Сколько хранятся путевые листы в организации

Опубликовано: 14.05.2024

Форма путевого листа утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, однако она не является обязательной (см. информацию Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Начиная с 01.01.2013 налогоплательщики вправе разрабатывать свою форму путевого листа в соответствии с требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также при условии отражения в этом документе реквизитов, установленных приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368, к которым относят:

наименование и номер путевого листа;
срок действия;
сведения о собственнике транспортного средства, а именно: данные о названии, адресе, номере телефона и ОГРН;
сведения о транспортном средстве, включая дату и время предрейсового (или предсменного) техосмотра;
сведения о водителе;
сведения о перевозке.

Приказ Минтранса №368 вступил в силу с 01.01.2021. Ранее обязательные реквизиты путевого листа были закреплены в приказе от 18.09.2008 №152.

О последних требованиях к обязательным реквизитам путевых листов узнайте в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в обзорный материал, чтобы узнать все подробности нововведений.

У налогоплательщиков, не относящихся к категории автотранспортных предприятий, путевой лист оформляется на каждый день либо на иной срок, не превышающий 1 месяца (см. также письмо Минфина РФ от 30.11.2012 № 03-03-07/51). Автотранспортные предприятия обязаны оформлять путевой лист ежедневно, исключением в данном случае является командировка.

Срок хранения путевого листа

На сегодняшний день срок хранения путевого листа установлен приказом Росархива РФ от 20.12.2019 № 236.

ВНИМАНИЕ! До 18 февраля 2020 года срок хранения документов был регламентирован приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. В связи с вступлением в силу приказа Росархива №236 с этой даты приказ Минкультуры утратил силу. Подробности см. здесь.

В приказе Минтранса РФ четко установлено, что путевой лист должен храниться не менее 5 лет (п. 18), то есть по желанию организации этот срок может быть увеличен. И если с первым приказом все предельно ясно и просто, то с приказом Росархива дела обстоят иначе.

Во-первых, в нем оговаривается, что срок хранения для путевого листа составляет 5 лет, при условии проведения проверки или ревизии контролирующим органом в течение этого периода (ст. 842 перечня документов). Исходя из этого, можно сделать вывод, что если в течение 5 лет проверка не проводилась, то списывать путевые листы организация не вправе. Во-вторых, в приказе Росархива оговаривается, что если путевой лист является единственным документом, подтверждающим вредность, опасность, тяжесть труда, то срок его хранения возрастает до 75 лет.

С 18.02.2020 действует Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236, которым утвержден Перечень архивных документов. О правилах организации архивного дела, узнайте в статье от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

В связи с тем, что путевой лист относится к первичным документам, срок его хранения также регламентируют:

Налоговый кодекс РФ, а именно подп. 5 п. 3 ст. 24;
закон «№ 402-ФЗ, а именно ст. 29.

В Налоговом кодексе говорится о сроке хранения не менее 4 лет, а по закону о бухучете, так же как и по приказу Минтранса РФ, срок хранения путевого листа составляет не менее 5 лет.

Итоги

Минимальный срок хранения путевого листа в организации составляет 5 лет, однако не стоит забывать, что существуют некоторые ситуации, когда срок хранения путевого листа существенно продлевается.

Законом об архивном деле в РФ предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения. С 18 февраля в силу вступил новый регламент таких сроков, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Вместо прежних тысяч с лишним строк в новом списке меньше семисот позиций.

Изменения требований, предъявляемых к хранению учетных и кадровых документов, представляем в удобной для ознакомления форме.

ТАБЛИЦА: «Изменение сроков хранения учетных документов компании»

№ нового перечня

№ старого перечня

Вид документа

Было

Стало

Ценообразование

Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения

10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Финансирование, кредитование деятельности

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности). Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Бухгалтерский учет и отчетность

Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:

а) сводные годовые, годовые;

б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно);

Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):

Постоянно (на усмотрение архива)

а) до ликвидации организации;

Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)

5 лет при условии проведения проверки. Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

Образцы подписей материально ответственных лиц

До минования надобности, но не менее 5 лет

5 лет после смены материально ответственного лица

Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг

5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы

Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг:

а) у аудируемого лица;

б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы)

5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено:

— срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору;

— для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу

Журналы, базы данных учета:

б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей

а) постоянно (на усмотрение архива);

б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

а) до ликвидации организации;

Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств

5 лет после ликвидации основных средств

До ликвидации организации

Книги, журналы, карточки учета поступления валюты

5 лет при условии

Учет оплаты труда

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат

При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения)

Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Налогообложение

Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом

Расчеты по страховым взносам

Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет.

При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

Налоговые декларации ИП

Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет. Остальные 5 лет

Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами

Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней

5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения

Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности

Сегодня говорим о том, сколько должен храниться путевой лист в организации и какие нюансы хранения этого документа существуют.

Зачем хранить путевые листы

Путевой лист — это первичный учетный документ, отражающий информацию о работе транспортного средства и сотрудника организации — водителя.

Этот документ вручается водителю для подтверждения его полномочий находиться за рулём конкретного автомобиля. Он используется организациями, компаниями для наблюдения за действиями своего шофёра, получения информации о его передвижении, расстоянии, которое он преодолел, потреблении горючего и другого сырья, нужных для полноценной эксплуатации машины.

У путевого листа, как и любого другого документа, есть определенный срок годности.

Он служит для оформления факта хозяйственной жизни предприятия, фиксирует его. Поэтому путевой лист нужен для осуществления бухгалтерского учета.

В течение установленного срока хранить первичку обязательно по действующему законодательству.

У налогоплательщиков, не относящихся к категории автотранспортных предприятий, путевой лист оформляется на каждый день либо на иной срок, не превышающий 1 месяца (см. также письмо Минфина РФ от 30.11.2012 № 03-03-07/51). Автотранспортные предприятия обязаны оформлять путевой лист ежедневно , исключением в данном случае является командировка.

Зачем хранить:

для учета хозяйственной операции, осуществления бухгалтерского учета;
для подготовки отчетности;
для осуществления контроля за работой транспортных средства, водителей;
для подтверждения фактов хозяйственной жизни предприятия в случае их оспаривания в суде;
для проведения логистических исследований, анализа хозяйственной деятельности.

Сколько времени хранить

На сегодняшний день срок хранения путевого листа установлен приказом Росархива РФ от 20.12.2019 № 236.

В приказе Минтранса РФ четко установлено, что путевой лист должен храниться не менее 5 лет (п. 18), то есть по желанию организации этот срок может быть увеличен.

Отдельно установлен специальный срок для путевок, являющихся единственным документом, подтверждающим работу сотрудника во вредных или опасных условиях труда. Его хранить нужно дольше — 50 или 75 лет.

50 — если документ окончен делопроизводством до 01.01.2003,
75 — в случае окончания делопроизводством позже 01.01.2013.

КАК хранить

В соответствии со ст. 29 403-ФЗ, хранение первички организуется таким способом, чтобы обеспечить безопасные условия, исключающие защиту от изменений. Другие требования к хранилищу не введены, предприятие определяет их самостоятельно (отдельный шкаф, сейф, полка, в помещении архива).

Путевые листы нужно прошить. Сделать это можно при помощи степлера, ниток или специального оборудования. Главное, чтобы после сшива была возможность без затруднений ознакомиться с документами и в случае необходимости сделать копии.

Нужен журнал. Поскольку путевки являются первичной бухгалтерской документацией, то и организовывать их хранение необходимо в помещении бухгалтерии. Эти документы должны быть зарегистрированы в журнале и храниться в отдельном каталоге. По прошествии отчетного периода, когда документы уже не используются в текущем учете, их передают в архив компании, где они размещаются на установленный период.

А вот досрочно уничтожать испорченные или аннулированные путевые листы нельзя. Они должны складироваться в отдельной папке до тех пор, пока не будет проведена проверка (ревизия).

Приказ минтранса 368. Путевые листы. Что изменилось.

Ниже выкладываю конспект цитат из подкаста (аудио выше).

В самом подкасте вы можете услышать мои первые впечатления от Приказа Минтранса 368 от 11.09.2020 и комментарии к новым изменениям.

Прослушайте полностью. Это первый взгляд на Приказ Минтранса 368.

Комментарии об изменениях в новом Приказе Минтранса (что нового);
На сколько выписывается путевой лист (разбор нормы);
Форма путевого листа (ничего не поменялось);
Телемедицина (продвиженцы услуги бегут впереди паровоза);
Электронный путевой лист (перспективы и надежды).

Как мы уже поняли, с января 2021 года вместо Приказа Минтранса 152 начинает работать новый Приказ Минтранса 368. Это заслуга известного нам Постановления Правительства 1742 от 26.10.2020.

Теперь путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты (добавили подпункт 6), цитирую:

1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе;
6) сведения о перевозке.

А сведения о перевозке раскрываются в пункте 6, цитирую:

Сведения о перевозке включают информацию о видах сообщения и видах перевозок.

Сведения о водителе включают дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя (если обязательность проведения послерейсового медицинского осмотра водителя предусмотрена законодательством Российской Федерации)

В пункте 15 добавили два очень важных абзаца, цитирую полностью:

В пункте 16 переформулировали должностное лицо, которое проставляет отметки, цитирую:

В пункте 17 и 18 добавили возможность ведения журнала регистрации путевых листов не только на бумажном носителе, но и в электронном виде с возможностью заверения усиленной квалифицированной электронной подписью, цитирую полностью:

17. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.

Журнал ведется на бумажном носителе, страницы которого должны быть прошнурованы, пронумерованы, и (или) на электронном носителе. При ведении журнала в электронной форме предусматривается обязательная возможность печати страниц журнала на бумажном носителе.

18. В случае ведения журнала в электронной форме внесенные в него сведения заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью.

Убрали срок хранения путевых листов 5 лет. Срок не обозначен.

Теперь я думаю срок хранения путевых листов должен регулироваться внутренней учетной политикой (вопрос к бухгалтерии).

Подведем небольшой итог.

Путевой лист заполняется каждый день перед первым рейсом, если водитель не поехал в командировку. А если поехал в командировку, то не надо выписывать путевой лист на каждый день. Один путевой лист на всю командировку.
Форма путевого листа не меняется и не менялась. Изменился порядок заполнения путевого листа. Это разные вещи.
Телемедицина это хорошо, но по закону нужна живая отметка и живая подпись доктора на бумажном путевом листе.
Электронный путевой лист ждем к июлю 2022 года.

Если вы не прослушали подкаст (аудио) о новых Квалификационных требованиях (Приказ Минтранса 282), то прослушать можно здесь>>>

Еще раз дублилую ссылку на документ Приказ Минтранса 368 в Гаранте.

Обучение контролеров технического состояния

У нас есть отличное предложение: дистанционное обучение контролеров технического состояния автотранспортных средств . Присвоение квалификации. Диплом установленного образца.

комментария 124

Все намного проще чем вы думаете. Я приведу вам простой пример из собственного опыта. Я когда то в молодости был механиком. И отметку о выпуске исправного транспортного средства на линию я ставил только после того доктор проверит здоровье водителя. Доктор ставит отметку /здоров/, и только после этого я как механик ставлю свою отметку в путевом листе. Согласитесь здорово?
А по поводу того что замахнуть стакан могут в обед на линии, то с вас как с механика спрашивать не будут потому что у вас есть живой свидетель-доктор который проверил его на трезвость перед выездом. В любом суде это легко доказывается.

3.Согласно приказа Минтранса № 296 в обязанности контролера тех состояния входила ТОЛЬКО проверка ТС в установленном ПОРЯДКЕ
и его не интересовал полис ОСАГО, в/у водителя(может срок действия закончился) и т.д.
Предрейсовый контроль тех состояния ТС можно было провести и поставить отметку о проведении контроля и без штампа о прохождении предрейсового м /о.

Здравствуйте Константин. Спасибо Вам за вашу работу. Не могли бы Вы дать разъяснения по приказу №264 от 29.07.2020 по переподготовке водителей.За ранее еще раз спасибо Вам.

Обязательно сделаем. Все по-тихоньку разберем. К Новому году надо быть готовыми 🙂

Именно так и абсолютно не верно рассуждает УГАДН при проверках. Они должны работать в рамках Устава автомбильного транспорта. ПДД это тема для ГИБДД. Но УГАДН не хочет видеть определение пассажира из Устава. Это некомпетентно с их стороны. Тем более сейчас в пункте 2 статьи 20 ФЗ-196 четко написано что под перевозкой пассажиров понимается именно коммерческая перевозка, а все остальное это перемещение лиц кроме водителя. Поэтому под перевозкой пассажиров понимается именно коммерческая перевозка в виде услуги в рамках Устава автомобильного транспорта.

По поводу неизменности формы путевого листа. В соответствии с федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ст. 9, начиная с 01.01.2013 г. организации вправе разрабатывать свою форму первичных документов, т.е. и путевого листа, но при этом в обязательном порядке учитывать требования приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 г. № 152, а теперь приказа №368. Или я не прав?

Добрый день. Но ведь приказом № 368 утеждаются не только порядок заполнения, но и обязательные реквизиты, некоторые из них отсутствуют в формах утвержденных Госкомстатом. То есть получается в форму путевого листа надо добавить отсутствующие реквизиты. Или я не прав?

В существующую форму просто вносите рукой нужные реквизиты. Все очень просто.

Почему никогда. В любой серьезной организации всегда выдается Служебное задание в командировку (форма Т-10а). Там все написано. Информация о маршруте дублируется в путевом листе. Никаких проблем.

Константин, командировочные удостоверения и служебные задания отменены с 2015 года.

Давайте будем аккуратны с формулировками и правильно применять нормы закона для комфортного ведения собственной работы.

Любой руководитель, отдел кадров и бухгалтерия заинтересованы в документальном оформлении командировки. Это облегчает работу и учет для всех, в том числе и надзорных органов. Поэтому рекомендованная форма Т-10а, которую кстати водитель может показать на посту ГИБДД с путевым листом, очень полезна. Данной формой до сих пор пользуются большинство организации. Повторюсь их никто НЕ ЗАПРЕТИЛ.
Лучше ей пользоваться чем игнорировать.

А вам кто запрещает его использовать? Не запрещено. Это ключевая юридическая фраза. В постановлении написано, еще раз цитирую: «…Работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы…».
Ну тогда вы скажите, как будет выглядеть письменное решение и служебное поручение в вашем понимании.

Форма Т-9.
Приказ ( распоряжение) руководителя организации о направлении в командировку.

добрый день подскажите школьные перевозки послерейсовый мед.осмотр с 1 января 2021 года обязателен или нет ? и второй вопрос перевозки УАЗиком администрации работников администрации тоже послерейсовый мед.осмотр обязателен или нет?

С 1 пунктом, небольших итогов, не согласен, не увидел запрета выписывать путевой лист на несколько дней, при проставлении, каждый день, обязательных отметок (механика и медика)

Запрета нет, но определн четкий порядок. Привязка к рейсу, а не к дню.

Добрый день. Прошу пояснить, что указывать в информации о виде перевозки, если осуществляется перевозка грузов, а деление перевозок на виды в Уставе автомобильного транспорта есть только для перевозки пассажиров и багажа?

Сведения о водителе включают дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя (если обязательность проведения послерейсового медицинского осмотра водителя предусмотрена законодательством Российской Федерации), вопрос, обязательно ли вписывать водительское удостоверение в путевом листе водителя автобуса

Указание номера и серии водительского удостоверения в путевом листе не предусмотрено. То есть это не обозначено как обязательный реквизит, но и не запрещено законом. То есть можете вонсить, а можете не вносить.

Добрый вечер Константин.
Дайте разъяснения:
1. Вопрос по путевому листу: Водитель направлен в командировку на 5 дней, путевой лист выписан на этот срок, маршрут движения пролегает через место стояки ТС, транспорт ставиться на стоянку (в гараж), а утром следующего дня водитель выезжает на линию, продолжая маршрут доставки груза. В этом случае путевой лист закрывается механиком, а утром выписывается новый или он продолжает путь по путевому листу, который был выписан ранее.
2. Вопрос по электронному журналу: На предприятии ведется журнал регистрации путевых листов, (пронумерован, прошнурован) в нем водитель ставит номер путевого листа и подпись о получении путевого листа. Если переходить на электронный журнал, как водитель будет ставить подпись о получении путевого листа и когда диспетчер заверяет усиленной квалифицированной электронной подписью журнал?

Рейсом считается выезд с постоянного места базирования (дислокации/хранения) и возврат к нему. Все остальное это просто остановки для отдыха в рамках одного рейса (командировки).
Про электронный журнал точно сказать не смогу. У меня нет такого опыта, я всегда вел живой журнал. Но могу сказать, что при ведении электронного журнала всегда должна быть возможность распечатать листы и дать на подпись. Об этом, на сколько я понимаю, написано в этом же законе.

А что думают коллеги?

В чем проблема, вести так-же как вели журнал до этого? Может быть когда то и в минтрансе будут думать, как облегчить жизнь простых работников. Запрета нет. Но и технологии надо вводить. Поэтому может быть когда-то через смартфоны водители тоже будут подписывать электронные журналы. Поживем увидим.

Здравствуйте, уважаемый Константин! Прослушала Ваш подкаст, спасибо большое, как всегда все понятно. Но появился один вопрос, в нашей организации продолжаем проводить послерейсовый осмотр водителя, который возит сотрудников. Упустили когда было изменение в части того, что послерейсовый осмотр должны проходить только водители коммерческих перевозок или перевозящие опасные грузы. Не могли бы Вы скинуть ссылку на данное разъяснение.

К слову сказать, надзорники стараются подменить понятие пассажира, пользуясь безграмотностью проверяемого. Они берут понятие пассажира из ПДД. Но мы должны понимать, что соблюдение ПДД и соблюдение ОБДД это разные вещи и разные пачки законов. Если послерейсовый медосмотр обозначен в теме ОБДД, то и понятие пассажира и перевозчика надо брать из пачки законов ОБДД.

Спасибо, но такой ответ мое руководство не успокоил, я правильно понимаю, что нигде в законе чётко не сказано, что перевозка собственных сотрудников не является перевозкой пассажиров и не требует проведения послерейсового осмотра?

Константин,здравствуйте! В предприятии используются и грузовые и легковые автомобили (легковые в том числе и личные автомобили сотрудников в аренде). Распространяются ли требования Приказа в таком случае на легковые автомобили и все вопросы,которые связаны с ведением документации (журналы,путевки,медосмотры и т.д.)? Спасибо!

Конечно, на весь транспорт.

добрый день! ВОПРОС КАСАЕМО ПУНКТА 6 ПРИКАЗА 368. ЕСЛИ ЛЕГКОВОЙ АВТОМОБИЛЬ ИСПОЛЬЗУЕТСЯ В НУЖДАХ ПРЕДПРИЯТИЯ , ТО КАК ЗАПОЛНЯТЬ ЭТОТ 6 ПУНКТ. ЧТО ТУДА ПИСАТЬ ? ВЕДЬ МЫ НЕ ПЕРЕВОЗИМ ГРУЗЫ И ПАССАЖИРОВ.АВТО ИСПОЛЬЗУЕТСЯ КАК В ПРЕДЕЛАХ ГОРОДА ТАК И ЗА ЕГО ПРЕДЕЛАМИ

Ответ очень простой. Если вы ничего не перевозите, то вы его просто оставляете пустым.

Добрый день Константин. У нас на предприятии Аэропорта используется различного рода техника, от легкового до автобусов (Cobus) перевозящих пассажиров к самолетам. Как в таком случае должен заполняться путевой лист (сведенья о перевозке) если транспорт не покидает пределы Аэропорта, и если выезжает с территории и двигается в пределах 5 км от Аэропорта.
Спасибо заранее.

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

от 3 марта 2021 г. N Д3-468-ПГ

Сведения о перевозке включают информацию о видах сообщения и видах перевозок.

Уставом также установлены виды перевозок пассажиров и багажа. Перевозки пассажиров и багажа подразделяются на регулярные перевозки, перевозки по заказам, перевозки легковыми такси.

Вместе с тем виды перевозки грузов Уставом не установлены.

Таким образом, Федеральным законом N 196-ФЗ перевозки для собственных нужд определены как вид перевозок пассажиров и (или) грузов, не являющихся коммерческими.

Организованная перевозка группы детей может осуществляться по договору фрахтования, а также для собственных нужд образовательного учреждения, спортивной организации и т.п.

Заместитель директора Департамента

государственной политики в области

автомобильного и городского

Отличное письмо. В принципе подтвердили то что я и говорил: вид перевозки вносится, согласно видам обозначенным в других нормативных актах (например, Уставе)

Добрый день! Если я правильно понимаю пункт 6 Приказа № 368. при использовании легкового а/м организации для собственных нужд при заполнении формы путевого листа в строке : Сведения о перевозке ничего не пишем. Подскажите так же будет если грузовой а/м будет осуществлять перевозку груза для собственных нужд в пределах города и пригорода?

просто пишите: перевозка груза.

Константин, добрый день!
Если организация не занимается перевозками грузов, а использует легковые автомобили только для передвижения сотрудников, нужно ли изменять путевой лист и вносить туда сведения о перевозке?

Форма путевого листа не изменна. Если вы перевозками не занимаетесь, то просто ничего не вносите.

Это одно и то же должностное лицо

Это разные лица. Читайте приказ.

Здесь речь об одном лице.

Добрый день Константин. У меня вопрос по ведению журнала выпуска а/т на линию и возврата с линии, нужно ли его теперь вести, если у нас легковой а/т для собственных нужд?

Ведение этого журнала не обязательно. Его ведут если это помогает организовать работу в области обеспечения БДД (по желанию)

Добрый день, по поводу необходимости послерейсовых медосмотров засомневался, обратился за консультацией в гарант. Документ прилагаю.
Муниципальное автономное учреждение осуществляет перевозку пассажиров (собственных сотрудников и иных лиц, на основании лицензии) собственными автобусами. Обязано ли учреждения проводить послерейсовый медицинский осмотр водителям. МАУ оказывает платные услуги, но несвязанные с перевозками пассажиров и грузов.
Ответ экспертов ГАРАНТа:
Уважаемый Сергей Борисович!

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Обязанность работодателя организовывать проведение послерейсовых медицинских осмотров водителей возникает во всех случаях, когда в трудовую функцию водителей входят перевозки граждан в салоне транспортного средства, включая работников той же организации.

В правоприменительной практике высказывается мнение о том, что организация обязана обеспечить прохождение водителями послерейсового медицинского осмотра лишь в случае, если она осуществляет деятельность по перевозке пассажиров и грузов в порядке оказания транспортных услуг третьим лицам. Если же транспортные средства используются исключительно для внутренних нужд организации, обязанность проводить такой осмотр в отношении водителей отсутствует (см. постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 11.04.2016 N 05АП-1861/16, постановление Шестого арбитражного апелляционного суда от 12.05.2017 N 06АП-1582/17).

Можно отметить также, что п. 1 ст. 20 Закона N 196-ФЗ обязывает юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих на территории РФ деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, в частности, организовывать в соответствии с требованиями этого федерального закона, Федерального закона от 21.11.2011 N 323-ФЗ проведение обязательных медицинских осмотров. Данная норма не приравнивает деятельность по эксплуатации транспортных средств к оказанию услуг по перевозке пассажиров и грузов.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

Ответ прошел контроль качества службы Правового консалтинга ГАРАНТОценить качество ответа
Для нас очень важна оценка нашей работы

Путевой лист — это формуляр, подтверждающий право водителя использовать транспортное средство и служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Согласно п. 2 ст. 6 закона «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» от 08.11.2007 № 259-ФЗ без оформления путевого листа запрещается использовать транспортное средство.
Форма путевого листа утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, однако она не является обязательной (см. информацию Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Начиная с 01.01.2013 налогоплательщики вправе разрабатывать свою форму путевого листа в соответствии с требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также при условии отражения в этом документе реквизитов, установленных приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368, к которым относят:

наименование и номер путевого листа;
срок действия;
сведения о собственнике транспортного средства, а именно: данные о названии, адресе, номере телефона и ОГРН;
сведения о транспортном средстве, включая дату и время предрейсового (или предсменного) техосмотра;
сведения о водителе;
сведения о перевозке.

Нужен журнал

В целях контроля за движением путевых листов на предприятии нужно делать записи в соответствующем журнале. В нем, в частности, отражается факт выдачи путевых листов раздела водителям (п. 17 раздела III приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

Обычно организации и предприниматели используют унифицированный бланк – форму № 8, утвержденную постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78. Однако если у компании есть такая потребность, то можно разработать собственный бланк. Это законом не запрещено.

Оформлять путевые листы должны организации всех форм собственности, а также индивидуальные предприниматели. Эти субъекты должны использовать транспорт для перевозки людей и грузов (багажа) в предпринимательской деятельности и для собственных нужд

зачеркнуть одной чертой неправильную запись так, чтобы она оставалась читаемой;
сделать о и указать правильную запись;
указать дату внесения исправлений;
поставить подпись и Ф.И.О сотрудника, ответственного за ведение журнала учета путевых листов

Срок хранения путевого листа

На сегодняшний день срок хранения путевого листа установлен приказом Росархива РФ от 20.12.2019 № 236.

ВНИМАНИЕ! До 18 февраля 2021 года срок хранения документов был регламентирован приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. В связи с вступлением в силу приказа Росархива №236 с этой даты приказ Минкультуры утратил силу. Подробности см. здесь.

В связи с тем, что путевой лист относится к первичным документам, срок его хранения также регламентируют:

Налоговый кодекс РФ, а именно подп. 5 п. 3 ст. 24;
закон «№ 402-ФЗ, а именно ст. 29.

Какой срок хранения установлен для счета-фактуры, см. в материале «Какой срок хранения счетов-фактур».

Отметка о медицинском осмотре

Ошибкой будет считаться, если в путевом листе не указана дата и не проставлены подпись и штамп медработника/медорганизации, проводившего предрейсовый медосмотра. Само собой разумеется, медработник должен иметь разрешение.

Водители погрузчиков и ричтраков должны проходить предрейсовые медицинские осмотры, сообщили в Роструде. Наличие путевых листов также необходимо

Если нет отметки о предрейсовом медосмотре, оштрафуют: водителя — на 5000 руб., организацию — на 30 000 руб. (п. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ).

Если отметка не соответствует действительности, оштрафуют: руководителя, директора фирмы — на 20 000 руб., организацию — на 50 000 руб. (ст. 12.32 КоАП РФ).

Если организация вообще не проводит медосмотры водителей, оштрафуют должностных лиц — на сумму от 2000 до 3000 руб., организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 11.32 КоАП РФ).

Итоги

О том, сколько необходимо хранить кассовые документы, см. в материале «Какой срок хранения кассовых документов».

Источники: приказ Минтранса от 11.09.2020 №368

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Особенности

Срок хранения путевых листов в организации прописан в двух государственных документах: Приказе Министерства транспорта № 152 и Приказе Министерства культуры № 558. Согласно им, в архиве организации данная бумага должна пролежать 5 лет. При этом приказ Министерства культуры уточняет, что храниться такая документация должна пять лет, если за это время была проведена хотя бы одна проверка или ревизия. Если таковых не было, то уничтожать путевой лист нельзя. Есть еще одна особенность, согласно которой если путевой лист был выписан на человека, работающего в тяжелых и вредных условиях, то в таком случае хранить бумагу следует 75 лет. Таков точный срок хранения путевых листов в организации, и его надлежит соблюдать.

Поскольку путевой лист относится к первичной документации, то его и следует хранить в бухгалтерии точно так же, как и остальные бумаги, попадающие под эту категорию. Сданные в бухгалтерский отдел листы оттуда переносятся в архив, где и лежат до тех пор, пока не придет время их списывать и уничтожать. Помещение должно быть отдельным, со специальными стеллажами или глухими шкафами. Чтобы избежать порчи бумаги, рекомендуется плотно занавешивать все окна, мешая проникновению в комнату солнечных лучей. А для предотвращения кражи рекомендуется закрывать комнату на замок, ключ от которого будет храниться у ответственного лица.

Минимальный срок хранения путевого листа автомобиля составляет 5 лет. В некоторых случаях он может быть продлен, и это нужно учитывать. Нужно всегда правильно хранить такие документы, чтобы не иметь проблем с проверяющими государственными инстанциями.

Учет горюче-смазочных материалов (ГСМ) субъектами предпринимательства реализуется с помощью путевых листов. Форма бланка унифицирована, в ней предусмотрены поля для отражения расхода топлива, указания маршрута движения и фактического значения пробега. Путевые листы можно использовать для контроля расходования бензина, дизельного топлива, смазочных материалов. Обязательство по оформлению специальной документации возникает у организаций, имеющих хотя бы одно транспортное средство.

Можно ли использовать данные GPS-навигаторов для списания топлива

Вопрос: Транспортная организация использует GPS-навигаторы, которые позволяют определить пробег автомобилей. При этом с 26 февраля 2021 г. согласно Декрету N 7 автомобильные перевозки осуществляются без оформления путевых листов. Можно ли информацию GPS-навигаторов использовать в целях дальнейшей организации работы по списанию топлива? Если да, то в каком документе ее отразить?

Ответ: Для организации работы по списанию топлива организация может использовать, в том числе, информацию GPS-навигаторов. Отразить эту информацию организация может в самостоятельно разработанном документе, содержащем необходимые сведения о работе автомобиля.

Обоснование: Путевой лист являлся транспортным документом при выполнении автомобильных перевозок грузов .

Путевые листы не содержали стоимостных показателей израсходованного топлива и не являлись первичным учетным документом (ПУД) для списания топлива на затраты.

Декрет N 7 не изменял законодательство Республики Беларусь по бухгалтерскому учету в части порядка применения ПУД.

Как и ранее, согласно Закону N 57-З каждая хозяйственная операция подлежит оформлению ПУД.

Справочно

ПУД, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь, должны содержать следующие сведения :

— наименование документа, дату его составления;

— наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, являющегося участником хозяйственной операции;

— содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;

— должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

ПУД могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными.

Следовательно, факт использования автомобилей организации должен быть подтвержден документально.

Основанием для списания горюче-смазочных материалов на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов или карточки учета расхода топлива за отчетный период. Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работником организации, ведущим оперативный учет горюче-смазочных материалов, делается соответствующая отметка .

Таким образом, по прежнему для списания стоимости топлива на затраты организации необходимо составлять ПУД (накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов или карточки учета расхода топлива). Данные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 10 Закона N 57-З.

Разработанные организацией для применения формы ПУД организации включают в учетную политику .

С 26 февраля 2021 г. субъекты хозяйствования при осуществлении экономической деятельности при осуществлении транспортной деятельности выполняют автомобильные перевозки без оформления путевых листов .

Следовательно, с 26 февраля 2021 г. транспортная организация не оформляет такой транспортный документ. При этом, для целей бухгалтерского учета по прежнему нужен какой-либо документ, содержащий необходимые сведения о работе автомобиля и являющийся основанием для составления ПУД для списания стоимости топлива на затраты. Таким документом может быть документ, определенный организацией. Форму, порядок его заполнения организация определяет самостоятельно (за основу может быть взята применявшаяся ранее форма путевого листа). Как показывает практика, многие организации по прежнему оформляют документы по этой форме.

Для организации работы по списанию топлива организация может использовать, в том числе, информацию GPS-навигаторов. При этом, данные GPS-навигаторов целесообразно использовать в целях контроля за работой автомобилей и водителей, для сверки данных о пробеге автомобиля, указываемых работниками на основании спидометра в установленном организацией документе, содержащем необходимые сведения о работе автомобиля. Данные GPS-навигаторов также можно указывать в этом документе.

Основная документация

Мероприятия по мониторингу норм расхода ГСМ и обоснованности списания топлива реализуются с обязательным оформлением путевых листов и журнала их учета формы №8. Бланки утверждены Госкомстатом в Постановлении от 28.11.1997 г. №78. Правила заполнения документов приведены в Приказе Минтранса от 18.09.2008 г. №152. Допускается разработка собственного шаблона путевого листа, в котором должны присутствовать обязательные реквизиты первичной документации. Полный перечень сведений, отражение которых является необходимым, содержится в Законе от 06.12.2011 г. №402-ФЗ.

Путевые листы оформляются по разным шаблонам в зависимости от типа эксплуатируемого транспорта. Они могут применяться для учета топливных ресурсов по:

легковым транспортным средствам;
спецтранспорту;
легковым такси;
грузовым машинам;
автобусам.

Бланк путевого листа со всеми необходимыми данными выдается водителю перед выездом на работу. Период действия документа ограничивается 1 днем. Исключение предусмотрено для случаев направления работников в командировки длительностью более суток. Для ситуаций с командированными лицами главное требование контролирующих органов к оформлению путевого листа – возможность учесть рабочее время и объективно отразить расходы на топливо.

ЗАПОМНИТЕ! В путевые листы обязательно вписываются показания спидометра до выезда в начале смены и после окончания работы. Значения на конец дня и на утро следующих суток должны совпадать.

В зависимости от используемой формы документа бухгалтер может списывать ГСМ по фактическому расходу топлива или по установленным нормативам. Путевые листы дают право водителям эксплуатировать конкретное транспортное средство в рабочие часы. В бланке указывают предполагаемый маршрут движения, остатки топлива и данные спидометра. Дополнительно вносят сведения о специфике рабочей деятельности и времени начала рабочего дня и его окончания.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Путевые листы не заполняются при расходовании ГСМ в инструментах. Для мотоблоков, бензопил и другой спецтехники оформляют акты на списание топлива.

Печать на путевых листах можно не проставлять, для идентификации владельца автотранспортного средства достаточно названия предприятия (арендодателя), его адреса и телефонного номера. Норма подкреплена текстом Приказа Минтранса от 18.01.2017 г. № 17. Поставленная на бланке печать не считается ошибкой. При эксплуатации одного автомобиля несколькими водителями в посменном режиме путевки для каждого водителя выписывают отдельно. Журнал относится к категории первичной документации, поэтому период хранения на предприятии не может быть менее 5 лет.

Самостоятельно разработанная форма

Если предприятие использует самостоятельно разработанные шаблоны документов по учету ГСМ, эти формы должны быть отражены в двух локальных актах организации:

учетной политике;
приказе об утверждении первичного бланка.

В приказ об утверждении образца путевого листа или журнала учета путевок надо внести информацию об организации, номере документа и дате его составления. В текстовом блоке приказа указывают предмет рассмотрения – утверждение нового шаблона документа. Обязательно должна быть прописана дата, с которой бланк будет введен в систему документооборота. В заключительном разделе приказа перечисляются сотрудники, которые должны руководствоваться этим локальным актом, и их подписи.

Срок хранения путевых листов установлен несколькими нормативно-правовыми актами. О том, сколько должен храниться путевой лист в организации и какие нюансы хранения этого документа существуют, читайте в нашей статье.

Читайте также: