Нужно ли заполнять путевой лист если нет водителя а ездит руководитель

Опубликовано: 03.10.2024

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В организации есть работники, которые не являются водителями автомобиля по своей должности (то есть это могут быть руководители и специалисты различных подразделений), но за ними приказом по организации закреплен автотранспорт, для выполнения своих трудовых функций они используют служебный автомобиль. Им выдают путевые листы, они проходят предрейсовый и послерейсовый медосмотр.
Можно ли их допускать к управлению транспортным средством без предварительного и периодического медосмотра? Обязан ли работодатель таких работников направлять их на периодический или предварительный медосмотр?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В связи с тем, что управление служебными автомобилями в рассматриваемом случае представляет собой не трудовую функцию работников, а способ выполнения ими своих трудовых обязательств по занимаемой должности, то, на наш взгляд, обязанностей по проведению периодического медицинского осмотра у работодателя не возникает. В то же время существуют риски признания контролирующими органами и (или) судом, что такие работники исполняют функции водителя, и, соответственно, привлечения работодателя, не организовавшего медицинский осмотр работников, к административной ответственности.

Обоснование вывода:
В соответствии со ст. 213 ТК РФ работники, занятые на работах, связанных с движением транспорта, проходят обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические медицинские осмотры для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы и предупреждения профессиональных заболеваний.
Приказом Минздравсоцразвития РФ от 12.04.2011 N 302н (далее - Приказ N 302н) введены в действие перечни вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. К работам, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования) работников, относится также управление наземными транспортными средствами (п. 27 Приложения N 2 к Приказу N 302н).
Отметим, что трудовые отношения основаны на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции, под которой понимаются работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы (часть первая ст. 15 ТК РФ). Условие о трудовой функции является обязательным для включения в трудовой договор (часть вторая ст. 57 ТК РФ).
При этом трудовое законодательство не ограничивает право работодателя закрепить служебный автомобиль для поездок, связанных с выполнением трудовых обязанностей, за любым работником независимо от трудовой функции, которую он выполняет.
Из анализа указанных нормативных правовых актов следует, что необходимым условием для обязательного направления работника на предварительные и периодические медицинские осмотры является то, что работник должен быть занят на работах, связанных с управлением транспортного средства.
Таким образом, если в обязанности работника входит управление автомобилем, то работодатель обязан организовывать проведение медицинских осмотров такого лица. Если же работнику предоставляется лишь право использовать служебный автомобиль для поездок, связанных с осуществлением его трудовой функции по занимаемой должности, то и обязанностей по проведению предварительного и (или) периодического медицинских осмотров у работодателя не возникает. Что же касается работников, управляющих служебными транспортными средствами, но не являющихся водителями по должности (руководители и специалисты различных подразделений и т.д.) и в трудовых договорах которых не указано, что работники в рамках своих должностных обязанностей должны управлять автомобилем, принадлежащим работодателю, то управление автомобилем в данном случае будет представлять собой не трудовую функцию работника, а способ выполнения трудовых обязанностей. Иными словами, названные сотрудники используют служебный автомобиль для поездок, связанных с осуществлением их трудовой функции по занимаемой должности. Аналогичное мнение высказывают и представители Роструда (смотрите ответ 1, ответ 2, ответ 3, ответ 4, ответ 5).
Судебная практика также подтверждает, что само по себе управление автомобилем для служебных поездок не означает, что работник начинает осуществлять трудовую функцию водителя (смотрите апелляционное определение СК по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда от 10.07.2013 по делу N 33-9894).
Вместе с тем в целях применения законодательства о безопасности дорожного движения водителем следует считать не только лицо, выполняющее трудовые обязанности по должности водителя. Водителем транспортного средства признается любое лицо, управляющее транспортным средством. Как следует из ст. 2 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения" (далее - Закон N 196-ФЗ), водитель может управлять транспортным средством в личных целях либо в качестве работника или индивидуального предпринимателя.
Таким образом, из фактических обстоятельств следует, что работа таких сотрудников в том числе связана с управлением транспортным средством, а контролирующие органы и (или) суд могут признать, что такие работники исполняют функции водителя, и привлечь работодателя, не организовавшего медицинский осмотр работников, к административной ответственности. В связи с этим рекомендуем работодателю обеспечить прохождение периодических медицинских осмотров работниками, управляющими служебными транспортными средствами, вне зависимости от того, какие должности занимают названные работники, использующие служебный автомобиль для служебных поездок.

Рекомендуем также ознакомиться с материалом:
- Вопрос: Сотрудники организации при исполнении трудовых обязанностей используют транспортные средства. В трудовую функцию работников, которым переданы транспортные средства, не входит осуществление перевозок, они не являются водителями. Использование автомобиля позволяет им и организации в целом оптимизировать расходы, снижая транспортные издержки. Должен ли проводиться предрейсовый осмотр сотрудников, пользующихся транспортными средствами, в тех случаях, когда организация (не занимающаяся транспортными перевозками) передает свои транспортные средства работникам для использования в служебных и в личных целях? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2019 г.)

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллер Оксана

Ответ прошел контроль качества

5 октября 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Ю.Ю. Лата,
автор ответа, консультант Аскон по юридическим вопросам

ВОПРОС

На балансе организации есть легковой автомобиль. Машиной пользуются по работе многие сотрудники ежедневно. Организация нетранспортная. Как в данной ситуации оформлять путевые листы, раньше оформляли один на месяц. Нужно ли предрейсовое и послерейсовое медицинское освидетельствование? Нужны ли отметки о технической исправности перед выездом? Как правильно организовать и можно ли упростить ведение путевых листов в нашей ситуации, чтобы не было претензий со стороны ГИБДД?

Оформление путевых листов обязательно, в том числе и для организаций, которые не осуществляют коммерческие перевозки (нетранспортные). Единственное исключение, позволяющее не оформлять путевой лист, ситуация, когда работник использует легковой автомобиль организации исключительно для личного перемещения (не перевозит грузы и не перемещает иных лиц) и при этом не работает в должности водителя.

Путевой лист должен оформляться на один день или на срок более одного дня, если такова продолжительность рейса.

Предрейсовые и послерейсовые медицинские освидетельствования не обязательны, при условии, что транспортным средством управляет сотрудник, который не является водителем и в трудовую функцию которого не входит управление транспортным средством.

Организация, осуществляющая перевозки для собственных нужд легковыми автомобилями, не обязана проставлять в путевом листе отметки о предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства.

Во избежание претензий со стороны контролирующих органов необходимо придерживаться норм действующего законодательства при оформлении путевых листов.

ОБОСНОВАНИЕ

П. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта": запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

Порядок оформления путевого листа на транспортное средство предусмотрен Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" (далее - Порядок). Порядок заполнения путевых листов обязателен для юридических лиц, эксплуатирующих легковые автомобили (п. 2 Порядка).

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое организацией, в частности, для осуществления перевозок грузов и пассажиров, даже если организация не занимается предпринимательской деятельностью по перевозке пассажиров и грузов (п. 9 Порядка, Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529).

Следует отметить, под перевозками для собственных нужд подразумевается перемещение лиц, кроме водителя, и (или) материальных объектов без заключения договоров перевозки или фрахтования (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения"). Это означает, что в ситуации, когда работник использует легковой автомобиль организации для служебных поездок, не работает водителем, не перевозит грузы и не перемещает иных лиц, кроме самого себя, то есть использует исключительно для передвижения, наличие путевого листа не требуется.

При осуществлении перевозок для собственных нужд путевой лист может быть выдан (п. п. 4, 10 Порядка): на один рабочий день, если водитель совершает один или несколько рейсов в течение смены (рабочего дня); на срок, соответствующий длительности рейса, если он превышает продолжительность смены (рабочего дня).

Путевой лист должен оформляться каждый раз до выезда транспортного средства в рейс с парковки с проставлением в путевом листе отметок о проведенном предрейсовом медицинском осмотре водителей, а также предрейсовом или предсменном контроле технического состояния транспортных средств (Письмо Минтранса России от 04.04.2019 N ДЗ-514-ПГ).

Из чего следует, путевой лист должен оформляться на один день или на срок более одного дня, если такова продолжительность рейса.

Что касается проведения медицинского осмотра, то согласно действующему законодательству сведения о проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя отражаются в путевом листе в случае, когда проведение медицинского осмотра обязательно. Обязательный периодический медицинский осмотр должны проходить лица, работающие водителями автомобилей, и индивидуальные предприниматели, самостоятельно управляющие автомобилем, на котором осуществляются перевозки (ч. 1 ст. 213 ТК РФ, ст. 23 Закона N 196-ФЗ). Из чего следует, что проходить указанные медицинские осмотры должны только те работники, которые работают в должности водителя.

Однако судебная практика по данному вопросу неоднозначна. Есть решения судов, поддерживающие точку зрения, что проходить медицинские осмотры должны только те работники, которые работают в должности водителя (Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 15.04.2015 N Ф10-863/2015; Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 10.07.2013 по делу N 33-9894).

Есть другая позиция, что организации все-таки необходимо проводить предрейсовые и послерейсовые медосмотры сотрудников (неводителей), чья трудовая функция или должностные обязанности предполагают управление служебным автомобилем (Постановления ФАС Дальневосточного округа от 18.03.2014 N Ф03-336/2014 по делу N А37-3185/2012, Шестого арбитражного апелляционного суда от 06.06.2013 N 06АП-5556/2012 по делу N А37-2345/2012, от 15.06.2012 N 06АП-2120/2012).

Верховный суд считает, что проведение медицинского осмотра обязательно, даже для сотрудника, который не является водителем, если в трудовые обязанности входит управление транспортным средством (Постановление Верховного Суда от 19.12.2016 N 18-АД16-173. ВС РФ).

С 21.12.2018 года предрейсовый и предсменный контроль технического состояния транспортного средства обязательны для организаций, которые осуществляют перевозки для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями (Федеральный закон от 20.12.2017 N 398-ФЗ). Т.е. если организация использует для своих нужд только легковые автомобили, проводить такой контроль и, соответственно, делать отметку в путевом листе не требуется.

Ю.Ю. Лата,
автор ответа, консультант Аскон по юридическим вопросам

Нет времени читать? Оставьте почту — пришлём ссылку на статью.

Те, кто использует автомобиль для бизнеса, должны оформлять путевые листы. Они понадобятся, чтобы доставить пиццу, перевезти людей в маршрутке или съездить на переговоры. Путевые листы помогут уменьшить налог, контролировать водителя и доказать свою правоту в случае ДТП, а ещё — избежать штрафов от ГИБДД, налоговой и Роструда. Мы расскажем, как заполнить путевой лист, и подскажем, когда можно обойтись без него.

Что такое путевой лист

Путевой лист — это документ, в котором отмечают информацию о времени работы водителя, цели поездки, потраченном топливе и состоянии автомобиля.

Путевые листы должны оформлять организации и ИП, которые:

Возят пассажиров за деньги.
Доставляют товары клиентам и перевозят грузы — свои или за деньги.
Ездят на служебной машине по работе.
Постоянно ездят на своей машине по работе.

Путевые листы не нужны, только если сотрудник компании поехал на служебном автомобиле по своим делам: на рыбалку, за грибами или в магазин. Поездка за счёт компании будет считаться доходом сотрудника. Бухгалтерия заплатит с этого дохода налог на доходы физических лиц (письмо Минфина).

Зачем нужны путевые листы

Снизить налог. Это касается бизнесменов на ОСНО и УСН 15%. Чтобы включить затраты на топливо, платные парковки и СТО в расходы, нужны данные об израсходованном топливе и подтверждающие чеки. Учёт топлива можно вести с помощью путевых листов или данных системы ГЛОНАСС (письмо Минфина). Без подтверждающих документов включить затраты на автомобиль в расходы не удастся.

Контролировать водителя. Перед и после смены в путевых листах отмечают количество израсходованного топлива и километраж. Водитель не сможет слить топливо и заехать потусить к друзьям вместо работы или «залить» 120 литров бензина в машину с баком 40 литров. Без документов ничего не докажешь, а с путевыми листами водителя легко прижучить.

Доказать, что водитель и автомобиль в порядке. Перед сменой штатный водитель обязан пройти медицинский осмотр, а автомобиль — техосмотр. Если в дороге что-то случится и люди или груз пострадают, это поможет доказать, что машина была исправной, а водитель — здоров. Если в путевом листе не будет этой информации, доказать свою правоту не удастся.

Пройти проверку ГИБДД. Это касается индивидуальных предпринимателей и компаний, которые перевозят пассажиров и чужие грузы. Они должны иметь путевые листы (ст. 6 закона 59-ФЗ). Если машина зарегистрирована на ИП или компанию, а багажник и салон забиты круассанами, инспектор наверняка поинтересуется, куда везёте, и попросит путевой лист. Но если вы забросили на заднее сидение десяток ромовых баб для кофейни, ему вряд ли удастся вас прижучить. ГИБДД не имеет права спрашивать у вас путевой лист, если вы едете по делам бизнеса на своём или служебном автомобиле, но ничего и никого не перевозите.

Что должно быть в путевом листе

Путевой лист оформляет индивидуальный предприниматель или сотрудник компании, которому это поручили. Он выписывает документ на каждый автомобиль и заверяет подписью с расшифровкой. Путевой лист нужно оформить до начала рейса, а если водитель за смену делает несколько рейсов — до начала первого.

Организации или индивидуальные предприниматели могут использовать формы путевых листов Минтранса или составить свои. Форму нужно закрепить в учётной политике. Если создаёте свои формы путевых листов, в них нужно вписать обязательные реквизиты — остальное можно добавить от себя.

Название и номер путевого листа. Например, «Путевой лист легкового автомобиля А №11».

Срок действия путевого листа. Если смена водителя не больше одного дня — дата, когда путевой лист можно использовать. Если дольше — даты начала и окончания срока.

Информация о владельце транспорта.

Для юридического лица:

Название.
Организационно-правовая форма.
Адрес.
Номер телефона и основной государственный регистрационный номер (ОГРН).

Для индивидуального предпринимателя:

ФИО.
Почтовый адрес.
Номер телефона.
ОГРН.

Информация о транспортном средстве:

Тип: легковой или грузовой автомобиль, трамвай, троллейбус, автобус.
Модель автомобиля и прицепа, если он есть.
Государственный регистрационный знак.
Показания одометра при выезде автомобиля с парковки.

Информация о водителе:

ФИО водителя. Если автомобиль используют несколько водителей, нужно оформить путевой лист на каждого.
Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра. Его должен проходить только штатный водитель. Если автомобилем управляет другой сотрудник компании или индивидуальный предприниматель, проходить медицинский осмотр не нужно (ст. 23 закона 196-ФЗ).
Брать в штат медика не обязательно — можно сотрудничать с частной клиникой на аутсорсе.

Чтобы затраты на бензин можно было включить в расходы, к путевому листу нужно приложить кассовые чеки. Если заправка находится в стороне от маршрута, у налоговой возникнут вопросы. Налоговики могут потребовать убрать топливо из расходов и доплатить налог.

Что будет нарушителям

Госорган	Нарушение	Штраф для ИП	Штраф для юрлиц	Статья закона
Трудовая инспекция	Данные в табеле учета рабочего времени и в путевом листе отличаются	1 000 — 5 000 ₽	30 000 — 50 000 ₽	ст. 5.27 КоАП РФ
	Водителю не оплатили переработанные часы	1 000 — 5 000 ₽	30 000 — 50 000 ₽	ст. 5.27 КоАП РФ
	Потраченное на мед- и техосмотры время не вошло в рабочее	1 000 — 5 000 ₽	30 000 — 50 000 ₽	ст. 5.27 КоАП РФ
	Повторное нарушение	10 000 — 20 000 ₽	50 000 — 70 000 ₽	ст. 5.27 КоАП РФ
	Автомобиль не прошёл техосмотр	2 000 — 5 000 ₽	50 000 — 80 000 ₽	ст. 5.27.1 КоАП РФ
	Водитель не прошёл медосмотр	15 000 — 25 000 ₽	110 000 — 130 000 ₽
	Повторное нарушение	30 000 — 40 000 ₽ или приостановление деятельности до 90 суток

Памятка

Организации и индивидуальные предприниматели, которые перевозят пассажиров или грузы за деньги или для своего бизнеса, должны заполнять путевые листы. Это нужно, чтобы:

снизить налог;
контролировать водителя;
доказать, что с машиной и водителем всё в порядке, если в дороге что-то случится;

Путевой лист не нужен, только если сотрудник компании или предприниматель использует служебный транспорт не по работе. Например, для поездки на рыбалку, шашлыки или за грибами.

Медосмотр перед каждой сменой должен проходить только штатный водитель, а техосмотр нужен в любом случае — неважно, кто вы: транспортная компания или ИП, который перевозит товары для своего магазина. Не обязательно брать в штат медика и слесаря — можно работать со специалистами на аутсорсе.

Путевые листы оформляет сам индивидуальный предприниматель или сотрудник компании, которому это поручил руководитель. Компания может использовать формы путевых листов Минтранса или придумать свои, но в них должны быть обязательные реквизиты. Форму нужно прописать в учётной политике и добавить образец в приложении к ней.

В организации есть работники, которые не являются водителями автомобиля по своей должности (то есть это могут быть руководители и специалисты различных подразделений), но за ними приказом по организации закреплен автотранспорт, для выполнения своих трудовых функций они используют служебный автомобиль. Им выдают путевые листы, они проходят предрейсовый и послерейсовый медосмотр.
Можно ли их допускать к управлению транспортным средством без предварительного и периодического медосмотра? Обязан ли работодатель таких работников направлять их на периодический или предварительный медосмотр?