Перерасход топлива по путевому листу что делать

Опубликовано: 17.05.2024

Путевой лист – проверенный временем и учетной практикой документ. Он позволяет учитывать расход транспортными средствами ГСМ, проводить списание, обосновывать включение затрат на ГСМ в налоговом и бухгалтерском учете. По данным путевых листов рассчитывается объем потребляемого автомобилями топлива, а зная его стоимость, можно определить и показатель затрат на ГСМ. Каков порядок использования путевых листов в учете и расчетов по ним, какова нормативная база списания – этим вопросам посвящена наша статья. Кроме того, на примере будет показано, как списать ГСМ бухгалтеру по данным путевых листов.

Что представляет собой путевой лист

Списание топлива, как и других видов ТМЦ, осуществляется на основании акта на списание. Путевые листы, так называемые путевки, сами по себе не являются основой для списания ГСМ, но вышеназванный акт составляется именно по данным, содержащимся в них.

Путевой лист имеет несколько унифицированных форм, отражающих особенности автомобиля, тарификации работы водителя, организационно-правовой формы применяющей его фирмы: на легковое авто, легковое авто ИП, грузовые автомобили, спецмашины и пр.

Вопрос: Как отразить в учете списание ГСМ (топлива), приобретенных за наличный расчет?
Стоимость ГСМ в количестве 125 л, приобретенных водителем служебного автомобиля за наличный расчет за счет денежных средств, полученных под отчет, составила 5 000 руб. Приобретение ГСМ на эту сумму подтверждено авансовым отчетом работника с приложенным чеком ККТ, выданным организацией розничной торговли (АЗС). В чеке сумма НДС не выделена (продавец ГСМ применяет УСН). Расход ГСМ в количестве 100 л подтвержден путевым листом, также приложенным к авансовому отчету. В налоговом учете применяется метод начисления.
Посмотреть ответ

Применение этих форм в учете:

обязательно для фирм-перевозчиков, если перевозки являются основным видом их деятельности (пр. №152 от 18/09/08 г. Минтранса);
необязательно, если автомобиль используется для производственных, служебных нужд фирмы.

Во втором случае допустимо разрабатывать собственные бланки путевок, с учетом требований ФЗ-402 «О бухучете», однако на практике для учета и списания ГСМ часто берутся все те же унифицированные бланки. Стоит отметить, что с 1.03.19 г. приказом Минтранса №467 в порядок заполнения ПЛ внесены изменения, к примеру, отменяется возможность заполнения одного документа на месяц, как было раньше. Организации, не являющиеся транспортными, могут оформлять этот документ с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить затраты на ГСМ, не руководствуясь приказами Минтранса. Такой вывод можно сделать из писем Минтранса, и судебных решений (пост. ФАС ВВО А38-4082/2008-17-282-17-282 от 27/04/09 г.). Путевые листы фиксируются в журнале их учета.

Бухгалтерский и налоговый учет ГСМ

ВАЖНО! Образец акта списания ГСМ от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Если обратиться к бланку путевого листа и к требованиям, содержащимся в приказе №152, путевой лист отражает следующие сведения, необходимые для учета ГСМ:

остаток топлива в баке, выдачу, остаток на момент закрытия ПЛ;
данные спидометра на начало и на конец движения.

Расход ГСМ можно исчислить как непосредственно по этим данным, так и по нормативам, определяющим, сколько топлива использует тот или иной автомобиль на километр пути (нормы Минтранса, документы АМ-23-Р от 14/03/08 г., НА-51-р от 6/04/18 г.).

ВАЖНО! Образец ведомости списания ГСМ от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Нормы носят рекомендательный характер, и, если фирма может обосновать иные цифры расхода топлива либо автомобиля, который эксплуатируется, нет в нормативных документах, законодательство подобное не запрещает.

Обоснование расхода можно оформить на основе:

технической документации ТС;
контрольных замеров расхода топлива в различных погодных и сезонных условиях, оформленных актами комиссии.

Допустимо утвердить один норматив, а затем применять к нему коэффициенты, к примеру, повышающего характера, в зимний период. Использование норматива расхода ГСМ предполагает регулярные инвентаризации, сверку фактического расхода с расчетными данными. Расценивают топливо для учета затрат чаще всего по средней стоимости.

Стоимостное сальдо ГСМ добавляется к стоимости вновь оприходованных ГСМ. Полученное значение делится на сумму оставшихся и поступивших ГСМ в натуре. Топливо учитывается на активном счете 10/3 и списывается в дебет «затратных» счетов 20, 25, 44 и др.

В НК РФ отсутствуют жесткие указания по поводу применения фактических либо расчетных, на основе норм, данных для включения ГСМ в затраты. Для целей НУ законодательство не запрещает использовать и метод «по факту» и нормирование расходов. Документ АМ-23-Р содержит указание на то, что нормы могут использоваться и в целях НУ, с использованием данных о километраже из путевого листа (Общие положения, п. 3).

Определенно можно сказать, что, если организация утвердила нормы расхода топлива, но не соблюдает их и включает завышенные суммы расхода в затраты по НУ, контролирующие органы обратят на это внимание как на нарушение и пересчитают налог в сторону доначисления.

Перевозчики включают суммы, израсходованные на ГСМ, в материальные затраты, фирмы, не занимающиеся перевозками, – в прочие (НК РФ, ст. 254-1, 264-1).

На заметку! Кроме путевых листов, для списания ГСМ используют данные тахографов, ГЛОНАСС, систем GPS. Они могут применяться как вместо путевых листов, так и в комплексе с ними.

Пример расчета

Средняя стоимость списания будет равна:

70 * 42 = 2940 руб.;
100 * 40 = 4000 руб.;
2940 + 4000 = 6940 руб.;
70 + 100 = 170 л;
6940 / 170 = 40,82 руб.

По фактическому расходу топлива затраты считаются так:

При расчете по нормативам из документа АМ-23-Р берется формула расчета. Автомобиль, путевые листы которого мы взяли для расчета, легковой, формула (р. 2 п. 7) будет такая:
Qн = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 x D), где:

Приказ на списание

Как видно из вышесказанного, вариантов и нюансов списания ГСМ на основании путевок может быть много. Все они должны отражаться в приказе на списание ГСМ. Документ, подписанный руководителем, служит руководством к действию для бухгалтера компании и обосновывает применение той или иной методики списания, применение корректирующих коэффициентов.
Приказ на списание ГСМ не имеет унифицированной формы, составляется по общим правилам делопроизводства.

Образец приказа

ООО «Алмаз»
ПРИКАЗ №3

Об установлении норм расхода топлива на легковые автомобили

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Установить норму расхода дизельного топлива на:

2. С 15 октября по 15 апреля увеличить установленные нормы на 11%.
3. Списание ГСМ производить один раз в месяц согласно акту списания.
4. Ответственным за исполнение назначить главного бухгалтера Сидорову А.И.

Директор ООО «Алмаз»: Петровский К.П.
С приказом ознакомлена:
Главный бухгалтер Сидорова А.И.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Может ли остаток бензина по путевому листу быть больше, чем емкость самого бака?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Количество бензина в баках автотранспортных средств должно соответствовать данным бухгалтерского учета. Остаток топлива, существенно превышающий паспортную емкость бензобака, следует считать недопустимым. В таких случаях необходимо проанализировать ситуацию для совершения дополнительных действий, способствующих устранению рассматриваемых отклонений.

Обоснование позиции:
В соответствии со ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. В рамках мероприятий внутреннего контроля необходимо организовать контроль за приобретением и списанием ГСМ.
Соответственно, расходование ГСМ при использовании в учреждении автотранспортных средств должно быть нормировано, а списание горючего и смазочных материалов с бухгалтерского учета должно производиться по определенным правилам и с соблюдением требований нормативных актов.
По общему правилу при установлении норм расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте организации госсектора руководствуются Методическими рекомендациями, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.
При этом производится сопоставление фактически израсходованных объемов ГСМ с объемами, которые при конкретных обстоятельствах (пробеге, времени работы) должны были быть израсходованы в соответствии с установленными нормами.
Для определения фактического расхода ГСМ за смену к его остатку в баке транспортного средства на начало смены следует прибавить количество ГСМ, заправленного в бак транспортного средства в течение смены, и из этой суммы вычесть остаток ГСМ в баке на конец смены.
Как правило, в баках автомобилей всегда имеется количество бензина (или иного топлива), которое представляет собой переходящий остаток на следующий месяц (квартал). Количество бензина в баках автомобилей должно соответствовать данным бухгалтерского учета. Для этого целесообразно периодически проводить фактический замер топлива.
Как говорят специалисты, исходя из сложившейся практики контрольных заправок по жалобам клиентов, реальный объем топливной системы автомобиля обычно оказывается на 5-10% (10-15% по другим данным) больше от заявленного в технических характеристиках объема бака. Это может быть сделано, в том числе, чтобы не допустить чрезмерное заполнение бака машины, за счет неточности данных о емкости горловины бака. Если придерживаться этого мнения (неофициального, обнаруженного нами в сети Интернет), остаток топлива, превышающий паспортную емкость бензобака автомобиля не более чем на несколько литров, следует считать допустимым. В таком случае, как представляется, может быть сделан контрольный замер топлива в баке при условии заполнения его до горловины, чтобы определить, насколько вмещаемый объем топлива может превышать данные технических характеристик бака. Однако с учетом приведенного ниже судебного решения данные такого замера также не могут быть однозначно приняты за его реальный максимальный объем.
При этом, если остаток топлива, в том числе и указанный в путевом листе, превышает объем бака, в любом случае необходимо проанализировать ситуацию для совершения дополнительных действий. Остатка в баке больше объема самого бака формально быть не должно - это может вызвать споры с проверяющими. Необходимо составить акт снятия остатков топлива.
Позволим предположить, что в рассматриваемой ситуации часть бензина водитель залил в канистру. Это возможно как исключительный случай, при фактическом наличии в учреждении таких емкостей. В таком случае водителю необходимо написать объяснительную, с чем это было связано.
Кроме того, в сети Интернет встречаются жалобы пользователей ТС на недолив ГСМ на заправках, что тоже может приводить к завышению документально подтвержденного объема топлива, в то время как при полной заправке бака в нем физически не может оказаться количество ГСМ, превышающее заявленный производителем объем плюс погрешности (смотрите судебное решение ниже). В этом случае вина водителя отсутствует, но доказать факт недолива с учетом движения переходящих остатков топлива будет затруднительно.
Вместе с тем, признавая сомнительность ситуации в целом, приведем выдержки из постановления Тринадцатого ААС от 10.04.2015 N 13АП-5284/15 (спор не касался признания расходов на ГСМ), цитируем.
"В информационном письме Института независимой автотехнической экспертизы (ИНАЭ-МАДИ) исх. N 50/14-845 от 12.11.2014 указано, что специальных стандартов на топливные баки не существует, также отсутствуют требования к производителям/продавцам по указанию объема заливаемого в бак топлива. _
В ответе Государственного научного центра РФ Федеральное государственное унитарное предприятие НАМИ исх. N 2231/006-23-3027 от 05.12.2014 также указано об отсутствии специальных стандартов, определяющих конструкцию топливных баков автомобилей. Обращается внимание на то, что объем заправляемого топлива меньше объема бака для компенсации теплового расширения топлива при повышении температуры.
Объем заправляемого топлива и его отношение к объему бака определяется изготовителем исходя из конструктивных параметров, размер, форма и пр. Разница в объеме топливного бака и объеме заправляемого топлива обусловлена расположением уровня забора топлива выше дна бака и наличием компенсационного объема, а также рядом внешних факторов: топография местности, положение подвести транспортного средства, температура окружающей среды, температура топлива. Таким образом, заправочный объем будет всегда различным, а объем бака всегда постоянным. Не существует официально установленных требований, обязывающих продавца коммерческого транспортного средства указывать количество топлива, которое может быть залито в топливный бак коммерческого транспортного средства. Акт о замере емкости топливного бака не является надлежащим доказательством, поскольку вместимость топливного бака может быть установлена только товароведческой экспертизой в отношении каждой единицы ТС в отдельности".
Как видим, строгое соответствие возможного количества ГСМ, заправленного в бак, исходя из которого формируются данные в путевом листе, в ряде случаев может не соблюдаться. И максимально возможное количество вместившегося в бак топлива не всегда тождественно объему бака, указанному производителем машины. Поэтому мы полагаем, что незначительное превышение можно пытаться обосновать указанными выше обстоятельствами. Оптимальным в этой связи будет обращение в одну из указанных в решении организаций с запросом о соотносимости вмещаемого топлива с технически предусмотренным объемом бензобака.
Если же превышение существенное, следует искать причины его возникновения ("накопленные" ошибки при заполнении путевых листов, хищение водителями, недолив АЗС и пр.).
В любом случае информация о сложившейся ситуации используется далее для анализа и, при необходимости, совершения дополнительных действий, способствующих устранению рассматриваемых отклонений.

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
- Энциклопедия решений. Учет списания топлива и смазочных материалов (для госсектора);
- Вопрос: В бюджетном учреждении ГСМ списывается по нормам, а не по факту расходования бензина. Для контроля за фактическим расходованием топлива установлены датчики. В путевом листе отражается расход ГСМ по норме. Получаются излишки ГСМ. Данные излишки по акту приходуются, и в путевой лист вписывается реальный остаток ГСМ. Облагаются ли эти излишки ГСМ налогом на прибыль? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2017 г.);
- Вопрос: Государственное бюджетное учреждение в рамках государственного задания осуществляет автотранспортное обеспечение органов исполнительной власти. ГСМ списывается на затраты согласно нормам расхода топлива. По факту расходования ГСМ зачастую складывается экономия или перерасход ГСМ. В настоящее время сложилась экономия ГСМ, который не числится в учете учреждения, однако фактически есть в наличии. При выявлении случаев экономии и перерасхода каким образом списывать ГСМ? Как учитывать экономию ГСМ в путевых листах? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2017 г.);
- Вопрос: Бюджетное учреждение скорой медицинской помощи эксплуатирует автомобили, на которых установлены датчики контроля уровня топлива. Датчики и автомобили технически исправны. На каждом автомобиле работают посменно 4 водителя, путевые листы оформляются по окончании каждой смены. По показаниям датчика одного из автомобилей в его топливном баке находится немногим более 50 литров топлива (общий объем бака - 65 литров). При этом согласно данным путевых листов остаток бензина в баке составил около 15 литров. Какие действия следует предпринять учреждению для установления реальных данных? Можно ли вносить исправления в путевой лист? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2016 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Каратаева Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Организации, эксплуатирующие дорожно-строительную технику, часто сталкиваются с проблемами при нормировании расхода топлива. Эти проблемы решаются двумя основными способами - аппаратным и организационным. В первом случае используется бортовой компьютер либо специальный регистратор - "чёрный ящик", различные модификации которого в достаточном количестве реализуются на рынке. А во втором, когда у компании нет, как считают ее руководители, свободных средств для приобретения компьютеризированных образцов строительной и другой техники или отдельно регистраторов (с установкой, которая тоже "стоит денег"), - производится ряд административно-технических мероприятий. В их основе лежат соответствующие методические подходы, о которых и пойдёт речь в данной публикации.

Причины перерасхода топлива и пути их устранения

При приобретении техники иностранных марок, техники нового для предприятия вида инженеры, ответственные за разработку норм, как правило, не имеют ни исходных данных, ни текущих наработок по расходу топлива. В этом случае обычно назначают представителя из состава ИТР, который едет на объект и проводит замеры. По их результатам устанавли вается норма, по сути весьма далёкая от истинного положения дел.

Дело в том, что при "замерах" самоходный механизм работает, т.е. простои (холостой ход) сведены к минимуму. Часто бывает так: с приездом на объект проверяющего работа "оживает", в остальное же время, главным образом, при попустительстве бригадиров простои на холостом ходу могут составлять до 50 % от общего времени, идущего в зачет машинисту. К примеру, в минуты технологических или обеденных перерывов некоторые машинисты не выключают двигатель, величина моточасов возрастает, а количество израсходованного топлива уменьшается. В результате появляется возможность хищения остатков топлива. Поэтому, проведя замеры, обычно уменьшают норму расхода топлива примерно на треть, полагая это "золотой серединой". А в конце месяца вновь выявлен перерасход. В чем причина? Плохие погодные условия или хищение, а, может быть, просто резко уменьшилось число простоев на холостом ходу?

Итак, выделим основные причины, по которым происходит перерасход топлива:

хищение;
увеличение интенсивности работы (сокращение простоев);
ухудшение погодных условий;
скрытая техническая неисправность.

Рассмотрим эти причины подробнее.

Хищение

Ни для кого не секрет, что хищения топлива - это бич поголовного большинства предприятий, имеющих на балансе машины и механизмы. Каким образом оно происходит в случае использования самоходных механизмов, наработка которых ведется в моточасах и наглядно отражается на мотосчётчике?

Первый вариант. "Подкручивание" счетчика. В этом случае поймать расхитителя трудно, разве что только застав его на месте преступления. Поэтому предприятия должны обеспечить защиту мотосчётчиков от постороннего вторжения чисто техническими средствами и контролем со стороны должностных лиц. В противном случае размеры убытков достигнут огромных размеров.

Второй вариант. В результате простоев на холостом ходу возрастает неучтённый остаток топлива, который машинисты, обладающие базовыми знаниями математики, умело высчитывают и сливают. "Математиков" легко вычислить: из месяца в месяц у них всегда перерасход - 0, экономия - 0. Это обстоятельство хоть и радует глаз главного инженера, но служит тревожным сигналом. С этим вариантом хищения бороться можно только одним способом - жестким контролем должностных лиц и бригадиров, их действиями по пресечению простоев на холостом ходу.

Увеличение интенсивности работы

Вот это как раз яркий пример правильной работы начальника участка, прораба. Если грамотно рассчитана норма расхода топлива и пресекаются простои, ежемесячный фактический расход не должен сильно отличаться от нормированного.

А все-таки, может ли он отличаться? Может! И это не должно пугать начальников. Итак, изменение интенсивности рассмотрим на примере работающего экскаватора, загружающего карьерные самосвалы. Плечо "погрузки-разгрузки" этих самосвалов может составлять 50 м, а может иметь и несколько километров. Количество самосвалов, курсирующих по этому плечу, тоже может быть различным. Все это приводит к тому, что в одном случае экскаватор после погрузки одной машины незамедлительно приступает к погрузке другой, а в другом - ожидает подхода транспортного средства. При этом появляется время ожидания, которое и должно четко контролироваться ответственным инженером. Если по каким-то причинам работа приостановлена, должна последовать команда "заглушить двигатели".

Кроме того, если в этом месяце на данном объекте ожидается работа с вынужденными простоями (большое "плечо", мало автотранспортной техники и т.д.), есть смысл ввести для некоторых видов погрузочной техники уменьшающую поправку. Эта задача лежит на начальнике участка. Ведь это он при первоначальной оценке объекта рассчитывает количество выделяемой на объект техники, и от его компетентности зависит, будут ли машины простаивать под погрузкойразгрузкой или нет.

Ухудшение погодных условий

Это естественная, но предсказуемая причина увеличения расхода топлива. С началом дождей самодвижущейся технике все труднее преодолевать расстояния (на работе экскаваторов это сказывается в меньшей степени), начинается "пережог" топлива. Решить эту проблему просто: расход топлива для каждого вида техники должен быть замерен дважды - как в ясный день, так и в период дождей. И путем несложных вычислений можно зафиксировать величину поправок к нормам, которые, соответственно, добавляются или отнимаются в различные сезонные периоды.

Скрытая техническая неисправность

Внезапно образовавшаяся скрытая техническая неисправность также может быть причиной увеличившегося расхода топлива. В нашей практике был такой случай: внезапно увеличился расход топлива на одной из импортных машин. В ходе детального разбирательства выяснилось, что причина - в технической неисправности и для устранения перерасхода необходимо заменить насос-форсунки. Была рассчитана экономическая целесообразность и сделан вывод: менять дорогостоящую импортную деталь невыгодно,поскольку по остальным параметрам техника работала без замечаний. Разумеется, в каждом случае разбираться необходимо тщательно, с привлечением специалистов.

Методика расчета времени простоев на холостом ходу

Допустим, на предприятии установлен-таки жесткий контроль, пресекающий хищение топлива. Какие еще убытки подстерегают предприятие?

Возьмем предприятие, на котором оплата труда машинистов исчисляется по наработанным моточасам. Яркий пример убытков в этом случае - это увеличение общего количества оплачиваемых моточасов за счет простоев на холостом ходу. Обеденный перерыв - двигатель работает, вынужденный простой в работе - двигатель не заглушают. Если бригадир не пресекает простои на холостом ходу, то вычислить в конце месяца, сколько же моточасов было фактически отработано, а сколько машина проработала в холостую, довольно сложно. Периодическими выездами на объекты руководящих работников эту проблему не решить. Когда перед техническим отделом нашего предприятия встал такой вопрос, на помощь пришла математика.

Рассмотрим, как можно вычислить количество моточасов, отработанных конкретным механизмом (в нашем случае экскаватором импортного производства) с полной нагрузкой и количество моточасов холостой работы. Главное условие для расчетов: мотосчетчик недоступен для "подкручивания" и топливо не сливается.

Исходные данные: отработано за месяц - 445 моточасов, израсходовано топлива - 15440 л.

Расход топлива за 1 моточас при полной нагрузке - 51,5 л. Замеры при полной нагрузке должны проводиться практически без простоев с принудительной работой ковшом в перерывах между погрузкой.

Расход топлива за 1 моточас на холостом ходу - 15,5 л.

X - количество моточасов, отработанных механизмом за месяц на холостом ходу;
Y - количество моточасов, отработанных механизмом за месяц при полной нагрузке.

Итак, 53 % рабочего времени отработано при полной нагрузке и 47 % - на холостом ходу.

Исходя из опыта, можно говорить о следующих приемлемых соотношениях моточасов холостой работы к работе с полной нагрузкой - 1/5 - при интенсивной работе и 1/3 - при работе с обычной или нормальной интенсивностью. Если, как в нашем расчётном случае, имеет место значительное превышение количества моточасов на холостом ходу, то это или безответственность (корыстный умысел) машинистов и попустительство бригадиров, или недоработка начальника участка, неверно рассчитавшего (утвердившего) требуемое количество техники для данного участка работ.

П роблема контроля расходования топлива и предотвращения его сверхнормативного использования является актуальной для большинства предприятий, эксплуатирующих транспортные средства. Если у компании имеются одна-две машины, за каждой из которых закреплен конкретный водитель, это не составит большого труда. Но если автопарк предприятия крупнее, да еще и эксплуатируется в несколько смен, то требуется детальный ежедневный анализ потребления ГСМ. Результатом могут стать выводы о перерасходе, вероятной причиной которого является поведение водителя. По итогам «разбора полетов» компания, скорее всего, захочет взыскать стоимость необоснованно израсходованных ГСМ с нерадивого работника. В этом случае необходимо очень четко соблюдать все требования к процедуре установления факта перерасхода и взыскания причиненного ущерба. В противном случае действия организации могут быть успешно оспорены в суде.

Минтранс рекомендует

Термин «перерасход» (или «пережог») топлива, хотя и является общеупотребимым и понятным для транспортных компаний, но законодательно не определен.

Базовый документ для установления его смысла – Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (утв. распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, далее – Методические рекомендации). Этот документ обязателен для всех организаций и предпринимателей, эксплуатирующих автомобильную технику на территории России.

Пункт 3 Методических рекомендаций определяет, что нормой расхода ГСМ является установленное значение меры его потребления при работе автомобиля. Такая мера потребления устанавливается путем расчета расхода бензина или дизтоплива в литрах на 100 км пробега. Соответственно, перерасходом топлива будет считаться превышение этого норматива.

Для нормирования расхода ГСМ Методические рекомендации определяют базовые значения расхода топлив. Они установлены для каждой модели, марки или модификации автомобиля в качестве общепринятой нормы. Например, автомобиль «Ока» (ВАЗ-1111) должен потреблять 6,5 литра бензина на 100 км пути, а BMW X5 с бензиновым «движком» 4,8 литра – почти в два с половиной раза больше: 15,5 л.

Кроме того, в Методических рекомендациях установлены различные поправочные коэффициенты и надбавки, учитывающие выполняемую транспортную работу и условия эксплуатации автомобиля. К ним, например, относятся:

зимние надбавки (устанавливаются в зависимости от региона эксплуатации автомобиля);
повышающие коэффициенты при работе в горной местности, на дорогах со сложным планом, при вождении, требующем частых остановок, и т.д.

Соответственно, каждая компания рассчитывает норму расхода исходя из своей ситуации. При этом конкретный размер поправочных коэффициентов и надбавок в рамках предусмотренных Методическими рекомендациями пределов утверждаются приказом или распоряжением руководителя компании. С документом, устанавливающим итоговые нормы расхода, все водители должны быть ознакомлены под личную подпись.

Три причины

На основании данных о пробеге автомобиля за определенный период рассчитывается нормативный расход топлива. Его сравнивают с фактическим расходом, а затем делается вывод о соблюдении либо несоблюдении норматива. В последнем случае причины могут быть следующими.

Во-первых, возможно, компания сама не учла всех особенностей эксплуатации автомобиля и не применила все необходимые в конкретных условиях надбавки к нормативу.

Во-вторых, не исключены неисправности в работе топливной системы. На перерасход могут влиять и особенности вождения автомобиля в конкретных условиях: например, при управлении транспортным средством на более низких передачах при заданной скорости расход ГСМ, как известно, возрастает. Такая ситуация может возникнуть, если имеются препятствия при движении (пресловутые «пробки») или приходится двигаться по спуску с ограничением скорости и т.д.

Наконец, наиболее волнующая компанию причина – это неправомерные действия самого водителя. К сожалению, не всегда сотрудники организации являются кристально честными, а отсутствие контроля может спровоцировать их слить горючее из бака служебной машины, например, в личный автомобиль (при этом километраж, требуемый для оправдания залитого по документам топлива, просто приписывается), или присвоить себе его стоимость.

Контрмеры

Способов выявления недобросовестных действий водителей, к сожалению, не так много. Самый оптимальный – это установка на транспортные средства систем мониторинга пройденного расстояния, которые водитель не в состоянии «подкрутить» (практика свидетельствует, что показания обычных одометров народные умельцы запросто могут изменить). В этом случае по приборам учета можно будет с достоверностью установить пробег (разработчики соответствующих систем контроля гарантируют расхождение не более 5%). Соответственно, «подкрутить» данные системы водитель не сможет. Также возможна установка систем контроля уровня топлива в баке. В этом случае отследить слив будет еще проще – резкое падение уровня топлива за короткий промежуток времени будет видно по приборам учета.

Если предприятие занимается регулярными перевозками, причем одними и теми же путями, оно может составить паспорта маршрутов с приложением к ним актов замера их протяженности. В этом случае расчетный километраж уже будет известен, а при установлении поправочных коэффициентов к норме расхода ГСМ будут учтены все особенности конкретной дороги. Следовательно, водитель не сможет в путевых листах отразить километраж, весьма отличающийся от данных паспорта маршрута.

Обязательным составление паспортов маршрутов является только для пассажирских перевозок (см. Правила организации пассажирских перевозок, утв. приказом Минавтотранса РСФСР от 31.12.1981 № 200).

К сожалению, если приборы контроля отсутствуют, а маршрут постоянно меняется, установить точный пробег автомобиля практически нереально.

Если же в компании возможно внедрение какой-либо из описанных схем, нужен дальнейший систематический мониторинг. Для этого необходимо детальное сравнение данных путевых листов, систем учета километража и информации об остатках топлива в баке по окончании смены. Причем если анализировать данные о километраже возможно, например, за несколько дней или за неделю, то измерять остаток топлива надо именно ежедневно, а когда автомобиль «трудится» посменно, то каждую смену. Это позволит избежать споров о том, в смену какого именно водителя произошел «пережог». В итоге если контролер обнаруживает перерасход, то по данному факту должна быть проведена проверка.

Кто виноват?

Независимо от субъективной убежденности компании в неправомерности действий работника процедура взыскания с него стоимости «пережога» должна быть соблюдена от «А» до «Я». Для проведения служебной проверки может быть создана специальная комиссия.

Если проверку обстоятельств причинения ущерба компания не проведет, то ее действия по удержанию стоимости ГСМ с водителя могут быть признаны незаконными (см., например, решение Эжвинского районного суда Республики Коми от 26.04.2012 № 2-453/2012).

Поскольку стоимость перерасходованного топлива представляет для компании материальный ущерб, взыскание будет проводиться по правилам ТК РФ (гл. 39).

Одно из основных условий привлечения работника к материальной ответственности – наличие его вины. В ситуации с перерасходом ГСМ даже наличие данных систем учета и контроля безусловным доказательством вины не будет. Он, как уже было сказано, может быть вызван разными причинами. Поэтому основания считать работника виновным могут быть установлены только после того, как будут исключены все другие факторы, которые повлияют на перерасход.

И что делать?

Сначала организация должна документально подтвердить, что никаких технических причин для перерасхода нет. Для этого необходимо проверить узлы и агрегаты, работа которых влияет на расход ГСМ. Если на предприятии существует своя ремонтная база или в штате имеются соответствующие специалисты, то провести обследование и оформить заключение смогут они. В противном случае целесообразно обратиться в автосервис, который также может документально подтвердить отсутствие на автомобиле неисправностей и конструктивных особенностей, влияющих на расход топлива. Если будет установлено, что «пережог» мог быть вызван техническими причинами, привлекать к ответственности водителя, разумеется, нельзя.

Далее. Если автомобиль исправен, необходимо проверить, не является ли перерасход результатом конкретных дорожных условий его эксплуатации. Особенно это актуально для автомобилей, находящихся в интенсивной эксплуатации, и «возрастного» транспорта (например, автомобили специальных служб, общественный транспорт, транспорт экспедиционных компаний и т.д.). Как правило, их расход ввиду изношенности всех систем редко соответствует нормативному. Поэтому здесь никак не обойтись без так называемого «контрольного заезда (замера)». Для его проведения за управление автомобилем либо рядом с водителем садится незаинтересованное лицо, замеряются данные спидометра и уровень топлива в баке. Затем автомобиль выезжает и в течение 3-4 часов эксплуатируется в дорожных условиях (они должны быть аналогичны тем, в которых он используется обычно). После этого данные спидометра и топливного бака измеряются вновь и фактический расход сравнивается с нормативным.

В результате может оказаться, что конкретный автомобиль действительно расходует топлива больше, чем это предусмотрено нормативом. В таком случае предприятию придется либо увеличить нормативы, либо принять факт перерасхода как данность, на которую повлиять невозможно. Из необходимости проведения проверки обоснованности норм расхода исходит и существующая судебная практика (решение Устиновского районного суда г. Ижевска Удмуртской Республики от 19.12.2011 по делу № 2-503/11).

Перерасход – в расход

Вопрос о том, может ли предприятие в целях налогообложения установить норму расхода ГСМ по конкретному автомобилю выше максимально предусмотренной (на основании данных контрольных заездов), фактически открыт.

С одной стороны, Методические рекомендации являются обязательными для всех компаний. Более того, в п. 3 документа сказано, что он применяется в том числе и при налогообложении. С другой стороны, ни в подп. 5 п. 1 ст. 254, ни в подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, которые закрепляют возможность учесть в расходах затраты на приобретение ГСМ, ничего не сказано о каких-либо предельных нормах. При этом Минтранс России, специалисты которого написали Методические рекомендации, не наделен полномочиями по нормативно-правовому регулированию в сфере налогов.

В итоге компаниям при нормировании расходов на ГСМ не остается ничего другого, как исходить из общей нормы ст. 252 НК об экономической оправданности и документальном подтверждении затрат. Если организация представит документы, подтверждающие, что на конкретном технически исправном автомобиле расход ГСМ выше норм, утвержденных Минтрансом России, и такое положение вещей является экономически оправданным, она будет вправе принять в расход их полную стоимость. Однако риск доказывания правомерности таких действий будет лежать на налогоплательщике (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 05.04.2012 по делу № А27-8757/2011).

Объяснительная

По факту обнаружения перерасхода с работника необходимо истребовать письменное объяснение (ч. 2 ст. 247 ТК РФ). И это не должно быть пустой формальностью. Все изложенные доводы должны быть проверены и оценены. Например, в объяснительной работник может указать, что в какое-то время покидал автомобиль. И, возможно, именно в этот промежуток кто-то слил бензин из бака, а сам он ни при чем. В подобной ситуации возможность взыскать ущерб именно с водителя будет зависеть от двух факторов.

Во-первых, нужно выяснить, позволяет ли инструкция водителя и иные внутренние документы компании покидать автомобиль после прекращения движения. Конечно, очевидно, что невозможно не выходить из автомобиля в течение всей рабочей смены. Но если документами предусмотрено, что покидать автомобиль водитель может, например, только после постановки его в охраняемый гараж либо передав транспорт под контроль иных работников, то все основания для привлечения нарушителя к материальной ответственности будут налицо.

Во-вторых, остается открытым вопрос о том, соблюдала ли сама компания обязанность по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику (ст. 239 ТК РФ). И если будет установлено, что водитель оставил автомобиль без присмотра, например, потому, что ему не был обеспечен доступ на охраняемую предприятием территорию либо отсутствовали работники, которым он должен передавать транспортное средство, то о наличии в его действиях вины не может быть и речи.

Размер имеет значение

После того, как будут оценены все обстоятельства, повлекшие «пережог», и компания будет располагать достаточными данными о вине работника, необходимо определиться с размером взыскиваемого ущерба.

Применительно к перерасходу ГСМ это будет цена его приобретения (с НДС) на день причинения ущерба (ч. 1 ст. 246 ТК РФ).

Водителя нельзя признать полностью материально ответственным лицом в отношении используемого топлива. Дело в том, что ГСМ в понимании ст. 243 и 244 ТК РФ не является вверяемым работнику имуществом, а сам водитель не является лицом, с которым может быть заключен договор о полной материальной ответственности. Используемые ГСМ служат для них лишь средством, необходимым для исполнения трудовых обязанностей, которым водителя должен обеспечить работодатель (ст. 22 ТК РФ).

При взыскании с работника стоимости перерасходованного ГСМ следует соблюдать ограничения, предусмотренные ст. 138 ТК РФ. По общему правилу размер разового удержания не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику. Получается, что если стоимость перерасхода превысит 20% начисленной зарплаты, то взыскивать придется ежемесячно не более чем по 20% до возмещения всей суммы ущерба.

Взыскание с работника суммы причиненного ущерба производится по распоряжению работодателя в срок не позднее 1 месяца с момента окончательного установления размера ущерба (ст. 248 ТК РФ).

Альтернативные варианты

Конечно, описанный порядок взыскания с работников стоимости ГСМ является весьма кропотливым, требующим учета многих факторов и правильного оформления всех необходимых документов. Поэтому в некоторых случаях предприятия обеспечивают возмещение затрат по «пережогу» иными способами.

Наличие перерасхода уменьшает премию

Чтобы применить этот способ, внутренними документами компании выплата премии должна быть поставлена в зависимость от наличия либо отсутствия перерасхода.

Но здесь также следует учитывать, что перерасход может быть вызван иными причинами, а не только действиями работника. Поэтому, чтобы сотрудник не смог оспорить депремирование, целесообразно ставить премирование в зависимость от доведения работником факта перерасхода до работодателя.

Например, в инструкции водителя можно прописать обязанность незамедлительно по окончании смены доводить до руководства информацию о наличии перерасхода. С технической точки зрения, возможно отследить исполнение этой обязанности, если на автомобиле установлены приборы учета пробега (километража), данные которых водитель не может изменить. По окончании смены, получив данные о пробеге, измерив остаток топлива в баке и сравнив эти данные со сведениями о количестве топлива на начало смены, водитель самостоятельно может рассчитать, вышел ли он за пределы норматива. Далее, узнав об обнаруженном перерасходе, представители администрации могут принять оперативные меры для установления его причин. Работник, в свою очередь, оградит себя от материальной ответственности в спорной ситуации. Если же водитель обязанности по своевременному информированию о перерасходе ГСМ не выполнил, допустив его нарастание, лишение такого работника премии будет обоснованным.

Водитель оплачивает перерасход путем покупки топлива

Конечно, такой способ возможен только при согласии водителя. Но в качестве мотивации работнику можно объяснить, что в противном случае будет проведено служебное расследование, и факт привлечения к материальной ответственности может негативно отразиться на характеристике такого водителя, например, при применении поощрений либо при поиске им новой работы.

К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Что такое путевой лист

Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.

Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе I приказа Минтранса от 11.09.2020 № 368.

Документ вступил в силу с 01.01.2021. Основные нововведения:

Путевой лист обязателен при любой эксплуатации автомобиля вне зависимости от вида и нюансов перевозки.
Введен новый реквизит «Сведения о перевозке».
Обязательно нужно указывать марку прицепа.
Ответственное лицо обязано указывать время выезда ТС на линию и время его возвращения.

Как заполнить путевой лист, пошагово рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в этой ветке можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.

С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться здесь.

На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

О заполнении путевых листов с учетом последних нововведений вы можете узнать в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Задать вопрос и получить оперативный ответ по заполнению путевого листа вы можете в наших обсуждениях в группе «ВК».

Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

Если же обратиться к приказу Минтранса № 368, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть и скачать на нашем сайте по ссылке ниже:

Бухгалтерский учет ГСМ

Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ФСБУ 5/2019 "Запасы".

Важно! С 2021 года учет МПЗ ведется в соответствии с новым федеральным стандартом ФСБУ 5/2019 "Запасы" (он заменил ПБУ 5/01). О том, как изменились правила учета МПЗ, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете посмотреть разъяснения, если получите пробный доступ к правовой системе. Он бесплатный.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

по средней себестоимости;
по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

Есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.

Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.

1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.

Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:

В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.

ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.

На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.

Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.

В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).

О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье.

Пример списания ГСМ по путевым листам

Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.

ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.

При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.

Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.

Читайте также: