Какой документ заменяет трудовую книжку для центра занятости

Опубликовано: 17.09.2024

Чтобы встать на учет в Центр занятости по увольнению или по сокращению, необходимо предоставить определенные документы.

Без них официальный поиск работы и пособие по безработице будут исключены. Что именно необходимо подготовить для постановки на учет в службу занятости, разберем в статье.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Законодательное регулирование

Основополагающим Законом, который регламентирует постановку на учет в Центр занятости, является Закон о занятости населения в РФ. Первоначальная редакция Федерального закона от 20.04.1996 № 36-ФЗ. Затем он дополнялся и расширялся, и окончательная редакция была принята 27.12.2009 и присвоен № 367-ФЗ.

Этот закон четко прописывает гарантии государства правового, экономического и организационного характеров в соответствии с Конституцией Российской Федерации, где четко указаны права граждан на труд и социальную защиту от безработицы.

В статье 3 этого Закона определены условия признания граждан безработными, в частности, таковыми считаются:

не имеющие работы и заработка;
желающие найти работу;
уволенные в силу разных причин.

Подробно все пункты обозначены в редакции Федеральных законов от 30.04.1999 № 85-ФЗ, от 10.01.2003 N 8-ФЗ, от 27.12.2009 N 367-ФЗ.

В соответствии с Федеральным законом от 23.07.2008 № 160-ФЗ регламентированы основные положения постановки граждан на учет в Центры занятости. В частности, в течение 10 дней со дня их регистрации они признаются безработными с первого дня предъявления определенного пакета документов.

Редакция Федерального закона от 22.08.2004 № 122-ФЗ дает перечень лиц, которые не могут быть поставлены на учет в центры занятости:

получающих трудовую пенсию;
не достигших 16-летнего возраста.

В службе занятости есть определенные правила, прописанные законодательно:

Граждане, отказавшиеся от 2-х предлагаемых вакансий, включая работы временного характера, будут сняты с учета.
Те, кто впервые ищут работу, не должны отказываться от двух предложений по получению профессиональной подготовки.
Если уже зарегистрированное лицо в течение 10 дней не явилось в Центр без уважительной причины для поиска работы или не посетило Центр в назначенное инспектором время, также будет снято с учета Центра занятости.
Не поставят на учет и лиц, предоставивших документы с заведомо ложной информацией.
Если человеку отказано в постановке на учет в Центр, он может подать повторно документы через календарный месяц с момента официального отказа.

Статья № 4 Закона о занятости населения дает четкое понятие, какая работа при поиске является подходящей и неподходящей. К последней категории относятся виды деятельности:

вынуждающие гражданина без его согласия сменить место жительства;
в которых условия труда хуже прописанных норм и нормативов;
где зарплата меньше заработной платы на последнем месте работы.

Здесь можно почитать о том, как получить пособие по безработице.

Перечень документов

Какие нужны документы для постановки на учет:

паспорт гражданина РФ (заменяющий документ);
трудовая книжка (трудовые и служебные контракты);
диплом об образовании (квалификации).

В зависимости от случая могут быть запрошены и другие документы:

Если работник встает на учет в сроки менее 12 месяцев с момента прекращения рабочей деятельности, то он должен представить справку о средней заработной плате с последнего места работы – за 3 последних месяца. Как правило, это форма 2-НДФЛ.
Те, кто не работал ранее и работу ищет в первый раз, предоставляют только паспорт и документ об образовании или квалификации.
Те, кто сокращен с предыдущего места работы предоставляют более полный пакет документов, о котором расскажем ниже.
Если работу ищет человек с определенной группой инвалидности, то он предоставляет индивидуальную программу реабилитации, в которой в рекомендательной форме обозначены условия и характер труда.

Посмотрите видео о том, как встать на учет в центр занятости:

Случай сокращения штата

Сокращение на предприятии или в организации (учреждении) надо проводить поэтапно:

Выходит Приказ за подписью директора.
За 2 месяца до планируемой даты сокращения работодатель в письменном виде оповещает сотрудников.
Уведомляет Центр о будущем сокращении.
Работодатель выпускает Приказ об увольнении.
В обозначенный в Приказе день сотрудник получает на руки трудовую книжку и в течение 14 дней встает на учет в Центр.

Согласно закону № 1032-1 от 19 апреля 1991 года, все руководители должны уведомлять органы Центров занятости о планируемом увольнении из-за сокращения штата.

Чтобы сокращение кадров проходило законно, работодатель должен руководствоваться пунктом 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса, где прописаны конкретные его действия, в частности, уведомить Центры занятости о предстоящем сокращении.

Это необходимо сделать, так как:

центры смогут планировать денежные средства на выплаты вновь вставшим на учет;
органы занятости населения будут иметь информацию о специалистах, которым в ближайшее время потребуется новая работа;
при отсутствии таких данных процесс поиска соответствующей работы для сокращенного специалиста затруднится и затянется.

От работодателя необходимо заявление в письменном виде, но определенного шаблона такого документа нет, поэтому форма может быть произвольной, что соответствует письму Роструда № Т3/5624-6-1.

Главное, чтобы в документе были:

шапка – с названием предприятия и реквизитами;
информация о сокращенном: его должность, профессия, квалификация, опыт, заработок;
внизу – дата, подписи.

Центры уведомляются вместе с работником – примерно за 2 месяца до окончания выполнения работ, для ИП – за 2 недели. Если увольнение имеет массовый характер, то работодатель уведомляет центры за 3 месяца.

Есть несколько способов, как уведомить службу занятости о грядущем сокращении:

Через email почту;
Обычной почтой – письмом с уведомлением;
Отправка курьера или самого сотрудника в Центр занятости для личного вручения письма и получении входящего номера на втором его экземпляре.

Образец приказа о сокращении:

Форма уведомления Центра занятости:

Уведомление работника о его сокращении:

Дополнительные бумаги

В органы занятости лучше представить справку о заработной плате по форме, которая предусмотрена в данном Центре. Можно заранее прийти туда и взять бланк, чтобы отдать его для заполнения бухгалтеру. Но, как правило, часто требуют форму 2-НДФЛ за последние полгода, начисления отпускных при использовании отпуска.

При наличии всех документов сокращенные сотрудники будут получать дополнительные выплаты:

компенсацию за неиспользованные дни отпуска.

Служба занятости начинает производить выплаты по истечении 3 месяцев после даты сокращения.

Если сотрудник прекратил исполнять служебные обязанности по собственному желанию, то он также может пойти в Центр занятости и встать на учет. Это право прописано в Федеральном законе № 1032.

В список документации при этом включается справка об уровне заработка за последние три месяца до того, как случилось расторжение договора между сторонами. Остальные документы те же: паспорт, диплом, трудовая книжка.

В Центре будут искать вакансии и отправлять на собеседования в разные организации и учреждения. При этом будет регламентировано посещение Центра – 2 раза в месяц и выплаты пособия, сумма которых определяется индивидуально и зависит от того, были вы сокращены или нет, как долго не работаете и какова была зарплата на последнем месте работы.

Чем дольше вы будете стоять на бирже, тем меньше будут выплаты:

Уволенным по соглашению первые три месяца выплачивается 75% от указанного в справке среднего заработка.
В следующие четыре месяца данная сумма уменьшается до 60% от средней заработной платы.
Еще на протяжении пяти месяцев гражданин будет получать 45% от рассчитанного показателя.

Таким образом, максимум при увольнении по соглашению сторон человек будут платить на протяжении двенадцати месяцев.

По истечении года пребывания на учете Центра занятости человек обязан устроиться на предложенную работу, иначе ему перестанут выплачивать пособие. Также повторные отказы ездить на собеседование или проходить переквалификацию могут закончиться прерыванием нахождения гражданина на учете в Центре занятости.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

О. Я. Решетова
автор ответа, консультант Аскон по трудовому праву и бухгалтерскому учету в бюджетных организациях

Вопрос

При увольнении по сокращению, чтобы получить средний заработок за второй месяц после сокращения, работник должен принести заявление, трудовую книжку без записи о приеме на работу, а если устроился на новое место - заверенную работодателем копию трудовой.

Какой документ сотрудник должен предоставить, если он ранее отказался от ведения трудовой книжки?

Если это справка о трудовой деятельности, кем она должна быть выдана, чтобы подтвердить факт нетрудоустройства?

Ответ

Вместо трудовой книжки (если работник отказался от ее ведения) работник предоставляет сведения о трудовой деятельности - справка из Пенсионного фонда по форме СТД-ПФР.

СТД-ПФР представляет собой выписку из электронного реестра ПФР с данными о трудовой деятельности работника и выдается по его запросу.

Работник может принести вам справку СТД-ПФР на бумаге с подписью специалиста ПФР и печатью фонда или в электронном виде с электронной подписью. Такой вариант возможен, если справку сотрудник заказал через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда или через портал госуслуг.

Обоснование

Получить сведения о трудовой деятельности работник может не только у работодателя, но и согласно ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ:

в МФЦ на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
в Пенсионном фонде РФ на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

В этом случае сведения о трудовой деятельности составляются по форме СТД-ПФР, которая утверждена Приказом Минтруда России от 20.02.2020 N 23н. В этом же Приказе приведен и Порядок заполнения этой формы.

Обратиться за получением данных из электронной трудовой можно в любое отделение ПФР или МФЦ на всей территории Российской Федерации. Форма СТД-ПФР заполняется на основании сведений, которые хранятся в Пенсионном фонде РФ (п. 3.1 Порядка заполнения).

При личном обращении сведения о трудовой деятельности должны выдаваться в день обращения. В случае направления в ПФР запроса по почте срок выдачи сведений о трудовой деятельности составит 10 дней.

Справка из Пенсионного фонда по форме СТД-ПФР полностью дублирует информацию из системы ведомства. То есть СТД-ПФР представляет собой выписку из электронного реестра ПФР с данными о трудовой деятельности работника и выдается по его запросу.

Внешне справка СТД-ПФР похожа на СТД-Р и на СЗВ-ТД. Разница в том, что эта форма покажет специалисту по кадрам, какие кадровые события происходили с сотрудником в тех компаниях, которые подали на него отчеты СЗВ-ТД. Информация о том, подавал ли сотрудник заявление с решением насчет трудовой книжки, в справке тоже будет.

Основанием для заполнения форм СТД-Р и СТД-ПФР являются приказы (распоряжения), иные решения или документы:

подтверждающие оформление трудовых отношений между работодателем (страхователем) и работником (зарегистрированным лицом);
содержащие сведения о трудовой деятельности работника (зарегистрированного лица), его приеме на работу, переводе на другую постоянную работу и увольнении, то есть о кадровых мероприятиях.

Формы СТД-Р и СТД-ПФР могут быть составлены и представлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Форма СТД-ПФР составляется и представляется из информационных ресурсов Пенсионного фонда по обращению зарегистрированного лица способом, указанным при обращении. Статья: Знакомьтесь, СТД-Р и СТД-ПФР (Курбангалеева О.А.) ("Советник в сфере образования", 2020, N 4) <КонсультантПлюс>

Дополнительные материалы по вопросу.

3.1. Как выплатить средний заработок за второй месяц после сокращения

Выплатите средний месячный заработок за второй месяц нетрудоустройства только после того, как работник обратился к вам за такой выплатой. Сделать это ему необходимо в письменной форме не позднее 15 рабочих дней после окончания второго месяца со дня увольнения (ч. 2, 4 ст. 178 ТК РФ). Для осуществления выплаты работник должен предъявить трудовую книжку (в случае ее ведения) и паспорт (абз. 1 п. 12 Положения о порядке высвобождения, трудоустройства рабочих и служащих и предоставления им льгот и компенсаций). Вместо трудовой книжки работником могут быть представлены сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ).

Если работник не работал весь месяц, то ему нужно выплатить средний заработок за весь месяц. Расчет производится по тем же правилам, которые применяются для расчета выходного пособия. При этом для расчета берите количество рабочих дней и нерабочих праздничных дней за второй месяц после увольнения. Если же работник нашел работу в течение второго месяца, то выплатите ему средний заработок только за те дни, когда он не был трудоустроен. Такие выводы следуют из ч. 2 ст. 178 ТК РФ.

Выплату произведите не позднее 15 календарных дней со дня обращения (ч. 4 ст. 178 ТК РФ).

Вы можете заменить выплату среднего месячного заработка за период трудоустройства единовременной компенсацией.

3.2. Как выплатить средний заработок за третий месяц после сокращения (кроме работников Крайнего Севера и приравненных к нему местностей)

Выплатите средний месячный заработок за третий месяц со дня увольнения или его часть пропорционально периоду трудоустройства, приходящемуся на этот месяц, только если есть решение службы занятости. Работник должен письменно обратиться к вам за такой выплатой не позднее 15 рабочих дней после окончания третьего месяца со дня увольнения (ч. 3, 4 ст. 178 ТК РФ).

Выплату произведите не позднее 15 календарных дней со дня обращения (ч. 4 ст. 178 ТК РФ).

А если вы по каким-то причинам не согласны с решением органа службы занятости о выплате среднего заработка, вы можете обжаловать это решение в соответствии с ч. 1 ст. 218 КАС РФ.

Кроме того, вы можете заменить выплату среднего месячного заработка за второй и третий месяцы трудоустройства единовременной компенсацией в размере не ниже двукратного среднего месячного заработка (с зачетом среднего месячного заработка за второй месяц со дня увольнения, если он выплачен) (ч. 5, 8 ст. 178 ТК РФ).

С 1 января 2021 произошли значительные изменения в различных сферах законодательства РФ, в т.ч. в Трудовом и Налоговом Кодексах, в порядке и сдаче отчетности, и многие другие. Выделим несколько основных моментов для контроля в работе кадровика, чтобы в начале года вы ничего не упустили из виду, все сделали вовремя и правильно.

Электронные трудовые книжки. Заявления о выборе и другие важные моменты

Напомним, что завершить сбор заявлений о выборе способа ведения нужно было до 31 декабря прошлого года включительно. Работникам, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки, надо было вернуть ее, а остальным — продолжать вести одновременно с электронной трудовой книжкой (далее — ЭТК).

В новом году к работодателю могут обратиться лица, у которых не было возможности подать такое заявление до 31 декабря 2020 (п. 6 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ):

работники, не исполняющие трудовые обязанности за которыми сохранено место работы:
на период отпуска или временной нетрудоспособности (например, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком);
на период отстранения от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ;
лица имеющие трудовой стаж, но по состоянию на 31 декабря 2020 не состоявшие в трудовых отношениях.

Обратите внимание, что данный список является открытым.

Указанные выше лица вправе сделать это в любое время, подав работодателю заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве (Письмо Минтруда России от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933).

С 2021 не нужно оформлять бумажные трудовые книжки тем, кто впервые будет устраиваться на работу. Законодатель не предусмотрел для этой категории права выбора, поэтому работодатель может вести на них только ЭТК (п. 8 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

К вам могут приходить устраиваться на работу лица, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки на прошлом месте работы, свидетельствовать об этом будет сделанная в ней запись. В этом случае продолжать вести бумажную трудовую книжку не надо, так как информация об отказе бывшем работодателем уже передана в ПФР, поэтому вернуться к ведению бумажной трудовой книжке на новом месте работы будет невозможно. Разъяснения по этому вопросу приведены Минтрудом России в Письме от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180.

вышли на работу после болезни, из отпуска, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком;
устроились к вам на работу, имеют трудовой стаж, и не работали на 31 декабря 2021.

Заявления на стандартные вычеты

Напомним, что работникам нет необходимости каждый год писать заявления на предоставление стандартных вычетов по НДФЛ на себя, детей и студентов. Вам достаточно получить одно заявление, которое и будет являться основанием для предоставления вычетов в течение нескольких лет.

В новом году написать заявление следует только работникам, у которых:

в заявлении прошлого года указан конкретный налоговый период — календарный год;
изменились обстоятельства получения вычета, например, 18-летний ребенок стал студентом, родился еще один ребенок.

А вот справку с места учебы для получения вычета на студента работник должен предоставлять ежегодно, в ней должны быть указаны период и форма обучения (Письмо Минфина от 21.07.2020 № 03-04-05/63596).

указавших в заявлении прошлого года налоговый период — 2020 год;
у которых изменились обстоятельства получения вычета;
устроившихся к вам на работу в новом году.

С тех, кто придет к вам на работу не с начала года, кроме заявления и обычных документов подтверждающих право на вычет, надо справку о доходах с предыдущего места работы.

График отпусков для новых сотрудников

В прошлом году утвердить график отпусков следовало до 17 декабря 2020 (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В графике отпусков надо было указать всех работников, которые состояли с организацией в трудовых отношениях на день его утверждения, даже тех, кто уволился до конца года (Письмо Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395).

Работодатель не обязан вносить изменения в утвержденный график отпусков при приеме новых работников , поскольку такой порядок трудовым законодательством не установлен, а отсутствие таких изменений не может являться основанием для привлечения к административной ответственности.

На практике этот вопрос решается двумя способами:

никакие изменения в действующий график отпусков не вносятся, а новый работник при желании уйти в отпуск просто пишет заявление о предоставлении отпуска и согласовывает его с руководителем (ч. 1 ст. 123 ТК РФ);
к действующему графику отпусков оформляется приложение по унифицированной форме № Т-7 куда включаются сведения об отпусках новых работников. Приложение утверждается в том же порядке, что и график.

Вы можете закрепить выбранный вами способ в локальном правовом акте, но делать это не обязательно, так как это право, а не обязанность работодателя.

Включать в график отпусков новых сотрудников надо только в случае, если такой порядок установлен локальным актом вашей организации.

Самозанятые

Привлекая для некоторых видов работ самозанятых, компания может сэкономить на НДФЛ и страховых взносах. Рассмотрим, когда это будет правомерно, и не несет рисков для организации.

После введения Налога на профессиональный доход (далее — НПД) у многих работодателей может возникнуть соблазн оформлять штатных или вновь принятых работников как самозанятых. Самозанятыми могут быть как физические лица без статуса ИП, так и ИП.

Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ (далее — Закон о самозанятых) устанавливает для работодателя обязанность уплачивать НДФЛ и страховые взносы в случае привлечения в качестве самозанятых своих действующих или бывших работников, с момента увольнения которых прошло менее двух лет (п. 1 и п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона о самозанятых).

Таким образом, законом установлен прямой запрет на привлечение в качестве самозанятых исполнителей действующих или бывших сотрудников в течение двух лет с даты увольнения.

Компании заключают с самозанятыми исполнителями гражданско-правовые договоры подряда или возмездного оказания услуг в порядке, установленном ГК РФ, поэтому выводы судов о переквалификации гражданско-правового договора (далее — ГПД) в трудовой, можно применить и к отношениям с самозанятыми.

По мнению Верховного Суда РФ, сам по себе факт заключения между организацией и физическим лицом ГПД, еще не говорит об отсутствии трудовых отношений . В Определение № 66-КГ17-10 от 25.09.2017 Верховный Суд определил ключевые отличительные признаки ГПД от трудового. Для удобства приведем их в Таблице 1.

Таблица 1. Ключевые отличительные признаки ГПД от трудового договора

Например, если вы нанимаете программиста для выполнения разовой работы — создания сайта в Интернете, вы можете заключить договор с самозанятым исполнителем. А если вам нужен программист для ежедневного выполнения текущих задач, который должен всегда находиться на рабочем месте, работать по графику и подчиняться внутреннему трудовому распорядку, вы принимаете его на работу по трудовому договору.

Если вы привлекаете самозанятого исполнителя, обратите внимание на следующие моменты:

проверяйте его регистрацию на сайте ФНС: https://npd.nalog.ru/check-status/ . Если регистрация в налоговом органе отсутствует, компании придется на выплаченные вознаграждения начислить НДФЛ и страховые взносы;
запрашивайте у исполнителя чек из приложения «Мой налог» на каждую оплату работ/услуг, он нужен для подтверждения расходов статуса самозанятого;
включайте в договор условие об обязанности сразу сообщить при утрате права применения НПД;
вы не должны являться единственным заказчиком работ/услуг.

Последствия переквалификации ГПД с самозанятым в трудовой договор:

штраф по статье 5.27 КоАП РФ: для должностных лиц от 10 до 20 тысяч руб.; для ИП от 5 до 10 тысяч руб.; для организаций от 50 до 100 тысяч руб.;
доначисление НДФЛ и страховых взносов как за работника;
начисление штрафов за неуплату налогов и страховых взносов;
оплата больничных, отпусков и иных компенсаций, которые были бы положены по трудовому договору.

Обратите внимание, что все вышесказанное о переквалификации ГПД в трудовой договор справедливо и для самозанятого ИП, а не только для плательщика НПД без статуса ИП. Об этом свидетельствует Определение Верховного Суда № 302-КГ17-382 от 27.02.2017.

Аналогичными будут и последствия для организации при переквалификации ГПД с самозанятым ИП в трудовой договор: придется заплатить НДФЛ и страховые взносы, штрафы и пени; ответственность по статье 5.27 КоАП РФ; выполнить обеспечение социальных гарантий.

Поэтому будьте бдительны и привлекайте самозанятых исполнителей только в случаях, когда это правомерно и соответствует сути гражданско-правовых отношений, а не трудовых.

Проверьте наличие регистрации у самозанятых на сайте ФНС, с которыми вы уже заключили договор или планируете заключить в январе 2021 , попросите предоставить справку, подтверждающую постановку на учет. Самозанятый может распечатать ее из мобильного приложения «Мой налог» или Личного кабинета на сайте ФНС.

СЗВ-М на физических лиц, работающих по ГПД

Сразу скажем, что в СЗВ-М включать самозанятых исполнителей по ГПД не нужно, т.к. ваша компания не является в отношении этих лиц страхователем (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ, п. 1 ст. 419 НК РФ.)

Напомним, что сведения о застрахованных физических лицах, работающих по ГПД, надо отражать в СЗВ-М за все периоды действия договора, независимо от подписания акта и оплаты.

Внутри компании организуйте документооборот так, чтобы информация обо всех сделках с физическими лицами, работающих по ГПД была у сотрудника ответственного за подготовку и сдачу СЗВ-М.

СЗВ-ТД

Постановление Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п) устанавливает следующие сроки для подачи СЗВ-ТД в 2021 году:

при приеме на работу или увольнении — следующий рабочий день после издания приказа;
при прочих кадровых мероприятиях (перевод, например) или изменения способа ведения трудовой книжки (для тех, кто ранее оставил бумажный вариант) — 15 число следующего месяца.

Если численность работников 25 человек и больше, сдавать СЗВ-ТД нужно в электронном виде. Если меньше, то можно сдать бумажную форму.

Обратите внимание, что с 1 января 2021 введена административная ответственность за непредставление в установленный срок формы СЗВ-ТД и представление сведений в неполном объеме или в искаженном виде (п. 8 ст. 1 Федерального закона от 01.04.2020 № 90-ФЗ). Размер штрафа для должностных лиц организации составляет от 300 до 500 руб. Данный штраф может применяться и к руководителю организации (ст. 2.4 и 15.33.2 КоАП).

С 1 января 2021 не забывайте подавать СЗВ-ТД на следующий рабочий день после издания приказа о приеме на работу или увольнении.

Удаленная работа. С 1 января 2021 действуют новые правила

Вступили в силу поправки введенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ к гл. 49.1 ТК РФ, выделим основные моменты:

теперь можно утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
время взаимодействия сотрудника с работодателем считается рабочим;
уволить удаленного работника кроме общих случаев, установленных ТК РФ, можно еще по двум основаниям:
не выходит на связь более 2 рабочих дней подряд;
не может работать на прежних условиях в связи с переездом в другую местность;
подписывать трудовой договор (изменять, расторгать) следует только усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — ЭП), для работника допускается усиленная неквалифицированная (ЭП);
взаимодействовать с сотрудником можно любыми способами, главное фиксировать получение электронных документов, конкретный порядок следует установить в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
компания должна будет предоставлять сотруднику оборудование и другие средства, также он может использовать собственное (арендованное) имущество, но в этом случае надо компенсировать ему расходы;
определены два вида временной дистанционной работы:
непрерывная — на срок не более 6 месяцев,
периодическая — когда идет чередование работы дома и в офисе;
режим экстренной удаленной работы вводится в двух случаях:
на основании решения органа государственной власти или местного самоуправления;
в случаях возникновения угрозы жизни или нормальных жизненных условий, например, эпидемия, производственная авария, пожар и др.

Экстренный режим вводится принятием локального нормативного акта , в это случае получать согласие сотрудников на перевод и вносить изменения в трудовые договоры не нужно.

Если же компания не может перейти на удаленную работу вследствие своего вида деятельности, придется оплачивать работнику простой по независящим от сторон причинам в размере не менее двух третей оклада (тарифной ставки).

Для крупных компаний удобнее будет разработать и утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте, при необходимости внести изменения в Правила внутреннего трудового распорядка и Положения об оплате труда и др. Если организация небольшая закрепите порядок и условия удаленной работы в трудовых договорах с работниками.

В начале года кадровику надо проверить условия трудовых договоров в части соответствия поправкам в ТК РФ об удаленной работе, при необходимости внесите в них изменения путем заключения дополнительных соглашений с работниками.

Какие еще изменения законодательства с 01 января 2021 надо взять на заметку

С нового года произошло еще много изменений в законодательстве РФ о которых надо знать кадровику для наглядности приведем их в Таблице 2.

Помощник при решении спорных юридических вопросов в случае увольнения сотрудника.

Чаще всего на биржу труда по поиску работы обращаются те, кто потерял работу ввиду сокращения штата или ликвидации компании/ИП. Иными словами, те, у кого есть официальный трудовой стаж. Но каким образом можно доказать свой послужной список, если по каким-либо причинам у человека нет трудовой? Для начала необходимо встать на учет в центр занятости, если нет трудовой книжки – то предоставить ее дубликат или же иной документ, ее заменяющий.

Какие документы необходимы для постановки на учет?

Согласно ст. 3 ФЗ №1032-1 от 19.04.91 г., для регистрации граждан, желающих найти работу, в ЦЗН необходим такой пакет документов, как:

документ, удостоверяющий личность;
трудовая или документ, замещающий ее (например, дубликат или копии трудовых договоров);
ИНН;
СНИЛС;
справка по форме 2-НДФЛ;
выписка из Пенсионного Фонда РФ о состоянии л/с;
документ об образовании.

Если же вам не нужен статус «безработного» и выплаты по безработице, то вы можете обратиться на биржу труда с чистой трудовой. При этом следует понимать, что при будущем начислении пенсии вам все равно потребуется трудовая книжка. Поэтому если у вас ее нет по причине утери, лучше всего ее восстановить.

Может ли ЦЗН поставить на учет без трудовой книжки?

Без трудовой книжки биржа труда может поставить на учет соискателя, так как государству от этого только плюс. При отсутствии одного из основных документов, обратившееся в ЦЗН лицо может бить признано «безработным», но с минимальной выплатой пособия по безработице, а не со 75% от среднего заработка.

Гражданин, которые ранее не работал, без трудовой, может встать на учет в центр занятости, выплаты минимального пособия по безработице будут в течении 6 месяцев. Минимальный размер выплаты с 1 апреля 2020 года 1500 рублей, максимальный – 12 130 рублей.

Если же вы впервые собираетесь искать работу, то есть до обращения на биржу труда нигде не работали официально, то вам трудовая книжка и не нужна. Ее вам заведет будущий работодатель.

Что делать, если работодатель не выдают трудовую?

Согласно ст. 84.1 ТК РФ, высшее должностное лицо обязано выдать в последний рабочий день сотрудника весь необходимый пакет документов, в который входит и трудовая книжка с соответствующими записями, в соответствии со ст. 140 ТК РФ. Если же работодатель по каким-либо причинам не смог передать работнику документы, он обязан уведомить его в письменной форме о необходимой явке на старое место работы и забрать документы. Или запросить у бывшего сотрудника разрешение на отправку документов по почте. Если работодатель в адрес работника направил данные уведомления, то он автоматически освобождается от ответственности за несвоевременную выдачу необходимых документов при увольнении.

Если же работодатель незаконным образом удерживает у себя трудовую книжку своего бывшего работника и не совершал попыток уведомить сотрудника – забрать документы, то, согласно ст. 234 ТК РФ, ВДЛ обязан возместить бывшему работнику его возможный заработок, так как тот за отсутствием документов не имеет возможности трудиться в полном объеме. В таких случаях необходимо обращаться в трудовую инспекцию, прокуратуру или суд.

Что делать, если в трудовой отсутствуют записи?

Встречаются случаи, когда недобросовестные работодатели не делают в трудовой соответствующие записи. Это возможно связано с тем, что ВДЛ не желает платить за работника отчисления в ПФ РФ и налоги, или же просто хочет навредить своему сотруднику. В таких случаях необходимо собрать доказательственную базу, подтверждающую факт работы в данном учреждении (желательно в качестве конкретного сотрудника), в которую могут войти: показания свидетелей-сослуживцев, фото и видео фиксация с камер наблюдения, фотографии с корпоративов, благодарственные письма и так далее. С данными сведениями необходимо обратиться в суд для признания действий руководителя компании незаконными. Также можно запросить и материальную компенсацию за потраченное рабочее время на судебные разбирательства.

При официальном оформлении. На основании Постановления Правительства № 891 от 7 сентября 2012 г., (пункт 4) заменой трудовой может послужить выписка из лицевого счета, которую выдают в Пенсионном фонде.

Как добиться восстановления трудового стажа?

Для начала стоит сделать письменный запрос во все предыдущие места работы (если их было несколько, и вы там работали официально). При этом высланные вам ответы от бывших ВДЛ должны содержать информацию о номере, дате и наименовании приказов о принятии на работу и увольнении с нее. Только это будет являться фактическим доказательством ваших трудовых отношений, и соответственно, наличия трудового стажа.

Дубликат трудовой составляется на основе приказов о принятии на работу и увольнении. В итоге вносится одна общая запись, подтверждающая общий трудовой стаж.

В современном мире все чаще работодатели делают копию трудовых книжек своих сотрудников. Что в свою очередь помогает быстро восстановить все записи, которые ранее были отображены там. Следовательно, если ваш ВДЛ придерживался такому правилу, то вам несказанно повезло – записи трудовой не будут утеряны.

Следовательно, ответ на вопрос «возможно ли встать на учет в центр занятости, если нет трудовой книжки?» очевиден, возможно.

Основным персональным документом для подтверждения послужного списка и отработанного стажа гражданина согласно Трудовому Кодексу РФ (ст. 66) служит трудовая книжка. Дубликат трудовой книжки обладает той же юридической силой, что и оригинальный экземпляр, и соответствует его содержанию практически полностью за исключением неверных или не подлежащих восстановлению записей.

В каких ситуациях возможна выдача дубликата

Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж.

Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях.

1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем. Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости. В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат. В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.

2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин. Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер.

3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки. К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии. Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти.

4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными. При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов. Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу.

5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного). В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются.

Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа. Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж. Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.

Документы для указания записей о стаже

Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.

Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.

В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).

Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.

Образец заявления на выдачу дубликата

Генеральному директору ООО «Альфа»
Николаеву А.А.
Петровой Анны Ивановны,
инженера отдела снабжения

В связи утратой трудовой книжки прошу оформить мне дубликат трудовой книжки.

Для оформления дубликата сообщаю информацию о прежних местах работы до поступления в ООО «Альфа»:

1) ООО «Вега» (г. Самара), примерный период работы 2015-2017 гг.
2) ООО «Гамма» (г. Самара), примерный период работы 2012-2015 гг.
3) ИП Соловьев А.И. (г. Ульяновск), примерный период работы 2009-2012 гг.

Оформлен дубликат трудовой книжки
серия ТК №_____________________
“______”________________2017 г.
_________________________________
подпись работника кадровой службы

Как заполняется документ

Заполнение и регистрация дубликатов производится в соответствии с ПП РФ о трудовых книжках (16.04.2003, № 225), в частности Правил по их ведению и хранению, и Инструкции министерства труда и соцзащиты РФ по заполнению трудовых книжек (10.10.2003, Постановление № 69).

Какова последовательность действий для оформления дубликата

Порядок того, как оформить дубликат трудовой книжки, определен законодательно и подразумевает следующие действия:

По последнему месту занятости с целью получения заменяющего документа обращается потерявший трудовую книжку.

Руководство предприятия издает приказ соответствующему подразделению на подготовку дубликата. Обратившееся с заявлением лицо должно ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись.
Специалист работодателя собирает информацию о занятости обратившегося гражданина в прошлые периоды.
Оформляется бланк дубликата трудовой книжки на основе действующих нормативных правил.
Информация о повторно выданном экземпляре обязательно регистрируется в журнале учета бланков строгой отчетности.
Заявителю передается готовый экземпляр после подписи о получении в специальном журнале.

Какие сведения заносятся в бланк

Оформляемый бланк должен отражать содержащиеся в первоначальном варианте сведения, в том числе:

персональные данные о гражданине;
информацию о занятости до начала деятельности по месту последней работы;
сведения о наградах, переводах, увольнениях;
ссылку на основания для выполнения всех действий.

На титуле нового экземпляра (в углу справа вверху) ставится оттиск штампа «Дубликат». Здесь же добавляются сведения о гражданине из паспорта или удостоверения личности, которые не должны быть просроченными на день заполнения.

Данные о рождении гражданина указываются полностью (без сокращений), также должны указываться отчество, имя, фамилия. Диплом или аттестат служат источником информации об образовании работника и его специальности. В случае незаконченного образования у гражданина запись будет выполнена по сведениям справки из учебного заведения или зачетной книжки. Получатель собственноручно заверяет сведения на титульном листе, а специалист кадрового подразделения ставит дату заполнения и свою подпись с печатью предприятия (кадрового подразделения).

Далее фиксируют периоды занятости по определенным рабочим местам в установленном порядке по графам с 1 по 4 соответственно:

номер записи (по порядку);
день поступления в организацию;
наименование предприятия и должности, на которую был оформлен работник;
указание основания для записи в графе 3 (о приеме).

Информация о переводе на иную работу в одной организации (при наличии) выполняется аналогично.

После указанных сведений в графы с 1 по 4 заносятся данные об увольнении, включая номер записи по порядку, дату увольнения, на основании какого закона (норматива) уволен работник и документ, на основании которого выполнена запись (об увольнении). Заполненный раздел заверяют подписями сотрудника отдела кадров и владельца трудовой книжки, затем ставится печать организации-работодателя.

Важно! Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности. Поэтому выдача нового документа регистрируется в специальном журнале учета, а ранее зарегистрированный бланк следующей (второй) записью выводится из учета.

Какая плата взимается за выдачу документа

С заявлением на получение дубликата трудовой книжки гражданин обращается в предприятие, являющееся для него последним местом работы. При этом не важно, является ли он уволенным на дату обращения или продолжает работать в этой структуре.

Предприятие вправе удерживать оплату за выдачу заменяющего документа в размере, соответствующем затратам на приобретение нового бланка.

Оплата не взимается, если:

бланк испорчен не по вине обратившегося с заявлением гражданина;
неправильно заполнен бланк (титульный лист);
предприятием утрачены трудовые книжки сотрудников по причине чрезвычайных обстоятельств.

Внимание! Выдача заменяющего бланка вместо используемого ранее всегда происходит только в форме дубликата. Если гражданин потерял оригинал, то ему может быть оформлена новая трудовая книжка. Такая ситуация допустима только при первом поступлении на работу.

Следует учесть, что в документе будут указаны сведения о занятости и стаже только от даты начала работы в предприятии, выдавшем новый бланк.

Трудовая книжка не только выступает подтверждением факта занятости гражданина, но и служит гарантом пенсионных начислений в будущем. Поэтому, несмотря на возможность получения заменяющего документа вместо испорченного или потерянного экземпляра, желательно внимательно и бережно относиться к собственной трудовой книжке. Сбор информации о местах работы в прошлом может не только занять много времени, но и по разным причинам оказаться неполным, что в итоге отразится на размере начисляемой пенсии.

Читайте также: