Может ли дата записи в трудовой книжке быть позже даты приказа

Опубликовано: 03.10.2024

Трудовые книжки должны заполняться по правилам, установленным постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Общие правила таковы:

На титульном листе недопустимо производить каких-либо исправлений. Если допущена ошибка, то вносить правки в запись нельзя. Такой бланк трудовой книжки считается испорченным и подлежит уничтожению.
Даты следует указывать в цифровом формате, например, 01.03.2019. Применение словесно-цифрового формата является не совсем корректным способом заполнения, но на практике работодателей за это не наказывают.
Запись должна производиться аккуратно, шариковый, перьевой либо гелевой ручкой.
В трудовой книжке нельзя указывать каких-либо сокращений. Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ» и так далее.
Все записи в ТК должны нумероваться в пределах соответствующего раздела.

Возникает вопрос: нужно ли нумеровать записи, сделанные в связи с переименованием работодателя? Здесь есть небольшое противоречие: инструкция № 69 требует, чтобы такие записи не нумеровались, а в постановлении № 225 сказано, что должны быть пронумерованы все записи. В юридической практике в таком случае применяется правило из того нормативного акта, который имеет большую юридическую силу. В данном случае это постановление № 225. То есть получается, что нумеровать записи о переименовании работодателя все-таки более правильно. То же самое относится к записям об общем стаже при выдаче дубликата трудовой книжки. Однако опять же на практике допустим как вариант с нумерацией спорных записей, так и без нее. Проверяющие органы за это никаких санкций не накладывают.

Кадровиков часто интересует и другой вопрос — может ли организация ставить штамп со своим наименованием в трудовой книжке вместо того, чтобы писать его от руки? Если исходить четко из требований нормативных актов, то применение штампы не совсем корректно. Но на практике это допускается, то есть ПФР принимает такие трудовые книжки у работников без каких-либо вопросов. Важный момент — если вы используете штамп, то ставьте его аккуратно и строго в пределах отведенной графы и строки.

Если вы первый работодатель нанимаемого сотрудника, то должны оформить ему трудовую книжку «с нуля». Это придется сделать и в том случае, если новый работник утратил ТК и не имеет желания ее восстанавливать у бывшего работодателя.

На титульном листе указывается:

ФИО и дата рождения. Указывается в полном соответствии с документом, удостоверяющим его личность. Ошибка хотя бы на одну букву или цифру создаст большие проблемы для работника в будущем. Не исключено, что ему впоследствии придется обращать в суд для признания того факта, что трудовая книжка действительно принадлежит именно ему.
Образование работника. Указывать его нужно строго на основании документов об образовании. Важно учесть, что в 2015 году классификация образования изменилась. Например, сейчас нет такого вида, как среднее профессиональное или высшее профессиональное образование. Для сотрудников с высшим образованием можно указать, какую ступень они окончили, то есть прописать образование «высшее магистратура» или «высшее бакалавриат». Но допустима и формулировка «высшее».
Профессия, специальность работника. Эти сведения также нужно указать из документа об образовании. Бывает, что работник получил образование по направлению подготовки, то есть специальность, профессия либо квалификация ему не присвоена. В таком случае эту строку можно оставлять пустой.
Подпись работника.
Дата заполнения. Бланк ТК предполагает запись этой даты в словесно-цифровом формате, хотя в инструкции написано иное. На практике это проблем не вызывает, поэтому допустимы оба варианта.
Подпись лица, ответственного за ведение ТК. В бланке указано, что подпись должна быть разборчивой, поэтому часто вместо подписи ответственные сотрудники прописывают свою фамилию. Это неверная практика, хотя она и очень распространена. Фамилия сотрудника кадровой службы может быть указана — это не является нарушение, но личная подпись при этом также должна быть.
Если работодатель использует печать, то ее нужно поставить на титульном листе трудовой книжки.

Важно! Поскольку раньше применение печатей было обязательным для всех, то трудовые книжки старых образцов должны быть с печатями. Вместе с тем работодатель не вправе делать выводы о том, что ТК без печати является недействительной.

Мнение о недействительности ТК без печати есть, и его источником является Пенсионный фонд. Органы ПФР зачастую раньше отказывали пенсионерам в принятии книжек без печатей, но суды всегда в таких спорах поддерживают граждан. Судьи говорят о том, что работники не обязаны нести ответственность за ошибки своих работодателей.

Если изменилась фамилия

Выше мы рассказали о том, что вносить исправления на титульном листе трудовой книжки нельзя. Но если у работника произошло изменение какой-то личной информации, например, фамилии, то такие сведения в ТК отразить необходимо. Правила внесения изменений следующие (на примере фамилии):

старая фамилия зачеркивается;
новая фамилия указывается рядом;
на внутренней стороне обложки трудовой книжки указывается запись о том, что фамилия изменена, а также документ, на основании которого это произошло;
тут же ответственный сотрудник (инспектор по кадрам) ставит свою подпись с расшифровкой, а также печать работодателя или отдела кадров.

Часто бывает, что место в строке для указания новый фамилия не остается. Что делать в таком случае? Правила этот вопрос не регламентируют. Но специалисты-практики рекомендуют указывать новую фамилию в свободном пространстве выше или ниже строчки с зачеркнутой фамилией. Однако бывает, что и этого пространства недостаточно. Например, человек меня фамилию несколько раз либо она очень длинная. В таком случае специалисты советуют вшить в трудовую книжку вкладыш. Обычно вкладыши вшивают, когда заканчиваются страницы для указания трудовой деятельности гражданина. Но это можно сделать в случае, если кончилось место на титульном листе.

Вверху титульного листа делается отметка о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера, а сам вкладыш учитывается в книге движения трудовых книжек.

При найме на работу порядок заполнения трудовой книжке такой:

В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с учредительными документами — полное и сокращенное, если оно предусмотрено. Часто кадровики указывают только сокращенное наименование, например, ООО «Ромашка», однако это неверно.
В графе 1 строчкой ниже наименования работодателя ставится порядковый номер записи.
В графе 2 в той же строке прописывается дата приема на работу — она берется из приказа о найме.
В графе 3 в той же строке делается запись о приеме. Тут правила такие:
- отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
- делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.

Никаких иных записей при приеме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.

Печатью запись о приеме на работу не заверяется.

Запись о переводе

Переводом считается смена должности, структурного подразделения или направление работника в другую местность вместе с работодателем.

Важное правило: в трудовой книжке отражаются только постоянные переводы. Если работник переводится временно, запись не делается.

Порядок записи при переводе такой:

В графе 1 указывается номер записи.
В графе 2 — число, месяц и год перевода.
В графе 3 указывается, куда и кем сотрудник переведен.
В графе 4 — ссылка на приказ также, как при приеме на работу.

Временный перевод может стать постоянным — условия этого прописаны в статье 72.2 Трудового кодекса. Это бывает, когда срок временного перевода окончился, но прежняя работа сотруднику не предоставлена, а он этого не потребовал и продолжает работать дальше. В этом случаем считается, что условие о временном характере перевода больше не действует. Перевод считается постоянным с даты перевода (то есть задним числом), а значит, его нужно отразить в трудовой книжке.

Как правильно оформить такой перевод? Опять же, правила не регулируют этот вопрос. Но Роструд в частных разъяснения предлагает такую схему:

С работником заключается дополнительное соглашение, в котором указывается, что ранее осуществленный времени перевод является постоянным.
Издается приказ о том, что временный характер перевода отменяется.
В трудовой книжке делается запись о переводе с указанием в качестве основания обоих приказов: первичного, которым сотрудник был временно переведен, а также приказа из пункта 2.

Остается невыясненным один момент, пояснить который проще на примере. Допустим, работник с 1 марта 2018 года получил временный перевод, а 1 марта 2019 года он был признан постоянным. Какой датой делать запись в трудовой книжке? Тут возможны два варианта:

Сделать запись датой признания перевода постоянным, то есть от 01.03.2019. Тогда в графе 3 нужно будет указать: «01.03.2018 переведен. » далее куда и кем.
Сделать запись датой перевода, то есть от 01.03.2018. В этом случае нужно просто указывать, куда и кем сотрудник переведен.

Вне зависимости от того, какой выбирается вариант, в графе 4 должна идти ссылка на оба приказа.

Пример записи при временном переводе, ставшим постоянным

В раздел «Сведения о работе» также вносятся записи:

о военной службе — пример оформления на изображении ниже: Рис
о совместительстве — по желанию работника на основании его заявления;
о курсах повышения квалификации и профессиональной переподготовке. Обычно такие записи делаются, если работник принес в отдел кадров подтверждающие документы.

В следующей части расскажем о том, как в трудовых книжках делать записи об увольнении и исправлять ошибки.

Трудовая книжка – это основной документ, сопровождающий трудовые взаимоотношения сотрудника и работодателя. На его основании осуществляется прием на новую должность. На базе сведений из книжки начисляется пенсия. Закон предъявляет строгие требования к ее заполнению. Одно из этих требований – обязательное внесение сведений в документ при увольнении сотрудника. В день увольнения работнику обязательно выдают книжку со всеми необходимыми записями.

Обязанность по внесению записей в книжку

И компании, и ИП обязаны делать записи в книжках своих сотрудников. В статье 66 ТК РФ указано, что книжка является ключевым документом, на основании которого проводится учет стажа работы специалиста. На его базе определяются также прочие сведения о сотруднике. Особенности ведения утверждены этими актами:

Правилами, установленными Правительственным Постановлением №225.
Инструкцией, установленной Постановлением Минтруда №69.

В пункте 4 Правил №225 указано, какие именно данные нужно заносить в книжку:

Данные о сотруднике: должность, специальность.
Исполняемую работу.
Перевод на другие должности.
Основание увольнения сотрудника.
Награждения.

Представитель кадровой службы не может как не вносить сведения, так и вносить лишние данные. В статье 22 ТК РФ указано, что работодатель должен соблюдать все положения законодательства. То есть при заполнении книжки он не может действовать по своему усмотрению.

Самые частые нарушения при заполнении книжки

Ответственность за неверное заполнение книжки накладывается на основании статьи 419 ТК РФ. Для того чтобы избежать наказания, нужно сначала проверить соответствие уже имеющихся записей закону. Только потом следует вносить новые записи.

При заполнении обычно забывают внести эти сведения:

Образование.
Должность и специальность.
Вознаграждения сотрудника, если они есть.
Запись о расторжении соглашения с сотрудником с указанием актуальной даты.
Изменение наименования компании или отдела, если это произошло на протяжении работы сотрудника.
Порядковый номер записи.
Дату внесения записи.
Информацию о присвоении квалификации.

Правильность внесения сведений в книжку должен проверять работодатель, так как именно он несет ответственность за ошибки. Однако и сотруднику рекомендуется проверять внесенные сведения, так как они могут повлиять на дальнейшее трудоустройство и определение стажа.

ВАЖНО! Работодатель может не просто забыть внести какие-то сведения. Он может вообще не внести запись о том, что сотрудник работал в фирме. Это очень серьезное правонарушение. Оно чревато для работника.

Рассмотрим пример. Человек 5 лет работает в фирме. При увольнении в его ТК не внесли никакую запись. Из-за этого сотрудник не сможет доказать новому работодателю, что он занимал определенную должность. Кроме того, зафиксированный стаж будет меньше фактического.

ВНИМАНИЕ! В трудовой книжке не должно быть подтирок и зачеркиваний.

Что делать, если запись не внесена

Что делать, если нужная запись не была прописана своевременно? Нужно ее внести. Для этого просто проставляется пропущенная запись. Вносится она после последних записей, если они есть. Указываются эти сведения:

Порядковый номер.
Дата.
Основная информация.
Номер приказа и дата его издания.

В записи указываются актуальные сведения приема на работу и увольнения. Что делать, если пропуск записи обнаружен уже тогда, когда сотрудник устроился на новую работу? Необходимо обратиться в кадровую службу работодателя, который не внес информацию. Если прошлый работодатель ликвидировался, пропущенная запись может быть внесена в кадровом отделе нового работодателя.

Порядок действий в случае наличия ошибок оговорен в разделе 3 Правил №225. Однако это общие рекомендации. Порядок работы в случае отсутствия записи Правилами не установлен. А потому в рассматриваемом случае следует руководствоваться стандартным порядком исправления ошибок.

В пункте 27 Правил №225 указано, что ошибки в книжке должны исправляться бывшим работодателем. Но иногда это невозможно. В данном случае исправленная запись может вноситься новым работодателем. Но делается это на основании документов с прошлого места работы.

В пункте 29 Правил №225 указано, что записи в книжку вносятся на основании таких документов, как трудовой договор, приказ руководителя о приеме на работу/увольнении. Записи в трудовой книжке и данные в бумагах должны соответствовать друг другу.

Ответственность за пропуск записи

В пункте 45 Правил №225 указано, что именно работодатель несет ответственность за заполнение книжек. В подпункте «б» пункта 10 Положения о трудовом надзоре №875 от 1 сентября 2012 года указано, что, если на работодателя поступит жалоба относительно нарушений в заполнении книжки, его ожидает внеплановая проверка. Итогом контрольных мероприятий может стать административная ответственность на основании части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.

В частности, это или предупреждение, или штраф:

1 000-5 000 рублей для должностных лиц и ИП.
30 000-50 000 рублей для ЮЛ.

При обнаружении повторного нарушения штраф будет увеличен.

Что делать сотруднику, если работодатель не внес запись в трудовую

Отсутствие записи – это всегда проблема для работника. Даже если новый работодатель не заметил отсутствующей записи, сложности возникнут в определении стажа деятельности при установлении размера пенсии. А потому на данный просчет можно и нужно обращать внимание.

У работника есть следующие варианты действий:

Основной вариант – обращение к бывшему работодателю с просьбой внести отсутствующую запись.
Если прошлое место работы было ликвидировано, то имеет смысл обратиться к нынешнему работодателю. Ему нужно предоставить все документы, подтверждающие, что сотрудник реально работал в компании. К примеру, это может быть трудовой договор.

Как ему это сделать, если отсутствует и запись в книжке, и трудовой договор? Даже в этом случае трудящийся защищен с точки зрения закона. Существуют соответствующие прецеденты. К примеру, это решение коллегии Хабаровского краевого суда.

Коллегия рассматривала следующее дело: сотрудник был принят в компанию, однако его «провели» мимо кадрового отдела. С ним не заключили трудовое соглашение. Его книжку приняли, но не поставили в ней никаких записей. Книжка была отдана обратно без всяких записей.

Трудящийся подал иск в суд. Первые иски были отклонены на том основании, что нет доказательств факта работы в компании. Однако в дальнейшем иск был принят. В ходе судебных прений удалось доказать, что сотрудник работал в фирме. В качестве аргумента были использованы свидетельские показания. Кроме того, в статье 16 ТК РФ указано, что основание образования трудовых отношений – фактическое допущение к деятельности. То есть даже если нет документов, это вовсе не значит отсутствие трудовых взаимоотношений. Истцу удалось выиграть дело.

Когда используется форма приказа об увольненииТ-8 и Т-8а

Согласно ст. 80 ТК РФ наниматель обязан издать приказ на увольнение в установленный срок — 2 недели с момента написания работником заявления об увольнении. Игнорировать это требование не следует – последствия будут негативными:

возложение административной ответственности на работодателя;
возникновение трудового спора;
судебный процесс.

❗️ Судебная практика: Приморский краевой суд признал незаконным издание приказа об увольнении по собственному желанию позднее двухнедельного срока с даты получения заявления. Истице выплачены заработок за время отсутствия, компенсация морального вреда и судебные расходы (определение от 08.06.2015 No 33-4645).

Применение формы приказа об увольненииТ-8 и Т-8а

Требования к содержанию и обязательным реквизитам приказа об увольнении Трудовым кодексом не установлены. Организация вправе утвердить шаблон, форма которого должна соответствовать законодательству и ГОСТу.

На практике юридические лица бюджетной сферы и большинство предприятий негосударственного сектора предпочитают форму приказа (распоряжения) об увольнении, утвержденную Госкомстатом:

Т-8 (на одного увольняемого),
Т-8а (на нескольких).

Ее применение снижает риск ошибок: необходимые реквизиты уже есть и остается их внимательно заполнить. У контролирующих органов такой документ вызовет меньше вопросов.

Кто составляет приказ

Проект приказа готовится кадровой службой организации или специалистом по кадрам. Директор маленькой организации или индивидуальный предприниматель, действующий самостоятельно, вправе оформить этот документ.

Приказ на уволенного сотрудника: общие положения и порядок составления

Приказ – это распоряжение руководства фирмы, составленное в письменном виде. Одной из разновидностей такого рода документов является приказ об увольнении. Он может быть составлен как в произвольной форме, так и по форме № Т-8, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Законодатель не исключает возможности утвердить свой бланк приказа в конкретной организации. В этом случае рекомендуется включить в него все сведения, которые содержатся в форме № Т-8.

Приказ может содержать следующие сведения:

Название фирмы.
Дату его составления.
Ф.И.О. служащего, подразделение, в котором он выполнял обязанности, его табельный номер.
Дату, в которую служащий будет уволен.
Основание для увольнения и ссылку на статью ТК РФ, по которой трудящегося увольняют.
Ссылку на документы, которые послужили основанием для увольнения, например, заявление служащего.
Подписи руководителя и сотрудника (о том, что он ознакомлен с документом).

Основания для прекращения трудового договора

Соблюдать порядок оформления приказа следует обязательно. Особенно важно правильное установление основания завершения трудовых отношений. Опытные кадровики знают: основание (причина) увольнения указывается в буквальном соответствии с формулировкой статьи закона. Перечень оснований можно сгруппировать по причинам возникновения:

инициатива увольняющегося или работодателя;
соглашение;
окончание срока договора;
возникновение не зависящих от воли сторон обстоятельства;
нарушения порядка заключения трудового договора, приводящее к невозможности продолжения работы.

При подготовке текста приказа нельзя смешивать основания увольнения как ссылку на норму права и документы (заявление, уведомление, медицинское заключение и пр.).

❗️ Судебная практика: Лаборант лаборатории была уволена по ненадлежащим основаниям. Мелекесским районным судом Ульяновской области вынесено решение о незаконности акта расторжения трудового договора, истица вернулась к работе, получила заработную плату за время прогула и компенсацию морального вреда (решение No 2-1-274/2020 2-1-274/2020-М-1-225/2020 М-1-225/2020 от 30.07.2020).

Ответственность работодателя за отсутствие приказа на увольнение

Просрочка при издании приказа или пренебрежение этой обязанностью считается грубым нарушением законодательства. Пострадавшее лицо вправе обжаловать действия нанимателя в трудовую инспекцию и обратиться с заявлением в прокуратуру. В результате возбуждения дела в соответствии с ч. 1 и ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ, нарушитель может быть привлечен к административной ответственности:

При первом нарушении:

штраф на организацию составит 30 000–50 000 руб.;
предпринимателя-работодателя накажут на сумму 1 000–5 000 руб.;
должностное лицо получит предупреждение или оплатит штраф в размере 1 000–5 000 руб.

с организации будет взыскан штраф от 50 000 до 70 000 руб.;
санкция, наложенная на предпринимателя, составит 10 000–20 000 руб.;
должностное лицо заплатит штраф в размере 10 000–20 000 руб. или будет дисквалифицировано.

За дискриминацию беременных, одиноких матерей и лиц предпенсионного возраста прокуратура вправе инициировать уголовное преследование. Наказание составит:

штраф в сумме до 200 000 руб. или в размере дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев;
триста шестьдесят часов обязательных работ.

Суд может принудить нарушителя оплатить: возмещение морального вреда (пострадавшая репутация, материальные затруднения); вынужденные прогулы.

Оформляем приказ на увольнение по форме Т-8

Требования к документу

По ГОСТу Р 7.0.97-2016 бланк приказа содержит:

обязательные реквизиты (наименование организации, разновидность документа, число, место издания, заголовок, текст, подписи),
дополнительные реквизиты (отметки).

В образцах Т-8 и Т-8а отсутствуют отдельные обязательные атрибуты и внесены дополнительные (отметка об утверждении формы, статистические коды, отметка о мнении выборного профсоюзного органа).

Какую дату издания указать в приказе

Работодатель свободен в выборе даты. Он вправе издать приказ:

в день увольнения (с учетом права отзыва заявления на увольнение по собственному желанию);
раньше последнего рабочего дня (велик риск отмены приказа);
с даты фактического события: смерть работника, приговор суда, исключающий продолжение работы.

Важно установить даты издания приказа, увольнения и ознакомления в порядке, подтверждающем законность процедуры:
соблюдения двухнедельного срока уведомления при издании приказа об увольнении по собственному желанию, выполнение пунктов и сроков процедуры увольнения работника в связи с дисциплинарным взысканием и другие.

❗️ Судебная практика:

Сотрудница подала заявление на увольнение по собственному желанию без даты увольнения. Уволив ее в тот же день, работодатель нарушил ее право на отзыв заявления. Санкт-Петербургский городской суд признал издание приказа на увольнение по собственному желанию ранее двухнедельного срока незаконным (определение от 15.03.2018 No 33-5761/2018).
Сотрудник указал в заявлении на увольнение 31 января как последний день работы. Работодатель уволил сотрудника позднее, 7 февраля. Архангельский областной суд указал, что увольнение работника производится в день, согласованный сторонами. Более поздние сроки незаконны (определение от 28.06.2018 No 33-4140/2018).

Шапка документа

Шапка образца приказа на увольнение по любым основаниям (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и пр.) содержит неизменяемые атрибуты:

Актуальное наименование организации-работодателя или ФИО индивидуального предпринимателя в соответствии с ЕГРЮЛ или ЕГРИП, вид документа «ПРИКАЗ (распоряжение)»;заголовок к тексту номер приказа об увольнении, дату издания приказа.

Особенности оформления приказа на увольнение по форме Т-8а

Данная форма применяется при увольнении нескольких человек. Чтобы уволить более двух сотрудников, приказ составьте аналогично документу по форме Т-8 с учетом следующего:

для каждого увольняющегося в приказ включаются:

Индивидуальная причина в качестве основания увольнения;
документы-основания для увольнения каждого лица,

все упомянутые должны расписаться в приказе.

Ознакомление работника с документом

При любых основаниях увольнения сотрудник обязан ознакомиться с приказом и подписать его в срок:

три рабочих дня — с даты приказа при наложении дисциплинарного взыскания в форме увольнения;
в остальных ситуациях срок не указывается, но желательно провести ознакомление не позднее последнего рабочего дня увольняемого.

Когда работник отказывается от ознакомления или не в состоянии (болезнь, длительное отсутствие на работе и пр.), работодатель имеет право проставить отметку об этом на приказе. Для снижения риска судебного разбирательства следует:

При неявке сотрудника продолжается оформление увольнения:

на приказе ставится соответствующая запись, при увольнении-дисциплинарном взыскании, дополнительно к отметке на приказе составляется акт, содержащий:

Ф.И.О. и должность увольняемого;
Ф.И.О. и должности сотрудников, подписавших акт (не менее трех);
запись о факте отказа или невозможности ознакомления;
реквизиты неподписанного приказа;
подписи всех свидетелей.

Подписи сторон

Приказ на увольнение включает подписи:

руководителя организации или уполномоченного на подписания кадровых документов лица (доверенностью, приказом и локальным актом предприятия);
увольняющегося;
специалиста, заверившего факт отказа от ознакомления с приказом.

В строку согласования с профсоюзом вносятся реквизиты решения, подпись не ставится.

❗️ Судебная практика: Директор ООО был освобожден от обязанностей на основании решения неуполномоченного лица. Щигровским районным судом Курской области увольнение было признано незаконным, истцу выплачена заработная плата за время вынужденного прогула (решение No 2-275/2020 2-275/2020М-306/2020 М-306/2020 от 30.07.2020)

Обязателен ли обходной лист?

Трудовым кодексом обходной лист при увольнении не предусмотрен. За отсутствие этого документа нельзя отказать работнику в выдаче трудовой книжки и расчете при увольнении. А вот наниматель такими действиями нарушает закон и рискует получить административный штраф.

Для некоторых категорий трудящихся заполнение «бегунка» закреплено в локальных нормативных актах.

Можно ли издать приказ об увольнении заранее

Работник компании подал заявление об увольнении «по собственному желанию» по ТК. Можно ли издать приказ заранее – за несколько дней до фактического ухода сотрудника? Юрист настаивает, что это недопустимо и приказ нужно оформить в день прекращения трудового договора.

По просьбе ситуацию разъяснила эксперт «Нормы» по трудовому праву Ленара ХИКМАТОВА:

– В законодательстве нет запрета на заблаговременное издание приказа о прекращении трудового договора по инициативе работника. И в некоторых случаях это не просто «прихоть» кадровика, а вынужденная мера. Например, руководитель может быть в отъезде и подписать приказ в день увольнения сотрудника будет некому.

К примеру, работник 6 января подал заявление о прекращении трудового договора с 20 января, а 15-го директор уходит в трудовой отпуск. В этом случае приказ можно издать до 15 января.

Но тут есть риск: работник вправе отозвать свое заявление об увольнении до истечения срока предупреждения . Он может это сделать даже в последний день предупреждения, т.е. – в день прекращения трудового договора. И если издать приказ заранее, есть вероятность того, что впоследствии его придется отменить. В приведенном примере сотрудник может отозвать заявление с 6 по 20 января включительно, т.е. – в течение всего срока предупреждения.

А отказать работнику в праве отозвать заявление до истечения срока предупреждения – нельзя ни при каких обстоятельствах. В том числе, если даже уже издан приказ о прекращении трудового договора или на место увольняющегося уже пригласили другое лицо . Поэтому желательно при увольнении по собственному желанию работника все-таки издавать приказ об этом в день фактического прекращения с ним трудового договора.

Например, работник 1 февраля подал заявление о прекращении трудового договора по собственному желанию. Последний его рабочий день – 15 февраля, в который и желательно издать приказ.

Приказ оформили заранее. Когда внести сведения в трудовую книжку?

Если приказ все-таки пришлось оформить заранее, запись в трудовую книжку о прекращении трудового договора вносите в день увольнения работника. И в этот же последний рабочий день сотрудника – регистрируйте увольнение в Единой национальной системе труда (ЕНСТ). В противном случае могут возникнуть сложности с отменой прекращения трудового договора в системе.

Что делать, если запись о прекращении трудового договора в трудовую книжку все же внесли заранее?

1. Если отзыва заявления не последовало

Работник 1 февраля подал заявление об увольнении 15 февраля. Если кадровик 8 числа уже оформил приказ и в этот же день внес запись о прекращении трудового договора в трудовую книжку, данную запись нужно признать недействительной, даже если работник и не отозвал впоследствии свое заявление. Ведь дата прекращения трудового договора указывается в соответствии с приказом (не путайте дату издания приказа с датой прекращения трудового договора!).

СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ

п/п

2. Если работник отозвал заявление

Работник кадровой службы внес запись о прекращении трудового договора, а после этого работник отозвал заявление. Руководитель предприятия на основании того, что заявление отозвано, издал приказ об отмене приказа о прекращении трудового договора. В этом случае вносится следующая запись:

СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ

п/п

Разъяснения экспертов отражают их мнение и создают информационную основу для принятия Вами самостоятельных решений.

Можно ли отменить приказ на увольнение?

Отмена приказа возможна в следующих случаях:

отмене основания, например: отзыв заявления об увольнении по собственному желанию; отмена решения о сокращении и др.

предписание трудовой инспекции, решение суда.

Приказ об отмене увольнения издается:

при ликвидации основания – до наступления даты увольнения,
по предписанию инспекции по труду – в указанный срок,
решение суда исполняется немедленно, т.е. на следующий рабочий день после его вынесения.

Отмена приказа

Если документ издали предшествующим числом, он может быть отменён. Это происходит в случаях, когда основания для прекращения правоотношений перестают существовать. Например, сотрудник передумал увольняться и забрал заявление. Другая распространённая ситуация — восстановление работника в правах. Исходя из ряда положений, прописанных в ст. ст. 129 и 234 ТК, а также ст. 106 ФЗ «Об исполнительном производстве», процедуру восстановления осуществляют путём отмены предшествующего документа.
Если изданный документ не был отменён до наступления указанной даты включительно, она будет завершать собой трудовую деятельность сотрудника, за исключением ситуаций, предусмотренных ТК и иными нормативными актами. По общему правилу, в последний рабочий день сотрудник получает трудовую книжку и другие положенные документы, а также расчёт, включая компенсацию за неиспользованный отпуск.

Если служащий или рабочий отсутствовал в последний день, для осуществления расчёта он должен подать заявление. Тогда все причитающиеся выплаты нужно сделать в этот же или на следующий рабочий день.

Оформление увольнения

Распоряжение издается в день расторжения трудового договора. Установление даты приказа на последний день работы логично и законно. Обычно так оформляются увольнения по собственному желанию и соглашению сторон. Алгоритм следующий:

После истечения обязательного срока отработки, указанного в заявлении и составляющего:

две недели по общему правилу;
три дня для сотрудника на испытательном сроке, сезонных работах, принятого по срочному двухмесячному договору;
один месяц для руководителя;
без отработки при уважительной причине или по соглашению сторон,

Оформляется приказ, работник ставит подпись об ознакомлении с приказом, выдаются справки:

о зарплате за два года по форме 182н;
с данными о стаже и взносах, переданными в Пенсионный фонд РФ;
2-НДФЛ,

Затем вносится запись в форму Т-2 (личная карточка), готовится записка — расчет по форме Т-61, производится расчет, работнику выдается трудовая книжка и сведения СТД-Р

Приказ издается заранее

Дата приказа не может совпадать с днем фактического увольнения при сокращении штата, ликвидации предприятия, провале испытательного срока.

Оформление приказа ранее последнего рабочего дня правомерно. Работодателю удобно подготовиться заранее. При этом работник не теряет возможности отозвать заявление на увольнение по собственному желанию.

В таком случае сотрудник может заранее завизировать приказ, а расчет и выдача трудовой книжки, справок и сведений произойдут в законный срок.

Издание приказа после увольнения

Иногда дата приказа может быть установлена позднее последнего фактического дня работы (при смерти, осуждении, признании работнике пропавшим без вести). У подобных случаев есть общий признак: до начала процедуры увольнения кадровая служба должна получить официальное подтверждение свершившегося юридического факта:

документ о смерти (свидетельство, постановление),
решения суда или иных документов.

Алгоритм может различаться в части оформления расчета и передачи справок, но общим остается одно: день увольнения следует приурочить к юридическому факту, а дату приказа к сроку получения подтверждающих документов.

Роструд рассказал об особенностях увольнения

Трудовой кодекс обязывает выдать трудовую книжку, рассчитать и уволить работника в его последний рабочий день. А что если он приходится на выходные? В таких случаях кадровой службе и бухгалтерии придется выходить на работу. (ПИСЬМО ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ от 18.06.12 № 863-6-1)

ОСОБЫЙ СЛУЧАЙ

Сотрудник организации подал заявление на увольнение. Он работает по сменному графику, и его последний рабочий день (рабочая смена) приходится на субботу. При этом для бухгалтерии и отдела кадров введена пятидневная рабочая неделя. В какой день работодатель обязан произвести окончательный расчет и выдать трудовую книжку сотруднику при увольнении: в понедельник, следующий за последним днем работы сотрудника (в день работы бухгалтерии и кадровой службы), или в субботу (с привлечением бухгалтерии и отдела кадров к работе в выходной день)?

На днях Минтруд внес в правительство законопроект, который предполагает полный переход на электронный формат трудовых книжек с 2021 года. Но пока разберемся в правилах ведения обычных бумажных трудовых. Как делать записи, допустимы ли сокращения, чем отличаются друг от друга термины «расторжение» и «прекращение» трудового договора?

Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу. В п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 уточняется, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя в лице генерального директора. Он должен приказом, сформированным в произвольной форме, назначить специально уполномоченное лицо. При этом в приказе важно указать, кто будет вести трудовые книжки в случае отсутствия уполномоченного лица. Некоторые работодатели прибегают к формулировке, что в случае возникновения такой ситуации дополнительное ответственное лицо будет назначаться отдельным приказом работодателя. Но одного приказа недостаточно. В противном случае такое действие будет вступать в противоречие со ст. 4 ТК РФ, запрещающей принудительный труд.

У специалистов по кадровому делопроизводству обязанность по ведению трудовых книжек прописана в должностной инструкции. Но часто этот функционал поручают главному бухгалтеру, офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции не связаны с ведением трудовых книжек. Чтобы это сделать на законных основаниях, помимо приказа следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или дополнительно внести изменения в должностную инструкцию.

Второй важный вопрос, связанный с трудовыми книжками, касается приобретения бланков. Нередко работник сам приносит работодателю бланк трудовой книжки. Однако брать такой бланк работодатель не может. Согласно п. 44 Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Он может приобрести эти бланки непосредственно у изготовителя либо у официальных распространителей.

На работодателе также лежит ответственность по учету трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. С этой целью он должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а кроме того — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Самое главное — поручить работу тем, кто должен этим заниматься.

Так, например, нередко работодатель совершает ошибку, делегируя ведение приходно-расходной книги отделу кадров, а не бухгалтерии. А вот учетом всех трудовых книжек и вкладышей в нее в книге учета движения трудовых книжек должен заниматься как раз отдел кадров либо лицо, ответственное за ведение трудовых книжек.

В п. 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 уточняется, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Оформление трудовой: как делать записи

Правила ведения трудовых книжек прописаны в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (Инструкция № 69). В нем, в частности, проясняется, что указывать даты следует арабскими цифрами.

Кроме того, есть и определенные стандарты по использованию ручки и чернил для внесения записей:

допускается использование перьевой или гелевой ручки, ручки-роллера (в том числе шариковой);
чернила (паста, гель) должны быть световодостойкими, а цвет — черный, синий или фиолетовый.

Обратите внимание на то, что какие-либо сокращения в записях не допускаются, о чем есть предупреждение в п. 11 Правил Постановления Правительства № 225. Часто работодатели задают вопрос: можно ли с целью упрощения порядка внесения записей в трудовую книжку использовать штамп наименования организации? Если буквально подходить к соблюдению правил, то такой подход не является соответствующим требованиям по оформлению записей в трудовую книжку. Но, как правило, госинспекции по труду не привлекают работодателей к ответственности, если название организации проставляется штампом. Однако важно, чтобы штамп проставлялся правильно: горизонтально, не захватывая лишние графы (в графе 3) и т.д.

В п. 11 Правил Постановления Правительства № 225 содержится предупреждение о том, что каждая запись имеет свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела. И эта норма вступает в противоречие с Постановлением Минтруда № 69, в котором говорится о том, что не нужно нумеровать записи при переименовании организации и в случае, когда вы оформляете дубликат, не нужно нумеровать записи об общем стаже. Как правильно поступать в таком случае и на какой документ опираться?

Когда возникают противоречия в нормативно-правовых актах, то с юридической точки зрения правильнее руководствоваться положениями вышестоящего нормативно-правового акта. В данном случае — Постановлением Правительства № 225, которое говорит о том, что нумерация все-таки нужна.

Как заполнить титульный лист

Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, на вебинаре «Трудовые книжки: стандарты ведения, исправления, записи при увольнении» объясняет, какие правила действуют при заполнении титульного листа трудовых книжек:

Сведения о приеме на работу в трудовой книжке

Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности, о которых нужно помнить. Так, например, заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами.

Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер.

В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.

Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в <структурное подразделение> <название должности, профессии, специальности с указанием квалификации>». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком».

Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.

В графе 4 вписывается приказ, на основании которого сотрудник был принят на работу. Внося запись, лучше придерживаться такой последовательности: вид документа, дата, номер. Например, «Приказ от 16.12.2008 № 28-к».

На этапе заполнения сведений о приеме на работу никакие записи печатями заверять не нужно.

Сведения о переводах

Также следует обратить внимание на то, что в трудовую книжку вносятся записи только о постоянных переводах. Никакие временные переводы в нее не попадают.

При внесении перевода следует руководствоваться следующим алгоритмом:

В графе 1 («№ записи») указываем порядковый номер.

В графе 2 — дату перевода.

В графе 3 — делаем запись: «Переведен(а) <куда и кем>». Например, «Переведен в юридический отдел юристом».

В графе 4 — указываем приказ о переводе (вид документа, дата, номер).

Запись о времени военной службы

В раздел «Сведения о приеме на работу…» также вносится запись о времени военной службы. В этом случае в графе 2 указывается дата внесения записи.

В графе 3 делается запись следующего характера: «Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации с 01.01.2017 по 01.01.2018».

В графе 4 указываем военный билет. Например, «Военный билет ГТ № 111112».

Таким же образом вносятся записи о работе по совместительству, но по желанию работника и если от него есть соответствующее заявление. Кроме того, в трудовую книжку, согласно п. 21 Постановления Правительства № 225, может вноситься информация о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Запись об увольнении

В сведения о приеме на работу вносятся также сведения об увольнении. Общие правила того, как это делать правильно, сформулированы в Постановлении Минтруда № 69:

в графе 1 ставится порядковый номер записи;
в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
в графе 3 делается запись о причине увольнения;
в графе 4 называется документ, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Какая формулировка правильнее: «работник уволен» или «трудовой договор расторгнут»?

В 2006 году в Трудовом кодексе появилась ст. 84.1, регламентирующая общий порядок оформления прекращения трудового договора. Норма, которая касается непосредственно записи об основании и о причине прекращения трудового договора, звучит так: «Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона».

При этом Постановление Минтруда № 69 обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ. В документе приводятся примеры, как это делается: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Возникает противоречие. Как правильнее поступить?

Необходимо руководствоваться нормами вышестоящего акта. В данном случае — это Трудовой кодекс. Использование норм Постановления Минтруда № 69 будет расцениваться, как нарушение федерального закона.

По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Постановление Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».

Важно понимать отличие этих двух терминов — «расторгнут» и «прекращен».

«Прекращение» предполагает отсутствие инициативы и работника, и работодателя (то есть так сложились обстоятельства — например, истек срок трудового договора). Термин «расторжение» используется, когда есть инициатива одной из сторон. В ст. 78 ТК РФ прописан порядок именно расторжения трудового договора.

При оформлении увольнения работника по инициативе работника, следует делать ссылку на ст. 77 ТК РФ, в которой используется термин «прекращение трудового договора». В п. 15 Постановления Правительства РФ №225 на этот счет есть разъяснение: «При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи».

При увольнении работника все внесенные в трудовую книжку за время работы у конкретного работодателя записи необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью, подписью работника.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

alt="Работники смогут получить сведения из трудовой книжки в электронном виде, заверенном усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью Фото: istock" />

Как правильно оформлять работников, принятых в этом году? Как в электронных формах отразить переименование должности? Как рассчитывать больничные, если работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки? На эти и другие вопросы читателей "Российской газеты" ответил заместитель руководителя Роструда Иван Шкловец на горячей линии, прошедшей в редакции.

Если работник трудоустраивается в этом году, он имеет право сразу же выбрать электронный вариант трудовой книжки?

Иван Шкловец: Прежде чем сделать выбор работнику, работодатель должен выполнить ряд действий. Так, нужно оформить с сотрудником трудовой договор, издать приказ о приеме на работу, не позднее недельного срока после издания приказа внести запись в трудовую книжку, а потом письменно уведомить его об изменениях, которые произошли в законодательстве, о его праве подать заявление о выборе.

Также вы должны внести изменения в свои локальные нормативные акты в компании, в которых наверняка прописано только бумажное ведение трудовых книжек, и только после этого нужно будет получать от работника заявление. Вы должны обязательно у себя зафиксировать то, что работнику уведомление выдали, зарегистрировать заявление в журнале приема заявлений, чтобы подтвердить выбор работника.

Мы новых работников устно уведомляем о новом законе и праве выбора. И после подписания трудового договора и приказа о приеме на работу он пишет заявление о выборе. Так неправильно?

Иван Шкловец: Закон требует именно письменного уведомления работников. И после 30 июня инспекции труда будут проверять, выполнил ли работодатель это требование. Это обязательное условие. Поэтому поменяйте свое устное уведомление на письменное. Это несколько усложнит процедуру оформления, но это требование закона. Если вы это не сделаете, возникают риски претензий со стороны инспекции труда.

Согласно ст. 66.1 Трудового кодекса, в сведения о трудовой деятельности работника (СТД-Р) включается такая информация, как место работы, трудовая функция, переводы, увольнение. При этом по недавно принятому порядку заполнения формы СТД-Р мы включаем еще и дополнительные события, такие, как переименование организации работодателя, присвоение второй квалификации, и данные о том, что работнику запрещено занимать какую-то должность или заниматься некой деятельностью. То есть наблюдается противоречие между Трудовым кодексом и порядком заполнения. Чем все-таки руководствоваться и какие данные включать в эти формы?

Иван Шкловец: Никакого противоречия нет. В законе указаны только основные кадровые мероприятия, это прием, перевод и увольнение. Но в этом же законе указано, что форму сведений о передаче такой информации в ПФР и форму сведений, которые передаются работнику, утверждают соответствующие органы власти.

В первом случае это Пенсионный фонд, который в форме СЗВ-ТД, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда России от 25 декабря 2019 г. № 730п установил шесть кадровых мероприятий, которые вы назвали. Своим приказом Минтруд России от 20 января 2020 года № 23н, утвердил сведения, которые должны предоставляться работникам. Так называемая форма СТД-Р. И там уже не шесть кадровых мероприятий, а пять.

Там отсутствует запрет занимать определенные должности. Поэтому при предоставлении сведений и в ПФР, и работнику на основании его заявления или при увольнении вы руководствуетесь теми формами, которые утверждены ПФР и минтрудом. Ориентируйтесь на эти приказы и постановления.

Что делать, если должность просто переименована, а перевода на другую должность не было. Как это отразить в электронной трудовой книжке?

Иван Шкловец: Трудовое законодательство не содержит понятия "переименование должности". Любое изменение наименования должности - это перевод, изменение трудовой функции. И как только вы "переименовали" должность, это означает, что вы должны издать приказ о переводе работника на другую должность. А это уже кадровое мероприятие, которое должно попасть в отчет ПФР.

Если был приказ не о переводе работника на другую должность, а о переименовании должности, и это именно так отражено в трудовой книжке, значит, нужно признать эту запись недействительной и внести правильную запись в соответствии с инструкцией по заполнению трудовых книжек.

При составлении отчета необходимо указать кадровое мероприятие - переименование. В отведенной графе умещается 150 символов. А в переименовании больше двухсот. Как быть?

Иван Шкловец: В отчете наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами (допускается наименование в латинской транскрипции). В случае переименования указывается как прежнее наименование организации, так и новое, что существенно увеличивает количество знаков.

Если такая запись не помещается в графе, следует заранее связаться с ПФР и проконсультироваться. При этом такое кадровое мероприятие, как переименование, само по себе не является основанием для направления отчета, у вас есть время выяснить данный вопрос.

Мы 28 февраля издали приказ о найме работника со 2 марта. Сведения об этом включаем в СЗВ-ТД за февраль или март?

Иван Шкловец: Когда вы издаете приказ о приеме работника на работу, который является обязательным, в нем значатся две даты. Первая - дата издания приказа, вторая - дата начала работы. Поскольку у нас кадровое мероприятие называется "прием на работу", вы ориентируетесь на ту дату, которая связана с началом работы работника. Следовательно, важной будет дата именно 2 марта, когда работник принят на работу, и отчет об этом вы будете направлять в ПФР уже в апреле.

Такая же процедура с увольнением. Увольнением является последний рабочий день работника, когда вы выдаете ему трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, если он выбрал электронный вариант.

В нашей компании все работники получили уведомления о переходе на электронные трудовые книжки. Все написали заявления до 31.12.2019 г. о продолжении ведения трудовых книжек в бумажном виде. Если закон вступил в силу с 01.01.2020 г., то получается, что заявления работников недействительны?

Иван Шкловец: В законе указаны мероприятия, которые работодатели обязаны осуществить в 2020 году: внести изменения в локальные нормативные акты, письменно уведомить работников и принимать от них заявления. При этом должна соблюдаться последовательность.

Вы несколько поторопились, и это создает риски того, что требования закона не были выполнены. Для полной уверенности следует повторить процедуры.

Если на работу устраивается сотрудник, который уже отказался от ведения бумажной трудовой книжки, он приносит только сведения по форме СТД-Р. Но они содержат информацию только с последнего места работы. Новому работодателю нужно подсчитать общий трудовой стаж для установления надбавки к окладу для оплаты больничных. Раньше мы это делали по бумажной трудовой книжке. Как сейчас узнать всю подноготную работника?

Иван Шкловец: Во-первых, закон не запрещает работнику при трудоустройстве, даже если он выбрал электронную трудовую книжку, предъявлять новому работодателю бумажную, которая была выдана ему на руки. Бумажная трудовая книжка не перестает быть юридически значимым документом.

Во-вторых, работник при увольнении получает от работодателя справку о средней зарплате за последние два года - это требование закона. И вы в этой справке увидите стаж и зарплату работника для оплаты больничных листов.

Если специалист работает на 0,5 ставки, в бумажном варианте трудовой книжки для медицинского персонала мы обязательно это указываем. А как эта информация отразится в отчете для ПФР? Можно это указывать в разделе "Трудовая функция"? Речь идет о внутреннем совместителе.

Иван Шкловец: Сведения в ПФР подаются как по основным работникам, так и по всем совместителям, и внутренним, и внешним. Если какие-то кадровые мероприятия у вас случились в отношении совместителя, точно так же заполняете форму СЗВ-ТД, и в графе "Трудовая функция" указываете слово "совместитель". Если у вас основной работник, слово "совместитель" вы не ставите.

Но здесь речь идет именно о 0,5 ставки. Мы же в трудовой книжке это не пишем, а вообще это подразумевается.

Иван Шкловец: По закону совместители не могут работать больше половины месячной нормы рабочего времени. Продолжительность рабочего времени вы отражаете в трудовом договоре с работником и в приказе. В трудовой книжке продолжительность рабочего времени не указывается. Соответственно, и в форму СЗВ-ТД вы продолжительность не вносите. Но форма СЗВ-ТД подается на всех работников, включая совместителей.

Если работник написал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки и при этом подал заявление, чтобы мы выдали ему СТД-Р, мы обязаны ему выдавать? Или мы можем отказать, так как мы ведем бумажный документ?

Иван Шкловец: Нет, работник может подать только одно из двух заявлений. Если он подал вам заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, у него нет права на получение сведений в электронном виде. До тех пор, пока не откажется от бумажной.

А если работник отказался от бумажной трудовой книжки, в СТД-Р мы должны учитывать сведения с момента приема на работу или с момента, как он написал заявление?

Иван Шкловец: Сведения по форме СТД-Р вы выдаете в той форме, в которой попросил работник в своем заявлении. Но в этих сведениях вы указываете всю трудовую деятельность работника в организации. Вы вносите первую запись о приеме на работу, все записи, которые касаются кадровых мероприятий, и завершающую запись - последнее кадровое мероприятие в отношении него.

Если код выполняемой функции берется из профессионального стандарта, а в стандарте, допустим, определенной профессии или должности, нет, то графа остается незаполненной?

Иван Шкловец: Да. До 2021 года эта графа остается незаполненной. Если и в 2021 году профстандарта нет, вы также оставляете эту графу незаполненной. До тех пор, пока профстандарт не станет обязательным для применения в вашей организации.

Если работник пришел с формой СТД-Р, мы ее должны где-то хранить? Или мы данные вносим и ему отдаем эту форму?

Иван Шкловец: Работник, выбравший "электронную трудовую книжку" у предыдущего работодателя, должен представить при приеме на работу форму СТД-Р. Вы начинаете формировать сведения только за период работы работника в вашей компании. Обязанности хранить такие сведения новому работодателю законом не предусмотрены, но и запрета нет.

В бумажной трудовой книжке в записи об увольнении мы пишем: "В связи с выходом на пенсию". Есть ли такая необходимость делать это в отчете СТД-Р?

Иван Шкловец: При расторжении трудового договора по инициативе работника в отдельных случаях запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием конкретных причин, в том числе при увольнении в связи с выходом на пенсию. Если работник в заявлении на увольнение такие причины указывает, они указываются также в приказе об увольнении и в трудовой книжке.

Порядок заполнения формы СЗВ-ТД такого требования не содержит. В обязательном порядке указывается пункт, часть и статья Трудового кодекса.

Обязательно ли готовить уведомление о праве выбора бумажной или электронной трудовой книжки на каждого сотрудника? Или можно издать общее письмо для всех, а далее собрать листы ознакомления с указанием ФИО, должности?

Иван Шкловец: Уведомление вручается в письменном виде каждому работнику под роспись. Не допускается вывешивать какой-либо общий список.

Нужно ли все эти заявления о выборе приобщать к личному делу? Если нет, то как хранить?

Иван Шкловец: Закон не содержит требований ведения личных дел, за исключением государственных служащих. Поэтому, если вы приняли для себя решение, формировать и вести личные дела, можете это делать. Однако если вы ведете личные дела на работников, то обязаны соблюдать требования в отношении ведения личных дел и хранения в них документов. В этом случае заявления работников включаются в состав личных дел и хранятся в течение 75 лет.

Если вы личные дела не ведете, срок хранения таких заявлений может устанавливаться локальным нормативным актом. При этом следует иметь в виду, что работодатель в отдельных случаях должен будет доказать наличие такого заявления.

Как отражать в отчетности такую ситуацию: человек принят по срочному трудовому договору на время, допустим, на место декретницы. Нам надо перевести его на другое место, тоже по срочному трудовому договору, но не оформлять это через прием и увольнение. Возможно закрепить этого работника постоянным договором? А в допсоглашении мы пропишем новые условия для него?

Иван Шкловец: Конечно, это возможно. Вы принимаете на работу работника по срочному трудовому договору. А потом начинаете его переводить с одной должности на другую. Но только речь может идти о постоянном переводе. При временном переводе в отчет эти сведения не попадают. Вот вы перевели постоянно, сформировали новый отчет, отправили в Пенсионный фонд. Еще раз перевели на другую должность, еще раз сформировали отчет, и так до тех пор, пока не истечет срок трудового договора. И в трудовой книжке работника все эти шаги должны быть отражены.

В 2021 году нужно будет подавать отчет, не позднее следующего рабочего дня после даты издания приказа о приеме или увольнении сотрудника. Приказ об увольнении издается заранее, чтобы бухгалтерия успела рассчитать сотрудника. Но до даты наступления события может многое поменяться. К примеру, заявление может быть отозвано. Так же бывает и с приемом на работу. Приказ издается заранее. А к работе человек приступит на несколько дней позже. К примеру, моряк, судно которого находится в море, будет добираться до судна долго, на вертолете, катере. Будет ли как-то скорректирована норма, что делать в ситуациях, когда все меняется на ходу? Можно ли все-таки подавать не на следующий день, а позже?

Иван Шкловец: Форма не изменится в 2021 году. Изменятся только сроки ее представления. С 2021 года в случае приема на работу работника отчет в ПФР направляется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. Таким образом кадровую работу следует выстроить так, чтобы выполнять требование закона.

Если в компании есть высококвалифицированные иностранные специалисты (ВКС), которые не должны иметь и не имеют СНИЛСа, ПФР будет принимать отчет СЗВ-ТД? Что работодатели должны написать в столбце, где указывается СНИЛС?

Иван Шкловец: С 1 апреля 2019 года получение СНИЛС заменено понятием регистрация в системе индивидуального персонифицированного учета. ВКС у нас СНИЛС не получали. Но они все равно регистрируются в системе индивидуального персонифицированного учета. И именно номера регистрации должны отражаться в отчете СЗВ-ТД. И на высококвалифицированных специалистов тоже надо формировать отчеты для ПФР.

Иностранные работники тоже должны выбирать между бумажной трудовой книжкой и электронной? И если да, то все - и ВКС, и банальные дворники?

Иван Шкловец: На иностранцев, работающих в России, распространяются те же нормы трудового законодательства, что и на россиян. В отношении них ведутся трудовые книжки, их тоже нужно уведомить о выборе, ждать заявления.

Сотрудника по личному заявлению переводят с полной ставки на неполный рабочий день. Должность остается прежняя. Надо ли заполнять изменение в трудовой книжке и, соответственно, вносить в отчет СЗВ-ТД?

Иван Шкловец: Нет, ни в трудовую книжку, ни в отчет эту информацию не вносят.

Где можно найти формы заявления о переходе на электронную трудовую книжку и уведомления сотрудников? На официальном сайте ПФР и минтруда нет.

Иван Шкловец: Закон эту форму не утверждает. Сейчас эксперты уже рекомендуют правильные формы заявлений. Заявление простое: прошу вести мою трудовую книжку в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса. Второе заявление: прошу предоставлять мне сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66-1 Трудового кодекса.

Как отразить в СЗВ-ТД временный перевод, который стал постоянным?

Иван Шкловец: Если вы временно перевели работника на другую должность, а через год она стала для него постоянной, или до истечения года вы приняли решение о постоянном характере, вы издаете два приказа. Сначала о временном переводе, а потом - о том, что данная должность уже стала постоянной. И в трудовой книжке в четвертой графе всегда делается ссылка на два приказа.

То же самое мы рекомендуем делать и в СЗВ-ТД - указывать два приказа. Если при подаче сведений система вам выдаст ошибку, нужно будет обратиться за консультацией в ПФР.

Если вести трудовую книжку в электронном виде, мы можем подавать в ПФР сведения о работе человека именно в нашем учреждении? А если у него до этого был богатый стаж?

Иван Шкловец: В Пенсионный фонд не надо дублировать "старые" сведения работника. Они уже сформированы. В отчет СЗВ-ТД вы погружаете только кадровые мероприятия, которые произошли после 1 января 2020 года. Допустим, вы 16 марта 2020 года уволили работника. Вы подаете в ПФР форму, в которой первой записью вносите последнюю кадровую запись по состоянию на 1 января 2020 года. Допустим, вы его приняли на работу в 2016 году и с должности на должность не переводили. Вы первой строкой пишете: принят на работу тогда-то. Вторая запись: уволен 16 марта 2020 года. Все, в апреле предоставляете отчет.

Отказ невозможен

Если у организации нет возможности выдавать работнику сведения об его трудовой деятельности в электронном виде, а только в бумажном, насколько это критично?

Иван Шкловец: Это весьма критично, потому что, если работник напишет в заявлении, что хочет получить такие сведения в электронном виде, а вы ему откажете, вас может наказать инспекция труда.

Уже многие работодатели перешли на электронный кадровый документооборот. Они используют различные программы, базы данных. Сейчас, когда мы вводим сведения в электронном виде, все работодатели просто обязаны обзавестись программными продуктами. И подписывать эти сведения усиленной квалифицированной электронной подписью. Не забудьте оформить на ответственного сотрудника вашей компании такую подпись.

Вы можете использовать свои программные продукты, а можете воспользоваться программой, которую предлагает бесплатно ПФР - ее можно скачать на сайте фонда. Ваша программа должна быть интегрирована в систему и предоставлять вам возможность передавать сведения в ПФР.

Читайте также: