Нужны ли путевые листы на арендованный автомобиль с экипажем

Опубликовано: 16.05.2024

Арендовать транспортные средства возможно как с экипажем, так и без него. Путевой лист необходим в обоих случаях.

Арендодатель предоставляет арендатору автомобиль за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ). Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ).

При аренде без экипажа арендатор обязан вести путевые листы, поскольку именно он фактически эксплуатирует транспортное средство и несет расходы на ГСМ. Если договором установлено, что расходы на ГСМ несет арендодатель, то арендодателю следует иметь копии путевых листов. Обмен листами может осуществляться в электронном виде, что также лучше прописать в договоре аренды.

При заполнении путевого листа в поле "Организация" проставляются об арендаторе, его наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, ОГРН (ОГРНИП). При аренде автомобиля без экипажа в путевом листе должны быть указаны сведения именно об арендаторе, так как он владеет автомобилем на праве аренды и осуществляет его эксплуатацию (см. также Письмо Минтранса России от 28.09.2018 N 03-01/21740-ИС).

Арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). При этом расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов, несет арендатор, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства с экипажем (ст. 636 ГК РФ).

Образец договора аренды транспортного средства Вы можете скачать здесь.

Нормативные правовые акты не дают точного ответа на вопрос о том, как должно распределяться бремя обязанности по заполнению путевых листов между арендодателем, являющимся собственником транспортного средства, и арендатором, временно владеющим и пользующимся транспортным средством.

Прежде всего путевые листы необходимы той организации, работники которой фактически осуществляют работы на конкретном транспортном средстве. При аренде с экипажем арендодатель является работодателем водителя и, соответственно, несет расходы на выплату ему заработной платы, поэтому именно арендодателю целесообразно оформлять путевые листы на поездки автомобиля по распоряжению арендатора (Постановления Арбитражного суда Центрального округа от 31.01.2019 N Ф10-5795/2018, Второго арбитражного апелляционного суда от 04.09.2018 N 02АП-6142/2018). Во избежание споров необходимо урегулировать порядок оформления путевых листов в договоре аренды. Если путевые листы оформляет арендодатель, то арендатору следует иметь их копии в целях подтверждения расходов на приобретение ГСМ. Обмен листами может осуществляться в электронном виде, что также лучше прописать в договоре аренды.

Кром того, при аренде автомобиля с экипажем отметку о предрейсовом медицинском осмотре должен ставить арендодатель, так как он несет ответственности за охрану его труда и здоровья своего работника-водителя.

Обязанность заполнения путевого листа при перевозке пассажиров и багажа, грузов, в частности, легковыми автомобилями предусмотрена п. 14 ст. 2, ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - Устав).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 11.09.2020 N 368 (далее – приказ № 368). Требования данного документа обязательны в том числе для организаций, эксплуатирующих легковые автомобили для собственных нужд (Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529 по делу N А33-12312/2013).

Обязательные реквизиты путевого листа (п. п. 1, 4, 5 приказа № 368):

а) наименование и номер путевого листа;

б) сведения о сроке действия путевого листа;

в) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

г) сведения о транспортном средстве, в том числе "Дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства";

д) сведения о водителе.

Проставление в путевом листе печати организации необязательно (п. 7 приказа № 368). Допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой. Путевой лист оформляется в одном экземпляре на каждое транспортное средство.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Организация (арендатор) и работник (арендодатель) заключили договор аренды транспортного средства с экипажем.
Необходимо ли работнику проходить предрейсовые медосмотры и вести путевые листы в этом случае? Каким образом организация и ее работник могут оформить использование работником личного автомобиля для служебных поездок, не прибегая к заключению с ним договора аренды транспортного средства?

Как следует из части третьей ст. 213 ТК РФ, нормами федерального законодательства для отдельных категорий работников могут устанавливаться обязательные медицинские осмотры в начале рабочего дня (смены), а также в течение и (или) в конце рабочего дня (смены). Так, в соответствии с абзацем шестым п. 1 ст. 20, п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения" (далее - Закон N 196-ФЗ) обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства (за исключением водителей, управляющих транспортными средствами, выезжающими по вызову экстренных оперативных служб), под которым понимается любое лицо, управляющее транспортным средством. Поэтому все юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие принадлежащие им транспортные средства, обязаны организовывать проведение предрейсовых медицинских осмотров лиц, управляющих принадлежащим фирме автомобилем в служебных целях, вне зависимости от их должности.
Если в трудовую функцию работника не включено управление принадлежащим организации автомобилем, то в такой ситуации организация не обязана обеспечивать прохождение им предрейсовых осмотров (вопрос-ответ 1, вопрос-ответ 2 с информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ"). Однако если автомобиль будет регулярно использоваться сотрудником для поездок при исполнении должностных обязанностей, на наш взгляд, велика вероятность того, что контролирующие органы и (или) суд могут признать, что работник исполняет функции водителя, и привлечь работодателя к административной ответственности по ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ (смотрите, например, решение Октябрьского районного суда г. Саратова Саратовской области от 22.12.2016 по делу N 12-309/2016) и ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ (смотрите решение Московского районного суда г. Чебоксары Чувашской Республики - Чувашии от 25.02.2016 по делу N 12-351/2016).
При этом отсутствие в трудовом договоре прямого упоминания об обязанности управлять транспортным средством, принадлежащим работодателю, не освобождает последнего от необходимости проводить предрейсовые осмотры, если фактически работник выполняет функции по управлению транспортным средством (смотрите постановление ВС РФ от 19.12.2016 N 18-АД16-173).
На практике использование работником личного автомобиля в служебных целях может быть оформлено как в рамках трудовых отношений, так и в рамках гражданского законодательства. В первом случае на основании ст. 188 ТК РФ с работником заключается письменное соглашение, в котором определяются размеры компенсации за использование транспортного средства и расходов, связанных с его использованием. Во втором случае организация заключает с работником договор аренды транспортного средства с экипажем или без такового.
Отметим, что само по себе заключение с работником соглашения на использование его личного автомобиля для служебных поездок (ст. 188 ТК РФ) не означает, что работник начинает осуществлять трудовую функцию водителя (смотрите, например, апелляционное определение судебной коллегии по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда от 10.07.2013 по делу N 33-9894). Соглашение об использовании личного транспортного средства в служебных целях не меняет трудовую функцию работника, оно не является дополнительным к трудовому договору, а является самостоятельным видом соглашения. Работник, заключив это соглашение, также вправе совершать служебные поездки на общественном транспорте, обязать его использовать личный автомобиль работодатель не вправе (ст. 60 ТК РФ). В ситуации использования работником личного автомобиля в служебных целях в отсутствие договорных отношений с работодателем по передаче вещных прав на него, а также в отсутствие обязанности по управлению автомобилем, по нашему мнению, требования о проведении предрейсовых медицинских осмотров на такого работника не распространяются.
К документам, подтверждающим фактическое использование транспортного средства в интересах работодателя, в письме Минфина России от 27.06.2013 N 03-04-05/24421 отнесены путевые листы (смотрите также письма Минфина РФ от 13.04.2007 N 14-05-07/6, от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, письма УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776, УФНС по г. Москве от 20.09.2005 N 20-12/66690). В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 N А66-7112/2005 также отмечается, что основанием для компенсационных выплат являются в том числе путевые листы с отметками о служебных поездках. В письме от 01.11.2013 N 03-03-06/1/46664 Минфин России, отвечая на вопрос о необходимости оформления наряду с приказом о выплате компенсации работникам также и путевых листов, высказался уже менее категорично, указав на то, что налогоплательщик самостоятельно организует налоговый учет. Поэтому ни налоговые, ни иные органы не вправе устанавливать для него обязательные формы документов налогового учета. В постановлении ФАС Центрального округа от 10.04.2006 N А48-6436/05-8 судьи сочли, что для выплаты компенсации и признания ее в качестве расходов составление путевых листов не обязательно. Аналогичная позиция изложена в постановлении ФАС Поволжского округа от 30.05.2012 N Ф06-3402/12 (смотрите также постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 14.11.2016 N 04АП-5712/16).
На наш взгляд, путевой лист является лишь одним из документов, которые могут подтверждать использование личного автомобиля в интересах работодателя*(1). Соответственно, само по себе их отсутствие не может являться обстоятельством, однозначно препятствующим признанию затрат на выплату компенсации в налоговом учете. При этом организации следует иметь в наличии иные документы, подтверждающие, в том числе косвенно, факт использования личного автомобиля в интересах работодателя. В то же время мы не можем исключить вероятности того, что налоговые органы при проверке будут руководствоваться иной точкой зрения.
По вопросу о заключении организацией с работником договора аренды транспортного средства с экипажем, по которому управлять автомобилем будет сам арендодатель, являющийся работником арендатора, отметим следующее.
Граждане и юридические лица свободны в заключении договора (п. 1 ст. 421 ГК РФ). В соответствии с положениями ст. 632 ГК РФ по договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации. При этом со стороны арендодателя могут выступать как физические лица, так и юридические лица.
Согласно п. 2 ст. 635 ГК РФ члены экипажа передаваемого в аренду транспортного средства являются работниками арендодателя и подчиняются его распоряжениям, относящимся к управлению и технической эксплуатации, а также распоряжениям арендатора, касающимся коммерческой эксплуатации транспортного средства. По нашему мнению, сама по себе указанная норма не исключает возможности для арендодателя - физического лица управлять автомобилем, переданным в аренду, в качестве члена экипажа. Вместе с тем из ст. 2 Закона N 196-ФЗ следует, что водитель, т.е. лицо, управляющее транспортным средством, может управлять транспортным средством если не в личных целях, то только в качестве работника или индивидуального предпринимателя. Однако в ситуации, описанной в вопросе, управлять транспортным средством физическое лицо будет в интересах арендатора, при этом в трудовых отношениях это лицо состоит с этой же организацией, которая является арендатором, что противоречит п. 2 ст. 635 ГК РФ. Полагаем, что управлять собственным транспортным средством в качестве члена экипажа в рамках договора аренды транспортного средства с экипажем, заключенного с организацией, арендодатель - физическое лицо, одновременно являясь работником арендатора, может только в качестве индивидуального предпринимателя. В таком случае удовлетворяются требования гражданского законодательства и законодательства об обеспечении безопасности дорожного движения на территории Российской Федерации.
Вместе с тем на практике заключение с сотрудником договора аренды транспортного средства с экипажем практикуется повсеместно*(2). Если организация решит оформить использование работником своего личного автомобиля для служебных поездок таким образом, полагаем, что отсутствие необходимости проводить в отношении работника предрейсовые осмотры организация может аргументировать тем, что в трудовую функцию работника, указанную в трудовом договоре (должностной инструкции), не входит управление транспортным средством и обязанность использовать транспортное средство в своей трудовой деятельности у работника отсутствует. Вместе с тем мы не исключаем риска возникновения претензий со стороны контролирующих органов в такой ситуации. Дело в том, что оказание услуг для организации по управлению транспортным средством по договору аренды транспортного средства с экипажем работник может производить только в нерабочее время, то есть за пределами рабочего времени. В рассматриваемом же случае предполагается, что работник будет осуществлять поездки в свое рабочее время. Это обстоятельство, наряду с другими (регулярность, однотипность маршрутов, совпадение объектов, на которые работник выезжает как работник и как исполнитель по договору аренды). Поэтому мы не исключаем, что такой договор аренды ТС с экипажем, наряду с другими обстоятельствами (регулярность, однотипность маршрутов, совпадение объектов, на которые работник выезжает как работник и как исполнитель по договору аренды) может быть переквалифицирован в соглашение о выполнении работником трудовой функции водителя (ст.11 ГК РФ).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

Ответ прошел контроль качества

18 апреля 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Обязательность оформления путевого листа на каждое транспортное средство при перевозках пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями напрямую установлена ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - УАТ РФ), а также п. 9 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (далее - Обязательные реквизиты). Однако необходимо отметить, что согласно ч. 1 ст. 1 УАТ РФ он регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, которые являются частью транспортной системы РФ. При этом под перевозчиком в целях данного Закона понимаются юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, принявшие на себя по договору перевозки пассажира, договору перевозки груза обязанность перевезти пассажира и доставить багаж, а также перевезти вверенный грузоотправителем груз в пункт назначения и выдать багаж, груз управомоченному на их получение лицу (п. 13 ст. 2 УАТ РФ). В свою очередь, нормы Обязательных реквизитов были разработаны в соответствии с положениями УАТ РФ и в связи с этим не должны иметь сферу действия более широкую, чем УАТ РФ, а призваны лишь развивать и дополнять его положения. Таким образом, толкование приведенных норм в их совокупности свидетельствует о том, что оформление путевого листа на каждое автотранспортное средство и, следовательно, его наличие у водителя организации необходимы только в тех случаях, когда перевозка осуществляется организацией в рамках оказания услуг по соответствующим договорам о перевозке грузов, пассажиров и багажа. Если же перевозка осуществляется для собственных нужд организации, то необходимость оформления и выдачи водителю путевого листа отсутствует (решение Новосибирского областного суда от 25.02.2016 по делу N 7-70/2016).
Тем не менее следует иметь в виду, что судебная практика чаще придерживается расширительного толкования положений указанных выше нормативных правовых актов. В частности, основываясь на положениях ч. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения" (далее - Закон N 196-ФЗ), обязывающих всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые осуществляют любую деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, организовывать работу водителей в соответствии с требованиями, обеспечивающими безопасность дорожного движения, суды приходят к выводу о том, что нормы УАТ РФ и Обязательных реквизитов об обязательном оформлении путевого листа при перевозке пассажиров и грузов распространяются и на те организации, которые производят такие перевозки для собственных нужд (смотрите, например, определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 N 302-КГ14-529, решение Омского областного суда от 09.02.2016 по делу N 77-80/2016).
*(2) Смотрите, например:
- Вопрос: "Организация, применяющая общую систему налогообложения, заключила с физическим лицом, не являющимся ИП, договор аренды транспортного средства с экипажем.
Можно ли расходы на содержание транспортного средства (топливо и др.) включить в арендную плату? Какие документы необходимы для подтверждения расходов организации в целях налога на прибыль? Обязательно ли оформлять путевые листы с указанием маршрута движения? Обязательна ли отметка о медицинском осмотре?" (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2017 г.);
- Вопрос: "Организация ежемесячно заправляет по топливной карте личные транспортные средства сотрудников (главный инженер, прораб, инженер по охране труда и т.д.). Сотрудники используют личный транспорт в производственных целях (несколько строительных объектов), не в рамках командировок. Организация не является автотранспортной. Использование личного транспорта в служебных целях планируется оформить договором аренды или договором безвозмездного пользования. Можно ли списать ГСМ на затраты в целях налогообложения (налог на прибыль) с учетом возможных последствий по НДФЛ и страховым взносам? Нужны ли при этом приказы, распоряжения, договоры? Какой документооборот должен быть в данной ситуации?" (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2018 г.).

Основные нормативные акты по использованию автотранспорта:

«О безопасности дорожного движения» — устанавливает правовые основы обеспечения безопасности дорожного движения на территории РФ; «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» — регулирует отношения, возникающие при оказании услуг с использованием автомобильного транспорта.

Запрещается перевозить пассажиров и багаж, грузы автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (ч. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта).

Минтранс России издал Приказы от 18.09.2008 № 152 и от 11.09.2020 № 368, которыми для разных периодов времени (до и с 01.01.2021 года) утверждал обязательные реквизиты путевых листов и порядок их заполнения:

в приказах четко сказано, что их обязаны применять в том числе и юридические лица, эксплуатирующие транспортное средство. То есть об оказании услуг по перевозке речи уже нет. Приказы фактически расширили круг лиц, обязанных применять положения Устава автомобильного транспорта.
эксплуатация любого транспортного средства организации должна оформляться путевым листом (Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 № 302-КГ14-529, Письмо Минтранса России от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС).

Путевой лист для подтверждения расходов

Вопрос 2. Нужен ли арендатору автомобиля без экипажа путевой лист для подтверждения расходов по налогу на прибыль?

По гражданскому законодательству транспортное средство можно арендовать без экипажа
(ст. 642–649 ГК РФ) и с экипажем (ст. 632–641 ГК РФ).

По договору аренды без экипажа:

арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению и технической эксплуатации;
арендатор обязан вести путевые листы, поскольку именно он эксплуатирует транспортное средство и несет расходы на ГСМ.

Путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, является фактическим доказательством использования организацией арендованного транспортного средства в ее деятельности (ст. 252, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Путевой лист — один из первичных документов, подтверждающих расходы на ГСМ в целях налогообложения прибыли (Письма Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354). При аренде его заполняют как обычно, только в поле «Организация» нужно прописать сведения о владельце машины — в данной ситуации об арендаторе:

его наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона и ОГРН (п. 5 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 и подп. 1 п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368).

Срок действия путевого листа

Вопрос 3. Можно ли оформлять путевые листы на срок более одного дня?

Вопрос о возможности оформления путевого листа на срок более одного дня начал возникать с 1 марта 2019 года, когда вступили в силу изменения в Приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152:

оформлять путевой лист разрешили на рабочий день либо на время выполнения рейса, если на перевозку необходимо затратить более одного рабочего дня.
Минтранс в Письме от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ указал, что срок действия путевого листа не регламентирован, а п. 4 Приказа так же, как и раньше, определяет срок действия, в течение которого можно использовать путевой лист.

Если путевой лист оформляется более чем на один день, прописывается дата (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого действует путевой лист.

Путевой лист можно оформить на период, превышающий один день. Главное, проставить в документе обязательные реквизиты:

показания одометра транспортного средства при выезде с парковочного места, а также при возвращении из рейса и окончании смены водителя транспортного средства;
дату и время выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;
дату и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства;
дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

С 1 января 2021 года такой вопрос уже не должен возникать. Поскольку новым Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368 предусмотрено оформление путевого листа (п. 2 и п. 9 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368):

на один день, если водитель совершает один или несколько рейсов в течение смены (рабочего дня) в пределах одного дня. В этом случае указывается дата (число, месяц, год);
на срок, соответствующий длительности рейса, если он превышает продолжительность смены (рабочего дня), либо на срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день. И тогда указываются даты (число, месяц, год) начала и окончания рейса.

Формы Госкомстата после 1 января 2020 года берите только за основу

Вопрос 4. Если компания оформляет путевые листы по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, можно ли отметку о проведении предрейсового контроля технического состояния автомобиля в таких листах проставлять дополнительно?

В Госкомстатовских бланках путевых листов не предусмотрены реквизиты для отметок о проведении предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств:

например, в отношении технического состояния машины в путевом листе легкового автомобиля есть лишь отметка «Автомобиль технически исправен» за подписью механика (Типовая межотраслевая форма № 3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78).

Но в документе должны быть дата, время и подпись с указанием фамилии и инициалов:

до 01.01.2021 года контролера с текстом: «Контроль технического состояния транспортного средства пройден» (п. 12 Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утвержденного Приказом Минтранса России от 08.08.2018 № 296, п. 16.1 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152);
с 01.01.2021 года ответственного должностного лица с текстом: «Выпуск на линию разрешен» (п. 16 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368).

Получается, использование типовых форм путевых листов влечет за собой нарушение нормативных требований.

Унифицированные формы Госкомстата можно лишь брать за основу и дополнять необходимыми реквизитами.

Компания вправе составить путевые листы в произвольной форме, но с использованием обязательных реквизитов, перечисленных в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152 или от 11.09.2020 № 368 (Письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406, от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 № 16-15/139308).

Скачайте бесплатно в разделе «Шпаргалка» в конце статьи пример оформления самостоятельно разработанного путевого листа для грузовиков на основе формы № 4-П и с учетом обязательных реквизитов Минтранса (утв. Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368).

В конце статьи есть шпаргалка

Предрейсовые медосмотры для неводителей

Вопрос 5. Если генеральный директор управляет служебным автомобилем во время поездок к контрагентам, обязан ли он проходить предрейсовый медосмотр?

Безопаснее будет провести предрейсовый медосмотр работника, управляющего автомобилем и принятого на работу не в качестве водителя, в том числе и генерального директора.

Есть разные мнения:

обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в отношении лиц, работающих в качестве водителей транспортных средств (абз. 3 п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»);
по мнению Верховного Суда РФ, если работник по должности не является водителем, но по должностной инструкции или исходя из характера работы ему приходится управлять служебным транспортным средством, то он обязан проходить предрейсовые медосмотры (Постановление от 19.12.2016 № 18-АД16-173).
противоположные мнения судов: предрейсовый медосмотр не нужен лицам, работающим в качестве водителей, в служебные обязанности которых не входят обязанности водителей (Апелляционное определение Московского городского суда от 18.09.2018 № 33а-6141/2018).

Про учет расходов на ГСМ

Вопрос 6. При выездной проверке организации налоговые инспекторы признали необоснованными расходы на ГСМ в связи с отсутствием в путевом листе конкретного маршрута автомобиля. Могут ли путевые листы без указания маршрута подтверждать расходы на приобретение ГСМ в целях исчисления налога на прибыль?

Лучше составлять путевой лист с указанием маршрута автомобиля. Это снизит риск, что при проверке налоговая исключит затраты на ГСМ из состава налоговых расходов.

Приказы Минтранса России от 18.09.2008 № 152 и от 11.09.2020 № 368 не относят к числу обязательных реквизитов информацию о пройденном маршруте транспортного средства. Однако налоговые органы считают, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в деятельности организации и, как следствие, об экономически обоснованных расходах на ГСМ (ст. 252 НК РФ, Письма Минфина России от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117 и от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129).
Судебная практика по вопросу противоречива. Некоторые суды солидарны с контролирующими органами и признают, что если в путевом листе нет информации о маршруте, то расходы на ГСМ необоснованны (Определение ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015). Другие арбитры говорят, что отсутствие в путевых листах данных о маршруте автомобиля не является основанием для отказа в подтверждении расходов на ГСМ (Постановления ФАС Московского округа от 26.08.2010 № КА-А41/9668-10 и от 20.07.2010 № КА-А40/7436-10).

Про нормы расхода топлива

Вопрос 7. Обязательны ли нормы расхода топлива, утвержденные Минтрансом, для принятия расходов по ГСМ при налогообложении?

Пункт 3 Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенных в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, все еще содержит текст, что эти нормы предназначены для расчетов по налогообложению предприятий. Но, по результатам экспертизы Минэкономразвития России, из пункта исключили упоминание о предназначении этих норм для расчетов по налогообложению предприятий (п. 4.2 Заключения Минэкономразвития России от 20.04.2012 «По итогам экспертизы на распоряжение Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»).

Вывод: организации не обязаны применять Минтрансовские Методические рекомендации. Об этом не раз говорил Минфин и признавал право, а не обязанность налогоплательщиков учитывать эти нормы (Письма от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875 и от 27.09.2018 № 03-11-11/69335).

Организации могут использовать Минтрансовские и собственные нормы расхода ГСМ — выбранный вариант должен быть прописан в учетной политике компании.

Если предприятие использует собственные нормы, то они должны быть утверждены приказом руководителя. Разработать их можно разными способами (Письма Минфина РФ от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67 и Управления ФНС России от 05.11.2015 № 08-14-03/13321). Например, на основании:

заключения научной организации, осуществляющей разработку таких норм;
данных технической документации автотранспорта;
информации, предоставленной изготовителем автомобиля;
актов контрольных замеров норм расхода топлива для конкретного автомобиля.

Способ, как заполнять путевые листы

Вопрос 8. Путевые листы можно заполнять на компьютере или только от руки?

Способ заполнения путевых листов Приказами Минтранса России от 18.09.2008 № 152 и от 11.09.2020 № 368 не установлен. Из этих документов следует:

даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляет медицинский работник, проводивший соответствующий осмотр, и заверяет их своей подписью с указанием фамилии и инициалов;
дату и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства должен проставить контролер технического состояния автотранспортных средств или ответственное за это должностное лицо, проводившие соответствующий контроль, и заверить своей подписью с указанием фамилии и инициалов.

Все отметки медика и технического контролера или ответственного за технический контроль должностного лица могут быть сделаны только от руки.

Путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, а значит, в него не могут быть заранее внесены время, километраж, показания спидометра и маршрут следования. Значит, технически невозможно, выполнив положения Приказов, заполнить эти поля путевого листа на компьютере.

Путевой лист — это обычный первичный учетный документ, который можно составить не только в момент совершения операции, но и непосредственно после ее окончания (п. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). На этом основании можно заполнять путевые листы комбинированным способом:

Довольно часто организации для решения производственных нужд принимают решение приобрести транспортное средство. Покупка автомобиля не всегда и не для всех компаний целесообразна. Нередко решение руководства сводится к аренде автомобиля в целях компании.

Рассмотрим, как правильно отражать расходы на аренду и содержание арендованного автомобиля при исчислении налога на прибыль, в каком случае возникает необходимость уплаты НДФЛ и страховых взносов.

Согласно Гражданскому кодексу существует два вида договора аренды транспортного средства: с экипажем и без (договор аренды транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации). Порядок заключения и форма договора, а также обязанности арендодателя регулируются статьями 642–649 ГК РФ.

Расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, если договором не предусмотрено иное, несет арендатор (статьи 636, 645 и 646 ГК РФ).

Чаще всего организации арендуют транспортные средства юридических или у физических лиц. В зависимости от вида арендодателя и от аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа у организации арендатора возникает различная обязанность по уплате налогов.

Транспортный налог

Следует сразу отметить, что обязанность по уплате транспортного налога закреплена в статье 357 НК РФ за лицом, на которое зарегистрировано транспортное средство.

Таким образом, исчисление и уплату транспортного налога должен осуществлять арендодатель.

Налог на прибыль

Суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе прочих расходов для исчисления налога на прибыль, если:

арендованный автомобиль используется для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг,
при условии соответствия всем критериям, предусмотренным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

В целях налогообложения прибыли расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, такие, как мойка, покупка запчастей, ГСМ, компания имеет право также включать в расходы (подп. 11 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Вышеуказанные расходы должны быть документально подтверждены и оправданы в соответствии с требованиями законодательства.

В частности, для подтверждения расходов на ГСМ в целях исчисления налога на прибыль, необходимо оформление путевых листов. Кроме подтверждения расходов на ГСМ, данный документ подтверждает в целом экономическую обоснованность и производственную направленность расходов, связанных с использованием транспортного средства.

Таблица 1. Расходы на аренду и обслуживание транспортного средства

Вид расхода

Вид расхода в НУ

Ссылка на законодательство

Расходы на аренду

пп.10 п.1 ст.264 НК

Услуги по управлению автомобилем

Страховые взносы на услуги по управлению

пп.1 п.1 ст.264 НК

Текущий и капитальный ремонт

Расходы на ремонт основных средств*

пп. 1 и 2 ст. 260 НК*

Расходы на содержание

пп. 11 п. 1 ст. 264 НК

Материальные расходы** или

пп. 5 п. 1 ст. 254 НК**

пп. 11 п. 1 ст. 264 НК***

Страхование (ОСАГО, КАСКО)

Расходы на обязательное и добровольное имущественное страхование

пп. 1 п. 1 ст. 263 НК

* если обязанность возложена на арендатора,

** для производственной деятельности,

*** для нужд управления.

Первичные документы

Как было сказано выше, для отражения расходов в налоговом учете необходимо оформлять документы в соответствии с требованиями законодательства.

Расходы на аренду, если иное не предусмотрено договором, можно отражать на основании только договора. Также может быть предусмотрено составление ежемесячного акта на аренду транспортным средством.

Расходы на услуги управления транспортным средством могут быть приняты в налоговом учете на основании оформленных актов на услуги по управлению, составленных согласно требованиям законодательства.

Расходы на ГСМ для налогового учета подтверждаются корректно заполненными путевыми листами.

Рассмотрим подробнее требования к оформлению данного документа и изменений в его форме, вступивших в силу в 2017 году.

Унифицированная форма документа утверждена Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Данная форма предусмотрена для автотранспортных организаций. Если компания таковой не является, то она может руководствоваться в качестве основы данной формой документа и разработать собственную форму путевого листа. Если организация примет решение составлять документ по самостоятельно разработанной форме, то необходимо закрепить данную форму в учетной политике и проверить соответствие документа требованиям 402-ФЗ к реквизитам первичного документа.

В 2017 году вступили в силу Приказы Минтранса (от 18.01.2017 № 17, от 07.11.2017 № 476), которыми были внесены некоторые изменения в порядок оформления данного документа. Напомним, что порядок заполнения путевых листов закреплен в Приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Путевой лист должен обязательно содержать следующую информацию и реквизиты (утверждены разделом II приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152):

наименование и номер путевого листа;
сведения о сроке его действия;
сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
сведения о транспортном средстве;
сведения о водителе;
отметка о предрейсовом контроле технического состояния автомобиля (приказ Минтранса РФ от 18 января 2017 г. № 17);
показания одометра при выезде и при заезде;
дата и время выезда и заезда в гараж;
подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время;
Ф.И.О. водителя;
дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя;
штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводит медосмотр.

С 15 декабря 2017 в путевом листе обязательно должна содержаться информация об ОГРН или ОГРИП (в случае ИП) собственника транспортного средства.

Еще одно дополнение — в поле «Сведения о транспортном средстве» появился новый обязательный реквизит. В данном поле необходимо заполнять день (число, месяц, год) и время (часы, минуты), когда был проведен предрейсовый контроль технического состояния автомобиля. Данное поле заполняется, если такой предрейсовый контроль предусмотрен законодательством.

Путевой лист теперь не обязан содержать печать (штамп) организации или ИП.

Важное внимание следует уделить информации о маршруте поездок. Несмотря на отсутствие данного требования в Приказе Минтранса, налоговые органы настаивают на наличии полной информации о маршруте поездок. Формулировка маршрута должна указывать на производственный характер (например, поездка в налоговую инспекцию, на переговоры к заказчику).

Величина расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли не ограничена налоговым законодательством. Нормированию подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (подп.11 п.1 ст.264 НК РФ).

При проверке обоснованности затрат налоговые органы руководствуются Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В случае значительного превышения фактических расходов над указанными нормами налоговыми органами может быть подвергнута сомнению их экономическая обоснованность.

Несмотря на это, организация, учитывая специфику своей деятельности, вправе использовать самостоятельно разработанные нормы, исходя из соответствующей технической документации (с учетом норм, установленных Минтрансом России, или с учетом данных, содержащихся в документах завода — изготовителя автомобиля). Минфин в своих разъяснениях (например, письма от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875) разрешает организациям, которые не являются автотранспортными, не придерживаться норм Минтранса, а разрабатывать свои нормы.

Если организация не является автотранспортной, необходимо закрепить разработанную норму расхода топлива приказом руководителя организации.

Если организация или ИП оказывает транспортные услуги, то они должны вести журнал регистрации путевых листов, который также иногда называют реестром путевых листов (п. 1 ст. 1, п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, п. 17 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

НДФЛ и страховые взносы

Если организация арендует автомобиль у физического лица, то также, как и в случае с юридическим лицом, необходимо заключить договор аренды транспортного средства. В договоре должна содержаться исчерпывающая информация об автомобиле, чтобы можно было точно определить, какое транспортное средство взято в аренду. Так обязательно следует указать марку автомобиля, год выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Сведения должны соответствовать паспорту транспортного средства или свидетельства о регистрации.

Доходы, получаемые физическим лицом от сдачи имущества в аренду, а также от оказания услуг являются объектом налогообложения НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ).

Организация, в данном случае оплачивающая услуги аренды, выступает налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). В зависимости от того является физическое лицо резидентом Российской Федерации или нет, ставка налога будет 13% или 30% соответственно.

НДФЛ с арендной платы удерживается при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК). Дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода — из кассы или на банковский счет (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Налог должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.

В зависимости от того оформлен договор аренды с экипажем или без него, будет возникать необходимость исчисления и уплаты страховых взносов.

Если заключен договор аренды без экипажа, то арендная плата, выплачиваемая физическому лицу по договору аренды имущества, страховыми взносами не облагается.

В договоре необходимо разделить стоимость аренды и стоимость услуг управления,
Как было сказано выше, услуги аренды не являются объектом обложения страховых взносов, но услуги управления облагаются страховыми взносами в ПФР и ФФОМС, так как относятся к выплатам физическому лицу по договору гражданско-правового характера, предметом которого является оказание услуг,
Страховые взносы в ФСС в части страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний уплачиваются в том случае, если это предусмотрено в самом договоре аренды транспортного средства с экипажем (п.1 ст.20.1 закона № 125-ФЗ).

Если в договоре отсутствует разделение сумм аренды и оказания услуг управления, то высока вероятность того, что проверяющие начислят взносы со всей суммы арендной платы. В таком случае свои интересы придется отстаивать в суде.

Бухгалтерский учет

Передача транспортного средства от арендодателя к арендатору оформляется актом приемки-передачи основных средств.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н арендованный автомобиль учитывается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре аренды.

По окончании срока действия договора имущество списывается с забалансового счета арендатора.

Согласно ПБУ 10/99, в случае использования арендованного имущества для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг, суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности. Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления. Таким образом, арендатор отражает арендную плату в бухгалтерском учете в том периоде, к которому она относится.

Арендная плата списывается в зависимости от того, в какой деятельности используется автомобиль. Возможные бухгалтерские проводки при аренде транспортного средства у физического и юридического лица приведены в Таблице 2.

Обратим внимание, что если аренда у физического лица предполагает аренду у сотрудника организации, то в качестве счета расчетов с арендодателем будет использоваться счет 73, в случае аренды у физического лица — ИП или у юридического лица будет использоваться счет 76.

В данной статье мы рассмотрим вопрос, нужен ли путевой лист для арендованного автомобиля. Далеко не всегда компании, занимающиеся перевозкой грузов или пассажиров, а также организации, которые предоставляют своим сотрудникам служебный транспорт, имеют собственный автопарк. Зачастую предприниматели используют привлеченный транспорт. Как быть в такой ситуации, расскажет наш материал.

Зачем нужен путевой лист

Путевой лист является первичным бухгалтерским документом и необходим для бухгалтерской отчетности в части подтверждения расходов на топливо, учета отработанных водителем часов, начисления амортизации машин по пробегу и времени использования. А также для подтверждения по запросу сотрудника ДПС, что водитель в данный момент едет не по частным делам, а находится при исполнении трудовых обязанностей.

За отсутствие такого документа предусмотрен штраф в размере 500 рублей или предупреждение инспектора (ст. 12.3 КоАП РФ).

Путевые листы обычно выписывают или специальные сотрудники отдела логистики (диспетчеры), или сотрудники отдела бухгалтерии. Бланки путевых листов существуют для каждого вида транспорта в зависимости от габарита и функции и продаются в канцелярских магазинах. Можно также установить специализированную программу, которая предназначена для отслеживания движения и печати бланков путевых листов.

Если автомобиль арендован

Самые распространенные варианты замены собственному транспорту:

Покупка готовой услуги по перевозке.
Аренда машины с выполнением работ своими силами.
Аренда машины с экипажем для выполнения работ.

Представим ситуацию, что у вас нет своих машин и вы берете автомобиль или автотехнику в аренду. Кто при этом оплачивает расходы на ГСМ? Вы сами. Нужно ли учитывать трудочасы водителя на арендованном авто? Несомненно. На ком лежит ответственность, если водитель не сможет представить сотруднику ГИБДД путевой лист? На компании, которая использует в данный момент автомобиль. Соответственно, нужны ли путевые листы на арендованный автомобиль? Очевидно, да.

Теперь рассмотрим ситуацию, когда вы арендуете автомобиль с экипажем. В этом случае, тем не менее, опять же возникает необходимость учета и списания затрат на топливо и расходные материалы для машины. Учесть и списать их нет другого способа, кроме как составить путевой лист. Доказать при необходимости, что водитель находится за рулем по служебным делам, можно тоже только с помощью этого документа.

Основное отличие от предыдущего варианта – в этой ситуации учет и оплата рабочего времени водителей производятся силами компании-арендодателя, поскольку у вас нет с ними трудовых отношений. Каким образом будет производиться этот учет, обычно подробно прописывается в договоре. Возможно, арендодатель потребует копии путевых листов или будет снимать показания спутниковых систем слежения.

Данные принципы взаимодействия применимы вне зависимости от того, идет ли речь об аренде грузового автомобиля или легкового. Возможна ситуация, когда работодатель пользуется услугами частного лица (своего сотрудника, например) для передвижения по служебным делам и перевозки на его личном автомобиле.

В этом случае возможно компенсировать затраты сотрудника на заправку машины соответствующими премиями. Но тогда законодательство расценит их как обычную зарплату, и придется заплатить страховые взносы и налог 13%. Чтобы этого избежать, можно заключить договор аренды между юридическим и физическим лицом, выдавать путевые листы на арендованные у сотрудников авто на каждую рабочую поездку и учитывать ГСМ при уменьшении налоговой базы.

Как правильно заполнить путевой лист на арендованный автомобиль

Порядок заполнения путевого листа арендованного автомобиля и автомобиля, находящегося на балансе организации, практически не различается. Подробную инструкцию приводит Приказ Минтранса России № 152.

Есть один небольшой нюанс, если вы арендуете автомобиль с экипажем: в этом случае штамп о предрейсовом и послерейсовом медицинском осмотре должна ставить компания-арендодатель, так как фактически водитель является не вашим сотрудником. Соответственно, вы не несете ответственность за охрану его труда и здоровья. Способ обмена документами прописывается в договоре аренды или приложениях к нему.

В остальном путевой лист заполняется как обычно. Предлагаем образец заполнения путевого листа на легковой автомобиль. А также образец заполнения для грузового транспорта. Удобнее всего использовать унифицированные формы путевых листов, в зависимости от типа транспорта и его функций, утвержденные Постановлением Госкомстата № 78. Они не навязываются законодательно, однако эти формы наиболее полные и заполнять их проще, чем выдумывать собственные бланки.

Обратите особое внимание на то, что не все формы бланков путевых листов имеют указанное место для штампа медицинского осмотра. Но это не означает, что его проставлять не обязательно. Статья 23 Закона № 196-ФЗ обязывает иметь такую отметку в путевом листе.

Читайте также: