Новые бланки трудовых книжек с какого года

Опубликовано: 27.04.2024

В 2021 году в РФ в полном объеме заработала система электронных трудовых книжек. Рассмотрим, что это такое и как переход на новый формат повлияет на права и обязанности работников и работодателей.

Раньше были только бумажные трудовые книжки. Работники при трудоустройстве отдавали их работодателю, а те хранили их у себя и вносили в них записи о приеме, увольнении, переводе и т. п. Если нужны были сведения из книжки, работник запрашивал у работодателя копию. А при увольнении работодатель отдавал трудовую в течение определенного срока. Никакой специальной отчетности в ПФР по кадровым операциям не было.

Как стало теперь: с 1 января 2020 года вступила в силу статья 66.1 ТК РФ, и начался переход на электронные трудовые книжки. Все сведения о трудоустройстве хранятся в Пенсионном фонде (ПФР). Работодатель отправляет туда отчет в виде электронного отчета по кадровым операциям по каждому работнику. Сотрудник тоже получает электронные выписки: при увольнении и по запросу.

То есть все сведения о приеме, увольнении и других операциях, которые раньше были в бумажном виде, теперь будут храниться в электронном.

Но бумажные трудовые книжки никуда не исчезли. Работники по своему желанию могут использовать их как в 2021 году, так и позднее.

С начала 2020 года работодатели обязаны сдавать в ПФР отчеты по форме СЗВ-ТД (постановление ПФР от 25.12.2019 № 730п). На их основе Пенсионный фонд ведет свою базу сведений о трудовой деятельности.

Если у работодателя до 25 сотрудников, он может сдать СЗВ-ТД в бумажном виде. Если больше, то отчет обязательно надо сдавать в электронном формате.

Форма СЗВ-ТД содержит:

сведения об организации: наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР;
персональные данные работника: ФИО, СНИЛС;
информацию о кадровом мероприятии: дату, вид мероприятия, должность, номер приказа, статью ТК РФ.

Кадровое мероприятие — это прием на работу, перевод, увольнение или подача работником одного из видов заявлений, которые указаны ниже в п. 2.

Срок сдачи СЗВ-ТД зависит от вида кадрового мероприятия (п. 2.5 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Форму нужно сдать не позднее следующего рабочего дня:

когда принимаете сотрудника на работу;
когда увольняете сотрудника.

Форму нужно сдать до 15-го числа следующего месяца:

когда переводите сотрудника на другую постоянную работу;
когда работник подает заявление о том, чтобы работодатель продолжал вести бумажную трудовую книжку;
когда работник запрашивает сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (подробнее об этом расскажем ниже).

Кроме того, до 15 февраля 2021 года работодатели должны были сдать особый отчет СЗВ-ТД. Он касается сотрудников, принятых на работу в 2019 году или ранее, у которых в течение 2020 года и января 2021 года не было никаких кадровых мероприятий.

Получается, что по таким сотрудникам не было оснований для сдачи СЗВ-ТД в 2020 и январе 2021 года и сведения о них вообще не попали в электронную базу ПФР. Чтобы закрыть пробелы в базе Пенсионного фонда, работодатели должны были до 15 февраля 2021 года сдать отчет СЗВ-ТД со сведениями об этих сотрудниках по состоянию на 1 января 2020.

За нарушение сроков предоставления формы СЗВ-ТД или сдачу недостоверных сведений для ответственных должностных лиц предусмотрено предупреждение или штраф в размере от 300 до 500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Если вы уже пропустили срок, все равно сдайте отчет как можно скорее.

Если работник выберет для себя электронную трудовую книжку, то с этого момента все сведения о его трудовой деятельности будут формироваться в базе ПФР. Но сотрудник также может получить подтверждение своего стажа и профессионального опыта в бумажном виде.

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работодатель обязан предоставлять сотрудникам сведения об их трудовой деятельности по форме СТД-Р, утвержденной приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н, в следующем порядке:

при увольнении — в день увольнения;
по запросу сотрудника — в течение трех рабочих дней после запроса.

Форма СТД-Р содержит практически те же данные, что и СЗВ-ТД: сведения о предприятии, работнике и кадровом мероприятии. Отличается только период, за который собраны данные.

СЗВ-ТД нужно сдавать или сразу после кадрового мероприятия, если это прием или увольнение, или по итогам месяца в иных случаях. Поэтому в СЗВ-ТД будет или одно последнее кадровое мероприятие, или информация за истекший месяц. А в форму СТД-Р нужно включить информацию обо всех кадровых мероприятиях, связанных с работой у данного работодателя.

Работодатели обязаны выдавать форму СТД-Р только тем сотрудникам, которые перешли на электронные трудовые книжки. Те, кто пока не перешел на новый формат, будут, как и раньше, подтверждать свой стаж и опыт записями в бумажной трудовой книжке.

В 2020 году работники могли сделать выбор: перейти на электронные трудовые книжки или оставить себе бумажные. Если работник не подал работодателю никаких заявлений до конца 2020 года, то по умолчанию считается, что он решил оставить себе бумажную книжку (п. 2 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Если работник сохранил бумажную трудовую книжку, он может в любой момент перейти на электронную как в 2021 году, так и позднее. Для этого нужно подать заявление своему нынешнему работодателю (п. 5 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Сотрудники, у которых есть стаж в 2020 году и ранее, но которые по состоянию на 31 декабря 2020 были без работы, могут выбрать любой формат трудовой книжки. Это право сохраняется за ними бессрочно. То есть, когда они выйдут на работу в 2021 году или позднее, они смогут продолжать пользоваться бумажной трудовой без ограничения срока и в любой момент перейти на электронную. Но после этого вернуться к бумажной будет нельзя.

Если работник решит перейти на электронную трудовую книжку, то работодатель должен выдать ему бумажную в течение трех рабочих дней после заявления (письмо Минтруда РФ от 13.03.2020 № 14-2/В-260).

Сотрудники, которые впервые выйдут на рынок труда в 2021 году или позднее, выбирать уже не смогут. С 1 января 2021 новые бумажные трудовые книжки не заводят, поэтому для таких сотрудников останется только электронный формат (п. 8 ст. 2 закона 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работник, который перешел на электронную трудовую книжку, может в любой момент запросить у работодателя сведения о своей трудовой деятельности по форме СТД-Р. Также работодатель по умолчанию обязан выдать СТД-Р в день увольнения.

Еще работник может получить сведения о своей трудовой деятельности в Пенсионном фонде. Там ему выдадут выписку по форме СТД-ПФР. Она утверждена приказом Минтруда № 23н и содержит ту же информацию о трудовой деятельности, что и форма СТД-Р.

В отчете СТД-Р будут только сведения о трудовой деятельности у одного работодателя, а в форму СТД-ПФР войдет вся информация, которая есть по этому работнику в базе Пенсионного фонда.

Форму СТД-ПФР работник может получить в отделении ПФР, в личном кабинете на сайте фонда или через портал Госуслуги.

Если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку и устраивается на работу в 2021 году или позднее, он должен предъявить работодателю (ст. 65 ТК РФ):

бумажную трудовую книжку, чтобы подтвердить профессиональный опыт и стаж до перехода на электронный формат;
выписку СТД-Р или СТД-ПФР, которые содержат информацию о его трудовой деятельности после перехода на электронную трудовую книжку.

Сотрудник, который сохранил бумажную трудовую книжку, как и прежде предъявляет для подтверждения трудового опыта только ее. Никаких дополнительных справок в этом случае не требуется.

Рабочая книжка любого гражданина является одним из основных наиболее важных документов. Каждая запись, которая фиксируется в трудовой, обязательно должна быть достоверна и подтверждена. Появление данного документа в России означало, что любой работник имеет права, а также ответственность и обязанности. Старого вида книжки ушли в прошлое, когда ввели трудовые книжки нового образца.

Трудовые книжки старого образца

Когда ввели трудовые книжки нового образца
Старые образцы трудовых – это книжки, которые были выпущены в середине семидесятых годов. Особых отличий от современных документов по внешнему виду нет. Но их можно было легко подделать, потому что надежной защиты в виде сложного государственного знака не было. Трудовую можно было купить фактически в любом месте.

Также старый образец имел несколько другие особенности заполнения, чем современный. В нем существовали страницы, которые сейчас за ненадобностью убрали или объединили с другими. К примеру, страница, в которую вносились сведения о поощрениях. На смену пришли изменения, которые произошли в связи с изменившимся законодательством. С какого года и при каких обстоятельствах были введены трудовые книжки нового образца?

Когда ввели трудовую книжку нового образца, каковы ее особенности?

Современные рабочие книжки с новыми Правилами и Инструкцией были введены в начале 2004 года.

Основными новшествами, связанными с трудовой, являются:

наличие активной защиты>
требование строгого отчета>
наличие специальных мест распространения>
технологические новшества.

Прежде всего, акцент изменения таких документов был сделан на защиту от различного рода фальсификаций. Подделать книжку работника невероятно сложно, так как благодаря современным технологиям изготовление ее происходит из специального материала. Здесь присутствуют:

химическая блокировка (защита)>
водяной знак>
специальные швы (для отсутствия возможности удаления страниц и других нарушений)>
микроскопические волоски (ультрафиолет)>
специальная надпись (ультрафиолет).

В новой трудовой количество страниц составляет сорок четыре. При всем этом приобрести книжку можно только в организациях, которые по закону уполномочены на данный вид деятельности (распространение).

Содержание и порядок заполнения трудовой книжки нового образца

С введением новых трудовых, содержание и порядок заполнения тоже сильно изменились.

Содержание книжки предусматривает:

титульник>
сведения о работе>
сведения о награждениях.

Главная страница (титульник) заполняется личными данными работника:

фамилия>
имя>
отчество>
дата рождения>
образование>
профессия, специальность.

Эта информация фиксируется, когда происходит первичное и основное оформление книжки. Другие страницы заполняются в ходе трудовой деятельности сотрудника.

прием на работу>
увольнение>
награждения.

Трудовая книжка сотрудника заполняется от руки. Это должен делать руководитель компании, работник кадров, другое лицо, уполномоченное на эти действия. Любая информация, которая была записана в данный документ, должна быть утверждена подписью этого человека и печатью организации. Главные условия для записи в трудовой:

каждая запись имеет свое место (графу)>
нумерация надписей в документе идет поочередно в любом случае>
запись наименования компании является обязательной>
при фиксировании какой-либо информации в книжке обязательно должно быть указание на документ, свидетельствующий о ее достоверности.

Порядок дополнения и исправления записей в новой трудовой

Дополнение данных в книжке сотрудника происходит по-разному, в зависимости от страницы. Так, на главной странице (титульном листе) можно дописывать информацию об образовании, профессии и специальности. Это делается путем написания новой записи через запятую после старой.

Когда пропущена или не учтена информация на других страницах, то первая запись, которая является неполной, должна быть признана недействительной, и только после этого пишутся новые достоверные и полные данные. Осуществляя все эти действия, уполномоченное лицо обязано ссылаться на Правила и Инструкции, диктующие условия их заполнения и ведения.

Трудовые книжки нового образца с какого года
Исправление любой записи производится в организации, где допустили ошибку. На титульном листе могут исправляться только личные данные человека (ФИО). Это осуществляется путем зачеркивания одной чертой полностью записи, а рядом пишутся новые данные. После зачеркивания ранее сделанная надпись должна быть видна. На обороте обложки пишется ссылка на документ, указывающий на смену личных данных (номер и дата).

Если ошибка на титульнике произошла при оформлении книжки в самом начале, то уполномоченное лицо должно составить соответствующий акт о списании данного документа, на основании которого трудовая уничтожается. Актовый документ подшивается в специальное дело. Расходы на новую трудовую покрывает работодатель.

Он обычно делает исключение только в одном случае – когда ошибка была допущена на главной странице, но ее сразу не заметили. При этом специалист довольно давно работает в организации. Тогда одной чертой аккуратно зачеркивается неверная надпись полностью (нельзя производить зачеркивание отдельных символов), после этого пишутся правильные данные.

Ошибка, допущенная на других страницах, должна быть исправлена путем присвоения записи статуса недействительного. Такая запись фиксируется следующим порядковым номером после неверных данных. Затем ставится следующий порядковый номер и пишется достоверная и правильная информация.

Любая информация в современной книжке должна подтверждаться соответствующим документом. Обязательно пишется его номер и дата. Также для утверждения записей необходимо поставить подпись заполняющего и печать организации.

Подводя итог, можно сказать, что книжки нового образца намного эффективнее, чем предыдущие. Этот документ сегодня требует строгого контроля ведения, так как записи, сделанные в нем, важны для владельца и руководителя.

Российские компании перешли на электронные трудовые книжки. С 1 января 2021 года работодателям не надо заводить бумажную трудовую для тех сотрудников, которые выходят на работу впервые в жизни. Достаточно передавать сведения в пенсионный фонд. В этой статье разбираемся, как работать по новым правилам.

Что такое электронная трудовая книжка

В законе нет такого термина — электронная трудовая книжка. Можно подумать, что это бумажная трудовая книжка, только в электронном виде, но это не совсем так.

По факту работодатель передает информацию о сотрудниках в ПФР. Там эта информация хранится в базе данных, из нее в любой момент можно сделать выписку и получить все сведения о трудовом стаже человека. Эта выписка — и есть электронная трудовая книжка.

Что в законах. Переход на электронные трудовые начался в 2020 году. Все условия перехода и сроки разобраны в законе № 439-ФЗ, который регулирует изменения в трудовом кодексе.

Обязателен ли переход на электронные трудовые. За 2020 год все работодатели должны были перейти на электронные трудовые, а сотрудники — решить, будут они оставлять бумажную трудовую или нет, и подать заявление об этом работодателю.

С 2020 года электронная трудовая заводится для всех новых сотрудников — вне зависимости от того, отказались они от бумажной или нет.

Что будет с бумажными трудовыми книжками. Если сотрудники приняли решение вести трудовую книжку на бумаге или вообще не подавали никакого заявления, то работодатель обязан продолжать вести обе книжки: передавать сведения в электронную и вносить информацию в бумажную.

Какую трудовую книжку заводить в 2021 году при приеме на работу

С 1 января 2020 года при приеме на работу работодатель должен всем сотрудникам заводить электронную трудовую.

Бумажную трудовую можно не заводить в двух случаях:

Человек впервые устраивается на работу.
Человек отказался от ведения бумажной трудовой.

Если человек решил оставить бумажную трудовую, вам надо будет вести его трудовую по старым правилам параллельно с электронной. Вам придется заносить в бумажную книжку все изменения: прием на работу, назначения на новую должность, награждения и увольнения.

Если кандидат на работу еще не подавал заявления, но хочет отказаться от бумажной трудовой. Надо сначала нанять его по старым правилам:

Внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую.
В тот же день или в ближайший рабочий подать форму в Пенсионный фонд РФ. Там нужно отразить и прием на работу, и дату подачи заявления об отказе от бумажной трудовой.
В день отправки формы внести запись об отказе в бумажную трудовую книжку и отдать ее на руки сотруднику.

Дальше вам надо будет только передавать электронные сведения в пенсионный фонд.

Как проверить, подавал человек заявление или нет. Новый сотрудник может не помнить, подавал он заявление о выборе электронной трудовой книжки на старом месте работы или нет. Тогда план действий такой:

Если у него осталась на руках бумажная трудовая книжка — проверьте, есть ли там запись об отказе.
Если трудовой на руках нет, попросите сотрудника предоставить справку со сведениями о его трудовой деятельности — ту самую электронную трудовую по форме СТД-ПФР. Сотрудник может запросить ее напрямую в ПФР сам через госуслуги. В справке будет отметка о том, надо дальше вести его бумажную трудовую или нет.

Вместе с электронными трудовыми книжками пришли и новые отчеты.

Как вносить сведения в электронную трудовую

С 2020 года все изменения в штате надо отражать в отчете , который ваши бухгалтеры или кадровики отправляют в ПФР. Это касается новых сотрудников и тех, кто уже в штате.

Отчет нужно сдавать по каждому сотруднику, который работает по трудовому договору, когда с ним происходит кадровое изменение. По исполнителям на договорах ГПХ сдавать отчет не нужно.

Сведения из этих отчетов вносятся в единую базу данных ПФР — из нее потом можно получить выписку, которая считается электронной трудовой книжкой.

Вот что нужно включить в отчет:

Информацию о компании или ИП, где работает сотрудник
Информацию о работнике: ФИО, дата рождения, СНИЛС, должность.
Сведения о самой работе: о приеме на работу, переводе, повышении квалификации или увольнении.
Информация о документе, которым оформлено кадровое мероприятие.

Сдавать отчет надо каждый раз:

когда сотрудника приняли на работу;
уволили;
перевели на другую должность;
присвоили новую квалификацию или специальность;
сотрудник подал заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой.

По каждому сотруднику — отдельный отчет, который надо подать после изменений. Если с сотрудником ничего не происходило и он работает как работал — подавать отчет по нему не нужно.

Заполненная форма

Стандартные сроки подачи отчета зависят от того, что произошло:

Если приняли на работу или уволили — не позднее следующего рабочего дня.
В остальных случаях — до 15 числа следующего месяца.

Форма для отчета утверждена ПФР и подходит для всех организаций и ИП. Если у вас работает до 25 человек, вы можете сдавать отчетность в бумажном или электронном виде. Если больше 25 — только в электронном.

До 15 февраля 2021 года надо сдать за сотрудников, по которым еще не подавали отчет по новой форме

Если у вас есть сотрудники, которых взяли на работу до 2020 года и с тех пор с ними ничего не происходило и они не подавали заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой, значит, по ним вы еще ни разу не сдавали отчет в ПФР.

По таким сотрудникам надо сдать форму до 15 февраля 2021 года. В форму внесите последнюю вашу запись из раздела «Сведения о работе» бумажной трудовой на 01 января 2020.

Преимущества и недостатки электронных трудовых

Работать с электронными трудовыми проще и для работодателя, и для сотрудника.

Меньше бумажной работы — больше не надо вести бумажные трудовые книжки работников, которые от них отказались.
При утере бумажных книжек надо будет восстанавливать меньше трудовых.— Например, если в офисе случится пожар или потоп, надо будет восстанавливать книжки только тех сотрудников, которые не отказались от трудовой.

В любом момент можно сделать выписку со сведениями о своей работе — эта опция доступна в личном кабинете на сайте госуслуг или ПФР.

Из минусов для работодателя только одно — переход на новую систему требовал дополнительных усилий от компаний и ИП. В 2020 году работодатель должен был правильно оформить переход:

уведомить сотрудников о том, что им можно подать заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой до 31 декабря 2020 года;
начать сдавать отчет по форме ;
внести изменения во внутренние документы, которые регулируют порядок работы с трудовыми книжками, — обычно это правила внутреннего трудового распорядка.

Для сотрудников минусов нет: они могут продолжать вести бумажную трудовую параллельно с электронной, если не хотят от нее отказываться.

Что будет, если не перейти на электронные трудовые

Если до 1 января 2021 года работодатель не успел перейти на электронные трудовые и предоставить сведения в ПФР, ему грозит штраф:

для ИП — до 5000 ₽;
для компании — до 50 000 ₽.

Это максимальные цифры. Какой именно штраф назначить, решает трудинспектор. Возможно, сумма будет меньше, или он и вовсе обойдется предупреждением.

Еще есть штрафы за несданный отчет о трудовой деятельности или ошибки в нем: от 300 до 500 ₽ директору или ответственному сотруднику.

Электронные трудовые книжки появились у нас в стране с 2020 года (этот год — переходный). Прежде всего, нормативным основанием для этого стали федеральные законы с поправками:

В Трудовой кодекс РФ. Он, в частности, был дополнен новой ст. 66.1, которая, собственно, и ввела электронные трудовые книжки в оборот: она закрепляет саму возможность ведения информации о трудовой деятельности и трудовом стаже в электронном виде (закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
В закон «О персонифицированном учете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ. В него добавлена обязанность работодателей сдавать в ПФР новый отчет, который, по сути, и станет воплощением электронной трудовой книжки (закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ);
В КоАП РФ, где с 2021 года будет закреплена ответственность работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности и стаже сотрудников.

Помимо федеральных НПА есть и ведомственные — постановления ПФР, утверждающие все необходимые формы и форматы, порядки заполнения и представления новой отчетности.

Трудовая книжка в электронном виде — хорошо это или нет? Безусловно, их цифровизация добавит хлопот работодателям. Ведь периодичность сдачи отчетности будет уж очень жесткая. Работники, особенно те, кто в возрасте, скорее всего, отнесутся к безбумажным документам с недоверием. Но плюсов, на наш взгляд, все же больше, чем минусов.

не нужно будет приобретать и хранить бланки;
отпадет обязанность учитывать и обеспечивать сохранность заполненных книжек (за некоторым исключением);
сойдет к минимуму вероятность ошибок при внесении сведений, исчезнет риск потерять документ;

не придется тратить силы на изготовление и заверение многостраничных копий для работников, их заменят распечатки.

Посмотрите образец заверения копии трудовой книжки, который подготовили эксперты КонсультантПлюс, получив бесплатный доступ.

получать быстрый доступ к информации из своей трудовой в личном кабинете ПФР или через «госуслуги»;
избежать ситуаций с несвоевременной выдачей книжки работодателем при увольнении и соответствующих им сложностей с новым трудоустройством;
использовать электронные трудовые для получения госуслуг;
дистанционно и без дополнительного подтверждения оформлять пенсии.

Переход на электронные трудовые книжки: что делать работодателю

Итак, как перейти на электронные трудовые книжки работодателю.

Во-первых, до 31.10.2020 нужно письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и их праве сохранить бумажную трудовую книжку (об этом праве мы расскажем чуть ниже).

Образец уведомления работников скачайте здесь.

ВАЖНО! Уведомление о переходе на электронные трудовые должно быть персональным. Делать общий документ, в котором предусмотрено проставление всеми работниками подписи об ознакомлении, чиновники не разрешают.

И самое главное, нужно зафиксировать факт согласия каждого работника на отказ от бумажной трудовой или наоборот его желание сохранить документ в привычном виде. Для этого с персонала нужно будет собрать соответствующие заявления. Форма — произвольная. Проще подготовить бланки и дать работникам их заполнить.

ВАЖНО! Взять заявление необходимо в любом случае: и если работник соглашается на электронную трудовую, и если он хочет сохранить бумажную. Бланки этих заявлений вы найдете здесь.

Собрать такие заявления нужно до 31.12.2020. Если работник не подал заявление до 2021 года по уважительной причине, например, был в отпуске, болел (другие основания см. в п. 6 ст. 2 закона № 439-ФЗ), он может сделать это позже, а работодатель должен продолжить вести его трудовую в традиционном бумажном виде.

Во-вторых, надо сдавать в ПФР новый отчет СЗВ-ТД.

В 2020 году отчитываться нужно только за те месяцы, в которых имели место движения по кадрам или подача работниками заявлений о выборе между электронной и бумажной книжками.

Изначально на 2020 год был установлен общий для всех кадровых событий срок сдачи отчета — до 15-го числа следующего месяца. Однако эпидемия коронавируса внесла свои коррективы. Срок сдачи отчета на работников, принятых и уволенных с 1 по 27 апреля, назначили на 28.04.2020. Дальше по этим двум кадровым событиям надо отчитываться не позднее рабочего дня, следующего за изданием соответствующего приказа. По остальным событиям (переводы, повышения, пр.) срок сдачи формы не изменился (15-е число следующего месяца).

Такой порядок сохранится и в последующие годы. Собственно, его и предусматривали с 01.01.2021. Просто из-за вируса ввели в действие раньше.

Помимо отчетности для фонда предусмотрена и форма для выдачи работникам. С какой периодичностью и в какие сроки ее нужно составлять и выдавать сотрудникам, узнайте из Путеводителя от КонсультантПлюс «Сведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)».

Запасаться бланками для сдачи СЗВ-ТД не обязательно. Формировать отчеты можно автоматически с помощью соответствующего ПО, например, от 1С или других производителей программ для бухгалтерии и кадров. Также можно воспользоваться бесплатной программой от ПФР.

В-третьих, в течение 2020 года потребуется провести работу по изменению локальных нормативных актов, внести изменения в соглашения и коллективные договоры, чтобы привести их в соответствие с обновленным законодательством. Вероятно, потребуется какой-то регламент про сам алгоритм перехода на электронные трудовые, ЛНА о том, как вы будете вести электронные трудовые книжки.

Составить приказ о переходе на электронные трудовые книжки вам поможет эта статья.

Электронная трудовая книжка: как выглядит (образец заполнения)

Как выглядит электронная трудовая книжка? По форме это будет информационный ресурс. По содержанию каких-то кардинальных перемен в данных о трудовой деятельности и стаже не предполагается. Перечень сведений для электронной трудовой аналогичен бумажной и включает:

место работы;
периоды работы;
должность (специальность, профессию);
квалификацию (разряд, класс, категорию, уровень квалификации);
даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
основания прекращения трудового договора.

При этом нужно учитывать, что электронная трудовая книжка существует только в цифровом формате и не предусматривает физического носителя. Просмотреть сведения из нее человек сможет в личном кабинете на сайте ПФР или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов. Можно будет получить и бумажную выписку. Ее предоставит работодатель по последнему месту работы (для этого предусмотрена специальная форма). Также за выпиской можно будет обратиться в ПФР или МФЦ, причем экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы.

Что нужно знать об электронных трудовых работникам

Подробно о сути изменений до 31 октября 2020 года вас должен проинформировать работодатель. Вкратце они следующие:

Для уже работающих граждан переход на электронные трудовые является добровольным. Тем, кто решит обзавестись электронной трудовой (и напишет такое заявление), работодатель отдаст бумажную книжку на руки и больше не будет нести ответственности за ее хранение. Последняя запись в книжке при этом будет такой.
Если есть желание сохранить документ в традиционном виде, об этом тоже нужно подать работодателю соответствующее заявление (в произвольной форме или на бланке, который даст ответственный за ведение трудовых книжек сотрудник). Тогда работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.
Те, кто впервые устроится на работу с 2021 года, будут иметь сразу электронную трудовую, бумажную им заводить никто не будет даже при их желании. Поступающим на первую работу в 2020 году бумажную трудовую еще могут оформить.
При устройстве на работу электронную трудовую новому работодателю можно представлять либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. В таком же виде он будет выдавать вам ее при увольнении.
Не нужно волноваться за сохранность сведений электронных трудовых книжек. ПФР гарантирует высокий уровень защищенности своих информационных систем. Фонд говорит, что сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Итоги

Таковы свежие новости об электронных трудовых книжках. Как видим, главный вопрос уже не в том, введут их или нет. Процесс уже запущен. Остается только выполнить требования закона и наладить соответствующий процесс в организации.

В России второй год действуют электронные трудовые книжки и бухгалтеры сдают в ПФР отчёт СЗВ-ТД. С 1 января 2021 года завершился переходный период — все сотрудники должны были определиться, какую форму трудовой оставить. Расскажем, как работать с электронными трудовыми книжками в 2021 году.

Что делать с бумажными трудовыми

До конца 2020 года все работники должны были решить, сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. Если в это время кто-то был на больничном или в длительном отпуске, то сможет «выбрать» трудовую и в 2021 году.

Сотрудники, которые подали заявление о выборе бумажной трудовой или не подали никаких заявлений, останутся с бумажными книжками. По ним надо будет вести бумажную трудовую, но вместе с этим вести и сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР по форме СЗВ-ТД.

Можно ли поменять формат трудовой в 2021 году?

Сотрудник в 2020 году выбрал бумажную трудовую или не подал заявление — он может заменить бумажную книжку на электронную в любой момент.
Сотрудник в 2020 году выбрал электронную трудовую — нельзя снова начать вести бумажную книжку.
Сотрудник первый раз пошел работать в 2021 году — можно завести только электронную книжку, выбора у сотрудника нет.

Даже если работник выбрал электронную трудовую, бумажную выбрасывать нельзя. Он должен хранить её и предъявлять при новом трудоустройстве для подтверждения стажа до 2020 года.

Выбравшие электронную трудовую, с 7 марта 2021 года смогут обратиться в ПФР и попросить перенести записи о трудовой деятельности до 2020 года из бумажной книжки в электронную. Если будут найдены несоответствия между данными фонда и данными в бумажной трудовой, фонд уточнит сведения у работодателя (Федеральный закон от 24.02.2021 № 30-ФЗ). После того как ПФР занесет на лицевой счет сведения из бумажной книжки за периоды до 2020 года, можно будет пользоваться только формой СТД-ПФР и не переживать за хранение бумажной.

Когда в 2021 году к вам придёт устраиваться работник из другой компании, проверьте его бумажную трудовую. Если в ней нет записи о закрытии, то он решил сохранить именно бумажную версию, и вы должны продолжать её вести. Если есть запись о выборе электронной трудовой — ведите только электронно.

Как оформить переход на электронную трудовую в 2021 году

Работник в любой момент сможет написать заявление и перейти с бумажной трудовой на электронную. Тем, кто сделал такой выбор, бумажная книжка должна быть выдана на руки с внесением соответствующей записи. Срок выдачи трудовой в нормативных актах не прописан, но по аналогии с выдачей кадровых документов по заявлениям — допустимо 3 дня. Запись надо заверить подписью сотрудника и ответственного за ведение трудовых книжек или работодателя.

Образец записи в трудовой книжке о выборе электронной формы

В книге учёта движения трудовых книжек в графе 13 сделайте запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ.

С момента выдачи бумажной трудовой работодатель не отвечает за её заполнение и хранение.

Как работнику получить сведения о своём стаже

Работник, выбравший электронную трудовую книжку, сможет получить сведения о своём стаже следующими способами.

В ПФР, МФЦ или на «Госуслугах» в форме СТД-ПФР

СТД-ПФР утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. В форме отражается информация о всей трудовой деятельности, в том числе, за периоды до 31.12.2019 (наименование работодателя, период работы).

ПФР может выдать сведения о трудовой деятельности как на бумаге, так и в электронном виде — с усиленной квалифицированной электронной подписью. МФЦ будет выдавать СТД-ПФР только на бумаге, «Госуслуги» — только в электронном виде.

У работодателя по последнему месту работы в форме СТД-Р

Форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. Если у сотрудника нет бумажной трудовой, работодатель должен будет выдать ему заверенные сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде.

Работодатель может сообщить данные только за тот период, когда сотрудник работал у него.

Форма СЗВ-ТД: как заполнять

Чтобы ПФР регулярно получал новые сведения о трудовой деятельности работников, сдается отчётность по форме СЗВ-ТД. Форма и порядок заполнения утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730П.

Заполнять форму нужно на всех официально трудоустроенных или уволенных работников (в том числе совместителей), а также фиксировать там другие кадровые изменения и отражать информацию о поданном заявлении о выбранном формате трудовой.

Требования к заполнению формы

Бланки заполняются чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок и исправлений. При этом можно использовать любые цвета, кроме красного и зелёного.

Документ по форме СЗВ-ТД заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Работодатель, который не является юрлицом, заверяет документы личной подписью.

Сведения о работниках, о страхователе, а также сведения о трудовой деятельности работников заполнять обязательно. Если в течение месяца по работнику не было никаких кадровых событий, «Нулевая» форма не представляется.

В графе 1 таблицы формы СЗВ-ТД нумерация сквозная. Номера мероприятий должны указываться в порядке возрастания и не повторяться.

Значения в графах «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» и «Дата» в подразделе «Основание» указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ежемесячном представлении формы СЗВ-ТД они должны находиться в пределах отчётного периода.

Реквизиты работодателя

«Регистрационный номер в ПФР». Укажите номер, присвоенный страхователю при регистрации. Он должен состоять из 12 цифр по следующему формату: XXX-XXX-XXXXXX.

«Наименование организации / индивидуального предпринимателя». Укажите то же название компании, что и в учредительных документах, название ОП или филиала иностранной компании, которая работает в России. Если такие сведения представляют ИП, адвокат или нотариус, то они должны полностью указать фамилию, имя и отчество — как в паспорте.

«ИНН». Указывается ИНН работодателя — организации (10 символов) или физлица (12 символов).

«КПП». Должно состоять из 9 цифр или отсутствовать.

Сведения о работнике

Фамилию, имя и отчество (при наличии) работника нужно заполнить русскими буквами в именительном падеже. Кроме того, обязательно введите дату рождения и номер СНИЛС. Сведения о сотрудниках должны совпадать с теми, что указаны в страховом свидетельстве или в форме АДИ-РЕГ.

Сведения о поданном заявлении

Здесь нужно указать, какой способ ведения трудовой книжки выбрал работник — бумажный или электронный, а также дату подачи заявления.

Обратите внимание: заявление, в котором сотрудник выбирает предпочтительную форму трудовой книжки, — это уже основание для подачи СЗВ-ТД.

Если нужно скорректировать дату заявления, поданного зарегистрированным, нужно представить форму СЗВ-ТД и в соответствующей строке указать новую дату подачи заявления.

Если нужно отменить ранее поданные сведения о заявлениях, впишите ранее указанную дату подачи заявления и в поле «Признак отмены» проставьте знак «X».

Отчётный период

Поле «Отчётный период» заполняется при ежемесячном представлении формы, но только до 1 июля 2021 года, когда начнет действовать новая форма.

Номер месяца указывается в формате ММ. Также в этом разделе нужно указать год в формате ГГГГ, к которому относится отчётный месяц. Он должен быть больше или равен «2020».

Сведения о трудовой деятельности работника

В графе «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» нужно указать дату кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ. В отдельной графе также следует указать вид кадрового мероприятия:

Код	Как кадровое мероприятие обозначается в форме	Что стоит за этим обозначением
1	ПРИЕМ	Приём на работу (службу)
2	ПЕРЕВОД	Перевод на другую работу
3	ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ	Изменение наименования страхователя
4	УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)	Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.)
5	УВОЛЬНЕНИЕ	Увольнение с работы
6	ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДОЛЖНОСТИ)	Лишение права по приговору суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью

Подраздел «Наименование»

Графа «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение». Заполняйте по штатному расписанию. Для некоторых должностей предусмотрены льготы или ограничения, поэтому их надо называть так, как требуют квалификационные справочники. Структурное подразделение указывается в случае, если информация о нем отражена в трудовом договоре.

В этой же графе указывается информация о совместительстве, если работник является совместителем. Также в этой графе можно разместить другие сведения (комментарий) о мероприятии.

Графа «Код выполняемой функции». С 1 января 2021 года указывается код из семи цифро-буквенных знаков в формате «ХХ.ХХХ-Х-Х», где:

первые пять цифровых знаков, разделенные точкой, — это код наименования вида профессиональной деятельности (раздел I профстандарта), содержащего обобщенную трудовую функцию, к которой относится выполняемая работником работа по должности (профессии), специальности (раздел III профстандарта);
последние два цифро-буквенных знака (раздел II профессионального стандарта) — буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак, уровень квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция.

Заполняется графа при наличии утвержденного профессионального стандарта и принятии работодателем решения о его применении.

С 1 июля 2021 года графа «Код выполняемой функции» станет обязательной для заполнения и порядок её заполнения изменится. Надо будет указывать кодовое обозначение из Общероссийского классификатора занятий. Подробнее — в обзоре изменений.

Графа «Причина увольнения». Укажите причину прекращения трудового договора по ТК РФ или иному федеральному закону. А также наименование документа, в соответствии с которым проведено расторжение трудового договора и пункт, часть статьи, статью нормативного документа. Пишите без сокращений, как в трудовой книжке.

Подраздел «Основание»

Графа «Наименование документа». Укажите вид документа (приказ, распоряжение, иное решение работодателя), а в графах «Дата» и «Номер документа» — дату и номер приказа или распоряжения, по которому сотрудник принят на работу (переведён, уволен и т.д.).< /p>

Графа «Дата». Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Графа «Номер документа». Укажите номер документа — без знака «№».

Если нужно отменить запись о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, страхователь представляет форму СЗВ-ТД, заполненную в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется знак «X».

Как сдавать СЗВ-ТД в 2021 году

На бумаге отчёт СЗВ-ТД могут сдавать только те компании, у которых 25 и менее застрахованных сотрудников. Все остальные должны представлять эти сведения в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Важная новость

Правительство внесло в Госдуму проект с поправками к закону о персонифицированном учёте (Проект Федерального закона № 1115653-7).

Сведения по форме СЗВ-ТД надо будет представлять только в электронном виде, уже если у страхователя работает больше 10 человек. Планируют также закрепить, что форму имеет право подать не только лично страхователь, но и его представитель по электронной доверенности, подписанной УКЭП. Форму доверенности позже утвердит ПФР.

Подавать сведения нужно не на всех сотрудников, а только на тех, кто уволился, трудоустроился, перевёлся на другую постоянную работу или подал заявление о выборе бумажной или электронной трудовой (полный список кадровых событий см. в таблице выше). Нулевые отчёты сдавать не нужно.

Сроки сдачи зависят от причины представления отчёта:

Приём на работу и увольнение — форма представляется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление (прекращение) трудовых отношений;
Перевод на другую постоянную работу, подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки (если в 2020 году не подал по уважительной причине) либо о представлении сведений о трудовой деятельности — не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место кадровые мероприятия.

Ответственность за непредставление СЗВ-ТД

Если страхователь не представит сведения по форме СЗВ-ТД, представит их не вовремя или с ошибками, то ПФР сообщит об этом в трудовые инспекции. За неоднократные нарушения при сдаче отчётности должностным лицам грозит административная ответственность: предупреждение или наложение административного штрафа в размере от трехсот до пятисот рублей (ст. 15.33.2 КоАП). А ещё это может привести к внеплановой проверке инспекцией.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Читайте также: