Наложение стажа в трудовой книжке что делать

Опубликовано: 17.09.2024

Трудовая книжка в привычном для нас виде в нашей стране существует с 1938 года. На сегодняшний день можно встретить несколько видов трудовых книжек установленного образца: книжки 1938, 1973, 2003 года и книжка колхозника 1975 года. Такая книжка являлась и является одним из наиболее важных документов, содержащих информацию о трудовой деятельности людей.

Кому и зачем нужны трудовые книжки

В трудовой книжке отражаются не только периоды сотрудничества с разными организациями и должности, которые занимал человек на протяжении своей жизни, но и его отношение к работе, а также его заслуги. Принимая сотрудника в компанию, специалисты кадровых служб, безусловно, интересуются причинами увольнений с предыдущих мест работы. А записи в разделе «Поощрения» свидетельствуют о том, что работник добросовестно относился к исполнению своих трудовых обязанностей. Выходит, что трудовая книжка является своего рода мини-характеристикой работника. Вот почему так важно, и в первую очередь для её владельца, чтобы она была оформлена в соответствии с требованиями российского законодательства.

Кроме того, в настоящее время учет периодов работы необходим для определения разного вида стажа. Он важен при предоставлении работнику социальных льгот, гарантий и в конечном итоге для назначения пенсий. И всю эту информацию также можно получить из трудовой книжки.

Работник кадровой службы, назначенный ответственным за ведение трудовых книжек, должен четко понимать, что ошибки или неточные записи, внесенные им в трудовую книжку, послужат не только причиной замечаний в ходе трудовой проверки. Но, прежде всего, такие ошибки могут негативно повлиять на дальнейшую судьбу самого работника. Поэтому все специалисты отдела кадров, ответственные за ведение, учет и хранение трудовых книжек, должны изучить и всегда иметь под рукой необходимые законодательные акты РФ, содержание которых так или иначе связано с оформлением трудовых книжек.

В правилах подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам (утв. приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 6 февраля 2007 г. N 91) указано, что основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, а также периоды различной службы и замещения государственных и муниципальных должностей, является трудовая книжка.

При этом «записи в трудовой книжке, учитываемые при подсчете страхового стажа, должны быть оформлены в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день их внесения в трудовую книжку». Из этого следует, что неверные и неточные записи о периодах работы не должны учитываться при подсчете страхового стажа.

При отсутствии трудовой книжки, а также в случае неверно указанных данных или отсутствия записей об отдельных периодах работы, подтвердить эти периоды можно письменными трудовыми договорами, справками от работодателей или соответствующих государственных (муниципальных) органов, выписками из приказов, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы.

На основе трудовой книжки устанавливаются все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий (в том числе на льготных условиях и в льготных размерах), пособий по социальному страхованию, а также должностных окладов (в случаях, если это зависит от продолжительности трудового стажа), выплаты вознаграждения за выслугу лет, процентных надбавок за работу в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях и т.д. Так, в соответствии с Правилами подсчета и подтверждения страхового стража для установления трудовых пенсий, утв. постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. N 555 (с изм. от 8 августа 2003 г.), основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца.

Страховой стаж до регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, то есть до 01.01.2002 г., подтверждается трудовой книжкой, а если в трудовой книжке содержатся неполные сведения – справками работодателей и другими документами, подтверждающими трудовую деятельность.

Как видим, именно от сотрудников кадровых служб зависит, насколько своевременно и в каком размере будут предоставлены работнику различные надбавки, компенсации и пенсия; придется ли человеку собирать справки и другие документы, подтверждающие его периоды работы и страховой стаж для получения пособия по временной нетрудоспособности и для назначения пенсии, или необходимый стаж будет подсчитан по его трудовой книжке.

Перечень нормативно-правовых актов, регламентирующих работу с трудовыми книжками включает в себя:

Трудовой кодекс РФ (статьи 65, 66, 80, 84.1, 165, 234, 309, 392, 394);
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 (далее – Правила);
Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Министерства труда и социального развития от 10 октября 2003 года № 69 (далее – Инструкция).

С 6 октября 2006 г. наряду с работодателями – юридическими лицами трудовые книжки обязаны вести и индивидуальные предприниматели (федеральный закон от 30.06.06 N 90-ФЗ)

Виды ошибок в трудовых книжках

Ошибки в трудовых книжках можно разделить на три группы:

ошибки, исправление которых описано в Правилах и Инструкции;
ошибки, которые не подлежат исправлению;
ошибки, исправление которых не регламентировано.

Существует несколько основополагающих принципов, которые необходимо использовать во время исправления ошибок в трудовой книжке.

1. Исправлению подлежат неправильные и неточные записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».

2. Зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Неправильная или неточная запись отменяется путем признания ее недействительной.

3. Предложение о признании записи недействительной и последующая правильная запись составляют единое смысловое целое и стоят под одним номером в трудовой книжке.

К ошибкам в разделе «Сведения о работе» относятся такие ошибки, как неправильно указанная дата приема или увольнения (перевода и пр.), ошибочная запись в графе 3 (название должности или подразделения), ошибка в дате или номере приказа (графа 4).

Рассмотрим для примера некоторые исправления, внесенные в трудовую книжку, в соответствии с указанными выше правилами.

Пример 1: В трудовой книжке неверно указали дату приема на работу.

Эта ошибка относится к категории ошибок, исправление которой предусмотрено Правилами и Инструкцией, так как допущена в разделе «Сведения о работе». Её исправление производится путем признания записи недействительной. Признание прежней записи в трудовой книжке недействительной и правильная запись вносятся под одним порядковым номером и составляют единое целое.

Пример 2: Ошибка допущена в наименовании подразделения.

Для исправления ошибочной записи применяем тот же алгоритм исправления, что и в предыдущем случае.

Аналогичным образом производится исправление записей о переводах на другую работу, присвоении квалификации и т.д. По такому же правилу исправления вносятся и в запись об увольнении в случае, если она еще не заверена подписью должностного лица и печатью работодателя.

Важно, что дата внесения исправленной записи не всегда соответствует дате приема на работу. Датой исправления является дата обнаружения ошибки.

Запись о наименовании организации порядкового номера не имеет. Поэтому при внесении исправлений в наименование организации также не следует нумеровать эту запись

Данная ситуация не описана в официальных регламентах. Поэтому, на наш взгляд, эту запись нельзя рассматривать как неточную или ошибочную. Здесь мы видим порядок внесения записей и их реквизитов. И так как, по сути, эта последовательность нигде не нарушена, мы рекомендуем под заголовком в графе 1 повторить порядковый номер вносимой записи, далее в графе 2 указать дату приема на работу, в графе 3 сделать запись об этом приеме, а в графу 4 занести дату и номер приказа (распоряжения), согласно которому работник принят на работу.

Должность лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также его фамилия, согласно Правилам, не имеют порядкового номера и не относятся к сведениям о работе или о поощрениях. Следовательно, отменять эту запись и вносить верную, на наш взгляд, будет неправильным. В данном случае следует поступить так же, как при исправлении ошибок, допущенных в наименовании организации: сделать запись об ошибке без номера и внести правильную запись.

Из-за отсутствия бланков вкладышей трудовых книжек или по невнимательности часто кадровые службы используют разделы книжки «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» для внесения записей о работе. В этом случае такие записи можно оставить без изменений, а работнику выдать справку о периодах работы в организации, подтверждающую сделанные записи в указанных разделах. Но дальнейшие записи следует производить во вкладыше к трудовой книжке. Также можно отменить запись, внесенную в этот раздел, и сделать верную запись во вкладыше.

Исправления вносятся либо работодателем, допустившим ошибку, либо текущим работодателем, обнаружившим её. В таком случае организация отправляет запрос на старое место работы своего сотрудника и исправляет ошибку на основании официального ответа. Если организация, допустившая ошибку, реорганизована, исправление производится ее правопреемником. Если же она вообще ликвидирована или работодатель/индивидуальный предприниматель прекратил свою деятельность, исправление производится по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Исправление чужих ошибок производится по тем же правилам, что и исправление ошибок, допущенных работодателем по новому месту работы.

Ошибки, не подлежащие исправлению

Если при приеме нового сотрудника отдела кадров обнаружил ошибки на титульном листе его трудовой книжки, то такая книжка считается недействительной. Следует различать понятия «недействительный» и «неправильный». Если трудовая книжка недействительна – никакие исправления не помогут вернуть ей статус официального документа. Важно помнить, что на титульный лист трудовой книжки и вкладыша можно вносить изменения или дополнения сведений о работнике, но не исправления имеющихся записей (согласно п.26 Правил и п.2.3 и 2.4 Инструкции).

Что же делать специалисту-кадровику в таком случае? Ведь, с одной стороны, человек обязан предоставить свою трудовую книжку работодателю при приеме на работу, а работодатель обязан ее принять и зарегистрировать в книге учета движения трудовых книжек. С другой стороны недействительную книжку принимать нельзя. Отказать работнику в приеме на работу в связи с тем, что его трудовая книжка признана недействительной, также нельзя. Кроме того, компании не выгодно терять ценного работника из-за ошибок прошлых работодателей. В этом случае рекомендуется взять с сотрудника заявление следующего содержания: «Прошу оформить мне новую трудовую книжку в связи с тем, что трудовая книжка, оформленная на предыдущем месте работы, является недействительной». И затем обязанностью работодателя будет оформление новой трудовой книжки в течение пяти дней с даты приема сотрудника на работу . При этом следует понимать, что новая книжка – это не дубликат, и правила оформления дубликата на нее не распространяются. Это значит, что в нее не могут быть внесены записи о предыдущих местах работы.

Отсутствие на титульном листе печати организации, заполнившей трудовую книжку впервые, также делает её недействительной. Но в данном случае есть возможность спасти положение: работнику следует посоветовать обратиться в организацию, оформившую трудовую книжку без печати, чтобы печать была поставлена. Однако, если организация, выдавшая такую трудовую книжку, ликвидирована, и ее правопреемник отсутствует, то в соответствии с ч. 5 ст. 65 ТК РФ, работодатель будет обязан выдать новую трудовую книжку по заявлению сотрудника.

Работнику в этом случае следует собрать справки с предыдущих мест работы для подтверждения стажа работы. В новую трудовую книжку сведения о работе на основании собранных справок не вносятся. Это касается и случаев, когда трудовую книжку выдал прекративший свою деятельность индивидуальный предприниматель.

Ещё раз поясним: в случаях оформления новой трудовой книжки дубликат не оформляется, так как, исходя из Правил, дубликаты выдаются в случае утери трудовой книжки или внесения в нее записи, признанной впоследствии недействительной, а также в случае, если трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, испачкана и т.д.).

Ответственность работодателя за нарушение правил работы с трудовыми книжками

От правильности работы с трудовой книжкой зависит не только судьба её владельца: работодатель, неправильно заполняющий трудовые книжки тоже несёт за это ответственность, в том числе материальную и административную. Во-первых, работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность, в частности, наступает, если заработок не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.

Во-вторых, неправильная запись, препятствующая поступлению на работу, влечет взыскание с работодателя среднего заработка за все время вынужденного прогула. А в-третьих, неправильная запись в трудовой книжке может служить основанием для привлечения организации и ее должностных лиц к административной ответственности.

Автор: Ольга Абашникова, ведущий специалист по кадровому администрированию, аутсорсинговое подразделение BDO (Россия)

Источник: бизнес-энциклопедия «Финансы. Директору. Лично» (ИД «Деловой Петербург»), декабрьское дополнение

Трудовая книжка – это основной документ, сопровождающий трудовые взаимоотношения сотрудника и работодателя. На его основании осуществляется прием на новую должность. На базе сведений из книжки начисляется пенсия. Закон предъявляет строгие требования к ее заполнению. Одно из этих требований – обязательное внесение сведений в документ при увольнении сотрудника. В день увольнения работнику обязательно выдают книжку со всеми необходимыми записями.

Обязанность по внесению записей в книжку

И компании, и ИП обязаны делать записи в книжках своих сотрудников. В статье 66 ТК РФ указано, что книжка является ключевым документом, на основании которого проводится учет стажа работы специалиста. На его базе определяются также прочие сведения о сотруднике. Особенности ведения утверждены этими актами:

Правилами, установленными Правительственным Постановлением №225.
Инструкцией, установленной Постановлением Минтруда №69.

В пункте 4 Правил №225 указано, какие именно данные нужно заносить в книжку:

Данные о сотруднике: должность, специальность.
Исполняемую работу.
Перевод на другие должности.
Основание увольнения сотрудника.
Награждения.

Представитель кадровой службы не может как не вносить сведения, так и вносить лишние данные. В статье 22 ТК РФ указано, что работодатель должен соблюдать все положения законодательства. То есть при заполнении книжки он не может действовать по своему усмотрению.

Самые частые нарушения при заполнении книжки

Ответственность за неверное заполнение книжки накладывается на основании статьи 419 ТК РФ. Для того чтобы избежать наказания, нужно сначала проверить соответствие уже имеющихся записей закону. Только потом следует вносить новые записи.

При заполнении обычно забывают внести эти сведения:

Образование.
Должность и специальность.
Вознаграждения сотрудника, если они есть.
Запись о расторжении соглашения с сотрудником с указанием актуальной даты.
Изменение наименования компании или отдела, если это произошло на протяжении работы сотрудника.
Порядковый номер записи.
Дату внесения записи.
Информацию о присвоении квалификации.

Правильность внесения сведений в книжку должен проверять работодатель, так как именно он несет ответственность за ошибки. Однако и сотруднику рекомендуется проверять внесенные сведения, так как они могут повлиять на дальнейшее трудоустройство и определение стажа.

ВАЖНО! Работодатель может не просто забыть внести какие-то сведения. Он может вообще не внести запись о том, что сотрудник работал в фирме. Это очень серьезное правонарушение. Оно чревато для работника.

Рассмотрим пример. Человек 5 лет работает в фирме. При увольнении в его ТК не внесли никакую запись. Из-за этого сотрудник не сможет доказать новому работодателю, что он занимал определенную должность. Кроме того, зафиксированный стаж будет меньше фактического.

ВНИМАНИЕ! В трудовой книжке не должно быть подтирок и зачеркиваний.

Что делать, если запись не внесена

Что делать, если нужная запись не была прописана своевременно? Нужно ее внести. Для этого просто проставляется пропущенная запись. Вносится она после последних записей, если они есть. Указываются эти сведения:

Порядковый номер.
Дата.
Основная информация.
Номер приказа и дата его издания.

В записи указываются актуальные сведения приема на работу и увольнения. Что делать, если пропуск записи обнаружен уже тогда, когда сотрудник устроился на новую работу? Необходимо обратиться в кадровую службу работодателя, который не внес информацию. Если прошлый работодатель ликвидировался, пропущенная запись может быть внесена в кадровом отделе нового работодателя.

Порядок действий в случае наличия ошибок оговорен в разделе 3 Правил №225. Однако это общие рекомендации. Порядок работы в случае отсутствия записи Правилами не установлен. А потому в рассматриваемом случае следует руководствоваться стандартным порядком исправления ошибок.

В пункте 27 Правил №225 указано, что ошибки в книжке должны исправляться бывшим работодателем. Но иногда это невозможно. В данном случае исправленная запись может вноситься новым работодателем. Но делается это на основании документов с прошлого места работы.

В пункте 29 Правил №225 указано, что записи в книжку вносятся на основании таких документов, как трудовой договор, приказ руководителя о приеме на работу/увольнении. Записи в трудовой книжке и данные в бумагах должны соответствовать друг другу.

Ответственность за пропуск записи

В пункте 45 Правил №225 указано, что именно работодатель несет ответственность за заполнение книжек. В подпункте «б» пункта 10 Положения о трудовом надзоре №875 от 1 сентября 2012 года указано, что, если на работодателя поступит жалоба относительно нарушений в заполнении книжки, его ожидает внеплановая проверка. Итогом контрольных мероприятий может стать административная ответственность на основании части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.

В частности, это или предупреждение, или штраф:

1 000-5 000 рублей для должностных лиц и ИП.
30 000-50 000 рублей для ЮЛ.

При обнаружении повторного нарушения штраф будет увеличен.

Что делать сотруднику, если работодатель не внес запись в трудовую

Отсутствие записи – это всегда проблема для работника. Даже если новый работодатель не заметил отсутствующей записи, сложности возникнут в определении стажа деятельности при установлении размера пенсии. А потому на данный просчет можно и нужно обращать внимание.

У работника есть следующие варианты действий:

Основной вариант – обращение к бывшему работодателю с просьбой внести отсутствующую запись.
Если прошлое место работы было ликвидировано, то имеет смысл обратиться к нынешнему работодателю. Ему нужно предоставить все документы, подтверждающие, что сотрудник реально работал в компании. К примеру, это может быть трудовой договор.

Как ему это сделать, если отсутствует и запись в книжке, и трудовой договор? Даже в этом случае трудящийся защищен с точки зрения закона. Существуют соответствующие прецеденты. К примеру, это решение коллегии Хабаровского краевого суда.

Коллегия рассматривала следующее дело: сотрудник был принят в компанию, однако его «провели» мимо кадрового отдела. С ним не заключили трудовое соглашение. Его книжку приняли, но не поставили в ней никаких записей. Книжка была отдана обратно без всяких записей.

Трудящийся подал иск в суд. Первые иски были отклонены на том основании, что нет доказательств факта работы в компании. Однако в дальнейшем иск был принят. В ходе судебных прений удалось доказать, что сотрудник работал в фирме. В качестве аргумента были использованы свидетельские показания. Кроме того, в статье 16 ТК РФ указано, что основание образования трудовых отношений – фактическое допущение к деятельности. То есть даже если нет документов, это вовсе не значит отсутствие трудовых взаимоотношений. Истцу удалось выиграть дело.

11 января 2016 г мы взяли на работу в цех мужчину, который написал заявление на оформление ему трудовой книжки со стандартной формулировкой «трудового стажа ранее не имел». Теперь он приносит трудовую книжку, в которой написано что он уволен по сокращению 5 марта 2016 года и кучу справок о заработке для расчета.

Естественно, он просит сделать ему запись в старую трудовую книжку. Ситуацию объясняет тем, что не хотел терять выплаты по сокращению, которые полагаются в течение 3 месяцев, поэтому и не увольнялся. Вроде бы мы все сделали правильно.

Но если мы внесем запись с трудовую книжку сейчас, то нарушим правило о том, что запись в книжку вносится в течение 5 дней со дня приема на работу. Должна ли мы отчитываться, каким образом он работал у нас по основному месту работы, являясь одновремено сотрудником другой организации (в случае если проверка выявит наложение сроков в трудовой книжке)? Плюс в случае начисления компенсации за больничный могут возникнуть вопросы со стороны ФСС. Как поступить в данном случае?

Можно ли перенести записи из старой трудовой книжки в новую?

Законодательством не предусмотрена возможность перенесения записей из старой в новую трудовую книжку. Возможность внесения работодателем записей о предыдущих местах работы предусмотрена только при оформлении дубликата трудовой книжки.

В соответствии с ч. 1 ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Согласно ч. 3 ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей ‒ физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.

Перенос сведений в новую трудовую книжку, а также хранение у себя ранее утерянной и впоследствии найденной трудовой книжки работника у работодателя действующими нормами трудового законодательства не предусмотрено, однако работник имеет право предоставить старую трудовую книжку для учета стажа при наступлении страхового случая.

Согласно ст. 65 Трудового кодекса РФ трудовая книжка является документом, обязательным для предъявления при устройстве на работу.

В соответствии с ч. 5 ст. 65 ТК РФ в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица оформить новую трудовую книжку.

Вопросы ведения трудовых книжек регулируются Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 , а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 .

Ведение одновременно двух трудовых книжек работодателем не предусмотрено. В данной ситуации, работодателю необходимо продолжить вносить записи в заполненную трудовую книжку при поступлении работника на работу (новую трудовую книжку).

Как исчислять страховой стаж в случае совпадения по времени периодов работы (службы, деятельности), включаемых в страховой стаж.

Утерянную ранее трудовую книжку работник может предъявить работодателю при наступлении страхового случая в соответствии с п. 8 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам , утвержденных Приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91 (ред. от 11.09.2009) . В соответствии с данным пунктом основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, периоды государственной гражданской или муниципальной службы, периоды исполнения полномочий членом (депутатом) Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатом Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, периоды замещения других государственных должностей Российской Федерации, государственных должностей субъектов Российской Федерации, а также муниципальных должностей, замещаемых на постоянной основе, является трудовая книжка установленного образца.

Трудовая книжка работника является только документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, поэтому для правильного подсчета периодов работы необходимо учитывать все представляемые документы.

В случае совпадения по времени периодов работы (службы, деятельности), включаемых в страховой стаж, учитывается один из таких периодов по выбору застрахованного лица, подтвержденный заявлением, в котором указывается выбранный для включения в страховой стаж период.

Таким образом, перенос сведений в новую трудовую книжку, а также хранение у себя ранее утерянной и впоследствии найденной трудовой книжки работника у работодателя действующими нормами трудового законодательства не предусмотрены, однако работник имеет право представить трудовую книжку для учета стажа при наступлении страхового случая.

Порядок оформления работника принятого на работу по совместительству, в случае его увольнения с основной работы.

В такой ситуации возникает вопрос, если работник, принятый на работу по совместительству, уволился с основного места работы, нужно ли оформить его на основную работу? Трудовой кодекс РФ не регулирует подобную ситуацию. Соответственно, он не предусматривает ни обязанности работодателя оформить совместителя на основную работу либо расторгнуть с ним договор по совместительству, ни последствий сохранения прежнего статуса работника ( ст. 60.1, гл. 44 ТК РФ ). Поэтому при отсутствии взаимного желания сторон изменить или прекратить договор о работе по совместительству увольнение работника с основного места работы никак не влияет на его работу по совместительству.

Необходимо внести исправление в новую трудовую книжку в части записи «трудового стажа не имел» и внести изменения в соответствии с тем, что работа выполняется по совместительству. Вместе с этим, работнику следует написать о том, чтобы работодатель оформил трудовую книжку в связи с утратой старой.

В дальнейшем необходимо написать второе заявление об учете стажа при наступлении страхового случая в соответствии с записями из старой книжки, в связи с обнаружением старой трудовой книжки. Также в заявлении следует указать, какой из трудовых периодов необходимо учитывать.

Переносить записи из одной трудовой книжки в другую работник не обязан. Кроме того, такое перенесение формально будет указывать на нарушение порядка ведения трудовых книжек.

Если вам понравилась статья, подпишитесь на наши группы в соц. сетях и порекомендуйте Прайм лигал друзьям и знакомым.

Не является исключением и трудовая книжка. А как быть, если речь идёт о допущенной ошибке в дате рождения сотрудника, которую обнаружили в трудовой книжке?

Кто может вносить

Вносить исправления имеют право лица, которые наделены руководителем организации соответствующими полномочиями (аб. 2 п. 45 Постановления). Обычно такими вопросами занимается специалист кадровой службы.

Вносить исправления, равно, как и выдавать новые ТК ранее не работавшим гражданам и вносить ЗП о приеме/увольнении, не имеют права работодатели, являющиеся физлицами и не зарегистрированные в установленном порядке как предприниматели (аб. 3 п. 3 Постановления).

Остальные же работодатели, в том числе, и ИП, обязаны вносить исправления сразу же, как только о них станет известно.

Правила

Исправления в ТК должны делаться с соблюдением тех же правил, что и при внесении изначально правильных ЗП, то есть:

аккуратно;
с использованием перьевой, гелевой ручки (в том числе, и шариковой);
с применением чернил, пасты или геля черного, синего или фиолетового оттенка;
без каких-либо сокращений;
с указанием правильных ЗП после признания каких-либо недействительными согласно формулировкам Трудового кодекса, со ссылкой на соответствующие пункт, часть и статью.

Общая информация

Ваша трудовая книжка – это важный документ, который включает в себя информацию о вашем трудовом стаже за все годы работы. К нему необходимо обращаться бережно. Это касается и работников, и работодателей, а также непосредственно сотрудников отдела кадров.

Все заполнения, производимые в трудовую книжку, должны отличаться четкостью и лаконичностью. Тоже самое касается и внесения изменений.

Правда для этого процесса есть специальные, годами складывающиеся правила, которые применяют сотрудники отделов кадров для внесения различного рода изменений.

Основаниям для появления причины поменять данные в трудовой книжке могут быть абсолютно разные.

Какие-то изменения связаны со вступлением в брак и сменой фамилии, какие-то изменения предполагаются в результате развода, раскрытия тайны отцовства или просто банальной замены инициалов.

Так или иначе, но такие случаи случаются повсеместно и влекут за собой некоторые действия, которые обязательны ко всеобщему исполнению.

Как правильно сделать

Порядок осуществления исправлений будет зависеть от конкретной ситуации. Образцы исправлений в трудовой книжке в специфических ситуациях см. ниже.

Даты рождения

Изменение даты рождения может произойти из-за наличия ошибок, неправильных или неполных сведений, внесенных в акт гражданского состояния (ст. 70 ФЗ № 143 от 15 ноября 1997 года “Об актах…”, далее – ФЗ № 143).

В целях изменения даты рождения заявитель должен подать заявление в территориальный орган ЗАГСа, которое будет рассмотрено в месячный срок (ч. 1 ст. 72 ФЗ № 143), после чего выдается новое свидетельство о записи акта (ч. 2 ст. 73 ФЗ № 143).

Уже на основании нового свидетельства о рождении будет произведена замена паспорта (п. 12 Постановления Правительства № 828 от 8 июля 1997 года “Об утверждении…”).

Далее заявителю, в соответствии с п. 26 Постановления, нужно обратиться по последнему месту работы для исправления даты рождения на новую.

В качестве подтверждения можно предоставить любой документ – как паспорт, так и свидетельство о рождении.

Дальнейшие действия осуществляет работодатель в соответствии с аб. 2 п. 2.3. Инструкции, а именно:

на титульном листе в поле “Дата рождения” одной чертой зачеркивается неправильная дата рождения;
рядом записывается правильная дата рождения;
на внутренней стороне обложки ТК делается ЗП “Дата рождения ДД.ММ.ГГГГ изменена на ДД.ММ.ГГГГ на основании свидетельства о рождении/паспорта (далее пишутся реквизиты документа)”;
специалист кадровой службы на внутренней стороне обложки ставит свою подпись и проставляет печать организации.

Фамилии

Перемена фамилии может происходить при государственной регистрации заключения (ст. 28 ФЗ № 143), аннулирования брака (ст. 36 ФЗ № 143) или при желании самого гражданина, достигшего возраста 14 лет, изменить свои фамилию, имя или отчество в порядке, установленным Главой 7 ФЗ № 143.

Порядок изменения ЗП о фамилии тот же, что и даты рождения.

Даты увольнения

На основании п. 5.1. Инструкции, в графе 2 Раздела № 2 ставится дата увольнения при внесении соответствующей ЗП об увольнении.

Аб. 2 п. 1.2. Инструкции гласит, что при необходимости признания какой-либо ЗП недействительной, в графу 2 всегда будет вноситься дата внесения “исправляющей” ЗП.

Иными словами, при исправлении даты увольнения нельзя в графу 2 “исправляющей” ЗП ставить правильную дату увольнения – туда именно нужно писать дату внесения “исправляющей” ЗП.

Каких-либо еще указаний в Инструкции и Постановлении по этому поводу нет, поэтому предполагаем, что дата исправляется так:

Графа	Что сюда писать
1	Порядковый номер (далее – ПН) “исправляющей” ЗП
2	Дата внесения “исправляющей” ЗП
3	Например: “Запись за (указывается номер “исправляемой” ЗП) недействительна. Уволен по соглашению сторон ДД.ММ.ГГГГ (здесь указывается правильная дата увольнения), пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации”
4	Реквизиты приказа об увольнении

Название должности

Наименование должности в ЗП о принятии на работу указывается в соответствии со штатным расписанием.

Если название должности в расписании поменялось, работодатель обязан внести соответствующее изменение в ТК (аб. 4 п. 3.1. Инструкции).

Порядок изменения не сложный:

Графа	Что указывать
1	ПН ЗП
2	Дата ее занесения
3	Формулировка “Должность такая-то переименована в такую-то”
4	Реквизиты приказа о внесении изменений в штатное расписание

Наименование организации

Судя по п. 3.2. Инструкции, если за время работы сотрудника компания изменила свою наименование, вносится соответствующая ЗП в следующем порядке:

Графа	Что сюда писать
1	ПН ЗП
2	Дата ее внесения
3	Формулировка “Организация (старое название) с такого-то числа переименована в (новое название)”
4	Реквизиты приказа (дата и номер), на основании которого было принято решение о переименовании

Данные о награждении

Как и в Разделе № 2, так и в Разделе № 3, не допускаются зачеркивания.

Порядок аннулирования ЗП тот же – то есть ставится ПН, дата занесения ЗП, формулировка “Запись за таким-то номером недействительна. Награжден Почетной Грамотой тем-то и тогда-то” и реквизиты приказа или иного документа о награждении.

В титульном листе

Помимо ФИО и даты рождения, на титульном листе указываются сведения об имеющемся образовании, профессии и специальности.

Соответственно, если была указана неправильная профессия, она зачеркивается, а рядом пишется новая. На обложке пишутся реквизиты документа, в котором содержатся сведения о “правильной” профессии.

Если же работник получил новую профессию или образование, зачеркивать не нужно, а просто рядом дописать через запятую (п. 2.4. Инструкции).

Особенности исправления даты рождения в трудовой книжке

Ссылку на внесенное в титульный лист изменение можно показать так:

«Фамилия изменена на фамилию «Егорова» на основании…»
«Фамилия «Иванова» изменена на фамилию «Егорова» на основании…»

Первый вариант записи предпочтителен, когда фамилия изменяется впервые, второй – когда фамилия изменяется не первый раз или когда после расторжения брака женщина вновь меняет фамилию на ту, которая была у нее до вступления в брак (пример 1). В титульном листе трудовой книжки образца 1973 г. для внесения фамилии работника было отведено три строки.

Новая фамилия вносится в свободную строку, при этом прежняя фамилия тоже должна зачеркиваться, чего не делают иногда неопытные работники кадровых служб (примеры 2 и 3). Пример 1 Изменение фамилии работника в титульном листе трудовой книжки образца 2003 г.

Какие ошибки могут лишить будущей пенсии

Допущение фатальных ошибок в ТК, способных лишить будущей пенсии, маловероятно, так как, в соответствии с п. 10 Постановления Правительства № 1015 от 2 октября 2014 года “Об утверждении…”, периоды трудовой деятельности удостоверяются на основании информации персонифицированного учета.

ТК потребуется, чтобы подтвердить периоды работы, например, имевшие место быть до регистрации гражданина в системе учета или если в этой системе содержатся неполные (недостоверные) сведения.

Однако ТК – не единственный документ. Подтверждать стаж можно трудовыми договорами, выписками из приказов, лицевых счетов, свидетельскими показаниями и др.

Что делать, если владелец обнаружил ошибку

Если владелец ТК обнаружил ошибку, то нужно сразу же обратиться к работодателю по текущему месту работы, либо по месту работы, где была произведена неверная ЗП, либо к правопреемнику в случае реорганизации работодателя, который произвел неверную ЗП.

Подробнее см. в таблице (РПМ – работодатель по последнему месту работы, РДО – работодатель, допустивший ошибку):

Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку

Фамилия изменена на фамилию «Иванова» в связи со вступлением в брак (св-во о регистрации брака МВ №123456 выдано ОЗАГС Гагаринского р-на г. Москвы 01.11.2006)Инспектор о/к (подпись, печать) Фамилия изменена на фамилию «Преображенская» в связи с разводом (св-во о разводе МВ №123456 выдано ОЗАГС Гагаринского р-на г.

Москвы 01.02.2007)Инспектор о/к (подпись, печать) Фамилия изменена на фамилию «Мухамеджанова» в связи со вступлением в брак (св-во о регистрации брака МВ №123456 выдано ОЗАГС Гагаринского р-на г. Москвы 01.02.2009)Инспектор о/к (подпись, печать) ТРУДОВАЯ КНИЖКА ТК № 1234567 Преображенская Мухамеджанова Фамилия Преображенская Иванова Имя Гертруда Отчество Прокофьевна Дата рождения 01.12.1973 Образование высшее профессиональное Профессия, специальность инженер Дата заполнения „ 3 “ октября 1993 г.

Судебные разбирательства

Судебные разбирательства могут происходить, если работодатель нарушит правила ведения или учета ТК.

В таком случае, ответственность наступит по ст. 5.27. или 13.20. КоАП. Максимальное наказание по ст. 5.27. – штраф 50000 рублей на юридических лиц (при повторном нарушении – 70000 рублей).

Итак, при выявлении неточностей или ошибок в ТК гражданину нужно как можно скорее обратиться к работодателю по новому или старому месту работы.

При изменении ФИО или даты рождения производятся исправления на титульнике, при неверных сведениях о причинах или дате приема на работу/увольнения – аннулирование неверных ЗП и внесение новых, уже правильных.

Ответственность за недостоверные данные

При обнаружении недостоверных сведений или неверно выполненных исправлений Пенсионный фонд имеет право признать трудовую книжку недействительной. За допущенные неточности при заполнении этого документа предусмотрено административное наказание работодателя. Размер штрафа составляет:

до 5 000 рублей для должностного лица;
до 50 000 рублей для юридического лица.

Кто из должностных лиц будет наказан, зависит от внутренних нормативных актов. Если на предприятии издан приказ о назначении ответственного лица за оформление, хранение и выдачу трудовых книжек, на этого человека будет наложен штраф. Если такой приказ отсутствует, наказание понесет руководитель.

Обновление: 6 марта 2021 г. Трудовой стаж Статьей 2 Федерального закона от 15.12.2001 N 166-ФЗ определено, что трудовой стаж используется в России при назначении и расчете некоторых видов пенсий.

Он представляет собой суммарную продолжительность периодов работы гражданина. В силу статьи 121 Трудового кодекса РФ у работников возникает право на ежегодный оплачиваемый отпуск по истечении шести месяцев работы на предприятии.

Однако Пенсионный фонд РФ сначала производит расчет трудового стажа по трудовой книжке.

Наложение стажа в трудовой книжке что делать

Голосование: Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Работник пришел устраиваться 3 июля со всеми документами, кроме трудовой (сказал что кадровик в отпуске, трудовую книжку принесет обязательно).

Сотрудника приняли 3 июля, 14 июля он принес трудовую книжку с записью об увольнении от 14.07.08 Что делать в такой ситуации, ведь на работу по основному месту он принят от 03,07 Что делать в такой ситуации, ведь на работу по основному месту он принят от 03,07 С 03.07.2008 г.

Две трудовые книжки, что происходит при наложении стажа?

Две трудовые книжки, что происходит при наложении стажа ?

по 14 мая 2014г.

Имеет ли право работодатель разбить мой отпуск без моего согласия на две части за2014г — Имеет ли право работодатель разбить мой отпуск без моего согласия на две части за2014г.

Производственный календарь

Обмен опытом, дискуссии на профессиональную тему. Это раздел форума, предназначенный для обмена документами между пользователями.

Доступен для использования (скачивания файлов/создания тем) только зарегистрированным пользователям.

Обсуждение отвлеченных от профессии тем.

Обсуждения, касающиеся работы сайта.

Здесь Вы можете задавать вопросы о том, как пользоваться тем или иным сервисом.

Раздел форума, где размещаются вакансии/резюме для/от кадровых работников.

Последний зарегистрированный пользователь: Belka-oms Больше всего посетителей (811) здесь было 07 Окт, 2015 г.

Конференция ЮрКлуба

Более того, в рассматриваемой ситуации этого отказа не было.

С работником трудовой договор заключен. он уже давно работает. но получается, из-за него мы можем нарушить ст.66 ТК. но получается, из-за него мы можем нарушить ст.66 ТК.

Конференция ЮрКлуба

Более того, в рассматриваемой ситуации этого отказа не было. С работником трудовой договор заключен.

он уже давно работает. но получается, из-за него мы можем нарушить ст.66 ТК. но получается, из-за него мы можем нарушить ст.66 ТК.

Кроме того, работодатель в ситуации неполного комплекта документов у работника не отказывает в заключении ТД, а отодвигает заключение до сбора работником необходимого количества документов, перечисленного в ст.

Как рассчитать трудовой стаж по трудовой книжке

Обновление: 6 марта 2021 г.

Сведения о стаже работника, необходимом для установления пенсий, отражаются в трудовой книжке гражданина, которая является основным документом, содержащим указанный критерий. Из буквального толкования статьи 66 ТК РФ следует, что для подтверждения трудового стажа могут использоваться иные документы. Однако Пенсионный фонд РФ сначала производит расчет трудового стажа по трудовой книжке.

Производственный календарь

Доступен для использования (скачивания файлов/создания тем) только зарегистрированным пользователям. Обсуждение отвлеченных от профессии тем.

Обсуждения, касающиеся работы сайта.

Здесь Вы можете задавать вопросы о том, как пользоваться тем или иным сервисом.

Наложение записей в трудовой книжке

Читайте также: