Неправильно заполнен путевой лист какой штраф

Опубликовано: 17.09.2024

В прошлом году правила заполнения путевых листов были изменены, что нарушило привычные для многих организаций алгоритмы оформления и выдачи этих документов. Между тем, проверяющие из разных контролирующих органов все чаще обращают внимание на наличие путевых листов и правильность их заполнения. Кто может ездить без путевых листов? Кого могут оштрафовать? На какую сумму? Кто может проверять путевые листы? На эти и другие вопросы отвечает эксперт программы « Путевые листы и ГСМ » компании СКБ Контур Игорь Голдырев.

Кого могут оштрафовать?

В тексте КоАП РФ фигурируют термины «должностные лица» и «юридические лица», но при этом имеются оговорки, что юридическим лицом с точки зрения закона в данном случае считается не только коммерческая/бюджетная организация, но и индивидуальный предприниматель. Самозанятые физлица в статьях КоАП РФ не упомянуты, но мы подозреваем, что инспектор ГИББД, выписывающий штраф, не будет обращать внимание на разницу между ИП и самозанятыми гражданами.

Кто может проверить путевой лист?

Путевые листы проверяют:

Трудовая инспекция — на предмет нарушения режима труда и отдыха водителей (см. « С 1 января вводятся новые нормы труда и отдыха для водителей грузовиков и автобусов »);
ФНС — при проверке правильности учета затрат (ГСМ) для расчёта налога на прибыль и в рамках проведения выездных и камеральных проверок;
ГИБДД — непосредственно на дороге, в целях установления правомерности использования транспортного средства, права водителя им управлять или обоснованности самого рейса.

Из всех перечисленных инстанций штрафы непосредственно за путевые листы, как правило, выписывают только ГИБДД.

За что могут выписать штраф?

За отсутствие путевого листа;
За неверно оформленный путевой лист;
За то, что путевой лист не подтверждает затраты на ГСМ.

Кому не нужен путевой лист?

Путевой лист необходим при перевозке пассажиров или грузов на легковом и грузовом транспорте, арендованном или принадлежащем юридическому лицу, а также в любой поездке таких ТС как трамвай, троллейбус, автобус (п. 2 ст. 6 закона № 259-ФЗ от 08.11.07).

Путевой лист не нужен частному лицу или сотруднику компании, который официально не является водителем, и который использует автомобиль для собственного передвижения. Однако при этом стоит помнить о том, что путевой лист необходим компании для подтверждения расхода ГСМ, поэтому единственный, кто может действительно обойтись без путевого листа — это частное лицо в частной поездке на собственном, арендованном автомобиле или автомобиле, управляемым по доверенности.

Путевой лист могут проверить не только непосредственно у водителя во время рейса, но и на предприятии. Срок хранения путевого листа составляет 5 лет, и его отсутствие в архиве также может привести к выписке штрафа.

Штраф за отсутствие путевого листа составляет 500 руб. (ст. 12.3 КоАП РФ). При этом инспектор ГИБДД вправе ограничиться предупреждением.

В то же время отсутствие путевого листа может интерпретироваться ГИБДД и Ространснадзором как свидетельство отсутствия предрейсового медицинского осмотра водителя и технического контроля транспортного средства, что повлечёт за собой дополнительные штрафы (см. далее).

Что необходимо указывать в путевом листе?

Штрафы налагаются в случае нарушений оформления путевого листа в части:

предрейсового медицинского осмотра водителя;
предрейсового технического контроля транспортного средства.

Отметка о медицинском осмотре

Неверное оформление — это отсутствие даты, подписи и штампа медицинского работника о прохождении предрейсового медосмотра. Отметим, что медицинский работник должен иметь соответствующее разрешение. Величина штрафов может быть различна:

Отсутствие отметки о предрейсовом медицинском осмотре водителя — 5000 руб. для должностных лиц и 30 000 руб. для организаций (п. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ).
Если отметка о прохождении медосмотра имеется, но она не соответствует действительности (например, водитель при проверке оказался пьян) — 20 000 руб. для должностных лиц и 50 000 руб. для организаций (ст. 12.32 КоАП РФ).
Если же ГИБДД или Ространснадзор посчитает, что медосмотр вообще не был проведён, то штраф составит от 2000 до 3000 рубю для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 руб. для организаций (ст. 11.32 КоАП РФ).

Отметка о техническом контроле

Неверное оформление — это отсутствие даты и подписи лица, контролирующего техническое состояние транспортного средства. Лицо, ответственное за техконтроль должно иметь профессиональное образование по специальности «Техническое обслуживание и ремонт автотранспорта» или профподготовку с присвоением квалификации «Контролер технического состояния автомобильного транспорта». Величина штрафов за неверное оформление технического контроля такова:

Отсутствия отметки о предрейсовом техническом контроле ТС — 5000 руб. для должностных лиц и 30 000 руб. для организаций (п. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ)
При наличии отметки о прохождении техконтроля, не соответствующей действительности (ТС имело неисправности, с которыми запрещена эксплуатация) — от 5 000 до 8 000 руб. для должностных лиц (п. 2 ст. 12.31 КоАП РФ)

Налоговые штрафы: путевой лист и расход ГСМ

При проверке ФНС может выявить либо отсутствие путевого листа, либо его неверное оформление. В данном случае «неверное оформление» трактуется гораздо шире, чем отсутствие отметок о предрейсовом контроле. Реквизиты путевого листа должны полностью соответствовать перечисленным в приказе Минтранса России № 152 от 18.09.08.

При отсутствии или при неверном оформлении путевой лист перестаёт являться документом, подтверждающим затраты предприятия, и ситуация интерпретируется налоговой, как занижение предприятием своей прибыли.

Размер штрафа в этом случае составит 20% от доначисленной суммы налога на прибыль (п. 1 ст. 122 НК РФ).

Т.е. в общем случае:

сумма штрафа = (зарплата водителя + расход ГСМ + амортизация ТС) х 0.04.

Автор: Игорь Голдырев, эксперт программы «Путевые листы и ГСМ» компании СКБ Контур

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Водитель сдал в бухгалтерию путевые листы.
Возможно ли вносить исправления в путевые листы?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Исправления в путевых листах действующим законодательством допускаются в том числе в части корректировки маршрутов.

Обоснование вывода:
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Путевой лист представляет собой документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта", далее - УАТ).
Для целей налогообложения путевой лист является основным первичным документом для учета использования ГСМ, который подтверждает расходы перевозчика на приобретение горюче-смазочных материалов (письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161). Кроме того, он в целом подтверждает экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта.
В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Для путевого листа подобные ограничения не установлены.
При этом в письмах ФНС России от 23.03.2018 N СД-4-3/5412@, от 12.01.2018 N СД-4-3/264, Минфина России от 23.10.2017 N 03-03-10/69280, от 22.01.2016 N 07-01-09/2235 разъяснено, что законодательством не предусмотрена замена ранее принятого к бухгалтерскому учету первичного учетного документа новым документом в случае обнаружения в нем ошибок.
Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Конкретный порядок исправления ошибок в первичных документах содержится в действующем в настоящее время Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (смотрите информацию Минфина России от 11.09.2015 N ПЗ-13/2015), из п.п. 4.2, 4.3 которого следует, что ошибки в первичных документах, составленных на бумажных носителях, исправляются следующим образом (смотрите также письмо Минфина России от 31.03.2009 N 03-07-14/38):
- зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы;
- зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное;
- исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью "исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.
Однако такой способ внесения исправлений в первичные учетные документы является не единственно возможным. Так, Минфин России и ФНС России отмечают, что Закон N 402-ФЗ не предусматривает возможности исправления первичных учетных документов посредством их замены новыми документами, однако при этом организация вправе самостоятельно разработать способы внесения исправлений в первичные учетные документы, составленные на бумажном носителе и в виде электронного документа, исходя из требований, установленных Законом N 402-ФЗ, нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету, и принимая во внимание особенности документооборота. Так, внесение исправлений в первичный учетный документ может осуществляться путем составления нового экземпляра документа, в котором указывается номер и дата документа, составленного до внесения в него исправлений, а также порядковый номер и дата исправления (по аналогии с исправлением счетов-фактур) (письмо Минфина России от 22.01.2016 N 07-01-09/2235, письма ФНС России от 23.03.2018 N СД-4-3/5412@, от 05.03.2018 N СД-4-3/4226@, от 12.01.2018 N СД-4-3/264).
В постановлении АС Поволжского округа от 24.05.2017 N Ф06-20469/17 по делу N А72-5811/2016 указано, что налоговое законодательство не содержит запрета на внесение недостающих сведений в первичные документы и исправление первичных документов путем их полной замены на новые документы с теми же реквизитами в соответствии с требованиями законодательства.
Таким образом, внесение исправлений в путевой лист, в том числе в части корректировки маршрута, допускается в соответствии с вышеуказанными правилами.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Путевой лист;
- Энциклопедия решений. Расходы на содержание служебного транспорта (в целях налогообложения прибыли);
- Энциклопедия решений. Исправление первичных документов;
- Оформление исправлений в первичных учетных документах (И. Молчанов, журнал "Практический бухгалтерский учет. Официальные материалы и комментарии (720 часов)", N 1, январь 2018 г.);
- Вопрос: Филиал частного образовательного учреждения оказывает платные услуги по подготовке водителей категории "В". При применении каких систем налогообложения необходимы путевые листы? На кого следует оформлять путевой лист: на инструктора или обучающегося? Существуют ли нормы расхода топлива на учебные автомобили и на курсанта? Считаются ли действительными путевые листы при наличии в них исправлений или фальсифицированной подписи обучающегося? (журнал "ЭЖ Вопрос-Ответ", N 2, февраль 2017 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Ответ прошел контроль качества

17 апреля 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

В 2021 году изменились форма и порядок заполнения путевых листов. Этот документ — основание для списания горючего в состав расходов для целей бухгалтерского и налогового учета, поэтому важно оформлять его правильно. Мы подготовили обзор внесённых изменений и пример заполнения путевого листа.

Кто должен составлять путевой лист

Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:

зарплату водителя;
надбавки водителям за разъездной характер работы;
затраты на ГСМ;
затраты на запчасти;
затраты на парковку;
компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.

Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.

В новых правилах заполнения путевых листов убрали оговорку о том, что путевой лист оформляется только при перевозке пассажиров, багажа и грузов (Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368). Поэтому может показаться, что теперь даже на пустые транспортные средства надо будет оформлять документ. Но оговорка осталась в ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Так как юридическая сила ФЗ № 259-ФЗ выше, чем у Приказа Минтранса, полагаем, что оформлять путевые листы по-прежнему надо только для перевозки грузов, багажа и пассажиров.

Когда составлять путевой лист и сколько он действует

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.

Время оформления	Срок действия
Один или несколько рейсов в течение смены в пределах одного дня	До начала первого рейса	На один день
Рейс превышает продолжительность смены	До начала рейса	На срок, соответствующий длительности рейса или На срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день

Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.

Новые правила оформления путевых листов с 1 января 2021 года

Новые правила утверждены Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», который действует с 1 января 2021 по 1 января 2027 года.

Новый порядок составления путевых листов обязаны применять юрлица и ИП, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Рассмотрим важные изменения подробнее.

Изменение 1 — новый обязательный реквизит «Сведения о перевозке»

В путевой лист добавился обязательный реквизит «Сведения о перевозке». В нём надо указывать вид сообщения и вид перевозки из ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

Видов перевозок пассажиров и багажа в ФЗ предусмотрели всего три: регулярные, по заказам и на легковых такси. Этого точно недостаточно, поэтому в письме от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ Минтранс уточнил порядок заполнения этого реквизита. В графе «Вид перевозки» надо указывать один из следующих видов:

регулярная перевозка пассажиров и багажа;
перевозка пассажиров и багажа по заказу;
организованная перевозка группы детей;
перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
перевозка грузов;
перевозка для собственных нужд.

При организованной перевозке группы детей указывается только не нужно указывать «перевозка пассажиров и багажа по заказу», если такая перевозка осуществляется по договору фрахтования. Указывайте только «организованная перевозка группы детей» или «перевозка для собственных нужд», когда перевозку осуществляет школа, спортивный клуб и пр. для собственных нужд.

Изменение 2 — «Сведения о транспортном средстве»

Теперь в сведениях о транспортном средстве надо указывать марку транспортного средства и прицепа (при наличии). Раньше указывали только тип и модель.

Тут же будем указывать показания одометра при выезде с парковки и заезде на неё после окончания смены. Показания, как и раньше, включают полные километры пробега. Но в старой редакции заносить данные одометра при заезде на парковку не требовалось.

Изменение 3 — порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле

В новых правилах указали, что за контроль технического состояния отвечает должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспорта. Сейчас указано, что это делает контроллёр технического состояния. Если всё в порядке, нужно проставить отметку «Выпуск на линию разрешён».

Также в правилах прописали, какую отметку ставить в путевом листе после медосмотра водителя:

по результатам предрейсового осмотра — «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
по результатам послерейсового осмотра — «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».

Изменение 4 — электронная форма журнала регистрации путевых листов

Теперь журнал можно вести на бумаге или в электронной форме на выбор. Если будете вести электронно, заверяйте внесённые в него сведения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). А также обязательно предусмотрите возможность печати журнала на бумаге.

Если ведёте бумажный журнал, учитывайте, что все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году

Обязательные реквизиты путевого листа перечислены в Приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368 и ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Первая группа даёт право на допуск транспорта к эксплуатации, а вторая — даёт право принять путевой лист к учёту.

Для допуска к эксплуатации

Чтобы на основании путевого листа списать ГСМ, в нём необходимо указать следующие реквизиты (разд. I Приказа № 368):

Наименование и номер. Укажите в бланке название документа и тип транспорта, для которого он составлен. Например, «Путевой лист легкового автомобиля». Нумеруйте путевые листы в хронологическом порядке.

Сведения о сроке действия. Сюда включите срок (число, месяц, год), в течение которого можно совершать поездки по выданному путевому листу. Документ может быть выдан и на несколько дней — в таком случае нужно указать даты начала и окончания срока, когда путевой лист может быть использован.

Сведения о перевозке. Это новый обязательный реквизит с 2021 года. В нём нужно указывать сведения о виде перевозки и сообщения. Эти данные приведены в ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Мы рассказали о них подробнее в разделе с изменениями 2021 года.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Тут нужно указать:

для юрлица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
для ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.

Сведения о транспортном средстве. В путевой лист нужно включить информацию о транспортном средстве:

тип транспортного средства (легковой или грузовой автомобиль, автобус или троллейбус и т.д.);
марку и модель транспортного средства и прицепа к нему (если используется) (ВАЗ-2101, Audi A3 и т.п.);
государственный регистрационный номер транспортного средства и прицепа (если используется);
показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с парковки и заезде на неё после окончания смены;
день и время последней предрейсовой проверки технического состояния транспортного средства, если обязательный досмотр установлен законом);
дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места стоянки и его заезда обратно.

Сведения о водителе. Эта часть должна содержать:

фамилию, имя, отчество водителя;
дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, если послерейсовый осмотр предусмотрен законом.

Если одно транспортное средство используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину. В нём нужно указывать данные водителей, которые первыми выезжают с парковки и последними заезжают. Если путевой лист выписан на нескольких водителей, отметки о предрейсовом медосмотре должны быть в отношении каждого из них.

Для принятия к учёту

Помимо указанных реквизитов, путевой лист, как первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты, установленные для всех первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Обязательные реквизиты, согласно Закону № 402-ФЗ:

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Часто для служебных поездок работники компании используют личные автомобили. Например, директор использует автомобиль для поездок в командировку, а менеджер может ездить на личном автомобиле на встречи с партнерами.

Чтобы подтвердить расходы на ГСМ, каждую поездку нужно отразить в путевом листе.

Дополнительные реквизиты путевого листа

Организации и ИП могут указать в путевом листе дополнительные реквизиты, учитывающие особенности их деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа различными видами транспорта (п. 7 разд. I Приказа № 368).

Такими дополнительными реквизитами, по мнению автора, могут быть:

нормативный расход топлива;
маршрут движения;
экономия топлива в сравнении с нормативным расходом;
перерасход топлива в сравнении с нормативным расходом.

Данные реквизиты позволяют организации осуществлять внутренний контроль над обоснованностью списания горючего.

Нормативная база, справочники ОКВЭД, ОКОФ, проводок, актуальные показатели. Чтобы получить доступ к материалам, просто зарегистрируйтесь

Форма и порядок заполнения путевого листа

Обязательного для всех бланка путевого листа по-прежнему нет. Вы можете разработать его самостоятельно или доработать и использовать унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Доработка включает добавление всех обязательных реквизитов и исключение ненужных граф.

Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования 2021 года.

Мы подготовили несколько образцов путевых листов, оформленных по новым правилам.

Образец путевого листа легкового автомобиля на основе типовой формы № 3

Образец путевого листа грузового автомобиля на основе типовой формы № 4-П

Нормы расхода топлива

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте введены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”».

В соответствии с п. 1 данных Методических рекомендаций они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.

На основании Методических рекомендаций в организациях утверждаются нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.

НК РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Но если компания применяет эти нормы, она может подтвердить экономическую оправданность расходов в случае разногласий с налоговой (ст. 252 НК РФ).

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Нет времени читать? Оставьте почту — пришлём ссылку на статью.

Те, кто использует автомобиль для бизнеса, должны оформлять путевые листы. Они понадобятся, чтобы доставить пиццу, перевезти людей в маршрутке или съездить на переговоры. Путевые листы помогут уменьшить налог, контролировать водителя и доказать свою правоту в случае ДТП, а ещё — избежать штрафов от ГИБДД, налоговой и Роструда. Мы расскажем, как заполнить путевой лист, и подскажем, когда можно обойтись без него.

Что такое путевой лист

Путевой лист — это документ, в котором отмечают информацию о времени работы водителя, цели поездки, потраченном топливе и состоянии автомобиля.

Путевые листы должны оформлять организации и ИП, которые:

Возят пассажиров за деньги.
Доставляют товары клиентам и перевозят грузы — свои или за деньги.
Ездят на служебной машине по работе.
Постоянно ездят на своей машине по работе.

Путевые листы не нужны, только если сотрудник компании поехал на служебном автомобиле по своим делам: на рыбалку, за грибами или в магазин. Поездка за счёт компании будет считаться доходом сотрудника. Бухгалтерия заплатит с этого дохода налог на доходы физических лиц (письмо Минфина).

Зачем нужны путевые листы

Снизить налог. Это касается бизнесменов на ОСНО и УСН 15%. Чтобы включить затраты на топливо, платные парковки и СТО в расходы, нужны данные об израсходованном топливе и подтверждающие чеки. Учёт топлива можно вести с помощью путевых листов или данных системы ГЛОНАСС (письмо Минфина). Без подтверждающих документов включить затраты на автомобиль в расходы не удастся.

Контролировать водителя. Перед и после смены в путевых листах отмечают количество израсходованного топлива и километраж. Водитель не сможет слить топливо и заехать потусить к друзьям вместо работы или «залить» 120 литров бензина в машину с баком 40 литров. Без документов ничего не докажешь, а с путевыми листами водителя легко прижучить.

Доказать, что водитель и автомобиль в порядке. Перед сменой штатный водитель обязан пройти медицинский осмотр, а автомобиль — техосмотр. Если в дороге что-то случится и люди или груз пострадают, это поможет доказать, что машина была исправной, а водитель — здоров. Если в путевом листе не будет этой информации, доказать свою правоту не удастся.

Пройти проверку ГИБДД. Это касается индивидуальных предпринимателей и компаний, которые перевозят пассажиров и чужие грузы. Они должны иметь путевые листы (ст. 6 закона 59-ФЗ). Если машина зарегистрирована на ИП или компанию, а багажник и салон забиты круассанами, инспектор наверняка поинтересуется, куда везёте, и попросит путевой лист. Но если вы забросили на заднее сидение десяток ромовых баб для кофейни, ему вряд ли удастся вас прижучить. ГИБДД не имеет права спрашивать у вас путевой лист, если вы едете по делам бизнеса на своём или служебном автомобиле, но ничего и никого не перевозите.

Что должно быть в путевом листе

Путевой лист оформляет индивидуальный предприниматель или сотрудник компании, которому это поручили. Он выписывает документ на каждый автомобиль и заверяет подписью с расшифровкой. Путевой лист нужно оформить до начала рейса, а если водитель за смену делает несколько рейсов — до начала первого.

Организации или индивидуальные предприниматели могут использовать формы путевых листов Минтранса или составить свои. Форму нужно закрепить в учётной политике. Если создаёте свои формы путевых листов, в них нужно вписать обязательные реквизиты — остальное можно добавить от себя.

Название и номер путевого листа. Например, «Путевой лист легкового автомобиля А №11».

Срок действия путевого листа. Если смена водителя не больше одного дня — дата, когда путевой лист можно использовать. Если дольше — даты начала и окончания срока.

Информация о владельце транспорта.

Для юридического лица:

Название.
Организационно-правовая форма.
Адрес.
Номер телефона и основной государственный регистрационный номер (ОГРН).

Для индивидуального предпринимателя:

ФИО.
Почтовый адрес.
Номер телефона.
ОГРН.

Информация о транспортном средстве:

Тип: легковой или грузовой автомобиль, трамвай, троллейбус, автобус.
Модель автомобиля и прицепа, если он есть.
Государственный регистрационный знак.
Показания одометра при выезде автомобиля с парковки.

Информация о водителе:

ФИО водителя. Если автомобиль используют несколько водителей, нужно оформить путевой лист на каждого.
Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра. Его должен проходить только штатный водитель. Если автомобилем управляет другой сотрудник компании или индивидуальный предприниматель, проходить медицинский осмотр не нужно (ст. 23 закона 196-ФЗ).
Брать в штат медика не обязательно — можно сотрудничать с частной клиникой на аутсорсе.

Чтобы затраты на бензин можно было включить в расходы, к путевому листу нужно приложить кассовые чеки. Если заправка находится в стороне от маршрута, у налоговой возникнут вопросы. Налоговики могут потребовать убрать топливо из расходов и доплатить налог.

Что будет нарушителям

Госорган	Нарушение	Штраф для ИП	Штраф для юрлиц	Статья закона
Трудовая инспекция	Данные в табеле учета рабочего времени и в путевом листе отличаются	1 000 — 5 000 ₽	30 000 — 50 000 ₽	ст. 5.27 КоАП РФ
	Водителю не оплатили переработанные часы	1 000 — 5 000 ₽	30 000 — 50 000 ₽	ст. 5.27 КоАП РФ
	Потраченное на мед- и техосмотры время не вошло в рабочее	1 000 — 5 000 ₽	30 000 — 50 000 ₽	ст. 5.27 КоАП РФ
	Повторное нарушение	10 000 — 20 000 ₽	50 000 — 70 000 ₽	ст. 5.27 КоАП РФ
	Автомобиль не прошёл техосмотр	2 000 — 5 000 ₽	50 000 — 80 000 ₽	ст. 5.27.1 КоАП РФ
	Водитель не прошёл медосмотр	15 000 — 25 000 ₽	110 000 — 130 000 ₽
	Повторное нарушение	30 000 — 40 000 ₽ или приостановление деятельности до 90 суток

Памятка

Организации и индивидуальные предприниматели, которые перевозят пассажиров или грузы за деньги или для своего бизнеса, должны заполнять путевые листы. Это нужно, чтобы:

снизить налог;
контролировать водителя;
доказать, что с машиной и водителем всё в порядке, если в дороге что-то случится;

Путевой лист не нужен, только если сотрудник компании или предприниматель использует служебный транспорт не по работе. Например, для поездки на рыбалку, шашлыки или за грибами.

Медосмотр перед каждой сменой должен проходить только штатный водитель, а техосмотр нужен в любом случае — неважно, кто вы: транспортная компания или ИП, который перевозит товары для своего магазина. Не обязательно брать в штат медика и слесаря — можно работать со специалистами на аутсорсе.

Путевые листы оформляет сам индивидуальный предприниматель или сотрудник компании, которому это поручил руководитель. Компания может использовать формы путевых листов Минтранса или придумать свои, но в них должны быть обязательные реквизиты. Форму нужно прописать в учётной политике и добавить образец в приложении к ней.

В 2019 году правила заполнения путевых листов были изменены, что нарушило привычные для многих организаций алгоритмы оформления и выдачи этих документов. Между тем, проверяющие из разных контролирующих органов все чаще обращают внимание на наличие путевых листов и правильность их заполнения.

1. Кого могут оштрафовать?

2. Кто может проверить путевой лист?

Трудовая инспекция — на предмет нарушения режима труда и отдыха водителей

ФНС — при проверке правильности учета затрат (ГСМ) для расчёта налога на прибыль и в рамках проведения выездных и камеральных проверок

ГИБДД — непосредственно на дороге, в целях установления правомерности использования транспортного средства, права водителя им управлять или обоснованности самого рейса

3. За что могут выписать штраф?

За отсутствие путевого листа

За неверно оформленный путевой лист

За то, что путевой лист не подтверждает затраты на ГСМ

4. Кому не нужен путевой лист?

Путевой лист не нужен частному лицу или сотруднику компании, который официально не является водителем, и который использует автомобиль для собственного передвижения. Однако при этом стоит помнить о том, что путевой лист необходим компании для подтверждения расхода ГСМ, поэтому единственный, кто может действительно обойтись без путевого листа — это частное лицо в частной поездке на собственном, арендованном автомобиле или автомобиле, управляемым по доверенности.

В то же время отсутствие путевого листа может интерпретироваться ГИБДД и Ространснадзором как свидетельство отсутствия предрейсового медицинского осмотра водителя и технического контроля транспортного средства, что повлечёт за собой дополнительные штрафы.

5. Что необходимо указывать в путевом листе?

Штрафы налагаются в случае нарушений оформления путевого листа в части:

предрейсового медицинского осмотра водителя

предрейсового технического контроля транспортного средства

Отметка о медицинском осмотре

Величина штрафов может быть разной:

Отсутствие отметки о предрейсовом медицинском осмотре водителя (п. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ) :

для должностных лиц - 5000 руб.

для организаций - 30 000 руб.

Если отметка о прохождении медосмотра имеется, но она не соответствует действительности (например, водитель при проверке оказался пьян) (ст. 12.32 КоАП РФ):

для должностных лиц - 20 000 руб.

для организаций - 50 000 руб.

Если же ГИБДД или Ространснадзор посчитает, что медосмотр вообще не был проведён, то штраф составит (ст. 11.32 КоАП РФ):

для должностных лиц от 2 000 руб. до 3 000 руб.

для организаций от 30 000 руб. до 50 000 руб.

Отметка о техническом контроле

Неверное оформление — это отсутствие даты и подписи лица, контролирующего техническое состояние транспортного средства. Лицо, ответственное за техконтроль должно иметь профессиональное образование по специальности «Техническое обслуживание и ремонт автотранспорта» или проф. подготовку с присвоением квалификации «Контролер технического состояния автомобильного транспорта». Величина штрафов за неверное оформление технического контроля такова:

Отсутствия отметки о предрейсовом техническом контроле ТС (п. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ):

для должностных лиц - 5 000 руб.