Сколько хранятся справки о доходах

Опубликовано: 23.04.2024

Законом об архивном деле в РФ предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения. С 18 февраля в силу вступил новый регламент таких сроков, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Вместо прежних тысяч с лишним строк в новом списке меньше семисот позиций.

Изменения требований, предъявляемых к хранению учетных и кадровых документов, представляем в удобной для ознакомления форме.

ТАБЛИЦА: «Изменение сроков хранения учетных документов компании»

№ нового перечня

№ старого перечня

Вид документа

Было

Стало

Ценообразование

Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения

10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Финансирование, кредитование деятельности

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности). Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Бухгалтерский учет и отчетность

Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:

а) сводные годовые, годовые;

б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно);

Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):

Постоянно (на усмотрение архива)

а) до ликвидации организации;

Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)

5 лет при условии проведения проверки. Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

Образцы подписей материально ответственных лиц

До минования надобности, но не менее 5 лет

5 лет после смены материально ответственного лица

Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг

5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы

Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг:

а) у аудируемого лица;

б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы)

5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено:

— срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору;

— для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу

Журналы, базы данных учета:

б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей

а) постоянно (на усмотрение архива);

б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

а) до ликвидации организации;

Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств

5 лет после ликвидации основных средств

До ликвидации организации

Книги, журналы, карточки учета поступления валюты

5 лет при условии

Учет оплаты труда

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат

При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения)

Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Налогообложение

Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом

Расчеты по страховым взносам

Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет.

При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

Налоговые декларации ИП

Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет. Остальные 5 лет

Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами

Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней

5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения

Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности

П.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлена обязанность налогоплательщика в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Бухгалтер-
ский уче т

В соответствии со ст. 17 Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Порядок хранения документов организаций регламентировался, в частности, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и Указаниями по его применению (утвержден Росархивом 06.10.2000 г.), Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.1983 г. № 105) и Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.).

Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558 был утвержден новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Росархив приказом от 26.08.2010 г. № 63 в связи с изданием приказа № 558 признал утратившим силу «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный руководителем Федеральной архивной службы РФ 06.10.2000 г.

Дело в том, что официально текст приказа был опубликован частично, без утвержденного им Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

В связи с чем ВАС РФ в Решении от 06.09.2011 г. № 7889/11 указал, что приказ № 558, не опубликованный в установленном порядке, не влечет правовых последствий, как не вступивший в силу, и не подлежит применению в полном объеме с момента его издания.

В полном объеме (с Перечнем документов) приказ № 558 был официально опубликован 19 сентября 2011 г. и вступил в силу 30 сентября 2011 года.

Именно с этой даты организации должны для целей определения срока хранения документов руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом № 558.

Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Исчисление сроков хранения документов по-прежнему производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2011 году, начинается с 1 января 2012 года.

Обратите внимание!

Срок хранения «постоянно» документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») в Перечне означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

– раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;

– разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;

– раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;

– раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

– раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

– раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

– раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

– раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;

– раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе, социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

– раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

Рассмотрим, для каких новых документов установлены сроки хранения и для каких документов сроки хранения изменены.

Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов: годовые следует хранить постоянно, полугодовые, квартальные – 5 лет.

Бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам хранится постоянно.

Администрация муниципального образования "Село Болхуны" создала свой официальный сайт.

Официальный сайт администрации муниципального образования "Село Болхуны" находится по адресу:

Противодействие коррупции

от «16» января 2010г. №1

Об утверждении Положения о

представлении сведений о

полученных муниципальным

служащим доходах и принадлежащем ему

на праве собственности имуществе,

являющихся объектами налогообложения,

об обязательствах имущественного

характера муниципального служащего

В соответствии со статьей 15 Федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», Устава МО «Село Болхуны»

п о с т а н о в л я ю:

1. Утвердить Положение о представлении сведений о полученных муниципальным служащим доходах и принадлежащем ему на праве собственности имуществе, являющихся объектами налогообложения, об обязательствах имущественного характера муниципального служащего.

2. Контроль оставляю за собой.

Глава администрации

МО «Село Болхуны» С.Н. Морозов

УТВЕРЖДЕНО

постановлением

администрации МО

01.01. 2011 г.

№ 1

ПОЛОЖЕНИЕ

о представлении сведений о полученных муниципальным

служащим доходах и принадлежащем

ему на праве собственности имуществе, являющихся

объектами налогообложения, об обязательствах

имущественного характера муниципального

служащего

1. Настоящее Положение определяет порядок представления и хранения сведений о полученных муниципальным служащим МО «Село Болхуны» (далее – муниципальный служащий) доходах и принадлежащем ему на праве собственности имуществе, являющихся объектами налогообложения, об обязательствах имущественного характера муниципального служащего района (далее – сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера).

2. В соответствии с Федеральным законом от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера представляются:

1) гражданами при поступлении на муниципальную службу;

2) муниципальными служащими района – ежегодно не позднее 30 апреля года, следующего за отчетным.

3. Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера являются сведениями конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации) а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - сведениями, составляющими государственную тайну.

Муниципальные служащие района, виновные в разглашении сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера других муниципальных служащих или в использовании этих сведений в целях, не предусмотренных федеральными законами, несут ответственность в соответствии с федеральными законами.

4. Муниципальный служащий района представляет сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера представителю нанимателя по установленной форме согласно приложению к настоящему Положению (далее – справка).

5. Представитель нанимателя определяет лиц, как правило, из числа муниципальных служащих кадрового подразделения органов местного самоуправления района уполномоченных на сбор и хранение справок (далее – уполномоченные лица).

6. Справка проверяется уполномоченным лицом в присутствии муниципального служащего на правильность оформления и запечатывается в конверт формата А4. Место склеивания конверта скрепляется оттиском печати органа местного самоуправления района. На конверте указываются фамилия, имя, отчество муниципального служащего, дата представления справки, подпись уполномоченного лица, принявшего документы.

Справка хранится в личном деле муниципального служащего 5 лет. Справка, срок хранения которых истек, возвращаются муниципальному служащему.

7. Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципального служащего, замещающего должность муниципальной службы категории «руководители» высшей группы, предоставляются для опубликования средствам массовой информации (далее – СМИ) по их обращениям (с одновременным информированием об этом служащего) в следующем порядке:

7.1. Представитель нанимателя, получивший письменное обращение СМИ, организует работу по предоставлению обратившемуся СМИ в недельный срок запрашиваемых сведений.

7.2. СМИ предоставляются следующие сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера:

- годовой доход муниципального служащего;

- перечень объектов недвижимого имущества, принадлежащего муниципальному служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании, с указанием его вида, площади и страны расположения каждого из них;

- суммарная стоимость недвижимого имущества, транспортных средств и ценных бумаг, принадлежащих на праве собственности.

7.3. В предоставляемых сведениях запрещается указывать:

- иные данные о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципального служащего, кроме указанных в подпункте пункте 7.2 настоящего Положения;

- данные о супруге, детях и иных членах семьи муниципального служащего;

- данные, позволяющие определить место жительства, почтовый адрес, телефон и иные индивидуальные средства коммуникации муниципального служащего, а также его супруги (ее супруга), детей и иных членов его семьи;

- данные, позволяющие определить местонахождение объектов недвижимости, принадлежащих муниципальному служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании;

- информацию, отнесенную к государственной тайне или являющуюся конфиденциальной.

7.4. Если обращение поступило в отношении муниципального служащего, замещающего должность муниципальной службы категории «руководители» высшей группы, сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера которого за отчетный год были ранее предоставлены для опубликования СМИ в соответствии с настоящим Положением, то уполномоченное лицо информирует об этом представителя нанимателя. В этом случае указанные сведения повторно не предоставляются, а обратившееся СМИ в недельный срок информируется о том, какому СМИ были предоставлены сведения.

8. Решение об организации проверки сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера принимается представителем нанимателя в случаях, установленных федеральными законами, с уведомление муниципального служащего.

В этом случае конверт со справкой вскрывается уполномоченным лицом в присутствии муниципального служащего, в отношении которого организована проверка, а при отсутствии муниципального служащего – комиссией, назначенной представителем нанимателя.

9. Уполномоченное лицо ведет журнал учета представления справок, содержащий фамилию, имя, отчество муниципального служащего, наименование замещаемой должности муниципальной службы, дату сдачи справки, дату и основание вскрытия конверта, в котором хранятся справка, дату возврата справки, срок хранения которых истек, а также подпись уполномоченного лица и муниципального служащего.

10. Представитель нанимателя ежегодно до 10 мая информируется о представлении сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальными служащими.

11. За непредставление или представление заведомо ложных сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальный служащий несет ответственность в соответствии с законодательством.

В __________________________________

_____________________________________

(наименование администрации поселения)

СВЕДЕНИЯ

о полученных муниципальным служащим

доходах и принадлежащем

ему на праве собственности имуществе, являющихся

объектами налогообложения, об обязательствах

имущественного характера муниципального

служащего

проживающий по адресу_____________________________________________

(почтовый индекс полный адрес)

Документ удостоверяющий личность __________________________________

серия _______________________ номер _______________________________

кем и когда выдан документ _________________________________________

Дата рождения ___________________ Место рождения __________________

Телефоны: домашний _______________ служебный _____________________

Замещаемая должность _____________________________________________

Раздел 1. Сведения о доходах

Сообщаю сведения о доходах, полученных за отчетный период с «____» января 200___ г. по «____» декабря 200 ____ г.

Величина дохода 1

Доход по основному месту работы

Доход от педагогической деятельности

Доход от научной деятельности

Доход от иной творческой деятельности

Доход от вкладов в банках и иных кредитных организациях

Доход от ценных бумаг и долей участия в коммерческих организациях

Иные доходы (указать вид дохода):

Итого доход за отчетный период

1 Для доходов, полученных в иностранной валюте, величина дохода учитывается в рублях по курсу Банка России на дату получения дохода

Раздел 2. Сведения об имуществе

Сообщаю сведения об имуществе, принадлежащем на праве собственности (в том числе на праве общей собственности), на конец отчетного периода.

Сроки хранения документов установлены Налоговым Кодексом РФ, Федеральных законах от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Вид документа

Срок хранения

Документы о финансировании

Документы (положения, карточки) об открытии, закрытии, переоформлении расчетных, текущих, корреспондентских, соответствующих лицевых счетов

Договоры банковского счета

5 лет после истечения срока действия договора

Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнение должником своих обязательств

5 лет после полного исполнения обязательств

Учет и отчетность

Бухгалтерская отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): а) сводная годовая (консолидированная); б) годовая; в) квартальная; г) месячная

Не менее 10 лет

5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет)

1 год (при отсутствии квартальных, годовых — не менее 10 лет)

Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.)

Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др.)

5 лет при условии проведения проверки

Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей

5 лет при условии проведения проверки

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности

Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах

Не менее 10 лет

Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним

Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам

Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования: а) годовые;

Не менее 10 лет

6 лет (при отсутствии годовых и нарастающим итогом за IV квартал — постоянно)

Налоговые декларации по всем видам налогов

5 лет при условии проведения проверки

Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование

Не менее 10 лет

6 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты, а также годовые — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)

Сведения о доходах физических лиц

5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)

Реестры сведений о доходах физических лиц

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН

Не менее 10 лет

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях

Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ:

а) по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной деятельности;

б) по трудовым договорам, договорам подряда

в) по хозяйственным, операционным договорам, соглашениям

5 лет после истечения срока действия договора

5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)

5 лет после истечения срока действия договора

Кадровый документооборот

Не менее 10 лет (присланные для сведения — до минования надобности)

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)

Документы о премировании

Штатные расписания и изменения к ним: а) по месту разработки и/или утверждения; б) в других организациях

Не менее 10 лет

Личные дела: а) руководителей

Не менее 10 лет

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Личные карточки работников

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования (невостребованные — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)

5 лет после возвращения из командировки (для командированных в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)

Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников

5 лет (для долгосрочных зарубежных командировок — 10 лет)

Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним

Графики предоставления отпусков

Как считать сроки хранения документов, и когда они увеличиваются

Срок хранения документов надо отсчитывать с момента окончания периода, в котором организация использовала документ для расчета налогов.

Правило на случай выездной проверки: Если на момент, когда налоговики начали такую ревизию, срок хранения документов не истек, компания должна обеспечить их сохранность в течение всей проверки. Такое мнение высказывают судьи (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 июля 2012 г. по делу № А33-5433/2011).

Допустим, срок хранения каких-то бумаг истекает в апреле 2016 года. Но в марте в компании началась выездная ревизия. Значит, пока проверка не кончится, уничтожать эти документы нельзя.

Сведения о тех случаях, когда докуметы хранят дольше обычного, мы представили в таблице ниже.

Когда сроки хранения первичных документов больше четырех лет

Срок хранения

Комментарий

По основным средствам:
акт приемки-передачи, договор и другие документы, связанные с приобретением и продажей основного средства, а также с его реконструкцией и модернизацией

Четыре года + весь период, в течение которого компания начисляет амортизацию (письмо Минфина России от 12 февраля 2016 г. № 03-03-06/1/7604). Если компания реализовала основное средство, то четыре года после продажи (подп. 7 п. 1 ст. 268 НК РФ) либо после учета в расходах убытка от этой сделки

Предположим, что срок полезного использования основного средства, который компания установила в соответствии с классификацией, составляет 10 лет. Тогда документы, которые подтверждают первоначальную стоимость этого имущества, нужно хранить в течение 14 лет. Если компания продаст этот объект с убытком после 8 лет эксплуатации, то убыток от продажи в налоговом учете надо будет равномерно относить на расходы в течение двух лет (п. 3 ст. 268 НК РФ). Но первичные документы по данному основному средству все равно нужно хранить 14 лет с момента приобретения

По дебиторской и кредиторской задолженности:
товарные накладные, акты приемки-сдачи работ или услуг, договоры, платежные поручения, акты сверки, гарантийные письма и другие документы, подтверждающие задолженность

Четыре года после списания просроченной дебиторской задолженности на расходы или учета кредиторки в доходах

Зачастую компании оставляют только акты сверки, в которых покупатель подтверждает сумму долга. Однако чтобы списать задолженность, необходимы договоры и первичные документы на отгрузку товаров, реализацию работ или услуг, на основании которых образовался долг. Если компания не представит инспекторам указанные бумаги, учесть задолженность покупателя в расходах при расчете налога на прибыль не удастся.

По затратам на обучение работников:
договор, приказ руководителя компании о направлении работника на обучение, копия лицензии, учебная программа, акт на оказанные услуги, копия сертификата или другого документа, выданного образовательной организацией

Четыре года после завершения обучения (п. 3 ст. 264 НК РФ)

Например, сотрудник учился в 2013–2016 годах. Документы по расходам на обучение нужно хранить до 2020 года включительно

По убыткам:
отчетность, налоговые регистры, а также первичные документы, которые подтверждают отрицательный финансовый результат

Четыре года + весь период, в течение которого компания включает сумму убытка на расходы (максимум — 10 лет) (п. 4 ст. 283 НК РФ)

Для подтверждения размера убытка обязательны не только отчетность и регистры, но и первичные документы, на основании которых компания рассчитала финансовый результат за убыточный период (постановление Президиума ВАС РФ от 24 июля 2012 г. № 3546/12). Даже если налоговики уже проверяли расчет убытка в ходе выездной ревизии (письмо Минфина России от 25 мая 2012 г. № 03-03-06/1/278). Аналогичное требование действует для компаний на упрощенке (п. 7 ст. 346.18 НК РФ). На примере. Компания в 2012 году получила убыток и учитывала его в расходах с 2013 по 2015 год. В этой ситуации первичные документы за период 2012 года должны быть в наличии с 2016 по 2019 год включительно

По ошибкам,
найденным в расчете налогов:
документы, которые подтверждают расчет налога за прошлый период, если компания исправляет ошибку этого периода в текущей отчетности

Четыре года после исправления ошибки

По расходам, которые компания списывает в следующем налоговом периоде:
счета-фактуры, товарные накладные, акты приемки-сдачи работ и услуг, если компания заявляет расходы или вычеты не в том периоде, когда эти документы выставлены, а позже

Четыре года после окончания периода, в котором компания использовала документ для расчета налога (письмо Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104)

Например, компания в 2013 году учла какие-либо расходы, которые подтверждены документами 2012 года. В этом случае бумаги нужно хранить до 2017 года включительно

Что грозит компании, если нарушить сроки хранения документов

Кроме того, за отсутствие первичных документов налоговики могут оштрафовать компанию на сумму 10 000 или 30 000 руб. (ст. 120 НК РФ). А так же инспекторы могут снять расходы или вычеты НДС, поскольку они не подтверждены документами, что может привести к начисленным штрафам и пени.

Администрация муниципального образования "Село Болхуны" создала свой официальный сайт.

Официальный сайт администрации муниципального образования "Село Болхуны" находится по адресу:

Противодействие коррупции

от «16» января 2010г. №1

Об утверждении Положения о

представлении сведений о

полученных муниципальным

служащим доходах и принадлежащем ему

на праве собственности имуществе,

являющихся объектами налогообложения,

об обязательствах имущественного

характера муниципального служащего

п о с т а н о в л я ю:

2. Контроль оставляю за собой.

Глава администрации

МО «Село Болхуны» С.Н. Морозов

УТВЕРЖДЕНО

постановлением

администрации МО

01.01. 2011 г.

№ 1

ПОЛОЖЕНИЕ

о представлении сведений о полученных муниципальным

служащим доходах и принадлежащем

ему на праве собственности имуществе, являющихся

объектами налогообложения, об обязательствах

имущественного характера муниципального

служащего

1) гражданами при поступлении на муниципальную службу;

2) муниципальными служащими района – ежегодно не позднее 30 апреля года, следующего за отчетным.

- годовой доход муниципального служащего;

7.3. В предоставляемых сведениях запрещается указывать:

- данные о супруге, детях и иных членах семьи муниципального служащего;

- информацию, отнесенную к государственной тайне или являющуюся конфиденциальной.

В __________________________________

_____________________________________

(наименование администрации поселения)

СВЕДЕНИЯ

о полученных муниципальным служащим

доходах и принадлежащем

ему на праве собственности имуществе, являющихся

объектами налогообложения, об обязательствах

имущественного характера муниципального

служащего

проживающий по адресу_____________________________________________

(почтовый индекс полный адрес)

Документ удостоверяющий личность __________________________________

серия _______________________ номер _______________________________

кем и когда выдан документ _________________________________________

Дата рождения ___________________ Место рождения __________________

Телефоны: домашний _______________ служебный _____________________

Замещаемая должность _____________________________________________

Раздел 1. Сведения о доходах

Сообщаю сведения о доходах, полученных за отчетный период с «____» января 200___ г. по «____» декабря 200 ____ г.

Величина дохода 1

Доход по основному месту работы

Доход от педагогической деятельности

Доход от научной деятельности

Доход от иной творческой деятельности

Доход от вкладов в банках и иных кредитных организациях

Доход от ценных бумаг и долей участия в коммерческих организациях

Иные доходы (указать вид дохода):

Итого доход за отчетный период

Раздел 2. Сведения об имуществе

Читайте также: