Кто может подписывать трудовой договор вместо генерального директора

Опубликовано: 25.04.2024

Можно ли директору передать право на подписание трудовых договоров другому лицу (например, сотруднику отдела кадров)?

Сообщаю Вам следующее:

Одним из обязательных условий трудового договора являются сведения о представителе работодателя, который имеет право подписи трудового договора, и основание, в силу которого этот представитель наделен соответствующими полномочиями. Следовательно, прием на работу может осуществлять любое уполномоченное лицо, которому предоставлены соответствующие полномочия. При этом порядок делегирования таких полномочий нормы ТК РФ не содержат. Для того чтобы передать право подписи кадровых документов, в том числе, трудовых договоров, нужно предусмотреть порядок такой передачи в локальном нормативном акте организации или сделать соответствующую запись в трудовом договоре, заключенном уполномоченным лицом от имени работодателя. Передача полномочий руководителя общества по заключению трудовых договоров на основании доверенности другому лицу также не противоречит закону. Следовательно, правомерным будет в трудовом договоре указать, что он от лица работодателя заключается, например, сотрудником отдела кадров, действующим на основании доверенности.

Документы КонсультантПлюс для ознакомления:

В соответствии с требованиями ч. 6 ст. 20 Трудового кодекса РФ права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются: физическим лицом, являющимся работодателем; органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами, иными лицами, уполномоченными на это в соответствии с федеральным законом, в порядке, установленном ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами.

В соответствии с требованиями ч. 1 ст. 57 ТК РФ одним из обязательных условий трудового договора являются сведения о представителе работодателя, который имеет право подписи трудового договора, и основание, в силу которого этот представитель наделен соответствующими полномочиями. При этом порядок делегирования таких полномочий нормы ТК РФ не содержат.

Таким образом, нормы трудового законодательства позволяют лицам, уполномоченным физическим лицом или органами юридического лица (директор является единоличным исполнительным органом), осуществлять права и обязанности работодателя в трудовых отношениях. Также ТК РФ устанавливает, что порядок осуществления прав и обязанностей в этом случае может быть определен учредительными документами юридического лица и локальными нормативными актами.

Следовательно, прием на работу может осуществлять любое уполномоченное лицо, которому предоставлены соответствующие полномочия, в том числе и право подписи кадровых приказов.

Для того чтобы передать право подписи кадровых документов, нужно предусмотреть порядок такой передачи в локальном нормативном акте организации или сделать соответствующую запись в трудовом договоре, заключенном уполномоченным лицом от имени работодателя.

Формальных оснований для выдачи доверенности в рассматриваемой ситуации нет, поскольку трудовое законодательство не содержит такого требования. Нормы ст. 185 Гражданского кодекса РФ не являются обязательными для выдачи соответствующей доверенности при передаче полномочий по подписанию кадровых документов, так как в силу положений ст. 5 ТК РФ трудовые отношения регулируются трудовым законодательством, которое состоит из ТК РФ, иных федеральных законов и законов субъектов РФ, содержащих нормы трудового права. То есть ГК РФ, содержащий нормы гражданского (а не трудового) права, не является нормативным правовым актом, регулирующим трудовые отношения.

Чтобы избежать возможного оспаривания и признания незаконными кадровых приказов, подписанных уполномоченным лицом, лучше все же оформить на него доверенность. Тем более что это не противоречит законодательству. Ведь понятно, что уполномоченное лицо, подписывая трудовые договоры, локальные акты и прочие кадровые документы, действует не от своего имени, а представляет интересы работодателя. А законодательное регулирование вопроса представительства интересов работодателя перед третьими лицами предусмотрено лишь нормами ГК РФ. Поэтому если организация, чтобы избежать рисков, решит оформить доверенность на подписание кадровых документов, то при ее оформлении надо учитывать положения ГК РФ о доверенности.

При этом в трудовом договоре указываются сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями (ст. 57 ТК РФ).

Вышеприведенные нормы свидетельствуют о том, что заместитель директора по административно-хозяйственной работе может обладать правом приема на работу вышеуказанных работников при условии наличия соответствующего уполномочия. Данное уполномочие должно содержать ясное указание на наличие права на подписание трудового договора с принимаемым работником (работниками) организации. Полномочие того или иного работника организации во внутриорганизационных отношениях вытекает, прежде всего, из выполняемой им трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы). Содержание трудовой функции определяется трудовым договором с работником (ст. ст. 56, 57 ТК РФ). Таким образом, необходимым условием наличия уполномочия у соответствующего работника является указание на него в трудовом договоре с указанным работником в качестве элемента трудовой функции последнего. Такое указание может иметь вид отсылки к должностной инструкции.

Таким образом, основным документом, выступающим в качестве основания для возникновения у работника полномочий в сфере внутриорганизационных отношений, в том числе полномочий на подписание трудового договора в качестве представителя работодателя, выступает трудовой договор с указанным работодателем. В дополнение к нему основаниями, подтверждающими наличие полномочий на представительство во внутриорганизационных отношениях, могут выступать учредительные документы организации, иные локальные акты организации, в том числе положения, приказы и инструкции (при наличии в них указания на соответствующее полномочие конкретного работника).

Следует отметить, что отношения между работником, поступающим на работу, и представителем работодателя, подписывающим трудовой договор, не являются гражданско-правовыми. В связи с этим полагаем нецелесообразным применение для создания оснований на представительство такого инструмента, как доверенность, которая является подтверждением наличия отношений представительства при реализации прав и обязанностей, регулируемых, прежде всего, гражданским законодательством.

Передача полномочий руководителя общества по заключению трудовых договоров на основании доверенности заместителю руководителя не противоречит закону. Следовательно, правомерным будет в трудовом договоре указать, что он от лица работодателя заключается заместителем руководителя, действующим на основании доверенности.

Полномочия по приему, увольнению работников в организации, в силу п. 3 ст. 40 Закона N 14-ФЗ, п. 2 ст. 69 Закона N 208-ФЗ, относятся к компетенции единоличного исполнительного органа.

Сфера деятельности и порядок принятия решений руководителем ООО устанавливаются уставом общества, внутренними документами, договором (п. 4 ст. 40 Закона N 14-ФЗ). Права и обязанности руководителя АО определяются Законом N 208-ФЗ, иными правовыми актами Российской Федерации и договором (абз. 2 п. 3 ст. 69 Закона N 208-ФЗ).

Соответственно, лицо, избранное в установленном порядке на должность руководителя общества (ООО, АО), является лицом, уполномоченным законом на подписание от имени общества трудового договора с работником. Другие работники органами юридического лица не являются, а лишь состоят с ним в трудовых отношениях и действовать от имени юридического лица не вправе.

Таким образом, полномочия руководителя являются уставными, подтверждаются уставом и никто из работников, помимо руководителя, не имеет должностных полномочий на подписание трудовых договоров от имени организации, в которой он работает (если иное прямо не указано в уставе общества).

Трудовым законодательством не предусмотрен порядок передачи таких полномочий, как и форма документа, которым орган управления юридического лица может уполномочить определенных работников на подписание трудовых договоров. Представляется, что указанные полномочия могут быть переданы руководителем другому лицу, в том числе и путем выдачи доверенности, оформленной в соответствии с гражданским законодательством (ст. ст. 185, 185.1 ГК РФ).

Отметим, что в силу прямого указания ч. 1 ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре указываются сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями.

Учитывая вышеизложенное, считаем правомерным в трудовом договоре указать, что он от лица работодателя заключается заместителем руководителя, действующим на основании доверенности.

В трудовом договоре, помимо прочего, указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя, заключивших трудовой договор. В трудовом договоре также указываются сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями (ст. 57 ТК РФ).

При этом в трудовом договоре указываются данные именно того лица, которое подписывает трудовой договор от имени работодателя, со ссылкой на документ, предоставивший ему такие полномочия.

Так, трудовой договор может подписать руководитель филиала, единоличный исполнительный орган управляющей компании, которой переданы полномочия единоличного исполнительного органа организации и другие лица (Апелляционные определения СК по гражданским делам Суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 12.05.2014 по делу N 33-965/2014, Санкт-Петербургского городского суда от 01.03.2016 по делу N 33-4451/2016, Верховного Суда Республики Саха (Якутия) от 14.04.2014 по делу N 33-1199-2014).

Права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются: физическим лицом, являющимся работодателем; органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами, иными лицами, уполномоченными на это в соответствии с федеральным законом, в порядке, установленном ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами (ч. 6 ст. 20 ТК РФ).

Таким образом, представитель работодателя в трудовых отношениях вправе действовать от имени работодателя на основании закона, учредительных документов организации, на основании локального акта работодателя либо на основании заключенного с ним трудового договора.

В то же время ввиду того что прямого запрета на оформление доверенности работодателем для представительства в трудовых отношениях нет, суды допускают возможность передачи полномочий работодателя другому лицу путем выдачи доверенности, оформленной в соответствии с гражданским законодательством (например, Апелляционные определения Московского городского суда от 08.02.2017 по делу N 33-852/2017, Судебной коллегии по гражданским делам Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 14.04.2014 по делу N 33-1199-2014).

Но, по нашему мнению, заключение трудового договора от имени работодателя третьим лицом, уполномоченным на это доверенностью, не совсем правомерно, поскольку доверенность является институтом гражданского права, которое не регулирует трудовые отношения.

Алексей Крайнев Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям

Все документы от имени организации вправе подписывать ее руководитель. Это общее правило наверняка известно каждому бухгалтеру. Однако не всегда целесообразно тратить время руководителя на проставление подписи на каждой официальной бумаге. Ведь документооборот в компаниях может достигать значительных объемов. Кроме того, руководитель может уйти в отпуск, заболеть, уехать в командировку и т.п. Во всех этих ситуациях возникает необходимость делегировать право подписи. Порядок оформления этой операции зависит от того, что именно доверяется подписывать третьему лицу. Сегодня мы подробно остановимся на правилах передачи права подписи гражданско-правовых договоров и кадровой документации.

Подписание гражданско-правовых договоров

Начнем с самого простого варианта — подписание различных гражданско-правовых договоров. Тут в полной мере действует общее правило о том, что договор от лица компании подписывает ее руководитель (ст. 53 ГК РФ). Но при этом директор может делегировать данное право любому другому лицу. Для этого достаточно оформить от лица организации соответствующую доверенность (ст. 185 ГК РФ). Обратите внимание, что доверенность можно составить не только на работника организации, но и на человека, который не состоит в штате организации и даже не имеет с ней гражданско-правового договора. Более того, выдать доверенность можно и юридическому лицу. В этом случае действовать от имени компании сможет руководитель уполномоченной фирмы или назначенное им лицо (также на основании доверенности).

Общие правила оформления доверенности на подписание договоров приведены в статье 185.1 Гражданского кодекса(заметим, что эти же положения применяются и при оформлении доверенностей для большинства иных целей, например, для налоговых).

Итак, доверенность от имени юрлица выдается в простой письменной форме (за исключением случаев, когда полномочия передаются для совершения сделки, требующей нотариального удостоверения, либо для подписания различных документов, связанных с зарегистрированными объектами недвижимости — в этих случаях доверенность придется заверить у нотариуса). Никаких унифицированных форм для доверенности не установлено. Это значит, что компания может сама разработать необходимые образцы. Утверждать их каким-либо внутренним распорядительным документом не нужно. Объясняется это тем, что доверенность не является первичным учетным документом, так как никаких хозяйственных операций сама по себе не подтверждает. Таким образом, в случае необходимости компания всегда может оперативно дополнить или изменить форму доверенности.

Из обязательных реквизитов для доверенности ГК РФ называет только подпись руководителя организации и дату выдачи документа (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ и п. 1 ст. 186 ГК РФ). Ни срок действия доверенности, ни образец подписи уполномоченного лица, ни основания передачи полномочий не являются обязательными реквизитами, но могут включаться в текст документа, если доверитель считает это необходимым.

Из общих положений о доверенности следует, что она должна содержать суть делегируемых полномочий, а также данные уполномоченного лица и лица, выдавшего доверенность. На практике для идентификации в доверенности юридического лица (как доверителя, так и уполномоченного) указывается его организационно-правовая форма, фирменное наименование, ОГРН и ИНН. А для идентификации физического лица в качестве доверенного — его фамилия, имя и отчество (полностью), дата и место рождения, место жительства, а также данные паспорта (серия, номер, дата выдачи и данные подразделения, выдавшего документ (наименование и номер)). Соответственно, доверенность будет действительна только при предъявлении паспорта уполномоченного лица (где, кстати, имеется и образец подписи — именно поэтому в доверенности он необязателен).

Дополнительно в доверенности можно отразить срок ее действия. Если этого не сделать, то она будет действовать ровно один год с момента выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Обратите внимание, что в доверенности можно указать абсолютно любой срок: ни минимальных, ни максимальных значений законодательство не предусматривает. При этом устанавливать срок доверенности в виде события (например, получение товара или подписание договора) нельзя, так как такой подход противоречит общим правилам статьи 190 ГК РФ. Эта статья разрешает определять срок указанием только на такое событие, которое должно наступить неизбежно, то есть оно не может зависеть от воли и действий сторон (п. 4 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.02 № 66).

Резюмируем. Право подписывать гражданско-правовые документы от имени организации можно передать любому лицу. Передача оформляется письменной доверенностью за подписью руководителя организации. Унифицированной формы данного документа не установлено. Срок действия доверенности организация определяет самостоятельно, исходя из конкретных обстоятельств.

Подписание кадровой документации

Трудовой кодекс не содержит прямых норм, регулирующих передачу полномочий руководителя организации по подписанию трудовых договоров и иных кадровых документов другим лицам, однако неоднократно упоминает саму возможность такой передачи. Так, в статье 20 ТК РФ определено, что права и обязанности работодателя в трудовых отношениях могут осуществляться, в том числе, уполномоченными лицами. При этом сказано, что полномочия таких лиц оформляются в порядке, установленном учредительными документами организации и локальными нормативными актами. А в статье 57 ТК РФ отмечено, что одним из обязательных условий трудового договора являются сведения о представителе работодателя, который подписал трудовой договор, и основание, в силу которого этот представитель наделен соответствующими полномочиями. При этом какой-либо конкретизации порядка делегирования полномочий эта статья не содержит.

На возможность подписания приказов и других локальных нормативных актов по кадровой тематике не только руководителем организации, но и иным уполномоченным лицом, указывают и подзаконные акты, которые регулируют порядок заполнения первичной учетной кадровой документации. Например, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1; далее — Указания по заполнению унифицированных форм) сказано, что приказ о приеме на работу (форма № Т-1) может быть подписан не только руководителем, но и уполномоченным лицом. Однако в этих Указаниях не оговаривается, как оформить полномочия такого лица, и какие изменения нужно внести в форму № Т-1, если ее подписывает уполномоченное лицо.

К сожалению, Пленум Верховного суда РФ в постановлении от 17.03.04 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» также не дал ответа на вопрос о том, как оформить делегирование права подписи кадровых документов. В пункте 12 этого постановления сказано лишь о том, что представителем работодателя является лицо, которое в соответствии с учредительными документами юридического лица либо локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено соответствующими полномочиями. Другими словами, для того, чтобы передать право подписи кадровых документов, нужно предусмотреть порядок такой передачи в локальном нормативном акте организации или сделать соответствующую оговорку в трудовом договоре, заключенном с уполномоченным лицом. Однако судьи ВС РФ не уточнили, какими конкретно документами можно подтвердить временную передачу полномочий руководителя, и частности, нужно ли оформлять доверенность на уполномоченное лицо.

Формальных оснований для выдачи доверенности в данном случае нет, поскольку трудовое законодательство не содержит такого требования. Нормы статьи 185 ГК РФ о том, что для делегирования полномочий руководителя издается доверенность, не являются обязательными при передаче полномочий по подписанию кадровых документов. Ведь в силу положений статьи 5 ТК РФ трудовые отношения регулируются трудовым законодательством, которое состоит из Трудового кодекса, иных федеральных законов и законов субъектов РФ, содержащих нормы трудового права. То есть Гражданский кодекс, содержащий нормы гражданского (а не трудового) права, не является нормативным правовым актом, регулирующим трудовые отношения.

Однако суды не всегда признают, что для передачи полномочий руководителя по подписанию кадровых документов достаточно издать соответствующий локальный нормативный акт (например, приказ). Зачастую арбитры требуют, чтобы в этом случае на уполномоченное лицо была дополнительно оформлена доверенность (см. постановление ФАС Московского округа от 09.01.04 № КГ-А41/10211-03). Хотя иногда организациям все же удается отстоять в суде кадровые решения, принятые уполномоченным лицом, которое действовало только на основании приказа (см. постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 12.03.09 № А19-7218/07-57-5-52-Ф02-826/09).

Сделаем вывод. Чтобы избежать оспаривания и признания незаконными кадровых решений, принятых уполномоченным лицом, лучше все же оформить на него доверенность. Тем более что это не противоречит законодательству. Ведь понятно, что уполномоченное лицо, подписывая трудовые договоры, локальные акты и прочие кадровые документы, действует не от своего имени, а представляет интересы организации-работодателя. А законодательное регулирование вопроса представительства интересов юридического лица перед третьими лицами предусмотрено лишь нормами Гражданского кодекса. Поэтому если организация, чтобы избежать рисков, решит оформить доверенность на подписание кадровых документов, то при ее составлении надо учитывать положения ГК РФ о доверенности.

В доверенности, выданной уполномоченному лицу, нужно указать, какие именно действия по «кадровой части» от имени организации оно вправе совершать, и установить срок полномочий. Также целесообразно отметить, что уполномоченное лицо действует от имени организации не как физическое лицо, а как работник организации, занимающий определенную должность. Это не позволит ему злоупотреблять предоставленными правами в случае увольнения, а также ограничит сферу деятельности доверенности «территорией» организации, поскольку для подтверждения его полномочий будет необходима информация из штатного расписания компании.

Формулировка доверенности в данном случае может быть такой:

Общество с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС» в лице директора Николаева Дмитрия Анатольевича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает Петрова Ивана Дмитриевича (указываются паспортные данные, дата и место рождения, место жительства и т.д.), занимающего должность руководителя отдела кадров Общества с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС»,…

Подытожим. Трудовое законодательство предусматривает возможность передачи полномочий руководителя по подписанию кадровых документов третьим лицам. При этом ТК РФ не дает четкого ответа на вопрос о том, как оформить делегирование полномочий руководителя организации, требуя, лишь, чтобы порядок такого делегирования был зафиксирован в локальных нормативных актах или учредительных документах. Судебная практика зачастую требует дополнительного оформления доверенности.

Поскольку уполномоченное лицо в рассматриваемой ситуации представляет интересы юридического лица, а порядок оформления такого представительства зафиксирован в Гражданском кодексе, то в случае делегирования полномочий по подписанию кадровых документов доверенность оформляется по правилам, предусмотренным этим кодексом.

Как оформляется подпись уполномоченного лица

Отдельно остановимся на особенностях оформления самих документов, завизированных уполномоченным лицом.

Когда представитель действует по доверенности, то «шапка» гражданско-правового договора составляется следующим образом. В качестве стороны по договору указывается организация-доверитель, а дальше оговаривается, что от ее лица действует представитель по доверенности. При этом в текст договора вносятся реквизиты доверенности (дата, номер, если есть). Подробные сведения об уполномоченном лице (дата, место рождения, место жительства и т.п.) в договоре можно не указывать. Но иногда это лучше сделать. Например, если речь идет о крупных сделках, либо сделках с недвижимостью, которые подлежат регистрации. Сведения об уполномоченном лице вписываются в договор в точном соответствии с тем, как они указаны в доверенности.

«Шапка» договора, заключенного доверенным лицом от имени организации, может выглядеть так:

Общество с ограниченной ответственностью «Лазурит-ФС» в лице Николаева Дмитрия Анатольевича (при необходимости указываются его паспортные данные, дата и место рождения и т.д.), действующего на основании доверенности от 16.09.2019 года…

Несколько иначе оформляется представительство, когда уполномоченное лицо подписывает от имени доверителя односторонние документы, например, заявления, претензии и т.п. В этой ситуации непосредственно рядом с подписью делается надпись «представитель по доверенности» и отображаются реквизиты доверенности.

Что касается кадровой документации, то и здесь порядок оформления подписи доверенного лица зависит от вида документа. Так, при составлении трудовых договоров применяется точно такой же подход, как и при оформлении гражданско-правовых договоров. То есть в «шапке» трудового договора указывается, что он заключен юрлицом, от лица которого действует уполномоченный представитель. А для подписания уполномоченным лицом иных кадровых документов (например, приказов) можно внести соответствующие изменения в реквизит «подпись» издаваемого документа. То есть в таком приказе будет указано не «Руководитель организации», а «Уполномоченное лицо», а также добавлены поля для отражения реквизитов доверенности.

Но можно пойти и другим путем. Как уже отмечалось, Указания по заполнению унифицированных форм прямо предусматривают возможность подписания таких форм не руководителем, а уполномоченным лицом. Но при этом никаких оговорок о том, что в этом случае надо изменить реквизит «подпись» самой формы в Указаниях нет. Поэтому можно сделать следующий вывод: уполномоченное лицо вправе поставить свою подпись в соответствующей графе вместо подписи руководителя. То есть никаких изменений в форму вносить не нужно. А полномочия подписанта в случае необходимости (по запросу работника, трудинспекции, суда и т.д.) будут подтверждены приказом и доверенностью.

П о умолчанию организацию представляет ее исполнительный орган. В большинстве компаний это гендиректор (директор, президент, ректор или др.) 1 , реже наряду с ним руководство текущей деятельностью осуществляется правлением/дирекцией (как коллегиальным исполнительным органом). Более экзотический вариант, который появился в России относительно недавно, – несколько директоров у одной организации. Компетенция исполнительного органа всегда прописывается в уставе организации (или ином учредительном документе), поэтому эту информацию надо искать там.

Бывает и так, что организация передает по договору осуществление полномочий своего единоличного исполнительного органа отдельному управляющему.

Посмотрите распространенные варианты формулировок устава. В Примере 2 мы видим общие фразы, а в Примере 1 права по изданию документов названы более конкретно.

Но один или даже несколько человек не в состоянии вникнуть во все документы и подписывать их от имени организации, поэтому делегирование части полномочий заместителям директора и руководителям подразделений – это распространенная практика. Причем четко оговариваются границы предоставляемых прав подписания документов от имени организации:

документы по каким вопросам человек будет подписывать;
может быть установлен лимит суммы сделки или введены ограничения в отношении отдельных видов сделок, которые вправе заключить человек;
его права могут появляться только в случае «выхода из строя» основного подписанта – директора (например, если он на больничном, в отпуске или др.) или будут осуществляться параллельно с действующим руководителем организации.

Все эти рамки оговариваются индивидуально для каждого случая делегирования полномочий в ряде документов (их состав см. в Таблице 1).

Пример 1. Фрагмент устава ООО

Пример 2. Фрагмент устава ФГУП, утвержденного приказом Минздрава РФ от 03.11.2000 № 390 «Об организации работы по утверждению Уставов (Положений) подведомственных Минздраву России предприятий, учреждений и организаций»

При предоставлении права подписи документов за директора важно понимать, осуществляется ли это на постоянной основе или только на тот период, когда директор отсутствует и физически не может исполнять свои обязанности. От того, является ли замещение временным или постоянным, во многом зависит оформление полномочий и то, как выглядят реквизиты подписи, преамбулы подписываемых договоров и т.п.

Подписывать документы за директора при его наличии

С приказами, которые касаются предоставления права подписи, должны быть ознакомлены все работники, чтобы они были в курсе, кому какие документы передавать на подпись и какие реквизиты и иные сведения следует заранее в них предусмотреть. Нелишним будет информировать сотрудников и о том, на кого и с какими полномочиями выданы доверенности.

Важно, чтобы закрепленные в приказах положения не противоречили условиям ранее заключенных с соответствующими должностными лицами трудовых договоров и/или должностных инструкций/положений о должностях. Если окажется, что в результате такого распределения изменятся трудовые обязанности, то необходимо будет еще до издания приказа оформить соответствующие изменения в эти документы (ст. 60 Трудового кодекса РФ 2 ).

Сюда же можно отнести ситуацию, когда руководитель филиала (представительства, иного обособленного структурного подразделения) имеет постоянное право подписи документов своего подразделения – здесь ограничение устанавливается, как правило, не по времени, а по кругу подписываемых документов.

Конечно, у директора может быть большой соблазн взять и передать все свои полномочия. В том числе вообще человеку, который не является даже работником организации. Однако это может быть для него чревато неприятностями: не только необходимостью возмещения всех убытков, которые в результате таких действий могут быть причинены организации, но и привлечением к субсидиарной ответственности при банкротстве и прочих обстоятельствах. Вот реальная история:

Судебная практика. Постановление Президиума ВАС РФ от 21.01.2014 № 9324/13 по делу № А12-13018/2011

Руководитель организации выдал В-ву Н.В. доверенность с объемом полномочий, фактически равным своим. В отсутствие какого-либо обоснования подобные действия, не обусловленные характером и масштабом хозяйственной деятельности общества, не могут быть признаны разумными, т.е. соответствующими обычной деловой практике.

Как отметил суд, директор не сможет «ограничиваться формальной ссылкой на наличие у него безусловного права передавать такие полномочия любому лицу. В случаях недобросовестного и (или) неразумного осуществления обязанностей по выбору и контролю за действиями (бездействием) представителей, контрагентов по гражданско-правовым договорам, работников юридического лица, а также ненадлежащей организации системы управления юридическим лицом директор отвечает перед юридическим лицом за причиненные в результате этого убытки».

См. статью «Ответственность за подделку документов» в № 5' 2020

Подписывать только в период отсутствия директора

Если же речь идет о подписании документов за директора в период, когда его нет на работе по причине нахождения в отпуске, командировке, болезни и пр., то это временное заместительство. В таких ситуациях целесообразно устанавливать срок полномочий не конкретной датой или периодом времени, а путем указания на событие, с которым такие полномочия будут прекращены (выход из отпуска, прибытие из командировки, окончание периода временной нетрудоспособности и пр.), т.к. на практике часто бывает, что предполагаемые изначально даты потом не совпадают с фактическими.

Сразу скажем, что законодательно вопрос замещения руководителя организации так и не был четко урегулирован, на практике возможно несколько вариантов для оформления временного заместительства 3 :

штатное замещение;
временный перевод на должность директора;
совместительство на время отсутствия директора (как внутреннее – когда совместителем по должности директора является работник данной организации, так и внешнее – если директором по совместительству будет работать сторонний человек 4 );
исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения от основной работы 5 .

Рассмотрим подробнее эти варианты.

При штатном замещении человек с определенной должностью автоматически получает право подписи документов в случае отсутствия директора. Таким лицом часто назначают заместителя директора, но если этой должности в организации нет, то им «делают» и другого руководителя ТОП-уровня (например, коммерческого или исполнительного директора, см. Пример 5). Даже для таких лиц часто устанавливают границы круга документов, которые они могут подписывать.

Подобные полномочия прописываются в трудовом договоре. Но часто в него неудобно помещать все нюансы трудовых прав и обязанностей, поэтому они детально прописываются уже в должностной инструкции (либо положении о должности).

С этими документами не знакомят весь коллектив организации, для его информирования издается приказ. Это еще и распорядительный документ (в отличие от трудового договора), здесь могут быть даны какие-то сопутствующие указания службе делопроизводства и др. Ключевой будет фраза такого рода: «предоставить право подписи приказов по основной деятельности за директора Общества заместителю директора Веселкову П.Р».

Если делегируемые полномочия подразумевают оформление документов, которые покидают родную организацию, то тут также понадобится доверенность для предъявления третьим лицам.

Вариант штатного замещения хорош тем, что он включается автоматически в отсутствие директора, но может работать и в его присутствии (все зависит от формулировок уполномочивающих документов). В случае издания директором приказа о распределении полномочий и предоставлении права подписи, о котором упоминалось выше, в нем также можно сразу отразить и полномочия штатного зама на время отсутствия первого лица организации.

Есть еще временный перевод на должность директора, в этом случае также важно оговорить его продолжительность: до момента возвращения «основного действующего лица». Документально это оформляется изменением к трудовому договору. Обязательно издается приказ о временном переводе на другую работу, а доверенность выдается, только если человек будет представлять организацию во внешней среде.

Если при временном переводе меняется должность человека (т.е. он не выполняет одновременно и свою основную работу), то при совместительстве или исполнении обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения от основной работы она у него остается, при этом параллельно на время добавляется вторая должность – директора. Правда, на разных условиях.

В случае временного совместительства (как внутреннего, так и внешнего) заключается отдельный (второй) трудовой договор, в котором указывается рабочее время, которое не должно совпадать со временем работы по основной должности, отдельная заработная плата и другие условия трудового договора (см. ст. 57 ТК РФ). Если есть должностная инструкция или положение о единоличном исполнительном органе, с ними ознакамливают под личную подпись до заключения трудового договора. И, конечно же, издается приказ о приеме на работу по совместительству на срок, который лучше определять ссылкой на момент, когда временно отсутствующий «основной» директор сможет приступить к своим обязанностям. Обратите внимание: временное совместительство по желанию самого совместителя заносится в бумажную трудовую книжку (или отражается в сведениях о его трудовой деятельности при ведении трудовой книжки в электронном виде).

Сообщаю Вам следующее:

Документы КонсультантПлюс для ознакомления:

Директор (генеральный директор, президент и др.) является единоличным исполнительным органом общества (далее Директор).

В качестве единоличного исполнительного органа общества может выступать только физическое лицо, за исключением случая, передачи полномочий единоличного исполнительного органа общества управляющему (ст. 42 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

Директор может не быть участником общества. Срок полномочий директора определяется уставом. В соответствии со ст. 58 ТК РФ и учитывая положения ст. 59 ТК РФ трудовой договор с директором может заключаться:

на неопределенный срок;
на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен ТК РФ и иными федеральными законами.

Директор ООО:

действует от имени общества без доверенности;
представляет интересы общества и совершает сделки;
выдает доверенности на право представительства от имени общества, в том числе с правом передоверия;
издает приказы о назначении на должности работников общества, об их переводе и увольнении, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания;
осуществляет иные полномочия, не отнесенные ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» или уставом общества к компетенции общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и коллегиального исполнительного органа общества.

Порядок деятельности директора, порядок принятия им решений устанавливается уставом общества, внутренними документами общества, а также договором.

Избрание, назначение директора

Если участников в обществе несколько – директор избирается общим собранием участников общества, если уставом общества этот вопрос не отнесен к компетенции совета директоров (наблюдательного совета).

Если участник один – директор назначается единственным участником ООО.

Подписание трудового договора с директором

Между обществом и директором необходимо заключить трудовой договор.

В соответствии со ст. 40 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» договор между обществом и директором заключается трудовой договор.

От имени общества договор подписывается лицом, осуществляющим функции председателя на Общем собрании участников на котором избирался директор. Полномочия подписания договора с директором может быть возложено на участника решением общего собрания участников.

Если решение данного вопроса отнесено к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества, трудовой договор с директором от имени общества подписывает председатель совета директоров (наблюдательного совета) общества или лицо, уполномоченное решением совета директоров (наблюдательного совета) общества.

Прием на работу оформляется приказом. Генеральный директор издает приказ о своем вступлении в должность.

Часто задаваемые вопросы

Как заключить трудовой договор с руководителем организации, если он же является учредителем?

Назначение лица на должность генерального директора оформляется решением единственного учредителя общества (ст. 39 ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" № 14-ФЗ).

генеральный директор - единственный учредитель вправе на основании принятого решения подписать трудовой договор сам с собой. С одной стороны, он будет выступать от имени работодателя - Общества, с другой стороны - работник.

Можно ли продлить срок действия трудового договора с директором или необходимо заключать новый договор?

Согласно ст. 72 ТК РФ в период действия трудового договора стороны могут по соглашению внести в него любые изменения. Исходя из этого, стороны вправе продлить срок действия трудового договора. Соответствующее соглашение оформляется в письменном виде (ст. 72 ТК РФ). В этом случае издавать приказ и вносить записи в трудовую книжку работника не требуется.

Если необходимо, наши сотрудники подготовят трудовой договор, заключаемый с директором (генеральным директором), соответствующий всем требованиям действующего законодательства Российской Федерации.

Читайте также: