Сколько листов должно быть в деле для сдачи в архив

Опубликовано: 17.09.2024

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации (пункт 3.6.1 Основных правил).

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (пункт 3.6.3 Основных правил).

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;
нумерацию листов дела;
составление листа-заверителя;
составление в необходимых случаях внутренней описи документов;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов, фотографий) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел, на них составляется отдельная опись.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно (пункт 3.6.8 Основных правил).

Обратите внимание, что запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и так далее), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение 10 к Основным правилам), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (Приложение 11 к Основным правилам), в которой указываются (пункт 3.6.18 Основных правил):

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и другие).

Крайние даты дела указываются арабскими цифрами. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и так далее), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и тому подобное, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

В архив организации передаются дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве (пункт 3.7.25 Основных правил). Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и так далее).

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.

Организацию или его должностных лиц могут оштрафовать также за непредставление (несообщение) сведений, необходимых для осуществления налогового контроля (статья 15.6 КоАП РФ).

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

Р абота по подготовке к приему-передаче документов в архив требует организации, времени, контроля и навыков. Организует и координирует эту работу традиционно заведующий архивом (или руководитель структурного подразделения, в которое входит архив). Технические исполнители: представители отделов, готовящие свои документы к передаче. Контролирует данную работу обычно заместитель руководителя организации по общим вопросам (или тот зам, в чье ведение входит архив). А руководствоваться будем новыми вышедшими в 2015 году «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (далее – Правила).

См. статью «Архивные описи для электронных дел» в № 7' 2020

Какие организации попадают под юрисдикцию Правил и обязаны создавать архив?

Обратимся к тексту самих Правил: если государственные органы и местного уровня, а также их подведомственные организации обязаны создавать архив (см. п. 1.3), то все другие юридические лица вправе это делать (п. 1.4). То есть вторая группа организаций вправе хранить документы в течение предписанного срока без создания такого структурного подразделения, как архив (хотя, конечно, обеспечить сохранность дела более 10 лет в любом другом подразделении будет проблематично).

Какие документы и когда передавать?

закрытые делопроизводством дела не ранее, чем через 1 год, и не позднее, чем через 3 года, после их закрытия;
передаче подлежат дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения (но на практике архив часто принимает дела и с меньшим сроком хранения, дабы гарантировать их сохранность, это решает сама организация);
перед передачей в архив дела необходимо оформить определенным образом и передавать их по описям.

В серьезных организациях утверждается график передачи дел из подразделений в архив приказом руководителя, чтобы упорядочить эту работу. Кроме того, в архив обычно передаются дела со сроком хранения от 3 лет и выше. Ориентиром становятся номенклатуры дел подразделений: из каждой видно, какие дела, с каким сроком хранения и в каком количестве были заведены в подразделении в течение года.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (утв. приказом Минкультуры России 21.03.2015 № 526, зарегистрированы в Минюсте России 07.09.2015 № 38830)

1.3. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

1.4. Организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

4.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив организации не ранее, чем через 1 год, и не позднее, чем через 3 года, после завершения дел в делопроизводстве.

4.2. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел.

4.16. Номенклатура дел является основой для составления описей дел документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

4.19. Законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Как правильно оформить дело?

Если дела со сроком хранения «свыше 10 лет», «постоянно», а также по личному составу подлежат полному оформлению (оно регламентируется и мы далее его подробно рассмотрим), то дела с меньшим сроком хранения можно готовить по «облегченной» программе.

К сожалению, Правила не определяют необходимый минимум работ по подготовке документов временного (до 10 лет) хранения к передаче в архив организации. Традиционно частичное оформление дел включает в себя наличие:

заголовка дела,
передаточной описи (или передача может осуществиться по номенклатуре дел),
листы дел должны быть скреплены на скоросшиватель или помещены в папки с клапанами (переплет или подшивку можно не делать).

Что делать не обязательно, так это:

нумеровать листы,
составлять внутреннюю опись документов дела,
оформлять титульные листы полностью (обязателен заголовок, индекс дела по номенклатуре, дата / год) см. Пример 1,
составлять лист-заверитель дела.

Здесь отметим, что даже если организация решила придерживаться общего правила и дела со сроком хранения менее 10 лет хранить в структурных подразделениях, то в архив они все равно могут попасть – при ликвидации какого-либо из подразделений. Если происходит перестройка с перетасовкой функций между оставшимися структурами, то документы ликвидируемой обычно перетекают к новому получателю прежних функций.

Далее рассмотрим, как подготовить дело к длительному хранению «по полной программе».

2. Номенклатура дел организации и ее структурных подразделений.

3. Итоговая запись к номенклатуре дел.

4. Экспертиза ценности документов.

5. Внутренняя опись дела.6. Акт о выделении к уничтожению документов.

В нашей стране какого бухгалтера ни возьми, каждый третий сильно нагружен работой, остальные просто-напросто перегружены. В таких условиях подготовкой документов для сдачи в архив организации многие бухгалтеры либо в принципе не занимаются, либо организуют процедуру не по правилам и очень редко.

Однако я напомню, что работа по формированию дел для передачи в архив организации – прямая обязанность сотрудников структурных подразделений. И бухгалтерии в том числе.

Безрадостная тенденция обусловлена и тем, что руководство компаний относится к архиву как к второстепенной работе, экономя на расходах по его содержанию.

Это может привести компанию к неблагоприятным последствиям.

К сказанному можно добавить еще и то, что в небольших организациях зачастую просто нет отдельной штатной единицы, отвечающей за архив компании.

А функции архивариуса поручаются секретарю, кадровику или же бухгалтеру.

В любом случае вы должны быть непосредственно знакомы с порядком формирования архива, поэтому на семинаре я подробно расскажу, какие документы необходимо подготовить бухгалтеру для передачи дел на сохранение.

Организация архивного хранения в компании

Первое, на что вы должны обратить внимание, – вне зависимости от масштабов вашей компании есть ряд документов, запрещенных к уничтожению. Например, бухгалтерские и кадровые документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) срока хранения. Это, прежде всего, документы, содержащие информацию о стаже работников. Кроме того, при ликвидации каждая организация должна сдать свои документы в государственный или муниципальный архив в соответствии с указаниями местного архивного учреждения. Без этого акт о ликвидации организации подписан не будет.

Согласно статье 9 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. – Примеч. ред.), документы негосударственной организации являются ее частной собственностью. Это означает, что никто не может их у вас забрать, пока компания существует. Однако после ликвидации организации документы становятся государственной или муниципальной собственностью. Поэтому в силу статьи 17 закона «Об архивном деле» государство оставляет за собой право требовать сохранность документов в пределах установленных сроков.

Работа по формированию архива начинается с решения, каким он будет в вашей организации. Здесь все, конечно, зависит от масштабов компании. Архив может быть как отдельным структурным подразделением, так и существовать в составе канцелярии или секретариата. Это может быть и должностное лицо в штатном расписании – заведующий архивом, архивариус – работник, который отвечает за архив.

Как я говорила выше, в небольших компаниях распространено совмещение работы по ведению архива с другими функциями (с работой секретарем или бухгалтером). При этом может быть установлено совмещение должностей при наличии должности архивариуса в штатном расписании. Или поручена дополнительная работа по ведению архива какому-либо работнику, если в штатном расписании отсутствует должность архивариуса. В обоих случаях должно быть получено согласие работника, то есть подписано дополнительное соглашение к трудовому договору. Кроме того, таким сотрудникам обязательно должна быть установлена доплата за работу по ведению архива.

Если в вашей компании создано целое структурное подразделение (архив), рекомендуется разработать Положение об архиве и должностные инструкции работников архива, без которых работать будет сложно.

Составить Положение об архиве легко, используя Основные правила работы архивов организации, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. Что касается должностных инструкций, можно воспользоваться Квалификационным справочником должностей, руководителей и других служащих, который утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37. Необходимыми нормативными материалами для ведения архива являются перечни документов со сроками хранения, в частности: Перечень типовых управленческих архивных документов, который утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Последний утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. № 1182.

Номенклатура дел организации и ее структурных подразделений

Теперь рассмотрим непосредственно порядок формирования документов в дела. Этим вопросом должен заниматься каждый специалист, работающий с документами. Следует учесть, что документы формируются в дела по определенным признакам, чтобы потом их легко было искать в архиве.

Архивистами был создан специальный справочный документ, с помощью которого служебные документы распределяются по папкам (делам). Он называется номенклатурой дел. Это систематизированный перечень заголовков всех дел, которые работники будут заводить в организации в очередном году. Номенклатура дел составляется накануне нового календарного года, обычно в декабре, чтобы было известно, какие дела следует формировать в компании в очередном году с января по декабрь.

При формировании документов в дела используются разные признаки, по которым документы объединяют в одну папку. Например, номинальный признак (именной, видовой): приказы к приказам, протоколы к протоколам.

Еще один признак – предметно-вопросный для служебной переписки.

Но возможен и совершенно другой подход, когда объединяются разные документы по одному вопросу. Классическим образцом служат судебное дело, личное дело работника.

Вернемся к номенклатуре дел и рассмотрим подробнее содержание и порядок заполнения этого табличного документа. Форма номенклатуры дел унифицирована и включена в приложение 7 «Основных правил работы архивов организации» (далее по тексту – Основные правила. – Примеч. ред.). Документ утверждается руководителем организации. Если компания крупная, то необходимо заполнять графу «Название раздела», то есть вписывать наименование структурного подразделения. Если организация небольшая, то здесь указывается направление деятельности, например «кадровое обеспечение», «финансовое обеспечение».

Содержащаяся в номенклатуре дел таблица включает пять граф. В первую графу вписывают индекс дела. Дело по правилам нумеруется следующим образом: должно быть как минимум два номера, соединенных знаком препинания (дефис или знак дроби). Сначала нужно пронумеровать все структурные подразделения или направления деятельности, «дирекция» – 01, «финансовый отдел» – 02, . «отдел снабжения» – 05, . «отдел маркетинга» – 12 и т. д. Все объекты должны быть с одинаковым количеством знаков в коде. После кода подразделения проставляется знак препинания и присоединяется порядковый номер конкретного дела внутри подразделения. Например, у «кадров» код 05. Все папки, которые там образуются, начинаются с 05. Образуется, например, 25 разных дел – папок с разными названиями, тогда они будут проиндексированы следующим образом: 05-01, 05-02, . 05-25 – последнее дело.

Графа вторая «Заголовок дела» не должна вызвать у вас вопросы. Типовые заголовки дел вы можете найти в Перечне документов со сроками хранения, о котором я говорила вначале. Все предельно просто, например, в бухгалтерии могут быть следующие заголовки: «Годовой отчет по основной деятельности компании за 2011г.», «Приказы по административно-хозяйственным вопросам», «Переписка с банком по вопросам выдачи кредитов».

В конце календарного года в третью графу номенклатуры дел «Количество единиц хранения» необходимо внести количество образованных дел.

Одно дело должно содержать не более 250 листов документов, что соответствует толщине дела вместе с обложкой до 4 см. При большом количестве документов, относящихся к одному делу, проводится его деление на тома.

Четвертая графа номенклатуры дел «Срок хранения и № статей по перечню», является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных в дальнейшем будет производиться отбор документов для последующего хранения или уничтожения.

Номенклатуру дел в течение года нужно вести, то есть вносить дополнительно заголовки заведенных, но не запланированных ранее дел. Или отмечать в графе пятой «Примечание», что запланированное дело не было заведено по какой-либо причине.

Изначально номенклатура дел составляется в конце первого года работы организации, а затем перепечатывается на очередной календарный год с учетом происшедших в предыдущем году изменений в составе документов.

В организациях, в состав которых входят структурные подразделения, номенклатура дел должна составляться и в каждом структурном подразделении. Ее форма приведена в приложении 8 Основных правил.

В целом форма номенклатуры дел структурного подразделения аналогична форме сводной номенклатуры дел организации, но в ней отсутствует гриф утверждения документа руководителем. По сути, номенклатура дел структурного подразделения является выпиской из сводной номенклатуры дел организации.

Номенклатура дел организации один раз в пять лет подлежит согласованию с экспертной комиссией (ЭК) организации и экспертно-проверочной комисией (ЭПК) архивного учреждения.

По созданной в декабре номенклатуре организация весь год занимается формированием дел. Например, подготовили в отделе кадров приказ о приеме на работу, ознакомили с ним работника, теперь приказ надо подшить в дело. Открываем номенклатуру дел, находим заголовок «Приказы по личному составу» с соответствующим индексом и сроком хранения и оформляем обложку скоросшивателя для подшивки в него этого приказа. Как уже отмечалось, существуют приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет и 5 лет. Срок хранения документа можно определить по статье 19 Перечня типовых управленческих архивных документов. В данном случае, согласно пункту «б» статьи 19, документ хранится 75 лет. Поэтому приказ о приеме на работу необходимо подшить в дело приказов со сроками хранения 75 лет.

Если документов одного вида очень много, то их можно формировать в дела по предметно-вопросному признаку, то есть отдельно приказы по «приему», «увольнению», «изменению фамилии» и т. д. Если компания небольшая, соблюдать такой порядок необходимости не возникает, достаточно разделять документы по срокам хранения.

Итоговая запись к номенклатуре дел

Переходным мостиком от делопроизводства к архивному делу служит продолжение сводной номенклатуры дел, которое называется «Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в организации».

Категорией для дел является срок хранения – чем выше срок, тем важнее дело. Таких категорий дел три: постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения. Эти графы необходимо заполнить в конце года, в котором действовала данная номенклатура дел.

В графе 2 «Итоговой записи» проставляем количество сформированных томов дел. В последних двух графах необходимо выделить переходящие дела и дела с отметкой ЭПК. Переходящие дела – это незакрытые дела, которые необходимо продолжать вести в будущем календарном году: личные дела, дела выборных органов, дело о многолетнем кредите. Вписываем их количество в графу «Переходящие».

Что такое дело с отметкой ЭПК? Это дело, для которого первоначально был установлен минимальный срок хранения, после которого необходимо принять решение об окончательном сроке хранения. Это означает, что о продолжении хранения или уничтожении дела решение должна принять ЭК компании по согласованию с ЭПК архивного учреждения.

Для того чтобы подготовить документы к передаче в архив, нужно четко понимать, что подлежит хранению, а что унич-тожению. Поэтому наряду с формированием новых дел необходимо периодически обращаться к документам прошлых лет. В этом году в архив организации должны быть переданы дела за 2009 год, если, конечно, дела за предыдущие годы уже сданы.

Отметим, что в рабочем помещении можно держать документы трех последних лет. Это как раз достаточный срок, когда бумага выдерживает условия, в которых комфортно работать человеку. Для документа необходимы другие условия: темное, прохладное (12–16 °), сухое помещение.

Экспертиза ценности документов

Сформированные по категориям дела необходимо разделить на две группы: первая группа – временного хранения, вторая – постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Экспертиза ценности проводится методом полистного просмотра документа членами комиссии.

Комиссия создается один раз на период деятельности организации и включает представителей ведущих подразделений: бухгалтерии, кадровой службы, архива. Возглавляет ЭК, как правило, заместитель директора.

Комиссия проводит заседания и оформляет протоколы с решениями, связанными с утверждением описей на документы длительного, постоянного сроков хранения и по личному составу и определяет, какие документы подлежат уничтожению. Четкого регламента периодичности проведения заседаний нет, достаточно заседать раз в год, если в прежние годы документы обрабатывались и сдавались в архив.

Дела за год необходимо просмотреть, чтобы случайно документы длительного срока хранения не оказались в папке со сроком хранения 5 лет.

При полистном просмотре выявляются недостатки, которые необходимо устранить. После проверки проходит заседание комиссии, утверждаются описи дел, составляется акт о выделении к уничтожению дел за конкретные годы в связи с истекшим сроком хранения.

Протокол заседания ЭК должен иметь гриф утверждения руководителем организации, который в комиссию не входит, но лично несет ответственность за несоблюдение порядка уничтожения документов.

Остановимся на технической обработке документов перед сдачей их на архивное хранение.

Во-первых, документы в деле должны лежать в хронологическом порядке: верхний документ – первый январский. Далее следуют простые, но затратные по времени процедуры. Черным графитным карандашом необходимо пронумеровать каждый листок с номера 1 по 250 (условно) на лицевой стороне дела в верхнем правом углу.

Серьезной ошибкой считается, когда лист пронумерован, например, цифрой 25, а потом сразу 27. Возникает очевидный вопрос: где лист 26? Пропущенный номер опять же вносится в лист-заверитель в строку «Пропущенные номера листов». В листе-заверителе есть также таблица, в которой указываются особенности физического состояния и формирования дела, например надорванные, подклеенные, заплесневелые листы. Необходимо указывать ссылку на их номер.

Внутренняя опись дела

И наконец, надо составить внутреннюю опись документов дела.

Во внутреннюю опись вносим индекс дела, его заголовок, номера листов дела, которые соответствуют данному документу. Потом будет легко найти, например, приказ об увольнении работника, даже если известно только то, что оно произошло в 2010 году. Опись подкладывается ее составителем и помещается в начале дела.

Теперь дело нужно либо прошить, либо сдать в переплет, оформить обложку (приложение 11 Основных правил. – Примеч. ред.), отражающую наименование организации, подразделения, номер дела, тома, заголовок, даты заведения и закрытия дела.

Теперь у компании есть правильно сформированные документы, подшитые и с обложкой.

Какой следующий шаг? Мы должны внести их в описи дел отдельно для дел постоянного хранения, временного хранения, и по личному составу. Подробно на их заполнении я останавливаться не буду, потому что формат очень схож с номенклатурой дел.

Описи составляются не менее чем в трех экземплярах, один из которых остается в структурном подразделении, подтверждая факт сдачи документов в архив, а другие экземпляры описи передаются в архив вместе с делами.

Акт о выделении к уничтожению документов

Процедура уничтожения документов требует правильного документационного оформления. Уничтожению подлежат только документы с кратким сроком хранения (до 10 лет включительно), если срок хранения истек. Исчисление этого срока начинается с 1 января следующего календарного года.

Нельзя уничтожать документы, не прошедшие экспертизу ценности документов. Решение об уничтожении должно содержаться в протоколе заседания экспертной комиссии организации.

Подлежащие уничтожению документы вносятся в соответствующий акт, имеющий унифицированную форму – Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 4 Основных правил. – Примеч. ред.).

В акт вносятся уже знакомые нам данные: индексы и заголовки дел, крайние даты, сроки хранения.

После соблюдения документационных формальностей можно приступать к уничтожению документов.

Конечно, уничтожение документов – это не сжигание и не вывоз их на свалку. Как ценнейшее вторсырье бумагу необходимо сдать на переработку.

Подводя итоги обсуждения данной темы, еще раз подчеркну, почему важно вести архив. В жизни случаются разные ситуации, например через долгие годы к вам могут обратиться люди, потерявшие документы, содержащие информацию о трудовом стаже. В соответствии со статьей 62 ТК РФ гражданин может затребовать любые документы о своей трудовой деятельности. Предоставить копии таких документов вы обязаны в трехдневный срок.

Документы организации, относящиеся к прошедшим календарным периодам, подлежат хранению. Основной документ, регулирующий создание и работу архивов, – ФЗ №125 от 22/10/04 г. Его положения касаются не только архивов как отдельных организаций, но и архивов внутри организации.

Кроме того, работник архива обязан знать нормативную базу по каждому виду документов для архивации, сроки их хранения. Как правило, такая информация указывается на титульном листе дела. Например, документы по личному составу должны, согласно ФЗ, храниться 50 лет, а созданные ранее 2003 года – еще больше, до 75 лет. Управленческие документы архивируются и хранятся согласно «Перечню», утв. Минкультом РФ (пр. №558 от 25.08.10 г.). Среди них есть документы, которые следует хранить постоянно.

Вопрос: Можно ли учесть в составе расходов при исчислении налога на прибыль расходы на архивацию документов взаимозависимой организации на основании трехстороннего соглашения с архивной организацией и этой взаимозависимой организацией?
Посмотреть ответ

Существуют и особенности работы с налоговыми, бухгалтерскими документами, отраженные в ФЗ №402, НК РФ).

Архив организации

Архив как структурное подразделение создается обычно в средних и крупных организациях, со значительным документооборотом. Его статус будет определяться принятым «Положением об архиве», локальным актом компании, где отражаются и порядок архивирования, и персональная ответственность отдельных должностных лиц.

В процессе архивирования следует учитывать такие организационные моменты:

документы должны поступать в архив из подразделений по описи (или заменяющему ее документу);
если документы уже подшиты в дело сотрудниками подразделения, оно должно быть составлено методически правильно;
структурные подразделения обязаны передавать на хранение документы в соответствии со сроками, установленными федеральным законодательством;
если график передачи дел в архив нарушается, работники этой структуры обязаны информировать о факте нарушения руководство компании.

Архивирование проводится с целью оптимизации процедуры хранения документов, и в связи с этим в настоящее время все чаще фирмы предпочитают иметь электронную версию своего архива. Следует, однако, иметь в виду, что многие документы имеют силу только в бумажном виде, поэтому электронную архивацию можно считать лишь удобным дополнением к обычным бумажным делам.

Архивируют документы поэтапно:

Подготовка состоит в анализе имеющейся документной массы, выявляются ее особенности. Например, визуально можно определить, все ли документы нуждаются в дополнительных сшивах, каков объем предстоящей работы и т.д.
Сортируют документы на те, что можно уничтожить законным порядком, как не имеющие ценности, и те, с которыми предстоит работать дальше.
Систематизируют и сшивают документы по их типам (бухгалтерские, управленческие, кадровые). Неподшитые документы объединяются и сшиваются в дела. Как правило, на сшиве ставятся печать фирмы и подпись ответственного за сшив лица.
Составляется опись содержания каждого дела, список документов, находящихся в папке.
Составляются каталоги дел по типам, и следует отправка их на хранение.

Рекомендуется составление номенклатуры дел по форме, состоящей из следующих данных:

индекс дела (присвоенный делу условный номер, первая часть которого, как правило, – код подразделения, откуда оно поступило);
заголовок;
число единиц хранения;
срок хранения и указание на устанавливающую его норму закона;
примечания (например, различного рода планы: реконструкции, рекламной компании) могут иметь лишь электронный формат, об этом делается пометка.

«Положением об архиве» фирмы, иными ЛНА может быть предусмотрено, что работы, вплоть до систематизации и составления описи папки, возложены на сотрудников подразделений, а сотрудники архива лишь принимают дела по передаточному документу, проверяют, корректно ли они оформлены, сверяют состав документов со списком их на папке. Далее дело возвращается на доработку либо принимается к сшиву. Если нужно скопировать или отсканировать отдельные элементы дел, это тоже компетенция работника архива. Передача завершается подписью на акте о том, что документы переданы на хранение.

Архивирование без архива

Небольшие компании, организации зачастую не могут себе позволить иметь отдельный архив: помещение, штатных сотрудников. Тогда вся работа по архивированию ложится на плечи одного человека. Как правило, это секретарь.

Сотрудник на такой должности, в отличие от специалистов архивного дела, может быть незнаком со всем многообразием нормативных документов в указанной области (это касается и работников организации, для которых труд в архивном структурном подразделении в новинку).

Прежде всего, рекомендуем изучить:

документ №263 от 05/09/85 г., изданный еще Главархивом СССР, но до сих пор имеющий силу как обязательный;
одобренные 06/02/02 г. коллегией Росархива правила работы архивов организаций, рекомендательный документ.

В них указано, как архивировать и хранить документы фирмы.

Секретарь, обрабатывающий ежедневно и текущий документооборот, в начале архивирования должен разделить документы на две категории:

срок архивирования которых уже наступил, делопроизводством они завершены;
текущие документы, используемые в работе.

На помощь могут прийти работники различных отделов фирмы: бухгалтерии, экономической службы и пр. Каждый из них может корректно сформировать ту или иную папку (дело), разложить в ней материалы в должной последовательности, составить их список, озаглавить дело в соответствии с содержанием. На основе проведенной работы секретарь может сформировать номенклатуру дел физлица.

Нужно ли привлекать специалистов со стороны

Привлечение сторонних организаций, которые проводят архивацию за плату, целесообразно в нескольких случаях:

объем документации к архивированию большой, силами работников компании без ущерба для производственных, управленческих процессов сделать это невозможно;
организация создает электронный архив, кроме большого объема работы проблемой может стать потеря времени на освоение работниками нового ПО;
документы передаются на сторону, например, на хранение в госархив, и требуется повышенный уровень компетентности специалистов.

Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.

Любая организация должна обеспечивать систематизацию, целостность, сохранность документов и удобный доступ к ним. Для этого документы прошивают. Это занятие требует аккуратности и внимательности. Как сшивать документы и что для этого нужно — расскажем в нашей статье.

Основные нормы, регулирующие процесс сшивания документов:

Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23.12.2009 №76;
ГОСТ Р 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело»;
Требования делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами.

Документы, подвергающиеся прошивке

Прошивать приходится документы и копии документов, которые состоят из двух и более листов:

штатное расписание;
приказы личного и общего состава;
накладные;
счета — фактуры;
акты выполненных работ;
кассовая книга;
авансовые отчеты;
путевые листы;
ведомости по заработной плате;
другие документы.

К процедуре сшивания нужно подойти ответственно: неаккуратно подшитые документы могут не принять при сдаче, потенциальные партнеры могут отказаться от сотрудничества с вами. Некачественная прошивка и хранение может даже привести к подмене бумаг.

Порядок оформления

Документы, подлежащие прошиванию, сначала сортируют по дате, нумеруют каждый лист арабскими цифрами в правом верхнем углу, начиная с единицы. Опись не нумеруется. Для обложки обычно берут специальную бумажную папку «Дело». Для сшивания документов стандартного вида используют скоросшиватель формата А4. Если в документации есть конверты, они также нумеруются, причем это происходит в первую очередь, а затем нумеруется содержимое в нем. Если в документе есть приклеенные листы, этот документ нумеруется как один, после чего на обратной стороне этого листа помещается опись прикрепленных дополнений.

Если в нумерации допущена ошибка, она аккуратно зачеркивается тонкой чертой и исправляется. Рядом прописывается «Исправленному верить», заверяется подписью ответственного лица и ставится печать.

Слишком большой объем документации (больше 250 листов) следует делить на тома. Для каждого из них используется своя отдельная нумерация. Перед процессом подшивания все скобы и скрепки от степлера нужно убрать.

Способы сшивания и необходимые инструменты

Есть следующие способы сшивания документов:

классический метод — с помощью иглы и нитки, чаще при сшивании небольшого объема материала в два, три или пять проколов;
с помощью шуруповерта и упругой веревки — обычно для большого объема документации;
посредством дырокола — схож с классическим методом, только вместо иголки используют дырокол;
с использованием переплетного станка — применяется в типографии.

Для подшивания документации потребуются следующие инструменты:

иголка (дырокол, шило, дрель) – зависит от объема документов для сшивания;
плотные нитки (шпагат, шнур, лента);
обложка дела 229×324 мм — при формирования архивного дела;
бумажная наклейка 4х8 см — белый лист бумаги — заверитель;
канцелярский клей;
ножницы.

Как правильно сшивать документы

Подшивание документации может выполняться в два, три, четыре и пять проколов. С левой стороны листа на расстоянии 1-2 см от края делаются проколы в нужном количестве. Затем через них пропускается нить по схеме (ниже приводим схемы для всех способов сшивания документов). На последней странице концы нити связываются узелком.

Сшив документы нитками, на их концы наклейте бумагу-заверитель так, чтобы кончики нити выглядывали из-под него. На бумаге проставляется надпись «Прошито и пронумеровано» с указанием количества страниц. После этого ставится дата, подпись должностного лица и печать. Во всех способах будет меняться только схема сшивания. Сам порядок действий одинаков.

Особенности сдачи документов в архив

Подготовка документации состоит из:

систематизации документов;
нумерации;
сшивания документации в одну папку;
заполнения описи;
оформления обложки документа.

Такой порядок подшивания документации считается обычным и предусматривает ее хранение не менее 25 лет. Если бумаги будут храниться больше 25 лет, на комплект документов накладывается картонная обложка, защищающая дело. На обложке указывается: название организации, наименование дела (приказы, накладные, акты), структурное подразделение, срок хранения. Если организация по какой — либо причине сменила свое название, на обложке документа нужно отразить оба наименования, причем прежнее указывается в скобках.

Прошивая архивные дела, следите за читаемостью текста. Дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Лист форматом А3 нумеруется как один, слева прошивается и сворачивается. В случае подшивания листа посередине, он нумеруется как 2 листа. Картинки, фотографии, схемы, карты пронумеровываются с обратной стороны сверху в левом углу.

Заверение документов

Обязанность по заверению документов возлагается на руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Рекомендуется ставить печать и подпись так, чтобы они выходили за пределы бумажной наклейки — заверителя. Подписывая комплекты документов, на руководителя автоматически возлагается ответственность за их содержание.

Сроки хранения документов в архиве

Сроки хранения документации регламентируются законодательством РФ, они зависят от типа документов:

75 лет — срок хранения хозяйственных книг, нотариальных записей, документов, имеющие отношение к персоналу или приватизации;
20 лет — срок хранения патентной документации на изобретения, документов по капитальному строительству и конструкторской деятельности;
15 лет — срок хранения научных трудов и изысканий;
5 лет — срок хранения архивной документации сельскохозяйственной организации;
5 лет — срок хранения документов, связанных с кинодеятельностью и фотодеятельностью;
3 года — срок, при котором хранятся фотодокументация и видеодокументы.

На первый взгляд процедура сшивания документов выглядит сложной, но стоит изучить все правила, и процесс перестанет казаться трудным.

Автор статьи: Екатерина Могучая

Чтобы сократить число бумажных документов и меньше думать об их прошивке и хранении, ведите учет в веб-сервисе для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия. Здесь вы сможете работать с юридически значимыми электронными документами: принимать их в учет, обмениваться с контрагентами и отправлять в контролирующие органы. В нашем сервисе — простой учет, уплата налогов, зарплаты и взносов, отправка отчетности через интернет. Первые 14 дней работы — бесплатно.

Читайте также: