Нужны ли путевые листы при компенсации за использование личного авто

Опубликовано: 13.05.2024

Работа некоторых сотрудников автономных учреждений связана со служебными поездками. Статьей 188 Трудового кодекса РФ установлена обязанность работодателя компенсировать работнику затраты, понесенные последним при использовании личного имущества, в том числе автомобиля. В каком размере следует выплатить данную компенсацию? Как отразить ее в бухгалтерском и налоговом учете? На эти и другие вопросы мы дадим ответы в статье.

Как было сказано выше, Трудовой кодекс налагает на работодателя обязанность компенсировать расходы, понесенные работником. Статьей 188 ТК РФ предусмотрено, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. На практике всегда возникает вопрос, как оформить данную выплату и из чего следует исходить, чтобы определить сумму компенсации.

Документы – основания для выплаты компенсации

Следовательно, для обоснования расходов по выплате денежной компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях нужны:

– технический паспорт на легковой автомобиль и свидетельство о регистрации транспортного средства (для удостоверения права собственности на автомобиль);

– соглашение между работником и организацией, заключенное к трудовому договору;

– приказ руководителя о выплате компенсации;

– должностная инструкция работника, подтверждающая разъездной характер работы и его производственную необходимость.

1) в размерах компенсации, установленных законодательством согласно ст. 188 ТК РФ, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов;

2) компенсация выплачивается один раз в месяц и не зависит от количества календарных дней в месяце;

3) за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, временная нетрудоспособность и др.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Путевой лист: выдавать или нет?

Однако анализируя постановления арбитражных судов, отметим, что данное требование, выдвигаемое Минфином и ФНС, необоснованно. Согласно Указаниям по применению и заполнению формы 3 «Путевой лист легкового автомобиля», приведенным в вышеназванном постановлении Госкомстата, она является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта организации и основанием для начисления заработной платы водителю.

Размер выплаты: нормирован или нет?

Предельные нормы компенсации в месяц, руб.

Предельные нормы компенсации*
в месяц, руб.

Как отразить в бухгалтерском учете?

Страховые взносы. Начислять или нет?

Следовательно, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного автомобиля, не подлежит обложению страховыми взносами как на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, так и на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер работы, служебные цели и другие) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

Следует ли удержать НДФЛ с компенсации?

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах установленных законом норм), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в интересах работодателя и не предусматривает порядок их установления, для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями Трудового кодекса. Как уже было отмечено выше, ст. 188 ТК РФ установлено, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Как учесть расходы при исчислении налога на прибыль?

На основании п. 1 ст. 252 НК РФ расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Следовательно, расходы в виде выплаты работникам компенсации за использование личного транспорта могут быть учтены в целях исчисления налога на прибыль только в тех случаях, когда работа связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями и в пределах законодательно установленных норм.

На основании пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ (при использовании метода начисления) расходы в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей признаются для целей налогообложения прибыли на дату перечисления денежных средств с расчетного счета (выплаты из кассы) организации. Аналогично такие расходы признаются и при использовании кассового метода (п. 2 ст. 273 НК РФ).

Согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Но учесть для целей налогообложения можно будет только определенную сумму.

В соответствии с п.п. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, для целей налогообложения прибыли относятся расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.

П. 1 постановления Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 92 установлены следующие нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:

легковые автомобили с рабочим объемом двигателя

Минфин на протяжении длительного времени подчеркивает, что в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт).

Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов (письмо от 16.05.2005 г. № 03-03-01-02/140).

В письме от 23.09.2013 г. № 03-03-06/1/39239 финансовое ведомство повторило, что поскольку в размерах указанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт), стоимость горюче-смазочных материалов, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автотранспорт в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов.

То есть помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях.

Аналогично рассуждают и представители налоговых органов (письмо УФНС по г. Москве от 13.01.2012 г. № 20-15/001797@).

На основании п. 1 ст. 252 НК РФ расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Минфин всегда утверждал, что для документального подтверждения расходов на выплаты компенсаций обязательно оформлять путевые листы.

Однако суды правомерно указывают, что оформление путевых листов при использовании личных автомобилей действующим законодательством не предусмотрено, и поэтому отклоняют доводы налогового органа о необходимости ведения учета служебных поездок и оформления путевых листов (постановление ФАС Московского округа от 19.12.2011 г. № А40-152815/10-116-694).

Обязательного условия ведения путевых листов для учета в целях налогообложения сумм компенсаций не предусмотрено.

Письма Минфина РФ и ФНС РФ к актам законодательства о налогах и сборах не относятся.

Поскольку в актах законодательства о налогах и сборах указанный вопрос должным органом не регламентирован, суды обоснованно применяют п. 7 ст. 3 НК РФ, согласно которому все сомнения в актах законодательства о налогах и сборах подлежат истолкованию в пользу налогоплательщика (постановление ФАС Поволжского округа от 30.05.2012 г. № А12-15477/2011).

В последнем письме на данную тему Минфин РФ вновь сообщает, что путевые листы, содержащие обязательные реквизиты и заполненные в порядке, утвержденном приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 г. № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», налогоплательщики вправе использовать для подтверждения расходов по использованию личного транспорта в служебных целях, компенсируемых организацией, которые могут приниматься в целях налогообложения прибыли организаций (письмо от 23.09.2013 г. № 03-03-06/1/39406).

Если работник вынужден пользоваться собственным автотранспортом в служебных целях, то ему положена выплата компенсации. Этот пункт отмечен в статье 188 ТК РФ. Сотрудник имеет возможность использовать собственный автомобиль по договоренности с руководителем предприятия. Компенсация предоставляется даже за единичное пользование транспортом в должностных целях.

В Трудовом кодексе указывается, на что конкретно идет компенсация:

амортизацию автотранспорта;
оплату затрат на ГСМ (бензин, топливо);
техобслуживание.

Вопрос: Как отражается в учете выплата компенсации за использование в служебных целях личного легкового автомобиля работника? В соответствии с трудовым договором организация ежемесячно выплачивает работнику компенсацию за использование личного автомобиля работника в служебных целях. Размер компенсации определяется исходя из сумм ежемесячного износа автомобиля (1 100 руб.) и эксплуатационных расходов (в том числе расходы на ГСМ). Возмещение фактически произведенных за месяц эксплуатационных расходов производится в сумме, документально подтвержденной работником и утвержденной руководителем организации. В текущем месяце общая сумма компенсации, подлежащая выплате работнику, составляет 9 000 руб. Выплата компенсации производится в следующем месяце на банковский счет работника. Автомобиль объемом двигателя 2 000 куб. см используется для управленческих нужд организации. В целях исчисления налога на прибыль доходы и расходы признаются методом начисления. Организация составляет промежуточную бухгалтерскую отчетность на конец каждого календарного месяца. Посмотреть ответ

Соглашение о покрытии расходов

В соглашении между руководителем и сотрудником должна отражаться информация:

о марке транспорта работника, годе выпуска;
о сумме компенсации, приведенных расчетах, сроках по выплатам.

Вопрос: Для оформления компенсации при использовании работником личного автомобиля в интересах работодателя достаточно приказа на выплату или надо оформлять дополнительное соглашение с работником? Посмотреть ответ

Часть предприятий издает указ о выплате компенсации. Если в нем присутствует подпись работника, то в суде документацию приравнивают к соглашению. Однако рекомендуется составить именно соглашение, чтобы не инициировать ненужные споры.

В соглашении между руководителем и подчиненным есть возможность указать 2 вида компенсации одновременно: и на ГСМ-расходы, и на износ автотранспорта. В законодательстве не прописаны конкретные суммы, поэтому мера возмещения затрат за пользование собственным автомобилем устанавливается в каждой организации.

Существует ли срок выплаты компенсации за использование личного автомобиля работнику?

Контролирующие органы РФ для верного расчета налогов предлагают учитывать степень износа автомобиля и время его эксплуатации. Необходимо использовать простые расчеты, отображаемые в соглашении:

Сумма выделяемых средств равна сумме амортизации транспорта. Расчеты ведутся в текущем периоде.
Вести расчеты, исходя из стоимости 1 км автопробега по должностным обязанностям. Расценки можно заимствовать у такси.

Вопрос: Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации за использование в служебных целях личного автомобиля, собственником которого работник не является (п. 1 ст. 217 НК РФ (до 31.12.2019 включительно — п. 3 ст. 217 НК РФ))? Посмотреть ответ

Отражение удержания за ГСМ в 1С

Настройка нового вида удержания

Настройка нового вида удержания производится из раздела Зарплата и кадры — Справочники и настройки — Настройки зарплаты — Расчет зарплаты – Удержания.

Поле Категория удержания не заполняется, так как для вида удержания Удержание за ГСМ в списке отсутствует подходящая категория.

Удержание за ГСМ из заработной платы

Для отражения удержания из заработной платы необходимо в документе Начисление зарплаты, раздел Зарплата и кадры – Зарплата – Все начисления на вкладке Удержания выбрать сотрудника, указать вид удержания и сумму, подлежащую удержанию.

Проводки по документу:

Как видим, при проведении документа данный вид удержания проводок не формирует. Для отражения суммы, удержанной за ГСМ, в бухгалтерском учете необходимо создать документ Операция, введенная вручную. Раздел Операции — Бухгалтерский учет — Операции, введенные вручную.

В 1С виды удержаний, не имеющие категории, не формируют проводок в документе Начисление зарплаты. Однако, отражение удержания в документе Начисление зарплаты нужно для заполнения «зарплатных» документов: Расчетной ведомости, Расчетного листка, Ведомостей на выплату зарплаты.

Формирование Расчетного листка

Сумма, удержанная за ГСМ, уменьшает сумму к выплате сотруднику и отражается в Расчетном листке. Раздел Зарплата и кадры — Зарплата — Отчеты по зарплате — Расчетный листок.

Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Налоговый учет

Письмо Министерства Финансов от 20 апреля 2015 г., №03-04-06/22274 и указ Минтруда от 27 июля 2021 г., №17-3/В-291 указывают, что компенсация за пользование личным имуществом в служебных целях не облагается налогом на доходы физлиц (НДФЛ).

Страховые взносы также не облагаются налогом в размере, согласованным с руководителем предприятия, и не упоминаются в справке о доходах.

Документы для оформления компенсации

Для доказательства того факта, что сотрудник не получает доход от использования собственного авто, нужно собрать документы:

Между руководителем и подчиненным заключается соглашение, которое дополняет действующий ТД. Если использование собственного имущества в должностных целях оговаривается на собеседовании, то этот пункт вписывается в договор.
Копия документа о регистрации транспорта. Она необходима для доказательства прав на авто, т. к. возмещение расходов полагается за пользование собственным имуществом. Мнения контролирующих органов о возмещении затрат на транспорт, управляемый на основании доверенности, разделилось. Существуют записи, которые как разрешают данную выплату, так и запрещают ее.
Документы для учета рабочих поездок. Путевые и маршрутные листы оформляются при условии компенсации, которая перечисляется с учетом служебного пробега.
Если компенсация предоставляется по фиксированной ставке, то документация оформляется любым удобным способом: маршрутные листы, журнал учета командировок.

Важно! Если для учета выплат используется собственная форма, то в нее необходимо включать реквизиты первичной документации. Форма должна соответствовать политике предприятия.

Документальное оформление

Любые расходы должны быть документально подтверждены, только тогда они смогут уменьшить налогооблагаемую базу. Это правило действует и в отношении возмещения расходов работника в связи с эксплуатацией личного автомобиля.

Для возмещения ГСМ необходимы следующие документы:

Подтверждение права собственности работника на автомобиль (Свидетельство о регисорации ТС).
Приказ о возмещении расходов.
Дополнительное соглашение к трудовому договору, устанавливающее размер возмещения.
Подтверждение служебного характера поездок.
Экономически обоснованный расчет возмещения за расход ГСМ.
Документы, подтверждающие произведенные издержки (чеки, товарные и ККМ).

Образец приказа

Образец дополнительного соглашения

Пункты 5 и 6 подтверждаются заполненным путевым листом, в котором указывается как маршрут поездки, так и показания спидометра, по которому можно рассчитать километраж и определить количество бензина, необходимое для поездки.

Если форма путевого листа, разработанная Госкомстатом, окажется сложной в заполнении, следует разработать и утвердить свой отчетный документ о поездках. В отчете должно быть указано время выезда и возвращения, дата и цель поездки, адрес места назначения.

Подробно о заполнении путевого листа рассказано в нашей статье на сайте.

Компенсация за использование собственного авто

Ст. 272 НК РФ, п. 7 гласит: компенсация денежных средств за пользование собственным автотранспортом по служебным нуждам отображается в расходах на дату выплаты. При оплате налога на прибыль следует руководствоваться нормативами, указанными в Постановлении Правительства РФ, 08. 02. 02, №92:

Если объем двигателя легкового транспорта сотрудника 2000 куб. см, то размер компенсации не может превышать утвержденную норму, а именно 1200 рублей.
Если двигатель объемом выше 2000 куб. см, то предоставляется выплата 1500 рублей.

Ограничения на размер компенсации за использование грузового транспорта в должностных целях не утверждаются на законодательном уровне. Категория автотранспорта отмечена в ТС или ПТС. Чтобы учесть компенсации для налога на прибыль, нужно собрать ту же документацию, что и для НДФЛ.

Аренда авто в служебных целях

Утвержденная сумма возмещения денежных средств за пользование автомобилем по служебным нуждам очень мала. Поэтому если в должностные обязанности входят постоянные разъезды, стоит заключить договор аренды. За арендованный транспорт служащему также полагается компенсация. Авто можно взять в аренду вместе с сотрудником. При аренде автомобиля без сотрудника ответственным лицом назначается уполномоченное лицо организации.

Для работодателя на УСН преимущество заключается в уменьшении налоговой базы (согласно ст. 346 НК РФ, п.1). Расходы на содержание транспорта несет работодатель и может включать их в статью расходов.

В обеих ситуациях необходимо:

Заключить договор аренды.
Установить сумму компенсационных ежемесячных платежей.
Передать транспорт по акту.

Важно! Ежемесячные платежи аренды работодатель включает в доход своего сотрудника. Компенсация облагается НДФЛ по ставке 13% (по статье 226 НК РФ п.1, ст. 224 п.1). Страховые взносы платить не придется.

Бухгалтерский учет компенсации

Возмещение денежных средств отображается в статье затрат на дату перевода компенсации. Расходы списываются на те же счета, что и зарплата сотрудника. (Счет 44 — Расходы на продажу, счет 20 — Основное производство, счет 26 — Общехозяйственные расходы).

Когда дата перевода денежных средств не совпадает с ее фактической выплатой, возникает разница во времени. Рекомендуется осуществлять выплаты сотруднику в месяце их начисления. Если в налоговом и бухучете фигурируют разные суммы, то организации, регулярно имеющей разницу в отчете, начисляются увеличенные платежи по налогу на прибыль в текущем периоде, согласно Приказу Минфина РФ №114, ред. 24.12.2010.

Пример. Компенсация сотруднику предприятия

ООО «Ибис» перечислило 23.07.2017 г. на зарплатную карту работника компенсацию за пользование собственным авто в размере 4000 рублей за июль 2021 г. Для отражения налога на прибыль выплата предоставлена по нормативу — 1500 рублей, т.к. объем двигателя личного транспорта выше 2000 куб.см. В бухучете будут отражены проводки:

Наименование операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Начислена выплата служащему	73	51	4000
Компенсация отражена в расходах	44	73	4000
Налоговое обязательство: (4000 — 1500) х 20%	99	68	500

Недостатки компенсации по фиксированной ставке

Единый размер выплат целесообразно устанавливать для служащих, чья деятельность связана с регулярными служебными поездками. Если сотрудник пользуется автомобилем несколько дней в месяц, а его компенсация неизменна, то могут возникнуть недопонимания с контролирующими органами.

Если для сотрудника утверждено фиксированное возмещение затрат — 3000 рублей в месяц, а из 21 рабочего дня маршрутные листы составлены лишь на 17, то сумма выплаты, не облагаемая НДФЛ, рассчитывается: 3000 руб. / 20 х 17 = 2550 рублей. Так считают одни представители контролирующих органов. Однако другая сторона утверждает, что сумму компенсации необходимо выплачивать независимо от фактического количества дней пользования автомобилем.

Поэтому возмещение затрат по фиксированной ставке рекомендуется предоставлять сотрудникам, использующим автотранспорт в должностных целях регулярно. В иных ситуациях лучше оформлять выплаты с помощью путевых листов и иных документов.

Когда предприятие не располагает средствами для предоставления сотрудникам арендованных или приобретенных служебных автомобилей, для совершения рабочих поездок они вынуждены использовать личный транспорт. В этих условиях организации обязаны ежемесячно компенсировать все затраты, понесенные трудящимися в ходе эксплуатации личных машин в служебных целях.

Когда сотруднику положена компенсация за использование личного автомобиля

Регламент расчета и начисления компенсации за использование личного автомобиля должен быть зафиксирован в организации документально. Он может издаваться в качестве дополнения к трудовым договорам, прописываться в должностных инструкциях и т.д.

Если автомобиль сотрудника используется им, чтобы добираться до работы, затраты не подлежат возмещению. Исключения составляют моменты, когда в ходе таких поездок работник доставляет товары, работает в таксопарке или же развозит по домам сотрудников предприятия.

Основания для выплаты компенсации

Основаниями для возмещения затрат за использование транспорта работника в служебных целях могут являться следующие документы:

Приложение или допсоглашение к трудовому контракту. В таком случае возврат начисляется, когда работа гражданина носит разъездной характер. Транспортное средство работника используется только им.
Соглашение аренды авто, согласно которому личная машина работника передается во временное пользование организации. При этом работодатель становится ответственным за оформление страховки, проведение ремонтных и обслуживающих работ, оплату транспортных расходов и т.д.
Договор об использовании личного автомобиля в служебных целях, подразумевающий оказание компании транспортных услуг. Такой документ носит гражданско-правовой характер, в нем прописываются сроки начисления денежных сумм и точный размер компенсации.

При наличии документа, регламентирующего обязанность компании по возмещению транспортных расходов гражданину, денежные средства начисляются на основании приказа о выплате компенсации, издаваемого руководителем.

Правила оформления компенсации

Денежное возмещение за расходы, понесенные владельцем ТС в процессе его эксплуатации в служебных целях, требует документального оформления:

Соглашение, в котором прописываются особенности будущего использования машины. Приводится подробное описание транспорта: марка и модель, государственный регистрационный номер, тип, год производства. Также в договоре фиксируется сумма компенсации или алгоритм ее расчета, порядок оплаты.
Личные документы, подтверждающие наличие прав собственности на ТС: копия техпаспорта и договора страхования ОСАГО.

Сумма компенсации определяется исходя из затрат, указанных в путевых листах. К ним прикладываются документы, подтверждающие расходование личных денежных средств гражданина на обслуживание машины в рабочее время.

Какие расходы подлежат возмещению

Обязательной оплате подлежат:

текущий ремонт машины (оплачиваются только процедуры, которые потребовались во время использования ТС организацией);
плановое и внеплановое техническое обслуживание;
амортизация ТС;
стоимость парковочных мест; .

Если ТС берется организацией в аренду, то дополнительно оплачивается:

стоимость полиса страхования ОСАГО;
траты на содержание автомобиля;
оплата нанесенного вреда третьим сторонам, например, при дорожно-транспортных происшествиях.

ВАЖНО! Если работник не предоставил чеки или квитанции с автозаправочной станции, то производится списание ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях без возмещения их стоимости.

Указанные траты являются обязательным к оплате. Перечень может дополняться соответствующими пунктами договора, оформляемого между владельцем авто и предприятием, по обоюдному согласию.

Порядок расчета и размер выплаты

Законодательство не ограничивает работодателей в вопросе определения максимальной суммы возврата использования личных автомобилей сотрудников для рабочих нужд. Минимальные же значения таковы:

легковой транспорт с объемом двигателя до 2000 куб. см – 1,2 тыс. руб.;
легковой транспорт с объемом двигателя свыше 2000 куб. см – 1,5 тыс. руб.;
мотоциклетный транспорт – 0,6 тыс. руб.

Все затраты на обслуживание машин, их ремонт, технический осмотр и т.д. оплачиваются полностью.

Пример расчета

Оплате подлежат только фактически отработанные сотрудником дни. Соответственно, период его отсутствия исключается. Сумма рассчитывается по следующим условиям:

установленный договором размер начисления – 6 тыс. руб. ежемесячно;
месяцы, за которые начисляется выплата – апрель и май;
в течение оплачиваемого периода работник оформлял больничный – 16 суток временной нетрудоспособности.

Таким образом, размер помощи за два месяца будет составлять:

Таким образом, перевод денежных средств за использование собственного автомобиля в рабочих целях за отработанные дни будет равен 7317 рублей.

Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации

Описываемая помощь не подлежит обложению подоходным налогом. Она выплачивается работнику в полном размере без каких-либо удержаний. Помимо НДФЛ, с этой суммы также не уплачиваются взносы в Пенсионный фонд, на обязательное медицинское страхование и в ФСС.

Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.

В Трудовом кодексе указывается, на что конкретно идет компенсация:

амортизацию автотранспорта;
оплату затрат на ГСМ (бензин, топливо);
техобслуживание.

Соглашение о покрытии расходов

В соглашении между руководителем и сотрудником должна отражаться информация:

о марке транспорта работника, годе выпуска;
о сумме компенсации, приведенных расчетах, сроках по выплатам.

Существует ли срок выплаты компенсации за использование личного автомобиля работнику?

Сумма выделяемых средств равна сумме амортизации транспорта. Расчеты ведутся в текущем периоде.
Вести расчеты, исходя из стоимости 1 км автопробега по должностным обязанностям. Расценки можно заимствовать у такси.