С кем из сотрудников закон разрешает заключать и прекращать электронный трудовой договор

Опубликовано: 17.09.2024

С 1 января 2021 года вступили в силу изменения трудового законодательства в части совершенствования правового регулирования дистанционной работы – Федеральный закон от 08.12.2020 №407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части регулирования дистанционной (удаленной) работы» (далее – Закон об удаленной работе).

В целом, можно отметить факт достаточно быстрой и адекватной реакции законодателя на изменившиеся условия хозяйственной и трудовой деятельности, в том числе, обусловленные введением ряда ограничительных мер по профилактике распространения новой коронавирусной инфекции.

Так, закон фактически подтвердил уже широко применяемые в течение всего 2020 года на практике меры по экстренному переводу отдельных работников на удаленку, ввёл гарантии прав дистанционных работников на полную оплату труда и др.

Остановимся на основных новшествах закона.

Ключевые положения закона

1. На законодательном уровне установлено, что понятие «дистанционная работа» и «удаленная работа» — это синонимы

До принятия закона даже среди разъяснений Роструда встречались мнения, что удаленная работа оформляется просто приказами, в то время как дистанционная обязательно регулируется письменным соглашением с работником.

Подобные дискуссии были распространены и среди кадровых работников компаний, что влекло сложности документооборота. В настоящее время это устранено и понятия синхронизированы (ст. 312.1 ТК РФ).

2. Устанавливается понятие «дистанционный работник»

При определении понятия «дистанционный работник» новый закон указывает, что это лицо, выполняющее работу и взаимодействующее с работодателем не только посредством информационно-телекоммуникационных сетей (Интернета), но и сетей общего пользования. Таким образом, к дистанционной работе теперь относится и взаимодействие с персоналом по телефону, мессенджерам, с помощью SMS и т.п.

3. Определен порядок заключения договоров

Введены нормы о порядке заключения трудовых договоров (допсоглашений) о дистанционной работе без вызова сотрудника в офис. Например, если нет возможности оформить письменные документы с личным присутствием работника, проставлением «живых» подписей и т.п. (ст. 312.3 ТК РФ).

В таком случае закон предусматривает возможность заключения таких соглашений с использованием квалифицированной электронной подписи, что исключает злоупотребления сторон в этой части. Отмечу, что на практике ранее встречались случаи подписания кадровых документов родственниками работника и т.п.

При этом сам процесс взаимодействия сторон по уже заключённым договорам о дистанционной работе может осуществляться просто путём обмена электронными документами (отчетами, заданиями и т.д.) без использования квалифицированных подписей.

4. Предусмотрен порядок регулирования режима работы и отдыха

Законодатель предоставил работодателю возможность регулирования режима труда и отдыха дистанционных работников в локальных нормативных актах, в том числе Правилах внутреннего трудового распорядка, тогда как ранее это допускалось только по соглашению с конкретным работником, что отчасти предоставляло работникам более свободный график работы, льготный режим исполнения трудовой функции.

В настоящее время эти нормы немного ужесточены в плане повышения управляемости трудовым процессом дистанционного работника со стороны работодателя (ст. 312.4 ТК РФ). Однако также сохранена возможность соглашением сторон определять особый режим работы дистанционного работника и иную специфику в этой части.

5. Рабочее время на переписку тоже оплачивается

Новшеством закона является норма о том, что время взаимодействия дистанционного работника с работодателем включается в рабочее время. Это сняло вопросы о том, насколько корректно оплачивать время рабочих совещаний, передачи поручений работникам, разъяснение специфики вопроса по телефону или с использованием средств видеосвязи.

В настоящее время все эти процессы отнесены к рабочим и подлежат оплате (ст. 312.4 ТК РФ).

6. Зарплата не снижается

Законодатель ввел новое императивное требование о том, что выполнение работником трудовой функции дистанционно не может являться основанием для снижения ему заработной платы (ст. 312.6 ТК РФ).

Это новшество важно для обеспечения гарантий прав дистанционных работников на полную оплату труда, поскольку уже были случаи, когда сам факт перевода на удаленную работу воспринимался многими компаниям как повод для понижения стимулирующих выплат, премий за эффективность и интенсивность труда, поскольку дистанционный работник априори не имеет подобной нагрузки. Это порождало споры и конфликты с работниками, в том числе обращение в суд с требованием погашения разницы в зарплате.

В настоящее время такие ситуация должны сойти на нет.

7. Обратная связь регулируется

В части 3 статьи 312.3 Трудового кодекса отмечено новое требование о том, что при взаимодействии посредством обмена электронными документами стороны должны направлять друг другу подтверждение получения таких документов, и это должно быть сделано в срок, установленный локальным нормативным актом или соглашением сторон.

Это отчасти позволяет работодателю регламентировать вопрос обязательной обратной связи от работника по направляемым поручениям, запросам и т.п., поскольку ранее Трудовой кодекс РФ таких обязанностей на сотрудников не возлагал. Зачастую это позволяло злоупотреблять дистанционным характером работы.

8. Оценка условий труда не нужна

Новый закон фактически отменил широкий спектр обязанностей компаний по вопросам обеспечения норм охраны труда в отношении дистанционных работников, оставив лишь нормы об обязательном социальном страховании работника от несчастных случаев, по расследованию таких случаев.

Законодатель теперь четко установил, что, например, в отношении рабочих мест дистанционных работников не нужно проводить специальную оценку условий труда, не нужно проводить с ними инструктаж по охране труда и предпринимать другие меры.

Теперь достаточно лишь ознакомить работниками с требованиями по безопасному использованию оборудования, если оно предоставляется дистанционному работнику компанией (ст. 312.7 ТК РФ).

9. Введен ограниченный перечень специальных оснований увольнения дистанционных работников

Ранее в этой части работодатель мог в соглашении о дистанционной работе указывать широкий перечень оснований увольнения работника, который применим в отдельно взятой компании. Часто это становилось поводом для злоупотребления со стороны организаций, которые иногда включали в договоры о дистанционной работе условия о возможности прекращения трудового договора просто путём извещения об этом работника, например, за 1 неделю и без выплаты каких-либо компенсаций. Формально-юридически это соответствовало прежней редакции ст. 312.6 ТК РФ, поскольку работник подписал такое соглашение.

Сейчас эти меры существенно сокращены, а среди дополнительных оснований увольнения указаны только две:

а) если в период выполнения трудовой функции дистанционно работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя;

б) трудовой договор с работником, выполняющим дистанционную работу на постоянной основе, может быть прекращен в случае изменения работником местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях.

Все остальные основания увольнения общие и строго регламентированы иными нормами ТК РФ.

10. Допустим смешанный формат работы

Закон фактически устранил пробел в нормативном регулировании возможности применения работодателями смешанных режимов работы, предусматривающих чередование удаленного труда и работы на стационарном рабочем месте.

Так, ранее по этому поводу специалисты Роструда в целом высказывались отрицательно, указывая, что смешанные режимы работы прямо не допускаются ТК РФ. Теперь в новой ст. 312.4 ТК РФ указано, что соглашением сторон могут быть определены условия и порядок вызова работодателем дистанционного работника для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте или его выхода на работу по своей инициативе. Тем самым, фактически допускается возможность законного чередования работы сотрудника в офисе и на дому.

11. Работодатель в отдельных случаях может переводить сотрудника на удаленку без его согласия

Законодатель вывел в ранг обязательной нормы условие о возможности перевода работников без их согласия на дистанционную работу в случае возникновения экстренных случаев, таких как эпидемии, стихийные бедствия, а также при принятии соответствующих решений региональными органами власти.

Тем самым, фактически легализована практика перевода значительного количества лиц на удаленку по распоряжению губернаторов в связи с необходимостью выполнения профилактических мер по коронавирусу.

В новой ст. 312.9 ТК РФ по этому поводу отмечено, что такой перевод даже не требует согласия персонала и внесение изменений в трудовые договоры работников, тем самым, эти аспекты полностью отданы на откуп работодателей.

Тем не менее, закон предусмотрел, что в случае принятия таких решений организация обязана обеспечить работника необходимым оборудованием для работы удаленно (если работник им не располагает), а также обучить его работе на нем. При отсутствии такого оборудования, а также невозможности по специфике трудовой деятельности перевести работника на удаленку, работник подлежит направлению в простой с оплатой 2/3 оклада – по обстоятельствам, не зависящим от сторон.

Кроме того, в законе нет четкого регулирования вопроса порядка компенсации дистанционному работнику использования им в работе собственного оборудования и программных средств. Указано лишь то, что при использовании их работником с согласия работодателя, последний выплачивает работнику компенсацию (ст.312.6 ТК РФ).

В заключении добавлю, что среди специалистов сейчас обсуждается вопрос о максимально допустимом шестимесячном сроке временной удаленной работы, которая устанавливается по соглашению сторон (ст.312.1 ТК РФ). Также законом не разрешен вопрос о последствиях: если этот срок истек, а работник все равно продолжает трудиться удаленно, и работодателя это устраивает. Полагаем, что в данном вопросе в ближайшее время могут появиться дополнительные разъяснения Роструда.

8 декабря 2020 года принят Федеральный закон № 407-ФЗ, который внес изменения в главу 49.1 ТК РФ, регулирующую взаимодействие работодателя с дистанционными работниками.

Определения «дистанционная работа», «удаленная работа», «выполнение трудовой функции дистанционно» стали синонимами.

Дистанционная работа — выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.

Варианты оформления дистанционной работы

3 варианта, как оформить сотрудников на «удаленке»

Оформить трудовой договор на постоянной основе или временно на срок до шести месяцев.
Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору на постоянной основе или временно на срок до шести месяцев. Можно чередовать периоды работы удаленно и на стационарном рабочем месте.
Временно по инициативе работодателя на основании приказа или локального нормативного акта. Это условие возможно на период действия исключительных обстоятельств, когда существует угроза жизни или нормальным жизненным условиям населения или его части. Например, если орган государственной власти или орган местного самоуправления приняли соответствующее решение (ст. 312.9 ТК РФ).

Электронная подпись при оформлении дистанционной работы

Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему можно заключать письменно или в электронном виде (312.3 ТК РФ).

При электронном заключении документов необходимо использовать электронные подписи:

работодателю — усиленная квалифицированная электронная подпись;
работнику — усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная электронная подпись.

То же правило действует при заключении договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры или их расторжении.

Простая электронная подпись — электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
Неквалифицированная электронная подпись — электронная подпись, которая:

получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
создается с использованием средств электронной подписи.

Иные документы можно подписать иными видами электронных подписей в порядке, предусмотренном локальным нормативным актом работодателя.

Усиленная квалифицированная электронная подпись — электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и дополнительным признакам:

ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.

Подробнее об использовании работодателями электронных подписей смотрите в видеосюжете:

Подробные рекомендации по оформлению дистанционных работников вы услышите на семинаре «Кадровое делопроизводство и трудовое законодательство в 2020–2021 годах».

Что учесть при оформлении дистанционной работы

Рекомендуем придерживаться алгоритма:

Подготовьте локальный нормативный акт или изменения в ПВТР о порядке оформления дистанционной работы.
В локальном нормативном акте предусмотрите:

какие документы какими видами электронных подписей должны подписываться;
порядок взаимодействия работника и работодателя;
срок, в течение которого сторона трудовых отношений должна направлять подтверждение получения другой стороной электронного документа;
порядок обеспечения работников оборудованием или порядок и размеры выплаты компенсации за использование личного имущества работника.

Что делать, если работника невозможно перевести на «удаленку»

В силу специфики некоторых профессий не каждый может работать вне стационарного рабочего места. Или же бывает, что работодатель не в силах обеспечить работника необходимыми для «удаленки» оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации.

Если работодатель не смог организовать сотруднику дистант в случае действия исключительных обстоятельств или распоряжения органов власти о запрете на труд в офисе, то он обязан оплатить это время как простой. Причины такого простоя не зависят от работника и работодателя. Оплата будет в размере 2/3 оклада (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника

Режим рабочего времени дистанционного работника можно устанавливать по своему усмотрению, если иное не предусмотрено коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Важно: если вы хотите контролировать режим рабочего времени работника, необходимо определять его локальным нормативным актом работодателя, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Если работник переведен на «удаленку» временно, вы можете предусмотреть эпизодическую возможность вызова его на стационарное рабочее место, в том числе по его инициативе. Не забывайте, что для этой ситуации есть исключения, которые поименованы в ст. 312.9
ТК РФ.

Условия и порядок вызова работника можно установить коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Важно: допсоглашением к трудовому договору или трудовым договором предусматривайте территорию, на которой работник выполняет трудовую функцию. Это позволит снять дополнительные вопросы при оформлении дистанционному работнику командировки или при принятии решения о вызове работника на стационарное рабочее место.

Если вы направляете дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность, отличную от той, что вы указали в трудовом договоре или допсоглашении, вы обязаны оформить этот как командировку (ч. 3 ст. 312. 6 ТК РФ).

Вопросы охраны труда при дистанционном формате работы

Работодатель обязан обеспечить работнику на «удаленке»:

санитарно-бытовое обслуживание и медицинское обеспечение в соответствии с требованиями охраны труда, а также доставку работников, заболевших на рабочем месте, в медицинскую организацию в случае необходимости оказания им неотложной медицинской помощи;
обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
ознакомление работников с требованиями охраны труда, в том числе при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем (абз. 17, 20, 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ).

По желанию вы можете установить дополнительные обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда.

Расторжение трудового договора с дистанционным работником

Помимо классических оснований, указанных в Трудовом кодексе РФ для расторжения трудового договора, для дистанционных работников законодатели предусмотрели дополнительные условия.

Трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут:

По инициативе работодателя, если работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по рабочим вопросам более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя. Исключение — если вы предусмотрели более длительный срок (ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ).
Работник, который на «удаленке» постоянно, сменил местность выполнения трудовой функции, из-за чего исполнение обязанностей по трудовому договору на прежних условиях стало невозможным.

Советы и рекомендации по оформлению дистанционной работы

Интересно: увольнение по причине невзаимодействия с работодателем более двух рабочих дней относится к расторжению трудового договора по инициативе работодателя. Соответственно, через два дня уволить работника уже не получится. Помним, что необходимо соблюдать порядок применения дисциплинарного взыскания, где среди прочего работодатель обязан затребовать объяснение работника и выяснить уважительную или неуважительную причину невыхода на связь.
Внимательно просмотрите ст. 312.9 ТК РФ, которой вводится новое основание введения дистанционной работы по инициативе работодателя в исключительных случаях на основании локального нормативного акта работодателя. Перечень сведений, которые нужно указать в таком локальном нормативном акте (это может быть приказ), установлен в ст. 312.9 ТК РФ.

От работодателя требуется ознакомить работника с таким ЛНА. Подписывать дополнительное соглашение к трудовому договору не нужно. Срок перевода на временную дистанционную работу в этом случае не может быть больше срока самого обстоятельства, причины, в связи с которой работники переводятся на дистанционный труд.

Законодатели не урегулировали вопрос, кто из сторон трудовых отношений — работник или работодатель — должен нести расходы на приобретение усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписи дистанционного работника в ситуации, когда работник переводится на дистанционную работу через дополнительное соглашение к трудовому договору или с ним изначально заключается трудовой договор о дистанционной работе.

Видимо, этот вопрос стороны будут решать по договоренности — самим трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Важно: при переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная подпись со стороны работника не требуется.

С 1 января 2021 года вступят в силу поправки, внесенные в Трудовой кодекс, регулирующие трудовые отношения в части дистанционной (удаленной) работы (Федеральный закон от 8 декабря 2020 г. № 407-ФЗ, далее – Закон № 407-ФЗ). Главным новшеством являются нормы, регулирующие порядок временного перевода на дистанционную работу по инициативе работодателя в исключительных случаях, какими могут быть природные катастрофы, несчастные случаи на производстве, пожары, эпидемии, эпизоотии, землетрясения и т. д., ставящие под угрозу жизнь и нормальные жизненные условия всего населения или его части. Согласие работника на перевод на дистанционную работу в указанных ситуациях не требуется. Внесение изменений в трудовой договор также не предусматривается.

Работодатель в таких случаях обеспечивает все необходимое оборудование, оплату компенсации за использование оборудования работника и возмещает другие расходы, понесенные работником в связи с осуществленим им трудовой функции. При необходимости работодатель может проводить обучение работника по применению оборудования. Работодатель с учетом мнения профсоюза должен принять локальный акт с указанием на обстоятельство, послужившее основанием для перевода работников на дистанционную работу, список работников, временно подлежащих переводу, и срок дистанционной работы, порядок обеспечения работников оборудованием, выплаты компенсации и возмещения иных расходов, порядок организации труда работников и иные вопросы. Работник, подлежащий временному переводу на дистанционную работу по указанным основаниям, должен быть ознакомлен с данным актом способом, позволяющем достоверно подтвердить получение работником такого акта.

Если специфика работы не позволяет перевести работника на дистанционную работу в указанных исключительных условиях, или работодатель не может обеспечить необходимым оборудованием работника, время, в течение которого работник не работает, считается временем простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, с оплатой согласно ч. 2 ст. 157 ТК РФ, если больший размер не предусмотрен коллективными договорами, локальными нормативными актами.

Помимо этого, положения, регламентирующие основы дистанционной работы, также претерпели изменения. Так, ст. 312.1 ТК РФ изложена в новой редакции. Уточняется, что трудовым договором или дополнительным соглашением может быть предусмотрено исполнение трудовой функции дистанционно работником как на постоянной основе (в течение всего срока действия трудового договора), так и на временной (непрерывно в течение срока договора, не превышающего 6 месяцев, либо периодически при условии чередования периодов выполнения работы дистанционно и на стационарном рабочем месте).

Установлено, что по желанию работника сведения о дистанционной работе подлежат занесению в трудовую книжку при условии направления ее в адрес работодателя почтой заказным письмом с уведомлением (кроме случаев, когда трудовая книжка не ведется).

Законом предусмотрено, что в определенных ситуациях трудовые договоры о дистанционном характере работы следует заверять усиленными квалифицированными подписями работодателя и работника (для работника еще и усиленной неквалифицированной подписью):

договоры или дополнительные соглашения о материальной ответствености;
ученические договоры на получение образования с отрывом или без отрыва от работы;
в случае внесения изменений в указанные договоры (дополнительные соглашения).

В остальных случаях взаимодействие работодателя и работника может осуществляться путем обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи или в другой форме, предусмотренной локальным нормативным актом с учетом мнения профсоюзной организации, трудовым договором. Подтверждение действий дистанционного работника и работодателя, связанных с предоставлением информации друг другу, должно быть оговорено в коллективном договоре, локальном нормативном акте, трудовом договоре, дополнительном соглашении к нему. Также оговариваются случаи представления дистанционным работником заявлений, листка нетрудоспособности (по почте заказным письмом с уведомлением) или сведений об открытом больничном листе (если оформлен электронный листок нетрудоспособности).

Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться

Относительно режима рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника указано, что коллективным договором, локальным нормативным актом с учетом мнения профсоюзной организации, трудовым договором может определяться режим рабочего времени, а при временной дистанционной работе – продолжительность и (или) периодичность выполнения работником трудовой функции дистанционно. Если такого не предусмотрено в названных документах дистанционный работник устанавливает режим рабочего времени по своему усмотрению. В коллективном договоре, локальном нормативном акте, трудовом договоре (допсоглашении) может быть предусмотрен порядок вызова работника, выполняющего дистанционную работу временно, для работы на стационарном рабочем месте.

Порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска работнику, осуществляющему трудовую функцию дистанционно на постоянной основе, должен предусматриваться в коллективном договоре, локальном нормативном акте с учетом мнения профсоюза, трудовом договоре в соответствии с нормами трудового законодательства. Для временно дистанционных работников порядок предоставления отпуска регулируется главой 19 ТК РФ.

Закреплено положение о том, что выполнение работником трудовой функции дистанционно не может быть основанием для снижения ему заработной платы (ст. 312.5 ТК РФ изложена в новой редакции).

Установлены нормы об обязанности работодателя обеспечить дистанционного работника необходимым для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и т. д. Работник вправе с согласия или ведома работодателя использовать свои оборудование и средства защиты информации, при этом работодатель должен выплатить компенсацию за использование указанных средств, а также возместить расходы, связанные с их использованием. Порядок, сроки и размеры возмещения должны быть определены в коллективном договоре, локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения профсоюзной организации, трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Прописаны нормы об особенностях охраны труда дистанционных работников. В частности, на работодателя распространяются обязанности, предусмотренные абз. 17, 20, 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ, а также по ознакомлению дистанционных работников с требованиями по охране труда.

Предусмотрены дополнительные основания для прекращения трудового договора с дистанционным работником. Так, договор может быть прекращен, если работник не взаимодействует с работодателем по вопросам трудовой функции более двух дней подряд без уважительной причины со дня поступления запроса работодателя (если другой более длительный срок не предусмотрен порядком взаимодействия работодателя и работника).

Также трудовой договор может быть прекращен в случае изменения работником местности выполнения трудовой функции, если работать в другой местности станет невозможно на прежних условиях.

Удаленный, или дистанционный, работник выполняет трудовые обязанности не на рабочем месте. Причем работник сам выбирает, где ему трудиться: дома, в кафе или коворкинге, на скамейке в парке. Главное, чтобы сотрудник мог выполнять рабочие обязанности и быть на связи в период времени, оговоренный трудовым соглашением.

Новый закон определяет виды дистанционной работы.

Постоянная удаленка — сотрудника изначально принимают на удаленную работу. Это условие прописывают в трудовом договоре.

Временная удаленка — сотрудника переводят на удаленку на определенный и непрерывный период. Перевод может носить регулярный характер, тогда его прописывают в трудовом договоре. Например, на время весеннего паводка — с 15 марта по 1 мая — бухгалтер работает удаленно. В некоторых случаях сотрудника переводят на удаленку разово, и в трудовом договоре такой перевод не запланирован. Поэтому с сотрудником подписывают соглашение к трудовому договору. Например, в связи с капитальным ремонтом здания, сотрудников на 3 месяца переводят на дистанционную работу. Через оговоренный срок сотрудники возвращаются в офис. Временный перевод не может длиться больше 6 месяцев.

Периодическая удаленка — режим работы чередуют. Например, две недели сотрудник работает в офисе и две недели — дистанционно. Ограничений по срокам здесь нет.

С согласия работника . Работодатель предлагает, а работник соглашается перейти на дистанционную работу. При необходимости работник может самостоятельно попросить работодателя перевести его на дистанционную работу.

Чтобы перевести сотрудника на удаленку, соблюдают порядок перевода.

Работодатель обеспечивает работнику необходимые условия труда — покупает компьютер, оплачивает интернет.

Без согласия работника. В исключительных случаях работодатель имеет право перевести сотрудников на удаленку без их согласия. Например, после пожара в офисе, работодатель в одностороннем порядке переводит менеджеров на дистанционную работу. Эпидемия тоже относится к исключительным случаям, поэтому в период пандемии в 2020–2021 годах работодатель может перевести сотрудников на удаленную работу без их согласия. Режим дистанционной работы продлится, пока действует ограничения органов власти или внешние обстоятельства.

Работодатель и работник обязаны подтвердить факт получения и отправки документов.

ПРИМЕР:
Губернатор обязал работодателей перевести на удаленную работу минимум 30% штата. Работодатель издает положение о временном переводе на удаленную работу и пишет приказ. В приказе он перечисляет сотрудников, которые переходят на дистанционку. Положение о временном переводе и приказ работодатель отправляет сотрудникам по электронной почте.

Сотрудник читает документ и отправляет работодателю письмо с формулировкой: «Ознакомлен». Ответное сообщение доказывает, что работодатель выполнил обязательства — уведомил сотрудников.

Принять удаленного сотрудника на работу можно двумя способами:

Дистанционный способ оформления . Работник и работодатель обмениваются документами в электронном виде. При этом работодатель подписывает документы усиленной квалифицированной электронной подписью, а работник — усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью.

Электронная подпись необходима, чтобы подписать трудовой договор, допсоглашение, договор о материальной ответственности или ученический договор. Остальной документооборот между работодателем и дистанционным сотрудником может проходить без электронной подписи. Например, стороны обмениваются документами в корпоративном чате, через мессенджеры или отправляют бумажные документы с курьером. Однако способ взаимодействия необходимо прописать в трудовом договоре и придерживаться его.

С 2020 года сведения о трудовом стаже работников работодатель заносит в электронные трудовые книжки. Это правило распространяется также на дистанционных сотрудников. Если удаленный работник хочет продублировать запись в бумажной трудовой, он передает работодателю трудовую: приносит лично или отправляет заказным письмом. В трудовую книжку работодатель вносит стандартную запись — не нужно конкретизировать, что сотрудник принят на удаленную работу.

Время общения дистанционного работника с работодателем включается в рабочие часы, но оно не может нарушать права сотрудника на отдых. То есть никаких звонков по ночам и планерок по выходным. Любая сверхурочная работа оплачивается дополнительно.

Если необходимо, чтобы работник был на связи в определенные часы или иногда присутствовал в офисе, — это прописывают в трудовом соглашении. Например, по понедельникам с 10 до 12 часов сотрудник в офисе сдает недельный отчет о проделанной работе.

Отпуск. Дистанционный работник, как и офисный сотрудник, имеет право на оплачиваемый отпуск не менее 28 календарных дней.

Оплата труда . Работодатель не имеет права уменьшать размер оплаты труда сотрудника, который работает дистанционно. Он должен получать столько же, сколько получал бы за работу в офисе.

Больничный. Если удаленный работник заболел, он оформляет больничный лист и предупреждает работодателя о временной нетрудоспособности, например, звонит по телефону или сообщает по электронной почте. Номер электронного — сообщает любым удобным способом.

Оплату больничного рассчитывают аналогично оплате работника на стационарном месте.

Условия работы . Работодатель обязан обеспечить удаленного работника всем необходимым: оборудованием — компьютером, принтером, сканером; ПО — профессиональными программами, антивирусом; специальными инструментами и канцтоварами, которые необходимы для работы.

Дистанционный работник может самостоятельно купить ноутбук или взять его в аренду, тогда работодатель обязан компенсировать расходы, в том числе и за износ личного оборудования. Помимо этого, работодатель компенсирует затраты на интернет и телефонную связь. Порядок выплаты компенсации лучше прописать в трудовом договоре или допсоглашении.

Сотрудник получает компенсацию только по расходам, согласованным с работодателем.

Охрана труда. Работодатель обязан ознакомить работника с требованиями охраны труда и провести расследование несчастного случая, если работник получил травму во время работы. Однако работодатель не может контролировать, соблюдает ли работник правила безопасности. Поэтому работодатель несет ответственность только за собственные нарушения.

С 1 января 2021 произошли значительные изменения в различных сферах законодательства РФ, в т.ч. в Трудовом и Налоговом Кодексах, в порядке и сдаче отчетности, и многие другие. Выделим несколько основных моментов для контроля в работе кадровика, чтобы в начале года вы ничего не упустили из виду, все сделали вовремя и правильно.

Электронные трудовые книжки. Заявления о выборе и другие важные моменты

Напомним, что завершить сбор заявлений о выборе способа ведения нужно было до 31 декабря прошлого года включительно. Работникам, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки, надо было вернуть ее, а остальным — продолжать вести одновременно с электронной трудовой книжкой (далее — ЭТК).

В новом году к работодателю могут обратиться лица, у которых не было возможности подать такое заявление до 31 декабря 2020 (п. 6 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ):

работники, не исполняющие трудовые обязанности за которыми сохранено место работы:
на период отпуска или временной нетрудоспособности (например, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком);
на период отстранения от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ;
лица имеющие трудовой стаж, но по состоянию на 31 декабря 2020 не состоявшие в трудовых отношениях.

Обратите внимание, что данный список является открытым.

Указанные выше лица вправе сделать это в любое время, подав работодателю заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве (Письмо Минтруда России от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933).

С 2021 не нужно оформлять бумажные трудовые книжки тем, кто впервые будет устраиваться на работу. Законодатель не предусмотрел для этой категории права выбора, поэтому работодатель может вести на них только ЭТК (п. 8 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

К вам могут приходить устраиваться на работу лица, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки на прошлом месте работы, свидетельствовать об этом будет сделанная в ней запись. В этом случае продолжать вести бумажную трудовую книжку не надо, так как информация об отказе бывшем работодателем уже передана в ПФР, поэтому вернуться к ведению бумажной трудовой книжке на новом месте работы будет невозможно. Разъяснения по этому вопросу приведены Минтрудом России в Письме от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180.

вышли на работу после болезни, из отпуска, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком;
устроились к вам на работу, имеют трудовой стаж, и не работали на 31 декабря 2021.

Заявления на стандартные вычеты

Напомним, что работникам нет необходимости каждый год писать заявления на предоставление стандартных вычетов по НДФЛ на себя, детей и студентов. Вам достаточно получить одно заявление, которое и будет являться основанием для предоставления вычетов в течение нескольких лет.

В новом году написать заявление следует только работникам, у которых:

в заявлении прошлого года указан конкретный налоговый период — календарный год;
изменились обстоятельства получения вычета, например, 18-летний ребенок стал студентом, родился еще один ребенок.

А вот справку с места учебы для получения вычета на студента работник должен предоставлять ежегодно, в ней должны быть указаны период и форма обучения (Письмо Минфина от 21.07.2020 № 03-04-05/63596).

указавших в заявлении прошлого года налоговый период — 2020 год;
у которых изменились обстоятельства получения вычета;
устроившихся к вам на работу в новом году.

С тех, кто придет к вам на работу не с начала года, кроме заявления и обычных документов подтверждающих право на вычет, надо справку о доходах с предыдущего места работы.

График отпусков для новых сотрудников

В прошлом году утвердить график отпусков следовало до 17 декабря 2020 (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В графике отпусков надо было указать всех работников, которые состояли с организацией в трудовых отношениях на день его утверждения, даже тех, кто уволился до конца года (Письмо Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395).

Работодатель не обязан вносить изменения в утвержденный график отпусков при приеме новых работников , поскольку такой порядок трудовым законодательством не установлен, а отсутствие таких изменений не может являться основанием для привлечения к административной ответственности.

На практике этот вопрос решается двумя способами:

никакие изменения в действующий график отпусков не вносятся, а новый работник при желании уйти в отпуск просто пишет заявление о предоставлении отпуска и согласовывает его с руководителем (ч. 1 ст. 123 ТК РФ);
к действующему графику отпусков оформляется приложение по унифицированной форме № Т-7 куда включаются сведения об отпусках новых работников. Приложение утверждается в том же порядке, что и график.

Вы можете закрепить выбранный вами способ в локальном правовом акте, но делать это не обязательно, так как это право, а не обязанность работодателя.

Включать в график отпусков новых сотрудников надо только в случае, если такой порядок установлен локальным актом вашей организации.

Самозанятые

Привлекая для некоторых видов работ самозанятых, компания может сэкономить на НДФЛ и страховых взносах. Рассмотрим, когда это будет правомерно, и не несет рисков для организации.

После введения Налога на профессиональный доход (далее — НПД) у многих работодателей может возникнуть соблазн оформлять штатных или вновь принятых работников как самозанятых. Самозанятыми могут быть как физические лица без статуса ИП, так и ИП.

Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ (далее — Закон о самозанятых) устанавливает для работодателя обязанность уплачивать НДФЛ и страховые взносы в случае привлечения в качестве самозанятых своих действующих или бывших работников, с момента увольнения которых прошло менее двух лет (п. 1 и п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона о самозанятых).

Таким образом, законом установлен прямой запрет на привлечение в качестве самозанятых исполнителей действующих или бывших сотрудников в течение двух лет с даты увольнения.

Компании заключают с самозанятыми исполнителями гражданско-правовые договоры подряда или возмездного оказания услуг в порядке, установленном ГК РФ, поэтому выводы судов о переквалификации гражданско-правового договора (далее — ГПД) в трудовой, можно применить и к отношениям с самозанятыми.

По мнению Верховного Суда РФ, сам по себе факт заключения между организацией и физическим лицом ГПД, еще не говорит об отсутствии трудовых отношений . В Определение № 66-КГ17-10 от 25.09.2017 Верховный Суд определил ключевые отличительные признаки ГПД от трудового. Для удобства приведем их в Таблице 1.

Таблица 1. Ключевые отличительные признаки ГПД от трудового договора

Например, если вы нанимаете программиста для выполнения разовой работы — создания сайта в Интернете, вы можете заключить договор с самозанятым исполнителем. А если вам нужен программист для ежедневного выполнения текущих задач, который должен всегда находиться на рабочем месте, работать по графику и подчиняться внутреннему трудовому распорядку, вы принимаете его на работу по трудовому договору.

Если вы привлекаете самозанятого исполнителя, обратите внимание на следующие моменты:

проверяйте его регистрацию на сайте ФНС: https://npd.nalog.ru/check-status/ . Если регистрация в налоговом органе отсутствует, компании придется на выплаченные вознаграждения начислить НДФЛ и страховые взносы;
запрашивайте у исполнителя чек из приложения «Мой налог» на каждую оплату работ/услуг, он нужен для подтверждения расходов статуса самозанятого;
включайте в договор условие об обязанности сразу сообщить при утрате права применения НПД;
вы не должны являться единственным заказчиком работ/услуг.

Последствия переквалификации ГПД с самозанятым в трудовой договор:

штраф по статье 5.27 КоАП РФ: для должностных лиц от 10 до 20 тысяч руб.; для ИП от 5 до 10 тысяч руб.; для организаций от 50 до 100 тысяч руб.;
доначисление НДФЛ и страховых взносов как за работника;
начисление штрафов за неуплату налогов и страховых взносов;
оплата больничных, отпусков и иных компенсаций, которые были бы положены по трудовому договору.

Обратите внимание, что все вышесказанное о переквалификации ГПД в трудовой договор справедливо и для самозанятого ИП, а не только для плательщика НПД без статуса ИП. Об этом свидетельствует Определение Верховного Суда № 302-КГ17-382 от 27.02.2017.

Аналогичными будут и последствия для организации при переквалификации ГПД с самозанятым ИП в трудовой договор: придется заплатить НДФЛ и страховые взносы, штрафы и пени; ответственность по статье 5.27 КоАП РФ; выполнить обеспечение социальных гарантий.

Поэтому будьте бдительны и привлекайте самозанятых исполнителей только в случаях, когда это правомерно и соответствует сути гражданско-правовых отношений, а не трудовых.

Проверьте наличие регистрации у самозанятых на сайте ФНС, с которыми вы уже заключили договор или планируете заключить в январе 2021 , попросите предоставить справку, подтверждающую постановку на учет. Самозанятый может распечатать ее из мобильного приложения «Мой налог» или Личного кабинета на сайте ФНС.

СЗВ-М на физических лиц, работающих по ГПД

Сразу скажем, что в СЗВ-М включать самозанятых исполнителей по ГПД не нужно, т.к. ваша компания не является в отношении этих лиц страхователем (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ, п. 1 ст. 419 НК РФ.)

Напомним, что сведения о застрахованных физических лицах, работающих по ГПД, надо отражать в СЗВ-М за все периоды действия договора, независимо от подписания акта и оплаты.

Внутри компании организуйте документооборот так, чтобы информация обо всех сделках с физическими лицами, работающих по ГПД была у сотрудника ответственного за подготовку и сдачу СЗВ-М.

СЗВ-ТД

Постановление Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п) устанавливает следующие сроки для подачи СЗВ-ТД в 2021 году:

при приеме на работу или увольнении — следующий рабочий день после издания приказа;
при прочих кадровых мероприятиях (перевод, например) или изменения способа ведения трудовой книжки (для тех, кто ранее оставил бумажный вариант) — 15 число следующего месяца.

Если численность работников 25 человек и больше, сдавать СЗВ-ТД нужно в электронном виде. Если меньше, то можно сдать бумажную форму.

Обратите внимание, что с 1 января 2021 введена административная ответственность за непредставление в установленный срок формы СЗВ-ТД и представление сведений в неполном объеме или в искаженном виде (п. 8 ст. 1 Федерального закона от 01.04.2020 № 90-ФЗ). Размер штрафа для должностных лиц организации составляет от 300 до 500 руб. Данный штраф может применяться и к руководителю организации (ст. 2.4 и 15.33.2 КоАП).

С 1 января 2021 не забывайте подавать СЗВ-ТД на следующий рабочий день после издания приказа о приеме на работу или увольнении.

Удаленная работа. С 1 января 2021 действуют новые правила

Вступили в силу поправки введенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ к гл. 49.1 ТК РФ, выделим основные моменты:

теперь можно утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
время взаимодействия сотрудника с работодателем считается рабочим;
уволить удаленного работника кроме общих случаев, установленных ТК РФ, можно еще по двум основаниям:
не выходит на связь более 2 рабочих дней подряд;
не может работать на прежних условиях в связи с переездом в другую местность;
подписывать трудовой договор (изменять, расторгать) следует только усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — ЭП), для работника допускается усиленная неквалифицированная (ЭП);
взаимодействовать с сотрудником можно любыми способами, главное фиксировать получение электронных документов, конкретный порядок следует установить в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
компания должна будет предоставлять сотруднику оборудование и другие средства, также он может использовать собственное (арендованное) имущество, но в этом случае надо компенсировать ему расходы;
определены два вида временной дистанционной работы:
непрерывная — на срок не более 6 месяцев,
периодическая — когда идет чередование работы дома и в офисе;
режим экстренной удаленной работы вводится в двух случаях:
на основании решения органа государственной власти или местного самоуправления;
в случаях возникновения угрозы жизни или нормальных жизненных условий, например, эпидемия, производственная авария, пожар и др.

Экстренный режим вводится принятием локального нормативного акта , в это случае получать согласие сотрудников на перевод и вносить изменения в трудовые договоры не нужно.

Если же компания не может перейти на удаленную работу вследствие своего вида деятельности, придется оплачивать работнику простой по независящим от сторон причинам в размере не менее двух третей оклада (тарифной ставки).

Для крупных компаний удобнее будет разработать и утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте, при необходимости внести изменения в Правила внутреннего трудового распорядка и Положения об оплате труда и др. Если организация небольшая закрепите порядок и условия удаленной работы в трудовых договорах с работниками.

В начале года кадровику надо проверить условия трудовых договоров в части соответствия поправкам в ТК РФ об удаленной работе, при необходимости внесите в них изменения путем заключения дополнительных соглашений с работниками.

Какие еще изменения законодательства с 01 января 2021 надо взять на заметку

С нового года произошло еще много изменений в законодательстве РФ о которых надо знать кадровику для наглядности приведем их в Таблице 2.

Читайте также: