Трудовые книжки ведутся на всех работников проработавших на предприятии свыше какого периода

Опубликовано: 16.05.2024

Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации свыше пяти дней.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, о выполняемой им работе, а также о поощрениях и награждениях за успехи в работе на предприятии, в учреждении, организации. Взыскания в трудовую книжку не записываются.
Записи о причинах увольнения в трудовую книжку должны производиться в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона. При расторжении трудового договора (контракта) по инициативе работника в связи с болезнью, инвалидностью, уходом на пенсию по старости, с зачислением в высшее или среднее специальное учебное заведение либо в аспирантуру и по другим причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении в трудовую книжку вносится с указанием этих причин.
(в ред. Закона РФ от 25.09.1992 N 3543-1)
При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения.
Комментарий к статье 39
1. Порядок ведения трудовых книжек предусмотрен Постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. (СП СССР, 1973, N 21, ст. 115) и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной Госкомтрудом СССР по согласованию с ВЦСПС 20 июня 1974 г. с последующими изменениями и дополнениями (Бюллетень Госкомтруда, 1991, N 4).
Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию. На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.
2. В трудовую книжку вносятся:
а) сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
б) сведения о работе: прием на работу, перевод на другую работу, увольнение;
в) сведения о награждениях и поощрениях: награждения орденами и медалями, присвоение почетных званий; поощрения за успехи в работе, применяемые трудовым коллективом, а также награждения и поощрения, предусмотренные правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине; другие поощрения в соответствии с действующим законодательством;
г) сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Взыскания в трудовую книжку не записываются (п. 6 Постановления Совета Министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г.).
3. Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении. Образование - среднее, среднее специальное и высшее - указывается только на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома). Запись о незаконченном среднем или незаконченном высшем образовании также может быть произведена лишь на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения и т.п.). Профессия или специальность записываются в трудовой книжке на основании документа об образовании или другого надлежаще оформленного документа.
4. В разделе "Сведения о работе" первоначально указывается полное наименование предприятия, учреждения, организации. Записи о наименовании работы и должности, на которую принят работник, производятся: для рабочих - в соответствии с наименованием профессий, указанных в Едином тарифно - квалификационном справочнике работ и профессий рабочих; для служащих - в соответствии с наименованиями должностей, указанных в Единой номенклатуре должностей служащих, или в соответствии со штатным расписанием. В таком же порядке оформляется перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии. Если рабочему в период работы присваивается новый разряд, то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.
Установление рабочему второй и последующей профессии отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов этих профессий. Отмечается в трудовой книжке и работа в составе специализированных или комплексных бригад с одновременным указанием совмещения нескольких профессий. В трудовой книжке отмечается назначение бригадиром и освобождение от руководства бригадой.
Работа по совместительству оформляется в установленном порядке, указывается в трудовой книжке отдельной строкой. Запись о работе по совместительству и об ее окончании производится администрацией по месту основной работы.
5. Студентам, учащимся, аспирантам и клиническим ординаторам, имеющим трудовые книжки, учебное заведение (научное учреждение) вносит записи о времени обучения в дневных отделениях (в том числе подготовительных) высших и средних специальных учебных заведений.
6. В раздел "Сведения о награждениях" вносятся сведения о поощрении за особые трудовые заслуги (см. ст. 134 КЗоТ и комментарий к ней), а в раздел "Сведения о поощрениях" - сведения о поощрениях за успехи в работе, полученные работниками в организациях (см. ст. 131 КЗоТ и комментарий к ней).
7. Записи о причинах увольнения должны производиться в трудовой книжке в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона, например: "Уволен в связи с несоответствием выполняемой работе вследствие состояния здоровья, п. 2 ст. 33 КЗоТ", "Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 29 КЗоТ".
При расторжении трудового договора по инициативе рабочего или служащего в связи с болезнью, инвалидностью, уходом на пенсию, зачислением в высшее и среднее специальное учебное заведение либо в аспирантуру и по другим причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин, например: "Уволен по собственному желанию в связи с зачислением в высшее учебное заведение, ст. 31 КЗоТ". При переводе работника в другое предприятие, учреждение в трудовой книжке приводятся основания перевода, например: "Уволен в связи с переводом на работу в такое-то предприятие по распоряжению такого-то министерства, п. 5 ст. 29 КЗоТ", "Уволен в связи с переводом на работу в такое-то предприятие по согласованию между руководителями, п. 5 ст. 29 КЗоТ". При переходе на выборную должность делается запись: "Уволен в связи с избранием на выборную должность в такую-то организацию, п. 5 ст. 29 КЗоТ".
Днем увольнения считается последний день работы (см. п. 2.26 Инструкции, утвержденной Госкомтрудом СССР по согласованию с ВЦСПС 20 июня 1974 г., в ред. от 2 августа 1985 г. - Бюллетень Госкомтруда СССР, 1986, N 1).
Если в приказе (распоряжении) о прекращении трудового договора указано, например, что рабочий или служащий уволен 20 апреля, то последним днем работы будет 20 апреля. Эта дата и записывается в трудовую книжку.
8. В тех случаях, когда в трудовой книжке рабочего или служащего заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем (п. 9 Постановления Совета Министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г.). Вкладыш вклеивается в трудовую книжку и без трудовой книжки недействителен.
9. При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью его руководителя или специально уполномоченного им лица и печатью.
10. С каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку (вкладыш) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация обязана ознакомить владельца этой книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке, в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша).
11. При выявлении неправильной или неточной записи сведений о работе ее исправление производится администрацией того предприятия, где была внесена соответствующая запись. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь.
Если предприятие, внесшее неправильную или неточную запись, ликвидировано, исправления вносятся правопреемником, а при отсутствии - вышестоящей организацией, которой было подчинено ликвидированное предприятие.

В настоящее время статус трудовой книжки в Российской Федерации, порядок ведения, хранения регламентирован следующими нормативно-правовыми документами:
- Трудовой кодекс РФ;
- Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках". Данным документом утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей;
- Постановление Минсоцразвития России от 10.10.2003 N 69, утв. Инструкцию по заполнению трудовых книжек.
На наиболее распространенные вопросы разъясняем:
Как правильно внести запись в трудовую книжку?
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В настоящее время трудовая книжка - это обязательный кадровый документ. Трудовые книжки обязаны вести как работодатели-организации, так и работодатели - индивидуальные предприниматели (ст. 66 ТК РФ).
В трудовую книжку вносятся следующие сведения:
- о работнике;
- о выполняемой им работе;
- о переводах на другую постоянную работу;
- об увольнении работника;
- основания прекращения трудового договора;
- сведения о награждениях за успехи на работе;
- сведения о работе по совместительству (данные сведения вносятся в трудовую книжку только по желанию работника).
Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней (ст. 66 ТК РФ). Если по каким-либо причинам работник проработал у работодателя менее шести дней, запись в трудовую книжку работника делать не нужно. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю трудовую книжку (ст.65 ТК РФ).
Из этого правила существует три исключения:
- работник поступает на работу и заключает трудовой договор впервые (т.е. он нигде раньше не работал);
- работник поступает на работу на условиях совместительства;
- трудовая книжка работника потеряна или повреждена.
В перечисленных ситуациях работодатель должен оформить работнику новую трудовую книжку. Обратите внимание! Работодатель, у которого работник работает по совместительству, не вправе делать какие-либо записи в его трудовой книжке. У такого работодателя при всем его желании отсутствует и физическая возможность внесения записи в трудовую книжку работника, поскольку трудовая книжка хранится у работодателя по основному месту работы и выдавать ее на руки работникам он не вправе.
Трудовую книжку работника ведет работодатель по основному месту работы. Если работник желает внести в трудовую книжку запись о совместительстве, такую запись вносит работодатель по основному месту работы на основании документа, представленного работником, подтверждающего его работу по совместительству (ст. 66 ТК РФ).

Заполнение сведений о работе
В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).
В том случае, если работодателем является индивидуальный предприниматель, в виде заголовка указывается полное наименование индивидуального предпринимателя - фамилия, имя и отчество предпринимателя.
Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 - дата приема на работу.
В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. Такие записи производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.
Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками. В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.
Записи во всех разделах трудовой книжки вносятся ручкой шариковой, ручкой-роллером, гелевой ручкой синего цвета.
Даты во всех разделах трудовой книжки вносятся следующим образом: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными арабскими цифрами (например, 25.01.2010).
В записях, вносимых в трудовую книжку, не допускается сокращений (п.1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
Нумерация в каждом из разделов трудовой книжки сквозная и должна иметь свой порядковый номер (п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
При внесении неправильной записи в разделы "Сведения о приеме на работу" или "Сведения о награждении" зачеркивать запись нельзя. В данном случае необходимо признать ее недействительной, а после этого внести верную запись (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Кто несет ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек?
На работодателя возлагается ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них.
Уполномоченное лицо несет ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Уполномоченным лицом может быть секретарь, кадровик, бухгалтер или иное лицо, на которого возложена эта функция.
Нарушение норм трудового законодательства может повлечь за собой применение к работодателю административной ответственности в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Считается ли ошибкой, если в трудовой книжке имеются расхождения в записях о приеме на работу ( с 25 сентября 1968 г) и об издании соответствующего приказа ( 17 ноября 1968)
На основании ст.68 Трудового кодекса РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. В соответствии со ст.66 Трудового кодекса РФ все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа(распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении- в день увольнения, и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Организация реорганизуется в форме присоединения к другой организации, становясь ее филиалом. Работники присоединяемой организации становятся работниками филиала присоединяющей организации. Как следует оформить трудовые отношения с данными работниками ? Подлежат ли они увольнению из присоединяемой организации или можно оформить их перевод на работу в присоединяющей организации ?
В соответствии со ст.75 Трудового кодекса РФ « Смена собственника имущества организации не является основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации», кроме руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера.
«Изменение подведомственности (подчиненности) организации или ее реорганизация( слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) не может являться основанием для расторжения трудовых договоров с работниками организации. Увольнение возможно только при отказе работника от продолжения работы в связи со сменой собственника либо изменением подведомственности. В случае изменения подведомственности в трудовой книжке делается соответствующая запись ( Предприятие… переименовано в …. ).

Работодателем в трудовую книжку работника не проставлен штамп организации и одной строкой внесена запись о приеме на работу и о наименовании организации ( т.е. окончание наименования организации и слово «принят» записаны в одной строке). Является ли это ошибкой и, как следствие, считается ли такая запись недействительной?
Ошибкой это не считается, если при увольнении работника в его трудовой книжке после подписи работодателя проставлена печать указанного предприятия.

Как в настоящее время должна выглядеть запись о приеме и увольнении в трудовой книжке, вносимая индивидуальным предпринимателем? Какой документ нужно указывать в графе 4 раздела «Сведения о работе» ?
Изменения, внесенные в Трудовой кодекс РФ Федеральным законом № 90-ФЗ, обязали работодателя – индивидуального предпринимателя вести трудовые книжки на своих работников (ст. 66 ТК РФ). Поэтому п. 35 Правил теперь также касается и «индивидуалов».
В п. 35 Правил указано следующее: «…все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек…». Если индивидуальный предприниматель назначил лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, то проблем с заверением записей со стороны работодателя не возникает. Секретарь, бухгалтер или инспектор по кадрам внесет в трудовую книжку свою подпись как обычно. Если ведение трудовой книжки индивидуальный предприниматель осуществляет самостоятельно, то подпись может быть такой: работодатель Индивидуальный предприниматель…(подпись). Как известно, наименование «индивидуальный предприниматель» не является наименованием должности. Но реквизит «подпись» не может быть неполным, поэтому допустима подпись в таком виде.
В графе 4 раздела «Сведения о работе» - запись производится как обычно - на основании приказа (распоряжения) работодателя. Поскольку ИП тоже является работодателем, он должен издавать приказы (распоряжения) о приеме, увольнении и др

Министерством труда и соцзащиты РФ был подготовлен и выставлен на общественное слушание проект приказа «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». Этот приказ упраздняет отдельные, действующие в трудовом законодательстве требования к ведению бумажных трудовых книжек. На федеральном портале нормативных правовых актов проект был опубликован 11 января 2021 года.

Все мы знаем, что переход на электронные трудовые книжки начался с 1 января 2020 года, при этом бумажная форма трудовой книжки не отменяется. По сведениям Пенсионного фонда РФ, из 58,1 млн. застрахованных лиц больше половины выбрали ведение трудовой книжки на бумажном носителе, и только 5,1 млн. россиян выбрали ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Многие граждане просят оставить уже привычную всем бумажную трудовую книжку. Работодателям, как и прежде, необходимо внимательное, безукоризненное и верное внесение записей.

В целом порядок хранения, ведения и учёта трудовых книжек остаётся прежним. Что же меняется по новым правилам?

Теперь трудовая книжка будет содержать 14 разворотов, ранее их было 10. Количество разворотов для сведений о награждении будет уменьшено с 10 до 7. Во вкладыше под сведения о работе отведено 12 разворотов против 9 разворотов прежде и 5 разворотов на сведения о награждении против 8 разворотов ранее.

Как и прежде, на сотрудников, проработавших больше 5 дней и эта работа для них основная, работодатель ведёт трудовые книжки. В новых правилах предусмотрено, что при соглашении между работником и работодателем будут вноситься сведения о дистанционной работе. Эту норму вносят в правила ведения трудовых книжек, но она и так была у нас прописана в ТК РФ.

Записи вносятся гелевой, шариковой или перьевой ручкой, используя синий, фиолетовый или чёрный цвет. Почерк должен быть разборчивый, аккуратный, без ошибок. Все слова необходимо писать полностью, сокращения недопустимы. По новым правилам записи можно делать с помощью технических средств, штампов (печатей).

Правила внесения записей об образовании тоже изменились. Виды и уровни образования, указанные в действующей редакции правил заполнения трудовых книжек, устарели и не соответствуют действующему закону об образовании. В новой редакции уровни образования привели в соответствие с законом об образовании: основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации). Теперь запись о незаконченном образовании вноситься не будет.

Что касается всех записей в трудовую книжку за период работы у работодателя при увольнении сотрудника, то, как и прежде они заверяются подписью работодателя или ответственного за ведение трудовых книжек лица и печатью (при наличии). Хочу обратить ваше внимание, что теперь допускается использование печати работника кадровой службы, и исключается подпись самого сотрудника.

В действующих правилах для учёта трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учёту трудовой книжки и вкладыша в неё и книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В новых правилах предлагают исключить эти две книги. Т.е. сам учёт не отменили, точно также существуют две учётные формы, но отменили обязательность книг приходно-расходной и учёта движений.

В итоге, работодатель сам разрабатывает формы книг и журналов по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей в неё для учёта движения трудовых книжек. В них в обязательном порядке указывается дата приёма трудовой книжки и её номер, а также при увольнении работника дата выдачи трудовой книжки и подпись работника, свидетельствующая о получении трудовой книжки.

Сомнительное упрощение кадрового учёта, поскольку работодателям теперь нужно будет самим разработать эти журналы. Скорее всего, если эти правила будут утверждены, то практически все работодатели продолжат использовать привычные приходно-расходную книгу и книгу учёта движения, потому что зачем изобретать что-то новое, если требования к содержанию этих форм остаются прежними.

При этом в действующих правилах приходно-расходная книга и книга учёта движения должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, опломбированы или скреплены сургучной печатью.

В новой редакции требования остались схожими, единственное послабление, что не требуется сургучная печать или пломбиратор. Честно говоря, на практике эти правила с сургучом редко кто выполнял, потому что они были настолько устаревшие, что неизвестно, а где же брать сургуч и большинство организаций скрепляли данные книги обычной печатью. Теперь это просто решили узаконить.

В новой редакции правил при выдаче каждого вкладыша штамп «Выдан вкладыш» заменён на надпись, но также с указанием серии и номера вкладыша.

Требования к трудовым книжкам, которые были исключены в новой редакции:

внесение в трудовые книжки записи об общем трудовом стаже, в том числе лицам, отбывшим исправительные работы без лишения свободы, о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж;
при восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку сотрудника по последнему месту работы вносится запись и утверждённый образец этой записи;
при оформлении трудовой книжки впервые не позднее недельного срока со дня приёма на работу сохранили, но исключили присутствие при этом работника;
при получении трудовой книжки при увольнении работник расписывается в личной карточке и в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Вы видите, что все нормы, которые касаются подписи работника об ознакомлении с записями, внесёнными в трудовую книжку, исключили из правил.

Что нового включено в правила ведения трудовых книжек

По желанию сотрудника данные о работе по совместительству могут быть внесены в трудовую книжку, причём за этим можно обратиться и к последнему работодателю на основном месте работы.

Вот этой нормы действительно не хватало в правилах ведения трудовых книжек, потому что случалось так, что у работника была внесена запись о приёме по совместительству, но не было сделано записи об увольнении и эти записи были разорваны между работодателями, т.к. её вносит работодатель только по основному месту работы. Поэтому было достаточно проблематично отследить трудовой стаж работы по совместительству.

В новых правилах вносятся разъяснения, как поступать, в случае если запись о новом наименовании переименованной организации была внесена в трудовую книжку неверно.

В действующих правилах не было сказано, как исправлять наименование организации, тем более вот такой случай, когда была допущена ошибка при переименовании организации.

По поводу военной и правоохранительной службы у нас сказано, что это не является трудовой деятельностью и действующие правила ведения трудовых книжек предусматривают только внесение записи об общем стаже военной или правоохранительной службы.

А вот гражданская и муниципальная служба, они просто выпали из регламентации ведения трудовых книжек и поэтому сейчас на государственной, гражданской, муниципальной службе все записи не предусмотрены инструкцией по ведению трудовых книжек. Этого не хватало в правилах ведения трудовых книжек. Новые правила как раз предусматривают внесение записей.

Сейчас при нахождении на гражданской службе вносится запись о том, что принят на государственную гражданскую службу, заключён служебный контракт и назначен на должность федеральной гражданской службы. Теперь по новым правилам не делают указание о приёме на службу и заключение служебного контракта.

Когда сотрудник подал заявление о переходе на электронный вариант ведения сведений о трудовой деятельности, работодатель не позднее трёх рабочих дней должен выдать ему на руки трудовую книжку.

Этой регламентации не хватает сейчас, т.к. в действующих правилах не установлено в какой срок после того как работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки, работодатель должен ему на руки эту книжку выдать. Минтруд при этом периодически своё мнение менял, то это было не позднее трёх рабочих дней, то незамедлительно, как только работник подал соответствующее заявление. Теперь хорошо, эти сроки будут регламентированы.

Вот такие изменения предлагают внести в порядок ведения трудовых книжек. Не совсем понятно, зачем обновлять имеющиеся правила, раз мы решили отказаться от бумажных трудовых книжек. Видимо они нам ещё пригодятся

Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более восьми лет.

Трудовым кодексом определяется статус рассматриваемого документа, обязанность по его оформлению возлагается на работодателя, перечисляются сведения, вносимые в книжку.

В двух последующих документах конкретизируются вопросы ведения, учета, хранения и другие, связанные с данным документом.

Кому обязаны выдать данный документ

Гражданину, работа которого является работой по совместительству, следовательно, данный документ оформляется по основной работе.

Оформить данный документ за счет организации должны в случаях:

первичного приема на работу;
утраты или порчи;

Правила ведения

В Постановлении о трудовых книжках подробно регламентируются нюансы, связанные с ведением данного документа на каждого работника.

Установлено, что в книжку должны вноситься сведения:

личные данные;
выполняемая работа, в том числе переводы на другое место;
увольнения;
награждения;

Запись о прекращении работы по любому основанию должна точно следовать формулировке ТК РФ (часть, пункт, статья).

В раздел о поощрениях заносят записи о наградах как государственных, так и произведенных самой организацией-работодателем (кроме поощрений на регулярной основе, согласно нормативным актам самой организации).

В случаях утраты (пропажа, кража, пришла в негодность и т. д.) работнику по его заявлению выдается дубликат книжки. В него включают сведения о:

общем стаже работы;
непрерывном стаже работы;
о последнем месте работы (в том числе награждениях);

Запись о приеме и об увольнении

Для записей о работе предназначен третий раздел трудовой. Он представляет собой табличную форму с графами.

Для того чтобы произвести запись, вначале вносят название организации (учреждения). Нумерацию ее не производят. Название должно полностью совпадать с уставным наименованием, содержать указание на форму организации в соответствии с Гражданским кодексом (к примеру, Закрытое акционерное общество). Допускается проставление штампа (если он имеется).

Затем вносят:

порядковый номер записи;
дату приема (арабскими цифрами);
саму запись с указанием должности, профессии (как предусмотрено штатным расписанием);
дату и номер приказа о принятии на работу;

Пример записи о приеме:

При внесении записи об увольнении также вносят номер записи, дату увольнения (согласно приказу организации), саму запись в точном соответствии с положениями ТК РФ. Затем проставляется подпись лица, уполномоченного вести кадровое делопроизводство, заверенная печатью, а также подпись самого работника.

Исправления ошибок

Присвоить порядковый номер записи.
Проставить дату признания записи недействительной (арабскими цифрами).
Сделать запись о недействительности записи № такой-то.
Прописать верную формулировку.
Указать документ, на основании которого вписаны верные сведения.

Ошибку на странице с личными сведениями исправляют, зачеркивая одной горизонтальной линией, с проставлением непосредственно над неправильной записью верной записи. При этом на чистой стороне обложки делают надпись: «Исправленному на «….» верить», и заверяется подписью.

Применение печати при заполнении трудовой книжки

Печать организации (или кадровой службы) ставится при:

заполнении личных данных;
записи о приеме на работу;
переводе;
признании записи недействительной;
выдаче вкладыша;
записи, заверяющей исправления;
увольнении.

Работа по совместительству и внесение записей

Если гражданин посчитает необходимым внести запись о своей дополнительной работе, он обращается к работодателю, у которого является основным сотрудником, с документом, подтверждающим его совместительство (трудовой договор, копия приказа о приеме на работу).

Порядок занесения записи основным работодателем включает в себя:

обращение работника с заявлением;
предоставление документа, подтверждающего дополнительную работу;
издание приказа по организации о занесении такой информации в трудовую;
внесение и заверение записи;

В случае увольнения работника-совместителя запись вносится аналогично записи о приеме (основным работодателем).

Вкладыш

Если хотя бы один из разделов книжки заполнен полностью, и нет места для внесения последующих записей, в нее вшивается вкладыш (оформляется работодателем).
Без самой книжки вкладыш не действует, и после вшивания в книжку он ведется в общем порядке. О выдаче вкладыша внутри обложки обязательно проставляют запись «Выдан вкладыш №», которую необходимо заверить подписью и печатью.

Учет книжек на предприятии

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, и у каждого руководителя должен быть разработан и соблюдаться режим их учета и хранения.

Для этого должны быть заведены и вестись:

Приходно-расходная книга по учету бланков;
Книга учета движения трудовых.

Одну оформляют сотрудники бухгалтерии, а вторую – кадровик или лицо, на которое приказом возложены обязанности по ведению кадрового делопроизводства в организации.

По заявке кадровика, ему выдаются бланки трудовых и вкладышей. Ежемесячно должен составляться отчет о наличии бланков. Испорченные экземпляры уничтожаются комиссионно с составлением акта.

В книге учета движения отражаются сведения о переданных от работников книжках, вновь выданные книжки сотрудникам, делаются отметки о книжках, отданных на руки при увольнении. Обе книги должны быть прошиты и скреплены печатью, иметь нумерацию.

Хранение трудовых книжек

Книжки, не полученные по каким-либо причинам гражданами, должны находиться у кадровика в продолжение 2-х лет, затем передаваться в архив организации (где хранятся 50 лет).

Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек

Ответственным за правильность оформления и сохранность этого важнейшего документа выступает работодатель. Руководитель обычно не ведет лично кадровое делопроизводство, а принимает работника согласно штатному расписанию, или возлагает обязанности по кадровой работе на одного из сотрудников организации. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей возможно наложение мер ответственности, предусмотренных Трудовым кодексом.

Минтруд упростит правила ведения и хранения трудовых книжек. О ведении трудовых книжек подробно.

Основные изменения в Правилах ведения трудовых книжек

В обновлённой версии приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и книгу учета движения трудовых книжек теперь не нужно опломбировать или скреплять сургучной печатью. Теперь будет достаточно скреплять их печатью организации либо же печатью кадровой службы

В общем положении дается определение типов работодателей, которые наделены определёнными статусами.

В новом Порядке полностью исключены положения об изготовлении бланков трудовой книжки и обеспечении ими работодателей

2 типа работодателей

Работодатель – юридическое лицо, физическое лицо, являющийся ИП. Они обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.

Работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не может производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Также сведения о взысканиях в трудовую книжку вносить нельзя, исключение – увольнение как дисциплинарное взыскание.

Порядок ведения записей в трудовой книжке

выполнение работы,
перевод на другую постоянную работу,
изменение квалификации,
увольнение,
награждение,

вносятся в трудовую книжку согласно приказу (распоряжению) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

Ведение записей об увольнении

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

Запись об увольнении с лишением права занимать должности

При прекращении трудового договора с работником, осуждённым в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определённые должности или заниматься определённой деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишён права занимать (какой деятельностью лишён права заниматься).

Записи в трудовой книжке связанные с привлечением к уголовной ответственности

В случае, когда осуждение работника произошло незаконно, что подтверждается оправдательным приговором, постановлением (определение) о прекращении уголовного преследования за отсутствием события преступления, состава преступления, и в связи с этим внесены были записи в трудовую книжку, то эти записи признаются недействительными. Работник, в отношении которого были произведены записи в трудовую книжку, должен написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки без наличия записей об увольнении в связи с осуждением или уголовным преследованием.

Сведения о службе в армии и прохождении курсов переподготовки и повышения квалификации

В трудовую книжку вносятся сведения:

о времени воинской службы в рядах ВС, органах МВД, налоговой службы и т.д.
о времени обучения на курсах и в образовательных учреждениях дополнительного профессионального образования по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Записи об исправительных работах без лишения свободы

Если работника привлекли к исправительным работам без лишения свободы, то этот период не должен засчитываться в общий непрерывный стаж. Об этом делается запись в трудовую книжку на основании справки органов внутренних дел. Эту запись нужно производить на момент окончания работ сотрудником.

Если сотрудник был уволен и был принят на работу в другом месте то эту запись внесёт уже новый работодатель.

Сведения о награждениях и поощрениях в трудовой книжке

о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почётных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;
о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, которые предусмотрены системой оплаты труда, в книжку не вносятся.

Ошибки и неточности в записях

Восстановление трудовой книжки

Если гражданин потерял трудовую книжку, то он должен написать заявление по последнему месту работы. Бывший работодатель в течение 15 рабочих дней обязан выдать дубликат.

Какие сведения вносятся в дубликат трудовой книжки?

сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Выдача трудовой книжки

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок.

Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной согласно настоящему Порядку.

Как пройти курсы повышения квалификации по специальности «Кадровое дело»

Специалисты кадровых служб могут получить удостоверения о повышении квалификации, прослушав дистанционные курсы по темам:

Как получить новую профессию «Специалист по управлению персоналом» - Специалист по кадрам?

Лица, имеющие любое среднее профессиональное или высшее образование, могут пройти переподготовку и получить новую профессию специалиста по управлению персоналом.

Для этого достаточно освоить дистанционный курс профессиональной переподготовки (500 академ. часов - от 3 месяцев). При освоении свыше 1000 часов – также присваивается квалификация «Специалист по управлению персоналом».

Ознакомьтесь с перечнем учебных программ:

Как подать заявку на обучение?

1 способ: оставьте заявку по форме обратного звонка. Для этого нажмите на иконку (на экране значок ). В течении нескольких минут наш специалист свяжется с вами и проконсультирует по всем интересующим вопросам.

2 способ: позвонить на круглосуточный телефон 8 (800) 707-48-27

Читайте также: