Какой документ обсуждается на собрании трудового коллектива

Опубликовано: 17.05.2024

КоАП РФ – Кодекс об административных правонарушениях Российской Федерации.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ

Коллективный договор – правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей [ст. 40 ТК РФ].

Инициатива заключения договора. Выбор представителей

Выступить с инициативой заключения коллективного договора могут как представители работодателя, так и представители работников.

Согласно части 1 статьи 33 ТК РФ представителями работодателя при проведении коллективных переговоров, заключении или изменении коллективного договора являются руководитель организации или уполномоченные им лица в соответствии с законами, иными нормативными правовыми актами, учредительными документами организации и локальными нормативными актами.

Согласно части 1 статьи 29 ТК РФ представителями работников являются:

- профессиональные союзы и их объединения;

- иные профсоюзные организации, предусмотренные уставами общероссийских и межрегиональных профсоюзов;

- иные представители, избираемые работниками в случаях, предусмотренных статьей 31 ТК РФ.

Иные представители работников избираются при отсутствии на предприятии профсоюзной организации, а также при наличии профсоюзной организации, объединяющей менее половины работников. На общем собрании (конференции) работники могут поручить представление своих интересов такой профсоюзной организации либо иному представителю (статья 31 ТК РФ).

Если в организации нет представительного органа работников, то на общем собрании (конференции) работников тайным голосованием избираются представители трудового коллектива (ст. 31 ТК РФ).

На заметку

Заключение коллективного договора обязательно в случае, если работники выступили с инициативой заключить такой договор. Это правило распространяется на всех работодателей, в том числе индивидуальных предпринимателей, независимо от размера и численности предприятия, а также его организационно-правовой формы.

Небольшой организации достаточно избрать одного представителя из своего коллектива, который будет подписывать коллективный договор от имени работников. Ниже приведен образец протокола собрания работников для такой небольшой организации:

ПРОТОКОЛ

собрания работников организации

Общество с ограниченной ответственностью «Новая Компания»

г. Энск 11 января 2011 г.

Численный состав работников организации: 10 человек .

Присутствовало: 9 человек.

1. Избрание председательствующего собрания.

2. Избрание секретаря собрания.

3. Избрание представителя работников для заключения коллективного договора.

По вопросу 1 повестки дня:

Выступил: Дмитриев Алексей Иванович и предложил избрать председательствующим Петрова Андрея Николаевича.

Вопрос повестки предложен для голосования.

Результаты голосования: За (100% голосов).

По вопросу 2 повестки дня:

Выступила: Павлова Ольга Петровна и предложила избрать секретарем собрания Комову Марию Ивановну.

Вопрос повестки предложен для голосования.

Результаты голосования: За (100% голосов).

По вопросу 3 повестки дня:

Выступил: Петров Андрей Николаевич и предложил поручит представлять интересы работников по вопросам заключения, изменения и контроля коллективного договора Громову Ивану Петровичу.

Вопрос повестки предложен для голосования.

Результаты голосования: За (100% голосов).

РЕШЕНИЕ

собрания работников организации

Общество с ограниченной ответственностью «Новая Компания»

1. Избрать председательствующим на собрании Петрова Андрея Николаевича.

2. Избрать секретарем собрания Комову Марию Ивановну

3. Избрать Громова Ивана Петровича представителем работников организации для заключения коллективного договора.

Председательствующий Петров /Петров А.Н./

Секретарь Комова /Комова М.И./

Содержание коллективного договора

Содержание и структура коллективного договора определяются сторонами (ст. 41 ТК РФ).

В коллективный договор могут включаться взаимные обязательства работников и работодателя по следующим вопросам:

· формы, системы и размеры оплаты;

· выплата пособий, компенсаций;

· механизм регулирования оплаты труда с учетом роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором;

· занятость, переобучение, условия высвобождения работников;

· рабочее время и время отдыха, включая вопросы предоставления и продолжительности отпусков;

· улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи;

· соблюдение интересов работников при приватизации государственного и муниципального имущества;

· экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве;

· гарантии и льготы работникам, совмещающим работу с обучением;

· оздоровление и отдых работников и членов их семей;

· контроль за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон, обеспечение нормальных условий деятельности представителей работников, порядок информирования работников о выполнении коллективного договора;

· отказ от забастовок при выполнении соответствующих условий коллективного договора;

· другие вопросы, определенные сторонами.

В коллективном договоре с учетом финансово-экономического положения работодателя могут устанавливаться льготы и преимущества для работников, условия труда, более благоприятные по сравнению с установленными законами, иными нормативными правовыми актами, соглашениями.

Процедура заключения коллективного договора

Проект коллективного договора разрабатывает сторона, инициирующая коллективные переговоры.

Сторона, инициирующая переговоры, направляет уведомление о начале переговоров. Определенных требований к составлению такого уведомления ТК РФ не содержит. Оно может быть составлено в произвольной форме.

В уведомлении целесообразно предложить:

- конкретную дату начала переговоров,

- место их проведения,

- состав комиссии по ведению переговоров от своей стороны.

Сроки, место и порядок проведения коллективных переговоров определяются представителями сторон, являющимися участниками указанных переговоров (ст. 37 ТК РФ).

Сторона, получившая уведомление, должна в 7-дневный срок начать переговоры (ст. 36 ТК РФ).

Обратите внимание! Согласно статье 54 ТК РФ представители сторон, уклоняющиеся от участия в коллективных переговорах по заключению, изменению коллективного договора или неправомерно отказавшиеся от подписания согласованного коллективного договора подвергаются административному штрафу по статье 5.28 КоАП в размере от 1000 до 3000 рублей.

Проект коллективного договора утверждается общим собранием (конференцией) работников организации. Форма голосования устанавливается собранием трудового коллектива (конференцией).

Правомочным общее собрание считается, если в нем участвует более половины трудового коллектива организации. Решение общего собрания принимается большинством голосов.

Если в ходе коллективных переговоров не принято согласованное решение по всем или отдельным вопросам, то необходимо составить протокол разногласий (ст. 38 ТК РФ). В протоколе желательно отразить существо разногласий, конкретные позиции и предложения сторон. Дальнейшее урегулирование разногласий осуществляется в порядке, установленном для разрешения коллективных трудовых споров.

Если разногласий нет, то необходимо подписать коллективный договор сторонами.

С момента подписания коллективные переговоры завершены и коллективный договор подлежит регистрации.

Уведомительная регистрация договора

В течение 7 дней со дня подписания коллективного договора работодатель или представитель работодателя направляют коллективный договор на уведомительную регистрацию в соответствующий орган по труду. Этот орган определяется на уровне субъекта РФ.

Обратите внимание! Вступление коллективного договора в силу не зависит от факта его уведомительной регистрации.

При осуществлении регистрации коллективного договора соответствующий орган по труду выявляет условия, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, и сообщает об этом представителям сторон, подписавшим коллективный договор, а также в соответствующую государственную инспекцию труда. Условия коллективного договора, ухудшающие положение работников, недействительны и не подлежат применению (ст. 50 ТК РФ).

Срок действия коллективного договора

Коллективный договор заключается на срок не более 3 лет и вступает в силу:

- со дня подписания его сторонами,

- (или) со дня, установленного коллективным договором.

Стороны имеют право продлевать действие коллективного договора на срок не более 3 лет. Действие коллективного договора распространяется на всех работников данной организации, ее филиалов, представительств, иных обособленных структурных подразделений (ст. 43 ТК РФ).

Законом предусмотрены следующие виды ответственности работодателя:

Нарушение

Непредставление работодателем или лицом, его представляющим, в срок, установленный законом, информации, необходимой для проведения коллективных переговоров и осуществления контроля за соблюдением коллективного договора

Примечание. Согласно ст. 37 ТК РФ стороны должны представлять друг другу не позднее 2-х недель со дня получения соответствующего запроса имеющуюся у них информацию, необходимую для ведения коллективных переговоров

наложение административного штрафа в размере от 1000 до 3000 рублей

Статья 5.29 КоАП РФ

Необоснованный отказ работодателя или лица, его представляющего, от заключения коллективного договора

наложение административного штрафа в размере от 3000 до 5000 рублей

Статья 5.30 КоАП РФ

Нарушение или невыполнение работодателем или лицом, его представляющим, обязательств по коллективному договору

Составление протокола общего собрания трудового коллектива необходимо для регистрации действий на общекорпоративных собраниях. Поводом для таких мероприятий могут стать совершенно разные обстоятельства:

выбор кандидатур для представления на различных конференциях, семинарах, съездах,
утверждение каких-то внутренних документов, актов,
внесение изменений в коллективные договоры,
подведение итогов работы или ознакомление со стратегией развития компании и т.д.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Обычно подобные собрания проводятся в крупных организациях, где разветвленная сеть структурных подразделений и большое количество сотрудников. Малые предприятия, как правило, обходятся без подобных формальностей.

Для чего нужны общие собрания и зачем документировать их проведение

Трудовой коллектив – это не просто определенное количество работников одного предприятия, взаимодействующих друг с другом и внешними субъектами для достижения общих целей. Это отдельный орган, который также как руководство компании и ее административная часть наделен определенными полномочиями. Для того, чтобы коллектив мог принять решение по какому-либо животрепещущему вопросу, требуется собрать его в одном месте и вынести данный вопрос на обсуждение.

Следует отметить, что тема собрания может касаться как одной проблемы, так и сразу нескольких.

Общие собрания позволяют выстроить вертикальную связь между рядовыми сотрудниками предприятия и ее руководством, обеспечить оперативное решение острых внешних и внутрикорпоративных проблем и трудовых споров, создавать и утверждать нормативные акты и документы, а также решать любые другие актуальные вопросы.

Роль протокола в этом процессе также вполне понятна и проста: он последовательно регистрирует все, что происходит на собрании, для письменного отражения мнения или решения его участников. В итоге в дальнейшем этот документ служит основанием для руководства компании при принятии каких-то мер, разработке документов и т.п. действий.

Порядок проведения собрания

За несколько дней до события все работники коллектива извещаются о назначенной дате общего собрания. Уведомляя сотрудников, желательно коротко обозначить и тему мероприятия.
В определенное заранее время работники собираются в установленном месте, среди них обязательно должны присутствовать председатель и секретарь собрания. Первый, обычно управляет ходом мероприятия, второй производит письменную фиксацию всего происходящего в специальном протоколе и ведет подсчет голосов при голосовании. При этом оба эти человека должны быть работниками той же организации, собрание трудового коллектива которой проводится и иметь определенный авторитет.

В большинстве случаев избрание председателя и секретаря проводится сроком на один год.

Следует отметить, что собрание считается состоявшимся только тогда, когда на нем присутствует не менее половины работников фирмы и точно также любой вопрос считается решенным, только при условии, что по нему проголосовало более половины собравшихся.

Правила составления протокола

Протокол общего собрания трудового коллектива не имеет единого унифицированного образца рекомендованного к применению, поэтому писаться может в свободной форме или по определенному шаблону, разработанному на предприятии и утвержденному в его учетной политике. При этом есть ряд сведений, который следует отразить в нем обязательно, это:

наименование организации,
номер и дату составления,
количество штатных и внештатных работников,
количество присутствующих,
информацию о председателе собрания и секретаре.

В протоколе фиксируется вся последовательность событий, происходящих на собрании, в том числе вопросы, вынесенные на повестку дня и результаты голосования по ним (если таковое голосование имело место быть).

Протокол может быть очень подробным, а может и достаточно сжатым, фиксирующим только основные моменты собрания – никаких норм здесь нет.

При необходимости к протоколу могут прикрепляться какие-то дополнительные приложения, имеющие прямое отношение к тем вопросам, которые рассматривались на собрании – сведения о них также должны быть отражены в основном тексте документа.

Правила оформления протокола

Протокол может оформляться в любом виде: на простом стандартном А4 листе или же на фирменном бланке организации, причем как в печатном так и в рукописном виде. Главное условие: он должен содержать «живые» автографы председателя собрания и секретаря, которые таким образом удостоверяют факт того, что все внесенные в него сведения верны. Документ можно заверить печатью, но не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП законом освобождены от требования использовать при визировании бумаг печати и штампы.

Протокол составляется в одном экземпляре, который после утраты актуальности отправляется в архив предприятия, где лежит в течение полагающегося по закону периода, а затем утилизируется.

Трудовой коллектив наделен правом принятия решений и правом обращения к руководству компании или предприятия. Собрание коллектива должно оформляться в виде протокола. Данный документ имеет четкую структуру и должен быть правильно оформлен. Иначе он может быть просто проигнорирован работодателем.

Протокол собрания трудового коллектива предусмотрен трудовым законодательством – ТК РФ статья 44. Указанный документ включает несколько частей. Так, в ней следует отражать вопросы, которые обсуждались, и принятое решение. Кроме того, следует протоколы собрания трудового коллектива нужно правильно оформлять, чтобы нельзя было оспорить правомочность такого собрания. Для того, чтобы оформить протокол собрания трудового коллектива в Москве, обращайтесь к специалистам нашего портала. По доступной цене они оперативно помогут составить документ.

Протокол собрания трудового коллектива: содержание

Можно использовать распечатанные типовые бланки протоколов. При заполнении бланка протокола следует указывать дату подписания, а также точные сведения о числе участников собрания и наименование предприятия. Образец заполнения должен содержать несколько обязательных положений. Их следует описать более подробно:

Составление протокола должно начинаться с указания обсужденных вопросов. Кроме того, надо отражать докладчика, то есть работника, который ставил такие вопросы на обсуждения. Важно указывать секретаря собрания;
Протокол должен включать сведения о результатах голосования по каждому из поставленных вопросов. Для принятия решений достаточно простого большинства голосов. Это 50% плюс 1 голос;
Протокол обязательно включает отражение принятых решений. Например, про расторжение заключенных трудовых соглашений, повышение заработной платы и так далее.

Протокол собрания трудового коллектива заверяется членами собрания. Если их много, то протокол может быть заверен докладчиком, секретарем и членами избранного президиума собрания.

Собрание трудового коллектива: для чего оно нужно?

Собрание – это событие, в ходе которого могут быть решены важные вопросы. Если это собрание коллектива, в его рамках как раз решаются проблемы рассматриваемого трудового коллектива, а также важные вопросы, касающиеся жизнедеятельности организации. Собрание может помочь в решении конфликтов и разногласий между работниками.

Чтобы собрание имело официальную силу, на нем должны присутствовать от 50% до 70% коллектива. Но точное число присутствующих для решения вопроса должно зависеть от его сути. Решение будет принято, ориентируясь на точку зрения большинства присутствующих. Голосов «за» или «против» должно быть больше половины.

Рассматриваемый формат принятия решений актуален не только на различных производственных предприятиях, но и в других заведениях. Например, школах или ВУЗах.

Протокол собрания трудового коллектива: особенности

Протоколы являются выражением мнения коллектива. Однако под тем или иным воздействием оно может меняться и наиболее активные участники окажутся в невыгодном положении. Чтобы исключить всякого рода манипуляции, лучше всего обращаться к нотариусу для удостоверения подлинности протокола. Тогда документ не может быть оспорен.

Протокол собрания рабочего коллектива: порядок подписания

Нотариус проверяет наличие необходимых подписей, убеждается в добровольности подписания документа. Кроме того, он проверяет паспорта участников, чтобы удостоверить их личности.

Один экземпляр остается у него и на него всегда можно сослаться в качестве доказательства. Допускается подписание документа по доверенности. Тогда такое лицо предоставляет саму доверенность и в документе делается запись о выполнении подписи от имени доверителя другим лицом.

Вы можете скачать образец в любом удобном вам формате: pdf, doc, png а также распечатать для дальнейшего заполнения.

При прежней власти, в советские времена, трудовые коллективы имели обширный круг прав. И это выражалось не только на бумаге, но и в реальной жизни. Работники организации, фирмы, предприятия в полной мере принимали участие в руководстве. Однако в нынешнее время роль трудового коллектива и каждого работника в отдельности значительно уменьшилась, постоянно приходится бороться за свои права. И это легко объяснить. Сейчас практически все находится в частном пользовании. Естественно, что собственник имеет желание самостоятельно принимать решения, не советуясь с рядовыми сотрудниками. Это логично, потому что только тот, кто вкладывается и рискует собственным капиталом, имеет право принимать решения.

Общее собрание трудового коллектива созывается в том случае, если возникает необходимость решать важные вопросы, связанные с жизнедеятельностью организации. Однако коллектив может быть огромным, в этом случае собрания трудового коллектива проводятся по цехам, структурным подразделениям. Как правило, на такие собрания выносятся социальные и другие принципиально важные вопросы. Они играют существенную роль для каждого работника предприятия, потому в принятии решения обязан принять участие каждый член коллектива.

В многочисленном коллективе после собраний, проведенных в цехах, следует конференция делегатов от всех структурных подразделений. Это также позволяет услышать мнение каждого.

Принципы работы собрания

Общее собрание трудового коллектива нет необходимости созывать чаще одного или двух раз в год. Конечно, если не случилось что-то чрезвычайное. В промежутках между большими собраниями действует совет трудового коллектива, в котором участвуют представители трудящихся. На собраниях они решают текущие вопросы. Стоит сказать, что члены участвуют в таких советах только на общественных началах, не получая материальное вознаграждение за свои услуги.

Особым видом собрания является профсоюзный комитет. Профсоюз существует в любой организации и представляет широкие слои населения, защищает права народа. Профсоюз имеет достаточно широкие функции, основной упор делается на социальную защиту населения, решение вопросов заработной платы.

Полномочия рабочих прописаны в Уставе предприятия. Там определяется круг полномочий, которыми обладает общее собрание, совет трудового коллектива. Круг решаемых вопросов определяется коллективным договором. Как правило, это вопросы самоуправления, информация по вопросам производства, различные вопросы, круг которых определен в соответствии с коллективным договором. К этому документу прилагаются приказ и положение о трудовом коллективе.

Стоит знать, что коллектив выступает субъектом Законодательства, его права и обязанности подкреплены законами. В настоящее время его роль оценивается как незначительная. Естественно, надо стремиться к ее увеличению, тогда интересы трудящихся будут соблюдаться в полной мере. Заинтересованный работник, знающий, что его права есть кому отстоять, всегда будет лучше работать. Важно это донести до руководства, потому что не все начальники на современных предприятиях понимают эту простую истину. Однако этого недостаточно.

Необходимо еще, чтобы наемные работники участвовали в капитале предприятия, то есть покупали его акции.

Тогда они получат доступ к собранию акционеров, что повысит роль простых работников в управлении компанией. Они напрямую смогут влиять на руководство и сами окажутся среди руководителей. Это относится к предприятиям любого уровня, а не только к гигантам производства. Таковы основы жизнедеятельности любой компании. Их необходимо объяснять простым работникам, которые зачастую не имеют представления и о половине своих прав.

Документ составляется, если планируется провести общее собрание трудового коллектива и зафиксировать его решения по каким-либо вопросам. Чаще всего представителями работников являются профсоюзы, но они формируются не всегда, это право работников, а не обязанность. Между тем, по ТК РФ, работодатель обязан взаимодействовать с трудящимися: например, при разрешении коллективных споров примирительной комиссией (в ней должны участвовать в обязательном порядке представители трудящихся) либо при разработке и изменении коллективного договора.

Планирование мероприятия рекомендуется начать с формулировки целей, и темы для собраний трудового коллектива можно предложить следующие:

разрешение споров разного уровня;
принятие локальных документов или изменений в них;
выбор и утверждение кандидатур на звание представителей, выступающих от имени работников;
донесение информации о нововведениях до трудящихся.

—>СПРАВОЧНИК АДВОКАТА —>

— предложила кандидатуру Григорьевой С.А. инженера по охране труда.Инженер-программист Синицын Г.В. — предложил кандидатуру Федорова Е.Н.

ведущего специалиста.Слесарь Карпов Е.Ф. — предложил кандидатуру Леоновой Г.В. комплектовщика.Водитель Рогов А.В.

— предложил кандидатуру Ивановой Е.И.

кладовщика.Начальник отдела кадров Маркова Т.Д. — предложила избрать в качестве представителей трудового коллектива для ведения переговоров предложенные кандидатуры.Постановили:избрать указанных работников в качестве представителей трудового коллектива для ведения коллективных переговоров.За принятие решения проголосовало:за — 292 человек (98% от числа присутствующих)против — 6 человек (2%)воздержавшихся нет.3.

Выступила:Инспектор по кадрам Ильина Н.Г.

Процедурные вопросы

Перед проведением решите, сколько человек для принятия решения трудового коллектива необходимо на собрании и при голосовании. Законодательством этот вопрос не определен. Таким образом, ответ следующий: либо количество, указанное в локальных актах, либо большинство.

Заранее следует выбрать и секретаря проводимого мероприятия. Такое решение отражается в локальных нормативных актах организации или в самом протоколе, либо ответственный сотрудник определяется заранее для ряда коллективных сборов на текущий год, например. Обычно выбирают сотрудника с опытом работы с документами: специалиста отдела кадров, бухгалтера и т. д., которые знают, как оформить собрание трудового коллектива правильно и как хранить документ. Хранение необходимо для подтверждения законности принятых решений и полномочий представителей.

Протокол составляется либо по нормам локальных актов, либо в соответствии с общими положениями о документообороте таким образом, чтобы из него была ясна суть документа и принятых решений.

Важные сведения о ведении протокола собрания трудового коллектива

Собрание считается состоявшимся, если число собравшихся больше 50% всех числящихся сотрудников, или когда не меньше 30%, выбранных делегатов. Коллектив должен собираться, самое меньшее, 1 раз в год, и в случае необходимости. Председатель обычно избирается на год большинством голосов членов трудового коллектива. Выбирают из числа сотрудников, до выборов человек должен некоторое время проработать на данном предприятии.

В протоколе включается перечень лиц, воздержавшихся от голосования. Дата может быть одинарная, если в один день заканчивается заседание, Если вопрос решался несколько дней, то проставляется дата начала и конца консилиума. Нумерация ведётся, начиная с начала года и в порядке возрастания. Иногда требуют выписку из протокола, тогда предоставляют копию фрагмента, при этом в заголовке отмечают – Выписка.

Секретарь готовит ксерокопии документа, и выдают всем членам коллектива почтой, лично в руки и электронными сообщениями. Выдержку из протокола, где отмечается решение, размещают на доске объявлений. К протоколам нужно относиться серьёзно, очень часто они являются свидетелями жизни коллектива.

Соглашение о намерениях между юридическими лицами, образец

Вводная часть

Здесь необходимо указать:

наименование предприятия;
точную дату проведения;
место проведения;
количество присутствующих, сколько процентов они составляют от списочного состава.

Основная часть

Оформлению этой части уделите особое внимание. Желательно подробно отразить все вопросы повестки дня, принятые решения, результаты голосования. Формулировки не обязательно должны соответствовать законодательству, главное — понятность и однозначность. Повестка дня пишется по пунктам, обычно начинается с выборов председателя и секретаря, если они не были выбраны ранее. Затем приводится ее обсуждение, собираются предложения. Затем проводится голосование отдельно по каждому вопросу, и в протокол вносится информация, сколько сотрудников проголосовали «за» и сколько «против». Желательно указать и результат.

Коллективный договор

В коллективный договор могут включаться взаимные обязательства работников и работодателя по следующим вопросам: · формы, системы и размеры оплаты; · выплата пособий, компенсаций; · механизм регулирования оплаты труда с учетом роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором; · занятость, переобучение, условия высвобождения работников; · рабочее время и время отдыха, включая вопросы предоставления и продолжительности отпусков; · улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи; · соблюдение интересов работников при приватизации государственного и муниципального имущества; · экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве; · гарантии и льготы работникам, совмещающим работу с обучением; · оздоровление и отдых работников и членов их семей; · контроль за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон, обеспечение нормальных условий деятельности представителей работников, порядок информирования работников о выполнении коллективного договора; · отказ от забастовок при выполнении соответствующих условий коллективного договора; · другие вопросы, определенные сторонами.

Содержание и хранение протокола

Составление протокола

Порядок ведения протокола целесообразно рассматривать применительно к трем этапам :

Подготовительные действия;
Составление протокола;
Ознакомление с протоколом заинтересованных лиц.

Во время собрания секретарь осуществляет полную и подробную запись хода обсуждений , после чего он в максимально сжатые сроки обязан составить протокол и представить его для ознакомления и утверждения председателю.

Помимо секретаря и председателя, протокол должен быть подписан всеми участниками.

Каждый участник при входе в зал заседания (или выходе из него) внесет в данный документ свои фамилию, инициалы и подпись . Такой регистрационный лист впоследствии прикладывается к протоколу .

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Предлагаем ознакомиться: Ответ на расторжение договора в одностороннем порядке

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:

номер документа;
дата создания;
наименование организации;
населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие;
список лиц, присутствующих на совещании (с внесением их должностей, ФИО);
данные по председателю совещания и секретаря;
повестка дня (т.е. те вопросы, которые необходимо решить);
факт проведения голосования (если оно проводилось) и его итоги;
результат совещания.

Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.

При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.

Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.

Роль протокола

Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.

Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.

Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.

Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.

Прежде чем начать собрание…

Прежде чем собирать всех за круглым столом, подумайте, о чём бы Вы хотели побеседовать в первую очередь? Какие проекты нуждаются во внимании? Есть ли среди них дедлайны? Что конкретно надо изменить в работе компании? Как проработать новые стратегии успеха?

Вы должны иметь конкретную цель и план действий. Главная задача – проинформировать сотрудников о новостях фирмы, вдохновить и мотивировать каждого, прийти к консенсусу решения важных заданий.

Три положительных аспекта коллективных собраний:

во-первых, руководители берут на себя ответственность за область собственной деятельности и работают продуктивнее;
во-вторых, каждый член персонала заряжается энергией, позитивом и нацеливается на достижение хороших результатов;
в-третьих, сотрудники обмениваются личным опытом, поддерживают и помогают друг другу, укрепляют командный дух, эффективно развиваются.

Правило №7. Никакой воды, пустой траты времени, скуки!

Организаторам следует помнить: будете много говорить, говорить, говорить… половина аудитории уснёт. Ваша речь не должна быть длинной и занудной. Развивайте ораторские способности, учитесь логически изменять интонацию, делать паузы и играться голосом. Умение сосредоточить внимание публики взглядом, жестом, удачной шуткой – превосходный двигатель любого мероприятия. Когда Вы говорите по сути, при этом грамотной речью и спокойным низким тембром – никто не пропустит ни единого сказанного слова.

Несколько полезных упражнений для развития ораторских способностей:

Выучите несколько забавных скороговорок и разогревайте артикуляционный аппарат перед важными встречами, конференциями, мастер-класcами, собраниями.
Читайте вслух. Ежедневно. Хотя бы по странице или любимом стихотворении. Учите поэзию на память. Это поможет развить дикцию и умение держать ритм.
Разогревайте связки с помощью музыкальных упражнений. Найдите обучающее видео и пользуйтесь полезными умениями каждый раз, когда вам предстоят длинные важные переговоры.
Говорите перед зеркалом. Улыбайтесь себе. Развитие обаяния пойдёт на пользу не только в бизнесе, но и в личной жизни.
Копируйте известных ораторов. Следите за их жестами и мимикой.

Полезный совет: перед собранием съешьте кислую конфету или ломтик лимона. Это возбудит Ваши вкусовые рецепторы и не даст горлу пересохнуть из-за волнения. Всегда имейте при себе стакан воды.

Правило №3. Делайте акцент на достижениях команды.

Когда Вы поделились друг с другом трудностями и обсудили, как выходить из сложных ситуаций, зарядите коллектив оглашением успехов компании или персональных сотрудников. Кто-то из персонала написал отличный отчёт? Коллега провёл успешную конференцию? Работник получил профессиональную награду, диплом или сертификат? Почему бы не похвалить достижение члена команды? Ведь это весьма влияет на общий результат и двигает компанию к прогрессу.

Не стесняйтесь хвалить и мотивировать сотрудников, поощряйте даже самые маленькие их победы. Поверьте, Вы получите гарантированную отдачу в работе в минимальные сроки.

Нормативная регламентация

В соответствие со статьей 418 Трудового кодекса Российской Федерации, деятельность участников коллективного трудового спора, договора и решения, утверждаемые в ходе разрешения этого спора, составляются в виде протоколов представительными лицами участниками коллективного трудового конфликта.

Согласно статье 399 ТК РФ, всеобщее собрание сотрудников организации признается правомочным, если на нем присутствует более половины от полного числа работников, и не менее 30% избранных делегатов.

Поверенными от работников в социальном партнерстве могут быть: профсоюзы и объединения от них, профсоюзные учреждения. Это установлено в главе 29 ТК РФ.

Правило №5. Совместно стройте планы на будущую неделю.

Когда плохое и хорошее разобрано по косточкам, можно приступать до оглашения планов на неделю. Это могут быть новые акции или предложения для клиентов, актуальные правила компании, оглашения повышений в должности, объявления выходных или праздничных дней, знакомство персонала с новыми сотрудниками.

Дружескую атмосферу превозносят корпоративные мероприятия. Будет чудесно, если к традиции еженедельных деловых собраний добавится традиция совместного отдыха, где ребята смогут спокойно пообщаться между собой. К примеру, сходите в боулинг или на трансляцию футбольного матча.

Читайте также: