75 лет, после — 50 лет. Вот что надо хранить так долго:

заявление о приеме на работу;
трудовой договор;
приказы о приеме и увольнении;
больничные;
зарплатные ведомости;
штатное расписание.

Документы на сотрудника храните, даже если он уволился. Чтобы не запутаться, мы сделали список: какие документы и сколько хранить.

Как хранить документы

Есть закон об архивном деле — он рассказывает о правилах хранения документов. Для индивидуального предпринимателя нет особенных требований. Вот они:

хранить документы так, чтобы не испортились. На практике это значит, что текст остается читаемым; видно, чья печать и подписи, нет разводов от газировки или строительной пыли. Поэтому пусть документы лежат в несгораемом шкафу в офисе;
документы можно оперативно достать. Сроки зависят от проверяющих и причины запроса документов. Чаще это пять-десять дней.

Коммерческая тайна работодателя

Вот так хранятся документы у знакомого индивидуального предпринимателя:

Документы могут быть в электронном и бумажном виде. Бухгалтерские документы — в любом. Если планируете вести электронный документооборот, понадобится специальный сервис, например, «Сбис» или «1С-отчетность».

Кадровые документы должны быть в бумажном виде. Даже если у вас дистанционные сотрудники и они ставят электронную подпись, вы делаете бумажную копию трудового договора, приказов и всего остального.

Как оформить дистанционного сотрудника

Документы после закрытия ИП

Если предприниматель закрывает ИП, документы всё равно надо хранить, пока не закончился срок хранения.

Иванов закрывает ИП в 2019 году. При этом у него есть договор с поставщиком от 2018 года. Срок хранения договоров считается от последней сделки. Допустим, последняя поставка по договору — в декабре 2018 года.

Срок хранения договоров — пять лет. Значит, ИП Иванов хранит договор до 2023 года.

Бухгалтерские документы можно хранить, как угодно. Закрыли дело, забираете документы домой или сдаете в архив. Есть частные и государственные архивы, подходят любые.

Кадровые документы обязательно надо передать в архив, иначе у сотрудников могут быть проблемы с пособиями, пенсиями или стажем. Для хранения подходят муниципальный или государственный архивы.

Мы позвонили в три архива, и вот что они рассказали. Чтобы передать документы:

подписываете договор на хранение;
оплачиваете услугу;
готовите опись документов и историческую справку. Можно сделать самим или заказать в архиве;
оформляете документы. Это значит подшить, разложить по папкам, подписать;
привозите документы в архив, передаете, получаете в ответ акт приема-передачи.

Услуги архивов платные. Стоимость зависит от срока хранения и дополнительных услуг. Еще один критерий — количество дел, или «единиц хранения», как говорят в архивах. В одном деле может быть до 250 листов. Одно дело — одна папка. Если документов мало, делают одну папку, в ней всё.

В Санкт-Петербурге есть «Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга».

Иванов закрывает ИП после двух лет работы. У него были сотрудники, поэтому он передает документы на них в архив. Срок хранения — 50 лет. Документов оказалось на одно дело, Иванов заплатит за весь срок 572 рубля.

Сергеев тоже закрывает ИП с сотрудниками. Бизнес отработал десять лет, сотрудников было много, поэтому документов — на пятнадцать дел. Сергеев заплатит за пятьдесят лет хранения 8127 рублей.

П.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлена обязанность налогоплательщика в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Бухгалтер-
ский уче т

В соответствии со ст. 17 Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Порядок хранения документов организаций регламентировался, в частности, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и Указаниями по его применению (утвержден Росархивом 06.10.2000 г.), Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.1983 г. № 105) и Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.).

Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558 был утвержден новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Росархив приказом от 26.08.2010 г. № 63 в связи с изданием приказа № 558 признал утратившим силу «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный руководителем Федеральной архивной службы РФ 06.10.2000 г.

Дело в том, что официально текст приказа был опубликован частично, без утвержденного им Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

В связи с чем ВАС РФ в Решении от 06.09.2011 г. № 7889/11 указал, что приказ № 558, не опубликованный в установленном порядке, не влечет правовых последствий, как не вступивший в силу, и не подлежит применению в полном объеме с момента его издания.

В полном объеме (с Перечнем документов) приказ № 558 был официально опубликован 19 сентября 2011 г. и вступил в силу 30 сентября 2011 года.

Именно с этой даты организации должны для целей определения срока хранения документов руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом № 558.

Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Исчисление сроков хранения документов по-прежнему производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2011 году, начинается с 1 января 2012 года.

Обратите внимание!

Срок хранения «постоянно» документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») в Перечне означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

– раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;

– разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;

– раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;

– раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

– раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

– раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

– раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

– раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;

– раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе, социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

– раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

Рассмотрим, для каких новых документов установлены сроки хранения и для каких документов сроки хранения изменены.

Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов: годовые следует хранить постоянно, полугодовые, квартальные – 5 лет.

Бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам хранится постоянно.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ каждый работодатель должен при выдаче заработной платы предоставить работнику и расчетный лист. На практике, однако, это требование соблюдается не всеми работодателями. Чтобы понять сущность расчетного листка и его значение для трудовых отношений обратимся непосредственно к вопросу о его внешнем виде, форме, о необходимости соблюдения правил, содержащихся в статье 136 ТК РФ.

Заработная плата по своей сути является наградой за труд, которая определяется профессионализмом сотрудника, сложностью, качеством, количеством и условиями производимой работы (статья 129 ТК). Зарплата состоит из:

компенсирующих платежей (доплат и надбавок, в том числе и за труд, отличающийся по своим условиям от нормального, к примеру, в нестандартной климатической обстановке или на радиоактивно зараженной (рб) территории);
стимулирующих выплат (доплат и процентных надбавок, начислений, выполняющих поощрительную функцию, например, премии).

Статья 136 ТК РФ обязует работодателя послать письменное уведомление работнику о причитающихся ему долях заработной платы. Это требование действует в отношении не только основных работников и служащих, но и лиц, работающих по совместительству, а также временных сотрудников.

Зачем нужны первичные документы

Каждый документ выполняет свою функцию и является частью делопроизводства.

2 функции табеля учета рабочего времени:

отразить количество часов, отработанных каждым специалистом;
обосновать расходы на выплату вознаграждений.

Предприятия, которые используют электронные системы опознавания времени прибытия и убытия на работу сотрудников, используют форму Т-13.

Пять лет хранятся эти документы по учету труда и его оплаты. На вредных производствах время хранения увеличивается до семидесяти пяти лет.

6 правил работы с платежными документами:

Когда выплата вознаграждения производится на банковские карты служащих, использовать расчетный бланк.
При использовании бланка Т-49 иные формы не использовать.
Хранить ведомости следует пять лет. При отсутствии лицевых счетов время хранения увеличивается до семидесяти пяти лет.
Журнал регистрации платежных ведомостей вести для отражения сведений о выплатах, сделанных работникам на протяжении года.
Для расчетов с отпускниками использовать специальную расписку-отчет.
Акты приемки применять для фиксации работ, выполненных по срочным договорам. Производить расчеты следует на основании этих актов.

Форма расчетного листка и его содержание

Документация по учету труда включает в себя различные бланки документов, принятые Государственным комитетом по статистике РФ. При этом форма расчетного листка не опеределена и поэтому работодателям приходится самостоятельно разрабатывать и утверждать ее для своих организаций.

Статья 136 ТК закрепляет положение о том, что расчетный листок должен включать сведения:

о структурных частях заработной платы, которая подлежит уплате рабочим и служащим за определенный отрезок времени;
о размере, процентах и основаниях проведенных вычетов;
об общей денежной сумме, подготовленной к выплате.

Другими словами, расчетный листок должен оформить порядок, место и сроки выплаты заработной платы.

Согласно изменениям в ТК РФ, внесенным Федеральным законом от 23.04. 2012 № 35 ФЗ, на администрацию возлагается обязанность внесения в расчетный листок и других сумм, полагающихся работнику. Так, новым законом к ним отнесены:

выплаты, включающие денежную компенсацию за нарушение работодателем;
сроков уплаты зарплаты;
оплата отпуска;
учета выходного пособия при увольнении;
некоторые другие выплаты, которые должны быть размещены в отдельных строках документа.

Разработанная работодателем форма рабочего листка должна быть одобрена представительным органом работника и уже после этого может быть внедрена в качестве официального бланка (формы).

Печатная форма Расчетная ведомость

По умолчанию можно использовать следующие печатные формы:

Анализ зарплаты по сотрудникам – придется доработать чтобы она стала первичным документом, добавив необходимые обязательные реквизиты: документ Начисление зарплаты — кнопка Отчеты – Анализ зарплаты.

Зарплата и кадры – Зарплата – Отчеты по зарплате – Расчетная ведомость (Т-51).

Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Место выплаты заработной платы

Традиционно заработную плату сотрудникам выдают по месту исполнения ими своих трудовых функций. Однако, в некоторых случаях сотрудник работает в предприятиях, организациях, расположенных в разных местах. В такой ситуации администрация обязана обеспечить выдачу заработной платы работнику именно в месте, где он реализует свои трудовые функции.

Подобным же образом решается вопрос и в случаях, когда работник выполняет свои обязанности в другом предприятии или находится в служебной командировке.

Коллективный договор часто включает указание о месте выплаты заработной платы работникам различных подразделений организации или предприятия.

Заработная плата сотруднику производится также посредством перечисления на его личный счет в банке или почтовым переводом через отделение связи. Делать это можно лишь по собственному заявлению самого работника. При этом работодатель обязан оплатить банковские услуги по переводу сотруднику суммы заработной платы.

Зарплатный проект

На данный момент наиболее распространенным способом получения заработной платы является зачисление ее на банковскую карту сотрудника. Это может происходить как единично, так и на постоянной основе и по всем сотрудникам одновременно. Существует два варианта получения денег на карту: перевод каждому работнику отдельно или оформление зарплатного проекта в кредитной организации.

Чтобы получить заработную плату на банковскую карту, работник должен написать заявление об этом и приложить к нему реквизиты карты для перечисления денежных средств.

Если же организация заключила договор с кредитной организацией о зарплатном проекте, то работник подписывает заявление о выпуске карты в рамках этого проекта или же пишет заявление с приложением реквизитов уже имеющейся у него карты.

В случае если работник не желает получать заработную плату на карту, он не подписывает никаких заявлений и продолжает получать деньги в кассе организации.

Способ получения заработной платы сотрудниками на банковскую карту или в кассе организации должен быть прописан в коллективном, трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему.

Порядок выплаты зарплаты

Любой предприниматель или предприятие, принимая гражданина на работу, обязывается платить ему заработную плату. Рассчитывая заработную плату сотрудников, необходимо не только правильно рассчитать положенную каждому работнику сумму, но и правильно ее выплатить.

Одним из проблемных вопросов в этом плане является выплата аванса работникам. Должен ли получать аванс внешний совместитель или каким образом рассчитать аванс при небольшой сумме окончательного расчета? Можно попробовать ответить на этот вопрос.

Согласно ТК на работодателе лежит ответственность за неуплату заработной платы каждые полмесяца.

Необходимо подчеркнуть, что ТК не оперирует таким понятием, известным раньше, как «аванс». Однако, в силу логических предпосылок авансом закон признает заработную плату за первую половину месяца. Следует помнить, что указание закона об уплате заработной платы в сооответствующие сроки обязательно для исполнения любым работодателем по отношению к каждому работнику. За невыполнение предписания закона работодатель подлежит наказанию в виде штрафа. Таким образом, порядок выплаты заработной платы подлежит обязательному усвоению любым работодателем.

Платежная и расчетная ведомости

Если работники получают заработную плату на банковские карты, то составляется лишь расчетная ведомость по форме Т-51. Какие еще необходимы документы в этом случае, рассмотрим ниже.

Если бухгалтер ведет расчет заработной платы в ином регистре, можно составлять лишь платежную ведомость.

Подпишитесь на рассылку

Яндекс.Дзен ВКонтакте Telegram

В расчетной ведомости по форме Т-51 отражены только расчеты по каждому сотруднику. Посмотрите пример заполнения.

В начале платежной ведомости нужно указать дату поступления денежных средств в кассу для выдачи их работникам и дату окончания выдачи.

В платежной ведомости по форме Т-53 отражены суммы выплат каждому работнику, их расписка в получении указанной суммы, а также в конце ведомости — общая выплаченная и депонированная сумма, а также номер расходного кассового ордера на выплату заработной платы. Образец посмотрите по ссылке.Если бухгалтер использует в своей работе ведомость по форме Т-53, ему необходимо составлять реестр выписанных ведомостей по форме Т-53а, куда вписывается порядковый номер платежной ведомости и выплаченная по ней сумма. Реестр составляется на один календарный год. Посмотрите пример заполнения ведомости.

Порядок начисления зарплаты

Зарплату на предприятии начисляют в порядке, установленном на данном предприятии. С таким порядком непременно должен быть ознакомлен каждый работник и служащий. Рассчитывая сумму заработной платы, необходимо учитывать существующую в данной организации систему оплаты труда, установленную именно для конкретной категории работников, социальные и иные выплаты, меры взыскания и поощрения.

Пенсионные и страховые взносы уплачиваются из собственных резервов работодателя. Начислять заработную плату следует уже с первого дня поступления сотрудника на службу.

После того, как работник сдаст в отдел кадров свое заявление и все необходимые документы, он получает право подписать трудовой договор с работодателем.

В данном документе следует подробно указать все аспекты трудового правоотношения – от режима работы и до выплаты тринадцатой зарплаты, а также условий, связанных с расторжением договора. Также до него должен быть доведен приказ о сроках выплаты заработной платы.

При начислении заработной платы следует принимать во внимание систему оплаты труда – повременную, сдельную или смешанную. Для уволенных работников необходима дата увольнения, а также сведения о неиспользованных отпускных днях.

Сроки выплаты заработной платы

ТК не выработал определенных сроков выплат заработной платы. Администрация может определить сроки сама, зафиксировав их пунктах колдоговора или трудового соглашения с работником. Но в любом случае получение зарплаты работниками предприятия должно осуществляться не реже, чем каждые полмесяца.

Федеральный закон может установить и другие сроки для отдельной категории лиц. Если выдача зарплаты выпадает на выходной или праздничный денть, то выплачивать ее следует накануне такого дня. Оплачивать отпуск необходимо за три дня до его начала.

Нарушение сроков выплаты заработной платы влечет наступление материальной ответственности для работодателя, которая предусмотрена в законодательстве.

Она заключается в уплате администрацией полагающихся работнику сумм с дополнительной денежной компенсацией, величина которой установлена в размере 1/300 действующей в этот момент ставки рефинансирования ЦБ РФ от невыплаченных сумм за каждый день просрочки.

Денежную компенсацию возможно увеличить согласно колдоговору или трудовому договору. Кроме того, нарушение сроков выплаты заработной платы влечет в зависимости от ситуации административную или даже уголовную ответственность.

Приказ Минкультуры №526 от 31.03.2015 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»
Приказ Росархива №236 от 20.12.2019 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»

Чем регулируется

Вопросы, входящие в компетенцию кадровика, регулируются законодательством, внешними нормативными актами и приказами и внутренними ЛНА. Компании и индивидуальные предприниматели обязаны исполнять указанные в них требования и хранить надлежащим образом официальные бумаги, которые становятся результатом деловой активности. Достоверную информацию и ответ на вопрос о том, сколько должны храниться заявления на отпуск сотрудников, — 5, 50 или 75 лет, — смотрите в следующих источниках:

125-ФЗ от 22.10.2014 «Об архивном деле в РФ»;
приказ Минкультуры №526 от 31.03.2015;
приказ Росархива №236 от 20.12.2019.

Работодатель вправе устанавливать индивидуальные требования к порядку хранения документации, но они не должны противоречить актуальному законодательству. Такие правки фиксируются в положении о документообороте или архиве.

Хранение документов проверяют, а за нарушения штрафуют. Бесплатно узнайте в КонсультантПлюс, какие кадровые документы проверяющие запросят обязательно, и подготовьтесь к визиту контролеров.

Регламентирование порядка ведения и хранения кадровых документов

Для кадровых отделов государственных структур разработаны специальные акты, регламентирующие организацию хранения внутренних документов. Отметим, что, несмотря на разнообразие регламентирующих нормативно-правовых актов отдельных структур, их объединяет следующее:

Срок хранения заявлений един для всех и равняется указанному нами выше: 5 лет для заявлений на ежегодные и учебные отпуска, 75 лет для заявлений на все виды отпусков сотрудников, занятых в тяжелых, вредных и опасных условиях труда, декретных отпусков, отпусков по уходу за ребенком и без сохранения зарплаты.
Дифференцированность звеньев структур, применяющих соответствующий акт, для целей определения последующей сдачи документов в госархив на хранение.

К регулирующим документам, помимо прочего, относятся:

Отметим, что для акционерных обществ постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс установлен порядок и сроки хранения документов общества. Установлено, что хранение документов обеспечивает единоличный исполнительный орган по месту нахождения юрлица.

Всем прочим организациям частной формы собственности предоставлена свобода в регламентировании порядка ведения и хранения кадровых документов с учетом требований Перечня. Так, работодатель локальными актами (положением об архиве, положением о документообороте или иными) устанавливает внутренние правила и требования к сортировке и хранению кадровых документов.

Сроки хранения

Формат заявлений на отпуск встречается разный: ежегодный оплачиваемый отдых или день за собственный счет. Объединяет эти документы слово «отпуск», но время хранения у них отличается и зависит от того, к какой работе привлекается персонал предприятия и на какой вид отдыха претендует.

На ежегодный отпуск

Ежегодные графики отдыха составляются в декабре. Не позже чем за две недели до наступления даты по графику сотрудник направляет в отдел кадров заявление на отпуск, подписанное им и согласованное с руководителем. Но какова же его дальнейшая судьба и где должно храниться заявление на отпуск после того, как оно попало в структурное подразделение? Документ остается в отделе кадров до издания приказа, после чего он помещается в архив или личное дело работника.

Согласно ст. 434 перечня, установленного приказом №236 Росархива, эта бумага относится к документации личного состава и хранится 5 лет.

Но есть обстоятельства, при наличии которых время хранения существенно увеличивается:

Если работодатель предусмотрел во внутреннем положении требование о включении заявления и приказа в личное дело сотрудника, то срок составляет 50 лет (или 75, если заявление на отпуск составлено до изменений в законодательстве, то есть раньше 2003 года) в соответствии со ст. 445 приказа №236.
В ситуациях, когда сотрудник привлекается к специфическим условиям труда (вредному или опасному производству, работе на Крайнем Севере), тоже действуют исключения. Эти обстоятельства определяют, сколько хранятся заявления на отпуск в архиве, — 50 или 75 лет соответственно.

На отпуск за свой счет

Иногда сотруднику необходим день за свой счет для решения личных проблем. Отсутствие на рабочем месте в этом случае обязательно оформляется заявлением. Срок хранения таких документов — 50 или 75 лет в зависимости от даты издания.

На дополнительные отпуска для отдельных категорий работников

Есть и другие виды отпусков, предназначенных для определенных категорий работников. Например, женщины вправе претендовать на отдых по беременности и родам, а после родов — по уходу за ребенком. В этом случае требования законодательства расширены, и срок хранения таких документов составляет 50 лет (или 75, если событие произошло до 2003 года).

Такие меры разработаны для обеспечения защиты прав и интересов граждан. Длительное хранение позволяет со временем разобраться в спорных ситуациях и выявить расхождения при их наличии.

Сколько следует хранить приказы на отпуск

Их хранят столько же, сколько и заявления, в зависимости от категории работника, включения в состав личного дела и даты составления. При этом нет различий, сколько хранится приказ по дополнительному отпуску, по ежегодному и пр. Если приказ составлен на стандартного сотрудника (не работающего во вредных или опасных условиях труда), документ не включен в состав личного дела и составлен после 01.01.2003, срок хранения составляет пять лет.

Требование о том, где хранятся приказы на отпуск сотрудников, содержат локальные нормативные акты. Организация самостоятельно определяет место и способ хранения. Если сотрудников мало, необязательно подшивать папки ежегодно — сдавайте в архив подшитые папки за несколько лет.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, сколько хранить документы в организации в 2021 году. Используйте эти инструкции бесплатно.

Место хранения

Законодательство строго регулирует вопрос, где хранить заявления на отпуск работников: приказы и заявления должны передаваться в специально оборудованный и надежный архив. Эти документы помещают как в личное дело сотрудника, так и в отдельную папку. Доступ к архиву имеют только уполномоченные на это работодателем должностные лица.

Решение о том, включать ли заявление на ежегодный отдых в личное дело, каждая компания вправе принимать самостоятельно. Это указывается в локальном нормативном акте.

Если вы размещаете эти документы в отдельной папке, оформите ее следующим образом: на титульном листе поставьте архивный индекс и срок хранения согласно номенклатуре. Заявления на ежегодный отдых должны размещаться отдельно от тех документов, которые хранятся 50 или 75 лет. Если вы не знаете, куда подшиваются заявления на отпуск работника, советуем разделить папки по видам и срокам.

Документы об отпусках

Что касается отпуска, то здесь законодательством предусмотрено несколько видов ситуаций. 75 лет будет содержаться официальная бумага на отдых, если она дает предоставление сотруднику на отдых без сохранения заработной платы, если она выдается с целью ухода за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста. 75 лет – это значительный период. В течение такого длительного срока фирма содержит в архиве лишь те документы, которые имеют существенное значение.

5 лет в архиве компании, где работает человек, будет лежать официальная бумага, касающаяся оплачиваемого отдыха. Также будут наличествовать приказы, связанные с изменением срока отпуска и отзывом работника из него.

Законодательство обязывает фирму устанавливать надлежащий контроль над хранением официальных бумаг. Чаще всего приказы и заявления содержатся в личном деле трудящегося. Они также могут храниться в специальной папке. Законодательством четко определено место, где хранить официальные бумаги. Этим местом является архив.

Обычно заявления на отдых хранятся 75 лет. Для людей, имеющих высокую и ответственную должность (начальник предприятия, сотрудник с государственной должностью, ученой степенью), должно осуществляться постоянное хранение личных дел.

Любое поданное трудящимся заявление будет храниться в течение 5 лет, если предприятие не создает дела о каждом трудящемся в организации.

ФЗ № 125 от 22 октября 2004 года и Постановление Правительства Российской Федерации обозначили перечень обязанностей, которые должны выполнять фирмы, чтобы обеспечить сохранность официальных бумаг. Ст. 3 ФЗ № 125 дает определение понятию «архивный документ».

Согласно закону, архивным документом является информационный носитель, содержащий определенный набор данных и необходимый для хранения, так как он является значимым для общества. Знание понятия архивного документа поможет лучше разобраться в тонкостях законодательства.

Сроки хранения приказов и заявлений на отдых могут варьироваться. В одних случаях срок составляет многое время – 75 лет, а в других – 5. Документация, хранящаяся в организации, содержится либо в специальной папке, которая создается, основываясь на определенном принципе, либо в личном деле сотрудника предприятия. 75 лет хранятся заявления на отдых, если предприятием предоставляется отдых без сохранения заработной платы, если выдается отпуск, чтобы ухаживать за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста. 5 лет будут храниться документы, связанные с ежегодным оплачиваемым отпуском. Заявления и приказы, касающиеся изменения срока и времени отпуска и отзыва из отпуска, также должны храниться в течение 5-летнего срока.

Какая ответственность за нарушение порядка и сроков хранения

Несоответствующее хранение кадровой документации — повод для привлечения к административной ответственности. Варианты наказаний следующие:

предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей за нарушение порядка хранения и ведения кадровых документов;
штраф от 5000 до 10000 рублей за уничтожение документации до наступления предусмотренного для этого срока.

Если вам кажется, что суммы не такие уж и значительные, то стоит обратить внимание на то, что каждый факт правонарушения фиксируется отдельно. Следовательно, платить придется намного больше. Есть и еще один момент: за повторное правонарушение работодателя могут дисквалифицировать на срок от 1 года до 2 лет.

Ведение личных дел работников в 2021 году: основные правила

Формирование личных дел, как правило, поручается кадровику или делопроизводителю. Поскольку информация, которую приходится использовать в процессе работы, носит персональный характер, требования по защите персональных данных неукоснительно соблюдайте! Порядок оформления личных дел закрепляется на локальном уровне — приказом, распоряжением, специальной инструкцией или нормативным актом. Дополнительно работодатель устанавливает перечень документов, включаемых в состав личного дела, куда обычно входят:

внутренняя опись личного дела;
анкеты, тесты, автобиография, заявление о приеме на работу и другие документы, полученные от работника на этапе собеседования;
копии дипломов, аттестатов, лицензий, сертификатов и других документов о образовании, квалификации, специальных навыках и знаниях;
трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
копии паспорта, ИНН, страхового свидетельства;
аттестационные листы и отзывы коллег о работнике;
характеристики и рекомендательные письма;
докладные и служебные записки;
должностные инструкции;
акты и уведомления;
личные заявления и справки о состоянии здоровья;
копии приказов по личному составу, имеющие отношение к работнику — о переводах, поощрениях, долгосрочных командировках, направлении на обучение, применении и снятии дисциплинарных взысканий;
личный листок (карточка) по учету кадров.

Это важно знать: Заявление на отпуск с оплатой проезда (образец)

В целом же состав личного дела определяется особенностями взаимоотношений с конкретным сотрудником и характером порученной ему работы. Например, в папку на работника, имеющего доступ к коммерческой или иной охраняемой законом тайне, подшивается соглашение о неразглашении конфиденциальных данных. А в деле работающего инвалида хранятся копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности.

Законодатель не унифицировал форму личного дела. Следовательно, каждая организация вправе самостоятельно решать, как должна выглядеть такая папка и какие документы в нее следует подшить. Как правило, в основу ложится личный листок (карточка) по учету кадров, содержащий персональные и биографические сведения о сотруднике (дату рождения, ФИО, пол, семейное положение, профессия, уровень владения иностранными языками и т.д.). Это может быть как унифицированная форма Т-2, так и разработанный работодателем бланк.

Заполняет его сам работник после трудоустройства, подтверждая достоверность предоставленных сведений подписью с указанием даты. Сюда же вклеивается фото. Чтобы обновить сведения (например, в случае изменения семейного положения, получения ученого звания или повышения квалификационного уровня), составляется дополнение.

О правилах работы с унифицированными бланками Т-2 читайте на портале «Кадровое дело»:

Личная карточка работника по форме №Т-2: порядок оформления
Простые секреты личной карточки
Срок хранения личных карточек Т-2

Сформированное личное дело хранится в отделе кадров вплоть до увольнения сотрудника. Доступ к папкам строго ограничивается. После прекращения трудовых отношений, не позднее трех лет с момента увольнения, дело передается в архив. Еще до передачи в самый конец папки помещается лист-заверитель с указанием количества листов, особенностях физического состояния и формирования тома, датой оформления и подписью ответственного должностного лица.

В помощь кадровику — полезное видео о том, как привести локальную документацию в порядок и утвердить недостающие формы для комфортной работы по учету кадров, и подборка готовых кадровых документов для скачивания:

Читайте также: