Лицензионная карточка в путевом листе что это

Опубликовано: 17.09.2024

Путевой лист является одним из первичных учетных документов, который применяется на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд. Транспорт может быть как арендованный, так и личный. Разберемся в тонкостях заполнения путевого листа с учетом изменений 2021 года.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Роль документа

Путевой лист должны оформлять индивидуальные предприниматели и юридические лица. Документ решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:

его техническое состояние;
пройденный километраж;
часы работы водителя;
совершенные переезды в течение смены;
расход горюче-смазочных материалов и пр.

На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.

Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники, строительной техники.

Что должен иметь при себе водитель

Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:

водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
путевой лист.

Кто заполняет бланк

Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).

Внимание! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.

Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить подпись о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.

Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.

В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).

Особенности заполнения листа

С введением новых реквизитов в 2021 году компаниям придется дополнять существующие формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78, или разрабатывать собственные. Бланки, которые организация будет использовать, нужно закрепить в учетной политике.

Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).

При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

После оформления путевого листа бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).

Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража. В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

Важно! В период, на который выписан путевой лист, автомобиль могут использовать несколько водителей. В этом случае можно открыть несколько листов: для каждого водителя на одно ТС.

Как заполнить путевой лист

Информация по заполнению путевых листов представлена в приказе Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368. Документ заменил ранее действующий приказ ведомства от 18 сентября 2008 года № 152.

В качестве примера рассматриваем путевой лист легкового автомобиля (измененная унифицированная форма № 3). Наши бланк и образец уже включают в себя новые обязательные реквизиты 2021 года.

Итак, в лист по порядку вписываются:

Кроме того, вписывают сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь отмечают:

кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
адрес подачи;
время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);
подписи механика и водителя.

После поездки следует отметить время возвращения на парковку, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию подписью водителя.

С правой стороны документа указываются:

сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания одометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
затем вписываются цифры одометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется:

адрес, откуда автомобиль выехал;
место назначения;
время выезда и возвращения;
пройденный километраж;
подпись водителя.

В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.

Подробнее о новых реквизитах 2021 года

Сведения о перевозке

регулярная перевозка пассажиров и багажа;
перевозка пассажиров и багажа по заказу;
организованная перевозка группы детей;
перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
перевозка для собственных нужд.

Сведения о транспортном средстве

С начала 2021 года в путевом листе обязательно требуется отмечать марку автомобиля или иного ТС, а также прицепа (если он есть). Ранее обязательно нужно было писать только тип автомобиля и его модель.

Здесь же нужно вносить показания одометра при отправке с парковки и въезде на нее после завершения смены. Писать нужно только полные километры пробега.

Отметки о медосмотре и техническом контроле

Медик в путевом листе не только должен расписаться в удовлетворительном состоянии водителя, но и прописать:

Если в лист вписаны несколько водителей, то отметку нужно делать для каждого из них.

Можно ли обойтись без путевого листа?

Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае выездной налоговой проверки она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.

Сколько времени хранить документ

Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.

О журнале учета путевых листов

С 2021 года такой документ организация имеет право вести как в бумажном, так и в электронном виде. Во втором случае есть одно условие: наличие усиленной квалифицированной подписи.

Пункт 14 статьи 2 Федерального закона №259-ФЗ регулирует работу автомобильного и наземного электрического транспорта. Согласно документу, для контроля работы водителя и транспортного средства нужно оформление путевого листа, в который вносятся сведения о маршруте, состоянии машины и здоровье водителя. Данный документ необходим для компаний и индивидуальных предпринимателей, чья деятельности напрямую или косвенно связана с перевозкой пассажиров и/или грузов.

Новая форма путевого листа с 2021 года – что изменилось?

Изменения в правилах оформления путевых листов были инициированы созданием нового нормативно-правового документа. Так, с 01.01.2021 вступил в силу новый Приказ Минтранспорта РФ №368, который заменил старый приказ от 2008 года. Приказ утверждает перечень обязательных реквизитов, которые должны быть в бланке путевого листа с 2021 года, а также определяет процесс его заполнения.

Были приняты такие изменения:

Теперь в самом первом пункте путевого листа следует указывать «сведения о перевозке», которые обязательно включают «виды сообщения и виды перевозок» (легковое такси, по заказам или регулярные). В виде сообщения нужно указать его масштаб – будут ли перевозки межрегиональными, межгородскими, пригородными или внутригородскими.
Теперь в новом бланке листа необходимо вписывать марку транспортного средства и марку прицепа, если он имеется. Раньше нужно было указывать только модель, но теперь этот список пополнился и маркой.
Расширение появилось и для трамваев с троллейбусами – теперь обязательно вписывать их инвентарный номер, помимо регистрационного (раньше обходились только регистрационным номером).
Немного откорректированы термины – теперь вместо выезда с парковки автомобиля и его возврата на нее используется понятие «выпуск на линию». Также подпункты 4 и 5 в пункте 6 поменялись местами, и очередность нужно соблюдать в новом листе.
Один из важнейших пунктов – если раньше путевые листы требовались для осуществления перевозок в целом, теперь нужно оформлять такой документ на каждое транспортное средство, эксплуатируемое ИП или юрлицом.
Также теперь проставляется отметка о прохождении пред- и послерейсового медосмотра водителя.
В подпунктах о прохождении техконтроля должна включаться обязательная фраза «выпуск на линию разрешен».
Появилась возможность вести электронные журналы путевых листов, которые должны предусматривать печать страниц с сохранением исходной структуры. При этом право ведения журнала на бумаге остается (как и раньше, он должен храниться в организации не менее 5 лет).

Всего изменению подверглись пункты 1, 4, 6, 8, 15, 16, 17 и 18, что значительно повлияло на трудозатратность заполнения листка. Лист должен иметь при себе водитель с пакетом иных документов.

К полному списку таких документов относится:

водительское удостоверение с требуемым классом допуска;
сопроводительный документ на перевозимый товар, например, товарно-транспортные накладные;
специальное разрешение на транспортировку особых грузов, если они подлежат перевозке;
документы о регистрации транспортного средства с прицепом, если он имеется.

«Снаряжать» водителя всей документацией обязательно перед каждым рабочим выездом.

Как заполнить для легкового автомобиля с учетом новых правил?

Путевой лист для легкового автомобиля составляется с использованием типовой формы №3. Бумага включает информацию об организации, задание водителю и движение горючего.

Лист с учетом новых правил должен содержать такую информацию (образец заполнения для 2021 года можно скачать ниже):

Порядковый номер путевого листа.
Срок действия (даты начала и окончания срока).
Информация о собственнике легкового автомобиля (ФИО, ЕГРИП и юридическая регистрация собственника-ИП, наименование организации с указанием организационно-правовой формы, номер телефона и ОГРН).
Данные о транспортном средстве: тип, марка, модель, государственный регистрационный знак, регистрационный номер легковой машины, дата и время выхода на линию с личной подписью проверяющего, отметка о прохождении предрейсового контроля технического состояния ТС с ФИО и подписью инспектора, формы по ОКУД и ОКПО с видом сообщения и перевозок.
Сведения о водителе: ФИО, время и дата, когда пройдены предрейсовый и послерейсовый медицинские осмотры с указанием должности, личной подписи и ее расшифровки.
Задание водителю: какая организация и для чего дает ему легковой автомобиль в разрешение, адрес данной выдачи и сведения о диспетчере-нарядчике.
После получения разрешения на выезд водителю приводятся данные о движении горючего (номер заправочного листа, расход фактический и нормативный, размер перерасхода или экономии, показания одометра при возвращении на парковку, подпись механика).
Результат работы автомобиля за смену (сколько пройдено и общее время в наряде).
Расчет заработной платы (два норматива за часы или за километраж). Здесь же следует привести должность, ФИО и подпись с расшифровкой лица, который произвел расчет.

Сведения должны заноситься либо в электронном формате, либо от руки темной шариковой ручкой (иные письменные принадлежности использовать нельзя).

Вести путевые листы должен начальник подразделения, главный диспетчер, работник бухгалтерии и даже сам руководитель или ИП.

После оформления путевой лист заверяется подписью руководителя предприятия и печатью. Важно отметить, что документ действителен только одни сутки.

Оформление путевого листа должно производиться перед каждым рейсом. После окончания действия бланка его следует вернуть под роспись уполномоченному лицу. После обработки в бухгалтерии лист отправляется на хранение, которое уставом организации может быть продлено на больший срок, чем 5 лет, установленные законодательством.

Выводы

В 2021 году компании или ИП обязательно оформлять путевой лист на каждую легковую машину по новым правилам.

Документ для легкового автомобиля составляется с использованием типовой формы №3. Теперь нужно прописывать марки транспортного средства, вид перевозок и сообщения, время выпуска на линию, сведения о предрейсовом и послерейсовом медосмотре водителя и техосмотре машины.

Была изменена последовательность некоторых пунктов, что значительно повлияло на структуру бланка. Также с 1 января 2021 разрешено вести журнал путевых листов в электронном формате.

В 2021 году изменились форма и порядок заполнения путевых листов. Этот документ — основание для списания горючего в состав расходов для целей бухгалтерского и налогового учета, поэтому важно оформлять его правильно. Мы подготовили обзор внесённых изменений и пример заполнения путевого листа.

Кто должен составлять путевой лист

Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:

зарплату водителя;
надбавки водителям за разъездной характер работы;
затраты на ГСМ;
затраты на запчасти;
затраты на парковку;
компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.

Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.

В новых правилах заполнения путевых листов убрали оговорку о том, что путевой лист оформляется только при перевозке пассажиров, багажа и грузов (Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368). Поэтому может показаться, что теперь даже на пустые транспортные средства надо будет оформлять документ. Но оговорка осталась в ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Так как юридическая сила ФЗ № 259-ФЗ выше, чем у Приказа Минтранса, полагаем, что оформлять путевые листы по-прежнему надо только для перевозки грузов, багажа и пассажиров.

Когда составлять путевой лист и сколько он действует

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.

Время оформления	Срок действия
Один или несколько рейсов в течение смены в пределах одного дня	До начала первого рейса	На один день
Рейс превышает продолжительность смены	До начала рейса	На срок, соответствующий длительности рейса или На срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день

Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.

Новые правила оформления путевых листов с 1 января 2021 года

Новые правила утверждены Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», который действует с 1 января 2021 по 1 января 2027 года.

Новый порядок составления путевых листов обязаны применять юрлица и ИП, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Рассмотрим важные изменения подробнее.

Изменение 1 — новый обязательный реквизит «Сведения о перевозке»

В путевой лист добавился обязательный реквизит «Сведения о перевозке». В нём надо указывать вид сообщения и вид перевозки из ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

Видов перевозок пассажиров и багажа в ФЗ предусмотрели всего три: регулярные, по заказам и на легковых такси. Этого точно недостаточно, поэтому в письме от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ Минтранс уточнил порядок заполнения этого реквизита. В графе «Вид перевозки» надо указывать один из следующих видов:

регулярная перевозка пассажиров и багажа;
перевозка пассажиров и багажа по заказу;
организованная перевозка группы детей;
перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
перевозка грузов;
перевозка для собственных нужд.

При организованной перевозке группы детей указывается только не нужно указывать «перевозка пассажиров и багажа по заказу», если такая перевозка осуществляется по договору фрахтования. Указывайте только «организованная перевозка группы детей» или «перевозка для собственных нужд», когда перевозку осуществляет школа, спортивный клуб и пр. для собственных нужд.

Изменение 2 — «Сведения о транспортном средстве»

Теперь в сведениях о транспортном средстве надо указывать марку транспортного средства и прицепа (при наличии). Раньше указывали только тип и модель.

Тут же будем указывать показания одометра при выезде с парковки и заезде на неё после окончания смены. Показания, как и раньше, включают полные километры пробега. Но в старой редакции заносить данные одометра при заезде на парковку не требовалось.

Изменение 3 — порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле

В новых правилах указали, что за контроль технического состояния отвечает должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспорта. Сейчас указано, что это делает контроллёр технического состояния. Если всё в порядке, нужно проставить отметку «Выпуск на линию разрешён».

Также в правилах прописали, какую отметку ставить в путевом листе после медосмотра водителя:

по результатам предрейсового осмотра — «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
по результатам послерейсового осмотра — «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».

Изменение 4 — электронная форма журнала регистрации путевых листов

Теперь журнал можно вести на бумаге или в электронной форме на выбор. Если будете вести электронно, заверяйте внесённые в него сведения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). А также обязательно предусмотрите возможность печати журнала на бумаге.

Если ведёте бумажный журнал, учитывайте, что все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году

Обязательные реквизиты путевого листа перечислены в Приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368 и ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Первая группа даёт право на допуск транспорта к эксплуатации, а вторая — даёт право принять путевой лист к учёту.

Для допуска к эксплуатации

Чтобы на основании путевого листа списать ГСМ, в нём необходимо указать следующие реквизиты (разд. I Приказа № 368):

Наименование и номер. Укажите в бланке название документа и тип транспорта, для которого он составлен. Например, «Путевой лист легкового автомобиля». Нумеруйте путевые листы в хронологическом порядке.

Сведения о сроке действия. Сюда включите срок (число, месяц, год), в течение которого можно совершать поездки по выданному путевому листу. Документ может быть выдан и на несколько дней — в таком случае нужно указать даты начала и окончания срока, когда путевой лист может быть использован.

Сведения о перевозке. Это новый обязательный реквизит с 2021 года. В нём нужно указывать сведения о виде перевозки и сообщения. Эти данные приведены в ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Мы рассказали о них подробнее в разделе с изменениями 2021 года.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Тут нужно указать:

для юрлица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
для ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

Сведения о транспортном средстве. В путевой лист нужно включить информацию о транспортном средстве:

тип транспортного средства (легковой или грузовой автомобиль, автобус или троллейбус и т.д.);
марку и модель транспортного средства и прицепа к нему (если используется) (ВАЗ-2101, Audi A3 и т.п.);
государственный регистрационный номер транспортного средства и прицепа (если используется);
показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с парковки и заезде на неё после окончания смены;
день и время последней предрейсовой проверки технического состояния транспортного средства, если обязательный досмотр установлен законом);
дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места стоянки и его заезда обратно.

Сведения о водителе. Эта часть должна содержать:

фамилию, имя, отчество водителя;
дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, если послерейсовый осмотр предусмотрен законом.

Если одно транспортное средство используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину. В нём нужно указывать данные водителей, которые первыми выезжают с парковки и последними заезжают. Если путевой лист выписан на нескольких водителей, отметки о предрейсовом медосмотре должны быть в отношении каждого из них.

Для принятия к учёту

Помимо указанных реквизитов, путевой лист, как первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты, установленные для всех первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Обязательные реквизиты, согласно Закону № 402-ФЗ:

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Часто для служебных поездок работники компании используют личные автомобили. Например, директор использует автомобиль для поездок в командировку, а менеджер может ездить на личном автомобиле на встречи с партнерами.

Чтобы подтвердить расходы на ГСМ, каждую поездку нужно отразить в путевом листе.

Дополнительные реквизиты путевого листа

Организации и ИП могут указать в путевом листе дополнительные реквизиты, учитывающие особенности их деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа различными видами транспорта (п. 7 разд. I Приказа № 368).

Такими дополнительными реквизитами, по мнению автора, могут быть:

нормативный расход топлива;
маршрут движения;
экономия топлива в сравнении с нормативным расходом;
перерасход топлива в сравнении с нормативным расходом.

Данные реквизиты позволяют организации осуществлять внутренний контроль над обоснованностью списания горючего.

Нормативная база, справочники ОКВЭД, ОКОФ, проводок, актуальные показатели. Чтобы получить доступ к материалам, просто зарегистрируйтесь

Форма и порядок заполнения путевого листа

Обязательного для всех бланка путевого листа по-прежнему нет. Вы можете разработать его самостоятельно или доработать и использовать унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Доработка включает добавление всех обязательных реквизитов и исключение ненужных граф.

Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования 2021 года.

Мы подготовили несколько образцов путевых листов, оформленных по новым правилам.

Образец путевого листа легкового автомобиля на основе типовой формы № 3

Образец путевого листа грузового автомобиля на основе типовой формы № 4-П

Нормы расхода топлива

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте введены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”».

В соответствии с п. 1 данных Методических рекомендаций они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.

На основании Методических рекомендаций в организациях утверждаются нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.

НК РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Но если компания применяет эти нормы, она может подтвердить экономическую оправданность расходов в случае разногласий с налоговой (ст. 252 НК РФ).

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

С 1 марта 2019 года действуют изменения, внесенные Приказом Минтранса России от 21.12.2018 № 467 в Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (зарегистрировано в Минюсте России 08.10.2008 № 12414) (далее — Приказ № 152). Сегодня разберемся, как оформлять путевые листы «по-новому», а также коснемся правил оформления путевых листов, оставшихся без изменений.

Федеральным законом от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (далее — закон № 196-ФЗ) прямо не предусмотрена обязанность оформления путевых листов. Однако, в силу пункта 2 статьи 20 Закона № 196-ФЗ юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие коммерческие перевозки, а также перемещение лиц (кроме водителя) и (или) материальных объектов автобусами и грузовыми автомобилями без заключения договоров (перевозки для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями), обязаны соблюдать Правила обеспечения безопасности перевозок автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденные Приказом Минтранса РФ от 15.01.2014 № 7 (далее — Правила), и проводить (согласно установленному перечню) мероприятия по подготовке транспортных средств к безопасной эксплуатации.

Пунктом 29 Правил установлено, что сведения о проведенном контроле технического состояния транспортного средства и месте его проведения фиксируются в путевых листах. Контроль технического состояния транспортных средств при выпуске на линию (возврате с линии) обеспечивается работником субъекта транспортной деятельности, осуществляющим допуск транспортных средств к эксплуатации.

Документом, который нужен для учета и контроля работы транспортного средства и водителя, является путевой лист (пункт 14 статьи 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Закон № 259-ФЗ)).

Статьей 6 Закона № 259-ФЗ запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

При этом, напомним, что Верховный Суд Российской Федерации в Определении от 09.03.2017 № 309-КГ17-1326 еще раз указал: если лицо осуществляет деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств и осуществляет перевозку работников и грузов для собственных нужд, оно обязано соблюдать требования, установленные статьей 20 Закона № 196-ФЗ.

Требования к обязательным реквизитам путевого листа выглядят следующим образом:

наименование и номер путевого листа — указывается тип транспортного средства (путевой лист легкового автомобиля, например), номер указывает в заголовочной части в хронологическом порядке;

сведения о сроке действия путевого листа — дата (число, месяц, год), на которую путевой лист может быть использован, в случае оформления более чем на 1 день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован;

сведения о собственнике/владельце транспортного средства — организационно-правовая форма, наименование, местонахождение, номер телефона, ОГРН;

сведения о транспортном средстве:

тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства и прицепа,

государственный регистрационный знак транспортного средства и прицепа,

показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного ТС по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя ТС,

дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку. С 1 марта 2019 года можно не заверять штампами показания одометра, достаточно подписи ответственных лиц,

дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства. Проводить техконтроль должен контролер, соответствующий Профессиональным и квалификационным требованиям к работникам юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом. Однако, не обязательно иметь в штате такого контролера. Указанную функцию можно возложить либо на стороннюю организацию, либо на водителя в порядке совмещения;

сведения и водителе:

фамилия, имя, отчество водителя,

дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя.

Оформленные путевые листы организация должна хранить как минимум пять лет.

Предварительно отметим, что в законодательстве не дано определение рейса. Но обычно под рейсом понимают промежуток времени, начиная с выезда транспортного средства с места постоянной парковки, и до его возвращения обратно.

В предыдущей редакции Приказа № 152 оформление путевого листа было возможно на один день или срок, не превышающий одного месяца. По новым правилам путевой лист нужно оформлять:

до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня);

до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.

если водитель поехал в один рейс, но на 2 дня, то его рейс составляет 2 дня и выдается 1 путевой лист;

если водитель развозит продукцию по нескольким точкам и на место постоянной парковки не возвращается, то у него получается в течение одного дня один рейс и требуется только один путевой лист;

если водитель развозит продукцию по нескольким точкам и на место постоянной парковки возвращается, то у него получается в течение одного дня несколько рейсов, но в течение одной рабочей смены и будет возможным оформление одного путевого листа;

если в течение срока действия путевого листа одно транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то на него может оформляться несколько путевых листов, отдельно на каждого водителя.

Предрейсовый (предсменный) осмотр

Начиная с указанной даты, учреждения, использующие для собственных нужд автобусы и грузовики, обязаны проводить предрейсовый и предсменный контроль состояния данных транспортных средств, порядок проведения которых регламентируется Приказом Минтранса РФ от 08.08.2018 № 296 «Об утверждении Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств».

Предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств проводится до начала рейса, если в течение одной смены (рабочего дня) выполняется только один рейс или длительность рейса превышает продолжительность смены (рабочего дня) водителя транспортного средства.

Предсменный контроль технического состояния транспортных средств проводится до начала смены, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает более одного рейса.

Предрейсовый или предсменный контроль технического состояния транспортных средств должен проводиться до выезда транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены водителя транспортного средства.

Дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния транспортных средств городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов (пункт 16.1 Приказа № 152).

Указанные данные о прохождении предрейсового осмотра заверяются подписью лица, проводившего соответствующий осмотр. В предыдущей редакции правил оформления путевых листов отметка о проведении медосмотра заверялась еще и штампом. Однако, в отсутствие такого указания имеются определенные противоречия в нормативных актах, так как пунктами 16 и 17 Приказа Минздрава РФ от 15.12.2014 № 835н «Об утверждении Порядка проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров» до сих предусмотрено, что по результатам предрейсового, послерейсового медосмотра на путевых листах ставится штамп, например: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». Поэтому, до внесения соответствующих изменений в приведенный нормативный акт для предотвращения спорных ситуация советуем проставлять такой штамп.

Таким образом, заполнение путевых листов с учетом внесенных изменений не является затруднительным, однако, необходимо учитывать обязательные реквизиты и периодичность оформления путевых листов.

Пункт 14 статьи 2 Федерального закона №259-ФЗ регулирует работу автомобильного и наземного электрического транспорта. Согласно документу, для контроля работы водителя и транспортного средства нужно оформление путевого листа, в который вносятся сведения о маршруте, состоянии машины и здоровье водителя. Данный документ необходим для компаний и индивидуальных предпринимателей, чья деятельности напрямую или косвенно связана с перевозкой пассажиров и/или грузов.

Новая форма путевого листа с 2021 года – что изменилось?

Изменения в правилах оформления путевых листов были инициированы созданием нового нормативно-правового документа. Так, с 01.01.2021 вступил в силу новый Приказ Минтранспорта РФ №368, который заменил старый приказ от 2008 года. Приказ утверждает перечень обязательных реквизитов, которые должны быть в бланке путевого листа с 2021 года, а также определяет процесс его заполнения.

Были приняты такие изменения:

Теперь в самом первом пункте путевого листа следует указывать «сведения о перевозке», которые обязательно включают «виды сообщения и виды перевозок» (легковое такси, по заказам или регулярные). В виде сообщения нужно указать его масштаб – будут ли перевозки межрегиональными, межгородскими, пригородными или внутригородскими.

Теперь в новом бланке листа необходимо вписывать марку транспортного средства и марку прицепа, если он имеется. Раньше нужно было указывать только модель, но теперь этот список пополнился и маркой.

Расширение появилось и для трамваев с троллейбусами – теперь обязательно вписывать их инвентарный номер, помимо регистрационного (раньше обходились только регистрационным номером).

Немного откорректированы термины – теперь вместо выезда с парковки автомобиля и его возврата на нее используется понятие «выпуск на линию». Также подпункты 4 и 5 в пункте 6 поменялись местами, и очередность нужно соблюдать в новом листе.

Один из важнейших пунктов – если раньше путевые листы требовались для осуществления перевозок в целом, теперь нужно оформлять такой документ на каждое транспортное средство, эксплуатируемое ИП или юрлицом.

Также теперь проставляется отметка о прохождении пред- и послерейсового медосмотра водителя.

В подпунктах о прохождении техконтроля должна включаться обязательная фраза «выпуск на линию разрешен».

Появилась возможность вести электронные журналы путевых листов, которые должны предусматривать печать страниц с сохранением исходной структуры. При этом право ведения журнала на бумаге остается (как и раньше, он должен храниться в организации не менее 5 лет).

Всего изменению подверглись пункты 1, 4, 6, 8, 15, 16, 17 и 18, что значительно повлияло на трудозатратность заполнения листка. Лист должен иметь при себе водитель с пакетом иных документов.

К полному списку таких документов относится:

водительское удостоверение с требуемым классом допуска;

сопроводительный документ на перевозимый товар, например, товарно-транспортные накладные;

специальное разрешение на транспортировку особых грузов, если они подлежат перевозке;

документы о регистрации транспортного средства с прицепом, если он имеется.

«Снаряжать» водителя всей документацией обязательно перед каждым рабочим выездом.

Как заполнить для легкового автомобиля с учетом новых правил?

Путевой лист для легкового автомобиля составляется с использованием типовой формы №3. Бумага включает информацию об организации, задание водителю и движение горючего.

Лист с учетом новых правил должен содержать такую информацию (образец заполнения для 2021 года можно скачать ниже):

Порядковый номер путевого листа.

Срок действия (даты начала и окончания срока).

Информация о собственнике легкового автомобиля (ФИО, ЕГРИП и юридическая регистрация собственника-ИП, наименование организации с указанием организационно-правовой формы, номер телефона и ОГРН).

Данные о транспортном средстве: тип, марка, модель, государственный регистрационный знак, регистрационный номер легковой машины, дата и время выхода на линию с личной подписью проверяющего, отметка о прохождении предрейсового контроля технического состояния ТС с ФИО и подписью инспектора, формы по ОКУД и ОКПО с видом сообщения и перевозок.

Сведения о водителе: ФИО, время и дата, когда пройдены предрейсовый и послерейсовый медицинские осмотры с указанием должности, личной подписи и ее расшифровки.

Задание водителю: какая организация и для чего дает ему легковой автомобиль в разрешение, адрес данной выдачи и сведения о диспетчере-нарядчике.

После получения разрешения на выезд водителю приводятся данные о движении горючего (номер заправочного листа, расход фактический и нормативный, размер перерасхода или экономии, показания одометра при возвращении на парковку, подпись механика).

Результат работы автомобиля за смену (сколько пройдено и общее время в наряде).

Расчет заработной платы (два норматива за часы или за километраж). Здесь же следует привести должность, ФИО и подпись с расшифровкой лица, который произвел расчет.

Сведения должны заноситься либо в электронном формате, либо от руки темной шариковой ручкой (иные письменные принадлежности использовать нельзя).

Вести путевые листы должен начальник подразделения, главный диспетчер, работник бухгалтерии и даже сам руководитель или ИП.

После оформления путевой лист заверяется подписью руководителя предприятия и печатью. Важно отметить, что документ действителен только одни сутки.

Оформление путевого листа должно производиться перед каждым рейсом. После окончания действия бланка его следует вернуть под роспись уполномоченному лицу. После обработки в бухгалтерии лист отправляется на хранение, которое уставом организации может быть продлено на больший срок, чем 5 лет, установленные законодательством.

Выводы

В 2021 году компании или ИП обязательно оформлять путевой лист на каждую легковую машину по новым правилам.

Документ для легкового автомобиля составляется с использованием типовой формы №3. Теперь нужно прописывать марки транспортного средства, вид перевозок и сообщения, время выпуска на линию, сведения о предрейсовом и послерейсовом медосмотре водителя и техосмотре машины.

Была изменена последовательность некоторых пунктов, что значительно повлияло на структуру бланка. Также с 1 января 2021 разрешено вести журнал путевых листов в электронном формате.

Читайте также:


Какие нужны документы при устройстве на работу в школу учителем

Проверяет ли посольство справки о доходах

Как в резюме написать про грамоты

Что такое выплаты по коллективному договору

Срочный трудовой договор может заключаться с совместителями с надомниками