Нужна ли трудовая книжка для оформления пенсии в 2021 году

Опубликовано: 16.05.2024

Российские компании перешли на электронные трудовые книжки. С 1 января 2021 года работодателям не надо заводить бумажную трудовую для тех сотрудников, которые выходят на работу впервые в жизни. Достаточно передавать сведения в пенсионный фонд. В этой статье разбираемся, как работать по новым правилам.

Что такое электронная трудовая книжка

В законе нет такого термина — электронная трудовая книжка. Можно подумать, что это бумажная трудовая книжка, только в электронном виде, но это не совсем так.

По факту работодатель передает информацию о сотрудниках в ПФР. Там эта информация хранится в базе данных, из нее в любой момент можно сделать выписку и получить все сведения о трудовом стаже человека. Эта выписка — и есть электронная трудовая книжка.

Что в законах. Переход на электронные трудовые начался в 2020 году. Все условия перехода и сроки разобраны в законе № 439-ФЗ, который регулирует изменения в трудовом кодексе.

Обязателен ли переход на электронные трудовые. За 2020 год все работодатели должны были перейти на электронные трудовые, а сотрудники — решить, будут они оставлять бумажную трудовую или нет, и подать заявление об этом работодателю.

С 2020 года электронная трудовая заводится для всех новых сотрудников — вне зависимости от того, отказались они от бумажной или нет.

Что будет с бумажными трудовыми книжками. Если сотрудники приняли решение вести трудовую книжку на бумаге или вообще не подавали никакого заявления, то работодатель обязан продолжать вести обе книжки: передавать сведения в электронную и вносить информацию в бумажную.

Какую трудовую книжку заводить в 2021 году при приеме на работу

С 1 января 2020 года при приеме на работу работодатель должен всем сотрудникам заводить электронную трудовую.

Бумажную трудовую можно не заводить в двух случаях:

Человек впервые устраивается на работу.
Человек отказался от ведения бумажной трудовой.

Если человек решил оставить бумажную трудовую, вам надо будет вести его трудовую по старым правилам параллельно с электронной. Вам придется заносить в бумажную книжку все изменения: прием на работу, назначения на новую должность, награждения и увольнения.

Если кандидат на работу еще не подавал заявления, но хочет отказаться от бумажной трудовой. Надо сначала нанять его по старым правилам:

Внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую.
В тот же день или в ближайший рабочий подать форму в Пенсионный фонд РФ. Там нужно отразить и прием на работу, и дату подачи заявления об отказе от бумажной трудовой.
В день отправки формы внести запись об отказе в бумажную трудовую книжку и отдать ее на руки сотруднику.

Дальше вам надо будет только передавать электронные сведения в пенсионный фонд.

Как проверить, подавал человек заявление или нет. Новый сотрудник может не помнить, подавал он заявление о выборе электронной трудовой книжки на старом месте работы или нет. Тогда план действий такой:

Если у него осталась на руках бумажная трудовая книжка — проверьте, есть ли там запись об отказе.
Если трудовой на руках нет, попросите сотрудника предоставить справку со сведениями о его трудовой деятельности — ту самую электронную трудовую по форме СТД-ПФР. Сотрудник может запросить ее напрямую в ПФР сам через госуслуги. В справке будет отметка о том, надо дальше вести его бумажную трудовую или нет.

Вместе с электронными трудовыми книжками пришли и новые отчеты.

Как вносить сведения в электронную трудовую

С 2020 года все изменения в штате надо отражать в отчете , который ваши бухгалтеры или кадровики отправляют в ПФР. Это касается новых сотрудников и тех, кто уже в штате.

Отчет нужно сдавать по каждому сотруднику, который работает по трудовому договору, когда с ним происходит кадровое изменение. По исполнителям на договорах ГПХ сдавать отчет не нужно.

Сведения из этих отчетов вносятся в единую базу данных ПФР — из нее потом можно получить выписку, которая считается электронной трудовой книжкой.

Вот что нужно включить в отчет:

Информацию о компании или ИП, где работает сотрудник
Информацию о работнике: ФИО, дата рождения, СНИЛС, должность.
Сведения о самой работе: о приеме на работу, переводе, повышении квалификации или увольнении.
Информация о документе, которым оформлено кадровое мероприятие.

Сдавать отчет надо каждый раз:

когда сотрудника приняли на работу;
уволили;
перевели на другую должность;
присвоили новую квалификацию или специальность;
сотрудник подал заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой.

По каждому сотруднику — отдельный отчет, который надо подать после изменений. Если с сотрудником ничего не происходило и он работает как работал — подавать отчет по нему не нужно.

Заполненная форма

Стандартные сроки подачи отчета зависят от того, что произошло:

Если приняли на работу или уволили — не позднее следующего рабочего дня.
В остальных случаях — до 15 числа следующего месяца.

Форма для отчета утверждена ПФР и подходит для всех организаций и ИП. Если у вас работает до 25 человек, вы можете сдавать отчетность в бумажном или электронном виде. Если больше 25 — только в электронном.

До 15 февраля 2021 года надо сдать за сотрудников, по которым еще не подавали отчет по новой форме

Если у вас есть сотрудники, которых взяли на работу до 2020 года и с тех пор с ними ничего не происходило и они не подавали заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой, значит, по ним вы еще ни разу не сдавали отчет в ПФР.

По таким сотрудникам надо сдать форму до 15 февраля 2021 года. В форму внесите последнюю вашу запись из раздела «Сведения о работе» бумажной трудовой на 01 января 2020.

Преимущества и недостатки электронных трудовых

Работать с электронными трудовыми проще и для работодателя, и для сотрудника.

Меньше бумажной работы — больше не надо вести бумажные трудовые книжки работников, которые от них отказались.
При утере бумажных книжек надо будет восстанавливать меньше трудовых.— Например, если в офисе случится пожар или потоп, надо будет восстанавливать книжки только тех сотрудников, которые не отказались от трудовой.

В любом момент можно сделать выписку со сведениями о своей работе — эта опция доступна в личном кабинете на сайте госуслуг или ПФР.

Из минусов для работодателя только одно — переход на новую систему требовал дополнительных усилий от компаний и ИП. В 2020 году работодатель должен был правильно оформить переход:

уведомить сотрудников о том, что им можно подать заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой до 31 декабря 2020 года;
начать сдавать отчет по форме ;
внести изменения во внутренние документы, которые регулируют порядок работы с трудовыми книжками, — обычно это правила внутреннего трудового распорядка.

Для сотрудников минусов нет: они могут продолжать вести бумажную трудовую параллельно с электронной, если не хотят от нее отказываться.

Что будет, если не перейти на электронные трудовые

Если до 1 января 2021 года работодатель не успел перейти на электронные трудовые и предоставить сведения в ПФР, ему грозит штраф:

для ИП — до 5000 ₽;
для компании — до 50 000 ₽.

Это максимальные цифры. Какой именно штраф назначить, решает трудинспектор. Возможно, сумма будет меньше, или он и вовсе обойдется предупреждением.

Еще есть штрафы за несданный отчет о трудовой деятельности или ошибки в нем: от 300 до 500 ₽ директору или ответственному сотруднику.

В соответствии с положениями Федерального закона №400-ФЗ право на оформление пенсии возникает у граждан при наличии определенных условий и пакета документов.

Перечень необходимых документов для оформления пенсии по возрасту

При оформлении пенсии гражданину нужно предоставить определенный пакет документов. Необходимо обратиться за консультацией в ПФР заранее, это позволит избежать в дальнейшем сложностей и задержек.

паспорт;
трудовая книжка;
справка с места работы о размере доходов за пять лет работы подряд до 2002 года;
свидетельство номера индивидуального лицевого счета в Пенсионном фонде (СНИЛС);
диплом об образовании;
копии свидетельств о рождении детей;
удостоверение военнообязанного (для лиц мужского пола);
реквизиты счета в банке.

ВНИМАНИЕ! Гражданам, проживающим по адресу временной прописки, не нужно ехать в город основной регистрации. Можно подать заявление на оформление пенсии по адресу фактического проживания.

Дополнительные документы

В ряде случаев дополнительно требуется предоставить следующие документы:

копия свидетельства о регистрации или расторжения брака (в случае смены фамилии);
информация о наличии нетрудоспособных членов семьи, инвалидов и других иждивенцев на обеспечении будущего пенсионера;
документация, подтверждающая стаж трудовой деятельности в регионах Крайнего Севера и областях, приравненных по статусу к ним.

ВАЖНО! Записи в трудовой книжке о приеме на работу и увольнении должны быть подтверждены изданными приказами. Если в книжке нет номера распоряжения, будущему пенсионеру необходимо обратиться в организацию, где он работал, для их восстановления.

Как подтвердить стаж

С 2002 года у работодателей появилась обязанность предоставления подробной информации о сотрудниках для подтверждения их трудовой деятельности. Стаж, который накоплен будущим пенсионером до 2002 года, подтверждается им самим.

Документ, способный предоставить такие сведения – трудовая книжка. Однако, если она утеряна или со временем записи в ней становятся неразборчивыми, гражданину требуется собрать дополнительные документы, удостоверяющие ведение трудовой деятельности до 2002 года.

К таким документам относятся:

трудовые договоры;
приказы о зачислении на должность или увольнении с нее;
выписки с лицевых счетов банковских организаций, на которые поступало трудовое вознаграждение;
справки, полученные у работодателей.

ВАЖНО! Трудовой стаж отражает общее количеств лет работы. Страховой – количество проработанных лет, в течение которых работодатели совершали страховые отчисления в ПФР.

Как подтвердить заработную плату

Помимо подтверждения стажа за пятилетний период до 2002 года, заявителю дополнительно требуется предоставить информацию о доходах за этот период. Это можно сделать одним из следующих способов:

обратиться к бывшему работодателю;
если организация была ликвидирована, обратиться в компанию-правопреемник;
обратиться в организацию, которая выполняет функцию хранения архивных документов.

ВАЖНО! Если не удалось получить достоверные сведения о доходах за пятилетний период, при расчете будущей пенсии используются сведения о средней заработной плате по региону за взятые в расчет годы.

Сроки подачи документации в Пенсионный фонд

Гражданин вправе подать заявление и пакет документов для оформления пенсии по возрасту не раньше, чем за один календарный месяц до дня достижения пенсионного возраста.

Срок оформления пенсии – десять рабочих дней с момента заполнения заявления и предоставления документации. После этого гражданин информируется о принятом решении в течение пяти рабочих дней.

Образец заявления об оформлении пенсии

Основанием для назначения пенсии по старости является заявление, заполненное по стандартной универсальной форме. В ней последовательно указываются следующие сведения:

полное наименование отделения Фонда, в которое направляется заявка;
персональные данные о заявителе, адрес прописки и номер телефона;
данные паспорта или другого документа, идентифицирующего личность гражданина;
информация об иждивенцах;
список прилагаемой к заявке документации;
подпись гражданина или его представителя.

СОВЕТ! Порядок оформления пенсии предусматривает возможность подачи заявления представителем будущего пенсионера. Однако тогда дополнительно требуется документ, подтверждающий полномочия на представление интересов гражданина.

Форма универсального бланка заявления на назначение пенсии:

Порядок назначения и выплаты пенсионного обеспечения

Выплата пенсии осуществляется раз в месяц на предоставленные банковские реквизиты. Альтернативные методы получения:

в отделениях Почты России;
через компанию, занимающуюся доставкой пенсий на дом.

ВНИМАНИЕ! Если гражданин имеет право досрочно выйти на заслуженный отдых, дополнительно нужно предоставить документы, удостоверяющие наличие этого права.

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

Выход на пенсию – это не только эмоциональные переживания и банкет по случаю ухода на заслуженный отдых. Это еще и определенная законом бюрократическая процедура, к которой надо подготовиться заранее. Ведь для того, чтобы пенсионные выплаты начались вовремя, необходимо собрать пакет документов и в установленный срок подать их вместе с заявлением в региональное отделение пенсионного фонда.

Проверяем записи в трудовой книжке

Для начала надо решить для себя: а стоит ли уходить на пенсию сразу же после наступления пенсионного возраста или нет. Возможно, что все хлопоты по собиранию документов вам и не стоит пока начинать. Если же прекращение трудовой деятельности – вопрос решенный, то месяцев за шесть уже надо начинать «шевелиться».

И, в первую очередь, надо внимательно просмотреть все записи в трудовой книжке, ведь именно она является основным документом для определения общего рабочего стажа, и если записи в ней сделаны с нарушениями, то при оформлении пенсионного «дела» возникнут проблемы.

Итак, сведения не будут учтены при назначении пенсии, если:

• названия и печати предприятий при поступлении на работу и увольнении с нее отличаются;
• исправления не заверены;
• записи и печати неразборчивы;
• наименование профессий и места нахождения организаций не соответствуют требованиям закона о назначении льготных или досрочных пенсий;
• фамилия, имя или отчество в трудовой книжке не соответствуют фамилии, имени или отчеству пенсионера;
• записи сделаны не полностью (к примеру, нет номера приказа).

Когда надо подать заявление на оформление пенсии

Какие документы необходимы для оформления пенсии, а какие могут понадобиться

Базовыми документами, которые должны быть приложены к заявлению о назначении пенсии, являются паспорт, трудовая книжка и карточка СНИЛС. В паспорте указаны все необходимые персональные данные (имя, место регистрации, семейное положение). Трудовая книжка подтверждает сведения о заработанном стаже и, если есть, право на льготы. Карточка СНИЛС удостоверяет, что заявитель зарегистрирован в системе персонифицированного учета.

Однако, если пожилой человек в течение жизни менял паспортные данные, зарегистрирован в одном месте, а живет в другом, жил и работал на Крайнем Севере, является многодетным родителем или инвалидом, какое-то время не работал по объективным причинам и имеет право на включение этих периодов в трудовой стаж, если имеются какие-то другие значимые для назначения страховой пенсии обстоятельства, однозначно потребуется подтвердить эти факты документально.

Не исключено, что понадобится справка о доходах за шестьдесят месяцев до 2002 года (человек может выбрать этот период самостоятельно, главное, чтобы это были данные о зарплате в течение пяти лет подряд, без перерывов).

Чтобы не пропустить чего-нибудь важного, следует внимательно изучить приказ министерства труда Российской Федерации № 958 Н от 28 ноября 2014 года, содержащий исчерпывающий перечень всех документов, которые могут потребоваться для назначения пенсии.

Предстоящий выход на пенсию – серьезный повод для разговора с работодателем «по душам». Ведь для того, чтобы получить право на пенсию по старости, достижения пенсионного возраста недостаточно. Например, в 2016 году необходимо иметь персональный пенсионный коэффициент не меньше девяти, а трудовой стаж – не короче семи лет. А количество заработанных баллов напрямую зависит от той официальной, «белой» зарплаты, которую получал человек перед выходом на пенсию.

Заявление о пенсии: кто подает и куда приносит

Принести заявление на оформление пенсии может как сам будущий пенсионер, так и его доверенное лицо. Правда, в этом случае необходимо оформить доверенность на имя представителя и заверить ее у нотариуса. Вариант подачи заявления через законного представителя может быть актуален и для тех пожилых людей, которые проживают вдали от отделений ПФР (например, в другой стране), так и для тех, кто просто не может самостоятельно дойти до офиса пенсионного фонда (больные, инвалиды).

Из всего вышесказанного следует один главный вывод: к выходу на пенсию надо подготовиться заранее, не дожидаясь наступления «рубежного» дня рождения, иначе первая пенсионная выплата будет сделана на несколько месяцев позже, чем бы хотелось бы.

Чтобы оформить пенсию, среднестатистический россиянин должен собрать кипу документов и справок, и все это отнести вместе с заявлением в Пенсионный фонд. Многие (и совершенно зря) начинают это делать уже после того, как отпразднуют свой пенсионный возраст, но в идеале нужно начинать процедуру заранее. Следить за стажем и пенсионными баллами можно уже сейчас, а вот собирать документы нужно за год до заветного возраста.

Пока пенсия еще не скоро – проверять стаж и баллы

Формирование будущей пенсии начинается задолго до того, как человек ее оформляет. По сути, деньги на пенсию начинают откладываться с первого рабочего дня (или со службы в армии – смотря что было раньше), поэтому важно заранее убедиться, что работодатель оформил все документы правильно, а взносы за работника идут в полном объеме.

Страховые взносы с 1 августа каждого года переводятся в пенсионные баллы. Схема не очень сложная, но сейчас речь не об этом – главное, чтобы все взносы правильно учитывались на индивидуальном личном счете застрахованного лица. Проверить это просто:

зайти в личный кабинет на сайте Пенсионного фонда;
авторизоваться через учетную запись портала Госуслуги (при первом входе нужно сверить данные);
в разделе «Индивидуальный лицевой счет» выбрать «Получить информацию о сформированных пенсионных правах».

Результат система покажет сразу – сколько лет стажа и сколько пенсионных баллов учтено за заявителем.

Не нужно пугаться, если система покажет, например, только 18 лет стажа, а человек работает уже 30 – данные переносятся из системы персонифицированного учета, а она заработала только с 2002 года. Всю информацию о более раннем стаже и заработке Пенсионный фонд будет собирать, когда наступит время выходить на пенсию.

Кстати, с 2021 года Пенсионный фонд будет официально рассылать всем гражданам в возрасте 45 лет и старше информацию об из стаже и состоянии пенсионного счета, и даже покажет сумму накопленной на данный момент пенсии. Это нужно, чтобы будущий пенсионер проверил достоверность информации, которую передает за него работодатель, а если пенсия и вправду выходит низкая – за оставшиеся 15-20 лет «добил» ее до более высокой суммы.

Для нас же в этом разделе самое главное – чтобы все периоды занятости (пусть и с 2002 года) отображались правильно и в полном объеме. Если чего-то не хватает – нужно обратиться в местное отделение Пенсионного фонда с соответствующим заявлением.

Бывает так, что за одним человеком регистрируется сразу 2 СНИЛСа – например, из-за ошибки или повторного оформления. Тогда часть стажа «висит» на одном счете, а все остальное – на другом. Это не проблема, Пенсионный фонд может закрыть один из счетов и перенести весь стаж на один – но выявить это может только сам застрахованный (никто в ПФР не будет самостоятельно отслеживать «дубли»).

За год до выхода на пенсию – записаться на «макет»

Пенсионный фонд России неплохо «оцифровал» свои услуги – теперь оформить пенсию можно даже в режиме онлайн. На практике, однако, все далеко не так радужно – почти все, кто сейчас выходит на пенсию, должны собирать справки и другие документы. Все дело в том, что часть их стажа приходится на периоды до 2002 года (то есть, до запуска системы персонифицированного учета), поэтому у ПФР в распоряжении просто нет данных о стаже и заработке россиян за эти годы.

Поэтому ПФР просит подготовиться к выходу на пенсию заранее – составив так называемый макет пенсии. Под этим понятием подразумевается определенный набор информации, которая нужна для оформления пенсии человеку. По сути, это все пенсионное дело, за исключением собственно заявления о назначении пенсии. Чтобы собрать макет пенсионного дела, ПФР нужны такие данные:

паспорт (или вид на жительство – у иностранцев тоже есть право на российскую пенсию);
СНИЛС;
трудовая книжка и другие документы, подтверждающие стаж;
документы, подтверждающие среднемесячный заработок за 2000-2001 годы или за любые 60 месяцев подряд до 2002 года;
дополнительные документы, подтверждающие иные обстоятельства.

По закону все это должен собирать и передавать в Пенсионный фонд работодатель (хотя большей части данных у него нет – и их все равно будет собирать работник), а те пенсионеры, которые не работают, собирают и приносят это самостоятельно.

Работодатель должен передать всю информацию минимум за полгода до выхода работника на пенсию. Сам же работник может записаться и прийти на формирование макета пенсии за 12 месяцев до даты наступления пенсионного возраста.

Желательно не затягивать с этим – и записаться в ближайший свободный день после предпоследнего дня рождения перед выходом на пенсию. Дело в том, что документы, скорее всего, придется собирать долго и по разным архивам, а если сильно задержаться, то можно даже потерять часть пенсии. Но об этом – дальше.

Собрать все необходимые справки

Если у будущего пенсионера весь стаж – это периоды после 2002 года, ему почти не придется собирать дополнительные документы. Но пока на дворе 2021 год, на пенсию выходят мужчины 1960 года рождения и женщины 1965-го. Соответственно, практически у всех из них есть стаж, который не учтен в системе персонифицированного учета.

Пенсионный фонд может потребовать разные документы. Чаще всего это следующее:

справки, подтверждающие стаж . Вообще, это подтверждается трудовой книжкой – но если в записи о работе будет хотя бы что-то недостаточно четко написано (или печать окажется смазанной), то придется собирать справки. Если предприятие все еще работает – справку можно взять там, если нет – то в муниципальном архиве. Увы, в 90-е предприятия часто закрывались так быстро, что даже не успевали сдать документы в архив, тогда подтвердить стаж не получится никак;
справки о среднемесячной зарплате . Есть два варианта – получить справку о зарплате за 2000-2001 годы (и эти данные могут уже быть у ПФР) или справку о среднем заработке за любые 60 месяцев стажа, идущие подряд.

Многие оформляют справки за те годы, когда их зарплата была самой высокой (например, за 1987-1991 годы), но нужно смотреть на соотношение со средней зарплатой по стране. Возможно, за какие-то годы зарплата окажется выше в соотношении, хотя по сумме будет не очень высокой.

В принципе, Пенсионный фонд может запросить и другие документы. Например, до 2002 года в стаж могла включаться учеба – соответственно, придется достать справку об обучении. Если предприятие, на котором работал будущий пенсионер, меняло название и организационно-правовую форму, может потребоваться историческая архивная справка.

Для тех, кто имеет право на досрочный выход на пенсию по особым основаниям – эти основания тоже придется подтвердить. Например, если это работа в районах Крайнего Севера, нужно, чтобы это упоминалось в справке о трудоустройстве (или в отдельном документе). То же касается и льготного стажа по определенным профессиям, представители которых выходят на пенсию раньше других. Если стаж относится к другой стране и справка выдана не на русском языке, придется заказать ее нотариально заверенный перевод.

Все это нужно успеть сделать до момента выхода на пенсию, максимум – не позднее 3 месяцев после этой даты. Если пенсионер успеет донести все документы раньше 3 месяцев с момента наступления пенсионного возраста, он получит пенсию с самой начальной даты. А если не успеет – то только с момента, когда соберет все нужные документы.

Самое сложное – если справку достать не удалось

Именно подтверждение стажа и зарплаты – главная проблема на пути оформления пенсии. В сети можно найти много жалоб на то, что сотрудники Пенсионного фонда без достаточных оснований придираются к записям в трудовых книжках и требуют получить справку на каждую запись о трудоустройстве. А получить справку порой бывает сложно или вообще невозможно.

Если все же это случилось и Пенсионный фонд требует справку о том или ином периоде занятости, то порядок действий будет примерно таким:

Подтвердить трудовой стаж, если информация в архиве не сохранилась, можно с помощью двоих свидетелей. Это должны быть люди, работавшие в тот же период на том же предприятии (и у ПФР не должно быть претензий к их стажу). Они должны предоставить письменные пояснения, где указать, что данный конкретный человек работал с ними на том же самом предприятии в то же самое время. Соответственно, к пояснениям нужно будет приложить и подтверждающие личность и трудовой стаж документы.

Этот вариант хорош тем, что свидетелям необязательно лично посещать Пенсионный фонд – у них можно взять объяснения в письменном виде и приложить их к пенсионному делу. Правда, есть одна огромная проблема – если данных о предприятии нет в архиве, никто из работников не сможет зачесть этот период в стаж. Соответственно, давать свидетельские показания будет попросту некому.

Важно – свидетельскими показаниями можно подтвердить только факт трудоустройства (то есть, стаж). Подтвердить средний заработок с их помощью не получится.

В самом крайнем случае будущему пенсионеру остается придумывать «обходные пути», чтобы подтвердить стаж. Это почти точно будет обращение в суд и поиск дополнительных документов:

профсоюзные учетные карточки;
комсомольские и партийные билеты, где фиксируются взносы;
расчетные листки и расчетные книжки (с 1992 по 2002 годы);
другие документы, которые позволяют четко установить, что человек работал на конкретном предприятии.

Кстати, по профсоюзным, комсомольским и партийным билетам при желании можно даже подтвердить среднемесячный заработок (если не удалось взять справку за 60 месяцев). Дело в том, что взносы отчислялись в виде определенного процента от зарплаты, поэтому суд при необходимости может «восстановить» изначальную сумму зарплаты. Правда, могут потребовать привести свидетелей или найти еще какие-то документы.

В любом случае, здесь придется потрудиться – и при сборе документов, и при последующем обращении в суд все зависит от настойчивости заявителя. Без его желания и активных действий никто за него не подготовит документы для выхода на пенсию.

За месяц до выхода на пенсию – подать заявление

Закон разрешает подавать заявление уже непосредственно на назначение пенсии, когда до собственно дня выхода на пенсию остается месяц или меньше. Дело в том, что просто поданное заявление еще не означает, что пенсию назначат – сначала все документы рассматривает специальная комиссия, которая их проверяет и выносит вердикт. Поэтому, если подавать заявление уже после выхода на пенсию, первая выплата может прийти с задержкой в 1-2 месяца (хотя и придет вся сумма с самого дня выхода на пенсию).

Если же подать заявление чуть раньше, документы рассмотрят быстрее и уже в первую расчетную дату новый пенсионер получит свою пенсию. Но если документов не будет хватать и пенсионер будет слишком долго их нести, то он может получить пенсию не с даты своего пенсионного возраста, а с более поздней (на сбор документов есть 3 месяца).

При желании можно даже заранее оформить пенсионную карту в своем банке – и подать ее реквизиты вместе с заявлением на назначение пенсии. Тогда пенсия не будет приходить по почте, а сразу будет зачислена на банковский счет. Особенно актуально для того, кто не живет по адресу регистрации (прописки).

Кстати, еще часто возникает путаница с датой выхода на пенсию – из-за продолжающейся реформы и того факта, что некоторые пенсионеры выходят на пенсию досрочно. На этот случай в Клиентской службе ПФР в каждом отделении есть отдел оценки пенсионных прав – там точно все подсчитают и назовут точную дату выхода на пенсию.

Если все документы были собраны еще на этапе макета, то достаточно будет просто подать заявление – и пенсионное дело автоматически сформируется. Можно принести все справки и документы к моменту подачи заявления, хотя лучше так не делать – некоторых документов может не хватать.

Отдельно скажем об иностранцах, оформляющих пенсию после получения вида на жительство. Закон запрещает получать пенсию сразу из двух стран (за редкими исключениями). Поэтому при оформлении российской пенсии такой иностранец пишет заявление об отказе от пенсии в стране его гражданства. Соответственно, заявление идет туда по каналам ПФР, и все это время человек фактически не получает российскую пенсию (или получает, но потом ему придется вернуть часть суммы). Поэтому лучше заранее позаботиться о том, чтобы отказаться от первой пенсии в пользу российской.

Что нужно сделать после оформления пенсии

Пенсия – это основной, но не единственный вид поддержки пожилых россиян. Прежде всего, нужно уточнить – возможно у пенсионера есть право на одну из ежемесячных денежных выплат (например, как федеральный льготник или ветеран труда). На ЕДВ нужно подавать отдельное заявление, а еще определиться, получать набор социальных услуг в денежной или натуральной форме.

Следующая возможность – оформить свидетельство пенсионера. В 2021 году после 6 лет отсутствия в России вернули пенсионные удостоверения. Оформляют его прямо в Пенсионном фонде, всего за полчаса. При себе достаточно иметь фотографию, все остальное сделают сотрудники ПФР самостоятельно. Такое удостоверение может давать право на скидки в магазинах, аптеках, сфере услуг и общественном транспорте.

Многие регионы дополнительно вводят льготы на проезд в общественном транспорте для пенсионеров, но подтверждаются эти льготы специальным проездным документом. И вот его оформляют уже не в ПФР – а в местном отделе социальной защиты населения или в МФЦ. Нужно обратить внимание – не снизит ли оформление такой карты сумму социальной доплаты к пенсии (если сама пенсия ниже прожиточного минимума).

Также регионы могут вводить и другие меры социальной поддержки для пенсионеров – узнать о них можно на месте в отделе соцзащиты, в МФЦ или на региональных порталах госуслуг.

А еще не стоит забывать еще об одной важной льготе для пенсионеров – налоговой. Пенсионер вправе не платить налог на недвижимость за один из объектов по каждому типу недвижимости – например, за одну квартиру, один дом, один гараж, и т.д. Также пенсионер вправе вычесть 600 квадратных метров из налогооблагаемой площади земельного участка у него в собственности. Некоторые регионы дают пенсионерам льготы по транспортному налогу.

Налоговые льготы применяются автоматически, но лучше перепроверить все через личный кабинет на сайте ФНС. А если у пенсионера, например, 2 квартиры в собственности, он должен выбрать одну из них, на которую получит льготу. И для этого нужно будет написать соответствующее заявление.

С 1 января 2021 произошли значительные изменения в различных сферах законодательства РФ, в т.ч. в Трудовом и Налоговом Кодексах, в порядке и сдаче отчетности, и многие другие. Выделим несколько основных моментов для контроля в работе кадровика, чтобы в начале года вы ничего не упустили из виду, все сделали вовремя и правильно.

Электронные трудовые книжки. Заявления о выборе и другие важные моменты

Напомним, что завершить сбор заявлений о выборе способа ведения нужно было до 31 декабря прошлого года включительно. Работникам, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки, надо было вернуть ее, а остальным — продолжать вести одновременно с электронной трудовой книжкой (далее — ЭТК).

В новом году к работодателю могут обратиться лица, у которых не было возможности подать такое заявление до 31 декабря 2020 (п. 6 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ):

работники, не исполняющие трудовые обязанности за которыми сохранено место работы:
на период отпуска или временной нетрудоспособности (например, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком);
на период отстранения от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ;
лица имеющие трудовой стаж, но по состоянию на 31 декабря 2020 не состоявшие в трудовых отношениях.

Обратите внимание, что данный список является открытым.

Указанные выше лица вправе сделать это в любое время, подав работодателю заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве (Письмо Минтруда России от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933).

С 2021 не нужно оформлять бумажные трудовые книжки тем, кто впервые будет устраиваться на работу. Законодатель не предусмотрел для этой категории права выбора, поэтому работодатель может вести на них только ЭТК (п. 8 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

К вам могут приходить устраиваться на работу лица, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки на прошлом месте работы, свидетельствовать об этом будет сделанная в ней запись. В этом случае продолжать вести бумажную трудовую книжку не надо, так как информация об отказе бывшем работодателем уже передана в ПФР, поэтому вернуться к ведению бумажной трудовой книжке на новом месте работы будет невозможно. Разъяснения по этому вопросу приведены Минтрудом России в Письме от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180.

вышли на работу после болезни, из отпуска, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком;
устроились к вам на работу, имеют трудовой стаж, и не работали на 31 декабря 2021.

Заявления на стандартные вычеты

Напомним, что работникам нет необходимости каждый год писать заявления на предоставление стандартных вычетов по НДФЛ на себя, детей и студентов. Вам достаточно получить одно заявление, которое и будет являться основанием для предоставления вычетов в течение нескольких лет.

В новом году написать заявление следует только работникам, у которых:

в заявлении прошлого года указан конкретный налоговый период — календарный год;
изменились обстоятельства получения вычета, например, 18-летний ребенок стал студентом, родился еще один ребенок.

А вот справку с места учебы для получения вычета на студента работник должен предоставлять ежегодно, в ней должны быть указаны период и форма обучения (Письмо Минфина от 21.07.2020 № 03-04-05/63596).

указавших в заявлении прошлого года налоговый период — 2020 год;
у которых изменились обстоятельства получения вычета;
устроившихся к вам на работу в новом году.

С тех, кто придет к вам на работу не с начала года, кроме заявления и обычных документов подтверждающих право на вычет, надо справку о доходах с предыдущего места работы.

График отпусков для новых сотрудников

В прошлом году утвердить график отпусков следовало до 17 декабря 2020 (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В графике отпусков надо было указать всех работников, которые состояли с организацией в трудовых отношениях на день его утверждения, даже тех, кто уволился до конца года (Письмо Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395).

Работодатель не обязан вносить изменения в утвержденный график отпусков при приеме новых работников , поскольку такой порядок трудовым законодательством не установлен, а отсутствие таких изменений не может являться основанием для привлечения к административной ответственности.

На практике этот вопрос решается двумя способами:

никакие изменения в действующий график отпусков не вносятся, а новый работник при желании уйти в отпуск просто пишет заявление о предоставлении отпуска и согласовывает его с руководителем (ч. 1 ст. 123 ТК РФ);
к действующему графику отпусков оформляется приложение по унифицированной форме № Т-7 куда включаются сведения об отпусках новых работников. Приложение утверждается в том же порядке, что и график.

Вы можете закрепить выбранный вами способ в локальном правовом акте, но делать это не обязательно, так как это право, а не обязанность работодателя.

Включать в график отпусков новых сотрудников надо только в случае, если такой порядок установлен локальным актом вашей организации.

Самозанятые

Привлекая для некоторых видов работ самозанятых, компания может сэкономить на НДФЛ и страховых взносах. Рассмотрим, когда это будет правомерно, и не несет рисков для организации.

После введения Налога на профессиональный доход (далее — НПД) у многих работодателей может возникнуть соблазн оформлять штатных или вновь принятых работников как самозанятых. Самозанятыми могут быть как физические лица без статуса ИП, так и ИП.

Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ (далее — Закон о самозанятых) устанавливает для работодателя обязанность уплачивать НДФЛ и страховые взносы в случае привлечения в качестве самозанятых своих действующих или бывших работников, с момента увольнения которых прошло менее двух лет (п. 1 и п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона о самозанятых).

Таким образом, законом установлен прямой запрет на привлечение в качестве самозанятых исполнителей действующих или бывших сотрудников в течение двух лет с даты увольнения.

Компании заключают с самозанятыми исполнителями гражданско-правовые договоры подряда или возмездного оказания услуг в порядке, установленном ГК РФ, поэтому выводы судов о переквалификации гражданско-правового договора (далее — ГПД) в трудовой, можно применить и к отношениям с самозанятыми.

По мнению Верховного Суда РФ, сам по себе факт заключения между организацией и физическим лицом ГПД, еще не говорит об отсутствии трудовых отношений . В Определение № 66-КГ17-10 от 25.09.2017 Верховный Суд определил ключевые отличительные признаки ГПД от трудового. Для удобства приведем их в Таблице 1.

Таблица 1. Ключевые отличительные признаки ГПД от трудового договора

Например, если вы нанимаете программиста для выполнения разовой работы — создания сайта в Интернете, вы можете заключить договор с самозанятым исполнителем. А если вам нужен программист для ежедневного выполнения текущих задач, который должен всегда находиться на рабочем месте, работать по графику и подчиняться внутреннему трудовому распорядку, вы принимаете его на работу по трудовому договору.

Если вы привлекаете самозанятого исполнителя, обратите внимание на следующие моменты:

проверяйте его регистрацию на сайте ФНС: https://npd.nalog.ru/check-status/ . Если регистрация в налоговом органе отсутствует, компании придется на выплаченные вознаграждения начислить НДФЛ и страховые взносы;
запрашивайте у исполнителя чек из приложения «Мой налог» на каждую оплату работ/услуг, он нужен для подтверждения расходов статуса самозанятого;
включайте в договор условие об обязанности сразу сообщить при утрате права применения НПД;
вы не должны являться единственным заказчиком работ/услуг.

Последствия переквалификации ГПД с самозанятым в трудовой договор:

штраф по статье 5.27 КоАП РФ: для должностных лиц от 10 до 20 тысяч руб.; для ИП от 5 до 10 тысяч руб.; для организаций от 50 до 100 тысяч руб.;
доначисление НДФЛ и страховых взносов как за работника;
начисление штрафов за неуплату налогов и страховых взносов;
оплата больничных, отпусков и иных компенсаций, которые были бы положены по трудовому договору.

Обратите внимание, что все вышесказанное о переквалификации ГПД в трудовой договор справедливо и для самозанятого ИП, а не только для плательщика НПД без статуса ИП. Об этом свидетельствует Определение Верховного Суда № 302-КГ17-382 от 27.02.2017.

Аналогичными будут и последствия для организации при переквалификации ГПД с самозанятым ИП в трудовой договор: придется заплатить НДФЛ и страховые взносы, штрафы и пени; ответственность по статье 5.27 КоАП РФ; выполнить обеспечение социальных гарантий.

Поэтому будьте бдительны и привлекайте самозанятых исполнителей только в случаях, когда это правомерно и соответствует сути гражданско-правовых отношений, а не трудовых.

Проверьте наличие регистрации у самозанятых на сайте ФНС, с которыми вы уже заключили договор или планируете заключить в январе 2021 , попросите предоставить справку, подтверждающую постановку на учет. Самозанятый может распечатать ее из мобильного приложения «Мой налог» или Личного кабинета на сайте ФНС.

СЗВ-М на физических лиц, работающих по ГПД

Сразу скажем, что в СЗВ-М включать самозанятых исполнителей по ГПД не нужно, т.к. ваша компания не является в отношении этих лиц страхователем (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ, п. 1 ст. 419 НК РФ.)

Напомним, что сведения о застрахованных физических лицах, работающих по ГПД, надо отражать в СЗВ-М за все периоды действия договора, независимо от подписания акта и оплаты.

Внутри компании организуйте документооборот так, чтобы информация обо всех сделках с физическими лицами, работающих по ГПД была у сотрудника ответственного за подготовку и сдачу СЗВ-М.

СЗВ-ТД

Постановление Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п) устанавливает следующие сроки для подачи СЗВ-ТД в 2021 году:

при приеме на работу или увольнении — следующий рабочий день после издания приказа;
при прочих кадровых мероприятиях (перевод, например) или изменения способа ведения трудовой книжки (для тех, кто ранее оставил бумажный вариант) — 15 число следующего месяца.

Если численность работников 25 человек и больше, сдавать СЗВ-ТД нужно в электронном виде. Если меньше, то можно сдать бумажную форму.

Обратите внимание, что с 1 января 2021 введена административная ответственность за непредставление в установленный срок формы СЗВ-ТД и представление сведений в неполном объеме или в искаженном виде (п. 8 ст. 1 Федерального закона от 01.04.2020 № 90-ФЗ). Размер штрафа для должностных лиц организации составляет от 300 до 500 руб. Данный штраф может применяться и к руководителю организации (ст. 2.4 и 15.33.2 КоАП).

С 1 января 2021 не забывайте подавать СЗВ-ТД на следующий рабочий день после издания приказа о приеме на работу или увольнении.

Удаленная работа. С 1 января 2021 действуют новые правила

Вступили в силу поправки введенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ к гл. 49.1 ТК РФ, выделим основные моменты:

теперь можно утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
время взаимодействия сотрудника с работодателем считается рабочим;
уволить удаленного работника кроме общих случаев, установленных ТК РФ, можно еще по двум основаниям:
не выходит на связь более 2 рабочих дней подряд;
не может работать на прежних условиях в связи с переездом в другую местность;
подписывать трудовой договор (изменять, расторгать) следует только усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — ЭП), для работника допускается усиленная неквалифицированная (ЭП);
взаимодействовать с сотрудником можно любыми способами, главное фиксировать получение электронных документов, конкретный порядок следует установить в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
компания должна будет предоставлять сотруднику оборудование и другие средства, также он может использовать собственное (арендованное) имущество, но в этом случае надо компенсировать ему расходы;
определены два вида временной дистанционной работы:
непрерывная — на срок не более 6 месяцев,
периодическая — когда идет чередование работы дома и в офисе;
режим экстренной удаленной работы вводится в двух случаях:
на основании решения органа государственной власти или местного самоуправления;
в случаях возникновения угрозы жизни или нормальных жизненных условий, например, эпидемия, производственная авария, пожар и др.

Экстренный режим вводится принятием локального нормативного акта , в это случае получать согласие сотрудников на перевод и вносить изменения в трудовые договоры не нужно.

Если же компания не может перейти на удаленную работу вследствие своего вида деятельности, придется оплачивать работнику простой по независящим от сторон причинам в размере не менее двух третей оклада (тарифной ставки).

Для крупных компаний удобнее будет разработать и утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте, при необходимости внести изменения в Правила внутреннего трудового распорядка и Положения об оплате труда и др. Если организация небольшая закрепите порядок и условия удаленной работы в трудовых договорах с работниками.

В начале года кадровику надо проверить условия трудовых договоров в части соответствия поправкам в ТК РФ об удаленной работе, при необходимости внесите в них изменения путем заключения дополнительных соглашений с работниками.

Какие еще изменения законодательства с 01 января 2021 надо взять на заметку

С нового года произошло еще много изменений в законодательстве РФ о которых надо знать кадровику для наглядности приведем их в Таблице 2.

Читайте также: