Сколько листов должно быть в деле суда
Опубликовано: 05.07.2024
от 29 апреля 2003 года N 36
Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде
(с изменениями на 21 октября 2019 года)
Документ с изменениями, внесенными:
В документе также учтено:
В соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 года N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации", определяющим основные положения организационного обеспечения деятельности судов в Российской Федерации,
2. Начальникам управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, председателям районных судов организовать изучение и обеспечить четкое исполнение основных положений и требований настоящей Инструкции, устанавливающих единую систему организации делопроизводства, порядка работы с процессуальными и иными документами.
УТВЕРЖДЕНА
приказом Генерального директора
Судебного департамента
при Верховном Суде
Российской Федерации
от 29 апреля 2003 года N 36
ИНСТРУКЦИЯ
по судебному делопроизводству в районном суде
(с изменениями на 21 октября 2019 года)
Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности районного суда
Настоящая Инструкция, являясь основным нормативно-методическим документом, определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства в районных судах Российской Федерации, предусматривая учет и ведение документооборота районного суда, единые требования к оформлению копий процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов в структурах районного суда, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив.
Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной, компьютерной и электронной техники.
1. Общие положения и руководство организацией судебного делопроизводства
1.1. Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде устанавливает единую систему документационного производства, обязательную для всех работников районного суда.
1.2. Инструкция разработана на основании Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" и в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России.
Процессуальные документы суда оформляются в соответствии с процессуальным законодательством.
1.3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников аппарата суда. Все работники ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.
организует работу суда;
устанавливает правила внутреннего распорядка суда на основе утверждаемых Советом судей Российской Федерации типовых правил внутреннего распорядка судов и осуществляет контроль за их выполнением;
осуществляет общее руководство деятельностью аппарата суда, в том числе распределяет обязанности между работниками аппарата суда, принимает решение о поощрении работников аппарата суда или о привлечении их к дисциплинарной ответственности;
осуществляет иные полномочия по организации работы суда.
1.5. Ответственный за делопроизводство, назначенный председателем суда, обеспечивает его организацию в соответствии с Инструкцией и знакомит всех работников аппарата суда с нормативно-методическими документами по делопроизводству.
1.6. Задачи и функции отделов делопроизводства, обеспечения судопроизводства по гражданским делам, обеспечения судопроизводства по уголовным делам регламентируются положением об аппарате федерального суда общей юрисдикции, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации (далее - Судебный департамент), а также положениями о соответствующих отделах, утвержденными приказом председателя соответствующего районного суда.
1.7. Обязанности, права и ответственность работников аппарата суда определяются их должностными регламентами, утверждаемыми председателем суда.
1.8. Прием граждан в суде производится в соответствии с правилами внутреннего распорядка суда, положением о приемной суда и регламентом организации деятельности приемной суда, утвержденными председателем соответствующего суда (либо лицом, исполняющим его обязанности), на основании Типовых правил внутреннего распорядка суда, утвержденных постановлением Совета судей Российской Федерации, Примерного положения о приемной федерального суда общей юрисдикции и Типового регламента организации деятельности приемной федерального суда общей юрисдикции, утвержденных Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации.
1.9. Номенклатура основных нарядов и дел, которые ведутся в суде, формируется в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения и Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденными Судебным департаментом.
2. Порядок приема, отправления дел и корреспонденции
2.1. Все судебные дела и корреспонденция, поступающие как по почте, так и поданные (доставленные) непосредственно в суд, принимаются, а также отправляются по назначению работником аппарата суда, должностным регламентом которого предусмотрены соответствующие полномочия.
2.2. Работник отдела делопроизводства (общего отдела) вскрывает упаковочные материалы (конверты, пакеты, коробки и т.д.), проверяет соответствие присланных судебных дел (материалов), иной корреспонденции составу описи, а затем ставит на первой странице обложки судебного дела (материала, письма и т.п.) штамп, где проставляется дата и время поступления дела (материала, письма и т.п.) в суд, регистрационный номер документа по журналу (реестру) учета входящей корреспонденции.
Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, их повреждение, наличие ошибочных вложений, об этом немедленно докладывается руководителю структурного подразделения, ответственному за организацию и ведение делопроизводства.
В случае отсутствия или повреждения вложений (отдельных листов), а также наличия ошибочных вложений составляется акт в трех экземплярах (приложение N 2 к настоящей Инструкции), первый экземпляр которого вместе с поступившими документами передается по назначению в соответствующее структурное подразделение суда для принятия решения, второй экземпляр направляется отправителю, а третий экземпляр остается в отделе делопроизводства для хранения в соответствующем наряде.
Конверты (пакеты и т.п.) от поступивших посредством почтовой связи исковых заявлений, административных исковых заявлений, заявлений, апелляционных жалоб, представлений, частных жалоб, кассационных жалоб и представлений, протестов, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю с сопроводительным письмом, с оставлением копии сопроводительного письма в соответствующем наряде.
2.3. Поступившие в суд исковые заявления, административные исковые заявления, заявления, жалобы, представления, протесты и иные документы, в том числе поданные в электронном виде, уголовные, гражданские и административные дела, дела об административных правонарушениях, материалы, а также иные поступившие документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, телеграммы регистрируются уполномоченным работником аппарата суда в специальных программных средствах Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Правосудие", обеспечивающих ведение автоматизированного судебного делопроизводства (далее - ПС ГАС "Правосудие") и реестрах (журналах) учета входящей корреспонденции (форма N 1) в день их поступления, а в исключительных случаях - не позднее 14.00 следующего рабочего дня, если иное не предусмотрено процессуальным законодательством Российской Федерации.
Реестры (журналы) входящей и исходящей корреспонденции (форма N 1 и форма N 1-а) заводятся заново в начале каждого календарного года, при использовании автоматизированного учета формируются автоматически с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере необходимости в течение рабочего дня.
2.4. Дела об административных правонарушениях, поступившие в суд одновременно с доставкой правонарушителей, до их рассмотрения также подлежат регистрации в отделе делопроизводства суда (форма N 7 р).
2.5. Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции (исполнительные документы, поручения других судов, арбитражные решения третейского суда, образованного сторонами для разрешения конкретного спора, вместе со всеми имеющимися в распоряжении третейского суда материалами дела арбитража, направленные в суд для хранения, либо решение, постановление о прекращении арбитража и материалы дела постоянно действующего арбитражного учреждения, поступившие в порядке части 3 статьи 39 Федерального закона от 29 декабря 2015 г. N 382-ФЗ "Об арбитраже (третейском разбирательстве) в Российской Федерации" в реестр (журнал) учета входящей корреспонденции могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).
При большом объеме поступающей по почте корреспонденции регистрация может производиться в нескольких журналах по видам: исполнительные документы, корреспонденция по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях, прочая корреспонденция и т.д.
2.6. Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судом для приобщения к делам:
судебные извещения, вызовы (судебные повестки), копии судебных актов, исполнительные листы, возвращенные в суд;
уведомления о вручении судебных извещений, вызовов (судебных повесток), копий судебных актов, исполнительных листов, исковых заявлений (жалоб).
Также не подлежат регистрации и передаются по принадлежности рекламные извещения, поздравительные письма.
2.8. При использовании автоматизированного судебного делопроизводства список дел, назначенных к рассмотрению на заданную дату, формируется автоматически и размещается уполномоченным работником аппарата суда на информационных стендах, в информационных киосках и на официальном сайте суда.
В случае необходимости может быть использован соответствующий журнал формы N 2.
Имейте в виду, что когда в Правилах говорится об объеме дела, которое не должно содержать более 250 листов при толщине до 4 см (п. 4.20), то это означает общий объем листов дела. Собственно архивных документов в сформированном деле должно быть 250 листов минус количество листов внутренней описи, т.к. они должны нумероваться отдельно (п. 4.22 Правил). На обложку выносятся сведения о количестве листов архивных документов дела из листа-заверителя, который оформляется в процессе полной архивно-технической обработки дела для передачи его на архивное хранение.
Внутренняя опись документов дела и лист-заверитель как учетные документы выполняют также функции защиты и обеспечения сохранности документов дела и закрепляют его физический объем.
В итоговой записи к внутренней описи документов дела (Приложение № 27 к Правилам) предусмотрена раздельная фиксация цифрами и прописью количества архивных документов дела и количества листов самой внутренней описи как учетного документа (см. Пример 1).
В листе-заверителе дела (Приложение № 8 к Правилам) непосредственно отражены функции защиты и закрепления физического объема дела, поскольку при его оформлении должны быть вписаны номера листов первого и последнего архивного документа, а количество листов внутренней описи также учитывается отдельно (Пример 2).
Внутренняя опись документов дела и лист-заверитель должны быть подписаны сотрудниками организации, составившими эти учетные документы дела, а также датированы.
Выбери вариант доступа
- Делопроизводство и архив
- Юридический навигатор
- Кадровая служба
Письмо с подтверждением подписки выслано вам на почту
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Комментарии 0
Рекомендовано для вас
- Свежие
- Посещаемые
Как в отметке о заверении копии указать дело, у которого нет номера?
В ГОСТ Р 7.0.97-2016 об оформлении организационно-распорядительных документов в п. 4.26 сказано: «Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии заверяется печатью организации (при ее наличии), а также (при необходимости) дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №. за. год»).» Но у нас нет номенклатуры дел, и потому на делах просто оформлены наименования и год заведения, но не номера. Нам надо заверить копию документа для ее представления в суд, поэтому важно, чтобы суд принял ее и претензий к заверению не было. За неимением номера дела мы можем оформить заверительную надпись с фразой «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле (наименование дела) за 2020 год»? Такая копия будет иметь юридическую силу?
Как вывести дела долговременного хранения из описи постоянного хранения № 1
Прошу помощи экспертов в разъяснении ситуации в области архивного хранения документов на предприятии, которое не является источником комплектования госархива. До 2018 года в сводную опись постоянного срока хранения включали дела долговременного срока. Подскажите, пожалуйста, как грамотно перевести номера дел долговременного срока из описи постоянного срока № 1. Учитывая, что номера дел начнутся, видимо, уже в новой описи дел долговременного срока № 3.
Если первичные учетные документы сканируются
В нашей компании ввели электронный архив для документов первичного учета. Теперь все документы первичного учета (например, счета-фактуры, универсальные передаточные документы), которые первоначально подготавливаются на бумаге и на них проставляются «живые» подписи и печати, сканируются и сохраняются в электронном архиве. Вопрос: при наличии официального электронного архива нужно ли также хранить изначально подготовленные бумажные версии этих первичных документов или оставлять на хранении только их электронные аналоги в электронном архиве? Если бумажные первоисточники хранить не нужно, то каким образом тогда оформлять их уничтожение, если по Перечню типовых архивных документов они имеют определенный срок хранения? Какое законное основание должно быть для выделения к уничтожению данных бумажных документов? Я ответила нашему главному бухгалтеру, что нужно хранить и бумажные документы, но стала немножко сомневаться. Прошу дать ответ.
Как уничтожить копии в СЭД ранее уничтоженных бумажных оригиналов
Документы на бумажном носителе были уничтожены (по всем правилам), аналогичные же документы в СЭД остались. Как отразить в акте о выделении к уничтожению электронные копии документов в СЭД, если они не сформированы в дела и в номенклатуре не числятся?
Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
Каков срок рассмотрения обращений граждан? А если его окончание придется на Новогодние каникулы?
Каков срок рассмотрения обращений граждан? Когда продление срока законно: – до его истечения (первых 30 дней с момента регистрации обращения) или – после его истечения, но не позже вторых 30 дней? В каких днях он исчисляется – в календарных или рабочих? И что делать, если его окончание придется на Новогодние каникулы?
Сколько может продолжаться делопроизводство и от чего оно зависит?
- Подождать, пока решение судьи вступит в силу, что может затянуться до двух-трех месяцев в том случае, если должник будет подавать апелляционные жалобы и иными законными способами тормозить исполнение.
- Обратиться с официальным заявлением в суд, чтобы получить исполнительный лист (ИЛ) на руки – обычно это делает пристав-исполнитель (СПИ).
- Разослать заявления вместе с копией документа по инстанциям – по месту получения дохода (на работу), в банки для обнаружения и ареста счетов, в подразделение ФССП.
- ИЛ, выданный судьей после вынесения вердикта.
- Судебный приказ. Он может быть направлен по запросу от взыскателя, когда дело безотлагательное, например, стоит вопрос алиментов или иных бесспорных материальных обязательств.
- Штрафы из-за административных правонарушений.
- Если создана комиссия по трудовым спорам, то акт от КТС.
- Соглашение о выплате алиментов, если оно заключено у нотариуса.
- Нотариальное заверение какого-либо документа с материальными обязательствами.
Начало ИП приставами
Срок начала исполнительного производства по ИЛ у СПИ
Когда максимально можно окончить ИП
- Исполнение требований, то есть заемщик полностью принудительно или по собственной инициативе исполняет обязательства.
- Суд или иной орган, выдавший исполнительный лист, отзывают его обратно.
- Банкротство физического или юридического лица – ИП передается финансовому управляющему.
- При направлении копии документа в органы, которые будут удерживать ежемесячно часть от доходов неплательщика, как правило, это бухгалтерия по месту работы.
- На выезд за границу территории РФ, если такое было наложено.
- На передачу прав собственности своего имущества (сделки купли-продажи, дарения).
Срок оплаты по исполнительному производству
- Копия решения суда не была своевременно передана СПИ.
- По отношению к заемщику существуют иные требования, например, со стороны сотрудников, и они подтверждены по всем юридическим нормам.
Исполнение ответчиком
Через сколько лет проходит срок действия предъявления исполнительного листа к исполнению
Сколько длится ИП по долгам и кредитам после банкротства?
Прекращение делопроизводства по сроку давности
Данный термин не совсем уместен, долг не забывается и не списывается. Однако взыскатель не имеет права постоянно держать заемщика в страхе перед изъятием имущества и арестом счетов. И пристав может производить процедуры только в определенный период с момента получения акта. Данный временной промежуток напрямую зависит от того, что стало поводом для возбуждения дела.| Документ | Максимальное время |
| Исполнительный лист | 3 года |
| Приказы | Не более 3 лет |
| Удостоверение КТС | 3 месяца |
| Акт о взыскании ежемесячных платежей, например, алиментов | Вся продолжительность выплаты (до совершеннолетия ребенка) |
| Постановление по административному правонарушению | 2 года |
Как соблюсти время подачи документа к исполнению
- В банк, где у неплательщика есть вклад.
- По месту работы заемщика, чтобы у него ежемесячно производились удержания в пользу долга (возможно, если задолженность не превышает 100 тысяч рублей).
- Взыскатель получил ИЛ, трехгодичный период начал отсчет.
- Когда документ был направлен в банк (через 2 мес), на момент рассмотрения делопроизводство приостановилось.
- Банковские сотрудники три месяца держали у себя бумаги, а затем вернули его кредитору без исполнения, поскольку должник закрыл счет, это время не идет в общий зачет.
- Затем бумагу через 3 мес отправили по месту работы – снова временная приостановка ИП.
- Полгода производились удержания, но не полностью, затем заемщик уволился, а лист вернули взыскателю, на этот момент срок давности остался еще 2 года и 7 месяцев.
- Кредитор подождал еще немного и передал права в ФССП, где не смогли найти имущество и доходы, подлежащие списанию, поэтому приставы вернули ИЛ взыскателю.
Срок повторного предъявления ИЛ к исполнению
Сколько раз можно повторно предъявить ИЛ к исполнению
Какие последствия ожидают стороны, если будут нарушены сроки
- Заберите ИЛ сразу же после вынесения решения, даже просрочка в пару месяцев может пойти на руку неплательщика.
- Не ждите добровольного возвращения денег заемщиком: если он не делал этого до суда, вероятность, что отдаст сразу после него очень мала.
- Когда вы отдаете документы в какой-либо орган (в ФССП, банк или по месту работы неплательщика) всегда берите второй экземпляр заявления с отметкой от получателя и датой, подписью.
- Если судебный пристав окончил дело, проверяйте, по какому основанию, и правда ли ситуация соответствует действительности, а при явной «отписке» СПИ пишите на него жалобу.
- Серьезное заболевание, которое делало невозможным реализацию взыскателем своих прав, например, пребывание на стационарном лечении.
- Заграничная командировка.
- Военная служба по призыву – в России и за ее пределами.
- Прочие обстоятельства, серьезность которых может быть признана в судебном порядке.
Некоторые нормы УПК предусматривают требования, связанные с делопроизводством. Однако, в УПК не регламентирован порядок регистрации сообщений о преступлении, регистрации ходатайств и жалоб, который способствует сохранности обращений и, главное, их рассмотрению в установленные сроки. УПК вообще не содержит понятие «регистрация», которое, согласно Правилам делопроизводства, означает «присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму».
В соответствии с ч. 1 ст. 217 УПК РФ следователь предъявляет «обвиняемому и защитнику подшитые и пронумерованные материалы уголовного дела». Но в УПК не говорится, как следователь должен подшить уголовное дело, какое количество листов должен содержать один том дела и чем должны быть нумеровать листы. Ненадлежащее, оформление уголовного дела нередко являются предметом заявлений и ходатайств стороны защиты как на стадии предварительного следствия, так и при рассмотрении дела судом. Как следователи, так и судьи при получении ходатайств и жалоб о нарушении оформления уголовного дела чаще всего отказывают заявителям в их удовлетворении. Однако единообразия в мотивах отказа у судей нет. Довольно часто суды и должностные лица мотивируют свой отказ тем, что в УПК не прописан порядок оформления уголовного дела. Вместе с тем, согласно ч. 4 ст. 7 УПК, решения суда и должностных лиц, осуществляющих предварительное расследование, должны быть законными, мотивированными и обоснованными.
На практике, очень часто, сторона защиты в качестве довода указывают на то, что материалы дела следователь пронумеровал карандашом и в нумерации есть исправления. Суды отвергают этот довод, но с разными и не бесспорными обоснованиями либо без них.
Защита указывает, что нумерация листов уголовного дела «не ручкой, а карандашом делает возможным подмену (замену) документов». Суды отклоняют эти доводы указывая, что «согласно подпункту „б“ пункта 7.9 Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде (утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36) листы уголовного дела нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа, карандашом» . Однако из данного судебного решения неясно, почему следователь при выполнении требований ч. 1 ст. 217 УПК РФ должен руководствоваться инструкцией по делопроизводству, предназначенной для суда, и соответствует ли нумерация листов в уголовном деле нормам УПК РФ.
По одному из уголовных дел Ростовский областной суд отказал в удовлетворении апелляционной жалобы осужденного, который полагал существенным нарушением УПК то, что «листы уголовного дела пронумерованы карандашом, в середине первого тома имеются явные исправления нумерации страниц». В апелляционном определении суд отметил: «То обстоятельство, что материалы дела не были прошиты и пронумерованы карандашом, не свидетельствует о существенном нарушении прав осужденного, поскольку обвиняемый был ознакомлен со всеми материалами дела в полном объеме при выполнении требований ст. 217 УПК <…> Выполнение нумерации материалов дела карандашом не является процессуальным нарушением, которое могло повлиять на законность процедуры ознакомления» . В этом апелляционном определении не указан мотив, почему суд не усматривает существенного нарушения требований УПК РФ в том, что материалы дела не прошиты и пронумерованы карандашом.
Аналогичный довод приводили и в других областных судах. Практика Верховного Суда РФ фактически аналогичная. В кассационном определении от 16.02.2011 № 66-О11-4 ВС РФ отметил, что «ссылки осужденного на то, что уголовное дело скреплено шнуровкой, не опечатано, его страницы пронумерованы карандашом, не противоречат ст. 217 УПК, в соответствии с которой следователь предъявляет обвиняемому и его защитнику подшитые и пронумерованные материалы уголовного дела. Материалы дела соответствуют описи».
Чем регламентируется оформление уголовного дела и как правильно опровергнуть претензии к его оформлению?
Поскольку законом предусмотрено только то, что материалы уголовного дела должны быть подшиты и пронумерованы, следователи нередко мотивируют свои решения по оформлению материалов уголовного дела требованиями ведомственной инструкции по делопроизводству. К примеру, следователи Следственного комитета РФ ссылаются на Инструкцию по делопроизводству, утвержденную приказом председателя СК России от 18.07.2012 № 40 «Об утверждении инструкции по делопроизводству Следственного комитета Российской Федерации» . Данная Инструкция предназначена для оформления материалов только контрольных производств и служебных проверок. Но по аналогии с ее требованиями следователи оформляют и уголовные дела, подшивая в каждый том не более 250 листов, нумеруя листы простым карандашом (п. 9.4.5 Инструкции), подшивая дело «не менее чем в четыре прокола с учетом возможного свободного чтения текста всех документов» .
Аналогичный применяемому в СК России порядок формирования и нумерации дел действует и в других ведомствах, где производится предварительное расследование и рассматриваются уголовные дела.
Так, в п 5.5.4 Инструкции по делопроизводству в Судебном департаменте при ВС РФ также говорится, что «использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается».
Единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти установлен постановлением Правительства РФ от 15.09.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Пунктом 3 Правил делопроизводства предусмотрено, что с учетом условий и специфики своей деятельности федеральный орган исполнительной власти разрабатывает инструкцию по делопроизводству, которую утверждает руководитель федерального органа исполнительной власти. Причем особо указано, что эта инструкция должна быть согласована с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. Порядок формирования и оформления дел, как установлено п. 36 Правил делопроизводства, также определяется Росархивом.
Сделано это в связи с тем, что уголовные дела, наряды, журналы и книги постоянного или длительного хранения в конечном итоге сдаются в архив. Поэтому единый порядок формирования и оформления дел устанавливается Росархивом, что предусмотрено ФЗ РФ от 22.10.2004 № 125 ФЗ «Об архивном деле в РФ».
Порядок формирования и оформления дел регламентирован документом «Основные правилами работы архивов организаций», который одобрен решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 года. Основными правилами установлено, что все листы дела должны нумероваться арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом. Листы внутренней описи документов в каждом томе дела должны нумероваться отдельно . При формировании дел необходимо соблюдать ряд основных требований, в том числе «дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см» (п. 3.5.3 Основных правил). В каждом томе документы подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них (п. 3.6.4 Основных правил) 5.
Из сказанного можно сделать вывод, что следователь оформляет материалы уголовного дела на основе и по требованиям, установленным общими Правилами делопроизводства.
Каких-либо нормативных документов относительно последовательности подшивания документов в уголовное дело нет. В то же время в процессе досудебного производства следователю постоянно приходится перешивать материалы уголовного дела, заново нумеруя листы. При этом старая нумерация, проставленная простым карандашом, стирается ластиком.
В п. 9.3.1 Инструкции по делопроизводству СК России указано, что «документы в уголовные дела подшиваются по мере их составления или поступления, а также допускается подшивка материалов дела по эпизодам, фигурантам и другим критериям, обеспечивающим логику расследования уголовного дела».
Чисто технической процедура подшивания материалов дела — это не одноразовый процесс. Листы перешивают, перенумеровывают и формируют в тома для того, чтобы было удобно ориентироваться в материалах уголовного дела, можно было быстро найти нужный документ, оперативно уяснить суть исследуемого события. Это важно не только для следователя, но и для прокурора, адвоката, судьи и других участников уголовного судопроизводства, имеющих право на ознакомление с материалами дела.
Материалы уголовного дела в ходе досудебного производства перешивают и перенумеровывают также в связи с необходимостью представления части документов экспертам для производства судебной экспертизы. Общее правило — материалы подшиваются в уголовном деле по мере их поступления или составления в хронологическом порядке. Однако в зависимости от объема уголовного дела, количества расследуемых эпизодов, обвиняемых и потерпевших, проведенных судебных экспертиз материалы в деле группируют в логической взаимосвязи . К примеру, если расследуется совершение нескольких преступлений, то процессуальные документы, как правило, подшивают поэпизодно. Отдельно формируется весь блок, посвященный судебным экспертизам (постановление о назначении, заключение эксперта, протокол допроса эксперта, протоколы ознакомления с этими документами всех участников, их ходатайства и т. д.), отдельно — материалы, характеризующие личность обвиняемого.
Формируя документы в деле в логической взаимосвязи, следователю приходится перешивать материалы в уголовном деле и перенумеровывать листы. Соответственно, проставленный карандашом номер листа стирается и пишется новый номер с учетом его хронологического расположения в томе дела.
При перешивании и перенумерации листов уголовного дела есть одно неписаное правило. Следователь (дознаватель) может производить эти действия до выполнения требований, предусмотренных ст. 217 УПК, то есть до ознакомления участников уголовного судопроизводства с материалами уголовного дела. Если уголовное дело с обвинительным заключением или постановлением возвратил прокурор или суд, то следователь (дознаватель) не должен вносить никаких изменений в оформление дела: перешивать дело, перенумеровывать листы, вкладывать документы, которые хотя и были исполнены в ходе предварительного расследования, но поступили в период, когда дело находилось у прокурора или в суде. Такими документами могут быть, например, ответы на поручения и запросы следователя. Все эти вновь исполненные или полученные документы после возвращения дела прокурором или судом в случае их процессуальной доброкачественности, то есть соответствия требованиям ст. 88 УПК, подшиваются после постановления о принятии следователем дела к производству.
Чтобы участникам уголовного судопроизводства в последующем было понятно появление в деле документа, который исполнен до направления уголовного дела прокурору, следователь должен написать рапорт на имя руководителя следственного органа с пояснением, почему этот документ (документы) не был ранее приобщен к материалам уголовного дела, и о намерении приобщить его к материалам дела. На рапорте руководитель следственного органа накладывает резолюцию «Согласен, приобщить к материалам дела», ставит дату и подпись. Такой рапорт не предусмотрен УПК, это не процессуальное решение следователя, но в то же время он будет содержать исчерпывающую информацию о причине отсутствия ранее документа в деле.
После возвращения уголовного дела прокурором или судом материалы дела нельзя перешивать и перенумеровать еще и по той причине, что в постановлениях прокурор и суд, обосновывая допущенные нарушения закона, ссылаются на конкретные листы дела. Поэтому недопустимо менять местами листы дела, на основании которых прокурор и суд приняли свое решение, или дополнять материалы новыми листами.
Во время нумерации листов материала уголовного дела порой допускаются технические ошибки. Например, один и тот же номер проставляется подряд на двух-трех листах или допускается пропуск в номерах листов дела. Происходит это, как правило, из-за невнимательности. Техническая это ошибка или нет, можно определить, например, путем сличения записей в описи документов в томе. Если не пронумеровано несколько листов многостраничного единого документа, техническую ошибку можно определить, изучив его содержание, сличив хронологию нумерации листов самого документа.
Если же в протоколе ознакомления с делом указано одно количество листов, а фактически их значительно больше или меньше, если в описи наименование документа указано одно, а фактически подшит другой, то это вызывает обоснованные сомнения о возможном подлоге, особенно у стороны защиты. А все сомнения, согласно ч. 3 ст. 14 УПК РФ, трактуются в пользу обвиняемого.
В заключение отметим, что для единообразного понимания и применения закона, связанного с оформлением уголовных дел, целесообразно внести соответствующие изменения в ч. 1 ст. 217 УПК РФ, чтобы исключить судебные споры по этому вопросу.
Верховный Суд РФ опубликовал Определение от 27 октября 2020 г. по делу № 64-КГ20-6-К9, в котором рассмотрел спор о выдаче цессионарию исполнительного листа по гражданскому делу о взыскании задолженности по кредитному договору, заключенному между цедентом и должником.
В январе 2014 г. суд взыскал с Дмитрия Плотникова свыше 197 млн руб. задолженности по кредитному договору в пользу ПАО «Сбербанк». Спустя несколько месяцев на основании судебного решения было возбуждено исполнительное производство, в рамках которого с должника удалось взыскать 163 тыс. руб. В дальнейшем исполнительное производство завершилось в связи с отсутствием у гражданина имущества, на которое могло быть обращено взыскание.
Впоследствии «Сбербанк» передал ООО «Мегасах» по договору уступки прав требования (цессии) кредитное досье на Дмитрия Плотникова, в котором отсутствовал подлинник исполнительного документа. Хотя замена взыскателя была подтверждена в судебном порядке, служба судебных приставов направила исполнительный лист первоначальному взыскателю в лице банка, о чем она сообщила обществу «Мегасах». Далее общество обратилось в суд с заявлением о выдаче дубликата исполнительного листа в рамках дела по иску банка к Дмитрию Плотникову о расторжении кредитного договора, досрочном взыскании задолженности по кредитному договору, взыскании судебных расходов.
Суд отказал в удовлетворении требования, мотивируя это тем, что срок, в течение которого исполнительный документ мог быть предъявлен к исполнению, истек 6 июля 2019 г. Как пояснила первая инстанция, заявление общества поступило спустя три дня после этой даты (т.е. за пределами установленного трехлетнего срока предъявления исполнительного документа к исполнению), при этом в нем отсутствовала просьба о восстановлении пропущенного срока предъявления исполнительного документа к исполнению. Апелляция согласилась с этими выводами, но указала, что срок предъявления исполнительного документа к исполнению истек 20 апреля 2019 г. Впоследствии кассация оставила в силе решения нижестоящих судов.
В своей кассационной жалобе в Верховный Суд РФ общество «Мегасах» оспорило судебные акты как незаконные.
После изучения материалов дела Судебная коллегия по гражданским делам ВС отметила, что стороны не оспаривали утрату подлинника исполнительного документа. Высшая судебная инстанция напомнила, что в случае утраты подлинника исполнительного листа или судебного приказа (исполнительных документов) суд, принявший решение, вынесший судебный приказ, может выдать по заявлению взыскателя или судебного пристава-исполнителя дубликаты таких документов (ч. 1 ст. 430 ГПК РФ). Заявление о выдаче дубликата исполнительного документа может быть подано в суд до истечения срока, установленного для предъявления исполнительного документа к исполнению, за исключением случаев, когда такой документ был утрачен судебным приставом-исполнителем или другим осуществляющим исполнение лицом и взыскателю стало об этом известно после истечения срока, установленного для предъявления исполнительного документа к исполнению.
В этих случаях, пояснил ВС, заявление о выдаче дубликата исполнительного документа может быть подано в суд в течение месяца со дня, когда взыскателю стало известно об утрате исполнительного документа. В свою очередь, исполнительные листы, выдаваемые на основании судебных актов, в отдельных случаях могут быть предъявлены к исполнению в течение трех лет со дня вступления судебного акта в законную силу. Срок предъявления исполнительного документа к исполнению прерывается: предъявлением исполнительного документа к исполнению; частичным исполнением исполнительного документа должником. После перерыва течение срока предъявления исполнительного документа к исполнению возобновляется.
Истекшее до прерывания срока время не засчитывается в новый срок (ч. 2 ст. 22 Закона об исполнительном производстве). В случае возврата исполнительного документа взыскателю в связи с невозможностью его исполнения срок предъявления исполнительного документа к исполнению исчисляется со дня такого возвращения. При возвращении исполнительного документа взыскателю в связи с невозможностью его исполнения (в том числе частично) течение срока исполнительной давности начинается заново со дня такого возврата.
Верховный Суд также отметил, что процессуальное действие, для совершения которого установлен процессуальный срок, может быть совершено до 24 часов последнего дня срока. Если же жалоба, документы или денежные суммы были сданы в организацию почтовой связи до 24 часов последнего дня срока, срок не считается пропущенным.
Суд заметил, что, как следует из материала и судебных постановлений, заявление о выдаче дубликата исполнительного листа подано обществом через организацию почтовой связи 5 июля 2019 г. С учетом возвращения исполнительного документа взыскателю 6 июля 2016 г. и в соответствии с ч. 3 ст. 22 Закона об исполнительном производстве срок, в течение которого исполнительный документ мог быть предъявлен к исполнению, истекал 6 июля 2019 г. «При таких обстоятельствах выводы судебных инстанций о том, что трехлетний срок на подачу заявления о выдаче дубликата исполнительного листа был пропущен обществом “Мегасах” и истекал 20 апреля 2019 г., являются ошибочными и не основаны на законе», – заключил ВС, отменив судебные акты и вернув дело на новое рассмотрение в первую инстанцию.
Советник юстиции РФ третьего класса, председатель правления РО МОО «Ассоциация ветеранов Службы судебных приставов» Алексей Шарон полагает, что в рассматриваемом случае Верховным Судом исправлена тривиальная ошибка. «После изучения текстов решений нижестоящих судов можно сделать вывод, что ни один из судов не вник вроде бы в совсем несложные правила исчисления сроков на подачу заявлений о выдаче дубликата исполнительного листа. Причем никто, кроме ВС РФ, не удосужился представить в своем решении расчет сроков, который можно было бы проверить», – отметил он.
По словам эксперта, заявление о выдаче дубликата исполнительного листа можно подать до истечения срока его предъявления для принудительного исполнения. «В этом случае, в связи с тем что исполнительное производство было окончено судебным приставом с актом о невозможности взыскания 6 июля 2016 г., следовательно, срок для его предъявления истекал 6 июля 2019 г. Заявитель подал заявление о выдаче дубликата исполнительного листа в последний день истечения срока – 5 июля 2019 г. Каким образом апелляционный суд пришел к выводам, что такой срок истек 20 апреля 2019 г., в своем судебном акте вторая инстанция не раскрывает», – подчеркнул Алексей Шарон.
Юрист Арбитражной практики юридической фирмы VEGAS LEX Антон Грачев считает, что определение ВС развивает закрепленный в законе подход к исчислению срока на подачу заявления о выдаче дубликата исполнительного листа и ориентирует суды на более внимательное установление обстоятельств истечения указанного срока с учетом способа направления заявления о выдаче дубликата исполнительного листа. «В частности, Верховный Суд РФ указал, что при определении срока на подачу заявления о выдаче дубликата исполнительного листа необходимо принимать во внимание дату направления соответствующего заявления в суд общей юрисдикции (в случае, когда отправка производилась по почте), а не дату поступления указанного заявления в суд», – отметил он.
По словам эксперта, в судебной практике по делам о выдаче дубликата исполнительного листа ч. 3 ст. 108 ГПК РФ, на которую опирается Верховный Суд, используется довольно редко, суды нечасто обращают внимание на дату, когда заявление о выдаче дубликата исполнительного листа было фактически направлено в суд. «Представляется, что позиция, изложенная в рассматриваемом определении ВС РФ, будет способствовать более детальному исследованию данных обстоятельств и предоставит заявителю больше возможностей для реализации своих прав по получению дубликата исполнительного листа», – резюмировал Антон Грачев.
Директор КА «Презумпция» Филипп Шишов полагает, что в рассматриваемом деле Верховный Суд РФ, разделив позицию взыскателя, сделал акцент лишь на одном доводе, а именно на норме закона о том, что процессуальный срок считается соблюденным стороной по делу при направлении процессуального документа по почте до истечения срока (5 июля 2019 г.). «При этом неважно, когда документ получен судом по почте, датой подачи документа в целях исчисления сроков считается именно дата отправки по почте», - подчеркнул он.
По мнению эксперта, после прочтения текста определения ВС РФ возникает ряд вопросов, а именно: по какой причине судебный пристав не возвращал оригинал исполнительного листа взыскателю в течение более трех лет (с момента окончания исполнительного производства 6 июля 2016 г. по 25 июня 2019 г.)? При этом сам взыскатель полагал, что исполнительный лист утрачен и вынужден был обратиться в суд с заявлением о выдаче дубликата исполнительного листа. Данное обстоятельство, в том числе, несвоевременное возвращение исполнительного листа взыскателю службой судебных приставов, несомненно, также должно было быть учтено при рассмотрении дела нижестоящими судами», - убежден Филипп Шишов.
Он добавил, что в комментируемом определении Верховного Суда имеется упоминание о том, что нижестоящие суды посчитали датой истечения срока 20 апреля 2019 г., однако из текста судебного акта высшей судебной инстанции неясно, чем именно руководствовались судебные инстанции при определении этой даты, то есть исчерпывающей оценки данному обстоятельству дано не было. «Пленум Верховного Суда в своем Постановлении о судебном решении № 23 от 19 декабря 2003 г. дал руководящее разъяснение о том, что решение является актом правосудия, окончательно разрешающим дело, его резолютивная часть должна содержать исчерпывающие выводы, вытекающие из установленных в мотивировочной части фактических обстоятельств. Такое постановление Пленума ВС РФ безусловно применимо и к иным судебным актам, помимо решения», - подчеркнул адвокат.
Читайте также: