С какими документами работает директор

Опубликовано: 17.09.2024

Образец должностной инструкции директора предприятия

Наименование организации (предприятия)
Реквизиты

Общие положения

Должность относится к руководителям.
Занять это место в должностной структуре может лицо с высшим образованием по профилю предприятия, с опытом руководства производственными коллективами от 5 лет.
Назначение кандидата на эту должность, а также освобождение от нее по собственному желанию или иным причинам происходит только по приказу или решению _______________ (учредителя, совета учредителей, иной структурной формы руководства).
В периоды временного отсутствия руководителя его замещает заместитель. Если должность заместителя не предусмотрена, им становится лицо, назначаемое особым приказом.
Исполняющий обязанности директора наделяется всеми правами и ответственностью отсутствующего руководителя.

Требования к объему знаний

Для исполнения обязанностей в строгом соответствии с законодательными нормами и стандартами, принятыми на предприятии, директор должен обладать знаниями в области права. Необходимо знать такие нормативные акты, как:

Конституция, законы РФ;
нормы закона, касающиеся спецификации предприятия, руководящей работы;
акты, постановления и прочие нормативные документы, относящиеся к производству из разных аспектов: финансового, экономического, хозяйственного и пр.

Относительно работы конкретного предприятия, которым он руководит, он должен знать:

тенденции развития отрасли;
особенности производственного направления;
технологические циклы производства продукции;
методы и способы управления производством в условиях нынешней экономики;
технику и особенности составления перспективных планов деятельности предприятия;
способы и особенности планирования и разработки возможностей расширения рынков сбыта, поиск и выход на новые;
способы организации трудового, производственного процесса;
правила составления трудовых соглашений, регламентация и регулирование трудовых отношений с работниками;
теоретические основы управления, производства, экономики;
законодательные нормы относительно: трудовых отношений, организации охраны труда, санитарии, противопожарной безопасности.

При работе директор опирается на правила и нормы, предписанные:

законами страны;
уставом предприятия;
данным документом;
решениями _______________ (учредителя, совета учредителей и т.д.);
сформулированными и утвержденными правилами внутреннего порядка работы.

Должностные обязанности директора

Руководитель предприятия для реализации своего функционала выполняет следующие действия:

Регламентирует и руководит всеми сторонами деятельности предприятия.
Создает или поддерживает имеющуюся структуру, обеспечивающую связь и сотрудничество всех отделений, цехов, иных частей производства.
Реализует выполнение коллективом задач, которые ведут к своевременному качественному выполнению соглашений с поставщиками, покупателями продукции и финансовыми организациями.
Обеспечивает внедрение передовых технологий на основе перспективного планирования, реалистичной оценки возможностей и резервов коллектива и производственных мощностей.
Занимается поиском и подбором подходящих кадров с соответствующей квалификацией.
Обеспечивает условия труда для работников, создает факторы, способствующие эффективному использованию их интеллектуального потенциала и работоспособности.
Следит за соблюдением норм охраны труда, создания условий отдыха для коллектива.
Распределяет работу среди своих прямых подчиненных: руководителей отделов, подразделений, производственных цехов и т.д.

Проводит работу, направленную на обеспечение:

своевременного оформления документации;
оплаты налогов, сборов, страховых взносов, прочих необходимых выплат;
выплат в финансовые и кредитующие организации.

правомерность величин установленных окладов
регулярную инвентаризацию материальной базы предприятия.

В обязанность директора предприятия входит также анализ финансового рынка на предмет поиска максимально выгодных предложений по депозитам и приобретению акций и других ценных бумаг (в особенности высоколиквидных государственных акций и пр.). Все операции по депозитным счетам, договорам о кредитовании и финансировании, ценным бумагам также находятся под его контролем.

Права

Руководитель организации, предприятия наделяется правом:

представлять интересы предприятия при отношениях с любыми структурными единицами, как внутри предприятия, так и вне его;
действовать, выносить решения от имени предприятия;
заключать трудовые соглашения, изменять их в предусмотренном законом порядке;
в любой момент требовать от подразделений предприятия и отдельных специалистов актуальные сведения о состоянии производства и иную информацию;
принимать решения о поощрении лучших специалистов любого уровня, а также выносить решения о порицании и материальной или иной форме ответственности лиц, допустивших упущения и ошибки;
требовать от специалистов и работников любого уровня выполнения трудовых договоров, соблюдения правил эксплуатации оборудования и техники, разумной экономии и следования режиму и внутреннему распорядку предприятия;
требовать от подчиненных выполнения своих требований, приказов, распоряжений.

Ответственность

На директора возлагается ответственность в случаях:

небрежного отношения к своим обязанностям;
правонарушения или проступка, которые были совершены в процессе трудовой деятельности;
материального ущерба в любой форме;
использования ресурсов предприятия в собственных интересах, которые не совпали с интересами учредителя.

За все проступки, упущения и недочеты лицо, занимающее пост директора, несет наказание, предусмотренное сводами законов страны.

Инструкция составлена юридическим отделом предприятия, подпись руководителя отдела ___________.

С инструкцией ознакомлен _________________.

Пояснения к инструкции

Инструкция – важный документ, который регламентирует деятельность руководителя предприятия.

Важно! Подробно описанные обязанности директора, его права и ответственность служат гарантом отсутствия конфликтных ситуациях в спорных вопросах.

Инструкция не имеет четко установленной формы, а также регламентированного содержания. Составители документа опираются на квалификационные справочники и типовые образцы. Каждая организация может составить собственную инструкцию, соответствующую специфике своей структуры и направления деятельности.

Приведенный образец состоит из 4 частей, при необходимости количество разделов увеличивается.

Часть 1

Называется «Общие положения», включает в себя четко расписанные требования к кандидату на должность:

Уровень образования.
Стаж руководящей деятельности.
Знания, теоретические и практические.

В понятие «знания» входит знакомство с нормативными актами, регулирующими трудовые отношения, экспертная финансовая грамотность, управление и другие аспекты информации, необходимые для руководящей должности.

Часть 2

В этом разделе четко и многосторонне сформулированы все аспекты выполнения функционала руководителя. Списки могут быть разными для каждого предприятия, но все вероятные сферы приложения сил директора должны быть освещены.

Это важно! Директор принимает решения, за которые несет полную ответственность перед законом и учредителем.

Его деятельность направлена, прежде всего, на организацию производства, которое будет выпускать конкурентоспособный товар, востребованный у потребителя, соответствующий отечественным и мировым стандартам.

Кроме этого, директор несет ответственность за выполнение обязательств перед:

Федеральным бюджетом.
Поставщиками и заказчиками.
Кредитующими организациями.

Поэтому важно правильно определить сферу его деятельности, регламентировать соответствующей ответственностью и правами.

Часть 3

Директор наделяется правами и полномочиями, которые позволяют ему полноценно выполнять представительские и руководящие функции.

Часть 4

В заключительном (при включении дополнительных частей предпоследнем) разделе перечисляются нарушения и проступки, за которые директор может быть наказан.

Важно! Все вероятные санкции в отношении руководителя, действия и наказания должны проводиться строго в рамках законодательства, соответствующего характеру проступка.

Руководителя ООО обычно называют генеральным директором, но встречаются и другие варианты: директор, президент. Различия в наименовании не влияют на его статус – это единоличный исполнительный орган общества. Он представляет интересы организации и подписывает документы, связанные с ее деятельностью.

Рассмотрим, как назначить человека на должность директора ООО и какими документами это оформить.

Основание для приема на работу

Согласно статье 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» выбирают и назначают директора на должность участники общества. Для этого на общем собрании они должны большинством голосов принять решение об избрании руководителя. Сделать это может и совет директоров (наблюдательный совет), если это закреплено в уставе.

Директора выбирают из числа учредителей или приглашают со стороны.

Внимание! Нельзя нанимать на должность директора дисквалифицированных лиц. Проверьте заранее, что будущий руководитель не значится в Реестре дисквалифицированных должностных лиц. Для этого можно воспользоваться сервисом на сайте ФНС.

Решение о назначении на должность оформляют протоколом общего собрания. Это будет основанием для заключения трудового договора. Заявление при принятии на работу директору писать не нужно.

Если же в ООО только один собственник, то он может возложить полномочия руководителя сам на себя или привлечь наемного работника. В этом случае директор будет принят в штат на основании решения единственного учредителя общества.

Оформление трудового договора

Генеральный директор – такой же штатный сотрудник, как все остальные. И оформляют его по общим правилам. Он должен предъявить в отдел кадров паспорт, трудовую книжку, военный билет и другие документы, необходимые для приема на работу. После этого с ним подписывают трудовой договор, который должен содержать условия, указанные в ст. 57 ТК РФ. Перед подписанием договора директора нужно ознакомить под подпись с внутренними документами организации.

Законодательство не ограничивает срок, на который принимают руководителя. Генерального директора можно принять в штат как по срочному трудовому договору (не более 5 лет), так и на неопределенный срок. Это можно указать в уставе или в решении.

Трудовой договор с гендиректором со стороны организации подписывает кто-либо из ее уполномоченных представителей (п. 1 ст. 40 Закона об ООО ):

председатель общего собрания участников или совета директоров (наблюдательного совета);
единственный собственник общества;
другой уполномоченный участник ООО.

Дата трудового договора с директором совпадает с датой принятия единственным учредителем или общим собранием участников решения о назначении.

Приказ о приеме на работу

После заключения трудового договора, в трехдневный срок издают приказ о приеме на работу директора. В нем он расписывается дважды: как руководитель организации и как работник, который ознакомился с приказом. Документ регистрируют в журнале учета приказов о приеме на работу, оформляют личную карточку сотрудника.

При этом можно оформить еще один приказ – о вступлении директора в должность. Заполняется он в свободной форме. Приказ подпишет тот же участник ООО, который уполномочен подписать трудовой договор с руководителем.

Запись в трудовую книжку

Сведения о работе в трудовую книжку руководителя вносят в общем порядке, предусмотренном Правилами ведения и хранения трудовых книжек. Запись делается только в случае, если он принят на основное место работы. Если директор работает по совместительству, запись в трудовой не делают.

В графу 4 вписывают реквизиты одного из документов:

протокола общего собрания участников ООО;
протокола совета директоров (наблюдательного совета);
решения единственного участника;
приказа о вступлении в должность.

Такие разъяснения дал Роструд в письме № 2894-6-1 от 22 сентября 2010 г.

В графе 3 лучше написать «избран» или «назначен», а не «принят».

Заполняет трудовую книжку специалист, который ведет кадровую документацию или сам директор, если он единственный сотрудник в компании.

Если директор – единственный учредитель

Если функции руководителя взял на себя единственный участник (учредитель) общества, то оформлять с ним трудовой договор не нужно. Об этом сказано в письме Роструда № 2262-6-1 от 28.12.2006.

Однако это спорный момент: встречается противоположная точка зрения о том, что трудовой договор с директором – единственным учредителем – все-таки не запрещено заключать в общем порядке.

Передача сведений о директоре в ИФНС

Сведения о новом руководителе ООО нужно передать в налоговую инспекцию, чтобы их внесли в ЕГРЮЛ. На это дается 3 рабочих дня с момента его назначения.

Если директор был избран еще до госрегистрации ООО, то отдельно об этом в ИФНС не сообщают.

Чтобы передать информацию, заполняют заявление по форме № Р14001 . Предоставить его можно несколькими способами:

Если пропустить сроки (или вообще не представить сведения), руководителя организации ждет штраф в размере 5 000 рублей согласно ч. 3 ст. 14.25 и ст. 23.61 КоАП РФ.

Обычно работу первого руководителя с документами выстраивает личный помощник. Именно от него (а чаще – от нее) зависит, когда на стол к директору попадут и будут рассмотрены входящие письма и когда исполнители получат исходящие и внутренние документы с подписью директора.

Правило, действующее всегда и везде: культура обращения с документами в организации зависит от того, как обращается с ними первый руководитель. Если он считает, что по важным вопросам нужно звонить, а не писать, то помощник должен настроиться на преодоление серьезных препятствий при выстраивании системы делопроизводственной работы. Основным препятствием будет сам директор, который искренне не понимает, почему он должен рассматривать и подписывать ежедневно целую гору бумаг. Обычно этим грешат руководители-«технари». Метод «борьбы» здесь один – постепенно и методично доносить до шефа, что работа с документами имеет не меньшее значение, чем производственная деятельность. Рано или поздно директор «перевоспитается» или, по крайней мере, смирится с этой нудной обязанностью, в крайнем случае – передаст полномочия по рассмотрению и подписанию другим топ-менеджерам.

Сбор и подача документов на рассмотрение

Как минимум один раз в день директору на стол нужно класть папку «На подпись».

Сбор документов на рассмотрение и подпись директора должен происходить при минимальном участии помощника. Лучше всего использовать обыкновенный лоток для бумаги, который будет находиться у секретаря общей приемной или канцелярии (если она есть). Время от времени помощник лично забирает накопившееся в лотке или ему приносит документы кто-то из коллег. Главное, чтобы даже отсутствие помощника руководителя не влияло на передачу сотрудниками документов на подпись.

При небольшом объеме документов подавать их на рассмотрение можно один раз в день, во второй половине, за полтора-два часа до окончания рабочего дня. Все накопленное за день в лотке «на подпись» помощник предварительно внимательно просматривает и отделяет друг от друга:

входящие документы;
документы кадрового делопроизводства;
внутренние документы и проекты исходящих документов.

Обратите внимание!

В зависимости от деятельности компании этот список может быть дополнен специфической документацией: проектами, схемами и т.п.

Документы кадрового делопроизводства – это отдельная, отличная от управленческой, система документации. Копить такие документы нельзя, и подписывать лучше в день создания, тем более что ими часто оформляются денежные расчеты с работниками. Жизнь есть жизнь, и если завтра руководитель уйдет на больничный, то оставшиеся неподписанными документы по личному составу могут создать для компании лишние проблемы.

Внутренние документы и проекты исходящих писем – самая «безопасная» категория из рассматриваемых нами, но это не означает, что они могут подождать. Не могут: именно они обеспечивают производственные и бизнес-процессы компании.

Учитывать ли переданные руководителю на рассмотрение и подпись документы? Если да, то как?

Лучше учитывать. К сожалению, у помощника не всегда есть на это время, но статистика неумолима: чем больше документов поступает в приемную, тем выше вероятность того, что рано или поздно один из них потеряется. По закону подлости это обязательно будет нечто очень важное и с трудом подлежащее восстановлению.

Учитывать документы, переданные директору на подпись, можно и вручную. Не обязательно разрабатывать для этого специальную табличную форму, тем более выдумывать отдельную систему нумерации (последнее не только бессмысленно, но и вредно), – достаточно толстой тетради и шариковой ручки. В тетрадь секретарь коротко запишет идентификационные данные документа (или проекта документа), а когда директор вернет стопку бумаг – отметит каждую из них галочкой и укажет, кому этот документ или проект передан.

Если документ поступил после того, как директор получил свою папку «На подпись», то он будет ждать следующего дня. Эту позицию помощнику придется отстаивать жестко, чтобы приучить коллег к дисциплине. Исполнители должны знать: если документ должен попасть к директору сегодня, то принести в приемную его нужно до 16 часов, и ни минутой позже. Это не прихоть помощника, а распорядок рабочего дня первого лица организации. Руководитель не может отвлекаться на каждый документ, в норме он уделяет им время один раз в день.

Рассмотрение документов

Помощник должен знать позицию директора по разным вопросам деятельности организации. Это один из маркеров его профессионализма, ведь грамотный помощник может предсказать мнение своего шефа относительно любого производственного вопроса. Фундамент этого знания – совместное рассмотрение документов, во время которого помощник:

получает информацию обо всех актуальных проблемах и задачах организации;
при необходимости в режиме реального времени получает от руководителя задания, что сделать по тому или иному вопросу;
может немедленно вызвать или соединить директора с кем-то из работников, что значительно ускоряет решение текущих задач;
имеет время для того, чтобы отметить рассмотренные директором документы в своей учетной тетради или блокноте и тем самым гарантировать то, что они не потеряются.

Передача документов исполнителям

Если есть возможность, то постановку задач, регистрацию и передачу документов исполнителям помощник должен делегировать делопроизводителям или другим секретарям. Иначе в распорядке рабочего дня помощника образуется значительный перекос в сторону ДОУ, а эта деятельность (как бы важна она ни была) –лишь одна из составляющих его расписания.

Рассмотренные руководителем документы можно разделить на две части:

1) те, по которым нужно поставить задачи исполнителям (возможно, взять на контроль);

2) те, что нужно просто передать их авторам для дальнейшей работы.

Вероятно, многие из документов второй группы предварительно нужно будет зарегистрировать.

Приоритет в обработке – за документами, которые будут поставлены на контроль и отправятся исполнителям в качестве заданий. Документами другой группы можно заниматься, когда удастся выкроить для них пару часов или по запросу исполнителя, явившегося за переданным директору документом. Для документов, которые готовы и могут быть переданы исполнителям, рекомендуется завести специальные лотки или шкаф (полку) с секциями. Каждая секция будет соответствовать конкретному структурному подразделению, работники которого сами приходят и забирают свои документы. Располагаются такие шкафы обычно в канцелярии или в специально выбранном и огороженном помещении компании, где ограничен доступ посторонних. В приемной первого лица организации им, конечно, не место.

Так ли срочно, как кажется?

Далеко не каждый документ, который исполнитель принес в приемную бегом и со словами: «Подпишите у директора, это очень срочно!», нужно немедленно нести на подпись. Как показывает опыт, очень часто срочность обусловлена не тем, что без этой подписи встанет производство, а тем, что сегодня – последний день исполнения документа, и если автор не зарегистрирует его до конца дня, то получит «просрочку». Помощник, во-первых, должен знать, какие документы и темы являются действительно важными и срочными, а во-вторых, внимательно просматривать каждый документ, который принесли директору на рассмотрение или на подпись. Перечень срочных и проблемных вопросов всегда оговаривается с директором, а единый порядок подачи срочных документов на подпись устанавливается для всех исполнителей и закрепляется в инструкции по делопроизводству организации.

Взаимодействие с канцелярией

Если помощник руководителя не единственный воин на полях делопроизводства и в компании есть канцелярия или сотрудник, который отвечает за прием документов, очень важно определить с ним порядок взаимодействия в некоторых ситуациях, в частности:

при поступлении письма со сроком, который истекает сегодня или завтра;
при поступлении срочного документа тогда, когда директор уже получил свою папку «На подпись»;
при краткосрочном или долговременном отсутствии помощника.

Если руководителей несколько…

Распространенная практика на российских предприятиях: на несколько топ-менеджеров приходится всего один помощник, который должен поддерживать документационное обеспечение деятельности каждого из них[1]. Выше мы описали примерный сценарий поведения помощника генерального директора. Если же помощник один, а директоров несколько, то действовать приходится по-другому.

Предлагаем помощнику вспомнить старый, несколько хамоватый, зато действенный принцип: «Вас много, а я одна». Только грамотное распределение его сил способно обеспечить выполнение всех функций и нормальную работу приемной.

В этой ситуации помощнику рекомендуется подойти к каждому из подопечных директоров и оговорить с ним желаемую форму работы. У каждого из руководителей собственный стиль управления: один привык начинать каждое утро с оперативного совещания, за час до которого он рассматривает поступившие документы, чтобы можно было задать все вопросы подчиненным сразу же на планерке. Второй живет в вечном цейтноте, и у него нет целого часа на рассмотрение документов, зато он может подписывать по несколько документов в течение дня… Все эти особенности и требования нужно собрать и учесть, после внести в единый график передачи документов на подпись. График можно повесить на стене в приемной или в канцелярии – там, где стоят лотки или боксы для сбора документов директоров этой приемной (см. Пример).

Все остальные принципы работы с документами тандема «директор–помощник» остаются прежними, и количество директоров на одного секретаря уже не играет особой роли. Помощник должен по минимуму участвовать в сборе документов на рассмотрение/подпись и распределении рассмотренных дел и по максимуму – в самом процессе. К сожалению, при работе с несколькими руководителями помощнику не удастся присутствовать при рассмотрении документов каждым из них – не может же он раздвоиться. Но если есть возможность, то поучаствовать нужно, хотя бы по очереди – чтобы быть в курсе происходящего и помогать оперативно решать вопросы.

Если помощник руководителя изначально работал с генеральным директором, а потом получил других «топов», что называется, в нагрузку, то о приоритетах и говорить нечего: в первую очередь исполняются поручения генерального директора, а уже потом, по остаточному принципу, – его заместителей или директоров по направлениям. Просрочки и нехватка времени помощника на всех директоров здесь неизбежны, поэтому это не самый эффективный способ организации работы приемной.

Высший пилотаж – внести правила работы с документами каждого из директоров в регламенты организации, как вариант – в инструкцию по делопроизводству, например:

7. Прием, обработка, регистрация и рассмотрение поступающей корреспонденции

[…] 7.18. Зарегистрированные СДОУ документы передаются на рассмотрение генеральному директору Общества или директорам по направлениям деятельности Общества (далее – Руководству).

7.19. Передача документов на рассмотрение Руководству осуществляется ежедневно:

– генеральному директору – ежедневно, не позднее 16:00;

– заместителю генерального директора по правовым вопросам – ежедневно, не позднее 16:00;

– заместителю генерального директора по безопасности – ежедневно (внутренние документы – не позднее 10:00, входящие – не позднее 17:00);

– директору по реализации готовой продукции – ежедневно, в течение дня;

– финансовому директору – ежедневно, не позднее 17:00;

– главному бухгалтеру – ежедневно, не позднее 9:00;

– директору по производству – ежедневно, два раза: не позднее 12:00 и не позднее 17:00.

7.20. Документы, требующие немедленного рассмотрения, могут быть переданы Руководству немедленно после передачи в приемную.

Приведем блок-схему процесса передачи документов на рассмотрение руководителю. В условной организации, в которой происходит этот процесс, помимо помощника работает делопроизводитель. В отсутствие делопроизводителя его функции выполняет помощник.

[1]Подробнее см.: Юдакова М.А. Между молотом и наковальней, или Что делать, если у вас два начальника? // Секретарь-референт. 2011. № 9. С. 13–15.

Новая работа — всегда стресс, даже для руководителя. И если вы знаете часть команды, многое всё равно остаётся неизвестным и новым: нет чёткого понимания, как выстроены текущие бизнес-процессы, как налажено взаимодействие, какие у сотрудников были отношения с предыдущим руководителем и истинные причины его ухода.

Поделюсь простыми и важными шагами, которые помогут понять обстановку, в которой предстоит работать, и организовать рабочие процессы в новой команде.

Сергей Шульга

Ex-HRD ВКонтакте, бизнес-консультант

Шаг 1. Чётко обозначьте и согласуйте цели с начальством

Запросите полную информацию от вашего непосредственного руководителя: что действительно он хочет получить от вас и вашего отдела, в какие сроки и как будет измеряться результат.

Лучше это уточнить до первого рабочего дня, так как потом вас затянут другие процессы и текучка, — времени будет оставаться только на обед, и то не всегда. Не лишним будет узнать, почему ваш предшественник не выполнил свои задачи. Полученную информацию важно зафиксировать: в письме или чате.

Это нужно для прозрачности отношений и поставленных задач. Бывает, когда с руководителя на новом месте работы начинают спрашивать то, что не обсуждалось на собеседовании. Негатив с обеих сторон нарастает, что приводит к увольнению.

К сожалению, такие ситуации встречаются всё чаще.

Шаг 2. Познакомьтесь с командой

Это один из важнейших шагов, — ведь вы будете проводить большую часть дня с этими людьми.

На новом месте важно провести первую встречу с командой для знакомства. Если команда очень большая, состоящая из нескольких групп, то можно провести несколько встреч с разными группами.

Кратко расскажите о себе: как пришли к этой должности и какие ближайшие мероприятия ожидают сотрудников. По возможности проведите ещё и личные встречи с каждым членом команды: если структура большая, можно ограничиться руководителями и лидами небольших команд.

Узнайте у каждого сотрудника:

какие задачи решает;
что нравится и не нравится в текущей работе;
что нравилось и не нравилось в работе предыдущего руководителя;
какие проблемы видит в команде;
какие сложности видит в компании в целом;
чем интересно было бы заниматься в дальнейшем;
немного о себе: чем увлекается, чем интересуется вне работы.

Такие беседы помогут лучше понять каждого члена команды, их сильные и слабые стороны, — и то, какие задачи можно делегировать каждому из сотрудников.

Если такие встречи не проводить, то команда почувствует себя ненужной: будет ждать поручений сверху и выступать в роли рядовых исполнителей, что чревато снижением эффективности и в целом демотивацией команды.

Коллеги поделились кейсом: новый руководитель не уделил должного внимания знакомству с командой, — начал раздавать задачи на своё усмотрение. Упала эффективность и мотивация сотрудников. Большая часть команды просто уволилась.

Шаг 3. Познакомьтесь с руководителями других отделов

Разберитесь в структуре компании, — важно понять основные бизнес-процессы, которые будут происходить под вашим руководством или при вашем участии. Эту информацию компании обычно хранят на корпоративных порталах и других базах знаний. При этом изучение документов не даст такой глубокой картины, как личные встречи с руководителями других отделов. Благодаря таким встречам вы сможете проанализировать отношения между отделами, найти неформальные связи и понять общие цели.

Встречи можно и не проводить, но тогда есть риск, что вы не получите важную информацию, — а в будущем будет сложнее реализовывать совместные проекты.

Проводя такие встречи на моём прошлом месте работы в iConText Group, удалось на старте найти натянутые — и неочевидные на первый взгляд — отношения между командами, дублирование части процессов. Что помогло оперативно решить проблемы.

Шаг 4. Сформируйте стратегию

Итак, вы собрали необходимую информацию:

какие задачи стоят перед вашим отделом, приоритеты;
какая у вас команда, её возможности, зоны роста;
какие процессы в компании, взаимоотношения между другими отделами, проблемные зоны, как они соотносятся между собой.

Теперь из собранной информации можно сформировать стратегию вашего направления, выделив основные и глобальные задачи. Затем разделите их на цели и поэтапный план действий: что нужно сделать для достижения целей.

В этом шаге важно два этапа:

Защитить стратегию перед руководством. Получить одобрение на реализацию намеченного плана.
Защитить её перед своей командой. Показать общую картину происходящего, рассказать, почему необходимо реализовать эти задачи и куда они должны привести.

Так ваша команда почувствует причастность к общему делу, увидит зоны роста и понимание целей компании. Непонимание целей компании, общей стратегии и целесообразности задач демотивирует сотрудников.

КУРСЫ НЕТОЛОГИИ

Soft Skills

Узнать больше

Soft skills — это надпрофессиональные навыки, которые помогают любым специалистам в любой отрасли быть востребованными
Сможете прокачать навыки, чтобы быстро решать задачи, убедительно аргументировать свою позицию, грамотно выстраивать коммуникацию — без лишних эмоций и стресса 💪

Шаг 5. Создайте новую структуру отдела

На основе новой сформированной стратегии у вас и вашей команды есть детальный план с задачами. Вы должны понимать,какими ресурсами можно его реализовать и какова будет новая структура отдела:

какие задачи необходимо распределить между текущими сотрудниками;
кого из команды перевести на другую роль, если нужно назначить лидов команд (на основе их пожеланий и возможностей);
каких специалистов нужно ещё найти.

Тем самым вы перераспределяете нагрузку и даёте членам команды шанс проявить себя. Новые задачи и назначения вдохнут энергию в команду.

Если же вы распределяете задачи между командой на своё усмотрение, то есть риски, что перегрузите сотрудника или получите человека-оркестр. Такие сотрудники могут быстро перегореть и уйти.

Шаг 6. Организуйте регулярные встречи

Рекомендую два эффективных формата встреч: еженедельный статус команды и встречи один на один. Далее по ходу работы можете уже изменять, пробовать другие форматы, в зависимости от предпочтения команды и эффективности таких встреч.

Еженедельный статус

Раз в неделю проводите 30-минутную встречу с лидами команд, где каждый делится статусом по текущим задачам: что в работе, что сделано, что нет, что мешает в работе.

Отличный инструмент для того, чтобы все понимали общую картину задач по отделу и кто чем сейчас занимается.

Встречи один на один

Раз в две недели руководитель и сотрудник общаются один на один, где обсуждается всё, что накипело; какие задачи нравятся или нет, в каком направлении сотрудник хочет развиваться. Такие встречи помогают на старте выявить выгорание и вовремя среагировать.

К сожалению, новые руководители не всегда использую эти инструменты коммуникации с командой и, в результате, теряют ценных сотрудников. Кто-то начинает перегорать, кого-то может что-то не устраивать, а выяснить это не удавалось.

Шаг 7. Выберите единую систему управления задачами

Держать в голове или в почте все свои задачи и задачи команды — это сложно. Вы не сможете видеть детальную историю задачи, этапы реализации, трудозатраты и так далее. Эффективней для этого создать структуру и системность. Выберите систему управления задачами, где будет фиксироваться вся активность команды, ответственные, сроки.

Подобных систем большое множество: YouGile, Asana, Pyrus, Wrike GanttPro и многие другие. В этих сервисах очень удобно детализировать общую стратегию отдела и сделать декомпозицию по задачам с распределением по сотрудникам. Вы всегда сможете отслеживать прогресс по конкретным задачам, видеть новые комментарии и участие других людей, кто так же подключён к реализации задачи.

Так вы и вся команда сможете видеть весь процесс и зафиксированные договорённости, а также любые изменения по проектам или задачам. CRM-системы полезны при масштабировании задач и погружении новых сотрудников из других команд или отделов.

Курс

Soft Skills для руководителя

Узнать больше

Научитесь управлять командой и мотивировать подчинённых
Узнаете, как договариваться со своими подчинёнными и коллегами
Сможете проводить конструктивные встречи и оптимизировать их количество

Заключение

Конечно, рекомендаций для вхождения руководителя в должность на новом рабочем месте намного больше. Но для начала важно начать именно с описанных выше шагов и сделать на каждом их них упор, чтобы ваш первый месяц адаптации прошёл эффективно и максимально гладко, как для бизнеса, так и для новой команды.

Безусловно, часть задач не начнёт сразу решаться так, как вы это запланировали. Возможно недопонимание со стороны команды, срывание сроков, результат может быть не такой, как вы себе представляли, и многое другое, что сложно учесть на начальном этапе управления новой командой. Всё дело в человеческом факторе и новых взаимоотношениях. Вы присматриваетесь к команде так же, как и команда присматривается к вам, не забывайте это. Процесс будет налаживаться постепенно и нужно быть к этому готовым.

Важно помнить, что вы руководите целой командой, а не сотрудниками по отдельности. Формируйте профессиональную команду, развивайте управленческие навыки.

Естественным выглядит заявление о том, что лишенный полномочий руководитель ООО обязан передать документацию общества новому руководителю. Согласно п. 1 ст. 50 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» общество обязано хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.

Причем документы общества по закону хранятся по месту нахождения постоянно действующего исполнительного органа (директора). Этот же адрес отражается в ЕГРЮЛ в качестве адреса организации.

Исходя из законодательных формулировок, обеспечить сохранность документов (в т. ч. и назначать сотрудников, ответственных за хранение) должен, прежде всего, руководитель общества. И, по логике, он же должен следить и за тем, чтобы при смене руководства все бумаги были переданы вновь избранному руководителю, так как организация правильной передачи документов – также неотъемлемая часть обеспечения их сохранности. Но, что греха таить, несмотря на то, что закон устанавливает требования по обеспечению сохранности документов, способов их возврата, которые бы реально и эффективно действовали на практике, на данный момент их не существует.

Конечно, уставом общества или иными внутренними документами может быть урегулирован подробный порядок передачи документации общества при смене руководства. Однако на практике такой вариант, к сожалению, не распространен.

Так, например, при благоприятном стечении обстоятельств прошлое и новое руководство просто подписывают акт приема-передачи документации и вопрос закрывается сам собой.

Споры относительно документации общества возникают прежде всего при желании одной из сторон злоупотребить своими правами.

Чаще всего на практике складывается ситуация, когда бывший директор незаконно уклоняется от передачи документов, особенно если его полномочия прекратились без его согласия, например, по решению участников общества. В таких случаях бывший директор спекулирует на невозможности общества вести нормальную хозяйственную деятельность. Такие судебные споры решаются обычно быстро и безальтернативно. Решением суда бывший директор обязывается передать документацию общества новому руководству.

Однако на практике есть и обратные ситуации, когда новый директор, фактически получив по месту нахождения общества доступ ко всей документации компании, требует от бывшего директора документы повторно. Тогда бывший директор попадает в опасную ситуацию. Документов общества у него нет, однако доказать обратное в суде без подписанного новым директором общества акта приема-передачи достаточно проблематично.

Восстановление документации, даже по решению суда, в таком случае также невозможно, так как, во-первых, у бывшего директора отсутствует право требования чего-либо у третьих лиц от имени общества, а, во-вторых, запрос копий документов сам по себе не может обеспечить надлежащее исполнение требования общества передать ему оригиналы всей документации общества.

В этой связи полагаем, что доказанная невозможность исполнения решения суда о передаче документов является самостоятельным основанием для отказа в удовлетворении таких исковых требований. И в этом месте мы переходим к самой главной проблеме: «Как именно это можно доказать?».

Задача, прямо скажем, не из простых. Обычно все зависит от того, насколько демонстративно ведет себя новый директор, насколько явным будет его намерение причинить вред бывшему директору. Насколько очевидным будет для суда факт наличия у нового директора документов общества.

Ну и, конечно, самое главное – от выводов суда, которые при разном фактическом составе, закономерно также могут быть противоположно разными.

За подобными, к счастью, немногочисленными исками обычно стоит либо желание нового директора избежать привлечения к субсидиарной ответственности в рамках дела о банкротстве, возбужденного по требованию одного из кредиторов общества, или взыскании убытков с бывшего директора со ссылкой на якобы непередачу ему документации бывшим директором.

Также полагаем, что подобное требование может иллюстрировать незаконный интерес в получении компенсации за неисполнение решения суда, которое исполнить не будет никакой возможности. В таких случаях, в частности, заявляется требование о применении астрента при неисполнении решения суда в сроки, предусмотренные законом.

В практике автора было дело, когда новый директор и по совместительству один из учредителей, явно злоупотребляя своими правами, предпринимал многочисленные инициативы с целью причинения максимального материального и репутационного вреда прежнему директору (№ А73–2392/2017).

Указанное дело было рассмотрено в суде первой, апелляционной и кассационной инстанции. Все суды согласились с тем, что в материалах дела отсутствуют доказательства, которые бы объективно свидетельствовали о том факте, что спорные документы находятся в настоящее время именно у прежнего директора, были изъяты им, и он располагает данными документами.

То обстоятельство, что бывший директор являлся единоличным исполнительным органом общества, само по себе не свидетельствует о том, что истребуемая документация находится в его личном владении с учетом того, что по общему правилу документация хранится по месту нахождения самого общества, а доказательств наличия иного порядка хранения документов в обществе в материалы дела предоставлено не было.

Судом при вынесении решения также было принято во внимание, что участники почти три года после смены директора находятся в корпоративном конфликте, о чем свидетельствуют дела, рассмотренные арбитражными судами.

При этом при смене единоличного исполнительного органа общества и прекращении полномочий директора на основании решения собрания участников общества акты приема-передачи документации не составлялись и не подписывались.

В дальнейшем инвентаризация в обществе не проводилась, акты приема-передачи документов не составлялись. Ревизия годовых отчетов и бухгалтерских балансов общества и аудиторская проверка в обществе не проводились.

Факт отсутствия документов в обществе по юридическому и фактическому месту нахождения никак не фиксировался.

Доказательства утраты (отсутствия) истребуемых документов по месту нахождения общества (акты документальной инвентаризации) новый директор также не предоставил.

Также бывший директор акцентировал внимание на том, что требование об истребовании документации в судебном порядке заявлено приблизительно спустя два года после смены руководителя, при том, что ответ от бывшего директора об отсутствии у него документации общества был получен обществом в 2015 году, что новым директором не отрицалось.

Так, на протяжении двух лет общество не обращалось к бывшему директору с требованием о предоставлении каких-либо дополнительных документов. В суд об истребовании документации новый директор также не обращался. Также общество не обращалось с требованием о возмещении затрат, связанных с восстановлением документации.

Парадокс указанного дела заключался в том, что новый директор требовал у истца документы, которые были у него в наличии, а у ответчика отсутствовали. И как ни странно, именно показания свидетелей, вызванных истцом, дали суду основания полагать, что по юридическому адресу общества присутствовала большая часть истребуемой истцом документации общества.

На основании вышеизложенного, суды трех инстанций пришли к обоснованному выводу об отсутствии доказательств нахождения документации общества у бывшего директора, что повлекло отказ в удовлетворении заявленных требований, поскольку судебный акт при данных обстоятельствах не мог обладать признаками исполнимости в соответствии со статьей 16 АПК РФ.

Обращаем внимание читателей, что указанная выше категория дел относится к категории сложных корпоративных дел, так как требует особого внимания к доказательной базе и доводам второй стороны. В связи с чем рекомендуется для грамотного построения своей позиции по делу обратиться за консультацией к квалифицированному юристу.

МЕДВЕДЕВА АЛЕКСАНДРА, ЮРИСКОНСУЛЬТ ООО «ЦЕНТР ЮРИДИЧЕСКОЙ ЗАЩИТЫ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯ»

Источник публикации: информационный ежемесячник «Верное решение» выпуск № 04 (186) дата выхода от 19.04.2018.

Читайте также: