Почему в электронной трудовой книжке не все записи

Опубликовано: 17.09.2024

Электронные трудовые книжки не могут существовать без нового отчёта. В статье разберём, как сотрудникам и работодателям к этому подготовиться.

Этапы перехода на электронные трудовые книжки

1 этап — 2020 год

Старые трудовые книжки ведут, как обычно, на бумаге.
Форму новой трудовой новоиспечённый сотрудник вправе выбрать сам.
Текущие работники должны письменно рассказать, с какой трудовой книжкой им важно остаться в следующем году. Вы, в свою очередь, должны уведомить их об этом в письменном виде до 31 октября. То есть написать уведоление и дать сотруднику под подпись.
Работникам, которые выбрали электронный формат, отдают бумажную трудовую на руки. С 2021 года сведения о их трудовой деятельности формируются только электронно.

Образец заявления работника на электронную трудовую:

Образец заявления с просьбой оставить бумажную трудовую:

2 этап — 2021 год

Новые трудовые книжки оформляют только в электронном виде — выбора больше нет.
Работникам, которые выбрали бумажный формат, продолжают вносить сведения в бумажную трудовую. При этом работодатель всё равно отчитывается о его стаже электронно, то есть по сути ведёт бумажную книжку одновременно с электронной.
Работникам, которые не написали заявление совсем, тоже оставляют бумажную трудовую книжку и дублируют сведения в электронном виде.

Как это будет работать и при чём тут СЗВ-ТД

У электронной книжки не будет физического носителя, если не считать выписку оттуда, обычную бумажку. Формироваться сама электронная книжка будет в ПФР. Чтобы у ПФР для этого были данные, придумали новый отчёт — СЗВ-ТД. Любая запись, которая была бы в трудовой книжке, сейчас будет в этом отчёте. Он ежемесячный и не сильно сложный, его графы говорят сами за себя:

Срок подачи — не позже, чем на следующий рабочий день после приёма или увольнения сотрудника; по другим кадровым событиям — до 15 числа следующего месяца. Другие кадровые события — это перевод или подача заявления о выборе формы трудовой книжки. Реже: переименование работодателя; присвоение сотруднику новой профессии, специальности или квалификации; судебный запрет занимать ту или иную должность . Что ещё важно: при самой первой подаче отчёта за какого-либо сотрудника нужно заодно показать сведения по состоянию на 1 января 2020 года. А состояние на 1 января 2020 — это последнее кадровое событие, которые произошло с сотрудником на эту дату.

— информацию о переводе Алисы,

— её последнее кадровое событие на начало 2020 года, которое было её приёмом на работу в 2018 году.

Если за весь 2020 год у вас не случилось ни одного кадрового события, то СЗВ-ТД всё равно нужно подать в 2021 году — до 15 февраля. В нём покажите последнее кадровое событие каждого сотрудника по состоянию на 1 января 2020 года.

Почему электронная трудовая — это хорошо

Если переход будет технологичным, то вот наше идеальное будущее: электронные трудовые книжки интегрируются с порталом госуслуг, кадровая служба, ПФР, ФСС, банки и визовые службы быстро получают информацию о стаже и трудовой деятельности сотрудника на сайте ПФР, при приёме на работу сотрудники ничего не приносят. Это будет особенно удобно при трудоустройстве удалённых работников, при потере книжек и расчёте больничных. Напомню, размер больничных и пособий зависят от стажа, сейчас его неудобно высчитывают по трудовой.

Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

Эльба — бухгалтерия, с которой справится любой. Сервис подготовит платёжки на зарплату, налоги и взносы — а потом сам сформирует отчётность.

А Эльба поможет?

Да, она подготовит отчёт СЗВ-ТД. Вам достаточно указать данные о сотрудниках, а остальное Эльба сделает сама.

Иллюстрация: Ирина Григорьева / Клерк.ру

С 1 января 2020 года у работодателей появились новые обязанности в связи с введением электронных трудовых книжек. Вопросов по этому поводу много и не всегда на них можно быстро найти ответ. Мы собрали в статью 15 наиболее интересных вопросов, на которые были даны ответы работниками Пенсионного фонда во время вебинара, проводившегося Новороссийской торгово-промышленной палатой.

1. Работодатель передает данные по форме СЗВ-ТД только по кадровым движениям после 1 января 2020 года. А как же быть с теми работниками, которые написали заявление о переходе на электронную трудовую книжку? Откуда в ней появятся данные прошлых лет и прошлых работодателей?

Законодательством не предусмотрена конвертация всей бумажной трудовой книжки. В электронную базу будут попадать только сведения о трудовой деятельности после 1 января 2020 года. По остальным периодам работы подтверждение – старая трудовая бумажная книжка. Т.е. полностью электронная трудовая книжка будет только у работников, начавших трудовую деятельность в 2020 году. и не пожелавших оформлять бумажную книжку, а так же у граждан, устраивающихся на работу впервые после 1 января 2021 года. Поэтому бумажную трудовую книжку надо обязательно сохранить и ни в коем случае не выбрасывать.

2. Сотрудник принес заявление о переходе на электронную трудовую книжку, в какой срок надо отдать ему бумажную трудовую?

Сразу после приема заявления. Но вообще срок законом не установлен, можно его установить локальным актом.

3. Ни один сотрудник нашей организации не написал заявления о переходе на электронную трудовую книжку. Надо ли по ним сдавать форму СЗВ-ТД в случае каких-либо кадровых движений (увольнение, перевод на другую должность и т.п.)

Да, нужно. Даже если у всех работников трудовые книжки на бумажном носителе, работодатели обязаны формировать сведения о кадровых движениях и направлять их в ПФР.

4. В организации у некоторых работников оформлено внутреннее совмещение (не совместительство). Надо ли направлять СЗВ-ТД в случае такого оформления или прекращения его.

Нет, не нужно, поскольку отдельный трудовой договор по внутреннему совмещению не составляется. И раньше сведения о таком совмещении в трудовые книжки не вносились.

5. Надо ли сдавать СЗВ-ТД, если работник переведен на временную работу.

Нет, записи о таких переводах не делаются ни в бумажную книжку, ни в электронную

6. Должность работника переименована. Надо направлять СЗВ-ТД об этом?

Да, надо. Поскольку такое переименование и раньше указывалось в трудовой книжке.

7. Сотрудник был принят на работу 10 лет назад. За все эти годы никаких кадровых изменений не было. Он увольняется в 2020 году. Что надо указать в СЗВ-ТД? А если был перевод на другую должность, например, в 2018?

В первом случае указывается прием на работу 10 лет назад и увольнение в 2020 году. Во втором случае запись о переводе на другую должность в 2018 и увольнение в 2020 году.

8. Работник устроился в 2018 году в ООО «Ромашка», в 2019 году Ромашка переименовалась в ООО «Василек», о чем сделана запись в трудовой книжке. Что указываем в СЗВ-ТД при увольнении работника?

В сведениях СЗВ-ТД указываются кадровые изменения по конкретному работнику. Поэтому в приведенном примере в форме, которую сдает Василек, будет указан прием на работу в 2018 году и увольнение. О том, что Ромашка переименовалось в Василек, ПФР и так знает.

9. В форме СЗВ-ТД есть графа Код выполняемой функции. Кто должен её заполнять?

Код будут с 2021 года указывать только те работодатели, которые используют профессиональные стандарты.

10. Работодатель обязан при увольнении выдать работнику, отказавшемуся от ведения бумажной трудовой, сведения о трудовой деятельности СТД-Р. Но как быть, если нет возможности работнику вручить под подпись эти сведения?

11. Если работник выбрал бумажный вариант трудовой книжки, надо ли выдавать ему СТД-Р при увольнении?

Нет, не нужно. Запись об увольнении у него будет в бумажной трудовой книжке.

12. Сейчас работодатель может увидеть в бумажной трудовой книжке где и на каких должностях трудился раньше работник. В случае перехода на электронную трудовую книжку такой возможности не будет. Может ли работодатель получить сведения из электронной базы ПФР о самостоятельно, без участия работника?

Нельзя, это персональные данные работника. Работник сам должен предоставить сведения.

13. Пришел устраиваться на работу человек и заявил, что он нигде раньше не работал. Как мы можем это проверить?

Вы можете предложить ему предоставить сведения из электронной базы ПФР. Если он нигде не работал, ему выдадут пустую форму. Но заставить предоставлять такие сведения нельзя.

14. Кто и на каком основании может оштрафовать за несдачу СЗВ-ТД?

Пенсионный фонд является оператором ведения электронной книжки. А вот штрафовать за нарушения по сведениям СЗВ-ТД он не может. Это может сделать Роструд, по ст.5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства. Но ПФР в случае выявления нарушений будет Роструд о них информировать.

15. В течение 2020 года никаких кадровых движений по работнику не было и заявления о переходе на электронную трудовую книжку он не писал. Надо ли подавать какие-то сведения по нему?

В России второй год действуют электронные трудовые книжки и бухгалтеры сдают в ПФР отчёт СЗВ-ТД. С 1 января 2021 года завершился переходный период — все сотрудники должны были определиться, какую форму трудовой оставить. Расскажем, как работать с электронными трудовыми книжками в 2021 году.

Что делать с бумажными трудовыми

До конца 2020 года все работники должны были решить, сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. Если в это время кто-то был на больничном или в длительном отпуске, то сможет «выбрать» трудовую и в 2021 году.

Сотрудники, которые подали заявление о выборе бумажной трудовой или не подали никаких заявлений, останутся с бумажными книжками. По ним надо будет вести бумажную трудовую, но вместе с этим вести и сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР по форме СЗВ-ТД.

Можно ли поменять формат трудовой в 2021 году?

Сотрудник в 2020 году выбрал бумажную трудовую или не подал заявление — он может заменить бумажную книжку на электронную в любой момент.
Сотрудник в 2020 году выбрал электронную трудовую — нельзя снова начать вести бумажную книжку.
Сотрудник первый раз пошел работать в 2021 году — можно завести только электронную книжку, выбора у сотрудника нет.

Даже если работник выбрал электронную трудовую, бумажную выбрасывать нельзя. Он должен хранить её и предъявлять при новом трудоустройстве для подтверждения стажа до 2020 года.

Выбравшие электронную трудовую, с 7 марта 2021 года смогут обратиться в ПФР и попросить перенести записи о трудовой деятельности до 2020 года из бумажной книжки в электронную. Если будут найдены несоответствия между данными фонда и данными в бумажной трудовой, фонд уточнит сведения у работодателя (Федеральный закон от 24.02.2021 № 30-ФЗ). После того как ПФР занесет на лицевой счет сведения из бумажной книжки за периоды до 2020 года, можно будет пользоваться только формой СТД-ПФР и не переживать за хранение бумажной.

Когда в 2021 году к вам придёт устраиваться работник из другой компании, проверьте его бумажную трудовую. Если в ней нет записи о закрытии, то он решил сохранить именно бумажную версию, и вы должны продолжать её вести. Если есть запись о выборе электронной трудовой — ведите только электронно.

Как оформить переход на электронную трудовую в 2021 году

Работник в любой момент сможет написать заявление и перейти с бумажной трудовой на электронную. Тем, кто сделал такой выбор, бумажная книжка должна быть выдана на руки с внесением соответствующей записи. Срок выдачи трудовой в нормативных актах не прописан, но по аналогии с выдачей кадровых документов по заявлениям — допустимо 3 дня. Запись надо заверить подписью сотрудника и ответственного за ведение трудовых книжек или работодателя.

Образец записи в трудовой книжке о выборе электронной формы

В книге учёта движения трудовых книжек в графе 13 сделайте запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ.

С момента выдачи бумажной трудовой работодатель не отвечает за её заполнение и хранение.

Как работнику получить сведения о своём стаже

Работник, выбравший электронную трудовую книжку, сможет получить сведения о своём стаже следующими способами.

В ПФР, МФЦ или на «Госуслугах» в форме СТД-ПФР

СТД-ПФР утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. В форме отражается информация о всей трудовой деятельности, в том числе, за периоды до 31.12.2019 (наименование работодателя, период работы).

ПФР может выдать сведения о трудовой деятельности как на бумаге, так и в электронном виде — с усиленной квалифицированной электронной подписью. МФЦ будет выдавать СТД-ПФР только на бумаге, «Госуслуги» — только в электронном виде.

У работодателя по последнему месту работы в форме СТД-Р

Форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. Если у сотрудника нет бумажной трудовой, работодатель должен будет выдать ему заверенные сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде.

Работодатель может сообщить данные только за тот период, когда сотрудник работал у него.

Форма СЗВ-ТД: как заполнять

Чтобы ПФР регулярно получал новые сведения о трудовой деятельности работников, сдается отчётность по форме СЗВ-ТД. Форма и порядок заполнения утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730П.

Заполнять форму нужно на всех официально трудоустроенных или уволенных работников (в том числе совместителей), а также фиксировать там другие кадровые изменения и отражать информацию о поданном заявлении о выбранном формате трудовой.

Требования к заполнению формы

Бланки заполняются чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок и исправлений. При этом можно использовать любые цвета, кроме красного и зелёного.

Документ по форме СЗВ-ТД заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Работодатель, который не является юрлицом, заверяет документы личной подписью.

Сведения о работниках, о страхователе, а также сведения о трудовой деятельности работников заполнять обязательно. Если в течение месяца по работнику не было никаких кадровых событий, «Нулевая» форма не представляется.

В графе 1 таблицы формы СЗВ-ТД нумерация сквозная. Номера мероприятий должны указываться в порядке возрастания и не повторяться.

Значения в графах «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» и «Дата» в подразделе «Основание» указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ежемесячном представлении формы СЗВ-ТД они должны находиться в пределах отчётного периода.

Реквизиты работодателя

«Регистрационный номер в ПФР». Укажите номер, присвоенный страхователю при регистрации. Он должен состоять из 12 цифр по следующему формату: XXX-XXX-XXXXXX.

«Наименование организации / индивидуального предпринимателя». Укажите то же название компании, что и в учредительных документах, название ОП или филиала иностранной компании, которая работает в России. Если такие сведения представляют ИП, адвокат или нотариус, то они должны полностью указать фамилию, имя и отчество — как в паспорте.

«ИНН». Указывается ИНН работодателя — организации (10 символов) или физлица (12 символов).

«КПП». Должно состоять из 9 цифр или отсутствовать.

Сведения о работнике

Фамилию, имя и отчество (при наличии) работника нужно заполнить русскими буквами в именительном падеже. Кроме того, обязательно введите дату рождения и номер СНИЛС. Сведения о сотрудниках должны совпадать с теми, что указаны в страховом свидетельстве или в форме АДИ-РЕГ.

Сведения о поданном заявлении

Здесь нужно указать, какой способ ведения трудовой книжки выбрал работник — бумажный или электронный, а также дату подачи заявления.

Обратите внимание: заявление, в котором сотрудник выбирает предпочтительную форму трудовой книжки, — это уже основание для подачи СЗВ-ТД.

Если нужно скорректировать дату заявления, поданного зарегистрированным, нужно представить форму СЗВ-ТД и в соответствующей строке указать новую дату подачи заявления.

Если нужно отменить ранее поданные сведения о заявлениях, впишите ранее указанную дату подачи заявления и в поле «Признак отмены» проставьте знак «X».

Отчётный период

Поле «Отчётный период» заполняется при ежемесячном представлении формы, но только до 1 июля 2021 года, когда начнет действовать новая форма.

Номер месяца указывается в формате ММ. Также в этом разделе нужно указать год в формате ГГГГ, к которому относится отчётный месяц. Он должен быть больше или равен «2020».

Сведения о трудовой деятельности работника

В графе «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» нужно указать дату кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ. В отдельной графе также следует указать вид кадрового мероприятия:

Код	Как кадровое мероприятие обозначается в форме	Что стоит за этим обозначением
1	ПРИЕМ	Приём на работу (службу)
2	ПЕРЕВОД	Перевод на другую работу
3	ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ	Изменение наименования страхователя
4	УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)	Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.)
5	УВОЛЬНЕНИЕ	Увольнение с работы
6	ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДОЛЖНОСТИ)	Лишение права по приговору суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью

Подраздел «Наименование»

Графа «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение». Заполняйте по штатному расписанию. Для некоторых должностей предусмотрены льготы или ограничения, поэтому их надо называть так, как требуют квалификационные справочники. Структурное подразделение указывается в случае, если информация о нем отражена в трудовом договоре.

В этой же графе указывается информация о совместительстве, если работник является совместителем. Также в этой графе можно разместить другие сведения (комментарий) о мероприятии.

Графа «Код выполняемой функции». С 1 января 2021 года указывается код из семи цифро-буквенных знаков в формате «ХХ.ХХХ-Х-Х», где:

первые пять цифровых знаков, разделенные точкой, — это код наименования вида профессиональной деятельности (раздел I профстандарта), содержащего обобщенную трудовую функцию, к которой относится выполняемая работником работа по должности (профессии), специальности (раздел III профстандарта);
последние два цифро-буквенных знака (раздел II профессионального стандарта) — буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак, уровень квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция.

Заполняется графа при наличии утвержденного профессионального стандарта и принятии работодателем решения о его применении.

С 1 июля 2021 года графа «Код выполняемой функции» станет обязательной для заполнения и порядок её заполнения изменится. Надо будет указывать кодовое обозначение из Общероссийского классификатора занятий. Подробнее — в обзоре изменений.

Графа «Причина увольнения». Укажите причину прекращения трудового договора по ТК РФ или иному федеральному закону. А также наименование документа, в соответствии с которым проведено расторжение трудового договора и пункт, часть статьи, статью нормативного документа. Пишите без сокращений, как в трудовой книжке.

Подраздел «Основание»

Графа «Наименование документа». Укажите вид документа (приказ, распоряжение, иное решение работодателя), а в графах «Дата» и «Номер документа» — дату и номер приказа или распоряжения, по которому сотрудник принят на работу (переведён, уволен и т.д.).< /p>

Графа «Дата». Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Графа «Номер документа». Укажите номер документа — без знака «№».

Если нужно отменить запись о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, страхователь представляет форму СЗВ-ТД, заполненную в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется знак «X».

Как сдавать СЗВ-ТД в 2021 году

На бумаге отчёт СЗВ-ТД могут сдавать только те компании, у которых 25 и менее застрахованных сотрудников. Все остальные должны представлять эти сведения в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Важная новость

Правительство внесло в Госдуму проект с поправками к закону о персонифицированном учёте (Проект Федерального закона № 1115653-7).

Сведения по форме СЗВ-ТД надо будет представлять только в электронном виде, уже если у страхователя работает больше 10 человек. Планируют также закрепить, что форму имеет право подать не только лично страхователь, но и его представитель по электронной доверенности, подписанной УКЭП. Форму доверенности позже утвердит ПФР.

Подавать сведения нужно не на всех сотрудников, а только на тех, кто уволился, трудоустроился, перевёлся на другую постоянную работу или подал заявление о выборе бумажной или электронной трудовой (полный список кадровых событий см. в таблице выше). Нулевые отчёты сдавать не нужно.

Сроки сдачи зависят от причины представления отчёта:

Приём на работу и увольнение — форма представляется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление (прекращение) трудовых отношений;
Перевод на другую постоянную работу, подача заявления о выборе способа ведения трудовой книжки (если в 2020 году не подал по уважительной причине) либо о представлении сведений о трудовой деятельности — не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место кадровые мероприятия.

Ответственность за непредставление СЗВ-ТД

Если страхователь не представит сведения по форме СЗВ-ТД, представит их не вовремя или с ошибками, то ПФР сообщит об этом в трудовые инспекции. За неоднократные нарушения при сдаче отчётности должностным лицам грозит административная ответственность: предупреждение или наложение административного штрафа в размере от трехсот до пятисот рублей (ст. 15.33.2 КоАП). А ещё это может привести к внеплановой проверке инспекцией.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Дата публикации 21.09.2020

В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ с 2020 года работодатели получили право оформления трудовых книжек работников в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). Такой формат обладает рядом преимуществ перед традиционной бумажной версией. Во-первых, электронную книжку невозможно потерять. Сведения будут храниться на сервере, а работник или работодатель смогут получить доступ к ним в онлайн-режиме. Кроме того, работодатели освобождаются от необходимости приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки.

Сроки перехода на электронную трудовую книжку

Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года. В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную. У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.

Какие сведения будут в электронной трудовой книжке?

В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:

Ф.И.О. работника;
место работы;
периоды работы;
должность (профессия, специальность);
квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
основания увольнения.

Как работнику получить сведения из трудовой книжки?

Работнику периодически необходимы сведения из его трудовой книжки. Например, для получения кредита, для прохождения собеседования и т.д. Если в случае с бумажной версией трудовой книжки работнику нужно запросить у работодателя выписку из нее, вынуждая его делать дополнительную бумажную работу, в случае с электронным документом этот процесс стал проще. Сведения из электронной книжки можно получить (ст. 66.1 ТК РФ):

у последнего работодателя;
по запросу в ПФР или МФЦ;
в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.

При трудоустройстве работник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешенным. Полагаем, этот вопрос будет решен внесением изменений в нормы либо работодателям придется представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге.

Как перейти на использование электронной трудовой книжки?

Для перехода на электронные трудовые книжки работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассмотрим эти действия более подробно.

Уведомить работников о введении электронных трудовых книжек

В первую очередь необходимо донести до работников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого следует издать соответствующий документ (например, уведомление) и ознакомить с ним всех работников. Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления работников с локальными нормативными актами. Каждый работник, ознакомившийся с текстом уведомления, должен подтвердить это проставлением подписи либо в самом уведомлении, либо в листе ознакомления с уведомлением. Крайний срок - 31 октября 2020 г. включительно (постановление Правительства РФ от 19.06.2020 № 887).

Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки

Не позднее 31 декабря 2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном работником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.

Если работодатель получил от работника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, а также электронную трудовую книжку. Право работника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом за ним сохраняется право отказаться от нее и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч. 4, 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением.

Электронные трудовые книжки ведутся с даты подачи заявления. При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки. В бумажной трудовой книжке необходимо сделать запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Выдать работнику на руки бумажную трудовую книжку в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.

Порядок внесения записи о выдаче на руки трудовой книжки в этом случае законодательством не установлен. По нашему мнению, запись может выглядеть следующим образом.

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

Закрытое акционерное общество "Магнит"
(ЗАО "Магнит")

Принята в юридический отдел на должность юриста

Приказ от 07.10.2019 № 358

Представлено заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Заявление от 31.01.2020

Если в течение 2020 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с указанными заявлениями до 31.12.2020 могут сделать это в любое другое время после этой даты. К таким работникам относятся:

работники, которые по состоянию на 31.12.2020 не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период:
- временной нетрудоспособности;
- отпуска;
- отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
В отношении работников, впервые поступивших на работу, начиная с 01.01.2021 бумажные трудовые книжки не оформляются. Сведения о трудовой деятельности таких работников ведутся исключительно в электронном виде (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Внести изменения в локальные нормативные акты, коллективные и трудовые договоры

В первую очередь следует провести ревизию внутренних документов, локальных нормативных актов, коллективных и трудовых договоров, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек работников. При необходимости следует внести в такие документы изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.

В частности, изменений могут потребовать:
- Положение о ведении и хранении трудовых книжек. Некоторые организации оформляют порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек в виде самостоятельного локального нормативного акта. Этот документ не является обязательным и может носить любое название. Тем не менее, если в организации есть такой документ и он предусматривает возможность ведения трудовых книжек только на бумаге, следует внести в него изменения, согласно которым трудовая книжка также может быть электронной. и коллективные договоры. Внесение условий о порядке ведения трудовых книжек в текст трудового договора практически не практикуется. Однако если в договоре все же есть такое условие, следует проверить, не противоречит ли оно новым правилам оформления трудовых книжек и при необходимости изменить его. Подробнее о том, как внести изменения в трудовой договор, читайте здесь. С порядком изменения условий коллективного договора можно ознакомиться в этой статье.
- Другие локальные нормативные акты и документы, содержащие правила оформления трудовых книжек. Условия, содержащиеся в таких документах, необходимо привести в соответствие с новыми правилами оформления электронных трудовых книжек.
Изменения в локальный нормативный акт вносятся в том же порядке, в котором он принимался. Например, если для принятия локального акта руководитель организации издавал соответствующий приказ, подписывал его, после чего с его текстом знакомили работников, изменения вносятся в том же порядке: 1) издание приказа о внесении изменений в локальный нормативный акт; 2) подписание приказа руководителем; 3) ознакомление работников с текстом приказа о внесении изменений.

Если для принятия локального акта, в который вносятся изменения, учет мнения представительного органа работников (профсоюза) является обязательным, внести в него изменения также можно только с соблюдением порядка учета мнения профсоюза (ч. 2 ст. 8, ст. 372 ТК РФ).

Передавать в ПФР данные о работниках

В связи с введением электронных трудовых книжек работодатели обязаны с 01.01.2020 представлять в органы ПФР сведения о трудовой деятельности работников. Соответствующие изменения внесены в статью 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ о персучете Федеральным законом от 16.12.2019 № 436-ФЗ.

Отчетность необходимо сдавать по форме СЗВ-ТД, утв. постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п.

Если количество работников за предшествующий отчетный период (месяц) не превышает 24 человек, сведения в ПФР можно подать либо на бумаге, либо в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Если работников 25 и больше - только в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 2.6 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования (далее - Закон № 27-ФЗ)).

Основанием для представления в ПФР сведений по форме СЗВ-ТД является:
- прием на работу;
- увольнение с работы.
- перевод на другую постоянную работу;
- подача сотрудником заявления о продолжении ведения трудовой книжке в бумажном виде (ст. 66 ТК РФ);
- подача сотрудником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (предоставлении сведений о трудовой деятельности) (ст. 66.1 ТК РФ).
Кроме того, СЗВ-ТД подается если (п. 2.5.3 постановления Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п):
- работодатель изменил наименование;
- работнику установили вторую и последующую профессию, специальность или квалификацию;
- судом в отношении работника вынесено решение о запрете занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.
В случае приема на работу и увольнения СЗВ-ТД должна быть подана не позднее рабочего дня, следующего за днем, когда было издано соответствующее распоряжение (например, приказ о приеме на работу, приказ об увольнении и т.д.). Во всех остальных случаях СЗВ-ТД подается не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем месяцем, в котором состоялось кадровое мероприятие (п. 2.4, пп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, постановление Правительства РФ от 08.04.2020 № 460).

При отсутствии в отношении работника перечисленных кадровых мероприятий в 2020 году, подать сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года работодатель должен не позднее 15 февраля 2021 года (абз. 2 пп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

С примерами заполнения форм СЗВ-ТД вы можете ознакомиться в справочнике Отчетность по персонифицированному учету:
- Заполнение формы СЗВ-ТД при переводе работника на другую постоянную работу
- Заполнение формы СЗВ-ТД при приеме работника на работу
- Заполнение формы СЗВ-ТД при смене наименования организации-работодателя
- Заполнение формы СЗВ-ТД при увольнении внешнего совместителя
- Заполнение формы СЗВ-ТД при переводе работника, выбравшего бумажную трудовую книжку, на другую постоянную работу
- Заполнение формы СЗВ-ТД, если поданное ранее заявление о способе ведения трудовой книжки было признано ошибочным
- Заполнение формы СЗВ-ТД при увольнении работника по собственному желанию с основного места работы
Помимо подачи сведений в пенсионный фонд, на работодателя также возложена обязанность предоставления сведений о трудовой деятельности самому работнику. Кроме того, работник имеет право запросить такие сведения из базы Пенсионного фонда РФ. Сведения о трудовой деятельности работника предоставляются по его запросу по отдельной форме (не позднее трех рабочих дней с даты подачи работником соответствующего заявления), а также при увольнении (в день увольнения). Это предусмотрено ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ.

Формы сведений и порядок их заполнения утверждены приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н. Согласно приказу сведения заполняются:
- работодателем - по форме СТД-Р (Приложение № 1 к приказу № 23н);
- органом ПФР - по форме СТД-ПФР (Приложение № 2 к приказу № 23н).
Какое наказание предусмотрено за непредставление сведений о трудовой деятельности или их недостоверность?

Непредставление сведений о трудовой деятельности или представление их с нарушением срока грозит привлечением к административной ответственности за нарушении норм трудового законодательства, то есть по ст. 5.27 КоАП РФ (п. 9 ст. 1 Федерального закона от 16.12.2019 № 436-ФЗ).

Кроме того, проектом изменений в КоАП РФ предусмотрена ответственность работодателя за неоднократное (два раза и более в течение года) нарушение сроков представления в ПФР сведений о трудовой деятельности в виде предупреждения должностного лица.

1 января 2020 года в России вступили в силу изменения Трудового кодекса, которые вводят электронные трудовые книжки (ЭТК). На сайте ПФР отмечается, что переход на электронные трудовые книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо. Яна Плехович, инженер по научно-технической информации АПД, объясняет, чем электронные трудовые отличаются от традиционных, зачем они нужны, а также отвечает на другие популярные вопросы.

Что это?

Электронные трудовые книжки — новый формат предоставления сведений о трудовой деятельности. Он не предполагает физического носителя, все записи ведутся только в электронном виде.

Бумажные трудовые теперь недействительны?

Нет, об этом волноваться не стоит. До 31 декабря 2020 вам нужно выбрать, будет ли работодатель вести и дальше бумажную трудовую книжку.

Если вы напишете заявление о том, что отказываетесь от нее, то работодатель будет вести только электронную трудовую книжку, а бумажную вам отдадут.

Если напишете заявление о том, что хотели бы оставить бумажный вариант, то работодатель продолжит вести бумажную и электронную наравне. Работодатель в любом случае будет вести электронную версию, а вам лишь надо выбрать, будет ли и дальше вестись бумажный вариант.

Стоит отметить, что работодатель будет предоставлять информацию в электронном виде только о той трудовой деятельности, которая осуществляется у него. Сведения о предыдущем опыте работы (не у этого работодателя или до введения ЭТК) будут отражены только в бумажной версии вашей трудовой книжки.

В ЭТК будет такой же объем информации, что и в бумажной версии?

По составу данных они почти идентичны, но есть исключения.
- В ЭТК не предусмотрены сведения о наградах. Нет необходимости дублировать эту информацию в сведениях о трудовой деятельности, поскольку награждение государственными и муниципальными наградами сопровождается изданием соответствующего нормативного правового акта, который публикуется в открытых источниках.
- Не предусмотрено внесение данных об образовании работника, поскольку сведения об образовании размещены в открытой государственной информационной системе «Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении». Она доступна гражданам, работодателям, органам власти.
Что будет, если я не напишу заявление до 31 декабря 2020?

Позиция законодателя такова, что отказ от ведения бумажной версии трудовой книжки строго добровольный. Это значит, что если вы не подадите заявление о выборе ведения трудовой книжки до 31 декабря, то работодатель будет вести и бумажную, и электронную версии.

Если я нахожусь в декрете, надо ли мне писать заявление о форме ведения трудовой книжки?

На сайте ПФР отмечается, что лица, не имевшие возможности до 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы соответствующее письменное заявление. Но подавать заявление в таком случае имеет смысл только тогда, когда вы хотите отказаться от ведения бумажной версии. Без вашего согласия работодатель в любом случае не сможет прекратить ее вести.

Не стоит спешить с написанием заявления, сначала работодатель должен письменно уведомить вас о произошедших изменениях (до 30 июня 2020 года) и предложить сделать выбор. Способ подачи заявления должен установить сам работодатель. Законодатель устанавливает лишь, что заявление пишется в свободной форме.

Как работодатель будет вести ЭТК?

Предоставить сведения о трудовой деятельности застрахованного лица работодатель может через:
- Клиентскую службу территориального органа ПФР;
- Специализированного оператора связи.
А как я смогу узнать сведения из ЭТК как работник?

Работник сможет получить сведения о трудовой деятельности через Единый портал госуслуг или через личный кабинет на сайте ПФР (вход осуществляется через логин и пароль госуслуг). Также работодатель обязан будет выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде в случае письменного запроса работника, а также при увольнении. В письменном виде сведения из трудовой книжки можно будет получить через клиентскую службу ПФР или МФЦ.

В чем вообще смысл? Зачем нужны ЭТК?

На данный момент существует несколько проблем в ведении бумажных трудовых книжек.
- Прежде всего, это доступ работника к информации о трудовой деятельности. Сейчас, чтобы узнать сведения из своей трудовой книжки по текущему месту работы, вам нужно обратиться к работодателю. А если у вас нет возможности сделать запрос, потому что территориально вы находитесь в другом месте? Теперь эта проблема будет не актуальна, потому что у вас будет доступ к ЭТК в любом месте и на любом устройстве.
- Существует также проблема доказывания стажа работника. Правдивость сведений в ЭТК доказывать не нужно. За их правдивость отвечают работодатели, внося сведения о вашей трудовой деятельности через электронную форму.
- ЭТК не потеряется, в отличие от бумажной версии. А еще это обеспечит снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение данных о трудовой деятельности.
- Электронные версии помогут вам в официальном трудоустройстве на дистанционную работу, поскольку сведения о трудовой деятельности можно будет предоставлять в электронном виде.
А если на новой работе я принесу бумажную трудовую книжку, хотя до этого отказалась от ее ведения?

Если вы отказываетесь от ведения трудовой книжки, то ваш работодатель указывает ваш выбор в системе электронного учета. А еще работодатель делает отметку в бумажной трудовой о том, что вам её выдали, потому что вы перешли на электронный учет.

Если вы не отказались от бумажной трудовой, то новый работодатель продолжит ее ведение вместе с ЭТК.

Если я выбираю сохранение бумажной трудовой книжки, то при последующем трудоустройстве мне нужно будет приносить только ее?

Не совсем. Ваш предыдущий работодатель при увольнении сделает запись не только в бумажной трудовой книжке и выдаст ее вам, но еще и направит эти сведения в электронную систему учета. При этом работодатель не обязан будет при увольнении выдавать вам выписку из ЭТК (но может это сделать по вашему письменному запросу).

А на новое место работы вам нужно будет принести вашу бумажную трудовую книжку и выписку из электронной системы учета (в письменном или электронном виде). Если вы по каким-то причинам не можете (или не хотите) получить эти сведения от вашего предыдущего работодателя, то всегда можно выгрузить их из личного кабинета на портале ПФР/госуслуг или заказать их через МФЦ.

Впрочем, беспокоиться не стоит, ведение ЭТК еще не началось, так что первое время будет хватать и бумажной версии. В любом случае такую информацию лучше уточнять в отделе кадров по будущему месту работы.

Будет ли автоматически передаваться в Пенсионный фонд информация не только об основной работе, но и о работе по совместительству, или информация о совместительстве будет передаваться только по моему желанию?

Начать стоит с того, что заявление о выборе вида ведения трудовой книжке вам нужно будет подавать по основному месту работу. А сведения о вашей трудовой деятельности должны будут самостоятельно предоставлять работодатели как с вашего основного места работы, так и с места работы по совместительству. Раньше такие сведения вносились в бумажную трудовую книжку, если вы извещали работодателя по основному месту работы, а теперь в электронной форме это будут делать без вашего участия оба работодателя.

Зачем вообще оставлять ведение бумажной трудовой книжки?

По сути, в этом нет смысла. Такую возможность законодатель оставляет лишь для вашего спокойствия. Да и то только для граждан, которые начали работать до 2021 года. У тех, кто впервые трудоустроится в 2021 году, все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Пенсионный Фонд Р Ф утверждает, что их «многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных». Поэтому волноваться о сохранении электронных данных тоже не стоит.

Читайте также: