Нужно ли работающим пенсионерам переходить на электронные трудовые книжки

Опубликовано: 17.09.2024

В 2021 году в РФ в полном объеме заработала система электронных трудовых книжек. Рассмотрим, что это такое и как переход на новый формат повлияет на права и обязанности работников и работодателей.

Раньше были только бумажные трудовые книжки. Работники при трудоустройстве отдавали их работодателю, а те хранили их у себя и вносили в них записи о приеме, увольнении, переводе и т. п. Если нужны были сведения из книжки, работник запрашивал у работодателя копию. А при увольнении работодатель отдавал трудовую в течение определенного срока. Никакой специальной отчетности в ПФР по кадровым операциям не было.

Как стало теперь: с 1 января 2020 года вступила в силу статья 66.1 ТК РФ, и начался переход на электронные трудовые книжки. Все сведения о трудоустройстве хранятся в Пенсионном фонде (ПФР). Работодатель отправляет туда отчет в виде электронного отчета по кадровым операциям по каждому работнику. Сотрудник тоже получает электронные выписки: при увольнении и по запросу.

То есть все сведения о приеме, увольнении и других операциях, которые раньше были в бумажном виде, теперь будут храниться в электронном.

Но бумажные трудовые книжки никуда не исчезли. Работники по своему желанию могут использовать их как в 2021 году, так и позднее.

С начала 2020 года работодатели обязаны сдавать в ПФР отчеты по форме СЗВ-ТД (постановление ПФР от 25.12.2019 № 730п). На их основе Пенсионный фонд ведет свою базу сведений о трудовой деятельности.

Если у работодателя до 25 сотрудников, он может сдать СЗВ-ТД в бумажном виде. Если больше, то отчет обязательно надо сдавать в электронном формате.

Форма СЗВ-ТД содержит:

сведения об организации: наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР;
персональные данные работника: ФИО, СНИЛС;
информацию о кадровом мероприятии: дату, вид мероприятия, должность, номер приказа, статью ТК РФ.

Кадровое мероприятие — это прием на работу, перевод, увольнение или подача работником одного из видов заявлений, которые указаны ниже в п. 2.

Срок сдачи СЗВ-ТД зависит от вида кадрового мероприятия (п. 2.5 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Форму нужно сдать не позднее следующего рабочего дня:

когда принимаете сотрудника на работу;
когда увольняете сотрудника.

Форму нужно сдать до 15-го числа следующего месяца:

когда переводите сотрудника на другую постоянную работу;
когда работник подает заявление о том, чтобы работодатель продолжал вести бумажную трудовую книжку;
когда работник запрашивает сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (подробнее об этом расскажем ниже).

Кроме того, до 15 февраля 2021 года работодатели должны были сдать особый отчет СЗВ-ТД. Он касается сотрудников, принятых на работу в 2019 году или ранее, у которых в течение 2020 года и января 2021 года не было никаких кадровых мероприятий.

Получается, что по таким сотрудникам не было оснований для сдачи СЗВ-ТД в 2020 и январе 2021 года и сведения о них вообще не попали в электронную базу ПФР. Чтобы закрыть пробелы в базе Пенсионного фонда, работодатели должны были до 15 февраля 2021 года сдать отчет СЗВ-ТД со сведениями об этих сотрудниках по состоянию на 1 января 2020.

За нарушение сроков предоставления формы СЗВ-ТД или сдачу недостоверных сведений для ответственных должностных лиц предусмотрено предупреждение или штраф в размере от 300 до 500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Если вы уже пропустили срок, все равно сдайте отчет как можно скорее.

Если работник выберет для себя электронную трудовую книжку, то с этого момента все сведения о его трудовой деятельности будут формироваться в базе ПФР. Но сотрудник также может получить подтверждение своего стажа и профессионального опыта в бумажном виде.

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работодатель обязан предоставлять сотрудникам сведения об их трудовой деятельности по форме СТД-Р, утвержденной приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н, в следующем порядке:

при увольнении — в день увольнения;
по запросу сотрудника — в течение трех рабочих дней после запроса.

Форма СТД-Р содержит практически те же данные, что и СЗВ-ТД: сведения о предприятии, работнике и кадровом мероприятии. Отличается только период, за который собраны данные.

СЗВ-ТД нужно сдавать или сразу после кадрового мероприятия, если это прием или увольнение, или по итогам месяца в иных случаях. Поэтому в СЗВ-ТД будет или одно последнее кадровое мероприятие, или информация за истекший месяц. А в форму СТД-Р нужно включить информацию обо всех кадровых мероприятиях, связанных с работой у данного работодателя.

Работодатели обязаны выдавать форму СТД-Р только тем сотрудникам, которые перешли на электронные трудовые книжки. Те, кто пока не перешел на новый формат, будут, как и раньше, подтверждать свой стаж и опыт записями в бумажной трудовой книжке.

В 2020 году работники могли сделать выбор: перейти на электронные трудовые книжки или оставить себе бумажные. Если работник не подал работодателю никаких заявлений до конца 2020 года, то по умолчанию считается, что он решил оставить себе бумажную книжку (п. 2 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Если работник сохранил бумажную трудовую книжку, он может в любой момент перейти на электронную как в 2021 году, так и позднее. Для этого нужно подать заявление своему нынешнему работодателю (п. 5 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Сотрудники, у которых есть стаж в 2020 году и ранее, но которые по состоянию на 31 декабря 2020 были без работы, могут выбрать любой формат трудовой книжки. Это право сохраняется за ними бессрочно. То есть, когда они выйдут на работу в 2021 году или позднее, они смогут продолжать пользоваться бумажной трудовой без ограничения срока и в любой момент перейти на электронную. Но после этого вернуться к бумажной будет нельзя.

Если работник решит перейти на электронную трудовую книжку, то работодатель должен выдать ему бумажную в течение трех рабочих дней после заявления (письмо Минтруда РФ от 13.03.2020 № 14-2/В-260).

Сотрудники, которые впервые выйдут на рынок труда в 2021 году или позднее, выбирать уже не смогут. С 1 января 2021 новые бумажные трудовые книжки не заводят, поэтому для таких сотрудников останется только электронный формат (п. 8 ст. 2 закона 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работник, который перешел на электронную трудовую книжку, может в любой момент запросить у работодателя сведения о своей трудовой деятельности по форме СТД-Р. Также работодатель по умолчанию обязан выдать СТД-Р в день увольнения.

Еще работник может получить сведения о своей трудовой деятельности в Пенсионном фонде. Там ему выдадут выписку по форме СТД-ПФР. Она утверждена приказом Минтруда № 23н и содержит ту же информацию о трудовой деятельности, что и форма СТД-Р.

В отчете СТД-Р будут только сведения о трудовой деятельности у одного работодателя, а в форму СТД-ПФР войдет вся информация, которая есть по этому работнику в базе Пенсионного фонда.

Форму СТД-ПФР работник может получить в отделении ПФР, в личном кабинете на сайте фонда или через портал Госуслуги.

Если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку и устраивается на работу в 2021 году или позднее, он должен предъявить работодателю (ст. 65 ТК РФ):

бумажную трудовую книжку, чтобы подтвердить профессиональный опыт и стаж до перехода на электронный формат;
выписку СТД-Р или СТД-ПФР, которые содержат информацию о его трудовой деятельности после перехода на электронную трудовую книжку.

Сотрудник, который сохранил бумажную трудовую книжку, как и прежде предъявляет для подтверждения трудового опыта только ее. Никаких дополнительных справок в этом случае не требуется.

Компаниям разрешат не выдавать сотрудникам привычные бумажные трудовые книжки – сведения о факте работы будут храниться в электронных архивах. Такая реформа призвана предупредить мошенничество и защитить трудящихся. Но у работодателей, в первую очередь малого бизнеса, появятся новые и порой обременительные обязанности.

Согласно действующему законодательству, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. В нее вносятся сведения о сотруднике, выполняемой им работе, переводах, увольнениях и награждениях за успехи. Трудовая книжка обязательна при трудоустройстве и учитывается при расчете пенсий.

Бумага все стерпит

В настоящее время трудовые книжки изготавливаются на защищенных бланках и печатаются на предприятиях объединения «Гознак». Книжка оформляется на первом месте работы, причем сам сотрудник должен оплатить стоимость бланка (примерно 250-300 рублей). В свою очередь, работодатель обязан хранить «трудовые» всех сотрудников, по их требованию изготавливать копии или выписки, высылать невостребованные документы уволившимся и так далее. Также предусмотрены ведение специальных журналов учета бланков, ответственность за нарушение порядка хранения и оформления книжек и так далее.

Но «бумажная технология» на практике оборачивалась многочисленными проблемами и нередко приводила к конфликтам. При исправлении выявленных ошибок, в том числе в связи с принятием судебного решения о незаконности увольнения или перевода, исходные сведения, порой порочащие добросовестных трудящихся, фактически сохраняются. В случае утери трудовой книжки данные о прежних местах работы и причинах ее смены вносятся на основании чаще всего косвенных доказательств (разных документов и даже свидетельских показаний). Кроме того, печать в настоящее время не является обязательным реквизитом юридических лиц, а без нее достоверность внесенных записей нередко вызывает сомнения.

Подготовленный Министерством труда и социальной защиты РФ пакет законопроектов предусматривает поэтапный отказ от бумажных трудовых книжек. Вместо них работодателей обяжут передавать соответствующие данные в Пенсионный фонд России (ПФР). Создаваемый массив станет частью информационной системы индивидуального (персонифицированного) учета обязательного пенсионного страхования.

Правда, объем документов на бумаге при этом не сократится, а даже возрастет. При увольнении компания должна будет выдать бывшему сотруднику заверенную выписку о трудовой деятельности. При новом трудоустройстве соискателю вакансии придется предоставлять такие выписки со всех предыдущих мест работы. Их дубликаты гражданин сможет бесплатно получить в офисах ПФР или в Многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ). Использование бумажных выписок, по мнению чиновников трудового ведомства, «позволит исключить риски несвоевременного получения сведений в информационной системе ПФР, например, по техническим причинам».

В свою очередь, работодателю придется ежемесячно отправлять в ПФР специальный отчет обо всех трудящихся. Пенсионной службе предписывается бесплатно предоставить необходимые для подготовки таких отчетов программные средства и интернет-сервис.

Реформа, по замыслу Минтруда, начнется с 2020 года и продлится семь лет. В течение первого года работник вправе написать заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе. При отсутствии такого волеизъявления в 2021 году работодатель вернет такую книжку сотруднику и должен будет перейти на электронный отчет. В дальнейшем гражданам делегируют право выбирать форму фиксации их трудовой деятельности при первом заключении трудового договора или изменении места работы. «Предлагается, что с 1 января 2027 года ведение трудовых книжек на бумажном носителе не осуществляется», – констатируют в ведомстве.

Дорогое удовольствие

Вместе с тем переводить в электронный вид все существующие «трудовые» не планируется. Поэтому все начавшие карьеру до как минимум 2021 года должны будут при трудоустройстве предъявлять работодателю и новые выписки из информационной системы, и старую книжку с записями о «дореформенной» трудовой деятельности. При стаже в 45 лет полностью забыть про бумажную «трудовую» можно будет только к 70 годам.

По оценкам чиновников, реформа затронет около 4,2 млн работодателей и 58,4 млн трудящихся, а потому потребует проведения «широкой разъяснительной работы». При этом «законопроект не содержит положений, вводящих избыточные административные и иные ограничения и обязанности для субъектов предпринимательской и иной деятельности или способствующих их введению, а также положений, способствующих возникновению необоснованных расходов субъектов предпринимательской и иной деятельности и бюджетов всех уровней бюджетной системы», – отмечается в пояснительной записке.

Не отрицая преимуществ электронного документооборота, эксперты указывают на многочисленные противоречия. В первую очередь – обременение всех компаний и большинство индивидуальных предпринимателей обязанностью передавать отчет, даже если за прошедший месяц никаких изменений (прием на работу, увольнение, перевод и прочие) не произошло и, соответственно, никакие записи в привычную «трудовую» вноситься не должны. Исключений для малого бизнеса не делается.

Хотя и сейчас все работодатели опять же ежемесячно передают в тот же ПФР сведения о работающих (форму СЭВ-М), которые используются для ведения персонифицированного учета. По логике, отчет о трудовой деятельности включает такую информацию, но о возможности интеграции двух документов ни в законопроекте, ни в пояснительных материалах к нему ничего не говорится. Правда, даже за неоднократное уклонение работодателей от сдачи нового отчета или предоставление ложных данных планируется ввести более чем мягкую меру административного наказания – предупреждение.

Кроме того, компании должны будут письменно уведомить об изменениях каждого подчиненного, внести изменения в трудовые контракты и коллективные договоры, а также совместно с первичными профсоюзными организациями обновить локальные правовые акты (приказы, положения и так далее). Для малого бизнеса проведение таких мероприятий может оказаться накладным.

Также законопроект предусматривает, что работодатель не вправе направлять в информационную систему ПФР документы и сведения, «составляющие в соответствии с законодательством государственную, коммерческую или иную охраняемую законом тайну». Как в таком случае будет формироваться «трудовая история» работающих в оборонной и иных секретных отраслях, не поясняется. А судебная практика свидетельствует, что к категории тайны относятся в том числе и персональные данные, что исключает отправку данных о любых сотрудниках.

Одновременно ожидается существенная модернизация информационной системы ПФР, но источник финансирования таких работ не определен.

Пенсионные мытарства

Переход на электронную систему учета трудовой деятельности призван предупредить мошенничество с получением пенсий. Экономическая выгода от этого может многократно превысить организационно-технические расходы на проведение реформы.

Данные из трудовой книжки и сегодня сверяются с данными персонифицированного учета, которые работодатели сдают с 1997 года. При обнаружении расхождений чиновники ПФР чаще всего отказываются признавать указанные в «трудовой» места работы. Ведь по закону в страховой стаж включаются только периоды работы или иной деятельности, за которые начислялись и уплачивались страховые взносы. Трудовые книжки формально могут оцениваться, только когда гражданин еще не зарегистрировался в ПФР (получил СНИЛС), то есть поступил на работу до 1997 года. В исключительных случаях – при утере документов (в том числе в связи со стихийным бедствием) и невозможности их восстановить, стаж может подтверждаться показаниями двух и более свидетелей.

В то же время Конституционный суд России еще в 2007 году указал, что невыполнение работодателями (страхователями) требований об персонифицированном учете само по себе не может служить основанием для отказа гражданину в реализации его права на пенсионное обеспечение. К такому же выводу пришел Верховный суд России, разрешив служителям Фемиды удовлетворять требования граждан о перерасчете пенсии с учетом периодов, за которые не были уплачены страховые взносы.

Судебная практика пока остается противоречивой. Так, ПФР отказалось включать в страховой стаж петербуржца Андрея Фоминых более пяти лет, которые он проработал в ООО «Фирма «Виллози» – за этот период (1998-2004 годы) компания не представляла сведений и не платила за такого работника страховые взносы. Суд удовлетворилиск пенсионера, сочтя трудовую книжку и выданную работодателем справку достаточным доказательством работы.

Аналогичное решение принял и Кемеровский областной суд, обязав ПФР пересчитать пенсию Татьяны Озеровой, включить в страховой стаж периоды ее работы в ООО «Каравай», «Карма» и «Базис». Эти компании не предоставляли персонифицированных сведений и не сдавали личные дела сотрудников на хранение в муниципальный архив. За истечением срока хранения отчетности фискальное ведомство также не смогло подтвердить или опровергнуть информацию об уплате ими налогов. «Указанные периоды работы подтверждаются записями трудовой книжкой, заверены печатью, достоверность данных записей ответчиком не оспаривается. При этом непредоставление работодателем сведений о работе, факта уплаты страховых взносов в Пенсионный фонд РФ не может повлечь для истца негативных последствий», – заключил суд.

С другой стороны, фальсификация записей в трудовой книжке является мошенничеством и карается вплоть до десяти лет лишения свободы. Так, представив подложные документы о работе на Крайнем Севере, сорочанка Акимова смогла досрочно получить пенсию и причинить ПФР ущерб на почти полмиллиона рублей. Суд признал ее виновной в хищении чужого имущества путем обмана и причинении ущерба в крупном размере, но ограничился штрафом в 100 тысяч рублей.

В мошенничестве обвинили и жителя Ставрополья Пака. В ходе следствия выяснилось, что по его просьбе должностные лица овцесовхоза «Урожайненский» внесли в трудовую книжку заведомо ложную запись о работе. Уголовное дело было прекращено по амнистии, однако суд взыскал с лжепенсионера причиненный ПФР ущерб в размере 386 тысяч рублей.

Справка

По данным Пенсионного фонда России, в системе обязательного пенсионного страхования застраховано 153,8 млн человек и 5,3 млн работодателей.

Мнения

Екатерина Федюнина, директор по персоналу банка «Восточный»

Внедрение электронной трудовой книжки, на наш взгляд, необходимо, но должно быть обдуманным и поэтапным. Есть опасение потери информации, и если по каким-то причинам сервера с данными выйдут из строя, восстановить данные будет неоткуда. Также, возможно, на каждого сотрудника придется получать специальную квалифицированную электронную подпись, переводить данные с бумажных носителей в электронный вид и так далее.

Однако очевидны плюсы – это минимум бумажной волокиты. Создание единой базы данных, в которую мы будем вносить записи о приеме, переводе и увольнении сотрудников. Работник самостоятельно сможет отслеживать свою трудовую деятельность – например, в личном кабинете, в связи, с чем снижается риск утери бланка трудовой книжки. Работодателям не придется оборудовать помещения для их хранения, вести журналы учета, исчезнет проблема ошибок в заполнении.

В конечном итоге, полный отказ от бумажных носителей в трудовом законодательстве возможен только при полном переходе всей системы кадрового документооборота на электронный вариант. После этого должна будет пройти интеграция новой программы в системах с Пенсионным фондом РФ и Федеральной налоговой службой.

Игорь Скрипка, председатель Московской коллегии адвокатов «Скрипка, Леонов и партнеры»

Наличие бумажных трудовых книжек часто создает определенные проблемы как для сотрудников, так и работодателей. Переход на электронный вариант, конечно, является большим плюсом. Не нужно проверять, где ранее работал сотрудник, не исчезли ли данные по увольнению по какой-то статье или о дисциплинарных взысканиях. К тому же сейчас можно держать при себе хоть дюжину бумажных «трудовых», а электронный формат сделает ее единой.

С другой стороны, предложенная реформа может оказаться накладной, если для внесения записей в электронные книжки компании обяжут покупать доступы к каким-либо базам данных. Не ясно также, будет ли информация перепроверяться тем же ПФР, в который отчисляются страховые взносы. И не появятся ли люди, которые никогда не работали, но внезапно получили электронные трудовые книжки со стажем 20-30 лет?

Евгений Полубояров, эксперт по кадровому аудиту компании «Кадриум»

Пока нет понимания, как новая система будет работать и какое программное обеспечение потребуется для взаимодействия, как будет осуществляться контроль корректности внесения данных о работнике и смогут ли сотрудники проверять представленную работодателем информацию. Не ясно, кто и в какие сроки должен внести данные из трудовых книжек 72 млн работающих на данный момент. Кроме того, многие трудящиеся, возможно, испытают психологический дискомфорт из-за отсутствия привычного бумажного носителя.

В то же время исключается риск мошенничества при трудоустройстве, так как работодатель сможет запросить трудовую историю кандидата. У самого работников трудовая книжка никогда не потеряется и не повредится. При исчезновении или банкротстве работодателя и пропаже вместе с ним документов (такое встречается) не возникнет проблем с восстановлением сведений о работе и подтверждением трудового стажа. Упрощается вопрос официального трудоустройства удаленных работников. Работодатели смогут не покупать сейфы для хранения трудовых книжек и снизить затраты на ведение кадрового учета.

Сергей Елин, руководитель аудиторско-консалтинговой компании «АИП»

С точки зрения работодателя, нужно делать трудовые книжки в электронном виде.

Вместе с тем компании обяжут ежемесячно сдавать информацию о трудовой деятельности работника в отдельной форме. Вводить такую дополнительную отчетность – это бюрократизация и лишний документооборот как для бизнеса, так и для обрабатывающих эту информацию органов. Гораздо рациональнее было бы включить соответствующие данные в уже имеющуюся форму о страховых взносах.

Ирина Семина, директор по персоналу АО «НПФ Согласие»

В целом реформа несет положительный эффект как для граждан, так и для предприятий и государства. Облегчатся и ускоряются проверки и учет, происходит «обеление» трудовых процессов, снимается проблема по восстановлению утерянных книжек, дальнейшему оформлению пенсий и многое другое.

В то же время возникает несколько вопросов. В том числе – создание и ведение корректной единой базы трудовых книжек, проверки кадровыми службами и службами безопасности предыдущих мест работы соискателей и так далее. Реализация такого проекта потребует длительного тестового периода и средств.

Для работодателя важно решить вопрос клиентского программного обеспечения. Оно должно быть интуитивно понятно кадровикам разного уровня и легко интегрироваться с текущими HR-системами предприятий. Перестройка привычных процессов всегда вызывает массу вопросов.

Ксения Поплавская, HR-директор сети World Gym в России

Безусловно, все нововведения изначально сталкиваются со сложностями, проблемами и недовольством тех, на кого они распространяются. В качестве аналогии можно привести пример введения личных электронных налоговых кабинетов или электронных дневников в школах, что вызвало большое недовольство и шквал негативных комментариев. Но постепенно оказалось, что это достаточно удобно для всех сторон процесса.

Подпишитесь на нашу новостную рассылку, чтобы первыми получать самые интересные новости пенсионной системы в России, статьи по вопросам законодательства и права, информацию о благотворительных и социальных программах, обзор культурных, спортивных, зарубежных и других новостей.

Был выпущен новый закон, он касается всех работающих пенсионеров. Действовать начал с января 2021 года. Вся подробная информация содержится на сайте ПФ Российской Федерации.

О чем говорит закон №439-ФЗ

Федеральный закон №439-ФЗ от 16 декабря 2019 года определяет порядок формирования сведений о трудовой деятельности жителей России в электронном виде.

Согласно закону, каждая организация собирает всю кадровую информацию о труде своих сотрудников и отправляет посредством электронных каналов связи для обработки, анализа и хранения в ПФ.

Закон регламентирует порядок выдачи сведений о трудовой деятельности каждому жителю РФ по запросу.

Чтобы узнать о «записях» трудовой книжки нового формата или взять выписку для оформления соцпособия или кредита, достаточно обратиться к работодателю (если уволились, то по последнему месту работы), в Многофункциональный центр, Пенсионный Фонд. Или можно зайти в соответствующий раздел на Госуслугах .

Работодатель должен уведомить своих работников до 20 июня 2021 года об изменениях в законодательстве, предложить им до конца 2021 года написать заявление о выборе в пользу одного из вариантов.

Если житель РФ не был трудоустроен до 1 января 2021 года (например, выпускник вуза или бывшая закоренелая домохозяйка), то заявление не потребуется, автоматически будет оформляться электронный документ без возможности выбора.

Важно! В ТК РФ, согласно внесенным законом изменениям, «трудовой книжкой» называют бумажный вариант.

До закона №439-ФЗ учет работников велся посредством страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (карточек со СНИЛС). Всего на конец 2019 года выдано действующих 156 млн СНИЛС (это работающие и неработающие жители РФ). Относительно них ежегодно поступают данные о трудоустроенных (около 63 млн человек).

В чем плюсы электронной трудовой книжки

Электронная трудовая имеет ряд положительных качеств, если сравнивать ее с бумажным вариантом документа:

Цифровая книжка не может потеряться. Все данные хранятся на сервере ПФ, они надежно защищены от взломов, принимаются и хранятся согласно всем требованиям, предъявленным к персональным данным. Все оборудование для этих целей было закуплено новое и современное. Оно было одобрено специалистами в сфере защиты баз данных. Это большой плюс, так как бумажные трудовые книжки довольно часто теряются, и работник обращается к бывшим работодателям с просьбой восстановить утерянную информацию.
Нововведение поможет искоренить еще одну проблему – дистанционное трудоустройство. Часто граждане РФ находят вакансию в филиале, а головной офис находится далеко. Теперь нет необходимости дожидаться, когда при трудоустройстве и увольнении отдел кадров получит или пришлет трудовую книжку.
Еще один плюс – получить данные о своей трудовой деятельности, например, для получения кредита, оформления социального пособия или иных целей, стало проще. Достаточно открыть портал Госуслуги и перейти в соответствующий раздел.

Какие сведения работодатель передает в электронном виде в ПФ

С внедрением закона каждая организация формирует новую отчетность, в которую включает кадровые данные по каждому сотруднику. К собираемым и передаваемым на сервер Пенсионного фонда данным относят все кадровые изменения по сотруднику, которые могут включать в себя приказы об увольнении и принятию на работу, переводах и изменениях в наименовании организации .

Ранее эти сведения в Пенсионный Фонд не передавались, теперь же внесены поправки в Трудовой кодекс, и работодатель должен передавать указанные данные регулярно.

Нововведение уже было протестировано. Первыми опробовать функциональность бухгалтерских программ и возможность передачи данных в ПФ РФ довелось 15-ти крупным организациям еще в августе 2019 года. В сентябре все ПО было проверено на взаимодействие, были исправлены все недочеты в передаче электронных данных.

С января 2021 года ответственные лица на предприятиях уже начали передавать данные в ПФ по электронным каналам связи. Таким образом первые сведения (за январь 2021 года) должны были поступить до 15 февраля.

В 2021 году отчетность по кадровым изменениям ответственные лица обязаны отправлять в ПФ ежемесячно. С 2021 года это будет происходить более оперативно. Связано с тем, что при увольнении работника и приеме в другую организацию информация должна сразу поступать в ПФ. Для трудоустройства необходимо, чтобы у гражданина РФ на руках уже были все сведения, которые он предоставляет в отдел кадров с остальным пакетом документов. Вся остальная информация будет предоставляться ежемесячно.

Что требуется от работодателя? Все манипуляции будут производиться при помощи привычных бухгалтерских программ, поэтому следует обновить имеющееся ПО и изучить все новые опции.

Если работник заметил какие-либо недостоверные сведениями, внесенные работодателем (с ними сотрудник может ознакомиться по документу, выданному в отделе кадров вместо трудовой книжки), он может подать заявление, чтобы ответственные лица внесли корректировку и направили в Пенсионный Фонд уточняющую отчетность.

Работодатель, в свою очередь, несет полную ответственность за те сведения, которые он предоставляет в Пенсионный Фонд. В Кодекс об административных правонарушениях уже внесены соответствующие поправки. Если в ПФ выявили, что предоставленные данные неполные, недостоверные или предоставлены с нарушением сроков, сведения о таком работодателе передаются в Роструд. Так как внедрение электронных трудовых книжек еще только закрепляется у работодателей, на 2021 год мерой наказания является предупреждение.

В бумажной трудовой книжке можно найти раздел под награды, почетные грамоты и благодарственные письма. Работающие пенсионеры получают различные льготы только благодаря этим сведениям, поэтому возникает вопрос, сохранятся ли данные по наградам, к кому обращаться за подтверждением о заслугах.

В электронной трудовой книжке раздел о наградах не сохранен. Такое решение было принято на основании того, что сейчас льготы назначают не на основании записи в бумажном документе. Для назначения выплат следует обратиться в соответствующий орган (социальную защиту, Пенсионный фонд), предоставить документы, подтверждающие получение государственной награды.

К тому же внесение данных по всем наградам сотрудников – это дополнительная нагрузка на работодателя и сервер Пенсионного фонда. Следует разграничивать, что трудовая книжка должна касаться только вопросов трудового стажа, а все остальное, необходимое для получения льгот, следует хранить в другом месте.

Заявление о переходе на электронные книжки

Работник не обязан следить за всеми изменениями в трудовом законодательстве самостоятельно, поэтому о любых поправках ему должен сообщить отдел кадров по месту трудоустройства. Те же требования указаны и в ФЗ №439. Работодатель по закону ответственен за сообщение всем своим сотрудникам до 1 июля 2021 года, что каждый может выбрать форму ведения трудовой дисциплины.

Сотрудник в свою очередь имеет полгода, чтобы решить, какой вариант удобнее. Письменно следует указать, на чем работник остановил свой выбор. Если выбор сделан в пользу Федерального закона, то бумажную книжку выдают сотруднику «на память».

Что следует учитывать сотруднику, который предпочел цифровой документ? При увольнении он может остановить выбор на одном из двух вариантов предоставления информации:

Заполненная специальная форма , в которую сотрудник ОК вносит соответствующие данные.
Электронный документ. Его подписывают усиленной цифровой подписью.

В случае утери документа его можно запросить из базы данных ПФР. Проще всего это сделать через портал Госуслуг, в отделении МФЦ или Пенсионный фонд. Также можно попросить бывшего работодателя продублировать документ.

Если выбор сделан в пользу трудовой книжки в бумажном формате, принцип взаимодействия с работодателем остается прежним: выдают документ на руки при увольнении. У нового работодателя при трудоустройстве можно сделать выбор: продолжать прежнюю бумажную трудовую книжку или осуществить переход на электронную.

Если человек до 1 января 2021 нигде не был трудоустроен, или у него отсутствовала (например, потерялась) трудовая книжка, то выбрать уже он не сможет. Ему будет оформлена цифровая версия.

При отсутствии подписанного заявления на имя работодателя в установленные законом сроки (такое возможно при длительной командировке, болезни, по забывчивости), отдел кадров по этому сотруднику продолжает вести прежнюю форму книжки, а работник может в любой момент обратиться с соответствующей «просьбой».

Как получить сведения о своей трудовой деятельности без бумажной трудовой книжки

Сведения о трудовой деятельности может повторно выдать работодатель. Также можно обратиться в другие инстанции:

Пенсионный фонд;
многофункциональный центр (МФЦ);
личный кабинет на сайте ПФ ; .

Распространенные ошибки по новому закону для работающих пенсионеров

Ошибка: Работник отказался от бумажной трудовой книжки, при увольнении ему выдали бланк с выпиской по деятельности на предприятии, он был воспринят просто как подтверждение о бывшем трудоустройстве. Новый работодатель просит предоставить информацию о прошлом месте трудоустройства, но сотрудник ссылается на то, что все уже хранится в электронной форме, и все отделы кадров могут зайти в базу и найти информацию.

Соискатель не прав. Данные о трудовой деятельности относятся к персональным и без разрешения гражданина России посмотреть их не сможет никто. Необходимо либо найти документы, выданные прошлым работодателем, либо обратиться в МФЦ, Пенсионный фонд (также все данные можно запросить через портал Госуслуг).

Ответы на часто задаваемые вопросы по новому закону для работающих пенсионерах

Вопрос : Сотрудник уже вышел на пенсию, писать заявление и переходить на электронную книжку нецелесообразно, может ли он продолжать пользоваться привычной бумажной?

Ответ : Да, можно уведомить об этом своего работодателя до конца 2021 года. Если этого не сделать, то отдел кадров будет в прежнем формате записывать все изменения в бумажную трудовую книжку.

Вопрос : Старая трудовая книжка хранится в отделе кадров, сотрудник пишет заявление на электронную передачу данных в ПФ, отдадут ли на руки документ?

Ответ : Если сотрудник решил согласиться с нововведением, то работодатель полностью освобождается от обязанности вести и хранить трудовую книжку. Ее возвращают сотруднику.

Вопрос : Если пенсионер не написал никакого заявления и не выбрал, как он хочет, чтобы вели его трудовую книжку, что будет делать работодатель?

Ответ : Если в отдел кадров не передано решение работника, то трудовую книжку будут продолжать оформлять в прежнем виде (бумажном).

Вопрос : Будет ли видеть новый работодатель причину увольнения с прошлого места?

Ответ : Да, кроме номера и даты приказа об увольнении сотрудник отдела кадров обязан отметить номер статьи по ТК РФ, согласно которой сотрудник больше не работает в организации. Его также видит работодатель, которому Вы разрешаете доступ к персональным данным в ПФ, или по справке, выданной при увольнении.

Заключение

Закон №439-ФЗ от 16.12.2019 г. рассказывает о новых правилах ведения трудовых книжек, которые не обошла стороной цифровизация. Он не обязывает абсолютно всех выкинуть бумажные версии. Уже трудоустроенные пенсионеры и остальные жители страны на добровольной основе могут выбрать удобный вариант и сообщить об этом по месту работы в виде заявления. При первичном трудоустройстве она будет только электронной. Информацию о трудовой деятельности можно узнать напрямую в Пенсионном фонде, МФЦ или на портале Госуслуг.

Цифровизация все больше захватывает такой привычный «бумажный» мир. С 1 января 2020 года страна переходит на цифровой формат ведения трудовых книжек. До конца года каждый работающий должен выбрать систему ведения учета о своей трудовой деятельности – в электронном формате или в привычном бумажном виде. И если для молодежи выбор очевиден, то для взрослого поколения это дополнительные сложности и недопонимание. Чтобы развеять все страхи, расскажем, чего ждать от новой системы, как она будет работать, какие в ней есть возможности, и как произойдет замена бумажных трудовых на электронные.

Старое в новом формате?

Электронная трудовая книжка – это не то же самое, что бумажная версия. По сути, это электронная информационная система, которую будет поддерживать Пенсионный фонд, и в которую будут вноситься данные о трудовой деятельности работников. В новой базе данных будет указаны такие сведения:

период и место трудовой занятости;
должность и квалификация;
дата приема или перевода на новую должность;
дата увольнения и причина;
основания прекращения трудового договора (статья ТК РФ).

Пенсионный фонд будет получать данные от работодателей (которых заставили направлять специальный отчет при любом движении кадров), а работник сможет в любой момент получить выписку из это базы данных.

С переходом на новую систему каждому работающему предложат выбирать из двух вариантов: перейти полностью на цифровой вариант, или сохранить бумажную версию (параллельно с электронной). Для отдела кадров двойной учет будет более сложным, так как нужно дублировать информацию на двух носителях. Но если человек привык к бумажным документам, его право не может быть нарушено.

При этом электронная трудовая будет создана для каждого работающего в обязательном порядке. Это поможет упростить как систему учета всех официально трудоустроенных людей, так и оперативно передавать и хранить информацию о стаже в ПФ РФ.

Все работодатели обязуются уведомить каждого своего подчиненного о необходимости сделать выбор до 30 июня 2020 года. Для этого каждому сотруднику под подпись выдается документ, в котором будет описана необходимость принятия решения. После изучения работник также в письменном виде подает заявление, в котором просит следующее:

вести учет только в электронном варианте и вернуть бумажную трудовую для домашнего хранения;
продолжить ведение бумажной трудовой параллельно с ведением электронной версии.

С 1 января 2021 года для всех работников, впервые выходящих на официальное место работы, будут открываться исключительно электронные трудовые книжки, ведение бумажных трудовых для них не предусмотрено.

Особое внимание стоит обратить на следующее: если работник сразу выберет электронную трудовую, вернуться к бумажной версии будет невозможно. Но если изначально было принято решение о сохранении бумажной, тогда в перспективе можно от нее отказаться и перейти только на электронный вариант.

Преимущества варианта с электронными трудовыми

На первый взгляд, разницы между двумя вариантами нет: новый вариант требует все того же заполнения данных о кадровых приказах, датах приема и увольнения, причинах. Но все же, если ознакомиться со всеми возможностями для работников, то новый формат становится действительно привлекательным.

Ведение электронной трудовой книжки предполагает:

Возможность самостоятельно контролировать ведение записей в трудовой книжке. По старым правилам после принятия на работу, работник передавал трудовую книжку в отдел кадров, где она хранилась до его увольнения. Следовательно, изучить имеющиеся в ней записи можно только по заявлению (по которому выдают копию трудовой).
Снижаются риски допустить ошибку в данных о трудовой деятельности работника.
Если позволяет график основной работы, работник может официально устроиться на вторую работу, без серьезных бюрократических формальностей.
Снижаются риски утери и порчи бумажного варианта трудовой книжки, а также полностью защищаются персональные данные.
Заказать выписку можно будет в личном кабинете Пенсионного фонда или при личном визите в МФЦ. Если ранее нужно было получить выписку из трудовой, приходилось писать заявление в отдел кадров, а заверенную копию могли выдать и через 3 дня. Теперь этот запрос обработают в течение нескольких часов.
Будет проще оперативно обрабатывать данные о стаже и накопленных пенсионных коэффициентах для будущих пенсионеров. Теперь эти данные будут постоянно анализироваться, а сумма будущей пенсии пересчитается в автоматическом режиме.
Работники в электронном варианте могут передавать куда нужно информацию о своей трудовой деятельности, чтобы получать некоторые государственные услуги.

Возможные проблемы при внедрении электронных трудовых

Разумеется, идеальной системы учета не существует. Новая система с электронными трудовыми книжками будет интереснее всего молодым людям, которые впервые устраиваются на работу – вся информация об их трудовой деятельности будет храниться на сервере, а запрос о любом из мест работы можно будет подать в электронной форме.

«Потерять» электронные данные практически невозможно, а в случае с потерей бумажной трудовой книжки, для восстановления записей придется обойти все предыдущие места работы. Проблемы доставляет то, что головные офисы компаний-работодателей могут находиться в других городах, и на получение повторной записи может уйти больше месяца. То же касается и общей информации. Вся база занятости, которая велась до 2020 года в бумажном варианте, будет актуальной лишь с подтверждением в виде записей в трудовых книжках. Следовательно, даже при полном переходе на электронную трудовую книжку, бумажную нужно сохранить, чтобы не потерять стаж до 2020 года.

Еще один нюанс, который может расстроить работников – в новом варианте трудовой не будет места для записи о наградах и поощрениях. Вся эта информация будет заноситься непосредственно в личное дело ПФР. По сути, запись никуда не теряется, но при трудоустройстве использовать ее как аргумент в свою пользу уже не получится.

Как перейти на электронную трудовую книжку?

В соответствии с новым законодательством, переход на электронные трудовые книжки осуществляется непосредственно работодателем по письменному заявлению работников. При этом отдел кадров заводит электронное дело на каждого сотрудника и передает информацию в базу ПФР – вне зависимости от того, какой вариант выбран.

Контроль и правильность заполнения данных будет вестись Пенсионным фондом. Для корректной передачи информации предусмотрена новая форма отчетности – СЗВ-ТД. Отчетность передается в Пенсионный фонд через собственное ПО предприятия или через бесплатную систему отчетности ПФР. Новая форма отчетности является обязательной для всех предприятий, в том числе и для ИП с наемными сотрудниками. В обязательном порядке нужно передавать информацию по каждому сотруднику, в том числе и по тем, что работают удаленно.

Больших сложностей переход создать не должен, в сети уже есть видео, рассказывающие, как получить информацию о ведении кадрового учета по новым правилам. Пример – это видео .

Для работодателей установлены сроки подачи формы СЗВ-ТД:

до 15 числа месяца, следующего за отчетным – если в отчетном месяце были кадровые изменения, или кто-то из работников подал заявление на электронную трудовую книжку;
не позднее следующего дня – при приеме на работу и увольнении с работы.

В период до конца 2020 года работодателю нужно:

технически подготовить работу с электронной системой учета занятости сотрудников;
уведомить сотрудников и получить решение о дальнейшем ведении учета труда;
сформировать базу электронных трудовых книжек сотрудников всего предприятия;
продолжить учета по обеим формам в случае желания сотрудника оставить бумажную трудовую книжку.

Стоит обратить внимание, что с 2021 года при приеме на работу сотрудников, которые сохранили бумажные трудовые книжки, от них потребуют выписку из электронной трудовой книжки и ее бумажный вариант – причем без исключений.

Как получить данные из электронной трудовой книжки:

Изначально идея перехода на электронные трудовые книжки была в том, что получить выписку из нее можно просто и быстро. Для этого есть 4 способа:

у работодателя – данные будут представлены по заявлению в течение 3 рабочих дней;
в Пенсионном фонде – подав заявление в личном кабинете или непосредственно в отделении ПФР;
через МФЦ – подав заявление в бумажном виде;
на портале «Госуслуги» – подав соответствующее электронное заявление.

Таким образом, это нововведение оказалось не очень сложным, и при этом достаточно удобным. Работники с помощью электронной системы смогут самостоятельно контролировать свою занятость, это также упростит работу государственных структур и непосредственно предприятий-работодателей.

Пенсионный фонд России готовится к переходу на электронные трудовые книжки. В самом фонде никаких особых проблем, связанных с подобным переходом, не ожидают, но многие граждане опасаются, что не все пройдет хорошо и у простых людей возникнут сложности с начислением пенсии. Нужно ли опасаться, что трудовой стаж пропадет и чего ожидать будущим пенсионерам, рассмотрим в данной статье.

Общая информация об изменениях

Пенсионный фонд России сообщил о готовности перейти на электронные трудовые книжки. Для хранения информации о трудовой деятельности человека будет сформирована специальная база, и работодатели должны будут передать все сведения в Пенсионный фонд. Несмотря на использование современных технологий, граждане опасаются, что информация о трудовой деятельности может быть утеряна. Когда начисляется пенсия с использованием обычной бумажной трудовой книжки, такие случаи встречаются довольно часто.

Сейчас потеря бумажной трудовой книжки становится проблемой, особенно когда ситуация касается стажа до 2003 года, когда в ПФР была введена система персонифицированного учёта, которая предоставляет информацию о периодах трудовой деятельности гражданина. Тому, кто не доверяет электронной трудовой книжке, могут оставить привычный вариант, и новые сведения о трудовой деятельности продолжат заносить в бумажную трудовую книжку. То есть фактически она будет дублировать записи в электронной трудовой книжке.

Плюсы и минусы нововведений

Электронная трудовая книжка будет представлять собой электронный файл, который будет храниться в системе персонифицированного учета. Как в бумажном, так и в электронном виде основной смысл трудовой книжки остается прежним: это главный документ каждого работающего человека, который содержит данные о трудовой деятельности гражданина.

Минусы бумажных трудовых книжек:

бумажная трудовая книжка часто приходит в негодность, ее можно потерять или испортить, а порядок ее восстановления сложный и есть риск потери данных;
много случаев мошенничества с бумажными трудовыми книжками, их подделок, так как бланки находятся в открытом доступе;
требуется выделять отдельные помещения и создавать условия для хранения трудовых книжек сотрудников, особенно если их численность в организации большая;
затрата времени работника и его оплата работодателем на заверение копий трудовых книжек, на выписки из них вручную и т.д.

Плюсы электронных трудовых книжек:

невозможность и отсутствие смысла подделывать бумажную трудовую книжку, так как всю информацию можно проверить в электронном виде;
значительно снижается риск, что информация о профессиональной деятельности человека будет утрачена;
возможность совершенствовать и вводить дополнительные вспомогательные ресурсы, которые будут защищать вводимые данные от ошибок и описок, которые неизбежно встречаются при заполнении бумажных трудовых документов;
возможность работников оперативно реагировать на действия работодателя по внесению сведений в их трудовые книжки;
государственные органы смогут, при необходимости, изучить информацию о работнике, не запрашивая у него, чтобы он сам предоставил различные копии, справки и т.п.;
упрощение ведения кадрового делопроизводства.

Как отразится на пенсии

Данные о трудовой деятельности человека работодатель должен будет представлять в электронном виде в органы Пенсионного фонда РФ, например о приеме на работу, переводе на другую должность, увольнении и т.п. Учет трудового стажа включается в функцию Пенсионного фонда — ведение индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц. Все данные о стаже Пенсионный фонд будет учитывать по информации индивидуального лицевого счета работника. С 1 января 2020 года для работодателя будет действовать обязанность представлять сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц в информационную систему Пенсионного фонда России.

Вывод

После перехода на электронные книжки у каждого человека будет доступ в личный кабинет, что позволит работнику самому контролировать вносимые работодателем данные о его трудовой деятельности. Чтобы избежать возможных проблем в будущем, имеет смысл сразу зайти в личный кабинет и сверить данные бумажной трудовой книжки с электронной. По заверениям Пенсионного фонда, переход на электронные трудовые книжки не должен вызвать особых проблем, но пока это только слова, а как все пройдет на практике, покажет только время.

С темой Изменения в законодательстве, которые изменят вашу жизнь можно ознакомиться по ссылке

С темой Новый обман пенсионеров под видом звонка из поликлиники можно ознакомиться по ссылке

С темой Как каждый может пострадать из-за обычной копии паспорта можно ознакомиться по ссылке

Читайте также: